ADMINISTRASI KEPEGAWAIAN

I. PRINSIP-PRINSIP PENYUSUNAN FORMASI PEGAWAI

Kata formasi berasal dari bahasa Belanda Formatie dan bahasa Inggris
Formation yang berarti susunan berdasarkan undang-undang pokok
kepegawaian No. 8 tahun 1974 menetapkan formasi Pegawai Negeri Sipil di
kalangan pemerintah dijelaskan bahwa :
Formasi kepegawaian adalah penentuan jumlah dan susunan pangkat
Pegawai Negeri sipil diperlukan untuk melaksanakan tugas pokok ditetapkan
oleh pejabat yang berwenang, sedangkan peraturan pemerintah No. 5 tahun
1979 pasal 1 menjelaskan lebih lanjut, bahwa formasi kepegawaian adalah
jumlah dan susunan pangkat Pegawai Negeri Sipil yang diperlukan oleh
susunan organisasi Negara untuk melaksanakan tugas pokok dalam jangka
waktu tertentu, ditetapkan oleh menteri yang bertanggung jawab dalam
bidang penerbitan dan penyempurnaaan Aparatur Negara.
Organisasi merupakan alat untuk mencapai tujuan. Untuk mencapai
tujuan, organisasi harus menyesuaikan diri dengan perkembangan tugas
pokok yang harus dilaksanakan. Karena tugas pokok dapat berkembang dari
waktu ke waktu, maka jumlah dan mutu pegawai yang diperlukan harus
selalu disesuaikan dengan perkembangan tugas pokok. Perkembangan tugas
pokok dapat mengakibatkan makin besarnya jumlah pegawai yang
diperlukan atau sebaliknya.
Dalam penyelenggaraan pemerintahan secara berdaya guna dan
berhasil guna, maka diperlukan penyusunan formasi bagi satuan-satuan
organisasi dengan tujuan agar satuan-satuan organisasi negara mempunyai
jumlah dan mutu pegawai yang memadai sesuai dengan beban kerja dan
tanggung jawab pada masing-masing satuan organisasi. Formasi masingmasing satuan organisasi negara disusun berdasar analisis kebutuhan dan
penyediaan pegawai sesuai dengan jabatan yang tersedia dengan
memperhatikan norma, standar dan prosedur yang ditetapkan oleh
pemerintah.
Formasi pegawai untuk masing-masing satuan organisasi pemerintah
pusat ditetapkan setiap tahun anggaran oleh menteri yang bertanggung
jawab di bidang pendayagunaan aparatur negara, setelah mendapat
pertimbangan Kepala Badan Kepegawaian Negara berdasar usul dari pejabat
pembina kepegawaian pusat. Pejabat Pembina Kepegawaian Pusat adalah
menteri, Jaksa Agung, Sekretaris Negara, Sekretaris Kabinet, Sekretaris
Militer, Sekretaris Presiden, Sekretaris Wakil Presiden, Pimpinan Lembaga
Pemerintah Non Departemen, Kepala Kepolisian Negara dan Pimpinan
Kesekretariatan lembaga tertinggi/tinggi negara. Sedangkan formasi pegawai
untuk masing-masing satuan organisasi pemerintah daerah ditetapkan

