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Informe de Prcticas Pre Profesionales

1. 1. 2 Municipalidad Provincial de Lambayeque Informe de Prcticas Pre


Profesionales Tabla de Contenido TABLA DE
CONTENIDO ................................................................................................... 3
PRESENTACIN ........................................................................................................
........... 4 CAPTULO 1:
GENERALIDADES.................................................................................. 5 1.1
CENTRO DE
PRCTICAS................................................................................................. 6 1.1.1
Razn Social............................................................................................................ 6
1.1.2
Finalidad .................................................................................................................. 6
1.1.3
Ubicacin ................................................................................................................. 6
1.1.4 Resea
histrica ...................................................................................................... 6 1.2
GLOSARIO DE
TRMINOS............................................................................................... 7
CAPTULO 2: DIAGNOSTICO SITUACIONAL ...........................................................
8 2.1 DIAGNSTICO
EXTERNO................................................................................................ 9 2.1.1
Factor Econmico.................................................................................................... 9
2.1.2 Factor
Demogrfico ................................................................................................. 9 2.1.3
Factor Social .......................................................................................................... 10
2.1.4 Factor PolticoLegal.............................................................................................. 12 2.1.5 Factor
Cultural ....................................................................................................... 12 2.1.6
Factor Infraestructura............................................................................................. 13
2.2 DIAGNSTICO
INTERNO ............................................................................................... 13 2.2.1
Aspecto municipal.................................................................................................. 13
2.2.2 Aspecto
organizacional.......................................................................................... 14 2.2.3
Aspecto legal ......................................................................................................... 19
2.2.4 Aspecto
infraestructura.......................................................................................... 19 2.2.5
Aspecto tecnolgico............................................................................................... 20
2.2.6 Aspecto
financiero ................................................................................................. 22
CAPTULO 3: ACTIVIDADES DESARROLLADAS............................................... 24
3.1 DENOMINACIN DEL RGANO Y PUESTO
DESEMPEADO ................................... 25 3.2 FUNCIONES
REALIZADAS ........................................................................................... 26 3.3

DESCRIPCIN DE LAS FUNCIONES


REALIZADAS .................................................... 26 3.4
LIMITACIONES............................................................................................................
... 28 CAPTULO 4: PROBLEMTICA Y PROPUESTA DE SOLUCIN .................
29 4.1
PROBLEMTICA ........................................................................................................
.... 30 4.2 DEFINICIN DEL
PROBLEMA ...................................................................................... 31 4.3 RBOL
DEL PROBLEMA ............................................................................................... 32
4.4
PROPUESTA ..............................................................................................................
.... 33 4.5 EVALUACIN DE LOS
RESULTADOS.......................................................................... 34 CAPTULO 5:
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES ................................. 35 5.1
CONCLUSIONES........................................................................................................
..... 36
2. 2. 3 Municipalidad Provincial de Lambayeque Informe de Prcticas Pre
Profesionales 5.2
RECOMENDACIONES ...............................................................................................
..... 36
BIBLIOGRAFA ...........................................................................................................
............... 37 Presentacin El presente trabajo es la sntesis de tres meses de
prcticas en la Municipalidad Provincial de Lambayeque, cuya realizacin ha sido
en gran medida satisfactoria para mi desarrollo personal y profesional. Escog
como centro de prcticas el Sector Pblico ya que, desde mi lugar de practicante,
an en poca medida, puedo contribuir con la sociedad. El informe se presenta en
cinco captulos. El primero incluye las generalidades del centro de prcticas y un
glosario de trminos que permitir comprender algunos significados de las palabras
y siglas utilizadas a lo largo del escrito. El segundo captulo, abarca el diagnstico
situacional de la institucin, tanto externo como interno. Para el anlisis externo, se
ha tomado datos de la realidad al ao 2013 y, para el interno, se han utilizado
como tcnicas para recolectar esta informacin: la observacin directa,
cuestionarios abiertos, anlisis documental e internet. En el tercer captulo se
especifican las actividades desarrolladas durante las prcticas, acompaados de
grficos y diagramas que permiten su mejor comprensin y detalle. El cuarto
captulo, analiza la problemtica de la municipalidad y se propone una solucin
para ello, la cual fue implementada durante el perodo de prcticas dejando buenos
resultados como se apreciar en su lectura. En el quinto y ltimo captulo, se
presentan las principales conclusiones que se han obtenido a partir de la
realizacin de este trabajo y recomendaciones que podra implementar la
municipalidad.
3. 3. 4 Municipalidad Provincial de Lambayeque Informe de Prcticas Pre
Profesionales CAPITULO 1: GENERALIDADES 1.1 CENTRO DE PRCTICAS Las
prcticas pre profesionales se realizaron en la Municipalidad Provincial de
Lambayeque, especficamente en la Sub Gerencia de Programacin e Inversin.
1.1.1 Razn Social Gobierno local. 1.1.2 Finalidad Segn el artculo IV de la Ley N

27972, las municipalidades tienen por finalidad, representar al vecindario y


promover la adecuada prestacin de los servicios pblicos locales y el desarrollo
integral, sostenible y armnico de su circunscripcin. 1.1.3 Ubicacin La
municipalidad se ubica en el centro de la ciudad de Lambayeque, en la Av. Bolvar
N 400, frente a la Plaza de Armas y la Iglesia San Pedro. 1.1.4 Resea histrica
GRFICO N 01 Mapa de la ubicacin de la Municipalidad Provincial de
Lambayeque MUNICIPALID AD DE LAMBAYEQU
4. 4. 5 Municipalidad Provincial de Lambayeque Informe de Prcticas Pre
Profesionales La Municipalidad Provincial de Lambayeque toma cuerpo como
institucin a inicios del siglo XX, funcionando en pequeos ambientes
improvisados. En 1940 se adquiere el terreno ubicado actualmente en la esquina
de la calle Dos de mayo y Avenida Bolvar. La construccin del edificio fue de estilo
Republicano con detalles coloniales en su fachada, que son admirados por los
turistas que visitan la ciudad. En el ao 1981 se construye el local propio para la
Biblioteca "Emiliano Nio Pastor" ubicado en la Av. Bolvar N 434 en la gestin del
alcalde don ngel Gonzles Castro, despus de transcurrido 25 aos. En el ao
2001 se ejecuta la construccin de material noble de dos niveles para el servicio de
las oficinas de la Gerencia de Infraestructura y Urbanismo, Sub Gerencia de Obras
y Gerencia de Administracin Tributaria. En el ao 2007, se implementan la Cabina
Publica Municipal, en el local de la Biblioteca Municipal y en el 2008, se ejecuta la
construccin del tercer piso, donde se encuentran la Gerencia de Administracin
Financiera, Sub Gerencia de Tesorera, Sub Gerencia de Contabilidad y la Oficina
de Tramifcil. Se construye el local descentralizado del Instituto Vial Provincial,
durante la actual gestin del Alcalde C.P.C. Percy Alberto Ramos Puelles. 1.2
GLOSARIO DE TRMINOS N TRMINO CONCEPTO 01 Municipio Conjunto de
personas que viven dentro de los lmites de un territorio. Se conforma de tres
elementos: poblacin, territorio y gobierno 02 Municipalidad Es un ente que
representa y organiza los recursos para encontrar solucin a problemas
relacionados al municipio. 03 SIAF Sistema Integrado de Administracin
Financiero Es un instrumento informtico que automatiza el proceso de ejecucin
presupuestal, financiero y contable, mediante un registro nico de operaciones. 04
SNIP Sistema Nacional de Inversin Pblica Conjunto de principios, mtodos,
procedimientos y normas tcnicas que certifican la calidad de los proyectos de
inversin pblica (PIP) 05 PIP - Proyectos de inversin pblica Proyecto financiado
total o parcialmente con recursos pblicos para generar, mejorar o recuperar
bienes o servicios en un tiempo determinado 06 SIGA Sistema Integral de
Gestin Administrativa Sistema informtico direccionado hacia el rea de
Abastecimiento y sirve como soporte para efectuar el control de las operaciones.
Apoya el ordenamiento de los bienes y servicios que adquiere el Estado.
5. 5. 6 Municipalidad Provincial de Lambayeque Informe de Prcticas Pre
Profesionales 07 SEACE Sistema Electrnico de Adquisiciones y Contrataciones
del Estado Sistema electrnico que permite el intercambio de informacin sobre las
adquisiciones y contrataciones del Estado, adems de la realizacin de
transacciones electrnicas. CAPITULO 2: DIAGNOSTICO SITUACIONAL 2.1
DIAGNSTICO EXTERNO Para el diagnstico externo se han establecido los
siguientes factores de estudio: econmico, demogrfico, social, poltico-legal,

