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TEMARIO
3.1. Preparacin de la informacin contable
3.2. Diseo y definicin del catlogo de cuentas
3.2.1. Opciones generales de operacin del sistema
3.2.2. Diseo y estructuracin del balance general
3.2.3. Diseo y estructuracin del estado de resultados
3.2.4. Preparacin de las plizas
3.2.5. Descripcin del contenido de las plizas
3.3. El catlogo de cuentas en el COI
3.3.1. Cuentas de mayor
3.3.2. Cuentas de detalle
3.3.3. Alta de cuentas dentro del COI
3.4. Diseo de prctica contable
51 | P g i n a
MAPA CONCEPTUAL
3.1.
Preparacin
de la
informacin
contable
3.4. Diseo
de prctica
contable
Consideraciones
previas a la
operacin del
sistema
3.2. Diseo y
definicin del
catlogo de
cuentas
3.3. El
catlogo de
cuentas en el
COI
52 | P g i n a
INTRODUCCIN
53 | P g i n a
3.1
PREPARACIN
DE LA INFORMACIN
CONTABLE
Gua contabilizadora, los cambios que surjan a partir del nuevo catlogo de
cuentas.
55 | P g i n a
56 | P g i n a
3.2.
DISEO
DEFINICIN
DEL
CATLOGO
DE
CUENTAS
Letras (Alfabtico). Se utilizan las letras del alfabeto asignando una a cada
cuenta acorde al tipo de cuenta de que se trata. Por ejemplo
20
21
Grupo de cuentas
Letra
Activo
Pasivo
Capital
Ingresos
Egresos
57 | P g i n a
Grupo de cuentas
Nmero
Activo
Pasivo
Capital
Ingresos
Egresos
58 | P g i n a
Cdigo
Activo
1
Circulante
11
Bancos
111
Banamex
1111
Moneda nacional
11111
111111
111112
Moneda extranjera
Cuenta de cheques 83923
Bital
1112
Moneda nacional
Clientes
11121
112
Nacionales
1121
El Patito veloz
11211
El Ave Flix
11212
Extranjeros
1122
West C
22
11112
11221
59 | P g i n a
Cdigo. cuenta
1. Activo
2. Pasivo
3. Capital
4. Ingresos
5. Costos
6. Gastos
Cdigo. cuenta
12. No circulante
Cdigo. Cuenta
21. Circulante
Cdigo. cuenta
22. No circulante
60 | P g i n a
Cuenta
Cdigo
Activo
100-000
Circulante
110-000
Bancos
111-000
Banamex
111-100
Moneda nacional
111-110
111-111
111-112
Moneda extranjera
Cuenta de cheques 83923
111-120
Bital
111-200
Moneda nacional
111-210
Clientes
112-000
Nacionales
112-100
El Patito veloz
112-110
El Ave Flix
112-120
Extranjeros
112-200
West C
112-210
una,
por
consiguiente
es
numrica.
Tambin
pueden
realizarse
61 | P g i n a
Adems debe de disearse una gua contabilizadora, para que pueda servir
de base para la aplicacin contable de las diferentes cuentas que conforman el
catlogo de cuentas, ya que el registro contable por lo general es realizado por
diferentes personas que conformar el departamento contable.
62 | P g i n a
Por ejemplo, una gua contabilizadora de las cuentas que se ocuparon en el tema
anterior, sera la siguiente:
Nmero
Nombre
de
de la
cuenta
cuenta
Descripcin.
Cargo
Abono
111-000 Bancos
Se acredita cuando se
emite un cheque o por
los intereses cobrado
por el banco por el
servicio
que
este
ofrece
112-000 Clientes
113-000 Inventarios
Por la adquisicin de
materias primas y
materiales.
Por
sobrantes
detectados
Por
recepcin
de
materias primas y
materiales que haban
sido reclamados a los
suministradores.
Por devoluciones al
almacn de materias
primas y materiales
que
haban
sido
extrados
para
el
proceso de productivo.
Por devoluciones al
almacn de materiales
que
haban
sido
extrados
para
el
consumo
no
productivo.
23
IMCP, Normas de informacin financiera, NIF A-3, Necesidades de los usuarios y objetivos de los estados
financieros, p. 15.
