Você está na página 1de 121

GESTO DE MATERIAIS E DE PATRIMNIO NO

SERVIO PBLICO

DEZEMBRO / 2014

Escola de Contas do Tribunal de Contas dos Municpios


Estado de Gois

GESTO DE MATERIAIS E DE PATRIMNIO NO SERVIO PBLICO


Prof. Thiago Parsio

Thiago Parsio graduado em administrao de empresas pela UFPE, ps-graduado em gesto de pessoas pela
FAFIRE. servidor concursado do Tribunal de Contas de Pernambuco desde 2005, exerceu a chefia da Diviso de
Patrimnio entre 2008 e 2011, da Diviso de Compras entre 2012 e 2013, da Diviso de Materiais entre janeiro e
setembro de 2014 e novamente da Diviso de Patrimnio da instituio a partir de outubro de 2014. (e-mail:
gestaodepatrimonio2012@gmail.com)

SUMRIO

COMPRAS
I Identificao de necessidades .......................................................................................... 5
1.1 Definies ........................................................................................................... 5
1.2 Evoluo das compras ....................................................................................... 6
1.3 Fluxo de compras ............................................................................................... 7
1.4 Escolha de fornecedores .................................................................................... 8
1.5 Desafios para o setor de compras ................................................................... 10
1.6 Centralizao x Descentralizao .................................................................... 10
II Especificaes ............................................................................................................... 11
2.1 Definies ......................................................................................................... 11
2.2 Elementos essenciais ....................................................................................... 11
2.3 Fontes .............................................................................................................. 12
2.4 Direcionamento ................................................................................................ 12
2.5 Padronizao ................................................................................................... 13
2.6 Segmentao de produtos ............................................................................... 13
III Modalidades de compras .............................................................................................. 15
3.1 Licitao ........................................................................................................... 15
3.2 Prego (presencial ou eletrnico) .................................................................... 17
3.3 Compra por dispensa de licitao .................................................................... 20
3.4 Compra por inexigibilidade de licitao ............................................................ 24
3.5 Compra por adiantamento (suprimento individual) .......................................... 25
3.6 Sistema de Registro de Preos (SRP) ............................................................ 27
IV Compras e gesto de contratos ................................................................................... 31
4.1 Aspectos fundamentais .................................................................................... 31
4.2 Formalizao contratual ................................................................................... 31
4.3 Encargo e remunerao ................................................................................... 32

MATERIAIS
I Conceitos e definies .................................................................................................... 34
1.1 O que gesto de materiais? .......................................................................... 34
2

1.2 Atividades da gesto de materiais ................................................................... 35


II Previso de demandas .................................................................................................. 36
2.1 O que previso de demandas? ..................................................................... 36
2.2 Padres de demandas ..................................................................................... 36
2.3 Tcnicas de previso ....................................................................................... 37
III Especificao de materiais ........................................................................................... 40
IV Agrupamento e classificao ........................................................................................ 41
V Controle de estoques .................................................................................................... 43
5.1 Gesto de estoques ......................................................................................... 43
5.2 Causas de erro em registros ............................................................................ 44
5.3 Classificao de estoques ................................................................................ 44
5.4 Classificao ABC ............................................................................................ 45
5.5 Outros mtodos de controle ............................................................................. 47
5.6 Avaliao de estoques ..................................................................................... 49
5.7 Custos de estoques .......................................................................................... 52
5.8 Indicadores de estoques .................................................................................. 53
VI Recebimento e distribuio .......................................................................................... 55
6.1 Recebimento .................................................................................................... 55
6.2 Distribuio ....................................................................................................... 56
VII Movimentao e armazenagem .................................................................................. 58
7.1 Movimentao .................................................................................................. 58
7.2 Condies bsicas do arranjo fsico ................................................................. 59
7.3 Tcnicas de estocagem ................................................................................... 60
VIII Inventrio .................................................................................................................... 64
8.1 O que um inventrio? .................................................................................... 64
8.2 Modalidades de inventrio ............................................................................... 64
8.3 Tipos de inventrio ........................................................................................... 65
8.4 Etapas do planejamento de inventrio ............................................................. 65
8.5 Indicador de inventrio ..................................................................................... 67

PATRIMNIO
I Conceitos e definies .................................................................................................... 68
1.1 Patrimnio pblico ............................................................................................ 68
3

1.2 O que gesto patrimonial? ............................................................................ 69


1.3 Classificao de bens ...................................................................................... 70
1.4 Material de consumo x Material permanente ................................................... 71
II Incorporaes ................................................................................................................ 74
2.1 O que incorporao? ..................................................................................... 74
2.2 Nmero patrimonial .......................................................................................... 76
2.2.1 Cdigo de barras ........................................................................................... 77
III Controle fsico ............................................................................................................... 79
3.1 Modalidades de movimentao de bens .......................................................... 79
3.2 Movimentao centralizada x descentralizada ................................................. 80
IV Manutenes ................................................................................................................ 82
V Modalidades de desfazimento ....................................................................................... 84
5.1 Avaliao de bens para alienao ................................................................... 87
5.2 Irregularidades patrimoniais ............................................................................. 88
VI Baixas ........................................................................................................................... 91
6.1 Casos especiais de baixas ............................................................................... 92
VII Depreciaes ............................................................................................................... 94
7.1 Mtodos mais utilizados ................................................................................... 95
VIII Inventrio .................................................................................................................... 98
8.1 O que um inventrio? .................................................................................... 98
8.2 Modalidades de inventrio ............................................................................... 98
8.3 Planejamento de um inventrio ........................................................................ 99
8.4 Nova tecnologia: RFID ................................................................................... 100

REFERNCIAS .............................................................................................................. 102


LEGISLAO ................................................................................................................. 103
EXERCCIOS .................................................................................................................. 106

COMPRAS

I IDENTIFICAO DE NECESSIDADES

1.1 Definies
De acordo com a Secretaria de Planejamento e Gesto do Estado do Cear,
planejar compras determinar objetivos relacionados a aquisies, mediante a definio,
estudo e coordenao dos meios e recursos para atingi-los.

Ampliando o entendimento, o processo de contratao pblica pode ser definido


como o conjunto de fases, etapas e atos estruturado de forma lgica para permitir que a
Administrao, a partir da identificao precisa da sua necessidade e demanda, possa
definir com preciso o encargo desejado, minimizar seus riscos e selecionar,
isonomicamente, se possvel, a pessoa capaz de satisfazer a sua necessidade pela
melhor relao benefcio-custo (Renato Geraldo Mendes, 2012).

O grande desafio de uma aquisio bem feita conseguir conciliar trs atributos
geralmente incompatveis: celeridade, qualidade e preo. Um compra clere nem sempre
a mais econmica e ainda pode comprometer a qualidade do que se est adquirindo.
Comprar bem, portanto, pode ser considerado uma arte.

Ao contrrio do senso comum que enxerga compras como um ato de procura de


bens e servios para posterior suprimento organizao, a funo compras mais
complexa e demanda responsabilidades maiores como:
Garantir o efetivo suprimento de materiais e servios, nas quantidades certas e nos
prazos demandados pelos requisitantes;
Comprar com celeridade, qualidade e economia;
Planejar as aquisies;
Manter relao prxima com outras unidades organizacionais;
Manter

um

cadastro

atualizado

de

fornecedores,

garantindo

um

bom

relacionamento com eles; e


Realizar um controle efetivo do processo de compras com uso de ferramentas
gerenciais.

Mesmo seguindo todos os procedimentos listados acima, nem sempre a aquisio


concluda com sucesso. Os principais motivos de uma compra ineficiente so:
Identificao de necessidades incompleta;
Especificao inadequada do item a ser adquirido;
Gesto de fornecedores ineficiente; e
Displicncia no recebimento de materiais / gesto de contratos

Como se v, a funo ampla e no deve ser exclusiva do setor: sua atividade s


ser bem-sucedida se houver a colaborao de outros segmentos com o fornecimento
dos insumos necessrios.

1.2 Evoluo das Compras


O processo de compras, assim como vrias outras atividades, sofreu forte evoluo
nas ltimas dcadas, como mostra o quadro abaixo:

COMPRA REATIVA (antes dos


anos 80)
rea de compras vista como
centro de custos
Compradores respondem s
condies de mercado
Os problemas so de
responsabilidade do fornecedor
nfase no hoje
Negociaes ganha-perde
Muitos fornecedores significam
mais segurana
Estoques elevados significam
mais segurana
Informao poder

COMPRA PROATIVA (aps


anos 80)
rea de compras deve adicionar
valor
rea de compras contribui para o
desenvolvimento de mercado
Os problemas tem
responsabilidade compartilhada
nfase estratgica que pode ser
no longo prazo
Negociaes ganha-ganha
Muitos fornecedores significam
perda de oportunidade
Estoques elevados significam
desperdcio
Informao valiosa se for
compartilhada

1.3 Fluxo de Compras


1. Recebimento e anlise de demandas
As requisies tem origem no usurio final e devem conter informaes
essenciais como identificao do requisitante, justificativa para a compra,
especificaes do material (incluindo quantidade e unidade de medida), prazo
necessrio para a entrega e qualquer informao complementar que se fizer
necessria.

2. Realizao de cotaes
Primeiramente, necessrio identificar fornecedores capazes de suprir a
demanda com a agilidade necessria para que o setor de compras encaminhe
solicitaes de cotaes por escrito. Com as informaes devolvidas pelos
fornecedores, as cotaes so analisadas quanto ao preo, especificaes e prazo
de entrega.

3. Anlise de modalidade de aquisio

Com base no oramento disponvel, necessrio definir a forma como o


material ser adquirido (compra direta ou processo licitatrio). A deciso dever ser
autorizada por autoridade competente.

4. Emisso do pedido de compra


Cumpridas as etapas anteriores, o setor de compras dever solicitar a
emisso de nota de empenho. Quando receb-la, dever encaminhar cpia ao
fornecedor selecionado e original ao setor responsvel (almoxarifado ou
patrimnio, conforme tipo de material) para o acompanhamento da entrega.

5. Recebimento e aceitao do material


O material dever ser recebido, inspecionado e aceito ou no pelo setor
responsvel (almoxarifado, se material de consumo; e patrimnio, se material
permanente).

1.4 Escolha de Fornecedores


A principal responsabilidade de compras localizar bons fornecedores e negociar
preos, o que nem sempre fcil. H trs fontes bsicas para se identificar estes
fornecedores:

Fonte nica: apenas um fornecedor est disponvel devido a patentes,


especificaes tcnicas, matria-prima, localizao, entre outros. Em rgos
pblicos, este tipo de contratao ocorre por inexigibilidade de licitao.

Fonte mltipla: Mais de um fornecedor disponvel para um item, garantindo


competitividade.
Fonte simples: Deciso planejada pela organizao no sentido de selecionar um
nico fornecedor para um item quando existem vrias fontes disponveis no
mercado para estabelecer parcerias de longo prazo. Esta situao no se aplica a
rgos pblicos.

Esta escolha de fornecedores, por exemplo, complexa e fortemente influenciada


por fatores como:
Habilidade tcnica
Capacidade de produo
Confiabilidade
Servio ps-venda
Localizao do fornecedor
Preos e qualidade

Garantir a cumplicidade entre as duas partes, de tal forma que as propostas sejam
vantajosas para as organizaes e as condies de fornecimento tambm sejam
favorveis aos fornecedores, a base para um importante ativo intangvel: o
relacionamento positivo com parceiros comerciais. Por isso, importante durante a
negociao levar em considerao fatores como:
Preos
Prazos de entrega
Condies de pagamento
Fatores ps-vendas
Condies de reajustes dos preos
Garantias contratuais e respectivas extenses
Garantias de qualidade
Custos de transporte
Custos de embalagens ou introduo de embalagens especiais
Acrscimos ou redues de quantidades
9

1.5 Desafios para o Setor de Compras


Para o setor pblico:
Aquisies lentas;
Baixa qualidade dos materiais;
Descumprimento de prazos de entrega;
Falta de materiais;
Ineficincia de fornecedores;
Insatisfao dos clientes internos;

Para o comprador:
Tempo;
Qualidade;
Custo; e
Ciclo de vida dos produtos.

1.6 Centralizao x Descentralizao


Vantagens da centralizao:
Oportunidade de negociar maiores quantidades;
Homogeneidade da qualidade das aquisies; e
Maior controle de materiais e estoques.

Vantagens da descentralizao:
Distncia geogrfica;
Tempo necessrio para aquisio; e
Facilidade de dilogo com fornecedores.

10

II ESPECIFICAES

2.1 Definies
De acordo com a Lei N 8.666/93, art. 15, as compras, sempre que possvel,
devero:

I - atender ao princpio da padronizao, que imponha compatibilidade de


especificaes tcnicas e de desempenho, observadas, quando for o caso, as
condies de manuteno, assistncia tcnica e garantia oferecidas;
II - ser processadas atravs de sistema de registro de preos;
7 Nas compras devero ser observadas, ainda:
I - a especificao completa do bem a ser adquirido sem indicao de marca;
II - a definio das unidades e das quantidades a serem adquiridas em funo
do consumo e utilizao provveis, cuja estimativa ser obtida, sempre que
possvel, mediante adequadas tcnicas quantitativas de estimao;
III - as condies de guarda e armazenamento que no permitam a deteriorao do
material.

2.2 Elementos Essenciais


De maneira geral, importante comear as especificaes do produto pelo que
no se quer comprar para chegar o mais prximo possvel do que se quer comprar.
Para isso preciso definir:
Funcionalidades (tudo o que o produto faz e oferece);
Componentes (peas que entram na composio de um produto);
Forma e acabamento (cor, medidas, forma, peso, etc.);
Desempenho (rendimento de um material quando em uso);
Acessrios;
Dados complementares (embalagem, unidade de medida, certificaes);
11

Observao:
Certificaes no so previstas por lei, mas podem ser solicitadas como
diferencial desde que sem carter eliminatrio.

2.3 Fontes
Fornecedores (mercado);
Especialistas;
Sites especializados;
Catlogos impressos;
Bancos de dados de rgos pblicos;

2.4 Direcionamento
De acordo com o Art. 3 da Lei 8.666/93, vedado aos agentes pblicos: admitir,
prever, incluir ou tolerar, nos atos convocatrios, clusulas ou condies que
comprometam, restrinjam ou frustrem o seu carter competitivo e estabeleam
preferncias ou distino.
Conforme orienta o Manual de Licitaes e Contratos do TCU 4 edio, 2010, o
estabelecimento de condies a que apenas um licitante possa atender leva ao
direcionamento da licitao ou a um procedimento licitatrio deserto ou fracassado.

O mesmo TCU, no Acrdo 2.300/2007, afirma ser aceitvel o uso de MARCA


desde que acompanhada dos termos SIMILAR ou EQUIVALENTE nas descries de
materiais, bem como refora a necessidade de apresentao de laudos ou atestados para
marcas diferentes das utilizadas como referncia.

12

Observao:
Apesar de a lei proibir o gestor de indicar marcas ou caractersticas
exclusivas, no impedido que uma aquisio seja realizada com base em
especificaes de marcas e modelos para manuteno de padres previamente
definidos e alheios sua vontade pessoal (exemplos: pisos e revestimentos de
uma unidade).

2.5 Padronizao
Vantagens:
Reduo do trabalho da rea de compras;
Simplificao de materiais;
Reduo de itens, quantidades e custos de estoque;
Maior qualidade e uniformidade

Desvantagens:
Padro imutvel;
No acompanhamento da evoluo dos produtos;

2.6 Segmentao de produtos


possvel classificar os produtos de acordo com o pblico-alvo a que se destinam
e facilitar a identificao daqueles mais adequados s necessidades de quem realizar a
aquisio. No se devem tratar todos os produtos de uma mesma forma, j que cada um
possui caractersticas e funcionalidades distintas e ainda detm uma imagem diferenciada
perante o mercado consumidor.

Eis um exemplo de segmentao para aquisio de um veculo de representao:

13

PRODUTO: Automvel, tipo sed mdio


CLASSE
FABRICANTE / MARCA
A B C
Audi A4
BMW Srie 3
Mercedes-Benz Classe C
Honda Civic
Toyota Corolla
Chevrolet Cruze
VW Jetta
Renault Fluence
JAC J5
Lifan 620

PRODUTO: Automvel, tipo sed mdio


VALOR MDIO
CLASSE
MARCA
(R$)
Audi, BMW, MercedesA
Benz
130.000
Honda, Toyota, Chevrolet,
B
VW, Renault
70.000
C
JAC, Lifan
55.000

14

III

ACOMPANHAMENTO

DO

PROCESSO

(MODALIDADES

DE

COMPRAS)

3.1 Licitao
So modalidades de licitao (Lei 8.666/93, Art. 22):
Tomada de preos
Modalidade entre interessados devidamente cadastrados ou que atenderem
a todas as condies exigidas para cadastramento at o terceiro dia anterior data
do recebimento das propostas, observada a necessria qualificao.
determinada para obras e servios de engenharia no valor de at R$
1.500.000 (um milho e quinhentos mil reais) como tambm para compras e
servios no valor de at R$ 650.000 (seiscentos e cinquenta mil reais).
Concorrncia
Modalidade entre quaisquer interessados que, na fase inicial de habilitao
preliminar, comprovem possuir os requisitos mnimos de qualificao exigidos no
edital para execuo de seu objeto.
determinada para obras e servios de engenharia de valor acima de R$
1.500.000 (um milho e quinhentos mil reais) como tambm para compras e
servios acima de R$ 650.000 (seiscentos e cinquenta mil reais).
Convite
Modalidade entre interessados do ramo pertinente ao seu objeto,
cadastrados ou no, escolhidos e convidados em nmero mnimo de 3 (trs) pela
unidade administrativa, a qual afixar, em local apropriado, cpia do instrumento
convocatrio e o estender aos demais cadastrados na correspondente
especialidade que manifestarem seu interesse com antecedncia de at 24 (vinte e
quatro) horas da apresentao das propostas.

15

determinada para obras e servios de engenharia no valor de at R$


150.000 (cento e cinquenta mil reais) como tambm para compras e servios no
valor de at R$ 80.000 (oitenta mil reais).

