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funcin de la organizacin
Lic. Ivett M. Aportela Rodrguez1
Resumen
La intranet es una de las tecnologas ms poderosas que pueden utilizarse en una
organizacin, si se aplica de forma adecuada. Su diseo e implementacin, en funcin
de los objetivos organizacionales, provee a la institucin de una herramienta
fundamental para la gestin de la informacin que tributa a la gestin del
conocimiento, y para la comunicacin interna, que permite mejorar y agilizar la
dinmica organizacional. Sin embargo, esto slo es posible cuando los empleados
participan activamente en su mantenimiento y actualizacin. Se realiza un
acercamiento a esta tecnologa, a partir de su definicin conceptual y su
caracterizacin en el contexto de las organizaciones. Se analiza su visin como
herramienta para la gestin de la informacin y como medio de comunicacin.
Palabras clave: Intranet, gestin de informacin, comunicacin interna.
Abstract
The intranet is one of the most powerful technologies than can be used in an
organization, if it is adequately applied. Its design and implementation, oriented
towards organizational objectives, provide the institution with a fundamental tool for
the management of the information that contributes to knowledge management, and
for the internal communication that permits to improve and to speed up organizational
dynamics. Nevertheless, this is only possible when the employees participate actively
in its maintenance and updating. An approach to this technology is carried out, starting
from its conceptual definition and characterization in the context of the organizations.
It is analyzed as a tool for the information management and as a communication
medium.
Key words: Intranet, information management, internal communication.
Copyright: ECIMED. Contribucin de acceso abierto, distribuida bajo los trminos de
la Licencia Creative Commons Reconocimiento-No Comercial-Compartir Igual 2.0, que
permite consultar, reproducir, distribuir, comunicar pblicamente y utilizar los
resultados del trabajo en la prctica, as como todos sus derivados, sin propsitos
comerciales y con licencia idntica, siempre que se cite adecuadamente el autor o los
autores y su fuente original.
Cita (Vancouver): Aportela Rodrguez IM. Intranets: las tecnologas de informacin y
comunicacin en funcin de la organizacin. Acimed 2007;16(4). Disponible
en: http://bvs.sld.cu/revistas/aci/vol16_4_07/aci041007.htm[Consultado:
da/mes/ao].
La sociedad de la informacin es el producto de una revolucin tecnolgica sin
precedentes, basada en las telecomunicaciones, la informtica y la comunicacin que,
con su poder, amplifican y hacen posibles procesos sociales, econmicos, polticos y
culturales que afectan y transforman todo lo que el hombre produce y consume. Sin
embargo, esta transformacin no slo se ha centrado en los medios como aparatos
tecnolgicos a los que la mayora tiene acceso, sino como aparatos culturales que,
gracias a la comunicacin, estructuran los modos de pensamiento, imponen conductas
y cohesionan comportamientos.1
El principal exponente de dicha revolucin es la creacin de una red mundial de
informacin: Internet, que constituye el ms amplio medio de comunicacin que ha
existido. Esta, y en especial los servicios de la World Wide Web (WWW), son una
herramienta altamente eficaz para la difusin de la informacin a nivel mundial.
La informacin es hoy un recurso determinante de la competitividad organizacional y
sustento de la toma de decisiones, un factor crucial para el progreso social y
econmico; el nico elemento capaz de crear conocimiento y satisfacer las necesidades
de quienes trabajan en las organizaciones. Es por eso que, actualmente, no basta con
poseer informacin, sino que esta debe ser de calidad y actualizada, pero sobre todo
pertinente a los objetivos de la entidad. Adems, como complemento, es necesario
poder procesarla, difundirla tan rpido como sea posible y utilizarla como el recurso
estratgico que es. En esto, las tecnologas de la informacin y las comunicaciones
(TICs) aplicadas al mbito interno de la organizacin tienen un lugar fundamental.
Las TICs constituyen, en consecuencia, uno de los elementos crticos para cualquier
entidad. Su flexibilidad funcional y operativa, su soporte a los requerimientos
organizacionales y sus capacidades de evolucin son, entre otros, factores clave de
xito para el posicionamiento de cualquier institucin. En este sentido, Xavier Aspas,
Director de Sistemas de Informacin en DEP Consultoras Estratgicas, seala que la
evolucin de las TICs ha estado marcada por los mbitos de aplicacin que ha cubierto.
En un primer estadio, facilitan nicamente la gestin de la informacin en los procesos
internos; en un segundo momento, pasan a ser clave para la comunicacin; y en un
ltimo escaln, se integran las TICs en las organizaciones como herramientas de
anlisis y gestin de la informacin, y tienden a la Business Intelligence.2
Casi todas las entidades han incorporado las TICs en el primer sentido y la mayora ha
logrado incorporar hasta el segundo. Sin embargo, son pocas las que han alcanzado el
tercero. No obstante, an cuando su utilidad e importancia para toda institucin es
innegable, no debe olvidarse que estas, como cualquier tecnologa, son slo un
instrumento para la gestin de las organizaciones.
una gran cantidad de usuarios la acepten como medio para obtener informacin
confiable, de calidad y de sencilla manipulacin a nivel interno de la empresa.
