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MANUAL DE CONFIGURACIN

CARGADORES DINMICOS
ERP

Versin 6.00 R2 SP2

2009 Softland Inversiones S.L. Todos los derechos reservados. Softland, el logo de Softland, Exactus y
el logo de Exactus ERP son marcas registradas o marcas comerciales de Softland Inversiones S.L. en
Latinoamrica, Espaa y/u otros pases. Todas las dems marcas son propiedad de sus respectivos
fabricantes.

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Cargadores Dinmicos

NDICE GENERAL
Cargadores Dinmicos

Consideraciones Importantes .................................................................................................... 2


Instalacin de Componentes

Previo al Uso ............................................................................................................................ 4


Manejo del Cargador

Uso General del Cargador ........................................................................................................ 6


Carga con Wizard ..................................................................................................................... 6
Importante: sobre los archivos de Excel ................................................................... 11
Carga Manual ......................................................................................................................... 11
Modificacin Masiva .............................................................................................................. 11
Particularidades del Cargador

13

Nota Introductoria .................................................................................................................. 13


Cuentas Contables (CG) .......................................................................................... 13
Activos Fijos (AF).................................................................................................... 14
Clientes (CC y FA)................................................................................................... 16
Proveedores (CP) ..................................................................................................... 19
Empleados (CN-RH) ................................................................................................ 21
Artculos (CI) ........................................................................................................... 22
Centros de Costo (AS) ............................................................................................. 24
Departamentos, Ubicaciones (AS) ........................................................................... 25
Vendedores, Cobradores (AS) .................................................................................. 25
Responsables (AS) ................................................................................................... 25
Niveles de Precio (AS) ............................................................................................. 25
Condiciones de Pago (AS) ....................................................................................... 26
Cdigos de Impuesto (AS) ....................................................................................... 26
Direcciones (AS) ...................................................................................................... 27
Tipos de anulaciones (AS) ....................................................................................... 27
Entidades Financieras (AS) ...................................................................................... 27
NITs (AS) ............................................................................................................... 28
Unidades (AS) .......................................................................................................... 28

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Cargadores Dinmicos

INTRODUCCIN GENERAL
Cargadores Dinmicos
CONSIDERACIONES IMPORTANTES
Los Cargadores Dinmicos facilitan la tarea de cargar informacin a Exactus
ERP al proporcionar una forma simplificada de definir o modificar de manera
masiva la informacin existente.
Para la carga de datos, el cargador traer, por defecto, unicamente las columnas
que son requeridos pero se le pueden aadir las que se deseen, el usuario define
la informacin manualmente, a lo que el cargador validar con base en el
diccionario de datos, los formatos indicados para cada campo.
Adems, de la carga manual, el usuario tiene la posibilidad de cargar un
archivo de Excel, el cual contenga la informacin de los registros que se desean
ingresar al sistema. Este punto se maneja de manera muy similar a los antiguos
cargadores, pues se har mediante el uso de un wizard de carga.
Exactus ERP cuenta con la posibilidad de llamar al cargador dinmico, para

los siguientes mantenimientos:


Zonas (AS)
Rutas (AS)
Centros de Costo (AS)
Departamentos (AS)
Ubicaciones (AS)
Vendedores (AS)
Compradores (AS)
Niveles de Precios (AS)
Condiciones de Pago (AS)
Cdigos de Impuesto (AS)
Direcciones (AS)
Tipos de Anulacin (AS)
Entidades Financieras (AS)
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Cargadores Dinmicos

Unidades (AS)
NITs (AS)
Cuentas Contables (CG)
Activos Fijos (AF)
Artculos (CI)
Clientes (CC y FA)
Proveedores (CP)
Empleados (CN y RH)
El usuario se ve beneficiado con el cargador dinmico pues se realiza el
proceso de carga de manera ms sencilla o tambin la modificacin masiva de
los documentos existentes de manera rpida.

Cargadores Dinmicos

CAPTULO 1
Instalacin de Componentes
PREVIO AL USO
IMPORTANTE: la funcionalidad del Cargador Dinmico est disponible
nicamente para la versin 6.00 R2 SP2.
Como parte del proceso de instalacin del Exactus ERP, el wizard de
instalacin, aadir los componentes necesarios para el uso del Cargador
Dinmico, dgase ejecutables, libreras, CSV y comandos para registrar y
desregistrar el cargador.
La pantalla inicial del wizard de instalacin es la siguiente:

Wizard de Instalacin del ERP

Una vez instalado el ERP versin 6.0 R2 SP2, antes de levantar el sistema, se
debe correr el Actualizador de Estructuras, con el fin de que tanto la
instalacin como la estructura de la base de datos cuenten con lo necesario
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Cargadores Dinmicos

para el manejo del cargador. Recuerde que el ejecutable del Actualizador de


Estructuras se encuentra en la carpeta Setup de la instacin del ERP.
La pantalla del actualizar es la siguiente:

Pantalla de Actualizador de Estructuras

Al hacer uso del actualizador, la base de datos y el ERP se encontraran


sintonizados para poder ingresar a las distintas opciones de los mdulos sin
problema alguno. En caso de que no tenga claro el uso del Actualizador de
Estructuras, consulte en la carpeta Manuales de su instalacin, el
documento llamado Manual_Actualizador_de_estructuras_6_00R2, el
mismo lo guiar en dicho proceso.
Ntese que, en algunos casos, al finalizar el proceso de actualizacin, se indica
que hace falta correr algunos modis, esto es porque el ERPModis tiene
definido una lista de archivos que no se encuentran en la carpeta ExUpgrade.

