Resumen de la nueva Ley 39/2015 de Procedimiento Administrativo Comn desde el

punto de vista tecnolgico (I)

La nueva Ley 39/2015 de Procedimiento Administrativo Comn tiene un objetivo
claro de regular las relaciones entre las Administraciones y los ciudadanos en la que
se tiene en cuenta el desarrollo de las tecnologas de la informacin y comunicacin
de los ltimos aos y cmo este afecta a las relaciones entre Administraciones con
ciudadanos y empresas.
Hasta ahora, la ley 11/2007 de acceso electrnico de los ciudadanos a los servicios
pblicos ha sido la referencia fundamental pues en ella se estableca el derecho de
los ciudadanos de poder relacionarse electrnicamente con las administraciones,
pero quizs como una forma especial de gestin.
En la nueva ley da un giro importante ya que la tramitacin electrnica es la
principal siendo la excepcin la tramitacin en papel. Se desarrolla en 133 artculos
distribuidos en siete ttulos adems de varias disposiciones transitorias y finales. En
la ltima, disposicin final sptima se trata al entrada en vigor de la ley que tendr
lugar a un ao de su publicacin en BOE. Esto es el 2 de Octubre de 2016, aunque
se da un ao ms para la puesta en marcha de: registro electrnico de
apoderamientos, registro electrnico, registro de empleados pblicos habilitados,
punto de acceso general electrnico de la Administracin y archivo nico electrnico.
Y sirva esto como aperitivo para todos los cambios o evoluciones tecnolgicas
necesarias para adaptarse completamente a la ley.
A continuacin ir introduciendo los artculos de la ley que tienen ms necesidades
tecnolgicas, y las implicaciones tcnicas para la Administracin.
Ttulo I. De los interesados en los procedimientos
Representacin y Apoderamiento (art. 5, 6)
Un ciudadano puede elegir que otra persona/empresa le represente y puede hacerlo
a tres niveles:
que le represente para cualquier actuacin con todas las Administraciones,
que le represente para cualquier actuacin con una Administracin,
que le represente nicamente para algunos trmites.
Implicaciones tecnolgicas:
Desarrollo de mecanismos (registro electrnico de apoderamientos) para que un
ciudadano pueda decir quien puede representarle (apoderamiento), en qu, y con
qu Administracin/es (de forma personal o electrnica).
Posibilidad de modificar esos apoderamientos
Permitir que un apoderado pueda iniciar/consultar trmites de sus apoderados.
El registro debe ser plenamente interoperable con el de otras administraciones y
con los registros mercantiles, de la propiedad, y de los protocolos notariales.
Identificacin y firma de los interesados (art. 9, 10, 11, 12)
Un ciudadano podr identificarse/firmar electrnicamente ante las Administraciones
Pblicas a travs de cualquier sistema con un registro previo que permita garantizar
su identidad. Se diferencia en la ley la identificacin de la firma. Con tres sistemas

principales:
Certificado electrnico
Sello electrnico
Sistemas de clave concertada (identificacin) y otros que las Administraciones
Pblicas consideren vlido.
La obligacin de cada Administracin es la de admitir al menos alguno de los tres
sistemas.
Solo ser obligatoria la firma slo para:
a) Formular Solicitudes.
b) Presentar declaraciones responsables o comunicaciones.
c) Interponer Recursos.
d) Desistir de acciones.
e) Renunciar a derechos.
Si un ciudadano no tuviera capacidad tecnolgica, un funcionario podr hacerlo en
su nombre con un consentimiento expreso para esa actuacin.
Implicaciones tecnolgicas:
Aadir la autoridad de validacin FNMT para el DNI electrnico al KeyStore de
Java usando keytool
Preparar los sistemas para poder identificar a usuarios con certificados
electrnicos tradicionales como FNMT y para sistemas alternativos de clave
concertada como cl@ve (recomiendo este tutorial de cl@ve para saber como
funciona :-)
Preparar los sistemas para identificacin de certificados de sello electrnico.

