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AUDITORIA ADMINISTRATIVA APLICADA A LA

DULCERIA VARGAS

Caractersticas de la empresa
La dulcera VARGAS, fue fundada en 04/05/2010, por el SR VASQUEZ IAPE
LIVER. Desde hace 4 aos se encuentra ubicada en la calle ABTAO NRO. 1191
(ESQUINA CON CALLE SOLEDAD) LORETO - MAYNAS - IQUITOS

La dulcera VARGAS, ha sido desde su fundacin un negocio familiar que se


dedica a la elaboracin, distribucin y venta de dulces y rosquillas, sus principales
clientes son las bodegas y pblico en general.
Desde el inicio de sus actividades la empresa ha considerado importante el
ofrecer un producto de calidad y al precio ms bajo posible, pues los
consumidores finales son los nios en el interior de las escuelas primarias.
La empresa funciona de la siguiente forma: se ofrece el producto a los maestros y
directores del plantel educativo, una vez que se llega a un convenio se entrega un
congelador en el que se surten paletas una vez por semana; se hace el entrego
del producto y el maestro encargado firma una nota de remisin mediante la cual
se compromete a pagar dicho producto al termino de su venta; se visitan las
escuelas peridicamente para surtir o cambiar el producto (si fuera necesario), as
como para dar mantenimiento a los congeladores.
La empresa funciona de la siguiente forma: se ofrece el producto a las bodegas y
directores del plantel educativo, una vez que se llega a un convenio se entrega un
paquete con la cantidad de 1000 dulces de diferentes tipos que se entrega a
diario.
Las rutas de distribucin comprenden 40 puntos de venta, distribuidos en gran
Parte de la ciudad de Iquitos entre bodegas y colegios, Dentro de la estructura
orgnica la empresa actualmente cuenta con el Administrador General Sr
VASQUEZ IAPE LIVER teniendo a su coordinacin 6 empleados que se dividen
en las siguientes reas:
Oficina
Produccin
Distribucin y venta

El horario de trabajo para estas areas es de las 7:30 de la maana a 5:00 de la


tarde, con hora y media para salir a comer, la cual es asignada por el Gerente
Administrativo.
Clientes: Actualmente La dulcera VARGAS cuenta con una cartera de clientes
compuesta por un total de 40 lugares ubicados en puntos de venta de los cuales
10 de ellos corresponden a escuelas primarias, 7 secundarias y 23
establecimientos comerciales.
Productos: La dulcera VARGAS, ofrece paletas de agua y paletas de crema. Con
esto logra satisfacer la demanda de los clientes que son en su mayora nios de
entre 6 y 12 aos.
MISIN
Somos una empresa seria y responsable, dedicada a la elaboracin y venta de
dulces y rosquillas, cubriendo las necesidades de alimentacin, principalmente de
los nios, mediante un producto rico y nutritivo.
VISIN
Consolidarnos como la mejor opcin en cuanto a la venta de dulces y rosquillas al
interior de las escuelas, siendo reconocidos por mantener nuestra excelencia en
servicio y calidad.
VALORES CORPORATIVOS
La empresa dulcera VARGAS trabaja bajo los siguientes valores:

tica.
Excelencia en servicio.
Confianza.
Transparencia.
Calidad.
Satisfaccin.

Estructura Orgnica.

Objetivos y propsitos de la auditoria administrativa.


Justificacin de la investigacin.
Uno de los principales motivos por los que es necesario llevar a cabo esta
investigacin es lograr una aportacin terica fundamentada en un trabajo
experimental y prctico, que ayudara a mejorar el funcionamiento general de la
Organizacin.
La aplicacin de la auditoria administrativa, es importante para el buen desarrollo
de las organizaciones, pues gracias a esta se evalan de manera sistemtica e
integral todos sus departamentos as como los factores determinantes de cada
organizacin. Dicha auditoria aplicada a la empresa dulcera VARGAS permitir un
crecimiento y mejora organizacional a partir de la deteccin oportuna de
deficiencias.

ENTREVISTA CON LA GERENTE DE PRODUCCIN


El gerente propietario de la empresa dulcera VARGAS, tambin nos comparti su
percepcin acerca del funcionamiento de la empresa, expres que ha laborado en
esta empresa desde su fundacin y en cuanto a las fortalezas y oportunidades
mencion:

Captacin de nuevos clientes debido al buen servicio.


Relaciones estrechas entre el personal de la empresa y los clientes.
El personal est comprometido con el trabajo pues si es necesario
Permanecen ms tiempo en la empresa.

De la misma forma nos hablo de las debilidades y amenazas que percibe:

Dificultad del personal de nuevo ingreso para trabajar eficazmente.