setiap tahun anggaran oleh Kepala Daerah (bagi Propinsi ditetapkan oleh
Gubernur, Kabupaten oleh Bupati dan Kota ditetapkan oleh Walikota) sebagai
Pejabat Pembina Kepegawaian Daerah.
Kebutuhan pegawai baik di perusahaan swasta maupun di lingkungan
Dinas Pemerintahan akan selalu bertambah seiring berkembangnya institusi
yang menaungi. Perkembangan perusahaan/institusi ini tak pelak
membutuhkan pegawai baru yang mengisi unit bagian yang semakin
banyak. Untuk merekrut pegawai baru, ada beberapa hal yang harus
dicermati mengenai analisis analisis kebutuhan pegawai.
Analisis kebutuhan pegawai merupakan dasar bagi penyusunan
formasi. Analisis kebutuhan pegawai adalah suatu proses perhitungan secara
logis dan teratur dari segala dasar-dasar/faktor-faktor yang ditentukan untuk
dapat menentukan jumlah dan susunan pangkat Pegawai Negeri Sipil yang
diperlukan oleh suatu satuan organisasi negara untuk mampu melaksanakan
tugasnya secara berdayaguna, berhasil guna dan berkelanjutan Analisis
kebutuhan dilakukan berdasarkan:
A. JENIS PEKERJAAN
Jenis pekerjaan adalah macam-macam pekerjaan yang harus dilakukan
oleh suatu satuan organisasi dalam melaksanakan tugas pokoknya, misalnya
pekerjaan pengetikan, pemeriksaan perkara, penelitian, perawatan orang
sakit, dan lain-lain. Jenis pekerjaan harus disusun secara sistematis. Jenis
pekerjaan terbagi menjadi dua, ada yang bersifat umum (ada pada setiap
dapertemen) dan bersifat khusus (sesuai kebutuhan departemen tertentu).
B. SIFAT PEKERJAAN
Dasar penyusunan yang merujuk pada sifat pekerjaan dapat ditinjau
melalui beberapa hal khusus. Untuk meninjau sifat pekerjaan, dapat
didasarkan pada waktu kerja, pemusatan perhatian, serta resiko pribadi yang
mungkin timbul dari melaksanakan pekerjaan. Sifat pekerjaan adalah
pekerjaan yang berpengaruh dalam penetapan formasi, yaitu sifat pekerjaan
yang ditinjau dari sudut waktu untuk melaksanakan pekerjaan itu. Ada
pekerjaan-pekerjaan yang cukup dilaksanakan selama jam kerja saja,
misalnya pekerjaan tata usaha, tetapi ada pula pekerjaan yang hams
dilakukan selama 24 jam penuh, misalnya pemadam kebakaran, tenaga
medis dan para medis di rumahrumah sakit pemerintah.
C. PERKIRAAN BEBAN KERJA
Perkiraan beban kerja adalah frekuensi rata-rata dari masing-masing
jenis pekerjaan dalam jangka waktu tertentu. Perkiraan beban kerja juga
menjadi salah satu dasar penentuan penyusunan formasi pegawai. Perkiraan
beban kerja yang dimaksud adalah frekuensi kegiatan rata-rata dari masingmasing jenis pekerjaan dalam jangka waktu tertentu. Beban kerja dapat
dibagi dalam tiga kategori, meliputi :
1) Beban kerja yang dapat diukur
Misalnya tugas yang dihitung per satuan waktu

2) Beban kerja yang sulit diukur

Sulit diukur karena tergantung pada keadaan, misalnya tugas
kejaksaan
3) Beban kerja yang tidak dapat diukur
Tidak dapat diukur seperti misalnya pada tugas intelegen, diplomatik
D. PERKIRAAN KAPASITAS PEGAWAI
Perkiraan kapasitas pegawai adalah kemampuan rata-rata seorang
pegawai untuk menyelesaikan suatu jenis pekerjaan dalam jangka waktu
tertentu. Perkiraan beban kerja dan prakiraan kapasitas kerja diperlukan
untuk masing-masing jenis pekerjaan. Perkiraan kapasitas pegawai
merupakan perkiraan kemampuan rata-rata satu orang pegawai untuk
menyelesaikan suatu jenis pekerjaan dalam jangka waktu tertentu. Perkiraan
ini diperlukan untuk mengetahui jumlah pegawai yang diperlukan. Seperti
pada beban kerja, kapasitas pegawai juga ada yang dapati diukur, sulit
diukur dan tidak dapat diukur.
E. JENJANG DAN JUMLAH JABATAN SERTA PANGKAT
Penentuan jenjang, jumlah jabatan dan pangkat dalam suatu
organisasi harus ditinjau dari sudut keseluruhan organisasi dan tidak ditinjau
per unit organisasi. Penentuan susunan pangkat merupakan satu syarat
mutlak untuk dipelihara dengan baik dalam suatu organisasi.
F. ANALISIS JABATAN
Analisis kebutuhan pegawai dapat diperoleh melalui analisis jabatan
untuk mengetahui secara konkrit jumlah dan kualifikasi pegawai yang
dibutuhkan oleh suatu unit organisasi untuk mampu melaksanakan tugasnya
secara berdayaguna, berhasilguna, dan berkesinambungan. Analisis jabatan
adalah suatu kegiatan mengumpulkan, menilai, dan mengorganisasikan
informasi tentang jabatan.
G. PRINSIP PELAKSANAAN PEKERJAAN
Prinsip pelaksanaan pekerjaan sangat besar pengaruhnya dalam
menentukan formasi pegawai. Misalnya, apabila pekerjaan membersihkan
ruangan atau merawat pekarangan harus dikerjakan sendiri oleh satuan
organisasi yang bersangkutan, maka harus diangkat pegawai untuk
pekerjaan-pekerjaan itu, akan tetapi kalau pekerjaan membersihkan ruangan
dan merawat pekarangan diborongkan kepada pihak ketiga, maka tidak perlu
mengangkat pegawai untuk pekerjaan itu.
H. PERALATAN YANG TERSEDIA
Peralatan yang tersedia atau yang diperkirakan akan tersedia dalam
menyelesaikan pekerjaan sesuai tugas pokok akan mempengaruhi jumlah
dan mutu pegawai yang diperlukan. Pada umumnya makin tinggi mutu
peralatan kerja yang ada dan tersedia dalam jumlah yang memadai akan
mengurangi jumlah pegawai yang diperlukan.

