Arquivologia + Exercícios

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ARQUIVO E DOCUMENTAO
1. CONCEITO DE DOCUMENTAO
Documento toda informao registrada em suporte material,
suscetvel de ser utilizada para consulta, estudo, prova e pesquisa,
pois comprovam fatos, fenmenos, formas de vida e pensamento do
homem numa determinada poca ou lugar.
Documentos de arquivo so todos os que, produzidos e/ou recebidos
por uma pessoa fsica ou jurdica, pblica ou privada, no exerccio de
suas atividades, constituem elementos de prova ou de informao.
Formam um conjunto orgnico, refletindo as atividades e se vinculam
expressando os atos de seus produtores pelos quais so produzidos,
determinando a sua condio de documento de arquivo e no a
natureza do suporte ou formato.
Os documentos de um arquivo apresentam caractersticas, contedo
e formas diferentes; so classificados em dois grupos:
1.1 Quanto ao gnero
Os documentos podem ser definidos segundo o aspecto de sua
representao nos diferentes suportes:
-
textuais:
so
os
documentos
manuscritos,
datilografados/digitados ou impressos;
-
cartogrficos: so os documentos em formatos e dimenses

variveis, contendo representaes geogrficas, arquitetnicas
ou de engenharia.
Iconogrficos: so os documentos em suportes sintticos, em

papel emulsionado ou no, contendo imagens estticas.
Filmogrficos:
cinematogrficas
so
os
e fitas
documentos
magnticas
em
de iamgem
Apostila de Noes de Arquivo Prof. Jos Fernando

e-mail: prof.jfernando@yahoo.com.br
MSN:
prof.jfernando@hotmail.com
pelculas
(types),
2
conjugadas ou no a trilhas sonoras, com bitolas e dimenses
variveis, contendo imagens em movimento.
-
Sonoros: so os documentos com dimenses e rotaes

variveis, contendo registros fotogrficos.
Microgrficos: so os documentos em suporte flmico resultante

da
microreproduo
de
imagens,
mediante
utilizao
de
tcnicas especficas.
-
Informticos:
so
os
documentos
produzidos,
tratados
armazenados em computador.
1.2 Quanto natureza do assunto
Quando se considera a natureza do assunto tratado em um
documento, pode ser:
a) Ostensivo
b) Sigiloso (ultra-secreto,
Secreto,
Confidencial
Reservado)
2. ARQUIVO
2.1 - CONCEITO DE ARQUIVO
Uma viso moderna de conceito de arquivos, segundo Solon Buck, exarquivista dos Estados Unidos: Arquivo o conjunto de documentos
oficialmente produzidos e recebidos por um governo, organizao ou
firma, no decorrer de suas atividades, arquivados e conservados por
si e seus sucessores para efeitos futuros

MSN:
3
Segundo a Lei n 8159 1,
documentos
instituies
consideram-se arquivos os conjuntos de
produzidos
de
carter
recebidos
pblico
por
rgos
entidades
pblicos,
privadas,
em
decorrncia do exerccio de atividades especficas, bem como por

pessoa fsica, qualquer que seja o suporte da informao ou a
natureza dos documentos.
Atividades especficas do arquivo
Receber os
documentos
Organizar os
documentos
Preservar os
documentos
Disponibilizar os
documentos
2.2 - FINALIDADE DOS ARQUIVOS

-
servir administrao, constituindo-se, conseqentemente,

em base do conhecimento da Histria.
2.3 FUNO
-
guarda e conservao dos documentos, visando a sua

utilizao.
2.4 IMPORTNCIA DO ARQUIVO

Os homens quando passaram a um estgio de vida social mais
organizados compreenderam o valor dos documentos e comearam a
reunir, conservar e sistematizar os materiais em que fixavam, por
escrito, o resumo de suas atividades polticas, sociais, econmicas,
religiosas e at mesmo em suas vidas particulares. Assim surgiram os
arquivos destinados no s guarda dos tesouros culturais da poca
mas tambm com a finalidade de proteger a integridade dos
documentos que atestavam a legalidade de seus patrimnios, bem
como daqueles que contavam a histria de sua grandeza.
1
Material sobre o qual as informaes so registradas.

MSN:
4
Em
uma
empresa,
as
informaes
existentes
devem
estar
devidamente organizadas e, ao mesmo tempo, estabelecer critrios

de prioridade quanto a sua manipulao para decidir o que fazer no
momento exato. Tudo isso s pode acontecer se existir um arquivo,
seja ele convencional, microgrfico ou automatizado, com objetivo de
fornecer informaes vitais para a manuteno das necessidades
empresariais ou de quaisquer outras.
2.5 TIPOS DE ARQUIVAMENTO

A posio em que so dispostos fichas e documentos, e no a forma
dos mveis, distinguir os tipos de arquivamento. So eles: Horizontal
e Vertical.
Horizontal os documentos ou fichas so colocados uns sobre os
outros
arquivados
em
caixas,
estantes
ou
escaninhos.
amplamente utilizado para plantas, mapas e desenhos, bem como

nos arquivos permanentes. Seu uso , desaconselhvel nos arquivos
correntes, uma vez que para se consultar qualquer documentos
necessrio retirar os que se encontram sobre ele, o que dificulta a
localizao da informao.
Vertical os documentos ou fichas so dispostos uns atrs dos
outros,
permitindo
sua
rpida
consulta,
sem
necessidade
de
manipular ou remover outros documentos ou fichas.
3. CLASSIFICAO DOS ARQUIVOS

Os arquivos so classificados em quatro grupos assim especificados:
3.1 - Quanto extenso de sua atuao
Arquivos setoriais
Arquivos gerais
ou centrais
3.2 - Quanto natureza dos documentos

MSN:
Arquivo especial
Arquivo especializado
3.3 - Quanto entidade mantenedora

Considerando a natureza da entidade mantenedora, classifica-se em:
Pblico
3.4
Institucional
Comercial
Familiar ou pessoal
- Quanto ao estgio de evoluo
Arquivo 1 idade
Arquivo 2 idade
Arquivo 3 idade
ou
ou
Corrente
Intermedirio
ou Permanente
4. ADMINISTRAO E ORGANIZAO DE ARQUIVOS

CORRENTES
Para administrar arquivos correntes necessria a utilizao de uma
metodologia para o fim de CONTROLAR a criao, o uso, a
manuteno, a guarda, o descarte ou a preservao dos documentos,
visando alcanar a recuperao da informao e a disponibilizar para
pesquisa, envolvendo medidas administrativas e operacionais como a
coordenao de pessoal, espao fsico e equipamento (material
permanente e de consumo).
MSN:
6
Os arquivos correntes correspondem s atividades de recebimento,
registro, distribuio, movimentao e expedio dos documentos
correntes,
por
suas
atividades
encontra-se
na
estrutura
organizacional das instituies a designao de rgos de Protocolo e