Falta de control de inventarios y productos terminados.
ENTREVISTAS A EMPLEADOS

Durante las entrevistas que se tuvieron con los empleados de la organizacin se


obtuvo la siguiente informacin a cerca del funcionamiento de la misma:
Fortalezas y oportunidades:

Se brinda buen servicio a los clientes.


Buena relacin con los compaeros de trabajo y encargados de la
empresa.
Flexibilidad en los horarios.

Debilidades y amenazas:

Jornadas de trabajo largas.


Estrs durante la maana, pues existe una mayor cantidad de pedidos.

Investigacin de campo.
Comentario general del funcionamiento de la empresa: La empresa dulcera
VARGAS, funciona con escasa planeacin de las actividades y metas. Los
departamentos cumplen con su tarea y se coordinan para lograr un buen servicio a
los clientes, sin embargo hacen falta formatos de control de artculos terminados,
as como de insumos. No se cuenta con un programa adecuado de reclutamiento
y seleccin del personal, ni programas de capacitacin.
Determinacin del rea a estudiar.
Debido a las necesidades de la empresa, detectadas hasta ahora mediante las
entrevistas con el administrador general, y algunos empleados, as como la
deteccin de debilidades y amenazas, se ha decidido realizar una auditora
administrativa en el rea de seleccin del personal:

Etapa de ejecucin.
Aplicacin de Cuestionarios.
Interpretacin de los cuestionarios aplicados.
Capacitacin y seleccin del personal.
Hallazgos y Evidencias: Los empleados aseguran haber recibido algn tipo de
capacitacin al ingresar a la empresa. Sin embargo todos ellos consideran que
esta fue insuficiente, pues no abarco todos los aspectos necesarios para la
realizacin correcta de sus actividades, por lo tanto han aprendido muchos de los
procedimientos y funciones por si solos, o en el mejor de los casos con la
accesoria de sus compaeros.
La capacitacin que se lleva a cabo consiste en una induccin del trabajador con
la empresa a travs de la realizacin misma del trabajo, haciendo el encargado de
rea las recomendaciones e instrucciones que el considera necesarias, explicando
en qu consistir el trabajo.
Todos los encuestados consideran necesario recibir ms cursos de capacitacin,
la mitad de ellos recomienda una vez al ao, la otra mitad 2 veces al ao. Tambin
consideran necesario recibir mayor capacitacin para trabajar en equipos. En la
pregunta sobre si realizaron una prueba o examen para ingresar a la empresa,
todos ellos respondieron que no.
Controles.

Hallazgos y Evidencias: Los encuestados sealaron que los controles que se


aplican son los de ventas por da y por punto de venta solamente as como el
Control de entrega de pedidos. No se llevan a cabo control de existencia de
productos terminados, ni el control de insumos para la produccin. El control de
entrega de pedidos segn los encuestados se lleva a cabo de manera no muy
eficiente. Por lo que es importante revisar de qu manera se puede mejorar la
aplicacin de este.
Servicio al cliente.
Hallazgos y Evidencias: Los clientes en su totalidad aseguran haber recibido un
buen servicio por parte de los vendedores. El tiempo que se les brinda para
atenderles segn los encuestados es bueno y suficiente. As como tambin
aseguran que se les acomoda la mercanca.
De igual manera el pedido siempre cumple con las especificaciones que hace
cada cliente. Sin embargo en la pregunta acerca de la puntualidad con que se
surten los pedidos la mitad de los encuestados contesto algunas veces, ya que
en ocasiones pueden pasar hasta dos das para que se acuda a entregar el
producto.
Los clientes acostumbran hacer sugerencias acerca del producto por medio de los
vendedores, y todos consideran que estas sugerencias si son tomadas en cuenta,
pues han notado la reaccin de la empresa, por ejemplo en cuanto recomiendan
un sabor que no se ha surtido recientemente y que los nios piden, siempre han
tenido respuesta.
Instalaciones y equipo de trabajo.
Hallazgos y Evidencias: La mitad de los encuestados sealo que las
instalaciones son buenas, la otra mitad afirma que las instalaciones son regulares.
La mayora consideran que para mejorar las condiciones de trabajo requieren de
un lugar ms amplio y con mejor iluminacin. Sealaron tambin que su rea de
trabajo es muy ruidosa debido a los motores de la mquina de mescla. Sin
embargo les parece Ordenada y amplia. La mayora sealo que falta iluminacin al
rea de trabajo, as como ventilacin.
Produccin.
Hallazgos y Evidencias: Los trabajadores de este departamento conocen los
objetivos bajo los cuales desarrollan su trabajo, as como la importancia de este
departamento. Sin embargo no conocen ni estn seguros de cuales son las
polticas de este departamento. No existen manuales de procedimientos ni
descripciones y perfiles completos de estos puestos. A pesar de saber los
objetivos del departamento aseguran no trabajar bajo planes (mensuales,
semanales) de ningn tipo. Sin embargo el ambiente de trabajo es bueno y los
riegos de sufrir accidentes de trabajo son muy bajos.

