INTRODUCCION

Elsiguienteproyectobuscadiagnosticarygenerarpropuestasencuantoelprocesoque
llevaacavoelarchivotecnicodelaempresaPOENIXCONTACTCOLSEINSAS
ubicadaenelmunicipiodeTocancipaparquegransabana,dondesedectectolanecesidad
deorganizaryestableserunprocedimientodemanejodocumentalparaelarea,puesto
quetienecomoobjetivoprincipalsatisfacerdemaneraeficas,oportunayconcerviciode
calidadlasnececidadesdesususuarios.

LA EMPRESA
PHOENIXCONTACTCOLSEINSASesunaempresadedicadaalaproduccionde
suministraproductosyserviciosdealtatecnologiayexelentecalidaddondeofrece
solucionesparalaautomatizaciondeprocesosindusdriales.Conmasde25aosde
experencianosaseguraremosdequesiempreestrecibiendolamejororientacinenlas
industriasdealimentosybebidas,tratamientodeaguas,energaelctricaysolucionespara
elcontrol,medicinyautomatizacinenlaindustriadelPetrleoyGas.
info@colsein.com.cowww.colsein.com.coTel:+5715190967.

Ilustracin 1

EMPRESA

MISION
ofrecerunamplioprogramaentecnologiay
actualizaciones
deldiadiaparacubrirlasnecesidadesdel
mundomodernoen
elqueestamos.

VISION
Capasitarydesarrollarnuevosproductose
innovarsoluciones

tecnologicascontinuamente.

EMPRESA

ESTRUCTURA ORGANIZATIVA

Ilustracin 2

PROBLEMA

LaCompaatieneunaproblemticadondeSerealizunestudioparadeterminarlas
necesidadesquetienenlaspersonasquelaboranallconociendoelpuntodevistadeellos
sobrelaproblemticaqueseestpresentandoenelreadocumentalyorganizacional,
actualmentenocuentaconunapersonaencargadayunbuensitioyarchivadorlocual
dificultaelaccesoadichosdocumentosylaefectividaddetrabajoalmomentodebuscar
algndocumentoocarpeta.
Portalmotivosurgelanecesidadapremiantedeproponerlaestandarizacinylas
instruccionesynormasquerijanlasactividadesquedebecumplirelreaensuprocesode
gestindocumental.

OBJETIVO GENERAL

Proponermejorasalplandegestinycontroldedocumentosenelreadearchivode
PHOENIXCONTACTCOLSEINSAS

TIPO DE INVESTIGACION
estainvestigacinimplicaundiseodecampo
yaquesetieneuncontactodirectoconlas
personasinvolucradasenelproyectoorientado
aproporcionarrespuestasosolucionesa
problemasplanteadasenunadeterminada
realidaddecarcterorganizacional.

DISEO METODOLOGICO
POBLACION.
Empleados
Serealizanencuestasa10empleados
Losclientes
Inventariosdealmacenamiento

MUESTRA.
Empleados

Ilustracin 3

Ilustracin 4

PROCEDIMIENTO
Lospasosparalamejoradelprocedimientodegestindocumentalestosepresentade
maneraestructuradasiguiendolosobjetivosyalplandetrabajoestablecidoparala
realizacindelamismaporloquesehacedeacuerdoalosiguiente:
Seprocedeaconocerlasdistintasoperacionesqueserealizaenlaempresaparala
organizacindelosdocumentos.
Serealizanentrevistasalpersonalparaconocersobrelafacilidaddeaccesoalrea.
Consultadearchivosparaastenerunamejorvisualizacindeesteyhacerla
inclusindelamejorapropuestadelmismo.

 Efectuarelinventariodelascarpetasenelreadearchivoparaassaberque
documentosseencuentranreguardados.

SITUACION ACTUAL
Elordenyclasificacindelarchivonoestestructuradoylacodificacinnoeshomognea
asmismosepudonotarlapresenciadedocumentosquedeberanestararchivados.

