TEORIA DE WORD

NOMBRE: Jean Carlos Murcia

GRADO: 10C
CODIGO: 23
PROFESOR: LIC .HENRY JAIMES

INSTITUTO TECNICO MUNICIPAL DE LOS PATIOS

LOS PATIOS
2016
CONTENIDO

CONCEPTO DE WORD

WORD

Microsoft Word es el procesador de textos ms conocido en todo el

mundo. Su importancia y gran utilidad radica en que con l se pueden elaborar
documentos de texto con calidad profesional.
Con Ms Word podemos elaborar cartas, trabajos escolares, documentos
laborales o tambin recopilar informacin que encontramos en internet.

RECONOCIMIENTOS DEL ENTORNO DE WORD

Los elementos que conforman la ventana del Procesador de textos (Ms
Word) son:
1- Botn de Office
2- Barra de acceso rpido
3- Barra de ttulo
4- Botones de control
5- Botn de ayuda
6- Cintas de opciones
7- Regla horizontal
8- Regla vertical

9- Barra de desplazamiento vertical

10- Barra de desplazamiento horizontal
11- rea de trabajo
12- Barra de estado
13- "Nmero de pgina actual" de "Total de pginas"
14- Nmero de palabras
15- Idioma
16- Botones de vista
17- Zoom

ELEMENTOS DE WORD 2010

Este icono permite un acceso rpido a los

comandos que ms utilizamos en Word sirve para realizar
trabajos escritos

Sirve para guardar un documento

Deshacer (Ctrl + Z)

Esta accin permite deshacer el ltimo cambio realizado.

Deshacer (Ctrl + Z)

Esta accin permite deshacer el ltimo cambio realizado.

para empezar un trabajo de nuevo u otro paralelamente

Para abrir documentos ya existentes

Para enviar un documento en un mensaje de correo electrnico

1. La barra de mens: Desde los mens de esta barra se pueden

ejecutar todos los comandos de Word. En Word la barra de mens
tiene un comportamiento "inteligente", que consiste, bsicamente, en
mostrar slo los comandos ms importantes y los que el usuario va
utilizando.
2. La barra de herramientas estndar contiene iconos para ejecutar
de forma inmediata algunos de los comandos ms habituales, como
Guardar, Copiar, Pegar, etc.
En realidad, la barra que ves aqu est formada por dos barras, la
barra estndar y la barra de formato.
3. La barra de formato: contiene las operaciones ms comunes sobre
formatos, como poner en negrita, cursiva, elegir tipo de fuente, etc.
En Word estas dos barras solo ocupan una lnea, no como en
anteriores versiones de Word donde ocupaban dos lneas. No
obstante, esto y muchas otras cosas ms se pueden cambiar para
dejarlas como ms nos gusten.
Personalizar. Podemos decidir qu iconos deben aparecer y cuales
no en cada barra, es lo que se suele llamar "personalizar".

4. Panel de tareas. Este elemento no exista en la versin anterior de

Word.
El panel de tareas es sensible al contexto, esto quiere decir que
mostrar informacin diferente segn lo que estemos haciendo en el
momento de abrirlo.
Por ejemplo, en la imagen de la parte superior de esta pgina
acabamos de abrir un documento nuevo y el panel de tareas que
aparece es "Nuevo documento" que nos ofrece los comandos ms
tiles para esa situacin: nos muestra los documentos recientemente
abiertos; nos permite crear un nuevo documento a partir de una
plantilla, etc.
5. Barra de ttulo: muestra el ttulo del documento actual que estamos
trabajando en el programa Word.
6. Barras de desplazamiento: se compone tanto de barra de
desplazamiento vertical y horizontal, la cual nos permite movernos
tanto de arriba hacia abajo y de derecha izquierda.

EDICION BASICA

Aprenderemos lo necesario para editar documentos.

Desplazarnos, seleccionar, eliminar, copiar, pegar y deshacer.
Tambin veremos cmo buscar y reemplazar palabras; y
diferentes formas de ver un mismo documento.

Para desplazarse Presione las teclas

Una palabra a la izquierda Crtl + flecha izquierda Una palabra

a la derecha Crtl + flecha derecha Un prrafo arriba Crtl
+ flecha arriba Un prrafo abajo Crtl + flecha abajo
Desplazamientos a lo largo de todo el documento:
Teclas Av. Pg. y Re Pg. Estas teclas avanzan y retroceden
una pantalla completa. Observad que no es lo mismo una
pantalla que una pgina. El tamao de la pantalla lo limita el
monitor mientras que la longitud de la pgina la definimos
nosotros .Combinacin de teclas.
Para desplazarse Presione las teclas
Una pgina adelante Crtl + Av. Pg. Una pgina atrs Crtl + Re
Pg. Al principio del documento Crtl + Inicio Al final
del documentoCrtl + Fin Nota: En los teclados en ingles las
teclas tienen otros nombres: Inicio=Home, Fin=End,
Pg.=Pup, RePg=Pdn

GUARDAR Y ABRIR DOCUMENTOS

Para guardar un documento puedes utilizar los
comandos Guardar y Guardar como... de la
pestaa Archivo, o bien el icono de la barra de acceso
rpido.
- Al utilizar el comando Guardar como, Word mostrar un
cuadro de dialogo como el que ves a continuacin que te
permite cambiar el nombre del archivo, el tipo y la carpeta
que lo contiene. En definitiva, si el documento ya haba sido

guardado, lo que hars ser guardar las modificaciones

realizadas en l en un archivo diferente. De este modo podrs
conservar el original y la copia modificada por separado.

