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UNIVERSIDAD PARA LA COOPERACIN INTERNACIONAL
(UCI)
PLAN DE GESTIN DE PROYECTO PARA LA CREACIN E IMPLEMETACIN DE

UNA ACADEMIA DE DANZA
CAROLINA TREJOS GUTIRREZ
PROYECTO FINAL DE GRADUACIN PRESENTADO COMO REQUISITO

PARCIAL PARA OPTAR POR EL TTULO DE MASTER EN ADMINISTRACIN DE
PROYECTOS.
San Jos, Costa Rica
NOVIEMBRE 2009
UNIVERSIDAD PARA LA COOPERACIN INTERNACIONAL

(UCI)
Este Proyecto Final de Graduacin fue aprobado por la Universidad como

Requisito parcial para optar al grado de Master en Administracin de Proyectos
__________________________
Adriana Ruiz Surez
PROFESOR TUTOR
_________________________
Ing. Sonia Mora Gonzlez, MBA
LECTOR No.1
________________________
Carolina Trejos Gutirrez
SUSTENTANTE
ii
DEDICATORIA
Dedico este proyecto final de graduacin a Dios todo poderoso que me ha dado vida,
sabidura he inteligencia para alcanzar las metas por las cuales tanto he luchado.
A mi madre que sufri y lucho por el estudio de sus hijos, sin ella no hubiera alcanzado
ningn logro.
A mi hermano Jorge que ha sido mi protector y gua todos estos aos.
Y a mi amado esposo David que con su paz y su apoyo ha sido mi fortaleza en momentos
difciles.
iii
RECONOCIMIENTOS
A Adriana Ruiz que me brindo su conocimiento para cumplir este proyecto.
A Sonia Mora que sin conocerme me trato como una alumna y dedic su tiempo para
ayudarme y corregirme.
iv
ndice de contenido
DEDICATORIA ................................................................................................................................................. III
RECONOCIMIENTOS ...................................................................................................................................... IV
NDICE DE CONTENIDO .................................................................................................................................. V
NDICE DE ILUSTRACIONES ........................................................................................................................ VII
NDICE DE CUADROS .................................................................................................................................. VIII
NDICE DE ABREVIACIONES ........................................................................................................................ IX
RESUMEN EJECUTIVO ................................................................................................................................... 1
1. INTRODUCCIN ........................................................................................................................................... 3
1.1 ANTECEDENTES ......................................................................................................................................... 3
1.2 PROBLEMTICA U OPORTUNIDAD ................................................................................................................ 4
1.3 JUSTIFICACIN ........................................................................................................................................... 5
1.4 OBJETIVOS DEL PROYECTO ......................................................................................................................... 7
General ...................................................................................................................................................... 7
Especficos................................................................................................................................................. 7
2. MARCO TERICO ........................................................................................................................................ 8
2.1 MARCO REFERENCIAL:................................................................................................................................ 8
2.1 TEORA DE LA EMPRESA .............................................................................................................................. 9
Plan de Empresa ..................................................................................................................................... 10
2
Identificacin del proyecto .................................................................................................................................. 10

Plan de marketing ................................................................................................................................................ 10
Plan de inversiones y ubicacin ........................................................................................................................... 11
3
Plan econmico financiero .................................................................................................................................. 11
Estructura legal de la empresa............................................................................................................................. 12
Datos de Identificacin de la Empresa ................................................................................................................. 13
Plan de operaciones ............................................................................................................................................ 15
Calendario de ejecucin ....................................................................................................................................... 16
2.2 TEORA DE LA ADMINISTRACIN DE PROYECTOS ......................................................................................... 17

Que es un proyecto? ............................................................................................................................. 17
La administracin de proyectos ............................................................................................................... 18
Las reas de Conocimiento de la Administracin de Proyecto ............................................................... 21
Gestin del Alcance del Proyecto ............................................................................................................ 22
Gestin del Tiempo del Proyecto ............................................................................................................ 23
Gestin de los Costos del Proyecto ........................................................................................................ 24
Gestin de las Adquisiciones del Proyecto ............................................................................................. 25
3. MARCO METODOLGICO ........................................................................................................................ 27
FUENTES DE INFORMACIN............................................................................................................................. 27
Herramientas ........................................................................................................................................... 28
4. DESARROLLO ............................................................................................................................................ 30
4.1 ESTUDIO DE FACTIBILIDAD ........................................................................................................................ 30
Situacin Mercado Actual ........................................................................................................................ 30
Situacin en Heredia ............................................................................................................................................ 30
Anlisis del Consumidor .......................................................................................................................... 31

Futuros Canales de Mercadeo ................................................................................................................ 32
Anlisis del Producto ............................................................................................................................... 32
Factibilidad Econmica ............................................................................................................................ 33
Factibilidad Legal ..................................................................................................................................... 34
Inscripcin de la sociedad annima ..................................................................................................................... 34
Trmites de inscripcin obligatorios ..................................................................................................................... 34

Permiso de funcionamiento del ministerio de salud ............................................................................................. 34
Patente Municipal................................................................................................................................................. 35
Factibilidad Ambiental .............................................................................................................................. 35

4.2 PLAN DE GESTIN DEL ALCANCE .............................................................................................................. 36
4.2.1 Planificacin Del Alcance ............................................................................................................... 36
Generalidades Del Proyecto ................................................................................................................................ 36
Descripcin Del Producto Y Entregables ............................................................................................................. 37
Requisitos Y Caractersticas Del Producto .......................................................................................................... 38
EDT ...................................................................................................................................................................... 40
Acta de Constitucin del Proyecto (Project Charter) ............................................................................................ 41
4.3 PLAN DE GESTIN DEL TIEMPO.................................................................................................................. 44

Definicin De Las Actividades ................................................................................................................. 44
Secuencia De Actividades Diagramas ................................................................................................. 46
Estimacin De Los Recursos................................................................................................................... 46
Estimacin De La Duracin De Las Actividades ..................................................................................... 47
Cronograma ............................................................................................................................................. 49
Control del Cronograma .......................................................................................................................... 50
4.4 PLAN DE GESTIN DE COSTOS ................................................................................................................. 51
Estimacin de costos ............................................................................................................................... 51
Preparacin Del Presupuesto .................................................................................................................. 53
Control De Costos ................................................................................................................................... 54
4.5 PLAN DE GESTIN DE ADQUISICIONES ....................................................................................................... 55
Planificar Compras y Adquisiciones ........................................................................................................ 55
Gestin de Adquisiciones ..................................................................................................................................... 56
Planificar Contratacin ............................................................................................................................. 57

Administracin de la Contratacin ........................................................................................................... 59
Contrato de servicios ........................................................................................................................................... 59
Cierre del Contrato .................................................................................................................................. 60

5. CONCLUSIONES ........................................................................................................................................ 61
6. RECOMENDACIONES ............................................................................................................................... 63
7. BIBLIOGRAFA ........................................................................................................................................... 65
8. ANEXOS ...................................................................................................................................................... 67
8.1 ACTA DE CONSTITUCIN DEL PROYECTO (CHARTER) .............................................................................. 67
8.2 EDT DEL PROYECTO ................................................................................................................................ 71
8.3 CRONOGRAMA DEL PROYECTO ................................................................................................................. 72
8.4 TEORA DE LA DANZA ................................................................................................................................ 74
Danzologa ............................................................................................................................................... 74
Danza Davdica ....................................................................................................................................... 75
Transicin Judeo-Cristiana ...................................................................................................................... 76
Danza en la Iglesia Cristiana Catlica ..................................................................................................... 77
8.5 LA FUTURA ACADEMIA .............................................................................................................................. 78
Misin ................................................................................................................................................................... 78
Visin ................................................................................................................................................................... 78
Valores ................................................................................................................................................................. 78
Servicios .............................................................................................................................................................. 79
8.6 CONTRATO DE SERVICIOS ........................................................................................................................ 80
vi
ndice de ilustraciones
1 FIGURA - CMO INSTALAR UNA EMPRESA MINISTERIO DE ECONOMA INDUSTRIA Y COMERCIO _____________ 14
5
2 FIGURA - PLAN DE OPERACIONES _________________________________________________________ 15
6
3 FIGURA- CALENDARIO __________________________________________________________________ 16
4 FIGURA - GRUPOS DE PROCESOS __________________________________________________________ 19
5 FIGURA- NIVEL DE INTERACCIN ENTRE LOS PROCESOS__________________________________________ 20
10
6 FIGURA REAS DE CONOCIMIENTO DE LA ADMINISTRACIN DE PROYECTOS __________________________ 21
7 FIGURA ESTRUCTURA DE DESGLOSE DE TRABAJO ______________________________________________ 40
8 FIGURA SECUENCIA DE ACTIVIDADES________________________________________________________ 46
9 FIGURA RELACIN ENTRE LOS COSTOS Y EL TRABAJO REALIZADO ___________________________________ 53
10 FIGURA- REAS DE INTERES DE LA DANZOLOGA ______________________________________________ 75
11 FIGURA- EVOLUCIN DE LA DANZA ________________________________________________________ 77
vii
ndice de Cuadros
TABLA 1 MATRIZ DE HERRAMIENTAS PARA EL DESARROLLO DEL PFG ................................................................... 29
TABLA 2 DETECCIN DEL MERCADO META ........................................................................................................... 31
TABLA 3 HORARIO Y COSTO DE LECCIONES BALLET ............................................................................................. 33
TABLA 4 ESTIMACIN DE LOS RECURSOS............................................................................................................. 47
TABLA 5 ESTIMACIN DE LA DURACIN DE LAS ACTIVIDADES................................................................................. 48
TABLA 6 INFORME DE AVANCE............................................................................................................................. 50
TABLA 7 ESTIMACIN DE COSTOS POR RECURSO ................................................................................................. 52
TABLA 8 FLUJO DE CAJA ACADEMIA DE DANZA ...................................................................................................... 54
TABLA 9 DESARROLLO LOCAL DE LOS MATERIALES .............................................................................................. 56
TABLA 10 FORMULARIO DE COTIZACIONES........................................................................................................... 57
TABLA 11 ORDEN DE COMPRA ............................................................................................................................ 58
TABLA 12 VALORES DE LA ACADEMIA .................................................................................................................. 79
viii
ndice de Abreviaciones
EDT
Estructura de Divisin del Trabajo
PFG
Proyecto Final de Graduacin
PMI
Project Management Institute (Instituto de administracin de proyectos)
MEIC
Ministerio de Economa Industria y Comercio
INS
Instituto Nacional de Seguros
CCSS
Caja Costarricense del Seguro Social
CIAD
Creacin e Implementacin de una Academia de Danza
AC
Antes de Cristo
ix
RESUMEN EJECUTIVO
La danza en Costa Rica ha sido una manifestacin del arte escnico que ha cobrado
fuerza a finales del siglo XX y principios del siglo XXI, ha alcanzado una alta aceptacin y
demanda de grupos religiosos en sus festividades, llevando la danza a formar parte de
sus servicios dominicales.
Esta inclinacin de la danza como un lenguaje artstico contemplaba la expresin corporal
del ser humano como parte de sus obras, sin embargo hoy en da ha sufrido cambios en
al mezclar tres partes esenciales del ser humano el alma, cuerpo y espritu en una
expresin que va mas all de una simple coreografa, su esencia radica en vivir, sufrir y
anhelar lo que la danza representa, es crear movimientos sutiles pero llenos de fuerza y
pasin.
A raz de este cambio y la demanda existente de personas que se identifican con la
danza, surge la inquietud de crear e implementar una academia de danza que brinde las
necesidades de aprender y perfeccionarse en esta rea, partiendo de este hecho, se
lleg a la conclusin de usar el PMBok como una gua para la administracin de
proyectos, cuya meta radica en alcanzar el objetivo de la creacin e implementacin de la
academia de danza, dndole un enfoque empresarial cimentado en las habilidades,
herramientas y tcnicas que pueden aumentar las posibilidades de xito en este proyecto.
Para lograr este objetivo se desarrollar un plan de gestin de proyectos siguiendo las
metodologas expresadas en el PMBok aadindole un plan de factibilidad que demuestre
la viabilidad, el mercado meta y los principales clientes que colaborarn en el desarrollo
exitoso de este proyecto.
Uno de los puntos importantes en este documento es la implementacin de una empresa
desde el punto de vista del PMBok, que al igual que un proyecto, la empresa tambin crea
productos entregables nicos. Dado este hecho se elabora el plan de gestin basado en
dos teoras, la teora de administracin de proyectos y la teora de empresas, estas
metodologas cuentan con procesos similares que marcan el horizonte que la nueva
empresa debe seguir, reflejado en el plan de negocio generado.
Quizs en algn momento se puede llegar a pensar en Que necesidad hay para seguir
una teora de empresas?, la respuesta a esa interrogante se basa en la gua del PMBok,
la cual brinda un marco metodolgico a seguir para desarrollar un proyecto, aplicando las
buenas prcticas de la administracin de proyectos, pero que procedimientos se deben
seguir para formalizar un proyecto o determinar si es factible, lo expone los procesos de
pre-iniciacin desarrollados en la teora de empresas, as este plan de gestin tambin los
aplica, reflejando como este proyecto es factible, adems de demostrar la necesidad de
abarcar otras localidades que deseen aprender el arte de la danza.
Todos los requisitos y necesidades para satisfacer las expectativas de los usuarios estn
reflejados en el alcance del proyecto, esta etapa asegura que el proyecto incluya todo lo
previamente establecido, con el fin de darle al cliente la fiabilidad de que el proyecto
avance satisfactoriamente. Si a lo largo de esta etapa surge alguna modificacin en los
requisitos, debe desarrollarse un control de cambios en donde ambas partes estn de
acuerdo con los cambios realizados ya sea en tiempo, costos o alcance del proyecto.
A partir de la identificacin del alcance se desarrollar la gestin del tiempo que

consumir el desarrollo del proyecto de la academia. Hay procesos legales que cuentan
con tiempos determinados que no pueden ser modificados y otros que no cuentan con un
plazo legal establecido, por lo cual en el plan de la gestin se especifican y detallan estas
tareas.
Actualmente no se cuenta con un presupuesto asignado para la creacin e
implementacin de este proyecto pero s se conocen los gastos legales y materiales que
se consumirn, de ah se obtendr el presupuesto estimado para el proyecto.
Como puntos fuertes en este proyecto se desarrolla la metodologa para las compras y
adquisiciones, estipulando las formas de realizar las contrataciones, seleccionar
vendedores y finiquitar los contratos realizados mediante un correcto cierre del contrato.
Al ser una nueva empresa se parte del hecho que al da de hoy no se tiene nada, por lo
tanto el proceso de cotizaciones, bsqueda de local y presupuestar los materiales, es vital
para conservar un margen tolerante entre los costos hallados y la inflacin presente a
travs del tiempo
El negocio es importante para la alta gerencia, pero es an ms importante para los
colaboradores que prestan su servicio a la academia, el manejo errneo o poco tico de
los activos de la organizacin puede causar situaciones incomodas como despido de
personal, cancelacin de servicios e inclusive cierre del local, por estas razones cada
gasto o ingreso debe planificarse y respaldarse mediante facturas o contratos que
demuestren la veracidad del insumo.
Basados en el estudio de factibilidad y el plan de gestin de costos se puede expresar
que la academia es un proyecto nico y sostenible en el cantn de Heredia, cuyo requisito
principal es matricular como mnimo 80 estudiantes inicialmente, por lo tanto, sern
atendidos 12 estudiantes por da, no es necesario una jornada de 8 horas diarias ya que
la mayor poblacin son estudiantes y su tiempo libre son las tardes, para la mayora de
los casos, por estas razones los medios de comunicacin jugarn un papel crtico en la
captacin de personas, sumado a la publicidad otorgada a la academia para alcanzar
reconocimiento ante la poblacin.
1. INTRODUCCIN
1.1 Antecedentes
La danza en el entorno artstico-religioso de Costa Rica ha obtenido un auge impactante
en los ltimos 20 aos, en sus comienzos no tena mucha demanda por parte de
entidades religiosas hasta podra decirse que se consideraba inapropiado para la
celebraciones realizadas por la iglesia.
No obstante grupos de esta ndole se encargaron de incluir en algunas festividades y

manifestaciones religiosas este arte, con lo cual se ha logrado una aceptacin significativa
por parte de numerosas iglesias sin importar la denominacin, hasta el punto de convertir
estas presentaciones como parte importante en la celebracin de festividades y
programas dominicales de las iglesias.
Partiendo de la apertura de la Danza Davdica en Costa Rica, unido al deseo que poseen
los jvenes de superacin, cuyas mentes estn sedientas de nuevos conocimientos y sus
cuerpos llenos de vitalidad, se ha encontrado que la principal carencia o brecha para
aprovechar estas virtudes radica en la falta de instituciones y profesionales debidamente
capacitados y entrenados en esta rea, que logren una mayor captacin de personas
participes de este arte.
La iniciativa de crear una academia de danza surge tras la investigacin, el envolvimiento

e inclusive la enseanza de este arte en varias iglesias en la localidad de Heredia, al
pasar por este proceso de la enseanza, se not una faltante en la infraestructura de las
aulas, que las iglesias ponan a disposicin para impartir las clases, adems de un sin
nmero de limitantes que ocasionan que no se pueda sacar una verdadera utilidad y
beneficio en este arte.
De esta forma y con la oportunidad proporcionada por la Universidad para la Cooperacin

