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Subsecretaria de Promoo da Qualidade e Integrao do Sistema de Defesa Social

CFTP 2014

Escola de Formao da Secretaria de Estado de Defesa Social - EFES

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a forma pela qual o Poder

Pblico

redige

atos

normativos e comunicaes

que tanto podem ser dirigidos


ao poder pblico como aos
particulares.

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CARACTERSTICAS DA REDAO OFICIAL

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IMPESSOALIDADE

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Os Textos Oficiais tratam de assuntos que


correspondem atuao da Administrao Pblica.
Quem comunica: o Servio Pblico, por meio do
servidor que tenha competncia legal para falar em
nome do rgo que representa;
O que se comunica: assunto relativo s
atribuies do rgo emissor ou a questes que
dizem respeito ao interesse pblico;

A linguagem NO deve apresentar tom


particular ou pessoal.

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CLAREZA

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a qualidade bsica e essencial.

A informao clara permite a transparncia dos


atos administrativos;

Atende ao princpio da publicidade,


possibilitando a imediata compreenso.

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PARA UM TEXTO SER CLARO PRECISO

coeso e coerncia

objetividade

conciso

aplicao da
norma culta

ideias ordenadas

correo.

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CONCISO
Informaes com um mnimo de palavras;

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Preciso na escolha das palavras;

Objetividade para tratar do assunto;


Evitar informaes suprfluas que dificultam o entendimento.

Obter o mximo de clareza.


Retirada de redundncias e informaes

desnecessrias
texto.

para

compreenso

do

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FORMALIDADE
Obedece formalidade da escrita, o uso da norma culta e o respeito
hierarquia das autoridades.

Utilizao de pronomes de tratamento e fechos das correspondncias,


que refletem o atendimento e respeito hierarquia entre as

autoridades que se comunicam.

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FORMALIDADE

Polidez e a civilidade com relao ao assunto tratado e ao

destinatrio.
Os textos oficiais so o reflexo do processo de interao entre

as pessoas registrado pela escrita;


A mesma cortesia que se utiliza no trato com um superior ou um
particular deve ser adotada nos documentos.

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PADRONIZAO

Obedecem a normas, regras de forma, tanto na sua


elaborao textual quanto visual;

Facilita a consulta, a leitura e o acesso informao por


qualquer pessoa;
Reflete unidade e integrao entre rgos e entidades que
compem a Administrao Pblica.

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CORREO

Respeitar s normas e aos princpios do idioma;


Respeitar as regras gramaticais e ortogrficas da lngua
portuguesa;
Fazer uso do padro culto da linguagem.

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ADEQUAO AO CONTEXTO
Compete ao redator a sensibilidade e o conhecimento do

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assunto tratado para adequar as caractersticas da redao

oficial situao especfica da elaborao do documento.

De acordo com fatores concretos, de ordem tcnica, poltica


ou administrativa, deve-se preparar o texto e modular a sua
linguagem

(estrutura,

sintaxe,

vocabulrio,

grau

de

formalidade), considerando especificamente a finalidade do


documento e o seu destinatrio.

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ESTRUTURAO DE TEXTOS

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Organizar as ideias e ter em mente exatamente o que precisa

ser dito.

Manter a lgica e a coerncia no texto a ser elaborado.

Saber quem o destinatrio da mensagem o fator que mais


determina a linguagem e o grau de formalidade que devero ser
utilizados.

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ESTRUTURAO DE TEXTOS

Defina o assunto, o que precisa ser comunicado. Ele ser o


foco que nortear o processo de elaborao.

Saiba quem ir assinar o documento. Alm de definir a


linguagem utilizada, voc saber se escrever em nome de

uma pessoa (especfica) ou em nome do rgo que ela


representa.

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ESTRUTURAO DE TEXTOS

FINALIDADE
DO TEXTO:

solicitar

comunicar

explicar

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ESTRUTURAO DE TEXTOS

Sabendo o que se
pretende com o texto

ofcio

nota
tcnica

Definir o modelo
de documento

memorando

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Faa uma primeira releitura, verificando a ordenao das ideias

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e a compreenso geral do texto. Veja se h coerncia no todo.

Releia novamente, com olhar mais crtico e atendo-se aos


detalhes. Na segunda releitura, busque erros de vocabulrio,

concordncia, e excessos que podem ser cortados.

Para terminar, pea que outra pessoa leia o texto.

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Faa um pequeno

No perder o foco, muitas

esquema do texto

informaes secundrias so

antes

desnecessrias, dificultando

escrever.

de

a imediata compreenso.

