Administracin de documentos y archivos.

Textos fundamentales
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4.1 La Identificacin de las Series Documentales

4 El sistema de administracin de documentos. La identificacin.

Ramn Aguilera Murgua

Escuela Mexicana de Archivos (Mxico)

1. El concepto de serie documental

La clasificacin es uno de los procesos nodales de la archivstica. Tiene como finalidad estructurar los documentos de un organismo de acuerdo a su produccin funcional. El primer
paso indispensable de este proceso es la identificacin de las series documentales. Dado que
el marco terico de la clasificacin, con sus componentes y principios, ya ha sido contemplado y desarrollado en otro captulo de este trabajo colectivo, slo nos limitaremos a plantear algunos puntos esenciales para luego abordar el concepto de serie documental, sujeto
de este apartado.
Siguiendo los principios rectores de la Norma ISO 15489, en el inciso dedicado a los procesos y controles, se establecen en el nmero correspondiente a la captura de los documentos,
entre otros propsitos, crear una relacin entre el documento, el creador y el contexto de la
actividad en el que ha sido originado; situar el documento y su relacin dentro del sistema;
y vincularlo con otros documentos. Queda claro que actualmente los cuadros de clasificacin estn enfocados a reflejar la actividad de la organizacin y se basa usualmente en el
anlisis de las funciones de la misma. (Cruz Mundet, 2006, 73-74). Debemos recordar que
los criterios de clasificacin fueron sistematizados por T. R. Schellenberg a partir de tres elementos fundamentales que podemos considerar en los documentos: las acciones de las que
stos son resultado, la estructura orgnica de la dependencia que los produce y los asuntos
que tratan los documentos mismos. Sin embargo, estos tres elementos los podemos reducir
a slo dos, ya que el mismo Schellenberg descart el relacionado con los asuntos por ser el
menos objetivo, (1958, 83-86). De acuerdo con lo anterior, existen dos tipos de clasificacin, el funcional y el orgnico, (1958, 86-92). En el primero se consideran las funciones
de la entidad que genera el fondo. Para ello se requiere la identificacin de los procesos o
actividades que dan origen a los documentos, constituyendo grupos de expedientes que
tengan una caracterstica comn porque provienen de una misma actividad. Por ejemplo,
los contratos para la adquisicin de bienes o servicios. Estas series de expedientes se asocian
a un nivel ms amplio de las funciones de la entidad que, en este caso, sera el de compras o
tambin denominado en algunos organismos como rea de recursos materiales. Dicho nivel
forma parte de otros de la misma clase como los servicios generales, los recursos humanos,
la gestin de asuntos jurdicos, etc., que integran una categora ms amplia que corresponde
a las atribuciones o funciones globales del organismo. En este ejemplo la atribucin sera la
correspondiente a la gestin administrativa. Por su parte, en la clasificacin orgnica, las series se agrupan de acuerdo con las diferentes divisiones administrativas o estructura orgnica
de la entidad. Esta segunda opcin, si bien es objetiva, no garantiza la estabilidad por los
constantes cambios por los que atraviesan las organizaciones a lo largo de su vida. Algunos
estudiosos lo recomiendan para los organismos cerrados, (Alberch 2006, 131-135). Por ello,
se considera que la clasificacin funcional es la que mejor responde a los principios exigidos

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por el trabajo archivstico. No en vano, como qued expuesto al principio de este prrafo, la
ISO 15489 la propone como la ms apropiada para estas labores.

De ambas definiciones se perfilan varias posibilidades para identificar las series o grupos de
documentos, dado que pueden ser originados por:
Un mismo procedimiento, por ejemplo: procesos judiciales de tipo mercantil, laboral,
penal, civil; documentos que sustentan una relacin laboral o un proceso de compra
como es el caso de las licitaciones pblicas, etc.
Una misma actividad, por ejemplo: el registro contable a travs de los libros mayores; la
supervisin de una obra por medio de las bitcoras; el registro del comportamiento de
una planta por conducto de los libros relatorios o de relatora, etc.
Una misma tipologa, por ejemplo: las actas de un consejo de administracin, los libros
del registro civil: nacimiento, matrimonios, defunciones, etc.
Una relacin derivada de su creacin, recepcin o utilizacin, por ejemplo: los documentos compilados de las intervenciones realizadas en un reactor nuclear, etc.
En cualquiera de estos casos, las series reportan actividades, procesos o transacciones que se
documentan en un soporte fsico o digital; son las evidencias del trabajo realizado por una
unidad administrativa. Su contenido nos explica el por qu y el para qu de los documentos
emitidos o recibidos en una organizacin. Por ello, stos ltimos son considerados como
documentos de archivo, y son gestionados a los largo de todo su ciclo de vida.
De la identificacin de las series se originan los elencos de nomenclaturas que no slo son
unas listas de nombres normalizados y oficiales, sino que representan conceptualmente a los
documentos compuestos, llamados expedientes y a los documentos simples que se conjuntan bajo una lgica especial, y sirven de gua para su correcta clasificacin. Al mismo tiempo,
las series documentales en s mismas, como reflejo de las diversas actividades realizadas para
cumplir una determinada funcin, tienen una vida continua y se encuentran repartidas por
medio de los documentos en las diversas etapas de su ciclo vital; representan los flujos o

