Formato

Manual de Usuario

Fecha: 2014-09-02
Pgina: 1 de 11
Versin 1.0

MANUAL DE USUARIO:
EMPLEADORES
<Sistema de Registro de Contratos y
Actas de Finiquito>

FECHA 04/11/2014

Sistema de Registro de
Contratos y Actas de
Finiquito

Manual de Usuario

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Tabla de Contenido
1

INTRODUCCIN ............................................................................................................................. 3
1.1
1.2
1.3
1.4

DESCRIPCIN DEL PERFILES ........................................................................................................... 5

2.1

PROPSITO ..................................................................................................................................... 3
ALCANCE ........................................................................................................................................ 3
OBJETIVOS ...................................................................................................................................... 3
UNIDADES RESPONSABLES DEL SISTEMA Y NIVELES DE ATENCIN .............................................................. 4

DETALLE DE ACTIVIDADES DEL FLUJO PARA PERFIL EMPRESA - EMPLEADOR ................................................. 5

FUNCIONALIDAD DEL SISTEMA ...................................................................................................... 6

3.1
EMPRESAS - EMPLEADORES................................................................................................................ 6
3.1.1 Ingreso al Sistema Empleador ................................................................................................ 6
3.1.2 Registro de Nueva Empresa .................................................................................................... 8
3.1.3 Actualizar Datos de Empleador ............................................................................................ 20
3.1.4 Registro de Apoderados de Empleador ................................................................................ 28
3.1.5 Registro de Contratos ........................................................................................................... 30
3.1.6 Registro de Apoderados del Empleado en el Contrato ......................................................... 45
3.1.7 Registro de Adendums a Contratos Registrados .................................................................. 46
3.1.8 Modificacin de Registro de Contratos Registrados ............................................................. 51
3.1.9 Modificacin de Registro de Contratos Pendientes .............................................................. 55
3.1.10
Anulacin de Contratos Pendientes.................................................................................. 58
3.1.11
Listado de Contratos ........................................................................................................ 61
3.1.12
Modelo de Contratos ........................................................................................................ 69
3.1.13
Registro de Actas de Finiquito .......................................................................................... 70
3.1.14
Registro de Apoderados de Empleado en Acta de Finiquito ............................................. 86
3.1.15
Consignacin de Actas de Finiquito .................................................................................. 87
3.1.16
Anulacin de Actas de Finiquito Pendientes ..................................................................... 90
3.1.17
Listado de Actas de Finiquito ............................................................................................ 93
3.1.18
Recuperar contrasea de Empleador ............................................................................. 101
s........................................................................................................................................................ 105

CATLOGO DE MENSAJES / ERRORES DEL SISTEMA................................................................... 105

GLOSARIO DE TRMINOS ........................................................................................................... 106

CONTROL DE CAMBIOS DE DOCUMENTO .................................................................................. 106

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Manual de Usuario Empleadores

<Sistema de Registro de Contratos y Actas de
Finiquito>
1 Introduccin
1.1

Propsito

Generar una aplicacin que permita registrar los contratos de trabajo en el Ministerio
de Relaciones Laborales (MRL) por parte del empleador, con el propsito de eliminar
la revisin ejecutada por los inspectores de trabajo y la legalizacin presencial del
documento.
De esta forma se propone agilizar el proceso para dar cumplimiento con el Art. 20 del
Cdigo del Trabajo Autoridad competente y registro.- Los contratos que deben
celebrarse por escrito se registrarn dentro de los treinta das siguientes a su
suscripcin ante el inspector del trabajo del lugar en el que preste sus servicios el
trabajador, y a falta de ste, ante el Juez de Trabajo de la misma jurisdiccin. En esta
clase de contratos se observar lo dispuesto en el Art. 18 de este Cdigo.

1.2

Alcance

El Sistema de Registro de Contratos es un sistema en lnea, disponible por internet y

que permite el registro y gestin de informacin de contratos laborales, eliminando la
revisin ejecutada por los inspectores y la legalizacin presencial en las instalaciones
del Ministerio de Relaciones Laborales.
El sistema atiende a usuarios externos: Empresas - Empleadores y Empleados; y
usuarios internos: Funcionarios del Balcn de Servicios e Inspectores del Ministerio de
Relaciones Laborales.
El sistema est disponible por medio de internet en horario 24x7 (24 horas, siete das
a la semana).
El sistema consta de varios mdulos enfocados en brindar servicios especficos de
acuerdo al perfil de quien lo accede, es decir, las funcionalidades son particulares para
cada uno de los usuarios.
Adicionalmente el sistema cuenta con un mdulo de seguridad propio para la
administracin de usuarios y perfiles.

1.3

Objetivos

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Generar una base de datos de contratos registrados por el empleador en el

MRL.

Vincular en el sistema al trabajador con el empleador.

Generar una base de datos de conocimiento sobre la concentracin laboral

de acuerdo a los sectores econmicos.

Generar reportes reales y actualizados sobre la cantidad de contratos

registrados en el MRL.

Generar para cada empleador la opcin de consulta de contratos

registrados en el MRL.

Generar un documento resumen (extracto) con los datos ms relevantes del

contrato.

Generar un sistema de consultas abiertas a la ciudadana en el balcn de

servicios, en el cual el trabajador pueda informarse sobre los contratos que
tiene registrados en el MRL por parte de su empleador.