I. KEMAMPUAN KEUANGAN NEGARA/DAERAH

Faktor kemampuan keuangan negara adalah faktor penting yang selalu
harus diperhatikan dalam penentuan formasi Pegawai NegeriSipil. Walaupun
penyusunan formasi telah sejauh mungkin ditetapkan berdasarkan analisis
kebutuhan pegawai seperti diuraikan terdahulu, akan tetapi apabila
kemampuan keuangan negara masih terbatas, maka penyusunan formasi
tetap harus didasarkan kemampuan keuangan negara yang tersedia.
Meskipun formasi telah disusun secara rasional berdasarkan hasil analisis
jabatan dan analisis kebutuhan, realisasinya tetap disesuaikan dengan
kemampuan anggaran yang tersedia.
Lalu bagaimana penyusunan formasi pegawai untuk swasta?, hal apa
sajakah yang harus dipertimbangkan?. Untuk perusahaan swasta berukuran
kecil perekrutan pegawai baru lebih ditekankan pada kebutuhan perusahaan
dan dana yang tersedia, namun untuk perusahaan berskala besar, prinsip
diatas juga dapat digunakan sebagai bahan pertimbangan selain prinsipprinsip yang tentunya dimiliki perusaan sendiri.
II. SISTEM PENYUSUNAN FORMASI PEGAWAI
Sistem penyusunan formasi dapat digunakan sistem sama dan system
ruang ligkup. Sistem sama merupakan sistem yang menentukan jumlah dan
kualitas pegawai yang sama bagi semua satuan organisasi tanpa
membedakan besar kecilnya beban kerja. Sedangkan sistem ruang lingkup
merupakan suatu sistem yang menetukan jumlah dan kualitas pegawai
berdasarkan jenis, sifat dan beban kerja yang dibebankan kepada suatu
organisasi.
Sistem Formasi Kawan (Patronage System)
Sistem Formasi Kawan (Patronage System) Sistem kawan merupakan
suatu
sistam
kepegawaian
yang
bersifat
subyektif,artinya
pengangkatan seorang pegawai berdasarkan atas hubungan pribadi
antara pihak yang mengangkat dengan yang diangkat. Sistem
kepegawaian yang subyektif ini dapat dibedakan antara yang bersifat
politis dengan yang bersifat nonpolitis. Sistem yang bersifat politis
dikenal dengan istilah spoil system, diambil dari ucapan senator Wiliam
L. Mercy dari New York: To the victor belongs the spoilof war (semua
rampasan perang menjadi milik yang menang). Menurut sisitem ini
pengangakatan seseorang didasarkan atas jasanya terhadap
kemenangan partai. Sistem kepegawaian yang bersifat nonpolitis biasa
dikenal dengan istilah nepotisme. Kata nepotisme berasal dari kata
Inggris nepotism, yang akar katanya nepos atau kemenakan.
Sistem Formasi Kecakapan (Merit System)
Sistem Formasi Kecakapan (Merit System) Berbeda dengan sistem
kawan, sistem kecakapan bersifat obyektif. Pengangkatan seorang