64 | P g i n a
2. Pasivo
3. Capital
Corto plazo
Exigibilidad menor de 1 ao
o Circulante
Pasivo
Largo plazo
o No circulante
Exigibilidad mayor de 1 ao
Cdigo. Cuenta
Cdigo. Cuenta
100. Activo
200. Pasivo
111. Caja
211. Proveedores
112. Bancos
212. Acreedores
113. Clientes
114. Almacn
116. Almacn
Pasivo + Capital
Activo
Cdigo. Cuenta
4. Ventas
5. Costos
24
IMCP, Normas de informacin financiera, NIF A-3, Necesidades de los usuarios y objetivos de los estados
financieros, p. 15.
67 | P g i n a
6. Gastos
7. Productos y gastos
financieros
8. Otros productos y otros
gastos
9. ISR
1. Nacionales
2. Extranjeras
4. Ventas
2. Contado
1. Nacionales
2. Extranjeras
Hay que recordar que las cuentas de ventas son de naturaleza acreedora.
68 | P g i n a
1. Producto A
1. Materia Prima
5. Costo de ventas
2. Producto B
1. Producto A
2. Mano de obra
2. Producto B
1. Producto A
3. Varios
2. Producto B
Cdigo. Cuenta
500. Costo de Ventas
510. Materia prima
511. Producto A.
512. Producto B.
520. Mano de obra
521. Producto A.
522. Producto B.
530. Varios
531. Producto A.
532. Producto B.
69 | P g i n a
70 | P g i n a
1. Sueldos y salarios
1. Administracin
2. Papelera
3. Mantenimiento
1. Sueldos y salarios
6. Gastos de operacin
2. Ventas
2. Comisiones a vendedores
3. Publicidad y Promocin
1. Sueldos y salarios
3. Soporte
2. Programas de cmputo
3. Horas extras
71 | P g i n a
1. Intereses ganados
2. Utilidad cambiaria
7. Productos y gastos
financieros
2. Gastos financieros
1. Comisiones pagadas
2. Prdida cambiaria
1. Repomo
72 | P g i n a
1. Cursos impartidos
1. Otros Productos
8. Otros Productos
y gastos
2. Venta de desperdicios
3. Utilidad por venta de activo fijo
1. Propinas
2. Otros Gastos
73 | P g i n a
1o de Enero del
Cuenta
BANCOS
1120-001-000 CUENTA BANCARIA # 8766
Debe
Haber
500,000.00
CAPITAL SOCIAL
3100-000-000 CAPITAL SOCIAL
Sumas
2010
500,000.00
500,000.00
500,000.00
RTG
Revis
GMA
Autoriz
KGA
Heco
Codificacin de la cuenta
Nombre de la cuenta
Realiz la pliza
La revis
75 | P g i n a
La autoriz.
ACTIVIDADES DE APRENDIZAJE
Numrica
Alfabtica
Combinado
76 | P g i n a
3.3.
25
77 | P g i n a
78 | P g i n a
En los prximos temas se explicarn los tipos de cuenta que maneja el COI
para que de esta forma puedas empezar a trabajar en el sistema.
La parte de los saldos iniciales y finales, cambiarn cuando cambies de un
mes a otro, por ejemplo, si en una cuenta se termina la contabilidad de enero con
un saldo de $100 y en el mes de febrero se contabilizan $ 150 en esa cuenta,
cuando se verifique la informacin de la cuenta en la parte de saldos iniciales se
tendrn los $100 de enero y en el saldo final se tendrn $250 pesos de enero y
febrero.
En la parte de presupuestos el COI te permite manejar un presupuesto
mensual o anual para cada una de las cuentas, para que se pueda llevar el control
de las cifras contables. Un presupuesto es un plan monetario de cuanto se
pretende ganar o gastar durante un periodo segn el tipo de cuenta de la
organizacin.
3.3.1.
Cuentas de mayor
3.3.2.
Cuentas de detalle
79 | P g i n a
Las cuentas de detalle son aquellas que representan el ltimo nivel de las cuentas
y por consiguiente son las que pueden utilizarse en el registro de las operaciones,
despus de stas no puede existir otro nivel de cuentas.
Por ejemplo:
Si se utiliza el catlogo de cuentas que se diseo al principio de este captulo se
tendrn como cuentas de mayor o acumulativas:
Activo 100-000
Circulante 110-000
Bancos 111-000
Banamex 111-100
111-111
111-112
3.3.3.