Internacional, se emprende la realizacin de un proyecto final de graduacin, orientado a
desarrollar un plan de gestin de proyecto para la creacin e implementacin de una
academia de danza, con el fin, de alcanzar dos importantes propsitos, el PFG que traer
consigo aprobacin y finalizacin en la maestra en administracin de proyectos, lo cual
logra la validez en los cursos recibidos, el entendimiento de la teora de administracin de
proyectos y tcnicas aprendidas; y como segundo propsito la creacin e implementacin
3
de una academia de danza que cumpla con las expectativas que con el pasar el tiempo se
han logrado detectar en diferentes escenarios.
1.2 Problemtica u Oportunidad

Con el propsito y el deseo de trascender este arte en el mundo, se ha encontrado como
oportunidad la creacin e implementacin de una academia de danza en la provincia de
Heredia, usando como motor de arranque el proyecto final de graduacin, aplicando al
mismo las reas del conocimiento descritas por el PMBok que estn relacionadas con el
tema del PFG y lograr de esta manera una estructura de trabajo que identifique las etapas
que deben de estar presentes para que el proyecto llegue a ser exitoso.
Actualmente la danza se expresa en festividades y presentaciones aisladas donde solo un

pequeo grupo de personas pueden participar de las funciones, la enseanza es
impartida en talleres cuyo local es propiedad de la Iglesia Monte de Dios, ubicada en los
alrededores de Heredia, este local no cuenta con el acondicionamiento apropiado para
impartir clases de esta ndole, muchas veces las aulas espaciosas estn ocupadas por
otras actividades, por lo cual se debe impartir en un aula pequea y estrecha, no cuenta
con espejos que permitan un control en los movimientos individuales, el piso no permite la
flexibilidad al no ser de un material liso y resbaladizo, se necesita acceso a equipo
tecnolgico para poner videos y pistas musicales para ensayar las rutinas, es necesario
contar con horarios ms flexibles que permitan mayor captacin por parte de los
participantes, adems de un lugar donde los instrumentos utilizados sean accesibles y
puedan estar ms organizados.
Tras analizar cada uno de estos puntos se ha llegado a la conclusin que se debe crear e
implementar una academia donde todas estas necesidades sean solventadas y realizar
una apertura de este arte no solo a un grupo exclusivo de personas sino a todo aquel que
desee aprender.
Este PFG se encargar de plantear y solventar problemas tales como:
La factibilidad de realizar un proyecto como este segn la ubicacin y un estudio de
mercado que demuestre la captacin de las personas que estn dispuestas a
entrenarse en un arte como este.
Definir el alcance, asegurndose que se desarrollen nicamente las reas
relacionadas al plan de gestin para la creacin e implementacin de la academia
4
de danza.
El tiempo y el presupuesto que conllevar la creacin de la academia.
Establecer un plan de adquisiciones que proporcionar un listado de los materiales
tales como espejos, barras a los lados del local, equipo tecnolgico, contrataciones
de mano de obra e instrumentos indispensables para ensear estas tcnicas
hebreas.
1.3 Justificacin
Este plan de gestin de proyecto se origina ante la necesidad de desarrollar una
academia de danza que permita instruir, capacitar, desarrollar y promover la danza
hebrea en el sector de Heredia.
Una brecha que debe ser rota es el desconocimiento por parte de las personas con
respecto a este maravilloso arte, lo cual hace que no sea cotizado o poco llamativos en
las actividades culturales o artsticas.
Esta academia dar pie a la apertura de la danza no solo como expresin artstica sino
como una metodologa para realzar el carisma y las habilidades de las personas que
deseen ingresar.
Uno de los principales logros que se conseguir es la necesidad de los rganos

encargados de estas actividades culturales (Ej. La municipalidad o universidades) de
tener siempre presente en sus cronogramas y protocolos, un acto de danza hebrea, que
logre captar la atencin del pblico.
Este reto es grande y para lograrlo deben desaparecer los obstculos actualmente
presentes como lo son: falta de un espacio designado para los ensayos, con su debido
acondicionamiento, de fcil acceso y horarios flexibles, entre otros. Para lograr este reto
se ha decidido desarrollar un plan de gestin de proyecto para la creacin e
implementacin de una academia de danza, el cual contemplar las principales reas de
conocimiento aplicables a este campo que conllevar a una metodologa que impregne
todos los conocimientos, habilidades, herramientas y tcnicas necesarias en la
administracin de proyectos, usando como principal referencia el PMBok.
Una de las razones por las cuales se ha decidido elaborar el plan de gestin de la
academia siguiendo el PMBok como gua para la administracin de proyectos, ha sido la
veracidad, confianza y prestigio que esta gua tiene a nivel mundial, razn que la hace la
mejor gua para administrar un proyecto.
Ubicado en el rea de una academia se puede interpretar el desarrollo como la creacin

de una empresa, cuya elaboracin se basar en los fundamentos proporcionados por el
PMBok (aplicables a un amplio rango de proyectos) y mltiples fases, las cuales contarn
con un inicio y un fin, se formular su respectivo alcance para delimitar y definir las
actividades que deben llevarse acabo para que este plan sea exitoso; el tiempo y el
cronograma tendrn como base el alcance del proyecto el cual se dividir en secciones
mas pequeas o fases que deben ser analizadas, planificadas, implementadas y
controladas, puede notarse que las fases del proyecto se repiten a lo largo del mismo en
cada etapa y actividad, estos puntos son esenciales en la administracin de proyectos ya
que permite controlar el proyecto minuciosamente sin importar la etapa en la que se
encuentre.
1.4 Objetivos del proyecto

General
Analizar y elaborar un plan de gestin de proyecto para la creacin e
implementacin de una academia de danza sustentado con las metodologas de

administracin de proyectos recomendadas por el PMBok.
Especficos
Asegurar la satisfaccin de los beneficiados de la Academia, mediante la accin de
describir y desglosar en un estudio de mercado el entorno que rodear la Academia.
Analizar e interpretar la informacin obtenida por medio de un estudio de
factibilidad para lograr reproducir los factores de amenaza como de oportunidad

incluyendo escenarios financieros, legales, econmicos y sociales que repercutirn en la
puesta en marcha del proyecto.
Facilitar el control del flujo de la informacin y la clara definicin de los lmites
lgicos y los factores que estn fuera del alcance del proyecto mediante el desarrollo de
un plan de gestin del alcance que contempla la magnitud, los requerimientos, los
productos entregables necesarios para cumplir el proyecto.
Exponer la situacin del proyecto en trminos de tiempo, asignando a las
actividades un estimado de duracin que sea proporcional a los recursos destinados,

tomando en cuenta las prioridades y las tareas crticas en la implementacin, esto
mediante un plan de gestin del tiempo.
Cotizar los costos operacionales de la academia por medio de un plan de gestin
de los costos, con el fin destinar el presupuesto requerido al proyecto y su respectiva

administracin.
Establecer metodologas y herramientas que faciliten los procesos de compras y
contrataciones que sern presentadas como plantillas en el plan de gestin de

adquisiciones.
2. MARCO TERICO
2.1 Marco referencial:
Este proyecto nace bajo el deseo de aplicar como un proyecto final de graduacin un
anhelo personal que se ha arraigado a travs del tiempo, por lo cual, se emplea en este
instante como una oportunidad para aplicar a este deseo, los pasos y metodologas de la
administracin de proyectos.
A la edad de 16 aos inicie mis estudios en la Danza Davdica como una disciplina que
combina movimientos corporales con sentimientos cotidianos parte del ser humano, a la
edad de 19 aos asum el rol de instructora de danza, enseando tcnicas de
movimientos hechos al son de la voz o de instrumentos musicales, ms adelante tuve la
oportunidad de ensear la danza en otra iglesia donde actualmente sigo ejerciendo este
talento, perfeccionando los movimientos, combinados con ballet y rutinas que emplean
instrumentos tales como panderos, cintas, mantos y la expresin libre del cuerpo.
A lo largo de estos 9 aos he disfrutado de presentaciones en el Ricardo Saprissa, en la

casa de la cultura ubicada en Heredia y en aperturas de diversas actividades de carcter
religioso.
Gracias a esta trayectoria me he visto movida por el deseo de crear una academia de
danza para lograr instruir a muchos jvenes inclusive adultos, en el desarrollo de sus
talentos corporales.
Este contexto es la base de haber decidido presentar como proyecto final de graduacin,
la creacin e implementacin de la academia de danza, lo cual en un futuro me ayudar a
enfocar cada etapa mediante buenas prcticas que se expresarn a lo largo de este
documento.
Cabe resaltar que este es solo el inicio de aplicar las metodologas del PMBok a la vida
diaria, estas prcticas sern aplicadas a futuros proyecto de sociedades annimas de
servicios en el rea del software y responsabilidad social.
2.1 Teora de la empresa

La empresa es la unidad econmico-social, con fines de lucro, en la que el capital, el
trabajo y la direccin se coordinan para realizar una produccin socialmente til, de
acuerdo con las exigencias del bien comn. Los elementos necesarios para formar una
empresa son: capital, trabajo y recursos materiales1
Partiendo de este hecho, una academia de cualquier ndole puede ser vista como una
empresa, ya que hay que cotizar, administrar y se va a recibir una paga justa por los
servicios realizados, es en este punto donde la teora de empresa comienza a funcionar.
El PMBoK parte del hecho que el proyecto ya esta aprobado por la alta gerencia pero
carece de planificacin, ah es en donde el PMBoK toma su papel de gua para
administrar un proyecto (las mejores practicas) pero, lo que hay antes de eso tambin es
de inters en el presente proyecto.
Un estudio de factibilidad mostrar el antes del PMBok, antes de emprender este camino
se debe tener presente que tipo de actividad y de empresa se tiene en mente formar, hay
muchos tipos de empresas y debe elegirse correctamente la que se va a implementar,
adems de fijar una localizacin que permita elevar sus operaciones o servicios, que
tcnicas son apropiadas para su produccin, detectar la competencia, las leyes y
permisos sanitarios obligatorios que la nueva empresa debe cumplir.
Cada uno de estos componentes definen un buen norte y evitan dar pie a negocios
riesgosos y poco fiables, si se decide continuar con el proceso a pesar de los amenazas
que se detectaron es decisin de la alta gerencia.
Wikipedia
Plan de Empresa2
El Plan de Empresa es una herramienta de administracin que nos ayuda a poner en
marcha o iniciar una nueva empresa, este mtodo es usado por muchos empresarios para
darle un norte adecuado a la nueva organizacin, toda actividad que inicie con una buena
planificacin contar con excelentes resultados.
Entre las principales etapas podemos citar las siguientes:
Identificacin del proyecto2

Esta fase corresponde a los datos que identifican la empresa como lo son: el nombre, el
domicilio, telfono, fax, capital social, nombre de los principales socios (en caso de las
sociedades lo cual es una buena opcin para la academia descrita), actividad, etc.
Se debe conocer a fondo el entorno de la empresa, no se deben tomar negocios y

decisiones si no se sabe el terreno que se esta pisando, solo basado en una idea o un
propsito formulado sin ninguna razn o lgica aparente, estos negocios basados en el
juicio experto sin ningn anlisis tienen una alta probabilidad de fracasar, los negocios
que se identifican correctamente y marcan bien las pautas a seguir se encaminan por una
lnea clara y concreta.
Plan de marketing2
En el plan de mercado se detalla lo que se espera conseguir con el proyecto desarrollado,
se evala a la competencia y se consideran las debilidades, amenazas, oportunidades y
fortalezas del negocio, este estudio se ve reflejado en un anlisis de factibilidad que
determina el entorno en el cual la empresa se va a desarrollar, tomando en cuenta que el
entorno es cambiante e inconstante, se debe evaluar en los mbitos social, econmico,
tecnolgico, institucional y legal.
Se trata de describir cul es el producto o servicio a cuya produccin se va a dedicar la

empresa, el anlisis de la demanda presentada hacia el bien o servicio, y la satisfaccin
que la organizacin esta supliendo en el usuario final son factores crticos del xito, no se
debera de implementar una empresa si no hay una necesidad, como la teora de
2
Tomado de la Gua para la Creacin de empresas, Plan de Empresas.
10
proyectos expresa que todo proyecto nace de una necesidad que se presenta, en el
momento en que muere la necesidad as mismo, el proyecto muere con ella, se deben
identificar los posibles clientes o consumidores y la competencia presente para la nueva
empresa.
Los aspectos como los costos, el tiempo, los recursos a utilizar para su consecucin y el
anlisis detallado de todos los pasos que han de darse para alcanzar los fines propuestos,
no van a formar parte de la teora de empresas, estn bien relacionados pero para el
efecto de este proyecto se va a seguir las metodologas del PMBok y las buenas practicas
que se desarrollan en esta gua.
Plan de inversiones y ubicacin3

Este proceso relacionado con el PMBok corresponde al rea de conocimiento llamada
plan de gestin de los costos, esta etapa se encarga de definir y analizar factores de
ubicacin que pueden afectar positiva o negativamente el presupuesto del proyecto,
adems describe los aspectos ms destacados del inmovilizado como por ejemplo el
material e inmaterial y cuantifica el valor de los mismos; tambin establece la poltica de
amortizaciones de la empresa si se cuenta con una poltica de esta ndole.
Plan econmico financiero3

Tanto el plan de InversionesUbicacin y el plan econmicofinanciero, estn
estrechamente ligados al plan de marketing ya que es una recopilacin de la informacin
financiera del proyecto con el fin de determinar la viabilidad econmica del mismo. Se
trata de analizar, partiendo del estudio realizado en el resto de los planes especficos de
este documento empresarial, si el proyecto rene la rentabilidad, solvencia, y liquidez
necesaria para llevarlo a cabo.
11
Estructura legal de la empresa4