pegawai didasarkan pada kecakapan yang dimiliki. Ukuran awal untuk

mengetahui kecakapan seorang calon pegawai antara lain adalah
ijazah yang dimiliki atau hasil tes yang dicapainya. Dalam praktek
kepegawaian, sistem ini bukan saja dipergunakan pada pengangkatan
pertama seorang pegawai, tetapi juda pada proses kepegawaian
berikutnya, antara lain untuk menentukan kenaikan gaji, kenaikan
tingkat, dan sebagainya.
Sistem Formasi Karier (Career System)
Sistem Formasi Karier (Career System) Menurut sistem karier ini
seseorang diterima menjadi pegawai karena pertimbangan kecakapan.
Kesempatan untuk mengembangkan bakat serta kecakapan terbuka
selama pegawai mampu bekerja. Pangkatnyapun dapat dinaikkan
setinggi mungkin. Sistem ini merupakan konsekuensi logis dari system
kepegawaian yang berdasarkan kecakapan.
A. METODE
Dalam menghitung formasi, banyak metode yang dapat dipergunakan.
Namun demikian, dalam pedoman ini disajikan metoda yang sederhana yang
memungkinkan dapat memberi kemudahan bagi instasi menggunakannya.
Metoda yang dipilih adalah metoda beban kerja yang diidentifikasi dari :
1) Hasil kerja
2) Objek kerja
3) Peralatan kerja
4) Tugas per tugas jabatan
B. PRINSIP PENYUSUNAN FORMASI
Dalam penyusunan formasi pegawai hendaknya diperhatikan prinsipprinsip sebagai berikut :
1) Setiap jenjang jabatan jumlah pegawainya sesuai dengan beban
kerjanya.
2) Setiap perpindahan dalam posisi jabatan yang baik karena adanya
mutasi atau promosi dapat dilakukan apabila tersedia posisi jabatan
yang lowong.
3) Selain beban kerja organisasi tidak berubah komposisi jumlah pegawai
juga tidak berubah.
Dalam penyusunan formasi pegawai diperlukan penentuan kebutuhan
terlebih dahulu. Penentuan kebutuhan pegawai merupakan kegiatan untuk
menentukan jumlah dan kualitas pegawai yang diperlukan guna mengisi
suatu organisasi. Langkah pertama untuk menentukan kebutuhan pegawai
ini dilakukan dengan menyusun jenjang kepangkatan dan formasi. Jadi, pada
intinya, penyusunan pegawai harus didasarkan dan diawali dari penentuan
kebutuhan.
1. Prinsip Penerimaan Pegawai
Dalam penerimaan PNS baru haruslah tetap mendasarkan pada prinsip
bahwa setiap warganegara yang memenuhi syarat yang telah ditentukan

dalam peraturan perundangan mempunyai hak dan kesempatan yang sama

untuk menjadi pegawai negeri sipil. Penilaian calon pegawai harus selalu
didasarkan pada syarat obyektif atau semata-mata didasarkan pada
kualifikasi objektif sesuai kebutuhan dan tidak boleh secara subjektif. Dalam
hal ini, prinsip penerimaan pegawai secara ringkas dapat dipahami sebagai
prinsip kesamaan hak.
2. Prinsip Pengangkatan Pegawai
Prinsip profesionalisme sesuai dengan kompetensi, prestasi kerja, dan
jenjang pangkat yang ditetapkan untuk jabatan itu serta syarat objektif lain
tanpa membedakan jenis kelamin, suku, agama, ras, atau golongan.
3. Prinsip Penyusunan Pola Karier
Dalam menyusun pola karir PNS, terdapat tiga prinsip yang harus
dijadikan patokan. Prinsip penyusunan pola karir PNS meliputi :
a) Kepastian
Pola karier harus menggambarkan kepastian tentang arah alur karier
yang dapat ditempuh oleh setiap PNS yang telah memenuhi syarat
yang ditentukan dalam peraturan perundang-undangan.
b) Profesionalisme
Pola karier harus mendorong peningkatan kompetensi dan prestasi
kerja PNS.
c) Transparan
Pola karier harus diketahui oleh setiap PNS dan memberi kesempatan
yang sama kepada PNS yang telah rnemenuhi syarat yang ditentukan
dalam peraturan perundang-undangan

