INTRODUCCION A LOS PROCESOS DE CONTRATACIN PBLICA DE BIENES, SERVICIOS

Y OBRAS
Christian Alvn1
1. ASPECTOS GENERALES
1.1. CONTRATOS PARA LA ADQUISICIN DE BIENES, SERVICIOS Y OBRAS
Las entidades del Estado para alcanzar sus metas, fines y objetivos, sean estos estratgicos u
operativos, necesitan contar con presupuesto y celebrar contratos que tengan como objeto la
adquisicin de bienes, contratacin de servicios y ejecucin de obra pblica. Estos contratos,
se encuentran regulados por la Ley de Contrataciones del Estado, aprobada por el Decreto
Legislativo 1017 y su Reglamento, aprobado por el Decreto Supremo 184-2008-EF.
Los contratos regulados por esta normativa - que implementa el Sistema de Contrataciones del
Estado cumplen con las siguientes condiciones:
a. Una de las partes es una entidad del Estado: sern consideradas entidades todas
aquellas que formen parte del gobierno nacional, regional y local, as como sus
organismos dependientes; universidades y empresas pblicas; y en general todas
aquellos programas y/o proyectos que cuenten con autonoma econmica,
administrativa pero principalmente presupuestal, es decir, que puedan ejecutar
presupuesto pblico.
b. Se tiene como objeto adquirir bienes (compra venta y suministro), contratar servicios
(locacin de servicios, servicios de consultora) y/o ejecutar obra pblica
(infraestructura, carreteras, etc.).
c. Se realizan con cargo a fondos pblicos con independencia de la fuente (transferencias
o recursos directamente recaudados).
d. Se trata de una contratacin onerosa, en este tipo de contratos la finalidad del
proveedor de Estado es obtener una ganancia o lucro.
1.2. FASES DE LOS PROCESOS DE CONTRATACIN
Los contratos regulados por el Sistema de Contrataciones del Estado, deben
necesariamente seguir un proceso de contratacin, que se encuentra conformado por las
siguientes fases o etapas:
a) Programacin y actos preparatorios, fase que comprende la planificacin de las
necesidades, la aprobacin del Plan Anual de Contrataciones, la determinacin del
Requerimiento, el Estudio de Posibilidades que Ofrece el Mercado y la elaboracin
de las Bases del futuro proceso de seleccin.
b) Seleccin, fase en la que participan los postores interesados en contratar con
alguna Entidad, para lo cual presentan propuestas que sern evaluadas para
finalmente escoger entre ellas aquella propuesta que en trminos de calidad,
precio y oportunidad satisfaga de mejor manera las necesidades de la Entidad.

Abogado y magister en Ciencia Poltica y Gobierno con mencin en Polticas Pblicas y Gestin Pblica
por la Pontificia Universidad Catlica del Per - PUCP. Docente de la Escuela de Gobierno y Polticas
Pblicas de la PUCP.

c) Ejecucin contractual, que se inicia con la suscripcin del contrato de aquel postor
seleccionado en la fase de seleccin y comprende la prestacin del servicio, la
entrega del bien o la ejecucin de la obra pblica. Culmina con la conformidad o
liquidacin y el pago correspondiente.
En la presente lectura vamos repasar de manera general cada una de estas etapas.
2. PROGRAMACIN Y ACTOS PREPARATORIOS
La fase de Programacin y actos preparatorios hacen referencia a todas las acciones internas a
realizar por una Entidad, a efectos de alinear sus contrataciones con los instrumentos de
planificacin (estratgica y operativa) y de presupuesto. As como obtener informacin
relevante para lograr una contratacin eficiente y finalmente establecer, mediante la
elaboracin de bases, requisitos y criterios adecuados para la evaluacin de las propuestas a
ser presentadas por los postores.
En la fase de Programacin y actos preparatorios podemos identificar los siguientes
instrumentos:
2.1

EL PLAN ANUAL DE CONTRATACIONES (PAC)

i.

Definicin

El PAC es el instrumento de gestin logstica que permite programar las compras para un
ejercicio anual y vincula al Sistema de Contratacin Estatal con el presupuesto institucional
y con la planificacin operativa de la entidad.
En este sentido, para poder incluir un proceso de seleccin en el PAC, el financiamiento de
dicho gasto debe estar previsto en el presupuesto institucional. En caso de que la
contratacin supere el ejercicio anual, se considerar en la programacin y formulacin del
presupuesto del ao siguiente.
De otro lado, la programacin del PAC debe alinearse a la oportunidad en la cual las
unidades orgnicas requieren que un determinado bien, prestacin de servicio o una obra
se ejecuten. En ese sentido, el desarrollo de los procesos de contratacin dentro del plazo
previsto es determinante para el apoyo en el avance de las metas institucionales, en
trminos de oportunidad. Una inadecuada formulacin del PAC genera deficiencias a lo
largo del proceso de contratacin y produce efectos negativos a la Entidad.
La elaboracin y aprobacin del PAC da inicio a la fase de programacin y actos
preparatorios, bajo sancin de nulidad. Es este sentido, para iniciar cualquier proceso de
contratacin este debe incorporarse en el PAC previamente.
ii.

Finalidades

a) Programar: A travs de este documento las Entidades determinan qu bienes,

servicios y obras necesitan, en qu cantidades y cundo se necesitan contratar. Esta
informacin resulta bsica para programar los recursos financieros en forma oportuna.
b) Difundir: La puesta en conocimiento de este documento en forma oportuna facilita a
los futuros participantes del proceso de seleccin la programacin de sus ventas al
Estado, negociar con sus propios proveedores y organizar sus compras y el
2

financiamiento. En otras palabras, les da la posibilidad de prepararse con suficiente

anticipacin para presentar ofertas ms competitivas.
c) Evaluar: Permite dar a conocer el estado de avance de la programacin (procesos de
seleccin retrasados, concluidos exitosamente, cancelados, anulados o en ejecucin).
De esta manera hace posible cuantificar y calificar peridicamente los resultados,
estableciendo las causas de las contrataciones no realizadas, adoptando las medidas
correctivas o replicando las buenas prcticas.
iii.

