Escolar Documentos
Profissional Documentos
Cultura Documentos
UNIANDES
INTEGRANTES:
-
Amaguaa Jackie
Montenegro Mnica
ASESORA:
Dra. Germania Arciniegas, Mgs.
IBARRA, 2011
CERTIFICACIN
En calidad de asesora del presente trabajo de investigacin, certifico que la tesis cuyo ttulo es
DISEO E IMPLEMENTACIN DE UN SISTEMA DE CONTROL INTERNO,
PARA
MEJORAR
LA
UTILIZACIN
DE
LOS
RECURSOS,
EN
LA
Atentamente,
DECLARACIN DE AUTORA
Ante las autoridades de la Universidad Regional Autnoma de los Andes declaramos que el
contenido de la tesis cuyo ttulo es DISEO E IMPLEMENTACIN DE UN SISTEMA
DE CONTROL INTERNO, PARA MEJORAR LA UTILIZACIN DE LOS
RECURSOS, EN LA SUBSECRETARA DE TIERRAS Y REFORMA AGRARIA,
DELEGACIN IMBABURA, presentada como requisito de graduacin para obtener la
Ingeniera en Contabilidad Superior, Auditora y Finanzas, CPA es original, de nuestra
autora y total responsabilidad.
Atentamente,
C.C. 1003324421
C.C. 1002602389
AUTORA
AUTORA
ii
DEDICATORIA
Primero a Dios por ser esa fuerza invisible y guiarnos siempre, por darnos
fe, salud y esperanza para culminar nuestra meta con satisfaccin, con mucho
cario para nuestros padres por el amor, el ejemplo y el apoyo incondicional
en el camino recorrido de nuestra vida, gracias por darnos una profesin para
nuestro futuro.
A todos y cada uno de los que estuvieron a nuestro lado en este largo camino
apoyndonos desinteresadamente nuestro eterno reconocimiento,
conjuntamente con nuestro compromiso de ser cada da mejores como tributo a
todos sus sacrificios.
Todo lo que se consigue con esfuerzo y sacrificio es lo que realmente tiene valor
en la vida.
Jackie
Mnica
iii
AGRADECIMIENTO
iv
NDICE GENERAL
Certificacin....................................................................................................................... i
Declaracin de Autora ..................................................................................................... ii
Dedicatoria ....................................................................................................................... iii
Agradecimiento ................................................................................................................ iv
ndice General ................................................................................................................... v
ndice de Cuadros .......................................................................................................... xiii
ndice de Grficos .......................................................................................................... xiv
ndice de Flujogramas .................................................................................................... xiv
ndice de cuestionarios de Control Interno ..................................................................... xv
ndice de Matrices de Riesgo ......................................................................................... xvi
ndice del Instructivo de Documentos .......................................................................... xvii
Resumen Ejecutivo ........................................................................................................ xix
Executive Summary ....................................................................................................... xxi
Introduccin ................................................................................................................. xxiii
CAPTULO I. .................................................................................................................. 1
1. EL PROBLEMA ......................................................................................................... 1
1.1 Planteamiento del problema .............................................................................................. 1
1.1.1 Formulacin del problema ......................................................................................... 4
1.1.2 Delimitacin del problema ......................................................................................... 4
1.2 Objetivos ........................................................................................................................... 4
1.2.1 Objetivo general ......................................................................................................... 4
1.2.2 Objetivos especficos................................................................................................. 4
1.3 Justificacin ...................................................................................................................... 5
CAPTULO II. ................................................................................................................ 7
2. MARCO TERICO ................................................................................................... 7
v
xi
xii
NDICE DE CUADROS
CUADRO N 1 Procesos administrativos segn Fayol y otros autores Neoclsicos.9
CUADRO N 2 Estructura del Sistema de Control Interno.54
CUADRO N3 Funcionarios de la SSTRA-I...80
CUADRO N 4 Encuesta aplicada, pregunta N 1...83
CUADRO N 5 Encuesta aplicada, pregunta N 2...84
CUADRO N 6 Encuesta aplicada, pregunta N 3...85
CUADRO N 7 Encuesta aplicada, pregunta N 4..86
CUADRO N 8 Encuesta aplicada, pregunta N 5...87
CUADRO N 9 Encuesta aplicada, pregunta N 6...88
CUADRO N 10 Encuesta aplicada, pregunta N 7.89
CUADRO N 11 Encuesta aplicada, pregunta N 8.90
CUADRO N 12 Encuesta aplicada, pregunta N 9.91
CUADRO N 13 Encuesta aplicada, pregunta N 10...92
CUADRO N 14 Encuesta aplicada, pregunta N 11...93
CUADRO N 15 Encuesta aplicada, pregunta N 12...94
CUADRO N 16 Smbolos que se utiliz para la elaboracin de los flujogramas.230
xiii
NDICE DE GRFICOS
GRFICO N 1 El proceso administrativo.23
GRFICO N 2 Pregunta N 1...83
GRFICO N 3 Pregunta N 2...84
GRFICO N 4 Pregunta N 3...85
GRFICO N 5 Pregunta N 4...86
GRFICO N 6 Pregunta N 5...87
GRFICO N 7 Pregunta N 6...88
GRFICO N 8 Pregunta N 7...89
GRFICO N 9 Pregunta N 8...90
GRFICO N 10 Pregunta N 9..91
GRFICO N 11 Pregunta N 1092
GRFICO N 12 Pregunta N 11...93
GRFICO N 13 Pregunta N 12...94
NDICE DE FLUJOGRAMAS
FLUJOGRAMA N 1 Desarrollo de planes y proyectos..105
FLUJOGRAMA N 2 Actividades realizadas..108
xiv
xvi
MATRIZ N 5 Topgrafo..138
MATRIZ N 6 Archivo..143
MATRIZ N 7 Recaudacin..150
MATRIZ N 8 Secretaria...156
MATRIZ N 9 Tcnico Socio Organizativo...162
MATRIZ N 10 Digitador.168
MATRIZ N 11 Avalos.......173
MATRIZ N 12 Analista de Titulacin.....181
MATRIZ N 13 Chofer.186
xviii
RESUMEN EJECUTIVO
Institucin optimizar los recursos y lo que ello implica, porque se considera uno de los
aspectos decisivos en la necesidad de llevar adelante una gestin eficiente y eficaz.
En el captulo II constan las bases tericas que se determinan dentro de la propuesta y
sustenta el objeto de transformacin para desarrollar los temas y subtemas fundamentados en
teoras de diferentes autores, paradigmas tericos necesarios que dan seriedad al trabajo
propuesto.
xix
En el captulo III se incluye la metodologa a seguir, que nos permiti un seguimiento lgico
para desarrollar nuestra investigacin, que est dirigida a mejorar la utilizacin de los recursos
en la Subsecretara de Tierras y Reforma Agraria, Delegacin Imbabura, se complement el
presente proyecto con los diferentes tipos de investigacin, mtodos, tcnicas e instrumentos
que nos permiti obtener datos para el desarrollo de la propuesta.
En el captulo IV, se desarroll la propuesta que consiste en el Diseo e Implementacin de
un Sistema de Control Interno, para mejorar la utilizacin de los recursos, en la Subsecretara
de Tierras y Reforma Agraria, Delegacin Imbabura.
La presente investigacin, se considera que contribuye de manera significativa al
mejoramiento de la Subsecretara de Tierras y Reforma Agraria, Delegacin Imbabura, con
esta propuesta se permite mejorar la utilizacin de los recursos y la imagen de la institucin.
xx
EXECUTIVE SUMMARY
This research is really as a tool of control for the institution, so in the first chapter, we can
identify the formulation of the problem where you can see the flaws and weaknesses in the
Subsecretara de Tierras y Reforma Agraria which is: The inadequate use of the resources
in the Subsecretara de Tierras y Reforma Agraria, Delegation Imbabura, it will allow
the institution to improve the resources, because it is considered one of the most important
aspects to carry out an effectiveness and efficient management.
In the second chapter we can read the theoretical bases which are inside the proposal and
supports the purpose of transformation to develop the topics and subtopics by different
authors, theoretical paradigms that give serious work.
In the third chapter we can find the methodology to follow. Which allowed us to develop a
logical follow in order to develop our investigation, that is aimed at improving the use of
resources in the Subsecretara de Tierras y Reforma Agraria, Delegation Imbabura, in this
xxi
research work we use different types of research, methods, techniques and instruments which
allowed us to obtain data to develop the proposal.
