FACULTAD DE CIENCIAS CONTABLES, FINANCIERAS Y

ADMINISTRATIVAS

OBSERVACIONES DE LA AUDITORIA

CATEDRATICO

: Lic. CASTRO RODRIGUEZ, GUILLERMO

ASIGNATURA

: AUDITORIA ADMINISTRATIVA

CICLO

: VIII

TURNO

: NOCHE

INTEGRANTES

FLORES FASABI, KIRA AURENIN

IZQUIERDO TICSE, FERNANDO SAUL
PEREYRA SALDAA, SABRINA
VILLACORTA IZQUIERDO, CARLOS H.
ZUMAETA PEREZ, DEBORA MARINA

PUCALLPA PERU
2016

INTRODUCCION
En la teora administrativa, el concepto de eficiencia ha sido heredado de la
economa y se considera como un principio rector. La evaluacin del
desempeo organizacional es importante pues permite establecer en qu grado
se han alcanzado los objetivos, que casi siempre se identifican con los de la
direccin, adems se valora la capacidad y lo pertinente a la prctica
administrativa. Sin embargo al llevar a cabo una evaluacin simplemente a
partir de los criterios de eficiencia clsico, se reduce el alcance y se sectoriza la
concepcin de la empresa, as como la potencialidad de la accin participativa
humana, pues la evaluacin se reduce a ser un instrumento de control
coercitivo de la direccin para el resto de los integrantes de la organizacin y
solo mide los fines que para aqulla son relevantes. Por tanto se hace
necesario una recuperacin crtica de perspectivas y tcnicas que permiten una
evaluacin integral, es decir, que involucre los distintos procesos y propsitos
que estn presentes en las organizaciones.

LAS OBSERVACIONES DE LA AUDITORIA

Se entiende por "observaciones de una auditora" como el apartado del informe
de auditora que el auditor aprovecha para dejar constancia de las
oportunidades de mejora, de los riesgos para la calidad que pueden convertirse
en no conformidades futuras, o de cualquier otro detalle que haya observado y
le parece relevante registrar. Este apartado puede aparecer desglosado en
varias secciones o denominarse de otra forma, pero su utilidad es la misma, y
la incertidumbre que crea en los destinatarios del informe tambin.

I. LAS OBSERVACIONES A TOMAR EN CUENTA

I.1.

Observacin Directa

Es el acercamiento y revisin del rea fsica donde se desarrolla el

trabajo de la organizacin, para conocer las condiciones de trabajo y
el clima organizacional imperante. Es recomendable que el auditor
responsable presida la observacin directa, comente y discuta su
percepcin con su equipo de trabajo; de esta manera se asegurar de
que exista un consenso en torno a las condiciones de funcionamiento
del rea y podr definir los criterios a los que deber sujetarse en todo
momento la auditora.

I.2.

La entrevista.
Consiste en reunirse con una o varias personas y cuestionarlas
orientada

mente

para

obtener

informacin.

Este

medio

es

posiblemente el ms empleado, y uno de los que puede brindar

informacin ms completa y precisa, puesto que el entrevistador, al

tener contacto con el entrevistado, adems de obtener respuestas,

puede percibir actitudes y recibir comentarios.

I.3.

Cuestionarios

Se emplea para obtener la informacin deseada en forma

homognea. Estn constituidos por una serie de preguntas escritas,
predefinidas, secuenciales y separadas por capitulo o temticas
especficas. La calidad de la informacin que obtenga, depender de
su estructura y forma de presentacin.

I.4.

Cedulas

Se utilizan para captar la informacin requerida de acuerdo con el

propsito de la auditora. Estn conformadas por formularios cuyo
diseo incorpora casillas, bloques y columnas que facilitan la
agrupacin y divisin de su contenido para su remisin y anlisis,
tambin abren la posibilidad de ampliar el rango de respuestas.

I.5.

Medicin

Para consolidar la instrumentacin, es necesario que los hechos se

puedan evaluar relacionndolos con una medida, la cual parte de los
indicadores establecidos para el proceso administrativo y de los

elementos especficos, as como del propsito estratgico y atributos

fundamentales asociados con uno y con otro. La escalas que se
empleen con este fin, cumplen con la funcin de garantizar la
confiabilidad y validez de la informacin que se registra en los
papeles de trabajo, y que, posteriormente, servirn para comprobar
la veracidad de las observaciones, conclusiones y recomendaciones
contenidas en el informe de la auditora.