Ilustracin 5

SITUACION ACTUAL

Matriz
FORTALEZA
RECURSOS

DEBILIDADES
FALTADE

ECONOMICOS
ORGANIZACIN
POSIBILIDADESDE
INICIODE

FALTADEAPOYODE

PROYECTODE

LASDIFERENTES

DIGITACIONDE

AREAS,FALTADE

SERIES

PERSONAL

DOCUMENTOS

ESPECIALIZADO

OPORTUNIDADES
SISTEMA

AMENAZAS
PERDIDADE

INFORMATICOS
CULTURADE

INFORMACION
EXIGENCIADEL

CALIDAD

MEDIOALFLUIDEZ
EXIGUA
PARTICIPACIONPOR

MEJORAMIENTO

PARTEDEL

DEPROCESO

PERSONAL

ESTRATEGIAS DE MATRIZ
FODO
Realizaraccionesorientadasalapromoverelusodeherramientas
adecuadas
Actualizacindelcontroldealdesarrollodelrea.

Documentos.Implementardocumentosque
establezcan
Mejorarlacomunicacinconelnormativasyprocedimientos.
Personal.

FADA
Realizarcomunicadoscontinuamenteprepararprogramasdecapacitaciny
Yllamadoalpersonalparaquecumplanmotivacinpersonal.
Losprocedimientos

causas
ausenciadenormasy

frecuencias

%Fr

%Fa

procedimientos
ausenciadepersonal

32

32

encargado

24

56

maladistribucindel
espacio
faltadecontrolde

20

76

documentos
total

3
22

12

88

Chart Title
35
30
25
20
15
10
5
0

100
90
80
70
60
50
40
30
20
10
0

frecuencias

% Fr

% Fa

Ilustracin 6

ANALISIS Y RESULTADOS

Porcuestindetiempoparasolventarelproblemadescrito
Sellevacaboelplandeaccinenelsiguienteorden:
creacindenormasnecesarias

elaboracindeformatosparacontroldelmismo.

Propuesta de elaboracin de formularios.

Ilustracin 7

Ilustracin 8

Instrucciones
Recepcin de los documentos
Elpersonaldelreadearchivodebercotejartodoslosdocumentosqueingresen,
paraverificarsudestino.
Elreadearchivocodificaeldocumentoyanexaalabasededatos.

Conservacin de los documentos

Seabrirntantascarpetascomoseannecesariasparanoforzarsucapacidad.
Utilizarelmaterialdeoficinaidneoparasuperdurabilidaddelosdocumentos.

PROPUESTA.

Elpersonaldeberegresarlascarpetasprestadasalreadearchivo
Eltiempodeprstamonodebesermayoracincodashbiles.
Verificarquelacarpetaprestadanomuestresealesdehabersufridoalteraciones
Siempleadonoregresalacarpetaserenviadouncorreonotificndolequedebe

regresareldocumento,enltimainstanciaserpublicarunlistadodelosmorosos.
Presentarinformesanualesdelarchivocomoserepresentaenlasiguienteimagen.

Ilustracin 9

ControldedocumentossegnISO9001:2008

Elcontroldelosdocumentos(apartado4.2.3.denormaISO9001:2008)esunrequisito
queestablecelasbasesparaelaborar,manteneryactualizarelsoportedocumentaldelos
sistemasdegestindelacalidad.Losdistintosdocumentosdelsistema(verDocumentosde
SistemasdeGestin.ISO9001eISO14001)definenydeterminanlaspautasdetrabajoa
desarrollarparaeldesempeodelsistemadegestin.ControldedocumentosISO9001

Ilustracin 10

Integrantes:EDWINJaimeGarca
CarolinaSuarez
MariluzVsquezyAndersonJaimeGarca.
Ndeficha1133952asistenciaadministrativa.

Encabezado

Piedepgina