- Al utilizar el comando Guardar (tambin CTRL+G) o el

icono no se abrir ningn cuadro de dilogo, simplemente
se guardarn los cambios. A excepcin de un documento que
nunca ha sido guardado, en ese caso s que se abrir el
cuadro de dilogo para que elijas el nombre y ubicacin que
quieras darle.
En funcin de la versin de Windows que utilices, la ventana
ser de una forma u otra. An as, aunque la esttica y
botones cambien ligeramente, la base es la misma. Para
guardar un archivo debes tener en cuenta:
- Dnde se guarda

- El nombre del archivo

- El tipo del archivo

FORMATO CARCTER Y PARRAFO

Cuando hablamos del formato de un texto nos estamos

refiriendo a las cuestiones que tienen que ver con el aspecto
del texto, con la forma de presentar el texto.
Por ejemplo: poner una palabra en cursiva, alinear un prrafo
a la izquierda o colocar un borde sombreado a una tabla son
operaciones tpicas de formato que slo afectan a la forma en
cmo vemos el texto, pero no al propio contenido del texto.
Aunque lo fundamental cuando escribimos un texto es lo que
se dice en l la forma en la que lo vemos tambin tiene
mucha importancia.
Un texto con un buen contenido pero mal formateado pierde
mucha calidad. Afortunadamente, es muy fcil dar un formato
atractivo con Word2003. Con un poco de trabajo adicional
para formatear un texto se consiguen resultados
espectaculares, incluso puedes dar tu toque de diseo de
forma que tus documentos se diferencien del resto.
En Word podemos clasificar las acciones que tienen que ver
con el formato en tres grandes grupos.
1. Formato carcter. Afectan a los caracteres en s mismos

como el tipo de letra o fuente, tamao, color, etc..

2. Formato prrafo. Afecta a grupos de caracteres como
lneas y prrafos, por ejemplo alineacin y sangras.
3. Otros formatos. Aqu incluimos el resto de acciones que
se pueden hacer sobre el formato como tabulaciones, cambio
a maysculas, numeracin y vietas, bordes y sombreados,
etc.
Ahora vamos a ir viendo cada uno de estos tipos de formato.

ORTOGRAFIA Y GRAMATICA
Puedes configurar Word 2010 de forma tal que no te muestre
los errores ortogrficos y gramaticales. Para ello, debes
realizar la configuracin automtica de ortografa y gramtica.
Configuracin automtica de la opcin ortografa y gramtica
Paso 1:
Accede a la Vista Bastaje. Si no sabes cmo hacerlo visita
nuestra leccin: Introduccin a Word 2010.
Paso 2:
Haz clic en Opciones. Abrir el cuadro de dilogo Opciones
de Word.
Paso 3:

En la lista del panel izquierdo que aparece en el cuadro de

dilogo haz clic en Revisin.
Paso 4:
Escoge las opciones con las que desees que se realice la
autocorreccin ortogrfica y gramatical y finaliza el
procedimiento haciendo clic en Aceptar.

DISEO DE PGINA

Herramientas Del Men Diseo De Pgina

Temas. Con esta herramienta podemos cambiar el diseo de

todo el documento, como puede ser el color de fuente, tipo de
fuente, combinacin de colores para los objetos y efectos.

Mrgenes: es el espacio que existe entre el borde de la

pgina y el texto del documento. Estos mrgenes se definen
en la pestaa Diseo de pgina, en el grupo de herramientas
Configurar pgina.
Al hacer clic sobre el botn Mrgenes, aparecen unos
mrgenes predeterminados. Si ninguno nos sirve, podremos
definir unos desde la opcin Mrgenes Personalizados.
Orientacin: tenemos dos opciones de orientacin, y son:
Vertical y Horizontal
Tamao: es conveniente especificar el tamao del papel que
vamos a utilizar en la impresin. Al hacer clic en el botn
Tamao, se abre una lista de Tamaos predeterminados. Lo
normal es el predeterminado, carta y A4.
Columnas. Las columnas permiten mejorar el diseo y
organizar los prrafos y podemos elegir entre: 1, 2, 3,
izquierda o derecha y tambin podemos dar clic en ms
columnas para indicar cuantas columnas deseamos en
nuestro diseo.

Saltos de seccin
Los saltos de seccin de Word indican cundo acaba un
determinado apartado o seccin. Esto permite que los

elementos que comnmente se aplican a todo el documento

por igual, como el pie de pgina o las tabulaciones, cesen en
un determinado punto, para poder configurarlos de forma
distinta a continuacin. Puede resultar muy til para aplicar un
formato distinto en las pginas de un mismo documento o
bien en distintas zonas de la misma pgina.
Las posibilidades son muchas, por ejemplo podramos:
Tener una nica columna en la primera mitad de la
pgina y dos columnas en la mitad restante.
Aplicar una numeracin de pginas que empezara de
nuevo en cada uno de los temas o captulos.
Establecer un tamao de pgina y orientacin distintas
en un mismo documento.
Aplicar mrgenes distintos a una pgina en concreto,
independientemente de los establecidos en el
documento, etc.
Nmeros de lnea: esta herramienta, aplica nmeros de lnea
al margen izquierdo del documento, es til cuando se quieren
contar las lneas que se escriben.
Guiones: si seleccionamos esta herramienta, tenemos la
opcin de que los guiones se vayan colocando
automticamente, cuando al finalizar la lnea la palabra no
tenga espacio para que este en la misma lnea. Ejemplo esto
puede servir para ahorrar espacio en el documento.

Marca de agua: inserta texto transparente o tambin

podemos seleccionar desde archivo una imagen.
Color de pgina: podemos elegir de una serie de colores,
para definirlo como fondo de color de las pginas del
documento.
Bordes de pgina: en esta herramienta para Indicar o
seleccionar el borde que puede poseer nuestro documento,
en ocasiones es para decorar, pero tambin se puede utilizar
en documentos formales.

Aplicar sangra: la sangra es el espacio que hay entre el

margen y el texto del documento y podemos definirlo a la
izquierda o derecha.
Espaciado entre prrafos: con esta opcin de diseo,
podemos especificar el espacio que debe de existir entre
determinados prrafos y otros

Posicin: desde esta opcin, se puede seleccionar la

posicin de un objeto dentro del documento, un objeto puede
ser una imagen, dibujo o grfico.