Cargadores Dinmicos

CAPTULO 2
Manejo del Cargador
USO GENERAL DEL CARGADOR
Realizados los pasos descritos en la seccin Previo al Uso en la pgina 4, al
ingresar a los mantenimientos enlistados en la seccin Consideraciones
Importantes en la pgina 2, el usuario ver en la barra de herramientas , el
icono del Cargador Dinmico, identificado por el icono .
Llegado a este punto, el usuario cuenta con dos opciones, la Carga Masiva o la
Modificacin Masiva. A su vez, la carga masiva cuenta con dos opciones:
introduccin manual de los datos o introduccin mediante un Wizard de carga,
el cual trabaja con un documento de Excel. Estas posibilidades se expondrn
cada una por aparte para su mejor entendimiento.
Aclaraciones Importantes
Al llamar el cargador, por defecto el mismo traer NICAMENTE las
columnas que sean estrictamente requeridas para el ingreso de un
registro, sin embargo, es posible, mediante el botn Columnas,
,
aadir las columnas que desee.
Para cada mantenimiento, se maneja un Plug In que complementa la
funcionalidad del cargador, estos Plug In deben estar directamente en la
raz de la instalacin del ERP.

CARGA CON WIZARD


El wizard de carga, es llamado desde el cargador, al igual que todos los
wizards existentes en el ERP, facilita y aligera el proceso de carga.
Importante: Al momento de hacer uso del wizard, es necesario haber creado
la hoja de Excel con los datos con los que se va a realizar la carga.
A continuacin se describen los pasos para realizar la carga con el wizard:
1. Ingrese al integrador del ERP.
2. Ingrese al mantenimiento para el que desea realizar la carga.
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Cargadores Dinmicos

3. Sin tener marcado con el highlight ms de una lnea del mantenimiento,


presione el botn Invocar Cargador Dinmico , representado por el
icono .
Importante: En caso de tener marcada ms de una lnea, el cargador
ejercer la funcin de Modificador masivo, la misma se expondr ms
adelante.
4. Una vez que se est en el cargador, presione el botn de Importar,
identificado con este icono , a lo que se despliega el wizard de carga,
la pantalla es la siguiente:

Pantalla Inicial del Wizard de carga

5. Al presionar el botn siguiente, el wizard pasa a la siguiente pantalla:

Cargadores Dinmicos

Mapeo en el Wizard de carga

El mapeo sirve para tener un archivo configurado de Excel y no tenga


que estar realizando la asociacin de columnas (que se lleva a cabo ms
adelante) cada vez que se realice la carga por wizard, si se tiene definido
un mapeo, la prxima vez que se corra el wizard, la asociacin de
manera automtica. La Descripcin del mapeo la define a su gusto el
usuario y en la Ruta Archivo se define la ubicacin del archivo que
contiene los datos para la realizar la carga mediante el wizard.
6. Despus de realizar el mapeo, presione el botn Siguiente a lo que se
despliega esta pantalla:

Cargadores Dinmicos

Carga del Archivo de Excel en el Wizard

En la pantalla de Archivo de Datos, se define cual va a ser el archivo


que se va a utilizar para la carga, al definirlo, automticamente se
llenar la tabla incluida en la pantalla, mostrando el encabezado por
columna y los datos definidos en el archivo de Excel, el despliegue de
columnas se determina de acuerdo a la carga que se est realizando.
7. Pulse el botn Siguiente para que pase a la prxima pantalla, en donde
se realiza la Asociacin de columnas. La pantalla en mencin es la
siguiente:

Pantalla de Asignacin de Columnas del Wizard

Si no es la primera vez que se utiliza el wizard y si en una carga anterior


se realiz el mapeo, en este punto, el usuario no tendr realizar la
asociacin pues la configuracin habra sido guardada en el archivo que
se defini para tal efecto. De no haberlo realizado el mapeo o en caso de
ser la primera vez que se realiza la carga por el wizard, la asociacin
debe realizarse en forma manual para cada uno de los datos de las
columnas.
La forma manual de hacer la asociacin radica en dar doble click en la
columna de la tabla a la que se quiere asociar la anterior. El resultado de
esto es una nueva lnea en la seccin Asociacin que se muestra en la
ventana, con lo que el proceso de liga y asignacin de valores queda
definida para el proceso de carga.
Otra opcin para realizar la asociacin de las columnas, es utilizar el
botn de Asociar todas identificado con el siguiente icono
,
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Cargadores Dinmicos

logrando as un ahorro de tiempo, debe tenerse en consideracin que el


sistema no verifica que los nombres de las columnas calcen, por lo que
es responsabilidad del usuario asegurarse que la cantidad y orden de las
columnas sean iguales en el archivo de Excel y en la base de datos.
En caso de que haya un error en la asociacin de columnas, el proceso
para la desasociacin es el mismo, dando doble click sobre la asociacin
hecha, a lo que el sistema deshar la misma; se cuenta tambin con la
desasociacin masiva la cual se realiza con el botn Desasociar
todas identificado con el siguiente icono .
8. Una vez realizada la asociacin se debe presionar el botn Siguiente,
con lo que se llega al ltimo paso del wizard, en esta pantalla se
presiona el botn de Finalizar para hacer que los datos definidos en el
archivo de Excel se desplieguen en el Cargador Dinmico.
La pantalla es la siguiente:

Pantalla del Cargador con la informacin cargado por Wizard

9. Continuando con el proceso, se debe presionar el botn Validar,


identificado con este icono , ste le ayudar a saber qu informacin
no es vlida, cuando un dato no es vlido, en la casilla que se encuentre
el dato errneo, el sistema pondr un crculo rojo con una equiz en el
centro, tal como este y la fila tendr una marca en el row pointer, la
fila se ver as:

Fila con error

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Cargadores Dinmicos

En ese caso se nota un signo de admiracin al inicio de la fila, lo cual le


indica al usuario que algn dato debe ser modificado, o aadido, en caso
de que lo haya dejado en blanco, para poder hacer la respectiva carga.
10. Cuando el usuario valide la informacin y sta no presente ningn error,
ya podr cargar al ERP la informacin contenida, lo anterior se har con
la ayuda del botn Actualizar, representado por el icono .
Una funcionalidad adicional que cuenta el cargador dinmico, es la de
Limpiar Cargador, identificado con el icono
, su funcin es la de
eliminar toda la informacin que se haya ingresado, va manual o por
wizard, a la tabla del cargador.