cultural e infraestructura. 2.1.1 Factor Econmico Para el presente ao, el Per


crecer un 5.7% y cerrar el ao con una inflacin de 3% segn estimaciones. La
inversin privada y pblica representa el 25% del PBI y el ingreso per cpita est
acercndose a los US$ 6000, lo que nos coloca ante los ojos del mundo como un
pas atractivo para invertir. A nivel regional, Lambayeque ha mostrado gran
dinamismo en los ltimos aos, a pesar de ser el segundo departamento ms
pequeo del pas (luego de Tumbes), llegando a cifras de crecimiento econmico
superiores al 10% en el 2007 y aportando al PBI un 3.44% que lo ubica como la
octava economa a nivel nacional. La regin se caracteriza por ser principalmente
comercial. Esta actividad, representa el 25% de la generacin de valor en la
economa del departamento, destacando tambin el sector transportes y
comunicaciones, en un 12%, y la agricultura, en 8%. La ejecucin del proyecto de
irrigacin de Olmos est incrementando la demanda de mano de obra: el jornal
diario est en S/.25. Los sectores agrcola, industrial y turstico se han declarado
como sectores productivos bsicos en el mediano plazo; de hecho, se aspira a
posicionar a Lambayeque como el segundo destino turstico ms importante del
Per. Sin embargo, contar con slo un 37% de asfaltado en la red vial
departamental resulta un grave impedimento para cumplir esta meta. 2.1.2 Factor
Demogrfico Conforme al Censo Nacional de Poblacin y Vivienda del 2007
elaborado por el INEI, la poblacin del departamento de Lambayeque asciende a
6. 6. 7 Municipalidad Provincial de Lambayeque Informe de Prcticas Pre
Profesionales 1,142,757 habitantes con una tasa de crecimiento anual de 1.3%,
mostrando una tendencia declinante en los ltimos cincuenta aos debido al
descenso de la natalidad en las nuevas familias. La poblacin lambayecana ha
crecido cinco veces en casi 70 aos y est en pleno bono demogrfico, pues su
poblacin adulta pas del 28.8% del total en 1981 a representar el 42.3% en el
2007. Segn el censo del 2007, el 79.5% de sus habitantes vive en zonas urbanas.
Y aunque es el noveno departamento ms poblado, es el sexto con mayor ndice
de Desarrollo Humano (0.6271). La provincia de Lambayeque cuenta con 12
distritos, cuya poblacin est repartida en forma desigual. El distrito capital,
Lambayeque, alberga a la cuarta parte de la poblacin de toda la provincia y muy
de lejos le siguen los distritos de Mrrope y de Motupe; mientras que Chchope y
Pacora son los menos poblados. Estos datos revelan un crecimiento desordenado
de la poblacin, alentada por el centralismo existente tambin en el espacio
provincial, tal como se observa en el siguiente cuadro: CUADRO N 01 Distribucin
de la poblacin por distrito y rea de residencia Provincia de Lambayeque Fuente:
Censo Nacional 2007 INEI La Provincia de Lambayeque cuenta con distritos con
mediana concentracin de poblacin como el mismo Lambayeque y distritos como
Tcume e llimo. Pero tambin cuenta con distritos con una baja densidad
poblacional como Olmos y Mrrope que tienen una gran extensin territorial.
DISTRITOS URBANA RURAL TOTAL % Lambayeque 48273 15113 63386 24.4%
Mrrope 9050 30124 39174 15.1% Olmos 9807 26788 36595 14.1% Motupe 13382
10629 24011 9.3% Tcume 7916 12898 20814 8.0% Mochum 6963 11080 18043
7.0% Jayanca 7282 7760 15042 5.8% Salas 3248 9750 12998 5.0% San Jos
10781 1297 12078 4.7% llimo 4699 4408 9107 3.5% Pacora 3599 3196 6795 2.6%
Chchope 294 937 1231 0.5% Total 125,294 133,980 259,274 100.0%

7. 7. 8 Municipalidad Provincial de Lambayeque Informe de Prcticas Pre


Profesionales Esta baja densidad poblacional supone la falta de inversiones en:
carreteras, acondicionamiento para viviendas, obras productivas, asuntos de
propiedad, entre otros. 2.1.3 Factor Social a) Educacin Los indicadores de
cobertura de la educacin de Lambayeque son relativamente positivos, la
cobertura de la educacin primaria es casi universal y a la educacin secundaria
accede ms del 80% de la poblacin. La tasa de analfabetismo en Lambayeque es
de 6,5%. La poblacin sin nivel educativo al ao 2007, en el rea rural es mayor a
la registrada en el mbito urbano. En el mbito rural, 16 de cada cien personas no
cuentan con nivel educativo y en el mbito urbano 5 de cada 100 personas. La
provincia de Lambayeque cuenta con 990 instituciones educativas en el nivel
Primario, Secundario y Superior, tanto en el rea urbana como rural de forma
escolarizada y no escolarizada. 334 instituciones de nivel primaria, secundaria y
superior en el rea urbana; 656, en el rea rural. 05 Centros de Educacin
Tecnolgica, 04 de ellos del sistema pblico 01 Centro de Educacin
Universitaria: La Universidad Nacional Pedro Ruiz Gallo b) Social La falta de
conciencia tributaria en la poblacin que incumple sus obligaciones tributarias, ya
sea por el poco o nulo inters de los pobladores y en otros casos, por su limitacin
econmica, limita los ingresos de los gobiernos locales, que al mismo tiempo, limita
el nmero de obras pblicas. Asimismo, hay por resaltar la presencia de jvenes y
adolescentes calificados en riesgo social por sus actitudes, costumbres y
situacin de vida. Estos grupos adoptan nombres como: pandillas, maras,
chapulines, gamberros, etc., quienes generan preocupacin y alarma en la
poblacin. c) Salud Lambayeque cuenta con 4 hospitales, 8 centros maternos
infantiles, 35 centros de salud y 109 postas mdicas, distribuidas en las provincias
de Lambayeque, Ferreafe y Chiclayo. El 66.6% de la poblacin de Lambayeque
cuenta con algn seguro de salud: el 41,7% pertenece al Seguro Integral de Salud
(SIS), el 21,0% al seguro de Essalud y el 3,8% a otros seguros.
8. 8. 9 Municipalidad Provincial de Lambayeque Informe de Prcticas Pre
Profesionales La primera causa de muerte en el departamento son las
enfermedades respiratorias (45,8%), cifra que muestra un leve decremento en
relacin al ao anterior. Como segunda causa de muerte, se encuentran las
enfermedades infecciosas y parasitarias (14,5%) y con menor frecuencia las
enfermedades endocrinas y metablicas (2,6%) d) Vivienda Del Censo Nacional
2007, se obtuvieron los siguientes datos para el distrito de Lambayeque:
Predominan las casas independientes (93%), chozas y cabaas (3%) y viviendas
improvisadas (1,5%). Las viviendas, en su mayora, poseen paredes exteriores de
adobe o tapia (62,6%); ladrillo o bloque de cemento (25,4%) y quincha o caa de
barro (9,3%). El abastecimiento de agua a travs de pozo presenta un porcentaje
de 35,6%, el ms alto de las tres provincias. Un 75,9% de viviendas dispone de
servicio de agua potable de 1 a 3 horas; mientras que slo el 0,5% dispone de
agua las 24 horas del da. El 30% de viviendas dispone de desage dentro de su
vivienda, mientras que un 16% no tiene desage de ningn tipo. Ms del 40% de
las viviendas no cuentan con alumbrado elctrico por red pblica. En promedio,
disponen de 3 artefactos y/o equipos en casa. 2.1.4 Factor Poltico-Legal En
noviembre del 2012, se conoci de la supuesta infiltracin del Movimiento por la