Ttulo II. De la actividad de las Administraciones Pblicas

Derechos y obligaciones de las personas en su relacin con las Administraciones
Pblica (art. 13, 14)
Las Administraciones deben permitir a los ciudadanos comunicarse a travs de un
Punto de Acceso General electrnico de la Administracin y asistirles en el uso de
los medios electrnicos.
Las personas fsicas podrn elegir si se comunican a travs de medios electrnicos o
no salvo que estn obligadas. El medio elegido puede modificarse en cualquier
momento.
En cambio, estn obligados a relacionarse a travs de medios electrnicos: las
personas jurdicas, profesionales colegiados incluidos notarios y registradores,
representantes de un interesado obligado a relacionarse electrnicamente y los
empleados de las Administraciones Pblicas en los tramites realizados por su
condicin de empleado pblico.
Implicaciones tecnolgicas:

La Administracin debe crear un Punto de Acceso General electrnico de la

Administracin. Lo normal es que est dentro de su sede electrnica.
Debe gestionar la informacin sobre un ciudadano en la que se conozca el medio
preferido de relacin con la Administracin y permitir la modificacin de ste.
Registros (art. 16)
Cada Administracin dispondr de un Registro Electrnico General que debe guardar
la informacin de cualquier documento que se presente en cualquier rgano
administrativo, Organismo pblico o Entidad vinculada o dependiente.
Los Organismos pblicos vinculados o dependientes pueden disponer de su propio
registro electrnica que debe ser plenamente interoperable e interconectado con el
Registro Electrnico General de la Administracin de la que depende.
En la sede electrnica de acceso a cada registro debe aparecer la relacin
actualizada de trmites que pueden iniciarse en el mismo.
Los documentos pueden registrarse adems de en el registro electrnico de la
Administracin y Organismo en: oficinas de correos, representaciones diplomticas o
consulares, oficinas de asistencia sobre registros u otro mtodo que establezcan las
disposiciones vigentes. Por eso es imprescindible que los sistemas de registro sean
interoperables.
Implicaciones tecnolgicas:
Adecuacin del registro de la Administracin para que permita registro
electrnico.
Hay que preparar los mecanismos para que cada vez que un usuario registra un
documento pueda recibir una copia autntica del documento con los datos del
registro.
Hay que tener actualizados los trmites disponibles en la sede electrnica que
puedan iniciarse desde cada registro.
En caso de mltiples registros asociados al Registro Electrnico General, ste
ltimo debe dar acceso a los registros electrnicos de cada Organismo.
Los registros deben ser interoperables con los de las dems administraciones.
Hay que preparar sistemas de digitalizacin para los documentos presentados de
manera presencial.
Archivo de Documentos (art. 17)
Cada Administracin deber mantener un archivo electrnico nico que corresponda
a procedimientos finalizados. Estos documentos deben conservarse en un formato
que permita garantizar la autenticidad, integridad y conservacin del
documento.Los medios o soportes deben contar con las medidas de seguridad, de
acuerdo al Esquema Nacional de Seguridad (ENS).
Implicaciones tecnolgicas:
Este breve artculo tiene implicaciones importantes que ya estaban intentando