IMPORTANTE: SOBRE LOS ARCHIVOS DE


EXCEL
Para el manejo del wizard, existen algunos puntos importantes en el manejo
del archivo de Excel definido, a continuacin se enumeran dichos puntos:
a) Para el caso de Activos Fijos, la informacin debe ir definida en dos
hojas, una que contenga la informacin de la carpeta Activo_Fijo y
otra que contenga los datos de la carpeta Activo_mejora.
b) Los valores alfabticos deben ser definidos en mayscula.

CARGA MANUAL
A diferencia de la carga con Wizard, con esta opcin, el usuario ingresar toda
la informacin a cargar digitando directamente en la tabla, cada uno de los
campos requeridos por la funcionalidad.
Una vez ingresada la informacin contine el proceso de carga en el punto 9
de la seccin Carga con Wizard.

MODIFICACIN MASIVA
Otra funcin que maneja el Cargador Dinmico, es la de permitir que se
realicen cambios en varios registros que se encuentren en el mantenimiento
respectivo.
El procedimiento para la modificacin masiva, comparte mucho del manejo
que se le da al proceso de Carga, lo nico que vara, es el origen de los datos
que se muestran en el cargador.
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Cargadores Dinmicos

1. Para hacer uso de esta opcin, el usuario tiene que estar en el


mantenimiento respectivo, Activos Fijos, Rutas, entre otros, tendr que
marcar con el highlight al menos dos filas o todas aquellas que desee
modificar, de esta manera:

Registros a modificar masivamente

2. Ya marcados los registros, pulse el botn Cargador Dinmico, con el


botn .
3. El cargador se mostrar con los datos seleccionados en el
mantenimiento.
4. Se deben realizar las modificaciones necesarias y validar la informacin,
con el botn .
5. Finalmente, pulse el botn de Actualizar, con el botn
y la
informacin contenida en el cargador ser actualizada en el
mantenimiento.

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Cargadores Dinmicos

CAPTULO 3
Particularidades del Cargador
NOTA INTRODUCTORIA
Aunque el cargador tiene la misma funcionalidad para uno u otro
mantenimiento del ERP, el mismo cambiar de acuerdo a las columnas que el
sistema tenga por requeridas, a continuacin vamos a describir las columnas
que desplegar el cargador, al llamarlo desde cada uno de los mantenimientos.

CUENTAS CONTABLES (CG)


Cuando el cargador es llamado desde el mantenimiento de Cuentas Contables,
desde el mdulo de Contabilidad General, por defecto se desplegarn las
siguientes columnas:
Cuenta Contable: es el cdigo de la cuenta contable, al igual que en el ERP
para ingresar una hija o cuentas de nivel bajo o intermedio, es necesario que
exista un padre, adems no puede dejar niveles intermedios en cero en la
seccin modificable del cdigo de la cuenta.
Seccin: es un campo F1 que muestra las clasificaciones correspondientes al
tipo de la cuenta contable. No es obligatorio definirla. Los valores dependern
de lo que se haya definido en la seccin Reportes Contables
(Contabilidad General/ Administracin).
Descripcin: campo o casilla que se habilita para definir un nombre o
descripcin de la cuenta que se est ingresando, si es una cuanta hija, esta
debera tener una referencia a la cuenta padre con el fin de facilitar su
asociacin.
Tipo: esta columna indica si la cuenta corresponde a una cuenta del Estado de
Resultados (E), el Balance de Situacin (B) o si es una Cuenta de Orden (O).
Tipo Detallado: indica que tipo de cuenta es, es decir, si es un Activo (A) un
Pasivo (P), Patrimonio (T), Ingreso (I), Gasto (G) u Orden (O).
Saldo Normal: en esta casilla se define si la cuenta tiene saldo Acreedor (A)
o Deudor (D). Es decir, si el saldo ir al debe o al haber.
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Cargadores Dinmicos

Conversin: tipo de conversin que tendr la cuenta contable, se utiliza para


saber como se van a generar las diferencias cambiarias, los valores posibles
son: L para indicar que la conversin es de moneda Local a Dlar, D para
indicar que la conversin es de Dlar a moneda Local o N si la cuenta No
Convierte.
Tipo de Cambio: esta casilla es de tipo F1, se utiliza para definir uno de los
registros de tipos de cambio definidos en el mdulo de Administracin
del Sistema.
Acepta Datos: esta casilla se utiliza para indicar que la cuenta puede usarse
para definir las lneas de un asiento.
Consolida: este campo indica que si la cuenta participar en el proceso de
consolidacin de las compaas. Valores posibles, S para S y N para No.
Usa Centro de Costo: en esta casilla se define si la cuenta contable usar
centros de costo, si no tendr el centro de costos Default (ND). Valores
posibles, S para S y N para No.
Usa Unidades: se utiliza para indicar si para la cuenta contable es necesaria
la definicin del equivalente del monto en Unidades. Valores posibles, S para
S y N para No.
Cuenta de Uso Restringido: con este casilla se indicar que cuando esta
cuenta est definida en un asiento contable, se puede o no modificar. Los
valores posibles para la misma son, S para S y N para No.
Conversin Contable: casilla en la cual se define desde donde se efectuar
la conversin producto de las diferencias cambiarias, sus posibles valores son,
A para cuando la cuenta convierte desde el Auxiliar, C para indicar que la
cuenta convierte desde la Contabilidad y N si la cuenta contable No Convierte.

ACTIVOS FIJOS (AF)


Cuando el cargador es llamado desde el mantenimiento de Activos, en el
mdulo de Activos Fijos, la informacin que por defecto se despliega, se
muestra en dos carpetas, Activo_Fijo y Activo_mejora.