Amnista y los Derechos Fundamentales (Movadef) en la Universidad Nacional


Pedro Ruiz Gallo de Lambayeque y las pintas aparecidas en el distrito Olmos, que
ha generado sensacin de alarma en la sociedad y ha movilizado autoridades
como la Defensora del Pueblo y Ministerios. En este mismo sentido, se ha
calificado a Lambayeque, despus de Lima, como la regin con ms casos de
corrupcin, registrndose hasta la fecha, 7 mil denuncias en diferentes instituciones
pblicas. 2.1.5 Factor Cultural El departamento de Lambayeque tiene por
principales atractivos sus museos; en particular, el de Tumbas Reales de Sipn, el
cual alberga los restos del Seor de Sipn, descubiertos por el arquelogo Walter
Alva en 1987, y convertido en una atraccin a nivel mundial. Tambin cuenta con
los museos de Sicn y Brning, entre otros.
9. 9. 10 Municipalidad Provincial de Lambayeque Informe de Prcticas Pre
Profesionales Lambayeque tambin posee atractivos naturales como el Bosque
Seco de Pmac y kilmetros de playas frente a sus costas. La presencia de zonas
naturales protegidas como el Bosque de Pmac y el de Chaparr fomentan un tipo
especial de turismo: el de los observadores de aves. Gracias al apoyo de las
instancias del Gobierno Central, se aprecia un acentuado realce del Patrimonio
Monumental Histrico y Urbanstico de la ciudad de Lambayeque, tal es as en al
ao 2011, la poblacin lambayecana ya cuenta con una mejorada Casa Montjoy,
cono de la historia nacional. 2.1.6 Factor Infraestructura A la fecha, Lambayeque
es una regin que cuenta con una red interna vial de 2 225,2 km, de los cuales el
32,9% se encuentra asfaltado, en tanto 5,4% es afirmado, 20,1% son vas sin
afirmar y 41,6% son trochas carrozables. Esta infraestructura sufre interrupciones
todos los aos a causa de las lluvias, perjudicando principalmente a las
poblaciones de ms escasos recursos. Lambayeque cuenta con un aeropuerto, el
Jos Abelardo Quinez, considerado el mejor de la costa norte. Tambin, con 4
zonas de desembarco en los poblados de Santa Rosa, San Jos, Pimentel y
Puerto Eten. En la actualidad, el proyecto de desarrollo de infraestructura ms
representativo de la regin es el Proyecto Especial Olmos Tinajones (PEOT), que
permitir almacenar 40 millones de metros cbicos de agua, para su posterior
aprovechamiento en la generacin de energa elctrica y en la irrigacin en zonas
muy propicias para el desarrollo de cultivos de agro exportacin, pero que a la
fecha se catalogan como desrticas debido al reducido nivel de precipitacin
pluvial. 2.2 DIAGNSTICO INTERNO En esta seccin se analizar el aspecto:
municipal, organizacional, legal, infraestructura, tecnolgico y financiero. 2.2.1
Aspecto municipal El gobierno municipal actual est presidido por el CPC Percy
Ramos Puelles del Partido Aprista Peruano, quien ha sido reelegido como alcalde
por tres perodos consecutivos: 2003-2006; 2007-2010 y el actual, 2011-2014. En
este ltimo perodo su mandato se ha visto amenazado por una posible
revocatoria, debido a las constantes quejas por las demandas sociales, tales como:
10. 10. 11 Municipalidad Provincial de Lambayeque Informe de Prcticas Pre
Profesionales El acceso restringido de agua debido a la poca capacidad de
reserva que tiene la Planta de Tratamiento y la inexistencia de apropiados canales
de agua. La inadecuada infraestructura de los servicios de comercializacin
(mercado) y el camal. La baja recoleccin de residuos slidos en el distrito
capital, debido a la limitacin del servicio con relacin al crecimiento poblacional.

Las obras inconclusas de desage con bajo nivel de planificacin, que dificultan el
acceso a las principales calles de la ciudad por tiempos mayores a lo previsto. Los
medios de prensa locales cuestionan frecuentemente sobre el desempeo de los
regidores de la actual gestin edil, quienes presentan un nmero escaso de
iniciativas y proyectos en las comisiones de trabajo que presiden. De la misma
manera, existe un porcentaje de servidores pblicos poco comprometidos con la
gestin municipal actual debido a diferencias de intereses polticos, mostrando
desinters por participar conjuntamente para el logro de los objetivos de la
municipalidad. El gobierno municipal actual promueve la difusin de actividades
deportivas, culturales y artsticas en perodos de verano para los escolares, as
como el desarrollo de actividades de tipo comercial, empresarial y turstico en
ferias realizadas durante el ao. 2.2.2 Aspecto organizacional Estructura orgnica
La estructura organizacional de la MPL se resume en el organigrama de la Figura
N 02 y tiene las siguientes caractersticas: Es una estructura funcional, es decir
se basa en las competencias y funciones definidas en la normativa vigente. Este
tipo de estructura es generalmente adoptada por los gobiernos locales. Se
observan tres rganos de lnea, un rgano consultivo, un rgano de control, un
rgano de defensa judicial, dos rganos de asesoramiento, tres rganos de apoyo
y rgano descentralizado, tal como lo determina el Reglamento de Organizacin y
Funciones (ROF). Se puede distinguir la presencia de comits y juntas,
funcionando como rganos de coordinacin local provincial, que posibilitan la
participacin de la sociedad y su articulacin a las acciones tomadas por la
municipalidad, por lo que se puede concluir que es una organizacin abierta.
11. 11. 12 Municipalidad Provincial de Lambayeque Informe de Prcticas Pre
Profesionales En un gobierno local, la estructura est presidida por el Concejo
Municipal, conformado por el alcalde y los regidores. La Alcalda es el rgano
ejecutivo de la municipalidad, siendo el alcalde, el representante legal y la mxima
autoridad administrativa. FIGURA N 02 Organigrama de la Municipalidad
Provincial de Lambayeque
12. 12. 13 Municipalidad Provincial de Lambayeque Informe de Prcticas Pre
Profesionales
13. 13. 14 Municipalidad Provincial de Lambayeque Informe de Prcticas Pre
Profesionales Las autoridades municipales elegidas para el actual perodo 2011
2014 y la organizacin poltica a la que pertenecen, se muestran en el siguiente
cuadro: CUADRO N 02 Autoridades Municipales 2011- 2014 N Cargo Nombres y
Apellidos Organizacin Poltica 00 Alcalde Percy Alberto Ramos Puelles APRA 01
Regidor Antonio Miguel Riojas Ortega APRA 02 Regidor Mara Del Carmen
Saldaa Herrera APRA 03 Regidor Clemente Bances Cajusol APRA 04 Regidor
Luis Alberto Sanchez Rosado APRA 05 Regidor Edith Milagros Montalvo Velez
APRA 06 Regidor Gregorio Ordnez Santisteban APRA 07 Regidor Consuelo Del
Carmen Tena Castillo APRA 08 Regidor Cesar Antonio Zea Santamara Alianza
para el Progreso 09 Regidor Ivan Alonso Marx Herrera Bernab Alianza para el
Progreso 10 Regidor Jos Elas Zea Del Valle Partido Humanista Peruano 11
Regidor Edgard Dante Saavedra Zapata Partido Humanista Peruano Fuente:
Elaboracin propia en base a informacin consultada en el JNE Personal Al 2013,
la Municipalidad cuenta con 555 personas laborando bajo las diferentes