Ajustar texto: similar a las opciones de posicin de objetos o

imgenes, que puede ser cuadrado, detrs del texto, delante
del texto, entre otras opciones.
Traer adelante, Enviar atrs, girar y Alinear: son opciones
adicionales en caso de insertar grficos, alinear tambin se
puede utilizar en imgenes.
Agrupar: elemental herramienta para agrupar diagramas
creados en base a formas o figuras.

INSERTAR TABLAS

se puede insertar una tabla eligiendo un diseo entre varias

tablas con formato previo (rellenas con datos de ejemplo) o
seleccionando el nmero de filas y columnas deseadas. Se
puede insertar una tabla en un documento o bien insertar una
tabla dentro de otra para crear una tabla ms compleja.
Usar plantillas de tabla
Puede utilizar plantillas de tabla para insertar tablas basadas
en una galera de tablas con formato previo. Las plantillas de
tabla contienen datos de ejemplo para ayudar a visualizar el
aspecto que tendr la tabla cuando se agreguen datos.
1. Haga clic donde desee insertar una tabla.
2. En la ficha Insertar, dentro del grupo Tablas, haga clic
en Tabla, elija Tablas rpidas y, a continuacin, haga
clic en la plantilla que desee usar.

INSERTAR ESTILOS

Por defecto, al escribir, aplicamos el estilo Normal, pero basta

con hacer clic sobre cualquier otro estilo para empezar a
aplicarlo al texto que introduzcamos a continuacin. Tambin
podemos aplicar un estilo determinado a un texto ya escrito.
Para ello, debers seleccionarlo y pulsar sobre el estilo que
desees.
Cuando observamos los estilos disponibles, vemos que hay
uno para cada elemento del documento: Cita, nfasis, Ttulo,
Subttulo, Referencia, etc. Es importante que no los escojas
por motivos estticos, sino por ser la etiqueta ms adecuada
para el tipo de texto. El formato se puede modificar, as que
no debemos preocuparnos por l. Sin embargo, a nivel
estructural supone muchas ventajas escogerlos en funcin de
la verdadera naturaleza del texto.

Borrar formato
Para cambiar un determinado texto a un estilo normal,
podras seleccionarlo y aplicar el primer estilo
llamado Normal. Pero en ocasiones Word no te permitir

cambiarlo, por ejemplo puede presentarte problemas cuando

hayas especificado estilos distintos en un mismo prrafo. En
ese caso, hay que seleccionar el texto en cuestin, desplegar
el men que muestra todos los estilos y pulsar Borrar formato.

Tambin dispones de la opcin Borrar todo en

el panel de Estilos, que funciona exactamente igual

INSERTAR PLANTILLAS

Paso 1:
Haz clic en la ficha Archivo para ir a la Vista Backstage y selecciona
la opcin Nuevo que aparece en el men lateral izquierdo de la
pantalla.

Paso 2:
Haz clic en las plantillas de ejemplo para seleccionar una plantilla que
viene integrada en Word 2010 o selecciona una categora de
plantilla Office.com para descargar una plantilla.

Paso 3:
Selecciona la plantilla que desees y haz clic en el botn Crear, si se
trata de una plantilla de ejemplo, o Descargar, si se trata de una
plantilla de Office.com.

IMGENES Y GRAFICOS

Paso 1:
Ubica el sitio del archivo donde quieres ver la imagen, haz clic
en la ficha Insertar que se encuentra en la Cinta de
Opciones y con un clic, escoge la opcin Imagen.

Paso 2:
Aparecer un cuadro de dilogo, el cual te permitir examinar
el sitio donde tienes la imagen que quieres insertar.

Paso 3:
Con un clic, escoge la imagen que deseas insertar.
Paso 4:
Haz clic en el botn Insertar. Vers que la imagen queda
insertada dentro del archivo

IMPRESIN

Paso 1:
Dirgete a la cinta de opciones ubicada en la parte
superior de la pantalla y haz clic en la
opcin Archivo que se encuentra a la izquierda.
Paso 2:
Cuando ests dentro de la Vista Backstage haz clic
sobre la opcin imprimir.
Paso 3:
Aparecer una vista preliminar del documento, es decir,
as se ver cuando ya est en el papel. Junto a ella,
tienes una lista de opciones con las que puedes
modificar las caractersticas de tu impresin segn lo
necesites.

Puedes, por ejemplo, cambiar el tamao del papel o

determinar las mrgenes para controlar la cantidad de
hojas que vas a imprimir.
Paso 4:
El ltimo paso es hacer clic en el botn imprimir. Mira
t impresora; tu documento ya debe estar all!

PAGINA WEB CON WORD 2010

1. Abrir Word y posteriormente abrir un archivo nuevo.

2. Guardar el documento como: guardar como pgina
web, con el nombre de "index" y guardarlo en una
carpeta que este dentro de la carpeta de "mis
documentos" (procura crear una carpeta nica, para
guardar ah todos los documentos de la pgina,
incluyendo fotos, imgenes, videos, textos, etctera).
3. Ir a men formato, fondo, y seleccionar un color o
un efecto de color.
4. Crear una tabla con dos columnas y dos lneas, la
primera lnea (que contiene dos columnas)
seleccionarla y convertirla en una sola.
5. De la segunda lnea (que contiene dos columnas),
poner el puntero del ratn sobre la lnea inferior de la
tabla, mantener presionado el botn izquierdo del
mismo, y arrastra hacia abajo, de tal forma que la
segunda lnea ocupe el espacio restante de la hoja.
6. Posterior al trabajo de la tabla, escribe el nombre
de tu pgina web en la primera lnea de la tabla, este
nombre deber ir en letras maysculas, letras
negrillas, y con algn color que combine con el fondo
(puedes poner algn logotipo que vaya de acuerdo
con tu pgina.