Activo_Fijo
Las columnas que esta carpeta despliega por defecto son las siguientes:
Activo Fijo: cdigo del activo fijo que se ingresa en la base de datos, esta
casilla es un alfanumrico con campo para 9 dgitos.
Descripcin: esta casilla tiene campo para 40 dgitos alfanumricos. Sirve
para que el usuario digite el nombre del activo.
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Cargadores Dinmicos

Tipo de Activo: dentro de esta casilla, el usuario debe definir a que clase o
familia de activos pertenece el nuevo activo fijo, dependiendo de las
caractersticas del mismo. Se puede digitar la tecla F1 para consulta de los
tipos existentes.
Estado: en esta casilla se despliega el estado del equipo segn se defini en
Estado de Activo, en Administracin. Esta casilla no es posible que qued en
blanco. Se puede digitar la tecla F1 para consulta de los estados existentes.

Activo_mejora
Las columnas que esta carpeta despliega por defecto son las siguientes:
Activo Fijo: este campo se usa para ligar los datos de ambas carpetas, debe
ser exactamente el mismo definido en la carpeta Activo_Fijo.
Mejora: en esta columna debe digitar el cdigo de la mejora, este debe ser
igual al del activo.
Descripcin: esta casilla tiene campo para 40 dgitos alfanumricos y se
utiliza para definir el nombre de la mejora.
Fecha de Adquisicin: se define la fecha en la cual fue adquirido el activo,
se sugiere la fecha actual.
Fecha de Activacin: se debe digitar la fecha a partir de la cual se empieza
a usar el activo y por consiguiente a depreciar, se sugiere la fecha actual.
Costo Original: es el monto por el cual fue adquirido el activo. Se cuenta
con un campo para el Local, el cual debe estar definido en moneda local.
Tambin se tiene el campo para el Dlares, en el que se define el monto en
moneda Reporte, segn lo definido en los parmetros del mdulo de AS.
Valor Rescate Fiscal: corresponde al valor estimado del activo al final de
su vida til para la contabilidad Fiscal. Debe definirse tanto para moneda
Local como para moneda Reporte o Dlares.
Valor de Rescate Comp.: corresponde al valor estimado del activo al final
de su vida til para la contabilidad Corporativa o Comparativa. Debe definirse
tanto para moneda Local como para moneda Reporte o Dlares.
Tipo Depr. Fiscal: En este campo se define que mtodo de depreciacin
utilizar el activo para la contabilidad fiscal. Los valores posibles son L para
Lnea Recta, S para Suma de Dgitos Anual, M para Suma de Dgitos
Mensual, D para Suma de Dgitos Diaria , P para Por Porcentaje, 6
para 6 Month Convention , R para Saldos Decrecientes y N para No
Depreciable.
Tipo Depr. Comparativa: En este campo se define que mtodo de
depreciacin utilizar el activo para la contabilidad Corporativa o
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Cargadores Dinmicos

Comparativa. Los valores posibles son L para Lnea Recta, S para Suma
de Dgitos Anual, M para Suma de Dgitos Mensual, D para Suma de
Dgitos Diaria , P para Por Porcentaje, 6 para 6 Month Convention , R
para Saldos Decrecientes y N para No Depreciable.
Vida til Fiscal: dentro de esta casilla, el usuario debe digitar el monto de
la vida til del activo para la para la contabilidad Fiscal.
Vida til Comparativa: dentro de esta casilla, el usuario debe digitar el
monto de la vida til del activo para la para la contabilidad Corporativa o
Comparativa.
Tipo Revaluacin Fiscal: en esta casilla se define el tipo de revaluacin
para la contabilidad Fiscal. Los posibles valores son P para Porcentaje, A
para Avalo, I para Indice de Precios, X para Indexacin y C para
Indice Compuesto.
Tipo Revaluacin Comparativa: en esta casilla se define el tipo de
revaluacin para la contabilidad Corporativa o Comparativa. Los posibles
valores son P para Porcentaje, A para Avalo, I para Indice de Precios,
X para Indexacin y C para Indice Compuesto.
Porc. Reval Fiscal: en caso de que se defina la revaluacin porcentual en
esta casilla se debe definir el monto del porcentaje para la contabilidad Fiscal.
Porc. Reval Comparativa: en caso de que se defina la revaluacin
porcentual en esta casilla se debe definir el monto del porcentaje para la
contabilidad Corporativa o Comparativa.
Valor Rescate Fiscal: el valor de rescate fiscal es utilizado para los
clculos relacionados con la contabilidad fiscal de la empresa tanto para la
moneda Local: y la moneda Reporte o Dlares.
Valor Rescate Comparativo: el valor de rescate comparativo es utilizado
para los clculos relacionados con la contabilidad corporativa tanto para la
moneda Local: y la moneda Reporte o Dlares.

CLIENTES (CC Y FA)


Cuando el cargador es llamado desde el mantenimiento de Clientes, ya sea
desde el mdulo de Cuentas por Cobrar o desde el de Facturacin, por
defecto se desplegarn las siguientes columnas:
Cliente: es el cdigo, campo alfanumrico de 20 caracteres en el que se
define una identificacin corta del cliente.
Nombre: es la descripcin, campo o casilla que se habilita para definir un
nombre o descripcin del cliente que se est ingresando, el mismo es campo
alfanumrico de 80 caracteres.
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Cargadores Dinmicos