Para que puedas ingresar cuentas en el COI, debes estar dentro del men
archivo, catlogo de cuentas y una vez que est desplegado el catlogo de
cuentas, en la parte superior, debes seleccionar el icono
agregar cuenta o
Tipo
Longitud
Observaciones
No. de Cuenta
Texto
De
acuerdo
estructura de
escogida.
a
la
cuenta
Descripcin
Texto
40
Tipo de cuenta
Seleccin
Es el nombre de la cuenta
80 | P g i n a
Campo
Tipo
Longitud
Observaciones
Departamental
Seleccin
Saldo inicial
Numrico
14
Saldo final
Numrico
14
Presupuesto
mensual
Numrico
14
COI
te permite asignar un
presupuesto mensual cuyo monto se
podr comparar con los saldos
mensuales que va arrojando el
sistema. Anota aqu el monto al que
asciende el presupuesto mensual de
la cuenta para el perodo de trabajo.
Presupuesto anual
Numrico
14
Presupuesto
acumulado
Numrico
14
81 | P g i n a
3.4
En este captulo es necesario que se realice una prctica contable sobre una
empresa comercializadora, la cual debe tener compra y venta de mercancas.
Es importante que se retome la informacin generada en la actividad
anterior sobre la empresa que seleccionaste, ya que sobre la misma seguirs
trabajando a lo largo del curso.
Es importante que al principio alimentes el sistema con las plizas que se te
sugerirn, sin embargo en los ltimos captulos tendrs que continuar y finalizar la
prctica con algunas operaciones propias del negocio.
Hay que recordar que la contabilidad puede manejar diferentes mtodos de
registro, entre los ms usuales son:
Almacn
Mtodo analtico
Compras
82 | P g i n a
No es necesario realizar un
conteo del almacn hasta el
ACTIVIDADES DE APRENDIZAJE
Empieza a trabajar en COI, ingresa la primera pliza del negocio, saldos iniciales.
83 | P g i n a
Cdigo
1110-001-000
1120-001-000
1140-001-000
1150-001-000
1150-002-000
1160-001-000
1160-002-000
1160-003-000
1190-001-000
1190-002-000
1190-003-000
1190-004-000
1190-005-000
1190-006-000
1210-000-000
1220-000-000
1230-000-000
1240-000-000
1245-000-000
1250-000-000
1252-000-000
1254-000-000
1256-000-000
1310-001-000
1310-002-000
1310-003-000
1320-001-000
1330-000-000
1340-000-000
1350-000-000
2150-001-000
2150-002-000
2150-003-000
2150-004-000
2150-005-000
2150-006-000
2150-007-000
2170-001-000
2170-002-000
2170-003-000
3100-000-000
3200-000-000
3210-000-000
3300-000-000
3400-000-000
1,100,467.90
Haber
8,393.00
155,444.00
94,443.00
59,348.00
4,584.00
53,443.00
500,000.00
224,812.90
1,100,467.90
84 | P g i n a
AUTOEVALUACIN
85 | P g i n a
86 | P g i n a
RESPUESTAS
87 | P g i n a
88 | P g i n a
UNIDAD 4
CONSIDERACIONES PARA EL CONTROL DEL SISTEMA
CONTABLE
OBJETIVO:
Se conocern los puntos que debe cuidarse dentro del programa de contabilidad
para poder tener informacin correcta que cumpla con los requerimientos de la
empresa. Adems que el alumno empezar a conocer el uso del sistema COI,
mediante la captura de las operaciones iniciales, familiarizndose en su uso, esto
favorecer el desarrollo de los siguientes temas.
TEMARIO
4.1
4.2
4.3
Diseo de formas
4.4
4.3 1
4.3.2
Bitcora de operaciones
89 | P g i n a
MAPA CONCEPTUAL
4.1. Asignacin de
responsabilidades
de la operacin
del sistema
4.5. Empezando a
capturar
informacin
dentro del COI
4.4. Bitcora de
operaciones
Consideraciones
para el control
del sistema
contable
4.2. Diagrama de
procesos y
elaboracin de
procedimiento
4.3. Diseo de
formas
90 | P g i n a
INTRODUCCIN
91 | P g i n a
4.1 ASIGNACIN
DE RESPONSABILIDADES
92 | P g i n a
93 | P g i n a
94 | P g i n a
4.2.
