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Proviso e Contabilizao de Fretes

Objetivos
O objetivo do processo de Proviso e Contabilizao de fretes o de demonstrar e
registrar, para posterior envio ao software ERP, os valores previstos e realizados das
Prestaes de Servio de Transporte contratadas pelo Embarcador. As despesas so rateadas e
relacionadas ao plano de contas do Embarcador por critrios pr-definidos, determinados
pelas caractersticas das cargas e operaes de transporte.
Conceitos
As provises contbeis so expectativas de obrigaes com terceiros ou expectativas
de perdas de ativos, respaldadas pelo princpio contbil da Prudncia. So efetuadas com o
objetivo de apropriar no resultado de um perodo de apurao, segundo o regime de
competncia, custos ou despesas que provvel ou certamente ocorrero no futuro. Os
Embarcadores podem utilizar esse dispositivo para considerar como despesa os valores a
serem pagos aos Prestadores de Servio de Transporte em operaes realizadas ou iniciadas
em um perodo contbil e cujas comprovaes fiscais ocorrero efetivamente em perodo
contbil posterior. interesse para o Embarcador considerar antecipadamente essas
despesas, pois elas reduzem o montante das receitas do perodo, sobre o qual so calculados
impostos como o IRRF e a CSLL, quando da apurao pelo regime de Lucro Real.
A contabilizao das obrigaes com os Prestadores de Servio de Transporte ocorre
no perodo em que a prestao do servio comprovada por intermdio do recebimento pelo
Embarcador do documento fiscal correspondente, no caso, o Conhecimento de Transporte ou
a Nota Fiscal de Servio de Transporte.
As demonstraes contbeis, tanto das provises quanto das contabilizaes, so
realizadas pelo aplicativo de Controladoria dos ERPs. O aplicativo Gesto de Frete Embarcador
registra as contas contbeis e valores para o lanamento a dbito das despesas rateadas de
frete quando previstas, pelas pr-faturas de frete e quando realizadas, pelas faturas de frete
ou contratos com terceiros. A disponibilizao dessas informaes na Contabilidade ocorre
ento pelo mdulo de Contas a Pagar, o qual recebe as informaes do aplicativo Gesto de
Frete Embarcador. Dessa forma, o aproveitamento efetivo das informaes contbeis
prestadas pelo aplicativo s ocorre quando est efetivamente integrado a um software ERP.
Diagrama\Mapa das Informaes
|> Documentos de Carga -> Rateios Contbeis
|
Pr-fatura -> Clculos de Frete -> Movimentos Contbeis
|
|>Lanamentos Contbeis

|> Documentos de Carga -> Rateios Contbeis


|
Fatura de Frete -> Documentos de Frete -> Movimentos Contbeis
|
|>Lanamentos Contbeis

|> Documentos de Carga -> Rateios Contbeis


|
Contrato com Autnomo -> Clculos de Frete -> Movimentos Contbeis
|
|>Lanamentos Contbeis

Configurao
Parmetros
Nveis de Rateio
possvel parametrizar at 7 (sete) nveis com diferentes origens de informao a
serem utilizados pelo sistema na segregao do valor dos fretes. So 8 (oito) opes de
origem de informao: Filial, Tipo de Operao, Item, Regio Comercial, Grupo de
Emitente, Srie, Classificao de Frete e Tipo de Frete. Tambm podem ser utilizados
os 5 campos livres para Informao Contbil nos itens dos Documentos de Carga,
esses campos permitem ao Embarcador flexibilizar os critrios do sistema pois no
esto submetidos a regras previamente fixadas e podem receber qualquer valor. Os
parmetros citados encontram-se na pasta Mov. Contbil do programa Parmetros
do Mdulo (GFEX000) o qual pode ser acessado pela opo de menu
Cadastros/Parmetros. Deve-se informar a opo Nenhum para os nveis que no
se deseje utilizar.
Origem das Informaes das Opes de Nveis de Rateio
Opo
Filial
Tipo Operao
Item
Regio Comercial
Grupo Emitente
Srie
Classificao Frete
Tipo de Frete
Info Contbil 1 a 5

Origem da informao
Filial do Clculo de Frete, Documento de Frete ou Contrato
Tipo de Operao do Romaneio dos Documentos de Carga
Cdigo dos Itens dos Documentos de Carga
Regio Comercial informada nos Documentos de Carga
Grupo de Emitente do Destinatrio dos Documentos de Carga
Srie dos Documentos de Carga
Classificao de Frete dos Itens dos Documentos de Carga
Tipo de Frete do Clculo ou Documento de Frete
Dado informado nos campos correspondentes dos itens dos
Documentos de Carga

