Instituto Profesional Providencia

Escuela de Ingeniera y Gestin

CONTADOR AUDITOR
Seminario de Ttulo para optar al Ttulo de
CONTADOR AUDITOR

CONTROL INTERNO

INTEGRANTES

PROFESOR GUA

SANTIAGO - CHILE
2015

NDICE
TABLA DE ILUSTRACIONES.............................................................................5
RESUMEN EJECUTIVO......................................................................................6
CAPTULO I.- INTRODUCCIN.........................................................................7
1.1 .- Marco General.....................................................................................7
1.2 .- Objetivo General.....................................................................................9
1.3 .- Objetivo Especfico.................................................................................9
1.4 .- Alcance del Proyecto............................................................................10
CAPTULO II.- CONCEPTOS Y DEFINICIONES DE CONTROL
INTERNO..............................................................................................................11
2.1 .- Definicin de Control Interno...............................................................11
2.2 .- Clasificacin del Control Interno.........................................................12
2.2.2.- Control Contable.............................................................................13
2.3 .- Objetivos del Control Interno...............................................................13
2.3.1.- Suficiencia y confiabilidad de la informacin financiera...........14
2.3.2.- Efectividad y Eficiencia de las Operaciones...............................15
2.3.3.- Cumplimiento de las Leyes y Regulaciones aplicables............15
CAPTULO III.- PROPIEDADES Y CARACTERSICAS DEL CONTROL
INTERNO..............................................................................................................16
3.1 .- Componentes del Control Interno......................................................16
3.1.1.- Ambiente de Control.......................................................................16
3.1.2.- Evaluacin de Riesgos..................................................................17
3.1.3.- Actividades de Control...................................................................20
3.1.4.- Informacin y Comunicacin.........................................................21
3.1.5.- Supervisin y Seguimiento............................................................21
3.2 .- Principios Generales del Control Interno..........................................22

42

3.3 .- Caractersticas de un buen sistema de Control Interno..................24

CAPTULO IV.- CONSIDERACIONES DEL CONTROL INTERNO............26
4.1 .- A nivel de saldo de cuenta individual o tipo de transacciones.......26
4.2 .- Auditora de estados financieros........................................................26
4.2.1.- Objetivo de los Informes Financieros..........................................27
4.3 .- Planificacin de la auditora................................................................27
4.3.1.- Procedimientos para obtener un entendimiento........................28
4.3.2.- Objetivos de las operaciones y del cumplimiento......................28
4.3.3.- Proteccin de activos.....................................................................28
4.3.4.- Limitaciones del control interno de una entidad........................28
4.3.5.- Documentacin del entendimiento...............................................29
4.4 .- Evaluar el riesgo de control.................................................................29
4.4.1.- Documentacin del Nivel determinado de riesgo de control...31
4.4.2.- Evidencia comprobatoria para sustentar el nivel determinado
de riesgo de control....................................................................................32
CAPTULO V.- MODELO COSO......................................................................33
5.1 .- Descripcin COSO................................................................................33
5.2 .- Objetivos del COSO.............................................................................33
5.3 .- COSO I...................................................................................................34
5.4 .- COSO II..................................................................................................34
5.5 .- COSO III.................................................................................................35
CAPTULO VI.- ANLISIS FODA DEL CONTROL INTERNO.....................37
6.1.- Definicin FODA.....................................................................................37
6.2.- Objetivo FODA........................................................................................37
6.3.- FODA referente al control interno........................................................37
6.3.1.- Fortalezas........................................................................................37
6.3.2.- Oportunidades.................................................................................38
6.3.3.- Debilidades......................................................................................38
6.3.4.- Amenazas........................................................................................38
CAPTULO VII.- CONCLUSIONES..................................................................39
CAPTULO VIII.- APLICACIN DEL PROYECTO.........................................41
8.1.- Compras de artculos, bienes y servicios...........................................41
8.1.1.- Cotizaciones....................................................................................41
8.1.2.- rdenes de compra........................................................................42
8.1.3.- Recepcin de Mercancas.............................................................43
8.2.- Polticas y Procedimientos en contratacin de personal.................43
CAPTULO IX.- BIBLIOGRAFA.......................................................................45

42

TABLA DE ILUSTRACIONES

Ilustracin 1. Proceso Control Interno...................................................................11

Ilustracin 2. Clasificacin de control interno.......................................................12
Ilustracin 3. Objetivos del Control Interno..........................................................14
Ilustracin 4. Componentes del Control Interno....................................................16

42

RESUMEN EJECUTIVO
Los ejecutivos principales hacen fuertes exigencias para mejorar
el control de las empresas que dirigen. Los controles internos se implantan para
mantener la compaa en la direccin de sus objetivos de rentabilidad y en la
consecucin de su misin, as como para minimizar las sorpresas en el camino.
Ellos le hacen posible a la administracin negociar en ambientes econmicos y
competitivos

rpidamente

cambiantes,

ajustndose

las

demandas

prioridades de los clientes, y reestructurndose para el crecimiento futuro. Los

controles internos promueven la eficiencia, reducen los riesgos de prdida
de activos, y ayudan a asegurar la confiabilidad de los estados financieros y el
cumplimiento de las leyes y regulaciones.
Puesto que los controles internos sirven a muchos propsitos
importantes, existen crecientes llamadas para mejorar los sistemas de control
interno y los informes sobre ellos. Los controles internos son percibidos cada vez
ms y ms como solucin a una variedad de problemas potenciales.
Es por ello, que en el presente informe de investigacin y aplicacin del
Control Interno, se expone una breve descripcin del tema estudiado, haciendo
referencia a sus componentes, objetivos, clasificacin, entre otros para abundar

42

en las aplicaciones y funciones de este proceso ejercido en una entidad

econmica.
Se dar a conocer la importancia que tiene este proceso en la eficiencia
de las operaciones dentro de la empresa, el cumplimiento de leyes y
regulaciones y, en la confiabilidad de la informacin financiera entregada a travs
de la aplicacin del tema que ser expuesta ms adelante.

CAPTULO I.- INTRODUCCIN

1.1 .- Marco General
La evolucin histrica de las empresas ha tenido remarcada importancia
el hecho de que en el pasado los propietarios de las empresas, eran a su vez los
directivos encargados de la gestin empresarial.
En esas circunstancias el control era ejercido por los mismos propietarios,
quienes ejecutaban las funciones directivas y supervisaban directa y
personalmente el cumplimiento de las normas y directrices establecidas por
ellos, tcita o explcitamente.

Se produca un auto-control de la funcin

directiva.
A medida que aument la complejidad de las empresas se fue
imponiendo una divisin del trabajo que tena por objeto la especializacin que
adecuara los medios necesarios para la consecucin de los fines deseados.
El crecimiento en el volumen e importe de las operaciones, la mayor
dispersin de los activos, en general, la descentralizacin de las actividades
comerciales, han contribuido a un distanciamiento de la Direccin en el control
de las operaciones.

