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O Microsoft Project 2013 de gerenciamento de

projetos, que pode ser usado para planejar,


gerenciar e trabalhar como uma valiosa fonte de
informaes para o projeto.

Project

Gerncia de Projetos

Configurao
Inicial do Project

Definio do
Escopo

Definio das
Atividades

Durao das
Atividades

Sequenciamento
das Atividades

Planejamento dos
Recursos

Detalhamento do
Escopo

Tipos de Atividade

Cronograma do Projeto
Estimativas dos
custos

Controlar o
Projeto

Executar o
Projeto

Montagem da
Equipe

Alocao dos
Recursos

Oramento do Projeto

Ms-Project e o Excel trabalham


de formas muito parecidas.
Colunas e Linhas

Atravs da opo Arquivos/Opes, obtm-se o


acesso rea de configurao do Project.

O que e para que serve um calendrio ??

No menu Projeto/Alterar Perodo de Trabalho


acessa-se a tela de criao/alterao de
calendrios.
Dever existir um calendrio para o projeto e
opcionalmente um calendrio para as tarefas
e/ou recursos.

Aps a criao do projeto, j podem ser


registradas algumas informaes importantes do
projetos ( Projeto/Informaes do Projeto ), tais
como:
Data de incio e
trmino
Data da medio
realizada
Calendrio do
projeto

Antes da especificao das atividades necessrias


para execuo do projeto, devem ser bem definidos
os produtos e subprodutos a serem entregues pelo
projeto.
A WBS ( EAP ) um documento que apresenta, de
maneira organizada e hierrquica, todo o escopo
de um projeto.

Fases de um Projeto
Levantamento
Requisitos

Projetos

Construo

Entrega

Para execuo de cada produto/subproduto devem


ser especificadas as atividades necessrias para a
sua entrega.
Como as atividades vo estar relacionadas a um
produto/subproduto a ser gerado, no h perigo de
serem criadas atividades no relacionadas ao
trabalho.
O registro das atividades feito atravs da insero
de linhas logo abaixo de cada produto/subproduto.

Pacotes de trabalho :
O que temos que
entregar.
Atividades :
Como vamos
fazer.

Cada tarefa informada tem


propriedades que podem ser alteradas
acessando a opo
Projetos/Informaes Sobre a Tarefa,
ou simplesmente clicando duas vezes
em cima da tarefa.

Atividades podem ter diversos tipos de restrio:


Quanto ao tempo, custos, qualidade, etc.
O Project disponibiliza o registro de diversos
tipos de restrio relativo ao tempo para uma
atividade. Porm tem a limitao de registrar uma
nica restrio por atividade.
Para informar as restries das atividades,
utilizamos a guia avanado no item
informaes sobre a tarefa.

Durao da atividade diferente do nmero de dias,


com relao ao calendrio atualmente em uso,
necessrio a sua execuo.
Devemos ter em mente que o tempo total para entrega
de um item da EAP no necessariamente a soma de
todos as durao das atividades

O MS-Project trabalha com as duraes e os


calendrios para achar as datas de incio de
termino das atividades.

Alteraes em duraes alterao as datas de inicio


de termino, porem alteraes nos calendrios
embora afetem as datas de inicio e termino no
afetam as duraes.

Pode haver necessidade de se especificar um


calendrio prprio de determinada atividade,
decorrente por exemplo de uma limitao no
horrio de execuo.

Ex : S possvel a execuo da atividade Fundao nas


segundas, quartas e sextas-feiras.

Para alterar o calendrio de uma atividade, primeiro


tem que se registrar o novo calendrio no projeto e
depois alterar a informao do calendrio nas
informaes sobre a atividade.
Ateno: Quando se altera o calendrio de uma
atividade, o cronograma do projeto tambm
alterado. Porm no se modifica a durao (tempo )
para execuo das atividades.