Toda nueva empresa debe cumplir con ciertas normas y requisitos legales definidos por el
pas en donde residan las operaciones para conseguir el amparo ante la ley y ante
organismos que mas adelante puedan beneficiar la implementacin de la organizacin.
Existen ciertos procedimientos que deben tomarse en cuenta antes de implementar una
empresa, estos procesos son de carcter legal y no cuentan con un tiempo lmite para ser
finiquitados, estos trmites dependen de la administracin del pas y de la eficiencia que
las entidades encargadas de recopilar y avalar los documentos que puedan mostrar, a
continuacin se detallan estos procesos.
Eleccin de la Forma Jurdica de la Empresa

Es necesario conocer los distintos tipos de forma jurdica que la ley recoge, sus requisitos,
ventajas e inconvenientes, estos datos los define el Ministerio de Economa Industria y
Comercio, puede ser contactado va telefnica, directamente en las sucursales o por
medio de la pagina Web; ninguna organizacin que inicie sus operaciones sin haber
pasado por este proceso, tiene el derecho legal para funcionar por lo cual esta expuesta a
multas y sanciones por omitir la ley.
Trmites para la Constitucin de la Empresa y/o Puesta en marcha de la empresa

Siguiendo el caso que estamos analizando de la creacin e implementacin de una
academia de danza se ha analizado la posibilidad de crear una sociedad annima que
responda legalmente por las actividades de esta academia, adems con el fin de crear
otros negocios a futuro familiares como por ejemplo una empresa de desarrollo de
software, otra empresa de consultora y hasta inclusive se ha pensado en la
implementacin de un orfanato que pueda cumplir con una parte de la responsabilidad
social que todas las personas deberan de retribuir a su pas; partiendo de este hecho la
opcin de la sociedad annima es la mejor a nivel legal de todas las sociedades
existentes actualmente.
Se debe tener presentes qu trmites sern necesarios realizar para la constitucin de la

sociedad y/o puesta en marcha de esta empresa. Para una mejor comprensin de todos
ellos suele distinguirse entre trmites de constitucin, es decir, aquellos que dan como
4
12
resultado el nacimiento de la empresa como entidad, y trmites de puesta en marcha, que

normalmente son comunes a todas las formas jurdicas. Existen adems trmites
especficos por razn de actividad.
Datos de Identificacin de la Empresa

Cuando se crea una empresa se debe tener claros que datos son importantes y cuales
no, bajo que condiciones operar y que es necesario completar, seguidamente se
presentan los identificadores bsicos que toda empresa debe tener, la especificacin de
ms identificadores depende de que tipo de empresa es y las actividades a las que se
dedique:
Razn social
Forma Jurdica: sociedad annima, responsabilidad limitada, comandita simple o

sociedad en nombre colectivo, Empresario Individual, Cooperativa, Otras
Escritura pblica
Domicilio social
Capital social
Porcentaje desembolsado
Ampliacin prevista
Fecha de ampliacin
Participacin capital extranjero: No, S, Porcentaje, Nacionalidad
Relacin de socios: Nombre y apellidos o razn social
Objeto social
rganos de administracin y gestin
13
El siguiente grafico explica en forma detallada todos los trmites que deben realizarse
para crear una empresa en Costa Rica:
1 Figura - Cmo instalar una empresa Ministerio de Economa Industria y Comercio
14
Plan de operaciones5
El plan de operaciones se basa en el cmo? y con qu?, se va a llevar a cabo el
proyecto, relacionado con el PMBok corresponde a la fase de implementacin, una vez
definidas todas las actividades se debe pasar a esta fase para iniciar la implementacin,
no podemos identificar y definir un producto atractivo e interesante si no sabemos o
estimamos la forma en que ese servicio ser desarrollado, comercializado y entregado al
usuario final.
La figura 2 nos muestra como el plan de operaciones encapsula la fase de

implementacin, se tiene un producto o servicio que tiene que pasar por una etapa de
produccin o desarrollo, lo que conlleva a varios procesos generales y especficos de la
organizacin y finalizados estos procesos la empresa tiene una provisin de acuerdo a la
demanda del producto y comienza la gestin de existencias.
2 Figura - Plan de Operaciones5
15
Calendario de ejecucin6
La creacin y puesta en marcha de la empresa requiere finalmente realizar una serie de
trmites administrativos y ejecutar las acciones de inversin y gastos que permitirn el
ejercicio de la actividad empresarial.
Estos datos debern de ser calendarizados para asegurar un control global del proyecto,
la figura siguiente muestra como el calendario de ejecucin debe ser administrado, esta
etapa esta relacionada con los procesos de control del PMBok.
3 Figura- Calendario
Hay otras etapas en la teora de empresas que son importantes, pero para efectos de este
proyecto no van a ser evaluadas, estas etapas corresponden a las lecciones aprendidas y
las recomendaciones, que funcionan como referencias para proyectos futuros.
Agregando a este proceso la importancia de la retroalimentacin de la organizacin y de

los factores que pueden incidir en la valoracin social del proyecto, tales como: creacin
de empleo, utilizacin de recursos naturales o factores productivos de la zona, tasa de
valor aadido o, en su caso, incremento de productividad, tecnologa, carcter
dinamizador para la zona, zona prioritaria, etc.
16
2.2 Teora de la administracin de proyectos

El Project Management Institute (PMI) est actualmente considerado como la
asociacin profesional para la gestin de proyectos sin fines de lucro ms grande del
mundo, formada por ms 260.000 miembros alrededor de 171 pases. La oficina central
se encuentra en la localidad de Newtown Square, en la periferia de la ciudad de Filadelfia
en Pennsylvania, Estados Unidos. Sus principales objetivos son:
Formular estndares profesionales
Generar conocimiento a travs de la investigacin
Promover la Gestin de Proyectos como profesin a travs de sus programas de

certificacin.
A principios de los aos 1990 el PMI public la primera edicin de la Gua del PMBOK,
el cual se convirti en un pilar bsico para la gestin y direccin de proyectos.
El cuerpo de conocimiento de administracin de proyectos (PMBOK) es un trmino

inclusivo que describe la suma de los conocimientos dentro de la profesin de
administracin de proyectos. El PMBOK entero incluye conocimiento probado y prcticas
tradicionales que se aplican ampliamente, adems del conocimiento e innovaciones de
prcticas avanzadas que han tenido un uso ms limitado.
Su propsito principal es identificar los elementos principales del cuerpo de conocimientos

de la administracin de proyectos que son generalmente reconocidos como buenas
prcticas.
Que es un proyecto?
Un proyecto es un esfuerzo temporal que se lleva a cabo para crear un producto, servicio
o resultado nico7 (PMI, 2004).
Explicando esta definicin el PMBok afirma que todo proyecto tiene dos grandes
caractersticas, temporales y se planean e implementan para conseguir un resultado
completamente nico, nunca antes se ha inventado una solucin para solventar este tipo
de necesidad, a continuacin se detalla esta definicin.
7
PMBok 2004
17
Caractersticas
Temporal: significa que cada proyecto tiene un inicio y un final bien definidos.
Es importante recordar que el final del proyecto se alcanza cuando:
Los objetivos del proyecto han sido alcanzados.
Se hace evidente que los objetivos no se alcanzarn.
Desaparece la necesidad que le dio origen al proyecto y este debe cancelarse.
Producto, servicio, bien o resultado nico: esta definicin implica que con los proyectos
que se estn empezando a realizar, se crea algo que no se ha hecho anteriormente,
exactamente de la misma
manera, con sus variantes, definiciones y caractersticas
propias, y que por eso es nico.
Elaboracin progresiva: La elaboracin progresiva es una caracterstica de los proyectos

que integra los conceptos de temporalidad y de unicidad.
Como el producto de cada proyecto es nico, las caractersticas que lo distinguen deben
ser elaboradas progresivamente, siguiendo una lnea lgica y cronolgica, llevando un
real orden sobre las tareas que deben ser completadas antes de iniciar otras, se debe de
respetar el orden de procedencia entre las fases.
La administracin de proyectos
La administracin de proyectos es la aplicacin de conocimientos, habilidades,
herramientas, un verdadero uso de buenas prcticas y tcnicas a las actividades del
proyecto para cumplir con los requerimientos del proyecto.
Tambin se dice que la administracin de proyectos ocurre cuando se da un nfasis y una

atencin especial para conducir actividades no repetitivas con el propsito de lograr un
conjunto de metas.
18
Un proyecto puede ser dividido en fases, al conjunto de estas fases se les conoce como el
ciclo de vida de un proyecto, no importa cuntas fases se definan en el proyecto, a cada
una de ellas se debe aplicar los 5 grupos de procesos de direccin de proyectos:
Iniciacin: Se refiere a la definicin y autorizacin de una fase o del proyecto

mismo para iniciar operaciones en el tiempo establecido.
Planificacin: sintetiza y define los objetivos generales y especficos, adems de

planificar el curso de accin requerido para cumplir con esos objetivos y el
alcance pretendido.
Ejecucin: Integra a personas y otros recursos para llevar a cabo el plan de

gestin del proyecto para el proyecto.
Seguimiento y Control: Mide y supervisa regularmente el avance, a fin de

identificar las variaciones respecto del plan de gestin del proyecto, de tal forma
que se tomen medidas correctivas cuando sea necesario para cumplir con los
objetivos del proyecto.
Cierre: Formaliza la aceptacin del producto, servicio o resultado, y termina

ordenadamente el proyecto o una fase del mismo.
Cada uno de estos procesos debe interactuar entre s, el siguiente dibujo muestra
esa interaccin y el orden de aparicin de cada uno de ellos.
La figura 4 representa de forma grafica la interaccin entre estos procesos se empieza

en la iniciacin, luego con la planificacin y ejecucin, en estos dos procesos esta
presente el seguimiento y control que asegura el cumpliendo de cada fase de lo
contrato se repiten nuevamente estos procesos y por ultimo el proceso de cierre.
4 Figura - Grupos de procesos
PMBok 2004
19
Estos grupos de procesos estn encadenados por el resultado que producen, son
actividades que se traslapan y pueden ocurrir a varios niveles de intensidad a travs de
cada fase del proyecto, la siguiente figura muestra como se traslapan y sufren variaciones
segn a travs del tiempo.
5 Figura- Nivel de Interaccin entre los procesos
Es evidente como la interaccin de cada proceso es diferente en cada etapa desarrollada,

por ejemplo cuando el grupo de procesos de ejecucin esta presente se ve un incremento
en el seguimiento y control, pero el de planeacin baja, esto se da porque con
anterioridad se han definido los parmetros lgicos y limitantes ha ser desarrollados en la
ejecucin, adems los procesos de seguimiento y control son mas fuertes en esta etapa
para prevenir errores y asegurar el buen termino de la ejecucin y proseguir con el grupo
de los procesos de cierre.
PMBok 2004
20
Las reas de Conocimiento de la Administracin de Proyecto10

Las reas de Conocimiento de la Administracin de Proyecto, describen conocimiento y
prcticas de la administracin de proyectos en trmino de sus componentes de proceso.
Estos procesos han sido organizados en nueve reas de conocimiento 10 descritas en el
cuadro siguiente:
6 Figura reas de conocimiento de la Administracin de Proyectos10

10
PMBok 2004
21
La gua del PMBok es una buena metodologa a seguir para administrar un proyecto, y
como la definicin de proyecto lo dice que es un resultado nico, por lo cual no todos los
proyectos necesitan la aplicacin de las nueve reas, algunas reas pueden no
proporcionar un contexto enriquecedor del proyecto, en el caso de la creacin e
implementacin de una academia de danza las principales reas del conocimiento que
van a ser cruciales en el proyecto son las siguientes:
Gestin del Alcance del Proyecto

La gestin del alcance describe las fases, etapas y procesos necesarios para lograr
cumplir con los requerimientos del cliente, adems incluye todos los aspectos referentes
al entregable y excluye todo aquello que no esta adentro de los parmetros del proyecto y
que pueden ser incluidos si nos se delimitan correctamente las fronteras del proyecto.
Entre los procesos de la administracin del alcance se pueden especificar los siguientes:
Se debe crear un plan de gestin del alcance que refleje cmo se definir,
verificar y controlar el proyecto, as como crear las restricciones y limitantes del
producto.
En el apartado de definicin del alcance se desarrollar un enunciado del alcance

del proyecto detallado como base para decisiones futuras del proyecto.
Luego de definir que se va a realizar se crea una estructura de desglose del

trabaja que sirva de referencia grafica para los lectores y clientes del proyecto, es
importante incluir todas las actividades que se van a desarrollar a lo largo del
ciclo de vida del proyecto y subdividir los principales productos entregables en
componentes ms pequeos y ms fciles de manejar.
Una vez documentado el alcance se pasa a la etapa de verificacin del alcance

cuyo propsito es formalizar la aceptacin de los productos entregables
completados del proyecto.
Y por ultimo el control del alcance permite conservar el monitoreo y seguimiento

de los cambios en el alcance del proyecto.
22
Gestin del Tiempo del Proyecto

Esta rea de conocimiento define los tiempos que requiere cada tarea para que el
proyecto concluya en el tiempo establecido, en esta rea de conocimiento el proceso de
seguimiento y control esta muy marcado ya que si una tarea se atrasa puede repercutir en
todas sus tareas sucesoras y eso podra interferir en el tiempo de finalizacin del
proyecto.
Entre las principales fases de la gestin del tiempo se pueden citar las siguientes:
Primeramente se debe identificar todas las actividades principales y desglosarlas en
tareas ms pequeas para lograr tener una gua entre lo prioritario, secuencial y paralelo.
Una vez definidas las actividades se pasa a la etapa de secuencia de las actividades, en
este paso se asigna la secuencia en cada actividad y sus respectivas dependencias, con
el fin de aclarar cual actividad puede ser hecha paralela y cuales deben terminarse para
poder avanzar a la siguiente fase del proyecto.
Seguidamente se define el cronograma del proyecto, este proceso se conoce como la

estimacin de la duracin de las actividades y esta relacionado con el tiempo que cada
actividad va a consumir sin pasarse del tiempo asignado al proyecto en general, se debe
de tomar en cuenta en este proceso los das festivos, feriados, vacaciones y fines de
semana a los que el recurso humano tiene derecho, uno de los errores comunes es omitir
estos aspectos en la planificacin del tiempo ya que ms adelante el cronograma y el
proyecto se ven seriamente afectados.
Luego de haber estimado las actividades y las duraciones se desarrolla la programacin

del proyecto, este proceso consiste en recopilar la informacin generada para analizarla y
definir la programacin segn los recursos y el tiempo requerido por actividad.
Finalmente se hace un control de la programacin, con el fin de controlar y monitorear

posibles cambios en el ciclo de vida de cada fase desarrollada.
23
Gestin de los Costos del Proyecto

Esta rea del conocimiento es de suma importancia ya que aqu se establecen los
procesos apropiados para que el proyecto consuma el presupuesto previamente
establecido en la estimacin de los costos por actividad y por recurso consumido y/o
utilizado, as como preparar el presupuesto y llevar un control sobre ste.
Entre los principales procesos para una buena planificacin de los costos se encuentran
los siguientes:
La estimacin de costos de las actividades del cronograma es una aproximacin del costo
que consumir cada recurso ya sea material o humano para lograr concluir una
determinada tarea.
Esta estimacin mejora conforme trascurre el ciclo de vida del proyecto, ya que con el
tiempo los precios pueden mejorar o sufrir cierta inflacin, por esta razn es importante
manejar un margen de contingencia en los costos para evitar un desborde en los
estimados realizados.
Luego de elaborar la estimacin de los costos se deben preparar el presupuesto de los

costos, la finalidad de este plan es sumar los costos obtenidos previamente en la
estimacin de las actividades para formular una lnea base, esta lnea nos ayudara a
determinar la variacin entre lo que se estimo contra lo que realmente se esta
consumiendo, es una forma de monitorear el rendimiento en general del proyecto.
Y finalmente se debe llevar un control de costos para detectar los factores que pueden
producir cambios en el presupuesto del proyecto, ayuda a determinar y registrar los
cambios aceptados en la lnea base del costo y evitar sobre giros, cambios errneos o no
aprobados sobre las actividades del proyecto.
24
Gestin de las Adquisiciones del Proyecto