42

Si a esto se aade la modernizacin y mejora producida en los medios de

tratamiento y procesos de datos, al pasar de medios manuales a los modernos
sistemas informticos, en donde diferentes transacciones se procesan al instante
para producir estadsticas, informes, facturaciones, gestin de inventarios,
contabilidad, etc. El mundo empresarial ha cambiado y que este cambio debe ir
acompaado de los medios necesarios para garantizar la buena gestin
empresarial.
Con independencia de los factores endgenos de la empresa, la situacin
econmica del entorno afecta significativamente en aspectos tales como el
adecuado uso de los activos, las polticas de aplicacin y captacin de recursos
financieros, la gestin de las cuentas a cobrar, la rotacin de existencias y las
polticas de aprovisionamientos, las polticas de endeudamiento que dificultan y
agravan la difcil funcin de dirigir.
La evolucin de las empresas, que responden a este incremento de la
complejidad de los negocios con la correspondiente delegacin de facultades,
exige la implantacin de aquellos controles necesarios para conseguir que las
responsabilidades delegadas con los propietarios y directivos se conserven
ntimamente unidas a los mismos.
De esta forma, pese a la complejidad empresarial y pese a la
multiplicidad de los niveles jerrquicos, se puede mantener y orientar las
actuaciones de la empresa en el camino fijado para alcanzar los objetivos
propuestos. Por este motivo las empresas establecen planes de organizacin y
un conjunto de mtodos y procedimientos que aseguren que los activos estn
debidamente protegidos, que los registros contables son fidedignos y que la
actividad de la entidad se desarrolla eficazmente y se cumple segn las
directrices marcadas por la direccin.
Es bueno resaltar, que la empresa que aplique controles internos en
sus operaciones, conducir a conocer la situacin real de las mismas, es por
eso, la importancia de tener una planificacin que sea capaz de verificar que los
controles se cumplan para darle una mejor visin sobre su gestin.

42

De lo anterior se desprende, que todos los departamentos que

conforman una empresa son importantes, pero, existen dependencias que
siempre van a estar en constantes cambios, con la finalidad de afinar su
funcionalidad dentro de la organizacin.
Siendo las cosas as, resulta claro, que dichos cambios se pueden lograr
implementando y adecuando controles internos, los cuales sean capaces de
salvaguardar y preservar los bienes de un departamento o de la empresa.
Dentro de este orden de ideas, (Catcora, 1996:238), expresa que el
control interno: "Es la base sobre el cual descansa la confiabilidad de un sistema
contable, el grado de fortaleza determinar si existe una seguridad razonable de
las operaciones reflejadas en los estados financieros. Una debilidad importante
del control interno, o un sistema de control interno poco confiable, representa un
aspecto negativo dentro del sistema contable".
Podemos afirmar que un departamento, una unidad de negocios, y las
distintas reas deben circunscribirse a un sistema de control interno general de
la empresa para efecto de lograr cumplir los objetivos trazados por la
administracin.
Todo sistema debe tender a salvaguardar los activos y el justo servicio a
los pasivos contrados, por lo tanto, el cumplimiento de normas y procedimientos
que sustentan un sistema de control interno deben ser coherentes en toda la
lnea de flujos de informacin , individual o colectivo de la entidad econmica,
entonces, es muy necesario que la aplicacin de control interno disponga de las
bases evaluativas necesarias en el contexto de eficiencia y eficacia postulado en
la misin y visin de la entidad econmica para el desarrollo de sus actividades
comerciales normales.

1.2 .- Objetivo General

Dentro de la auditoria como concepto de control hemos decidido centrar
nuestro trabajo en el control interno de la empresa, es decir, obtener informacin
analtica de los procedimientos y mtodos utilizados para efectos de
salvaguardar los activos y un adecuado control contable.

42

Para estos efectos nuestra base ser Control Gerencial, Control

Operativo y Control Contable, considerando estos elementos como bases
evaluativas esenciales.

1.3 .- Objetivo Especfico

Necesariamente las empresas requieren procedimientos y mtodos que
evalen los flujos econmicos, para lo cual dirigiremos nuestra atencin dentro
de esos lmites pre-establecidos que nos permitan detectar oportunamente
debilidades y fortalezas de control interno, sus desviaciones y proponer
soluciones, aplicables en el contexto de costos y beneficios.

1.4 .- Alcance del Proyecto

Este proyecto tendr un alcance frente a la visin y misin establecidas
por la empresa, hasta la convergencia en los estados financieros bsicas en sus
aspectos, financieras, econmicas y de gestin.
Adems, este proyecto est sustentado en la base del Control Interno, es
decir, Control Operacional, Control Contable y Control Gerencial, ello dentro del
contexto de los elementos bsicos para comprender este proceso de control, de
acuerdo al lmite de nuestro trabajo analtico.

42

CAPTULO II.- CONCEPTOS Y DEFINICIONES DE CONTROL

INTERNO

2.1 .- Definicin de Control Interno

El Control Interno es un proceso determinado por el directorio de una entidad
econmica, la gerencia y otros miembros del personal, diseado parea entregar
una seguridad razonable respecto al logro de objetivos en las siguientes
categoras:
a) Confiabilidad de la Informacin financiera
b) Efectividad y Eficiencia de las operaciones
c) Cumplimiento de leyes y regulaciones

42

Ilustracin 1. Proceso Control Interno

2.2 .- Clasificacin del Control Interno

En un sentido amplio el Control Interno incluye controles que pueden ser
catalogados como contables o administrativos. La clasificacin entre controles
contables y controles administrativos variara de acuerdo con las circunstancias

42

individuales.

Ilustracin 2. Clasificacin de control interno

2.2.1.- Control Administrativo

Los controles administrativos comprenden el plan de organizacin y
todos los mtodos y procedimientos relacionados principalmente con eficiencia
en operaciones y adhesin a las polticas de la empresa y por lo general solamente tienen relacin indirecta con los registros financieros. Incluyen ms que
todo, controles tales como anlisis estadsticos, estudios de mocin y tiempo,
reportes de operaciones, programas de entrenamientos de personal y controles
de calidad.
En el Control Administrativo se involucran el plan de organizacin y los
procedimientos y registros relativos a los procedimientos decisorios que orientan
la autorizacin de transacciones por parte de la gerencia. Implica todas aquellas
medidas relacionadas con la eficiencia operacional y la observacin de polticas
establecidas en todas las reas de la organizacin.
Ejemplo: Que los trabajadores de la fbrica lleven siempre su placa de
identificacin. Otro control administrativo sera la obligatoriedad de un
examen mdico anual para todos los trabajadores. Estos controles
administrativos

interesan

en

segundo

plano

los

auditores

independientes, pero nada les prohbe realizar una evaluacin de los

42

mismos hasta donde consideren sea necesario para lograr una mejor
opinin.

2.2.2.- Control Contable

Los controles contables comprenden el plan de organizacin y todos los
mtodos y procedimientos relacionados

principal

y directamente a la

salvaguardia de los activos de la empresa y a la confiabilidad de los registros

financieros.
Generalmente incluyen controles tales como el sistema de autorizaciones
y aprobaciones con registros y reportes contables de los deberes de operacin y
custodia de activos y auditora interna.
Ejemplo: La exigencia de una persona cuyas funciones envuelven el
manejo de dinero no deba manejar tambin los registros contables. Otro
caso, el requisito de que los cheques, rdenes de compra y dems
documentos estn pre numerados.