Arquivo, Arquivo e Comunicao ou outras denominaes similares.
Embora as atividades de protocolo, expedio e arquivo corrente
sejam distintos, o ideal que funcionem de forma integrada, com
vistas racionalizao de tarefas comuns, so distribudas em cinco
setores as atividades dos arquivos correntes:
a) Protocolo que inclui como setores de recebimento e
classificao:
Recebimento e Classificao - Receber, separar e distribuir as
correspondncias oficiais das particulares; Apor carimbo de
protocolo numerador/datador, sempre que possvel, no canto
superior direito do documento; anotar abaixo do nmero e da
data a primeira distribuio e o cdigo de assunto, se for o
caso; elaborar o resumo do assunto a ser lanado na ficha de
protocolo; encaminhar os papis ao setor de registro e
movimentao etc.;
Registro e Movimentao - Preparar
ficha de protocolo, em
duas vias anotando: nmero de protocolo, data de entrada,

procedncia, espcie, nmero e data do documento, cdigo e
resumo do assunto, primeira distribuio; anexar a segunda via
da ficha ao documento encaminhando-o ao seu destinatrio;
arquivar
as
fichas
do
protocolo
em
ordem
numrica;
encaminhar os documentos aos respectivos destinos, de acordo

com despacho de autoridade competente; etc.
b) Expedio que como rotina receber a correspondncia
enviada do protocolo; verificar se no faltam folhas ou anexos;
numerar e completar a data, no original e nas cpias; separa
original das cpias; expedir o original, com os anexos se for o
caso, pela ECT, malotes ou em mos; Encaminhar as cpias,
MSN:
7
acompanhadas dos antecedentes que lhes deram origem, ao
setor de arquivo.
c) Arquivar a funo primordial dos arquivos disponibilizar as
informaes contidas nos documentos para tomada de deciso
e comprovao de direitos e obrigaes. Para se alcanar tais
objetivos necessrio utilizao de mtodo que veremos
mais frente.
d) Emprstimo e consulta sem dvida uma das atividades
nobre dos arquivos, pois todo o trabalho arquivstico, do
recebimento ao arquivamento, desenvolvido visando
recuperao rpida e completa da informao. De modo geral,
os documentos s podem ser consultados ou cedidos, por
emprstimo, aos rgos que os receberam ou produziram, aos
rgos encarregados das atividades a que se referem os
documentos e s autoridades superiores, na mesma linha
hierrquica.
Recomenda-se, salvo alguns casos, que os
documentos no sejam retirados das pastas para emprstimo,

para facilitar o profissional deve colocar uma Guia fora no
lugar, informando onde se encontra o documento. A utilizao
da guia fora facilita o rearquivamento e possibilita a cobrana
das pastas no devolvidas no prazo estipulado.
e) Destinao H documentos que freqentemente so usados
como referncia, h outros aos quais se faz referencia com
menos freqncia ou quase no so usados e ainda aqueles
que, aps a concluso do assunto, no sofrem nenhum uso ou
referncia.
Devido a essas diferenas relativas ao valor e freqncia de
uso dos documentos, a avaliao, a seleo, a eliminao de
documentos devem ser cuidadosamente estudadas, planejadas
e implantadas.
5. ORGANIZAO DE ARQUIVO
MSN:
8
A
organizao de arquivos pressupe o desenvolvimento de fases
constitudas em:
5.1. LEVANTAMENTO DE DADOS
Deve-se buscar na estrutura (organograma) as alteraes que a
empresa sofreu aprovadas em estatuto e normas alm de buscar
entender
as
finalidades,
funes
atividades,
volume
da
documentao, o gnero dos documentos (escritos, audiovisuais etc),

as espcies de documentos mais freqentes (cartas, relatrios etc),
os modelos e os formulrios, bem como os mtodos de arquivamento
adotados e conceito de conservao dos documentos.
Legislao pertinente:
-
mbito externo empresa: leis, decretos, resolues, normas

e procedimentos
mbito da instituio (interno): estatuto, regimentos, atos

normativos
mbito do arquivo: normas, manuais, regulamentos
Organizao
-
organograma: grfico que representa a organizao formal

da
instituio
delineada
pelo
estudo,
permitindo
visualizao dos diversos rgos que integram a organizao

e seus respectivos nveis hierrquicos.
-
Funciograma:
grfico
que
amplia
partes
setoriais
do
organograma tornando claras as atividades de cada um de

seus rgos.
Documentao
-
gnero: textuais, audiovisuais, cartogrficos etc;
tipo (espcie): cartas, faturas, relatrios, projetos, atas,

listagem de computador;
volume: total e mdia de arquivamento efetivados por dia,

por ms;

MSN:
9
-
estado fsico: necessidade de restaurao.
Processos
-
rotinas e formulrios em uso na empresa;
registros
protocolo
(receber,
separar,
distribuir,
encaminhar, classificar a correspondncia com base no

cdigo de assuntos adotado, se for o caso, carimbar, data);
-
arranjo e classificao documental.
Recursos
-
Humanos: todas as pessoas que so usadas para otimizar o

funcionamento
da
empresa
(nvel
das
pessoas,
escolaridade);
-
fsico: mveis, edifcios, material de consumo, equipamento;
ambientais: extenso, iluminao, umidade, proteo.
5.2. ANLISE DE DADOS COLETADOS

Em resumo, a etapa de anlise dos dados coletados consiste em
verificar se a estrutura, as atividades e a documentao de uma
instituio correspondem sua realidade operacional. O diagnstico
aponta os pontos de atrito, as falhas ou lacunas no complexo
administrativos onde o arquivo est sendo organizado.
5.3. PLANEJAMENTO
Coletados os dados necessrios, feita a sua anlise e verificada a
localizao do arquivo na empresa, a prxima etapa elaborar o
plano arquivstico para que cumpra seus objetivos, em todos os
estgios de sua evoluo corrente, intermedirio e permanente.
MSN:
10
Esse plano precisa contemplar as disposio legais e as necessidades
da instituio, devendo estar divido em trs partes:
1 parte Sntese da situao real encontrada;
2 parte Anlise e diagnstico da situao;
3
parte
Projeto
propriamente
dito,
com
prescries,
recomendaes, procedimento a serem adotados e prioridades para

sua implantao.
5.4. IMPLANTAO E ACOMPANHAMENTO
A ltima fase para a organizao de um arquivo a implantao do
projeto arquivstico e seu acompanhamento.
6. CONSERVAO E PRESERVAO DE DOCUMENTOS

Os acervos de bibliotecas e arquivos so em geral constitudos de
livros, mapas, fotografias, manuscritos etc. que utilizam, em grande
parte, o papel como suporte da informao, alm de tintas das mais
diversas composies.
O papel, por mais variada que possa ser sua composio, formado
basicamente por fibras de celulose proveniente de diferentes origens.
A acidez e a oxidao so os maiores processos de deteriorao
qumica da celulose, tambm h outros agentes de deteriorao que
so os insetos, roedores e o prprio homem.
Embora, com muita freqncia, no possamos eliminar totalmente as
causa do processo de deteriorizao dos documentos, com certeza
podemos diminuir consideravelmente seu ritmo, atravs de cuidados
com o ambiente, o manuseio, as intervenes e a higiene, entre
outros.
Estabilizar um documento , portanto, interromper um processo que
esteja deteriorando o suporte e/ou seus agregados, atravs de
procedimentos mnimos de interveno. Por exemplo: estabilizar por
higienizao significa que uma limpeza mecnica corrige o processo
de deteriorizao.
MSN:
11
6.1. Preservao - um conjunto de medidas e estratgias de
ordem administrativa, poltica e operacional que contribuem
direta ou indiretamente para a preservao da integridade dos
materiais.
6.2. Conservao - um conjunto de aes estabilizadoras que
visam desacelerar o processo de degradao de documentos ou
objetos, por meio de controle ambiental e de tratamento
especficos (higienizao, reparos e acondicionamento).
Neste sentido pode-se verificar que o projeto arquitetnico de um
edifcio de arquivo, a manuteno das instalaes, um plano de
emergncia, o controle das condies fsicas e ambientais, a
educao de empregados e a conscientizao do usurio em relao
ao uso dos acervos so aspectos que devem ser acompanhados e
administrados por um arquivista como parte de um programa de
conservao.
6.3. Restaurao - um conjunto de medidas que objetivam a
estabilizao ou a reverso de danos fsicos ou qumicos
adquiridos pelo documento ao longo do tempo e do uso,
intervindo de modo a no comprometer sua integridade e seu
carter histrico.
7. MATERIAL DE ARQUIVO
Na estrutura de um setor de arquivo devemos considerar, alm dos
seus objetivos, dois aspectos fundamentais: o material permanente e
o material de consumo; ou seja, o material arquivstico.
O material permanente deve ser obrigatoriamente cadastrado e
includo no inventrio da instituio, que relaciona todo o seu
patrimnio. J o material de consumo, denominado arquivstico, no
deve ser includo no inventrio, pois tem durao mdia inferior a trs
anos e constantemente substitudo.
MSN:
12
Material Permanente: Arquivos, estantes ou armaes, armrios,
fichrios, etc.
Material de Consumo: Pastas, etiquetas, projees, fichas, guias e

material de escritrio (lpis, canetas, grampos, papeis, etc.).
8. MICROFILMAGEM
A inveno da microfilmagem atribuda ao ingls John Benjamin
Dancer, fabricante de aparelhos ticos que em 1839, deslumbrou
seus amigos, reduzindo um documento tamanho ofcio a uma imagem
de menos de meio centmetro. Em 1925 George MacCarthy,
funcionrio de um banco de Nova York, desenvolveu um sistema para
microfilmar cheques com o objetivo de preservar na forma do filme os
registros das transaes bancrias.