Como uno de los procesos latentes en el desarrollo de este proyecto se presenta la
gestin de adquisiciones, este proceso incluye los procesos apropiados para adquirir
bienes o servicios fuera de la organizacin, tambin es utilizado como gua para
determinar si las operaciones son contratadas o pueden ser realizadas localmente.
Los procesos que compone el plan de gestin de adquisiciones son los siguientes:
La planeacin de las compras y adquisiciones es un proceso que determina si un

producto puede satisfacer mejor la necesidad comprndolo o desarrollndolo dentro de la
organizacin adems se define la forma de hacerlo y cuando debe ser hecho.
En este proceso se considera a los vendedores y a un mayor rango si ese vendedor

pretende ejercer algn tipo de control sobre la contratacin, cabe resaltar que el
cronograma del proyecto debe ser la base fundamental de la planeacin de las compras y
las adquisiciones, con el fin de proporcionar en cada fase del proyecto los materiales y
herramientas necesarias en el tiempo justo.
Una vez realizada la planeacin y determinado que articulo debe comprarse se debe
pasar al proceso de planificar la contratacin, en este punto se desarrolla la
documentacin que respalde la respuesta de los vendedores y verifique la fiabilidad y
honestidad de los vendedores a ser seleccionados.
Luego de enviar la documentacin a cada vendedor se comienza el proceso de seleccin

de vendedores, este proceso depende de los criterios de la organizacin, se pueden
seleccionar por un rango econmico, tiempo de respuesta o facilidad en los pagos
abonados.
Seguidamente se realiza el contrato, este paso es la garanta de que ambas partes se

comprometen a cumplir con sus obligaciones, responsabilidades y derechos legales
pactados con anterioridad, adems se lleva un control de pagos hechos al vendedor, se
maneja un control de cambios al contrato y se determina la finalizacin temprana siempre
y cuando sea por una causa justa.
25
Cuando se completen todos los pasos anteriores se pasa al ltimo proceso que determina
si el proyecto ha sido administrado con xito y si todos sus productos entregables son
aceptables por el cliente, se debe actualizar los registros de resultado del proyecto que
funcionen como gua en un futuro y analizar las lecciones aprendidas en todo el ciclo de
vida del proyecto.
Las reas de conocimiento explicadas con anterioridad son las que van a desarrollarse en
el plan de gestin para la creacin e implementacin de una academia de danza, a
continuacin se va a explicar porque no se abarcan las dems reas de conocimiento.
El rea de conocimiento de la gestin de la integracin del proyecto esta presente a lo

largo de todo el proyecto, aun que no se define explcitamente se encuentra implcita en el
acta de constitucin y en el desarrollo del alcance del proyecto.
La gestin de la calidad no es un proceso opcional, cada proyecto que se emprenda debe

llevar un nivel de calidad, pero al ser una creacin de una empresa, la calidad no puede
ser medida hasta la puesta en marcha, se puede medir la calidad de las instructoras, los
planes de estudio y el material usado, para efectos de este PFG el anlisis termina con la
puesta en marcha, por lo tanto la calidad aun no puede ser medida, este anlisis se
realizar en una futura revisin cuando la academia inicie sus operaciones.
La gestin de los recursos humanos y la gestin de las comunicaciones del proyecto aun
no se pueden entablar ya que no se conoce con quienes se va a trabajar y como se va a
trabajar, adems que el trabajo que se realizar ser en un 95% por el administrador y
patrocinador del proyecto que en este caso es misma persona y por efectos de tiempo
estas reas an no va a ser tratada.
Y por ultimo la gestin de los riesgos es un rea muy importante por desarrollar, se trata
de minimizar, controlar y gestionar la mayor cantidad de riegos que puedan presentarse,
al ser este un proyecto personal los riesgos asociados tienen su peso pero el proyecto se
desarrollar cuando se cuente con los recursos econmicos, humanos y materiales
necesarios, el xito ser un fuerte logro pero el fracaso no repercutir a terceros.
26
3. MARCO METODOLGICO
Siguiendo la teora de administracin de proyectos se debe crear un plan del alcance que
defina las limitantes y restricciones del proyecto, adems de administrar de una forma
clara y precisa el tiempo que se deber invertir en cada fase del proyecto y los costos que
estos implica, una vez definido cada uno de estos puntos se empezar por cotizar los
materiales y equipo tecnolgico necesario para realizar este proyecto.
Fuentes de Informacin
Este PFG se desarrollar utilizando fuentes de informacin primaria ya que nunca se ha
descrito una academia de danza de esta magnitud y utilizando estos estndares, adems
muchos de los datos recopilados se extrajeron de experiencias vividas, aprendizajes y
lecciones impartidas de la autora de este PFG y personas relacionadas con el campo de
estudio.
Las fuentes de informacin secundarias que se han utilizado se refiere a los libros, videos,
documentales y todo el material didctico que ha contribuido a la elaboracin de este
documento, esta sustentado por libros en administracin de proyectos como por ejemplo
el PMBok y otros materiales referentes a la creacin de empresas y teora de la danza.
Al ser este proyecto tan especifico el tipo de investigacin realizada es de carcter mixto
ya que fusiona la investigacin documental, la cual es extrada de los libros y documentos
referentes a la administracin de proyectos de donde se extrae el conocimiento aplicado a
las cuatros reas de conocimiento; el estudio de mercado y de factibilidad prximamente
desarrollados y la investigacin de campo que explica la creacin de una academia de
danza, sus orgenes y justificacin de la misma como proyecto final de graduacin.
El mtodo de investigacin escogido es el mtodo particular y especifico usando como

instrumentos cientficos la observacin por entrevista y la observacin por encuesta ya
que cada uno de ellos integra directamente a los clientes los cuales son esenciales en la
recopilacin de datos, hechos y necesidades que actualmente estn envolviendo al
proyecto, adems de estos instrumentos se deber usar el mtodo estadstico con el fin
de recopilar la informacin obtenida, analizarla y elaborar con la misma un muestreo para
determinar los factores internos y externos que pueden impactar positiva o negativamente
el desarrollo de este proyecto.
27
Herramientas
El estudio de mercado se va a desarrollar detectando la competencia en los alrededores,
costos, tarifas y desarrollar un plan que permita hacerle frente a la demanda en relacin
con los costos.
El estudio de factibilidad debe de contener el impacto que sufrir la academia al entrar a

este nuevo mercado, y verificar si la demanda se satisface con lo proporcionado, en este
apartado se utilizara como herramienta de apoyo la realizacin de encuestas sometiendo
a un grupo de individuos a contestar un serie de preguntas necesarias para conocer las
necesidades prioritarias y secundarias referentes al rea en estudio.
Para identificar los requisitos, tiempos y costos y lograr un equilibro entre estas grandes
magnitudes, se va a desarrollar un charter del proyecto para lograr medir los procesos y
solamente los necesarios para que se logre concretar el proyecto, adems de un
cronograma y un EDT para medir el avance y el rendimiento que se est obteniendo en
cada fase del proyecto.
A continuacin se presenta una tabla con el contenido de las metodologas a utilizar:
Objetivo
Entradas
Herramientas
Salidas
Identificar el mercado
Encuestas.
Documento que
meta y su segmentacin.
Juicio Experto.
exprese el resultado
Medicin de la demanda.
Encuestas hechas
de la investigacin.
Identificacin de la
en HTML para ser
Plantillas de
competencia.
enviadas por
respaldo.
Medicin de la oferta
Internet a las
Documento que
personas
recopile y analice la
interesadas.
informacin
Prediccin futura.
obtenida para
Entrevistas
expresarla como
Especfico
Estudio de
Mercado
informacin til para

el proyecto
28
Legal
Grficos
Conclusin tomada
Estudio de
Econmica-Social
estadsticos
tras procesar la
Factibilidad
Ambiental
Cotizaciones
informacin
recopilada.
Objetivo general y
Plantillas.
Plan del alcance.
especficos.
Diagrama de
Diccionario del
Plan del
Definicin preliminar del
Jerarqua.
EDT.
Alcance
alcance.
Juicio de expertos
EDT
Charter del proyecto
Plan de Gestin
del Tiempo
Lista de actividades.
Project 2007
Plan de gestin del
Recursos.
Cronograma de
tiempo.
EDT.
actividades.
Plan del alcance.
Plan de Gestin
de Costos
EDT.
Project 2007.
Presupuesto base.
Cronograma.
Juicio de expertos.
Costo por actividad.
Plan del alcance.
Plan de gestin de
costos.
Plan de Gestin
de
Adquisiciones
Plan del alcance.
Juicio de expertos.
Documentacin de
EDT.
Propuestas de
contrataciones.
Cronograma.
vendedores.
Plan de
Lista de vendedores.
Plantillas.
adquisiciones
Lista de adquisiciones.
Tabla 1 Matriz de Herramientas para el desarrollo del PFG
29
4. DESARROLLO
4.1 Estudio de Factibilidad

Hoy en da no se puede iniciar un negocio, actividad o proyecto sin antes indagar y
recopilar informacin referente a los antecedentes y movimientos que tenga la actividad
en el mercado, es por esta razn que un plan de gestin para la creacin e
implementacin de una academia de danza debe contar con un estudio de mercado y de
esta forma traer a la realidad la situacin actual a la que se enfrenta la academia.
Mercado: Academias de Artes.
Ubicacin geogrfica: Heredia.
Situacin Mercado Actual
Actualmente en nuestro pas existen muy pocas academias de danza davdica, entre las
pocas que se han inaugurado se destacan Jubileo que es una de las academias con mas
auge y es de donde la mayora de los danzantes adquieren su conocimiento, la segunda
es Magnificar que es una academia de ballet orientada tambin a la danza hebrea y
relacionada con el cristianismo, dichas academias estn localizadas en la provincia de
San Jos, esto abre una gran puerta a la academia de este PFG ya que en Heredia aun
no se ha inaugurado propiamente una academia de esta magnitud.
Situacin en Heredia
Este tipo de arte es desarrollado por lo general en las mismas iglesias de la comunidad y
es impartido por alguna persona que tenga conocimientos o haya aprendido este arte
empricamente, con lo cual una academia profesional abrir el camino para la
capacitacin y perfeccin de estos artistas.
30
Anlisis del Consumidor

Para lograr este anlisis se proporciona una encuesta y una entrevista a las principales
fuentes de informacin presentes en el mercado, lo cual permite detallar sus gustos,
pasiones y necesidades. (Que buscan de una academia, en qu condiciones, tipo de
vestuario, se puede contar con una modista propia de la academia, esta academia
permitir un crecimiento y conocimiento de otras localidades y una respectiva
actualizacin de este arte)
Mercado Meta
Jvenes y adolescentes entre las edades de los 10-25
Ubicacin
Nombres
Barva
Buenas Nuevas.
Prncipe de Paz.
Cristo Centro Barva
Monte de Dios
Visin de Multitudes.
Iglesia del Dios Viviente
3
Menonita Jesucristo es el
Seor
Visin Nehemas
Menonita Capernaum
1
San
Pablo
San
Pedro
Heredia
Centro
Nmero de Personas
iglesias
por Iglesia
5
4
Rey de Reyes.
10
Cristo Centro Heredia.
Shekina.
Maranatha.
Pasin por las Almas.
Trompeta de Sin.
Renacer.
Oasis de Esperanza.
Asambleas de Dios.
Movimiento
Misionero
Mundial.
Tabla 2 Deteccin del mercado meta
31
Total
de
personas
20
60
Totales
89
Futuros Canales de Mercadeo

Internet.
Televisin.
Visitas directas a cada iglesia.
Alianza Evanglica: Al afiliarse a esta entidad la academia lograr mayor validez y
mayor apertura a todas las iglesias afiliadas a este organismo regulador
(actualmente son 547 iglesias afiliadas).
Anlisis del Producto

Oferta
La oferta es lo que convertir a la academia en la ms sobresaliente del sector, entre los
principales servicios se pueden citar los siguientes:
El arte de los panderos y los aros.
Enseanza de cintas, pauelos y bombones.
Uso de Mantos cortos y largos.
Danza interprete bases de ballet.
Danza hebrea en hileras y en crculo.
Danza con Banderas y su significado.
Cada mdulo tendr una parte terica y otra prctica.
A este apartado debe agregarse el tipo de beneficio que se brindar, como generalidad
cada iglesia podr experimentar un nuevo estilo de danza, con personas correctamente
capacitadas y se dispondr de paquetes complementarios segn el nmero de personas
que se matriculen por iglesia.
Beneficio del establecimiento

La ubicacin geogrfica ser el centro de Heredia.
Horarios flexibles.
Espejos en las paredes de las aulas.
Equipo tecnolgico como DVD, televisor, radio grabadoras, etc.
Instrumentos propios de la academia.
32
Factibilidad Econmica
La factibilidad econmica en este campo tiende a variar segn el rea a desarrollar.
Actualmente las personas fsicas y jurdicas buscan cada vez ms alternativas para
conseguir este servicio, entre los costos que fluctan en el mercado se encuentran:
Ventas de DVD de danza hebrea en todas las reas, mantos, cintas, banderas,
panderos y danza intrprete, el costo de estos DVD oscila entre los 7 000.00 y los
$14 - $30 dlares va Internet.
Videos gratis por medio de youtube.com.
Las academias
En este tipo de academias los precios oscilan entre los siguientes datos:
Desde el I trimestre 11.00011
Desde el II trimestre 8.25011
Desde el III trimestre 5.50011
Desde el IV trimestre 2.75011
ESCUELA DE INTRODUCCIN AL BALLET11
Baby Ballet
Querubines
Movimiento Creativo
Introduccin al Ballet
Horario entre
semana: viernes de
3:30 p.m. - 4:15 p.m.
Horario los
sbados: 10:00 10:45 a.m.
Horario entre
semana: jueves de
3:30 p.m. - 4:30 p.m.
Horario los
sbados: 10:45 11:45 a.m.
Horario:
Opcin #1: Lunes y
Mircoles de 4:30
p.m. - 5:30 p.m.
Opcin #2: martes y
jueves de 3:30 p.m. 4:30 p.m.
Costo 2009:
16.500 por mes
Costo 2009:
16.500 por mes
Horario entre
semana: mircoles
de 3:30 p.m. - 4:30
p.m.
Horario los
sbados:
Opcin #1: Sbado
de 8:00 a 9:00 a.m.
Opcin #2: sbado
de 9:00 a 10:00 a.m.
Costo 2009:
16.500 por mes
Tabla 3 Horario y Costo de lecciones Ballet
11
Tomado de la escuela de Ballet Magnificat.
33
Costo 2009:
22.000 por mes
Factibilidad Legal12
Inscripcin de la sociedad annima

Lo primero es asegurarse si la sociedad existe ya o en su defecto se deber crear, de ser
as se deben de seguir los siguientes pasos:
Debe constituirse ante un notario una escritura pblica, mnimo 2 personas la deben de
comparecer y en la escritura se pide la cdula jurdica, seguidamente se debe publicar el
edicto en el Diario Oficial la Gaceta.
Luego pagar los timbres o derechos en el Banco de Costa Rica, este proceso tiene una
duracin aproximada de 15 30 das pero no hay un lmite legal para la aprobacin de
estos trmites.
Trmites de inscripcin obligatorios

