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en el sector pblico
Negociacin efectiva y manejo de conflictos en el
ejercicio de la funcin pblica
CONTENIDO
INTRODUCCIN .......................................................................................................................................... 5
1. LA NEGOCIACIN .................................................................................................................................... 8
1.1. DEFINICIN DE NEGOCIACIN ....................................................................................................................... 10
1.2. MARCO TERICO ....................................................................................................................................... 11
1.3. PROCESO DE NEGOCIACIN .......................................................................................................................... 11
1.3.1. Contextos de negociacin ............................................................................................................. 12
1.4. PRINCIPIOS NEGOCIADORES.......................................................................................................................... 14
1.4.1. Principio de identidad ................................................................................................................... 14
1.4.2. Principio de informacin ............................................................................................................... 17
1.4.3. Principio de replanteamiento del discurso .................................................................................... 18
1.4.4. Principio del conocimiento de la naturaleza de las personas participantes.................................. 19
1.4.4.1. Planificador.............................................................................................................................................19
1.4.4.2. Realizador ...............................................................................................................................................20
1.4.4.3. Sensible ..................................................................................................................................................20
1.4.4.4. Aventurero .............................................................................................................................................21
Introduccin
Al pensar en negociacin, es comn hacerlo en trminos de transacciones de
compra y venta. La mayora de personas reconoce que negocian a diario en
diferentes situaciones y con diferentes actores, incluso en nuestro mbito ms
personal y familiar.
Las ideas sobre negociacin se desarrollan en funcin del carcter de las personas,
de sus conocimientos, sus aspiraciones y, por supuesto, de sus fortalezas y
debilidades.
La habilidad de una persona determina la medida en la que evitar los factores
negativos y conseguir resultados satisfactorios para sus aspiraciones.
La negociacin ocurre cuando las partes tienen intereses en conflicto, pero
tambin tienen una zona de conveniencia mutua cuya diferencia puede ser
resuelta. Si no negociamos, tendremos que recurrir a los derechos, al sistema
legal. Si este no funciona, o si estamos orientados hacia el conflicto, recurriremos
a la fuerza, al uso del poder, con lo cual se acta unilateralmente, pudiendo
terminar en el campo de la violencia o, incluso, de la guerra.
Cada persona tiene su manera peculiar de negociar, resultado de las experiencias
de su vida familiar, de sus relaciones con amigos y vecinos, pues en el transcurso
de su vida desarroll su manera de enfrentar los problemas. Esto lleva a una
conclusin: cada persona tiene su teora implcita de negociacin.
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De manera general, se puede distinguir dos formas opuestas para negociar: una
es un proceso de regateo, en el que se pone nfasis en la distribucin de lo que se
negocia, bajo el supuesto de que lo que uno gana lo pierde el otro. En la otra
forma, se trata de redefinir el problema mediante un intercambio de intereses
para conseguir una ampliacin de resultados positivos para ambas partes. Esta es
una tendencia internacional en los diversos campos de la negociacin, la misma
que puede apreciarse en los siguientes principios:
1. La negociacin
La negociacin es un proceso inherente al hombre: ofrecemos, demandamos y
buscamos en forma constante algn equilibrio en el acuerdo.
Una de las reas en que la negociacin se torna ms evidente es en el mbito
empresarial, tanto pblico como privado.
En una organizacin, los gerentes, jefes y mandos intermedios, departamentos y
equipos de trabajo negocian constantemente entre s. Del carcter de estas
negociaciones depende lo siguiente:
El clima de la organizacin.
La complementariedad entre las distintas gerencias.
La eficacia de los lderes.
La productividad general del personal.
No fue sino hacia fines de la dcada de 1970 que la negociacin comenz a verse
como una disciplina integrada, con
metodologas y lecciones comunes
entre una aplicacin y otra.
En 1978, un grupo de acadmicos de
algunas universidades de Boston
iniciaron un proyecto de investigacin
que intent descubrir, a partir de la
experiencia de grandes negociadores
de todas partes del mundo, una teora
general de la negociacin. Lideraron
este proceso los miembros del
proyecto de negociacin de Harvard,
coordinados por su director, el
profesor Roger Fisher, de la Facultad de Derecho de la universidad de Harvard. Su
perspectiva no fue exclusivamente acadmica ni se orientaron a desarrollar
tcticas de relevancia situacional, sino que buscaron desarrollar un modelo que se
pudiera usar en cualquier tipo de negociacin, y con cualquier tipo de
contrapartes.