COMBINAR CORRESPONDENCIA
Para aquellos que tienen que enviar cartas a invitados, o
agradecer a los asistentes o si deseas crear las
etiquetas de algn producto con un numero de serie
correlativo, es hoy el da para que dejes de hacer uno
por uno aquel trabajo.
Word es el procesador de texto de la suite Office, y como
todo office, tiene excelentes y variadas funciones que no
son utilizadas (ac entra el principio de Pareto, de que
90% de los usuarios utilizan el 10% de las funciones),
una de estas es la de Combinacin de correspondencia.
Esta funcin consiste en que puedas automatizar el
asignar ciertos datos a un documento, dependiendo a
quien vaya dirigido, ejemplo claro de esto es el caso de
las cuentas de los servicios bsicos, donde en un solo
formato de documento, los datos cambian segn el
cliente.
En esta oportunidad les mostrare como utilizar esta
funcin para enviar cartas, para esto necesitaremos lo
siguiente:
1 Carta redactada en Word
1 Base de datos, en este caso utilizaremos un archivo
Excel, pero puedes utilizar otras opciones como Access
o Outlook
250 grs de tiempo para aprender.

El ejemplo consiste en el envi de una carta, ofreciendo

los servicios de una empresa de redaccin de
documentos. lo que haremos es que podamos
personalizar la carta con los datos de los destinatario.
Teniendo la carta ya redactada, tenemos que ver el tema
de los datos que utilizaremos, en este caso, sern solo:
Nombre, Direccin, Empresa, Profesin. tal como lo
muestra la siguiente imagen

Les recomiendo que tengan claro donde tengan

guardado el archivo Excel, ahora vamos al Word y como
combinamos la BD con la carta.
Vamos a:

1: Combinacin de Correspondencia
2: Iniciar combinacin de correspondencia
Seleccionamos asistente de correspondencia
3: Comenzamos con el asistente de correspondencia
Ponemos en tipo de documento: Carta y siguiente
Utilizar el documento actual y siguiente
En escoger los destinatarios, ponemos Utilizar una
lista existente, y seleccionamos al presionar sobre
EXAMINAR (que esta en el cuadrado azul). ac es
donde buscamos nuestro archivo excel.

Despus al seleccionar el archivo (este caso el excel)

saldr una ventana como esta

En la cual ponen aceptar si los datos estn en la hoja 1,

sino, seleccionan la que corresponda. Posteriormente
aparece una donde puedes editar que registros colocar
en la carta, posibilitando el filtrar, ideal si solo quieres
enviar tu carta a algunas personas y no a todos.

Despus ponemos siguiente: escriba la carta, como ya la

tenemos escrita, procedemos a la asignacin de los
campos, como campos entenderemos que se refiere al
dato, como ejemplo, Nombre o Ciudad.

Personalmente prefiero asignar manualmente los

campos, para esto presionamos en Ms Elementos,
arrogando una ventana que muestra los campos para
asignar, lo cuales puedes poner en el documento al al
posicionarte sobre el campo y luego INSERTAR. no te
preocupes si el campo no esta donde debiese en el
documento, lo puedes mover con un simple cortar y
pegar o haber dejado indicado el lugar en el cual quieres
colocar el campo.

Al asignar un campo, en el archivo Word quedan de la

siguiente forma <<Nombre>>, es solo el nombre del
campo. quedando de esta forma en el documento.

Para ver los resultados de la combinacin, debes ir a la

pestaa de Word de correspondencia y luego
seleccionar, vista previa y puedes ver como cambia con
los controles

Y eso es todo, fcil, no es complicado, es solo de saber

de que trata la herramienta y un poco de paciencia.
Ahora, las opciones para enviar el documento son 3, en
el botn que dice Finalizar y Combinar puedes escoger
entre
1. Editar Documentos Individualmente: Abre un Archivo
Word con la carta y los datos correspondiente al nmero
de registro que tengas en el cuadro de control
2. Imprimir: No creo que necesite explicacin, ahora, si
tienes instalado el DOPDF puedes exportarlos al formato
Pdf.
3. Enviar por Correo: en esta, debes escribir la direccin
del destinatario. Se que parece mucho trabajo escribir

uno por uno los email de todos los destinatarios, sin

embargo existe la posibilidad de combinar con Outlook,
pero eso lo dejaremos para mas adelante debido a que
an no necesito usar el cliente de email por lo cul no lo
he puesto en practica. as que los invito a que prueben y
si pueden dar los paso para aquello, se los agradecera.

Seoras y Seores, eso es todo y recuerden, que

depende de tus necesidades y creatividad sacarle el
mayor provecho a esta y en general, a todas las
opciones que nos entrega Office.

ESQUEMAS
1 - Crear el esquema antes de redactar el texto del
documento.
As podremos utilizar el esquema como gua e ir
redactando el texto de cada punto en el orden que
deseemos.
Para aplicar este mtodo:
- Creamos un documento nuevo y nos ponemos en
visin esquema. Desde la pestaa Vista > Esquema o
desde botn Esquema de la barra de
estado
. Se abrir la pestaa Esquema,
que veremos con detalle en el punto siguiente.

- Escribimos el primer ttulo o punto de nuestro

documento y veremos como Word le asigna Ttulo
1 y Nivel de esquema 1. Seguimos redactando los
siguientes ttulos o puntos de nuestro documento
asignndoles el nivel de esquema que deseemos
utilizando los botones
de la pestaa de la siguiente
forma:
- Despus de escribir un ttulo pulsamos la
tecla INTRO y podremos escribir el siguiente ttulo con el
mismo nivel de esquema en el que estbamos, si
queremos bajar un nivel pulsamos el botn ,y si
queremos subir un nivel pulsamos el botn
. Tambin
puedes utilizar el resto de los botones de la
pestaa Esquema que tienes explicados en el siguiente
punto.
- Una vez est creado el esquema, para intruducir el
texto normal del documento en el desplegable Nivel de
esquema
, hay que seleccionar Texto
independiente.

