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Provisão e Contabilização de Fretes

Objetivos

O objetivo do processo de Provisão e Contabilização de fretes é o de demonstrar e registrar, para posterior envio ao software ERP, os valores previstos e realizados das Prestações de Serviço de Transporte contratadas pelo Embarcador. As despesas são rateadas e relacionadas ao plano de contas do Embarcador por critérios pré-definidos, determinados pelas características das cargas e operações de transporte.

Conceitos

As provisões contábeis são expectativas de obrigações com terceiros ou expectativas de perdas de ativos, respaldadas pelo princípio contábil da Prudência. São efetuadas com o objetivo de apropriar no resultado de um período de apuração, segundo o regime de competência, custos ou despesas que provável ou certamente ocorrerão no futuro. Os Embarcadores podem utilizar esse dispositivo para considerar como despesa os valores a serem pagos aos Prestadores de Serviço de Transporte em operações realizadas ou iniciadas em um período contábil e cujas comprovações fiscais ocorrerão efetivamente em período contábil posterior. É interesse para o Embarcador considerar antecipadamente essas despesas, pois elas reduzem o montante das receitas do período, sobre o qual são calculados impostos como o IRRF e a CSLL, quando da apuração pelo regime de Lucro Real.

A contabilização das obrigações com os Prestadores de Serviço de Transporte ocorre no período em que a prestação do serviço é comprovada por intermédio do recebimento pelo Embarcador do documento fiscal correspondente, no caso, o Conhecimento de Transporte ou a Nota Fiscal de Serviço de Transporte.

As demonstrações contábeis, tanto das provisões quanto das contabilizações, são realizadas pelo aplicativo de Controladoria dos ERPs. O aplicativo Gestão de Frete Embarcador registra as contas contábeis e valores para o lançamento a débito das despesas rateadas de frete quando previstas, pelas pré-faturas de frete e quando realizadas, pelas faturas de frete ou contratos com terceiros. A disponibilização dessas informações na Contabilidade ocorre então pelo módulo de Contas a Pagar, o qual recebe as informações do aplicativo Gestão de Frete Embarcador. Dessa forma, o aproveitamento efetivo das informações contábeis prestadas pelo aplicativo só ocorre quando está efetivamente integrado a um software ERP.

Diagrama\Mapa das Informações

|> Documentos de Carga -> Rateios Contábeis

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Pré-fatura -> Cálculos de Frete -> Movimentos Contábeis

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|>Lançamentos Contábeis

|> Documentos de Carga -> Rateios Contábeis

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Fatura de Frete -> Documentos de Frete -> Movimentos Contábeis

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|>Lançamentos Contábeis

|> Documentos de Carga -> Rateios Contábeis

|

Contrato com Autônomo -> Cálculos de Frete -> Movimentos Contábeis

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|>Lançamentos Contábeis

Configuração

Parâmetros

Níveis de Rateio

É possível parametrizar até 7 (sete) níveis com diferentes origens de informação a serem utilizados pelo sistema na segregação do valor dos fretes. São 8 (oito) opções de origem de informação: Filial, Tipo de Operação, Item, Região Comercial, Grupo de Emitente, Série, Classificação de Frete e Tipo de Frete. Também podem ser utilizados os 5 campos livres para “Informação Contábil” nos itens dos Documentos de Carga, esses campos permitem ao Embarcador flexibilizar os critérios do sistema pois não estão submetidos a regras previamente fixadas e podem receber qualquer valor. Os parâmetros citados encontram-se na pasta “Mov. Contábil” do programa “Parâmetros do Módulo” (GFEX000) o qual pode ser acessado pela opção de menu “Cadastros/Parâmetros”. Deve-se informar a opção “Nenhum” para os níveis que não se deseje utilizar.

Origem das Informações das Opções de Níveis de Rateio

Opção

Origem da informação

Filial

Filial do Cálculo de Frete, Documento de Frete ou Contrato

Tipo Operação

Tipo de Operação do Romaneio dos Documentos de Carga

Item

Código dos Itens dos Documentos de Carga

Região Comercial

Região Comercial informada nos Documentos de Carga

Grupo Emitente

Grupo de Emitente do Destinatário dos Documentos de Carga

Série

Série dos Documentos de Carga

Classificação Frete

Classificação de Frete dos Itens dos Documentos de Carga

Tipo de Frete

Tipo de Frete do Cálculo ou Documento de Frete

Info Contábil 1 a 5

Dado informado nos campos correspondentes dos itens dos Documentos de Carga

Critério de Rateio

Existem 4 (quatro) opções de ponderação da distribuição do valor de frete para realização do rateio contábil. São eles: Peso da Carga, Valor da Carga, Volume da Carga