2.3 .- Objetivos del Control Interno

El Control Interno descansa sobre tres objetivos fundamentales. Si se
logra identificar perfectamente cada uno de estos objetivos, se puede afirmar
que se conoce el significado de Control Interno. En otras palabras toda accin,
medida, plan o sistema que emprenda la empresa y que tienda a cumplir
cualquiera de estos objetivos, es una fortaleza de Control Interno.

Ilustracin 3. Objetivos del Control Interno

42

Asimismo, toda accin, medida, plan o sistema que no tenga en cuenta

estos objetivos o los descuide, es una debilidad de Control Interno. Los objetivos
de Control Interno son los siguientes:
2.3.1.- Suficiencia y confiabilidad de la informacin financiera
La contabilidad capta las operaciones, las procesa y produce informacin
financiera necesaria para que los usuarios tomen decisiones. Esta informacin
tendr utilidad si su contenido es confiable y si es presentada a los usuarios con
la debida oportunidad. Ser confiable si la organizacin cuenta con un sistema
que permita su estabilidad, objetividad y verificabilidad.
Si se cuenta con un apropiado sistema de informacin financiera se
ofrecer mayor proteccin a los recursos de la empresa a fin de evitar
sustracciones y dems peligros que puedan amenazarlos.
Ejemplos:

Comparar los registros contables de los activos con los activos existentes
a intervalos razonables.

Utilizacin de Mquinas Registradoras para ingresos

Asegurar apropiadamente los activos de la empresa

Consignar diariamente y en la mismas especies los ingresos

2.3.2.- Efectividad y Eficiencia de las Operaciones

Se debe tener la seguridad de que las actividades se cumplan
cabalmente con un mnimo de esfuerzo y utilizacin de recursos y un mximo de
utilidad de acuerdo con las autorizaciones generales especificadas por la
administracin.
Ejemplo: El establecimiento de un sistema de incentivos a la produccin.
2.3.3.- Cumplimiento de las Leyes y Regulaciones aplicables
Toda accin que se emprenda por parte de la direccin de la
organizacin, debe estar enmarcada dentro las disposiciones legales del pas y
debe obedecer al cumplimiento de toda la normatividad que le sea aplicable al
ente. Este objetivo incluye las polticas que emita la alta administracin, las
cuales deben ser suficientemente conocidas por todos los integrantes de la

42

organizacin para que puedan adherirse a ellas como propias y as lograr el

xito de la misin que sta se propone.

CAPTULO III.- PROPIEDADES Y CARACTERSICAS DEL CONTROL

INTERNO

42

3.1 .- Componentes del Control Interno

Ilustracin 4. Componentes del Control Interno

El control interno est constituido por los siguientes componentes

interrelacionados derivados de la forma de gestionar la organizacin:
3.1.1.- Ambiente de Control
La organizacin debe establecer un entorno que permita el estmulo y
produzca influencia en la actividad del recurso humano respecto al control de
sus actividades. Para que este ambiente de control se genere se requiere de
otros elementos asociados al mismo los cuales son:
3.1.1.1 .- Integridad y valores ticos
Se deben establecer los valores ticos y de conducta que se esperan del
recurso humano al servicio del Ente, durante el desempeo de sus actividades
propias. Los altos ejecutivos deben comunicar y fortalecer los valores ticos y
conductuales con su ejemplo.
3.1.1.2 .- Competencia
Se refiere al conocimiento y habilidad que debe poseer toda persona que
pertenezca a la organizacin, para desempear satisfactoriamente su actividad.

42

3.1.1.3 .- Experiencia de dedicacin de la alta administracin

Es vital que quienes determinan los criterios de control posean gran
experiencia, dedicacin y se comprometan en la toma de las medidas
adecuadas para mantener el ambiente de control.

3.1.1.4 .- Filosofa administrativa y estilo de operacin

Es sumamente importante que se muestre una adecuada actitud hacia
los productos de los sistemas de informacin que conforman la organizacin.
Aqu tienen gran influencia la estructura organizativa, delegacin de autoridad y
responsabilidades y polticas y prcticas del recurso humano.
Es vital la determinacin actividades para el cumplimiento de la misin de
la empresa, la delegacin autoridad en la estructura jerrquica, la determinacin
de las responsabilidades a los funcionarios en forma coordinada para el logro de
los objetivos.
3.1.2.- Evaluacin de Riesgos
Los factores que pueden incidir interfiriendo el cumplimiento de los
objetivos propuestos por el sistema (organizacin), se denominan riesgos. Estos
pueden provenir del medio ambiente de la organizacin misma. Se debe
entonces establecer un proceso amplio que identifique y analice las
interrelaciones relevantes de todas las reas de la organizacin y de estas con el
medio circundante, para as determinar los riesgos posibles.
Toda organizacin se encuentra sumergida en un medio ambiente
cambiante y turbulento muchas veces hostil, por lo tanto es de vital de
importancia la identificacin y anlisis de los riesgos de importancia para la
misma, de tal manera que los mismos puedan ser manejados.
La organizacin al establecer su misin y sus objetivos debe identificar y
analizar los factores de riesgo que puedan amenazar el cumplimiento de los
mismos.

La

evaluacin

de

riesgos

sobresalientes:

42

presenta

los

siguientes

aspectos

3.1.2.1 .- Objetivos
Todos los recursos y los esfuerzos de la organizacin estn orientados
por los objetivos que persigue la misma. Al determinarse los objetivos es crucial
la identificacin de los factores que pueden evitar su logro. La administracin
debe establecer criterios de medicin de estos riesgos para prevenir su
ocurrencia futuro y as asegurar el cumplimiento de los objetivos previstos. Las
categoras de los objetivos se relacionan directamente con los objetivos del
control interno planteados anteriormente:
1.- Objetivos de Informacin Financiera: son aquellos relacionados con la
obtencin de informacin financiera suficiente y confiable.
2.-Objetivos de Operacin: son los que pretenden lograr efectividad y
eficiencia de las operaciones.
3.-Objetivos de Cumplimiento: son los que se orientan a la adhesin a
las leyes, reglamentos y polticas emitidas por la administracin.

3.1.2.2 .- Anlisis de riesgos y su proceso

Los aspectos importantes a incluir son entre otros:
-

Estimacin de la importancia del riesgo y sus efectos

Evaluacin de la probabilidad de ocurrencia

Establecimiento de acciones y controles necesarios

Evaluacin peridica del proceso anterior

3.1.2.3 .- Manejo de cambios

Tiene relacin con la identificacin de los cambios que puedan tener
influencia en la efectividad de los controles internos ya establecidos. Todo
control diseado para una situacin especfica puede ser inoperante cuando las
circunstancias se modifican. Este elemento tiene estrecha relacin con el
proceso de anlisis de riesgos, pues el cambio en s implica un factor que puede
incidir en el xito de los objetivos.

42

Adems de los factores que puedan impedir el cumplimiento de los

objetivos del sistema organizacional, se debe tener en cuenta el riesgo de
auditora, que consiste en que el auditor no detecte un error de importancia
relativa que pueda existir en el sistema examinado. El riesgo de auditora puede
consistir en riesgo inherente, riesgo de control, y el riesgo de deteccin.