Formulacin y Aprobacin del PAC

El proceso de elaboracin del PAC coincide con las fases de programacin y formulacin
del presupuesto Institucional y a la de aprobacin presupuestal, lo cual se detalla a
continuacin:
a) Fase de formulacin del PAC
Se realiza nueve meses antes del inicio del ao al que corresponde ejecutar el PAC, el
Titular de la Entidad sealar los plazos internos para que las unidades orgnicas
determinen las necesidades de bienes y servicios que requerirn para cumplir con las
actividades previstas en el proyecto de POI del ao siguiente.
Las unidades orgnicas propondrn, a travs de un cuadro de necesidades, los bienes,
servicios y obras que requieren durante el ao.
El rea de almacn proporcionar los datos histricos sobre la cantidad de bienes de
uso permanente utilizados por las unidades orgnicas (reas usuarias o dependencias
administrativas de la Entidad), y sobre esta base se determinar la cantidad de bienes
a adquirir y/o servicios a contratar para el ao de ejecucin del PAC. Para el caso de los
servicios bsicos, el rgano encargado de las contrataciones (OEC) es el que har la
proyeccin en funcin del consumo histrico.
Al OEC le corresponde consolidar y ajustar los cuadros de necesidades de las unidades
orgnicas y valorizar los costos de los bienes, servicios y obras. Para ello verifica los
ltimos precios histricos de las compras, cotiza precios, consulta compras similares en
el SEACE, entre otras acciones, a fin de darles el valor monetario respectivo.
Teniendo en cuenta que dichos precios estn valorizados nueve meses antes de la
ejecucin del gasto, se aadir al precio obtenido el porcentaje de inflacin o la
diferencia por el tipo de cambio del ao siguiente.
Una vez valorizados los requerimientos incluidos en los cuadros de necesidades, este
ser remitido al rea de presupuesto para que le otorgue el financiamiento respectivo,
de acuerdo a las metas previstas y con las proyecciones de ingresos que por cada
fuente de financiamiento cuente la Entidad. Si el gasto proyectado fuese mayor al nivel
de ingresos, se someter a los ajustes necesarios de acuerdo a la escala de prioridades
de los objetivos establecida por el Titular de la Entidad.
El resultado final de esta fase es la elaboracin del Proyecto del PAC.
b) Fase de aprobacin del PAC
3

Al aprobarse la Ley Anual de Presupuesto, a fines de noviembre y publicado en

diciembre del ao anterior a la ejecucin del PAC, el proyecto de presupuesto de la
Entidad puede haber sido recortado, por lo que la Entidad contar con menos recursos
para los procesos de contratacin previstos. Por lo que ser necesario actualizar el
Proyecto del PAC.
Adicionalmente, para la elaboracin del PAC el OEC deber considerar el Plan Anual de
Contrataciones del ao anterior, a fin de evaluarlo y determinar qu procesos de
seleccin no fueron convocados, cules fueron declarados desiertos o nulos, y aquellos
en curso pero con retraso, debido a que su ejecucin contractual tendr repercusin
en el siguiente ao, siempre y cuando persista la necesidad. En este orden de ideas,
coordinar con la Oficina de Planificacin, la Oficina de Presupuesto y la Unidad
Orgnica para decidir su financiamiento e inclusin en el POI, PIA y PAC con cargo a
dejar de financiar otros gastos previstos en la fase de Formulacin.
La Oficina de Presupuesto, en coordinacin con las Oficinas de Planeamiento y el OEC,
reserva los requerimientos no financiados para su atencin en una mejor oportunidad
va crdito suplementario, saldo de balance, etc.
El Reglamento otorga hasta 15 das hbiles una vez aprobado el Presupuesto
Institucional de Apertura (PIA) para que el Titular de la Entidad apruebe el PAC y 5 das
hbiles adicionales para su publicacin en el SEACE.
El PAC aprobado deber estar a disposicin de los interesados y ser publicado en el
portal institucional de la Entidad.
iv.

Contenido del PAC

Se exige el siguiente contenido mnimo:

a) Objeto de contratacin: Se debe determinar correctamente si se trata de un bien,
servicio, consultora de obras u obra. En caso de que la contratacin involucre
bienes y servicios el objeto del proceso se definir en el mayor valor que estos
representen, tambin servir para definir la partida especfica de gasto que
corresponda para la posterior emisin de la certificacin presupuestal.
b) Descripcin del bien, servicio u obra: Permite al proveedor conocer la sntesis del
requerimiento de contratacin especfico de la Entidad, considera el cdigo del
Catlogo nico de Bienes, Servicios y Obras que ms se aproxime al
requerimiento. Si el proceso ser por tems, se registrarn cada uno de los tems
del proceso programado que componen la compra. Asimismo, se indicar la
cantidad y la unidad de medida del objeto de contratacin.
c) Valor estimado: Se consigna la valorizacin estimada del objeto de contratacin.
d) Tipo de proceso: Segn el objeto de contratacin y el valor estimado del
Requerimiento, para lo cual se revisan los montos previstos en la Ley Anual de
Presupuesto. Asimismo, se determina la modalidad de seleccin.
e) Fuente de financiamiento: Se consigna el origen de los fondos que financian la
contratacin, segn lo establecido en el presupuesto institucional.
4

f)

Indicar el tipo de moneda del valor estimado y el tipo de cambio vigente.

g) Nivel de centralizacin o desconcentracin de la facultad de contratar: Se indica

si el requerimiento se efectuar por compra corporativa o por encargo y la unidad
encargada de la contratacin. Asimismo, se consignar la ubicacin geogrfica de
dicha entidad, a nivel de departamento, provincia y distrito.
h) Fecha prevista de la convocatoria: Se registra la fecha de convocatoria del proceso
de seleccin, teniendo en consideracin el plazo del proceso de seleccin y la
fecha en que el rea usuaria requiere el producto.
Asimismo, es posible registra en el PAC en caso se requiera:

Registrar el precedente, si el proceso proviene del ao anterior.