modalidades contractuales, distribuidas en 30 dependencias. En su mayora, los


trabajadores tienen una educacin de nivel superior universitario y tcnico. Para los
puestos que no lo requiere, cuentan con educacin secundaria o primaria
completa. El personal recibe capacitaciones de acuerdo a su especialidad
profesional y tcnica. No obstante, si bien es cierto, se exige un nivel bsico en
computacin, se pudo observar, el bajo conocimiento que poseen en temas
informticos y herramientas virtuales, recurriendo a la impresin en lugar de la
utilizacin de programas de almacenamiento virtual. A continuacin se listan las
principales rea de la MPL y el nmero de trabajadores en ellas. No se estn
contabilizando obreros y serenos. Alcalda 3 empleados Gerencia Municipal 3
empleados Control Institucional 5 empleados Procuradura Pblica Municipal 1
empleado
14. 14. 15 Municipalidad Provincial de Lambayeque Informe de Prcticas Pre
Profesionales Asesora Jurdica 2 empleados Planeamiento y Presupuesto 4
empleados Programacin e Inversin 1 empleado Racionalizacin 4 empleados
Secretara e Imagen Institucional 10 empleados Administracin y Finanzas 2
empleados Contabilidad 7 empleados Tesorera 6 empleados Logstica 12
empleados Recursos Humanos 9 empleados Administracin Tributaria 2
empleados Tributacin y Recaudacin 7 empleados Fiscalizacin y Control 8
empleados Ejecucin Coactiva 2 empleados Desarrollo Econmico 2
empleados Promocin Econmica 4 empleados Promocin Rural 1 empleado
Servicios y Desarrollo Social 2 empleados Medio Ambiente, Poblacin y Salud
153 empleados Promocin Social 12 empleados Asistencia Alimentaria 3
empleados Seguridad Ciudadana y Defensa Civil 15 empleados Infraestructura
y Organismo 3 empleados Obras 29 empleados Control Urbano 15 empleados
Vial Provincial 0 empleados Cultura y clima organizacional Segn el tipo de
cultura establecido por Shein, se clasifica a la MPL como una organizacin de
cultura dbil. A continuacin se detallan las razones, recolectadas en los
instrumentos de informacin utilizados: 1. La gerencia municipal muestra un
relativo bajo inters por el personal. En el Plan Estratgico Institucional de la MPL
no existen polticas que comprendan el manejo de la cultura organizacional de los
trabajadores, tal como se aprecia en planes de otras municipalidades. 2. Prevalece
un estilo burocrtico y una estructura vertical con un alto poder de los mandos con
mayor jerarqua, originando burocracia en la toma de decisiones, costos en
papeleo y falta de motivacin en el personal. 3. El trabajo por meritocracia es casi
nulo. En muchos casos los ascenso ocurren por relaciones amicales resaltando el
paternalismo o vara. No obstante a estos puntos, se puede percibir un clima
organizacional positivo, propiciado por las relaciones interpersonales entre
trabajadores (jefes y compaeros), la comunicacin informal y la ayuda mutua.
15. 15. 16 Municipalidad Provincial de Lambayeque Informe de Prcticas Pre
Profesionales Documentos de Planeamiento y Gestin La MPL cuenta con dos
tipos de documentos e instrumentos: Documentos de Planeamiento e Instrumentos
de Gestin Tanto los documentos de planeamiento como los instrumentos de
gestin se encuentran aprobados y actualizados, a excepcin del Plan de
Participacin Ciudadana que no ha sido elaborado hasta la fecha, debido al
desconocimiento parcial de las normas legales en cuanto a organizacin municipal.

Debe sealarse que el ROF, MOF, CAP, MAPRO y TUPA han sido elaborados en el
ao 2010, pero an mantienen su vigencia. Asimismo, las funciones de cada
unidad, el perfil de los cargos de los funcionarios municipales, la descripcin de las
tareas y las funciones de cada puesto estn claramente definidas. CUADRO N 03
Documentos de Planeamiento e Instrumentos de Gestin de la MPL
DENOMINACIN NOMBRE DEL DOCUMENTO O INSTRUMENTO VIGENTE
DOCUMENTOS DE PLANEAMIENTO Plan de Desarrollo Concertado Local Plan
de Desarrollo Concertado Prov Lambayeque 2011-2021 S Plan Estratgico
Institucional - PEI PEI 2011-2014 (Plan Estratgico Institucional) S Plan de
Adquisiciones Plan Anual de Adquisiciones de la MPL 2013 S Plan de
Participacin Ciudadana No tiene Plan de Contingencia para el Fenmeno El
Nio Plan Provincial de Contingencia para el Fenmeno "EL NIO" 2009-2010 No
Plan de Proteccin del Medio Ambiente Medidas de Ecoeficiencia en la MPL 2012
S INSTRUMENTOS DE GESTIN Reglamento de Organizacin y Funciones
ROF Reglamento de Organizacin y Funciones ROF S Manual de Organizacin
y Funciones MOF Manual de Organizacin y Funciones MOF S Cuadro de
Asignacin de Personal CAP Cuadro de Asignacin de Personal CAP S Texto
de nico de Procedimientos Administrativos TUPA Texto de nico de
Procedimientos Administrativos TUPA S Manual de Procedimientos
Administrativos - MAPRO Manual de Procedimientos Administrativos - MAPRO S
Plan Operativo Institucional POI Plan Operativo Institucional S Fuente:
Elaboracin propia en base a informacin consultada en el Portal Web de la MPL
16. 16. 17 Municipalidad Provincial de Lambayeque Informe de Prcticas Pre
Profesionales 2.2.3 Aspecto legal La Municipalidad Provincial de Lambayeque se
rige bajo la Ley N 27972 Ley Orgnica de Municipalidades, que entre otros
seala que los gobiernos locales gozan de autonoma poltica, administrativa y
econmica, y que tienen por finalidad representar al vecindario, promover la
adecuada prestacin de servicios pblicos locales y el desarrollo integral y
sostenible de su circunscripcin. Asimismo, sus actividades, planes y
procedimientos se rigen bajo un copioso marco normativo: Ley N 27783 Ley de
Bases de la Descentralizacin y sus modificatorias. Ley N 27209 Ley de
Gestin Presupuestaria del Estado. Ley N 30114 Ley de Presupuesto del
Sector Pblico para el Ao Fiscal 2013 Ley N 28112 Ley Marco de la
Administracin Financiera del Sector Pblico y sus modificatorias. Ley N 28411
Ley General del Sistema Nacional de Presupuesto y sus modificatorias. Ley N
27785 Ley Orgnica del Sistema Nacional de Control y de la Contralora General
de la Repblica. Ley N 27245 Ley de Responsabilidad y Transparencia Fiscal y
sus modificatorias. Ley N 27293 Ley del Sistema Nacional de Inversin Pblica
Ley N 28563 Ley General de Sistema Nacional de Endeudamiento y sus
modificatorias Ley N 27638 Ley Marco de Modernizacin de la Gestin del
Estado Ley N 28056 Ley Marco del Presupuesto Participativo Decreto
Supremo N 034-82-PCM. Formulacin y Aplicacin de Poltica de Gestin y
Planes Operativos Institucionales. Decreto Supremo N 083-2004-PCM-TUO de
la Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado Decreto Legislativo N 776
Ley de Tributacin Municipal y sus modificatorias. Debido a que cada ao se
aprueban y actualizan las diferentes leyes, normas y reglamentos a nivel nacional,