As atividades normalmente tm uma ordem para


serem executadas. Por exemplo: No podemos
pintar uma parede sem que a mesma esteja
rebocada.
Existem trs motivos de seqenciamento:
O exigido devido ordem natural da execuo
(mandatrias).
O escolhido devido s experincias passadas (discretas).
Forado devido a dependncias externas

O MS-Project aceita quatro tipos de dependncias:


Para informar o seqenciamento das atividades,
pode ser utilizada a coluna predecessoras ou a
guia predecessoras no item informaes sobre a
tarefa.

Trmino-Incio:
A anterior tem que terminar para a posterior iniciar.

Atividade A

Atividade B

Exemplo :
(Levantar a parede ) para (rebocar a parede )

Trmino-Incio:
A anterior tem que terminar para a posterior iniciar.
Atividade A

Atividade B

Tempo de Retardo

Exemplo :
(Pintar o banco) para (Sentar no banco)

Trmino-Incio:
A anterior tem que terminar para a posterior iniciar.
Atividade A

Atividade B
Tempo de Adiantamento

Exemplo :
(Correr) - (Tomar Agua)

Incio-Incio :
A anterior tem que iniciar para a posterior iniciar.

Atividade A

Atividade B

Exemplo :
(Cavar Buraco) para (Remover a Terra)

Incio-Incio :
A anterior tem que iniciar para a posterior iniciar.
Atividade A

Atividade B

Tempo

Exemplo :
(Cavar Buraco) para (Remover a Terra)

Incio-Incio :
A anterior tem que iniciar para a posterior iniciar.

Atividade A
Tempo

Atividade B

Exemplo :
(Arrumar a Sala) - (Limpar a Sala)

Trmino-Trmino :
A anterior tem que terminar para a posterior terminar.

Atividade A

Atividade B

Exemplo :
(Cavar Buraco) para (Remover a Terra)

Trmino-Trmino :
A anterior tem que terminar para a posterior terminar.
.
Atividade A

Atividade B

Tempo

Exemplo :
(Cavar Buraco) para (Remover a Terra)

Trmino-Trmino :
A anterior tem que terminar para a posterior terminar.

Atividade A

Tempo
Atividade B

Exemplo :
(Arrumar a Sala) - (Limpar a Sala)

Incio-Trmino :
A anterior tem que iniciar para a posterior terminar.
Atividade A

Atividade B

Exemplo :
Comprar Tinta Nova

Utilizar a Tinta Velha

Com o fornecimento das duraes,


restries e predecessores,
automaticamente, o Project
constri o cronograma do projeto.

Criada em 1918 por Henry L. Gantt, engenheiro


industrial norte americano;
Conhecida tambm como cronograma de barras
ou diagrama de Gantt;
Permite a visualizao temporal e o
acompanhamento de tarefas e recursos;
Permite a visualizao rpida do caminho crtico.
Caminho Crtico o maior caminho para a
execuo do projeto, ou a seqncia de
atividades com folga zero.

Melhores prticas
Tamanho mximo de uma atividade
Evitar o TI + x Dias
Evitar o TI - x Dias

Durante a fase de planejamento pode ser


necessria a diviso de uma tarefa em blocos de
dias consecutivos. Por exemplo: Uma
determinada atividade no contara com seus
recursos durante n dias depois de iniciada.
O Project permite realizar a diviso das tarefas.

O Project permite o registro de atividades


repetitivas durante todo o projeto, sem
necessidade de se registrar novamente a mesma
atividade. Por exemplo: reunies semanais de
avaliao do projeto.
Para inserir uma atividade recorrente, acessar a
opo Tarefa / Tarefa Peridica

Durante o planejamento, pode ser necessrio


agendar a entrega de alguns produtos em datas
especficas, ou determinar o fim de uma etapa e
incio de outras. Estas atividades so
caracterizadas pela no utilizao de tempo para
execuo. No gerenciamento de projetos atribuise a essas atividades os nomes de Metas, Marcos
ou Milestone.
No Project estas atividades so geradas
colocando-se a sua durao como 0 (zero).