Registrar los antecedentes se deber detallar una descripcin referencial.
Registrar otras observaciones que se considere importante informar o relevar.

El PAC debe incluir todas las contrataciones con independencia del rgimen que las regule. As
incluye convenios internacionales, compras en el extranjero, entre otras. No ser obligatorio
incluir las adjudicaciones de menor cuanta no programables, es decir aquellas cuyo
requerimiento surja despus de haberse aprobado el PAC.
El PAC puede incluir procesos de seleccin cuyos contratos correspondan al siguiente ao,
siempre que la previsin presupuestal se encuentre garantizada en las fases de programacin y
de formulacin del Presupuesto, por el Jefe de la Oficina de Administracin o el que haga sus
veces.
v.

Evaluacin

El Titular de la Entidad evaluar semestralmente la ejecucin del PAC, sin perjuicio de otras
evaluaciones peridicas que cada Entidad considere necesario realizar. Al respecto, el OEC
elevar un informe pormenorizado que evale los procesos de seleccin programados y no
convocados del semestre, considerando los siguientes aspectos:
a) Causas de retraso en la determinacin de los trminos de referencia del
requerimiento.
b) Causas de retraso en el estudio de posibilidades que ofrece el mercado.
c) Causas de retraso en la emisin de la certificacin de disponibilidad presupuestal.
d) Causas de retraso en la aprobacin de expedientes de contratacin.
e) Retraso en la designacin de comit especial.
f) Causas de retraso en la elaboracin de las bases y/o aprobacin de bases.
Asimismo, deber evaluar los procesos de seleccin culminados para determinar:
a)
b)
c)
d)

Retrasos durante el proceso de seleccin.

Causas de retraso para la firma de contratos.
Ahorros obtenidos en la buena pro, en relacin al valor referencial.
Normas de control interno implementadas (retroalimentacin/seguimiento de
procesos).

Dado que el retraso en la ejecucin del PAC repercute en el avance de las metas y objetivos
previstos en el POI, la Oficina de Planificacin determinar las necesidades no atendidas que
5

tuvieron impacto en dicho avance. Como resultado del anlisis, el titular de la Entidad podr
adoptar las medidas correctivas pertinentes y dispondr el deslinde de responsabilidades y la
sancin que corresponda, de ser el caso.
2.2 EXPEDIENTE DE CONTRATACIN
Una vez que un proceso de contratacin ha sido incorporado al PAC, debe abrirse un
Expediente de la Contratacin que contendr todas las actuaciones a ser realizadas en todo el
proceso, desde la definicin del Requerimiento hasta la culminacin del contrato.
El Expediente de Contratacin deber contener, en la fase de Programacin y actos
preparatorios, como mnimo:
i.

Requerimiento

El Requerimiento ser establecido por el rea Usuaria del bien, servicio u obra a contratar.
Este requerimiento recibe diferentes nombres dependiendo de su objeto: Especificaciones
Tcnicas (Bienes), Trminos de Referencia (Servicios) o Expediente Tcnico (Obra Pblicas).
En el caso de los dos primeros es elaborado por el rea Usuaria de la Entidad, en el caso
del ltimo (Expediente Tcnico) es elaborado por un consultor de obra externo.
El Requerimiento contiene las caractersticas del bien y/o servicio, la cantidad, condiciones
contractuales (plazo de entrega, garantas), la necesidad de cumplir con reglamentos
tcnicos y/o metrolgicos y/o sanitarios y/o sectoriales, entre otros.
Debe ser realizado de forma clara y precisa, sealando los aspectos sustanciales del bien,
servicio o consultora que se necesita contratar, de modo tal que se precise qu se
requiere, para qu se necesita, cmo se requiere, dnde se debe efectuar la prestacin, en
qu plazo, qu requisitos mnimos debe tener el proveedor y/o su personal, la forma de
pago, qu rea va a otorgar la conformidad, entre otros aspectos.
Para la determinacin del Requerimiento no se debe hacer referencia a marcas o nombres
comerciales, patentes, diseos o tipos particulares, fabricantes determinados, ni
descripcin que orienten la contratacin de marca, fabricante o tipo de producto
especfico.
En caso que la contratacin de bienes, servicios u obras relacionadas a la ejecucin de un
proyecto de inversin pblica, debe contarse con la declaratoria de viabilidad en el marco
del Sistema Nacional de Inversin Pblica SNIP.
La contratacin de bienes o servicios de carcter permanente, cuya provisin se requiera
de manera continua o peridica, se realizar por perodos no menores a un (1) ao.
Muchas veces las entidades convocantes no tienen la necesidad de adquirir un solo bien o
servicio, sino varios. Cuando stos bienes, servicios u obras se vinculados entre s,
teniendo en cuenta la viabilidad econmica, tcnica y/o administrativa de dicha
vinculacin se convocan todos stos en un solo proceso por relacin de tems, en el que
cada tem constituye un proceso menor dentro del proceso principal, el monto individual
de cada tem no debe ser menor a 3 UIT pues de lo contrario realizaramos una
contratacin directa. Por ejemplo si una entidad requiere varios tipos de tiles de oficina,
en lugar de convocar varios procesos de seleccin puede convocar un solo proceso por
relacin de tems, y establecer: tem 1 (papel bond), tem 2 (lapiceros) e tem 3 (lpices).
6

Una segunda manera de adquirir varios bienes o servicios en un solo proceso de

contratacin es agrupando la contratacin por paquete, a fin de que un solo proveedor se
encargue de la provisin del bien o servicio. Por ejemplo si una entidad requiere contratar
uniformes (camisa, pantaln y gorro), todos se contrataran en paquete a fin de que se
utilice un mismo color.
ii.

