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Tecnologia em Processos Gerenciais

administrao geral

funes da Administrao

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administrao geral
funes da
Administrao

Objetivos da Unidade de aprendizagem


Mostrar as funes da Administrao na organizao.

Competncias
Conhecer a funo administrativa na rotina da organizao.

Habilidades
Analisar a melhor forma da aplicabilidade destas funes.

Apresentao
A habilidade de fazer, prever e buscar solues faz do administrador o interlocutor nas aes destas habilidades,
atendendo s mudanas constantes que cerca o universo
da administrao geral. Estas e outras tantas habilidades
so funes exercidas na administrao, sempre em busca
da harmonia do uso dos recursos disponveis na empresa.

Para Comear
Alguma vez, voc parou para pensar se voc ou no competente no que faz?
Voc usa de sua eficincia ou eficcia para realizar suas
tarefas dirias dentro ou fora de uma organizao?
Podemos verificar a seguir, ento voc ter condies de
avaliar e responder melhor tais questes.
Mais uma reflexo para iniciarmos esta unidade, aprofunde em seus conceitos pessoais e expanda estas palavras
em seu cotidiano:
Oua mais aquilo que voc costuma ouvir, isso permite corrigir aquilo
que voc costumeiramente ouve; no oua somente aquilo que voc
nunca ouviu, pois com certeza suscitar dvidas frequentes. (Daltro
O. Carvalho)
Funes na Administrao: A administrao focada na estratgia, na habilidade de fazer, na astcia, na viso crtica e analtica, em
conceber a operao antes de ser realizada... (Daltro O. Carvalho)
As funes na administrao sofrem mutaes constantes, a exigncia cada vez maior na viso holstica para administrar os conflitos de identidades, que se turvam diante de tantas inovaes e a
expanso das informaes, no obstante a sua velocidade das comunicaes e quebra de paradigmas. (Daltro O. Carvalho)

Para que possamos adentrar nas funes principais na administrao, importante que se entendam e distingam os

conceitos de eficincia e eficcia. Veremos mais profundamente no mdulo quatro, mas abaixo uma breve conceituao.
Sua distino mostrar, no decorrer deste livro, a busca de resultados
mais especfica de um administrador, dos gestores, da produo e do negcio em si:

Eficincia: qualidade ou capacidade (de algum, um dispositivo,


um mtodo etc.) de ter um bom rendimento em tarefas ou trabalhos, com um mnimo de dispndio com tempo, recursos, energia
(segundo o Dicionrio Digital Aulete). Interfere na deciso de como
os recursos disponveis sero utilizados. Faz parte desse processo a
eficincia das aes, voltada realizao dos objetivos. Para tanto,
dever dispor de ferramentas e recursos necessrios para obteno
de resultados, como a formao profissional e a infraestrutura para
reforos do trabalho proposto.
Eficcia: capacidade de produzir o efeito desejado ou esperado; capacidade de realizao de tarefas com eficincia, com bons resultados (segundo o Dicionrio Digital Aulete). certamente, a relao entre os resultados obtidos frente aos objetivos iniciais. Antes, porm,
deve-se ter em mente os objetivos e os resultados esperados. So
resultados finais, a produtividade, exiguidade esperada, a satisfao
final dos objetivos executados, cujos benefcios so a sua extenso
e sua permanncia.

O mundo em transformao a retrica mais comentada. At que ponto


o mundo mudou e at que nvel se consegue acompanhar as evolues e
mudanas que nos cercam?
As funes na administrao tambm sofrem essas mutaes, onde
a exigncia cada vez maior na viso holstica (viso do todo), a necessidade de administrar os conflitos de identidades, que se turvam diante de
tantas inovaes, a expanso das informaes, no obstante a velocidade
das comunicaes, e quebra de paradigmas.
As instituies sem organizao, estatutos, regras, regimentos internos,
mas que apregoam e se aliceram nos conceitos coletivos sociais, nos interesses sociais e ambientais, devem suplantar esses interesses particulares.
Dessa forma, os conceitos da Administrao, ao longo do tempo, se
aprimoram, no extinguindo suas bases conceituais, onde o bem-estar
social, ou seja, o homem como parte principal deste processo, deva estar
em constante anlise e verificao, para que no se perca o foco de seus
princpios bsicos sociais (Chiavenatto, 2004).

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Tradicionalmente, segundo renomados autores, consideram-se as


principais funes conceituais na administrao como base em seus processos, que em sua evoluo no as anulam, mudando somente as concepes de resultados e o uso tecnolgico, onde permeiam a concepo
crtica e analtica em seus resultados:

Planejamento;
Organizao (estruturao);
Direo;
Controle.