I.6.

Papeles de trabajo

Para ordenar, agilizar e imprimir coherencia a su trabajo, el auditor

debe hacerlo en lo que se denomina papeles de trabajo; son los
registros en donde describe las tcnicas y procedimientos aplicados,
las pruebas realizadas, la informacin obtenida y las conclusiones
alcanzadas.

II. Estructura de una observacin

Una de las maneras de analizar la naturaleza de una observacin de
auditoria consiste en considerar el proceso que seguimos para examinar
cuidadosamente la informacin obtenida en el curso de la auditoria.
Los pasos que seguimos cuando buscamos respuestas para preguntas
tales como:

Es adecuado este procedimiento?

Est clasificado este saldo de cuenta en forma correcta?
Est permitido este gasto?

Consideramos que una observacin de auditoria tiene los siguientes

atributos:

1.Condicin
2.Criterio
3.Efecto
4.Causa
5. Recomendacin
Una observacin de auditoria bien confeccionada no solo constar de estos
cinco atributos, sino que ser redactada de tal manera que cada uno de
ellos se distinga de los dems. Los lectores de nuestros informes no
experimentarn ninguna dificultad para entender lo que hallamos, lo que
pensamos de lo hallado, cul es su efecto, por que sucedi y como
consideramos que debe corregirse.
Para comunicar el mensaje con efectividad, la informacin necesaria ser
reunida en los papeles de trabajo y estar disponible para su anlisis y
evaluacin en la fase de supervisin.
Todo comentario no esencial, anecdtico, narrativo o inconducente se
dejar en papeles de trabajo, reservndose el informe para las
observaciones.
Los atributos o componentes que una observacin debe contener:

Condicin - (lo que es)

Las observaciones de auditoria comienzan a tomar forma
mediante un proceso de comparacin. En esencia lo que
hacemos es comparar lo que es con lo que debera ser. En el
momento en que consideramos correcto o apropiado, se ha dado
el primer paso en el desarrollo de una observacin de auditoria.
Es difcil concebir una observacin de auditoria que no est
caracterizada de alguna manera por esta diferencia.

No es nuestro propsito discutir todos los tipos y calidades de

evidencia de auditoria. Tampoco nos ocuparemos de los
procedimientos bsicos para definir los hechos. Las dificultades
encontradas en el anlisis de la informacin de auditoria con
miras a identificar la condicin, son consecuencia de un concepto
poco claro o impreciso de los objetivos de la auditoria ms que de
falta de entrenamiento, juicio o experiencia.
La condicin es la situacin actual encontrada por el auditor con
respecto a una operacin, actividad o transaccin. Refleja el
grado que los criterios estn siendo logrados. Se estn
logrando los criterios?; se estn logrando satisfactoriamente,
parcialmente, no se logran. Cul es la deficiencia, insuficiencia o
necesidad detectada?; en este aspecto es importante indicar:
periodo, fecha y/o amplitud del periodo que afecta el problema
tipo de deficiencia: financiera, operativa, de control, normativa.

Criterio - (lo que debe ser)

Al lo que es se le puede llamar CONDICIN y al lo que debera
ser el CRITERIO. Estos dos conceptos son los primeros dos
atributos bsicos de una observacin de auditoria.
El criterio que empleamos para juzgar nuestra declaracin de
condicin requiere de mucha experiencia y discernimiento.
Muchas observaciones de auditoria perduran o desaparecen
segn el criterio utilizado. Si aplicamos o interpretamos el criterio
de manera incorrecta nuestro proceso comparativo inicial peca de
defectuoso y enfrentaremos problemas compuestos.
El criterio vara enormemente segn los objetivos de la auditoria.
Tal vez el ms conocido de todos los criterios de auditoria, en lo
que se refiere a estados financieros, es el que se resume en la