In the fourth chapter we developed the proposal which consists in the design and
implementation of a System of Internal Control, to improve the use of resources in the
Subsecretara de Tierras y Reforma Agraria, Delegation Imbabura.
The research work permits the improvement of the Subsecretara de Tierras y Reforma
Agraria, Delegation Imbabura; this proposal will allow better use of resources and the image
of the institution.
xxii
INTRODUCCIN
Mediante decreto N 373 del 28 de Mayo del 2010 se dispuso que se suprima al Instituto
Nacional de Desarrollo Agrario (INDA) y que el Ministerio de Agricultura, Ganadera,
Acuacultura y Pesca (MAGAP) asuma todas las competencias de esa dependencia. Dicho
decreto crea la Subsecretara de Tierras y Reforma Agraria, que se encargar de la titulacin
expropiacin y adjudicacin de tierras.
Por la razn antes mencionada, es necesario el diseo y aplicacin del sistema de control
interno por que lograr que la institucin cuente con controles eficientes, eficaces y
econmicos para implementarlos de manera consciente y crear un ambiente de autocontrol,
considerndose como una herramienta de gestin ptima que servir de directriz para la
institucin con la finalidad de administrar los recursos, servicios, documentacin y controlar
el proceso financiero que facilite el cumplimiento de los procesos y objetivos institucionales.
xxiii
CAPTULO I.
1. EL PROBLEMA
1.1 PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA
El presidente de la Repblica, Rafael Correa, a travs del decreto 373 del 28 de Mayo de
2010, dispuso que se suprima al Instituto Nacional de Desarrollo Agrario (INDA) y que el
Ministerio de Agricultura, Ganadera, Acuacultura y Pesca (MAGAP) asuma todas las
competencias de esa dependencia. Dicho decreto crea la Subsecretara de Tierras y Reforma
Agraria, que se encargar de la titulacin, expropiacin y adjudicacin de tierras.
La disposicin transitoria nica seala seis meses de plazo mximo, el INDA resuelva todas
las controversias, reclamos y dems causas que se iniciaron antes de la expedicin del
decreto, una vez cumplido ese plazo la entidad queda extinta. Este nuevo marco institucional
se da tras las denuncias de supuestos actos irregulares en las dependencias provinciales del
INDA, especialmente en el distrito de Guayas-Santa Elena, en perjuicio de organizaciones
comunales y tnicas.
Actualmente en la Subsecretara de Tierras y Reforma Agraria por los cambios que se denotan
anteriormente se evidencia ciertas falencias como el no contar con una asesora jurdica que
ayude al usuario a resolver casos de oposicin a la adjudicacin, denuncias de invasiones y
expropiaciones, los mismos que se ven obligados acudir a los servicios de abogados
particulares, ocasionndoles gastos innecesarios en la realizacin del trmite.
1.2 OBJETIVOS
1.2.1 Objetivo general
Disear e implementar un sistema de control interno aplicando la norma vigente, para mejorar
la utilizacin de los recursos, en la Subsecretara de Tierras y Reforma Agraria, Delegacin
Imbabura.
1.3 JUSTIFICACIN
CAPTULO II.
2. MARCO TERICO
2.1 ANTECEDENTES INVESTIGATIVOS
CUADRO N 1
PROCESOS ADMINISTRATIVOS SEGN FAYOL Y OTROS AUTORES
NEOCLSICOS
FAYOL
URWICK
GULICK
KOONTZ Y
NEWMAN
DALE
O`DONNELL
Investigacin
Previsin
Planeacin
Planeacin
Planeacin
Planeacin
Organizacin
Organizacin
Organizacin
Organizacin
Direccin
Direccin
Asesora
Designacin de
Liderazgo
Direccin
Control
Control
Previsin
Planeacin
Organizacin
Direccin
Organizacin
Direccin
personal
Coordinacin
Informacin
Control
Control
Presupuestacin
Control
2.2.1.1 Planificacin
Segn otros autores Neoclsicos, la planificacin incluye elegir, fijar las misiones y
objetivos de la organizacin, despus, determinar las polticas, proyectos, programas,
procedimientos, mtodos, presupuestos, normas y estrategias necesarias para alcanzarlos,
incluyendo adems la toma de decisiones al tener que escoger entre diversos cursos de accin
futuros.
9
10
Flexibilidad.- Todo plan debe dejar margen para los cambios que surjan en este, a
razn en la parte imprevisible, y de las circunstancias que hayan variado despus de la
revisin.
Unidad de direccin.- Los planes deben ser de tal naturaleza que puedan decirse que
existe uno solo para cada funcin, y todos los que se aplican en la empresa deben estar
de tal modo coordinados e integrados que en realidad pueda decirse que existe un solo
plan general.
Consistencia.- Todo plan deber estar perfectamente integrado al resto de los planes,
para que todos interacten en conjunto, logrando as una coordinacin entre los
recursos, funciones y actividades, a fin de poder alcanzar con eficiencia los objetivos.
Rentabilidad.- Todo plan deber lograr una relacin favorable de los beneficios que
espera con respecto a los costos que exige, definiendo previamente estos ltimos y el
valor de los resultados que se obtendr en la forma ms cuantitativa posible.
Participacin.- Todo plan deber tratar de conseguir la participacin de las personas
que habrn de estructurarlo, o que se vean relacionadas de alguna manera con su
funcionamiento. AMARO, Antonio C. (2009), Fundamentos de Administracin,
Pearson Educacin, 1ra ED, Mxico.
Planeacin es la funcin que tiene por objetivo fijar el curso concreto de accin que ha de
seguirse, estableciendo los principios que habrn de orientarlo, la consecuencia de
operaciones para realizarlo y las determinaciones de tiempo y nmeros necesarios para su
realizacin.
11
2.2.1.2 Organizacin
Es la parte de la administracin que implica el establecimiento de una estructura intencional
de papeles a desempear por la gente dentro de la misma, luego se debe disear la forma de
combinarla en grupo operativo, es decir, crear la estructura departamental de la empresa..
HELLRIEGEL, Don; JACKSON, (2009), Administracin Un enfoque basado en
competencias, 11a. Cengage Learning Editores S.A, Mxico.
Se trata de determinar que recurso y que actividades se requieren para alcanzar los objetivos
de la organizacin. De la estructura establecida necesaria la asignacin de responsabilidades y
la autoridad formal asignada a cada puesto. Podemos decir que el resultado a que se llegue
con esta funcin es el establecimiento de una estructura organizativa.
2.2.1.2.1 Estructura Organizativa
12
Es importante una estructura organizacional bien definida porque asigna autoridad a travs de
los diversos niveles y delimitar la responsabilidad de desempeo en forma sistemtica de cada
funcionario, adems permite la divisin de funciones y jerarquizar lneas de autoridad.
2.2.1.2.2 Tipos de Organizacin
13
Equilibrio de direccin control: consiste en disear una estructura de tal forma que
nos permita coordinar las acciones y al mismo tiempo evaluar los resultados de la
misma.
Definicin de puestos: se debe definir con claridad el contenido de los puestos en
relacin a los objetivos de los mismos.
El propsito de una estructura organizacional consiste en ayudar a crear un ambiente para el
desempeo humano, adems es una herramienta administrativa y no un fin en s mismo.
Integracin de Personal.- Se define al proceso de cubrir y mantener cubiertos los puestos en
la estructura organizacional.
Requisitos.-
Reclutar
Seleccionar
Emplear
Ascender
Evaluar
Remunerar
Capacitar
14
Las limitantes legales y polticas exigen que las empresas cumplan con las leyes y las
pautas emitidas por diversos niveles de gobierno.
Las leyes prohben prcticas de empleo que discriminen sobre la base de raza, color,
religin, nacionalidad, sexo o edad.
Mujeres en la administracin.
Se incluye leyes que rigen las prcticas de empleo justo, el cambio de las actitudes de
la sociedad hacia las mujeres en el lugar de trabajo y el deseo de las compaas, de
proyectar una imagen favorable colocando a mujeres calificadas en la gerencia.