Observaes:
- Existindo na praa mais de 3 (trs) possveis interessados, a cada novo
convite, realizado para objeto idntico ou assemelhado, obrigatrio o convite a,
no mnimo, mais um interessado, enquanto existirem cadastrados no convidados
nas ltimas licitaes. (Redao dada pela Lei n 8.883, de 1994) (Art. 22, 6)
- Quando, por limitaes do mercado ou manifesto desinteresse dos
convidados, for impossvel a obteno do nmero mnimo de licitantes exigidos,
essas circunstncias devero ser devidamente justificadas no processo, sob pena
de repetio do convite. (Art. 22, 7)
Concurso
Modalidade entre quaisquer interessados para escolha de trabalho tcnico,
cientfico ou artstico, mediante a instituio de prmios ou remunerao aos
vencedores, conforme critrios constantes de edital publicado na imprensa oficial
com antecedncia mnima de 45 (quarenta e cinco) dias.
Leilo
Modalidade entre quaisquer interessados para a venda de bens mveis
inservveis para a administrao ou de produtos legalmente apreendidos ou
penhorados, ou para a alienao de bens imveis prevista no art. 19, a quem
oferecer o maior lance, igual ou superior ao valor da avaliao. (Redao dada
pela Lei n 8.883, de 1994)

So tipos de licitao (Lei 8.666/93, Art. 45):


Menor preo - quando o critrio de seleo da proposta mais vantajosa para a
Administrao determinar que ser vencedor o licitante que apresentar a proposta
de acordo com as especificaes do edital ou convite e ofertar o menor preo;
Melhor tcnica;
16

Tcnica e preo; e
Maior lance ou oferta - nos casos de alieno de bens ou concesso de direito real
de uso. (Includo pela Lei n 8.883, de 1994)
Para contratao de bens e servios de informtica, a administrao observar o
disposto no art. 3o da Lei no 8.248, de 23 de outubro de 1991, levando em conta os
fatores especificados em seu pargrafo 2 e adotando obrigatoriamento o tipo de licitao
tcnica e preo, permitido o emprego de outro tipo de licitao nos casos indicados em
decreto do Poder Executivo. (Lei 8666/93, Art. 45, 4)

Observao:
Melhor Tcnica ou Tcnica e Preo so tipos que devero ser utilizados
exclusivamente para servios de natureza predominantemente intelectual, em
especial na elaborao de projetos, clculos, fiscalizao, superviso e
gerenciamento e de engenharia consultiva em geral e, em particular, para a
elaborao de estudos tcnicos preliminares e projetos bsicos e executivos,
ressalvado o disposto no 4o do artigo anterior. (Lei 8666/93, Art. 46)

3.2 Prego (Presencial ou Eletrnico)


Prego presencial

Modalidade de licitao instituda pela Medida Provisria N 2.026 (04 de maio de


2000) e regulamentada pela Lei N 10.520 (17 de julho de 2002) para aquisio de bens e
servios comuns (oferecidos por diversos fornecedores e facilmente comparveis entre si
Decreto N 3.555 de 8 de agosto de 2000) em que a disputa pelo fornecimento feita
em sesso pblica, por meio de propostas e lances, para classificao e habilitao do
licitante que ofertar a proposta de menor preo.

A convocao de interessados dever levar em considerao o valor estimado para


a aquisio de bens e servios (Decreto N 3.555, de 8 de agosto de 2000, Art. 11):

17

At R$ 160.000 (cento e sessenta mil reais):


- Dirio Oficial da Unio / Estado; e
- Meio eletrnico (internet)
Acima de R$ 160.000 (cento e sessenta mil reais) at R$ 650.000 (seiscentos e cinquenta
mil reais):
- Dirio Oficial da Unio / Estado;
- Meio eletrnico (internet); e
- Jornal de grande circulao local
Acima de R$ 650.000 (seiscentos e cinquenta mil reais):
- Dirio Oficial da Unio / Estado;
- Meio eletrnico (internet); e
- Jornal de grande regional ou nacional

Observao:
O prego (presencial ou eletrnico) no vlido para a contratao de obras
e servios de engenharia, as locaes imobilirias e as alienaes em geral.

Prego eletrnico

Modalidade de licitao regulamentada pelo Decreto N 5.450 (31 de maio de


2005) para a aquisio de bens e servios comuns em que a disputa pelo fornecimento
feita distncia em sesso pblica com o uso de sistema que promova a comunicao
pela internet (http://www.comprasnet.gov.br/).

Observao:
A partir da publicao do Decreto N 5.504 (05 de agosto de 2005) ficou
estabelecido que ser exigida a utilizao de prego, preferencialmente na forma
eletrnica para entes pblicos ou privados, nas contrataes de bens e servios
comuns, realizadas em decorrncia de transferncias voluntrias de recursos
pblicos da Unio, decorrentes de convnios ou instrumentos congneres, ou
consrcios pblicos.

18

Assim como no prego presencial, a convocao de interessados dever levar em


considerao o valor estimado para a aquisio de bens e servios (Decreto N 5.450, de
31 de maio de 2005, Art. 17), mas para o prego eletrnico os limites so maiores:

At R$ 650.000 (seiscentos e cinquenta mil reais):


- Dirio Oficial da Unio / Estado; e
- Meio eletrnico (internet)
Acima de R$ 650.000 (seiscentos e cinquenta mil reais) at R$ 1.300.000 (um milho e
trezentos mil reais):
- Dirio Oficial da Unio / Estado;
- Meio eletrnico (internet); e
- Jornal de grande circulao local
Acima de R$ 1.300.000 (um milho e trezentos mil reais):
- Dirio Oficial da Unio / Estado;
- Meio eletrnico (internet); e
- Jornal de grande regional ou nacional

Vantagens do prego eletrnico:


- Agilidade (inverso de fases);
- Transparncia (evita arranjos entre concorrentes);
- Preservao do sigilo das informaes e da integridade de agentes pblicos e
licitantes;
- Independncia em relao ao valor estimado;
- Reduo de custos do processo;

Desvantagens do prego eletrnico:


- Dificuldades tecnolgicas;
- Segurana da informao;
- Restrio de competitividade (situao de pequenos fornecedores);

19

3.3 Compra por Dispensa de Licitao


dispensvel a licitao (Lei 8.666/93, art. 24):

I - para obras e servios de engenharia de valor at 10% (dez por cento) do limite
previsto na alnea "a", do inciso I do artigo anterior (valor de R$ 15.000), desde
que no se refiram a parcelas de uma mesma obra ou servio ou ainda para obras
e servios da mesma natureza e no mesmo local que possam ser realizadas
conjunta e concomitantemente; (Redao dada pela Lei n 9.648, de 1998)
II - para outros servios e compras de valor at 10% (dez por cento) do limite
previsto na alnea "a", do inciso II do artigo anterior (valor de R$ 8.000) e para
alienaes, nos casos previstos nesta Lei, desde que no se refiram a parcelas de
um mesmo servio, compra ou alienao de maior vulto que possa ser realizada de
uma s vez; (Redao dada pela Lei n 9.648, de 1998)
III - nos casos de guerra ou grave perturbao da ordem;
IV - nos casos de emergncia ou de calamidade pblica, quando caracterizada
urgncia de atendimento de situao que possa ocasionar prejuzo ou
comprometer a segurana de pessoas, obras, servios, equipamentos e outros
bens, pblicos ou particulares, e somente para os bens necessrios ao
atendimento da situao emergencial ou calamitosa e para as parcelas de obras e
servios que possam ser concludas no prazo mximo de 180 (cento e oitenta) dias
consecutivos e ininterruptos, contados da ocorrncia da emergncia ou
calamidade, vedada a prorrogao dos respectivos contratos;
V - quando no acudirem interessados licitao anterior e esta, justificadamente,
no puder ser repetida sem prejuzo para a Administrao, mantidas, neste caso,
todas as condies preestabelecidas;
VI - quando a Unio tiver que intervir no domnio econmico para regular preos ou
normalizar o abastecimento;
VII - quando as propostas apresentadas consignarem preos manifestamente
superiores aos praticados no mercado nacional, ou forem incompatveis com os
fixados pelos rgos oficiais competentes, casos em que, observado o pargrafo
nico do art. 48 desta Lei e, persistindo a situao, ser admitida a adjudicao

20

direta dos bens ou servios, por valor no superior ao constante do registro de


preos, ou dos servios; (Vide 3 do art. 48)
VIII - para a aquisio, por pessoa jurdica de direito pblico interno, de bens
produzidos ou servios prestados por rgo ou entidade que integre a
Administrao Pblica e que tenha sido criado para esse fim especfico em data
anterior vigncia desta Lei, desde que o preo contratado seja compatvel com o
praticado no mercado; (Redao dada pela Lei n 8.883, de 1994)
IX - quando houver possibilidade de comprometimento da segurana nacional, nos
casos estabelecidos em decreto do Presidente da Repblica, ouvido o Conselho de
Defesa Nacional; (Regulamento)
X - para a compra ou locao de imvel destinado ao atendimento das finalidades
precpuas da administrao, cujas necessidades de instalao e localizao
condicionem a sua escolha, desde que o preo seja compatvel com o valor de
mercado, segundo avaliao prvia; (Redao dada pela Lei n 8.883, de 1994)
XI - na contratao de remanescente de obra, servio ou fornecimento, em
consequncia de resciso contratual, desde que atendida a ordem de classificao
da licitao anterior e aceitas as mesmas condies oferecidas pelo licitante
vencedor, inclusive quanto ao preo, devidamente corrigido;
XII - nas compras de hortifrutigranjeiros, po e outros gneros perecveis, no tempo
necessrio para a realizao dos processos licitatrios correspondentes, realizadas
diretamente com base no preo do dia; (Redao dada pela Lei n 8.883, de 1994)
XIII - na

contratao

de

instituio

brasileira

incumbida

regimental

ou

estatutariamente da pesquisa, do ensino ou do desenvolvimento institucional, ou de


instituio dedicada recuperao social do preso, desde que a contratada
detenha inquestionvel reputao tico-profissional e no tenha fins lucrativos;
(Redao dada pela Lei n 8.883, de 1994)
XIV - para a aquisio de bens ou servios nos termos de acordo internacional
especfico aprovado pelo Congresso Nacional, quando as condies ofertadas
forem manifestamente vantajosas para o Poder Pblico; (Redao dada pela Lei
n 8.883, de 1994)
XV - para a aquisio ou restaurao de obras de arte e objetos histricos, de
autenticidade certificada, desde que compatveis ou inerentes s finalidades do
rgo ou entidade.
21

XVI - para a impresso dos dirios oficiais, de formulrios padronizados de uso da


administrao, e de edies tcnicas oficiais, bem como para prestao de
servios de informtica a pessoa jurdica de direito pblico interno, por rgos ou
entidades que integrem a Administrao Pblica, criados para esse fim especfico;
(Includo pela Lei n 8.883, de 1994)
XVII - para a aquisio de componentes ou peas de origem nacional ou
estrangeira, necessrios manuteno de equipamentos durante o perodo de
garantia tcnica, junto ao fornecedor original desses equipamentos, quando tal
condio de exclusividade for indispensvel para a vigncia da garantia; (Includo
pela Lei n 8.883, de 1994)
XVIII - nas compras ou contrataes de servios para o abastecimento de navios,
embarcaes, unidades areas ou tropas e seus meios de deslocamento quando
em estada eventual de curta durao em portos, aeroportos ou localidades
diferentes de suas sedes, por motivo de movimentao operacional ou de
adestramento, quando a exiguidade dos prazos legais puder comprometer a
normalidade e os propsitos das operaes e desde que seu valor no exceda ao
limite previsto na alnea "a" do inciso II do art. 23 desta Lei: (Includo pela Lei n
8.883, de 1994)
XIX - para as compras de material de uso pelas Foras Armadas, com exceo de
materiais de uso pessoal e administrativo, quando houver necessidade de manter a
padronizao requerida pela estrutura de apoio logstico dos meios navais, areos
e terrestres, mediante parecer de comisso instituda por decreto;(Includo pela Lei
n 8.883, de 1994)
XX - na contratao de associao de portadores de deficincia fsica, sem fins
lucrativos e de comprovada idoneidade, por rgos ou entidades da Administrao
Pblica, para a prestao de servios ou fornecimento de mo-de-obra, desde que
o preo contratado seja compatvel com o praticado no mercado. (Includo pela Lei
n 8.883, de 1994)
XXI - para a aquisio de bens e insumos destinados exclusivamente pesquisa
cientfica e tecnolgica com recursos concedidos pela Capes, pela Finep, pelo
CNPq ou por outras instituies de fomento a pesquisa credenciadas pelo CNPq
para esse fim especfico; (Redao dada pela Lei n 12.349, de 2010)

22

XXII - na contratao de fornecimento ou suprimento de energia eltrica e gs


natural com concessionrio, permissionrio ou autorizado, segundo as normas da
legislao especfica; (Includo pela Lei n 9.648, de 1998)
XXIII - na contratao realizada por empresa pblica ou sociedade de economia
mista com suas subsidirias e controladas, para a aquisio ou alienao de bens,
prestao ou obteno de servios, desde que o preo contratado seja compatvel
com o praticado no mercado. (Includo pela Lei n 9.648, de 1998)
XXIV - para a celebrao de contratos de prestao de servios com as
organizaes sociais, qualificadas no mbito das respectivas esferas de governo,
para atividades contempladas no contrato de gesto. (Includo pela Lei n 9.648, de
1998)
XXV - na contratao realizada por Instituio Cientfica e Tecnolgica - ICT ou por
agncia de fomento para a transferncia de tecnologia e para o licenciamento de
direito de uso ou de explorao de criao protegida. (Includo pela Lei n 10.973,
de 2004)
XXVI na celebrao de contrato de programa com ente da Federao ou com
entidade de sua administrao indireta, para a prestao de servios pblicos de
forma associada nos termos do autorizado em contrato de consrcio pblico ou em
convnio de cooperao. (Includo pela Lei n 11.107, de 2005)
XXVII - na contratao da coleta, processamento e comercializao de resduos
slidos urbanos reciclveis ou reutilizveis, em reas com sistema de coleta
seletiva

de

lixo,

efetuados

por

associaes

ou

cooperativas

formadas

exclusivamente por pessoas fsicas de baixa renda reconhecidas pelo poder


pblico como catadores de materiais reciclveis, com o uso de equipamentos
compatveis com as normas tcnicas, ambientais e de sade pblica. (Redao
dada pela Lei n 11.445, de 2007).
XXVIII para o fornecimento de bens e servios, produzidos ou prestados no Pas,
que envolvam, cumulativamente, alta complexidade tecnolgica e defesa nacional,
mediante parecer de comisso especialmente designada pela autoridade mxima
do rgo. (Includo pela Lei n 11.484, de 2007).
XXIX na aquisio de bens e contratao de servios para atender aos
contingentes militares das Foras Singulares brasileiras empregadas em operaes
de paz no exterior, necessariamente justificadas quanto ao preo e escolha do
23

fornecedor ou executante e ratificadas pelo Comandante da Fora. (Includo pela


Lei n 11.783, de 2008).
XXX - na contratao de instituio ou organizao, pblica ou privada, com ou
sem fins lucrativos, para a prestao de servios de assistncia tcnica e extenso
rural no mbito do Programa Nacional de Assistncia Tcnica e Extenso Rural na
Agricultura Familiar e na Reforma Agrria, institudo por lei federal. (Includo pela
Lei n 12.188, de 2.010) Vigncia
XXXI - nas contrataes visando ao cumprimento do disposto nos arts.
3, 4, 5 e 20 da Lei no 10.973, de 2 de dezembro de 2004, observados os
princpios gerais de contratao dela constantes. (Includo pela Lei n 12.349, de
2010)

Pargrafo nico: Os percentuais referidos nos incisos I e II do caput deste artigo


sero 20% (vinte por cento) para compras, obras e servios contratados por consrcios
pblicos, sociedade de economia mista, empresa pblica e por autarquia ou fundao
qualificadas, na forma da lei, como Agncias Executivas. (Redao dada pela Lei n
11.107, de 2005)

3.4 Compra por Inexigibilidade de Licitao


inexigvel a licitao quando houver inviabilidade de competio, em especial (Lei
8.666/93, art. 25):

I - para aquisio de materiais, equipamentos, ou gneros que s possam ser


fornecidos por produtor, empresa ou representante comercial exclusivo, vedada a
preferncia de marca, devendo a comprovao de exclusividade ser feita atravs de
atestado fornecido pelo rgo de registro do comrcio do local em que se realizaria a
licitao ou a obra ou o servio, pelo Sindicato, Federao ou Confederao Patronal,
ou, ainda, pelas entidades equivalentes;
II - para a contratao de servios tcnicos enumerados no art. 13 desta Lei, de
natureza singular, com profissionais ou empresas de notria especializao, vedada a
inexigibilidade para servios de publicidade e divulgao;
24

III - para contratao de profissional de qualquer setor artstico, diretamente ou


atravs de empresrio exclusivo, desde que consagrado pela crtica especializada ou
pela opinio pblica.
1 Considera-se de notria especializao o profissional ou empresa cujo conceito
no campo de sua especialidade, decorrente de desempenho anterior, estudos,
experincias, publicaes, organizao, aparelhamento, equipe tcnica, ou de outros
requisitos relacionados com suas atividades, permita inferir que o seu trabalho
essencial e indiscutivelmente o mais adequado plena satisfao do objeto do
contrato.
2 Na hiptese deste artigo e em qualquer dos casos de dispensa, se comprovado
superfaturamento, respondem solidariamente pelo dano causado Fazenda Pblica
o fornecedor ou o prestador de servios e o agente pblico responsvel, sem prejuzo
de outras sanes legais cabveis.