frase Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados, que

aparece en la opinin del contador pblico independiente. Las
desviaciones significativas de estos principios constituiran una
observacin de auditoria desde el punto de vista del auditor
debido a que dichos principios representan lo que debera ser.
Existe, sin embargo, otro aspecto del criterio de auditoria que
debe subrayarse. Cuando durante la auditoria prestamos atencin
a los sistemas financieros y administrativos (para ver si son
adecuados y para identificar reas susceptibles a mejoras) vemos
sumarse una nueva dimensin. No se trata simplemente de la
disconformidad con respecto a un criterio establecido por las
autoridades sino de lo que debiera ser en relacin al sistema de
controles administrativos que permitieron dicha disconformidad.
En este ltimo caso no podemos, por regla general, encontrar la
respuesta en un libro o en una ley. Nuestros conocimientos
profesionales, experiencia, antecedentes y habilidades personales
juegan un rol importante en nuestra opinin con respecto a lo que
debiera ser. Tenemos un amplio margen para escoger no slo el
criterio ms adecuado sino tambin el grado de especificidad y
modo de tratar al sujeto de auditoria en nuestro informe.

Efecto - (la diferencia entre lo que es y lo que debe ser)

Habiendo identificado la diferencia por el mtodo de comparacin,
a continuacin nos preguntamos, Qu significa todo esto?
Hemos establecido una diferencia entre lo que es y lo que debe
ser; pero, Qu importancia tiene? Cul ha sido, o pudo haber
sido el EFECTO de esta diferencia? Si el efecto es significativo,
tendremos que informar. Si la diferencia carece de materialidad o
significado prctico es posible que no tengamos nada que
informar o dar a conocer; siendo recomendable discutirlo con la
administracin y conseguir que sea implementado durante la

ejecucin de la auditoria, en cuyo caso solo se incluir como un

comentario en nuestro informe final.
Mientras que la legitimidad de una observacin de auditoria puede
triunfar o fracasar segn el criterio, la atencin que merece la
observacin depende en gran parte de su materialidad. La
materialidad se juzga por el efecto. La eficiencia, la economa y la
efectividad constituyen medidas tiles para evaluar el efecto y con
frecuencia pueden expresarse en trminos cuantitativos tales
como unidades monetarias, tiempo, unidades de produccin,
nmero de procedimientos o procesos, o transacciones. En casos
donde los efectos pasados no pueden determinarse si pueden
presentarse los efectos futuros potenciales. A veces los efectos
son intangibles; sin embargo, estn cargados de materialidad.

Causa (por qu sucedi)

Si el informe de auditora (que no es un simple informe de errores
sino ms bien un abrir de camino que conduzca a operaciones
satisfactorias en el futuro) ha de ser constructivo, la observacin
de auditoria no podr consistir en slo los tres atributos, hasta
aqu mencionados. Deberemos identificar y explicar las razones
de la diferencia entre lo que es y lo que debiera ser. De modo
contrario,

cmo

puede

iniciarse

una

accin

correctiva

apropiada?. Una observacin de auditoria no encuentra plena

expresin a menos que contenga informacin relativa a la causa
de la discrepancia. Debemos quedar satisfechos y respondernos
la pregunta: Que est ocasionando la existencia de este
problema?
1. Falta de capacitacin, comunicacin o conocimiento de los
requisitos.
2. Negligencia o descuido.
3. Normas inadecuadas, inexistentes, obsoletas o imprcticas.

4. Falta de honestidad.
5. Falta de supervisin adecuada.
6. Falta de delegacin de autoridad.
7. Auditoria en forma deficiente.

III. RECOMENDACIONES DE UNA AUDITORIA

Habiendo identificado la causa, el siguiente paso lgico es considerar el
tipo de accin que deber tener lugar para eliminar o reducir al mnimo la
posibilidad de que se repita la situacin que consideramos negativa.