1.- Riesgo de auditora: significa el riesgo de que el auditor de una opinin

de auditora inapropiada cuando los estados financieros estn elaborados
en forma errnea de una manera importante. El riesgo de auditora tiene
tres componentes: riesgo inherente, riesgo de control y riesgo de
deteccin.
2.- Riesgo inherente: es la susceptibilidad del saldo de una cuenta o clase
de transacciones a una representacin errnea que pudiera ser de
importancia relativa, individualmente o cuando se agrega con
representaciones errneas en otras cuentas o clases, asumiendo que no
hubo controles internos relacionados.
3.- Riesgo de control: es el riesgo de que una representacin errnea que
pudiera ocurrir en el saldo de cuenta o clase de transacciones y que
pudiera ser de importancia relativa individualmente o cuando se agrega
con representaciones errneas en otros saldos o clases, no sea
prevenido o detectado y corregido con oportunidad por los sistemas de
contabilidad y de control interno.
4.- Riesgo de deteccin: es el riesgo de que los procedimientos
sustantivos de un auditor o detecten una representacin errnea que
existe en un saldo de una cuenta o clase de transacciones que podra ser
se importancia relativa, individualmente o cuando se agrega con
representaciones errneas en otros saldos o clases.
3.1.3.- Actividades de Control
Las actividades de una organizacin se manifiestan en las polticas,
sistemas y procedimientos, siendo realizadas por el recurso humano que integra
la entidad.

42

Todas aquellas actividades que se orienten hacia la identificacin y

anlisis de los riesgos reales o potenciales que amenacen la misin y los
objetivos y en beneficio de la proteccin de los recursos propios o de los terceros
en poder de la organizacin, son actividades de control. Estas pueden ser
aprobacin, autorizacin, verificacin, inspeccin, revisin de indicadores de
gestin, salvaguarda de recursos, segregacin de funciones, supervisin y
entrenamiento adecuado.

3.1.4.- Informacin y Comunicacin

La capacidad gerencial de una organizacin est dada en funcin de la
obtencin y uso de una informacin adecuada y oportuna. La entidad debe
contar con sistemas de informacin eficientes orientados a producir informes
sobre la gestin, la realidad financiera y el cumplimiento de la normatividad para
as lograr su manejo y control.
Los datos pertinentes a cada sistema de informacin no solamente deben
ser identificados, capturados y procesados, sino que este producto debe ser
comunicado al recurso humano en forma oportuna para que as pueda participar
en el sistema de control.
La informacin por lo tanto debe poseer unos adecuados canales de
comunicacin que permitan conocer a cada uno de los integrantes de la
organizacin sus responsabilidades sobre el control de sus actividades. Tambin
son necesarios canales de comunicacin externa que proporcionen informacin
a los terceros interesados en la entidad y a los organismos estatales.
3.1.5.- Supervisin y Seguimiento
Planeado e implementado un sistema de Control Interno, se debe vigilar
constantemente para observar los resultados obtenidos por el mismo.
Todo sistema de Control Interno por perfecto que parezca, es susceptible
de deteriorarse por mltiples circunstancias y tiende con el tiempo a perder su
efectividad. Por esto debe ejercerse sobre el mismo una supervisin permanente
para producir los ajustes que se requieran de acuerdo a las circunstancias
cambiantes del entorno.

42

La Administracin tiene la responsabilidad de desarrollar, instalar y

supervisar un adecuado sistema de control interno. Cualquier sistema aunque
sea fundamentalmente adecuado, puede deteriorarse si no se revisa
peridicamente.
Corresponde a la administracin la revisin y evaluacin sistemtica de
los componentes y elementos que forman parte de los sistemas de control. La
evaluacin busca identificar las debilidades del control, as como los controles
insuficientes o inoperantes para robustecerlos, eliminarlos o implantar nuevos.
La evaluacin puede ser realizada por las personas que diariamente
efectan las actividades, por personal ajeno a la ejecucin de actividades y
combinando estas dos formas.
El sistema de control interno debe estar bajo continua supervisin para
determinar si:
Las polticas descritas estn siendo interpretadas apropiadamente y si se
llevan a cabo.
Los cambios en las condiciones de operacin no han hecho estos
procedimientos obsoletos o inadecuados y,
Es necesario tomar oportunamente efectivas medidas de correccin cuando
sucedan tropiezos en el sistema. El personal de Auditora interna es un
factor importante en el sistema de control interno ya que provee los medios
de revisin interna de la efectividad y adherencia a los procedimientos
prescritos.
El papel de supervisor del control interno corresponde normalmente al
Departamento de Auditora Interna, pero el Auditor Independiente al evaluarlo
peridicamente contribuye tambin a su supervisin.

42

3.2 .- Principios Generales del Control Interno

El control interno es un medio no un fin en s mismo, es un proceso
desarrollado por el personal de la organizacin y no puede ser considerado
infalible, ofreciendo solamente una seguridad razonable. Por lo tanto, no es
posible establecer una receta universal de control interno que sea aplicable a
todas las organizaciones existentes. Sin embargo, es posible establecer algunos
principios de control interno generales as:
- Deben fijarse claramente las responsabilidades. Si no existe delimitacin el
control ser ineficiente.
- La contabilidad y las operaciones deben estar separados. No se puede ocupar
un punto control de contabilidad y un punto control de operaciones.
- Deben utilizarse todas las pruebas existentes, para comprobar la exactitud,
tener la seguridad de que las operaciones se llevan correctamente.
- Ninguna persona individual debe tener a su cargo completamente una
transaccin comercial.

Una persona puede cometer errores, es posible

detectarlos si el manejo de una transaccin est dividido en dos o ms personas.

- Debe seleccionarse y entrenarse cuidadosamente el personal de empleados.
Un buen entrenamiento da como resultado ms rendimiento, reduce costos y los
empleados son ms activos.
- Si es posible se deben rotar los empleados asignados a cada trabajo, debe
imponerse la obligacin de disfrutar vacaciones entre las personas de
confianza. La rotacin evita la oportunidad de fraude.
- Las instrucciones de cada cargo deben estar por escrito. Los manuales de
funciones cuidan errores.
- Los empleados deben tener pliza de fianza. La fianza evita posibles prdidas
a la empresa por robo.
- No deben exagerarse las ventajas de proteccin que presta el sistema de
contabilidad de partida doble. Tambin se cometen errores.

42

- Deben hacerse uso de las cuentas de control con la mayor amplitud posible ya
que prueban la exactitud entre los saldos de las cuentas.
- Debe hacerse uso del equipo mecnico o automtico siempre que esto sea
factible.
Es importante tener en cuenta que estos procedimientos, acciones o
controle son ejecutados por personas, lo que hace que no funcionen solos y su
eficacia est unida o debe complementarse con:
La integridad y responsabilidad de las personas que trabajan y apoyan la
organizacin.
La buena comunicacin y respeto entre todo el personal. Un constante
compromiso, atencin y disciplina por parte de la Junta Coordinadora,
administrativos y comits.
La confianza que se tenga en las personas.
3.3 .- Caractersticas de un buen sistema de Control Interno
a) Debe ser objetivo, es decir, debe basarse en hechos y datos reales, no
en suposiciones o rumores.
b) Debe ser econmico, no debe resultar ms costoso el control que el
mismo proceso o actividad, de ser as no habra beneficio.
c) Debe efectuarse a tiempo, el control debe ser oportuno, que permita
hacer correcciones a tiempo y evitar errores.
d) Debe ser impersonal, no se puede ser juez y parte, realizar las
actividades y a su vez hacer el control, debe existir un mnimo de
segregacin de funciones.
e) Debe ser claro y preciso, no debe prestarse a dobles interpretaciones.