2 - Crear el esquema despus de tener el documento

redactado.
Si el documento ya tiene unos puntos definidos bastar
asignarles el nivel correspondiente (nivel 1, nivel 2...). Si
no es as tendremos que ver cmo estructurar el
documento distinguiendo los puntos importantes para
convertirlos en el nivel que les corresponda. Esta opcin

es la que utilizaremos nosotros en los ejemplos de esta

unidad.
Para definir los niveles de esquema podemos
hacerlo de tres formas:

a) Utilizando los estilos de ttulos predefinidos que nos

ofrece Word, Titulo 1, Titulo 2... Ttulo 9. Estos estilos
tienen la peculiaridad de que ya tienen un nivel asociado
que se corresponde con el nmero del ttulo, es decir
el Ttulo 1 tiene el Nivel de esquema 1 y as
sucesivamente.
Para aplicar un estilo de ttulo debemos:
- Seleccionar el texto al cual le vamos a aplicar el ttulo.
- Acceder a la barra de formato y en estilo escoger el
ttulo que corresponda.
El inconveniente de utilizar los ttulos predefinidos de
Word es que tienen su propio formato, por ejemplo
el Titulo 1 es Cambria con tamao 14 y en azul, y puede
darse el caso que este formato no se adapte a nuestro
documento.

b) La segunda opcin es definirnos nuestros propios

estilos de ttulos y asignarles elnivel de esquema que
creamos conveniente.
En la unidad 7 puedes repasar cmo definir un estilo.
Para asignar un nivel de esquema al estilo hay que
situarse en el cuadro de dilogo Nuevo estilo y pulsar
en el botn de la parte inferior izquierda
llamado Formato. Se abrir un desplegable,
elegimos Prrafo y aparecer un cuadro de dilogo
como el de la imagen.

En la parte superior del cuadro est la opcin Nivel de

esquema, donde podemos elegir el nivel que deseemos.
Tambin podramos aplicar un nivel de esquema a un
punto de nuestro documento directamente, es decir, sin
definir un estilo nuevo. Bastara seleccionar el texto y
aplicarle formato Prrafo para llegar a este cuadro de
dilogo y elegir el Nivel de esquema deseado. Aunque
lo ms aconsejable es definir un estilo nuevo y aplicarlo
cuando lo necesitemos.

c) La tercera opcin para asignar niveles de esquema,

es utilizar los botones de la pestaa Esquema, de los
que hemos hablado hace un momento y que veremos en
el punto siguiente.

DOCUMENTOS MAESTROS

Un documento maestro es un documento que

puede contener lo que un documento
normal (grficos, tablas, formato de texto, etc) y
adems contiene enlaces a un conjunto de archivos
separados (subdocumentos) que pueden tratarse
independientemente como documentos normales.
Las modificaciones que se produzcan en los
subdocumentos se vern reflejadas automticamente en
el documento maestro, puesto que este lo que contiene
son enlaces a estos subdocumentos.

Un documento maestro sirve para establecer y

organizar un documento que por sus caractersticas
est previsto que sea muy extenso (un libro compuesto
de varios captulos). Los documentos
maestros permiten organizar y modificar documentos
extensos dividindolos en subdocumentos ms
pequeos y fciles de manejar.
En un grupo de trabajo se puede guardar
un documento maestro en una red de trabajo para
compartir un documento dividindolo en subdocumentos
individuales por ejemplo para trabajar bajo un mismo
proyecto, para la realizacin de un manual extenso,
donde cada miembro del grupo realiza diferentes
captulos, siguiendo la misma estructura en los
subdocumentos se pueden fusionar en un documento
maestro.
Sabiendo esto puedes pensar, muy bien pero y qu
ocurre con los nmeros de pgina, los ndices y dems
caractersticas de los subdocumentos? El documento
final no estar organizado. En este sentido no hay
problema ya que el documento maestro se trata como un
nico documento, teniendo su propio ndice general,
nmeros de pginas, encabezados, etc.
El mtodo de utilizar documentos maestros es de gran
utilidad para ordenadores que no tienen gran potencia
de clculo, pues para estos ordenadores trabajar con
documentos muy extensos causa un rendimiento muy
inferior al normal, y con la ayuda de los documentos

maestros trabajar con estos subdocumentos agiliza la

tarea.
En la imagen podemos ver un ejemplo de un documento
maestro con sus tres subdocumentos.

16.2. Botones del documento maestro

Para trabajar con documentos maestros debemos utilizar
la vista esquema que vimos en la unidad anterior. Vamos
a ver los botones de la barra de esquemas que estn
destinados al tratamiento de documentos maestros. En
el ltimo punto del tema explicaremos ms
detalladamente el uso de estos botones.
Recordamos que para acceder a la vista esquema
podemos acceder mediante la
pestaa Vista - Esquema. O pulsando sobre el 4 icono

de la lista de vistas
inferior izquierda de la pantalla.

que est en la parte

Debers hacer clic en el botn Mostrar documento de

la pestaa Esquema:

Aparecern nuevas opciones destinadas a trabajar con

documentos maestros:

Muestra / oculta los botones destinados a

documentos maestros.

Contrae / expande los subdocumentos

incluidos en el documento maestro.
Cuando tenemos el esquema creado por niveles
podemos crear un subdocumento a raz de un ttulo. Lo
veremos con detalle ms adelante.
Si tenemos un subdocumento en el documento
maestro y lo desvinculamos como subdocumento lo que

hacemos es que pase a formar parte del documento

maestro y deje de existir como subdocumento.
. Sirve para seleccionar el documento que
queremos insertar el documento maestro.
Si tenemos varios subdocumentos, podemos
seleccionarlos y combinarlos en uno solo.
Realiza lo contrario a combinar, es decir un
subdocumento podemos dividirlo en varios
subdocumentos.
. Al bloquear un subdocumento lo que
hacemos es ponerlo como solo lectura para que nadie
pueda modificarlo si estamos trabajando en grupo.
La funcionalidad de estos botones la veremos a lo largo
de la unidad.