Toda empresa debe seguir ciertos lineamientos legales para poder operar y se refieren a
la responsabilidad que cada empresa tiene con la Caja Costarricense de Seguro Social y
con el Instituto Nacional de Seguros.
Inscripciones a instituciones:
1. Direccin General de Tributacin del Ministerio de Hacienda: Contribuyente
tributario.
2. Instituto Nacional de Seguros (INS): Pliza de riesgos de Trabajo y seguros de
vida.
3. Inscripcin como patrono en la CCSS: Validar las cotizaciones de cada
empleado al seguro social.
Permiso de funcionamiento del ministerio de salud

1. Verificar el grupo al que pertenece la actividad de la empresa.
2. Si la empresa requiere tramitar el permiso, debe cumplir con los requisitos y llenar
los formularios correspondientes, en este caso la academia se encuentra en el
Grupo B de actividades teatrales y musicales y otras actividades artsticas.
12
Tomado del Ministerio de Economa Industrial y Comercio
34
Patente Municipal
Toda empresa lucrativa debe obtener o tramitar una patente o licencia para poder operar
mientras tanto la empresa esta en vigencia, los requisitos varan segn la municipalidad,
en este caso la municipalidad de Heredia pide llenar una serie de formularios que se
adjuntaran como anexos a este documento.
Factibilidad Ambiental
La academia no afectara al ambiente en ninguna forma, se tiene por entendido que cada
actividad no provocara un impacto ambiental, esto es un buen uso de los recursos
naturales tales como el agua potable, contaminacin de suelos y administracin de aguas
negras.
35
4.2 Plan de Gestin del Alcance
4.2.1 Planificacin Del Alcance

Este apartado ser el pilar del proyecto, en este momento se definirn y aclararn los
aspectos necesarios para la creacin de la academia de danza, esta ser la gua que
debe seguirse con el fin de que el proyecto se implemente bajo las buenas prcticas de la
administracin de proyectos.
Generalidades Del Proyecto

Esta academia de danza nace con la expectativa de llevar la danza hebrea al cantn de
Heredia, con el fin de dar a conocer este arte en toda su expresin y as mismo ser una
empresa que capacite, colabore y cree una mentalidad de auto superacin, auto control y
autocrtica en cada estudiante que ingrese.
Al ser un arte poco conocido se planea desarrollar una serie de alianzas con
organizaciones que podran estar interesados en patrocinar o apoyar este tipo de
actividades como por ejemplo la alianza evanglica que es un rgano que representa la
iglesia evanglica costarricense ante el Estado, instituciones televisivas como el canal
enlace el cual tiene espacios televisivos para esta rea y todas las iglesias inscritas a la
alianza evanglica que actualmente alberga unas 500 iglesias pero para efectos de este
proyecto solo se van a contar las que se sitan en el cantn de Heredia.
Objetivo general
Promover el arte de la danza hebrea en el cantn de Heredia y proporcionar tcnicas y
metodologas que desarrollen en las personas la habilidad de bailar.
Objetivos especficos
Capacitar a todas las personar que deseen aprender este arte, sin importar la edad, clase
social y las barreras culturales.
Brindar un espacio cmodo y amplio propicio para el aprendizaje.
Suministrar las herramientas necesarias en este arte.
Posicionar la academia como la ms prestigiosa en la enseanza de la danza Hebrea.
36
Descripcin Del Producto Y Entregables

Crear un plan de gestin de proyecto para la creacin e implementacin de una academia
de danza, siguiendo las metodologas del PMBok.
Partiendo del hecho que la etapa de inicializacin del proyecto ha sido comenzada y
aprobada como un resultado del estudio de mercado y de factibilidad previamente
elaborado, se establecen las siguientes.
Requisitos del Proyecto

Trmites de la sociedad annima
Direccin General de Tributacin del Ministerio de Hacienda
Instituto Nacional de Seguros (INS)
Inscripcin como patrono en la CCSS
Patente municipal
Afiliacin a la alianza evanglica13
Se debe crear las alianzas correspondientes con iglesias y rganos que las regulan para
crear confianza y veracidad en el cliente.
Requisitos
1. Llenar hoja de requisitos de membresa.
2. Carta de solicitud de ingreso firmada por el representante legal o su apoderado,
dirigida a la Junta directiva de la Alianza.
3. Fotocopia de la cedula jurdica certificada.
4. Fotocopia legible del acta de constitucin actualizada de la Asociacin.
5. Copia de Estatutos Vigentes.
6. Fotocopia de la cdula del Representante Legal
7. Presentar la Personera al da
8. Carta de recomendacin, de por lo menos dos Asociaciones Afiliadas a la Alianza,
firmada por el presidente.
9. Presentar acuerdo de la Asamblea General de Asociados del solicitante, en donde
conste la aceptacin plena a los presentes estatutos de la Alianza.
10. Copia de declaracin de fe de la Asociacin.
13
Tomado le los estatutos de la Alianza Evanglica
37
11. Hacer publica su solicitud de afiliacin en el peridico Alianza 8.000.

12. Entregar los documentos antes del 30 de septiembre del ao en curso.
13. Los delegados de la Asoc. debern estar presentes en la Asamblea Anual, para
ser aceptados, de lo contrario su solicitud ser desistida.
14. Al ser otorgada su membresa, debern hacerse presentes a todas las asambleas
ordinarias y extraordinarias a que se les convoque.
15. Las afiliaciones sern aceptadas en Asamblea General en el mes de octubre.
16. Cancelar puntualmente las cuotas de afiliacin.
17. Ver estatutos en la pgina www.alianzaevangelica.org
Requisitos Y Caractersticas Del Producto

Ubicacin del local
Heredia Centro
Caractersticas del local
Debe ser amplio, espejos en las paredes, barras de ballet, aulas con piso liso y
resbaladizo.
Horarios Flexibles.
Equipo tecnolgico disponible.
Personal capacitado
En cada rea debe de haber un profesional capacitado que imparta las tcnicas y
metodologas para este arte.
Publicidad del negocio

Crear un nombre que sea acorde a la actividad por realizar y que se muestre
llamativo para los
futuros clientes.
Contratar una empresa asesora de publicidad.
Extender las fronteras

Llevar la danza a lugares y actividades donde nunca se ha participado o no se hace
con regularidad por ejemplo festivales municipales y culturales, presentaciones en
actos especiales como graduaciones, conciertos y cruzadas evangelsticas.
38
Supuestos del Proyecto
Aprobacin servicios municipales y legales.
Ingreso como miembro a la alianza evanglica.
Restricciones del Proyecto
Presupuesto limitado, se deben crear adems actividades de recoleccin de

fondos.
Solamente contemplar la zona de Heredia.
No se proporcionar el logotipo de la academia ni la publicidad.
Riesgos del Proyecto
Falta de tiempo para analizar los clientes o usuarios finales profundamente.
Poca aceptacin de la academia por parte de las iglesias en Heredia.
Faltante de personal capacitado en la zona de Heredia.
No encontrar un local en una zona atractiva en Heredia.
39
EDT
La definicin de la Estructura Detallada de Trabajo se llevo a cabo mediante juicio de expertos, lo cual puede representar las actividades
bsicas para la creacin e implementacin de la academia de danza.
Plan De Gestin De
Proyecto CIAD
Tramites Legales
Tramites Alianza
Evanglica
Implementacin de la
academia
Publicidad
Inscripcin de la
sociedad annima
Llenar hoja de
membresa
Bsqueda de local y
cotizacin
Contacto medios
comunicacin
Trmites I.O
Enviar carta
solicitando ingreso
Cotizaciones de
materiales
Radio
Inscripcin
Tributacin
Cartas de
recomendacin
Financiamiento
Peridico
Inscripcin INS
Llenar formulario
Actividades
Recoleccin
Inscripcin
CCSS
Depositar cuota de
afiliacin
Financiamiento
bancario
Matriculas
Televisin
Contacto con iglesias

aledaas
Permiso de
Ministerio de Salud
Contrato de
adquisiciones
Contactar citas
con pastores
Patente Municipal
Acondicionamiento
Visitar iglesias
Seleccin de
personal
Reparticin folletos
volantes
Calendarizacin de
clases
7 Figura Estructura de desglose de trabajo
40
Puesta en marcha
Inicio de lecciones
Acta de Constitucin del Proyecto (Project Charter)

INFORMACIN PRINCIPAL Y AUTORIZACIN DEL PROYECTO
Fecha:
23/08/09
Nombre de Proyecto:
Plan de Gestin de proyecto para la creacin e
implementacin de una Academia de Danza.
reas de conocimiento:
Gestin del alcance del proyecto,
gestin del tiempo, gestin de los
costos y gestin de las
adquisiciones
rea de aplicacin:
Sector: Educacin y Desarrolla personal
Actividad: Impartir clases de danza a los
jvenes de la comunidad
Fecha de inicio del proyecto:
Fecha tentativa de finalizacin del
15/05/09
proyecto: 17/09/09
Objetivos del proyecto:
Objetivo general:
Promover el arte de la danza hebrea en el cantn de Heredia y proporcionar
tcnicas y metodologas que desarrollen en las personas la habilidad de bailar.
Objetivos especficos:
Capacitar a todas las personar que deseen aprender este arte, sin importar la
edad, clase social y las barreras culturales.
Brindar un espacio cmodo y amplio propicio para el aprendizaje.
Suministrar las herramientas necesarias en este arte.
Posicionar la academia como #1 en la enseanza de la danza Hebrea.
apropiados para efectuar compras y contrataciones.

Descripcin del producto y entregables:
Crear un plan de gestin de proyecto para la creacin e implementacin de una
academia de danza, siguiendo las metodologas del PMBok.
Para la puesta en marcha de esta academia se necesita cumplir con varios
requisitos legales que validen y autoricen a la academia como un ente legal y
aprobado para el ejercicio, entre ellos tenemos lo siguiente:
41
Necesidad del proyecto:
Este proyecto nace bajo el deseo de aplicar como un proyecto final de

graduacin un anhelo personal que se ha arraigado a travs del tiempo por lo
cual se emplea este instante como una oportunidad para aplicar a este deseo
los pasos y metodologas de la administracin de proyectos.
Actualmente se imparten talleres de danza en una iglesia en los alrededores de
Heredia, estos talleres han colaborado a que muchos jvenes inviertan su
tiempo en actividades de provecho, apartndolos de las mentes ociosas, la
pereza y la falta de seguridad en s mismos.
Como una necesidad se ha encontrado la falta de espacio, un lugar totalmente
acondicionado para ensayar con equipo tecnolgico, espejos para perfeccionar
los pasos y horarios ms flexibles, a causa de estos requisitos es necesario
implementar una academia donde se puedan impartir estas especialidades a
ms jvenes de la comunidad.
Justificacin de impacto:
Este proyecto se origina ante la necesidad vista en los jvenes por aprender y
desarrollar su talento, promocionando un equilibrio entre cuerpo, mente y
espritu.
Actualmente la juventud camina sin un propsito, no tienen metas fijas y el
medio en el que se desenvuelven los absorbe y lo dirige hacia una vida sin
sentido.
Como lo expresa esta frase clebre Mente sana en cuerpo sano Platn (428
A.C.), mientras se logre cultivar una mentalidad de superacin y realizacin
personal, unido a los talentos y destrezas de los jvenes, se conseguir
desarrollar el potencial humano y alcanzara niveles ms altos socioeconmicos y personales.
Teniendo presentes estos factores se ha decidido desarrollar un plan de
gestin para la creacin e implementacin de una academia de danza, el cual
contemplar las principales reas de conocimiento aplicables a este campo que
conllevar a una metodologa que impregne todos los conocimientos,
habilidades, herramientas y tcnicas necesarias en la administracin de
proyectos.
42
Restricciones / limitantes / factores crticos de xito:

Presupuesto limitado, se deben crear adems actividades de recoleccin
de fondos.
Solamente contemplara la zona de Heredia.
No se proporcionar el logotipo de la academia ni la publicidad.
Identificacin de grupos de inters (Stakeholders):
-
Estudiantes que actualmente estn recibiendo el servicio
Personas que deseen aprender este arte
Colaboracin Iglesia Monte de Dios
Departamento proyeccin juvenil

Clientes directos:
- Grupo de danza de la Iglesia Monte de Dios
Presentado por:
Firma:
Aprobado por:
Firma:
43
4.3 Plan de Gestin del tiempo

Definicin De Las Actividades
Inscripcin de la sociedad annima:
Debe constituirse ante un notario una escritura pblica, mnimo 2 personas la deben de
comparecer y en la escritura se pide la cedula jurdica.
Se debe publicar el edicto en el Diario Oficial la Gaceta.
Luego pagar los timbres o derechos en el Banco de Costa Rica.
Trmites de inscripcin obligatorios

Toda empresa debe seguir ciertos lineamientos legales para poder operar y se refieren a
la responsabilidad que cada empresa tiene con la Caja Costarricense de Seguro Social y
con el Instituto Nacional de Seguros.
Direccin General de Tributacin del Ministerio de Hacienda: Contribuyente
tributario.
Instituto Nacional de Seguros (INS): Pliza de riesgos de Trabajo y seguro del
local.
Inscripcin como patrono en la CCSS: Validar las cotizaciones de cada
empleado al seguro social

Verificar el grupo al que pertenece la actividad de la empresa.
Si la empresa requiere tramitar el permiso, debe cumplir con los requisitos y llenar
los formularios correspondientes, en este caso la academia se encuentra en el
Grupo B de Actividades teatrales y musicales y otras actividades artsticas 14
Patente municipal
Toda empresa lucrativa debe obtener o tramitar una patente o licencia para poder operar
mientras tanto la empresa esta en vigencia; los requisitos varan segn la municipalidad,
en este caso la municipalidad de Heredia pide llenar una serie de formularios para validar
este proceso.
14
Tomado del Ministerio de Economa Industrial y Comercio
44
Trmites Alianza Evanglica:

Este rgano es el encargado de regular las entidades de tipo religioso protestante, en
total son 17 requisitos que se deben cumplir para ser avalado por este ente, la estrategia
ser lograr la afiliacin a este rgano para obtener veracidad y confianza ante las iglesias
heredianas afiliadas y adems contar con un respaldo en el mbito religioso artstico.
Implementacin de la academia:
Como sub.-actividades se pueden citar las siguientes
Bsqueda de local y cotizacin: Debe contar con todos los requisitos previamente
establecidos y bajo el presupuesto asignado.
Cotizaciones de materiales: Cada instrumento tiene su valor, la cotizacin dar un
panorama de cmo comprarlo, adonde comprarlos y por que va realizarlo (por pedido,
va Internet, directamente al establecimiento)
Financiamiento: Se realizarn actividades recaudadoras de fondos y si es necesario se
solicitara un prstamo bancario.
Contrato de adquisiciones
Acondicionamiento: contratar una empresa que asesore y acondicione el loca para
aseguramiento de los estudiantes y colaboradores, adems de realizar las
modificaciones para que la academia pueda operar.
Seleccin de personal: mediante mtodos de seleccin de personal como las
herramientas DISC y pruebas psicolgicas y tcnicas.
Calendarizacin de clases: a conveniencia de los estudiantes.
Publicidad
Contacto con medios de comunicacin: En este mbito muchas personas de diferentes
lugares pueden tener inters, la estrategia es usar los medios de comunicacin como la
radio, televisin, peridico e inclusive Internet para promocionar la academia.
Contacto con iglesias aledaas: Ir a cada iglesia aledaa con el fin de ofrecer paquetes y
promociones por la cantidad de alumnos que enven.
Reparticin de folletos y volantes: en los sitios ms concurridos de inters artsticos.
Puesta en marcha
Matriculas
Inicio de lecciones
45
Secuencia De Actividades Diagramas