4 El sistema de administracin de documentos. La identificacin.

La agrupacin de los expedientes siguiendo el modelo de clasificacin funcional, es acorde

con el mismo concepto de serie documental. Etimolgicamente el trmino serie proviene
del verbo la latino serere que significa entretejer o encadenar, de ah que la serie documental
la podamos entender como el conjunto de expedientes entrelazados de una misma funcin
o la integracin de documentos agrupados de una forma especfica que resuelven una actividad o trmite, (Aguilera-Nacif, 2008, 36). Conceptualmente, la primera versin de la
Norma Internacional General de Descripcin Archivstica, (ISAD G), define la serie documental como el conjunto de documentos organizados de acuerdo con el procedimiento
administrativo o conservados como una unidad porque son el resultado de la misma gestin
o procedimiento, o de la misma actividad, que tienen una misma tipologa, o debido a cualquier otra relacin derivada de su creacin, recepcin o utilizacin, (ISAD G, 1997, 16).
Sin embargo, en la segunda versin de esta norma existe una variante del mismo concepto,
segn la cual las series son aquellos documentos organizados de acuerdo con un sistema de
archivo o conservados formando una unidad como resultado de una misma acumulacin,
del mismo proceso archivstico, o de la misma actividad, que tiene una forma particular, o
como consecuencia de cualquier otra relacin derivada de su produccin, recepcin o utilizacin, (ISAD G, 2000, 17).

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4 El sistema de administracin de documentos. La identificacin.

las arterias de una organizacin; refieren las mismas propiedades, lo substancial, lo que es
comn, lo que se comparte. La importancia de la serie documental radica en ser el ncleo
del sistema de organizacin documental, ya que es la referencia que vincula jerrquicamente
a los productores y sus funciones con lo producido, que es su evidencia, es decir, con los
expedientes y los documentos.

2. Particularidades de las series documentales

Las series documentales son nicas. Testimonian actividades que son realizadas por una
unidad responsable, segn el principio administrativo de que una misma funcin no
puede ser realizada por dos diferentes unidades administrativas. A lo ms, pueden ser
compartidas, y en este caso, se tendrn que definir las responsabilidades de cada unidad
administrativa en el mismo proceso o actividad y, esto, tendr que quedar delimitado en
la integracin de los expedientes.
Las series documentales pueden estar presentes de manera transversal en una entidad.
stas se originan comnmente en los organismos cuya estructura es descentralizada y
de grandes dimensiones. Algunas series documentales pueden ser compartidas por reas
administrativas de la misma funcin que se encuentran repartidas a lo largo de las zonas
regionales donde se encuentre asentada una organizacin.
Las series documentales estn repartidas a lo largo de todo el ciclo documental. Su ciclo
comienza con los expedientes integrados y gestionados en su fase activa o de trmite, luego continan cuando son transferidos a la fase intermedia, y posteriormente, se mantienen cuando aquellos documentos o expedientes son seleccionados para una conservacin
definitiva por su valor histrico.

3. La identificacin de las series documentales

La identificacin de las series documentales es un proceso de investigacin y sistematizacin.
Es una labor crucial e importante, porque de este proceso depende una adecuada y precisa conceptualizacin que se ver reflejada tanto en las nomenclaturas de las mismas series
como en sus contenidos. Primero se individualizan las actividades de las unidades responsables; luego se analizan para obtener de ellas los grupos documentales; y posteriormente estos
grupos se tipifican creando todo un sistema vinculado entre s. La particularidad de cada
serie la hace nica, pero, al mismo tiempo, es parte de una categora funcional ms general
que le da razn de ser a los documentos vinculados con su productor. En suma, la identificacin de las series documentales tiene como propsito situar las competencias, funciones y
actividades atribuidas por una norma vigente a una entidad y, en su interior, a las unidades
responsables, que son quienes las aplican, con el fin de precisar qu documentos evidencian
y testimonian dichas responsabilidades.
El proceso comienza con el estudio institucional del organismo para conocer la procedencia
de los documentos que se generan derivados de las diversas funciones confiadas a l. Para lo
anterior, contamos hoy en da con la Norma Internacional de Descripcin de Funciones,
por sus siglas en ingls (ISDF). Esta es una herramienta que nos puede ofrecer mayor precisin y riqueza de contenido, y contribuye a cumplir con los requerimientos establecidos por
la ISO 15489 sobre el tema de clasificacin (ISO 15489-1, 2006, 17; 15489-2, 2-8). Con