Activo: esta columna indica el estado del cliente. Valores posibles, S para S
y N para No.
Multimoneda: indica si es o no posible ingresar documentos tipo dbito y
documentos de crdito en varias monedas diferentes de la moneda asociada
con el cliente. Valores posibles, S para S y N para No.
Fecha Ingreso: se debe establecer la fecha en la cual el cliente empez
relaciones comerciales con la empresa.
Contacto: nombre de alguna persona que labora en la empresa cliente, con el
cual se puede establecer contacto directo, para atender situaciones especficas
de los pagos de documentos de dbito pendientes.
Contribuyente: nmero de identificacin tributaria (NIT) con que ha sido
registrada la empresa cliente, en el Registro Mercantil de un pas especfico,
por ejemplo la Cdula Jurdica.
Lmite de Crdito: casilla que indica que el cliente tiene un monto lmite
para obtener los dbitos. Valores posibles, S para S y N para No.
Impuesto 1: si la opcin Exento de Impuestos est activada, entonces el
usuario puede ingresar el porcentaje de exoneracin sobre el Impuesto 1.
Impuesto 2: si la opcin Exento de Impuestos est activada, entonces el
usuario puede ingresar el porcentaje de exoneracin sobre el Impuesto 2.
Backorder: se utiliza nicamente en el mdulo de Facturacin, para
determinar si un cliente acepta que un pedido sea entregado en distintas
fechas, en caso de que las existencias disponibles no sean suficientes para
satisfacer el pedido. Valores posibles, S para S y N para No.
Moneda: debe definirse la moneda en la cual el cliente realiza las
transacciones con la compaa. Este dato se toma de la tabla de monedas del
mdulo de Administracin del Sistema. Es un F1.
Zona: cdigo de la zona a la que pertenece el cliente, estas zonas son
definidas segn la conveniencia de la empresa. La informacin de las zonas
definidas se encuentra en el mdulo de Administracin del Sistema. Es un F1.
Ruta: cdigo de la ruta a la que pertenece el cliente, las rutas son definidas
segn la conveniencia de la empresa. La informacin de las rutas definidas se
encuentra en el mdulo de Administracin del Sistema. Es un F1.
Cobrador: cdigo de la persona definida como responsable de visitar al
cliente para realizar los cobros de los documentos tipo dbito expedidos. La
lista de cobradores se define desde el mdulo de Administracin del Sistema.
Es un F1.
Acepta Fracciones: indica si al cliente se le puede facturar o no en
mltiplos de venta. Valores posibles, S para S y N para No.
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Cargadores Dinmicos

Utiliza Documentos Electrnicos: indica si se van a manejar o no el


envo de documentos a travez de medios electrnicos, como el E-mail. Valores
posibles, S para S y N para No.
Confirmacin Electrnica: indica si el cliente debe o no confirmar va
electrnica, la recepcin de los documentos electrnicos. Valores posibles, S
para S y N para No.
E-mail Documentos Electrnicos: direccin electrnica del cliente para
el envo de correos o informacin electronica.
Ubicacin: se debe definir la ubicacin geogrfica del cliente, con el fin de
contar con una mayor cantidad de datos de localizacin.
Ajuste Fecha de Cobro: indica que se va a ajustar la fecha de cobro al da
anterior o posterior a la fecha de vencimiento. Los posibles valores son A para
Anterior y P para Posterior.
Clase Documento: define el tipo de documento que se va a definir al cliente
por defecto u omisin. Los posibles valores son N para Normal o C para
Crdito Fiscal.
Local: indica la procedencia del cliente, se utiliza L para Local y E para
Exterior.
Tiene Convenio de Suministros: es necesaria para las transacciones del
mdulo de Facturacin. Si se le indica que s, el cliente s utiliza el convenio
de suministros. Por lo tanto, el precio de los artculos puede ser modificado
desde las lneas de los pedidos o de las facturas. Valores posibles, S para S y
N para No.
Requiere Orden de Compra: para el funcionamiento del mdulo de
Facturacin. Si se le indica que s, el cliente requiere que los pedidos y las
facturas especifiquen la orden de compra que los origina. Valores posibles, S
para S y N para No.
Corporacin: Check box que indica si el cliente es de tipo Corporacin, es
decir, si es el principal de un grupo corporativo. Valores posibles, S para S y
N para No.
Asociacin de Facturas a un Contrarecibo: indica si es obligatorio la
asociacin de un contrarecibo a una factura. Valores posibles, S para S y N
para No.
Cobro Judicial: indica si el cliente se encuentra o no en cobro judicial.
Valores posibles, S para S y N para No.
Clase Abc: columna para definir la clase del cliente. Valores posibles, de la
A a la Z, segn la clasificacin por las caractersticas que se quieran.

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Cargadores Dinmicos

Das de Abastecimiento: indica la cantidad de das que pueden transcurrir


desde el da del pedido hasta el da en que se recibe la mercanca. Los valores
posibles son de 0 (cero) a 100 (cien).
Usa Tarjeta de Crdito: se usa para indicar que el cliente usa o no tarjeta de
crdito. Adems, se activan los otros campos de captura. Valores posibles, S
para S y N para No.
Documentos a Generar: esta casilla es de uso exclusivo del mdulo de
Facturacin. Se utiliza para definir el documento que se va a generar por
omisin para la facturacin. Los valores posibles son F para Factura, B para
Boleta, T para Remisin de Factura o S para Remisin de Boleta.
Condiciones de Pago: se refiere al perodo de crdito que se le concede al
cliente para el pago de documentos. Depende de las condiciones de pago
definidos en el mdulo de AS, es un F1.
Intereses Mora: es la tasa de inters anual que el cliente debe pagar, sobre el
monto adeudado (saldo vencido), debido al vencimiento de un documento tipo
dbito.
Nivel Precio: esta casilla no se utiliza para fines de las transacciones propias
de Cuentas por Cobrar.
Su objetivo es definir al cliente un nivel de precios especfico para establecer
el monto a pagar cuando se facturan las cantidades de los artculos adquiridos.
Depende de las condiciones de pago definidos en el mdulo de AS, es un F1.
Descuento: porcentaje a descontar sobre el total del documento de dbito
debido a condiciones especiales.
Exento Impuestos: indica un cliente exento de manera parcial o total del
pago del Impuesto 1 y / o el Impuesto 2 cuando se ingresa un documento tipo
dbito, en este caso en una factura. Valores posibles, S para S y N para No.
Exceder Lmite: indica si el cliente puede o no exceder su Lmite de Crdito
definido. Valores posibles, S para S y N para No.
Intereses: se debe ingresar la tasa de inters por pagar sobre los documentos
de dbito.