3.5 Compra por Adiantamento (Suprimento Individual)


O suprimento de fundos um instrumento de exceo que, a critrio do ordenador
de despesas e sob sua inteira responsabilidade, poder ser concedido suprimento de
fundos (adiantamento) a servidor chamado de agente suprido -, sempre precedido de
empenho na dotao prpria s despesas a realizar, e que no possam subordinar-se ao
processo normal de aplicao (Decreto n 93.872, de 23 de dezembro de 1986, Captulo
III, Seo V). Poder ser concedido nos seguintes casos:

I - para atender despesas eventuais, inclusive em viagem e com servios especiais,


que exijam pronto pagamento em espcie; (Redao dada pelo Decreto n 2.289, de
4 de agosto de 1997)
Il - quando a despesa deva ser feita em carter sigiloso, conforme se classificar em
regulamento; e
III - para atender despesas de pequeno vulto, assim entendidas aquelas cujo valor,
em cada caso, no ultrapassar limite estabelecido em Portaria do Ministro da
Fazenda.

25

A Portaria n 95/2002 do Ministrio da Fazenda em seu Artigo 1, por sua vez,


regulamentou os valores para suprimento de fundos na esfera federal:
I 5% do valor estabelecido na alnea a do inciso I do art. 23, da Lei n. 8.666/93,
para execuo de obras e servios de engenharia (5% de R$ 150.000 = R$ 7.500);
II 5% do valor estabelecido na alnea a do inciso II do art. 23, da lei acima citada,
para outros servios e compras em geral (5% de R$ 80.000 = R$ 4.000).
1 Quando a movimentao do suprimento de fundos for realizada por meio do
Carto de Crdito Corporativo do Governo Federal, os percentuais estabelecidos nos
incisos I e II deste artigo ficam alterados para 10%.

A mesma Portaria em seu Artigo 2 estabelece o percentual de 0,25% do valor


constante na alnea "a" do inciso II do art. 23 da Lei no 8.666/93 como limite mximo de
despesa de pequeno vulto (R$ 200,00), no caso de compras e outros servios, e de
0,25% do valor constante na alnea "a" do inciso I do art. 23 da Lei supramencionada, no
caso de execuo de obras e servios de engenharia (R$ 375,00).

Observaes:
- Considerando que o limite estipulado para as despesas de pequeno vulto, atravs
do suprimento de fundos, de R$ 4.000,00 (quatro mil reais) e que suas despesas
so efetuadas sem qualquer necessidade de processo licitatrio, e considerando
que o limite por dispensa de valor, com fulcro no art. 24, II, da Lei n 8.666/93, de
R$ 8.000,00 (oito mil reais); deve-se observar que as despesas realizadas por
suprimento e as com fulcro no art. 24, II, da Lei n 8.666/93 devero ser somadas
para fins de verificao quanto ao limite global (R$ 8.000,00).
- O suprimento de fundos no poder ser utilizado para aquisio de material e de
equipamentos e para realizao de obras por serem estas despesas que podem
subordinar-se ao processo normal de aplicao.
- Ao agente suprido s permitido ser responsvel por no mximo dois
suprimentos ao mesmo tempo, desde que estes suprimentos sejam de elementos
de despesa diferentes (consumo e servio, por exemplo).

26

3.6 Sistema de Registro de Preos (SRP)


Regulamentado pelo Decreto N 3.931 de 19 de setembro de 2001 (posteriormente
revogado pelo Decreto n 7.892 de 23 de janeiro de 2013), o Sistema de Registro de
Preos (SRP) um conjunto de procedimentos com base no planejamento de um ou mais
entes pblicos para registro formal de preos relativos prestao de servios e
aquisio de bens, para contrataes futura, em que as empresas vencedoras se
comprometem a fornecer bens e servios a preos e prazos registrados em uma ata
especfica.

importante observar estas definies essenciais para o correto entendimento do


que o SRP:

I - ata de registro de preos - documento vinculativo, obrigacional, com caracterstica


de compromisso para futura contratao, em que se registram os preos,
fornecedores, rgos participantes e condies a serem praticadas, conforme as
disposies contidas no instrumento convocatrio e propostas apresentadas;
II - rgo gerenciador - rgo ou entidade da administrao pblica responsvel pela
conduo do conjunto de procedimentos para registro de preos e gerenciamento da
ata de registro de preos dele decorrente;
III - rgo participante - rgo ou entidade da administrao pblica que participa dos
procedimentos iniciais do Sistema de Registro de Preos e integra a ata de registro
de preos; e
IV - rgo no participante - rgo ou entidade da administrao pblica que, no
tendo participado dos procedimentos iniciais da licitao, atendidos os requisitos
desta norma, faz adeso ata de registro de preos.

3.6.1 Competncias

Cabe ao rgo gerenciador:

27

I - registrar sua inteno de registro de preos no Portal de Compras do Governo


federal;
II - consolidar informaes relativas estimativa individual e total de consumo,
promovendo a adequao dos respectivos termos de referncia ou projetos bsicos
encaminhados para atender aos requisitos de padronizao e racionalizao;
III - promover atos necessrios instruo processual para a realizao do
procedimento licitatrio;
IV - realizar pesquisa de mercado para identificao do valor estimado da licitao e
consolidar os dados das pesquisas de mercado realizadas pelos rgos e entidades
participantes;
V - confirmar junto aos rgos participantes a sua concordncia com o objeto a ser
licitado, inclusive quanto aos quantitativos e termo de referncia ou projeto bsico;
VI - realizar o procedimento licitatrio;
VII - gerenciar a ata de registro de preos;
VIII - conduzir eventuais renegociaes dos preos registrados;
IX - aplicar, garantida a ampla defesa e o contraditrio, as penalidades decorrentes
de infraes no procedimento licitatrio; e
X - aplicar, garantida a ampla defesa e o contraditrio, as penalidades decorrentes do
descumprimento do pactuado na ata de registro de preos ou do descumprimento das
obrigaes contratuais, em relao s suas prprias contrataes.

Cabe ao rgo participante:

I - garantir que os atos relativos a sua incluso no registro de preos estejam


formalizados e aprovados pela autoridade competente;
II - manifestar, junto ao rgo gerenciador, mediante a utilizao da Inteno de
Registro de Preos, sua concordncia com o objeto a ser licitado, antes da realizao
do procedimento licitatrio; e
III - tomar conhecimento da ata de registros de preos, inclusive de eventuais
alteraes, para o correto cumprimento de suas disposies.
Pargrafo nico. Cabe ao rgo participante aplicar, garantida a ampla defesa e o
contraditrio, as penalidades decorrentes do descumprimento do pactuado na ata de

28

registro de preos ou do descumprimento das obrigaes contratuais, em relao s


suas prprias contrataes, informando as ocorrncias ao rgo gerenciador.

Por fim, cabem ao rgo no participante:

I - os atos relativos cobrana do cumprimento pelo fornecedor das obrigaes


contratualmente assumidas e a aplicao, observada

a ampla defesa e o

contraditrio, de eventuais penalidades decorrentes do descumprimento de clusulas


contratuais, em relao s suas prprias contrataes, informando as ocorrncias ao
rgo gerenciador.

3.6.2 Aspectos fundamentais

O SRP deve ser adotado, preferencialmente, nas situaes a seguir (Art. 3):

I - quando, pelas caractersticas do bem ou servio, houver necessidade de


contrataes frequentes;
II - quando for mais conveniente a aquisio de bens com previso de entregas
parceladas ou contratao de servios necessrios Administrao para o
desempenho de suas atribuies;
III - quando for conveniente a aquisio de bens ou a contratao de servios para
atendimento a mais de um rgo ou entidade, ou a programas de governo; e
IV - quando pela natureza do objeto no for possvel definir previamente o quantitativo
a ser demandado pela Administrao.

Nestes casos a licitao dever ser realizada nas modalidades de concorrncia ou de


prego do tipo menor preo.

3.6.3 Vantagens do SRP


Simplificao do processo de compras;
29

Otimizao / reduo de estoques;


Otimizao do tempo;
Melhoria do planejamento de aquisies;
Padronizao de especificaes de bens e servios;

30

IV COMPRAS E GESTO DE CONTRATOS

4.1 Aspectos fundamentais


A compreenso da figura jurdica do contrato administrativo depende do
entendimento de dois aspectos fundamentais: o encargo e a remunerao.

O encargo representa o que a Administrao estabeleceu para satisfazer sua


necessidade e deve preservar o mnimo indispensvel para faz-la, no necessariamente
precisando a ele se limitar.

A remunerao, por sua vez, representa o que o contratado necessita para cumprir
o compromisso estabelecido e receber a devida contrapartida financeira. A fixao da
remunerao feita com base no encargo, nas condies de mercado, na ordem jurdica
vigente e na expectativa de lucro do licitante.

essencial, portanto, que haja uma equivalncia econmico-financeira entre


encargo e remunerao para assegurar um equilbrio durante a relao contratual.

4.2 Formalizao contratual


O contrato administrativo o instrumento que formaliza em um nico documento as
obrigaes recprocas entre contratante e contratado a partir do encontro entre encargo e
remunerao. simplesmente unir o que j est formalizado no edital e na proposta
vencedora para facilitar a organizao e o controle.

O simples fato de inexistir um contrato escrito no significa dizer que no h


contrato, j que o edital e a proposta vencedora, que so instrumentos escritos, so
suficientes para formalizar um acordo de vontades. Diante disso, importante reforar
que o contrato formalizado durante a prpria licitao, e no depois dela.

31

4.3 Encargo e remunerao


Formalizado o contrato, cabe Administrao exigir o cumprimento do
estabelecido em edital e remunerar o contratado conforme estabelecido desde que o
encargo tenha sido integralmente cumprido.

O responsvel pela fiscalizao contratual designado pela Administrao dever


registrar todas as ocorrncias durante a vigncia do acordo em meio prprio, cabendo ao
contratado executar fielmente o que foi acordado, sendo este obrigado a reparar, corrigir,
remover, reconstruir ou substituir, s suas expensas, no total ou em parte, o encargo
quando forem verificados vcios, defeitos ou incorrees resultantes da execuo ou dos
materiais empregados (MENDES, 2012).
Somente a Administrao poder alterar unilateralmente o encargo a alterao
pelo contratado configura descumprimento de contrato e enseja a devida punio.
vedada Administrao, entretanto, a alterao unilateral da remunerao. A alterao
de ambos deve ser sempre motivada por razes objetivas.

Considerando que o pressuposto bsico de um contrato a equivalncia entre as


duas partes, existem situaes capazes de promover o desequilbrio na equao,
indicando a necessidade de reajuste ou repactuao (MENDES, 2012):
Alteraes nas especificaes do encargo;
Alteraes nas quantidades do encargo;
Alteraes dos custos de materiais empregados;
Alteraes dos custos de mo de obra;
Alteraes de impostos ou encargos legais;
Eventos naturais (casos fortuitos);
Eventos humanos (fora maior); e
Eventos da prpria administrao.

A inexecuo de um contrato pode estar relacionada ao no cumprimento do


encargo ou da remunerao. Em relao primeira situao, pode haver culpa do
32

contratado, da Administrao, por atos de terceiros ou em decorrncia de eventos


naturais e esta inexecuo pode ser parcial ou total. Sendo total, h motivo para resciso
contratual. Sendo parcial, no necessariamente h a resciso, mas sim consequncias
para a parte que deixa de cumprir obrigaes algumas destas consequncias j so
previamente definidas em edital.

Por fim, sendo necessrio qualquer tipo de alterao contratual, importante


verificar se a situao implica ou no em alteraes materiais. Havendo modificao do
acordo de vontades em sua essncia, ser necessrio um termo aditivo, j que as bases
foram alteradas. Se a alterao for apenas na remunerao e decorrente de condio j
prevista em edital ou contrato, bastar um registro simples com o motivo da modificao.

33

MATERIAIS

I CONCEITOS E DEFINIES

1.1 O que Gesto de Materiais?


A gesto de materiais pode ser definida como o conjunto de atividades conduzidas
em uma organizao para supri-la com os materiais necessrios ao desempenho de suas
atribuies.

Tambm pode ser definida como uma funo coordenadora responsvel pelo
planejamento e controle do fluxo de materiais que busca maximizar a utilizao de
recursos da instituio e fornecer o nvel de servios requerido pelo usurio. (ver fluxo
abaixo)

34

So objetivos da gesto, portanto: suprir a organizao de materiais nas


quantidades certas, na hora certa, no momento certo, na qualidade desejada, praticando
preos econmicos, armazenando-os de maneira e nos locais adequados e buscando
minimizar estoques.

1.2 Atividades da Gesto de Materiais


A gesto de materiais pode ser classificada em trs grandes atividades,
complementares entre si:
Gesto de estoques
a parte responsvel por adequar os nveis de estoques s necessidades e
poltica de gesto de materiais do rgo;
Gesto de compras
a parte responsvel pelas aquisies/contrataes solicitadas pelos
diversos setores do rgo, bem como atender s solicitaes da rea de estoques;
e
Gesto de almoxarifados
a parte responsvel pelo controle fsico dos materiais, incluindo
recebimento, movimentao, armazenagem e distribuio interna.

35

II PREVISO DE DEMANDAS

2.1 O que Previso de Demandas?


O primeiro passo antes de se falar em controle de estoques realizar a previso de
demandas, ou seja, a previso de consumo de um determinado material que seja a mais
prxima da realidade. Caso existam informaes incorretas sobre esta previso podem
ocorrer:
Aumento dos custos de estoque, quando h manuteno de itens sem demanda; e
Custos da falta de estoque, quando a quantidade mantida no almoxarifado
inferior demanda.

2.2 Padres de Demanda


O comportamento da demanda nem sempre linear ao longo do tempo, por isso
importante compreender a existncia de diferentes padres para realizar uma previso
correta:
Tendncia, quando a demanda demonstra estar aumentando ou diminuindo
continuamente a cada ano.
Sazonalidade, quando a demanda flutua dependendo do perodo do ano, podendo
a flutuao ser resultado de eventos particulares.
Variao aleatria, quando vrios fatores afetam a demanda durante perodos
especficos, mas em base aleatria.
Ciclo, quando aumentos ou diminuies ondulatrias na economia influenciam a
demanda.

36

2.3 Tcnicas de Previso


Antes de prever demandas preciso partir dos princpios de que:
As previses geralmente esto erradas;
As previses devem incluir estimativas de erros;
As previses so mais precisas para famlias ou grupos; e
As previses so mais precisas para perodos de tempo mais prximos

Geralmente as informaes utilizadas para a previso se baseiam em dados


histricos, manipulados de alguma forma por especialistas ou atravs de tcnicas
estatsticas. A qualidade da previso, portanto, depende de alguns princpios de coletas
de dados:

1. Os dados devem ser registrados nos mesmos termos exigidos pela previso.
Se o propsito prever a demanda de consumo, os dados devem ser
baseados nesta demanda. Se a programao de tempo for em trimestres, a
previso tambm deve ser feita para o mesmo intervalo.

2. As circunstncias relativas aos dados devem ser registradas.


Eventos particulares que causam alteraes artificiais nas demandas
precisam ser relacionados ao histrico para que possam ser includos ou excludos
ao considerarmos condies futuras.

3. A demanda deve ser registrada separadamente para grupos de clientes diferentes.


Considerando as caractersticas prprias de cada segmento requisitante as
demandas devem ser registradas de forma diferente para cada um deles sempre
que possvel.

Por categorias, as tcnicas de previso podem ser classificadas como:

37

Qualitativas, de natureza subjetiva, quando so provenientes de especialistas ou


da opinio de usurios e normalmente utilizadas para prever demandas futuras
para grandes grupos de materiais;
Extrnsecas, quando baseadas em indicadores externos para prever demandas por
famlias de produtos; e
Intrnsecas, quando baseadas em dados histricos da organizao, supondo
demandas futuras com base no que aconteceu no passado.

Por serem as mais comuns entre as organizaes pelo fcil acesso s


informaes, apresentamos algumas das tcnicas intrnsecas mais utilizadas:
Mtodo do ltimo perodo
Adota-se o consumo do perodo anterior para prever o consumo do prximo.
Mtodo da mdia mvel ou mdia aritmtica
Adota-se a mdia aritmtica simples dos consumos dos perodos anteriores
para prever o consumo futuro. ideal para prever produtos com demanda estvel.

MM = (C1 + C2 + C3) / 3

Onde:
C1 / C2 / C3 = consumo dos meses 1, 2 e 3
Mtodo da mdia mvel ponderada
Adota-se uma mdia ponderada dos consumos dos perodos anteriores para
prever o consumo futuro, atribuindo-se maior peso aos perodos mais recentes.

MMP = [(C1*0,20) + (C2*0,30) + (C3*0,50)]

Onde:
C1 / C2 / C3 = consumo dos meses 1, 2 e 3
Mtodo da mdia mvel com suavizao exponencial
Adota-se uma mdia ponderada dos consumos dos perodos anteriores,
eliminando variaes acentuadas que tenham ocorrido no intervalo de tempo
38

considerado. Uma das vantagens que se pode atribuir qualquer peso aos novos
dados.

MSE = [(C1*0,10) + (C2*0,60) + (C3*0,30)]

Onde:
C1 / C2 / C3 = consumo dos meses 1, 2 e 3

39

III ESPECIFICAO DE MATERIAIS

As especificaes dos materiais a serem adquiridos precisam estar de acordo com


o Art. 15 da Lei 8.666/93, que diz que as compras, sempre que possvel, devero:

I - atender ao princpio da padronizao, que imponha compatibilidade de


especificaes tcnicas e de desempenho, observadas, quando for o caso, as
condies de manuteno, assistncia tcnica e garantia oferecidas;
II - ser processadas atravs de sistema de registro de preos;
7 Nas compras devero ser observadas, ainda:
I - a especificao completa do bem a ser adquirido sem indicao de marca;
II - a definio das unidades e das quantidades a serem adquiridas em funo
do consumo e utilizao provveis, cuja estimativa ser obtida, sempre que
possvel, mediante adequadas tcnicas quantitativas de estimao;
III - as condies de guarda e armazenamento que no permitam a deteriorao do
material.

fundamental, portanto, que o setor de materiais trabalhe em parceria com o setor


de compras para garantir na especificao dos itens a serem adquiridos a observncia a
critrios como impossibilidade de direcionamento, definio de elementos essenciais,
padronizao, segmentao de mercado e fontes de consulta.