solucionarse en las administraciones desde que se introdujo la documentacin

electrnica y es todo lo relacionado con el Archivo Electrnico, y el proceso de
archivo y gestin de firmas longevas (refirmado y sellos de tiempo) unido a todas
las medidas de seguridad relacionadas con el ENS.
Emisin de documentos y copias por las Administraciones Pblicas (art. 26, 27)
Las Administraciones Pblicas emitirn los documentos administrativos por escrito,
a travs de medios electrnicos. Para ser considerados vlidos debern:
Contener la informacin en soporte electrnico en el formato que corresponda.
Disponer de datos de identificacin individualizados para cada documento.
Incorporar referencia temporal de emisin.
Metadatos mnimos exigidos.
Firmas electrnicas que correspondan.
Los documentos meramente informativos, no requieren estar firmados
electrnicamente.
La Administracin debe poder expedir copias autnticas de los documentos pblicos
administrativos o privados. La creacin de una copia autntica por una
Administracin debe ser vlida en todas las Administraciones, por lo que se debe
tener un registro o sistema similar interoperable con el resto de Administraciones
que permita la validacin de dichas copias. Todo esto de acuerdo a lo previsto en el
Esquema Nacional de Interoperabilidad (ENI) y el ENS.
Las copias en soporte papel requeriran de un cdigo generado electrnicamente que
permita contrastar la autenticidad de la copia.
Las Administraciones harn pblico a travs de la sede electrnica los cdigos
seguros de verificacin y otro sistema de verificacin utilizado.
Implicaciones tecnolgicas:
Las implicaciones tcnicas de estos dos artculos son tambin muy importantes, ya
que implican que la Administracin disponga de un sistema de firma y verificacin
de firma de documentos. Un sistema de digitalizacin que garantice copias seguras y
que incluya un mecanismo de identificacin de documentos para su posterior
verificacin. Adems de eso, no puede ser un sistema aislado, sino que tiene que
poder comunicarse e interoperar con el resto de Administraciones.
Trminos y Plazos (art. 29, 30, 31, 32)
Respecto a los plazos, se pueden sealar por das y si no se dice lo contrario se
entiende que son das hbiles. Me ha parecido curioso, que si un da es hbil en un
municipio o Comunidad Autnoma en la que resida el interesado e inhbil en la
sede del rgano administrativo o a la inversa, se considerar inhbil en todo caso.
En lo referente al registro electrnico, se regir a efectos del computo de plazos por
la fecha y hora oficial de la sede electrnica de acceso.

El registro electrnico deber:

Permitir la presentacin de documentos todos los das del ao durante

venticuatro horas.
El inicio del computo de los plazos vendr determinado por la fecha y hora de
presentacin en el registro electrnico de cada Administracin u Organismo.
Si se produce una incidencia tcnica que imposibilite el funcionamiento ordinario del
sistema y hasta que se solucione la solucin del problema, la Administracin podr
determinar una ampliacin de los plazos no vencidos, debiendo publicar en la sede
electrnica la incidencia tcnica y la ampliacin del plazo.
Implicaciones tecnolgicas:
De nuevo, en este apartado hay varias implicaciones importante:
Necesidad de mantener una hora oficial siendo necesario la sincronizacin de la
hora de la sede con la de algn organismo oficial como la hora del Real
Observatorio de la Armada
Los sistemas deben estar preparados para que el registro funcione correctamente
durante todo el ao.
Ttulo III. De los actos administrativos
En este apartado puede ser interesante recordar la definicin de acto
administrativo. La ms aceptada es la de Guido Zanobini (1954) que defina:
ACTO ADMINISTRATIVO: cualquier declaracin de voluntad, deseo, conocimiento,
juicio realizada por un sujeto de la Administracin pblica en el ejercicio de una
potestad administrativa. (ms informacin en enciclopedia jurdica)
Forma y Notificaciones Electrnicas (art. 36, 40, 41, 42, 43)
En el artculo 36 se indica que los actos se producirn por escrito a travs de
medios electrnicos a menos que por su naturaleza se exija otra forma ms
adecuada.
En el resto se habla sobre las notificaciones a los ciudadanos de las resoluciones
y actos administrativos que deben realizarse en el plazo de 10 das desde la fecha
del acto administrativo y que se practicarn preferentemente por medios
electrnicos (aunque en algunos casos si para asegurar la eficacia resulta necesario
practicar la entrega directa se har de esta forma).
Las Administraciones podrn establecer la obligacin de practicar
electrnicamente las notificaciones para determinados procedimientos y para
ciertos colectivos de personas fsicas que por razn de su capacidad econmica,
tcnica, dedicacin profesional u otros motivos quede acreditado que tiene acceso y
disponibilidad de los medios electrnicos necesarios.
El interesado podr identificar un dispositivo electrnico y/o direccin de correo
electrnico que servirn para el envo de los avisos regulados, pero no para la
prctica de notificaciones. Este medio puede utilizarse para informarle que se ha
puesto a su disposicin una notificacin en la sede electrnica de la Administracin.
La falta de prctica de este aviso no impedir que la notificacin sea considerada
plenamente vlida.