Utilizao de Marcos : Gerncia por Objetivos

O Project permite a reconfigurao da rea


planilha de tarefas, da maneira mais cmoda para
o trabalho dirio.
Pode-se pensar no Project como um excel, onde as
colunas nunca so apagadas, mas podem ser
ocultadas e exibidas a qualquer momento.
O Project j tem diversas tabelas configuradas.
Porm, a utilizao dessas tabelas disponveis,
depende do modo de viso escolhido.
Todos os campos existentes nas guias se
encontram disponveis para serem inseridos nas
tabelas.

Para execuo das atividades preciso proceder a


uma avaliao dos recursos necessrios, sejam eles
materiais, humanos ou financeiros.
As melhores prticas de gerenciamento de
projetos, sugerem que as condies consideradas
no clculo do esforo sejam registradas. Para isto
pode-se utilizar o campo observaes nas tarefas.

Antes de serem informados os recursos de cada


tarefa, tem que ser feito um registro na Planilha de
Recursos.

Equipamentos

Dinheiro
Materiais

Humanos

Os recursos no MS-Project podem ser de trs tipos:


Recursos do tipo Trabalho

Se referem a todos os recursos que tem como base o tempo


como fator de custo, tais como mo de obra e aluguel de
equipamentos.

Recursos do tipo Materiais

Se referem a todos os recursos que NO tem como base o


tempo como fator de custo, tais como tijolos, cimento.

Recursos do tipo Custo

Os recursos no MS-Project podem ser de trs tipos:


Recursos do tipo Trabalho
Se referem a todos os recursos que tem como base
o tempo como fator de custo, tais como mo de
obra e aluguel de equipamentos.
Para este tipo de recurso, o MS-Project pode
controlar a sua disponibilidade e, posteriormente,
indicar as super-alocaes correspondentes.
Tero seus valores alterados se a durao for
alterada.

Recursos do tipo Materiais


No utilizam hora extra e grupo de trabalho,
no se pode especificar disponibilidade, no
podem ser nivelados, no utilizam
calendrios, custo de uso nico. No tero
seus valores alterados se a durao for
alterada.

Recursos do tipo Custo


So recursos financeiros que podem ser
associados a uma atividade. No tero seus
valores alterados se a durao for alterada.

Para se registrar os recursos necessrios


execuo de um projeto, deve-se mudar o
modo de viso para Planilha de Recursos.

A cada atividade deve ser associado um ou mais


recursos.
O trabalho corresponde a quantas horas sero
necessrias para a execuo da tarefa. Por
exemplo: Se informamos que a durao de uma
atividade ser de 8 horas e alocarmos 2
recursos a esta atividade, o trabalho ser de 16
horas.

Para informar os recursos das atividades,


trabalhar com uma viso que mostre as
atividades do projeto.
Os recursos de uma tarefa podero ser
informados de vrias maneiras:

Atravs da coluna Nome dos recursos;


Clicando duas vezes na atividade e utilizando a guia Recursos;
Utilizando a tela Atribuir Recursos.

Da primeira vez que forem informados os


recursos de uma atividade, o Project calcula o
trabalho necessrio a sua execuo.

Frmula do
trabalho
T=DxU

Tipos de Atividades
Durao Fixa
Unidades Fixas
Trabalho fixo
Durao Fixa Controlada pelo Empenho
Unidades Fixas Controlada pelo Empenho.

Quando do fornecimento dos recursos nas


atividades o Project controlar automaticamente
quais recursos esto trabalhando mais horas que
a disponvel (8 horas).
O Project apresentar de vermelho, na viso
Planilha de Recursos, quais recursos esto
super-alocados.

Visualizando a Planilha de Recursos podemos


encontrar os recursos do tipo trabalho que esto
superalocados.

Pode-se visualizar em qual perodo est


ocorrendo a super-alocao do recurso atravs
da viso Grfico de Recursos.

Pode-se visualizar em qual atividade e em qual


dia est ocorrendo super-alocao do recurso
atravs da viso Uso dos Recursos.

Podemos visualizar quando os recursos esto


superalocados e identificar as tarefas que eles
esto alocados, acessando o modo de viso Uso
dos Recursos.