e Quantidade de Itens da Carga. Em todas as opções as informações utilizadas têm

origem nos Itens dos Documentos de Carga. A opção Peso da Carga considera o maior

valor entre o Peso Real e o Peso Cubado de cada item do Documento de Carga. O parâmetro encontra-se na pasta “Cálculo Frete” do programa “Parâmetros do Módulo”. É possível escolher apenas uma das opções apresentadas que além de ser utilizada pelas rotinas de Rateio Contábil também possui aplicações em algumas situações do cálculo de frete (por exemplo, no cálculo do Frete Viagem).

Tipo de Geração

A geração dos rateios e movimentos contábeis dentro do Gestão de Frete Embarcador

pode ser realizada de duas formas: on-line, ou seja, realizada automaticamente pelo sistema nos eventos determinados; ou batch, ou seja, em lote, sob demanda dos usuários por intermédio da execução de uma rotina destinada a essa finalidade. Esse parâmetro não tem influência sobre a integração com o ERP. Recomenda-se a opção batch apenas nos casos em que houver necessidade em aumentar o desempenho da

rotina de Cálculo de Frete.

Data do Último Fechamento

Deve conter o último dia do último período contábil encerrado no software ERP.

Impede que sejam criados ou alterados dados com repercussão contábil nos períodos

já encerrados. Deve ser informada logo após a conciliação dos dados referentes Gestão

de Frete Embarcador. O parâmetro encontra-se na pasta “Mov. Contábil” do programa

“Parâmetros do Módulo”.

Cadastros

O processo “Provisão e Contabilização de Fretes” possui dois cadastros básicos: Contas

Contábeis e Centros de Custo. No cadastro de Centros de Custo é possível selecionar as

Contas Contábeis as quais está relacionado.

Configuração

Para atribuir as contas contábeis e centros de custo aos rateios de frete são utilizados dois cadastros como fonte de parametrização: Contas por Filial e Contas para Rateio. No cadastro de Contas por Filial devem ser informadas para cada filial as contas contábeis e os centros de custo para lançamento do valor dos impostos do frete que permitem crédito: ICMS, PIS e COFINS. No cadastro de Contas para Rateio devem ser informados a conta contábil e o centro de custo de cada combinação de informações parametrizadas como níveis de rateio. Nos níveis em que apenas as exceções possam ser cadastradas utilizasse o caractere asterisco para indicar que qualquer valor atende

o agrupamento de informações dos níveis de rateio. No Cadastro de Contas para

Rateio só é possível informar contas contábeis e centros de custo ativos e relacionados

entre si. O Centro de Custo por sua vez, é uma informação opcional e pode ficar em branco, caso esse dispositivo contábil não seja utilizado pelo Embarcador.

Geração dos Rateios, Movimentos e Lançamentos Contábeis

Nos Documentos de Carga o rateio do frete para provisão é gerado automaticamente pelo sistema, quando o tipo de geração é on-line, durante o cálculo de frete.

Nos Documentos de Frete o rateio do frete para contabilização é gerado automaticamente pelo sistema, quando o tipo de geração é on-line, após a aprovação da conferência do documento de frete, pelo sistema ou pelo usuário.

Nos Contratos com Autônomos o rateio do frete para contabilização é gerado automaticamente pelo sistema, quando o tipo de geração é on-line, após a impressão do contrato.

Em todos esses casos, após a geração dos rateios de frete, o sistema consolida as linhas de rateio com o mesmo par conta contábil e centro de custo para criar os Movimentos Contábeis. Cada conjunto de linhas de rateio consolidadas dá origem a um Movimento Contábil de despesa de frete. Se o Cálculo ou Documento de Frete indicar que há possibilidade de crédito de ICMS e/ou PIS e COFINS, também são gerados Movimentos Contábeis com o valor desses impostos, os quais serão subtraídos do valor da despesa de frete correspondente. A conta contábil e o centro de custo utilizados no movimento contábil dos impostos a recuperar são parametrizados no cadastro de Contas por Filial. A conta contábil e o centro de custo utilizados no movimento contábil da despesa de frete são parametrizados no Cadastro de Contas para Rateio.