Para tener en cuenta:

El control solo disminuye los riesgos, NO los elimina.

El control no debe ser POLICIVO, no puede volverse un obstculo ni

generar conflicto

El control NO asegura el xito de la Organizacin

42

El control NO debe centrarse en quien maneja el DINERO, existen otros

aspectos a controlar.

Las personas que apoyan el control deben tener un amplio y claro

conocimiento de la organizacin y de sus objetivos.

Debe evaluarse peridicamente, producir informacin til y generar

cambios.

Cada organizacin debe identificar las dificultades principales e

implementar sus propios controles de acuerdo a las necesidades y
recursos existentes.

Ninguna organizacin tendr los mismos controles, estos varan en el

tiempo de acuerdo a las actividades, al tamao, a los riesgos internos y
externos y a la gente que trabaja y apoya cada organizacin. Por ello los
controles deben ser definidos por las personas que hacen parte de la
organizacin para lo cual se recomienda:

1.- Identificar las dificultades

2.- los efectos y riesgos de estas dificultades
3.- Las posibles soluciones
4.- Los responsables

42

CAPTULO IV.- CONSIDERACIONES DEL CONTROL INTERNO

4.1 .- A nivel de saldo de cuenta individual o tipo de transacciones
El auditor reconoce

que

hay

una

relacin

inversa

entre

las

consideraciones de riesgo de auditora y de importancia relativa.

El riesgo que un saldo de cuenta o un tipo de transaccin, pueda
estar mal expresado en un monto extremadamente grande, podra ser muy
bajo, pero el riesgo que pudiere quedar mal expresado en un monto
extremadamente bajo, podra ser muy alto.
Al determinar la naturaleza, la oportunidad y el alcance de los
procedimientos de auditora a aplicar a un saldo de cuenta o tipo de
transaccin, el

auditor

debe disear procedimientos para

obtener un

razonable grado de seguridad de descubrir los errores que cree, basado

en su

juicio preliminar sobre la

importancia

relativa,

podran ser

importantes, cuando se asumen con errores existentes en otros saldos de

cuenta o tipo de transaccin, en los EE.FF. considerados en conjunto.

4.2 .- Auditora de estados financieros

En todas las auditoras, el auditor debiera adquirir un entendimiento
suficiente del control interno para planificar la auditora. Para esto debera
realizar procedimientos para comprender el diseo de los controles relevantes
para una auditora de estados financieros y si dichos controles han sido puestos
en operacin.

42

Despus de adquirir dicho entendimiento, el auditor determina el riesgo

de control para las afirmaciones incluidas en el saldo de una cuenta, tipo de
transaccin o revelaciones en los estados financieros.
El auditor utiliza los conocimientos derivados de su entendimiento del
control interno y del nivel determinado de riesgo de control para determinar la
naturaleza, oportunidad y alcance de las pruebas sustantivas para las
afirmaciones en los estados financieros.
4.2.1.- Objetivo de los Informes Financieros
Hay una relacin directa entre objetivos, que son los que una entidad
se esfuerza por lograr y los componentes, que representan lo que se
necesita para alcanzar los objetivos.
Aunque el control interno de una entidad se refiere a objetivos de
confiabilidad de la informacin financiera, efectividad y eficiencia de las
operaciones y cumplimiento de leyes y regulaciones, no todos estos
objetivos y controles relacionados son relevantes para una auditora de los
estados financieros de la entidad.
Los controles

que

son

relevantes

para

una auditora

estn

relacionados con el objetivo de la entidad de preparar estados financieros

para propsitos externos, y que dichos estados financieros sean presentados
razonable

de

acuerdo

con

principios

de

contabilidad

generalmente

aceptados.

4.3 .- Planificacin de la auditora

Al planificar la auditora, el auditor debera obtener un entendimiento
suficiente de cada uno de los cinco componentes del control interno, mediante la
realizacin de procedimientos destinados a entender el diseo de los controles
relevantes para una auditora de estados financieros, y para determinar si ellos
estn en operacin.
Al planificar la auditora, dicho conocimiento debera ser usado para:
-

Identificar los tipos de errores potenciales

42

Considerar los factores que afectan el riesgo de errores significativos

Disear pruebas sustantivas.

La naturaleza, oportunidad y alcance de los procedimientos que el

auditor efecta para obtener un entendimiento varan dependiendo de; tamao

de la entidad, organizacin y caractersticas de propiedad de la entidad,
naturaleza del negocio, diversidad y complejidad de las operaciones de la
entidad, mtodos empleados por la entidad para transmitir, procesar, mantener
informacin, y requisitos legales y regulaciones aplicables.
4.3.1.- Procedimientos para obtener un entendimiento
Para obtener un entendimiento de los controles que son relevantes para
la planificacin de la auditora, el auditor debera efectuar procedimientos

que

le proporcionen los conocimientos suficientes sobre el diseo de las polticas,

los procedimientos y los registros de cada

uno de

los 5 componentes

del

control interno y si estn operando.

4.3.2.- Objetivos de las operaciones y del cumplimiento

Una entidad tiene controles relacionados con objetivos que no son
relevantes para una auditora y por lo mismo no necesitan ser considerados.
Por ejemplo, controles relativos al cumplimiento con regulaciones sobre
salud y seguridad o concernientes a la eficacia y eficiencia de ciertos procesos
de toma de decisiones, aunque son importantes para la entidad, generalmente
no se relacionan con la auditora de estados financieros.

4.3.3.- Proteccin de activos

El control interno sobre la proteccin de activos para evitar adquisiciones,
uso o enajenaciones no autorizadas puede incluir controles relacionados con
informes financieros y objetivos de operaciones.
Al obtener un entendimiento de cada uno de los componentes del
control interno para planificar la auditora, la consideracin del auditor de los
controles de proteccin de limita generalmente a aquellos relativos a la
confiabilidad de la informacin financiera.

42

4.3.4.- Limitaciones del control interno de una entidad

El control interno, por muy bien diseado que est y por muy bien que
opere, slo puede entregar una seguridad razonable a la administracin con
respecto al logro de los objetivos de control de una entidad.
Un factor limitante es que el costo del control interno no debera exceder
los beneficios que se espera obtener. La costumbre, la cultura y el sistema de
directrices corporativas pueden inhibir

irregularidades de parte de la

administracin.
La efectividad del control interno podra verse afectada adversamente por
factores tales como un cambio en la propiedad o control, cambios en la
administracin, en el personal, o hechos acontecidos en el mercado o la
industria en que opera la entidad.
Este conocimiento se obtiene a travs de:
a) Indagaciones con el personal gerencial, supervisores o administrativos,
b) Inspeccin de los documentos y registro de la entidad,
c) Observacin de las actividades y operaciones de la entidad.