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El estudio institucional que se requiere en la identificacin de las series documentales, se

puede realizar siguiendo los pasos trazados por la ISDF. Dicha norma sugiere los diferentes
niveles de competencias, funciones y actividades o transacciones encargadas a un organismo
y deja abierta la eleccin del nivel o niveles a describir. De esta forma podemos realizar la
descripcin de la funcin o actividad con su historia, su marco jurdico, su contexto y sus
actividades asociadas.
La nomenclatura de trminos funcionales o de accin explican los grupos de evidencias cuya
nominacin debe estar acorde con el proceso o actividad de cada una de las partes en las
que se divide una atribucin, es decir, en las funciones o subfunciones. De las funciones y
actividades se desprenden de manera lgica y natural las series documentales.
El ejercicio de anlisis de las competencias y funciones para la deteccin de las series documentales es una buena prctica para erradicar los vicios e inercias que se heredan en muchas
administraciones pblicas. Es frecuente que empleados y funcionarios consideren que los
documentos que generan son producto de su accin personal y no de la unidad administrativa en la que prestan su servicio; por ello, tanto la forma de agrupacin de los documentos
como sus nomenclaturas, son resultado de una decisin subjetiva. Por ejemplo, se pueden
encontrar carpetas integradas por todos aquellos documentos que han sido firmados por
el titular de la unidad administrativa o por aquellos documentos que son conocidos como
copia de conocimiento dirigidas al mismo titular. Tambin es usual confundir las series
con la forma de acomodar los documentos. En no pocas administraciones se lleva el control
de gestin documental a travs de carpetas divididas bajo el rubro de entradas y salidas, y
ordenadas en su interior, de forma consecutiva segn la fecha de ingreso. Lo anterior, no
slo dispersa los documentos que deberan estar en un expediente, sino que ha llevado a la
costumbre de abrir series ficticias llamadas de diferente manera: correspondencia interna o
externa, correspondencia de entrada y salida, minutarios o consecutivos, que adems,
en muchos de los casos, son fotocopias. Igualmente, podemos sealar que derivado de lo anterior, la nomenclatura asignada a estos grupos documentales llega a ser genrica y ambigua
como por ejemplo el uso de los trminos: asuntos varios o asuntos diversos, situacin
que no abona en nada a la correcta identificacin de las verdaderas series y, que desde luego,
no reflejan ninguna funcin o actividad de la organizacin, (Aguilera Nacif,32-33).

4. Proceso de identificacin de las series documentales

El proceso para identificar las series documentales se basa en el principio de jerarquizacin
de las atribuciones, funciones, actividades o transacciones en niveles que van de los conceptos ms genricos a los ms concretos formando una estructura de niveles relacionales.

4 El sistema de administracin de documentos. La identificacin.

la ISDF, la identificacin se convierte en un trabajo ms razonado, comprensivo y lgico.

Esta norma, de acuerdo con el planteamiento del Comit de Buenas Prcticas del Consejo
Internacional de Archivos completa la triloga de normas de estandarizacin que tiene que
ver, no slo con la descripcin, sino con la clasificacin misma; son complemento una de
la otra y son coadyuvantes para el trabajo archivstico. En este orden de ideas, la ISAD G
se ocupa de los fondos documentales, la ISAAR CPF atiende los encabezamientos de los
productores de documentos, sean personas fsicas, morales o familias y la ISDF se orienta a
identificar y describir las competencias, funciones y actividades que originan las evidencias
documentales.

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4 El sistema de administracin de documentos. La identificacin.

El primer nivel es el ms general y corresponde al de las competencias y atribuciones del