Observacin directa.
Durante la observacin directa se realiza un anlisis detallado de los aspectos a
estudiar a fin de conocer las causas de las problemticas que presenta la
organizacin, la informacin expresada a continuacin servir como base para
expresar argumentos sobre el funcionamiento de la organizacin.
La escala de apreciacin que se utilizo para tabular los datos obtenidos mediante
las encuestas es la siguiente:
0 = NO EXISTE
1= MUY MAL
2= DEFICIENTE
3= REGULAR
4= BIEN
5= MUY BIEN
Capacitacin y seleccin del personal.
Capacitacin
2= DEFICIENTE
La capacitacin que recibieron al integrarse como trabajadores les resulto regular
e incompleta para el desarrollo ptimo de su trabajo.
Inters sobre la capacitacin
4= BIEN
Los trabajadores consideran importante para el mejor desarrollo de su trabajo una
capacitacin adecuada, as como capacitaciones peridicas para estar en
constante mejora.
Seleccin de personal.
2= DEFICIENTE
Los mtodos de seleccin de personal son considerados deficientes ya que
prcticamente no existen, todos los trabajadores han entrado por recomendacin y
parentesco.
Controles.
Inventarios de insumos y artculos terminados

1= MUY MAL
Estos controles son prcticamente inexistentes en la empresa.

Control de ventas y pedidos


3= REGULAR
Debido a la presin de tiempo que existe durante las maanas, en ocasiones el
registro de las ventas no se lleva a cabo de manera correcta.
Existencia de Formatos
3=REGULAR
Los formatos que se utilizan son por cliente y por da de entregas, hace falta
registrar la mercanca que se produce y la que hay en existencia, as como los
insumos.
Servicio al cliente.
Atencin al cliente
4=BIEN
Los empleados de la empresa brindan buen servicio a sus clientes, durante las
observaciones realizadas se llevo a cabo el entrego (en tiempo y forma) y
acomodo del producto.
Surtido de mercancas
4=BIEN
Los vendedores entregaron la mercanca atendiendo las especificaciones
(cantidad, sabores) de los clientes.
Puntualidad en la entrega
3=REGULAR
Se ha observado que en ocasiones no se entregan los pedidos a tiempo debido
a la acumulacin del trabajo.
Atencin de quejas y sugerencias
4=BIEN
Los clientes hacen saber a la empresa sus sugerencias, los empleados escuchan
estas y las comunican a los gerentes. Tambin hubo algunos clientes que hicieron
sugerencias por telfono, estas tambin fueron atendidas.

Instalaciones y equipo de trabajo.


Distribucin de las instalaciones
4=BIEN
La distribucin es adecuada, los departamentos se encuentran comunicados y
tienen su propio espacio.
Condiciones de las instalaciones
2= DEFICIENTE
La iluminacin es deficiente y hay mucho ruido en el rea de produccin.
Equipo de trabajo
3= REGULAR
Hace falta un diablito para mover material primas dentro de la planta, as como
que los empleados de produccin tengan un mejor acceso a las materias primas.
Produccin.
Hallazgos y Evidencias: los trabajadores de este departamento conocen los
objetivos bajo los cuales desarrollan su trabajo, as como la importancia de este
departamento. Sin embargo no conocen ni estn seguros de cules son las
polticas de este departamento. No existen manuales de procedimientos ni
descripciones y perfiles completos de estos puestos. A pesar de saber los
objetivos del departamento aseguran no trabajar bajo planes (mensuales,
semanales) de ningn tipo. Sin embargo el ambiente de trabajo es bueno y los
riegos de sufrir accidentes de trabajo son muy bajos.
Ambiente laboral
4= BIEN
El ambiente es bueno, a pesar del trabajo extenuante, los empleados se sienten
en confianza unos con otros.
Cumplimiento de objetivos
4= BIEN
Los objetivos se cumplen de manera favorable la mayora de las veces casi
siempre. Los trabajadores trabajan horas extras si es necesario para cumplir con
el volumen de produccin requerido.