Estudio de Posibilidades que Ofrece el Mercado.

El Estudio de Posibilidades que Ofrece el Mercado corresponde a la investigacin o
anlisis del mercado respecto del Requerimiento, con la finalidad de obtener
informacin relevante para la contratacin. Al interior de la Entidad quien realiza el
Estudio es el rgano Encargado de las Contrataciones (OEC) que por lo general es el
rea de Logstica.
El Estudio sirve para identificar:

Si el mercado ofrece lo que se requiere.

Ajustar las caractersticas del bien o servicio requerido, de ser necesario.
Determinar el valor referencial de los bienes y servicios requeridos.
Pluralidad de potenciales postores y/o marcas.
Obtener informacin relevante para establecer los criterios de evaluacin.
Otros aspectos necesarios que tengan incidencia en la contratacin.

En esta fase se determinar el sistema (suma alzada y precios unitarios) y la modalidad

(concurso oferta y llave en mano) de contratacin.
2.3 BASES DE LOS PROCESOS DE SELECCIN
Una vez definido el Requerimiento y recopilada la informacin del Estudio de Posibilidades que
Ofrece el Mercado corresponde elaborar las Bases, que son las reglas o pautas del futuro
proceso de seleccin a ser convocado y contiene toda la informacin necesaria para la
participacin de los postores interesados en una contratacin en particular, es necesario que
su contenido sea claro, conciso y preciso. Se elaboran en base a un formato de bases
estandarizadas elaboradas por el Organismo Supervisor de las Contrataciones del Estado
(OSCE).
La Elaboracin de Bases se encuentra a cargo de un Comit Especial que es designado por el
Titular de la Entidad. El Comit Especial es un rgano colegiado que se encuentra conformado
por tres miembros. Una de los miembros necesariamente debe provenir del rea Usuaria y
otro del OEC, el tercer integrante no requiere provenir de ninguna rea en particular.
Excepcionalmente, la elaboracin de las bases se encontrara a cargo del OEC.
Una vez que el Comit Especial es designado, junto con la comunicacin de su designacin
debe entregrsele el Expediente de Contratacin que contiene el Requerimiento, y la
informacin obtenida del Estudio de Posibilidades que Ofrece el Mercado (valor referencial, la
disponibilidad presupuestal, la modalidad de seleccin o de ejecucin contractual aplicable, el
sistema de contratacin, el tipo de proceso que convocar, entre otros aspectos tcnicos y/o
econmicos).
Para la elaboracin de las Bases, el Comit Especial o el rgano encargado de las
contrataciones, cuando le corresponda, debern tener en cuenta las disposiciones de la Ley, su
7

Reglamento y dems normas complementarias. Adicionalmente, en caso de actividades

reguladas por normas sectoriales, debern tener en cuenta las mismas para incluirlas o no
transgredirlas.
Las bases debern de manera obligatoria contener la siguiente informacin:
a) Reglas de procedimiento
Es el conjunto de reglas de procedimiento referidas a cada una de las etapas del
proceso de seleccin propiamente dicho, las formalidades y el plazo de cada una de
ellas.
b) El requerimiento de la Entidad
Se encuentra referida a las Especificaciones Tcnicas (bienes), Trminos de Referencia
(servicios) y Expediente Tcnico (obras). Esta informacin obra en el Expediente de
Contratacin que se le proporciona al Comit Especial para elaborar las Bases; lo que
hace es trasladar dicha informacin en las Bases. El Comit Especial no tiene
competencia para modificar esta informacin.
c) Los documentos que permitan acreditar el requerimiento.
En las bases el Comit Especial deber establecer mediante que documentos se debe
acreditar el Requerimiento. Pudiendo ser mediante declaraciones juradas, manuales,
folletos, catlogos, muestras, certificados, constancias, ttulos profesionales o tcnicos,
entre otros.
d) El mtodo de evaluacin y calificacin de propuestas
En las bases se establece el mtodo de evaluacin y calificacin de las propuestas a fin de
seleccionar entre las propuestas de los postores a la mejor oferta en trminos de calidad,
oportunidad y precio. El mtodo de evaluacin y calificacin que se incorpore en las
Bases de un proceso de seleccin debe estar compuesto por los siguientes elementos:
criterio, puntaje y documentos sustentatorios.
Adicionalmente a lo sealado las bases debern sealar el sistema de contratacin (suma
alzada y precios unitarios), la modalidad de contratacin (concurso oferta y llave en mano),
como la proforma de contrato, de ser el caso.
3. PROCESOS DE SELECCIN
La segunda fase de los Procesos de Contratacin es la Fase de Seleccin. Esta fase se encuentra
conformada por un conjunto de etapas o pasos que se realizan sucesivamente o de manera
simultnea y que sirven para elegir la mejor propuesta entre todas aquellas que fueran
presentadas por los postores. Se realiza una evaluacin tcnica y econmica.
3.1 ETAPAS DE LOS PROCESOS DE SELECCIN
Los procesos de seleccin se encuentran conformados por las siguientes etapas:
i.

Convocatoria.

La Convocatoria es la forma como se publicita el proceso de seleccin a los proveedores

interesados en participar. Se realiza mediante la publicacin de las bases del proceso en el
Sistema Electrnico de Adquisiciones y Contrataciones del Estado (SEACE). La convocatoria
adems de publicitar el proceso de seleccin, sirve para asegurar una adecuada concurrencia
de postores.
ii.