organismo. Le sigue el de las funciones y, luego, el de las actividades por cada una de las
unidades administrativas, siguiendo el principio de que cada una de stas ltimas representa
el desglose de las atribuciones y funciones asignadas al organismo por una norma jurdica
vigente. Para lo anterior, es conveniente realizar los pasos siguientes:
Analizar las funciones y actividades de la organizacin
Identificar funciones y actividades
Estudiar los orgenes y los documentos continuos, y toda aquella informacin que sea
relevante para entender este proceso.
Estructurar de lo ms general que corresponden a las competencias y a las funciones del
organismo hasta las actividades ms precisas con las cuales, se identifican los documentos
y expedientes.
Siguiendo la norma ISDF encontramos que tanto las competencias como las funciones y las
subfunciones, en caso de haberlas, son los objetivos claros y precisos que tiene que realizar de
manera general, una unidad administrativa dentro de la organizacin. As por ejemplo, dentro del rea de apoyo administrativo existen diversos departamentos que coadyuvan a cumplir
su fin, como la gestin de los recursos humanos, los servicios generales para el buen funcionamiento del organismo, la gestin de los recursos materiales necesarios para el trabajo de las
unidades administrativas, la gestin de los asuntos jurdicos, etc. Las funciones particulares
y especficas de esta rea de administracin de un organismo, dependen de las competencias
asignadas de acuerdo al sector al que pertenezcan: salud, energa, seguridad, gobierno, educacin, economa, recursos naturales y medio ambiente, relaciones exteriores, etc.
En este orden de ideas, podemos considerar tres niveles bsicos, sin menos cabo de otros
intermedios, que dependern de la sencillez o complejidad del organismo, a saber: las atribuciones, las funciones y las actividades.
El primer nivel es el de las atribuciones, trmino que engloba las competencias que por norma jurdica realiza un organismo.
El segundo nivel corresponde a las grandes funciones de la organizacin con las cuales se
identifican los documentos, tanto los comunes como los especficos, de cada sector de toda
la entidad. De manera especfica habr tantas funciones como estn determinadas por los
instrumentos jurdicos de cada organismo y que lo hacen diferentes unos de otros. El nivel
de funciones comunes nos dara varios esquemas que pueden variar segn el pas donde se
aplique, pero que de algn modo puede asemejarse a estos dos ejemplos:

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Modelo 1
Cdigo

Organizacin y administracin general

Gestin de la informacin y la comunicacin
Gestin de los recursos humanos
Representacin y relaciones pblicas
Gestin de recursos econmicos
Gestin de bienes muebles
Gestin de bienes inmuebles
Asuntos jurdicos

Modelo 2
Cdigo

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Nomenclatura

Administracin
Gestin de recursos financieros
Gestin de recursos humanos
Servicios generales
Gestin de recursos materiales
Gestin de tecnologas de la informacin
Gestin de asuntos jurdicos
Comunicacin social

El tercer nivel corresponde a las actividades o transacciones concretas que se llevan a cabo en
la una unidad administrativa para el cumplimiento de cada funcin. En algunos casos, las
actividades estn normalizadas de acuerdo a un procedimiento; en otros, se derivan de inercias y tradiciones administrativas. Como quiera que sea, las actividades estn documentadas
de manera continua y encaminadas, en su conjunto, a cumplir la funcin encargada a la unidad administrativa. En estas actividades precisamente ubicamos a las series documentales.
La base para la utilizacin de un sistema de clasificacin en una organizacin est fundamentado en una lgica administrativa y es relativamente sencilla: todos los documentos se identifican con los asuntos para los cuales han sido creados y se agrupan fsica o intelectualmente
en los expedientes. Esta identificacin se efecta mediante el cuadro de clasificacin nico
para todos los expedientes y los documentos producidos o recibidos por la organizacin.

5. Aplicacin del proceso de identificacin de series por

medio de la ISDF
A continuacin ofrecemos un ejemplo de un organismo desconcentrado o paraestatal enfocado al sector elctrico denominado Empresa de Servicio Elctrico Nacional (ESEN), en
el que identificaremos las series documentales de una unidad administrativa a travs del
anlisis propuesto de la ISDF. Para ello, examinaremos la funcin denominada: Gestin del
Desarrollo Organizacional y Evaluacin, dependiente de la Direccin de Administracin.

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Nomenclatura

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5.1 Primer nivel

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El primer nivel funcional es el relacionado con las competencias del organismo, el cual nos
da una visin general de toda la entidad. En este ejemplo las competencias estn consignadas en un Estatuto Orgnico, que es el instrumento jurdico que avala su ser y quehacer. El
resultado de su estudio nos proporciona cinco atribuciones generales conferidas al organismo, segn el siguiente cuadro:
Cdigo

DA
DF
DPIF
DO
DO

Atribuciones

Gestin administrativa
Gestin de recursos financieros
Gestin de proyectos de inversin financiada
Operacin del sistema elctrico nacional
Modernizacin

5.2 Segundo nivel

Para dar un ejemplo de la obtencin del segundo nivel, tomemos como referencia la atribucin DA, Gestin Administracin. Segn vimos en prrafos anteriores, esta atribucin es
comn a todas las dependencias u organismos como rea de apoyo. De manera particular,
y segn el Estatuto Orgnico del organismo que estamos analizando, la gestin administrativa se desglosa en distintas funciones que coadyuvan a cumplir su responsabilidad en la
organizacin. Dichas funciones proporcionan una mejor comprensin de los objetivos que
debe desempear la atribucin general de la gestin administrativa por encargo de la norma
jurdica ya citada, En esta lgica, las nomenclaturas funcionales de las partes que componen
esta atribucin seran las que se enuncian con su respectivo cdigo en el siguiente cuadro:
Cdigo