40

IV AGRUPAMENTO E CLASSIFICAO

Considerando que a maioria dos almoxarifados possui uma grande quantidade de


itens, torna-se praticamente impossvel identificar todos eles por nomes, marcas, modelos
ou por outras caractersticas. Por isso, para facilitar a localizao de materiais estocados
no almoxarifado, as organizaes costumam utilizar sistemas de codificao.

classificao,

portanto,

processo

de

catalogao,

simplificao,

especificao, normalizao, padronizao e codificao de todos os materiais que


compem o estoque de uma organizao. Vejamos o significado de cada uma destas
etapas:

1. Catalogao: listagem de todos os itens existentes, sem omisso de nenhum deles.


2. Simplificao: reduo da grande diversidade de itens empregados para uma
mesma finalidade, favorecendo a normalizao.
3. Especificao: descrio detalhada de um item (medida, formato, peso, tamanho),
facilitando aquisies futuras, o processo de recebimento, etc.
4. Normalizao: maneira pela qual o material deve ser utilizado em suas aplicaes.
5. Padronizao: estabelecimento de padres idnticos de peso, medidas e
dimenses para os materiais como forma de evitar muitas variaes.

J a codificao, decorrncia das etapas anteriores, a apresentao de cada item


por meio de um cdigo contendo informaes necessrias e suficientes por meio do uso
de nmeros e/ou letras e, de modo geral, deve substituir o nome do material nas
requisies dentro da instituio. Os sistemas de codificao mais utilizados so:
Sistema alfabtico
Materiais codificados atravs de um conjunto de letras, cada qual
identificando caractersticas e especificaes. Por ser de difcil memorizao e por
limitar o nmero de itens, pouco utilizado.

41

Sistema alfanumrico
Materiais codificados atravs de um conjunto de letras e nmeros, com as
letras identificando a classe do material e seu grupo naquela classe, e os nmeros,
o cdigo indicador do item.

AB - 123

Onde:
A = classe de materiais (exemplo: materiais de escritrio)
B = grupo de materiais (exemplo: caneta esferogrfica)
123 = cdigo indicador do material (marca BIC, cor AZUL, escrita FINA)
Sistema numrico
Tambm conhecido como sistema decimal, o mais utilizado pela facilidade
de informao e pelo nmero ilimitado de itens que abrange.
00 00* 00** 0***

Onde:
00 = classificao geral (classe de materiais)
00* = classificao individual (grupo de materiais)
00** = classificao definidora (identificao)
0*** = dgito de controle

42

V CONTROLE DE ESTOQUES

5.1 Gesto de Estoques


Os estoques so materiais e suprimentos necessrios manuteno do
funcionamento de uma organizao. So as composies no utilizadas em um
determinado momento, mas que precisam existir em funo de necessidades futuras.

Embora algumas empresas privadas j trabalhem sem estoques, as caractersticas


prprias do servio pblico, como a burocracia e os prazos maiores para a concluso de
uma aquisio, exigem a manuteno de um estoque mnimo ou de segurana capaz de
garantir o bom funcionamento de um rgo.

Assim, os estoques devem ser utilizados porque:


Podem proteger as organizaes de eventuais oscilaes de demandas;
Podem proteger as organizaes de eventuais oscilaes de mercado;
Podem ser uma oportunidade de investimento;
Podem proteger de atrasos; e
Podem implicar em economia de escala.

Para que a gesto de estoques seja eficiente necessrio garantir que haja:
Excelncia no atendimento aos clientes (exemplo: porcentagem de pedidos
entregues pontualmente);
Eficincia operacional; e
Investimento mnimo em estoque.

Por outro lado, um controle de estoques impreciso resulta em:


Falta de materiais;
Excesso de estoque de materiais errados;
43

Baixa produtividade; e
Baixo desempenho no atendimento de solicitaes.

5.2 Causas de Erro em Registros


Alguns dos exemplos abaixo representam causas de erro nos registros de
estoques:
Retirada de material sem autorizao;
Ausncia de segurana adequada em depsito;
Equipe mal treinada;
Registros de transaes ruins;
Sistemas de registro de transaes ruins; e
Falta de capacitao para realizar auditorias.

5.3 Classificao de Estoques


De acordo com a funo que desempenham os estoques podem ser classificados
como:
Estoque de antecipao
aquele criado antecipando uma demanda futura. (exemplo: poca de
eventos)
Estoque de flutuao ou de segurana
aquele feito para cobrir flutuaes aleatrias e imprevisveis e garantir que
no haja esvaziamento do estoque em funo de demandas maiores do que o
esperado.
Estoque de tamanho do lote ou de ciclo
44

aquele em que os materiais so adquiridos em quantidades maiores do


que o necessrio, geralmente para se tirar vantagem dos descontos sobre
quantidades maiores ou nos casos em que impossvel compr-los na velocidade
em que so consumidos.

5.4 Classificao ABC


A classificao ABC, tambm chamada de Curva de Pareto, baseia-se no princpio
de que um nmero reduzido de itens concentra a maior parte dos investimentos em
materiais de uma organizao. Geralmente se observa que a relao entre a
porcentagem de itens e a porcentagem de utilizao anual em valores monetrios segue
um padro:
Aproximadamente 20% dos itens correspondem a cerca de 80% da utilizao;
Aproximadamente 30% dos itens correspondem a cerca de 15% da utilizao; e
Aproximadamente 50% dos itens correspondem a cerca de 5% da utilizao.

Para realizar uma classificao ABC necessrio:

1. Estabelecer caractersticas do material que influenciam a gesto de estoques


(exemplos: valores monetrios, escassez de material);
2. Classificar os materiais em grupos com base nos critrios estabelecidos; e
45

3. Aplicar um grau de controle proporcional importncia do grupo.

Desta forma possvel definir trs classes de itens:


Classe A (alta prioridade), constituda de poucos itens (cerca de 20% do total) que
representam aproximadamente 80% da utilizao, exige controle cerrado com
registros completos e precisos, revises regulares pela administrao;
Classe B (mdia prioridade), constituda por uma quantidade mdia de itens (cerca
de 30% do total) que representam aproximadamente 15% da utilizao, exige
controles normais e ateno regular; e
Classe C (baixa prioridade), constituda por uma grande quantidade de itens (cerca
de 50%) que representam aproximadamente 5% da utilizao, exige controles mais
simples.

Logo abaixo, um exemplo prtico do uso da classificao ABC com base no valor
monetrio dos itens:

Cdigo Custo Consumo


do
unitrio
mdio
Classificao item
(R$)
mensal
1

A1043

R$ 7,89

17000

D0102

R$ 3,42

22000

V1044

R$ 5,77

10000

D1001

R$ 1,99

28800

S0200

R$ 3,45

13500

X2140

R$ 4,06

4000

J0032

R$ 1,45

11000

M0375

R$ 9,17

1200

Valor do
consumo
(R$)
R$
134.130,00
R$
75.240,00
R$
57.700,00
R$
57.312,00
R$
46.575,00
R$
16.240,00
R$
15.950,00
R$
11.004,00

B0094

R$ 2,30

4200

R$ 9.660,00

10

A1114

R$ 3,00

3000

Demais

R$ 0,42

70000

TOTAL

184700

R$ 9.000,00 1,95%
R$
29.400,00
6,36%
R$
462.211,00 100,00%

% do
total

%
acumulada Classe

29,02%

29,02%

16,28%

45,30%

12,48%

57,78%

12,40%

70,18%

10,08%

80,26%

3,51%

83,77%

3,45%

87,22%

2,38%

89,60%

2,09%

91,69%

93,64%

100,00%

46

Utilizando a classificao ABC, duas regras gerais devem ser seguidas para
garantir um controle eficiente:
Ter grande nmero de itens de baixo valor (Classe C), j que eles pouco impactam
no valor do estoque e podem geram nmeros menores de pedidos ao longo do
exerccio; e
Reduzir o estoque de itens de alto valor.

5.5 Outros Mtodos de Controle


Sistema de duas gavetas

Mtodo simplificado em que o estoque armazenado em duas caixas ou


gavetas, com a primeira contendo uma quantidade de material equivalente ao
consumo previsto para o perodo e a segunda, para atendimento das requisies
quando a primeira fica vazia, devendo possuir quantidade suficiente mais estoque
de segurana durante o perodo de reposio.

No indicado quando os materiais so estocados em locais diferentes.


Sistema dos mximos-mnimos

Tambm denominado sistema de quantidades fixas, utilizado quando h


dificuldade para determinar o consumo ou quando h variao no tempo de
requisio.
Consiste em estimar os estoques mximo (E max) e mnimo (E min) este
ltima sendo a quantidade em estoque que, quando atingida, gera a necessidade
de reposio, tambm chamado de ponto de pedido (PP) - para cada item em
funo do consumo estimado para um determinado perodo (intervalo de reposio
IR).

47

E min = ER + d*t

Onde:
ER = estoque de reserva
d= consumo mdio do material;
t= tempo de espera, em dias, para reposio

E max = E min + lote de compra

Tem como principal vantagem a relativa automatizao do processo e pode


ser utilizado para todos os itens da classificao ABC.
Sistema das reposies peridicas

Tambm denominado sistema de revises peridicas, consiste em fazer


pedidos de reposio de estoques em intervalos de tempo estabelecidos para cada
material, com a quantidade pedida devendo ser igual necessidade de consumo
para o prximo perodo.
Planejamento das necessidades de materiais (MRP)
Do ingls material requiriments planning, consiste em sistema operado em
ambiente computacional que inter-relaciona previso de consumo, planejamento de
compras e gerenciamento de estoques, permitindo ainda cadastro de materiais,
acompanhamento de rotinas administrativas e verificao de saldos disponveis.
(exemplo: sistema ASI)

48

5.6 Avaliao de Estoques


Avaliar estoques levantar o valor financeiro dos materiais armazenados no
almoxarifado com base no preo de custo ou de mercado.

Este controle financeiro importante para garantir que o capital imobilizado se


mantenha em nvel razoavelmente baixo, de acordo com a poltica de gesto de materiais
vigente na organizao, bem como para obter uma importante ferramenta para tomada de
decises.

A avaliao de estoques pode ser realizada atravs de quatro mtodos:


Custo mdio
Indicado pela Receita Federal (Art. 295 do Decreto n 3.000 de 26 de maro
de 1999), o mtodo mais utilizado baseado num preo mdio entre todas as
entradas e sadas de materiais e funciona como moderador de preos ao minimizar
eventuais flutuaes.

49

ENTRADAS
DATA

Qtde.

Preo

SADAS
Total

Qtde.

Preo

SALDO
Total

Qtde.

Preo

Total
R$

02/04/2012

200

R$ 2,00

R$ 400,00

200

R$ 2,00

400,00
R$

03/05/2012

200

R$ 4,00

R$ 800,00

400

R$ 3,00 1.200,00
R$

01/06/2012

100

R$ 3,00

R$ 300,00

300

R$ 3,00

900,00
R$

03/07/2012

100

R$ 3,00

R$ 300,00

200

R$ 3,00

600,00
R$

13/07/2012

100

R$ 3,00

R$ 300,00

100

R$ 3,00

300,00
R$

31/07/2012

100

R$ 4,50

R$ 450,00

200

R$ 3,75

750,00

Mtodo PEPS (FIFO)


Abreviao da frase primeiro a entrar, primeiro a sair em ingls, first in,
first out (FIFO) -, avalia o estoque com base na ordem cronolgica das entradas,
ou seja, sai o material que entrou antes. O que resta no estoque, portanto, so os
itens com preos de mercado mais atualizados a grande vantagem deste
mtodo. Ver exemplo a seguir:

ENTRADAS
DATA

Qtde.

Preo

SADAS
Total

Qtde.

Preo

SALDO
Total

Qtde.

Preo

Total
R$

02/04/2012

200

R$ 2,00

R$ 400,00

200

R$ 2,00

400,00
R$

03/05/2012

200

R$ 4,00

R$ 800,00

400

R$ 3,00 1.200,00
R$

01/06/2012

100

R$ 2,00

R$ 200,00

300

R$ 3,33

999,00
R$

03/07/2012

100

R$ 2,00

R$ 200,00

200

R$ 4,00

800,00
R$

13/07/2012

100

R$ 4,00

R$ 400,00

100

R$ 4,00

400,00

50

Mtodo UEPS (LIFO)


Abreviao da frase ltimo a entrar, primeiro a sair em ingls, last in, first
out (FIFO) -, avalia o estoque com base no preo do ltimo lote a entrar no
almoxarifado. A vantagem a simplificao dos clculos, mas ao mesmo tempo
supervaloriza o preo dos itens e deixa no estoque os itens com preos mais
desatualizados. No permitido pela Receita Federal. Ver exemplo a seguir:

ENTRADAS
DATA

Qtde.

Preo

SADAS
Total

Qtde.

Preo

SALDO
Total

Qtde.

Preo

Total
R$

02/04/2012

200

R$ 2,00

R$ 400,00

R$ 0,00

200

R$ 2,00

400,00
R$

03/05/2012

200

R$ 4,00

R$ 800,00

R$ 0,00

400

R$ 3,00 1.200,00
R$

01/06/2012

100

R$ 4,00

R$ 400,00

300

R$ 2,66

798,00
R$

03/07/2012

100

R$ 4,00

R$ 400,00

200

R$ 2,00

400,00
R$

13/07/2012

100

R$ 2,00

R$ 200,00

100

R$ 2,00

200,00

Custo de reposio
Mtodo que ajusta o valor do estoque em funo dos preos de mercado.
Ver exemplo a seguir:

ENTRADAS
DATA

Qtde.

Preo

SADAS
Total

Qtde.

Preo

SALDO
Total

Qtde.

Preo

Total
R$

02/04/2012

200

R$ 2,00

R$ 400,00

R$ 0,00

200

R$ 2,00

400,00
R$

03/05/2012

200

R$ 4,00

R$ 800,00

R$ 0,00

400

R$ 4,00 1.600,00
R$

01/06/2012

100

R$ 2,00

R$ 200,00

300

R$ 4,00 1.200,00
R$

03/07/2012

100

R$ 2,00

R$ 200,00

200

R$ 4,00

800,00
R$

13/07/2012

100

R$ 4,00

R$ 400,00

100

R$ 4,00

400,00

51

5.7 Custos de Estoques


Todo material armazenado gera custos de estocagem. Estes custos dependem de
duas variveis: a quantidade em estoque e o tempo de permanncia. Didaticamente estes
custos podem ser divididos em trs categorias:
Custos diretamente proporcionais
Tambm conhecidos como custos de carregamento (CC), so os que
crescem com o aumento da quantidade mdia em estoque. So exemplos: custo
de espao fsico; custo de perdas; custo de roubos e furtos; custo de
obsolescncia; e custos com seguro.

CC = CA + CK

Onde:
CC = custo de carregamento
CA = custo de armazenagem
CK = custo de capital (valor de perda por opo de imobilizao)
Custos inversamente proporcionais
Tambm chamados como custos de pedido (CP), so aqueles que
decrescem com o aumento da quantidade mdia em estoque assume-se que o
preo por emisso de pedido seja fixo, independente da quantidade solicitada. So
exemplos: mo de obra, energia eltrica, telefonia, materiais de expediente.

CP = CAP / N

Onde:
CP = custo de pedido
CAP = custo anual dos pedidos
N = nmero de pedidos no ano
Custos independentes
So os valores fixos (CF), que independem da quantidade de itens em
estoque. (exemplo: aluguel de depsito)

52

Em resumo:

CE = CC + CP + CF

Onde:
CE = custo total dos estoques
CC = custos diretamente proporcionais ou de carregamento
CP = custos inversamente proporcionais ou de pedido
CF = custos independentes ou fixos

5.8 Indicadores de estoques


Giro ou rotao de estoques

Indica a quantidade de vezes que o estoque se renovou num determinado perodo.


Permite a comparao do comportamento em relao a anos anteriores, possibilitando
tomadas de decises com maior segurana.

GE = Valor consumido no perodo / Valor do estoque mdio no perodo

Exemplo: Numa determinada instituio, cujo estoque mdio mensal de resmas de papel
de 2.000 unidades, so consumidas mensalmente 1.000 resmas.

GE = 1.000 / 2.000 = 0,50, ou seja, o estoque gira a cada dois meses.

Cobertura de estoques

Indica por quanto tempo o estoque suportar o consumo.

CE = Estoque atual / Consumo mdio no perodo

Exemplo: Na mesma instituio, o estoque de canetas de 8.000 unidades e o consumo


mdio mensal de 1.600 unidades.
53

CE = 8.000 / 1.600 = 5, ou seja, o estoque suficiente para cinco meses de consumo.

Nvel de servio

Permite verificar o nvel percentual de atendimento das requisies dos usurios.

NS = (Itens atendidos / Itens requisitados) * 100%

Exemplo: Durante o perodo de um ano, uma determinada prefeitura recebe 1.500


requisies com um nmero mdio de 05 itens cada e entrega no perodo um total de
7.000 itens.

NS = (7.000 / 7.500) * 100% = 93,33%

54

VI RECEBIMENTO E DISTRIBUIO

6.1 Recebimento
O recebimento a etapa entre a compra e o pagamento ao fornecedor e cuja
funo bsica assegurar que o material entregue esteja em conformidade com as
especificaes do pedido de compras. O processo de recebimento pode ser dividido em
quatro etapas:
Entrada de materiais
Recepo dos materiais e conferncia dos dados bsicos de entrega
(exemplo: informaes da nota fiscal). Como no h dispositivo legal quanto
obrigatoriedade de agendamento de entregas, sugere-se incluir clusulas sobre o
tema em novos dispositivos contratuais.
Conferncia quantitativa
Verificao se a quantidade entregue corresponde especificada pelo
fornecedor. A inspeo poder ser integral, quando todos os itens forem
minuciosamente analisados; ou por amostragem, quando h grande volume de um
determinado item (sugere-se amostragem entre 5% a 10% do total entregue).
Conferncia qualitativa
Verificao se as especificaes tcnicas do material correspondem s
solicitadas pelo setor de compras. (marca, modelo, dimenses, formato).
Instrumentos para inspeo devem estar disposio do almoxarifado. (exemplos:
balanas, paqumetros, termmetros)
Regularizao
Resultado das fases anteriores, podendo ser originada pela entrada do
material em estoque e consequente liberao do pagamento ao fornecedor;
devoluo parcial ou total de itens entregues em desconformidade; ou reclamao
junto ao fornecedor por falta de material.
55

Para o recebimento de materiais cujo valor seja superior a R$ 80.000, a entidade


dever realiz-lo por meio de uma comisso com, no mnimo, 03 (trs) membros, de
acordo com a Lei n 8.666/93, Art. 15, 8:
o

8 O recebimento de material de valor superior ao limite estabelecido no art. 23 desta Lei, para a
modalidade de convite, dever ser confiado a uma comisso de, no mnimo, 3 (trs) membros.