Se for tratar de mais de um assunto no mesmo texto, use

pargrafos diferentes para cada um.

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ELABORAO DE TEXTOS OFICIAIS

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Os requisitos para elaborao de redao oficial so: simplicidade na


estrutura da frase e no vocabulrio, objetividade e clareza.
DICAS

Apresente a ideia principal no incio do texto, para que o leitor,


perceba rapidamente o assunto tratado.
Utilize, a ordem direta na construo das frases. A inverso de
termos, pode comprometer a compreenso e gerar ambiguidade.

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DICAS

Cuidado! A simples mudana do local de uma vrgula pode alterar

completamente o sentido da frase.


No use metforas, analogias e outras figuras de estilo. Trata-se
de texto oficial e no literrio.

Evite perodos muito longos.

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ELABORAO DE TEXTOS OFICIAIS

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Cuidado com o excesso de adjetivos!


Utilize os elementos de coeso que estabelecem uma relao
lgica entre as frases e pargrafos para manter a coerncia.
Ex.: mas, entretanto, porm, conforme, etc.
estrangeirismos, termos

EVITE:

tcnicos, jarges e
regionalismos que
dificultam a compreenso.

o uso
excessivo
dos
indefinidos
um e
uma.

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EVITE:
venho solicitar
=
solicito;

ato de natureza
administrativa
=
ato administrativo.

com o
objetivo de
=
para;

deciso tomada no
mbito da diretoria
=
deciso da diretoria;

locues verbais e
elimine palavras ou
expresses
desnecessrias.
Exemplos:

neste momento
ns acreditamos
=
acreditamos;

havia
proporcionado
= proporcionou;

venho por meio


desta registrar
=
registro;

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EXEMPLOS

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Errado

Recomendou-se s unidades economizar energia e que


elaborassem planos de reduo de despesas.
Recomendou-se s unidades economizar
elaborar planos para reduo de despesas.

energia

Cuidado com o uso dos pronomes possessivos seu e


sua. Se no forem muito bem colocados na estrutura do
texto, geram ambiguidade.
Consulte o dicionrio.

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NORMAS DA CORRESPONDNCIA OFICIAL

Seguir as caractersticas da redao oficial: impessoalidade,


clareza, conciso, formalidade, padronizao e correo.

Existem caractersticas especficas de cada tipo de expediente e


outros aspectos comuns a quase todas as modalidades de
comunicao oficial: os pronomes de tratamento, os fechos e a
identificao do signatrio.

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PRONOMES DE TRATAMENTO

Dependendo da pessoa a quem nos dirigimos, do cargo, ttulo,


idade, o tratamento ser familiar ou cerimonioso.

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PRONOMES DE TRATAMENTO

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Na redao oficial obedecem a secular tradio, de uso


consagrado;

So formas de distino e respeito com que nos dirigimos a


autoridades civis, militares e eclesisticas.
Apresentam certas peculiaridades quanto concordncia verbal,
nominal e pronominal.
A determinao do pronome de tratamento utilizado se d em razo
do cargo do destinatrio.

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VOSSA
EXCELNCIA

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PODER
EXECUTIVO
Presidente e Vice-Presidente da Repblica; Ministros de Estado; Chefe da Casa
Civil da Presidncia da Repblica; Chefe da Corregedoria-Geral da Unio;

Chefe do Gabinete de Segurana Institucional; Chefe da Secretaria- Geral da


Presidncia da Repblica; Advogado-Geral da Unio; Governadores e Vice-

Governadores de Estado e do Distrito Federal;

Oficiais-Generais das Foras Armadas; Embaixadores; Secretrios-Executivos de


Ministrios Demais ocupantes de cargos de natureza especial; Secretrios de
Estado dos Governos Estaduais e Prefeitos Municipais.

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VOSSA EXCELNCIA

PODER
LEGISLATIVO

Conselheiros
dos Tribunais
de Contas
Estaduais e
Presidentes
das Cmaras
Legislativas
Municipais

Ministros
do
Tribunal
de Contas
da Unio

Deputados
Federais e
Senadores

Deputados
Estaduais
e Distritais

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VOSSA
EXCELNCIA

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PODER
JUDICIRIO

Ministros
dos
Tribunais
Superiores;

Membros de
Tribunais;
Juzes;

Auditores da
Justia Militar.