A continuacin se presentara la secuencia de las actividades, para este ejemplo se van a
diagramar solo las actividades principales:
8 Figura Secuencia de actividades
Estimacin De Los Recursos

El siguiente Cuadro ilustra los recursos asignados a cada actividad que se debe de realizar.
PLAN DE GESTION DE PROYECTO PARA LA CIAD
Actividad
Recurso
Trmites Legales
Representante Sociedad annima
Trmites Obligatorios
Notario Publico
Inscripcin administracin tributaria
Presidente de la academia
Inscripcin en el INS
Inscripcin como patrono CCSS
Permiso Funcionamiento Ministerio De Salud
Tramite Patente Municipal
Trmites Alianza evanglica
Llenar hoja de membresa
Enviar carta solicitando ingreso
Cartas de recomendacin
3 afiliados conocidos de la Alianza
Llenar formulario
Depositar cuota de afiliacin
Departamento financiero
Implementacin De La Academia
Bsqueda de local y cotizacin
Secretario General
Cotizaciones de materiales
Secretario General
Financiamiento
Actividades de recoleccin de fondos
Representante de logstica
Financiamiento bancario
46
Secretario General
Acondicionamiento
Outsourcing
Seleccin de personal
Presidente de la Academia
Calendarizacin de clases
Instructoras seleccionadas
Publicidad
Contacto con medios de comunicacin
Radio
Peridico
Televisin
Contacto con iglesias aledaas
Contactar citas con pastores
Visitar iglesias
Reparticin de afiches y volantes
Sub-contratado
Puesta En Marcha
Matriculas
Secretario General
Inicio de lecciones
Profesores
Tabla 4 Estimacin de los recursos
Estimacin De La Duracin De Las Actividades

PLAN DE GESTION DE PROYECTO PARA LA CIAD
Actividad
Duracin
Trmites Legales
30 das
Inscripcin administracin tributaria
10 das
7 das
Inscripcin como patrono CCSS
15 das
Permiso Funcionamiento Ministerio De Salud
15 das
Tramite Patente Municipal
15 das
Llenar hoja de membresa
2 das
Enviar carta solicitando ingreso
2 das
Cartas de recomendacin
7 das
47
Llenar formulario
2 das
Depositar cuota de afiliacin
2 das
Bsqueda de local y cotizacin
30 das
Cotizaciones de materiales
15 das
Financiamiento
Actividades de recoleccin de fondos
31 das
Financiamiento bancario
30 das
3 das
Acondicionamiento
15 das
Seleccin de personal
31 das
Calendarizacin de clases
7 das
Publicidad
Contacto con medios de comunicacin

Radio
7 das
Peridico
7 das
Televisin
7 das
Contacto con iglesias aledaas

Contactar citas con pastores
7 das
Visitar iglesias
31 das
Reparticin de folletos y volantes
15 das
Puesta En Marcha
Matriculas
7 das
Inicio de lecciones
1 da
Tabla 5 Estimacin de la duracin de las actividades
48
Cronograma
49
Control del Cronograma

En todo proyecto es necesario llevar un correcto control del cronograma, esto
incluye todos los cambios que deben hacerse o requieren de una aprobacin
para el adelanto o atraso de actividades, en todo proyecto se van a suscitar
cambios ya sea porque una tarea no es requerido hacerla o se han aprobado
cambios en el plan del alcance.
En el caso de la academia este control se va a llevar a cabo por medio de

informes de avance, as se podr comparar el rendimiento del proyecto y si es
necesario la asignacin de ms recursos a actividades crticas del cronograma.
En la siguiente tabla se muestra un ejemplo del informe de avance:
Responsable:
Tarea
Fecha:
Tiempo
Tiempo
Planeado
Real
Problemas Detectados
Estado %
Acciones Tomadas
Tabla 6 Informe de avance
Otra herramienta que se usar es una aplicacin Web de control de proyecto

por ejemplo JIRA, que consiste en asignar, priorizar, revisar, fijar fechas limites,
recursos necesarios y controlar cada tarea del proyecto inclusive cambiar
peticiones; todo el equipo del proyecto tiene acceso a todas las tareas, y de
este modo mantener monitoreada cada fase del proyecto, adems si surge un
cambio este software deja documentado el autor del cambio, funciona como un
control de versiones sin embargo no es tan detallado.
50
4.4 Plan de Gestin de Costos

Estimacin de costos
La estimacin de costos se va a detallar en el costo por los recursos fijos o
permanentes y los recursos aleatorios o temporales, los permanentes van a ser
todo aquello que represente un costo mensual, ya sea de operaciones o
municipales, y los costos temporales variables son aquellas tares que se
necesiten realizar en un lapso de tiempo determinado y requieren recursos
temporales para su realizacin.
A continuacin se muestra una tabla que especifica con detalle los gastos en
los cuales se incurrir con la realizacin de cada actividad, adems se tomarn
encuesta solamente las tareas que tengan algn impacto en la economa del
proyecto.
PLAN DE GESTIN DE PROYECTO PARA LA CIAD

Actividad
Recursos
Gasto fijo
Gasto
temporal
Trmites Legales
Representante
Sociedad Annima
$30
Notario Pblico
$140
Inscripcin
administracin tributaria
Presidente de la
academia
$20
Presidente de la
academia
$20
Inscripcin como
patrono CCSS
Presidente de la
academia
$20
Permiso Funcionamiento
Ministerio De Salud
Presidente de la
academia
$20
Trmite Patente Municipal
Presidente de la
academia
$20
Departamento
financiero
$15
Inscripcin de la sociedad
annima
Depositar cuota de
afiliacin
51
Bsqueda de local y
cotizacin
Secretario General
Cotizaciones de
materiales
Secretario General
$200-$400
$440
Cintas 10
Panderos 10
Mantos Grandes 5
Mantos Pequeos 10
Banderas 10
Aros 10
15
Decoracin
Servicios Pblicos
Tesorero
$50
Publicidad
Contacto con medios de

comunicacin
Radio
Peridico
Televisin
Representante de
logstica
Reparticin de folletos y
volantes
Sub-contratado
$10016
$50
Salarios17
Instructora de bailes
populares
Presidente de la
Academia
7,15418
Salario Secretaria
Presidente de la
Academia
218,037
Salario de equipo de staff
Presidente de la
Academia
192,385
$1263
Totales
Tabla 7 Estimacin de costos por recurso
15
El detalle de los precios se presenta en el la tabla de adquisiciones del proyecto
16
Precios variables segn el momento que se realice la cotizacin
17
Salarios tomados del Ministerio de Trabajo
18
Salario por hora varia segn las horas trabajadas semanales
52
$770
Preparacin Del Presupuesto

Actualmente no se cuenta con un presupuesto asignado al proyecto, la
gerencia requiere revisar la estimacin de los costos para determinar el
presupuesto y las formas en que se debe recolectar ese presupuesto, como por
ejemplo actividades de recoleccin de fondos, pedir el patrocinio de varias
iglesias o inclusive solicitar un prstamo para lograr poner en marcha la
academia.
La figura muestra la relacin entre los costos de las tareas, el trabajo realizado
y los meses transcurridos para completar esas tareas, se pueden notar varios
picos en el grfico, esos picos representan tareas que no tienen alguna relacin
con los costos pero si demandan gran cantidad de trabajo.
GESTION DEL TIEMPO.mpp

200,00h
180.000,00
180,00h
160.000,00
160,00h
140.000,00
140,00h
120.000,00
120,00h
Cost
Work
100.000,00
100,00h
80.000,00
80,00h
Total Work
Total Cost
60.000,00
60,00h
40.000,00
40,00h
20.000,00
20,00h
0,00
01
/0
8/
20
09
01
/0
9/
20
09
01
/1
0/
20
09
01
/1
1/
20
09
01
/1
2/
20
09
01
/0
1/
20
10
01
/0
2/
20
10
01
/0
3/
20
10
01
/0
4/
20
10
01
/0
5/
20
10
01
/0
6/
20
10
01
/0
7/
20
10
01
/0
8/
20
10
01
/0
9/
20
10
01
/1
0/
20
10
01
/1
1/
20
10
0,00h
Months
9 Figura Relacin entre los costos y el trabajo realizado
53
Control De Costos
En esta etapa se va a evaluar los cambios que la lnea base puede sufrir a lo
largo del ciclo de vida del proyecto.
Este control se llevar a cabo por medio del anlisis de medicin del
rendimiento, el cual permite evaluar la magnitud o el peso que un cambio
producir en el proyecto, esta medicin se desarrollara por medio de un flujo
de caja que funcione como referencia en la evaluacin de la liquidez de la
academia y refleje el valor presente del servicio que brindar la academia
contra el valor futuro de las operaciones, incluyendo tasas de inters y
depreciacin del equipo.
La siguiente tabla es una plantilla del flujo de caja que deber ser realizado
cuando la academia sea puesta en marcha:
FLUJO DE CAJA ACADEMIA DE DANZA

INGRESOS
Ventas de Contado %
Ventas a Crdito %
Recuperacin del Crdito %
Ao 1
INGRESO EN EFECTIVO
Costos Fijos
Costos Variables
Pago de Intereses
Utilidad Bruta
Depreciacin Edificio
Depreciacin Mobiliario
Impuesto de Renta 30% anual
EGRESOS DE EFECTIVO
Flujo Operativo
Depreciacin Edificio
Depreciacin Mobiliario
Amortizacin Prstamo
FLUJO NETO DE FONDOS

Faltante o Sobrante de Efectivo
Saldo Inicial Capital de Trabajo
Saldo de Caja Disponible
Saldo Mnimo Requerido
FALTANTE O SOBRANTE DE EFECTIVO

Tabla 8 Flujo de caja academia de danza
54
Ao 2
Ao 3
Ao 4
Ao N
4.5 Plan de Gestin de Adquisiciones

Planificar Compras y Adquisiciones
En este apartado se van a definir los procesos para comprar o adquirir bienes o
servicios necesarios para la puesta en marcha de esta academia, de este modo
concretar la forma en que se realizarn estos procesos con el fin de no permitir
que un vendedor quiera tomar control en la contratacin o incurrir en negocios
mal plateados que sern perjudiciales para la organizacin.
Existen materiales que se usarn que pueden ser comprados por medio de
Internet, localmente o hacerlos ya sea por medio de la presidenta de la
academia la cual ha confeccionado este tipo de materiales.
En el caso de las cintas, aros, mantos, banderas pueden ser hechas por la
presidenta de la academia que sera ms factible desde el punto de vista de
costos, pero el tiempo de entrega es superior el cual depender de la
disponibilidad de la presidenta, este dato se presenta en la siguiente tabla:
Material
Precio
Diez Cintas
Diez barritas de aluminio 60cmts alto
2500
Tela 1.5 m doble ancho
4000
10 ganchos
1000
TOTAL
7500
Diez Aros
Aro en madera
3000 (c/u 300)
Forro 15 m de cinta
6000
Cinta decorativa
6000
TOTAL
15000
10 Banderas
Diez barritas de aluminio 85cmts alto
3500
Tela 2m doble ancho
5000
TOTAL
8500
55
Mantos Grandes
Tela 10mt doble ancho
15000
Mantos Pequeos
Tela 2mt doble ancho
5000
Totales Generales
51000
Tabla 9 Desarrollo local de los materiales
Gestin de Adquisiciones
Otra opcin que se dispone es realizar la compra, este acto se realiza si hay un
faltante de equipo necesario para ser trabajado localmente, falta tiempo (afecta
el cronograma) o no se cuenta con el espacio apropiado.
Los medios que pueden ser usados para este fin son la Internet que es un
medio de gran diversidad pero cuenta con ciertos inconvenientes como lo son
el impuesto de venta, el cargo por la compra y los impuestos de aduanas; la
otra opcin es realizar compras locales, este mercado no es muy competitivo
son muy pocos los negocios que venden estos materiales.
Independientemente del medio que se utilice para realizar las compras se

deben seguir los siguientes pasos para evitar malas adquisiciones:
Solicitud de compra
Para realizar una solicitud de compra se debe enviar una carta a la presidenta
de la academia justificando la nueva adquisicin y debe contar con la siguiente
informacin:
Nombre de la academia
Nombre del documento
Compra local o importacin
Fecha
Dependencia o servicio de apoyo quien solicita

56
Lugar de entrega
Costo unitario y general
Firmas para su aprobacin
Presupuesto, cuenta, objeto de gasto, etc.
Una vez aprobada la solicitud de compra se inicia el trmite de la cotizacin de

los materiales en diferentes establecimientos, eso beneficiar a la academia en
la bsqueda del mejor postor.
Como requisito se tienen que llenar 5 formulas de cotizacin basadas en el

siguiente modelo:
Formula de Cotizacin Academia de Danza
Almacn:
Telfono:
Direccin:
Descripcin
19
Materia l
20
Calidad
Tamao
Tiempo de
Respuesta
Garanta
Cantidad
Precio
Unitario
Total
Total
Tabla 10 Formulario de cotizaciones
Planificar Contratacin
Al ser un proyecto que carece de proveedores con respecto a los materiales,
las opciones que se evaluarn sern por medio del proveedor local llamado
Sepecri o por medio de alguna tienda virtual en Internet.
19
Madera, Aluminio o Plstico.
20
0 - Mala Calidad / 5 - Excelente
57
Los criterios que se usarn para medir la factibilidad sern los siguientes:
Calidad
Material (Aluminio, Madera o Plstico)
Tamao
Precio
Cantidad
Tiempo de respuesta
Garanta
Una vez evaluado cada vendedor se proceder a efectuar la contratacin, este

es un proceso simple que se realizar por medio de una orden de compra
efectuada una sola vez, no es necesario contratar al vendedor por un largo
tiempo, sin embargo tiene la validez de comprometer a ambas partes en el
cumplimiento de las condiciones pactadas con anterioridad.
La siguiente tabla muestra un ejemplo de orden de compra que servir como

una gua en este proceso.
Orden de Compra Academia de Danza
Almacn:
Telfono:
Direccin:
Descripcin
Garanta
Cantidad
Precio Unitario
Subtotal
13% IV
Envo
Total Final
Forma de Pago:
Fecha de Entrega:
Firma del Vendedor
Firma del Comprador:
Tabla 11 Orden de compra
58
Total
Administracin de la Contratacin
En este proceso ambas partes tanto la academia que es el comprador como el
vendedor definen las formas en que se efectuar la compra, asegurando que
se cumpla con las respectivas obligaciones y que sus propios derechos legales
queden protegidos.
La opcin de compra antes desarrollada se convierte en este punto, en un

contrato para la venta y compra de mercancas y servicios especficos, se debe
estipular los medios y compras y toda la informacin que valide la eficiencia y
eficacia de la entrega, se pueden hacer modificaciones en la orden de compra
siempre y cuando ambas partes estn de acuerdo y quede documentado el
cambio.
Contrato de servicios
El contrato de servicios es un documento con validez legal que puede contar
con los siguientes puntos:
Declaraciones
Identificacin
Producto esperado
Seguimiento y control
Incumplimiento
Duracin y terminacin inesperada
Derechos de autor
Costo y condiciones de pago
Seguros
Terminacin
Cada clausura del contrato representa la informacin necesaria para redactar y

entregar un contrato que posteriormente ser firmado por mutuo acuerdo de
ambas partes, en el anexo 8.6 se detalla con propiedad un ejemplo de contrato
de servicios.
59
Cierre del Contrato
Una vez realizado los trmites de compra, liquidado las facturas y recibido el
material, se continua el proceso con el cierre del contrato.
En esta fase se verifica la mercadera recibida contra las especificaciones del