Funciones

DA/1
DA/ 2
DA/3
DA/4
DA/5
DA/6
DA/7
DA/8

Administracin y servicios
Coordinacin de administracin
Capacitacin
Gestin de las relaciones laborales
Gestin de transparencia y acceso a la informacin
Gestin de asuntos jurdicos
Gestin de proyectos especiales y racionalizacin de activos
Gestin del desarrollo organizacional y evaluacin

De estas ocho funciones elijamos la DA/8, Gestin del desarrollo organizacional y evaluacin para continuar nuestro ejercicio. De sta ltima, se desprendern posteriormente,
las actividades o transacciones que debe realizar en cumplimento de las responsabilidades
consignadas dentro de la organizacin. En este caso, analicemos y derivemos sus actividades
siguiendo el modelo de desarrollo que nos sugiere la ISDF:

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1. AREA DE IDENTIFICACIN
1.1 Tipo: funcin con desglose jerarquizado de actividades
1.3 Formas paralelas del nombre: Desarrollo de la organizacin y evaluacin de puestos
1.4 Clasificacin: DA/8
2. AREA DE CONTEXTO
2.1 Fechas: 1990 2.2 Descripcin de la funcin: La unidad tiene como propsito coordinar y dar seguimiento al desarrollo de la organizacin, tanto en lo referente a su estructura orgnica, a
sus manuales y clima organizacional, como en la evaluacin de puestos de los mandos del
organismo y la mejora regulatoria del mismo.
Para lograr dicho fines la Unidad Administrativa realiza las siguientes actividades:
Formular la propuesta de la normatividad del desarrollo administrativo, as como coordinar la elaboracin y actualizacin de los manuales de organizacin y de procedimientos
para homologar y sistematizar la informacin sobre la organizacin y los procesos administrativos que regulan la gestin de la entidad.
Fungir como Secretara Tcnica del Comit de Mejora Regulatoria Interna del organismo
y asistir al Director de Administracin en la difusin y aplicacin de normas y lineamientos en materia de mejora regulatoria interna.
Evaluar las propuestas de modificacin a las estructuras orgnicas de mando del organismo, que soliciten las Direcciones y/o reas autnomas de la entidad, cumpliendo con
la normatividad interna para presentarlas ante el Director de Administracin, as como
garantizar su funcionalidad y alineacin con la misin, visin y objetivos institucionales.
Coordinar la formulacin del dictamen a las modificaciones a las estructuras orgnicas
de mando del organismo para someterla a la autorizacin de la Junta de Gobierno para
su registro.
Coordinar el Comit de Valuacin de Puestos de Mando del organismo para apoyar a la
Direccin de Administracin en la aplicacin tcnica del Sistema de Valuacin de Puestos de Mando de la entidad. Asesorar sobre las propuestas de modificacin de estructura
orgnica presentadas por las reas en los Convenios del organismo con el sindicato, a fin
de procurar su apego funcional a los procesos institucionales.
Administrar por medios electrnicos el acervo documental normativo y la publicacin de
todos los documentos administrativos para asegurar su difusin a nivel institucional.
Coordinar la Evaluacin del Desempeo del personal de Mando, de acuerdo a su responsabilidad a efecto de que se le retribuya de manera personal con base en su actuacin
como servidor pblico.
Promover la utilizacin de tecnologas de informacin en los procesos administrativos, a
fin de mejorar su gestin. Participar en la planeacin estratgica de la Entidad y coordinar

4 El sistema de administracin de documentos. La identificacin.

1.2 Forma autorizada del nombre: Gestin del desarrollo organizacional y evaluacin

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su implementacin al interior de la Direccin de Administracin para garantizar la alineacin de los procesos administrativos con la misin, visin y objetivos institucionales.
Administrar el Sistema de Clima Organizacional de la Institucin.