1.4

Generar un mdulo de consultas personales para el trabajador, mediante la

autenticacin de su usuario, el cual le permita tener acceso a la
visualizacin e impresin del contrato suscrito con su empleador.

Unidades Responsables del Sistema y Niveles de Atencin

Las unidades responsables del Sistema y del soporte funcional del mismo son:
Subsecretaria de Trabajo
Viceministerio de Trabajo y Empleo
Direcciones Regionales
Coordinacin de Inspectores
Para atender dudas o errores referentes al proceso o normativa comunquese con:
Call Center: 1800-266-822
O enve su requerimiento a los correos:
contratos@mrl.gob.ec
Soporte_actas@mrl.gob.ec

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2 Descripcin del Perfiles

El Sistema de Registro de Contratos en Lnea contempla los siguientes perfiles de
usuario:
Perfil Empresa - Empleador, al cual pertenecen las empresas que se
registren en el sistema y que generan contratos de trabajo que deben ser
legalizados.
Perfil Empleado, al cual pertenecen todos los ciudadanos que se registren en
el sistema obteniendo un usuario y clave de acceso.
Perfil Administrador del Sistema, que es el encargado de realizar el
mantenimiento de parmetros del Sistema.
Perfil Balcn de Servicios, perfil de consulta para personal del Ministerio de
Relaciones Laborales
Perfil Inspector, perfil para Inspectores del Ministerio de Relaciones
Laborales.

2.1

Detalle de Actividades del Flujo para Perfil Empresa - Empleador

Cdigo
Actividad
Actividad
1
Registro en el sistema
2
3
4
5
6
7
8

9
10
11
12

13

14

Recuperacin
contrasea
Logueo al Sistema

Descripcin Detallada

Permite obtener un usuario y contrasea para

uso del sistema.
de Permite recuperar la contrasea de un usuario.

Permite conectarse al sistema y hacer uso de

su funcionalidad.
Actualizar Datos
Permite ingresar y modificar la informacin
referente a la empresa.
Registro de Contratos
Permite ingresar y modificar el registro de
contratos de trabajo.
Anulacin de Contratos Permite Anular Contratos Pendientes
Pendientes
Registro de Adendums Permite registrar Adendums a contratos
a Contratos
Registrados
Listado de Contratos
Permite consultar informacin de los contratos
Legalizados y Pendientes generados por la
empresa.
Modelo de Contratos
Muestra modelos de contratos que puede usar
optativamente la empresa
Registro de Actas de Permite generar y registrar Actas de Finiquito
Finiquito
Anulacin de Actas de Permite Anular Actas de Finiquito Pendientes
Finiquito Pendientes
Listado de Actas de Permite consultar las actas de finiquito:
Finiquitos
Legalizadas y Pendientes generadas por la
empresa.
Registro
de Permite el registro de Apoderados de la
Apoderados
de empresa o empleador, tanto para Contratos
Empresa
como para Actas de Finiquito
Registro
de Permite el registro de Apoderados del

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Apoderados
Empleado

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de empleado para Contratos o Actas de Finiquito

3 Funcionalidad del Sistema

3.1

Empresas - Empleadores

3.1.1 Ingreso al Sistema Empleador

Ingresar a la pgina web del Ministerio de Relaciones Laborales:

En la pgina web http://www.relacioneslaborales.gob.ec/, haga clic en el link

Sistema de Registro de Contratos y Actas de Finiquito, se mostrar la siguiente
pantalla:

Haga clic en el botn

Se mostrar la siguiente pantalla:

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Ingrese el usuario y la clave de Empleador

Se mostrar la siguiente pantalla:

Si selecciona el Men Empleador, se mostrar las siguientes opciones:

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Si selecciona el Men Contratos, se mostrar las siguientes opciones:

Si selecciona el Men Actas de Finiquito, se mostrar las siguientes opciones:

3.1.2 Registro de Nueva Empresa

Si la empresa no tiene creado usuario para el uso del sistema, haga clic en el
botn Registro de nueva empresa:

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Se mostrar la siguiente pantalla:

Escoja el Tipo de Identificacin, Ingrese el nmero de identificacin

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Escoja la actividad econmica haciendo clic en el botn

siguiente pantalla:

Navegue en cada actividad haciendo clic en el nombre de la actividad

(estructura de rbol) hasta ubicar la que corresponda (se recomienda escoger
la actividad ms interna por el nivel de detalle)

, se mostrar la

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Una vez que tenga la actividad, haga clic en el botn Aceptar:

Se mostrar la informacin seleccionada en la pantalla

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Escoja el Tipo de empresa (para el % de aporte al IESS):

Marque si es una Multinacional:

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Marque si es ONG:

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Complete los datos de correo y correo secundario, estos se usarn para el

envo de claves y de notificaciones.