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VOCATIVO

O vocativo em comunicaes

Excelentssimo

dirigidas aos Chefes de Poder

Senhor Presidente

Excelentssimo(a) Senhor(a), por

da Repblica

extenso, seguido do cargo respectivo

Excelentssimo
Excelentssimo Senhor
Presidente do Congresso
Nacional

Senhor Presidente do

Supremo Tribunal
Federal

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AS DEMAIS AUTORIDADES SERO TRATADAS COM O


VOCATIVO SENHOR, SEGUIDO DO CARGO RESPECTIVO:

Senhor
Senador

Senhor
Juiz

Senhor
Ministro

Senhor
Secretrio

Diretores de Autarquias Federais, Estaduais e Municipais


Judicirias e demais autoridades e para particulares:

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ILUSTRSSIMO
No se usa Ilustrssimo para as autoridades que

recebem o tratamento de Vossa Senhoria. Basta o


pronome de tratamento SENHOR.

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Em comunicaes oficiais est abolido o uso do

tratamento dignssimo.
A dignidade pressuposto para que se ocupe
qualquer cargo pblico, sendo desnecessria sua

evocao.

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PRONOMES DE TRATAMENTO PARA RELIGIOSOS

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Vossa Santidade, em comunicaes dirigidas ao papa.

Vocativo: Santssimo Padre.


Vossa Eminncia ou Vossa Eminncia Reverendssima, em
comunicaes aos cardeais.
Vocativo: Eminentssimo Senhor Cardeal, Vossa Excelncia
Reverendssima usado em comunicaes dirigidas a arcebispos e
bispos.

Vossa Reverncia empregado para sacerdotes, padres, clrigos e


demais religiosos.

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Os pronomes de tratamento,
embora
se
refiram

segunda pessoa gramatical


(com quem se fala), levam a
concordncia para a terceira
pessoa.
O verbo concorda com o
substantivo que integra a
locuo: Vossa Senhoria
designar
o
substituto;
Vossa
Excelncia
esclareceu o assunto.

Da mesma forma, os
possessivos referidos a
pronomes
de
tratamento so sempre
os da terceira pessoa:
Vossa
Senhoria
encaminhar
SEU
pedido (e no VOSSO
pedido).

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Quando se dirige pessoa com quem se fala, so usados Vossa

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Excelncia, Vossa Senhoria; quando a ela se faz referncia, usamse Sua Excelncia, Sua Senhoria.

Quanto aos adjetivos que se referem a esses pronomes, a concordncia feita

com o sexo da pessoa a que se refere, e no com o substantivo que compe a


locuo.

Se o interlocutor for homem, o correto Vossa Excelncia est atarefado,


Vossa Senhoria deve estar satisfeito; se for mulher, Vossa Excelncia est

atarefada, Vossa Senhoria deve estar satisfeita.

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FECHOS PARA COMUNICAES

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fecho

das

Deve-se evitar os fechos longos e

comunicaes

rebuscados.

oficiais

dois tipos de fechos para todas as

arremata

Empregam-se

de

apenas

o texto e sada o

modalidades

comunicao,

destinatrio.

centralizados e seguidos de vrgula.

Respeitosamente: para autoridades superiores, inclusive o Presidente da


Repblica.
Atenciosamente: para autoridades de mesma hierarquia ou de hierarquia
inferior.

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IDENTIFICAO DO SIGNATRIO

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Excludas as comunicaes assinadas pelo Presidente da


Repblica, todas as demais comunicaes oficiais devem

trazer o nome e o cargo da autoridade que as expede,


abaixo do local de sua assinatura. A forma da identificao
deve ser a seguinte:

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(espao para assinatura)

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NOME

Secretrio-Geral da Governadoria (cargo)

(espao para assinatura)

NOME

Secretrio de Estado de Sade (cargo)

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IDENTIFICAO DO SIGNATRIO

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Signatrio quem assina um documento e responsvel pelo


contedo dele.
Titular do rgo ou algum com competncia legal para falar em
nome da instituio.
Se o signatrio estiver emitindo o documento que trata de
assunto da competncia de outra autoridade, a situao deve ser
esclarecida no comeo do texto.

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IMPORTANTE

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EXPEDIENTE ASSINADO POR MAIS DE UMA PESSOA:

A ordem de assinaturas segue a hierarquia dos cargos,

comeando do de nvel inferior ( como se o ocupante do cargo


mais alto desse seu aval s informaes prestadas).

No caso de signatrios de mesma hierarquia, as assinaturas

devem vir lado a lado.