El auditor anotar todas las recomendaciones que positivamente van a

beneficiar a la empresa. Dichas recomendaciones tambin deben
formularse concisa y claramente, pero debern dar una idea general del
porqu de los cambios y beneficios que se originen una vez aceptados e
implantados.
Nuestra experiencia acusa gran receptividad para las recomendaciones
constructivas de auditoria. Cada vez que faltamos en este sentido,
cometemos un deservicio con respecto a nuestros clientes y hacia nosotros
mismos. Las recomendaciones constructivas dependen de la identificacin
de la causa. Cuando sepamos por qu sucedi algo, estaremos ms
prontos a considerar cmo evitarlo en el futuro. Si ignoramos el por qu
corremos el riesgo de, hablando figurativamente, sugerir aspirina para
aliviar una dispepsia o indigestin. Y lo que es ms serio, el paciente
sospecha que nuestro diagnstico no se bas en un examen exhaustivo y
en consecuencia rechaza la totalidad del informe y pierde por completo la
confianza que nos tena.
En caso de no ser posible recomendar un mtodo especfico o indicar el
mejor mtodo de lograr una accin correctiva, es apropiado formular una
recomendacin o sugerencia ms general para solucionar el problema. Sin
embargo, en todos los casos la relacin existente entre la causa evocada y

la recomendacin de auditoria deber presentarse de manera clara y lgica

con el fin de que ambos atributos sean expresados armoniosamente.
Por lo expuesto, la causa es la razn fundamental por la cual ocurri la
condicin o es el motivo por el que no se cumpli el criterio o norma. La
simple observacin en el informe de que el problema existe porque alguien
no cumpli las normas es insuficiente para hacer convincente al lector. A
travs de la adecuada identificacin de la causa tambin estaremos en
condiciones de plantear recomendaciones con real aplicacin prctica.

IV.ANLISIS DE LOS INFORME DE AUDITORIA

Concluido el Trabajo, el auditor tendr como responsabilidad la confeccin
del Informe de Auditora como un producto final de este trabajo. El informe
contendr el mensaje del Auditor sobre lo que ha hecho y como lo ha
realizado, as como los resultados obtenidos.
El documento emitido por el Auditor como resultado final de su examen y/o
evaluacin,

incluye

informacin

suficiente

sobre

Observaciones,

Conclusiones de hechos significativos, as como Recomendaciones

constructivos para superar las debilidades en cuanto a polticas,
procedimientos, cumplimiento de actividades y otras.
El Informe de Auditora, reviste gran Importancia, porque suministra a la
administracin de la empresa, informacin sustancial sobre su proceso
administrativo, como una forma de contribuir al cumplimiento de sus metas
y objetivos programados.
El

Informe

travs

de

sus

observaciones,

conclusiones

recomendaciones, constituye el mejor medio para que las organizaciones

puedan apreciar la forma como estn operando. En algunas oportunidades

puede ocurrir que, debido a un descuido en su preparacin, se pierde la
oportunidad de hacer conocer a la empresa lo que realmente desea o
necesita conocer para optimizar su administracin, a pesar de que se haya
emitido un voluminoso informe, pero inadvertidamente puede estar falto de
sustentacin y fundamento adecuado; en consecuencia su contenido
puede ser pobre; con esto queremos hacer resaltar el hecho de que, el
Informe debe comunicar informacin til para promover la toma de
decisiones. Lamentablemente esto no se lograr si el informe revela
pobreza de expresin y no se aportan comentarios constructivos.
En la formulacin del informe es importante pensar en quienes van a
recibirlo, para as disearlo en la forma que sea ms fcilmente
comprensible. El diseo y contenido del informe pueden variar de empresa
a empresa, segn el tipo de auditora, su propsito, las fallas encontradas y
las medidas o sugerencias propuestas; no obstante, los puntos principales
que debe contener un informe, para poder calificarlo de completo, son los
siguientes:
1.- Propsito de la auditora
2.- Hechos relevantes a nivel de empresa
3.- Hechos relevantes de cada departamento o seccin
4.- Recomendaciones
5.- Conclusiones
6.- Anexos

V. ACCIONES ESPECFICAS EN EL SEGUIMIENTO DE LA OBSERVACIN

Acciones especficas enfocarse a cierta rea o funcin, definiendo por
escrito, las acciones a seguir en cuanto a:
- Personal
- Actividades
- Papeles de trabajo

- Tiempo - Programas o proceso

- Avances y resultados

CONCLUSION

Podemos concluir que las auditoria es dinmica, las observaciones en una

auditoria, debe aplicarse formalmente a toda empresa, independientemente
de su magnitud y objetivos; aun en empresas pequeas, en donde se llega
a considerar inoperante, su aplicacin debe ser secuencial constatada para
lograr eficiencia.