III. ANALISA KEBUTUHAN PEGAWAI

Analisis kebutuhan pegawai dapat diperoleh melalui analisis jabatan
untuk mengetahui secara konkrit jumlah dan kualifikasi pegawai yang
dibutuhkan oleh suatu unit organisasi untuk mampu melaksanakan tugasnya
secara berdayaguna, berhasilguna, dan berkesinambungan. Analisis jabatan
adalah suatu kegiatan mengumpulkan, menilai, dan mengorganisasikan
informasi tentang jabatan. Analisis jabatan meliputi :
1) Uraian jabatan atau uraian pekerjaan, yaitu informasi yang lengkap
tentang tugas dan berbagai aspek lain dari suatu jabatan atau
pekerjaan.
2) Kualifikasi atau syarat-syarat jabatan, yaitu keterangan mengenai
syarat-syarat yang diperlukan oleh seorang pegawai untuk dapat
melakukan tugas tertentu misalnya pendidikan tertentu,
3) Peta jabatan, yaitu susunan nama dan tingkat jabatan struktural dan
fungsional yang tergambar dalam suatu struktur unit organisasi dari

tingkat yang paling rendah sampai dengan yang paling tinggi dan jenis
jabatan fungsional serta jumlah yang diperlukan.
Selain prinsip-prinsip diatas ada beberapa hal lain yang mesti dicermati
dalam penyusunan formasi pegawai, yakni :
1) Formasi adalah jumlah dan susunan pangkat yang diperlukan dalam
suatu satuan organisasi Negara untuk mampu melaksanakan tugas
pokok dalam jangka waktu tertentu.
2) Persediaan pegawai adalah jumlah PNS yang dimiliki saat ini.
Persediaan pegawai disebut juga dengan Bezetting.
3) Analisis kebutuhan pegawai adalah proses yang dilakukan secara logic,
teratur, dan berkesinambungan untuk mengetahui jumlah dan kualitas
pegawai yang diperlukan. Analisis kebutuhan pegawai dilakukan agar
pegawai memiliki pekerjaan yang jelas sehingga pegawai secara nyata
terlihat sumbangan tenaganya terhadap pencapaian misi organisasi
atau program yang telah ditetapkan.
4) Standar kemampuan Rata-rata pegawai adalah standar kemampuan
yang menunjukkan ukuran enerji rata-rata yang diberikan seorang
pegawai atau sekelompok pegawai untuk memperoleh satu satuan
hasil. Standar kemampuan rata-rata pegawai disebut standar prestasi
rata-rata pegawai.
5) Beban kerja adalah sejumlah target pekerjaan atau target hasil yang
harus dicapai dalam satu satuan waktu tertentu.
Penyebab lowongnya formasi dalam satu unit organsasi pemerintah pada
umumnya disebabkan oleh dua hal, yakni :
1) Adanya PNS yang berhenti karena pensiun, mengundurkan diri, dan
sebagainya.
2) Adanya perluasan organisasi pemerintah.
Beberapa hal yang perlu diperhatikan Dalam pengadaan PNS
1) Prinsip, Prinsip apa yang harus dijalankan dalam pengadaan PNS
2) Sistem, Sistem apa yang digunakan dalam pengadaan PNS
3) Syarat, Bagaimana syarat penyelenggaraannya
4) Pengangkatan, Bagaimana prosedur terkait pengangkatan
5) Tata usaha, Bagaimana sistem tata usaha yang dijalankan

IV. PENGADAAN PEGAWAI

Apabila suatu perusahaan memerlukan tenaga kerja baru, maka akan
diusahakan untuk menarik atau mencari tenaga yang di hararapkan dapat
melaksanakan tugas dengan baik. Langkah ini sebenarnya merupakn
langkah kedua, sedangkan langkah pertama ialah menentukan keadaan dan
sifat pekerjaan yang lowong serta keadaan dan sifat atau kecakapan

orang/tenaga kerja yang diharapkan sanggup melakukan pekerjaan itu.