Cabe ressaltar que, apesar de a legislao s exigir este procedimento para


valores superiores a R$ 80.000, a entidade pode estipular, atravs de norma interna, que
todos os recebimentos relevantes sejam conferidos e analisados por esta comisso. Este
entendimento tambm vlido para bens permanentes.

6.2 Distribuio
A distribuio, por sua vez, a etapa em que materiais j armazenados so
encaminhados do almoxarifado aos setores mediante requisio previamente autorizada,
com ou sem presena de intermedirios no caso do servio pblico os intermedirios
podem ser funcionrios (geralmente terceirizados) responsveis pela entrega dos
materiais nos segmentos requisitantes.

A distribuio fsica pode ser influenciada por variveis como:


Caractersticas dos produtos
Forma de movimentao fsica de materiais depende das caractersticas dos
mesmos (peso, dimenses, formato).
Localizao
Unidades requisitantes localizadas distantes do almoxarifado exigem formas
e prazos distintos de atendimento.

56

Fora de trabalho
Quantidade reduzida de funcionrios exige otimizao de separao e
calendrios de entrega bem definidos.

Para atendimento da requisio, o usurio habilitado a solicitar materiais dever


utilizar formulrio especfico do rgo ou atravs de sistema informatizado, se houver,
sendo essencial informar:
Cdigo do material;
Descrio do material;
Unidade de medida (pea, kg, caixa);
Quantidade desejada;
Setor requisitante; e
Assinatura, com carimbo, quando no houver sistema informatizado.

Observao:
O almoxarifado poder promover cortes ou redues nas quantidades
solicitadas quando estas estiverem incompatveis com o consumo mdio da
unidade

requisitante

(normalmente

utiliza-se

histrico

dos

03

ltimos

fornecimentos), como forma de racionalizar o atendimento aos demais setores.

Separados os materiais, o almoxarifado deve realizar os devidos registros de sada


para garantir a adequada conciliao contbil e eliminar ou reduzir ao mximo o ndice de
divergncias durante o inventrio fsico. Sugere-se ainda que, antes de se efetuar
qualquer entrega de material, este passe por uma ltima conferncia, ainda na rea fsica
do material.

Em virtude de uma dinmica de trabalho bastante especfica e considerando o


volume de atendimentos que normalmente possui, o almoxarifado deve estabelecer
previamente um calendrio de entregas aos setores como forma de organizar a
distribuio de materiais.

57

VII MOVIMENTAO E ARMAZENAGEM

7.1 Movimentao
Aps o recebimento e antes da expedio, todos os materiais precisam ser
armazenados e movimentados. No que tange movimentao de materiais,
fundamental obter um fluxo eficiente dentro dos almoxarifados e utilizar critrios de
ergonomia para garantir a integridade e evitar fadigas e leses nos funcionrios do setor.
Em Administrao de Recursos Materiais e Patrimoniais para Concursos o autor
Renato Fenili condiciona a eficincia do sistema s chamadas leis de movimentao de
materiais:
Flexibilidade: empregar equipamentos que possam ser utilizados para vrios tipos
de cargas.
Manipulao mnima: evitar a manipulao de materiais e utilizar transportes
mecnicos ou automatizados sempre que possvel.
Mxima utilizao do espao: maximizar o aproveitamento do espao cbico
disponvel.
Mxima utilizao dos equipamentos: maximizar a utilizao dos equipamentos
diversificando seu emprego.
Menor custo total: selecionar equipamentos ponderando custos e vida til
estimada.
Mnima distncia: reduzir distncias na movimentao (eliminao do ziguezague).
Obedincia do fluxo das operaes: adotar trajetrias de movimentaes
produtivas.
Padronizao: utilizar equipamentos padronizados para facilitar manuteno e
intercmbio de peas sobressalentes.
Segurana e satisfao: promover segurana dos colaboradores e reduo de
fadiga.
58

7.2 Condies Bsicas do Arranjo Fsico


Itens de estoque
Materiais de maior sada e aqueles de maior peso e volume devem ser
armazenados prximos da expedio.
Corredores
Devem facilitar o acesso s mercadorias.

Dica:
O uso de sistemas de arquivos deslizantes amplia a capacidade de
armazenagem ao mesmo tempo em que reduz a necessidade de espao.

Portas de acesso
Devem permitir a passagem de equipamentos de manuseio e a
movimentao de materiais (altura e largura devidamente dimensionadas). Prximo
ao local de expedio deve existir um espao de armazenagem temporria para
ltima conferncia ou separao de acordo com destinos.
Empilhamentos ou prateleiras
Altura mxima de empilhamentos e prateleiras deve considerar o peso dos
materiais e as limitaes dos equipamentos de elevao.

59

7.3 Tcnicas de Estocagem


A escolha da tcnica de estocagem mais adequada cada instituio depende da
anlise de fatores como:
Espao disponvel;
Tipos de materiais a serem estocados;
Nmero de itens a serem estocados;
Velocidade de atendimento; e
Tipo de embalagem

Com base neles, temos as seguintes tcnicas:


Carga unitria
Refere-se carga constituda de embalagens de transporte que arranjam ou
acondicionam certa quantidade de material como se fosse uma nica unidade, para
possibilitar manuseio, transporte a arnmazenagem.

Caixas ou gavetas
Ideal para estocagem de materiais de pequeno porte. (exemplos: parafusos,
pregos, canetas)

60

Prateleiras
Meio mais simples e econmico (ideal para estoques pequenos), destina-se
guarda de materiais de tamanhos diversos, bem como para apoio de gavetas ou
de caixas padronizadas.

Raques (Racks)
Ideal para acomodao de peas longas e estreitas. (exemplos: vergalhes,
tubos).

61

Empilhamento
Variante da tcnica de estocagem de caixas, ideal para aproveitar ao
mximo o espao vertical. As caixas ou pallets so empilhados uns sobre os
outros, obedecendo a uma distribuio equitativa de cargas.

Continer
Caixa construda em ao, fibra ou alumnio, geralmente utilizada para o
transporte unitizado de mercadorias, que pode ser utilizada para armazenamento
temporrio de materiais na ausncia de espao fsico adequado.

Continer flexvel
Tcnica recente que utiliza uma espcie de saco feito com tecido resistente
e borracha vulcanizada para a estocagem e a movimentao de slidos a granel e
de lquidos, com movimentao atravs de empilhadeiras ou guinchos.
62

Arquivo deslizante
teis para armazenamento de documentos e materiais diversos, podem
reduzir em at 70% o espao ocupado por formas de arquivo convencionais.

63

VIII INVENTRIO

8.1 O que um inventrio?


O inventrio fsico um levantamento ou contagem dos materiais existentes para
efeito de confrontao peridica com os estoques registrados em fichas ou em sistema
informatizado apropriado. importante porque:
Permite verificar discrepncias entre os registros e o estoque fsico;
Permite verificar discrepncia entre o estoque fsico e o contbil; e
Proporciona apurao do valor total do estoque quando realizado prximo ao
encerramento do exerccio fiscal.

importante ressaltar que o levantamento fsico dos inventrios deve refletir


fielmente os registros contbeis. Em virtude disso, essencial estabelecer um momento
de corte (tambm chamado de cut off) para que os materiais ainda no registrados no
sejam inventariados caso, por exemplo, de mercadorias j faturadas, mas ainda no
entregues.

8.2 Modalidades de Inventrio


Inventrio Geral
aquele realizado ao final do exerccio de cada rgo, abrangendo todos os
itens do estoque de uma s vez. Exige a paralisao da rea inventariada em
funo do volume de trabalho e no permite reconciliaes ou ajustes nem a
anlise das causas das divergncias identificadas.
Inventrio Rotativo

aquele

realizado atravs de

programaes mensais e

envolve

determinados materiais a cada ms, no exigindo a paralisao da rea


inventariada, mas possibilitando a anlise das causas das divergncias
64

identificadas. Este o mais adequado porque possibilita deteco e correo dos


problemas a tempo.

8.3 Tipos de Inventrio


Inventrio de portas abertas
Modalidade em que a contagem feita de maneira simultnea s
movimentaes dos materiais, com paralisao de atendimento apenas para os
grupos de itens que esto sendo contabilizados.
Inventrio de portas fechadas
Indicado para almoxarifados de pequeno e de mdio portes, o que no
permite entradas ou sadas de quaisquer materiais durante o perodo de inventrio,
exceto em casos emergenciais. Os usurios devem ser previamente comunicados
antes da paralisao para que possam requisitar todos os materiais necessrios
durante a paralisao.
Inventrio de portas semifechadas
Ideal para almoxarifados de grande porte, aquele em que se inventariam
todos os itens, mas com paralisaes de partes para a contagem, sob o sistema de
portas fechadas, permitindo a movimentao dos demais e minimizando problemas
provocados por uma paralisao total.

8.4 Etapas do Planejamento de Inventrio


Para ser executado dentro do prazo estabelecido e da melhor maneira possvel, o
inventrio deve ser bem planejado e por isso algumas etapas precisam ser cumpridas:

65

1. Convocao das equipes de inventariantes


Os membros devero ser escolhidos e agrupados em duas equipes, uma
para a primeira contagem ou de reconhecimento, e outra para a segunda contagem
ou de reviso.

2. Arrumao fsica
Necessidade de que os itens a serem inventariados sejam adequadamente
arrumados.

3. Organizao de fichas de inventrios


Preparao dos meios de registro de contagem de cada item inventariado
(ver imagem abaixo) no caso de controle realizado eletronicamente necessrio
imprimir relatrios contendo informaes bsicas como cdigo do material,
descrio, local e quantidade.

4. Atualizao de registros de estoque


Os registros de entradas, sadas e saldos de estoque devero estar
atualizados at a data do inventrio durante o perodo as entradas e sadas
devero ser suspensas para evitar risco de contagem dupla.

66

5. Contagem de estoque
Os materiais devero ser contados pelo menos duas vezes havendo
divergncia entre as contagens o coordenador do inventrio dever solicitar uma
terceira contagem por equipe diferente das duas primeiras.

6. Reconciliaes e ajustes
Setores envolvidos devero justificar as divergncias entre o real e o
registrado e realizar os ajustes que se fizerem necessrios.

8.5 Indicador de Inventrio


Indicador mais utilizado para inventrios, a acurcia representa o acerto no controle
fsico de estoques em relao ao total de itens verificados. Uma eficiente gesto de
estoques pressupe um alto nvel de acurcia.

Acurcia = (N de itens com registros corretos / N total de itens) * 100%

Traduzindo em exemplo prtico: se uma determinada organizao identificar 870


materiais com registros corretos de um total de 1.000 itens inventariados, seu nvel de
acurcia ser de 87%.

67

PATRIMNIO

I CONCEITO E DEFINIES

1.1 Patrimnio pblico


o conjunto de bens e direitos de valor econmico, artstico, esttico, histrico ou
turstico pertencentes s pessoas jurdicas de direito pblico (Unio, Estados, Municpios,
autarquias e empresas pblicas).

De acordo com classificao do Cdigo Civil em seu Artigo 99, estes chamados
bens pblicos podem ser:
De uso comum do povo, quando destinados, por natureza ou lei, ao uso coletivo,
sem necessidade de consentimento (exemplo: rios, mares, ruas, praas);
De uso especial, quando destinados ao servio ou ao estabelecimento da
administrao pblica (exemplos: prdios, veculos, mveis); ou
Dominiciais, quando constituem patrimnio das pessoas jurdicas de direito pblico.

Observao:
- Os bens de uso comum do povo e os de uso especial so inalienveis
enquanto conservarem a sua qualificao, enquanto os bens dominiciais podem
ser alienados, desde que observadas exigncias da lei.
68

1.2 O que Gesto Patrimonial?


A gesto patrimonial o conjunto de atividades necessrias ao recebimento,
incorporao, controle, manuteno e desfazimento dos bens permanentes de uma
instituio. (ver fluxo abaixo)

Planejar todas as etapas essencial na implantao de uma gesto patrimonial


eficiente. Uma das formas de auxiliar o gestor neste processo utilizar uma metodologia
conhecida como 5WH, que consiste em fazer 6 perguntas antes de se fazer qualquer
coisa ou de se tomar qualquer deciso: quem, o que, onde, quando, porque e como.

Fonte: AfixCode Patrimnio e Avaliaes

Who: Quem o responsvel?

69

- Pela incorporao? Pelo controle fsico? Pelas movimentaes? Pelas


manutenes? Pelas baixas?
What: O que ativo imobilizado?
- O que imobilizar e o que no imobilizar? O que pode ser depreciado?
Where: Onde esto os bens ou onde se deve fazer o controle?
- Onde realizar o controle? Centralizar ou descentralizar?
When: Quando iniciar e terminar o controle dos bens?
- Quando iniciar o controle? Quando iniciar o clculo de depreciao? Quando se
desfazer?
Why: Por que controlar os bens?
- Quais as consequncia de no realizar o controle? Se acontecer algum sinistro?
How: Como realizar o controle?
- Como tratar os bens no localizados? Como e onde fixar a etiqueta de
patrimnio? Como controlar as movimentaes? Como tratar os bens depreciados?

1.3 Classificao de Bens


De acordo com a classificao apresentada pelo livro Manual de Administrao
Patrimonial (Gerson dos Santos, 2002), os bens podem ser definidos de acordo com o
tipo, a forma, a aplicao, etc., em:

Bens corpreos: possuem forma identificvel materialmente.

Bens incorpreos: no possuem forma (exemplo: patentes de fabricao).

Bens materiais: possuem substncia material identificvel.

Bens imateriais: no possuem substncia material identificvel (exemplo:


direitos autorais).

Bens tangveis: podem ser tocados (exemplo: veculos).

Bens intangveis: no podem ser tocados (exemplo: aquisio de patente de


uma inveno).

Bens mveis: podem ser deslocados sem alterao de forma.

Bens imveis: no podem ser deslocados (exemplos: prdios).


70

Bens divisveis: podem ser repartidos.

Bens indivisveis: no tem possibilidade de repartio.

Bens fungveis: podem ser substitudos por outros.

Bens infungveis: so insubstituveis em sua forma.

Bens disponveis: possuem capacidade de uso imediato (exemplo: dinheiro em


conta corrente).

Bens numerrios: representam dinheiro ou ttulos equivalentes a ele (exemplo:


cheques).

Bens dominiciais: constituem patrimnio pblico da Unio, Estados e Municpios


(exemplo: ruas, rios).

Bens semoventes: so os constitudos por animais domsticos.

Bens realizveis: tendem a se transformar em dinheiro em menor ou maior


prazo (exemplo: ttulos a receber).

Bens de consumo: auxiliam no processo produtivo, mas no se incorporam ao


produto / servio (exemplo: materiais de limpeza).

Bens de equipamento: destinam-se a aumentar o potencial produtivo ao


complementar mquinas e equipamentos (exemplo: HD mais potente).

Bens

de

redito:

produzem

rendimento

independentemente

de

ao

administrativa direta (exemplo: imveis destinados renda).

Bens de servio: utilizados na prestao de servios em empresas com esta


finalidade.

Bens durveis: possuem maior durabilidade ou vida til (exemplo: automvel).

Bens semidurveis: possuem durabilidade inferior dos durveis (exemplo:


calados).

Bens no-durveis: para consumo imediato (exemplo: alimentos).

1.4 Material de Consumo x Material Permanente


Nem sempre simples classificar um material como sendo de consumo ou
permanente. De forma simplificada, temos que:

Material de Consumo
71

aquele que, em razo de seu uso corrente, perde normalmente sua


identidade fsica e/ou tem sua utilizao limitada a dois anos.

Material Permanente
aquele que, em razo de seu uso corrente, no perde a sua identidade fsica,
e/ou tem uma durabilidade superior a dois anos.

Ciente de possveis dificuldades na correta classificao de diversos materiais, a


Secretaria do Tesouro Nacional (STN) publicou em 13 de setembro de 2002 a Portaria N
448, que definiu parmetros para auxiliar o processo de apropriao contbil das
despesas:

Art. 3 - Na classificao da despesa sero adotados os seguintes parmetros


excludentes, tomados em conjunto, para a identificao do material permanente:
I - Durabilidade, quando o material em uso normal perde ou tem reduzidas as suas
condies de funcionamento, no prazo mximo de dois anos;
II - Fragilidade, cuja estrutura esteja sujeita a modificao, por ser quebradio ou
deformvel, caracterizando-se

pela

irrecuperabilidade e/ou perda de sua

identidade;
III - Perecibilidade, quando sujeito a modificaes (qumicas ou fsicas) ou que se
deteriora ou perde sua caracterstica normal de uso;
IV - Incorporabilidade, quando destinado incorporao a outro bem, no podendo
ser retirado sem prejuzo das caractersticas do principal; e
V - Transformabilidade, quando adquirido para fim de transformao.

Tomando por base as definies acima, para que um material seja classificado
como permanente, portanto, necessrio que ele:

- Dure mais de dois anos;


- No esteja sujeito a modificaes por sua fragilidade;
- No seja perecvel;
- No seja destinado incorporao a outro bem e cause prejuzos ao principal se
retirado; e
72

- No seja adquirido com finalidade de transformao.

Observao:
- Materiais permanentes confeccionados por encomenda devero ser classificados
como bens permanentes, exceto se a prpria instituio fornecer a matria-prima
neste caso, a despesa ser classificada como servios de terceiros.
- De acordo com o Art. 18 da Lei n 10.753 de 30/10/2003, livros no sero
considerados materiais permanentes se fizerem parte do acervo de bibliotecas
pblicas, compreendidas como aquelas abertas ao atendimento da comunidade em
geral.