CREAR TABLAS DE CONTENIDOS, TABLAS DE

ILUSTRACIONES, INDICES
Los ndices y tablas de contenidos sirven para ayudar al
lector a encontrar lo que est buscando. Word llama
tabla de contenido a lo que en Espaa conocemos
simplemente como ndice y Word llama ndice a lo que
nosotros llamamos ndice alfabtico. En el punto
siguiente aclararemos ms las diferencias entre ndice y
tabla de contenido.
Los ndices y tablas de contenidos son muy tiles
cuando estamos trabajando con documentos extensos.

De un documento bien planificado y

estructurado podemos extraer una tabla de contenidos
que facilite enormemente la localizacin rpida de algn
punto importante del documento.
Al crear los ndices debemos intentar reflejar la
estructura del documento y colocar todos los trminos
importantes del documento, para que posteriormente los
lectores puedan encontrarlos.
En esta unidad tambin veremos cmo crear tablas
de ilustraciones, grficos y tablas, que nos permitirn
organizar estos elementos en tablas que facilitarn su
bsqueda y consulta por parte de los lectores.

NOTAS AL PIE, MARCADORES Y REFERENCIAS

CRUZADAS

En esta unidad aprenderemos algunas de las tcnicas

de las que dispone Word para relacionar informacin en
el documento, con los marcadores y las referencias
cruzadas. Y a hacer aclaraciones con la utilizacin de las
notas al pie y las notas al final.
Con estas tcnicas nuestros documentos adquirirn un
toque ms profesional y sern ms fciles de utilizar.
Al redactar un documento, Cuantas veces nos hemos
encontrado con que estamos hablando de algo que ya
hemos explicado anteriormente y nos gustara que el
lector pudiera acceder a ello desde ese punto? Y en

muchas ocasiones no lo hemos hecho por no saber

cmo.
Por ejemplo, en el texto... como vimos en el grfico
del tema anterior..." un enlace a la pgina dnde est
ese grfico vendra muy bien. Pero si ponemos el
nmero de la pgina corremos el riesgo de que, ms
adelante, modifiquemos el documento y cambie el
nmero de pgina y no nos acordemos de rectificarlo.
Pues bien, esto ya est solucionado de forma
automtica con las referencias cruzadas, como vamos a
ver a continuacin.

COMPARTIR DOCUMENTOS

Abre Microsoft Word. No es necesario que abras el

archivo que tratas de combinar, slo Word. Este mtodo
funciona para Word 2003, 2007, 2010, 2011 (de Mac) y
2013. Con l, aadirs los cambios del segundo
documento al documento inicial que aparecern en el
Control de cambios del primer documento.
Haz clic en la pestaa Revisar que se ubica al final
de la barra del men.Haz clic en el botn Comparar y
luego selecciona Combinar.
En Word 2003 y 2011 (de Mac), haz clic en men
Herramientas y selecciona la opcin Combinar
documentos o Comparar y combinar documentos.[1]

Selecciona tus documentos. Haz clic en el men

desplegable debajo de Documento original y
selecciona Examinar. Navega en la computadora hasta
llegar al documento y seleccinalo.
Haz lo mismo en el segundo men desplegable para el
documento revisado.
Haz clic en el botn Ms>>. Mostrar opciones ms
detalladas para la combinacin. Puedes elegir qu
configuracin quieres mantener y si los cambios deben
mostrarse en el documento original, el revisado o el
nuevo (predeterminado).
Haz clic en Aceptar para combinar los
documentos. El resultado se visualizar en cualquiera
de los documentos que hayas indicado en el paso
anterior. Todos los cambios en el original se mostrarn
en el formato de Control de cambios.
Acepta los cambios. Si no necesitas revisar los
cambios y slo quieres aceptar la nueva revisin como
finalizada, haz clic en la flecha debajo del botn
Aceptar en la pestaa Revisar. Despus, selecciona
Aceptar todos los cambios del documento. De esa
manera, todos los cambios marcados se aceptarn y
aparecern en la versin final.

ORGANIGRAMAS Y DIAGRAMAS

1. En el men Insertar, elija imagen y, a continuacin,

haga clic en Organigrama.
Office insertar a continuacin un organigrama con un
nico cuadro de nivel superior y tres cuadros
subordinados, y muestra la barra de
herramientas Organigrama. (Esta barra de herramientas
aparece automticamente siempre que se selecciona un
organigrama.)

2. Para agregar texto a un cuadro, haga clic en ella y

escriba el texto deseado.
3. Para agregar un nuevo cuadro, haga clic en un cuadro
existente para seleccionarlo, haga clic en la flecha abajo
en el botn Insertar forma de la barra de
herramientas Organigrama y, a continuacin, haga clic
en la relacin que desea establecer el nuevo cuadro con

el cuadro seleccionado, como se muestra a

continuacin:
O bien, para insertar un nuevo cuadro con la
relacin subordinado, simplemente haga clic en el
botnInsertar forma (pero no en la flecha hacia abajo).
Para eliminar un cuadro, haga clic en uno de los bordes
del cuadro para seleccionar el cuadro (de modo que los
ochos controladores de movimiento aparezcan alrededor
del cuadro) y, a continuacin, presione SUPR.
4. Para modificar la estructura general del organigrama,
haga clic en la flecha abajo en el botn Diseo en la
barra de herramientas Organigrama y elija la estructura
que desee.

Puede mover un determinado cuadro dentro del grfico

arrastrando uno de los bordes del cuadro y colocando el
cuadro en otro cuadro.