Fundamentos e conceitos
Para que possamos entender mais a respeito, faz-se necessrio aprofundarmos cada uma dessas funes, simples na teoria, mas complexas na
aplicabilidade.
Fayol foi o primeiro a definir as funes bsicas do Administrador: planejar, organizar, controlar, coordenar.
Vamos por conceitos de cada uma delas:

Planejamento

1.O longo, o mdio


e o curto prazo so
conceitos relativos.
Para cada empresa
tem um significado.
Por exemplo: o longo
prazo para a indstria
siderrgica de 15
anos, para a indstria
eletroeletrnica pode
ser de apenas cinco
anos. Isso se deve
velocidade das
mudanas do cenrio
no qual a empresa
atua. No que tange
rea financeira, o
curto prazo de at
180 dias, mdio de
180 a 360, e longo
prazo acima de 360
dias (emprstimos,
investimentos
financeiros).

Antes de iniciar qualquer processo, necessrio uma anlise antecipada


de quais os objetivos propostos, independentes da atividade. O planejamento dar sustentao realizao desse processo, avaliando custos,
tempo de execuo, formas e operacionalizao, bem como polticas a
serem adotadas para o resultado final ser o mais prximo ao esperado.
O planejamento intimamente ligado estratgia, deve-se saber os objetivos e os resultados, se preciso, recrutar o envolvimento, de todas ou
parte, das reas da organizao. A forma de obter resultados esperados
faz-los acontecer.
Para que seja possvel a estratgia no planejamento preciso alguns
cuidados e orientaes. Como princpios bsicos para seus efeitos so necessrias informaes para criar uma espinha dorsal. Essa espinha nutrir
toda sequncia do planejamento, a interpretao e anlises dos dados,
as habilidades nas decises e o papel fundamental para isso. a perfeita
juno da capacitao e conhecimento para o processo que direcionar
aos resultados esperados.

Tipos de Planejamento

Estratgico: normalmente sua execuo mediata e de longo prazo1, dependendo da natureza, objetivos e operacionalidade e, acima

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de tudo, das prioridades elencadas pela organizao em decorrncia


aos impactos possveis no projeto organizacional.
Ttico: execuo em mdio prazo. O objetivo traduzir, tornar claras as decises estratgicas como efetivas e sua implementao pelos mais diversos setores ou departamentos envolvidos e de forma
focada e especfica, possibilitando assim, tomadas de decises mais
acertadas e com ndice menor de erros. No ttico, existe um menor
nvel de incerteza para as tomadas de decises.
Operacional: so os recursos e esforos direcionados, aplicados em
cada setor preestabelecido. uma ao em curto prazo, com menos
dificuldades decisrias (pois so acompanhadas e revisadas em periodicidade maior), diferente da anterior em mdio prazo. Suas decises so tcnicas, contrrio s estratgicas, que podem ter cunho
poltico inclusive.

Organizao
a alocao dos recursos existentes, a realizao do processo de forma
equalizada. Conceitua-se tambm como a arrumao de forma consciente, ordenada, que se possa, dentro do tempo e operacionalidade,
estar a pronto para o perfeito andamento, de acordo com o planejado
para sua execuo.
Considera-se a organizao como um dos fatores principais para a
eficincia da operao como tambm, da eficcia em seus resultados.
Dispor da estrutura e este conjunto de recursos requer disciplina e otimizao em que se deve pautar coerncia entre os fatores organizacionais, recursos financeiros, polticas adotadas, hierarquia e a participao
da departamentalizao, onde cada um ter papel preponderante no
sucesso organizacional.

Direo
A forma de se convergir aos resultados planejados e propostos dirigir,
criar meios de orientaes direcionadas, para que no se perca o rumo
ou no se atenda s normas especificadas para a realizao do processo.
Nesse contexto, dirigir moldar a cooperao entre todos e a utilizao
correta das ferramentas dispostas, e tambm, a motivao das pessoas
envolvidas, a atmosfera ambiental, das potencialidades individuais com
o sincronismo misso e tarefas voltadas realizao e apurao dos
objetivos propostos.
Para dirigir, quando os envolvimentos de vrios fatores se entrelaam,
faz-se necessrio uma boa elaborao de planos, conscientes e exequveis

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dentro da realidade da empresa, pessoas perfiladas em equipe cujos objetivos devam ser comuns.
A responsabilidade deve ser de todos, de forma responsvel, na qual
cada um dos envolvidos tenha sua parcela de comprometimento; se assim for, evitar que o barco (empresa/projeto) fique deriva ou se contraponha aos objetivos gerais e estratgicos.