Sin embargo, sera vlido preguntarse: qu se entiende por intranet?, qu conceptos
se proponen en la literatura en torno a ella? Existen tantas aplicaciones y definiciones
de intranet como tipos de organizaciones y de negocios existen. Lo importante es ver
de qu forma se puede potenciar su uso en la entidad y que se busca con ella.
A nivel conceptual, se perciben dos tendencias principales: la visin tcnica, entre la
que se puede mencionar la definicin ofrecida por OBrien: red de informacin interna
circunscrita a un nmero limitado de usuarios, configurada sobre una red de clientesservidor tcp/ip, con navegadores y un servidor Web, y un conjunto de software y
hardware que permite crear y acceder a datos hipermedia, publicar pginas Web,
establecer comunicaciones por va telemtica, compartir informacin en tiempo real,
etctera.4
El segundo enfoque es el funcional, y bajo este puede insertarse el concepto de
intranet como organizacin de aprendizaje, que posibilita la integracin de gente,
procesos, procedimientos y principios para formar una cultura intelectualmente
creativa que permita la implantacin de la efectividad total de la organizacin.5
Cascante y Fonseca, por su parte, la conceptualizan como una red interna de la
organizacin de acceso restringido que permite compartir recursos, informacin y
servicios, utiliza la misma plataforma tecnolgica que Internet (red, protocolos y
servidores), que facilita la comunicacin, la colaboracin y coordinacin entre los
empleados. Mediante la intranet pueden realizarse los procesos naturales de toda
organizacin, pero de manera ms eficiente y en menor tiempo. No existe restriccin
en relacin con su tamao o lugar fsico; la nica restriccin es el acceso nico a
usuarios autorizados. Adems, la intranet podra estar conectada a Internet o funcionar
como una red aislada,5 mientras que Cabanas la define como un sistema de
comunicacin interactivo mediante el cual diferentes ordenadores en este caso, en
una misma organizacin se encuentran unidos por medio de un servidor con el fin de
compartir recursos e informaciones.6
De manera general, una intranet es mucho ms que un sistema tcnico, es un cambio
en la filosofa de gestin de las actividades de la entidad, de los empleados y de todos
los involucrados en su gestin en pos de una mayor competitividad y adecuacin a las
necesidades de sus usuarios. Es por eso que a los trminos de la presente contribucin
se concibe como intranet aquella red de informacin interna, de acceso limitado a la
institucin que la crea o a quien autorice, bajo determinados niveles de seguridad.
Constituye un sistema de comunicacin interactiva que permite compartir recursos,
informacin y servicios, en funcin de los distintos papeles desempeados por los
usuarios definidos en la organizacin; as como la integracin de personas, procesos y
procedimientos para formar una cultura organizacional y facilitar la comunicacin, la
colaboracin y coordinacin entre los empleados, que tribute a una gestin del
conocimiento.
Las charlas online (IRC Internet Relay Chat) a pesar de que son
limitadas en una organizacin, pueden ofrecer ventajas en lo que
respecta a las conferencias mltiples y a mantener discusiones en
tiempo real.
Y todo se presenta al usuario por medio de una interfaz nica que ofrece cohesin a los
elementos incluidos en la intranet, sean estos servicios y aplicaciones, o todos aquellos
sistemas que la organizacin utiliza de manera aislada en el desarrollo de su actividad
y que debern insertarse en ella.
La implementacin de una Intranet, como toda tecnologa, en cualquier contexto,
constituye un cambio radical, y por medio de ella aumenta la productividad, la eficacia
y se crean nuevas exigencias en materia de conocimientos y formacin entre los
profesionales. Es por estas razones que es necesario, en primer lugar, realizar mejoras
en la formacin de los trabajadores y prepararlos para el cambio al que se van a
enfrentar, as como generar un desarrollo en el mbito organizacional que sirva de
base a dicha herramienta. En caso contrario, son subutilizadas y se convierten en un
obstculo, ms que un beneficio para la organizacin.
Como consecuencia, la intranet es una de las herramientas ms poderosas que hoy da
puede tener una organizacin, si se aplica de forma adecuada, porque permite
incorporar todas las potencialidades de Internet al entorno organizacional y contar con
recursos adicionales para afrontar los cambios dictados por el entorno. Se enlazan las
fuentes de informacin distribuidas a nivel organizacional y a los miembros de la
organizacin con independencia de su localizacin fsica.