Este esfuerzo tuvo un gran xito. Hoy no existe una universidad que ofrezca algn
curso sobre negociacin o manejo de conflictos que no haya sido, de una manera
u otra, influida por la llamada metodologa de Harvard. Igualmente, son pocas
las empresas modernas, competitivas y con una visin de futuro, que no ofrezcan
a sus gerentes, ejecutivos, fuerzas de venta, dirigentes sindicales y funcionarios,
capacitacin en tcnicas modernas de negociacin.
Estos modelos, y las herramientas analticas que los apoyan, parecen ser al
mismo tiempo causa y efecto de cambios radicales en el escenario actual de
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negocios, cambios que conducen cada vez con ms fuerza hacia la cooperacin y
la actividad conjunta.
Segn M. Lapoujade:
Negociar es aceptar o desear la discusin para llegar a una solucin, encontrar el margen de
entendimiento posible, la transaccin que suponga el mnimo de concesiones que cada parte
piense poder hacer para alcanzar un punto de equilibrio precario y temporal (suma de ventajas
mnimas esperadas) que permita superar la dificultad [...]. La negociacin es una dinmica
compleja que combina los procesos conflictuales y cooperativos [...] tendente a solucionar de
forma pacfica un conflicto pasado, actual o potencial, excluyendo, provisionalmente al menos, la
fuerza, la violencia, el recurso a la autoridad, e incluyendo el reconocimiento de los
interlocutores/adversarios como diferentes y con un cierto poder.
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Pedro F. Ramos:
Cuando dos partes tienen intereses en conflicto, y tambin tienen una zona de conveniencia
mutua donde la diferencia puede resolverse, surge la negociacin.
Situacin de conflicto
declarado o prximo a desencadenarse. Un ejemplo de esta situacin
lo constituyen los procesos de mediacin internacional. En estas
negociaciones, lo importante es la figura del mediador.
La esencia del proceso negociador se refiere a los aspectos lgicos, los conceptos;
es decir, todo aquello que atae al tiempo, al dinero y a los trminos y condiciones
del contrato o relacin contractual entre
las partes de la negociacin.
En otras palabras, es lo que queda
despus del proceso negociador, lo que
se escribe y se firma a modo de
compromiso para su cumplimiento, y
que queda sujeto al amparo de las leyes
que regulan el acuerdo.
Normalmente se parte de una serie de
supuestos o ncleo inicial que recoge
las aspiraciones de las partes; a medida
que el proceso avanza, este ncleo se
modifica, principalmente considerando
lo que diga la relacin, lo cual, a la postre, ser lo que determine el xito o el
fracaso de la negociacin.
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Planificador.
Realizador.
Sensible.
Aventurero.
1.4.4.2. Realizador
El realizador es un lder prctico y directo al que le gusta tomar el mando y la
iniciativa para que las cosas sean hechas. Tiene fuerza de voluntad y le gusta la
tradicin y las normas dentro de una estructura clara. Las palabras que mejor lo
definen son:
1.4.4.3. Sensible
El sensible valora por encima de todo las relaciones humanas y se esfuerza por
mantenerlas vivas. Es muy sensible, admira la honradez, la armona, y trabaja los
sentimientos. Basa la negociacin en el respeto. Las palabras que mejor lo definen
son:
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1.4.4.4. Aventurero
El aventurero es impulsivo; lo motiva la accin y el riesgo; se aburre con la rutina
y valora la libertad en las relaciones. Las palabras que mejor lo definen son:
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2.1. Elementos
Consideremos los siguientes:
2.1.1. Intereses
Corresponde a lo que realmente desean las partes, lo que est detrs de sus
posiciones.
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Muchas diferencias son valiosas y pueden abrir ventanas para la creacin de valor.