Haga clic en el botn

, se mostrar la siguiente pantalla:

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Ingrese los datos requeridos:

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Haga clic en el botn

Ingrese los datos del representante legal:

Ingrese los datos de los apoderados por ciudad si lo requiere:

,se mostrar la siguiente pantalla:

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Para ingresar haga clic en el botn

Ingrese los datos del apoderado por ciudad y cargue el archivo del poder:

Haga clic el botn Guardar , se mostrar la siguiente pantalla:

Abra el correo electrnico registrado, visualizar un correo enviado por el

sistema (revise tambin su bandeja de Correo no deseado):

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Abra el correo y visualizar el siguiente mensaje:

Haga clic en el enlace

Ingrese nuevamente a su cuenta de correo y encontrar el siguiente mensaje:

Abra el mensaje y se mostrar el siguiente texto:

, se mostrar la siguiente pantalla:

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Haga clic en el enlace

, e ingrese al sistema con el usuario y clave
provisional enviado a su correo:

Haga clic en el botn

por seguridad:

Proceda a cambiar su clave, se mostrar la siguiente pantalla:

, el sistema le solicitar que cambie su clave

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Ingrese al sistema con su usuario y su clave nueva, y est listo para usar las
opciones del sistema:

3.1.3 Actualizar Datos de Empleador

Seleccione la opcin Actualizar Datos del Men Empleador

Se mostrar la siguiente pantalla:

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Actualice los datos que correspondan y haga clic en el botn guardar

Si requiere Actualizar los Datos de Direcciones haga clic en la seccin
Direccin del Empleador, se mostrar la siguiente pantalla:

Si desea Aadir una Nueva Direccin, haga clic en el botn Nueva Direccin,
se mostrar la siguiente pantalla:

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Complete la informacin:

Haga clic en el botn Guardar, se mostrar la siguiente pantalla, donde

constar la nueva direccin aadida:

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Si desea Modificar una Direccin Existente, haga clic en el botn Editar de

la direccin seleccionada, se mostrar la siguiente pantalla:

Modifique lo que sea requerido:

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Haga clic en el botn Guardar, se mostrar la siguiente pantalla:

Si requiere Cambiar los Datos del Representante Legal de la empresa haga

clic en Datos del Representante Legal, se mostrar la siguiente pantalla:

Si requiere Modificar la informacin del representante vigente haga clic en el

botn Editar:

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Se mostrar la siguiente pantalla:

Modifique lo que requiera:

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Haga clic en el botn Guardar, se mostrar la siguiente pantalla:

Si requiere registrar un Nuevo Representante Legal haga clic en el botn

Nuevo Representante Legal, se mostrar la siguiente pantalla:

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Complete la informacin del nuevo Representante legal:

Haga clic en el botn Guardar, se mostrar la siguiente pantalla, con el nuevo

representante legal:

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3.1.4 Registro de Apoderados de Empleador

Si requiere Cambiar los Datos del Apoderado/s de la empresa haga clic en

Datos del Apoderado, se mostrar la siguiente pantalla:

Si desea crear un nuevo apoderado haga clic en el botn

se mostrar la siguiente pantalla:

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Ingrese los datos correspondientes y haga clic en el botn Guardar

Si requiere Editar los Datos del Apoderado/s de la empresa haga clic en el
botn

, se mostrar la siguiente pantalla:

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Modifique los datos necesarios y haga clic en el botn Guardar

Si requiere Inactivar Apoderado/s de la empresa haga clic en el botn
, se mostrar la siguiente pantalla:

3.1.5 Registro de Contratos

Previo al registro de contratos en la aplicacin, la empresa debe tener en
archivo PDF el contrato firmado por el empleado y por el representante legal de

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la empresa, tambin debe disponer del archivo PDF del aviso de entrada
generado para el IESS.
Ingrese al sistema con su usuario y clave, se mostrar la siguiente pantalla:

Seleccione en el men Contratos la opcin Registro de Contratos:

Se mostrar la siguiente pantalla:

Si hace clic en el botn Declinar no continua el proceso y se mostrar la

pantalla:

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Para continuar con el proceso debe Aceptar estos Trminos y Condiciones,

haciendo clic en el botn Aceptar, se mostrar la siguiente pantalla:

La primera seccin de la pantalla permite el ingreso de contratos, mientras que

la segunda seccin muestra el Listado de Contratos Registrados

Ingresamos los datos de Tipo de contrato:

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Ingrese los datos de Ubicacin del Contrato

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Si marca Jornada Laboral Especial, deber cargar en el sistema el documento

de respaldo

o Haga clic en el botn

o Seleccione el archivo a cargar:

, se abrir el explorador:

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o Haga clic en el botn Abrir, se mostrar la siguiente pantalla:

o Haga clic en el botn

, se mostrar la siguiente pantalla:

Si no marca Jornada Laboral Especial, no se debe cargar ningn archivo de

respaldo

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Haga clic en el botn Nuevo, se mostrar la siguiente pantalla:

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Proceda a completar la informacin del Empleado:

Complete la informacin de Contrato:

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Si dispone del archivo PDF del contrato firmado y el archivo PDF del Aviso de
Entrada del IESS, proceda a cargarlos.
o Haga clic en el botn Seleccionar de Archivo Contrato

o Se mostrar el explorador de Windows, ubique el archivo a cargar:

o Haga clic en el botn Abrir del explorador, se mostrar la siguiente

pantalla:

o Haga clic en el botn Cargar:

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o Se mostrar el siguiente mensaje al terminar la carga del archivo:

o Haga clic en el botn Seleccionar de Archivo Ingreso IESS:

o Se mostrar el explorador de Windows, ubique el archivo a cargar:

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o Haga clic en el botn Abrir del explorador, se mostrar la siguiente

pantalla:

o Haga clic en el botn Cargar:

o Se mostrar el siguiente mensaje al terminar la carga del archivo:

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Haga clic en el botn Guardar para salvar los cambios:

Se mostrar el siguiente mensaje de confirmacin

Y el contrato ingresado se mostrar en el listado de la seccin inferior de la

pantalla:

A continuacin debe proceder a imprimir el Taln de Resumen, haga clic en el

Icono de Impresin junto al contrato en el listado:

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Se mostrar la siguiente pantalla del editor para PDF:

Haga clic en el botn de imprimir

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Y proceda a imprimir el Taln Resumen

El nmero de registro del contrato es el mostrado en el taln:

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Se concluye el proceso de registro del contrato. El sistema automticamente

enviar una notificacin al correo registrado del empleado.
El empleado debe acceda a su correo registrado, se mostrar un mensaje
similar al siguiente:

Abra el correo y podr visualizar el siguiente mensaje:

Para visualizar el resumen del contrato haga clic en el icono

Se mostrar la siguiente pantalla:

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3.1.6 Registro de Apoderados del Empleado en el Contrato

Al realizar el Registro de un contrato, se puede ingresar un apoderado por
parte del Empleado

Si hacemos clic en el check, se puede ingresar los datos de la persona que

acta como apoderado del empleado y subir el archivo del poder que lo
acredita como tal:

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3.1.7 Registro de Adendums a Contratos Registrados

Una vez que el contrato esta registrado, las condiciones del mismo se puede modificar
legalmente con un Adendum.

Ingresamos a la opcin de Contratos, subopcin Registro de Adendums

Se mostrar el listado de contratos registrados disponibles:

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Se puede observar que se encuentran habilitados dos botones, uno para

ingresar un nuevo Adendum y otro para modificar el Adendum que existiera.
Hacemos clic en el botn Nuevo Adendum, y se muestra la siguiente pantalla
con la informacin original del contrato

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Procedo a cambiar la informacin del contrato:

Ingreso la fecha de inicio del Adendum y cargo un pdf

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Hago clic en el botn Guardar:

Hacemos clic en el botn Modificar Adendum, y se muestra la siguiente

pantalla con la informacin original del contrato. Se muestra la informacin
actual del contrato y un listado de los adendums registrados a l

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Haga clic en el botn de modificar del adendum que requiera y se muestra lo

siguiente

Modifique lo que requiera y haga clic en el botn Guardar, se mostrar la

siguiente pantalla:

3.1.8 Modificacin de Registro de Contratos Registrados

Nota Importante: En el listado de Contratos Registrados, algunos contratos no
presentarn el botn de Modificar, esto se debe a que son contratos
Legalizados que pasaron del sistema anterior y por tanto no son modificables.

Para modificar el registro de contratos registrados, acceda al men Contratos,

opcin Listado de Contratos, subopcin Registrados

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Se mostrar la siguiente pantalla (el nmero de registros depender de cada

empresa):

Ubique el contrato a modificar y haga clic en el botn

la siguiente pantalla:

,se mostrar

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Modifique lo que corresponda, o cargue nuevos archivos PDF, haga clic en el

botn Guardar:

Se mostrar la siguiente pantalla de confirmacin:

A continuacin debe proceder a imprimir el Taln de Resumen, haga clic en el

Icono de Impresin junto al contrato en el listado:

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Se concluye el proceso de modificacin del registro del contrato. El sistema

automticamente enviar una notificacin al correo registrado del empleado.

El empleado debe acceda a su correo registrado, se mostrar un mensaje

similar al siguiente:

3.1.9 Modificacin de Registro de Contratos Pendientes

Para retomar el registro de contratos pendientes, acceda al men Contratos,
opcin Listado de Contratos, subopcin Pendientes

Se mostrar una pantalla como la siguiente (el nmero de contratos depender

de cada empresa):

Sistema de Registro de
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Ubique el contrato a modificar y haga clic en el botn

la siguiente pantalla:

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,se mostrar

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Modifique lo que corresponda, o cargue nuevos archivos PDF, haga clic en el

botn Guardar:

Se mostrar la siguiente pantalla de confirmacin:

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A continuacin debe proceder a imprimir el Taln de Resumen, haga clic en el

Icono de Impresin junto al contrato en el listado:

Se concluye el proceso de registro del contrato. El sistema automticamente

enviar una notificacin al correo registrado del empleado.

El empleado puede acceder a su correo registrado, se mostrar un mensaje

similar al siguiente:

3.1.10 Anulacin de Contratos Pendientes

Esta funcionalidad permite Anular nicamente Contratos Pendientes, y bajo la total
responsabilidad de la Empresa o Empleador. Una vez Anulados los contratos no hay
forma de recuperar la informacin.