DIAGRAMA
DE PROCESOS Y ELABORACIN DE
PROCEDIMIENTOS
en su boletn
NIF
Identificaci
Informacin
financiera
Anlisi
Interpretaci
Procesamient
Captaci
95 | P g i n a
96 | P g i n a
97 | P g i n a
4.3
DISEO DE FORMAS
1o de Enero del
Cuenta
BANCOS
1120-001-000 CUENTA BANCARIA # 8766
Debe
Haber
500,000.00
CAPITAL SOCIAL
3100-000-000 CAPITAL SOCIAL
Sumas
2010
500,000.00
500,000.00
500,000.00
RTG
Revis
GMA
Autoriz
KGA
Heco
99 | P g i n a
En algunas plizas se suman los dgitos de las cuentas que integran toda la
pliza contable, para llegar a lo que se conoce como la cifra control, esto
ayudar en la validacin de la captura de las plizas, como se ver en la
pliza que utiliza el COI.
100 | P g i n a
Empresa X SA de CV
Altas o modificaciones en el catlogo de cuentas
Codificacin Alta o
XXX-XXXXXX
Baja
Nombre
Naturaleza
Tipo
Detalle /
Acum
Deud / Acreed
Cuenta raz
Codificacin
Nombre
Firma:
Solicitante
Autoriza
Fecha de aplicacin :
Finalmente la ltima parte del formato ser el integrado por los nombres o
iniciales de las personas que solicitan el cambio o alta de la cuenta y quien
101 | P g i n a
ACTIVIDADES DE APRENDIZAJE
BITCORA DE OPERACIONES
102 | P g i n a
Aspel
103 | P g i n a
29
104 | P g i n a
4.5
EMPEZANDO
CAPTURAR INFORMACIN
DENTRO
DEL
COI (OPERACIONES
INICIALES)
105 | P g i n a
de
107 | P g i n a
De
esta
forma
se
puede
seleccionar
la
cuenta
Finalmente
tendr
que
escribirse
el
importe
del
movimiento
108 | P g i n a
ACTIVIDADES DE APRENDIZAJE
Ventas
Da
Importes
IVA
Total
Forma de
cobro
3
6
9
11
15
19
20
22
24
27
80,000
50,000
60,000
25,000
15,000
30,000
20,000
15,000
28,000
56,000
12,800
8,000
9,600
4,000
2,400
4,800
3,200
2,400
4,480
8,960
92,800
58,000
69,600
29,000
17,400
34,800
23,200
17,400
32,480
64,960
Contado
Crdito
Contado
Crdito
Crdito
Contado
Contado
Crdito
Contado
Contado
379,000
60,640
439,640
Costo
de
ventas
40,000
25,000
30,000
12,500
7,500
15,000
10,000
7,500
14,000
28,000
189,500
109 | P g i n a
Recuerda que las ventas tienen que realizarse mediante el uso de las plizas
por da de operacin, es decir las ventas que se efectuaron el da 3 tienen que
estar en una pliza con esa pliza y otra para las ventas efectuadas el da 6.
Se utiliza el mtodo de registro de inventarios perpetuos, por lo que debe
utilizarse la cuenta de costo de ventas y todo se afecta directamente con el
almacn.
Da
1
2
5
8
9
15
16
22
23
30
Importes
IVA
Total
50,000
60,000
25,000
25,500
26,500
30,000
45,000
35,000
15,000
10,000
8,000
9,600
4,000
4,080
4,240
4,800
7,200
5,600
2,400
1,600
58,000
69,600
29,000
29,580
30,740
34,800
52,200
40,600
17,400
11,600
322,000
51,520
373,520
Forma
de pago
Crdito
Crdito
Contado
Contado
Crdito
Crdito
Contado
Contado
Crdito
Crdito
111 | P g i n a
112 | P g i n a
AUTOEVALUACIN
.
.
.
7. Menciona las partes que integran la pliza contable
.
.
.
8. Qu es una bitcora de operaciones dentro del programa contable?
.
.
.
9. Qu es la cifra control dentro de la pliza electrnica del COI y cul es su
utilidad?
.
.
.
10. Menciona las partes que integran el pie de la pliza electrnica en el COI.
.
.
.
114 | P g i n a
RESPUESTAS
115 | P g i n a