MSN:
13
Hoje, o microfilme representa um papel significativo na administrao
pblica e particular. Reduzindo custos de manuteno, acelerando o
processo de informao, diminuindo as reas quadradas ocupadas
pelos arquivos convencionais, protegendo a documentao contra
danos materiais e simplificando as tarefas de rotina administrativa.
O microfilme uma cpia fotogrfica de algum tipo de documento
reduzido a uma pequena frao do formato original. Pelo seu tamanho
no legvel a olho nu; apesar da extrema reduo, mantm as
caractersticas fies do documento e pode ser lida atravs da
ampliao da imagem num vdeo de um leitor ou aparelho de leitura.
So os vrios formatos que pode assumir o microfilme na sua
apresentao final como instrumento de arquivo ou de recuperao
da informao.
Podem ser confeccionados para utilizao em forma de rolos de filmes
com vrias larguras e comprimentos, ou ainda, em forma de fichas de
diferentes tipos e tamanhos, as mais utilizadas so as seguintes:
-
rolo de microfilme;
jaqueta;
microfichas;
carto-janela.
A utilizao da microfilmagem est prevista na Lei Federal n. 5.433,

de 8 de maio de 1968, regulamentada pelo Decreto n. 1.799, de 30
de janeiro de 1996.
9. MTODOS DE ARQUIVAMENTO
A finalidade do arquivo servir administrao. Neste sentido, deve
propiciar o acesso imediato a informao desejada, de modo eficiente
e eficaz, facilitando a tomada de deciso; a escolha do mtodo de
arquivamento
tem
que
ser
determinada
pela
natureza
documentos a serem arquivados e pela estrutura da Organizao.

Os mtodos pertencem a dois grandes sistemas:
Apostila de Noes de ArquivoDireto
Prof. Jos Fernando
MSN:
dos
14
Sistemas
Indireto
Pode-se
dividir
os
mtodos
de
arquivamento
em
bsicos
padronizados:
BSICOS
9.1 - MTODO ALFABTICO
o mais simples. O elemento principal a ser considerado o nome
das pessoas fsicas ou jurdicas. Neste mtodo, as fichas ou pastas
so colocadas rigorosamente na ordem alfabtica, respeitando-se as
regras de alfabetao.
REGRAS DE ALFABETAO
O arquivamento de nomes obedece a 13 regras, chamadas regras de
alfabetao, e que so as seguintes:
1. Nos nomes de pessoas fsicas, considera-se o ltimo sobrenome
e depois o prenome.
Exemplo:
Joo Barbosa
Pedro lvares Cabral
Paulo Santos
Maria Lusa Vasconcelos
Arquivam-se: Barbosa, Joo

Cabral, Pedro lvares
Santos, Paulo
Vasconcelos, Maria Lusa
Obs.: Quando houver sobrenomes iguais, prevalece a ordem
alfabtica do prenome.
Exemplo:
Anbal Teixeira
Marilda Teixeira

MSN:
15
Paulo Teixeira
Vitor Teixeira
Arquivam-se: Teixeira, Anbal
Teixeira, Marilda
Teixeira, Paulo
Teixeira, Vitor
2. Sobrenomes compostos de um substantivo e um adjetivo ou
ligados por hfen no se separam.
Exemplo:
Camilo Castelo Branco

Paulo Monte Verde
Heitor Villa-Lobos
Arquivam-se: Castelo Branco, Camilo

Monte Verde, Paulo
Villa-Lobos, Heitor
3. Os sobrenomes formados com as palavras Santa, Santo ou So
seguem a regra dos sobrenomes compostos por um adjetivo e
um substantivo.
Exemplo:
Waldemar Santa Rita

Luciano Santo Cristo
Carlos So Paulo
Arquivam-se: Santa Rita, Waldemar

Santo Cristo, Luciano
So Paulo, Carlos
4. As iniciais abreviativas de prenomes tm precedncia na
classificao de sobrenomes iguais.
Exemplo:
J. Vieira
Jonas Vieira
Jos Vieira
Arquivam-se: Vieira, J.
Vieira, Jonas
Vieira Jos
5. Os artigos e preposies, tais com a, o, de, d, da, do, e, um,
uma, no so considerados (ver tambm regra n 9)
MSN:
16
Exemplo:
Pedro de Almeida
Ricardo dAndrade
Lcia da Cmara
Arnaldo do Couto
Arquivam-se: Almeida, Pedro de

Andrade, Ricardo d
Cmara, Lcia da
Couto, Arnaldo do
6. Os sobrenomes que exprimem grau de parentesco como Filho,
Junior, Neto, Sobrinho so consideradas parte integrante do
ltimo sobrenome, mas no so considerados na ordenao
alfabtica.
Exemplo:
Antnio Almeida Filha

Paulo Ribeiro Jnior
Joaquim Vasconcelos Sobrinho
Henrique Viana Neto
Arquivam-se: Almeida Filho, Antnio

Ribeiro Jnior, Paulo
Vasconcelos Sobrinho, Joaquim
Viana Neto, Henrique
Obs.: Os graus de parentesco s sero considerados na
alfabetao quando servirem de elemento de distino.
Exemplo:
Jorge de Abreu Sobrinho

Jorge de Abreu Neto
Jorge de Abreu Filho
Arquivam-se: Abreu Filho, Jorge

Abreu Sobrinho, Jorge
Abreu Neto, Jorge
7. Os ttulos no so considerados na alfabetao. So colocados
aps o nome completo, entre parnteses.
Exemplo:
Ministro Milton Campos

MSN:
17
Professor Andr Ferreira
General Paulo Pereira
Dr. Pedro Teixeira
Arquivam-se: Campos, Milton (Ministro)
Ferreira, Andr (Professor)
Pereira, Paulo (General)
Teixeira, Pedro (Dr.)
8. Os
nomes
estrangeiros
so
considerados
pelo
ltimo
sobrenome, salvo nos casos de nomes espanhis e orientais

(ver tambm regras n 10 e 11).
Exemplo:
Georges Aubert
Winston Churchill
Paul Mller
Jorge Schmidt
Arquivam-se: Aubert, Georges

Churchill, Winston
Mller, Paul
Schmidt, Jorge
9. As partculas dos nomes estrangeiros podem ou no ser
consideradas. O mais comum consider-las como parte
integrante do nome quando escritas com letras maiscula.
Exemplo:
Giulio di Capri
Esteban De Penedo
Charles Du Pont
John Mac Adam
Gordon OBrien
Arquivam-se: Capri, Giulio di

De Penedo, Chales
Du Pont, Chales
Mac Adam, John
OBrien, Gordon

MSN:
18
10.
Os nomes espanhis so registrados pelo penltimo
sobrenome, que corresponde ao sobrenome de famlia do pai.