Entramos a la opcin de Listado de Contratos Pendientes

Se muestra el listado de contratos pendientes

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Como se puede observar est habilitado el botn de Anular

Hacemos clic en el botn

de observaciones:

del contrato, y se muestra la pantalla

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No se ingresa la observacin y se da clic en el botn

muestra lo siguiente

Se ingresa la observacin y se muestra lo siguiente

Se se da clic en el botn

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, y se muestra lo siguiente:

, y se

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Al regresar al listado de Contratos pendientes ya no se encuentra el contrato

anulado

3.1.11 Listado de Contratos

Listado de Contratos Registrados
o Seleccione en el Men Contratos, la opcin Lista de Contratos,
subopcin Registrados

o Se mostrar la siguiente pantalla (el nmero de registros depender de

cada empresa)

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o La pantalla tambin permite realizar bsquedas con filtros, para esto

seleccione la opcin deseada del combo Buscar por:

o Si selecciona Apellidos coloque el apellido a buscar, se mostrar la

siguiente pantalla:

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o Si selecciona Identificacin coloque la identificacin a buscar, se

mostrar la siguiente pantalla:

o Si selecciona Rango de fechas de registro y complete los valores de

Fecha Inicio y Fecha Fin, se mostrar la siguiente pantalla:

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o Si selecciona Rango de fechas de contratacin y complete los valores

de Fecha Inicio y Fecha Fin, se mostrar la siguiente pantalla:

o Si selecciona Rango de fechas de salida y complete los valores de

Fecha Inicio y Fecha Fin , se mostrar la siguiente pantalla:

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Nota Importante: En el listado de Contratos Registrados, algunos contratos no

presentarn el botn de Modificar, esto se debe a que son contratos
Legalizados que pasaron del sistema anterior y por tanto no son modificables.

Listado de Contratos Pendientes:

o Seleccione en el Men Contratos, la opcin Lista de Contratos,
subopcin Pendientes:

o Se mostrar el listado de contratos Pendientes (el nmero de contratos

depender de cada empresa)

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Manual de Usuario

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o La pantalla tambin permite realizar bsquedas con filtros, para esto

seleccione la opcin deseada del combo Buscar por:

o Si selecciona Apellidos coloque el apellido a buscar, se mostrar la

siguiente pantalla:

Sistema de Registro de
Contratos y Actas de
Finiquito

Manual de Usuario

Pgina 67 de 106

o Si selecciona Identificacin coloque la identificacin a buscar, se

mostrar la siguiente pantalla:

o Si selecciona Rango de fechas de registro y complete los valores de

Fecha Inicio y Fecha Fin, se mostrar la siguiente pantalla:

Sistema de Registro de
Contratos y Actas de
Finiquito

Manual de Usuario

Pgina 68 de 106

o Si selecciona Rango de fechas de contratacin y complete los valores

de Fecha Inicio y Fecha Fin, se mostrar la siguiente pantalla:

o Si selecciona Rango de fechas de salida y complete los valores de

Fecha Inicio y Fecha Fin , se mostrar la siguiente pantalla:

Sistema de Registro de
Contratos y Actas de
Finiquito

Manual de Usuario

Pgina 69 de 106

3.1.12 Modelo de Contratos

En esta opcin usted puede descargar modelos de contratos. Estos formatos son
nicamente una referencia no son de uso obligatorio.

Seleccione del men Contratos la opcin Modelos de Contratos

Se mostrar la siguiente pantalla:

Sistema de Registro de
Contratos y Actas de
Finiquito

Manual de Usuario

Los botones

Para descargar haga clic en el botn

Pgina 70 de 106

permiten avanzar por las pginas

junto al tipo de contrato a descargar

3.1.13 Registro de Actas de Finiquito

El proceso de Actas de Finiquito en el sistema se compone de 2 partes:
1. La generacin, clculo e impresin del Acta de Finiquito y los valores a pagar
2. El registro del Acta de Finiquito, con la carga de habilitantes: Acta firmada en
formato PDF y la constancia de pago en formato PDF.
A continuacin se describen cada proceso:
3.1.13.1 Generacin, Clculo e Impresin de Actas de Finiquito
Se debe tomar en cuenta lo siguiente:
1. La nica forma legal de terminar un contrato laboral es con la generacin de un
Acta de Finiquito.
2. El sistema permite generar Actas de Finiquito, tanto de contratos que fueron
registrados en el sistema y que por tanto tienen un nmero de registro, como
tambin permite generar Actas sobre contratos que no consten en el sistema.
Los pasos para generar el Acta son:
Seleccione el men Actas de Finiquito, subopcin Registro de Actas de
Finiquito

Sistema de Registro de
Contratos y Actas de
Finiquito

Manual de Usuario

Pgina 71 de 106

Se mostrar la siguiente pantalla

Si lo requiere puede usar los filtros de bsqueda para ubicar el contrato a

concluir :

Sistema de Registro de
Contratos y Actas de
Finiquito

Manual de Usuario

Pgina 72 de 106

Si el contrato consta en el sistema, haga clic en el botn

al contrato seleccionado, se mostrar la siguiente pantalla:

Como podr observar, el sistema trae los datos que se registraron en el

contrato:

junto

Sistema de Registro de
Contratos y Actas de
Finiquito

Manual de Usuario

Pgina 73 de 106

Si el contrato no consta en el sistema, haga clic en el botn Generar Acta de

Finiquito sin Contrato

Se mostrar la siguiente pantalla:

Sistema de Registro de
Contratos y Actas de
Finiquito

Manual de Usuario

Pgina 74 de 106

Sistema de Registro de
Contratos y Actas de
Finiquito

Manual de Usuario

Pgina 75 de 106

Como podr observar se deben ingresar todos los datos incluidos los de la
seccin Empleado y Ubicacin.