contrato, si es aceptable se procede al cierre formal del contrato.
Mediante una carta formal se dar a conocer al vendedor que la mercadera

recibida cumple y satisface todos los requerimientos y especificaciones del
contrato, esta documentacin quedar debidamente archivada para ser
utilizada como referencia en futuras compras.
Cuando se termine cualquier actividad se debe llevar un registro de lecciones

aprendidas que determine las reas fuertes en el proceso evaluado y las
debilidades halladas, esto con el fin de lograr una retroalimentacin en cada
etapa del proyecto y manejar una cultura de mejora contina.
60
5. CONCLUSIONES
A continuacin se presentan las conclusiones a las que se llego luego del
anlisis, investigacin y desarrollo de la documentacin del plan de gestin
para la creacin e implementacin de una academia de danza.
Siempre que se decida emprender una actividad o empresa, se debe

analizar, recabar informacin sobre el entorno a la que ser sometida y
sobre todo los trmites legales que se tienen que seguir para poner en
marcha la empresa, estos procesos son parte del plan de factibilidad, si
los resultados obtenidos no son los favorables es mejor no continuar con
el proyecto, en este paso solo se asegura la viabilidad de la operacin.
La metodologa del PMBok puede ser usada una vez aprobado el

estudio de factibilidad ya que el PMBok no define el antes sino el
durante y el despus de haber decidido gestionar un proyecto, no cabe
duda que es una gua eficaz para la toma de decisiones, mantenimiento
estndares corporativos y documentacin de cada fase del proyecto, sin
importar el tamao del proyecto, el costo o el tiempo que requiera, estos
procesos proporcionarn un gran valor agregado en el ciclo de vida del
proyecto, sin embargo dependiendo del tipo de proyecto algunos
procesos pueden ser poco relevantes o proporcionar poca informacin.
Entender y documentar claramente el alcance del proyecto evitar las

malas tomas de decisiones, que conllevan a una gran prdida de tiempo,
es mejor gastar ms tiempo en la planificacin y comprimir un poco la
ejecucin, que planificar a juicio de expertos y despus hacer
modificaciones al alcance por interpretaciones mal hechas.
La inscripcin de una sociedad annima es una excelente oportunidad

ya que puede albergar a la academia de danza y tambin otros futuros
proyectos como la creacin de una empresa de software, alquiler de
61
apartamentos hasta inclusive el proyecto de creacin de un orfanato que

formar parte de la iniciativa de ayuda social que tendr esta sociedad.
Tras el anlisis de los costos en materiales cabe resaltar que la opcin

de elaborar internamente los utensilios es la mejor opcin, no se
descarta la gestin de las adquisiciones puesto que se deber comprar
en este caso la tela, las barrillas de aluminio y los utensilios en madera
que servir para la confeccin de las cintas, aros y banderas.
Se debe lograr la mayor captacin de iglesias posibles que aseguren la

permanencia de la academia, esta academia no se inclina nicamente al
sector religioso protestante, la investigacin orientada a otros sectores
religiosos no se llevo a cabo ya que las dems religiones son un poco
rgidas
en
la
forma
de
compartir
sus
actividades
con
otras
denominaciones, sin embargo la enseanza de la Danza Hebrea esta

tomando una gran fuerza a nivel del catolicismo.
Finalmente con el anlisis, investigacin y desarrollo de este plan de

gestin pata la creacin e implementacin de una academia de danza
han tenido resultados enriquecedores a la suma de conocimientos en la
administracin de proyectos y creacin de empresas, se ha logrado
desarrollar un buen plan de gestin y abarcar nuevos temas como por
ejemplo la parte legal en una empresa y la fiabilidad de los servicios que
brinda.
62
6. RECOMENDACIONES
El siguiente apartado presenta recomendaciones para la puesta en marcha de
una academia de danza, basado en la experiencia obtenida en la realizacin de
este proyecto.
El rea de conocimiento de calidad y de recursos humanos debe

contemplarse en la segunda etapa que corresponde a la puesta en
marcha de la academia de danza, los resultados presentados debern
ser evaluados para determinar el xito o fracaso en el plan de estudio
proporcionado, as mismo mantener al recurso humano motivado para
asegurar su buen rendimiento y colaboracin.
La implementacin de una evaluacin peridica del plan de estudio por

parte de los estudiantes y mejoras propuestas por las instructoras,
desarrollar un mecanismo efectivo en el control de calidad de la
academia, asegurando la retroalimentacin necesaria para fortalecer su
crecimiento
Una forma de aumentar la captacin de las personas es ofreciendo

ciertos servicios en las iglesias que estn interesadas, con el fin de
ganar la confianza de los participantes y que un nmero mayor de
personas se interesen en el plan de estudios ofrecido.
Buscar la alianza de organizaciones fuertes tales como la municipalidad,

las universidades aledaas y centros educativos, de esta manera ser
reconocidos para las presentaciones culturales y artsticas que planeen
stas desarrollar.
En La factibilidad econmica se habla de las ventas de DVD como un

instructivo
de
danza,
esta
forma
de
competencia
puede
ser
implementada en conjunto con la academia, brindando al estudiante

rutinas grabadas que faciliten la practica de los movimientos, puede ser
63
implementado inicialmente, como ayuda a los estudiantes inscritos y

luego para el pblico en general.
En la etapa de la conformacin de la sociedad annima y los trmites

legales existen tiempos muertos que no estn al alcance del proyecto,
en este tiempo se podra analizar la posibilidad de adelantar los trmites
de la alianza y la bsqueda del local, tratar se hacer estas etapas
paralelamente y ahorrar ms tiempo en el proyecto.
Como una limitante del proyecto, es la implementacin de la academia

de danza en el cantn central de Heredia, como recomendacin se
propone establecer el local en esta comunidad pero extender la
publicidad a los cantones aledaos de Heredia por ejemplo Santo
Domingo, San Francisco, La Aurora, etc. Inclusive a toda persona fuera
de estos limites que tenga la disposicin y facilidad de trasladarse.
Existen costureras que se dedican a confeccionar utilera de danza, esta

utilera puede ser de buena calida o no, por lo cual se sugiere que en el
proceso de adquisiciones se incorpore solicitudes de cotizacin a estas
seoras para determinar si la confeccin es adecuada para elaborar los
materiales locales. En ocasiones las costureras tienen alianzas con
suplidoras de materiales por lo cual se les facilita la elaboracin de la
mercadera.
Designar un presupuesto para contingencias, as preveer irregularidades

en el flujo de los procesos establecidos o inflacin del presupuesto o del
valor de los productos a travs del tiempo, permitiendo que la holgura
conserve una fluctuacin tolerante.
64
7. BIBLIOGRAFA
Centro Europeo de Empresas e Innovacin del Principado de Asturias (2005).
Gua para la Creacin de Empresa Plan de Empresa. Extrado el 25 de
Mayo,
2009.
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Consultado
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25
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Mayo,
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http://es.encarta.msn.com/encyclopedia_961520729/Teor%C3%ADa_de
_la_empresa.html
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Extrado el 21 Mayo, 2009 de www.danzatica.com
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en Costa Rica. Manual del inversionista. Consultado el 8 de Agosto,
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Disponible
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http://www.tramites.go.cr/manual/espanol/default.htm
Ministerio Darak (2005). Danza Judo Mesinica/ Davdica. Extrado el 21

Mayo, 2009 de http://darak.blogdiario.com/1162231020/
Nez. Pensamiento & Gestin. Universidad del Norte (2004). Creacin de

empresas y estrategia Consultado el 25 de Mayo, 2009 disponible en
http://ciruelo.uninorte.edu.co/pdf/pensamiento_gestion/17/5_CREACION
%20DE%20EMPRESAS%20Y%20ESTRATEGIAS_PENSAMIENTO%20
Y%20GESTION_No%2017.pdf
Project Management Institute - PMI 2004. Gua de los fundamentos de la

Direccin de Proyectos. PMBOK Guide, Tercera edicin 2004. Newtown
Square, Pennsylvania, E.U.A
65
Vega Ribcn Richard ARCA (Asociacin de Artistas Catlicos) Colombia.

DANZA
LITURGICA.
Extrado
el
21
Mayo,
2009
de
http://arcacolombia.galeon.com/danzadoc1.htm
Tambutti Susana (2006) Universidad Nacional de La Plata. TEORA

GENERAL DE LA DANZA.
Extrado el 22 Mayo, 2009 de
http://www.fahce.unlp.edu.ar/posgrado/maestrias-yespecializaciones/Catedras/teorageneraldeladanza/teogendan2006.pdf
Wikipedia La enciclopedia libre (2007) Danzologa. Consultado el 25 de

Mayo, 2009. Referencia http://es.wikipedia.org/wiki/Danzolog%C3%ADa
66
8. ANEXOS
8.1 Acta de Constitucin del Proyecto (CHARTER)
INFORMACIN PRINCIPAL Y AUTORIZACIN DEL PROYECTO
Fecha:
Nombre de Proyecto:
15/05/09
Plan de Gestin de proyecto para la creacin e

implementacin de una Academia de Danza.
reas de conocimiento:
rea de aplicacin:
Gestin del alcance del proyecto, Sector: Educacin y Desarrollo personal

gestin del tiempo, gestin de los Actividad: Impartir clases de danza a los
costos
gestin
de
las jvenes de la comunidad
adquisiciones
Fecha de inicio del proyecto:
Fecha tentativa de finalizacin del
15/05/09
proyecto: 13/09/09
Objetivos del proyecto:

General:
Analizar y elaborar un plan de gestin de proyecto para la creacin e

implementacin de una academia de danza, sustentado con las metodologas
de administracin de proyectos recomendadas por el PMBok
Especficos:
Describir y desglosar en un estudio de mercado el entorno que rodear
la academia descrita en el objetivo general y detectar las principales

necesidades de los beneficiados para lograr satisfacer cada una de ellas.
Analizar la viabilidad del proyecto por medio de un estudio de factibilidad
que proporcione las variantes relevantes con sus respectivas ventajas y

desventajas de las reas que impactarn este proyecto (financiera, econmica
y social).
Detallar por medio de un plan de gestin del alcance magnitud, los
requerimientos, los productos entregables y solamente lo necesario para

completar el proyecto, con el objetivo de facilitar el control del flujo de la
informacin, adems definir claramente los lmites lgicos y los factores que
67
estn fuera del alcance del proyecto.
Definir una correcta administracin del tiempo por medio de un plan de
gestin del tiempo el cual deber identificar por medio de los objetivos, las
prioridades de cada tarea que debe realizarse y de este modo asegurarse que
el proyecto concluya en el tiempo establecido.
Estimar los costos que conllevar la creacin de la academia de danza
por medio de un plan de gestin de los costos, el cual fraccionar los costos
operacionales segn las actividades detalladas en el cronograma y los recursos
disponibles para el desarrollo de cada actividad, adems de la correcta
distribucin en el ciclo de vida del proyecto.
Establecer un plan de gestin de adquisiciones que proporcione las

herramientas y defina la metodologa apropiada para efectuar las compras y
contrataciones
Descripcin del producto y entregables:

El plan de gestin de proyecto para la creacin e implementacin de una
Academia de Danza contendr las reas, los procesos y los productos que se
debern de tomar en cuenta para alcanzar el objetivo general y los especficos,
adems de realizar un estudio de mercado el cual refleje las oportunidades de
negocio ofrecidas en ese mbito en la provincia de Heredia, un estudio de
factibilidad que indique si una academia de esta ndole es viable segn el
ambiente en el cual se desarrollar; todo esto bajo la metodologa expuesta en
el PMBok sobre las buenas prcticas en la administracin de proyectos. No
obstante para efectos del producto se aplicar un plan de gestin del alcance
para identificar las limitantes y restricciones del proyecto, adems de un plan
de gestin de tiempo y costos para determinar las tareas y fases que debe
contemplar el proyecto, el tiempo y recursos requeridos con el fin de hacer una
administracin correcta del alcance del proyecto, y finalmente se entregar un
plan de gestin de adquisiciones ya que al ser un creacin de una academia se
necesitara equipo tecnolgico y un sin nmero de insumos los cuales deben
ser procesados correctamente.
68
Necesidad del proyecto:

Este proyecto nace bajo el deseo de aplicar como un proyecto final de
graduacin un anhelo personal que se ha arraigado a travs del tiempo por lo
cual se emplea este instante como una oportunidad para aplicar a este deseo
los pasos y metodologas de la administracin de proyectos.
Actualmente se imparten talleres de danza en una iglesia en los alrededores de
Heredia, estos talleres han colaborado a que muchos jvenes inviertan su
tiempo en actividades de provecho, apartndolos de las mentes ociosas, la
pereza y la falta de seguridad en s mismos.
Como una necesidad se ha encontrado la falta de espacio, un lugar totalmente
acondicionado para ensayar con equipo tecnolgico, espejos para perfeccionar
los pasos y horarios ms flexibles, a causa de estos requisitos es necesario
implementar una academia donde se puedan impartir estas especialidades a
ms jvenes de la comunidad.
Justificacin de impacto:
Este plan de gestin de proyecto se origina ante la necesidad de desarrollar
una academia de danza que permita instruir, capacitar, desarrollar y promover
la danza hebrea en el sector de Heredia.
Una brecha que debe ser rota es el desconocimiento por parte de las personas
con respecto a este maravilloso arte, lo cual hace que no sea cotizado o poco
llamativos en las actividades culturales o artsticas.
Esta academia dar pie a la apertura de la danza no solo como expresin
artstica sino como una metodologa para realzar el carisma y las habilidades
de las personas que deseen ingresar.
Uno de los principales logros que se vera ser la necesidad de los rganos
encargados de estas actividades culturales (Ej. La municipalidad o
universidades) de tener siempre presente en sus cronogramas y protocolos, un
acto de danza hebrea, que logre captar la atencin del pblico.
Este reto es grande y para lograrlo deben desaparecer los obstculos
actualmente presentes como lo son: falta de un espacio designado para los
ensayos, bien acondicionado, fcil acceso y horarios flexibles entre otros, para
lograr este reto se ha decidido desarrollar un plan de gestin de proyecto para
69
la creacin e implementacin de una academia de danza, el cual contemplar

las principales reas de conocimiento aplicables a este campo que conllevar a
una metodologa que impregne todos los conocimientos, habilidades,
herramientas y tcnicas necesarias en la administracin de proyectos, usando
como principal referencia el PMBok.
Una de las razones por las cuales se ha decidido elaborar el plan de gestin de
la academia siguiendo el PMBok como gua para la administracin de
proyectos, ha sido la veracidad, confianza y prestigio que esta gua tiene a nivel
mundial, razn que la hace la mejor gua para administrar un proyecto.
Restricciones / limitantes / factores crticos de xito:
-
El tiempo es un factor crtico en este proyecto ya que se ha acortado la fecha

de entrega para lograr cumplir con los requisitos de graduacin
Se cuentan con pocos recursos econmicos ya que este tipo de proyecto

est orientado a jvenes de la comunidad y se ha impartido en un aula gratuita
que la iglesia ha proporcionado.
- Regional: Esta orientado a la zona de Heredia como punto de partida.
Identificacin de grupos de inters (Stakeholders):
Estudiantes que actualmente estn recibiendo el servicio
Personas que deseen aprender este arte
Colaboracin Iglesia Monte de Dios
Departamento proyeccin juvenil

Clientes directos:
- Grupo de danza de la Iglesia Monte de Dios
Presentado por:
Firma:
Carolina Trejos Gutirrez