existen dificultades de la municipalidad para acceder a informacin sobre estas


actualizaciones. 2.2.4 Aspecto infraestructura Como se hizo mencin en el primer
captulo, la MPL cuenta con un local propio ubicado en la esquina de la calle Dos
de Mayo y la Avenida Bolvar en el distrito de Lambayeque. El estilo del primer
edificio, el ms antiguo, es
17. 17. 18 Municipalidad Provincial de Lambayeque Informe de Prcticas Pre
Profesionales Republicano con detalles coloniales en su fachada; el segundo
edificio, es de estilo tradicional. El material de construccin del segundo piso del
edificio principal es el adobe, los techos de eternit y no existen columnas de
cemento, elementos que sitan a los trabajadores en peligro frente a algn
movimiento ssmico y que adems, dificulta su trabajo en perodos de lluvias.
Recursos materiales En la MPL no existen oficinas acondicionadas de manera
adecuada para las reas especficas en el organigrama, y en algunos casos,
tampoco cumplen con los criterios de espacios para trabajar. En una oficina se
puede encontrar personal de dos a tres dependencias diferentes. Se observa una
inadecuada asignacin de los equipos de cmputo y de escritorio. Mientras
algunas oficinas necesitan de mobiliario o computadoras para su desempeo
laboral; otras, tienen estos muebles adicionales sin utilizar. Muchas oficinas no
cuentan con iluminacin y ventilacin adecuada, por lo que se tiende a encender
las luces en el da y utilizar ventiladores de alto consumo de energa. El mobiliario
es antiguo y se encuentra deteriorado, tambin, no se dispone de escritorios y
puertas con cerraduras. 2.2.5 Aspecto tecnolgico Sistemas Administrativos La
MPL cuenta con los softwares informticos exigidos por el Estado y necesarios
para el desarrollo de sus objetivos, el SIAF, SIGA, SNIP, SEACE. Sin embargo, an
falta implementar sistemas integrados como el del rea de Catastro, as como la
disposicin de pautas para que la informacin institucional est debidamente
protegida con claves y archivos de respaldo. Portal Web La MPL cuenta con un
Portal Web (www.munilambayeque.gob.pe), donde se presenta los datos generales
de la institucin, documentos municipales, guas de trmite para el ciudadano,
consultas online y noticias de inters. La informacin se actualiza segn
requerimientos de los funcionarios y previa evaluacin. Un aspecto negativo a
sealar es el diseo poco atractivo de la pgina, observndose una tipografa y
colores poco estticos, falta de distribucin y orden de la informacin, adems de
enlaces rotos, es decir, enlaces que conducen a pginas que actualmente no
existen. La estructura de navegacin se enmarca en cuatro secciones: un men
principal, dos paneles (frames) laterales de uso variado (enlaces a documentos,
imgenes, etc.) y un espacio principal para el contenido propiamente dicho, tal
como se observa en la figura N 3.
18. 18. 19 Municipalidad Provincial de Lambayeque Informe de Prcticas Pre
Profesionales La creacin de un nuevo portal dependera de un desarrollador
especializado, cuyo salario no est contemplado dentro del presupuesto municipal.
Por ello, se deduce el motivo por el que los responsables hayan dejado de lado
este aspecto. Sin embargo, deben considerarse los beneficios hacia la imagen
institucional que proporcionara un correcto diseo de la pgina web. Se encuentra
implementado tambin el correo institucional, al cual tienen acceso las gerencias y
sub gerencias para sus requerimientos de comunicacin. FIGURA N 03 Portal

Web de la Municipalidad Provincial de Lambayeque Men principal Panel lateral


(frame 1) Contenido general Panel lateral (frame 2)
19. 19. 20 Municipalidad Provincial de Lambayeque Informe de Prcticas Pre
Profesionales 2.2.6 Aspecto financiero Para el ao 2013, se aprob el Presupuesto
Institucional de Apertura (PIA) por un monto total de S/. 28775,274.00. CUADRO
N 04 Presupuesto del ao 2013 segn genrica de gasto y tipo de financiamiento
TIPO DE FINANCIAMIENTO IMPORTE (S/.) 00 Recursos Ordinarios 1,778,875.00
07 Fondo de Compensacin Municipal 23,502,554.00 08 Otros Impuestos
Municipales 1,382,185.00 09 Recursos Directamente Recaudados 2,108,005.00 18
Canon 3,655.00 Total General 28,775,274.00 Fuente: Municipalidad Provincial de
Lambayeque Los gastos de capital (Adquisicin de activos no financieros),
destinados para la atencin de los proyectos de inversin pblicos aprobados
constituyen el 30% del presupuesto, mientras que el 47% -la mayor asignacin- se
destina a sueldos y obligaciones sociales del personal de la MPL. En relacin a la
informacin financiera presentada el ao 2012, se pudieron determinar algunos
indicadores (cuadro N 05) y analizar la situacin de la municipalidad. GENRICA
DE GASTO IMPORTE (S/.) 5. GASTOS CORRIENTES 2.1 Personal y obligaciones
sociales 13,363,792.00 2.2 Pensiones y prestaciones sociales 1,137,968.00 2.3
Bienes y servicios 4,105,641.00 2.4 Donaciones y transferencias 878,637.00 2.5
Otros gastos 1,059,687.00 6. GASTOS DE CAPITAL 2.6 Adquisicin de activos no
financieros 8,229,549.00 Total General 28775,274.00
20. 20. 21 Municipalidad Provincial de Lambayeque Informe de Prcticas Pre
Profesionales CUADRO N 05 Indicadores financieros para la Municipalidad
Provincial de Lambayeque Indicadores Descripcin Ratio Resultado Equilibrio
financiero Determina si los gastos estn plenamente cubiertos por los ingresos
percibidos. EF = Ingresos totales Gastos totales EF = 19326,451 13334,315 EF =
1.44 Autonoma financiera Relaciona los ingresos propios con los ingresos totales
para conocer la medida en que la municipalidad depende de sus ingresos, o de
fuentes externas. AF = Ingresos propios Ingresos totales AF = 15752,239
19326,451 AF = 82.5% Capacidad financiera Mide la capacidad que tiene la
municipalidad para cubrir sus gastos corrientes con los ingresos propios. CF =
Ingresos propios Gastos corrientes CF = 15752,239 13334,315 CF = 1.18 Fuente:
Elaboracin propia en base a informacin consultada de la MPL y bibliografa
especializada El primer indicador - equilibrio financiero - arroja un resultado de
1.44, lo que significa que los ingresos percibidos por la MPL cubren plenamente
sus gastos. El segundo indicador autonoma financiera presenta un resultado
de 82.5%, que indica que un alto porcentaje de los ingresos son provenientes de
fuentes propias de la municipalidad. El ltimo indicador - capacidad financiera
tiene un valor resultante de 1.18, es decir, los ingresos propios son suficientes para
cubrir los gastos corrientes, por lo que la municipalidad estara generando
excedentes para financiar otros gastos.
21. 21. 22 Municipalidad Provincial de Lambayeque Informe de Prcticas Pre
Profesionales CAPITULO 3: ACTIVIDADES DESARROLLADAS 3.1
DENOMINACIN DEL RGANO Y PUESTO DESEMPEADO El puesto
desempeado en la Municipalidad Provincial de Lambayeque, fue el de Practicante
Pre Profesional de Asistente Administrativo de la Oficina de Programacin e