No hay planes ni programas claros y por escrito, no existen tampoco manuales de


procedimientos para las actividades de este departamento. Los empleados
adquieren habilidad y mejoran su desempeo con la prctica.
Investigacin de las causas de las deficiencias y alternativas de solucin.
A continuacin se presentan las causas de las deficiencias que fueron
encontradas a partir de las encuestas realizadas, as como de la observacin
directa llevada a cabo dentro de la empresa; de la misma forma, se presentan
alternativas de solucin para dichas problemticas:
Capacitacin y seleccin del personal.
Causas de las Deficiencias:
No existe una capacitacin adecuada y completa al ingresar a la empresa,
lo que en algunas ocasiones provoca bajo rendimiento o desercin.
No hay un curso de induccin bien elaborado.
En el rea de produccin el aprendizaje se adquiere con el trabajo
repetitivo.
Alternativas de solucin:
Planificar, desde la gerencia, un curso de induccin para el personal de
nuevo ingreso en el que se les ensee sobre el funcionamiento de las
maquinas, uso de insumos y formatos, as como de la forma en como se
realizan las ventas.
Brindar a los empleados capacitacin prctica y terica sobre la forma en
cmo realizar su trabajo.
Establecer periodos de revisin de la eficiencia en el trabajo del personal,
as como periodos de capacitacin.
Dar cursos de motivacin en los que se promueva la comunicacin y el
trabajo en equipo entre los empleados.
Controles.
Causas de las deficiencias:

No existen inventarios de insumos y productos terminados.

Los vendedores no se toman el tiempo para aplicar el control de entrega de


pedidos.

Alternativas de Solucin:

Elaborar, de manera conjunta un formato de registro para inventariar los


insumos y productos terminados.

Determinar los periodos o fechas en las que se llevaran a cabo los


inventarios de insumos y productos terminados.

Crear una poltica que haga obligatorio el registro en el formato de entrega


de pedidos, as como la entrega de este al final de la jornada de trabajo.

Servicio al cliente.
Causas de las Deficiencias:
Falta una planeacin adecuada de las rutas de las diferentes escuelas que
se visitaran durante la maana tomando, que parta de los diferentes
pedidos que se tengan.
No se verifican pedidos ni falta producto va telefnica.
Alternativas de Solucin
Realizar una planeacin adecuada de las rutas de las diferentes escuelas
que se visitaran durante la maana tomando, que parta de los diferentes
pedidos que se tengan.
Verificar pedidos y falta producto va telefnica.

Etapa de informe.
Para facilitar la exposicin de las conclusiones y recomendaciones a las que se ha
llegado con el presente trabajo, se ha dividido la presentacin del informe en las
cuatro etapas del proceso administrativo y estas, a su vez, en elementos que
conforman cada etapa. As mismo, se presentan las conclusiones y
recomendaciones de los detalles de investigacin especficos, que atienden a
necesidades de la empresa.

Planeacin
Visin y Misin
Conclusiones:
Solo la Mitad del personal conoce la misin y visin de la empresa. La mitad
que las conocen solo lo hacen de manera conceptual no las relacionan con el
Logro de los objetivos y el trabajo diario.
Recomendaciones:
Convocar a una reunin con todo el personal en la cual se presente la visin de la
empresa, destacando detalladamente su contenido. As mismo debe evaluarse de
manera conjunta, peridica y directa con todo el personal y asegurarse de que
esta evaluacin ha sido asimilada.
Darse a la tarea de difundir la misin y asegurarse que se asimilada por todos los
trabajadores.
Poner en un lugar visible para todo el personal de la empresa la misin y visin
de la misma.
Objetivos
Conclusiones:
El 90 % de los entrevistados aseguran conocer los objetivos de su departamento y
de la organizacin, sin embargo, el 70 % no lo hacen de manera clara.
Recomendaciones:
Es conveniente fijar y dar a conocer de manera escrita los objetivos generales y
por departamento a todos los empleados, as como asociar estos con las
expectativas personales de cada trabajador, dejando en claro que en la medida
que estos se cumplan tambin se lograran los objetivos personales.
Polticas
Conclusiones:
El 70% de los entrevistados conoce al menos 2 polticas del departamento en que
labora, debido a la aplicacin de estas en su trabajo cotidiano.

Recomendaciones:
Es de vital importancia el documentar y difundir las polticas de cada departamento
entre los trabajadores.
Procedimientos
Conclusiones:
El 50 % de los encuestados conoce los procedimientos de manera completa y
detallada.
Recomendaciones:
Se debe elaborar un Manual General de Procedimientos para cada departamento
y darlo a conocer de manera escrita a los empleados.
Organizacin.
Estructura organizacional.
Conclusiones:
Solo la mitad del personal est enterado de la estructura organizacional pues
conocen el organigrama general.
Recomendaciones:
Es una de suma importancia la elaboracin de un Manual General de
Organizacin, donde adems de dar a conocer la posicin jerrquica del personal,
tambin se informe la importancia de cada puesto y su relacin con la empresa.
Mediante la difusin de este manual se darn tambin a conocer las funciones de
cada puesto lo que ser de gran ayuda con la divisin del trabajo.
Cultura Organizacional
Conclusiones:
Solo el 50% conocen los valores de la organizacin. Esto es de suma importancia
para el buen desempeo y alcance de los objetivos.
Recomendaciones:
Procurar en la medida de lo posible el acercamiento y convivencia entre los
empleados. Dar a conocer entre todos los trabajadores los valores
organizacionales y hacer conciencia del porque de cada uno de ellos, as como
cual es la importancia de estos para con la organizacin.