Adems, todas las notificaciones que se practiquen en papel, debern ser puestas
a disposicin del interesado en la sede electrnica de la administracin para que
pueda acceder a su contenido de forma voluntaria.
Las notificaciones se practicarn mediante comparecencia en la sede electrnica,
para lo que el interesado o su representante debern estar debidamente
identificados. Se entender rechazada la notificacin cuando hayan transcurrido diez
das naturales desde la puesta a disposicin de la notificacin sin que se acceda a
su contenido.
El acceso a las notificaciones se har desde el Punto de Acceso electrnico de la
Administracin.
Implicaciones tecnolgicas:
- La Administracin debe disponer de un sistema de notificacin electrnica
permita asegurar que el interesado ha accedido al contenido de su notificacin y
para eso tendr que completar los mecanismos de su sede electrnica con envos de
informacin a medios electrnicos como correo electrnico para informar de la
disponibilidad de una notificacin y un sistema que comparecencia en sede que
registre el momento de acceso a la notificacin. Para ello se podrn realizar
desarrollos propios, o integrarse con el servicio de notificaciones electrnicas de la
la Administracin General de Estado (AGE)
Ttulo IV. De las disposiciones sobre el procedimiento administrativo comn
Derechos del interesado (art. 53)
El interesado en un procedimiento administrativo tiene derecho a conocer, en
cualquier momento, el estado de la tramitacin de los procedimientos en los que
tengan la condicin de interesados. Debe conocer el sentido del silencio
administrativo que corresponda (positivo o negativo) en el caso de que la
Administracin no realice una notificacin expresen en plazo. Debe poder conocer el
rgano competente para su instruccin y tambin tiene derecho a acceder y a
obtener copia de los documentos contenidos en los citados procedimientos.
La consulta de informacin se har desde el Punto de Acceso General electrnico
de la Administracin y el interesado no estar obligado a presentar datos y
documentos no exigidos por las normas aplicables al procedimiento de que se trate,
que ya se encuentren en poder de las Administraciones Pblicas o que hayan sido
elaborados por stas.
Debe poder realizar las obligaciones de pago a travs de los medios electrnicos
previstos en el artculo 98.2 de esta Ley (Tarjeta de crdito, transferencia bancaria,
domiciliacin bancaria, otros que se autoricen)
Implicaciones tecnolgicas:
- La plataforma de tramitacin de procedimientos administrativos debe no solo
recoger solicitud y documentacin sino permitir que cada vez que el ciudadano se
conecte a la sede electrnica para consultar el estado de su procedimiento, le
permita revisar en qu estado se encuentra de tramitacin, poder consultar y
descargar, tanto la documentacin que el entrego, como la documentacin