15
Se tiene que mirar ms all del ambiente externo inmediato y reconocer cambios
ocurridos en todo el mundo ocasionados sobre todo por la tecnologa avanzada de
comunicaciones y por la existencia de empresas internacionales que tengan equipos de
alta direccin integrados por gerentes de nacionalidades diversas.
b) El ambiente interno.Se relaciona con la integracin de puestos gerenciales, personal proveniente de la propia
empresa como del exterior.
Determina la integracin del personal y reconoce la necesidad de respaldo de la alta direccin
para superar la resistencia del cambio.
Promocin desde adentro. Implica que los trabajadores pasaban a puestos de supervisin de primera lnea y
despus ascendan a travs de la estructura organizacional.
La promocin desde adentro permite aprovechar la presencia de posibles buenos
gerentes entre los empleados de la empresa, pero los ejecutivos no deben depender
solamente de esta fuente, ya que existe el peligro producido por la poltica de llevar a la
seccin de personas que quiz lo nico que haya hecho, es imitar a sus superiores.
La poltica de competencia abierta.
16
Los gerentes de lnea deben hacer uso de los servicios de los miembros de staff para
que les ayuden en el reclutamiento, seleccin, empleo, promocin, evaluacin y
capacitacin del personal.
Para que la integracin de personal sea efectiva se debe aplicar el prestigio y el poder
de la alta direccin.
17
Se tiene que hacer un anlisis objetivo de los requisitos del puesto y se tiene que
disear ste para que cumpla con las necesidades de la organizacin y del individuo.
Al identificar los requisitos del puesto las empresas tienen que contestar preguntas
como:
Qu se tiene que hacer en estos puestos?
Qu antecedentes de conocimientos, actitudes, habilidades se necesitan?
Debido a que los puestos no son estadsticos, se tiene que tomar en cuenta otras
preguntas como:
Se puede hacer el trabajo de una forma diferente?
Cules son los nuevos requisitos?
18
f) Los puestos se deben disear en forma tal que los grupos tengan una tarea completa
que realizar. A los equipos se les debe dar autoridad y libertad para decidir. AMARO,
Antonio C. (2009), Fundamentos de Administracin, Pearson Educacin, 1ra ED,
Mxico.
La integracin de personal implica llenar y mantener ocupados los puestos en la estructura de
la organizacin, se identifica los requerimientos de fuerza laboral, al llevar a cabo un
inventario de la gente disponible y al reclutar, para que las labores sean ejecutadas eficaz y
eficientemente.
2.2.1.3 Direccin
Dirigir implica mandar, influir y motivar a los empleados para que realicen tareas esenciales.
De hecho la direccin llega al fondo de las relaciones de los gerentes con cada una de las
personas que trabajan con ellos. Los gerentes al establecer el ambiente adecuado ayudando a
sus empleados a hacer sus mejores esfuerzos. AMARO, Antonio C. (2009), Fundamentos de
Administracin, Pearson Educacin, 1ra ED, Mxico.
La direccin debe de saber cmo es el comportamiento de la gente como individuo y cuando
estn en grupo y entender la forma en cmo operan los diferentes tipos de estructura.
La direccin es una fuerza que mediante la toma de decisiones basadas en los conocimientos
y entendimientos, relacionados entre s, e integra a travs de los procesos de unin apropiados
19
a todos los elementos del sistema organizado de una forma calculada para alcanzar los
objetivos de una organizacin.
2.2.1.3.1 Importancia
a) Poner en prctica la filosofa de participacin por todos los afectados por la decisin.
b) Conducir y retar a otros para que hagan su mejor esfuerzo.
20
2.2.1.4 Control
El control es la funcin administrativa por medio de la cual se evala el rendimiento. Se define
adems el control como el proceso de regular actividades que aseguren que se estn cumpliendo
como fueron planificadas y corrigiendo cualquier desviacin significativa. AMARO, Antonio
C. (2009), Fundamentos de Administracin, Pearson Educacin, 1ra ED, Mxico.
21
De aqu puede deducirse la gran importancia que tiene el control, pues es solo a travs de esta
funcin que lograremos precisar si lo realizado se ajusta a lo planeado y en caso de existir
desviaciones, identificar los responsables y corregir dichos errores.
Sin embargo es conveniente recordar que no debe existir solo el control a posterior, sino que, al
igual que el planteamiento, debe ser, por lo menos en parte, una labor de previsin. En este caso
se debe estudiar el pasado para determinar lo que ha ocurrido y porque los estndares no han
sido alcanzados; de esta manera se puede adoptar las medidas necesarias para que en el futuro
no se cometan los errores del pasado.
2.2.1.4.2 Actividades importantes del control
Transferir datos detallados de manera que muestre las comparaciones y las variaciones
Implica la medicin del desempeo, con base en objetivos y planes, mostrando los puntos en
donde existan desviaciones de los parmetros, y ayudando a corregirlas.
2.2.1.5 Coordinacin
Es un proceso que consiste en integrar las actividades de departamentos independientes a
efecto de perseguir las metas de la organizacin con eficacia.
22
Sin coordinacin, la gente perdera de vista sus papeles dentro de la organizacin y enfrentara
la tentacin de perseguir los intereses de su departamento, a expensas de la meta de la
organizacin. HELLRIEGEL, Don; JACKSON, (2009), Administracin Un enfoque basado
en competencias, 11a. Cengage Learning Editores S.A, Mxico.
GRFICO N 1
PROCESO ADMINISTRATIVO
Operacin
ORGANIZACIN
PLANIFICACIN
DIRECCIN
Definir responsabilidades
y coordinar esfuerzos.
Delinear objetivos y
procedimientos.
Mando: Coordinacin y
seguimiento.
CONTROL:
23
Las especies valoradas emitidas, controladas y custodiadas por la unidad responsable del
Tesoro Nacional, o aquellas que por excepcin son emitidas y custodiadas por los organismos
del rgimen seccional autnomo, entidades de seguridad social y empresas pblicas, se
entregarn al beneficiario por la recepcin de un servicio prestado por parte de un rgano del
sector pblico. Los ingresos que se generen por la venta de las especies valoradas constarn
obligatoriamente en los presupuestos institucionales y se depositarn en la cuenta rotativa de
ingresos en los bancos corresponsales.
24
25
Toda institucin pblica debe cumplir con las normas y procedimientos establecidos por la
Contralora General del Estado, para garantizar la razonabilidad y fiabilidad de los procesos
que efecten las entidades.
26
El control interno segn las Normas y Procedimientos de Auditora est representado por el
conjunto de polticas y procedimientos establecidos para proporcionar una seguridad
razonable de poder lograr los objetivos especficos de la institucin.
Segn la NEA # 10 dice: El control comprende la poltica y procedimientos adoptados por la
administracin de la entidad para ayudar a lograr el objetivo de la administracin de asegurar,
tanto como sea factible, la conduccin ordenada y eficiente de un negocio incluyendo
adhesin de las polticas de administracin, salvaguardando los activos, la prevencin y
deteccin de fraude y error, la precisin e integridad de los registros contables y la oportuna
preparacin de la informacin financiera confiable.
El control interno es un proceso efectuado por la administracin, los directivos y el resto de
personal de una entidad, con la finalidad de ofrecer una seguridad razonable en la
presentacin de los informes financieros, eficacia y eficiencia en las operaciones y el
cumplimiento de las leyes para el logro de los objetivos.
27
De acuerdo a las normas de auditora SAS # 1:Los controles contables comprenden el plan
de la organizacin y todos los mtodos y procedimientos, que tienen que ver principalmente y
estn relacionados directamente con la proteccin de los activos y la confiabilidad de los
registros financieros.
Generalmente incluyen controles tales como los sistemas de autorizacin y aprobacin,
segregacin de tareas relativas, anotacin de registros e informes contables de aquellos
concernientes a las operaciones o custodia de los activos, los controles fsicos sobre los
activos y la auditora interna.
28
El control contable, tiene como finalidad proporcionar una seguridad razonable de que:
a. Las transacciones se llevan a cabo con la autorizacin general o especfica de la
gerencia.
b. Las transacciones se registran segn se requiere:
Para permitir la preparacin de los estados financieros, de conformidad con los
PCGA, o cualquier otro criterio aplicable a dichos estados.
Para mantener el registro contable de los activos.
c. El acceso de los activos se permite solamente de acuerdo a la autorizacin de la
gerencia.
d. El registro contable para los activos se compara con los activos que existen a
intervalos adecuados, y se acta adecuadamente con respecto a cualquier diferencia.