Capacitacin
Conclusiones:
El 60% de los trabajadores aseguran no haber recibido capacitacin. El otro 40%
argumentan que esta fue incompleta para el desarrollo ptimo de su trabajo.
Recomendaciones:
Implementar cursos de induccin y de capacitacin, as como elaborar programas
de reclutamiento y seleccin de recursos humanos.
Direccin.
Comunicacin e Informacin
Conclusiones:
El 50% del personal considera aceptables las condiciones de comunicacin. El
otro 50% asegura no contar con la informacin necesaria y esto puede conducir a
suposiciones y malos entendidos, lo que se traduce en perdida de tiempo y
recursos.
Recomendaciones:
Es importante que la direccin revise constantemente la comunicacin
institucional, informar en la medida de lo posible de manera clara y directa las
actividades a realizar, aclarar dudas y dar seguimiento para evitar problemas en la
comunicacin y la informacin.
Se recomienda implementar un pizarrn de avisos y comunicados por
departamento, en este se podrn mostrar las actividades a realizar por da,
semana y mes.
Motivacin
Conclusiones:
El 70 % de los encuestados seala a la motivacin como un factor importante para
elevar el desempeo laboral. El 60% de los encuestados sealo estar
satisfactoriamente motivados.
Recomendaciones:
La motivacin debe ser una prioridad para lograr los objetivos organizacionales y
esta debe surgir de manera espontnea, reconocer al personal por sus logros
aumentara el compromiso y la motivacin para con la organizacin. Los jefes de
departamento deben mostrar buena actitud y gran responsabilidad. El desempeo

de cada empleado se debe vigilar y asociar con el comportamiento y la buena


disposicin para el trabajo no solo con los resultados. Se pueden implementar
programas de reconocimiento a los mejores vendedores.

Grupos y equipos de trabajo


Conclusiones:
Solo la mitad de la organizacin relaciona los resultados con el trabajo en grupos y
equipos.
Recomendaciones:
Es importante delegar, en la medida de lo posible, autoridad a los trabajadores, as
como promover el trabajo en grupo y equipos. Relacionar el cumplimiento ptimo
de los resultados, la calidad de los productos y servicio, con el resultado de un
trabajo en conjunto.
Toma de decisiones
Conclusiones:
Solo el 50% del personal se siente con facultad para tomar decisiones en la
empresa.
Recomendaciones:
Se debe instruir al personal sobre cules pueden ser las situaciones de riesgo e
incertidumbre con las que pueden encontrarse en su trabajo, diagnosticar y
evaluar las alternativas de decisin en grupos permitir tomar decisiones mas
adecuadas en el trabajo real. Esto aumentara la confianza en el desempeo
laboral as como la identificacin y solucin de problemas.
Las decisiones estratgicas que tome la direccin, se deben compartir, en la
medida de lo posible, con el personal; esto incrementara su grado de conciencia
sobre la organizacin. Se lograra una plantilla ms consciente del trabajo.
Control.
Conclusiones:
No existen inventarios de insumos y productos terminados. Los vendedores no se
toman el tiempo para aplicar el control de entrega de pedidos.
Recomendaciones:

Elaborar, de manera conjunta un formato de registro para inventariar los insumos y


productos terminados.
Determinar los periodos o fechas en las que se llevaran a cabo los inventarios de
insumos y productos terminados.
Crear una poltica que haga obligatorio el registro en el formato de entrega de
pedidos, as como la entrega de este al final de la jornada de trabajo.
Elementos Complementarios.
Capacitacin y seleccin del personal.
Conclusiones:
No existe una capacitacin adecuada y completa al ingresar a la empresa,
lo que en algunas ocasiones provoca bajo rendimiento o desercin.
No hay un curso de induccin bien elaborado.
En el rea de produccin el aprendizaje se adquiere con el trabajo
repetitivo.
Recomendaciones:
Planificar, desde la gerencia, un curso de induccin para el personal de
nuevo ingreso en el que se les ensee sobre el funcionamiento de las
maquinas, uso de insumos y formatos, as como de la forma en como se
realizan las ventas.
Brindar a los empleados capacitacin prctica y terica sobre la forma en
como realizar su trabajo.
Establecer periodos de revisin de la eficiencia en el trabajo del personal,
as como periodos de capacitacin
Dar cursos de motivacin en los que se promueva la comunicacin y el
trabajoen equipo entre los empleados.
Condiciones y equipo de trabajo.
Conclusiones:

No se ha tomado en cuenta, por parte de la gerencia, la falta de iluminacin y


ventilacin adecuada en el rea de produccin.
Los motores del equipo no estn bien aislados y se encuentran muy cerca del rea
de produccin.

