Auditoria Administrativa

MODELOS DE AUDITORIA ADMINISTRATIVA

MODELO DE W. P. LEONARD
Indudablemente, uno de los precursores ms importantes de la
Auditoria Administrativa fue William P. Leonard, quien public su
trabajo por primera vez en Systems and Procedures: A Handbookfor
Business and huiustry, en 1959.
Como punto de partida y para efecto de una mejor comprensin del
modelo de Leonard, transcribiremos lo que l considera como
propsito de la Auditoria Administrativa:
"El objetivo primordial de la Auditoria Administrativa consiste en
descubrir

deficiencias

irregularidades

en

cualquiera

de

los

elementos examinados, y sealar las posibles mejoras. Su fin es

ayudar a los dirigentes a lograr la ms eficiente administracin de las
operaciones." El panorama que presenta Leonard es amplio y variado.
En su obra todo esto lo resume en un modelo de cuatro etapas;
a) examen,
b) evaluacin,
c) presentacin,
d) seguimiento.
Adems de la identificacin de los factores precisos que l considera
debern ser evaluados en la Auditoria Administrativa. En la primera
etapa de examen, identifica las posibles reas que deben revisarse, a
saber:
Una o ms funciones especficas.
Un departamento o grupo de departamentos.
Una divisin o grupo de divisiones.
La empresa en su totalidad.
MODELO DE T. G. ROSE
Histricamente hablando, el gran mrito de Rose es que muy
probablemente fue el primero que escribi sobre la Auditoria
Administrativa como tal, en su obra The Maruiqement Audit,
publicada en 1932.
1

Auditoria Administrativa
El punto de partida y preocupacin de Rose fue la tremenda
responsabilidad que tienen los directivos de empresas cuando tornan
decisiones trascendentes sin contar con la suficiente y confiable
informacin necesaria. Ya pesar de que reconoci que una Auditoria
Administrativa nunca podra llevarse a cabo en la misma forma como
se hace la auditora contable, propuso que, basados en lo que se
reconoce como principios de la administracin, poda sustentarse una
Auditoria Administrativa que proporcionase la informacin suficiente y
veraz para la toma de decisiones.
El modelo de Rose parte de una premisa importante para l: "La
Auditoria Administrativa deber abarcar todo el campo de actividades
de la empresa, desde h cspide hasta las bases; empezando siempre
por la 'cspide, ya que la primera preocupacin es saber si la
gerencia general funciona satisfactoriamente."
Para Rose, la Auditoria Administrativa consiste en el anlisis de la
organizacin y de la efectividad con que se trabajan cada una de las
funciones que a continuacin se mencionan.
En la funcin de administracin general -la cual l considera como la
ms importante, puesto que coordina a todas las dems-, debern
revisarse aspectos como:
La manera como los directivos utilizan el tiempo.
El tipo de informacin que manejan, tanto interna como
externa.
El liderazgo que ejercen.
En la funcin re produccin, debern analizarse las subfunciones de:

Compras.
Planeacin.
Procedimientos de trabajo.
Almacenaje.
Inspeccin.
Transportacin interna y externa.
Construcciones e instalaciones.

En la funcin de distribucin, debern estudiarse los siguientes

aspectos:
Registro de las ventas.
Polticas de venta.
2

Auditoria Administrativa
Servicios al cliente.
MODELO DE JOHN BUCKLEY
Autor y maestro de la Universidad de California en Los ngeles, nos
presenta su propuesta en un trabajo titulado "Cmo enfrentarse a la
auditora administrativa".'; Segn Buckley, "el objetivo de la Auditoria
Administrativa es apreciar la organizacin, las tcnicas y los
resultados administrativos con miras a mejorarlos".
Su modelo distingue dos formas o sistemas para llevar a cabo la
Auditoria Administrativa: el ad hoc y el ex natura rerum.
El primero se propone para un propsito especial, donde el problema
ha sido previamente identificado, y el equipo de auditora propone un
programa especial para resolverlo. El segundo se usa para llevar a
cabo la Auditoria Administrativa como una prctica natural y regular
de la administracin de la empresa. Es decir, sin existir problema
previamente definido, la auditora se lleva a cabo peridicamente.
Las fases del modelo son las siguientes:
l. Identificacin del criterio de la gerencia. Permite que el auditor
parta de los objetivos y planes de la gerencia, relacionados con la
calidad de la administracin, la calidad de los empleados, las polticas
y los procedimientos adecuados, etc.
2. Preparacin para la Auditoria Administrativa. Esta fase se subdivide
en:
a) Introduccin al medio. En esta etapa el auditor estudia fsicamente
la situacin y conoce al personal de la empresa que se ver
involucrado en la auditora.
b)

Relacin

de

los

criterios

establecidos

para

la

Auditoria

Administrativa con la situacin particular de que se trate. Son vlidos

los criterios de la administracin estandarizada para evaluar las
circunstancias particulares de esta empresa?'
c)

Confirmacin

del

alcance

del

compromiso.