Aprobado por:
Firma:
Edgar Zamora
70
8.2 EDT del Proyecto

PFG
SEMINAIO DE
GRADUACIN
DESARROLLO PGF
AVANCE 1
LECTURA
TUTORES
ESTUDIO
MERCADO
TEMA PFG
SUGERENCIAS
CONSUMIDOR
CORRECCIONES
PRODUCTO
APROVACIN
FINAL
CORRECCIN
TEMA
CHARTER
MERCADO
ESTUDIO
FACTIBILIDAD
EDT
LEGAL
CRONOGRAMA
ECONOMICASOCIAL
AVANCE 3
AMBIENTAL
CORRECCIONES
AVANCE 2
PGA
INTRODUCCIN
PLANIFICACIN
DEL ALCANCE
MARCO TERICO
DEFINICIN DEL
ALCANCE
MARCO
METODOLGICO
EDT
PGT
AVANCE 4
CORRECCIONES
DEFINICIN DE
ACTIVIDADES
ESQUEMA DE
RESULTADOS
ESTABLECIMOIENT
O DE LA
SECUENCIA DE
ESTIMACIN
DE
ACTIVIDADES
RECURSOS DE LAS
ACTIVIDADES
ESTIMACIN DE LA
DURACIN DE LAS
ACTIVIDADES
CRONOGRAMA
RESUMEN
EJECUTIVO
DOCUMENTO
FINAL
PGC
ESTIMACIN DE
COSTOS
PREPARACIN DEL
PRESUPUESTO
PGAD
PLANIFICAR
COMPRAS Y
ADQUISICIONS
PLANIFICAR
CONTRATACIN
ENTREGA PARA
REVISION PFG AL
TUTOR
CORRECCIONES
REVISIN FINAL
TUTOR
71
ENTREGA FINAL
DEL PFG
8.3 Cronograma del Proyecto
72
73
8.4 Teora de la danza

Danzologa
Desde
el inicio
de su
investigacin
los danzlogos han propuesto
indistintamente el empleo de los trminos danzologa y estudios danzolgicos

partiendo de bases etimolgicas bien definidas. El trmino danza naci de una
voz empleada en El Andaluz por moros y cristianos durante los siglos medios
de la presencia rabe en Espaa. El vocablo, que en un inicio tuvo tono
despectivo, pronto pas de designar a determinada gente de mala vida a
denominar una de las artes ms importantes.
El otro componente del trmino danzologa lo constituye la palabra de origen
griego logos que significa discurso y razn. En la filosofa y teologa del
Medioevo el logos es la razn divina que acta como principio ordenador del
universo.
Al tomar en cuenta los fundamentos etimolgicos empleados, la voz
danzologa, que constituye un neologismo, y como toda palabra nueva, una
propuesta, querra decir discurso o razn acerca de la danza.
Si tenemos en cuenta la inclinacin de los griegos posthelnicos para asumir al
Dios de los cristianos como logos, es decir, el verbo. Por ello, de alguna
manera, la voz danzologa pudiera ser interpretada tambin como alma, aliento
o espritu de la danza.
Danzologa se restringe al mbito reflexivo y al discurso terico. Se trata de la
rama de las ciencias humanstica que estudia los aspectos intelectuales de la
danza. Cuando se ha empleado la variante estudios danzolgicos se refieren a
aquellos que implican un razonamiento o reflexin sobre la danza, al rea, con
un ligero sentido de amplitud, del saber que trata los problemas tericos del
arte de la danza.
74
Evolucin
de la danza
Danzologa
Creacin
Artstica
Danza Y
Sociedad
10 Figura- reas de Interes de la Danzologa
En distintos momentos ha sido empleado en el entorno acadmico, la

expresin estudios tericos sobre danza o de la danza. Si bien no se trata de
una incorreccin, presenta un inconveniente serio, puede ser confundida con la
Teora de la danza y el campo de esta disciplina est bien delimitado, por lo
que no debe ser referido indistintamente con un concepto de mayor
generalizacin como lo constituyen danzologa o estudios danzolgicos,
trminos que, por aadidura, gozan del don de la economa en la expresin,
tan importante a los efectos de la comunicacin.
Los estudios danzolgicos constituyen un rea de conocimientos que indaga
acerca del arte de la danza. Es decir, sobre las manifestaciones danzaras en
que predomina una funcin esttica, siendo esta consciente o no por parte de
los bailarines, bailadores, coregrafos y otros partcipes de la accin artstica.
Danza Davdica
La danza judo mesinica es una combinacin de msica, alabanza
contempornea y coreografas del folclore israel con pasos de danza clsica
como una forma de alabanza aceptable en el Judasmo Mesinico.
75
Es una de las formas de comunicacin visual. Elohim aprecia altamente la

expresin de nuestra adoracin mediante el movimiento, diseo, color, forma,
etc. La danza, en el pueblo judo no poda faltar en ninguna celebracin, ya sea
de tipo religioso o festivo. La danza realizada a nivel religioso, consista en un
conjunto de pasos que se ejecutaban de forma repetitiva y en rondas, donde
abrazados, danzaban cnticos con mensaje religioso.
Sus movimientos deben expresar nuestra existencia, sueos, emotividad,
compasin y humildad, se ve influenciada por la naturaleza, el paisaje, el
cambio de las estaciones y las costumbres tradicionales que contribuyeron a la
creacin de estas danzas, sirve como medio de comunicacin con un sin
nmero de dialectos. Sus rudimentos se pueden percibir universalmente, pero
para una comunicacin ms precisa se requiere aprender el lenguaje de la
danza.
Una de las caractersticas ms importantes de la danza es que sus
movimientos varan segn la celebracin y las personas participantes lo cual
abre sus horizontes a todo tipo de personas desde nios con su espritu
inquieto y fugaz hasta ancianos que buscan relajacin y sentirse tiles a travs
de este arte.
Transicin Judeo-Cristiana
Jess, los discpulos y primeros seguidores, en su mayora eran judos, y
practicaban las leyes hebreas con sus costumbres. Una vez Jess realiza su
labor evangelizadora, se inicia la formacin del culto y ritual de la primera
Iglesia Cristiana, donde comienza a fusionarse esta tradicin hebrea con el
nuevo mensaje de Cristo Jess.
De lo anterior podemos deducir que la danza pudo ser parte de los rituales de
esta primera Iglesia, ms an teniendo en cuenta la importancia de David
dentro de las escrituras, dentro de la vida de Jess, (donde a Jess se le
nombra varias veces en el nuevo testamento como el Hijo de David).
El ejemplo de David, la forma de orar, su contacto ntimo con Dios, sus
mensajes y expresiones orantes como la danza, no podran desaparecer dentro
de las formas de alabar a la Santsima Trinidad.
76
Danza en la Iglesia Cristiana Catlica

Slo existe un documento dado por nuestra Iglesia acerca de la Danza
Litrgica, en especfico, un ensayo titulado Danza en la Liturgia, realizado por
la Congregacin para el Culto Divino y la disciplina los Sacramentos en 1975.
Si bien en principio puede parecer estar en contra de la danza durante la
liturgia, requiere un estudio ms cuidadoso, y de acuerdo a la Congregacin se
trata de un escrito calificado y autoritativo, que debera ser considerado un
punto autoritativo de referencia para cada discusin sobre el asunto. Sin
embargo, no es obligatorio, ni est firmado por obispo alguno. Este ensayo
ser objeto de una revisin ms profunda pronto, por lo que en este escrito
abordaremos algunos otros tpicos en Documentos Eclesiales:
En el Concilio Vaticano II se hace referencia a las diferentes expresiones
artsticas para alabar a Dios, que deben ser impulsadas. Eso s, cumpliendo
respetuosamente los mandatos de la Santa Iglesia Catlica.
Por otro lado la carta enviada a los artistas, donde el Papa, describe la
importancia del arte en todas sus expresiones, como fiel testigo del Amor de
Dios y su misin evangelizadora.
La informacin que se tiene de la danza, an es incipiente y est en
construccin, por todos aquellos a quienes Dios nos ha permitido conocerla.
Danza Davdica
(2do Rey de Israel)
Transicin Judeo-Cristiana
Danza Iglesia Catlica

(Danza Litrgica)
Danza Evolucionada
(Expresin Corporal)
11 Figura- Evolucin de la Danza
77
8.5 La Futura Academia

Misin
Ensear el arte de la danza bajo un concepto de la naturaleza tripartita del
hombre espritu, alma y cuerpo.
Visin
Ofrecer
capacitaciones en diferentes estilos de danzas para las iglesias o
entidades culturales, con el fin de que sea aplicado en sus diversas actividades
y popularizar as este arte, dndolo a conocer en la regin de Heredia.
Valores
Los valores latentes en un centro de enseanza deben mostrar el
comportamiento de cada participante y su relacin con los dems, la prctica
de los valores conllevar a un mejor aprendizaje y un ambiente propicio para
desarrollar sus talentos.
Aprender
Buscar cotidiana y permanentemente conocimientos

relacionados al arte de la danza.
Solidaridad
Ayudarse mutuamente para que toda debilidad se

convierta en fortaleza.
Empata
Ver los hechos desde el punto de vista de los dems.
Tolerancia
Dar la oportunidad de equivocarse, de los errores se

aprende.
Responsabilidad
Cumplir con los objetivos y tareas asignadas para

lograr mejores resultados.
Crtica
Fundamentada en el propsito de lograr un cambio
Constructiva
favorable que beneficie a todas y cada una de las

personas involucradas en la academia, con actitud de
respeto y sentido de colaboracin.
Superacin
Motivar a los integrantes a perfeccionarse a s mismos,

en sus talentos humanos y espirituales, venciendo los
78
obstculos
dificultades
que
se
presenten,
desarrollando la capacidad de hacer mayores esfuerzos

para lograr cada objetivo que se proponga.
Tabla 12 Valores de la Academia
Esta academia est orientada a jvenes y adultos que desean desarrollar su

talento en la expresin corporal, estar ubicada en el sector de Heredia en un
local amplio y de fcil acceso a las comunidades aledaas, contar con
profesionales altamente calificados cuya trayectoria en este campo es de gran
valor.
Servicios
Las principales especialidades en las cuales la academia perfeccionara a los
alumnos son:
Panderos.
Cintas.
Aros.
Mandos.
Banderas.
Danza Hebrea.
Danza Intrprete.
79
8.6 Contrato de Servicios21

Nosotros: La Academia XXX, en adelante "El Solicitante", representado en
este acto por la seora _____________________, Representante de la
Academia, y el seor ______________________, por su propio derecho, en
adelante "El Vendedor", de nacionalidad ____________,
con domicilio en
Heredia, Costa Rica, quien se identifica con _______________________,

convenimos en celebrar el presente contrato de Servicios Mercantiles, el cual
se regir por las siguientes clusulas:
El Vendedor conviene en vender su mercadera a El Solicitante, cuyos
productos, perodo de realizacin, lugares de ejecucin y otras caractersticas
especficas se detallan en los trminos de referencia que se adjuntan y que
forman parte integral de este contrato.
El Solicitante, a travs de la seora __________________, tendr el derecho
a supervisar, vigilar y coordinar en todo momento las actividades, servicios y/o
productos objeto de este contrato, y dar al Vendedor por escrito las
instrucciones que estime pertinentes relacionadas con su ejecucin, a fin de
que se ajuste el programa y trminos de referencia correspondientes, as como
a las modificaciones que, en su caso, se dispongan.
El Solicitante podr rescindir administrativamente el presente contrato cuando
se presenten las siguientes causas:
a) Cuando El Vendedor no inicie los trabajos objeto de este contrato en la
fecha que le da por escrito el XXX.
b) Cuando El Vendedor no cumpla con cualquiera de las obligaciones que se
le imponen en el presente contrato, el programa de trabajo o los trminos de
referencia, o con cualquiera de las presentes condiciones generales.
c) Cuando sin motivo justificado El Vendedor no acate las rdenes
representantes del El Solicitante encargados le
21
que
los
giren.
Tomado de la Clase impartida por el profesor Luis Diego Villalobos - reas de conocimiento
para la Administracin de Proyectos III (Adquisiciones y Riesgos)
80
El Solicitante tiene la facultad de suspender temporal o definitivamente los

servicios contratados por causas de fuerza mayor o circunstancias imprevistas
en cualquier momento, dando aviso por escrito al Vendedor con quince das de
anticipacin. As mismo, en caso de suspensin temporal, deber informarse
al Vendedor el trmino aproximado de duracin de la suspensin temporal,
tenindose que modificar el plazo de duracin del contrato en la misma
proporcin.
El Vendedor conviene en que no podr divulgar por medio de publicaciones,
informes conferencias o en cualquier otra forma, datos y resultados obtenidos
de los servicios objeto de este contrato, sin la autorizacin expresa y por escrito
del Solicitante, pues dichos datos y resultados son propiedad de este ltimo.
El Vendedor se obliga a iniciar las actividades objeto de este contrato el
_______________ y se obliga a concluir totalmente las mismas el
_______________, fecha esta ltima que se tomar para todos los efectos
como fecha de conclusin de este contrato.
Previo a la conclusin del presente contrato las partes podrn prorrogarlo de
comn acuerdo segn las necesidades y disponibilidad presupuestaria.
El Solicitante pagar al Vendedor por concepto de compra de mercadera, la
suma total ___________ colones. Dicho monto ser cancelado de la siguiente
manera _______________________, contra la recepcin satisfactoria de los
productos objeto de este contrato, a entera satisfaccin y aprobacin del seor
______________________.
Durante la vigencia del presente contrato, El Vendedor se compromete a
brindar las siguientes Garantas al Solicitante:
Opcin A. El vendedor garantiza por un plazo de [xxx das, meses, aos] que
las mercaderas son aptas para el uso tpico que se le da a mercaderas de
esta categora.
Opcin B. El vendedor garantiza por un plazo de [xxx das, meses, aos] que
las mercaderas se adecuan a las especificaciones sealadas por El
Solicitante,
que
las
mismas
se
encuentran
libres
de
defectos.
Opcin C. El Vendedor no hace garanta alguna en cuanto a la adecuacin de

81
las mercaderas para un uso determinado, no obstante cualquier indicacin que

hubiera hecho El Solicitante al Vendedor al respecto.
El Solicitante dar por recibido los productos o servicios objeto de este
contrato s los mismos hubiesen sido realizados de acuerdo con los trminos
de referencia, programa de trabajo y dems estipulaciones convenidas.
En fe lo anterior manifestamos nuestra conformidad con los trminos
consignados en el presente contrato y firmamos en dos tantos, uno para cada
parte, en la ciudad de Heredia el da XX de XX del XX.
El Solicitante
___________________
El Vendedor
___________________
82

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UNIVERSIDAD PARA LA COOPERACIN INTERNACIONAL

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Identificacin del proyecto .................................................................................................................................. 10

2.2 TEORA DE LA ADMINISTRACIN DE PROYECTOS ......................................................................................... 17

Anlisis del Consumidor .......................................................................................................................... 31

Trmites de inscripcin obligatorios ..................................................................................................................... 34

Factibilidad Ambiental .............................................................................................................................. 35

4.3 PLAN DE GESTIN DEL TIEMPO.................................................................................................................. 44

Planificar Contratacin ............................................................................................................................. 57

Cierre del Contrato .................................................................................................................................. 60

8.6 CONTRATO DE SERVICIOS ........................................................................................................................ 80

Estructura de Divisin del Trabajo

Proyecto Final de Graduacin

Project Management Institute (Instituto de administracin de proyectos)

Ministerio de Economa Industria y Comercio

Instituto Nacional de Seguros

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