Recomendaciones:
Realizar un estudio de las mejoras que se deben realizar a las instalaciones,
considerando sobre todo:
La implementacin de mejores sistemas de ventilacin.
Implementacin de luz blanca en toda el rea de produccin.
Aislar los motores de los equipos de tal forma que disminuya el ruido en el
rea de produccin.

Conclusiones generales.
El desempeo de la empresa es adecuado en trminos generales, mas no se esta
aprovechando al mximo en gran parte por la falta de un proceso administrativo
ms formal y consistente.
La toma de decisiones es altamente centralizada, por lo que existe gran
deficiencia en al momento de realizar actividades.
Los mecanismos de control no se han aplicado de manera correcta, es necesaria
su implementacin y seguimiento.
Es importante tambin la elaboracin de manuales de procedimientos y polticas;
as como de un manual general de organizacin que facilite y oriente
las actividades.
Elaborar y dar a conocer la misin, visin, valores y objetivos de la empresa y
centrar las actividades en una filosofa que tenga como objetivo la mejora
continua.

CONCLUSIONES
La auditoria administrativa es una evaluacin detallada de la administracin que
opera un organismo mediante un anlisis detallado de los departamentos o reas
que lo integran, as como de sus dems componentes como son los planes, las
polticas, programas, cultura organizacional, entre otros, con el objetivo de emitir
juicios justificados sobre el desempeo de la organizacin, as como de identificar
todo aquello que se pueda mejorar para contribuir con el cumplimiento optimo de
los objetivos propuestos y que estos sean congruentes con la visin de la
organizacin.
El proceso administrativo se compone de cuatro fases: planeacin, organizacin,
direccin y control. De la fase de control se deriva la auditoria administrativa, esta
es una herramienta muy poderosa que ayuda a una organizacin a detectar sus
puntos dbiles y propone alternativas de solucin.
La auditoria administrativa debe implementarse en todo tipo de organizacin sin
importar sus fines, tamao o giro, pues nos permite anticipar e identificar fallas y
omisiones; de la misma forma, se proponen alternativas de solucin que,
aplicadas de manera correcta, nos pueden ayudar a solucionar problemticas o
fallas dentro del proceso administrativo.
La realizacin de una auditora administrativa nos ayuda a identificar cules son los
departamentos o reas que requieren mayor atencin, esto nos permitir proponer
alternativas adecuadas de solucin y/o mejora.
Uno de los objetivos de toda empresa es lograr una buena administracin, tanto
de sus recursos humanos como de los financieros, tcnicos y materiales; el lograr
un manejo eficiente de estos recursos requiere de una administracin que se
apoye de manera importante en su fase de control, en la que surge la necesidad
de detectar las deficiencias e inconsistencias, as como realizar una bsqueda de
posibles soluciones. Es durante esta fase en la que se lleva a cabo la auditoria
administrativa como una herramienta que usa la empresa u organizacin para
realizar mejoras en su administracin.
En este caso prctico gracias a la aplicacin de una auditoria administrativa a la
empresa dulces VARGAS, se puede concluir que la empresa tiene un desempeo
aceptable, sin embargo hay muchas reas que requieren mejoras, sobre todo en

lo que respecta a la planeacin y establecimiento de objetivos generales y por


departamento y el establecimientos y ejecucin de los controles. As mismo, el
liderazgo es muy centralizado por lo que los trabajadores no cuentan con la
capacidad para tomar decisiones en momentos crticos.
Por ltimo puedo concluir que la auditoria administrativa es una herramienta que
apoya el control administrativo y que su rango de accin alcanza a toda la
organizacin, repercutiendo directamente en la eficacia y eficiencia alcanzadas por
las empresas. En la medida que las organizaciones adopten la auditoria
administrativa y comprendan la importancia de esta herramienta, podrn hacer
mejor uso de los recursos con los que cuenten y tendrn as mayores
oportunidades de permanecer, consolidarse y crecer.

ANEXO I
CUESTIONARIO GENERAL
Nombre: ___________________
Departamento: ______________________
Tiempo en el puesto: ____________________
Nombre de su jefe inmediato: ____________________
Planeacin
1. Menciona cuales son los objetivos generales del rea o departamento en la
que te desenvuelves:
______________________________________________________________________________________________________________________________
_______________________________________________________________
2. Consideras que estos objetivos se alcanzan de manera eficiente? Por
que?
_______________________________________________________________
_______________________________________________________________
3. Conoce usted las polticas del departamento en que labora? Mencione
algunas
_______________________________________________________________
_______________________________________________________________
_______________________________________________________________
4. Existen procedimientos claros para el desarrollo de las actividades del
departamento en que se desenvuelve? Mencione algunos que recuerde.
_______________________________________________________________
_______________________________________________________________
5. Conoce la Misin y Visin de DIGLU alimentos y bebidas?
_______________________________________________________________
6. Conoce los valores de DIGLU? Mencione algunos
_______________________________________________________________
_______________________________________________________________
Organizacin
7. Se cuenta con un manual de organizacin que contenga la descripcin de
las funciones de su area de trabajo?
_______________________________________________________________
_______________________________________________________________