4.3.5.- Documentacin del entendimiento

El auditor debera documentar el entendimiento obtenido de los
componentes del control interno para planificar la auditora.
La documentacin del entendimiento del control interno de una entidad
grande y compleja puede incluir diagramas de flujo, cuestionarios o tablas de
decisiones. Para una entidad pequea la documentacin en forma de
memorndum podra ser suficiente.

4.4 .- Evaluar el riesgo de control

La evidencia comprobatoria establece que la mayor parte del trabajo del
auditor independiente, para

formarse

una

opinin

sobre

los estados

financieros, consiste en obtener y evaluar evidencia relativa a las afirmaciones

contenidas en los estados financieros.

42

Estas afirmaciones estn incorporadas en los saldos de cuentas, tipo de

transacciones y revelaciones de los estados financieros, y se clasifican segn las
siguientes categoras generales:
Estas afirmaciones estn incorporadas en los saldos de cuentas, tipo de
transacciones y revelaciones de los estados financieros, y se clasifican segn las
siguientes categoras generales:
-Existencia u ocurrencia
-Integridad (que no carece de ninguna de sus partes)
-Derechos y obligaciones
-Valuacin o asignacin Presentacin y revelacin
La determinacin del riesgo de control es el proceso de evaluar la
efectividad del control interno de una entidad para evitar o detectar errores
significativos en los estados financieros.
Despus de obtener el entendimiento del control interno, el auditor podra
determinar el riesgo de control a nivel mximo, para algunas o todas las
afirmaciones,

porque

estima

que

los

controles probablemente no sean

apropiados para una afirmacin, no sean efectivos, o porque resultara

ineficiente evaluar su efectividad.
Determinar el riesgo de control por debajo del nivel mximo implica:
* Identificar los controles relacionados con afirmaciones especficas, que
probablemente eviten o detecten errores significativos en esas afirmaciones.
*Realizar pruebas de los controles para evaluar la efectividad de stos.
Al identificar los controles relevantes a afirmaciones especficas de los
estados financieros, el auditor debera considerar que puede tener un efecto que
se extienda sobre muchas afirmaciones o un efecto especfico sobre una
afirmacin individual, dependiendo de la naturaleza de los componentes de
control interno en particular.

42

Los procedimientos que estn dirigidos tanto a la efectividad del diseo

como a la operacin de los controles se denominan Pruebas de Controles.
La conclusin a que se llega como resultado de la determinacin del
riesgo de control, se denomina "Nivel determinado del Riesgo de Control".
El auditor utiliza el nivel determinado de riesgo de control (junto con el
nivel determinado de riesgo inherente) para determinar el nivel aceptable de
riesgo de deteccin para las afirmaciones de los estados financieros.
Se utiliza el nivel de riesgo de deteccin aceptable para determinar la
naturaleza, oportunidad y alcance de los procedimientos de auditora que se
utilizarn para detectar los errores significativos en las afirmaciones de los
estados financieros
Los procedimientos de auditora diseados para detectar tales errores
se denominan Pruebas Sustantivas. Conforme disminuye el nivel aceptable de
riesgo de deteccin, deber aumentar la seguridad proporcionada por las
pruebas sustantivas.
El auditor puede adoptar una o ms de las siguientes medidas:
- Cambiar la naturaleza de las pruebas sustantivas desde una menos efectiva a
una ms efectiva, tal como utilizar pruebas dirigidas a entes independientes
ajenos a la entidad, en lugar de pruebas dirigidas a entes o documentacin
dentro de la entidad.
- Cambiar la oportunidad de las pruebas sustantivas. Como ejemplo, efectuarlas
al cierre del ao, en lugar de una fecha interna.
- Cambiar el alcance de las pruebas sustantivas. Por ejemplo, usar un tamao
de muestra ms grande.

42

4.4.1.- Documentacin del Nivel determinado de riesgo de control

La documentacin de las conclusiones del nivel determinado de riesgo de
control, pueden diferir en relacin a diversos saldos de cuentas o tipos de
transacciones.
Para aquellas afirmaciones de los estados financieros donde el riesgo de
control se determina al nivel mximo, el auditor debera documentar su
conclusin de que el riesgo de control se encuentra al nivel mximo.

4.4.2.- Evidencia comprobatoria para sustentar el nivel determinado de

riesgo de control
Cuando el auditor determina el riesgo de control por debajo del nivel
mximo, debera obtener la evidencia comprobatoria suficiente para sustentar
ese nivel. La evidencia comprobatoria que es suficiente para sustentar un riesgo
de control, es materia de criterio de auditora.

42

CAPTULO V.- MODELO COSO

5.1 .- Descripcin COSO
En 1992, COSO public el Sistema Integrado de Control Interno, un
informe que establece una definicin comn de control interno y proporciona un
estndar mediante el cual las organizaciones pueden evaluar y mejorar sus
sistemas de control.
COSO (Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway) es una
Comisin voluntaria constituida por representantes de cinco organizaciones del
sector privado en EEUU, para proporcionar liderazgo intelectual frente a tres
temas interrelacionados: la gestin del riesgo empresarial (ERM), el control
interno, y la disuasin del fraude. Las organizaciones son:

La Asociacin Americana de Contabilidad (AAA)

El Instituto Americano de Contadores Pblicos Certificados (AICPA)

Ejecutivos de Finanzas Internacional (FEI), el Instituto de Auditores

Internos (IIA)

La Asociacin Nacional de Contadores (ahora el Instituto de Contadores

Administrativos [AMI]).
Desde su fundacin en 1985 en EEUU, promovida por las malas

prcticas empresariales y los aos de crisis anteriores, COSO estudia los

factores que pueden dar lugar a informacin financiera fraudulenta y elabora
textos y recomendaciones para todo tipo de organizaciones y entidades
reguladoras como el SEC (Agencia Federal de Supervisin de Mercados
Financieros) y otros.
5.2 .- Objetivos del COSO

Mejorar la calidad de la informacin financiera concentrndose en el

manejo corporativo, las normas ticas y el control interno.

42

Unificar criterios ante la existencia de una importante variedad de

interpretaciones y conceptos sobre el control interno.

5.3 .- COSO I
En 1992 la comisin public el primer informe Internal Control Integrated Framework denominado COSO I con el objeto de ayudar a las
entidades a evaluar y mejorar sus sistemas de control interno, facilitando un
modelo en base al cual pudieran valorar sus sistemas de control interno y
generando una definicin comn de control interno.
Segn COSO el Control Interno es un proceso llevado a cabo por la
direccin y el resto del personal de una entidad, diseado con el objeto de
proporcionar un grado de seguridad razonable en cuanto a la consecucin de
objetivos dentro de las siguientes categoras:

Eficacia y eficiencia de las operaciones

Confiabilidad de la informacin financiera

Cumplimiento de las leyes, reglamentos y normas que sean aplicables

La estructura del estndar se divida en cinco componentes:

1. Ambiente de Control
2. Evaluacin de riesgos
3. Actividades de control
4. Informacin y comunicacin
5. Supervisin

5.4 .- COSO II
En 2004, se public el estndar Enterprise Risk Management Integrated Framework (COSO II) Marco integrado de Gestin de Riesgos que
ampla el concepto de control interno a la gestin de riesgos implicando
necesariamente a todo el personal, incluidos los directores y administradores.
COSO II (ERM) ampla la estructura de COSO I a ocho componentes:

42

1. Ambiente de control: son los valores y filosofa de la organizacin, influye

en la visin de los trabajadores ante los riesgos y las actividades de
control de los mismos.
2. Establecimiento de objetivos: estratgicos, operativos, de informacin y
de cumplimientos.
3. Identificacin de eventos, que pueden tener impacto en el cumplimiento
de objetivos.
4. Evaluacin de Riesgos: identificacin y anlisis de los riesgos relevantes
para la consecucin de los objetivos.
5. Respuesta a los riesgos: determinacin de acciones frente a los riesgos.
6. Actividades de control: Polticas y procedimientos que aseguran que se
llevan a cabo acciones contra los riesgos.
7. Informacin y comunicacin: eficaz en contenido y tiempo, para permitir a
los trabajadores cumplir con sus responsabilidades.
8. Supervisin: para realizar el seguimiento de las actividades.
5.5 .- COSO III
En mayo de 2013 se ha publicado la tercera versin COSO III. Las
novedades que introducir este Marco Integrado de Gestin de Riesgos son:

Mejora de la agilidad de los sistemas de gestin de riesgos para

adaptarse a los entornos

Mayor confianza en la eliminacin de riesgos y consecucin de objetivos

Mayor claridad en cuanto a la informacin y comunicacin.

Algunos de los beneficios de utilizar el estndar COSO en las

organizaciones son:

Promueve la gestin de riesgos en todos los niveles de la organizacin y

establece directrices para la toma de decisiones de los directivos para el
control de los riesgos y la asignacin de responsabilidades.

42

Ayuda a la integracin de los sistemas de gestin de riesgos con otros

sistemas que la organizacin tenga implantados

Ayuda a la optimizacin de recursos en trminos de rentabilidad

Mejora la comunicacin en la organizacin

Mejora el control interno de la organizacin

42

CAPTULO VI.- ANLISIS FODA DEL CONTROL INTERNO

6.1.- Definicin FODA

La sigla FODA, es un acrstico de Fortalezas (factores crticos positivos
con los que se cuenta), Oportunidades, (aspectos positivos que podemos
aprovechar utilizando nuestras fortalezas), Debilidades, (factores crticos
negativos que se deben eliminar o reducir) y Amenazas, (aspectos negativos
externos que podran obstaculizar el logro de nuestros objetivos).
6.2.- Objetivo FODA
La matriz FODA es una herramienta de anlisis que puede ser aplicada a
cualquier situacin, individuo, producto, empresa, etc., que est actuando como
objeto de estudio en un momento determinado del tiempo.
Es como si se tomara una radiografa de una situacin puntual de lo
particular que se est estudiando. Las variables analizadas y lo que ellas
representan en la matriz son particulares de ese momento. Luego de analizarlas,
se debern tomar decisiones estratgicas para mejorar la situacin actual en el
futuro.
El anlisis FODA es una herramienta que permite conformar un cuadro de
la situacin actual del objeto de estudio (persona, empresa u organizacin, etc.)
permitiendo de esta manera obtener un diagnstico preciso que permite, en
funcin de ello, tomar decisiones acordes con los objetivos y polticas
formulados.
6.3.- FODA referente al control interno
6.3.1.- Fortalezas
Se tienen definidas polticas para el registro de la informacin, as como
de los flujos proveedores hacia el proceso contable.
Se cuenta con personal idneo dentro del rea contable de la entidad
compuesto por un grupo de contadores.
La informacin contable registrada cuenta con su respectivo documento,
fuente y soporte. La informacin contable se mantiene actualizada acorde
con los requerimientos del plan general de contabilidad pblica.

42

 Se efectan conciliaciones bancarias de manera peridica.

Se tiene responsable de verificacin y conciliacin de la informacin que
surte cada una de las reas al proceso contable.
Se elabora e informa dentro de los plazos la informacin contable a los
organismos de control.
6.3.2.- Oportunidades

El estudio es detallado de cada operacin con lo que se obtiene un

mejor conocimiento de la empresa.
Se obliga al contador pblico a realizar un esfuerzo mental, que
acostumbra al anlisis y escrutinio de las situaciones establecidas.
6.3.3.- Debilidades
Se generan procesos por la mala entrega por parte de los procesos
proveedores de la informacin hacia contabilidad.
No se publica la informacin contable de manera mensual para que
pueda ser consultada. Sin embargo, s se hace de manera anual.
6.3.4.- Amenazas

Incremento o cambio en riesgos emergentes

Falta conocimientos iniciativas gerenciales.
Competencias directas en Cobit y Nagas.
Disminucin cooperacin de la gerencia.

CAPTULO VII.- CONCLUSIONES

El sistema de control interno de las empresas enmarcadas en los
sectores privados, pblicos y sociales, satisfacen la funcin de control y de

42

informacin, por lo que se deben mantener constantemente actualizados los

sistemas de contabilidad, tesorera, comercializacin, nmina, produccin etc.
Dichos sistemas son alimentados de las operaciones econmico administrativos y financieras que realizan las empresas y que al ser procedas
proporcionan

informacin

econmica,

administrativa

financiera,

que

constituyen el sustento para la toma de decisiones.

Ante esta situacin surge la auditora de estados financieros como
actividad profesional prioritaria de las empresas, con funciones y objetivos claros
y definidos que entre otras es la de efectuar revisiones y evaluaciones para
detectar aquellos puntos dbiles de control interno y as proceder a recomendar
las mejoras necesarias y, por consiguiente, sigan proporcionando informacin
oportuna, correcta y confiable; garanticen la proteccin de los recursos y se
promueva la eficiencia de operacin y se cumplan las polticas de la
organizacin.
Antes de realizar el estudio y evaluacin del o los sistemas de CI en la
empresa, se deben considerar aspectos tales como: tamao, caractersticas en
la que opera, ya sea industrial, comercial o servicios, su organizacin, sus
sistemas y tcnicas de control, problemas especficos y requisitos legales
aplicables.
Otro factor que no se debe perder de vista son los factores externos, ya
que estos, afectan de manera considerable el comportamiento interno de la
empresa. Esto se aprecia porque el tamao de la empresa influir para ver
cules son las debilidades y fortalezas en el exterior y las medidas de control
que se tomaran para obtener un buen resultado, el tipo de actividad que tiene y
como est incursionando en el mercado; que impacto tienen los aspectos
econmicos de que es parte el pas, tambin se tomar en cuenta como est
estructurada la entidad y el sistema de contabilidad que fue implementado,
verificando la oportunidad de la informacin en su emisin para la toma de
decisiones en tiempo reflejado en buenas inversiones.
Cabe mencionar que un control interno con xito en una empresa, no
significa que se obtendr resultados satisfactorios en otras, ya que se tomarn
en cuanta las variables mencionadas anteriormente. No existe una frmula

42

adecuada para establecer un CI exitoso, eso depender mayormente de las

personas que lo ejecutan y evalan.
Es recomendable que toda empresa defina las polticas, mtodos y
procedimientos (control interno) que ayuden a establecer las acciones que
permitan crear mecanismos de prevencin o correccin (procedimientos de
control) y una correcta evaluacin del CI, con la finalidad de buscar la mejora
continua en las reas administrativas y contables de la empresa para que la
informacin sea veraz y oportuna en todos los aspectos.