El auditor est interesado en los controles internos de naturaleza financiera, aquellos que
tienen consecuencias directas sobre el grado de confianza que se pueda depositar en los
registros contables y en los estados financieros. MANTILLA, Samuel (2009), Auditora de
Informacin Financiera, Kimpres Ltda, 1ra. ED, Mxico.
El auditor no se ocupa en exmenes ordinarios de los controles de naturaleza administrativa
dedicados a promover operaciones ms eficientes en el campo de la produccin o la venta.
El Control Interno Financiero debe ser proyectado para dar seguridad razonable a fin de que
las operaciones y transacciones se ejecuten de acuerdo con la autorizacin, general o
especfica para mostrar transparencia en la ejecucin de las mismas.
29
El Control Interno contable, abarca el registro conveniente, de las transacciones que permitan
la preparacin de los estados financieros de conformidad a los principios y normas de
contabilidad gubernamental y con sujecin a las dems disposiciones legales.
30
Est constituido por el plan de organizacin, los procedimientos y registros que conciernen a
los procesos de decisin, que conducen a la autorizacin de las transacciones por parte de los
niveles jerrquicos superiores, de tal manera que fomenten la eficiencia en las operaciones, la
observancia de polticas y normas prescritas y el logro de las metas y objetivos programados.
2.2.3.3.1 Importancia del Control Administrativo
31
requisitos que deben reunir quien ha de ocuparlos, para lo cual se realizar un concurso de
merecimientos.
2.2.4.5 Pruebas continas de exactitud.- Las funciones financieras que realiza una persona
debe ser revisada, aritmtica, contable y administrativamente por otra.
2.2.4.6 Rotacin de deberes.- Es conveniente que cada servidor tome normalmente sus
vacaciones y sea reemplazado por otra persona que conozca las obligaciones del saliente, es
importante que las personas peridicamente sean rotadas a otras funciones o departamentos
como una medida que evite la rutina, o cometa errores.
2.2.4.7 Fianzas.- Todas las personas encargadas del registro, custodia o inversin de bienes o
recursos deben prestar una garanta o caucin.
2.2.4.8 Instrucciones por escrito.- Cuando se da disposiciones verbales se corre el riesgo de
confundir al personal y que se equivoque en sus labores. Para evitar estos problemas es
preciso que se den instrucciones por escrito.
2.2.4.9 Control y uso de formularios pre numerados.- Los formularios que respaldan
operaciones financieras, deben ser numerados al momento de su impresin en la imprenta,
esta medida facilita el control de los documentos, por la secuencia numrica y permite un
archivo lgico de los papeles. Cuando se anule un comprobante debe archivarse en juego
completo de los formularios.
En caso que la computadora emita los formularios, estos son numerados secuencialmente por
el mismo equipo.
2.2.4.10 Evitar el uso de dinero en efectivo.- Excepto el pago de gastos urgentes y de poca
cuanta que se atiende en caja chica, todo desembolso debe hacerse con cheque a nombre del
beneficiario y suscrito por dos firmas registradas en la entidad. Los cheques en lo posible
32
deben girarse utilizando mquinas de seguridad y cruzarse para que se cobren por cuenta
corriente.
2.2.4.11 Contabilidad por partida doble.- Se establece un sistema de contabilidad de
manera que ningn recurso u obligacin, quede excluido de los registros e informes contables.
2.2.4.12 Depsitos intactos e inmediatos.-
33
2.2.5.1.2 Control financiero.De la mayora de actividades administrativas, se derivan una serie de operaciones que se
miden en trminos monetarios. Estas operaciones son de carcter financiero y en
consecuencia deben ser controladas, razn por la cual existe el control financiero.
Este proviene de la propia entidad y se lo conoce como control interno que cuando es
slido y permanente, resulta ser el mejor
Tericamente si una entidad tiene un slido sistema de control interno, no requerira de
ningn otro control; sin embargo, es muy beneficioso y saludable el control externo o
independiente, que es ejercido por una entidad diferente; quien controla desde afuera, mira
desviaciones que la propia administracin no puede detectarlas y dado el carcter
constructivo del control externo, las recomendaciones que el formula resulta beneficiosas
para la organizacin.
En el control interno hay que tener presente su clasificacin ya que la aplicacin de estas,
ayuda con el cumplimiento de las funciones y el logro de objetivos de una entidad.
35
37
38
39
a) Crear conciencia en todos los servidores sobre la importancia del control, mediante la
creacin y mantenimiento de un entorno favorable que conserve sus fundamentos
bsicos y favorezca la observancia de sus principios.
b) Disponer los procedimientos de planeacin y mecanismos adecuados para el diseo y
desarrollo organizacional de la entidad, de acuerdo con su naturaleza, caractersticas y
propsitos de la entidad.
c) Disear los procedimientos e instrumentos necesarios que permitan a la entidad
proteger sus recursos, buscando su adecuada administracin ante posibles riesgos que
los afecten.
43
46
47
El ambiente de control reinante ser tan bueno, regular o malo como lo sean los factores que
lo determinan. El mayor o menor grado de desarrollo y excelencia de stos har, en ese
mismo orden, a la fortaleza o debilidad del ambiente que generan y consecuentemente al tono
de la organizacin.
2.2.8.4.2 Evaluacin de riesgos
De acuerdo al informe COSO (2005) manifiesta: El control interno ha sido pensado
esencialmente para limitar los riesgos que afectan las actividades de las organizaciones. A
travs de la investigacin de anlisis de los riesgos relevantes y el punto hasta el cual el
control vigente los neutraliza se evala la vulnerabilidad del sistema. Para ello debe adquirirse
un conocimiento prctico de la entidad y sus componentes para identificar los puntos dbiles,
enfocando los riesgos tanto a los niveles de la organizacin (internos y externos) como de la
actividad.
El establecimiento de objetivos es anterior a la evaluacin de riesgos. Si bien aquellos no son
un componente del control interno, constituyen un requisito previo para el funcionamiento del
mismo.
Los objetivos (relacionados con las operaciones, informacin financiera y con el
cumplimiento), pueden ser explcitos o implcitos, generales o particulares. Estableciendo
objetivos globales y por actividad, una entidad puede identificar los factores crticos del xito
y determinar los criterios para medir el rendimiento.
A este respecto cabe recordar que los objetivos de control deben ser especficos, as como
adecuados, completos, razonables e integrados a los globales de la institucin.
Una vez identificados, el anlisis de los riesgos incluir:
48
Dado que las condiciones en que las entidades se desenvuelven suelen sufrir variaciones, se
necesitan mecanismos para detectar y encarar el tratamiento de los riesgos asociados con el
cambio. Aunque el proceso de evaluacin es similar al de los otros riesgos, la gestin de los
cambios merece efectuarse independientemente, dada su gran importancia y las posibilidades
de que los mismos pasen inadvertidos para quienes estn inmersos en las rutinas de los
procesos.
Existen circunstancias que pueden merecer una atencin especial en funcin del impacto
potencial que plantean:
Cambios en el entorno
49
existen
actividades de control en toda organizacin, todos los niveles y todas las funciones se
incluyen como la aprobacin, verificacin, conciliacin, revisin de contabilidad operativa,
salvaguardado de activos y segregacin de funciones.
Estn constituidas por los procedimientos especficos establecidos como un reaseguro para el
cumplimiento de los objetivos, orientados primordialmente hacia la prevencin y
neutralizacin de los riesgos.
Las actividades de control se ejecutan en todos los niveles de la organizacin y en cada una de
las etapas de la gestin, partiendo de la elaboracin de un mapa de riesgos segn lo expresado
en el punto anterior: conociendo los riesgos, se disponen los controles destinados a evitarlos o
minimizarlos, los cuales pueden agruparse en tres categoras, segn el objetivo de la entidad
con el que estn relacionadas:
Las operaciones
Preventivo / Correctivos
Gerenciales o directivos
50
Segregacin de funciones
51
52
Las comunicaciones recibidas por parte de entes externos, son un gran indicador de
cmo marcha las actividades dentro de la organizacin.
53
de supervisin
proporcionan una visin clara de lo que est sucediendo con las funciones de control
puestas en marcha dentro del ente controlado
FUENTE: Estupian, Rodrigo, (2010), Control Interno y fraudes, Ecoe Ediciones Ltda, 1ra ED, Bogot.