Controle
O controle permite a segurana, facilita a verificao e avaliao nas metas em andamento, se esto sendo cumpridas, atravs dos mecanismos
necessrios para respostas aos padres predeterminados e de decises
que efetivem o andamento do processo. Nas situaes anteriores, no controle houve a peculiaridade do conhecimento, do todo no projeto elaborado, desde seu planejamento estratgico, para que, em caso de necessidades de situaes corretivas, possa operar de forma imediata e inconteste,
evitando ocorrncias fortuitas, imprevistas.
possvel, com o controle, abortar situaes que conflitem com os
objetivos, fazer correes no andamento do processo, ajustes de custos,
retomarem a qualidade, normalmente se acompanha os fatos e acontecimentos em dado momento at o processo finalizado. O controle possibilita tambm a reconduo normalidade operacional e cumprimento das
metas propostas, em caso de desvios, do desempenho e principalmente,
o controle de atos e aes dos membros participantes.
Vrios so os controles que podem ser adotados pela empresa, sempre
com a capacidade de gesto no processo, como operacional, estratgico,
administrativo, produtivo, de qualidade e ambiental.

Dica
Cada empresa ou organizao tem formas mais ou menos
apuradas ou tcnicas de fazer uso dessas funes, no fugindo da base terica que mencionamos anteriormente.

Ateno
A tecnologia, sistemas e softwares existentes e utilizados
atualmente somam cada vez mais para a eficincia de padres e resultados na organizao.

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antena
parablica
Pensar nas prprias atividades dirias d a viso da necessidade anterior execuo, com o objetivo de onde se quer
chegar, no mesmo?
Organizar todas as atividades que voc necessita executar far voc ver que facilita, sobremaneira, detalhar seu
plano de ao, para posterior execuo, a sim sua margem
de acerto ser maior e acima de tudo, seus custos sero
menores de uma forma geral. A organizao, obrigatoriamente, deve ter todos esses parmetros definidos previamente, para sua execuo ou operacionalizao posterior,
garantindo assim os resultados esperados.

E agora, Jos?
Como vimos nesta unidade, muito importante organizar,
preparar o terreno para trabalhar, de forma que, com objetivos planejados, a competncia na execuo bem mais
garantida que feito de forma tresloucada ou inconsequente.
Bem, passaremos, a seguir, ao estudo mais terico, das
origens clssicas e cientficas da administrao, onde poderemos conhecer um pouco mais de nossos pensadores e
homens que fizeram histria nesta rea to importante, to
nova e, ao mesmo tempo, complexa, que a administrao.
Sugiro que faam, alm das leituras com material de
apoio, pesquisas mais aprofundadas no tema de Princpios
e Evoluo do Pensamento Administrativo, que dar a voc
mais bagagem para o entendimento e o atual comportamento organizacional e de gesto empresarial.

Atividades
Aps a leitura da unidade, acesse no ambiente virtual a disciplina de Administrao para praticar tudo o que foi dado
nesta unidade. Fique atento contribuio de seus colegas
e os apontamentos de seu professor-mediador.

Glossrio
Alocao: determinar, destinar (algo, algum,
tempo) para um fim especfico.
Analtico: lgica formal (Aristteles). Cincia das
formas do entendimento (Kant).
Astcia: habilidade maliciosa para no se deixar
enganar ou surpreender, esperteza, sagacidade.
Apregoar: indicar como bom.
Conotao: o mesmo que compreenso (conjunto de caractersticas definidoras); Ideia ou

Paradigma: padro que serve como modelo a


ser imitado ou seguido.
Perfilado: alinhado ao objetivo proposto.
Permear: est no meio, faz parte, colocar no
meio.
Preponderante: que tem mais importncia,
mais influncia decisiva, mais valor ou considerao.
Sincronismo: simultaneidade de dois ou mais
fenmenos ou acontecimentos.

sentimento que uma palavra ou coisa pode

Tresloucado: diz-se do que no tem juzo ou

sugerir; significado suplementar que se atri-

razo (gesto tresloucado); desvairado; enlou-

bui a uma palavra, expresso ou objeto, por

quecido.

se estabelecer algum tipo de associao com


outras palavras.

Viso holstica: a viso do todo. Exemplo: o


Diretor da empresa ou o seu gerente-geral,

Equalizado: diz-se de algo tornado uniforme

deve conhecer seus produtos, seus fornece-

(modelos equalizados); uniformizado; igua-

dores, o mercado que atua, sem a necessida-

lado.

de de especializao tcnica, entendimento

Exequvel: que se pode executar.

total em cada uma das reas, mas, sim, o

Minimizar: diminuir os impactos, os custos.

conhecimento suficiente para buscar infor-

Mutao: mudana.

maes corretas para tomadas de decises.

Referncias
AULETE, C. Dicionrio contemporneo da Ln-

CHIAVENATTO, I. Introduo Teoria Geral da

gua Portuguesa. Verso Digital. Dispon-

Administrao. Rio de Janeiro: Campus El-

vel em: <http://www.auletedigital.com.br>

sevier, 2004.

Acesso em 16 mai. 2010.


COELHO, M. A essncia da administrao

MAXIMIANO, A. C. A. Introduo administrao. So Paulo: Atlas, 2007.

conceitos introdutrios. So Paulo: Saraiva, 2008.

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