Dengan demikian, dapat dikatakan bahwa sesungguhnya pencarian atau
penarikan tenaga kerja di lakukan setelah diketahui kualifikasi yang harus
dimiliki tenaga kerja yang akan dicari, antara lain menyangkut pengetahuan,
pengalaman, kepribadiannya dan sebagainya.
Namun sebelum mencari pegawai baru ada beberapa hal yang harus
diperhatikan baik untuk instansi pemerintah, maupun swasta, hal ini
meliputi; prinsip-prinsip penyusunan formasi, sistem penyusunan formasi,
analisa jabatan, sampai pada anggaran/budget yang tersedia, kesemua itu
harus dicermati dengan baik. Agar pelaksanaan pengadaan pegawai kantor
berjalan lancar, maka pelaksanaanya harus berdasarkan prosedur yang ada.
Adapun langkah-langkahnya sebagai berikut :
1) Menetapkan
perencanaan
kebijakan
kepegawaian,
sehingga
menghasilkan penggolongan pekerjaan, analisa pekerjaan, gambaran
pekerjaan dan rincian pekerjaan.
2) Menentukan penarikan pegawai dari sumber-sumber tenaga kerja, baik
intern maupun ekstern.
3) Membuat pengumuman lowongan pekerjaan, analisis pekerjaan,
gambaran pekerjaan dan perincian pekerjaan.
4) Penerimaan surat lamaran pekerjaan dari calon tenaga kerja.
5) Mengadakan seleksi atau penyaringan administrasi dari surat lamaran
yang masuk
6) Menentukan diterima tidaknya lamaran kerja (dipilih yang memenuhi
persyaratan).
7) Menyiapkan segala perangkat seleksi (baik soal, pedoman penilaian
maupun standar kelulusan)
8) Melakukan pemanggilan bagi calon yang memenuhi syarat untuk
mengikuti tes atau ujian.
9) Mengadakan seleksi pegawai, berupa tes lisan, tertuis, intelegensi,
psikotes, dan kesehatan jasmani.
10)
Memeriksa hasil tes dan sekaligus menentukan rangking serta
jumlah calon yang lulus.
11)
Memanggil calon pegawai yang lulus untuk mengikuti masa
percobaan.
12)
Mengangkat pegawai dengan Surat Keputusan dalam status
masa percobaan.
13)
Calon pegawai mengikuti orientasi masa percobaan.
14)
Melakukan penilaian selama calon mengikuti orientasi.
15)
Menentukan lulus tidaknya masa orientasi.
16)
Membuat Surat Keputusan pengangkatan pegawai berstatus
pegawai tetap.
17)
Menempatkan pegawai pada jenjang jabatan tertentu dengan
tugass, wewenang dan tanggung jawab.
18)
Melakukan pembinaan dan pemeliharaan terhadap pegawai,
agar para pegawai berkembang dan betah bekerja di perusahaan.

Sistem Pengadaan Pegawai terdapat dua macam, yakni sistem sentralisasi

dan sistem desentralisasi. Berikut penjelasan sistem pengadaan pegawai.
1) Sistem sentralisasi
a) Keuntungan
Adanya norma yang sama, penerimaan yang seragam dan dapat
lebih dijamin mutu pegawai yang diterima
b) Kelemahan
Sangat sulit dilaksanakan berhubung dengan luasnya wilayah
dan masih sulitnya perhubungan.
2) Sistem desentralisasi
a) Keuntungan
Dapat melaksanakan pengadaan pegawai baru dengan cepat
b) Kelemahan
Tidak
terdapat
keseragaman
dalam
cara
penerimaan,
kemungkinan penentuan norma yang berbeda, yang mungkin
tidak menjamin mutu pegawai yang diterima.
A. TAHAPTAHAP ATAU PROSES PENERIMAAN PNS
1) Tahap Pengumuman
a) Dengan seluas-luasnya melalui media masa dan media lain yang
memungkinkan
b) Oleh pejabat yang berwenang maupun pejabat lain yang
ditunjuknya
c) Dilakukan sekurang-kurangnya satu bulan sebelum tanggal
penutupan lamaran
d) Mencantumkan beberapa hal utama meliputi :
Jumlah dan jenis lowongan
Syarat yang harus dipenuhi oleh setiap pelamar
Alamat tempat lamaran ditujukan
Batas waktu pengajuan surat lamaran
Lainnya yang dianggap perlu
2) Tahap Pelamaran
a) Surat lamaran secara tertulis dengan huruf latin
b) Dengan tulisan tangan sendiri
c) Diajukan kepada instansi yang bersangkutan
d) Dilengkapi dengan lampiran sesuai syarat yang diminta
e) Diri pelamar harus memenuhi syarat bersangkutan
f) Dilengkapi dengan lampiran sesuai syarat yang diminta
g) Diri pelamar harus memenuhi syarat tertentu
h) Diajukan/ diserahkan sebelum tanggal penutupan penerimaan
lamaran
3) Tahap Penyaringan