En ambos casos (generar acta con contrato o sin contrato), se debe

completar la siguiente informacin:
o

Ingrese los Datos de Informacin sobre la Terminacin Laboral, la ultima

remuneracin completa recibida:

En caso de ser Artesano, debe llenar la informacin del combo Tipo

Empelado, si selecciona Aprendiz u Operario, el sistema no calcular el
dcimo tercer sueldo ni el dcimo cuarto sueldo:

Seleccione la causal de terminacin del contrato:

Si usted selecciona como causal:

Por voluntad del trabajador previo visto bueno
Por desahucio

Sistema de Registro de
Contratos y Actas de
Finiquito

Manual de Usuario

Pgina 76 de 106

Por despido intempestivo

Se mostrar la siguiente pantalla especial:

Ingrese los datos de Remuneraciones que an no han sido pagadas:

Para aadir remuneraciones haga clic en el botn

, se mostrar la siguiente pantalla:

Escoja el mes y el ao, y haga clic en el botn

Se mostrar la siguiente pantalla:

Sistema de Registro de
Contratos y Actas de
Finiquito

Manual de Usuario

Pgina 77 de 106

Complete la informacin:

Si desea puede ingresar un valor adicional a los mostrados,

haciendo clic en el botn

Sistema de Registro de
Contratos y Actas de
Finiquito

Manual de Usuario

Pgina 78 de 106

Complete la informacin y haga clic en el botn

Haga clic en el botn

, s e mostrar la siguiente pantalla:

Marque si el trabajador recibe sus fondos de reserva de forma mensual:

Ingrese los datos para el clculo de la Dcimo Tercera Remuneracin, el

sistema le habilitar los meses aplicables segn el perodo:

Sistema de Registro de
Contratos y Actas de
Finiquito

Manual de Usuario

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Ingrese los datos para el clculo de la Dcimo Cuarta Remuneracin, lo

correspondiente a valores no pagados

Ingrese los datos de Vacaciones no gozadas

Ingrese los datos de Utilidades no pagadas si fuera el caso, haciendo clic

en el botn

Ingrese los datos de Otros Ingresos si fuera el caso haciendo clic en el

botn

Marque si el empleador asumi el pago de valor por Aporte Personal:

Sistema de Registro de
Contratos y Actas de
Finiquito

Manual de Usuario

Ingrese, de ser el caso, los datos de Otros Descuentos haciendo clic en el

botn

Pgina 80 de 106

Haga clic en el botn

, el sistema calcular los valores

totales de forma automtica y se mostrar en la seccin

y en la seccin

La informacin del firmante por parte de la empresa (Representante Legal o

Apoderado) se puede observar en la siguiente seccin:

Si el acta va a ser firmada por un apoderado del empleado, se debe

registrar la informacin en la siguiente seccin:

Sistema de Registro de
Contratos y Actas de
Finiquito

Pgina 81 de 106

Si est de acuerdo con los valores ingresados y calculados, haga clic en el

botn

Manual de Usuario

, se mostrar la siguiente pantalla:

Caso contrario cambie los valores y vuelva a dar clic en el botn

Proceda a descargar el acta de finiquito para imprimirla haciendo clic en el

botn

Sistema de Registro de
Contratos y Actas de
Finiquito

Manual de Usuario

Se mostrar la siguiente pantalla:

Imprima el acta para la firma haciendo clic en el botn

Pgina 82 de 106

3.1.13.2 Registro del Acta de Finiquito

Para proceder con el registro del acta de finiquito, es necesario tener el acta de
finiquito y el comprobante de pago en formato PDF.

Ingrese al men de Actas de Finiquito, opcin Lista de Actas de Finiquito,

subopcin Pendientes:

Sistema de Registro de
Contratos y Actas de
Finiquito

Manual de Usuario

Se mostrar la siguiente pantalla:

Haga clic en el botn

Se mostrar la siguiente pantalla:

Pgina 83 de 106

del acta correspondiente:

Sistema de Registro de
Contratos y Actas de
Finiquito

Manual de Usuario

Pgina 84 de 106

Cargue los archivos PDF, se mostrar la siguiente pantalla:

Haga clic en el botn

, se mostrar la siguiente pantalla:

Sistema de Registro de
Contratos y Actas de
Finiquito

Manual de Usuario

Pgina 85 de 106

El acta de finiquito se encuentra Registrada, para confirmarlo puede consultarla

en el Men Actas de Finiquito, opcin Lista de Actas de Finiquito, subopcin
Registradas

Si hace clic en el botn

informacin:

de un acta de finiquito se mostrar la siguiente

Sistema de Registro de
Contratos y Actas de
Finiquito

Manual de Usuario

Pgina 86 de 106

Si desea ver o descargar los documentos haga clic en los botones de

Descargar, se mostrar una pantalla como la siguiente:

En el visualizador del PDF puede imprimir o guardar una copia del documento

3.1.14 Registro de Apoderados de Empleado en Acta de Finiquito

o Si el acta va a ser firmada por un apoderado del empleado, marque el
check

Sistema de Registro de
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Finiquito

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Ingrese la informacin de la persona que actuar como apoderado del

Empleado:

3.1.15 Consignacin de Actas de Finiquito

Para consignar un Acta de Finiquito, usted debe acercase al MRL donde solicitar este
servicio. Un funcionario cambiar el estado de su acta de finiquito a Por Consignar.
Luego de esto proceda de la siguiente forma:

Ingrese al sistema como Empleador

Ingrese al Men Actas de Finiquito, opcin Listado de Actas de Finiquito,
subopcin Pendientes, ubique el Acta a consignar, se mostrar la siguiente
informacin:

Haga clic en el botn

pantalla:

del acta a consignar, se mostrar la siguiente

Sistema de Registro de
Contratos y Actas de
Finiquito

Manual de Usuario

Haga clic en el botn

Se mostrar la siguiente pantalla:

Pgina 88 de 106

para generar la orden de pago:

Sistema de Registro de
Contratos y Actas de
Finiquito

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Pgina 89 de 106

Imprima el documento y proceda a realizar el pago en el banco.