54
Una estructura de control interno slida es fundamental para promover el logro de sus
objetivos, la eficiencia y economa en las operaciones de cada entidad. Es importante
mencionar que ninguna estructura de control interno, por muy ptima que sea, puede
garantizar una gestin eficiente, ni puede estar libre de errores, irregularidades o fraudes,
especialmente en aquellas tareas que competen a cargos de confianza.
55
producir
estados financieros que sean adecuados y confiables. El control interno proporciona la base de
seguridad de que se cumple con esta responsabilidad.
Los sistemas de control interno varan significativamente de una empresa a otra, los
procedimientos de control depende de factores tales como:
El tamao de la compaa, la estructura de la organizacin, la naturaleza de las operaciones, y
los objetivos de la organizacin para los cuales fue diseado el sistema. Estos factores
influyen un plan lgico de organizacin, una estructura contable bien diseada, una funcin
de auditora en la calidad y entrenamiento del personal.
2.2.8.7 Limitaciones del Sistema del Control Interno
El control interno debe proporcionar solamente una seguridad razonable de que llegue a
alcanzarse los objetivos de la administracin a causa de limitaciones inherentes al mismo
control interno tales como:
a) El requisito usual de la administracin de que un control es eficaz en relacin a su
costo; es decir, que el costo de un procedimiento de control no sea desproporcionado a
la prdida potencial debido a fraudes o errores;
b) El hecho de que la mayora de los controles tiendan hacer dirigidos a tipos de
operaciones esperadas y no a operaciones poco usuales;
57
1. Definicin de los objetivos y las metas tanto generales, como especficas, adems de la
formulacin de los clientes operativos que sean necesarios.
2. Definicin de las polticas como guas de accin y procedimientos para la ejecucin de
los procesos.
3. Utilizar o adoptar un sistema de organizacin adecuado para ejecutar los planes.
4. Delimitacin precisa de la autoridad y los niveles de responsabilidad.
5. Adopcin de normas para la proteccin y utilizacin racional de los recursos.
6. Direccin y administracin del personal de acuerdo con un adecuado sistema de
evaluacin.
7. Aplicacin de las recomendaciones resultantes de las evaluaciones de control interno.
58
http://www.auditoria.uady.mx/arts/evaluacion%20cinterno.pdf
Bajo el nuevo marco conceptual el Sistema de Control Interno se disea a travs de cinco
componentes bsicos, que a su vez tienen normas bien definidas para poder efectuarlos y
evaluarlos: el ambiente de control, la evaluacin de riesgo, las actividades de control, la
informacin y comunicacin, y la supervisin o monitoreo. Los componentes estn
interrelacionados lo que hace que al existir un cambio en el ambiente de control se deriven
transformaciones en el resto de los componentes, esto es precisamente lo que le da al control
interno un carcter de sistema, y su efectividad est en la habilidad que tenga el dirigente para
crear en su entidad una cultura de gestin peridica de los riesgos, para que realmente el
sistema de control interno forme parte del proceso de gestin.
Segn Estupian Rodrigo, (2006), en su libro manifiesta lo siguiente, el estudio que debe
hacerse como base para la evaluacin del control interno, incluye dos fases:
a. Conocimiento y comprensin de los procedimientos y mtodos prescritos.
60
b. Un grado razonable de seguridad de que se encuentren en uso y que estn operando tal
como se planearon.
Aunque estas dos fases se comentan separadamente, estn ntimamente relacionadas en lo que
respecta a que algunas partes de cada una deben realizarse concurrentemente y pueden
contribuir a la evaluacin del auditor de los procedimientos prescritos y del cumplimiento de
los mismos.
A estas dos tesis se las puede describir como: La revisin del sistema y como pruebas de
cumplimiento.
61
2.2.10.2 Cuestionarios
Es una serie de instrucciones el mismo que recopila informacin por varios canales. Se lo
puede entregar en un principio al contador o al jefe de contabilidad. Al finalizar la misma, el
auditor comprueba si los procedimientos realmente utilizados son los indicados y llenar el
cuestionario personalmente comprobando si los procedimientos se adaptan a las normas de
control interno objeto de la auditora.
El cuestionario hace preguntas especficas y normalmente en las respuestas negativas seala
la existencia de una deficiencia en el sistema. El mismo cuestionario puede utilizarse para
varios aos, codificando las respuestas de manera que se pueda identificar el ao al que
62
Mauricio,
(2006),
Matriz
de
control
interno,
http://www.monografias.com/trabajos14/matriz-control/matriz-control.shtml
La
alta gerencia puede verificar por medio de la matriz de control que se est dando
cumplimiento a todos los controles, quienes estn a cargo de dichas verificaciones, cuando fue
la ltima vez que realizaron los controles para cada punto y con qu frecuencia. En funcin de
64
la importancia relativa de los distintos puntos y de los problemas que los mismos tienen se le
dar la prioridad de control y correccin.
Como el sistema matricial hace uso de puntajes de eficacia, los aspectos o reas de mayor
riesgo (los cuales surgen de los puntajes ms bajos), son aquellos en los cuales se han de
priorizar los ajustes y correcciones, adems a travs del anlisis de las razones de los bajos
puntajes se logra saber los motivos que los originan y de tal forma adoptar las mejores
acciones tendientes a su resolucin.
Los encargados de reas, y los responsables del control, sean auditores internos o externos
pueden verificar y razonar sobre la base de la matriz (razonamiento matricial) el
cumplimiento de las distintas disposiciones. La matriz contempla el 100% de los factores de
riesgo siendo de tal forma una alternativa para evitar o corregir defectos que perjudiquen
patrimonial y econmicamente a la entidad.
LEFCOVICH,
Mauricio,
(2006),
La
Matriz
de
control
http://www.wikilearning.com/monografa/auditora_interna_el_control_interno_y
resultados econmicos/11489-11
65
interno,
los_
Segn la NEA 10: El auditor deber obtener una comprensin suficiente de los sistemas de
contabilidad y de control interno para planificar la auditora y desarrollar un enfoque de
auditora efectivo. El auditor debera usar juicio profesional para evaluar el riesgo de auditora
y disear los procedimientos de auditora para asegurar que el riesgo se reduce a un nivel
aceptablemente bajo.
66
agrega con exposiciones errneas en otros saldos o clases, no sea evitado o detectado y
corregido con oportunidad por los sistemas de contabilidad y de control interno.
2.2.14 Manuales
2.2.14.1 Definicin
Segn Gmez G. (2005) dice: el manual es un documento que contiene la descripcin de las
actividades que se deben seguir en la realizacin de las funciones de una unidad
administrativa o de dos o ms de ellas, incluye adems los puestos o unidades administrativas
que intervienen, precisando su responsabilidad y participacin.
67
Los manuales constituyen una de las herramientas con que cuentan las organizaciones para
facilitar el desarrollo de sus funciones administrativas y operativas. Son fundamentalmente,
un instrumento de comunicacin.
68
Segn Gmez G. (2005) dice: Hay manuales muy especializados en todos los campos de la
ciencia y la tecnologa. Por ejemplo con la compra de cualquier electrodomstico, se
proporciona un manual de operacin con el propsito de que el usuario aprenda de forma
rpida y adecuada su manejo y mantenimiento del mismo.
principales reas del negocio (mercadotecnia, ventas, recursos humanos, finanzas, calidad,
produccin, ingeniera, proyectos, administracin, etc.), es conveniente por aspectos de
control y facilidad del manejo de informacin que cada uno tenga su propio manual de
polticas y procedimientos.
En el caso de que un rea sea demasiado grande y maneje departamentos ms pequeos, se
puede autorizar a estos tener su propio manual para asegurar consistencia en toda la
organizacin. Las nicas personas autorizadas para aprobar polticas o procedimientos son los
responsables, directores o gerentes del primer nivel jerrquico.
asegure
la
transparencia,
eficacia
vocacin
de
servicio.
El talento humano es lo ms valioso que posee cualquier institucin, por lo que debe ser
tratado y conducido de forma tal que se consiga su ms elevado rendimiento. Es
responsabilidad de la direccin encaminar su satisfaccin personal en el trabajo que realiza,
procurando su enriquecimiento humano y tcnico.