73

II INCORPORAES

2.1 O que Incorporao?


A incorporao a 1 etapa da gesto de patrimnio aps o recebimento de um
material permanente e consiste no registro de um bem no sistema de controle patrimonial
de uma instituio, decorrente de compra, cesso, doao, fabricao prpria, comodato
ou permuta, com a consequente variao positiva no patrimnio do rgo.

Todo registro de um bem permanente pelo setor de patrimnio dever conter


informaes como:
Descrio do item
Valor de aquisio
Nmero de nota fiscal / nota de empenho
Prazo de garantia
Caractersticas fsicas (exemplos: dimenses, forma, peso)
Caractersticas tcnicas (exemplos: potncia, voltagem)

Para garantir um efetivo controle, fundamental que nenhum material permanente


seja distribudo unidade demandante antes da devida incorporao.

No caso de registro por compra, necessria a existncia de documento


comprobatrio prprio (nota fiscal, fatura ou outro documento fiscal equivalente) e
vinculado a uma nota de empenho (NE) regularmente emitida. J em caso de registro de
bem doado sero necessrias a condio de doao, a especificao completa da
procedncia e do material, a quantidade, o valor unitrio e a documentao que deu
origem ao fato.

Observao:
Em caso de bens produzidos pela prpria instituio a incorporao dever
ser realizada vista do processo regular, com uso de documentao contendo a
74

apropriao de custos realizada pela unidade produtora ou, falta deste, por
valorao realizada por comisso definida para esta finalidade.
O valor para incorporao, nestes casos, dever ser igual soma dos custos
estimados para a sua fabricao, como matrias-primas, mo de obra, energia
consumida, desgaste dos equipamentos, etc.

Para cada registro de incorporao de bem permanente dever existir um registro


contbil, sinttico ou analtico, para que as demonstraes contbeis da instituio
representem fielmente a natureza e a composio do acervo patrimonial existente. Em
algumas instituies a autorizao para liquidao da despesa est vinculada
comprovao deste registro.

Nos casos de incorporaes de bens obtidos a ttulo gratuito (caso de doaes), a


NBC T 16.10 diz que:
26. Quando se tratar de ativos do imobilizado obtidos a ttulo gratuito deve ser considerado o valor
resultante da avaliao obtida com base em procedimento tcnico ou valor patrimonial definido nos
termos da doao.
27. O critrio de avaliao dos ativos do imobilizado obtidos a ttulo gratuito e a eventual
impossibilidade de sua mensurao devem ser evidenciados em notas explicativas.

Por fim, no caso de bens adquiridos com recursos vinculados (exemplos: sade,
educao), o inciso I do art. 50 da Lei de Responsabilidade Fiscal estabelece que, no
tocante disponibilidade de caixa, constar de registro prprio, de modo que os recursos
vinculados a rgo, fundo ou despesa obrigatria fiquem identificados escriturados de
forma individualizada.

Caber ao setor de patrimnio auxiliar neste controle, mas a responsabilidade pelo


uso nas finalidades especficas caber ao gestor da entidade.

75

2.2 Nmero Patrimonial


Todo bem dever ter a ele associado um nmero nico de patrimnio ou
tombamento para identificao, aposto mediante fixao de plaqueta, gravao, etiqueta
ou qualquer outro mtodo adequado s suas caractersticas fsicas logo aps a
incorporao nos casos de registros em sistemas informatizados, a associao do item
com o tombamento ser simultnea.

Alm disso, o nmero de tombamento dever ser seqencial (por ordem de


cadastro), independentemente de natureza, grupo ou espcie do bem (exemplos:
automvel 00001; telefone sem fio 00002; cadeira fixa 00003). Por fim, este nmero
no dever ser reaproveitado em caso de baixa para que seja mantido o histrico do bem.

A imagem abaixo mostra um exemplo de plaqueta contendo o nome e logotipo da


empresa e o nmero de patrimnio.

Em seu livro Manual de controle patrimonial nas entidades pblicas, o autor Diogo
Duarte Barbosa sugere alguns cuidados especiais na afixao de plaquetas:
Apostar em local de fcil visualizao, dificultando estragos e avarias;
Evitar reas curvadas ou dobradas do bem;
Utilizar partes com boa aderncia e que no acelerem a deteriorao da plaqueta
(exemplo: reas externas de bens expostos ao do clima); e
Evitar reas que contenham identificao do bem, como nmeros de srie.

Observao:
No caso de bens permanentes cuja identificao seja impossvel ou
inconveniente em face de suas caractersticas fsicas (exemplo de persianas,
76

cortinas e equipamentos de som automotivo), o mesmo poder ser tombado por


agrupamento em um nico nmero de patrimnio, cabendo ao controle patrimonial
apenas os registros de entrada e de sada do mesmo.

Cada instituio possui um critrio prprio para estabelecer a numerao


patrimonial, geralmente sequencial. Os dois exemplos a seguir mostram uma das
possibilidades de classificao:

PE 121 0753
SE Unidade Federativa onde se encontra o bem (Pernambuco)
121 Grupo de bens (1 = Mobilirio em geral / 2 = Cadeira fixa / 1 = Do tipo fixa sem
braos)
0753 Sequencial do item dentro da Unidade e do grupo de bens
TCE 111 0012
TCE Unidade onde se encontra o bem (Tribunal de Contas do Estado)
111 Grupo de bens (1 = Mobilirio em geral / 1 = Armrio / 1 = Do tipo alto com 02
portas)
0012 Sequencial do item dentro da Unidade e do grupo de bens

2.2.1 Cdigo de Barras

A utilizao do cdigo de barras para o controle patrimonial apresenta vantagens


relacionadas com a sua aplicao e com as facilidades incorporadas nos sistemas
computacionais que gerenciam boa parte das operaes nas instituies pblicas. Entre
os principais benefcios gerados pelo uso esto:
Rapidez na entrada de dados;
Eliminao de erros na transposio de dados;
Eliminao de escrita manual e de digitao;
Identificao nica de um bem; e
Reduo do tempo de inventrio.

A imagem abaixo representa uma etiqueta com o logotipo da empresa, o cdigo e o


nmero de patrimnio do bem permanente:
77

Para implantar um sistema de cdigo de barras, cujo custo relativamente baixo,


necessria uma infraestrutura bsica:
Equipamentos de processamento de dados (computadores);
Sistemas aplicativos (softwares);
Leitores pticos; e
Impressora de cdigo de barras.

78

III CONTROLE FSICO


Aps a incorporao, o bem passa a existir na relao de materiais permanentes
da instituio. Os passos seguintes movimentaes, manutenes, inventrios e
desfazimentos fazem parte do chamado controle fsico, essencial para uma gesto
patrimonial eficiente.

3.1 Modalidades de Movimentao de Bens


A vida til de um bem em um rgo comea logo aps a sua incorporao ao
patrimnio. Ao longo de todo o perodo em que este bem for til instituio ele
certamente ser movimentado algumas vezes. preciso, portanto, conhecer as principais
modalidades existentes:

Recolhimento
Movimentao de bens de um segmento para o depsito de patrimnio, se
houver, com a respectiva regularizao de carga patrimonial.

Redistribuio
Movimentao do depsito de patrimnio, se houver, para um determinado
segmento, com a respectiva regularizao de carga patrimonial.

Remanejamento
Movimentao entre detentores de carga patrimonial, podendo ocorrer em
duas modalidades: sem movimentao fsica (transferncia de titularidade de
funo de chefia) ou com movimentao fsica.

Alienao
Modalidade que consiste na transferncia do direito de propriedade de bens
do rgo para outra instituio mediante venda, permuta ou doao.

79

Cesso
Modalidade que consiste na transferncia gratuita de posse e direito de
propriedade do rgo para outros rgos ou entidades da administrao pblica
sem quaisquer nus para o cedente.

Renncia ao direito de propriedade ou desfazimento


Modalidade que consiste no abandono ou inutilizao, quando verificada a
impossibilidade ou inconvenincia de alienao do material classificado como
irrecupervel, ocioso e/ou obsoleto.

H ainda a chamada Movimentao Externa, que consiste na transferncia de bens


para fora do mbito do rgo, para oramentos e/ou reparos de equipamentos, sem a
necessidade de regularizao de carga patrimonial durante o perodo de ausncia.

Observao:
Bens adquiridos com recursos vinculados s podero ser transferidos para
outras unidades em casos excepcionais, sem desvio de finalidade intencional, e
com razes devidamente justificadas. Caber unidade recebedora ressarcir a
unidade cedente com base no valor justo do bem no momento da transferncia.

3.2 Movimentao centralizada x descentralizada


Todas as movimentaes devero ser de conhecimento do setor de patrimnio,
que tomar as medidas cabveis de acordo com a modalidade em questo.
Operacionalmente, entretanto, estas movimentaes podero ser realizadas de maneira
centralizada ou descentralizada, a critrio da prpria entidade.

Na centralizada, o prprio setor de patrimnio quem realiza a emisso dos termos


de transferncia e cobra a assinatura das partes envolvidas (cedente, recebedor e o
prprio setor patrimonial), para s ento realizar a movimentao fsica. A segurana
administrativa das operaes a principal vantagem. A sobrecarga do setor, entretanto,
a sua principal desvantagem.
80

J na descentralizada, a emisso e o preenchimento dos termos so realizados


pela prpria unidade cedente, cabendo ao setor de patrimnio providenciar formulrios
especficos e os destinar aos responsveis de cada unidade administrativa. Com isso, o
processo se torna muito mais gil, mas ao mesmo tempo reduz a segurana operacional
se os trmites obrigatrios no forem seguidos pelas partes envolvidas.

81

IV MANUTENES

O custo de aquisio de boa parte dos bens permanentes de uma organizao


elevado. Frotas de veculos e centrais de ar condicionado so apenas alguns dos
exemplos que exigem uma ateno especial dos gestores patrimoniais para garantir um
adequado funcionamento e um menos custo de reparao quando necessrio. Por isso o
quesito manuteno extremamente importante numa gesto patrimonial eficiente.
Em Administrao de Recursos Materiais e Patrimoniais para concursos o autor
Renato Fenili define trs tipos de manutenes utilizados em momentos distintos e com
finalidades especficas:
Manuteno preventiva
aquela realizada conforme plano ou programa de preveno buscando
reduzir a probabilidade de falhas e geralmente ocorre de forma peridica
(exemplos: reviso de veculos em perodo de garantia).
Manuteno corretiva
aquela realizada em momento posterior falha/quebra do equipamento.
Manuteno preditiva
aquela que monitora regularmente o rendimento operacional e das
condies fsicas de equipamentos e de instalaes buscando maximizar o
intervalo entre manutenes corretivas (exemplo: anlise de funcionamento de um
grupo gerador).

Sendo o conserto realizado fora das dependncias da entidade, transfere-se ao


prestador do servio a responsabilidade pela guarda e manuteno do bem durante o
perodo em questo. Caber ao controle patrimonial da entidade emitir termo, a ser
assinado pelas partes envolvidas, que contenha informaes essenciais como:

82

Especificao completa do bem a ser consertado, incluindo nmero de


tombamento e de srie, quando for o caso;
Detalhamento completo do prestador de servio;
Perodo estimado para o reparo;
Campos para assinaturas das partes envolvidas (responsvel pelo bem,
responsvel pelo setor de patrimnio e prestador de servio); e
Declarao de responsabilidade sobre o bem.

importante ressaltar que toda manuteno realizada em um determinado bem


patrimonial dever ser registrada em sua ficha individual para garantir o histrico de sua
vida til e para facilitar decises futuras quanto necessidade ou no de desfazimento.

No caso de manuteno corretiva, deve-se avaliar a viabilidade de recuperao de


um bem permanente com base no seu valor de mercado. Caso o oramento ultrapasse
50% (cinquenta por cento) deste valor, o equipamento poder ser classificado como
antieconmico e a baixa patrimonial poder ser solicitada autoridade competente.

Caso o equipamento seja considerado como irrecupervel e possa ser


desmembrado em partes para utilizao como peas de reposio para equipamentos
similares, dever ser exigida a autorizao prvia de autoridade competente.

83

V MODALIDADES DE DESFAZIMENTO
Quando a instituio julgar desaconselhvel ou inexequvel manter ou remanejar
um bem permanente em virtude de suas condies fsicas e/ou operacionais, este se
torna passvel de alienao, por meio de leilo, permuta, doao ou desfazimento, nos
casos de:
Bem ocioso: quando, embora em perfeitas condies de uso, no estiver sendo
aproveitado e no tiver perspectiva futura de utilizao pelo rgo;
Bem obsoleto: quando, mesmo em condies de uso, for considerado como
antiquado e no for possvel sua utilizao;
Bem excedente: quando, independente do estado de conservao, funcionamento
ou obsolescncia, for verificada sua inaplicabilidade na instituio;
Bem recupervel: quando sua recuperao for possvel e o oramento para o
reparo for de no mximo 50% (cinquenta por cento) do valor de mercado; e
Bem irrecupervel / antieconmico: quando no mais puder ser utilizado para o fim
a que se destina em virtude de perda de suas caractersticas, e/ou seu rendimento
for precrio em virtude de uso prolongado ou desgaste prematuro, ou quando sua
recuperao for invivel economicamente (reparo orado em mais de 50% do valor
de mercado).

Cabe instituio realizar regularmente levantamento de bens suscetveis de


alienao ou desfazimento. Para isso essencial a existncia de uma Comisso de
Avaliao de Bens, geralmente composta por trs funcionrios (um dos quais lotado na
rea de patrimnio), para realizar anlise e parecer a respeito da inservibilidade, bem
como para avaliao de bens a serem alienados. Caber a esta Comisso, dentre outras
coisas:
Verificar o estado do bem e analisar se ele suscetvel ou no de recuperao;
Havendo outro tipo de utilizao, sugerir novo destino;
Recomendar a retirada do Patrimnio para posterior alienao de bens
considerados em mau estado de conservao e sem condies de reparo ou
transformao;
84

Identificar, aps verificao, as causas de estragos ou danos, se houve culpa e, a


quem couber, imputar os prejuzos; e
Solicitar a abertura de processo para apurao de responsabilidades nos casos de
inservibilidade resultante de negligncia, falta de cuidado ou imprevidncia.

A alienao por leilo pblico a modalidade de desfazimento mais usual e


consiste na venda de bens mveis inservveis para o rgo a quem oferecer o maior
lance, igual ou superior ao da avaliao.

Cabe destacar que os recursos provenientes deste tipo de alienao no podem


ser aplicados em despesas correntes (exemplo: pagamento de pessoal ou aquisio de
materiais de consumo), conforme determinao da Lei de Responsabilidade Fiscal:
Art. 44. vedada a aplicao da receita de capital derivada da alienao de bens e direitos que
integram o patrimnio pblico para o financiamento de despesa corrente, salvo se destinada por lei
aos regimes de previdncia social, geral e prprio dos servidores pblicos.

A alienao por permuta, por sua vez, consiste em um determinado bem ser dado
a ttulo de troca por outro bem, sendo feita atravs de edital elaborado pelo rgo
responsvel, com a proposta vencedora sendo aquela em que a diferena entre o bem a
ser adquirido e o a ser oferecido for a menor.

J a alienao por doao, sem retorno financeiro para o rgo cedente,


devidamente justificada pela autoridade competente, dever observar o seguinte quanto
destinao do material:
Ocioso ou recupervel, preferencialmente para rgos ou entidades pblicas da
esfera federal, estadual ou municipal, integrantes de qualquer Poder, mediante
registro da solicitao; e
Obsoleto, excedente ou irrecupervel, para rgos ou entidades pblicas referidas
acima e para instituies filantrpicas, desde que reconhecidas pelo governo
federal como de utilidade pblica, devidamente comprovada por documentaes
em perodo de validade.
85

A Lei n 8.666, em seu Art. 17, inclui a possibilidade de doao com encargos, ou
seja, com uma contrapartida a ser oferecida pelo donatrio:
o

4 A doao com encargo ser licitada e de seu instrumento constaro, obrigatoriamente os


encargos, o prazo de seu cumprimento e clusula de reverso, sob pena de nulidade do ato, sendo
dispensada a licitao no caso de interesse pblico devidamente justificado.

De todo modo, todo e qualquer ato de doao dever ter por objeto fins e uso de
interesse social. fundamental, portanto, que a Administrao se certifique de que o uso
a ser dado aos bens guardar correlao com igual interesse social (exemplo: uso de
mveis de escritrio por uma entidade filantrpica), para evitar que estes bens doados
sejam utilizados para finalidades particulares por membros de diretoria deste tipo de
entidade.

Em resumo, a doao de bens mveis pela Administrao Pblica depende de:


Existncia de interesse pblico devidamente justificado;
Avaliao prvia dos bens a serem doados;
Atendimento dos bens doados a fins e uso de interesse social; e
Avaliao de oportunidade e convenincia scio-econmica em relao a outras
formas de alienao.

Observao:
De acordo com o pargrafo nico do Decreto N 6.087 (20/04/2007) da
Presidncia da Repblica, os microcomputadores de mesa, monitores de vdeo,
impressoras e demais equipamentos de informtica, respectivo mobilirio, peasparte ou componentes, classificados como ociosos ou recuperveis, podero ser
doados a instituies filantrpicas, reconhecidas de utilidade pblica pelo Governo
Federal, e Organizaes da Sociedade Civil de Interesse Pblico que participem de
projeto integrante do Programa de Incluso Digital do Governo Federal.

Verificada a impossibilidade ou a inconvenincia da alienao, a autoridade


competente poder determinar a renncia ao direito de propriedade, a consequente baixa
da carga patrimonial e sua inutilizao ou abandono mediante termos de inutilizao ou
86

de justificativa de abandono, sempre com a devida assistncia da rea de patrimnio para


que o descarte seja realizado de forma adequada.