8. Considera usted que sobran o faltan puestos en su departamento? Por


qu y que puestos serian?
_______________________________________________________________
_______________________________________________________________
_______________________________________________________________
9. Conoce usted el organigrama de la empresa? Lo considera adecuado?
_______________________________________________________________
_______________________________________________________________
10. Recibi algn tipo de capacitacin al ingresar al trabajo? En que
consisti?
______________________________________________________________
_______________________________________________________________
11. Cuenta con planes de capacitacin? Con que periodicidad se
implementan?
_______________________________________________________________
_______________________________________________________________
12. Existe algn plan de promocin o de incentivos para los empleados?
_______________________________________________________________
_______________________________________________________________
13. Considera las condiciones de trabajo adecuadas en cuanto a seguridad e
higiene? Argumente su respuesta
85
_______________________________________________________________
_______________________________________________________________
_______________________________________________________________
Direccin
14. Existen niveles de autoridad y responsabilidad definidos para todos los
integrantes de su departamento? Si ______ No ______ Los considera
adecuados?
_______________________________________________________________
_______________________________________________________________
15. La comunicacin que tiene usted con sus compaeros y superiores es
adecuada? Si____ No ____ Por qu?
_______________________________________________________________
_______________________________________________________________
_______________________________________________________________
16. Considera la motivacin como un elemento sustancial para elevar su
desempeo laboral?
Bastante ( )
Algo ( )
Poco ( )
Nada ( )
Control
17. Existen registros de control en el departamento u rea en que se
desarrolla? Si ____ No ____ Mencione cuales conoce.

_______________________________________________________________
_______________________________________________________________
18. Considera que estos se llevan a cabo de manera adecuada? Explique su
respuesta.
86
_______________________________________________________________
_______________________________________________________________
_______________________________________________________________
19. Quisiera usted agregar alguna opinin, comentario o sugerencia adicional
a este cuestionario?
_______________________________________________________________
_______________________________________________________________
Muchas gracias por su colaboracin
Firma del Entrevistado Nombre y firma del auditor
Fecha: ____________________
CUESTIONARIOS ESPECIFICOS
CAPACITACIN Y SELECCIN DEL PERSONAL
El presente cuestionario tiene como propsito obtener informacin acerca de la
situacin laboral de los empleados de la empresa dulcera VARGAS. Su
colaboracin es valiosa y ser de gran apoyo para la mejora de la empresa.
Gracias.
1. Recibi capacitacin al ingresar a la empresa?
Si _____ No_____
2. Considera que la capacitacin que recibi fue:
Excelente_____ Buena_____ Regular_____ Mala_____
Explique porque: ______________________________________________
3. La capacitacin recibida apoya la realizacin de sus actividades dentro
de la empresa?
Si _____ No_____
4. Considera necesaria una mayor capacitacin para realizar sus
actividades?
Si _____ No______
5. En que aspectos le gustara recibir mayor capacitacin?
_____________________________________________________________
6. Con que frecuencia le gustara recibir capacitacin?

Una vez al ao_____ Dos veces al ao_______ Otro_______


7. Realizo una prueba o examen para ingresar a la empresa?
Si _____ No_______
Si su respuesta es SI explique en que consisti:
_____________________________________________________________
El presente cuestionario tiene como propsito obtener informacin acerca de los
controles que se aplican dentro de la empresa dulcera VARGAS. Su colaboracin
es valiosa y ser de gran apoyo para la mejora de la empresa. Gracias.
1. Seale los controles que se aplican en la empresa:
Control de existencia de productos terminados ( )
Control de entrega de pedidos ( )
Control de insumos para la produccin ( )
2. Marque con una X como considera que se aplican estos controles:
Existencia de productos terminados
Eficiente ( ) Adecuado ( ) Regular ( ) Deficiente ( )
Entrega de pedidos
Eficiente ( ) Adecuado ( ) Regular ( ) Deficiente ( )
Insumos para la produccin
Eficiente ( ) Adecuado ( ) Regular ( ) Deficiente ( )
3. Con que frecuencia hay perdidas de insumos, productos terminados o
efectivo?
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4. Qu otro control sugiere para un mejor funcionamiento de la empresa?
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SERVICIO AL CLIENTE
El presente cuestionario tiene como propsito obtener informacin acerca del
servicio que brinda la empresa dulcera VARGAS. Su colaboracin es valiosa y
ser de gran apoyo para la mejora de la empresa. Gracias.
1. El trato que ha recibido de los vendedores es:
Muy amable ( ) Amable ( ) Indiferente ( ) Malo ( )
2. Cmo considera el tiempo de atencin que le brindan? Marque una
opcin en cada fila.
Excelente ( ) Bueno ( ) Regular ( ) Malo ( )
Suficiente ( ) Poco ( )