Exemplo:
Jos de Oviedo y Baos

Francisco de Pina de Mello
Angel del Arco y Molinero
Antonio de los Ros
Arquivam-se: Arco y Molinero, Andel del

Oviedo y Baos, Jos de
Pina de Mello, Francisco
Rios, Antonio de los
11.
Os nomes orientais japoneses, chineses e rabes so
registrados como se apresentam.

Exemplo:
Al Bem-Hur
Li Yutang
Arquivam-se: Al Bem-Hur
Li Yutang
12.
Os nomes de firmas, empresas, instituies e rgos
governamentais devem ser transcritos como se apresentam,

no se considerando, porm, para fins de ordenao, os artigos
e preposies que os constituem. Admite-se, para facilitar a
ordenao, que os artigos iniciais sejam colocados entre
parnteses aps o nome.
Exemplo:
Embratel
lvaro Ramos & Cia.
Fundao Getulio Vargas
A Colegial
The Library of Congress
Companhia Progresso Guanabara
Barbosa Santos Ltda.
Arquivam-se: lvaro Ramos & Cia.

Barbosa Santos Ltda.
Colegial (A)
Companhia Progresso Guanabara
MSN:
19
Embratel
Fundao Getulio Vargas
Library of Congress (The)
13.
Nos
ttulos
de
congressos,
conferncias,
reunies,
assemblias e assemelhados os nmeros arbicos, romanos ou

escritos por extenso devero aparecer no fim, entre parnteses.
Exemplo:
II Conferncia de Pintura Moderna

Quino Congresso de Geografia
3 Congresso de Geologia
Aquivam-se:
Conferncia de Pintura Moderna (II)
Congresso de Geografia (Quinto)

Congresso de Geologia (3)
Estas regras podem ser alteradas para melhor servir
organizao, desde que o arquivista observe sempre o mesmo
critrio e faa as remissivas necessrias para evitar dvidas
futuras.
Exemplo:
Jos Peregrino da Rocha Fagundes Jnior

Jos Flix Alves Pacheco
Podem ser arquivados pelos nomes mais conhecidos:

Peregrino Jnior, Jos
Felix Pacheco, Jos
Colocam-se remissivas em:
Fagundes Jnior, Jos Peregrino da Rocha
Pacheco, Jos Felix Alves
9.2 - MTODO NUMRICO
Quando o principal elemento a ser considerado em um documento o
nmero, devemos adotar os seguintes mtodos: numrico simples ou
numrico cronolgico.
MSN:
20
9.2.1. Numrico Simples

Atribui-se um nmero para cada correspondente (pessoa)
a quem
enviamos ou de quem recebemos correspondncias, sejam de pessoa

fsica ou jurdica.
9.2.2. Numrico Cronolgico
Neste mtodo os documentos so numerados em ordem cronolgica
de emisso. Assim, alm da ordem numrica, observa-se tambm a
data. adotado em quase todas as reparties pblicas.
Numera-se o documento e no a pasta. O documento depois de
autuado colocado numa capa cartolina, onde alm do nmero de
protocolo so transcritas outras informaes, em geral, passa a ser
denominado de processo.
Alm da ficha numrica, tambm chamada ficha de protocolo, devem
ser preparados ndices auxiliares (em fichas) alfabtico-onomstico,
de precedncia e de assunto para facilitar a recuperao da
documentao.
9.3 - MTODO IDEOGRFICO (ASSUNTO)
No um mtodo de fcil execuo por ser necessrio que o
arquivista, para elaborar a tabela de classificao de assunto,
conhea bem a organizao da instituio, alm de ter que possuir a
capacidade de interpretao dos documentos a serem analisados.
aconselhado nos casos de grandes massa de documentais. Podem ser
adotados dois mtodos no arquivamento por assunto: o alfabtico e o
numrico.
O alfabtico pode ser dividido em ordem dicionria
e ordem
enciclopdica.
9.3.1. Alfabtico
a) Dicionrio
Como no dicionrio, os assuntos isolados so colocados em
rigorosa ordem alfabtica.
MSN:
21
b) Enciclopdico
Os assuntos correlatos so agrupados sob ttulos gerais e
ordenados
alfabeticamente.
9.3.2. Numrico
O numrico pode ser subdividido em: decimal e duplex.
a) Decimal
A diviso dos assuntos parte do geral para o particular.
As 10 primeiras divises so denominadas classes; as 10
seguintes, subclasses, e, a seguir, diviso, grupos, subgrupos,
subsees etc.
A tabela com a classificao adotada, tem o nome de
classificador ou cdigo.
necessrio a organizao de um ndice alfabtico.
b) Duplex
Neste mtodo, a documentao dividida em clases, conforme
os assuntos, partindo-se do gnero para a espcie e desta para
a minscula. A quantidade de classes a ser aberta ilimitada,
por isso, exige-se muito cuidado para no serem abertas pastas
para assuntos, como primrias, de assuntos j incluidos em
subclasses. preferido ao decimal por possibilitar a abertura
ilimitada de classes.
9.4 - MTODO GEOGRFICO

O mtodo geogrfico do sistema direto. a busca feita diretamente
ao documento. Este mtodo preferido quando o principal elemento
a ser considerado em um documento a PROCEDNCIA ou LOCAL.
As melhores ordenaes geogrficas so:
a) Nome do estado, cidade e correspondente: quando se organiza
um arquivo por estados, as capitais devem ser alfabetadas em
primeiro lugar, por estado, independentemente da ordem
MSN:
22
alfabtica em relao s demais cidades, que devero estar
dispostas aps as capitais.
Exemplo:
ESTADO
Amazonas
CIDADE
Manaus (capital)
CORRESPONDENTE
Sobreira, Lusa
Amazonas
Itacoatiara
Santos, Antnio J.
Rio de Janeiro
Rio
Rio de Janeiro
(capital)
Almeida, Jos de
So Paulo
Campos
Corra, Gilson
So Paulo
So Paulo (capital)
Silva, Alberto
de
Janeiro Rodrigues, Isa
Lorena
b) Nome da cidade, estado e correspondente: quando o principal
elemento de identificao a cidade e no o estado, deve-se
observar a rigorosa ordem alfabtica por cidade, no havendo
destaque para as capitais.
Exemplo:
CIDADE
Campos
ESTADO
Rio de Janeiro
CORRESPONDENTE
Almeida, Jos de
Itacoatiara
Amazonas
Santos, Antnio J.
Lorena
So Paulo
Silva, Alberto
Manaus
Amazonas
Sobreira, Lusa
Rio de Janeiro
Rio de Janeiro
Rodrigues, Isa
So Paulo
So Paulo
Corra, Gilson
No necessrio o emprego de guias divisrias correspondentes aos

estados, pois as pastas so guardadas em ordem alfabtica pela
cidade. imprescindvel, porm, que as pastas tragam os nomes dos
estados, em segundo lugar, porque h cidades com o mesmo em
diferentes estados.
Exemplo:
Braslia (Distrito Federal)

MSN:
23
Braslia (Minas Gerais)
Itabaiana (Paraba)
Itabaiana (Sergipe)
Correspondncias de outros pases alfabeta-se em primeiro lugar o
pas, seguindo da capital e do correspondente. As demais cidades
sero alfabetadas em ordem alfabtica, aps as respectivas capitais
dos pases a que se referem.
Exemplo:
PAS
Frana
CIDADE
Paris (capital)
CORRESPONDENTE
Unesco
Frana
Lorena
Vadim, Roger
Portugal
Lisboa (capital)
Pereira, Jos
Portugal
Coimbra
Albuquerque, Maria
Portugal
Porto
Ferreira, Antnio
VANTAGEM
Busca direta.
DESVANTAGEM
Exige duas classificaes local e
Fcil manuseio.
nome do correspondente.
TERMINOLOGIA
ACERVO totalidade dos documentos conservados num arquivo
ANLISE confirmao ou no da codificao adotada pelo
protocolo (se o documento chegar ao arquivo corrente sem
classificao,
este
complementao
arquivamento
da
momento
classificao
(nome,
local,
por
de
outros
data),
estabelecimento de referncias cruzadas.