Registro de Participantes.

La segunda etapa en los Procesos de Seleccin se denomina Registro de Participantes. Una vez
que los proveedores o contratistas han tomado conocimiento de la Convocatoria, los
interesados podrn registrarse a fin de participar en el proceso. El registro de participantes es
electrnico2 y gratuito y podr realizarse desde el da siguiente de la convocatoria hasta antes
de la presentacin de propuestas. Para poder registrarse el proveedor debe contar con el RNP
vigente y no encontrarse inhabilitado para contratar con el Estado.
iii.

Consultas.

Mediante las consultas, los participantes registrados ante la Entidad, pueden solicitar al
Comit Especial la aclaracin de alguna estipulacin de las bases que resulte oscura o
ambigua, a fin de tener certeza respecto de los que se requiere. Es un desarrollo del principio
de transparencia, se desea que los participantes cuenten con reglas claras. El proceso no debe
ser complejo sino por el contrario de fcil comprensin para quienes participan.
De otro lado, esta etapa sirve para que los participantes puedan realizar ante el Comit
Especial solicitudes y pedidos respecto de algn requerimiento o en general cualquier
estipulacin de las bases.
En el cronograma de las bases se establece la oportunidad y el lugar en el cual los participantes
presentaran sus consultas y estas sern absueltas.
iv.

Observaciones.

Mediante las observaciones, los participantes cuestionan alguna disposicin de las bases del
proceso de seleccin que consideran contrarias a la normativa en materia de contrataciones
del Estado o advierten la omisin de algn requisito mnimo que deba contener las bases. Es
decir, las observaciones se presentan cuando los participantes consideran que alguna
disposicin de las bases resulta ilegal. Muchas de estas observaciones se encuentran
encaminadas a cuestionar disposiciones que direccionan los procesos de seleccin hacia algn
participante y su objetivo es hacer posible una mayor participacin de postores.
De acuerdo al cronograma establecido en las bases, se presentan las observaciones y estas son
absueltas por el Comit Especial.
Elevacin de observaciones

Al momento de la redaccin del presente texto se encuentra en implementacin el registro

electrnico, por lo que actualmente se realiza manualmente en cada entidad convocante a la que los
interesados debern acudir para el registro. La implementacin del registro electrnico ser una
importante mejora en el Proceso de Seleccin al facilitar considerablemente el registro de participantes
facilitara la mayor concurrencia de postores.

A diferencia de las Consultas, las Observaciones pueden ser sometidas a una segunda revisin
ante el OSCE en los siguientes supuestos:
a) Cuando no hayan sido aceptadas o acogidas o hayan sido acogidas parcialmente por el
Comit Especial.
b) Cuando pese a haber sido acogidas, el participante no se encuentra satisfecho con el
fondo de la respuesta.
c) Cuando se acoge la observacin de un participante distinto al contratista y este
considera que dicho acogimiento supone una vulneracin a la normativa de
contrataciones. Solo podr elevar observaciones en este supuesto aquellos
participantes que se hayan registrado antes de culminada la etapa de presentacin de
propuestas, que se encontraban en capacidad de presentacin de observaciones y que
no lo hicieron al considerar que no exista motivo alguno para ello.
Para realizar la elevacin de observaciones se requiere estar registrado como participante con
anterioridad a la etapa de presentacin de observaciones, presentar una solicitud a la Entidad
en la que se detallen los motivos por los cuales se realiza la elevacin y realizar el pago de una
tasa establecida en el TUPA del OSCE.
La elevacin de observaciones no es considerada una etapa de los procesos de seleccin, es un
recurso opcional mediante el cual los participantes tienen la alternativa de que sus
observaciones sean revisadas por una instancia distinta, y superior en competencia, al Comit
Especial. La elevacin de observaciones suspende el proceso de seleccin durante su
tramitacin.
El OSCE absuelve la elevacin de observaciones mediante la emisin de un Pronunciamiento
que deber ser publicado en el SEACE, y cuyas conclusiones debern ser incorporados de
manera obligatoria por el Comit Especial a las bases en la etapa de integracin. El
Pronunciamiento se encuentra conformado por tres partes, en la primera de ella se absuelven
las observaciones elevadas por el/los participante(s) que solicit la revisin, la segunda en la
cual se absuelven observaciones del oficio no solicitadas por el participante que elev sus
observaciones - por parte del OSCE como parte de su rol supervisor de las contrataciones del
Estado y finalmente un tercera parte donde se establecen las conclusiones.
v.

Integracin de bases.

La quinta etapa de los Procesos de Seleccin es la de integracin de las bases, momento en el

cual el Comit Especial se encarga de incorporar a las bases la modificaciones que pueden
producirse como consecuencia de la absolucin de consultas y observaciones, de lo
establecido en un Pronunciamiento, as como aquellas modificaciones solicitadas por el OSCE a
propsito de una accin de supervisin.
Las bases integradas sern las reglas definitivas de proceso y no podrn ser impugnadas o
cuestionadas en ninguna otra va. Sin embargo, si el Comit Especial no realiza una adecuada
integracin de las bases puede ser pasible de una denuncia por transgresin al procedimiento
ante el OSCE por cualquiera de los participantes o interesados.
vi.