Para

regulamentar,

no

mbito

da

Administrao

Pblica

Federal,

reaproveitamento, a movimentao, a alienao e outras formas de desfazimento de


material, a Presidncia da Repblica publicou em 30 de outubro de 1990 o Decreto
99.658:
Art. 17. So motivos para a inutilizao de material, dentre outros:
I - a sua contaminao por agentes patolgicos, sem possibilidade de recuperao por
assepsia;
II - a sua infestao por insetos nocivos, com risco para outro material;
III - a sua natureza txica ou venenosa;
IV - a sua contaminao por radioatividade;
V - o perigo irremovvel de sua utilizao fraudulenta por terceiros.

5.1 Avaliao de bens para alienao


No existe uma metodologia especfica para avaliao de bens permanentes
destinados alienao. Algumas instituies utilizam critrios mais objetivos, outras
adotam normas mais subjetivas, mas o importante que o valor reflita a realidade o mais
prximo possvel.

Buscando minimizar este problema, o Tribunal de Contas do Esprito Santo (TCEES) props o modelo a seguir, atribuindo pesos e percentuais de acordo com o estado de
conservao do bem, seu tempo de vida til e sua perspectiva de utilizao futura.
Atravs de uma frmula matemtica, calcula-se um fator de reavaliao que, multiplicado
pelo valor de mercado ou de aquisio do bem em questo, permite chegar a um valor
muito prximo da realidade. (SANTOS, 2012).

87

Fatores de influncia para efeito de reavaliao


Estado de
Conservao do Bem EC

Perodo de Vida til


do Bem - PVU

Perodo de Utilizao
Futura do Bem - PUB

Conceito

Pontuao

Conceito

Pontuao

Conceito

Pontuao

Excelente
Bom
Regular
Pssimo

10
8
5
2

10 anos
9 anos
8 anos
7 anos
6 anos
5 anos
4 anos
3 anos
2 anos
1 anos

1
2
3
4
5
6
7
8
9
10

10 anos
9 anos
8 anos
7 anos
6 anos
5 anos
4 anos
3 anos
2 anos
1 anos

1
2
3
4
5
6
7
8
9
10

FR = 4*EC + 6*PVU - 3*PUB


Valor reavaliado = (Valor de aquisio * FR) / 100
Para uma melhor compreenso do modelo, utilizemos os fatores acima para
reavaliar um microcomputador adquirido por R$ 3.000,00, cujo estado de conservao
bom, est sendo utilizado h 03 anos e tem perspectiva de utilizao futura de 02 anos:
FR = 4*8 + 6*8 - 3*9 = 32 + 48 27 = 53
VR = (R$ 3.000,00 * 53) / 100 = R$ 1.590,00

Alm do valor de referncia calculado por este mtodo, Santos (2012) cita fatores
como valor de bens similares avaliados anteriormente, comportamento do mercado em
relao ao tipo de bem e opinies de leiloeiros oficiais como itens a serem considerados
no estabelecimento do valor mnimo para alienao.

5.2 Irregularidades Patrimoniais


Todo usurio do patrimnio dever comunicar imediatamente, por escrito e de
maneira circunstanciada, sem prejuzo de informaes verbais que informalmente
88

antecipem os fatos ocorridos, ao Detentor de Carga quaisquer irregularidade ocorrida em


bem sob seus cuidados Estas irregularidades podem ocorrer por:
Extravio: desaparecimento do bem ou de seus componentes por furto, roubo, ou
ainda por culpa, ou negligncia do funcionrio ou de terceiros;
Avaria: dano parcial ou total do bem ou de seus componentes, decorrente de uso
indevido, desgaste natural ou sinistro;
Inobservncia de prazos de garantia; e
Mau uso: emprego ou operao inadequada de materiais quando comprovado o
desleixo ou a m f.

Caber ao Detentor de Carga realizar imediatamente o levantamento da


irregularidade comunicada, providenciando a instaurao de processo investigativo para
apurao da responsabilidade. Nos casos em que uma Comisso de Apurao de
Irregularidades for formalmente constituda para proceder esta investigao, caber a ela
propor a aplicao de punies que se fizerem necessrias:
Nos casos de perda ou extravio com responsvel conhecido, a indenizao poder
ser feita atravs de pagamento com base no valor de mercado de um bem ou de
seus componentes com caractersticas e condies de uso similares ou pela
entrega instituio de equipamento similar, a critrio da administrao;
No caso de perda ou extravio sem o conhecimento de causa ou de responsvel,
ser indicada a abertura de Sindicncia para apurao de responsabilidades; e
Caso o bem extraviado seja um livro, a indenizao dever ser feita por meio de
reposio.

Observao:
- No caso de prejuzos provocados por motivos de fora maior (acidentes de
servio devidamente comprovados; roubo ou furto quando comprovado que
medidas de segurana foram adotadas; saque ou destruio; epidemias e
molstias contagiosas; estragos produzidos por animais daninhos, quando no
forem consequncia de descuido; e incndios, desmoronamentos ou outras

89

calamidades), as baixas sero realizadas to logo sejam feitas as devidas


comprovaes.

90

VI BAIXAS
A baixa patrimonial pode ser definida como um conjunto de procedimentos
necessrios retirada contbil de um determinado bem do acervo patrimonial de uma
organizao.
De acordo com o Dicionrio de Contabilidade de A. Lopes de S, as baixas no
imobilizado podem ser provenientes de vrias causas, entre elas o esgotamento pelo uso
(normal), acidentes, impossibilidade de utilizao por perda de capacidade econmica
(obsolescncia), ao acelerada de desgaste por eventos extraordinrios, etc. A baixa
deve ser considerada pelos seus diversos componentes, quais sejam, os valores pelos
quais os bens foram adquiridos, as depreciaes j feitas, os valores ajustados, etc., de
modo que integre, no processo, todos eles.

A baixa patrimonial de um bem poder ocorrer por:


Alienao, quando h transferncia do direito de propriedade do rgo para outra
instituio mediante venda, permuta ou doao;
Desfazimento, quando h abandono ou inutilizao, quando constatada a
impossibilidade ou inconvenincia da alienao de material irrecupervel, ocioso
e/ou obsoleto; e
Extravio, quando h desaparecimento do material ou de seus componentes.

O processo de baixa s dever ser concludo aps o cumprimento de todas as


etapas preliminares:

- Descrio do bem, com respectivo nmero de patrimnio e problema


apresentado;
- Valor estimativo no momento da descarga;
- Parecer tcnico sobre servibilidade ou inservibilidade (ocioso, antieconmico ou
irrecupervel); e
- Parecer de autoridade competente favorvel ou no baixa.

91

Concluda a baixa, caber rea de patrimnio solicitar ao setor contbil todas as


providncias necessrias retirada do bem do ativo imobilizado do rgo, encaminhando
todos os documentos relativos ao processo.

Por fim, cabe ressaltar que o nmero de patrimnio de um bem baixado no dever
ser aproveitado para qualquer outro bem.

6.1 Casos especiais de baixas


6.1.1 Bandeiras: Regidas pela Lei n 5.700, de 1 de setembro de 1971.

Art. 32. As Bandeiras em mau estado de conservao devem ser entregues a qualquer Unidade
Militar, para que sejam incineradas no Dia da Bandeira, segundo o cerimonial peculiar.

6.1.2 Explosivos, munies e agentes qumicos de guerra: Regidos pelo Decreto n 3.665,
de 20 de novembro de 2000.

Art. 221.

Os explosivos, munies, acessrios de explosivos e agentes qumicos de guerra,

imprprios para o uso, por estarem em mau estado de conservao ou sem estabilidade qumica,
cuja recuperao ou reaproveitamento seja tcnica ou economicamente desaconselhvel, devero
ser destrudos com observncia das seguintes exigncias:
I - a destruio ser autorizada pelo Comandante da RM;

92

II - a destruio dever ser feita por pessoal habilitado;


III - ao responsvel pela destruio, cuja presena obrigatria nos trabalhos de campo, caber a
responsabilidade tcnica de planejamento e de execuo dos trabalhos;
IV - aps a destruio ser lavrado um termo, em trs vias, assinado pelo responsvel pela
destruio. As vias tero os seguintes destinos: DFPC, RM (SFPC/RM) e pessoa jurdica detentora
do material; e
V - a destruio de restos e refugos de fabricao, no constantes de Mapas e Estoques, no
necessita da autorizao do Comandante da RM, prevista nos incisos I a IV deste artigo, sendo
suficiente um controle com data, horrio, origem e quantidades estimadas do material destrudo.

6.1.3 Semoventes: em caso de morte natural, dever ser apresentado um diagnstico


mdico-veterinrio; em caso de sacrifcio, o processo dever conter documentao
emitida pelo responsvel pela guarda do animal, informando todas as circunstncias do
evento, bem como o atestado do mdico-veterinrio responsvel com as indicao das
causas do bito.

93

VII DEPRECIAES
A depreciao o registro da reduo do valor de um bem pelo desgaste ou perda
de utilidade por uso, ao da natureza ou obsolescncia.

De maneira simplificada, a amortizao do valor do preo do bem ao longo de


sua vida til, iniciando quando o mesmo estiver em condies de uso e no cessando
quando se torna obsoleto ou retirado temporariamente de operao.

Os prazos de vida til e a taxa de depreciao de materiais foram estabelecidos


atravs da Instruo Normativa N 162/98 da Secretaria da Receita Federal (SRF). Eis
alguns exemplos:

Bens

Prazo de

Taxa anual

vida til

de

(anos)

depreciao

ANIMAIS VIVOS DA ESPCIE BOVINA

20%

AUTOMVEIS DE PASSAGEIROS E OUTROS

20%

25%

10

10%

10

10%

OUTROS MVEIS PARA ESCRITRIO

10

10%

CONSTRUES PR-FABRICADAS

25

4%

VECULOS AUTOMVEIS PRINCIPALMENTE


CONCEBIDOS PARA TRANSPORTE DE PESSOAS
(EXCETO OS DA POSIO 8702), INCLUDOS OS
VECULOS DE USO MISTO ("STATION WAGONS") E
OS AUTOMVEIS DE CORRIDA
MOTOCICLETAS (INCLUDOS OS CICLOMOTORES)
E OUTROS CICLOS EQUIPADOS COM MOTOR
AUXILIAR, MESMO COM CARRO LATERAL; CARROS
LATERAIS
APARELHOS FOTOGRFICOS; APARELHOS E
DISPOSITIVOS, EXCLUDAS AS LMPADAS E
TUBOS, DE LUZ-RELMPAGO ("FLASH"), PARA
FOTOGRAFIA
APARELHOS DE FOTOCPIA, POR SISTEMA
PTICO OU POR CONTATO, E APARELHOS DE
TERMOCPIA

94

Algumas instituies costumam adaptar os prazos de vida til e as taxas de


depreciao em funo da utilizao de seus bens, com a devida autorizao da Receita
Federal. So exemplos:
Mveis e utenslios (vida til: 10 anos / depreciao: 10%): Em estabelecimentos
de ensino, o prazo reduzido para 6,6 anos e a depreciao aumentada para
15% ao ano; e
Rouparias (vida til: 5 anos / depreciao: 20%): Se especficas de hospitais, em
virtude do tratamento que recebem, o prazo aumentado para 6,6 anos e a
depreciao reduzida para 15% ao ano.

7.1 Mtodos Mais Utilizados


A depreciao pode ser calculada de vrias maneiras e os clculos normalmente
consideram perodos de 12 meses, com as quotas calculadas em funo do valor do bem,
do tempo de vida til estimada, do tempo de utilizao em relao vida til estimada e
do valor residual.

Eis alguns dos mtodos mais utilizados:


Mtodo das quotas peridicas constantes, ou linear, ou da linha reta
- Diviso do valor do bem a ser depreciado pelo seu tempo de vida til estimado.

Exemplo prtico:
Valor do bem: R$ 100.000
Vida til estimada: 10 anos
Quota = R$ 100.000 / 10 anos = R$ 10.000 / ano
Mtodo da soma dos algarismos dos anos
- Soma dos algarismos a partir da unidade at aquele que representa o tempo de
vida til estimado para o bem. A partir do resultado se definem funes cujo
denominador ser sempre o resultado da soma, e os numeradores os prprios
95

algarismos. Por fim, as quotas de depreciao a cada ano so calculadas a partir


da multiplicao do valor a ser depreciado pela ltima frao da srie e assim
sucessivamente.

Exemplo prtico:
Valor do bem: R$ 100.000
Vida til estimada: 5 anos
Soma dos algarismos: 1+2+3+4+5 = 15
Fraes: 1/15, 2/15, 3/15, 4/15, 5/15
Quota 1 ano = (5/15) * R$ 100.000 = R$ 33.333,33
Quota 2 ano = (4/15) * R$ 100.000 = R$ 26.666,67
...
Quota 5 ano = (1/15) * R$ 100.000 = R$ 6.666,67
Mtodo da mquina / hora
- Diviso do valor a ser depreciado pelo resultado da multiplicao do nmero de
horas trabalhadas do bem / equipamento por ano pelo tempo de vida til estimado
para o bem.

Exemplo prtico:
Valor do bem: R$ 100.000
Vida til estimada: 10 anos
Tempo de operao anual: 3.000 horas:
Depreciao por hora = R$ 100.000 / (3.000 horas x 10 anos) = R$ 3,33 / hora
Segundo o novo critrio adotado pela contabilidade pblica (Parecer Normativo N
1 da Receita Federal, de 29 de julho de 2011), a base para depreciao dever ser o
tempo estimado em que o bem gerar benefcios para a instituio. Neste caso, o valor
deprecivel s poder ser determinado aps a deduo de seu valor residual estimado.

Exemplo prtico:
Custo de aquisio de um veculo: R$ 60.000
Valor residual: R$ 25.000
Base de clculo da depreciao: R$ 60.000 R$ 25.000 = R$ 35.000
96

Vida til estimada: 5 anos


Taxa de depreciao anual: 20%
Quota anual de depreciao: R$ 35.000 * 0,20% = R$ 7.000
Quota mensal de depreciao: R$ 7.000 / 12 = R$ 583,33
importante ressaltar que a reviso anual do valor do bem pelo valor efetivo de
mercado fundamental. A depreciao dever ser calculada e registrada com base no
novo valor, considerando ainda a vida til econmica indicada no laudo tcnico especfico.
Tomando por base o exemplo anterior, temos a seguinte situao:

Exemplo prtico:
Custo de aquisio de um veculo: R$ 60.000
Valor reavaliado: R$ 55.000
Valor residual: R$ 25.000
Base de clculo da depreciao: R$ 55.000 R$ 25.000 = R$ 30.000
Vida til estimada: 4 anos
Taxa de depreciao anual: 25%
Quota anual de depreciao: R$ 30.000 * 0,25% = R$ 7.500
Quota mensal de depreciao: R$ 7.500 / 12 = R$ 625,00
A depreciao s ser encerrada a partir do momento em que a contabilidade
reconhecer o seu valor lquido de realizao (preo estimado para alienao).

Por fim, importante ressaltar a existncia de determinados bens que no esto


sujeitos depreciao por no possurem vida til econmica limitada. o que aponta o
item 12 da NBC T 16.9:
12. No esto sujeitos ao regime de depreciao:
(a) bens mveis de natureza cultural, tais como obras de artes, antigidades, documentos, bens
com interesse histrico, bens integrados em colees, entre outros;
(b) bens de uso comum que absorveram ou absorvem recursos pblicos, considerados
tecnicamente, de vida til indeterminada;
(c) animais que se destinam exposio e preservao;
(d) terrenos rurais e urbanos.

97

VIII INVENTRIO

8.1 O que um Inventrio?


O inventrio um procedimento de levantamento e identificao de bens e de
instalaes que busca comprovar a existncia fsica, a integridade das informaes
contbeis e a responsabilidade dos usurios detentores de carga patrimonial.

8.2 Modalidades de Inventrio


Inventrio Inicial
aquele a ser realizado por um rgo durante o seu primeiro ano de
funcionamento para conhecer tudo o que possui em uso.
Inventrio Eventual
aquele realizado todas as vezes em que houver alterao de responsvel
por qualquer motivo, para apurao de responsabilidades ou quaisquer outros
casos.
Inventrio Anual
aquele realizado a cada exerccio por meio de uma comisso, ou pelos
prprios responsveis, se assim for determinado por autoridade competente.
Inventrio de Encerramento:
aquele a ser realizado sempre quando um rgo ou segmento for extinto,
ou por qualquer razo os bens de sua carga forem redistribudos para outros
rgos ou segmentos.

98

8.3 Planejamento de um Inventrio


O roteiro abaixo, sugerido pelo professor Gerson dos Santos no livro Manual de
Administrao Patrimonial, pode ser adotado pela maioria das instituies pblicas para
planejar um inventrio fsico eficiente:

1. Constituio de uma Comisso


Membros externos ao setor de patrimnio, obedecendo ao princpio da
segregao de funes;
2. Escolha da modalidade
3. Escolha do tipo de execuo
Portas abertas, portas fechadas ou portas semifechadas;
4. Determinao de datas de incio e de termino
5. Identificao de responsabilidades de cada membro da comisso
Necessidade de existncia de metodologia de trabalho;
6. Preparao de recursos
Definio de recursos materiais e humanos;
7. Preparao dos locais
Aviso prvio aos setores a serem inventariados para as devidas
providncias;
8. Emisso de relatrios (relao e localizao de bens)
9. Levantamento fsico
Como ser feitos e quais sero os procedimentos de contagem;
10. Apurao
11. Conciliao
12. Pesquisa de causas de divergncias
13. Elaborao de relatrios
Parecer da Comisso, incluindo recomendaes;
14. Regularizao
Adoo de medidas corretivas;
15. Aprovao
16. Processamento de acertos fsicos e contbeis

99

Observaes:
- Caso sejam encontrados bens sem registro os mesmos devero ser
avaliados e relacionados para posterior regularizao;
- Todos os bens patrimoniais no localizados no dia da conferncia fsica,
sem a devida justificativa do responsvel, devero ser considerados como
extraviados;
- Caso um determinado bem se encontre fora do setor no momento da
verificao, mas haja documentao comprobatria de sua movimentao
(conserto, manuteno ou uso externo), a Comisso poder se basear nela. Caso
no se julgue capaz de atestar a existncia do bem a Comisso poder fazer a
verificao e exame no local em que o bem se encontrar; e
- Todos os bens julgados pela Comisso como desnecessrios, inservveis,
suprfluos, obsoletos ou imprestveis devero ter a respectiva situao relacionada
no relatrio para as providncias cabveis.