MSN:
se
classific-lo);
mtodos
de
necessria;
24
ARQUIVAMENTO -
insero do documento na unidade de
arquivamento pr-estabelecida, utilizando pastas adequadas e

sinalizao visvel (projees, etiquetas etc).
ARQUIVOLOGIA disciplina que tem por objeto o conhecimento
da natureza dos arquivos e das teorias, mtodos e tcnicas a
serem
observados
na
sua
constituio,
organizao,
desenvolvimento e utilizao.
ATIVIDADE-FIM conjunto de operaes que uma instituio

leva a efeito para o desempenho de suas atribuies especficas
e que resulta na acumulao de documentos de carter
substantivo para o seu funcionamento.
ATIVIDADE-MEIO conjunto de operaes que uma instituio
leva a efeito para auxiliar e viabilizar o desempenho de suas
atribuies
especficas
que
resulta
na
acumulao
de
documentos de carter instrumental e acessrio.
AVALIAO processo de anlise de documentos, visando a

estabelecer sua destinao de acordo com os valores que lhes
forem atribudos.
CLASSIFICAO: paralelo ao estudo, fazemos a classificao

que a interpretao do documento com base num cdigo
adotado;
CODIFICAO: colocao de smbolos correspondentes ao
mtodo de arquivamento adotado;

MSN:
25
DESTINAO
encaminhamento
dos
documentos,
em
decorrncia da avaliao, guarda temporria ou permanente,

eliminao e/ou mudana de suporte.
DOCUMENTO: Unidade de registro de informao, qualquer que
seja o suporte utilizado.
ELIMINAO: Destruio de documentao que, na avaliao,
foram considerados sem valor peranente. Tambm chamada
expurgo de documentos.
ESTUDO:
leitura
minuciosa
de
cada
documentos
para
verificarmos qual a entrada (assunto) que vai ter, se existe algum

antecedente (dossi);
FUNDO
o acervo
arquivstico
produzido,
recebido
acumulado em processo natural por uma mesma instituio,

entidade ou pessoa.
- principal unidade de arranjo estrutural nos arquivos
permanentes, constituda dos documentos provenientes de uma
mesma fonte geradora de arquivos.
- a principal unidade de arranjo funcional nos arquivos
permanentes, constituda dos documentos provenientes de mais
de uma fonte geradora de arquivo reunidas pela semelhana de
suas atividades, mantido o princpio da provenincia.
INSPEO: feita para sabermos se os documentos se
destinam ao arquivo, ou apenas para informao;
verificao no s da presena do competente
despacho de arquivamento, como tambm da existncia de
antecedentes, providenciando-se a devida reunio, se for o caso.
MSN:
26
ORDENAO:
dispor
os
documentos
de
acordo
com
classificao e a codificao dada.

OPERAES EM ARQUIVAMENTO: Para que tenhamos um bom
desempenho no arquivo, a documentao passa por uma srie
de fases at o arquivamento, a consulta e o emprstimo.
SELEO: Separao de documentos de valor permanente
daqueles passveis de eliminao, mediante critrio e tcnicas
previamente estabelecidos em tabela de temporalidade.
EXERCCIOS
01) No cdigo de classificao de documentos de arquivo das atividades-meio da administrao pblica
brasileira as funes, atividades, espcies e tipos documentais, genericamente denominados de
assuntos, encontram-se hierarquicamente distribudos de acordo com: (CEFET/RJ)
a) os critrios estabelecidos por cada rgo;
b) a espcie documental.
c) a tipologia documental.
d) o regimento do organismo.
e) as funes e atividades desempenhadas pelo rgo.
02) Os elementos informativos mais comumente tomados como referncias para a ordenao dos
documentos de arquivo so: (CEFET/RJ)
a) nmero do documento, data, local de procedncia, nome do emissor ou destinatrio, objeto ou
tema especfico do documento.
b) Nmero do documento, data, local de procedncia, nome do emissor ou destinatrio, notao.
c) Nmero do documento, data, local de procedncia, nome do emissor ou destinatrio, cdigo de
classificao.
d) Nmero do documento, data, local de procedncia, nome do emissor ou destinatrio,
recolhimento
e) Nmero do documento, data, local de procedncia, nome do emissor ou destinatrio,
transferncia.
03) A avaliao uma funo arquivstica que visa a identificar o valor primrio e o valor secundrio de
um documento. Respectivamente, o valor primrio e valor secundrio significam: (CEFET/RJ)
a) a qualidade do documento primeiramente recebido a qualidade do documento recebido
posteriormente

MSN:
27
b) a qualidade do documento simples a qualidade do documento complexo
c) a qualidade do documento utilizado apenas por quem o criou a qualidade do documento
utilizado por todos
d) a qualidade do documento baseado nas utilizaes imediatas e administrativas que lhe deram os
seus criadores, ou seja, nas razes para as quais o documento foi criado a qualidade do
documento baseado nas utilizaes no imediatas ou cientficas , ou seja, de testemunho
privilegiado
e) a qualidade do documento da idade corrente a qualidade do documento da idade intermediria
04) As obras de referncia que identificam, resumem e localizam os conjuntos documentais permanentes
so chamados de: (CEFET/RJ)
a) planos de classificao de documentos
b) planos de classificao de documentos por assunto
c) tabela de temporalidade
d) instrumento de localizao
e) instrumento de pesquisa
05) O projeto arquitetnico de um edifcio de arquivo, a manuteno das instalaes, um plano de
emergncia, o controle das condies fsicas e ambientais, a educao de empregados e a conscientizao
do usurio em relao ao uso dos acervos so aspectos que devem ser acompanhados e administrados por
um arquivista como parte de um: (CEFET/RJ)
a) programa de engenharia
b) programa de conservao
c) projeto de restaurao
d) projeto de acondicionamento de acervo
e) programa de acervo
06) Podemos afirmar que Fundo de Arquivo constitudo por um: (CEFET/RJ)
a) conjunto de coleo de documentos
b) conjunto dos documentos de qualquer natureza proveniente de diferentes administraes,
pessoas fsicas ou jurdicas
c) conjunto de textos manuscritos
d) conjunto de documentos recebidos
e) conjunto dos documentos de qualquer natureza provenientes de uma mesma administrao, de
uma mesma pessoa fsica ou jurdica
07) As instituies produzem e acumulam documentos que devem ser classificados segundo seus
assuntos, o que exige muita ateno na leitura e interpretao dos documentos analisados pelos
arquivistas. Observe o seguinte documento:
Rio de Janeiro, 10 de novembro de 2005
Ilmo. Sr. Silva e Silva
Departamento de Recursos Humanos
Av. Presidente Vargas, 37/808
Rio de Janeiro RJ
Prezado Senhor
Encaminho as correspondncias e os pareceres, desta
Diretoria Comercial, sobre a admisso de pessoal, para
incio imediato na matriz da nossa empresa.
Ressalto que as vagas so referentes Psicologia do
Trabalho e da Educao.
Atenciosamente
Monteiro e Monteiro
Diretor Assistente
Apostila
de Noes de Arquivo Prof. Jos Fernando
MSN:
28
O documento acima deve ser classificado a partir dos seguintes assuntos principais: (CVM, 2005)
a) encaminhamento de correspondncia, admisso imediata, Diretoria Comercial
b) admisso pessoal, psicologia do trabalho, psicologia da educao
c) parecer, comercial, matriz da empresa
d) referncia, psicologia, trabalho e educao
e) Rio de Janeiro, encaminhamento, vagas para psiclogos
08) O conjunto de atividades destinadas a orientar o usurio no acesso aos documentos e aos instrumentos
de pesquisa objetivo de servio denominado: (Eletrobrs)
a) intercmbio
b) disseminao seletiva
c) transferncia da informao
d) referncia
e) recuperao da informao
09) A adoo de recursos tecnolgicos para alterao do suporte da informao requer a observncia de
critrios fundamentais que levem em considerao: (Eletrobrs)
a) legislao em vigor; comutao bibliogrfica internacional, aplicao de normas internacionais
b) preceitos tcnicos da arquivologia, legislao em vigor e relao custo/benefcio de sua
implantao
c) relao custo/benefcio de sua implantao; aplicao de normais internacionais; comutao de
registros documentais nacionais e internacionais
d) comutao bibliogrfica; normais internacionais de websites; princpios arquivsticos
e) fundamentos arquivsticos, insero no Programa da Sociedade da Informao; comutao de
registros documentais internacionais
10) O mtodo de indexao coordenada, ou unitermo, auxilia na recuperao da informao e exige a