Acrquese al MRL con los documentos (acta, orden de pago y comprobante de
depsito) para que un funcionario registre el depsito
Luego de esto proceda de la siguiente forma, ingrese al sistema como
Empleador
Ingrese al Men Actas de Finiquito, opcin Listado de Actas de Finiquito,
subopcin Pendientes, ubique el Acta en el listado, haga clic en el botn
, se mostrar la pantalla para subir los documentos (acta y
comprobante de consignacin)

Sistema de Registro de
Contratos y Actas de
Finiquito

Manual de Usuario

Pgina 90 de 106

Suba los documentos en formato PDF y luego haga clic en el botn

Con esto ha concluido el proceso y su acta de finiquito est Registrada en el

sistema.

3.1.16 Anulacin de Actas de Finiquito Pendientes

Esta funcionalidad permite Anular nicamente Actas de Finiquito Pendientes, y bajo la
total responsabilidad de la Empresa o Empleador. Una vez Anuladas las actas no hay
forma de recuperar la informacin.

Entramos a la opcin de Listado de Actas de Finiquito Pendientes

Se muestra el listado de Actas pendientes:

Sistema de Registro de
Contratos y Actas de
Finiquito

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Se puede observar que est habilitado el botn Anular:

Hacemos clic en el botn

siguiente:

Pgina 91 de 106

del acta seleccionada, y se muestra lo

Sistema de Registro de
Contratos y Actas de
Finiquito

Manual de Usuario

No ingresamos la observacin hacemos clic en el botn

muestra lo siguiente:

Ingresamos la observacin

Hacemos clic en el botn

Pgina 92 de 106

y se muestra lo siguiente:

y se

Sistema de Registro de
Contratos y Actas de
Finiquito

Manual de Usuario

Pgina 93 de 106

Al regresar al listado de Actas Pendientes, el acta ya no se muestra.

3.1.17 Listado de Actas de Finiquito

Listado de Actas de Finiquito Registradas
o Seleccione en el Men Actas de Finiquito, la opcin Lista de Actas de
Finiquito, subopcin Registradas

o Se mostrar la siguiente pantalla (el nmero de registros depender de

cada empresa)

Sistema de Registro de
Contratos y Actas de
Finiquito

Manual de Usuario

Pgina 94 de 106

o La pantalla tambin permite realizar bsquedas con filtros, para esto

seleccione la opcin deseada del combo Buscar por:

o Si selecciona Apellidos coloque el apellido a buscar, se mostrar la

siguiente pantalla:

Sistema de Registro de
Contratos y Actas de
Finiquito

Manual de Usuario

Pgina 95 de 106

o Si selecciona Identificacin coloque la identificacin a buscar, se

mostrar la siguiente pantalla:

o Si selecciona Rango de fechas de registro y complete los valores de

Fecha Inicio y Fecha Fin, se mostrar la siguiente pantalla:

Sistema de Registro de
Contratos y Actas de
Finiquito

Manual de Usuario

Pgina 96 de 106

o Si selecciona Rango de fechas de contratacin y complete los valores

de Fecha Inicio y Fecha Fin, se mostrar la siguiente pantalla:

o Si selecciona Rango de fechas de salida y complete los valores de

Fecha Inicio y Fecha Fin , se mostrar la siguiente pantalla:

o Si selecciona Cdigo del acta de finiquito e ingresa un cdigo

existente, se mostrar la siguiente pantalla:

Sistema de Registro de
Contratos y Actas de
Finiquito

Manual de Usuario

Pgina 97 de 106

o Si selecciona Cdigo del contrato e ingresa un cdigo existente, se

mostrar la siguiente pantalla:

Listado de Actas de Finiquito Pendientes:

o Seleccione en el Men Acta de Finiquito, la opcin Lista de Actas de
Finiquito, subopcin Pendientes:

o Se mostrar el listado de actas de finiquito Pendientes (el nmero de

contratos depender de cada empresa)

Sistema de Registro de
Contratos y Actas de
Finiquito

Manual de Usuario

Pgina 98 de 106

o La pantalla tambin permite realizar bsquedas con filtros, para esto

seleccione la opcin deseada del combo Buscar por:

o Si selecciona Apellidos coloque el apellido a buscar, se mostrar la

siguiente pantalla:

Sistema de Registro de
Contratos y Actas de
Finiquito

Manual de Usuario

Pgina 99 de 106

o Si selecciona Identificacin coloque la identificacin a buscar, se

mostrar la siguiente pantalla:

o Si selecciona Rango de fechas de registro y complete los valores de

Fecha Inicio y Fecha Fin, se mostrar la siguiente pantalla:

Sistema de Registro de
Contratos y Actas de
Finiquito

Manual de Usuario

Pgina 100 de 106

o Si selecciona Rango de fechas de contratacin y complete los valores

de Fecha Inicio y Fecha Fin, se mostrar la siguiente pantalla:

o Si selecciona Rango de fechas de salida y complete los valores de

Fecha Inicio y Fecha Fin , se mostrar la siguiente pantalla:

o Si selecciona Cdigo del contrato e ingresa un cdigo existente, se

mostrar la siguiente pantalla:

Sistema de Registro de
Contratos y Actas de
Finiquito

Manual de Usuario

Pgina 101 de 106

3.1.18 Recuperar contrasea de Empleador

Si ha olvidado o extraviado su contrasea, haga clic en el botn Recuperar

Contrasea:

Se mostrar la siguiente pantalla:

Ingrese el usuario y haga clic Si:

Sistema de Registro de
Contratos y Actas de
Finiquito

Manual de Usuario

Pgina 102 de 106

Se mostrar la siguiente pantalla:

Abra el correo de la direccin que registr, y ubique el mensaje enviado por el

sistema:

Encontrar la siguiente informacin en el mensaje:

Sistema de Registro de
Contratos y Actas de
Finiquito

Manual de Usuario

Pgina 103 de 106

Haga clic en el link Ingresar, se mostrar la siguiente pantalla:

Ingrese el usuario y la clave provisional enviada en el mensaje de correo y

haga clic en el botn Ingresar

Se mostrar la siguiente pantalla:

Sistema de Registro de
Contratos y Actas de
Finiquito

Manual de Usuario

Pgina 104 de 106

Proceda a ingresar la clave provisional y la nueva contrasea:

Haga clic en el botn Guardar, se mostrar la siguiente pantalla:

La clave se ha cambiado exitosamente y puede conectarse al sistema con la

clave nueva creada.

Sistema de Registro de
Contratos y Actas de
Finiquito

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4 Catlogo de Mensajes / Errores del Sistema

Mensaje/Error

Descripcin
del Error
Error de
comunicaciones

El usuario ingresado
no existe

Causa
posible del
error
El sistema o
alguno de sus
servidores no
est en
funcionamiento
El usuario que
digit no existe
en el sistema

Como proceder
Intente nuevamente en unos minutos
Si el error persiste comunquese a los correos
contratos@mrl.gob.ec o
soporte_actas@mrl.gob.ec
Verifique que el usuario est correctamente
escrito al igual que la contrasea
Si el error persiste comunquese a los correos
contratos@mrl.gob.ec o
soporte_actas@mrl.gob.ec
Verifique que el usuario est correctamente
escrito al igual que la contrasea
Si el error persiste comunquese a los correos
contratos@mrl.gob.ec o
soporte_actas@mrl.gob.ec
Valide la informacin con su empleador actual

El usuario ingresado
es incorrecto

El usuario que
digit no es
correcto

Usted no tiene
ningn registro con
empleador

Ningn
empleador ha
registrado
informacin a su
nombre

La identificacin
ingresada no es
vlida

La identificacin
ingresada no es
vlida

Asegrese de haber digitado correctamente el

nmero de identificacin (cdula, RUC o
pasaporte)

Debe ingresar la
fecha de inicio de
labores

No ha ingresado
la fecha de inicio
de labores del
empleado

Ingrese la fecha de inicio de labores del

empleado

Debe ingresar el
grupo ocupacional

No ha ingresado
el grupo
ocupacional

Seleccione el grupo ocupacional

Debe ingresar el
cargo del empleado

No ha ingresado
el cargo del
empleado

Ingrese el cargo del empleado

Debe ingresar un
valor para la
remuneracin
Debe ingresar la
jornada laboral del
empleado

No ha ingresado
el valor de la
remuneracin
No ha ingresado
la jornada
laboral del
empleado

Ingrese el valor de remuneracin

Debe cargar el
comprobante de
afiliacin al IESS en
formato PDF

No ha cargado
el comprobante
de afiliacin al
IESS en formato
PDF

Debe cargar el comprobante de afiliacin al

IESS en formato PDF

Debe cargar el
contrato en formato
PDF

No ha cargado
el contrato en
formato PDF

Debe cargar el contrato firmado en formato

PDF

Ingrese la jornada laboral del trabajador

Sistema de Registro de
Contratos y Actas de
Finiquito

Manual de Usuario

No es posible
eliminar el registro

Pgina 106 de 106

No es posible
eliminar el
registro

Si se trata de algn parmetro de sistema, no

se pude eliminar, por tanto puede inactivarlo o
editarlo.

5 Glosario de trminos
Trmino

Descripcin

6 Control de Cambios de Documento

Versin
1.0
1.0
1.0
2.0

2.0

Modificado
por
Adriana
Velasco
Adriana
Velasco
Adriana
Velasco
Adriana
Velasco

Fecha
Modificacin
02/09/2014

Adriana
Velasco

05/11/2014

27/09/2014
03/10/2014
04/11/2014

Revisado
por

Fecha
Revisin

Observacin
del cambio
Creacin
del
documento
Actualizacin
documento
Publicacin del
documento
Actualizacin
nuevas
funcionalidades
al documento
Publicacin del
documento