No siempre es posible agrandar la tarta para resolver un problema, pero la
experiencia es elocuente en demostrar que dos partes realmente adversas siempre
pueden reducirla; es decir, producir resultados en los que se logra menos para
ambas.
2.1.3. Alternativas
Corresponde a lo que las partes pueden hacer, ya sea por s mismas o en acuerdo
con terceros (en este caso no es un acuerdo en s, sino soluciones para resolver
ciertos conflictos y sus races). Para lograr ese objetivo, es necesarios que las
partes vean su bsqueda conjunta de soluciones como un proceso, despus del
cual debern elegir entre lo que pueden hacer juntos y lo que cada uno puede
lograr por separado.
2.1.3.1. El MAAN (mejor alternativa a un acuerdo negociado)
En cualquier negociacin puede darse el hecho de que una de las partes tenga
mucho ms poder negociador que la otra. Si est usted en desventaja, ninguna
tcnica podr garantizarle el xito. Lo mximo que la negociacin puede hacer es
impedirle que llegue a un acuerdo que debera rechazar y ayudarle a sacar el
mayor partido posible.
Protjase a s mismo; establezca un mnimo aceptable. Esto le evitar aceptar
ofertas tentadoras en un determinado momento para acelerar la consecucin de
un acuerdo. De todos modos, la fijacin de este mnimo tiene algunos
inconvenientes, ya que limita la capacidad de beneficiarse de otras informaciones
en la negociacin. Inhibe la imaginacin, pues es demasiado rgido e imposibilita
generar nuevas opciones.
Una manera de protegerse es el MAAN. Cuando negociamos, lo hacemos para
obtener mejores resultados de los que obtendramos sin negociar. De esta
dinmica surge el concepto de MAAN, en el que se desarrolla, entre las diferentes
opciones, las alternativas que se dispone frente al mejor acuerdo que pueda
lograrse. Al contemplar otras opciones, si no logramos llegar a un acuerdo
satisfactorio, el MAAN cubre la necesidad de protegernos de acuerdos poco
satisfactorios sin perder la flexibilidad, pues contempla otras opciones.
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Saque el mayor partido a lo que usted posee. Para esto, recurra de nuevo al
MAAN. Cuanto mejor sea este, mayor ser su poder de negociar, pues menos
depender de la necesidad de llegar a un acuerdo.
Desarrolle su MAAN:
Compare cada una de las ofertas con su MAAN. Si tiene un MAAN muy atractivo es
usted ms poderoso, hgaselo saber a la otra parte. Si no es as, no deje que la
otra parte lo vea, pues debilitar su posicin frente a ellos.
Pero, y el MAAN de la otra parte? Analcelo cuidadosamente, pues con esto
afrontar la negociacin con ms seguridad.
2.1.4. Legitimidad
Legitimidad se refiere a la argumentacin sobre la base de criterios objetivos e
independientes de la voluntad de las partes.
Si a un jefe se le dice que se desea un cierto sueldo simplemente porque as se
vivira mejor, la argumentacin es ms dbil que si se presenta estadsticas de
remuneracin en empresas similares, un anlisis comparativo de los sueldos que
paga la empresa para cargos del mismo nivel, los incrementos de rentabilidad que
ha experimentado la empresa en el ltimo ao, u otros. Presentar referentes
independientes ayuda a la definicin de cifras u otros factores en que las partes
tienen intereses opuestos.
Un criterio externo evita el desgaste por posiciones y protege contra la coercin.
Evaluar los argumentos en funcin de su mrito ayuda a que las partes lleguen a
acuerdos prudentes y duraderos, al mismo tiempo ayudan a fortalecer la relacin.
Con frecuencia, existe ms de un criterio objetivo disponible como base para un
acuerdo: el valor de mercado, precedentes, juicios cientficos, opinin de
profesionales, criterios morales, incluso en algunas culturas criterios religiosos.
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Para evitarlo, es necesario comunicarse en los dos sentidos. Por una parte,
escuchar activa y respetuosamente, clarificando las ambigedades y
comprobando, a travs del feedback, lo que se ha entendido. Por otra, hablar en
forma clara, con el fin de hacerse entender y con un propsito ligado a los
intereses propios.