intermedia que deba conocer, adems de permitirle subsanar y enviar nueva

documentacin.
- El hecho de que el interesado no deba aportar ninguna informacin que est en
posesin de cualquier otra Administracin Pblica es realmente crtico, ya que
implica que las plataformas de interoperabilidad entre Administraciones debe
funcionar perfectamente y todas las administraciones debe participar en ella tanto
como usuarias que recojan la informacin, como generadoras de informacin para
otras administraciones que lo soliciten.
Inicio del procedimiento y declaracin responsable (art. 54, 66, 69)
Los procedimientos pueden iniciarse de oficio o a solicitud de un interesado.
Cuando es el usuario el que lo solicita debe incluir en su solicitud:
Nombre y apellidos del interesado y, si procede, de la persona que lo
represente.
Identificacin del medio electrnico o ligar fsico en el que desea que se
practique la notificacin. Pudiendo dar su correo electrnico y/o dispositivo
electrnico para que se les avise del envo o puesta a disposicin de la notificacin.
Hechos y razones y peticin.
Lugar y fecha.
Firma del solicitante o acreditacin de la autenticidad por cualquier medio.
rgano, centro o unidad administrativa a la que se dirige y su cdigo de
identificacin. Las Administraciones debern mantener un listado con los cdigos de
identificacin vigentes.
A los interesados hay que entregarles si lo solicitan un recibo que acredite la
fecha y hora de presentacin.
Las Administraciones Pblicas debern establecer modelos y sistemas de
presentacin masiva que permitan a los interesados presentar simultneamente
varias solicitudes. Estos modelos estarn a disposicin de los interesados en las
sedes electrnicas.
Las Administraciones pueden requerir a los interesados de los apartados 14.2 y
14.3 (personas jurdicas, profesionales, notarios,..) que subsanen documentacin de
forma electrnica aunque hayan realizado la solicitud presencialmente.
Hay dos conceptos que se aclaran en esta Ley y son la declaracin responsable y
la comunicacin. Se entiende por declaracin responsable el documento suscrito por
un interesado en el que ste manifiesta, bajo su responsabilidad, que cumple con os
requisitos establecidos en la normativa vigente para obtener el reconocimiento de
un derecho o facultad, que dispone de la documentacin, que la pondr a
disposicin de la Administracin cuando le sea requerida. Se diferencia del concepto
de comunicacin que es aquel documento mediante el que los interesados ponen en
conocimiento de la Administracin Pblica competente sus datos identificativos o
cualquier otro dato relevante para el inicio de una actividad o el ejercicio de un
derecho.
Las Administraciones Pblicas tendrn permanentemente publicados y
actualizados modelos de declaracin responsable y de comunicacin fcilmente
accesible a los interesados.

Implicaciones tecnolgicas:
- Mantener en la sede electrnica el listado de cdigos de identificacin de las
unidades administrativas o centros de esa Administracin.
- Es complejo pensar los diferentes casos que pueden darse en los que el usuario
pueda presentar simultneamente varias solicitudes. Podran darse varias
situaciones, como que un usuario quera resolver varios temas diferentes con la
Administracin, con lo que el sistema debe estar habilitado para recibir una
documentacin y a partir de ellas ser capaz de iniciar diferentes procedimientos
administrativos, o podra darse el caso de un representante que presenta mltiples
documentos de un mismo procedimiento (p. ej. alta de vehculos IVTM) y deberan
generarse varias solicitudes del mismo tipo asociadas al mismo representante y
diferentes representados.
- Es necesario guardar algn campo en la informacin del usuario para
diferenciar las personas fsicas de aquellas jurdicas u organizaciones que tiene la
obligacin de interactuar de forma electrnica.
- Hay que disponer en la sede electrnica de modelos de declaracin responsable
y comunicacin que el interesado pueda rellenar y presentar.
Expediente Administrativo, Concentracin de trmites e instruccin (art. 70, 71,
75)
Se entiende por expediente administrativo el conjunto ordenado de documentos y
actuaciones que sirven de antecedente y fundamento a la resolucin administrativa,
as como las diligencias encaminadas a ejecutarla. Los expedientes deben tener
formato electrnico e incluirn todos los documentos, pruebas dictmenes,
informes, acuerdos, notificaciones y dems diligencias as como un ndice numerado
de todos los documentos.
De acuerdo con el principio de simplificacin administrativa, se acordarn en un
solo acto todos los trmites que, por su naturaleza, admitan un impulso
simultaneo.
Las aplicaciones y sistemas de informacin utilizados para la instruccin de los
procedimientos debern garantizar el control de los tiempos y plazos, la
identificacin de los rganos responsables y la tramitacin ordenada de los
expedientes.
Implicaciones tecnolgicas:
- La implicaciones de estos artculos son muy relevantes, ya que no solo hay que
permitir al ciudadano interactuar con la administracin de forma electrnica, sino
que internamente, la Administracin debe desarrollar los diferentes procedimientos
mediante expedientes electrnicos. Lo que supone una gestin de la tramitacin y
documental casi completa. Por un lado, se necesita el sistema de tramitacin que se
relacione con el interesado y vaya cambiando el estado del procedimiento pero
adems debe tenerse una gestin documental para guardar e identificar
correctamente a toda la documentacin que forme parte del procedimiento.
Resolucin (art. 88)
La resolucin del procedimiento se dictar electrnicamente y garantizar la
identidad del rgano competente, as como la autenticidad e integridad del
documento.

