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Formato
Una cosa es la estructura interna de la hoja de clculo, con sus datos y frmulas que dan
respuesta a un estudio o situacin de clculo, y otra muy distinta es su presentacin. Sea
cual fuere la tarea que nos lleva a confeccionar un modelo de hoja, este debera ser fcil
de interpretar y mostrarse de manera atractiva, ser sencillo de entender y presentado de
forma
que
los
datos
importantes
destaquen
sobre
los
dems.
Objetivos
En este mdulo aprenderemos a
Contenidos
Ya se han tratado en el mdulo anterior algunos aspectos estticos que mejoran la
presentacin de nuestra hoja de clculo y ahora es el momento de profundizar en el
amplio abanico de posibilidades que se nos ofrecen para dar a nuestros trabajos un
aspecto ms profesional. Estudiamos algunos de los aspectos que pueden mejorar
notablemente la presentacin de una hoja:
Bordes
Abrimos el modelo capitales ya confeccionado y nos planteamos efectuar unos cambios
estticos que mejoren su presentacin y lo hagan ms atractivo.
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Fondo y alineacin
Con el rango A2:D11 seleccionado abrimos de nuevo Formato de celdas y ahora desde
la pestaa Fondo elegimos un color para el fondo de las celdas.
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Formato condicional
Podemos introducir colores en los textos desde la pestaa Efectos de fuente de
Formato de celda o incluso variar el tipo de letra desde la pestaa Fuente, pero en este
modelo vamos a ir un poco ms lejos al pretender que cuando la aplicacin devuelva el
mensaje VERDADERO lo haga en un color distinto que cuando sea FALSO. Esto se
puede conseguir mediante lo que se denomina Formato condicional.
Antes debemos definir el estilo que deseamos aplicar. Desde el men Formato pedimos
Estilos y formateo. Observamos que hay unos cuantos estilos definidos pero nosotros
queremos el nuestro propio. Para ello pulsamos sobre el botn Nuevo estilo dando paso
al cuadro Crear estilo en el que pondremos nombre al nuevo estilo que vamos a disear.
Al aceptar, el nuevo estilo aparecer en la lista inicial de estilos.
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Para nuestra tarea crearemos dos estilos nuevos. A uno lo llamaremos VERDADERO y al
otro FALSO, ambos con la misma configuracin bsica excepto el color de la fuente, que
en el primero ser azul y en el segundo rojo.
Para modificar la configuracin hacemos clic derecho en el estilo correspondiente de la
lista de estilos y del men contextual seleccionamos Modificar...
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Interpretacin
Cuando confeccionamos un modelo destinado a ser manejado por otras personas, es
fundamental explicar la manera correcta de utilizarlo para que no se preste a
interpretaciones errneas.
En la tarea que nos ocupa parece imprescindible reflejar las instrucciones precisas para
que el usuario interacte de manera adecuada con la hoja. Para ello escribiremos un
encabezado a modo de ttulo y debajo las indicaciones oportunas. Si no tenemos espacio
libre para ello, podemos crearlo seleccionando el rango de celdas que hemos utilizado
hasta el momento (A2:D11), pulsando sobre una parte de la seleccin y, sin soltar,
arrastramos hasta la posicin deseada (los contenidos y el formato se mantienen
inalterados y las frmulas se actualizan automticamente para adaptarse a la nueva
posicin).
Como el ttulo ocupa varias celdas, desde C1 hasta F1, podemos unirlas para mejorar su
aspecto al desaparecer las lneas divisorias. Seleccionamos dichas celdas y del men
Formato pedimos Combinar celdas. Por ltimo escribimos las instrucciones de
utilizacin.
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Seguridad
Cuando preparemos un modelo para que sea utilizado por otras personas conviene
dotarlo de ciertas medidas de seguridad. En primer lugar evitaremos que el usuario pueda
modificar el contenido de las celdas. Por defecto las celdas estn todas protegidas pero
para que la proteccin sea efectiva debe protegerse la hoja como tal. Debemos dejar
libres las celdas en las que el alumno introducir las respuestas. Seleccionamos el rango
E7:E16 y del men contextual pedimos Formatear celdas. Pulsamos sobre la pestaa
Proteccin de celda y quitamos la seleccin de la opcin Protegido.