estruturao de um vocabulrio controlado. O mtodo consiste na atribuio de nmeros em ordem
crescente a documentos ou grupo de documentos, de acordo com a sua entrada no arquivo. A recuperao
dos documentos r feita a partir das palavras chave.
Auditoria Interna
000 001 002 003 004 005 006
40 31 72 13 44 15 36
50 71 52 83 64 185 116
103
215 263
000 001 002
20 41 12
50 81 32
121
Proposta oramentria
003 004 005 006
33 54 85 76
93 94 155 116
163 104 165 246
007 008 009

07 48 19
97 88 39
477
007
17
57
127
008 009
28 69
68 119
148
Nesse sentido, para recuperar o nico documento que trata da elaborao da proposta oramentria e
auditoria interna da empresa MVC, necessrio apresentar os documentos de nmeros: (CVM, 2005).
a) 20 e 40
b) 31 e 93
c) 44 e 94
d) 50 e 116
e) 103 e 127
11) Uma das lojas de uma grande rede recebeu um auto de infrao. Para elucidar-los, os dirigentes da
rede precisam encontrar certos documentos, mas a desorganizao do arquivo vem lhes causando
dificuldades. Alguns de seus problemas so: as vrias origens dos documentos foram mescladas; no

MSN:
29
existe cronologia formal nos volumes de documentos; os documentos correntes esto misturados aos
intermedirios e permanentes; existem, desordenadamente, vrias revistas especializadas, catlogos de
preos, boletins, folhetos de publicidade, fotografias, disquetes etc. O procedimento correto para iniciar
essa organizao : (CVM, 2005)
a) solicitar a colaborao do diretor da empresa
b) fazer o levantamento documental
c) numerar o acervo para eliminar os documentos
d) arranjar sistematicamente a documentao
e) elaborar os instrumentos de pesquisa
12) O ciclo vital dos documentos administrativos compreende trs idades: os arquivos correntes, que
mantm os documentos durante seu uso funcional, administrativo e jurdico; os arquivos intermedirios,
que guardam os documentos que j ultrapassaram o prazo de validade jurdico-administrativo, mas ainda
podem ser utilizados pelo produtor; e os arquivos permanentes, onde os documentos so preservados
definitivamente. A especialidade dos arquivos pode ser identificada por sua localizao fsica. Portanto,
os arquivos de primeira e segunda idades devem estar localizados, respectivamente: (CVM, 2005)
a) fora da cidade, arquivo nacional
b) prxima ao corrente, lugar descentralizado
c) acima de estrutura, rea de segurana
d) em torno da capital, perto do centro
e) junto ao produtor
13) A Lei 8.159, de 08 de janeiro de 1991, dispe sobre a poltica nacional de arquivos pblicos e
privados. De acordo com ela, os arquivos pblicos so os conjuntos de documentos: (BNDES, 2002)
a) produzidos e recebidos por rgos pblicos, instituies de carter pblico e entidades privadas,
em decorrncia do exerccio de atividades especficas, bem como por pessoas fsicas, qualquer
que seja o suporte da informao ou a natureza dos documentos
b) produzidos e recebidos, no exerccio de suas atividades, por rgos pblicos e privados de
mbito federal, estadual, do Distrito Federal e municipal em decorrncia de suas funes
administrativas, legislativas e jurdicas, qualquer que seja o suporte a informao ou a natureza
dos documentos
c) e operaes tcnicas referentes sua produo, tramitao, uso, avaliao e arquivamento em
fase corrente e intermediria, visando a sua eliminao ou transferncia para guarda permanente,
qualquer que seja o suporte da informao ou a natureza dos documentos
d) de mais de 50 anos de idade produzidos e recebidos por instituio pblica ou privada, em
decorrncia de suas atividades ligadas ao servio pblico ou no, qualquer que seja o suporte da
informao ou a natureza dos documentos
e) pessoais ou administrativos, produzidos e recebidos pelas autoridades do poder executivo em seu
respectivo nvel de competncia, qualquer que seja o suporte da informao ou a natureza dos
documentos
14) A natureza dos documentos a serem arquivados e a estrutura da entidade que determina o: (UFRJ,
2004)
a) conjunto de classificaes
b) mtodo de arquivamento
c) sistema de notaes
d) descarte de projees
e) instrumento de pesquisa
15) A classificao Decimal de Dewey empregada nos arquivos divide o saber humano em: (UFRJ, 2004)

MSN:
30
a)
b)
c)
d)
e)
cinco classes principais e cinco classes gerais

seis classes principais e quatro classes gerais
sete classes principais e trs classes gerais
oito classes principais e duas classes gerais
nove classes principais e uma classe geral
16) Para organizao de uma massa documental constituda especificamente de processos, o arquivista
deve utilizar o mtodo: (UFRJ, 2004)
a) enciclopdico
b) numrico
c) dicionrio
d) unitermo
e) geogrfico
17) Assegurar a preservao dos documentos que no mais so utilizados pela administrao e que devem
ser mantidos, visando a um processo de triagem que estabelecer a eliminao ou o arquivamento
definitivo a funo principal do arquivo: (UFRJ, 2004)
a) onomstico
b) permanente
c) especializado
d) intermedirio
e) estratgico
18) Na mensagem: informamos que, na reunio ordinria da Sub-Reitoria de Planejamento da UFRJ, foi
discutido o oramento para o ano 2005, as palavras-chaves principais so: (UFRJ, 2004)
a) informao, reunio e ordinria
b) reunio ordinria, Sub-Reitoria de Planejamento e oramento para 2005
c) informao, Sub-Reitoria e Planejamento da UFRJ
d) reunio ordinria, informao e oramento para 2005
e) informao, UFRJ e ano 2005
19) Estabelecer os prazos de vida do documento dentro da instituio, de acordo com os valores
informativos e probatrios, atividade da comisso de: (UFRJ, 2004)
a) avaliao de documentos
b) incinerao de documentos
c) restaurao de documentos
d) movimentao de documentos
e) preservao de documentos
20) Antes de eliminar documentos inservveis para a instituio, o tcnico de arquivo deve recorrer ao
instrumento de destinao aprovado pela autoridade competente, que a tabela de: (UFRJ, 2004)
a) operacionalidade
b) caducidade
c) organicidade
d) temporalidade
e) originalidade
21) O controle de temperatura, de unidade relativa e de poluentes, por meio de instrumentos, com o
objetivo de criar uma atmosfera favorvel conservao dos documentos, denomina-se: (UFRJ, 2004)
a) monitorao
b) climatizao
c) esterilizao
d) fumigao
e) refrigerao
22) O instrumento que procede ao relacionamento das antigas notaes para as novas que tenham sido
adotadas, em decorrncia de alterao no sistema de arranjo, a tabela de: (UFRJ, 2004)
a) temporalidade
b) prescrio