Inversin. La Oficina de Programacin e Inversin (OPI) La OPI es el mximo


rgano tcnico del Sistema Nacional de Inversin Pblico (SNIP)1 y que entre
otros, tiene por funciones evaluar y declarar la viabilidad de los Proyectos de
Inversin Pblicos (PIP). La organizacin del SNIP dentro del contexto de la
Municipalidad Provincial de Lambayeque es el siguiente: La OPI mantiene
constante comunicacin con la Unidad Formuladora que es la encargada de
elaborar los proyectos de inversin, y con la Unidad Ejecutora, que es la encargada
de la ejecucin, operacin y mantenimiento de los mismos, una vez evaluados y
declarados viables. 1 Ver Glosario de Trminos Captulo I RGANO
RESOLUTIVO Alcalda Oficina de Programacin e Inversin (OPI) Unidad
Formuladora (UF) Unidad Ejecutora (UE) MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE
LAMBAYEQUE Relacin Institucional Relacin Funcional y/o Institucional
MINISTERIO DE ECONOMA Y FINANZAS - Lima- rgano Rector Direccin
General de Poltica de Inversiones (DGPI) Relacin tcnico - funcional
22. 22. 23 Municipalidad Provincial de Lambayeque Informe de Prcticas Pre
Profesionales Los proyectos viables deben ser remitidos a la DGPI (Lima) a travs
de correspondencia, para su visto bueno y registro en el banco de proyectos del
MEF y control. El personal asignado en la OPI de la municipalidad, segn el
Manual de Organizacin y Funciones, lo conforman tres personas: un sub gerente,
un asistente y un evaluador. Debido a las restricciones presupuestales del
Gobierno Central y Regional, slo labora un sub gerente quien realiza las funciones
de los tres cargos mencionados. Peridicamente, el rea de Recursos Humanos
asigna un practicante a la OPI, quien desempea las funciones de Asistente o
Evaluador segn sus estudios profesionales. No obstante, la falta de conocimientos
especializados y la continua rotacin de estos practicantes quienes solo laboran
tres a cuatro meses, mantienen inestable la organizacin de la oficina. 3.2
FUNCIONES REALIZADAS Durante el perodo de prcticas, se realizaron las
siguientes funciones: a) Elaboracin de informes, provedos, oficios y trmites
asignados por el sub gerente. b) Apoyo en la evaluacin de los PIP (proyectos de
inversin pblicos) c) Asistencia administrativa en reuniones convocadas por el sub
gerente y otras que este autorice realizar. d) Coordinacin con la Sub Gerencia de
Obras y la Gerencia de Planeamiento con respecto al proceso de viabilidad de los
proyectos de inversin. 3.3 DESCRIPCIN DE LAS FUNCIONES REALIZADAS
FUNCIN N 1 Elaboracin de informes, provedos, oficios y trmites asignados
por el sub gerente. La informacin enviada y recibida por la OPI consista
bsicamente en oficios y provedos que incluan observaciones sobre los
proyectos, requerimientos, informes de viabilidad, etc. Esta informacin se
destinaba a la Sub Gerencia de Obras, por ser la encargada de planificar y ejecutar
los presupuestos para las obras pblicas. Se enviaba una copia a la Gerencia de
Planeamiento y Presupuesto para su conocimiento, por mantener una relacin de
jerarqua. De la misma manera, se redactaban los Informes Tcnicos, que
contenan la evaluacin del estudio de pre-inversin a nivel de perfil de los
proyectos de inversin, previa consulta en la base de datos del Ministerio de
Economa y Finanzas.
23. 23. 24 Municipalidad Provincial de Lambayeque Informe de Prcticas Pre
Profesionales Las relaciones de comunicacin de la OPI con otras reas se

muestran a continuacin: FIGURA N 04 Principales relaciones de comunicacin


de la OPI con las reas de la MPL Elaboracin propia Adems de la elaboracin de
documentos de carcter formal, se desarroll material de ambientacin de oficina,
como una agenda que inclua reuniones, fechas lmite, telfonos y anexos,
directorio, informacin bsica de los proyectos, entre otros. Tambin se realiz una
redistribucin de los muebles, para aprovechar de mejor manera el espacio de la
oficina, y se reorganizaron los flderes de archivo utilizando divisiones de acuerdo
al tipo y fecha de documento que contenan. FUNCIN N 2 Apoyo en la
evaluacin de los PIP (proyectos de inversin pblicos) La evaluacin se inicia
verificando el diagnstico de la situacin sin proyecto que debe recoger informacin
de aspectos tecnolgicos y socioeconmicos el rea de influencia del proyecto.
Debe incluir un trabajo de campo y este debe ser verificado en la informacin
proporcionada en el informe tcnico, que adems debe incluir el detalle del
problema, objetivos y alternativas de solucin respaldada con indicadores.
OFICINA DE PROGRAMACIN E INVERSIN Gerencia de Planeamient o y
Presupuest o Sub Gerencia de Obras Sub Gerencia de Recursos Humanos Sub
Gerencia de Logstica Gerencia de Infraestruct ura y Urbanismo Gerencia
Municipal Alcalda
24. 24. 25 Municipalidad Provincial de Lambayeque Informe de Prcticas Pre
Profesionales Lo esencial en esta etapa consiste en calcular la rentabilidad de un
PIP para toda la sociedad en su conjunto. Esto se logra comparando los beneficios
sociales y costos sociales, atribuibles al proyecto. FUNCIN N 3 Asistencia
administrativa en reuniones convocadas por el sub gerente y otras que este
autorice realizar. Durante el perodo de prcticas se realiz una reunin para
informar sobre el Presupuesto Participativo a los alcaldes de los distritos de
Lambayeque. Esta reunin no fue convocada directamente por el sub gerente, sin
embargo, estuvo involucrado en la asesora de los proyectos y cediendo algunos
recursos materiales para su realizacin. Como practicante, se elaboraron folletos
en base a cuadros sinpticos e ideas fuerza, que simplificaban la informacin. De
la misma manera, se atendi a los alcaldes brindndoles acceso a los impresos
requeridos y materiales, as como la explicacin de ciertos puntos referidos al
tema. FUNCIN N 4 Coordinacin con la Sub Gerencia de Obras y la Gerencia de
Planeamiento con respecto al proceso de viabilidad de los proyectos de inversin.
La coordinacin con la Sub Gerencia de Obras era constante debido a su relacin
funcional. El tipo de coordinacin se realizaba va telefnica o presencial y tena
por finalidad el proceso de viabilidad y ejecucin de los proyectos, as como el
cumplimiento de la normativa. La relacin con la Gerencia de Planeamiento y
Presupuesto, en cambio, era jerrquica. Como se explic, toda informacin deba
ser enviaba a esta gerencia para su conocimiento y aprobacin. 3.4
LIMITACIONES Los principales aspectos que limitaron el desempeo durante el
perodo de prcticas fueron: Falta de un equipo de cmputo destinado a la
practicante, lo que generaba demoras en el desempeo de las funciones
encomendadas y tiempos ociosos, ya que el sub gerente deba ceder su
computadora.
25. 25. 26 Municipalidad Provincial de Lambayeque Informe de Prcticas Pre
Profesionales Mobiliario deteriorado e inapropiado, como escritorios sin