La

Auditoria

Administrativa es un acto de cooperacin, por tanto hay que dejar en

claro cul es el papel que cada quien juega para el xito de la misma.
3

Auditoria Administrativa
3. Efectuar el estudio administracin, Esta fase la divide en dos:
a) Seleccionar la tcnica para el estudio, la cual puede ser en
forma de cuestionario o en forma de memorndum.
b) Evaluar el estudio administrativo. El propsito ser medir la
efectividad general de la unidad auditada y descubrir probables
reas con problemas.
4. Efectuar la Auditoria Administrativa afondo. Los problemas
importantes que se observaron durante el estudio administrativo son
investigados a detalle y resueltos en esta fase.

MODELO DE JOHN NOLAN

Segn Nolan "el objetivo de la Auditoria Administrativa es evaluar la
eficiencia y eficacia de la organizacin (empresa):" y aunque
considera que no puede haber un solo programa tipo para asarse en
todos los casos, debido a que las distintas funciones de la empresa
tienen sus caractersticas propias, s considera que la Auditoria
Administrativa debe desarrollarse a travs de una serie de pasos
generales. Estos pasos son los siguientes:
1. Definicin del alcance del
proyecto (de auditora). Esta
definicin debe darse entre la
alta gerencia y los auditores:
Qu abarcar la auditora?
2. Planeacin, preparacin y
organizacin,
elaborarse

un

Deber
programa

de

trabajo donde se definan las actividades y los tiempos que se van a

emplear en ellas.
3. Recoleccin de hechos y actualizacin de la documentacin.
Consiste en obtener toda la informacin pertinente sobre el rea que
se va a estudiar.
4

Auditoria Administrativa
4. Investigacin y anlisis. Es la fase ms importante de la Auditoria
Administrativa y consiste en acumular la evidencia que sustentar
nuestras recomendaciones a la gerencia.
5. Informe. En l se presenta un resumen del trabajo realizado, su
alcance, los descubrimientos y las recomendaciones para resolver los
problemas.
MODELO DE ROBERT J. THIERAUF
Segn Thierauf, el objetivo de la Auditoria Administrativa es evaluar
la capacidad de los administradores para administrar, partiendo del
cumplimiento de los objetivos organizacionales, de su planeacin,
organizacin, direccin y control." El modelo tiene una marcada
influencia de la auditora contable, lo cual se percibe en la
certificacin, que Thierauf propone que se haga al final del informe,
tal y como lo acostumbran los auditores contables
1. Obtencin de datos por medio de entrevistas. Esta fase sirve
como planeacin de la auditora, debe escogerse bien a los
gerentes que habrn de entrevistarse, se determina el propsito
de

la

Auditoria

Administrativa,

pero

no

se

hacen

recomendaciones en este momento.

2. Medicin del desempea del trabajo mediante el cuestionario
de

auditora

administrativa:

Si

todas

las

respuestas

al

cuestionario son afirmativas, entonces las operaciones son tal y

corno se desean, pero si hay respuestas negativas, entonces es
seal de que hay dificultades y stas debern ser aclaradas por
escrito.
3. Presentacin de las recomendaciones en pro del mejoramiento.
Esta presentacin se hace ante los miembros del equipo del
gerente general. Primero se discuten las recomendaciones que
son soluciones factibles y que sern aceptadas fcilmente;
habr que tener soluciones opcionales, especialmente para
aquellas recomendaciones que se esperan difciles de aceptar.
4. Preparacin del informe ele auditora administrativa La
extensin del informe puede variar, pero de cualquier forma
deber contener aspectos corno el propsito y alcance de la
5

Auditoria Administrativa
auditora, la capacidad de la administracin, los trminos
explcitos del compromiso y las recomendaciones de la auditora
MODELO DE RODRGUEZ VALENCIA
Segn Rodrguez Valencia, el objetivo principal de la Auditoria
Administrativa es: "Proporcionar un panorama administrativo general
del organismo social que se audita, sealando el grado de efectividad
con el que opera cada una de las unidades administrativas que la
integran... "JI SU modelo comprende las siguientes seis etapas:
l. Estudio preliminar. Consiste en revisiones someras, cuya finalidad
es obtener un panorama global sobre el campo de trabajo, que
servir como base para la siguiente fase.
2. Planeacin de la Auditoria Administrativa Su principal elemento es
la elaboracin del programa de la auditora, en el que se sealarn los
diferentes pasos a seguir.
3. Investigacin y examen. Se obtiene la informacin por todos los
medios pertinentes, informacin que servir de apoyo para el anlisis
y las recomendaciones correspondientes.
4. Anlisis y evaluacin de la informacin obtenida. La calidad de esta
etapa

definir

la

calidad

de

la

auditora;

sin

embargo,

sus

conclusiones no son las definitivas, pues estos resultados debern

relacionarse con otras inferencias.
5. Informe de la Auditoria Administrativa. Para su elaboracin deber
tenerse en consideracin quin lo va a leer y qu uso se le va a dar.
6. Implementacin de las recomendaciones. Esta fase es tan
importante como cualquiera de las anteriores, pues en ella se ponen
en prctica las medidas correctivas. Es importante mencionar que
Rodrguez Valencia relaciona su modelo de AA con la aplicacin de
una escala de evaluacin, con la que pretende dar una calificacin
numrica al resultado de la auditora, y por ende "un mayor carcter
universal" (sic).
MODELO DE VCTOR RUBIO a. Y JORGE HERNNDEZ F.