4 El sistema de administracin de documentos. La identificacin.

2.3 Historia: La Unidad de Desarrollo Organizacional y Evaluacin se crea mediante

convenio entre el organismo y el sindicato No. 36/90 de fecha 1 de julio de 1990 con
dependencia directa de la entonces Subdireccin de Administracin y con el propsito de
ser la encargada de definir y desarrollar las normas, polticas y procedimientos en materia
de estructuracin funcional organizativa y de simplificacin administrativa que debern
observar las reas administrativas de la Institucin para responder a las necesidades de
operacin y modernizacin.
En el mes de marzo de 1995, la Subdireccin de Administracin se fusiona con la Subdireccin de Finanzas para quedar como Subdireccin de Administracin y Finanzas.
Dicho cambio no afecta a la Unidad de Desarrollo Organizacional, ya que mantiene su
adscripcin directa del nuevo titular, con el nivel jerrquico y funciones anteriores.
En 1998, derivado de la creacin de cuatro direcciones, se crea, entre ellas la Direccin de
Finanzas y Administracin de la cual pas a depender la Unidad de Desarrollo Organizacional, conservando sus caractersticas anteriores.
El 1 de junio de 1999, se autoriza la separacin funcional de la Direccin de Finanzas y
Administracin para dar paso a la operacin de la Direccin de Administracin y la Direccin de Finanzas. Se le adicionan entonces funciones de evaluacin a la Unidad, de esta
manera se adscribe directamente a la Direccin de Administracin con la denominacin
de Unidad de Desarrollo Organizacional y Evaluacin.
En 2002 derivado de la Valuacin de Puestos el titular de la Unidad adquiere nivel de
mando, razn por la cual la Unidad se integra en el Estatuto Orgnico de la Institucin.
2.4 Marco Jurdico: De acuerdo al Convenio entre el organismo y el sindicato: No.
36/90. 1-VII-1990.
Estatuto Orgnico de la Institucin, con fecha 10-III-2004, ltima reforma 28-III-2006.
2.5 Contexto General: Dentro de la referencia administrativa emprendida por el gobierno federal se da la creacin de las unidades administrativas a similitud de las organizaciones y mtodos establecidos en Inglaterra y se integra dentro de las reas de adaptacin de
las instituciones.
Se promueve el desarrollo y aplicacin de sistemas modernos organizacionales que permitan a la Institucin consolidar una administracin eficiente, basada en la competitividad a travs de mantener una racionalidad en la evolucin de las estructuras orgnicas;
se promueve el desarrollo e innovacin de sistemas administrativos en toda la institucin; se establece un marco regulatorio institucional actualizado y de fcil consulta, as
como la mejora del clima organizacional a travs de la medicin y deteccin de reas de
oportunidad.

Administracin de documentos y archivos. Textos fundamentales

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3. AREA DE RELACIONES
3.1 Forma autorizada del nombre: Gestin para la calidad institucional.
3.2 Tipo: subfuncin
3.4 Descripcin de la relacin: la gestin para la calidad institucional es una subfuncin
de la funcin de la de gestin administrativa y servicios.
3.5 fechas de la relacin: 2002

5.3 Tercer nivel

De acuerdo con este anlisis la Unidad Administrativa de Desarrollo Organizacional y
Evaluacin tiene definidas un conjunto de actividades o transacciones que hemos podido
derivar a partir de su funcin general. Dichas actividades constituyen el tercer nivel funcional, del cual obtendremos las series documentales, a las que, una vez definidas, les aplicaremos la estructura determinada por la ISAD G para su presentacin como cuadro general de
clasificacin.
Las actividades las redactamos en el tiempo verbal de infinitivo para describir las acciones
del anlisis funcional. En el ejemplo que estamos presentando enumeraremos las actividades
junto con su cdigo, el cual servir para vincular las series documentales que se desprendan
de este estudio. Veamos el siguiente cuadro de actividades de la funcin gestin del desarrollo organizacional y evaluacin:
Cdigo

Actividades

DA/8.1

Coordinar y dar seguimiento a los trabajos relacionados con el Sistema de

Alta Direccin de la Direccin de Administracin
Organizar reuniones y dar seguimiento de los programas de trabajo determinados en el Comit de Mejora Regulatoria Interna del organismo
Coordinar y dar seguimiento de los trabajos relacionados con la implementacin del sistema de control de gestin y entrega de la firma digital
Dar seguimiento al Programa de Contencin y Racionalizacin del Gasto
Disear, desarrollar y dar seguimiento de los Contratos - Programa y
Gestin
Coordinar el Comit Tcnico de Valuacin de Puestos de Mando
Revisar, aprobar y registrar los manuales de organizacin del organismo

DA/8.2
DA/8.3
DA/8.4
DA/8.5
DA/8.6
DA/8.7

4 El sistema de administracin de documentos. La identificacin.

3.3 categora de la relacin: jerrquica

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5.4 Identificacin de series documentales

4 El sistema de administracin de documentos. La identificacin.

Cada una de estas actividades enunciadas es registrada por medio de documentos integrados en expedientes y procesados de manera continua y sucesiva, los cuales darn origen a
la categora de serie documental. Veamos cmo se le asigna la nomenclatura a cada serie
documental con su respectivo cdigo y descripcin:
De la actividad codificada con la clave DA/8.1 se deriva la serie denominada Expedientes
del Sistema de Informacin de Alta Direccin.
Su cdigo y descripcin sera la siguiente:
Cdigo

Descripcin de la serie documental

DA/8.1/

Contiene reportes, minutas, seguimiento de acuerdos y programa de trabajo

relativos al Sistema de Informacin de la Alta Direccin de la Direccin de
Administracin.