Pero todava el modelo no es seguro ya que, si el usuario pulsa sobre las celdas del rango
F7:F16 que contienen las frmulas, podr observar su contenido en la Lnea de entrada y
como consecuencia podr conocer las respuestas correctas.
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Ahora es el momento de proteger la hoja desde Herramientas > Proteger documento >
Hoja. Nos pedir una contrasea para validar el proceso.
Por ltimo vamos a ocultar las distintas Barras de herramientas. Desde el men Ver
quitamos la seleccin a las diversas barras: de frmulas, de estado y ttulos de filas y
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columnas. Si adems dentro de Ver >Barras de herramientas quitamos la seleccin a
todas las barras visibles: Buscar, Estndar, Formateo..., el modelo adquirir un aspecto
casi profesional.
Pulsa en capitales.ods y compara el modelo con el que has elaborado (la contrasea de
proteccin es capitales).
Formato numrico
Por defecto, los nmeros contenidos en una celda se visualizan tal y como fueron
introducidos, es decir, en el formato Estndar. Escribamos las siguientes cadenas de
nmeros:
12.3 en A1; 12,35 en A2; 123.45 en A3; 123.456 en A4; -2.3 en A5; -2,3 en A6;
1234567890 en A7 y 123456789012 en A8. El resultado se muestra en la imagen:
INTERPRETACIN
CONCLUSIN
El punto puede servir para separar datos en
12.3
Fecha
las fechas
Nmero (alineacin derecha) La separacin decimal se realiza con la
12,35
con decimales
coma
Texto (alineacin izquierda) El punto no sirve como separador de
123.45
alfanumrico
decimales
Interpreta el punto como separador de miles
123.456
Nmero
aunque no lo reproduce en la celda
Texto (alineacin izquierda) El signo - impide que se procese como
-2.3
alfanumrico
fecha
Nmero negativo con
La separacin decimal se realiza con la
-2,3
decimales
coma
1234567890 Nmero
Los nmeros que no caben en el ancho de
1,2346E+011 Nmero
columna se transcriben en notacin
cientfica
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A los nmeros se les puede aplicar distintos tipos de formatos. Se pueden ver todas las
opciones en la pestaa Nmeros del cuadro Formato de celdas. Se contemplan
diversos formatos clasificados por categoras. Se ofrecen distintas opciones (negativos en
rojo, nmero de decimales,...) y una casilla que muestra el Formato de cdigo que
podremos manipular para crear formatos personalizados.
Porcentaje
Nos adentramos ahora en el formato porcentaje mediante la siguiente tarea: Elaboracin
de una tabla para el control de gastos de los diferentes departamentos de un Centro
Educativo.
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Reservaremos una columna para cada uno de los departamentos didcticos y
aplicaremos bordes, colores de fondo y dems aspectos estticos segn nuestros gustos.
Una primera aproximacin podra ser:
Las filas 3 a la 17 se reservan para ir incluyendo las distintas partidas de gastos de cada
departamento; en la fila 18 se irn calculando los totales hasta el momento y en la fila 19
nos aparecer el porcentaje de gasto de cada departamento con respecto del total
acumulado por todos ellos. Para calcular los totales utilizaremos la funcin SUMA.
Escribimos en B18 la frmula: =suma(B3:B17)
Esta funcin sumar las cantidades consignadas en las celdas comprendidas en el rango
especificado.
Tambin
se
podra
haber
puesto:
=B3+B4+B5+B6+B7+B8+B9+B10+B11+B12+B13+B14+B15+B16+B17,
pero
es
evidente que la primera forma es mucho ms sencilla y funcional.
Una vez validada esta funcin en B18, arrastramos el control de relleno hacia la derecha
copiando la frmula hasta la celda G18. En H18 debemos consignar el "total de los
totales"; para ello escribimos: =suma(B18:G18)
Por ltimo abordamos la fila de los tantos por ciento. Antes de introducir las frmulas
correspondientes seleccionamos las celdas, B19:G19, y aplicamos el formato porcentaje
desde: Formato> Celdas> pestaa Nmeros> categora Porcentaje> formato con dos
decimales. Es importante aplicar el formato antes de introducir los datos para evitar
sorpresas inesperadas y simplificar los clculos. Escribimos en B19
=B18/$H$18
Realicemos unas consideraciones con respecto a esta frmula:
No es necesario multiplicar por 100 puesto que el formato porcentaje, que hemos
aplicado previamente, ya contempla este dato.