Sugerencia El comando Autodiseo del men

desplegable de Diseo (que est activada de forma
predeterminada) que hace que Office mantenga
automticamente las posiciones y tamaos de los
objetos de autoforma individuales que componen un
organigrama (o uno de los otros tipos de diagramas que
se describen a continuacin). Esta opcin restringe el
modo en que se pueden modificar las autoformas, por
ejemplo, no puede arrastrar una autoforma a una
posicin determinada si esta opcin est activada. Si va
a personalizar un diagrama y no se puede modificar una
autoforma como desee, pruebe a desactivar esta opcin.
De lo contrario, debe dejarla activada.
5. Para modificar el estilo general del organigrama, haga
clic en el botn Autoformato de la barra de
herramientas Organigrama y elija un estilo en el cuadro
de dilogo Galera de estilos del organigrama.
Para ver el nombre de un botn de barra de
herramientas en un Informacin en pantalla, coloque el
puntero del mouse sobre el botn.

Crear otros tipos de diagramas

Para insertar un ciclo, radial, piramidal, Venn o diagrama
de destino, realice los pasos siguientes:
1. En el men Insertar, haga clic en diagrama.
2. En el cuadro de dilogo Galera de diagramas, haga
clic en el tipo de diagrama que desea crear y, a
continuacin, haga clic en el botn Aceptar. O bien,
simplemente haga doble clic en el tipo de diagrama.
Seleccionar el tipo de diagrama Organigrama tiene el
mismo efecto que elegir del men Insertar,
elijaimagen y, a continuacin, haga clic
en Organigrama. El procedimiento para crear un
organigrama es diferente de la creacin de otros tipos de
diagramas. Si desea un organigrama, siga
las instrucciones anteriores.

Office insertar el diagrama bsico y mostrar la barra

de herramientas diagrama. (Esta barra de herramientas
aparece automticamente siempre que se selecciona un
diagrama distinto de un organigrama.) El diagrama
constar de un conjunto de autoformas, todas ellas
incluidas en un rea de dibujo rectangular (vase infra).

3. Para agregar texto al diagrama, haga clic en alguna de

las autoformas con la etiqueta "haga clic para agregar
texto " y escriba el texto.
4. Para agregar una nueva forma al diagrama (por ejemplo,
un nuevo sector en un diagrama de ciclo) o un nuevo
nivel en un diagrama piramidal, haga clic en el
botn Insertar forma de la barra de
herramientasdiagrama.
Para eliminar una forma, haga clic en uno de los bordes
de la autoforma y presione SUPR.
5. Para reorganizar las etiquetas de texto en el diagrama,
seleccione la autoforma que contiene la etiqueta que
desea mover y, a continuacin, en la barra de
herramientas diagrama, haga clic en el botn Mover
forma hacia atrs para mover la etiqueta dentro del
diagrama en una direccin o el botn Mover forma
hacia adelante para moverla en la otra direccin.
Para ver el nombre de un botn de barra de
herramientas en un Informacin en pantalla, coloque el
puntero del mouse sobre el botn.
6. Para invertir el orden de las etiquetas en el diagrama,
haga clic en el botn Invertir diagrama en la barra de
herramientas diagrama.
7. Para ajustar el tamao del rea de dibujo que contiene el
diagrama, haga clic en el botn Diseo en la barra de
herramientas diagrama y, a continuacin, elija una
opcin.

Los comandos Ajustar diagrama al

contenido y Expandir diagrama cambian el tamao
global del rea de dibujo que contiene el diagrama sin
ajustar el propio diagrama.
NOTA El cambiar Del diagrama y Autodiseo de
comandos en el men desplegable Diseo funcionan del
mismo modo que los comandos Cambiar el tamao de
organigrama y Autodiseo del men Diseo para un
organigrama, descrito anteriormente.
8. Para modificar el estilo global del diagrama, haga clic en
el botn Autoformato y haga clic en un estilo en el
cuadro de dilogo Galera de estilos de diagrama.

9. Para convertir el diagrama en otro tipo (por ejemplo,

para cambiar un diagrama de ciclo en un diagrama de
Venn) sin perder las etiquetas de texto, haga clic en el
botn Cambiar a la barra de herramientas diagrama y
elija el tipo de dibujo que desee, como se muestra a
continuacin:

NOTA Declinacin de responsabilidades de

traduccin automtica: Este artculo se ha traducido
con un sistema informtico sin intervencin humana.
Microsoft ofrece estas traducciones automticas para
que los hablantes de otros idiomas distintos del ingls
puedan disfrutar del contenido sobre los productos, los
servicios y las tecnologas de Microsoft. Puesto que este
artculo se ha traducido con traduccin automtica, es
posible que contenga errores de vocabulario, sintaxis o
gramtica.

OPCIONES DE FORMATO

Dar formato a un documento puede variar desde el

tamao del texto modificando o agregando los

grficos. Es fcil agregar toques creativos a cualquier

documento con las opciones de Microsoft Word que
tiene para ofrecer.
Modificar fuentes

El Grupo de fuente le permite cambiar su estilo de

fuente del texto, tamao, color y muchos otros
elementos.
1. Resalta el texto que desea modificar.
2. Haga clic en la flecha desplegable de estilo de fuente y
tamao de fuente
3. y seleccionar los cambios que desea hacer.
4. Mientras que el texto se destaca tambin puede hacer
clic en el color, negrita, cursiva o subrayado comandos
para modificar el texto an ms.
Cambiar maysculas y minsculas del texto

Puede cambiar el tipo de texto

seleccionado en un documento haciendo clic en un
botn llamado Maysculas cambio de la cinta.
1. Resalta el texto que desea cambiar el caso.