De la actividad codificada con la clave DA/8.2 se deriva la serie denominada Acuerdos del
Comit de Mejora Regulatoria.
Su cdigo y descripcin sera la siguiente:
Cdigo

Descripcin de la serie documental

DA/8.2/

Est compuesta por reportes, minutas, actas, seguimiento de acuerdos y programas de trabajo del Comit de Mejora Regulatoria Interna del organismo.

De la actividad codificada con la clave DA/8.3 se deriva la serie denominada Expedientes

del sistema de control y entrega de firma digital.
Su cdigo y descripcin sera la siguiente:
Cdigo

Descripcin de la serie documental

DA/8.3/

Se integra por reportes, minutas, seguimiento de acuerdos, programas de trabajo relativos a la implementacin del Sistema de Control de Gestin y entrega de Firma Digital.

De la actividad codificada con la clave DA/8.4 se deriva la serie denominada Reportes del
programa de contencin y racionalizacin del gasto.
Su cdigo y descripcin sera la siguiente:
Cdigo

Descripcin de la serie documental

DA/8.4/

Est compuesta por reportes referentes al cumplimiento de las disposiciones

del Presupuesto de Egresos de la Federacin en materia de racionalizacin y
disciplina presupuestaria.

Administracin de documentos y archivos. Textos fundamentales

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De la actividad codificada con la clave DA/8.5 se deriva la serie denominada Expedientes

de programas y gestin.
Su cdigo y descripcin sera la siguiente:
Descripcin de la serie documental

DA/8.5/

Se integra por Contratos Programa y Gestin de las reas de la direccin

de administracin, direcciones, reas autnomas y del rgano Interno de
Control.

De la actividad codificada con la clave DA/8.6 se deriva la serie denominada Expedientes

del Comit Tcnico de Valuacin de Puestos de Mando.
Su cdigo y descripcin sera la siguiente:
Cdigo

Descripcin de la serie documental

DA/8.6/

Expedientes que contienen los cuestionarios de descripcin de puestos por

rea, los borradores y actas de las sesiones del Comit Tcnico de Valuacin de
Puestos de Mando; as como los dictmenes tcnicos, y los organigramas de la
estructura orgnica del personal de mando.

De la actividad codificada con la clave DA/8.7 se deriva la serie denominada Manuales de

organizacin.
Su cdigo y descripcin sera la siguiente:
Cdigo

Descripcin de la serie documental

DA/8.7/

Se integra por documentos en los que se registran y actualizan la informacin

detallada de una organizacin: sus antecedentes histricos, atribuciones, estructura orgnica, funciones de las unidades administrativas que la integran,
niveles jerrquicos, lneas de comunicacin y coordinacin y los organogramas que representan en forma esquemtica su estructura.

As pues, las series documentales le dan un significado conceptual y funcional a los expedientes, y sirven de referencia en un sistema de archivos para su agrupamiento y ubicacin
fsica. Existe pues, una correlacin entre la nomenclatura de serie como contexto y los documentos integrados en expedientes como textos.

4 El sistema de administracin de documentos. La identificacin.

Cdigo

Administracin de documentos y archivos. Textos fundamentales

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Expedientes vinculados con sus series

Expedientes del Sistema de
Informacin de Alta Direccin

4 El sistema de administracin de documentos. La identificacin.

Acuerdos del Comit de Mejora

Regulatoria Interna

Manuales de organizacin
y procedimientos

6. Representacin de las series documentales

en el cuadro de clasificacin
Una vez identificadas las series documentales podemos tomar las mismas nomenclaturas
funcionales de los diversos niveles utilizados en el anlisis funcional del organismo y ajustarlas a las categoras de descripcin y clasificacin propuestas por la ISAD G. El modelo
jerarquizado de un cuadro de clasificacin atendiendo los tres niveles bsicos de fondo, seccin y series nos dara las equivalencias funcionales para su presentacin. De tal suerte, que
siguiendo con el ejemplo trabajado del organismo paraestatal dedicado al sector elctrico
denominado ESEN, podramos consignar el siguiente modelo de un cuadro de clasificacin
archivstico funcional aplicado para el caso de la unidad administrativa que estudiamos, en
el entendido que de la misma forma se tendran que ir incorporando las dems reas administrativas de cada una de las cinco atribuciones del organismo paraestatal. El cuadro de
clasificacin sera el siguiente:
Cuadro General de Clasificacin
Fondo: Empresa de Servicio Elctrico Nacional, ESEN
Seccin: DA/ Gestin Administrativa
Subseccin: DA/8 Gestin del desarrollo organizacional y evaluacin
Series documentales:
DA/8.1: Expedientes del Sistema de Informacin de Alta Direccin.
DA/8.2: Acuerdos del Comit de Mejora Regulatoria.
DA/8.3: Expedientes del sistema de control y entrega de firma digital.
DA/8.4: Reportes del programa de contencin y racionalizacin del gasto.
DA/8.5: Expedientes de programas y gestin.
DA/8.6: Expedientes del Comit Tcnico de Valuacin de Puestos de Mando.
DA/8.7: Manuales de organizacin y procedimientos.