No arquivo padro do Project podem ser gravadas


as configuraes de calendrio realizadas.
A gravao feita no arquivo Global.mpp.
Para gravar as alteraes no modelo Global,
acessar a opo Arquivo / Informaes.

Ao termino do planejamento, ou replanejamento, de


um projeto teremos o Plano do Projeto.

O Plano do Projeto um conjunto de documentos que


serviro de base para a execuo do projeto.

Aps a gravao da linha de Base, a viso Gantt de


Controle passa a mostrar a linha de base gravada.

A gravao das Linhas de Base se realiza na


opo Projeto / Definir Linha de Base

Quando da elaborao do plano do projeto,


dever se realizar o planejamento de como ser
realizado o controle da execuo:

Ser econmico;
Antecipar e permitir a tomada de aes corretivas;
Ser acessvel e de conhecimento de todos;
Ser flexvel.
SER PRODUTIVO

Deve permitir o acompanhamento do projeto sobre


todos os aspectos : Financeiros, econmicos e
gerencias.
Dois itens muito importantes :
Periodicidade do acompanhamento: De quanto em quanto
tempo ser feito um levantamento do andamento da
execuo do projeto.
Modelo do acompanhamento: Como os recurso devero
informar o andamento da execuo.

Devemos ter em mente que o planejamento embora tenha


sido concludo, ele poder (dever ) voltar a ser trabalhado.
As informaes do controle da execuo servem como
retroalimentao no processo de planejamento.

Planejamento

OK

Execuo /
Controle

Ajustes

Fim
Desvios

Inicio

O MS-Project d suporte a diversas metodologias


de controle do acompanhamento. Como por
exemplo:
Informando o percentual de execuo da tarefa;
Informando a data de inicio, durao real e durao
restante da tarefa e reprogramando o restante de sua
execuo.

As primeiras aes necessrias para realizar o


acompanhamento de um projeto so:

Atualizar a data de status em Projetos / Informaes.


Solicitar a visualizao da linha de andamento.

Atualizar a data de status em Projetos / Informaes do


Projeto.

As linhas de andamento nos do uma


visualizao grfica do andamento do projeto em
relao a um determinado dia.
Podem ser exibidas vrias linhas de andamento
para datas diferentes no projeto.

As linhas de andamento podem ser apresentadas


atravs do caminho Formatos/ Linhas de Grade /
Linhas de Andamento

Se a linha caminha para a esquerda, indica atraso.

Metodologias de Controle :
Percentual Realizado
Durao restante

O percentual executado em cada tarefa poder


ser informado de muitas maneiras, por exemplo;
Clicar duas vezes em cada atividade e atualizar o campo
Porcentagem Concluda na guia Geral.
Informando o % executado diretamente do menu de
controle.
Incluindo a coluna % Concluda em uma tabela.

Durao Real : Quantidade de dias entre a data


de incio e a data de status
Durao Restante : Quantos dias a mais sero
necessrios para terminar a tarefa

O percentual executado de uma tarefa at o dia da


medio pode no expressar exatamente quanto de
esforo foi gasto na atividade.
O percentual executado no nos mostra como est
previsto o termino da execuo da tarefa. Ele
retrata o passado e deixa de trabalhar com o
futuro.
Mostra divergncias visuais entre o executado e o
planejado.
A comparao entre a execuo do projeto e o
planejamento pode ser visualizado atravs da viso
Gantt de Controle.

O MS-Project permite a visualizao das Vises,


Tabelas e Relatrios atravs da aplicao de
diversos filtros.
O MS-Project permite a construo de novos
Filtros.

O MS-Project permite a criao de campos


personalizados, podendo os mesmos conter :
formulas, indicadores, listas, etc.
O MS-Project utiliza uma relao de campos j
existentes, chamados de campos personalizados.
Inicialmente estes campos esto vazios.
Existem campos personalizados, tanto para o
banco de recursos, como tambm para o banco
de atividades.
Para construir valores para os campos
personalizados, devemos acessar Projetos/Campos
Personalizados