PROVEEDORES (CP)
Cuando el cargador es llamado desde el mantenimiento de Proveedores, en el
mdulo de Cuentas por Pagar, por defecto se desplegarn las siguientes
columnas:
Proveedor: es el cdigo, campo alfanumrico de 20 caracteres en el que se
define una identificacin corta del proveedor.
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Cargadores Dinmicos

Nombre: es la descripcin, campo o casilla que se habilita para definir un


nombre o descripcin del proveedor que se est ingresando, el mismo es
campo alfanumrico de 80 caracteres.
Activo: esta columna indica el estado del proveedor. Valores posibles, S para
S y N para No.
Multimoneda: indica si es o no posible ingresar documentos tipo dbito y
documentos de crdito en varias monedas diferentes de la moneda asociada
con el proveedor. Valores posibles, S para S y N para No.
Contacto: nombre de alguna persona que labora en la empresa proveedor,
con el cual se puede establecer contacto directo, para atender situaciones
especficas de los pagos de documentos de dbito pendientes.
Cargo: indica el puesto que desempea la persona que es el contacto.
Fecha Ingreso: se debe establecer la fecha en la cual el proveedor empez
relaciones comerciales con la empresa.
Intereses Mora: es la tasa de inters anual que el proveedor debe pagar,
sobre el monto adeudado (saldo vencido), debido al vencimiento de un
documento tipo dbito.
Descuento: porcentaje a descontar sobre el total del documento de dbito
debido a condiciones especiales.
Telfonos 1, 2 y Fax: nmeros telefnicos y de fax de las instalaciones del
proveedor, especialmente donde se puede ubicar al contacto.
Orden Mnima: monto mnimo que acepta el proveedor en un pedido. El
monto establecido debe estar en la moneda definida anteriormente.
Contribuyente: nmero de identificacin tributaria (NIT) con que ha sido
registrada la empresa proveedor, en el Registro Mercantil de un pas
especfico, por ejemplo la Cdula Jurdica.
Condiciones de Pago: se refiere al perodo de crdito que se le concede al
proveedor para el pago de documentos. Depende de las condiciones de pago
definidos en el mdulo de AS, es un F1.
Local: indica la procedencia del proveedor, se utiliza L para Local y E para
Exterior.
Pagos Congelados: cuando esta condicin se activa, mediante un check,
solamente se puede ingresar documentos tipo crdito para el proveedor. Por lo
tanto, no se puede hacer dbitos (cancelar) de ningn documento crdito
asociado a este proveedor.

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Cargadores Dinmicos

EMPLEADOS (CN-RH)
Cuando el cargador es llamado desde el mantenimiento de Empleados, desde
los mdulos de Recursos Humanos o Control de Nmina, por
defecto se desplegarn las siguientes columnas:
Empleado: es el cdigo, campo alfanumrico de 20 caracteres en el que se
define una identificacin del empleado.
Nombre Pila: es la descripcin, campo o casilla que se habilita para definir
el nombre del empleado.
Nombre: Es la unin del Primer Apellido, Segundo Apellido y Nombre Pila
del empleado.
Primer Apellido: es la descripcin del primer apellido del empleado. La
casilla tiene una longitud mxima de 20 caracteres.
Segundo Apellido: : es la descripcin del segundo apellido del empleado.
La casilla tiene una longitud mxima de 20 caracteres.
Estado: Indica la situacin laboral del empleado. Los estados son
configurados en el men de Administracin en Estados del Empleado,
corresponde a un campo tipo F1.
Identificacin: Nmero de cdula de identidad del empleado, asignada por
la oficina de Registro Civil. La casilla es un alfanumrico de un mximo de 20
dgitos.
Departamento: rea funcional de la empresa en que trabaja el empleado.
Los departamentos pueden definirse desde el men de Administracin de este
mdulo. , corresponde a un campo tipo F1.
Puesto: Ocupacin del empleado en la compaa, segn los puestos
definidos en Administracin en el men principal del mdulo, corresponde a
un campo tipo F1.
Plaza: Variable del mdulo que sirve para llevar control del nmero de
empleados permitidos por puesto. Cuando la casilla est inactiva es porque en
los parmetros de Recursos Humanos no se defini el control de la plaza
del empleado, en cuyo caso, el sistema despliega automticamente ND (no
definido).
Nmina: Cdigo de la clase de nmina a la que est asociado el empleado.
Ubicacin: Lugar fsico en que trabaja el empleado la cual se define en la
tabla Ubicaciones en el mdulo Administracin del Sistema.

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Cargadores Dinmicos

Centro de Costo: Cdigo del centro de costo al que est ligado el


empleado. Un empleado puede estar ligado solamente a un centro de costo,
corresponde a un campo tipo F1.
Horario: Especifica la jornada semanal en que labora el empleado. Esta
opcin se define en el men de Administracin en el apartado Horarios, y
corresponde a un campo tipo F1.
Forma de Pago: Fija la manera en que se va a pagar al empleado. La casilla
presenta un combo box, donde el usuario puede escoger una de tres
alternativas: efectivo, cheque o transferencia.
Salario Referencia: Salario base del empleado para el puesto al que est
asignado.
Rgimen Vacacional: Corresponde al tipo de rgimen vacacional asociado
al empleado para el clculo de vacaciones. Este campo se habilita si se
encuentra instalado el mdulo de Control de Vacaciones.
Nacionalidad: Pas de procedencia del empleado, puede consultar la tabla de
Pases con la tecla F1.
Estado Civil: Esta casilla presenta un combo box donde se debe escoger una
de las siguientes opciones: Casado(a), Divorciado(a), Otro, Soltero(a), Unin
Libre o Viudo(a).
Fecha Nacimiento: Da, mes y ao de nacimiento del empleado, debe ser
ingresado en el formato dd/mm/aaaa o dd/mm/aa.
Fecha Ingreso: Fecha en que el empleado empez a trabajar en la
compaa. Esta fecha es ingresada por el sistema automticamente con la
fecha actual, sino se define otro dato.