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FORMATAO E DIAGRAMAO DOS DOCUMENTOS


Papel branco ou reciclado, tamanho A4

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Cabealho: braso oficial do Governo do Estado de Minas Gerais,


acompanhado do nome da Secretaria ou instituio (rgo/entidade)

Alinhamento do corpo do texto: justificado

Texto: fonte Calibri, tamanho 13, cor preta

Espaamento entre as linhas: 1


Espaamento entre os pargrafos: 1 linha em branco

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MARGENS

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Superior
4,0 cm

Esquerda
3,0 cm

Recuo do
pargrafo: 2 cm
da margem
esquerda

Inferior
2,0 cm

Direita
2,0 cm

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MODELOS DE DOCUMENTOS

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OFCIO

Correspondncia oficial expedida por qualquer autoridade pblica


ou chefia, nos limites de sua competncia e hierarquia.

Finalidade: o trato de assuntos oficiais da Administrao Pblica.


Destinatrios: autoridades de outras instituies, sejam elas
pblicas ou privadas, e aos particulares.

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OFCIO-CIRCULAR

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Correspondncia oficial destinada a formalizar a comunicao


das chefias e autoridades pblicas com diversas autoridades de
outras instituies, pblicas ou privadas, e com particulares.

igual ao ofcio; entretanto, o ofcio-circular endereado a mais


de um destinatrio.
O contedo e o nmero de controle so os mesmos; no entanto,

cada via expedida recebe o vocativo e o endereamento do


destinatrio especfico.

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Rodap - Ofcios

Nmero de pgina alinhado direita (se o documento tiver


mais de uma pgina) endereo, telefone e e-mail da
unidade administrativa ou Sede da SEDS.

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Ofcio ou
Ofcio Circular
EFES n.

GOVERNO DO ESTADO DE MINAS GERAIS


SECRETARIA DO ESTADO DE DEFESA SOCIAL

Ofcio EFES n. --Belo Horizonte, dia ms ano

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Assunto:

Senhor Presidente,
Corpo do texto

Atenciosamente,
ou
Respeitosamente,
Nome do Remetente
Cargo

Exm Sr(a).
Nome
Cargo
Endereo
Rua Rio de Janeiro, 471 Centro
Belo Horizonte / MG
E-mail: efes@defesasocial.mg.gov.br

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MODELOS DE DOCUMENTOS

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MEMORANDO

Modalidade de comunicao entre unidades administrativas de um


mesmo rgo, que podem estar hierarquicamente em um mesmo nvel

ou em nvel diferente.
Comunicao eminentemente interna, e sua tramitao rpida.

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MEMORANDO-CIRCULAR

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Mesmo contedo e mesmo nmero de controle;


Endereado a diversos destinatrios, que devem ser
indicados de forma especfica.
Mesma estrutura e finalidade do memorando, difere por

apresentar no campo Para a listagem de todos os


destinatrios. Dessa forma, todos ficaro cientes dos

setores e chefias envolvidos no trato do assunto.

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Rodap - Memorandos

Nmero de pgina alinhado direita


(se o documento tiver mais de uma pgina)

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GOVERNO DO ESTADO DE MINAS GERAIS


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Memorando
ou Memorando
Circular EFES n.

Memorando EFES n. --Belo Horizonte, dia ms ano

Para: Nome do destinatrio


Cargo

Senhor(a) Diretor(a),
Corpo do texto

Atenciosamente,
ou
Respeitosamente,

Nome do Remetente
Cargo

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OUTRAS FORMAS DE COMUNICAO

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FAX
Forma de comunicao utilizada
para transmisso de mensagens
urgentes e para envio antecipado
de documentos.

Enviar o fax com


folha de rosto.

O original segue posteriormente pela via e forma


de praxe.
Se necessrio o arquivamento, dever ser feita
cpia e no arquivar o prprio fax .

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TELEGRAMA

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Mensagem telegrfica empregada em casos


urgentes.

TRANSMISSO

efetuada, atualmente, por meio de sistema informatizado e

criptografado, pelo site dos Correios;

enviada eletronicamente, em mbito nacional e internacional,


ao endereo do destinatrio.

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O custo do telegrama depende da quantidade de pginas

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enviadas e no mais ao nmero de palavras.

H a possibilidade de acentuar as palavras e pontuar o texto, o


que torna mais eficaz a comunicao.

A sua estrutura preestabelecida pelos Correios no formulrio


Transmisso de Telegrama.

Assim, no h como definir um modelo de estruturao.

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Comunicao dispendiosa para os

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cofres pblicos e tecnologicamente

superada.

Deve restringir-se apenas quelas


situaes
possvel

em
o

que
uso

no
de

seja

correio

eletrnico ou fax e quando a


urgncia justificar sua utilizao.