8.4 Nova tecnologia: RFID


Do ingls Radio Frequency Identification ou Sistema de Identificao por
Radiofrequncia -, um mtodo de identificao automtica atravs de sinais de
radiofrequncia emitidos por etiquetas (passivas, semi-passivas ou ativas) apostadas em
materiais que se comunicam com leitores e antenas. atualmente a mais avanada
sistemtica de controle de almoxarifado e de patrimnio.

100

Aplicaes:
Pagamento via celular
Pagamento em trnsito
Substituio do cdigo de barras
Rastreamento de cargas
Rastreamento de animais
Modalidades esportivas
Identificao biomtrica

Vantagens:

Agilidade

Controle de estoques mais efetivo

Reduo de desperdcios

Limitao de roubos

Gesto de inventrios

Aumento de produtividade

Codificao em ambientes hostis e em produtos onde o cdigo de barras


ineficaz

Desvantagens:

Preo

Baterias ativas de baixo rendimento

Segurana das informaes

101

REFERNCIAS

ARAJO, Aldem Johnston Barbosa. Regime jurdico da doao de bens mveis pela
Administrao Pblica. Jus Navigandi, Teresina, ano 16, n. 2785, 15 fev. 2011.
Disponvel

em: <http://jus.com.br/artigos/18496>.

Acesso

em: 27

jan.

2014.

ARNOLD, J. R. Tony. Administrao de materiais: Uma introduo. Traduo: Celso


Rimoli, Lenita R. Esteves. So Paulo: Atlas, 1999.

BARBOSA, Diogo Duarte. Manual de controle patrimonial nas entidades pblicas.


1.ed. Braslia: Gesto Pblica Ed., 2013.

CHIAVENATTO, Idalberto. Administrao de Materiais: Uma abordagem introdutria.


5.ed. Rio de Janeiro: Elsevier, 2005.

FENILI, Renato. Administrao de recursos materiais e patrimoniais para concursos:


Abordagem completa. So Paulo: Mtodo, 2011.

GONALVES, Paulo Srgio. Administrao de Materiais. 2. ed. So Paulo: Campus,


2007.
MENDES, Renato Geraldo. O Processo de Contratao Pblica Fases, etapas e atos.
Curitiba: Znite, 2012.

SANTOS, Gerson dos. Gesto Patrimonial. Florianpolis: 2012

SANTOS, Gerson dos. Manual de Administrao Patrimonial. Florianpolis: 2002

TRIGUEIRO, Fernando Guilhobel Rosas. Administrao de Materiais e das Compras:


Um Enfoque Prtico Viso Logstica. 6. ed. Recife: Focus Edies, 2005

102

LEGISLAO

Decreto N 93.872 de 23 de dezembro de 1986. Dispe sobre a unificao dos recursos


de caixa do Tesouro Nacional, atualiza e consolida a legislao pertinente e d outras
providncias, 1986.

Decreto N 99.658 de 30 de outubro de 1990. Regulamenta, no mbito da Administrao


Pblica Federal, o reaproveitamento, a movimentao, a alienao e outras formas de
desfazimento de material, 1990.

Decreto N 3.555 de 08 de agosto de 2000. Aprova o regulamento para a modalidade de


licitao denominada prego, para aquisio de bens e servios comuns, 2000.

Decreto N 3.665 de 20 de novembro de 2000. D nova redao ao Regulamento para a


Fiscalizao de Produtos Controlados (R-105), 2000.

Decreto N 3.931 de 19 de setembro de 2001. Regulamenta o Sistema de Registro de


Preos previsto no art. 15 da Lei n 8.666, de 21 de junho de 1993, e d outras
providncias, 2001.

Decreto N 5.450 de 31 de maio de 2005. Regulamenta o prego, na forma eletrnica,


para aquisio de bens e servios comuns, e d outras providncias, 2005.

Decreto N 6.087 de 20 de abril de 2007. Altera os arts. 5o, 15 e 21 do Decreto no 99.658,


de 30 de outubro de 1990, que regulamenta, no mbito da Administrao Pblica Federal,
o reaproveitamento, a movimentao, a alienao e outras formas de desfazimento de
material, e d outras providncias, 2007.

Decreto N 7.892 de 23 de janeiro de 2013. Regulamenta o Sistema de Registro de


Preos previsto no art. 15 da Lei n 8.666, de 21 de junho de 1993, e d outras
providncias, 2013.

103

Instruo Normativa SRF N 162 de 31 de dezembro de 1998. Fixa prazo de vida til e
taxa de depreciao dos bens que relaciona, 1998.

Lei Complementar N 101 de 4 de maio de 2000. Estabelece normas de finanas pblicas


voltadas para a responsabilidade na gesto fiscal e d outras providncias, 2000.

Lei N 5.700 de 1 de setembro de 1971. Dispe sobre a forma e a apresentao dos


Smbolos Nacionais, e d outras providncias, 1993.

Lei N 8.666 de 21 de junho de 1993. Regulamenta o art. 37, inciso XXI, da Constituio
Federal, institui normas para licitaes e contratos da Administrao Pblica e d outras
providncias, 1993.

Lei N 10.520 de 17 de julho de 2002. Institui, no mbito da Unio, Estados, Distrito


Federal e Municpios, nos termos do art. 37, inciso XXI, da Constituio Federal,
modalidade de licitao denominada prego, para aquisio de bens e servios comuns,
e d outras providncias, 2002.

Medida Provisria N 2.026 de 04 de maio de 2000. Institui, no mbito da Unio, nos


termos do art. 37, inciso XXI, da Constituio Federal, modalidade de licitao
denominada prego, para aquisio de bens e servios comuns e d outras providncias.

Parecer Normativo N 1 da SRF de 29 de julho de 2011.

Portaria N 95 de 19 de abril de 2002. Ministrio da Fazenda, 2002.

Portaria N 448 de 13 de setembro de 2002. Divulga o detalhamento das naturezas de


despesa. STN, 2002.
Resoluo CFC N 1.136/08 de 21 de novembro de 2008. Aprova a NBC T 16.9
Depreciao, Amortizao e Exausto. CFC, 2008.

104

Resoluo CFC N 1.137/08 de 21 de novembro de 2008. Aprova a NBC T 16.10


Avaliao e Mensurao de Ativos e Passivos em Entidades do Setor Pblico. CFC, 2008.

105

EXERCCIOS
Mdulo de COMPRAS Exerccio I
Especificao de materiais

Com base nos elementos essenciais para a especificao de um material, listados abaixo,
realize a especificao completa de uma caneta esferogrfica na cor azul.

Funcionalidades (tudo o que o produto faz e oferece);

Componentes (peas que entram na composio de um produto);

Forma e acabamento (cor, medidas, forma, peso, etc.);

Desempenho (rendimento de um material quando em uso);

Acessrios;

Dados complementares (embalagem, unidade de medida, certificaes);

Nome bsico
Nome modificador
Caractersticas
Comprimento
Largura
Peso
Cor do corpo
Cor da tinta
Composio qumica
Outros
Outros
Unidade
Embalagem de
transporte
Quantidade por
embalagem
Prazo de validade

106

Mdulo de ALMOXARIFADO Exerccio I


Previso de demandas

Considerando o consumo de resmas de papel em uma organizao ao longo do ano de


2013 (ver tabela a seguir), calcule a previso de demanda para os trs primeiros meses
de 2014, utilizado os seguintes mtodos:

ANO: 2013
Ms

Consumo (unidades)

Janeiro

300

Fevereiro

370

Maro

420

Abril

460

Maio

480

Junho

490

Julho

510

Agosto

560

Setembro

580

Outubro

680

Novembro

530

Dezembro

600

Mtodo da mdia mvel ou mdia aritmtica

Mtodo da mdia mvel ponderada


(50% para ltimo ms, 30% para penltimo e 20% para antepenltimo)
107

Mtodo da mdia mvel com suavizao exponencial


(15% para ltimo ms, 55% para penltimo e 30% para antepenltimo)

108

Mdulo de ALMOXARIFADO Exerccio II


Codificao de materiais

Com base na tabela de cdigos de classes, grupos e identificadores abaixo e utilizando o


sistema numrico (00.00.00-0), codifique os seguintes materiais:

Caneta vermelha

Cloro 1.000 ml

Detergente de ma 500 ml

Classe

Material de expediente

Cdigo

01

Grupo

Cdigo

Lpis

01

Apagador

02

Caneta

03

Papel

04

Perfurador

05

gua sanitria

01

Amaciante

02

Cloro

Material de limpeza

02

Detergente

03

04

Identificao

Cdigo
01

Esferogrfica, cor azul

01

Esferogrfica, cor preta

02

Esferogrfica, cor vermelha

03

Tinteiro, cor azul

04

Tinteiro, cor preta

05

Cloro, embalagem 500 ml

01

Cloro, embalagem 1000 ml

02

Cloro, embalagem 2000 ml

03

Detergente limo 500 ml

01

Detergente limo 1000 ml

02

Detergente ma 500 ml

03

Detergente ma 1000 ml

04

Detergente neutro 500 ml

05

Detergente neutro 500 ml

06

109

Mdulo de ALMOXARIFADO Exerccio III


Classificao ABC

Com base na lista de materiais abaixo, realize a classificao ABC de acordo com o valor
do consumo mensal de cada item na composio total do estoque:

Classif.

Custo
unitrio Consumo
(R$)
mensal

Descrio do item
Caneta
Lpis
Borracha

R$ 2,35
R$
10,99
R$
15,99
R$ 0,42

1000

Valor do
consumo
(R$)
R$
1.548,00
R$ 297,00
R$ 157,50
R$
3.173,50
R$ 427,00
R$
3.600,00
R$
1.275,00
R$
2.350,00

50

R$ 549,50

30
2000

TOTAL

3080

R$ 479,70
R$ 840,00
R$
14.697,20

R$ 1,29
R$ 0,99
R$ 1,05

1200
300
150

R$ 5,77
R$ 4,27
R$
Cartucho p/ impressora jato de tinta 45,00
R$
Toner p/ impressora laser
85,00

550
100

Papel (resma)
Bobina p/maquina

Copo plstico (embalagem c/ 100)


Perfurador
Grampeador
Caixa de clips pequena

Classif.

Descrio do item

80
15

Custo
Valor do
unitrio Consumo consumo
(R$)
mensal
(R$)

TOTAL

R$ 0,00

% do
total

%
acumulada Classe

0,00%
110

Mdulo de ALMOXARIFADO Exerccio IV


Avaliao de estoques

Considerando as tabelas abaixo, avalie os estoques dos respectivos materiais de acordo


com os mtodos do CUSTO MDIO, PEPS (primeiro que entra, primeiro que sai) e
UEPS (ltimo que entra, primeiro que sai), respectivamente:

CUSTO MDIO:

ENTRADAS
Qtde. Preo
Total
R$
R$
02/04/2013 200
1,50
300,00
R$
R$
03/05/2013 200
2,50
500,00
01/06/2013
03/07/2013
13/07/2013
01/08/2013
R$
R$
01/08/2013 200 2,80
560,00
10/09/2013
29/09/2013
DATA

Qtde.

SADAS
Preo
Total

Qtde.

SALDO
Preo
Total

200

R$ 1,50 R$ 300,00
R$ 2,00 R$ 800,00

120
80
80
100

400
280
200
120
20

40
50

220
180
130

PEPS:

ENTRADAS
DATA
Qtde. Preo
Total
R$
R$
02/04/2013 200
1,50
300,00
R$
R$
03/05/2013 200
2,50
500,00
01/06/2013
03/07/2013
13/07/2013
01/08/2013

Qtde.

120
80
80
100

SADAS
Preo
Total

Qtde.

SALDO
Preo
Total

200

R$ 1,50 R$ 300,00

400
280
200
120
20

R$ 2,00 R$ 800,00

111

UEPS:

ENTRADAS
DATA
Qtde. Preo
Total
R$
R$
02/04/2013 200
1,50
300,00
R$
R$
03/05/2013 200
2,50
500,00
01/06/2013
03/07/2013
13/07/2013
01/08/2013

Qtde.

120
80
80
100

SADAS
Preo
Total

Qtde.

SALDO
Preo
Total

200

R$ 1,50 R$ 300,00

400
280
200
120
20

R$ 2,00 R$ 800,00

112

Mdulo de ALMOXARIFADO Exerccio V


Estudo de caso

O almoxarifado central da secretaria de educao do municpio de Piripor foi


criado em 2010 como uma unidade independente dos setores de compras e de
administrao de materiais e fisicamente est instalado em um imvel alugado localizado
a dois quilmetros da secretaria. No h almoxarifados setoriais espalhados pela cidade,
mas a rea fsica do almoxarifado central mais do que suficiente e h um veculo
utilitrio em boas condies para o transporte dos materiais s unidades requisitantes
(incluindo as 08 escolas municipais).

O atendimento s demandas realizado de maneira informal e voluntria medida


que surgem. A solicitao geralmente feita atravs de formulrios manuais, no sendo
raro o uso de telefone para os pedidos. No h quaisquer restries s quantidades
solicitadas, exceto nos casos de inexistncia de material em estoque. No h, portanto,
preocupao quanto aos nveis de estoques. Todos os registros de entradas e sadas so
feitos em planilhas manuais.

As entregas no costumam ser agendadas pelos fornecedores, o que dificulta a


organizao da rea de recebimento e o adequado planejamento da mo de obra
disponvel. Aps a formalizao do recebimento, todos os materiais (expediente, limpeza,
informtica) so armazenados em um mesmo espao fsico, sem quaisquer separaes.
Alm disso, os materiais perecveis costumam ser armazenados sem o devido cuidado,
gerando frequentes perdas por validade. Para finalizar, o depsito dispe apenas de
estantes em ao e no h ventilao adequada.

Em relao mo de obra, o setor possui dois funcionrios terceirizados, cuja


escolaridade no ultrapassa o nvel mdio, alm do responsvel formal, e a insatisfao
com a carga de trabalho elevada. O horrio de expediente raramente cumprido, o que
gera necessidade de pagamento de horas-extras.

113

Por fim, em relao a inventrios, o almoxarifado os realiza esporadicamente por


meio de amostragem e no h participao de funcionrios externos nesta atividade. Os
resultados dos levantamentos eventualmente apresentam divergncias.

Com base na situao exposta, aponte pelo menos 04 grandes falhas


operacionais e proponha pelo menos 04 (quatro) aes de melhorias que
aprimorem o desempenho deste almoxarifado.

________________________________________________________________________
________________________________________________________________________
________________________________________________________________________
________________________________________________________________________
________________________________________________________________________
________________________________________________________________________
________________________________________________________________________
________________________________________________________________________
________________________________________________________________________
________________________________________________________________________
________________________________________________________________________
________________________________________________________________________
________________________________________________________________________
________________________________________________________________________
________________________________________________________________________

114

Mdulo de PATRIMNIO Exerccio I


Classificao patrimonial

Com base na tabela de cdigos de classes e grupos abaixo, defina nomes de


identificao para os bens em destaque e atribua cdigos numricos (1 unidade) a eles:

Classe

Cdigo

Grupo
Aspirador

Cdigo
1

Fogo
Forno de microondas

2
3

Aparelhos e utenslios
domsticos

Refrigerador
Cmera fotogrfica
Filmadora
Projetor

4
1
2
3

Equipamentos para
udio, vdeo e foto

Televisor
Arquivo
Armrio

4
1
2

Mobilirio em geral

CADEIRA

Identificao
de p e gua

Cdigo

115

Mdulo de PATRIMNIO Exerccio II


Reavaliao de bens

O modelo abaixo, elaborado pelo Tribunal de Contas do Esprito Santo (TCE-ES), atribui
pesos e percentuais de acordo com o estado de conservao do bem, seu tempo de vida
til e sua perspectiva de utilizao futura para calcular o valor reavaliado de um bem.

Fatores de influncia para efeito de reavaliao


Estado de
Perodo de Utilizao
Conservao do Bem Futura do Bem EC
PUFB

Perodo de Vida til


do Bem - PVU

Conceito

Pontuao

Conceito

Pontuao

Conceito

Pontuao

Excelente
Bom
Regular
Pssimo

10
8
5
2

10 anos
9 anos
8 anos
7 anos
6 anos
5 anos
4 anos
3 anos
2 anos
1 anos

10
9
8
7
6
5
4
3
2
1

10 anos
9 anos
8 anos
7 anos
6 anos
5 anos
4 anos
3 anos
2 anos
1 anos

10
9
8
7
6
5
4
3
2
1

FR = 4*EC + 6*PUFB - 3*PVU


Valor reavaliado = (Valor de aquisio * FR) / 100
Com base nas frmulas acima, calcule o valor reavaliado dos seguintes bens:

Fragmentadora de papel, adquirida por R$ 850,00 h 07 anos, em estado de


conservao regular e com perspectiva de utilizao futura de 01 ano.

116

Aparelho telefnico sem fio, adquirido por R$ 230,00 h 02 anos, em estado de


conservao bom e com perspectiva de utilizao futura de 02 anos.

Armrio em madeira, adquirido por R$ 1.600,00 h 09 anos, em estado de


conservao excelente e com perspectiva de utilizao futura de 03 anos.

117

Mdulo de PATRIMNIO Exerccio III


Depreciaes

Utilizando os mtodos de depreciao a seguir, calcule as quotas de depreciaes de um


determinado equipamento de acordo com os valores informados:
Mtodo das quotas peridicas constantes
Valor do bem: R$ 150.000
Vida til estimada: 06 anos

Mtodo da soma dos algarismos dos anos


Valor do bem: R$ 150.000
Vida til estimada: 06 anos

118

Mtodo de acordo com a nova contabilidade pblica


Valor de aquisio: R$ 150.000
Valor residual: R$ 40.000
Vida til estimada: 05 anos

Mtodo de acordo com a nova contabilidade pblica (com reavaliao)


Valor de aquisio: R$ 200.000
Valor reavaliado: R$ 180.000
Valor residual: R$ 40.000
Vida til estimada: 05 anos

119