70
Conocimiento
Experiencia
Motivacin
Intereses vocacionales
Aptitudes
Actitudes
Habilidades
Potencialidades
Los empresarios dan como percepcin del desempeo laboral de los trabajadores tiene un
efecto significativo en sus posibilidades de acceso al empleo y en sus condiciones de trabajo.
Factores que influyen en el desempeo laboral
La empresa para poder ofrecer una buena atencin al cliente considera factores que estn
relacionados e inciden directamente en el desempeo de los trabajadores entre los cuales se
puede tomar en cuenta.
71
Autoestima
Trabajo en equipo
2.2.17 Flujogramas
Se caracteriza porque los mismos no separan las personas y/o departamentos que llevan a
cabo las tareas, de tal forma que el flujo de la informacin es presentada en forma totalmente
secuencial de izquierda a derecha.
72
La ultima variante que se puede identificar en los flujogramas analticos, los cuales se
caracterizan por poseer una columna adicional para comentarios, o sencillamente, con
llamadas en el cuerpo del flujogramas se realizan observaciones en una hoja adicional
respecto a
se
desee
destacar.
BEATRIZ,
Ana
(2010).
http://www.monografias.com/trabajos11/metods/metods.shtml#SISTEM
Este mtodo es aquel que se expone, por medio de cuadros o grficos, ser preciso que
visualice el flujo de la informacin y los documentos que se procesan y debe elaborarse,
usando smbolos estndar, de manera que quines conozcan los smbolos puedan extraer
informacin til relativa al sistema.
2.2.18 Simbologa
Una flecha.- Representa el flujo de la informacin desde / hacia se usa obligatoriamente para
reflejar el orden que se debe seguir la lectura del flujograma y muestra igualmente como fluye
la informacin a lo largo del proceso.
73
Archivos temporal o permanente.- Se utiliza para mostrar un archivo, ya sea este en forma
temporal o permanente. Dependiendo de que sea uno u otro, llevara internamente una letra PPermanente o T-Temporal.
Conector interno circulo.- Algunas veces un flujograma puede requerir que se efecten saltos
en la secuencia de los procesos, pero dentro de la misma pgina, por lo que tal accin se
representa a travs de un conector interno.
Decisin rombo.- Indica operaciones lgicas o de comparacin entre datos (normalmente dos)
y en funcin del resultado de la misma determina (normalmente si y no) cul de los distintos
caminos alternativos del programa se debe seguir.
74
Inicio y fin.- Representa el inicio y fin de un programa. Tambin puede representar una parada
o interrupcin programada que sea necesaria realizar en un programa.
75
Entrada / salida.- Cualquier tipo de introduccin de datos en la memoria desde los perifricos
o registro de informacin procesada en un perifrico.
2.2.19 Instructivo
Son documentos que se norman en forma detallada, la forma en que se debe llevar a cabo una
tarea o procedimiento. Aun cuando son mejores que los memorando para documentar
procedimientos, su carcter aislado no los favorece, dado que deben ser puntuales.
76
CAPTULO III.
3. MARCO METODOLGICO
3.2.1 Aplicativa
3.2.2 De campo
as informacin suficiente sobre el desempeo de las actividades que realizan los funcionarios
diariamente.
3.2.3 Bibliogrfica
3.2.4 De Accin
3.2.5 Explicativa
Nos ayud a detallar los componentes de parmetros establecidos en la institucin lo que nos
permiti interrelacionar mtodos de anlisis mediante el criterio personal para la formulacin
del presente proyecto.
3.2.6 Descriptiva
Para la aplicacin de esta investigacin, se tom en cuenta toda la informacin requerida
sobre el uso de los recursos en la Subsecretara de Tierras y Reforma Agraria, Delegacin
Imbabura y desglosar aspectos de la propuesta, mediante el mtodo de anlisis.
78
En este caso no existi ningn clculo de la muestra, ni se emple frmula alguna, cabe
destacar que se cuenta con el dato exacto de que son 11 empleados, razn por la cual se toma
en cuenta a la totalidad de funcionarios para que se constituya en el tamao de la muestra, se
consider los criterios de los mismos para establecer parmetros, y determinar sus
capacidades y la funcin que desempean para luego de ello proponer cambios sustanciales en
las diferentes reas.
la
79
CUADRO N 3.
FUNCIONARIOS DE LA SUBSECRETARA DE TIERRAS
Y REFORMA AGRARIA, DELEGACIN IMBABURA.
LISTADO FUNCIONARIOS
NMERO
Delegado Provincial
Tcnicos de campo
Topgrafo
Tcnico de archivo
Digitador
Analista implementador
Chofer
TOTAL
11
3.4 Mtodos.La presente investigacin tiene la finalidad de dar alternativas de solucin a la problemtica
que tiene la Subsecretara de Tierras y Reforma Agraria, Delegacin Imbabura, para su
ejecucin y desarrollo se utiliz los siguientes mtodos.
80
3.4.1 Histrico lgico.Como parte de la metodologa descriptiva necesaria para identificar la relacin cronolgica de
la vida institucional de la Subsecretara de Tierras y Reforma Agraria, Delegacin Imbabura,
desde su presencia como el INDA, hasta el tiempo actual.
3.4.2 Sistmico.-
modific e implemento
81
3.5.2 Entrevista.Se realiz la entrevista al Director del MAGAP I y al Delegado de la SSTRA I, lo que nos
permiti obtener informacin acerca de la situacin actual de la institucin y la necesidad de
implementar el sistema de control interno.
3.6 Instrumentos
3.6.1 Cuestionario
Se formul preguntas que nos permiti conocer la opinin de los encuestados de una manera
ordenada y consecutiva de las funciones que desempean.
Mediante estos recursos se logr captar imgenes, informacin de la entrevista y otros datos
requeridos para la investigacin que nos ayud en el desarrollo del mismo.
82
INTERPRETACIN DE DATOS
ENCUESTA DIRIGIDA A LOS FUNCIONARIOS DE LA SUBSECRETARA DE
TIERRAS Y REFORMA AGRARIA, DELEGACIN IMBABURA
OBJETIVO.- Conocer que tan importante es la implementacin del sistema de control
interno en la Institucin.
1. Conoce si la Institucin dispone de algn documento que regule las funciones
desempeadas por Ud. diariamente?
CUADRO N 4
PREGUNTA 1
PREGUNTA
Si
No
TOTAL
RESPUESTA
7
3
10
PORCENTAJE %
70
30
100
GRFICO N 2
30%
70%
ANLISIS:
La mayora de los funcionarios encuestados concuerdan que la institucin si dispone de un
documento que regule las funciones desempeadas diariamente, mientras que un menor
porcentaje indica que desconoce de la existencia del mismo, para el desempeo de las
funciones que son asignadas por el delegado.
83
CUADRO N 5
PREGUNTA 2
PREGUNTA
RESPUESTA
PORCENTAJE %
Si
10
100
No
10
100
TOTAL
GRFICO N 3
ESTN CLARAMENTE DEFINIDOS SUS
DEBERES Y RESPONSABILIDADES
0%
100%
ANLISIS:
Todos los funcionarios encuestados de la Subsecretara de Tierras y Reforma Agraria,
Delegacin Imbabura concuerdan que si estn claramente definidos sus deberes y
responsabilidades, piensan que las autoridades deben organizar y fortalecer la participacin de
los funcionarios.
84
RESPUESTA
PORCENTAJE %
Si
No
10
100
10
100
TOTAL
GRFICO N 4
EL PERSONAL CON QUE CUENTA SU
DEPARTAMENTO ES EL NECESARIO
0%
100%
ANLISIS:
Todos los funcionarios de la Institucin encuestados concuerdan que el personal existente en
su departamento, no es el necesario para cumplir en forma eficiente las actividades
encomendadas, ocasionando un malestar laboral, duplicidad de funciones, sobrecarga de
actividades, la posibilidad de cometer errores y un bajo desempeo en el cumplimiento de
metas y objetivos.
85
4. Considera usted que existe una adecuada segregacin de funciones para cada uno de los
procesos realizados en la institucin?