La implementacin de una Intranet puede ahorrar tiempo y dinero, porque reduce
drsticamente los costos y el tiempo de los procesos de generacin, duplicacin y uso
de los datos. Es una forma muy eficiente y econmica de distribuir la informacin
interna, sustituye los medios clsicos y se adapta a las necesidades de diferentes
niveles: institucin, departamento, rea de trabajo, etctera. Su uso facilita la
organizacin interna de la informacin en la institucin y potencia la comunicacin y la
colaboracin entre todos los especialistas. Sin embargo, para que se haga realidad
todo proyecto de este tipo, se precisan de dos elementos fundamentales:7
una herramienta de apoyo; lo que genera un aumento de los costos y una duplicidad y
retraso en su actividad. Se necesita un compromiso de todos para trabajar en
cooperacin y poder mantenerla y actualizarla.
Es por eso que aunque la intranet, en primer lugar, es fruto del trabajo conjunto de un
equipo multidisciplinario integrado por profesionales de la informacin, comunicadores,
diseadores y especialistas informticos es, adems, un proceso de todos, donde la
participacin de cada especialista de la institucin es vital para su adecuado
funcionamiento.
Como ha podido verse a lo largo del acpite, los servicios que pueden ofrecerse desde
la intranet son mltiples y diversos; y estarn determinados, en gran medida, por la
actividad y estrategia de la organizacin. Pero por su definicin y composicin puede
permitir, entre otras, las siguientes funciones:4
4. Como infraestructura:
Usuarios
Autores
Intermediarios
Editores/rbitros
para esto, a la vez que mantiene cohesionados los objetivos organizacionales con los
proyectos de vida individuales de los trabajadores.
Siguiendo esta lnea, pueden mencionarse los portales del empleado que constituyen
actualmente una de las principales aplicaciones de la intranet. Estos combinan
bsicamente la comunicacin interna con los trmites y gestiones, con el propsito de
hacer la vida ms fcil a la plantilla.9 En palabras de Fajard, estos adems de ser
una herramienta de trabajo son un cauce bidireccional que permite recibir
el feedback de los empleados y transmitirles la estrategia de la organizacin.6 Como
consecuencia, puede decirse que el portal del empleado es una herramienta de trabajo
y de comunicacin interna imprescindible para los trabajadores, que gestionada
adecuadamente contribuye a su motivacin y por ende a su fidelidad.
El xito de la intranet en una organizacin depende de la capacidad que esta posea
para hacerse necesaria al usuario, cuando l entienda su utilidad y aprenda a usarla, o
cuando esta se haga imprescindible en las tareas diarias. Estar determinado en la
medida en que se vincule y sea capaz de crear sinergias con otros medios de
comunicacin interna, para fortalecer y crear la cultura organizacional de la entidad. La
comunicacin interna desempea un papel decisivo, porque la capacitacin de los
empleados, la preparacin para el cambio y la comunicacin de este nuevo servicio
sern todo un desafo y debern considerarse en la estrategia que se implemente.
Por esta razn, es necesario elaborar una estrategia de difusin, con el fin de generar
expectativas y aceptacin para la nueva herramienta comunicacional. Por medio del
manejo coordinado de los diversos canales de comunicacin interna, la estrategia
comunicacional debe reforzar la idea de que se trata de una herramienta de trabajo
que apunta a facilitar el acceso a la informacin, un canal de comunicacin del que
todos tienen la posibilidad de apropiarse para compartir as informacin en igualdad de
condiciones.15
Si la estrategia que se desarrolla durante la implementacin de la intranet funciona
correctamente y esta logra incorporarse por los trabajadores como una herramienta de
trabajo que facilita la gestin de la informacin y de la comunicacin interna de la
organizacin, ella se convertir en un agente vinculador de saberes y capacidades,
porque representa una interaccin de muchos a muchos y es un excelente instrumento
para mantener las comunicaciones fluidas y actualizadas constantemente.
Conclusiones
Las intranets son herramientas para la gestin de informacin y la comunicacin
interna, que permiten mejorar y agilizar la dinmica organizacional. Brindan, adems,
un ambiente frtil para la creacin, intercambio y gestin del conocimiento entre los
trabajadores. Ellas son unas de las tecnologas ms poderosas que hoy da puede tener
una organizacin, si se aplica de forma adecuada, porque permiten incorporar todas
las potencialidades de Internet al entorno organizacional y contar con recursos
adicionales para afrontar los cambios dictados por el entorno.
La intranet que se disee en toda institucin necesita estar en correspondencia con la
planeacin estratgica de la organizacin y responder plenamente a los objetivos y
esquemas organizacionales. No contar con el apoyo de la direccin o si el personal no
se encuentra identificado con el proyecto, son dos elementos que pueden convertir la
intranet en un obstculo para la organizacin, ms que una herramienta de apoyo.
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