CAPTULO VIII.- APLICACIN DEL PROYECTO

8.1.- Compras de artculos, bienes y servicios
1. Los bienes y servicios a comprar debern estar incluidos en el
presupuesto aprobado de la institucin.

42

2. Los bienes y servicios a comprar, que no estn incluidos en el

presupuesto, debern cumplir con las exigencias establecidas para estos
casos por las diferentes agencias.
3. Las compras de artculos, bienes y servicios, sern realizadas, previo
anlisis de la administracin con la aprobacin de la Direccin Ejecutiva.
8.1.1.- Cotizaciones
1. El Formulario de Requisicin de Compras deber ser llenado y
enviado por el departamento solicitante a la administracin, quien
controla el presupuesto de compras y solicita cotizaciones.
2. El Formulario de Requisicin de Compras deber contener la
descripcin y las especificaciones claras de los materiales, productos
y servicios a ser adquiridos.
3. El Formulario de Requisicin de Compras deber especificar a qu
rengln del presupuesto se har el cargo correspondiente.
4. Se deben solicitar Cotizaciones a los proveedores para obtener
mejores condiciones en el mercado en cuanto a precios, calidad y
servicios.
5. Las Cotizaciones debern contener descripciones iguales a las
especificaciones requeridas en el Formulario de Requisicin para los
artculos que se desean comprar.
6. Las Cotizaciones deben contener precios firmes y fechas posibles de
entrega.
7. Las Cotizaciones pueden provisionalmente recibirse por fax y en el
expediente final deben presentarse por escrito, en original y sin
tachaduras.
8. Las Cotizaciones sern objeto por el Director Ejecutivo y de
Administracin.

42

8.1.2.- rdenes de compra

1. Las rdenes de Compra sern con numeracin consecutiva preimpresa.
2. Las rdenes de Compra sern preparadas por una persona
diferente a la que aprueba y a la que realiza los registros
contables.
3. Las rdenes de Compra sern distribuidas (Original para el
Proveedor, Copia para la Encargada de Servicios Administrativos /
Anexar a la Factura de Pago al Proveedor y, Copia para el
Cronolgico de Contabilidad / para el Registro Contable.
4. Las Requisiciones y rdenes de Compra daadas o anuladas
sern selladas como Cancelada, devolvindose el original y las
copias a Contabilidad para ser archivadas.
5. Los criterios para la adjudicacin de las rdenes de Compra, se
fundamentarn principalmente en la calidad, precios, descuentos,
transporte y entrega oportuna.
6. Para seleccionar la firma ganadora, se utilizar un formulario de
comparacin de cotizaciones que incluya especificacin, precio y
tiempo de entrega, as como otros criterios que se consideren
necesarios.
7. En el caso de que no se lleve a cabo el procedimiento de
cotizaciones, la Encargada de Servicios Administrativos preparar
un memorndum de justificacin que quedar en archivo. (Por
ejemplo, en el caso de suplidor exclusivo).
8. El memorndum estar basado en los siguientes criterios:
(Distribuidores exclusivos y Extensin de un contrato existente).
9. Bajo ningn concepto deber destruirse una Orden de Compra.
10. Se mantendr un registro y archivo por cada Orden de Compra
emitida, que contendr todo lo relativo a la solicitud de compra.

42

11. La administracin ser la responsable de preparar las rdenes de

Compras Pre numeradas.

8.1.3.- Recepcin de Mercancas

1. La Mercanca deber ser recibida por la Encargada de Servicios
Administrativos quien se asegurar de que la mercanca recibida
est de acuerdo con la Orden de Compra y sus especificaciones.
2. La Encargada de Servicios Administrativos proceder a firmar el
Conduce o Factura como prueba de haber recibido conforme la
Mercanca.
3. La Mercanca recibida ser entregada bajo firma del Conduce o
Factura al departamento que la solicita. Nota: Deber informarse
a Contabilidad de la recepcin del Activo Fijo para su registro y
numeracin antes de ser distribuido.
4. La Encargada de Servicios Administrativos anexar el Conduce o
Factura a la Orden de Compra para su pago siguiendo el
procedimiento de solicitud de cheque.
5. Los Activos Fijos Comprados debern ser incluidos en el Seguro
contra todo riesgo. Los Activos de montos menores se incluirn al
realizar la revisin peridica de la cobertura del seguro. Los
activos de alta cuanta como la adquisicin de vehculos se
asegurarn al momento de su adquisicin.
8.2.- Polticas y Procedimientos en contratacin de personal

1. El Director General o Gerente General del rea que requerir la

contratacin de personal, deber solicitarlo por escrito a la
gerencia de administracin, indicando el nombre de departamento
o rea que desea ocupar.

42

2. La Subgerencia de Personal revisar si cuenta con candidatos en

la bolsa de trabajo que al efecto integra la solicitud de empleo que
haya recibido. En caso de no contar con candidatos, se publicar
un anuncio en los diarios, pgina web, etc. para reclutar
candidatos. Recibe el Curriculum Vitae de interesados a ocupar el
puesto vacante.
3. La Subgerencia de Personal requisitar la cdula de evaluacin
para el personal de nuevo ingreso, del candidato a ocupar, una
plaza vacante, aplicara el examen Psicomtrico correspondiente y
har entrega al candidato de la relacin de documentacin a
entregar.
4. El titular del rea de la plaza vacante deber evaluar al candidato
a ocuparla, verificando al perfil del puesto y firmando, en su caso,
da visto bueno en la cdula de evaluacin.
5. El Director General o Gerente General de Administracin y
Finanzas autorizarn la contratacin del personal, mediante su
firma en la cdula de evaluacin.
6. El Gerente de Administracin remite la cdula de evaluacin al
Subgerente de personal e instruye para que se realicen los
trmites de contratacin.
7. La Subgerencia de Personal gua instrucciones al coordinador de
Administracin de Personal y al coordinador de registro y nmina,
para que en el mbito de su competencia se realice al alta del
personal contratado.
8. El coordinador de Administracin da de alta al trabajador de nuevo
ingreso ante el sistema de informacin de le empresa y la
compaa de seguro.
9. El coordinador de registro y nmina gestiona ante el rea de
tesorera su tarjeta de dbito para realizarle sus pagos y solicita la
credencial que lo acredita como trabajador de la empresa.

42

CAPTULO IX.- BIBLIOGRAFA

(2015, 01). COSO. AEC. Asociacin Espaola para la Calidad. Obtenido 11,
2015, de Aec.es. (2015). AEC - COSO. Retrieved 1 December 2015, from
http://www.aec.es/web/guest/centro-conocimiento/coso
Banquero, K. (2015, 12). COBIT. Objetivos de control para la Informacin y
Tecnologas

relacionadas. Monografas.

Obtenido

11,

2015,

de

http://www.monografias.com/trabajos93/cobit-objetivo-contro-tecnologiainformacion-y-relacionadas/cobit-objetivo-contro-tecnologia-informacion-yrelacionadas.shtml.
(2015,

12).

Control

Interno. FCGroup.

http://www.fcgroup.cl/servicios/control-interno/

42

Obtenido

11,

2015,

de