Na confirmação da Pré-fatura e na aprovação da Fatura o sistema faz uma nova consolidação de dados contábeis, dessa vez somando os valores dos Movimentos Contábeis dos Cálculos de Frete da Pré-fatura e dos Documentos de Frete da Fatura que possuam o mesmo par conta contábil e centro de custo.

Valores Contábeis

Se o Cálculo ou Documento de Frete indicar que há possibilidade de crédito de ICMS e/ou PIS e COFINS, também são gerados Movimentos Contábeis com o valor desses impostos. Nesse caso os Movimentos Contábeis de despesa serão realizados com valor do frete menos o valor dos impostos que dão direito a crédito.

Quando o Cálculo de Frete possui alguma das características a seguir o sistema indica que não haverá crédito de ICMS:

- Transportador autônomo

- Tipos de Tributação: Isento/Não Tributado ou Outros

- Pelo menos um Documento de Frete com uso “Uso/Consumo” associado

Quando o Documento de Frete possui alguma das características a seguir o sistema indica que não haverá crédito de ICMS:

- Tipos de Tributação: Isento/Não Tributado ou Outros

- Pelo menos um Documento de Frete com uso “Uso/Consumo” associado

Quando o Cálculo de Frete possui alguma das características a seguir o sistema indica que não haverá crédito de PIS e COFINS:

- Transportador autônomo

- Pelo menos um Documento de Frete com uso “Uso/Consumo” associado

Quando o Documento de Frete possui alguma das características a seguir o sistema indica que não haverá crédito de ICMS:

- Pelo menos um Documento de Frete com uso “Uso/Consumo” associado

Nos Contratos com Autônomo não há incidência de ICMS e não há possibilidade de crédito de PIS nem COFINS.

Exceções do Rateio de Frete

É possível indicar que determinados itens do Documento de Carga devem ser desconsiderados pela rotina de Rateio Contábil. Dessa forma é possível atribuir o valor do frete apenas aos itens que são efetivamente os geradores da contratação do serviço de transporte. Essa situação é utilizada, por exemplo, para que não seja atribuído valor de frete a brindes e bonificações, pois mesmo compondo a carga em peso e volume, geralmente somente são enviados aos clientes em função da venda de outros produtos. Para utilizar esse recurso deve-se indicar por intermédio do campo “Rateio Ctb” quais itens do Documento de Carga não devem participar do Rateio Contábil do frete.

Resumo da Geração das Informações Contábeis

Entidade Gerada

Entidade de Origem

Evento (on-line)

Finalidade

Rateio de Frete

Documento de Carga

Cálculo do Frete

Provisão

Rateio de Frete

Documento de Carga

Aprovação Doc. Frete

Contabilização

Movimento Contábil

Documento de Frete

Aprovação Doc. Frete

Contabilização

Movimento Contábil

Contrato com Autônomo

Impressão Contrato

Contabilização

Movimento Contábil

Cálculo de Frete

Cálculo do Frete

Provisão

Lançamento Contábil

Pré-fatura

Confirmação Pré-fatura

Provisão

Lançamento Contábil

Contrato Autônomo

Impressão Contrato

Contabilização

Lançamento Contábil

Fatura de Frete

Aprovação Fatura

Contabilização

Exemplo de Rateio de Frete

Parâmetros

Parâmetro

Opção

Critério de Rateio

Valor da Carga

Grupo Contábil 1

Filial

Grupo Contábil 2

Item

Grupos Contábeis de 3 a 7

Nenhum

Cadastro de Contas para Rateio

Campo

Registro 1

Registro 2

Registro 3

Grupo 1 (Filial)

01

01

01

Grupo 2 (Item)

Item A

Item B

*

Grupo 3 a 7 (Nenhum)

*

*

*

Conta Contábil

CT001

CT001

CT002

Centro de Custo

CC001

CC002

CC002

Cadastro de Contas por Filial

Campo

Registro 1

 

Filial

01

Conta ICMS a Recuperar

CT101

Centro de Custo ICMS a Recuperar

CC001

Conta PIS a Recuperar

CT102

Centro de Custo PIS a Recuperar

CC001

Conta COFINS a Recuperar

CT103

Centro de Custo COFINS a Recuperar

CC001

Documento de Frete

Nr. Doc. Frete

Total Frete

ICMS

Cred. ICMS

PIS

COFINS

Cred. PIS/COFINS

000.222

100,00

12,00

Sim

2,00

1,00

Sim

Documentos de Carga do Documento de Frete

Nr. Doc. Carga

Código

Valor Total

Rat. Ctb.