Critrio de Rateio
Existem 4 (quatro) opes de ponderao da distribuio do valor de frete para
realizao do rateio contbil. So eles: Peso da Carga, Valor da Carga, Volume da Carga
e Quantidade de Itens da Carga. Em todas as opes as informaes utilizadas tm
origem nos Itens dos Documentos de Carga. A opo Peso da Carga considera o maior
valor entre o Peso Real e o Peso Cubado de cada item do Documento de Carga. O
parmetro encontra-se na pasta Clculo Frete do programa Parmetros do
Mdulo. possvel escolher apenas uma das opes apresentadas que alm de ser
utilizada pelas rotinas de Rateio Contbil tambm possui aplicaes em algumas
situaes do clculo de frete (por exemplo, no clculo do Frete Viagem).
Tipo de Gerao
A gerao dos rateios e movimentos contbeis dentro do Gesto de Frete Embarcador
pode ser realizada de duas formas: on-line, ou seja, realizada automaticamente pelo
sistema nos eventos determinados; ou batch, ou seja, em lote, sob demanda dos
usurios por intermdio da execuo de uma rotina destinada a essa finalidade. Esse
parmetro no tem influncia sobre a integrao com o ERP. Recomenda-se a opo
batch apenas nos casos em que houver necessidade em aumentar o desempenho da
rotina de Clculo de Frete.
Data do ltimo Fechamento
Deve conter o ltimo dia do ltimo perodo contbil encerrado no software ERP.
Impede que sejam criados ou alterados dados com repercusso contbil nos perodos
j encerrados. Deve ser informada logo aps a conciliao dos dados referentes Gesto
de Frete Embarcador. O parmetro encontra-se na pasta Mov. Contbil do programa
Parmetros do Mdulo.
Cadastros
O processo Proviso e Contabilizao de Fretes possui dois cadastros bsicos: Contas
Contbeis e Centros de Custo. No cadastro de Centros de Custo possvel selecionar as
Contas Contbeis as quais est relacionado.
Configurao
Para atribuir as contas contbeis e centros de custo aos rateios de frete so utilizados
dois cadastros como fonte de parametrizao: Contas por Filial e Contas para Rateio.
No cadastro de Contas por Filial devem ser informadas para cada filial as contas
contbeis e os centros de custo para lanamento do valor dos impostos do frete que
permitem crdito: ICMS, PIS e COFINS. No cadastro de Contas para Rateio devem ser
informados a conta contbil e o centro de custo de cada combinao de informaes
parametrizadas como nveis de rateio. Nos nveis em que apenas as excees possam
ser cadastradas utilizasse o caractere asterisco para indicar que qualquer valor atende
o agrupamento de informaes dos nveis de rateio. No Cadastro de Contas para
Rateio s possvel informar contas contbeis e centros de custo ativos e relacionados

entre si. O Centro de Custo por sua vez, uma informao opcional e pode ficar em
branco, caso esse dispositivo contbil no seja utilizado pelo Embarcador.
Gerao dos Rateios, Movimentos e Lanamentos Contbeis
Nos Documentos de Carga o rateio do frete para proviso gerado automaticamente
pelo sistema, quando o tipo de gerao on-line, durante o clculo de frete.
Nos Documentos de Frete o rateio do frete para contabilizao gerado
automaticamente pelo sistema, quando o tipo de gerao on-line, aps a aprovao
da conferncia do documento de frete, pelo sistema ou pelo usurio.
Nos Contratos com Autnomos o rateio do frete para contabilizao gerado
automaticamente pelo sistema, quando o tipo de gerao on-line, aps a impresso
do contrato.
Em todos esses casos, aps a gerao dos rateios de frete, o sistema consolida as
linhas de rateio com o mesmo par conta contbil e centro de custo para criar os
Movimentos Contbeis. Cada conjunto de linhas de rateio consolidadas d origem a
um Movimento Contbil de despesa de frete. Se o Clculo ou Documento de Frete
indicar que h possibilidade de crdito de ICMS e/ou PIS e COFINS, tambm so
gerados Movimentos Contbeis com o valor desses impostos, os quais sero
subtrados do valor da despesa de frete correspondente. A conta contbil e o centro
de custo utilizados no movimento contbil dos impostos a recuperar so
parametrizados no cadastro de Contas por Filial. A conta contbil e o centro de custo
utilizados no movimento contbil da despesa de frete so parametrizados no Cadastro
de Contas para Rateio.
Na confirmao da Pr-fatura e na aprovao da Fatura o sistema faz uma nova
consolidao de dados contbeis, dessa vez somando os valores dos Movimentos
Contbeis dos Clculos de Frete da Pr-fatura e dos Documentos de Frete da Fatura
que possuam o mesmo par conta contbil e centro de custo.
Valores Contbeis
Se o Clculo ou Documento de Frete indicar que h possibilidade de crdito de ICMS
e/ou PIS e COFINS, tambm so gerados Movimentos Contbeis com o valor desses
impostos. Nesse caso os Movimentos Contbeis de despesa sero realizados com valor
do frete menos o valor dos impostos que do direito a crdito.
Quando o Clculo de Frete possui alguma das caractersticas a seguir o sistema indica
que no haver crdito de ICMS:
- Transportador autnomo
- Tipos de Tributao: Isento/No Tributado ou Outros
- Pelo menos um Documento de Frete com uso Uso/Consumo associado
Quando o Documento de Frete possui alguma das caractersticas a seguir o sistema
indica que no haver crdito de ICMS:

- Tipos de Tributao: Isento/No Tributado ou Outros


- Pelo menos um Documento de Frete com uso Uso/Consumo associado
Quando o Clculo de Frete possui alguma das caractersticas a seguir o sistema indica
que no haver crdito de PIS e COFINS:
- Transportador autnomo
- Pelo menos um Documento de Frete com uso Uso/Consumo associado
Quando o Documento de Frete possui alguma das caractersticas a seguir o sistema
indica que no haver crdito de ICMS:
- Pelo menos um Documento de Frete com uso Uso/Consumo associado
Nos Contratos com Autnomo no h incidncia de ICMS e no h possibilidade de
crdito de PIS nem COFINS.
Excees do Rateio de Frete
possvel indicar que determinados itens do Documento de Carga devem ser
desconsiderados pela rotina de Rateio Contbil. Dessa forma possvel atribuir o valor
do frete apenas aos itens que so efetivamente os geradores da contratao do
servio de transporte. Essa situao utilizada, por exemplo, para que no seja
atribudo valor de frete a brindes e bonificaes, pois mesmo compondo a carga em
peso e volume, geralmente somente so enviados aos clientes em funo da venda de
outros produtos. Para utilizar esse recurso deve-se indicar por intermdio do campo
Rateio Ctb quais itens do Documento de Carga no devem participar do Rateio
Contbil do frete.
Resumo da Gerao das Informaes Contbeis
Entidade Gerada
Rateio de Frete
Rateio de Frete
Movimento Contbil
Movimento Contbil
Movimento Contbil
Lanamento Contbil
Lanamento Contbil
Lanamento Contbil

Entidade de Origem
Documento de Carga
Documento de Carga
Documento de Frete
Contrato com Autnomo
Clculo de Frete
Pr-fatura
Contrato Autnomo
Fatura de Frete

Exemplo de Rateio de Frete


Parmetros
Parmetro
Critrio de Rateio
Grupo Contbil 1
Grupo Contbil 2
Grupos Contbeis de 3 a 7

Opo
Valor da Carga
Filial
Item
Nenhum

Evento (on-line)
Clculo do Frete
Aprovao Doc. Frete
Aprovao Doc. Frete
Impresso Contrato
Clculo do Frete
Confirmao Pr-fatura
Impresso Contrato
Aprovao Fatura

Finalidade
Proviso
Contabilizao
Contabilizao
Contabilizao
Proviso
Proviso
Contabilizao
Contabilizao

Cadastro de Contas para Rateio


Campo
Grupo 1 (Filial)
Grupo 2 (Item)
Grupo 3 a 7 (Nenhum)
Conta Contbil
Centro de Custo

Registro 1
01
Item A
*
CT001
CC001

Registro 2
01
Item B
*
CT001
CC002

Registro 3
01
*
*
CT002
CC002

Cadastro de Contas por Filial


Campo
Filial
Conta ICMS a Recuperar
Centro de Custo ICMS a Recuperar
Conta PIS a Recuperar
Centro de Custo PIS a Recuperar
Conta COFINS a Recuperar
Centro de Custo COFINS a Recuperar