cerraduras de seguridad, sillas en malas condiciones, mesas antiguas y estantes


pequeos. Es de resaltar que se elabor una PECOSA solicitando estos
elementos, que por falta de presupuesto y demoras en trmites documentarios,
hasta la fecha que se finalizaron las prcticas no se atenda. CAPITULO 4:
PROBLEMTICA Y PROPUESTA DE SOLUCIN 4.1 PROBLEMTICA A
continuacin se muestra una tabla donde se resumen los principales problemas
encontrados en la MPL, analizados en la seccin de Diagnstico Interno Cap. 2.
ASPECTO PROBLEMA Municipal Imagen institucional dbil debido a las
constantes quejas por demandas sociales insatisfechas. Poco compromiso con la
gestin municipal actual por parte de un grupo de servidores pblicos debido a las
diferencias de intereses polticos internos. Organizacional Carencia de polticas que
comprendan la mejora de la cultura organizacional. No se dispone de un Plan de
Participacin Ciudadana aprobado y vigente. Falta de capacitacin del personal en
herramientas tecnolgicas. Demora en la atencin oportuna de los requerimientos
de materiales. Inadecuada asignacin de equipos de cmputo y mobiliario.
Inadecuados sistemas de gestin de archivo fsico y electrnico. Escasez de
recursos humanos para atender las funciones de determinadas reas de la
municipalidad. Limitada innovacin empresarial. Legal Dificultad para acceder a
informacin actualizada del marco normativo vigente nacional. Infraestructura
Inadecuada infraestructura del edificio principal de la municipalidad, que sita a los
trabajadores en peligro frente algn movimiento ssmico.
26. 26. 27 Municipalidad Provincial de Lambayeque Informe de Prcticas Pre
Profesionales Oficinas mal acondicionadas que no cumplen con los criterios de
espacio, ventilacin e iluminacin. Tecnolgico Falta de implementacin de un
sistema integrado para el rea de Catastro. Falta de pautas para la proteccin de la
informacin institucional con claves y archivos de respaldo. Insuficientes equipos
informticos y obsolescencia de los existentes. Financiero Baja asignacin de
recursos financieros a proyectos de inversin pblicos. La eleccin del problema a
tratar se ha realizado en base a criterios cualitativos y de conveniencia, ya que
algunos de ellos suponen soluciones que involucran grandes montos de inversin y
alto nivel de detalle que no son adecuados para este tipo de investigacin. 4.2
DEFINICIN DEL PROBLEMA El trmino Gestin de Documentos se define como
un aspecto de la Administracin General relacionado con la bsqueda de la
economa y la eficacia de la produccin, mantenimiento, uso y destino final de los
documentos. Un buen sistema de gestin documental debe ser flexible para poder
adaptarse a los constantes cambios organizativos y tecnolgicos que suceden en
las instituciones; debe tambin ser plataforma fundamental para el sistema de
informacin y por ende ser parte significativa del conocimiento e inteligencia de la
organizacin. Para ello, es necesario utilizar herramientas tecnolgicas que
simplifiquen el manejo y acceso a los grandes volmenes de informacin
documental que se generan en la actualidad. Actualmente y cada vez ms, los
documentos electrnicos integran mayor parte de los recursos de informacin de
las organizaciones. Por eso es muy importante que se disee un buen sistema de
gestin de documentos que soporte las necesidades de la municipalidad y sea
capaz al mismo tiempo de proveer la informacin requerida rpida y eficazmente, y
de proteger los datos almacenados. El rea de la OPI cuenta un archivo fsico de

tamao y espacio regular, que permite conservar los documentos utilizados


diariamente (oficios, informes y provedos), registrndolos por nmero, asunto y
destinatario en cuadernos de control. Este mtodo es utilizado en todos los
departamentos de la municipalidad y se adapta a sus necesidades. Sin embargo,
la OPI trabaja con proyectos de inversin que corresponde a uno de los principales
objetivos de la municipalidad, por lo que su seguimiento es constante y requerido
por diferentes dependencias. Por ello estos expedientes deben ser fcilmente
accesibles. La OPI carece con un registro informtico de sus archivos, que impide
el control y orden de los proyectos. Si se requiere informacin sobre alguno de
ellos, el
27. 27. 28 Municipalidad Provincial de Lambayeque Informe de Prcticas Pre
Profesionales solicitante busca manualmente en las carpetas, llevando mayor
tiempo de lo previsto, y en ocasiones, no encontrar la informacin. La OPI guarda
temporalmente los documentos que maneja en la resolucin de los asuntos
pendientes. Cuando esta documentacin deja de ser utilizada, se traslada sin
ningn procedimiento sistematizado al rea de archivo. Este funcionamiento
provoca que no haya un control efectivo del fondo de archivo. Como resultado, se
acumulan numerosas copias y duplicados de proyectos que no tienen ninguna
utilidad y que ocupan espacio innecesariamente. Tambin se conservan bastantes
documentos que han agotado su perodo de vigencia. Todo lo cual genera
incertidumbre en los responsables de la toma de decisiones, baja satisfaccin de
los usuarios de la informacin en cuanto a la cantidad, calidad y acceso a la
misma, subutilizacin de recursos humanos y materiales, lo que sin duda afecta
negativamente el cumplimiento del fin de la OPI. En virtud de tal situacin, es
necesario que en la OPI se despliegue una eficiente gestin de la informacin
documental que segn Ferreiro, Arenas, Colle y Hrmann (1990), ha de determinar
su competitividad, la calidad de sus decisiones y su desarrollo. 4.3 RBOL DEL
PROBLEMA PROBLEMA Deficiente gestin de la informacin documental.
OBJETIVO Lograr una eficiente gestin de la informacin documental. Deficiente
gestin de la informacin documental. Prdida de tiempo en la localizacin y
recuperacin de documentos Falta de organizacin de los expedientes para su
adecuada utilizacin. Falta de estructuras fsicas y digitales de soporte para el
archivo. Tendencia a mantener el conservadurismo del sector pblico Duplicidad de
expedientes. CONSECUENCI CAUSAS Demora en trmites de asuntos de los
usuarios externos.
28. 28. 29 Municipalidad Provincial de Lambayeque Informe de Prcticas Pre
Profesionales Objetivos Especficos 1. Mejorar el tiempo de localizacin y
recuperacin de los expedientes de los proyectos de inversin. 2. Eliminar la
duplicidad de documentos. 3. Disminuir el tiempo de trmite de asuntos
relacionados a clientes externos. Indicadores OBJETIVO INDICADOR UNIDAD
MEDIDA VALOR ACTUAL VALOR ESPERADO Obj. 1 Tiempo de localizacin de
expedientes Minutos 20 5 Obj. 2 Documentos duplicados Unidad 19 0 Obj. 3
Tiempo de trmite de expedientes Horas 24 2 4.4 PROPUESTA La propuesta se
desarroll tomando en cuenta las polticas y normas de la MPL en cuanto a gestin
de archivos. La forma en que la informacin es presentada y organizada se vuelve
tan importante como el contenido. Por ello se decidi crear una base de datos con