Tramitacin Simplificada del Procedimiento Administrativo Comn (art. 96)

Cuando por razones de inters pblico o la falta de complejidad del
procedimiento as lo aconsejen, las Administraciones Pblicas podrn acordar la
tramitacin simplificada del procedimiento. Esta deber ser resuelta en 30 das y
constar solo de los trmites:
Inicio del procedimiento
Subsanacin de la solicitud
Alegaciones formuladas
Trmite de audiencia (solo cuando la resolucin vaya a ser desfavorable)
Informe del servicio jurdico (si es necesario).
Informe del Consejo General de Poder Judicial (si es necesario).
Dictamen del Consejo de Estado (si es necesario).
Ejecutoriedad. Obligacin de pago (art. 98)
Cuando de una resolucin administrativa surja una obligacin de pago, esta se
efectuar preferentemente utilizando alguno de los medios electrnicos siguientes:
Tarjeta de crdito y dbito.
Transferencia bancaria.
Domiciliacin bancaria.
Cualesquiera otros que se autoricen por el rgano competente
Implicaciones tecnolgicas:
- Desde la plataforma de tramitacin hay que permitir la realizacin del pago
mediante pasarela de pago y generacin de toda la documentacin necesaria para
que el interesado pueda cumplir con su obligacin de la forma ms sencilla posible.
Ttulo V. De la revisin de los actos en va administrativa
Poco que destacar respecto a tecnologa en este Ttulo en el que se tratan los
temas de: revisin de oficio y recursos administrativos
Ttulo VI. De la iniciativa legislativa y de la potestad para dictar reglamentos y
otras disposiciones
Planificacin normativa y participacin ciudadana (art. 132 y 133)
Cada ao, las Administraciones Pblicas harn pblico un Plan Normativo que
contendr iniciativas legales o reglamentarias que vayan a ser elevadas para su
aprobacin el ao siguiente. Este deber publicarse en el Portal de la Transparencia
de la Administracin que corresponda.
Con carcter previo a la elaboracin de proyectos o anteproyectos de ley o de
reglamentos, se realizar una consulta pblica a travs del portal web de la
Administracin competente para recoger opiniones de los sujetos u organizaciones
interesados sobre: problemas que quiere solucionar la iniciativa, necesidad y
oportunidad de su aprobacin, objetivos de la norma y posibles soluciones
alternativas regulatorias y no regulatorias.
Implicaciones tecnolgicas:
- La Administracin debe tener un portal de Transparencia en el que debe incluir
el Plan Normativo cada ao.
- La Administracin debera tener tambin una plataforma que permita a los
ciudadanos comentar, valorar y hacer aportaciones de las propuestas de Ley.
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Para terminar, las disposiciones adicionales ms destacadas desde el punto de

vista tecnolgico:
Disposicin adicional segunda. Adhesin de Comunidades Autnomas y EELL a las
plataformas y registros de la Administracin General del Estado
Para cumplir con lo previsto en materia de registro electrnico de
apoderamientos, registro electrnico, archivo electrnico nico, plataforma de
intermediacin de datos y punto de acceso general electrnico de la Administracin,
las Comunidades Autnomas y las Entidades Locales, podrn adherirse
voluntariamente y a travs de medios electrnicos a las plataformas y registros
establecidos al efecto por la Administracin General del Estado. Su no adhesin
deber justificarse en trminos de eficiencia.
Disposicin final sptima. Entrada en vigor.
Esta ley entrar en vigor el 2 de Octubre de 2016, aunque las previsiones
relativas al registro electrnico de apoderamientos, registro electrnico, registro de
empleados pblicos habilitados, punto de acceso general electrnico de la
Administracin y archivo nico electrnico producirn efectos a los dos aos, es
decir el 2 de Octubre de 2017.
Y solo por aadir un toque personal, espero que esta Ley venga acompaada de
ayuda econmica y tcnica para que puedan cumplirlas todas las Administraciones:
~8000 Entidades Locales, Comunidades Autnomas, etc.