ARTCULOS (CI)
Cuando el cargador es llamado desde el mantenimiento de Artculos, desde el
mdulo de Control de Inventarios, por defecto se desplegarn las
siguientes columnas:
Artculo: Se debe digitar un cdigo para el artculo.
Descripcin: Igualmente se debe colocar una descripcin para el artculo.
Factor Conversin 1: Por default aparece un 1, y es el factor de conversin
para la unidad de medida del texto de clasificaciones 1.
Factor Conversin 2: Por default aparece un 1, y es el factor de conversin
para la unidad de medida del texto de clasificaciones 2.
Factor Conversin 3: Por default aparece un 1, y es el factor de conversin
para la unidad de medida del texto de clasificaciones 3.
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Cargadores Dinmicos

Factor Conversin 4: Por default aparece un 1, y es el factor de conversin


para la unidad de medida del texto de clasificaciones 4.
Factor Conversin 5: Por default aparece un 1, y es el factor de conversin
para la unidad de medida del texto de clasificaciones 5.
Factor Conversin 6: Por default aparece un 1, y es el factor de conversin
para la unidad de medida del texto de clasificaciones 6.
Tipo: En este campo se define el tipo para agrupar el artculo segn su
utilizacin.
Origen Corporativo: En este campo se debe definir si el artculo es
realizado en nuestra empresa, es decir es de origen corporativo; entonces se
elige S o N para decir si o no.
Peso Neto: Se puede definir el peso neto del artculo, por default sale en
cero.
Peso Bruto: Se puede definir el peso bruto del artculo, por default sale en
cero.
Volumen: Se puede definir el volumen del artculo, por default sale en cero.
Bultos: Nmero de bultos en que se empaca este artculo.
Artculo Cuenta: Se debe elegir el cdigo de las cuentas contables asociadas
al artculo.
Impuesto: Cdigo que identifica los impuestos que aplican al artculo.
Factor de empaque: Se debe colocar el nmero de unidades de las cuales
se compone la unidad de almacenamiento.
Factor de venta: Cantidad de unidades de almacenamiento cuando el
artculo se vende por mltiplos.
Existencia mxima: Cantidad mxima que puede tenerse en existencia.
Existencia mnima: Cantidad mnima que debe tenerse en existencia.
Punto de re-orden: Punto en el cual es necesario reordenar el artculo.
Costo Fiscal: Tipo de costo para reportes fiscales.
Costo Comparativo: Tipo de costo para realizar estudios comparativos.
Precio base local: Es el precio base del artculo en moneda local.
Precio base dlar: Es el precio base del artculo en moneda dlar.
Clase Abc: Se debe elegir una clase para el artculo.
Activo: Se debe especificar si el artculo se encuentra activo.
Usa lotes: Se debe especificar si el artculo usa o no usa lotes.

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Cargadores Dinmicos

Obliga cuarentena: Si el artculo no usa lotes este campo debe salir


deshabilitado, solo los artculos que usan lotes pueden obligar a cuarentena,
sin embargo no es obligatorio.
Mnima vida de compra: Vida til necesaria para poder comprar el
artculo.
Mnima vida de consumo: Vida til necesaria para poder consumir el
artculo.
Mnima vida de venta: Vida til necesaria para poder vender el artculo.
Vida til promedio: Das promedio que permanece el artculo en buen
estado para consumirse.
Das de cuarentena: Das que deben pasar despus de producido el articulo
para ser consumido.
Utilizado Manufactura: Si el artculo es un artculo que nuestra empresa
produce, o bien si es una materia prima de uno que producimos, este artculo si
es utilizado en manufactura.
Usa nmeros Serie: Se puede elegir si el artculo utiliza series.
Unidad de almacn: Unidad utilizada para para registrar las existencias del
artculo.
Unidad de empaque: Unidad utilizada para registrar las existencias del
artculo.
Unidad de venta: Unidad utilizada para vender el artculo.
Perecedero: Si el artculo usa lotes, se le debe indicar si es o no perecedero.

CENTROS DE COSTO (AS)


Cdigo: identificacin alfanumrica del centro de costo, la casilla tiene
campo para 25 dgitos. Los cdigos de los centros de costo se manejan de la
misma manera que se manejan los cdigos de las cuentas contables, generando
centros padre y centros hijos.
Descripcin: nombre del centro de costo, la casilla tiene campo para 40
dgitos.
Tipo: tipo del centro de costo, puede seleccionar entre los siguientes valores:
Gasto, Ingreso o Ambos.
Acepta Datos: Indica si este centro de costo puede ser utilizado para hacer
transacciones o no.

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Cargadores Dinmicos

DEPARTAMENTOS, UBICACIONES (AS)


Cdigo: identificacin alfanumrica del departamento, la casilla tiene campo
para 10 dgitos.
Descripcin: nombre del departamento, la casilla tiene campo para 40
dgitos.

VENDEDORES, COBRADORES (AS)


Cdigo: identificacin alfanumrica para distinguir cada vendedor de la
compaa, puede corresponder al nmero del empleado. La casilla tiene
espacio para digitar 4 dgitos.
Comisiones: porcentaje de ganancia que tendr sobre las ventas que lleve a
cabo el vendedor.
Activo: Indica que la aplicacin est activada, o sea, que el funcionario nuevo
est activado dentro del sistema.
Cuenta Comisin: en esta casilla existen dos campos que deben ser
digitados por el usuario: el cdigo del Centro de Costo al que pertenece la
cuenta contable a la que se cargarn los montos de las comisiones pagadas al
vendedor y el cdigo de dicha Cuenta Contable, puede consultar la tabla de
con la tecla F1

RESPONSABLES (AS)
Cdigo del Responsable: dentro de esta casilla se ingresa el cdigo de la
persona (candidato a responsable) de algn activo fijo.
Nombre: se ingresa el nombre del responsable.