Presentacin de Propuestas

Los participantes de un proceso de seleccin, debern presentar una propuesta tcnica y una
propuesta econmica, en las bases del proceso se establece cules son los documentos que
deben estar contenidos en cada uno de ellas.
10

Para la propuesta tcnica se solicita que el postor adjunte declaraciones juradas en la que
asume determinados compromisos, como mantener su oferta hasta la suscripcin del contrato
en caso ser favorecido con la buena pro del proceso de seleccin, presentar informacin veraz,
cumplir con su obligacin de acuerdo a las condiciones requeridas en las bases, entre otras y
manifiesta no encontrarse impedido e inhabilitado para contratar con el Estado.
Adicionalmente en su propuesta tcnica, deber acreditar que los bienes y/o servicios que
oferta y/o el personal profesional o tcnico que presenta, cumplen con los requerimientos
tcnicos mnimos solicitados en las bases.
Respecto de la forma de acreditacin de los requerimientos tcnicos mnimos cabe realizar
algunas precisiones. Esta acreditacin podr realizarse documentalmente o mediante
muestras. De manera documental se realiza mediante la presentacin de declaraciones
juradas en las cuales los postores se comprometen a entregar un bien o prestar determinado
servicio en determinado plazo o se comprometen a otorgar una determinada garanta.
Asimismo, se pueden presentar folletos, catlogos, manuales, cartas del fabricante,
certificados de calidad, protocolos de ensayos u otros de naturaleza similar para acreditar que
un determinado bien cumple con las caractersticas tcnicas mnimas solicitadas. O pueden
presentar documentos que contengan ttulos profesionales o tcnicos, grados a acadmicos o
certificados o constancias para acreditar la especializacin y experiencia del personal
propuesto. Asimismo pueden contener certificados de registros obligatorios para la
comercializacin de determinados bienes (registros sanitarios, buenas prcticas de
manufactura o almacenamiento) o para prestar determinados servicios (intermediacin
laboral, vigilancia) o contar con determinados permiso (uso de armas de fuego), entre otros.
De otro lado, es posible acreditar el cumplimiento de caractersticas tcnicas de los bienes
solicitados mediante la presentacin de muestras. Para este fin y como resulta lgico es
necesario establecer que pruebas o exmenes se practicarn a las muestras, quienes sern los
encargados de practicarlas evidentemente deber tratarse de personal idneo , cuando y
cuando se entregarn los resultados a los postores, as como establecer mecanismos para para
que los postores puedan cuestionar esta calificacin.
Adicionalmente, en la propuesta tcnica se deber acreditar mediante documentos el ser
merecedor de puntaje en los factores o criterios de evaluacin del proceso de seleccin.
La propuesta econmica solo contiene la oferta econmica que ofrece el postor y depender
del sistema de contratacin empleado (suma alzada o precios unitarios).
La formalidad establece que para la presentacin dos sobres cerrados, uno para la propuesta
tcnica y el otro para la propuesta econmica. Si se trata de un proceso por relacin de tems
se presentar un sobre tcnico y econmico por cada tem. Todos los documentos deben
encontrarse foliados y rubricados por los postores. Las copias exigidas en la propuesta tcnica
no puede exceder el nmero de miembros del Comit Especial. La propuesta econmica solo
se presentar en original.
Aquellos documentos referidos a los requerimientos tcnicos mnimos y factores de
evaluacin deben estar en idioma castellano, si se encontraran en otro idioma debern ir
acompaados de traduccin oficial con o sin valor oficial efectuada por traductor pblico
juramentado o traduccin certificada efectuada por traductor pblico certificado.
La presentacin de propuestas puede ser acto pblico o privado, eso depender del tipo de
proceso de seleccin. Para la Licitacin, Concurso y Adjudicacin Directa Pblica se realizaran
11

en Acto Pblico de manera obligatoria, para el caso de la Adjudicacin Directa Selectiva y la

Adjudicacin de Menor Cuanta el Acto Pblico es facultativo por lo que regularmente se
realiza en Acto Privado.

vii.

Evaluacin y calificacin de propuestas.

En esta etapa el Comit Especial evala las propuestas presentadas por los postores. La
propuesta tcnica se evaluara de acuerdo a los factores o criterios de evaluacin establecidos
en las bases. En este sentido, a cada propuesta se le otorgar un puntaje determinado por
cada factor de evaluacin establecido. Para atribuir puntaje en la propuesta econmica ser
aplicar una frmula establecida en el Reglamento.
viii.

Otorgamiento de la buena pro

El otorgamiento de la buena pro es el momento en el cual se determina quien en el ganador

del proceso de seleccin; en otras palabras, quien ha ganado el derecho de contratar con la
Entidad. Se otorgar la buena pro al postor que alcance el puntaje ms alto en la evaluacin de
una propuesta.
La buena pro del proceso quedar consentida a los ocho das de haber sido otorgado en el
caso de las Licitaciones Pblicas y Concursos Pblicos y en cinco das en el caso de las
Adjudicaciones Directas y las Adjudicaciones de Menor Cuanta si antes de ese plazo no se ha
interpuesto medio impugnatorio alguno. En caso se haya presentado un solo postor, la buena
pro quedar consentida el mismo da que se otorg.
Incluso habindose presentado una sola propuesta vlida se podr adjudicar la buena pro del
proceso. Solo en caso no exista propuesta vlida podr declararse el proceso desierto.
Cuando un proceso es declarado desierto debe realizarse un informe de los motivos por los
cuales fue declaro desierto; es decir se debe explicar que errores se cometieron para que no
haya quedado una sola propuesta vlida. Una vez que un proceso es declaro desierto, no
importa el tipo de proceso que se celebr, la siguiente (segunda) convocatoria ser mediante
un proceso de seleccin de Adjudicacin de Menor Cuanta Derivada (AMCD) que tiene plazos
o formalidades diferentes a la AMC comn. La nica excepcin se produce cuando una
Adjudicacin de Menor Cuanta es declarada desierta, en ese caso en segunda convocatoria se
llevar a cabo otra AMC comn.
El proceso de seleccin culmina cuando el contrato es suscrito por el/los postor(es)
adjudicatarios de la buena pro, cuando es dejado sin efecto por el adjudicatario de la buena
pro o cuando es cancelado.
La suscripcin de contrato es la culminacin natural de los procesos de seleccin e inicia la
etapa de ejecucin contractual.
El segundo supuesto, referido a dejar sin efecto la buena pro del proceso, se produce cuando
el postor o la Entidad no suscriben el contrato correspondiente dentro de los plazos
establecidos en la normativa.
El tercer supuesto de culminacin del proceso de seleccin es la cancelacin del proceso que
puede darse de tres supuestos:
12