CUADRO N 7
PREGUNTA 4
PREGUNTA
RESPUESTA
PORCENTAJE %
Si
10
No
90
10
100
TOTAL
GRFICO N 5
10%
90%
ANLISIS:
Mas de la mitad de los funcionarios encuestados consideran que no existe una adecuada
segregacin de funciones para cada uno de los procesos realizados en la Institucin,
ocasionando que los recursos no sean utilizados correctamente y el rendimiento sea
insuficiente. Piensan que se deberia revisar el perfil profesional y las destrezas de cada
funcionario para que se ubique adecuadamente el personal y desarrollar de manera eficiente
las actividades asignadas.
86
RESPUESTA
1
9
10
PORCENTAJE %
10
90
100
GRFICO N 6
EXISTE UNA PERSONA ENCARGADA DEL
ASESORAMIENTO JURDICO
10%
90%
ANLISIS:
La mayoria de funcionarios encuestados consideran prioritario e indispensable contar con un
abogado que permita asesorar y dirigir
CUADRO N 9
PREGUNTA 6
PREGUNTA
RESPUESTA
PORCENTAJE %
Si
40
No
60
10
100
TOTAL
GRFICON 7
EXISTE UNA PERSONA DE LA ATENCIN DEL
USUARIO
Si
40%
No
60%
ANLISIS:
Ms de la mitad de los funcionarios opinan que no existe una persona encargada de la
atencin al usuario y piensan que se debera implementar una ventanilla nica, debido a que
no se les brinda una informacin completa para la realizacin de los trmites, mientras que un
porcentaje menor manifiesta que si se da informacin al usuario de manera general pero no es
suficiente.
88
RESPUESTA
PORCENTAJE %
Si
20
No
80
10
100
TOTAL
GRFICO N 8
LA INSTITUCIN CUENTA CON REGISTROS
AUTOMATIZADOS
SI
20%
80%
No
ANLISIS:
La mayora de los funcionarios encuestados manifiestan que la institucin no cuenta con
registros automatizados de documentos, causando demora en los trmites, desorganizacin del
archivo, prdida de expedientes e impide una localizacin inmediata de los mismos, y no se
le pueda brindar una atencin oportuna al usuario, convirtindose en una necesidad el
disponer de un sistema que permita tener un acceso directo a los diferentes trmites, mientras
que un porcentaje menor manifiesta que si existe, ya que ellos elaboran su propio registro de
documentos a su cargo.
89
8.
Interviene Ud. en la planificacin del manejo de los recursos que realiza la Direccin?
CUADRO N 11
PREGUNTA 8
PREGUNTA
RESPUESTA
PORCENTAJE %
Si
30
No
70
10
100
TOTAL
GRFICO N 9
INTERVIENE EN LA PLANIFICACIN
30%
Si
70%
No
ANLISIS:
De la encuesta aplicada a los funcionarios de la institucin en su mayora manifiesta que no
existe una participacin activa, por lo que ellos se convierten en agentes ejecutores quienes
podran aportar con criterios importantes para la toma de decisiones oportunas, lo que nos da
apertura para disear un sistema de control interno, y
planificaciones porque son funcionarios administrativos, o estn relacionados con este tipo de
actividades.
90
9. Con que frecuencia la direccin realiza reuniones para determinar si los objetivos
planteados han sido alcanzados?
CUADRO N 12
PREGUNTA 9
PREGUNTA
Mensual
Trimestral
Semestral
Anual
TOTAL
RESPUESTA
2
8
0
0
10
PORCENTAJE %
20
80
0
0
100
GRFICO N 10
CON QUE FRECUENCIA LA DIRECCIN REALIZA
REUNIONES
MENSUAL
TRIMESTRAL
SEMESTRAL
ANUAL
20%
Si
80%
No
ANLISIS:
Ms de la mitad de los funcionarios encuestados manifiestan que la direccin realiza
reuniones trimestrales para determinar si los objetivos planteados han sido alcanzados,
piensan que se deberan realizar semanalmente para tomar decisiones oportunas y correctivas,
y es necesario que se entregue informes semanales a la Subsecretara de Tierras y Reforma
Agraria, y mensuales para el MAGAP y Gobernacin.
91
10. Existen documentos que den a conocer sobre el uso y destino de los recursos?
CUADRO N 13
PREGUNTA 10
PREGUNTA
RESPUESTA
PORCENTAJE %
Si
40
No
60
10
100
TOTAL
GRFICO N 11
40%
Si
60%
No
ANLISIS:
Ms de la mitad de funcionarios encuestados manifiestan que no existen documentos que den
a conocer sobre el uso y destino de los recursos, ocasionando un mal manejo en la utilizacin
de los mismos, mientras que la minora contesto que si existen documentos pero no son de
conocimiento de todos los funcionarios, adems de haber documentos es necesario que sea
compartida esa informacin para que se ejecuten las funciones de una manera eficaz.
92
CUADRO N 14
PREGUNTA 11
PREGUNTA
RESPUESTA
PORCENTAJE %
SI
60
NO
40
TOTAL
10
100
GRFICO N 12
CONTROL Y DESEMPEO DE ACTIVIDADES
40%
No
60%
Si
ANLISIS:
La mayora de funcionarios encuestados contesto que en la actualidad si hay personal
asignado para el control y desempeo de sus actividades, ya que la Subsecretara de Tierras y
Reforma Agraria, pas a ser una dependencia del MAGAP siendo controlada por la misma.
93
12. . Cmo calificara Ud. la implementacin del sistema de control interno en la institucin?
CUADRO N 15
PREGUNTA 12
PREGUNTA
RESPUESTA
PORCENTAJE %
Imprescindible
80
Necesario
20
No es necesario
10
100
TOTAL
GRFICO N 13
IMPLEMENTACIN DEL SISTEMA DE CONTROL
INTERNO
NECESARIO
20%
IMPRESCINDIBLE
80%
ANLISIS:
El total de los funcionarios encuestados manifiestan que es necesario e imprescindible contar
con una herramienta til como es el diseo e implementacin del sistema de control interno,
para mejorar la utilizacin de los recursos, en la Subsecretara de Tierras y Reforma Agraria,
Delegacin Imbabura, que ayudar en el desarrollo de la misma.
94
OBJETIVO.- Conocer el criterio del Director del (MAGAP) Imbabura, sobre el diseo e
implementacin de un sistema de control interno, para mejorar la utilizacin de los recursos
en la Institucin.
ENTREVISTA
La entrevista se realiz el da martes 07 de junio del presente ao al Ing. Agr. Roberto
Conejo, Director Regional del (MAGAP) Imbabura, para obtener informacin que nos ayude
con el desarrollo de nuestra propuesta, una de nuestras inquietudes era si la Subsecretara de
Tierras y Reforma Agraria, Delegacin Imbabura cuenta con un Sistema de Control Interno
que le permita mejorar el uso de los recursos, lo que nos supo manifestar que en la actualidad
no existe un sistema de control interno y es por ello que los recursos son administrados por el
MAGAP, la direccin autoriza los gastos de acuerdo a una planificacin o al plan operativo
anual, dentro del proceso de legalizacin de escrituras los usuarios cancelan un impuesto el
cual se lo realiza en la coordinacin financiera del MAGAP, con eso mejora el control
interno.
Para el Director del MAGAP I es muy importante que exista un sistema de control interno
para la Subsecretara de Tierras y Reforma Agraria, Delegacin Imbabura y dar a conocer que
hay ciertos trmites gratuitos en el proceso de legalizacin de tierras, en el cual se pueden
presentar personas inescrupulosas que cobren ciertos rubros en nombre de la Institucin, con
la existencia del control interno se pueda evitar los tramitadores.
95
3.8 CONCLUSIONES
La Institucin no cuenta con el personal suficiente para cumplir en forma eficiente las
actividades encomendadas, ocasionndoles un malestar laboral, duplicidad de
funciones, sobrecarga de actividades con la posibilidad de cometer errores.
El no contar con un registro automatizado de registros de documentos ocasiona
demora en los trmites, desorganizacin del archivo, prdida de expedientes e impide
una localizacin inmediata de los mismos.
La Institucin no dispone de una adecuada comunicacin interna sobre el uso y
destino de los recursos.
La Subsecretara de Tierras y Reforma Agraria, Delegacin Imbabura no cuenta con
un sistema de control interno para el manejo de los recursos.
3.9 RECOMENDACIONES
Es necesario contratar personal de acuerdo a las necesidades de la Institucin y definir
claramente sus deberes y responsabilidades, de esta manera cumplir con las metas y
objetivos establecidos.