2. En la ficha Inicio, en el grupo Fuente, haga clic

en Cambiar maysculas y minsculas.
3. Elija una opcin en la lista desplegable, que
incluye Caso de la oracin, minsculas, maysculas,
Capital Cada palabra, y el caso de alternancia.
Adicin de efectos de texto

1. Seleccione el texto que desea agregar un efecto.

2. En la ficha Inicio, en el grupo Fuente, haga clic
en Efectos de texto.
3. Haga clic en el efecto que desea. Para ms opciones,
seleccione Contorno, Sombra, Reflexin, a
continuacin, haga clic en el efecto que desea agregar.

Remover efectos del texto

1. Seleccione el texto que desea quitar un efecto de
2. En la ficha Inicio, en el grupo Fuente, haga clic
en Borrar Formato.
Copiar formato

La caracterstica Copiar formato le permite

copiar rpidamente un formato que ha aplicado al
texto que ya est en el documento.
1. Seleccione el texto o grfico que tiene el formato
que desea copiar.
2. En la ficha Inicio, en el grupo Portapapeles, de un
solo clic enFormato, el puntero se convertir en un
icono de pincel.
3. Lleve el cursor en el texto o grfico que desea dar
formato y haga clic en el texto.
4. Para detener el formateo, presione la tecla ESC o haga
clic en el comando Copiar formato.
NOTA: Haga doble clic en el botn Copiar formato si
desea cambiar el formato de seleccin mltiple en el
documento.
Borrar formato

Para deshacerse de todos

los estilos, efectos de texto y el formato de fuente en el
documento, haga lo siguiente:

1. Seleccione el texto que desea borrar el formato de. O

presione CTRL + A para seleccionar todo el documento.
2. En la ficha Inicio, en el grupo Fuente, haga clic
en Borrar formato.
NOTA: El comando Borrar formato no quita el
resaltado de texto. Para borrar el resaltado, seleccione el
texto resaltado, y haga clic en la flecha junto a Color de
texto Resalte y haga clic en Sin color.

MARCOS
Al utilizar cotidianamente Word suelen surgir tareas
repetitivas que podran realizarse automticamente
utilizando las propiedades de las macros.
Una macro no es ms que una serie de instrucciones
que se ejecutan en un orden que el usuario decide,
actuando como una nica instruccin y que pueden
asignarse a un botn.
Las macros suelen utilizarse para las siguientes
funciones:
- Automatizar una serie de pasos.
- Personalizar la barra de acceso rpido aadindole
nuevas funcionalidades.
- Insertar texto o grficos que solemos utilizar
frecuentemente. Por ejemplo, el eslogn de la empresa,
si lo tenemos en una macro nicamente lo escribimos

una vez y posteriormente lo insertamos mediante una

macro.
Si disponemos de los conocimientos necesarios
podemos hacer macros que funcionen como si fueran
comandos de Word y aadirlos a la barra de
herramientas o asociar cada macro a una combinacin
de teclas especfica. Esto lo veremos a lo largo de la
unidad.
20.2. Macros de Word
Antes de empezar a crear macros, conviene saber que
Word ya contiene una serie de comandos ya definidos.
Para consultarlos seguiremos los siguientes pasos:

- Accede a la pestaa Vista > Macros > Ver macros...

Aparece el cuadro de dilogo Macros.
- En la lista de opciones de Macros
en selecciona Comandos de Word. Podrs ver la lista
con los comandos disponibles en Word.
Lo nico que podremos hacer con estos comandos
es ejecutarlos de forma normal o, si estn compuestos
de una serie de pasos, ejecutarlos Paso a paso. Al ser
propios de Word, no podremos modificarlos.

SEGURIDAD
Hoy en da todo el mundo tiene claro que es
imprescindible disponer de un sistema de seguridad en
el ordenador. Lo habitual es disponer como mnimo de
un antivirus, especialmente si el sistema tiene acceso a
internet.
Pero tambin debemos tener en cuenta la seguridad
interna, que muchas veces se descuida. Es muy
interesante disponer de herramientas para controlar el
acceso a los documentos en entornos de trabajo donde
usuarios diferentes pueden utilizar una misma mquina.
Por ejemplo, en una empresa un empleado puede tener
acceso a un ordenador con documentos que no debera
poder modificar porque pertenecen a otro empleado de
otro turno distinto.
En Word existe la posibilidad de aplicar niveles de
seguridad en nuestros documentos. En esta unidad

veremos la importancia de aplicar sistemas de seguridad

sobre nuestros documentos.
Podemos definir los siguientes niveles de seguridad:
Aadir contrasea a un documento.
Controlar quin puede abrir, modificar o imprimir un
documento.
Identificar al autor del documento por medio de la
firma electrnica.
Proteger el documento contra virus de macros.
Especificar los tipos de cambios que se
permiten sobre el documento.
Word proporciona un nivel de seguridad adecuado pero
no es perfecto, por lo que conviene completar con otras
medidas de seguridad los documentos muy importantes.
19.2. Aadir contrasea al documento

Una forma muy estricta y bastante eficaz de aplicar

seguridad a nuestro documento es asignndole una
contrasea para que nicamente la persona que
conozca esa contrasea pueda abrir y modificar el
documento.
Una contrasea (o password) es una combinacin de
caracteres que pueden contener tanto letras como
nmeros y que utilizan un sistema de cifrado para

convertir el texto introducido en una cadena de

caracteres indescifrables.
Accediendo por la
pestaa Archivo > Informacin pulsaremos el
botn Proteger documento y elegimos la opcin Cifrar
con contrasea. Se abrir el siguiente cuadro de
dilogo desde el que introduciremos la contrasea.

Al escribir una contrasea nos aparece otro cuadro de

dilogo para que volvamos a repetir la contrasea. As el
sistema se asegura de que se ha introducido
correctamente y sin errores tipogrficos.

Modificar la contrasea a posteriori es tan sencillo

como acceder a esta misma ventana y cambiar el valor.
Para borrarla, lo nico que haremos ser eliminar la
contrasea actual dejando el cuadro de texto en blanco.

Para practicar este punto realiza el ejercicio Proteger

con contrasea

FIN