 Caso fortuito o fuerza mayor, que hace referencia a un hecho extraordinario,

imprevisible e irresistible.
Cuando desaparezca la necesidad de adquirir o contratar, por una donacin o
algo similar.
Cuando el presupuesto se asigna a un propsito de emergencia, debe ser
declarado por el Titular de la Entidad bajo responsabilidad.

3.2 TIPOS DE PROCESOS DE SELECCIN.

No existe un solo tipo de proceso, en realidad son cuatro:
1.
2.
3.
4.

Licitacin Pblica (Objeto: provisin de bienes y obras)

Concurso Pblico. (Objeto provisin de servicios)
Adjudicacin Directa (Pblica o Selectiva). (Objeto: provisin de bienes, servicios y obras)
Adjudicacin de Menor Cuanta. (Objeto: provisin de bienes, servicios y obras)

A pesar que muchas personas suelen denominar a todos los procesos de seleccin Licitacin, la
Licitacin Pblica solo hace referencia a un tipo de proceso de seleccin.
La diferenciacin entre estos cuatro procesos se sustenta en dos criterios: el objeto y
principalmente la cuanta de la contratacin. El siguiente cuadro nos ayuda a entender mejor
esta clasificacin.

Pero cul es la diferencia entre estos tipos procesos de seleccin. En esencia el procedimiento
es el mismo o dicho de otra manera, todos estos tipos de procesos clsicos comparten la
misma naturaleza. La nica diferencia entre ellos es que conforme aumenta el monto
involucrado, estos procesos se van complejizando, es decir, entre mayor sea el monto de la
compra o contratacin, los procesos tendrn ms etapas y los plazos entre cada una de las
etapas sern mayores. Y a la inversa, entre menor sea el monto involucrado, menos etapas o
fases tendrn y menos tiempo entre una etapa tendrn los procesos de seleccin.

13

De esta manera, la Licitacin y el Concurso Pblica sern los procesos con un mayor nmero de
etapas, tiempo de duracin y cantidad de controles, a diferencia de lo que ocurre con la
Adjudicacin de Menor Cuanta que se encuentra al otro extremo, que tendr la menor
cantidad de etapas, tiempo y controles.
En los siguientes cuadros se muestran los plazos y etapas de los distintos tipos de procesos de
seleccin:

14

4. EJECUCIN CONTRACTUAL
4.1.

PERFECCIONAMIENTO DEL CONTRATO

Luego de otorgada la buena pro en la fase de seleccin, el postor adjudicatario de la buena

pro deber perfeccionar el contrato correspondiente con la Entidad y ejecutarlo. La
obligacin de contratar nace cuando la buena pro queda consentida, al no haberse
interpuesto impugnacin alguna contra sta o cuando la impugnacin presentada ha sido
resuelta.
La formalizacin del contrato se puede realizar de dos maneras: por regla general debe
suscribirse un contrato, y excepcionalmente, la formalizacin se realiza mediante la
emisin y recepcin de una orden de compra y/o servicio. Este ltimo supuesto se produce
en los contratos provenientes de una AMC, siempre y cuando as lo establezcan las bases;
15

y, en un proceso por relacin de tems cuando el monto adjudicado por un postor equivale
a una AMC.

4.2.

MODIFICACIONES AL CONTRATO

Una vez suscrito el contrato solo podr modificarse en aquellos supuestos permitidos
expresamente en la normativa de contrataciones, una modificacin del contrato da lugar a
una adenda.
Los casos ms frecuentes de modificacin al contrato son los siguientes:
a. ADICIONALES Y REDUCCIONES
i.

Para el caso de bienes o servicios

Se pueden aprobar adicionales hasta por el 25% del monto del contrato
original. Del mismo modo, se reconoce la posibilidad de reducir la cantidad
de bienes y servicios de manera directa hasta por el mismo porcentaje.
Este aumento en el monto del contrato de manera unilateral se encuentra
supeditado a alcanzar la finalidad del contrato. Por ejemplo, si se celebra
un contrato con la finalidad de alimentar a un batalln de 100 personas y
luego se destacan 20 personas ms, con la finalidad de alimentar un
batalln de 120 personas ser necesario aprobar un adicional que
aumente el monto del contrato hasta por un 20%.

ii.

Ejecucin de obras
Tratndose de prestaciones adicionales de obra, stas podrn ser hasta
por el 15% del monto del contrato original siempre que se requiera para
alcanzar la finalidad del contrato.
En caso se supere el lmite antes indicado, sin exceder del 50%, por
defectos en el expediente o situaciones imprevisible posteriores a la
suscripcin del contrato, se puede autorizar un adicional siempre que
cuente con autorizacin previa de la Contralora General de la Repblica
para la ejecucin del adicional y el pago.
En ambos supuestos, su aprobacin ser con resolucin del Titular de la
Entidad, previa verificacin de la certificacin presupuestal.

b. AMPLIACIN DE PLAZOS
Procede en los siguientes casos:
1. Cuando se aprueba el adicional, siempre y cuando afecte el plazo.
2. Por atrasos o paralizaciones no imputables al contratista.
3. Por atrasos o paralizaciones en el cumplimiento de la prestacin del
contratista por culpa de la Entidad; y,
4. Por caso fortuito o fuerza mayor.
16

El contratista debe presentar una solicitud dentro de los siete (07) das hbiles
de finalizado el hecho generador del atraso o paralizacin, o de aprobado el
adicional.
La Entidad debe pronunciarse dentro de diez (10) das hbiles de presentada la
solicitud. Si no lo hace, se entiende aprobada la solicitud.
4.3.