a) Pemeriksaan administratif
b) Panggilan pelamar
c) Mengadakan ujian
d) Penentuan peserta ujian yang lulus
e) Penentuan pelamar yang diterima (calon)
f) Pengumuman panggilan yang diterima
g) Pengusulan
4) Pengangkatan dan penempatan
a) Masa percobaan (pengangkatan menjadi calon PNS)
b) Pengangkatan sebagai Pegawai Negeri Sipil, bagi calon PNS yang
telah menjalani masa percobaan dan memenuhi persyaratan:
c) Telah menunjukkan kesetiaan dan ketaatan penuh pada
Pancasila, UUD 1945, Negara dan pemerintah.
d) Telah menunjukkan sikap dan budi pekerti yang baik
e) Telah menunjukkan kecakapan dalam melaksanakan tugas
f) Telah memenuhi syarat-syarat kesehatan jasmani dan rohani
untuk diangkat sebagai Pegawai Negeri Sipil
B. SUMBER TENAGA KERJA DALAM PENGADAAN
Melanjutkan materi tentang Administrasi Kepegawaian, kali ini kita
akan mencari tahu tentang berbagai sumber dalam perekrutan pegawai
baru. Secara umum penambahan pegawai baru dapat diambil dari sumber
berikut ini :
1. Sumber internal
Sumber internal merupakan penarikan tenaga kerja dengan
mengambil dari pegawa yang bekerja diperusahaan itu sendiri, dengan kata
lain pegawai kantor mendapatkan kesempatan pertama untuk mengisi
lowongan pekerjaan tersebut. Pengangkatan pegawai melalui sumber
internal ini, selain sudah diketahui sifat dan kecakapan pegawai, juga moral
pegawai dapat dipertinggi karenan mengangkat pegawai dengan jabatan
yang lebih rendah.
Keuntungan pengangkatan pegawai dari lingkungan sendiri adalah:
a) Mempertinggi semangat kerja pegawai, terutama bagi mereka yang
mengharapkan promosi.
b) Loyalitas yang tinggi dari pegawai terhadap perusahaan
c) Praktis dan ekonomis
d) Terjadinya persaingan yang sehat, apabila dilaksanakan secara adil
dan objektif
e) Seleksi mudah dilaksanakan.

Sedangkan kelemahannya adalah:

a) Bila pengangkatan pegawai tidak objektif, akan timbul rasa tidak puas
dari para pegawai.
b) Adanya promosi yang dipaksakan
c) Dapat menghambat ide.
2. Sumber eksternal
Sumber eksternal merupakan perekrutan tenaga yang bersumber dari
luar perusahaan meliputi :
a) Penarikan melalui teman-teman pegawai
Pada dasarnya penarikan ini tidak ada dalam kepegawaian. Hal ini
terjadi karena ada pegawai yang mengusulkan teman atau kawannya
untuk mengisi lowongan, sehingga secara tidak langsung pegawai
yang mengusulkan tersebut sebagai penjamin kualitas dari teman
yang direkomendasikan.
b) Penarikan tenaga kerja melalui badan-badan penempatan tenaga kerja
Penarikan melalui badan tenaga kerja baik yang didirikan oleh
pemerintah maupun swasta. Semisal Depnaker (Departemen Tenaga
Kerja).
c) Penarikan melalui lembaga pendidikan
Lembaga pendidikan disini meliputi segala macam lembaga
pendidikan, khususnya yang mendidik dan melatih suatu kehlian.
Biasanya ditempat
tersebut tersedia siswa-siswa yang memiliki
keahlian tertentu sesuai dengan bidangnya, namun mereka memiliki
kelemahan yaitu belum berpengalaman.
d) Penarikan melalui iklan
Iklan adalah media penting yang dapat digunakan dan dipilih untuk
penarikan tenaga kerja. Banyak perusahaan melakukan penarikan
tenaga kerja melalui iklan ini, karena dapat menarik jumlah pelamar
yang banyak, sehingga dapat diperoleh tenaga kerja yang sesuai
dengan persyaratan.
e) Melalui sumber-sumber lain
Selain menarik melalui sumber-sumber diatas, dapat juga melalui
sumber-sumber lainnya, misalnya: lingkungan, pertanian, imigran dan
imigrasi, dan organisasi tertentu.
Keuntungan penarikan dari luar perusahaan adalah :
a) Timbulnya ide-ide baru
b) Terseidanya banyak jumlah pelamar
c) Didapatkan pegawai yang berbobot dan memenuhi persyaratan
d) Memberikan kesempatan kepada masyarakat umum
Sedangkan kelemahannya diantaranya :
a) Kurang praktis dan ekonomis
b) Tidak setiap kebutuhan tersedia
c) Adanya kebiasaaan yang kurang sesuai dengan perusahaan

d) Loyalitas yang kurang

e) Kemungkinan mereka belum berpengalaman