Registro 1
01
CT101
CC001
CT102
CC001
CT103
CC001

Documento de Frete
Nr. Doc. Frete
000.222

Total Frete
100,00

ICMS
12,00

Cred. ICMS
Sim

PIS
2,00

COFINS
1,00

Cred. PIS/COFINS
Sim

Documentos de Carga do Documento de Frete


Nr. Doc. Carga
000001
000001
000002
000002
000002
TOTAL

Cdigo
ITEM A
ITEM B
ITEM A
ITEM C
ITEM D

Valor Total
1000,00
500,00
500,00
250,00
250,00
2500,00

Rat. Ctb.
Sim
Sim
Sim
Sim
Sim

% Rateio
40,00
20,00
20,00
10,00
10,00
100,00

Durante a aprovao da conferncia do Documento de Frete so geradas as seguintes


informaes:
Rateios Contbeis dos Documentos de Carga
Documentos
Carga
Frete
000001 000222
000001 000222
000002 000222
000002 000222
000002 000222

1
01
01
01
01
01

Grupos
2
3-7
A
B
A
C
D

Frete
40,00
20,00
20,00
10,00
10,00

ICMS
4,80
2,40
2,40
1,20
1,20

PIS
0,80
0,40
0,40
0,20
0,20

COFINS
0,40
0,20
0,20
0,10
0,10

Conta
CT001
CT001
CT001
CT002
CT002

CC
CC001
CC002
CC001
CC002
CC002

Movimentos Contbeis do Documento de Frete


Docto
000222
000222
000222
000222
000222
000222

Tipo de Transao
Despesa
Despesa
Despesa
ICMS
PIS
COFINS

Valor
51,00
17,00
17,00
12,00
2,00
1,00

Conta
CT001
CT001
CT002
CT101
CT102
CT103

CC
CC001
CC002
CC002
CC001
CC001
CC001

Considerando o Documento de Frete com nmero 000.223 exatamente igual ao


anterior sendo relacionados a uma nica Fatura de Frete com o valor de R$ 200,00. Na
aprovao da Fatura sero gerados pelo sistema os seguintes Lanamentos Contbeis:
Conta
CT001
CT001
CT002
CT101
CT102
CT103

CC
CC001
CC002
CC002
CC001
CC001
CC001

Valor
102,00
34,00
34,00
24,00
4,00
2,00

Tipo Lancto
DB
DB
DB
DB
DB
DB

Contabilizao como Custo ou Despesa


O sistema permite configurar se os Documentos de Frete e Contratos de Autnomos
sero considerados pelo ERP como despesas (quando o frete decorre de uma operao
de venda) ou custos (quando o frete decorre de uma operao de compra de insumo).
Essa parametrizao realizada no cadastro de Tipos de Documento de Carga, dessa
forma possvel indicar, por exemplo, que o frete de Nota Fiscal de Sada deve
provisionar e contabilizar como despesa e que o frete de uma Nota Fiscal de Compra
deve gerar informaes para o clculo do preo mdio dos produtos no ERP. Se o
Documento de Frete ou Contrato com Autnomo possuir pelo menos um Documento
de Carga com tipo que contabilize por custo, o sistema permitir sua integrao como
Nota de Rateio no mdulo Recebimento do ERP. Tambm possvel indicar que
determinados Tipo de Documento de Carga no geram nenhuma informao contbil
no Gesto de Frete Embarcador, para isso, todos os Documentos de Carga do
Documento de Frete ou Contrato com Autnomo devem estar parametrizados dessa
forma. A regra descrita aplicada ao campo Tipo de Contabilizao do Documento de
Frete e do Contrato com Autnomo, podendo ser alterada pelo usurio conforme
necessidade.
Log do Rateio Contbil
Durante o Rateio Contbil de Frete gravado no diretrio de log indicado nos
Parmetros do Mdulo (pasta Clculo de Frete) um arquivo de log com a memria de
clculo de cada rateio efetuado. Para consultar o log de rateio deve-se utilizar o
programa Log de Clculo pela opo Consultas/Clculo de Frete.