Nuestro propsito es copiar esta frmula hacia la derecha para no tener que
escribirla de nuevo en cada una de las columnas de los departamentos; por eso
incluimos B18 como referencia relativa (queremos que cambie a medida que
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copiemos) y $H$18 como referencia absoluta (queremos que permanezca fija en
todas las celdas en las que copiemos la frmula).
Antes de introducir las cantidades hemos seleccionado el rango B3:G18 y le hemos
aplicado el formato euro.
Existen diversas categoras dentro de los formatos numricos, aparte de las estudiadas
en este apartado, como fecha, tiempo, cientfico, fraccin, valor buleano y texto. Aqu no
podemos tratarlas todas ellas pero sera conveniente que experimentaras con ellas y
observaras la gran utilidad que pueden tener algunos de los formatos. Se puede consultar
el modelo pulsando sobre consultado el archivo departamentos.ods en la carpeta
recrusos
de
la
unidad.
Funciones
Asistente de funciones
Disponemos de unas 300 funciones predefinidas en Calc, dispuestas a ser incluidas en
nuestras frmulas. Para acceder al listado completo podemos abrir el men Insertar >
Funcin... o pulsar directamente sobre el icono correspondiente de la Barra de frmulas.
En ambos casos nos aparecer el Asistente de funcin que nos ayudar a entender y
manejar las diversas funciones.
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Pegado especial
Cuando copiamos una celda podemos utilizar el pegado especial (Editar > Pegado
especial...) si queremos decidir aquello que deseamos pegar en otro lugar; por ejemplo
copiar el texto o los nmeros sin arrastrar el formato de la celda.
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Imprimir
La mayora de opciones de impresin de una hoja de clculo se encuentran en el men
Formato > Pgina... > pestaa Hoja.
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Galera de imgenes
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Nota 2 (N2)
30%
Nota 3 (N3)
20%
Nota 4 (N4)
20%
En B3:E3 escribimos las notas del alumno en cada una de las cuatro pruebas; en B5:E5
introducimos el peso que se asigna a cada prueba y en D7 la frmula que calcula la nota
media de la evaluacin.
A las celdas B5:E5 les hemos aplicado el formato porcentaje por lo que la frmula en D7
quedar: =B3*B5+C3*C5+D3*D5+E3*E5 (no es necesario dividir por 100 ya que este
aspecto queda contemplado en el formato porcentaje) Hemos aplicado el formato
Combinar celdas en B7:C8 y en D7:D8. Lo dems son bordes, fondos, tamao de fuente y
alineaciones.
Intenta reproducir este modelo, puede serte muy til, y luego lo comparas con el que aqu
te proponemos con el nombre media ponderada.ods.
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Gravedad en superficie
(Tierra = 1)
27,6
0,166
0,39
0,87
1
0,38
2,55
1,14
1,17
1,38
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Plutn
0,40
En el modelo que presentamos hemos practicado la mayora de los aspectos estticos y
de proteccin estudiados en la sesin. Como novedad insertamos imgenes y dibujamos
una flecha mediante los iconos correspondientes de la Barra de dibujo situada en la parte
inferior del rea de trabajo (si no la tienes basta con hacerla visible desde el men Ver >
Barras de herramientas > Dibujo o desde el botn correspondiente de la barra de
herramientas estndar)
Prcticas
2.1. Resultados de una evaluacin
Elaboraremos una tabla con los resultados finales de un trimestre, que contemple, por
grupos, el nmero de alumnos que aprueban todas las materias, el nmero de alumnos
que suspenden menos de tres y aquellos que suspenden ms de tres materias.
Obtendremos tambin los totales por niveles y los porcentajes correspondientes.
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2.2. Factura
Presentamos el modelo factura.ods, que podeis descargar dentro de la carpeta
recursos de la unidad, completo en cuanto a estructura. La prctica consiste en dotarle
de formato y elementos de seguridad. Debes incluir al menos los siguientes aspectos:
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