Auditoria Administrativa
Segn Rubio y Hernndez, "el objetivo de
la Auditoria Administrativa consiste en
evaluar

el

fundamento

de

la

administracin mediante la localizacin

de

irregularidades

anomalas

el

planteamiento de posibles alternativas de

solucin"
l. Planeacin. Es la etapa donde se define la secuencia de las
actividades que se van a realizar, se pretende prever todos los
factores necesarios para el desarrollo de la auditora. En esta etapa se
llevan a cabo las siguientes actividades especficas:
a) Definicin del estudio que se va a desarrollar.
b) Diagnstico administrativo.
c) Definicin del objetivo.
d) Definicin del alcance de la auditora.
e) Determinacin del personal necesario.
f) Programacin del tiempo estimado.
g) Definicin de las tcnicas y herramientas que se deben
utilizar.
h) Aprobacin del programa de auditora.
2. Examen, En esta etapa es donde prcticamente se da inicio a la
Auditoria

Administrativa,

en

ella

se

aplican

las

tcnicas

de

investigacin necesarias para obtener y analizar la informacin.

Comprende las siguientes actividades:
a) Entrevista con los responsables de las reas que se van a
auditar.
b) Aplicacin de tcnicas de Auditoria Administrativa.
e) Captacin de la documentacin necesaria.
d) Revisin, complementacin y depuracin de la informacin
captada.
e) Captacin de opiniones y sugerencias.
3. Eratuaciou, Es aqu donde la percepcin clara y precisa del
problema, apoyada en la capacidad y experiencia Del auditor, sern
decisivas para obtener las conclusiones correctas. Esta etapa conlleva
las siguientes actividades:
a) Anlisis y evaluacin de la informacin captada.
b) Jerarquizacin de observaciones.
c) Planteamiento de las recomendaciones.
d) Discusin de las observaciones.
7

Auditoria Administrativa
4. Presentacin: Esta etapa consiste en la elaboracin del informe
final de la auditora, as como su presentacin verbal ante el cliente.
El informe es constancia del trabajo realizado, y en l deber
precisarse el resultado de las apreciaciones personales del auditor.
Esta etapa consta de las siguientes fases:
a) Elaboracin del informe final.
b) Presentacin del informe final al director general y al
subdirector de auditora.
c) Presentacin del informe final a los responsables de la unidad
auditada.
MODELO DE JOS A. FERNNDEZ ARENA
Fernndez Arena no nos habla, en su obra, sobre lo que l considera
corno finalidad de la Auditoria Administrativa; sin embargo, hemos
querido interpretar esa finalidad a partir de la definicin que hace de
la misma. En este caso la finalidad sera, revisar la satisfaccin de los
objetivos

institucionales.

Su

modelo

est

integrado,

fundamentalmente, por una serie de cuestionarios referidos a cuatro

elementos importantes, sobre los cuales aplica la auditora, a saber:
a)
b)
c)
d)

Los objetivos de la empresa.

La direccin.
Los recursos.
El proceso administrativo.

El desarrollo de la Auditoria Administrativa lo subdivide en:

l. Esquema general sobre administracin. Donde presenta el marco
terico en el que se sustenta la Auditoria Administrativa.
2. Programa de la industria: Constituido por los diversos cuestionarios
que van a aplicarse.
4. Presentacin. El cual deber contener una apreciacin crtica de la
coordinacin general, un anlisis de la estructura de cada uno de los
departamentos,

la

evaluacin

total

de

la

empresa

las

recomendaciones.
Para la evaluacin total de la empresa, propone filtrar la informacin
obtenida ele los cuestionarios a travs de escalas de evaluacin con
las

que

al final se obtiene una

supuesta calificacin de la
8

Auditoria Administrativa
administracin de la empresa, calificacin que puede ir desde muy
mala hasta, pasando por mala, adular.
MODELO DE EDUARDO MANCILLAS PREZ
En nuestro caso, tal y como se mencion, consideramos que el
propsito

de

la

Auditoria

Administrativa

no

es

otro

que

el

mejoramiento de la administracin, esperando en consecuencia

mejorar el nivel de efectividad de la empresa u organizacin. En
cuanto a las etapas que proponemos, Y a manera de recordatorio,
slo reescribiremos sus nombres, pero podrn ser consultadas. Este
modelo comprende las siguientes etapas:
l. Trabajos preliminares.
2. Diagnstico administrativo e investigacin previa.
3. Elaboracin del programa de la AA.
4. Obtencin ele la informacin.
5. Anlisis, clasificacin Y evaluacin ele la informacin.
6. Conclusiones y recomendaciones.
7 Elaboracin y presentacin del informe final.
8. Implementacin Y seguimiento.