Gerao em Lote
Quando parametrizada a gerao dos Movimentos Contbeis com a opo Batch,
deve-se
utilizar
os
programas
Gerar
Provises
(no
menu
em
Atualizaes\Movimentao\Contabilizao) e Gerar Contabilizaes (no menu em
Atualizaes\Movimentao\Contabilizao). Essas rotinas tambm podem ser
utilizadas para refazer o Rateio Contbil quando h alterao na parametrizao das
contas contbeis, dos centros de custo ou do critrio de rateio. Nos reclculos de frete,
cancelamento de Pr-faturas e Contratos no h necessidade de interveno do
usurio, pois o Rateio de Frete refeito pelo sistema nesses prprios eventos. Quando
um Documento ou Fatura de Frete so alterados o rateio de frete volta situao
anterior aprovao desses documentos para serem refeitos aps a nova aprovao.
Restries ao Provisionamento
A gerao de Pr-faturas vetada aos Transportadores Autnomos e tampouco
possvel efetu-la para Documentos de Carga que ainda no tenham seu frete
calculado, por isso, no possvel provisionar:
-os fretes realizados por Autnomos;
-os fretes sobre compras e outras entradas cujo Documento de Carga ainda no tenha
sido digitado no sistema; e
-os fretes de Documentos de Carga que no tenham sido relacionados a um Romaneio.
Estornos de Provises
A realizao do estorno das provises pode ser realizada por intermdio do
cancelamento da Pr-fatura e em seguida sua integrao com o mdulo Contas a Pagar
do ERP. Para baixar a proviso em funo da realizao da despesa a Pr-fatura
correspondente deve estar vinculada a uma Fatura de Frete e esta deve ser integrada
com sucesso com o mdulo Contas a Pagar do ERP.
Integrao com ERP
Na integrao com o ERP os lanamentos contbeis da Pr-fatura, Fatura de Frete e
Contrato com Autnomo sero relacionados ao respectivo ttulo a pagar como Rateio
Contbil do Ttulo, indicando as contas contbeis para lanamento a dbito. A conta de
saldo do transportador x espcie de ttulo, parametrizada no ERP, receber o
lanamento da contrapartida na ocasio da baixa do ttulo. No Gesto de Frete
Embarcador possvel determinar, por intermdio do programa Parmetros do
Mdulo (pasta Integraes), uma espcie ou natureza de ttulo para cada uma das trs
entidades a serem integradas com o mdulo Contas a Pagar. Veja mais detalhes no
curso Integraes do Frete Embarcador. A eventual proviso e a contabilizao dos
impostos a recolher (retidos) sero realizadas pelo software ERP por intermdio dos
Ttulos gerados no mdulo Contas a Pagar.

Consultas
possvel consultar as informaes contbeis geradas pelo sistema por intermdio dos
seguintes programas:
Consulta de
Documentos de Carga
Documentos de Frete
Contrato com Autnomo
Clculo de Frete
Pr-fatura
Fatura de Frete

Entidade relacionada
Rateios de Frete
Movimentos Contbeis
Movimentos Contbeis e
Lanamentos Contbeis
Movimentos Contbeis
Lanamentos Contbeis
Lanamentos Contbeis

Programa
GFEC040
GFEC065
GFEC100
GFEC080
GFEC055
GFEC070

Relatrios
Para acompanhamento e demonstrao da composio contbil dos Rateios de Frete o
sistema dispe de dois relatrios: Demonstrativo Contbil e Conciliao Contbil. O
primeiro oferece uma viso das informaes com base nas contas contbeis e centros
de custo os quais recebero os lanamentos de frete no ERP. O segundo deve ser
utilizado como apoio no fechamento dos controles de frete do perodo, pois indica as
pendncias, diferenas e potenciais inconsistncias das informaes com impacto
contbil no Gesto de Frete Embarcador.
Fechamento contbil
Como parte da rotina de fechamento contbil, geralmente mensal, recomenda-se o
seguinte procedimento em relao do Controle de Fretes:
Para o Provisionamento de Fretes:
- verificar se todos os clculos de frete gerados no perodo foram relacionados a prfaturas;
- verificar se todas as pr-faturas foram integradas com sucesso como Proviso de
Pagamento no mdulo Contas a Pagar do ERP;
- verificar se todos os cancelamentos de pr-faturas foram integrados com sucesso
gerando o estorno da Proviso de Pagamento no mdulo Contas a Pagar do ERP;
- verificar a necessidade de cancelamento de Pr-faturas que no foram relacionadas a
Fatura de Frete por falhas de procedimento ou no realizao da Prestao de Servio
de Transporte.
Para a Contabilizao:
- verificar se todos os Documentos de Frete foram aprovados na conferncia e
integrados com sucesso como Documento Fiscal no mdulo Fiscal do ERP;
- verificar se todos os Documentos de Frete com contabilizao de Custos foram
aprovados na conferncia e integrados com sucesso como Notas de Rateio no mdulo
Recebimento do ERP;
- verificar se todos os Documentos de Frete foram relacionados a Faturas de Frete;
- verificar se as Pr-faturas foram relacionadas s Faturas de Frete para que na

integrao com mdulo Contas a Pagar do ERP as Provises correspondentes s Prfaturas tenham sido baixadas;
- verificar se todas as Faturas de Frete foram aprovadas na conferncia e integradas
com sucesso como Ttulo a Pagar no mdulo Contas a Pagar do ERP;
Os demais procedimentos de conciliao contbil podem ser realizados pelo mdulo
Contas a Pagar do ERP.

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