% Rateio

000001

ITEM A

1000,00

Sim

40,00

000001

ITEM B

500,00

Sim

20,00

000002

ITEM A

500,00

Sim

20,00

000002

ITEM C

250,00

Sim

10,00

000002

ITEM D

250,00

Sim

10,00

TOTAL

 

2500,00

 

100,00

Durante a aprovação da conferência do Documento de Frete são geradas as seguintes informações:

Rateios Contábeis dos Documentos de Carga

Documentos

 

Grupos

 

Carga

Frete

1

2

3-7

Frete

ICMS

PIS

COFINS

Conta

CC

000001

000222

01

A

 

40,00

4,80

0,80

0,40

CT001

CC001

000001

000222

01

B

 

20,00

2,40

0,40

0,20

CT001

CC002

000002

000222

01

A

 

20,00

2,40

0,40

0,20

CT001

CC001

000002

000222

01

C

 

10,00

1,20

0,20

0,10

CT002

CC002

000002

000222

01

D

 

10,00

1,20

0,20

0,10

CT002

CC002

Movimentos Contábeis do Documento de Frete

Docto

Tipo de Transação

Valor

Conta

CC

000222

Despesa

51,00

CT001

CC001

000222

Despesa

17,00

CT001

CC002

000222

Despesa

17,00

CT002

CC002

000222

ICMS

12,00

CT101

CC001

000222

PIS

2,00

CT102

CC001

000222

COFINS

1,00

CT103

CC001

Considerando o Documento de Frete com número 000.223 exatamente igual ao anterior sendo relacionados a uma única Fatura de Frete com o valor de R$ 200,00. Na aprovação da Fatura serão gerados pelo sistema os seguintes Lançamentos Contábeis:

Conta

CC

Valor

Tipo Lancto

CT001

CC001

102,00

DB

CT001

CC002

34,00

DB

CT002

CC002

34,00

DB

CT101

CC001

24,00

DB

CT102

CC001

4,00

DB

CT103

CC001

2,00

DB

Contabilização como Custo ou Despesa

O sistema permite configurar se os Documentos de Frete e Contratos de Autônomos serão considerados pelo ERP como despesas (quando o frete decorre de uma operação de venda) ou custos (quando o frete decorre de uma operação de compra de insumo). Essa parametrização é realizada no cadastro de Tipos de Documento de Carga, dessa forma é possível indicar, por exemplo, que o frete de Nota Fiscal de Saída deve provisionar e contabilizar como despesa e que o frete de uma Nota Fiscal de Compra deve gerar informações para o cálculo do preço médio dos produtos no ERP. Se o Documento de Frete ou Contrato com Autônomo possuir pelo menos um Documento de Carga com tipo que contabilize por custo, o sistema permitirá sua integração como Nota de Rateio no módulo Recebimento do ERP. Também é possível indicar que determinados Tipo de Documento de Carga não geram nenhuma informação contábil no Gestão de Frete Embarcador, para isso, todos os Documentos de Carga do Documento de Frete ou Contrato com Autônomo devem estar parametrizados dessa forma. A regra descrita é aplicada ao campo Tipo de Contabilização do Documento de Frete e do Contrato com Autônomo, podendo ser alterada pelo usuário conforme necessidade.

Log do Rateio Contábil

Durante o Rateio Contábil de Frete é gravado no diretório de log indicado nos Parâmetros do Módulo (pasta Cálculo de Frete) um arquivo de log com a memória de cálculo de cada rateio efetuado. Para consultar o log de rateio deve-se utilizar o programa Log de Cálculo pela opção Consultas/Cálculo de Frete.

Geração em Lote

Quando parametrizada a geração dos Movimentos Contábeis com a opção “Batch”, deve-se utilizar os programas Gerar Provisões (no menu em Atualizações\Movimentação\Contabilização) e Gerar Contabilizações (no menu em Atualizações\Movimentação\Contabilização). Essas rotinas também podem ser utilizadas para refazer o Rateio Contábil quando há alteração na parametrização das contas contábeis, dos centros de custo ou do critério de rateio. Nos recálculos de frete, cancelamento de Pré-faturas e Contratos não há necessidade de intervenção do usuário, pois o Rateio de Frete é refeito pelo sistema nesses próprios eventos. Quando um Documento ou Fatura de Frete são alterados o rateio de frete volta à situação anterior à aprovação desses documentos para serem refeitos após a nova aprovação.