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CORREIO ELETRNICO

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No possui uma forma rgida para sua estrutura;


Deve-se utilizar uma linguagem compatvel com a linguagem
oficial;
A mensagem que encaminha arquivos anexados deve trazer
informaes mnimas sobre seu contedo;
Deve-se utilizar o recurso confirmao de leitura sempre que
disponvel.

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ESTRUTURA DO EMAIL
Mensagens curtas podem conter uma nica palavra (aprovo,

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concordo).
Mensagens longas exigem muitos pargrafos e, neste caso, o
contedo dever apresentar, como em toda boa comunicao,
introduo, desenvolvimento e concluso.

Utilize linhas em branco entre a saudao, os pargrafos e a


assinatura.
Utilize tambm caixa-alta e caixa-baixa; ou seja, no escreva
textos s em letras maisculas ou s em letras minsculas.

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RELATRIO

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Documento oficial em que a autoridade ou servidor

expe a atividade de uma repartio, ou presta


conta de seus atos a uma autoridade de nvel
superior.
Objetivo: informar ou orientar
em determinada ao.

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RELATRIO - ESTRUTURA

Ttulo: denominao do documento (relatrio).


Vocativo: tratamento e cargo ou funo da autoridade a

quem dirigido, seguido de vrgula.


Texto: exposio do assunto, que deve obedecer
seguinte sequncia: introduo, anlise e concluso.

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MODELO DE RELTORIO
GOVERNO DO ESTADO DE MINAS GERAIS
SECRETARIA DO ESTADO DE DEFESA SOCIAL

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RELATRIO (Ttulo)

Senhor Secretrio, (Vocativo)

Texto:

Respeitosamente,

Belo Horizonte, ...... de ...... de .......

NOME
Cargo ou Funo

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ATA

Documento em que se registram, de forma sucinta e metdica, os

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acontecimentos e as decises que ocorreram em uma reunio,


sesso, assembleia. Deve-se manter a mxima fidelidade aos fatos.

A ata um documento de valor jurdico. Por essa razo, deve ser


redigida de maneira que no possa ser modificada posteriormente.
Em seu texto, no h pargrafos ou alneas; escreve-se tudo
seguidamente para evitar que nos espaos em branco se faam
acrscimos.

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A ata deve ser elaborada sem rasuras. Para ressalvar erro


constatado durante a redao, usa-se a palavra digo, depois da

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qual se escreve a palavra ou a expresso corretas.

Ex.: Aos vinte e trs dias do ms de setembro, digo, do


ms de novembro de dois mil e onze, reuniu-se o...

Quando se verifica erro ou


omisso aps a redao, usa-se
aexpressoemtempo,que
colocada aps o escrito,
seguindo-se a emenda ou o
acrscimo.

Ex.: Em tempo:
na linha onde se
l abono, leia-se
abandono.

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PARTES DA ATA

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As partes mais importantes e que aparecem com


frequncia, alm do ttulo e das assinaturas, so:

abertura

fecho

relao nominal
texto

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Escola de Formao da Secretaria de Estado de Defesa Social - EFES
GOVERNO DO ESTADO DE MINAS GERAIS
SECRETARIA DO ESTADO DE DEFESA SOCIAL

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ATA N 73 Secretaria de Defesa Social (SEDS)

Aos vinte e quatro dias do ms de janeiro de dois mil e quatorze, s dez


horas e trinta minutos, na Sala de Reunies .................., do Edifcio
............. da Cidade Administrativa Presidente Tancredo Neves, em Belo
Horizonte, Estado de Minas Gerais, realizou-se a terceira Reunio da
Comisso ........................................., constituda com a finalidade de
proceder a um levantamento das condies e irregularidades existentes
no Programa ................., sob a Presidncia do ....................., onde
estiveram presentes os Senhores .............., .........., ......... e .......... . O
Presidente, ................., declarou abertos os trabalhos e concedeu a
palavra inicialmente ao ......... (cargo e nome) ............., que fez uma
explanao sobre o programa ................., suas falhas e problemas, e
sobre a busca de solues. Nada mais havendo a tratar, foi encerrada a
reunio. E, para constar, eu, ..............., Secretrio da Comisso, lavrei a
presente ata, que vai assinada pelo Presidente, por mim e pelos
presentes.

Assinaturas

Obs.: as assinaturas sero na sequncia: 1 secretrio, presidente e demais presentes.

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REFERNCIAS BIBLIOGRFICAS
MINAS GERAIS. Manual de Redao Oficial do Governo de Minas Gerais.
Belo Horizonte: 2012.

MINAS GERAIS. Secretaria de Estado de Defesa Social. Regulamento SEDS


01-02, de 09 de fevereiro de 2006.