MSN:
31
c) destinao
d) equivalncia
e) conservao
23) So inalienveis e imprescritveis os documentos de valor: (UFRJ, 2004)
a) primrio
b) permanente
c) especial
d) intermedirio
e) corrente
24) Os princpios tericos e prticos de arranjo e descrio consagrados pela Arquivstica contempornea
aplicam-se: (MPEAm, 2002)
a) aos acervos arquivsticos pblicos e privados
b) tanto aos arquivos como s bibliotecas
c) aos arquivos, s bibliotecas e aos museus
d) s colees de particulares e de organismos privados
e) aos acervos hemorogrficos por particulares
25) O que um arquivista deve compreender como um plano de classificao de documentos?(MPEAm,
2002)
a) um plano que permita a ordenao intelectual e fsica dos documentos de um arquivo corrente
b) um plano fsico que fornea ao rgo as bases para manuteno de documentos com informaes
significativas e que indique a possvel classificao daqueles que no contenham dados
relevantes
c) um plano de tratamento e de avaliao, sob todos os aspectos possveis e imaginveis, de uma
massa documental acumulada
d) um plano de descarte sistemtico, acompanhado de um programa de microfilmagem ou de
digitalizao das imagens dos documentos com o uso de recursos informticos
e) um plano geral de microfilmagem dos documentos mantidos pela instituio
26) Uma das tendncias mais expressivas da Arquivstica do mundo atual o enfoque da informao com
prioridade sobre o documento. Deste modo, as novas teorias arquivsticas indicam que:
a) os documentos registrados em suporte convencionais devem ser imediatamente copiados e
sumariamente eliminados
b) os documentos registrados em meio magntico so os que realmente importam para o presente e
para o futuro
c) os contedos dos documentos convencionados e no-convencionais vm ganhando maior
significao para o trabalho profissional
d) as espcies documentais continuaro a ser o principal vetor para o processo de tratamento
arquivstico
e) tudo deve ser mantido do mesmo modo que sempre
27) As instituies denominadas arquivos pblicos federais, estaduais, municipais e institucionais so
locais onde, em situao ideais, guardam-se:
a) os documentos de valor corrente, isto , de uso constante
b) os documentos de valor permanente, isto , de valor informativo
c) os documentos de todos os tipos e valores
d) os documentos sem valor corrente, porm ainda teis por algum tempo ou destinados
preservao definitiva
e) os documentos que esto esperando a definio de suas situaes
28) O uso da microfilmagem alcanou ampla difuso nas ltimas dcadas. Por isso, instituies pblicas e
privadas utilizam-se em vrios casos. Segundo especialistas, este recurso: (MPEAm, 2002)
a) tornam mais barato o tratamento e a manuteno de acervos arquivsticos em suporte papel,
fotogrfico e videogrfico
b) tem custos similares aos dos procedimentos mais convencionais
c) indicado somente para os arquivos correntes
d) torna bem mais caro o tratamento dispensado aos acervos arquivsticos

MSN:
32
e)
utilizvel em aplicaes especficas na preservao de documentos essenciais sob o ponto de

vista jurdico e histrico-cultural
29) a digitalizao de documentos j chegou ao Brasil. Com ela possvel que se produzam arquivos
eletrnicos de imagens mapeadas em bist ou de dados por meio do reconhecimento tico de caracteres.
Sob o ponto de vista arquivstico: (MPEAm, 2002)
a) os documentos a serem digitalizados no precisam ter uma ordenao prvia que permita a
recuperao das informaes contidas
b) os documentos devem ser digitalizados, respeitando-se os padres nacionais de qualidade
c) os documentos a serem digitalizados devem ser objeto de um tratamento tcnico-cientfico
preliminar, executado por profissionais
d) a digitalizao, em qualquer caso, resolve os problemas de arquivo de um rgo, diminuindo o
espao de guarda e facilitando o acesso
e) a digitalizao substitui a necessidade do tratamento do profissional de arquivo
30) De modo geral, os dois registro e suportes dominantes, em termos quantitativos, nos arquivos
pblicos brasileiros so: (MPEAm, 2002)
a) o documento textual em papel e a fotografia
b) a correspondncia e os dossis funcionais
c) os microfilmes e os disquetes
d) o processo administrativo e a correspondncia
e) as mquinas digitais contemporneas e os discos ticos
31) A anlise acerca da situao do acervo arquivstico existente em uma instituio pblica ou privada
obtida mediante a elaborao de um: (TJDFT, 2000)
a) plano de ao
b) plano de gesto
c) plano de classificao
d) programa de gesto documental
e) diagnstico do acervo
32) De acordo com a Resoluo n. 10 do CONARQ, os usurios de microfilmes de documentos
arquivsticos sero obrigatoriamente informados, por meio da utilizao de smbolos especficos, quando
o estado fsico original dos documentos apresentar a situao de: (TJDFT, 2000)
I original ilegvel
II texto manchado
III numerao incorreta
IV data-limite atribuda
V repetio de imagem
Esto certos apenas os itens:
a) I, II e IV
b) I, II e V
c) I, III e V
d) II, III e IV
e) III, IV e V
33) Na terminologia arquivstica, o esquema preestabelecido para armazenagem, ordenao e
classificao de documentos um conceito atribudo para aelaborao do plano de: (TJDFT, 2000)
a) ordenao
b) destinao
c) classificao
d) arquivamento
e) armazenamento
34) Das atividades abaixo, assinale a que no se caracteriza como atividade de arquivo corrente: (TJDFT,
2000)
a) anlise
b) ordenao
c) descrio

MSN:
33
d) arquivamento
e) emprstimo
35) Observe o quadro abaixo: (TJDFT, 2000)
Dissertaes
Antropologia
Antropologia Cultural
Teoria Antropolgica
Histria
Sociologia
Monografia
Antropologia
Historia
Historia Antiga
Historia Moderna
Sociologia
Teses
Antropologia
Histria
Sociologia
Sociologia da Educao
Sociologia Rural
De acordo com a obra Arquivo: teoria e prtica, de Marilena Leite Paes, a forma de ordenao adotada no
exemplo acima corresponde :
a) duplex
b) enciclopdica
c) alfabtica
d) dicionrio
e) decimal
36) O processo que consiste na ordenao dos documentos em fundos, na ordenao das sries dentro dos
fundos e, se necessrio, dos itens documentais dentro das sries : (TJDFT, 2000)
a) a catalogao
b) o arranjo
c) a anlise
d) a avaliao
e) a descrio
37) Um programa de gesto de documentos eficiente prev a gesto dos acervos e dos recursos nela
empregados. Isso implica planejar a distribuio prvia das reas de depsito, indicando a utilizao atual
e futura dos espaos disponveis. Conforme o Dicionrio de Terminologia Arquivstica da Associao dos
Arquivistas de So Paulo, esse planejamento consubstancia-se no plano de:
a) destinao
b) arquivamento
c) armazenamento
d) classificao
e) descrio
38) Quanto aos instrumentos de pesquisa utilizados nos arquivos, assinale a opo incorreta: (TJDFT,
2000)