PENALIDADES

Las penalidades en la ejecucin contractual, constituyen un mecanismo de resarcimiento para

la Entidad, la cual se genera cuando por culpa del contratista, existen atrasos en el
cumplimiento de las prestaciones pactadas (penalidad por mora) o una ejecucin deficiente
segn el objeto contractual (otras penalidades establecidas en las Bases).
4.4.

RESOLUCION DEL CONTRATO

La Resolucin del contrato significa la terminacin o finalizacin anticipada del mismo, es una
interrupcin del contrato originado por diferentes circunstancias, una finalizacin no natural.
El contrato se resuelve, sin responsabilidad de ninguna de ellas, en caso fortuito o fuerza
mayor que imposibilite de manera definitiva la continuacin del contrato o por causas
imputables a alguna de las partes.
Son causales de resolucin del contrato por motivos imputables a las partes:
a. Incumplimiento injustificado de las obligaciones contractuales, legales o
reglamentarias a su cargo
b. Paralizacin o reduccin injustificada en la ejecucin de la prestacin
c. Acumulacin del monto mximo de la penalidad por mora (10%) o el monto mximo
para otras penalidades (10%), en la ejecucin de la prestacin a su cargo.
i.

Procedimiento de resolucin del contrato

Se ha establecido un procedimiento formal que ofrece seguridad y otorga al

contratista/entidad la oportunidad de poder efectuar sus descargos.
Este procedimiento establece la necesidad de un previo emplazamiento de la parte
perjudicada a la otra parte, un requerimiento formal y el otorgamiento de un plazo, bajo
apercibimiento de resolver el contrato. Se realiza mediante carta notarial de
emplazamiento que contenga el requerimiento as como el plazo.
En caso de bienes y servicios este plazo puede ser de hasta cinco (05) das calendario; en
casos complejos, de hasta quince (15) das calendario. En el caso de obras, necesariamente
se conceder quince (15) das calendario.
Una vez vencido el plazo y si el incumplimiento continua, la parte perjudicada podr
resolver el contrato en forma total o parcial, comunicando, en una segunda carta notarial,
la decisin de resolver el contrato.
Sin embargo, no ser necesario efectuar un requerimiento previo cuando la resolucin del
contrato se deba a la acumulacin del monto mximo de penalidad por mora, o por otras
penalidades, o cuando la situacin de incumplimiento no pueda ser revertida. En este
17

caso, bastar comunicar al contratista mediante carta notarial la decisin de resolver el

contrato.
4.5.
i.

CONFORMIDAD Y PAGO
Conformidad

La recepcin y conformidad es responsabilidad del rgano establecido en las Bases, sin

perjuicio de lo que se disponga en las normas de organizacin interna de la Entidad.
La conformidad requiere del informe del funcionario responsable del rea usuaria, quien
deber verificar, dependiendo de la naturaleza de la prestacin, la calidad, cantidad y
cumplimiento de las condiciones contractuales; para lo cual deber realizar las pruebas
que fueran necesarias.
De existir observaciones, estas se consignarn en el acta respectiva. Deber indicarse
claramente el sentido de stas y se le otorgar al contratista un plazo prudencial para su
subsanacin, en funcin a la complejidad del bien o servicio. Dicho plazo no podr ser
menor de dos (02) ni mayor de diez (10) das calendario.
Si no obstante el plazo otorgado, el contratista no cumpliese a cabalidad con la
subsanacin, la Entidad podr resolver el contrato, sin perjuicio de aplicar las penalidades
que correspondan.
Este procedimiento no ser aplicable cuando los bienes y/o servicios manifiestamente no
cumplan con las caractersticas y condiciones ofrecidas, en cuyo caso la Entidad no
efectuar la recepcin. En estos casos se considerar como no ejecutada la prestacin y se
aplicar las penalidades que correspondan.
La recepcin conforme de la Entidad no enerva su derecho a reclamar posteriormente por
defectos o vicios ocultos.
Luego de haberse dado la conformidad a la prestacin se genera el derecho al pago del
contratista. Efectuado el pago culmina el contrato y se cierra el expediente de contratacin
respectivo.

ii.

Pago
Se efectuarn despus de ejecutada la respectiva prestacin, salvo que por razones de
mercado, el pago del precio sea condicin para la entrega de los bienes o la realizacin
del servicio.
Se realizar en la oportunidad establecida en las Bases o en el Contrato. El responsable
de otorgar la conformidad de recepcin de los bienes o servicios, deber hacerlo en un
plazo que no exceder de los diez (10) das calendario de ser stos recibidos, a fin que
la Entidad cumpla con la obligacin de efectuar el pago dentro de los quince (15) das
calendario siguientes, siempre que se verifiquen las dems condiciones establecidas en
el contrato. Ante el retraso del pago, el contratista tendr derecho al pago de
intereses.
18

Los contratos de bienes y servicios culminan con la conformidad de recepcin de la ltima

prestacin pactada y el pago correspondiente. Los contratos de obra y consultora de obras
culminan con la liquidacin y pago correspondiente, la misma que ser elaborada y presentada
a la Entidad por el contratista, segn los plazos y requisitos sealados en el Reglamento,
debiendo aqulla pronunciarse en un plazo mximo fijado tambin en el Reglamento bajo
responsabilidad del funcionario correspondiente.
El expediente de contratacin se cerrar con la culminacin del contrato.

19