Restrições ao Provisionamento

A geração de Pré-faturas é vetada aos Transportadores Autônomos e tampouco é possível efetuá-la para Documentos de Carga que ainda não tenham seu frete calculado, por isso, não é possível provisionar:

-os fretes realizados por Autônomos;

-os fretes sobre compras e outras entradas cujo Documento de Carga ainda não tenha sido digitado no sistema; e

-os fretes de Documentos de Carga que não tenham sido relacionados a um Romaneio.

Estornos de Provisões

A realização do estorno das provisões pode ser é realizada por intermédio do cancelamento da Pré-fatura e em seguida sua integração com o módulo Contas a Pagar do ERP. Para baixar a provisão em função da realização da despesa a Pré-fatura correspondente deve estar vinculada a uma Fatura de Frete e esta deve ser integrada com sucesso com o módulo Contas a Pagar do ERP.

Integração com ERP

Na integração com o ERP os lançamentos contábeis da Pré-fatura, Fatura de Frete e Contrato com Autônomo serão relacionados ao respectivo título a pagar como Rateio Contábil do Título, indicando as contas contábeis para lançamento a débito. A conta de saldo do transportador x espécie de título, parametrizada no ERP, receberá o lançamento da contrapartida na ocasião da baixa do título. No Gestão de Frete Embarcador é possível determinar, por intermédio do programa Parâmetros do Módulo (pasta Integrações), uma espécie ou natureza de título para cada uma das três entidades a serem integradas com o módulo Contas a Pagar. Veja mais detalhes no curso Integrações do Frete Embarcador. A eventual provisão e a contabilização dos impostos a recolher (retidos) serão realizadas pelo software ERP por intermédio dos Títulos gerados no módulo Contas a Pagar.

Consultas

É possível consultar as informações contábeis geradas pelo sistema por intermédio dos seguintes programas:

Consulta de

Entidade relacionada

Programa

Documentos de Carga

Rateios de Frete

GFEC040

Documentos de Frete

Movimentos Contábeis

GFEC065

Contrato com Autônomo

Movimentos Contábeis e Lançamentos Contábeis

GFEC100

Cálculo de Frete

Movimentos Contábeis

GFEC080

Pré-fatura

Lançamentos Contábeis

GFEC055

Fatura de Frete

Lançamentos Contábeis

GFEC070

Relatórios

Para acompanhamento e demonstração da composição contábil dos Rateios de Frete o sistema dispõe de dois relatórios: Demonstrativo Contábil e Conciliação Contábil. O primeiro oferece uma visão das informações com base nas contas contábeis e centros de custo os quais receberão os lançamentos de frete no ERP. O segundo deve ser utilizado como apoio no fechamento dos controles de frete do período, pois indica as pendências, diferenças e potenciais inconsistências das informações com impacto contábil no Gestão de Frete Embarcador.

Fechamento contábil

Como parte da rotina de fechamento contábil, geralmente mensal, recomenda-se o seguinte procedimento em relação do Controle de Fretes:

Para o Provisionamento de Fretes:

- verificar se todos os cálculos de frete gerados no período foram relacionados a pré- faturas;

- verificar se todas as pré-faturas foram integradas com sucesso como Provisão de

Pagamento no módulo Contas a Pagar do ERP;

- verificar se todos os cancelamentos de pré-faturas foram integrados com sucesso

gerando o estorno da Provisão de Pagamento no módulo Contas a Pagar do ERP;

- verificar a necessidade de cancelamento de Pré-faturas que não foram relacionadas a

Fatura de Frete por falhas de procedimento ou não realização da Prestação de Serviço

de Transporte.

Para a Contabilização:

- verificar se todos os Documentos de Frete foram aprovados na conferência e

integrados com sucesso como Documento Fiscal no módulo Fiscal do ERP;

- verificar se todos os Documentos de Frete com contabilização de Custos foram

aprovados na conferência e integrados com sucesso como Notas de Rateio no módulo

Recebimento do ERP;

- verificar se todos os Documentos de Frete foram relacionados a Faturas de Frete;

- verificar se as Pré-faturas foram relacionadas às Faturas de Frete para que na

integração com módulo Contas a Pagar do ERP as Provisões correspondentes às Pré- faturas tenham sido baixadas; - verificar se todas as Faturas de Frete foram aprovadas na conferência e integradas com sucesso como Título a Pagar no módulo Contas a Pagar do ERP;

Os demais procedimentos de conciliação contábil podem ser realizados pelo módulo Contas a Pagar do ERP.