Administracin de documentos y archivos. Textos fundamentales

131

Una vez identificadas y conceptualizadas las series documentales, estamos en condiciones de

asignar el nmero de inventario a cada expediente partiendo del cdigo de la misma serie a
la que se le aadir su nmero consecutivo y ao. Lo anterior, lo podemos visualizar en el
siguiente esquema:
ESEN/

Seccin

DA/

Subseccin
8

Serie

Nmero de expediente

01/2006

La suma de estos dgitos nos da el nmero de inventario de un expediente.

ESEN/DA/8.1/01/2006

7. Principios que sustentan las series documentales.

Una vez que hemos trazado el proceso de identificacin de las series documentales hasta
llegar a la asignacin del nmero de inventario de cada expediente, enunciemos algunos
principios bsicos que las sustentan. Las series documentales
Poseen identidad y son irrepetibles. Son nicas o compartidas, en este caso la serie se
replica, pero no es diferente.
Se asocian entre s y, dentro de ellas, permiten vincular los actos particulares en una actividad comn.
Proporcionan encabezamientos de autoridad uniformes y estables (tambin conocidos
como vocabularios controlados), que dan estandarizacin, seguridad y estructura slida a
un sistema de archivos.
Las series documentales en un sistema de archivo son el fundamento:
Para asignar la clasificacin y el respectivo cdigo de inventario a los expedientes;
Para fijar la temporalidad de la retencin y la disposicin documental;
Para la valoracin con el fin de determinar el destino final de los expedientes;
Para la asignacin del acceso y seguridad de los expedientes de acuerdo con su ciclo de vida.
La serie documental es una categora ontolgica que perdura continuamente y permanece
siempre. Mientras la actividad o funcin est viva la serie seguir siendo alimentada por los
actos a travs de los expedientes; cuando deje de existir de todas formas las series seguirn
siendo evidencia, en su conjunto, de las actividades o funciones que tuvo el organismo.

8. Caractersticas de las series documentales

Siguiendo lo expuesto por Schellenberg (93-95), en su obra ya citada, las caractersticas de
las series documentales son las siguientes:
Las series identificadas las podemos representar en un formato llamado cuadro de clasificacin jerarquizado que ser la gua para organizar los documentos y expedientes:
Los propsitos de la clasificacin son los de facilitar la localizacin de los expedientes
cuando se necesiten.

4 El sistema de administracin de documentos. La identificacin.

Fondo

Administracin de documentos y archivos. Textos fundamentales

132

Como mtodo de trabajo, la identificacin de las series se hace a posteriori, por medio
del estudio y anlisis del organismo.
Los encabezamientos de las series reflejan funciones y actividades usuales de la dependencia.

4 El sistema de administracin de documentos. La identificacin.

La identificacin de las series reflejan las funciones, actividades o transacciones a que se

refieran dando consistencia a los encabezados de los expedientes.
Conclusin
La identificacin de las series documentales se realiza por medio de un proceso que requiere
de un anlisis de las funciones del organismo y no por opinin subjetiva o prctica ajena
al estudio de la institucin. Se trata de un proceso lgico que cumple con el principio de
procedencia: las series documentales son resultados de las actividades desempeadas por las
unidades administrativas para cumplir las funciones y atribuciones generales del organismo.
Las series documentales como categora conceptual, representan el ncleo de la clasificacin
porque vinculan al productor con su producto: los documentos y expedientes.

Bibliografa
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ISADG, Norma Internacional de Descripcin Archivstica. Pars: Consejo Internacional
de Archivos, 2007.
ISDF Norma Internacional General de Descripcin Archivstica. Pars: Consejo Internacional de Archivos, 2007.
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Madrid: AENOR, 2006.
ROBERGE, M., La classification universelle des documents administrafis, Quebec: Documentor, 1985.
SHELLENBERG, T. R., Archivos modernos, principios y tcnicas. La Habana: Instituto Panamericano de Geografa e Historia, 1958.