Es importante suspender el juicio
mientras se escucha. A menudo
tendemos a interpretar los hechos
de la manera que nos son ms
favorables, y una vez que tomamos
una decisin respecto a algo,
tendemos a filtrar sistemticamente
toda la informacin incoherente y a
reunir tantas pruebas favorables
como sea posible.
Asimismo, es necesario entender
cmo ve las cosas la otra parte; es
decir, ponerse en su piel. El socio
de un estudio de abogados
normalmente solicitaba a sus
abogados que prepararan un caso
sin informarles que haban sido contratados para representar a la parte contraria.
Cuando le presentaban el informe preliminar, normalmente favorable, les deca:
Recuerden esta informacin, ya que as de slido ve nuestro oponente su caso.
Ahora preparen nuestra respuesta.
La necesidad de entender al otro tiene una justificacin tambin bastante
pragmtica: por mucho que uno considere que su propuesta es razonable, si no la
analiza desde el punto de vista de la otra parte, es posible que no logre entender
bien lo que la otra parte quiere lograr, ni cmo percibe su situacin, ser ms
difcil entender su eleccin e influir en sus decisiones.
2.1.6. Relacin
Las partes en conflicto mantienen algn tipo de relacin, aunque sea solo respecto
a la disputa. Cualquiera que sea su naturaleza, una buena relacin de trabajo
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indebidamente, conviene hacer cosas que sean buenas tanto para uno
mismo como para la relacin, tanto si hay reciprocidad como si no la hay.
Ello implica, entre otras cosas:
Aunque ellos pierdan la cabeza, intentar equilibrar las emociones con la
razn (si dos cabezas son mejor que una, una tiene que ser mejor que
ninguna).
Aunque no pueda confiar en ellos, sea digno de confianza (la reputacin
de ser fiable da mucho poder en la negociacin).
Aunque ellos utilicen la coercin, mantenerse abierto solo a la persuasin
(la mejor manera de persuadir a alguien es demostrar que uno mismo
est abierto al razonamiento).
Aunque ellos intenten humillarlo quizs como tctica de negociacin,
tratarlos como alguien digno de respeto y con derecho a tener opiniones
diferentes. A veces pensamos que si empezamos por criticar algo
podremos obtenerlo ms barato, pero considere las consecuencias de
esa estrategia en el largo plazo. Pocos matrimonios han comenzado con
un: Pero que fea que eres, quieres bailar conmigo?.
2.1.7. Compromiso
La decisin de comprometerse debe llevarse a cabo solo despus de haber
evaluado cuidadosamente las ventajas del acuerdo, con respecto a nuestro MAAN.
Muchos problemas se presentan cuando se llega a acuerdo en forma prematura:
un acuerdo inconveniente suele presentar problemas a la hora de cumplir.
Los compromisos son convenientes en la medida que cumplan con las siguientes
caractersticas:
Claros y operacionales. Todos saben lo que cada uno tiene que hacer,
cmo y cundo, sin dar lugar a confusiones o malentendidos. Por ejemplo,
las clusulas del tipo ambas partes harn sus mejores esfuerzos suelen
ser conflictivas si no se aclara qu se entender por mejores esfuerzos.
retirarse de la mesa. Son los elementos de comunicacin y relacin los que ayudan
a los negociadores a mantenerse dentro del crculo y superar los obstculos.
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negociacin.
Examinar la consistencia entre las estructuras formales (por ejemplo, el
sistema de remuneraciones) o las estructuras informales (cultura
organizacional) con los requerimientos de las estrategias definidas, de
manera que no obstaculicen el comportamiento deseado.
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ms efectiva.
Creacin de bases de datos para apoyar las negociaciones con criterios
objetivos y como fuente de
opciones creativas.
Preparacin de guas de
negociacin con clientes de
distintos perfiles.
Implementacin de procesos de
coordinacin multifuncional para
ayudar a los ejecutivos a darle
mayor valor al cliente y
minimizar la tramitacin
burocrtica.
Etc.
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La descripcin de puestos.
Los cambios en polticas
de contratacin.
Normas de seguridad.
Condiciones fsicas y
ambientales de trabajo.
Incentivos no incluidos en
el contrato colectivo.
Procesos de evaluacin de
desempeo.