NIVELES DE PRECIO (AS)


Cdigo del Nivel de Precio: identificacin alfanumrica del nivel de
precio. La casilla tiene espacio para 12 dgitos alfanumricos.
Moneda: moneda en la que se trabajar el nivel de precio, se puede escoger
entre dlar o local, dependiendo de si el sistema est definido para el uso de
doble moneda o no. Cuando el cursor se posiciona sobre el campo de Moneda,
aparece un icono con una flecha sealando hacia abajo, esto indica que existen
valores predeterminados, que en este caso se refiere a la moneda local, y a la
moneda extranjera (dlar).
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Condicin de Pago: se refiere al condicionamiento que se utilizar para


que los clientes paguen las cuentas, esta condicin se establece
individualmente para cada nivel de precios. Esta casilla presenta la opcin
ayuda, la cual se despliega presionando la tecla F1 o haciendo doble clic sobre
la casilla, dichas condiciones se debieron haber definido previamente en el
men principal de AS, en la opcin Tablas, en la seccin Tipos, en la opcin
Condiciones de Pago. Tambin el llenado de esta casilla se puede hacer
manualmente, siempre y cuando la condicin de pago exista.
Esquema de Trabajo: se refiere al procedimiento que se utilizar para
calcular los precios de los artculos.
Al posicionarse en la casilla de esquema de trabajo, tambin aparece un icono
con una flecha hacia abajo. Las opciones que se pueden escoger son: normal,
multiplicador, margen y markup. Este esquema es el que se utilizar en el
clculo de precios.
Sugerir descuento: Indica si el nivel de precio debe sugerir el descuento o
no.

CONDICIONES DE PAGO (AS)


Cdigo: identificacin alfanumrica de la condicin de pago. La casilla tiene
espacio para 4 dgitos.
Descripcin: nombre asociado a la condicin de pago. La casilla tiene
espacio para 40 dgitos.
Das Neto: cantidad mxima de das de crdito que acepta la condicin. La
casilla tiene espacio para 4 dgitos.
Descuento Contado: porcentaje que se descuenta si el cliente realiza un
nico pago o pago de contado del documento (transacciones de Cuentas por
Cobrar, Cuentas por Pagar, Compras y Facturacin) sobre el cual se aplique el
tipo de condicin de pago que tenga definido este parmetro.
Tipo Condicin: Esta casilla permite seleccionar el tipo de condicin de pago
que se define, puede elegirse entre: Amortizacin Fija, Cuota Fija, Montos,
Normal, Pagos Parciales.

CDIGOS DE IMPUESTO (AS)


Cdigo: identificacin alfanumrica del cdigo de impuesto. La casilla tiene
campo para 4 dgitos.
Descripcin: este campo es para darle nombre al cdigo de impuesto. La
casilla tiene campo para 40 dgitos.
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Impuesto 1: importe calculado por porcentaje, del total facturado o de la


orden de compra, que tiene que aplicarse por concepto de impuesto, que
corresponde al impuesto de ventas 1. La casilla tiene campo para 15 dgitos.
Impuesto 2: importe calculado por porcentaje o cantidad (en caso de usar la
opcin Impuesto 2 por Cantidad), del total facturado o de la orden de
compra, que tiene que aplicarse por concepto de impuesto, que corresponde al
impuesto 2. La casilla tiene campo para 15 dgitos.

DIRECCIONES (AS)
Cdigo: dentro de esta casilla se ingresa el cdigo que ser el identificador
del registro de la direccin que se est creando. Este cdigo puede ser un
alfanumrico de hasta 10 caracteres.
Descripcin: dentro de esta casilla el usuario ingresa una breve descripcin
de la direccin de manera que sirva como otra forma de identificar el registro.
Esta descripcin puede ser alfanumrica de hasta 40 caracteres.
Detalle: bajo esta seccin se presentan 10 campos a los cules se les debe
registrar un nombre para identificar la casilla cuando sea desplegada por el
tipo de direccin a la que pertenece. El usuario puede utilizar el nmero de
campos que requiera para configurara la direccin.

TIPOS DE ANULACIONES (AS)


Cdigo: identificacin alfanumrica del tipo de anulacin de documentos con
nmeros de comprobantes fiscales.
Descripcin: Descripcin de la anulacin del documento.

ENTIDADES FINANCIERAS (AS)


Cdigo: identificacin alfanumrica de la entidad financiera. La casilla tiene
campo para 8 dgitos.
Descripcin: nombre de la entidad financiera. La casilla tiene campo para 40
dgitos.
NIT: este es el nmero de identificacin tributaria que se le asocia a la entidad
financiera. La casilla tiene campo para 20 dgitos.

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NITS (AS)
NIT: dentro de esta casilla se debe digitar el nmero de identificacin
tributaria del cliente. Una vez que se ha ingresado el nmero y se ha salvado la
informacin, este cdigo no puede ser modificado. Tiene capacidad mxima
para almacenar hasta 20 caracteres alfanumricos.
Razn Social: dentro de esta casilla se debe ingresar el nombre jurdico con
el cual se identifica el cliente, este nombre es conocido como la razn social.
Tipo NIT: esta casilla es de tipo combo box, al presionar el botn de
despliegue se visualizarn los tipos de NITs que se hayan creado en la opcin
Tipos de NITs, al elegir un tipo se cargar la mscara definida en el mismo,
limitando la definicin del NIT a dicha mscara. Si la compaa maneja
sucursales el sistema habilitar la casilla Sucursal.

UNIDADES (AS)
Cdigo: dentro de esta columna se ingresa un identificador de la unidad el
cual puede utilizar un mximo de 15 caracteres alfanumricos.
Descripcin: dentro de esta casilla se ingresa una descripcin ms detallada
de la unidad que se est definiendo.

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