MSN:
34
a)
b)
c)
d)
e)
o inventrio o instrumento que descreve conjuntos ou unidades documentais na ordem em que

foram arranjados
no catlogo a descrio exaustiva ou parcial de um fundo toma por base a srie documental
[o guia de arquivo tem por finalidade oferecer informaes bsicas sobre um ou mais arquivos e
seus fundos]
um inventrio pode contemplar um fundo inteiro, uma srie, parte dela ou mesmo uma unidade
de arquivamento
o repertrio um instrumento de pesquisa que seleciona documentos pertencentes a um ou mais
fundos e os descreve minuciosamente
39) O instrumento de pesquisa em que a descrio exaustiva ou parcial de um fundo, ou de uma ou mais
de suas subdivises, toma por base a pea documental, respeitada ou no a ordem de classificao o:
(TJDFT, 2000)
a) catlogo
b) inventrio
c) guia
d) repertrio
e) ndice
40) No cdigo de classificao de documentos de arquivo das atividades-meio da administrao pblica
brasileira as funes, atividades, espcies e tipos documentais, genericamente denominados de
assuntos, encontram-se hierarquicamente distribudos de acordo com: (Folha Dirigida 09 a 15 de
julho/2005)
a) os critrios estabelecidos por cada rgo
b) espcie documental
c) a tipologia documental
d) o regimento do organismo
e) as funes desempenhadas pelo rgo.
41) Classifique como verdadeira (V) ou falsa (F) cada afirmao sobre arquivos apresentada abaixo. A
ordem correta : (Folha Dirigida 07 a 13 de julho/2005)
a) ( )Cada empresa deve adotar a metodologia de arquivamento que atenda s suas necessidades
especficas
b) ( )Os arquivos podem passar por trs estgios de evoluo, que no so complementares
c) ( )A maneira de conservar e organizar os documentos deve mudar de acordo com a idade do
arquivo
d) ( )Embora o termo arquivo seja usado em referncia a qualquer uma das trs idades, os
arquivos propriamente ditos so os de terceira idade.
a)
b)
c)
d)
e)
V-V-F-V
V-V-F-F
V-F-V-V
F-F-V-F
F-V-F-V
42) Assinale a afirmativa correta a respeito de arquivos intermedirios. (Folha Dirigida 07 a 13 de

julho/2005)
a) Devem necessariamente ser conservados prximo aos escritrios
b) Devem disponibilizar seus documentos para consulta freqente
c) So tambm chamados de limbo, purgatrio ou arquivo morto
d) Guardam documentos oficiais ou de valor histrico em carter permanente
e) Renem documentos que precisam estar acessveis, apesar de menos consultados
43) A respeito dos mtodos de arquivamento, so feitas as afirmaes abaixo. (Folha Dirigida 07 a 13 de
julho/2005).

MSN:
35
I A escolha do mtodo de arquivamento deve ser determinada pela natureza dos documentos e a
estrutura da entidade, embora, de modo geral, qualquer sistema possa apresentar resultados satisfatrios
se for adequadamente aplicado.
II Em comparao aos demais, o mtodo alfabtico o mais simples, rpido e barato, alm de
dificilmente gerar erros de arquivamento, mesmo quando o volume de documentos grande.
III Podem-se dividir os mtodos de arquivamento em duas grandes classes, a dos alfabticos e a dos
numricos; cada uma delas, por sua vez, divide-se em diversas subclasses.
a)
b)
c)
d)
e)
I, apenas
II, apenas
III, apenas
I e II, apenas
II e III, apenas
44) As pastas abaixo devero ser arquivadas segundo as regras de alfabetao. (Folha Dirigida 07 a 13 de
julho/2005)
I Terceiro Seminrio Brasileiro de Pesquisa
II XX Congresso de Biblioteconomia e Cincias da Informao
III 9 Simpsio de Diretores de Bibliotecas Universitrias da Amrica Latina
IV Dcimo Stimo Encontro de Informao e Documentao Jurdica
V 15 Encontro Nacional de Informao e Documentao Jurdica
a)
b)
c)
d)
e)
I III IV V II
I IV II V III
II IV V I III
II V IV I III
IV V II III I
45) Assinale a afirmao incorreta a respeito do mtodo de alfabetao para nomes de pessoas. (Folha
Dirigida 07 a 13 de julho/2005)
a) Quando os sobrenomes so iguais, prevalece a ordem alfabtica dos prenomes
b) Sobrenomes compostos de substantivo e adjetivo (como Monte Verde) no so separados
c) Sobrenomes iniciados com a palavra Santa (como Santa Cruz) so compostos e no se separam
d) Ttulos que acompanham nomes, como General ou Ministro, so considerados na alfabetao
e) Os nomes orientais (japoneses ou rabes, por exemplo) so registrados exatamente como se
apresentam.

MSN:
36
1E
10D
19A
28E
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cartogrficos: so os documentos em formatos e dimenses

Iconogrficos: so os documentos em suportes sintticos, em

Apostila de Noes de Arquivo Prof. Jos Fernando

Sonoros: so os documentos com dimenses e rotaes

Microgrficos: so os documentos em suporte flmico resultante

Apostila de Noes de Arquivo Prof. Jos Fernando

consideram-se arquivos os conjuntos de

decorrncia do exerccio de atividades especficas, bem como por

Atividades especficas do arquivo

2.2 - FINALIDADE DOS ARQUIVOS

servir administrao, constituindo-se, conseqentemente,

guarda e conservao dos documentos, visando a sua

2.4 IMPORTNCIA DO ARQUIVO

Material sobre o qual as informaes so registradas.

Apostila de Noes de Arquivo Prof. Jos Fernando

devidamente organizadas e, ao mesmo tempo, estabelecer critrios

2.5 TIPOS DE ARQUIVAMENTO

amplamente utilizado para plantas, mapas e desenhos, bem como

manipular ou remover outros documentos ou fichas.

3. CLASSIFICAO DOS ARQUIVOS

3.2 - Quanto natureza dos documentos

3.3 - Quanto entidade mantenedora

- Quanto ao estgio de evoluo

4. ADMINISTRAO E ORGANIZAO DE ARQUIVOS

organizacional das instituies a designao de rgos de Protocolo e

duas vias anotando: nmero de protocolo, data de entrada,

encaminhar os documentos aos respectivos destinos, de acordo

Recomenda-se, salvo alguns casos, que os

documentos no sejam retirados das pastas para emprstimo,

organizao de arquivos pressupe o desenvolvimento de fases

documentao, o gnero dos documentos (escritos, audiovisuais etc),

mbito externo empresa: leis, decretos, resolues, normas

mbito da instituio (interno): estatuto, regimentos, atos

mbito do arquivo: normas, manuais, regulamentos

organograma: grfico que representa a organizao formal

visualizao dos diversos rgos que integram a organizao

organograma tornando claras as atividades de cada um de

gnero: textuais, audiovisuais, cartogrficos etc;

tipo (espcie): cartas, faturas, relatrios, projetos, atas,

volume: total e mdia de arquivamento efetivados por dia,

Apostila de Noes de Arquivo Prof. Jos Fernando

estado fsico: necessidade de restaurao.

rotinas e formulrios em uso na empresa;

encaminhar, classificar a correspondncia com base no

arranjo e classificao documental.

Humanos: todas as pessoas que so usadas para otimizar o

fsico: mveis, edifcios, material de consumo, equipamento;

ambientais: extenso, iluminao, umidade, proteo.

5.2. ANLISE DE DADOS COLETADOS

recomendaes, procedimento a serem adotados e prioridades para

6. CONSERVAO E PRESERVAO DE DOCUMENTOS

Material de Consumo: Pastas, etiquetas, projees, fichas, guias e

Apostila de Noes de Arquivo Prof. Jos Fernando

A utilizao da microfilmagem est prevista na Lei Federal n. 5.433,

documentos a serem arquivados e pela estrutura da Organizao.

Arquivam-se: Barbosa, Joo

Apostila de Noes de Arquivo Prof. Jos Fernando

Camilo Castelo Branco

Arquivam-se: Castelo Branco, Camilo

Waldemar Santa Rita

Arquivam-se: Santa Rita, Waldemar

Arquivam-se: Almeida, Pedro de