herramientas ofimticas que funcionaba como un inventario documental. Se


traslad a los medios digitales, la informacin de los proyectos gestionados en los
aos 2010, 2011 y 2012, y se asignaron a una categora: SNIP 9, SNIP 16, montos
de inversin, montos asignados, montos modificados, responsables, fechas y
nmero de documento con que viabiliz el proyecto de inversin. Se describi cada
expediente en la base de datos, con indicacin del n de la carpeta y el n de orden
del expediente dentro de ella. Ello supone la ventaja de: Disponer de un sistema
de informacin de la documentacin producida. Facilidad de acceso a la
documentacin. Facilidad de reposicin de la documentacin extrada del
expediente. La devolucin a su orden original es algo simple y rutinario. Se
consider que la ordenacin de los expedientes de los proyectos sea cronolgica
en lugar de nmero de SNIP, como se vena realizando. En coordinacin con la
Gerencia de Planeamiento y Presupuesto, se lleg al consenso de que los
documentos de la Administracin como Presupuesto General, Misin, Visin y
Actas, deberan ser accesibles en documento digital, sin
29. 29. 30 Municipalidad Provincial de Lambayeque Informe de Prcticas Pre
Profesionales la opcin de distribuirlas como fotocopias. De esta manera, la oficina
no se vera en la necesidad de archivar tanta documentacin en soporte papel. La
propuesta disminuy el tiempo de ubicacin de un proyecto en 98%. Antes de la
propuesta, se poda emplear hasta cuatro horas, dependiendo de la antigedad del
PIP. Con la creacin del sistema de archivos, el tiempo se redujo a segundos. La
informacin organizada y clasificada de los proyectos de inversin aprobados y
rechazados, se utiliz en un reporte de control dirigido a la Gerencia de
Planeamiento y Presupuesto. 4.5 EVALUACIN DE LOS RESULTADOS Tras dos
semanas de la utilizacin del programa, se observaron los siguientes resultados:
Disminucin de tiempos de ubicacin de archivos en un 99%. Disminucin de
gastos administrativos, al evitarse gastos no necesarios en material de oficina y
transporte. La informacin de los proyectos es completamente accesible en
cualquier momento. Los integrantes de las reas relacionadas se ven favorecidos
por una mayor rapidez y un trabajo ms dinmico. Aumento por el inters en el
uso de tecnologas. FIGURA N 05 Grfico de Propuesta Fuente: Elaboracin
propia Sin propuesta Tiempo mximo: 4 horas Documentos duplicados: 19
Tiempos trmite a usuarios: 1 da Presencia de estrs laboral. Con propuesta
Tiempo mximo: 5 minutos Documentos duplicados: 0 Tiempos trmite a usuarios:
2 horas Disminucin de estrs laboral. Toma de pantalla de la Base de Datos
USUARIO S Sub gerente de OPI Practicante de OPI UF UE
30. 30. 31 Municipalidad Provincial de Lambayeque Informe de Prcticas Pre
Profesionales CAPITULO 5: CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES 5.1
CONCLUSIONES Las prcticas pre profesionales en la Municipalidad Provincial
de Lambayeque me permitieron comprender el campo de la gestin de proyectos
pblicos, un campo muy rico en conocimientos, donde desarroll una visin integral
de los problemas sociales y su solucin. La realizacin de prcticas es de vital
importancia para el alumno, en cuanto a las competencias nuevas que puede
adquirir. En mi caso, obtuve conocimientos sobre el campo de la Inversin Pblica
y habilidades, como mejoras en mi capacidad de expresin oral y escrita, trabajo
bajo presin, capacidad de anlisis del entorno, manejo de recursos materiales,

entre otros. Mis mayores contribuciones fueron gracias a mis slidos


conocimientos en informtica, que tienen gran influencia en reas como la OPI,
debido al dinamismo y constante coordinacin interdepartamental con que se
trabaja. 5.2 RECOMENDACIONES Se recomienda realizar capacitaciones de
manera gradual a las necesidades que requieran los trabajadores de la OPI, UE y
UF, debido a que estas reas son el eje central del estudio de las demandas
sociales y su posterior satisfaccin mediante la elaboracin de proyectos. Se
debe brindar mayor apoyo a los practicantes confindoles actividades nuevas y de
envergadura, ya que en la prctica pre profesional el estudiante se encuentra
bastante motivado, y cumple con estas exigencias. No slo hay que delegarles
tareas administrativas repetitivas que disminuyen su creatividad y gusto por el
trabajo en el sector pblico. Es importante que las gerencias de la municipalidad
realicen acciones de control a la gestin municipal, no con el fin de discrepar
polticamente, sino en
31. 31. 32 Municipalidad Provincial de Lambayeque Informe de Prcticas Pre
Profesionales el afn que los recursos financieros estn debidamente asignados y
las demandas internas sean atendidas.

Otro

UNIVERSIDAD NACIONAL JORGE BASADRE GRHOMANN


FACULTAD DE INGENIERIA CIVIL , ARQUITECTURA Y GEOTECNIA
58
INFORME DE PRACTICAS PRE PROFESIONALES

MUNICIPALIDAD DISTRITAL DEPOCOLLAY

Deficiente medios logsticos:


Los ambientes no se encuentran debidamenteacondicionados y equipados con materiales educativos
de calidad para eldesarrollo de las actividades de aprendizaje infantil temprano - AIT.

Inapropiadas prcticas de higiene:


Los servicios higinicos y la cocina(Servicios Alimentarios) funcionan de manera precaria e
improvisada,presentndose condiciones de insalubridad para la atencin de los nios ynias.
CAUSAS INDIRECTAS

Ambientes en mal estado y con deficiencias en el proceso constructivo.

Inadecuado e insuficiente equipamiento y mobiliario para el aprendizajeinfantil temprano.

Inadecuado acceso a servicios de saneamiento bsico.


5.4.2. ANLISIS DE EFECTOS

El problema principal detectado tiene un impacto en efecto a nivel social yeconmico el cual pasamos a evaluar en
la grfica siguiente:
EFECTOS DIRECTOS:

Deficiente desarrollo fsico y mental de la poblacin infantil:


La deficienteprestacin de los servicios comunales genera que no se alcancen los nivelesptimos de
desarrollo en todas sus dimensiones: motora, cognitiva, social,emocional y comunicativa para que
puedan desempearse efectivamente enla vida.

Riesgo de contaminacin de alimentos por la inadecuada manipulacinde alimentos:


los centros de atencin integral se desarrollan en condicionesinadecuadas de salubridad que no permiten un
control adecuada de la calidadde los alimentos en toda la cadena alimentaria.
EFECTOS INDIRECTOS:

Baja capacidad de aprendizaje y retencin.

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FACULTAD DE INGENIERIA CIVIL , ARQUITECTURA Y GEOTECNIA
59
INFORME DE PRACTICAS PRE PROFESIONALES

MUNICIPALIDAD DISTRITAL DEPOCOLLAY

Prevalencia de la desnutricin en nios y nias.

Problemas de salubridad que afecta a la poblacin infantil.

Gastos de atencin en salud.


5.4.3. RBOL DE CAUSAS Y EFECTOS
INADECUADAS CONDICIONES PARA LA PRESTACIN DE LOS SERVICIOSEN LOS CENTROS
DE ATENCIN INTEGRAL CUNA MS DEL DISTRITO DEINADECUADA INFRAESTRUCTURA
DEFICIENTES MEDIOS LOGSTICOS

AMBIENTES EN MAL ESTADO YCON DEFICIENCIAS EN EL


PROCESOCONSTRUCTIVOINADECUADO E INSUFICIENTEEQUIPAMIENTO Y MOBILIARIOPARA
EL APRENDIZAJE INFANTILTEMPRANO
PROBLEMA CENTRALCAUSASDIRECTASCAUSASINDIRECTAS
DETERIORO DE LA CALIDAD DE VIDA DE LA POBLACIN INFANTIL DELDISTRITO
DE POCOLLAY
EFECTO DIRECTOSEFECTO INDIRECTOEFECTO FINAL
INAPROPIADAS PRCTICAS DEHIGIENE
INADECUADO ACCESO ASERVICIOS DE SANEAMIENTOBASICOBAJA CAPACIDAD DE
APRENDIZAJEY RETENCINPROBLEMAS DE SALUBRIDAD QUEAFECTA A LA POBLACIN
INFANTIL
RIESGO DE CONTAMINACIN DEALIMENTOS POR LA INADECUADADEFICIENTE
DESARROLLO FSICO YMENTAL DE LA POBLACIN INFANTIL
PREVALENCIA DE LADESNUTRICIN EN NIOS Y NIASGASTOS DE ATENCIN EN SALUD

UNIVERSIDAD NACIONAL JORGE BASADRE GRHOMANN


FACULTAD DE INGENIERIA CIVIL , ARQUITECTURA Y GEOTECNIA
60
INFORME DE PRACTICAS PRE PROFESIONALES

MUNICIPALIDAD DISTRITAL DEPOCOLLAY


5.5. OBJETIVO5.5.1. IDENTIFICACIN DEL OBJETIVO DE CENTRAL
Basados en el Problema Central previamente identificado, podemos identificarcomo nuestro objetivo central o
principal:
5.5.2. OBJETIVOS ESPECIFICOS
Alcances y limitacionesMarto teoricoMarco realConclusionesPropuesta arquitect

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