Cdigos de disciplina.
Etc.
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Negociacin
Los representantes de la empresa y el sindicato elaboraremos una
parte.
En vez de presentar posiciones, iniciaremos las negociaciones con una
clarificacin de intereses y una tormenta de ideas sobre posibles
opciones.
Ambas partes reconocemos que acudir a una alternativa unilateral
(MAAN) puede daar la relacin en el largo plazo.
Consultas
Sern realizadas antes de tomar decisiones y con tiempo suficiente para
Comunicacin
La comunicacin es previa a la difusin, no previa a la decisin.
Ni la empresa ni el sindicato har circular una comunicacin a los
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3. Manejo de conflictos
La palabra conflicto posee una connotacin negativa para muchas personas. Esta
connotacin hace que los miembros de una organizacin piensen que el conflicto
es daino para esta y, por lo tanto, evitan enfrentarlo por temor a consecuencias
catastrficas.
En general se evita enfrentar los conflictos o desacuerdos y, cuando son
atendidos, muchas veces se hace de manera inadecuada o a destiempo. Cuanto
mayor sea el tiempo transcurrido en la ocurrencia de un conflicto, sin hacer algo al
respecto, mayor ser el peligro del dao que provoque.
El conflicto observado desde la ptica de la estructura emocional en la que se
expresa, implica siempre dos movimientos: el xito o el fracaso en su solucin.
Adems, es importante considerar que no siempre existe la posibilidad de una
buena interaccin, lo que puede conducir al surgimiento de un conflicto, sino es
desde una confortable interaccin con uno mismo.
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La mayora de las veces, el conflicto tiene aspectos negativos, como por ejemplo:
Pseudocompensacin.
Aqu lo que se hace es
adoptar una actitud que
enmascara al fracaso;
puede ser de aparente
seguridad o, incluso, de
superioridad, pedantera,
moralismo o cursilera. En
definitiva, constituyen
formas estereotipadas de
conducta defensiva.
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Qu?
Quin?
Cundo?
Dnde?
Cmo?
Por qu?
Proporcione
retroalimentacin. La
cantidad, precisin y
oportunidad de la informacin
que puede proporcionar a un
individuo le ayudar a comprender el punto de vista de esa persona.
Compartir los pensamientos y sentimientos de un modo no-amenazador
con frecuencia anima a los dems a hablar de aquello que cruza sus
mentes. Es lo que en sicologa se conoce como autorrevelacin, y es muy
utilizada como tcnica de entrenamiento asertivo y de negociacin.
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La energa que solamos emplear preocupndonos del conflicto, de lo que estar pensando el
resto del equipo y de si el conflicto se resolver, la debemos emplear constructiva y
productivamente para afrontar la situacin y trabajar en su solucin.
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Obtener informacin.
Debemos centrarnos en las situaciones, en los hechos objetivos, no en las
personas.
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UTILIDADES
Podra usted?
Obtiene un s o un no.
Querra?
Enfoca la discusin.
UTILIDADES
Por qu?
Evita el s o el no.
Qu?
Quin?
Incita a contribuir.
Dnde?
Cundo?
sonsacarla.
Recoge ideas.
Cmo?
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Qu decir cuando se
escucha?
Dar incentivos
verbales al
interlocutor (dar feedback simultneo):
Asentir/negar verbalmente.
Seales de continuidad: aj, mmm, ya veo, claro.
Parafrasear.
Hacer preguntas.
Pedir aclaraciones.
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Medibles.
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Alcanzables.
Retadores.
Temporalizados.
Especficos.
Procedimientos.
Comportamientos.
Uno o dos das despus de la reunin, enve una nota o e-mail a todos los
asistentes, agradecindoles su aportacin y resumiendo los pasos del plan
acordado. Sea muy especfico. Si se ha asignado responsabilidades,
reitrelas e incluya los lmites de tiempo establecidos.
Pida retroalimentacin. Diga a los empleados que no considera la reunin
como una lnea de llegada, sino como un punto de partida para un positivo
y productivo esfuerzo del equipo hacia un objetivo comn.
Finalmente, incluya la fecha, lugar y hora de su primera reunin de
seguimiento.
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