3. Cuando el vendedor acude a surtir el producto Acomoda la mercanca


y limpia el ESTAN?
Siempre ( ) Algunas veces ( ) Nunca ( )
4. Cuando hace un pedido Acuden con puntualidad a surtir el producto?
Siempre ( ) Algunas veces ( ) Nunca ( )
5. Generalmente se cumple con las especificaciones que usted hace al
solicitar la mercanca (cantidad y sabores de las paletas)?
Siempre ( ) Algunas veces ( ) Nunca ( )
6. Acostumbra hacer sugerencias acerca del producto o el servicio que
brinda la empresa:
Siempre ( ) Algunas veces ( ) Nunca ( )
7. Qu medio utiliza para hacer estas sugerencias?
Vendedores ( ) Telfonos de la empresa ( )
8. Considera que las sugerencias que hace a los vendedores acerca del
Producto o el servicio son tomadas en cuenta?
Siempre ( ) Algunas veces ( ) Nunca ( )
INSTALACIONES Y EQUIPO DE TRABAJO
El presente cuestionario tiene como propsito obtener informacin acerca del las
instalaciones y condiciones de trabajo bajo las cuales funciona la empresa
dulcera VARGAS. Su colaboracin es valiosa y ser de gran apoyo para la mejora
de la empresa. Gracias.
1. Cmo considera las instalaciones de la empresa?
Excelentes ( ) Buenas ( ) Regulares ( ) Malas ( )
2. Qu mejoras hara en las instalaciones de la empresa?
_____________________________________________________________
3. Marque las opciones que mejor describa el rea fsica en la que trabaja:
( ) Limpia
( ) Sucia
( ) Ordenada
( ) Ruidosa
( ) Hmeda

( ) Amplia
( ) Pequea
( ) Otro ____________________
4. Considera la iluminacin de su lugar de trabajo:
Suficiente ( ) Insuficiente ( ) Mala ( )
5. Considera la ventilacin de su lugar de trabajo:
Suficiente ( ) Insuficiente ( ) Mala ( )
6. Considera que los instrumentos de trabajo que le otorga la empresa
son:
Suficientes ( ) Insuficientes ( ) Malos ( )
7. Qu otros instrumentos de trabajo considera necesarios para poder
realizar su trabajo de manera mas eficiente?
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__________________________________________________________
8. En que condiciones se encuentran las herramientas de trabajo que
utiliza la empresa?
Excelentes ( ) Buenas ( ) Regulares ( ) Malas ( )
9. En que condiciones se encuentran los vehculos que utilizan los
vendedores de la empresa?
Excelentes ( ) Buenas ( ) Regulares ( ) Malas ( )
Marque a que accidentes y enfermedades se encuentra expuesto al
desempear su trabajo.
( ) Vas respiratorias
( ) Vista
( ) Odo
( ) Cortaduras
( ) Quemaduras
( ) Machucones
( ) Contagios
( ) Otros __________
PRODUCCIN
El presente cuestionario tiene como propsito obtener informacin acerca del
rea de produccin de la empresa dulceria VARGAS. Su colaboracin es valiosa y
ser de gran apoyo para la mejora de la empresa. Gracias.
1. El rea de produccin esta bien integrada con el resto de la
organizacin?
Totalmente de acuerdo ( )
De acuerdo ( )

En Desacuerdo ( )
Explique su respuesta.
2. Existen objetivos polticas y programas claramente definidos?
Totalmente de acuerdo ( )
De acuerdo ( )
En Desacuerdo ( )
Explique su respuesta.
3. Existen manuales claros y por escrito?
Totalmente de acuerdo ( )
De acuerdo ( )
En Desacuerdo ( )
Explique su respuesta.
4. El departamento de produccin trabaja bajo algn tipo de
planeacin?
Totalmente de acuerdo ( )
De acuerdo ( )
En Desacuerdo ( )
Explique su respuesta.
5. Se han detectado accidentes en esta rea?
Si ( ) no ( )
Si su respuesta es s Qu tipo de accidentes?
6. Qu medidas de prevencin se llevan a cabo para evitar
accidentes?
7. Existe un buen ambiente de trabajo en este departamento?
Totalmente de acuerdo ( )
De acuerdo ( )
En Desacuerdo ( )
Explique su respuesta.