Es indispensable que la Institucin disponga de un sistema automatizado de registro
de documentos que permita tener un acceso directo a los diferentes trmites.
Es importante que la autoridad competente informe oportunamente a los funcionarios
sobre el uso y destino de los recursos.
Es imprescindible el diseo e implementacin de un sistema de control interno para la
Subsecretara de Tierras y Reforma Agraria, Delegacin Imbabura el mismo que
permitir el desarrollo de la misma.
99
CAPTULO IV
4. MARCO PROPOSITIVO
4.1 TEMA
Diseo e implementacin de un sistema de control interno, para mejorar la utilizacin de los
recursos, en la Subsecretara de Tierras y Reforma Agraria, Delegacin Imbabura.
4.1.1 Objetivo
Orientar adecuadamente a los funcionarios sobre los diferentes procesos de la Subsecretara
de Tierras y Reforma Agraria, Delegacin Imbabura, para mejorar la utilizacin de los
recursos.
Para el correcto desempeo del trabajo por parte del personal que labora en la institucin, se
debe tomar en cuenta los siguientes procedimientos de control interno.
101
Objetivo.- Proporcionar una gua sobre el cual se mejorar la utilizacin de los recursos de la
institucin.
102
FUNCIONES
Vigilar el cumplimiento de las polticas dictadas por la institucin, as como las
disposiciones legales vigentes y las normas tcnicas de control interno.
Planificar, organizar, dirigir, controlar y supervisar las actividades de la institucin.
Programar, coordinar y ejecutar las actividades de acuerdo al Plan Operativo Anual
(POA) de la institucin.
Coordinar la realizacin de estudios econmicofinancieros y materiales requeridos
para la ejecucin de planes y programas aprobados.
Fortalecimientos de organizaciones campesinas en temas relacionados con tierras.
Elaborar los programas anuales de trabajo de la Direccin Provincial, coordinar y
supervisar su ejecucin.
Dirigir, coordinar y controlar el sistema de presupuesto en todas sus etapas.
Asesorar al subsecretario de Tierras y Reforma Agraria, en la determinacin de las
polticas institucionales.
Coordinar la efectiva y legal entrega de los ttulos de propiedad.
Velar porque los informes mensuales de actividades realizadas se presenten en la
forma y tiempo previstos por la mxima autoridad.
Presentar informes trimestrales sobre la gestin realizada, actividades y resultados que
se esperan para el prximo trimestre.
103
Coordinar las actividades de su unidad con las dems unidades del Ministerio de
Agricultura, Ganadera, Acuacultura y Pesca (MAGAP) Imbabura, cuando fuere el
caso.
104
Flujograma N 1
PROCESO: DESARROLLO DE PLANES Y PROYECTOS.
REA: UNIDAD PROVINCIAL
INICIO
Planes y proyectos
Anexar la
documentacin anterior.
Se
enva
mediante
memorando los planes y
proyectos para que sean
evaluados
por
el
MAGAP - I.
Memorando
0/3
Director del MAGAP -I
Delegado
Archivo
105
Aprobado
Registrar
como
pendiente
por
aprobar para la
siguiente vigencia.
No
Acta de
reunin
Cumple con
la normativa
vigente.
FIN
FIN
No
Si
Aprobacin
final de los
planes
y
proyectos.
No
Aprobado
FIN
Acta
de
reuniones
Si
106
Ejecucin de planes y
proyectos.
Se realiza un seguimiento
al cumplimiento de los
planes y proyectos.
Evaluar el cumplimiento de
la ejecucin de los planes y
proyectos.
Realizar
el
informe
Memorando al:
obtenidos
de
la
FIN
107
Delegado
MAGAP-I
Archivo
0/3
Flujograma N 2
PROCESO: ACTIVIDADES REALIZADAS
REA: UNIDAD PROVINCIAL
INICIO
Recibir documentacin
interna y externa de la
institucin.
Documentos
por sumillar.
Dar contestacin en
forma oportuna.
108
0/3
Memorando de disposicin
para salir a la inspeccin.
Delegado
Tcnico de campo
Archivo
Autoriza
Registrar como
pendiente.
No
Si
0/3
109
0/3
Fin
Coordinar
con
los
Municipios o presidentes de
las Juntas Parroquiales para
las
entregas
de
las
providencias.
Acta de reuniones
Programar,
coordinar
y
ejecutar las actividades de
acuerdo al POA de la
institucin.
Envo del
informe
semanal
Envo del
informe
mensual.
FIN
ELABORADO POR: Autoras
110
Oficio para:
Distrito central de la
Subsecretara
Delegado
Archivo
0/3
Oficio para:
MAGAP -I
Gobernacin -I
Subsecretara Matriz
0/3
CUESTIONARIO N 1
Periodo evaluado:
Fecha de evaluacin:
Fecha de elaboracin:...
CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO
DEPARTAMENTO: DELEGADO PROVINCIAL
No.
CUESTIONARIO
SI
NO
N/A
OBSERVACIN
institucionales en el marco
jurisdiccin y su competencia.
de
su
10
11
12
13
CARACTERSTICAS
MNIMO
112
BAJO
MEDIO
ALTO
FUNCIONES
inquietudes.
Revisar el expediente que contenga los requisitos establecidos por la institucin antes de
ser ingresado.
Atender a los clientes de una manera profesional, con un nfasis en la calidad de servicio.
Escuchar activamente y demostrar que se est escuchando y entendiendo al usuario.
Proporcionar informacin de forma anticipada, sistemtica y de todos los aspectos
113
DOCUMENTACIN
114
Flujograma N 3
PROCESO: ATENCIN AL USUARIO
REA: ATENCIN AL USUARIO
INICIO
Saludar
usuario.
cordialmente
al
Solicitar al usuario el
documento de identificacin.
Otorgar
nmeros
avalos.
al usuario los
de trmites y
115
Realizar un registro
de usuarios atendidos
y
novedades
presentadas.
Preparar el informe
semanal de las
actividades
realizadas.
Memorando entregando
informe semanal.
Delegado
Archivo
Atencin al usuario
FIN
116
0/3
CUESTIONARIO N 2
Periodo evaluado:
Fecha de evaluacin:
Fecha de elaboracin:..
CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO
DEPARTAMENTO: ATENCIN AL USUARIO
No.
1
CUESTIONARIO
SI
Tiene
bien
definidas
las
responsabilidades en el departamento.
NO
N/A
OBSERVACIN
10
11
12
13
14
15
personal,
CARACTERSTICAS
Se cumple
asignadas.
con
las
MNIMO
funciones
118
BAJO
MEDIO
ALTO
119
Preparar las providencias de trmites y los proyectos de resoluciones, dentro de los juicios
de oposicin y presentacin de ttulos.
Preparar los proyectos de resoluciones de expropiaciones y resoluciones de
adjudicaciones.
Apoyar a la Delegacin en los aspectos legales relacionados con los trmites de
resoluciones de adjudicaciones, de oposicin a las adjudicaciones, presentacin de ttulos
y trmites de apelacin de expropiaciones.
Presentar informes peridicos sobre el avance de las actividades de los trmites judiciales.
Absorber consultas escritas o verbales de carcter legal para que se proceda dentro del
marco jurdico.
Asistir a las audiencias de conciliaciones y redactar las actas.
Las dems que le asigne su jefe inmediato.
DOCUMENTACIN
120
Flujograma N 4
PROCESO: INVASIONES
REA: TCNICO JURDICO
INICIO
Elaborado
de acuerdo
al Art. 24
NO
Entrega
del
denunciante
SI
Notificar
invasor.
al
Copia
de
denuncia
Se dispone para
que se realice la
inspeccin.
la
Memorando Tcnico
de campo
1
121
FIN
Elaborar
un
informe
de
inspeccin en
un tiempo de 3
das.
Memorando
Delegado
Abogado particular
Tcnico jurdico
Invasin
0/3
NO
SI
Procede al desalojo
con la fuerza pblica.
FIN
ELABORADO POR: Autoras
122
Archivo del
expediente
FIN
Flujograma N 5
PROCESO: OPOSICIN A LA ADJUDICACIN
REA: TCNICO JURDICO
INICIO
Oposicin de
adjudicacin
Revisar
que
la
denuncia contenga
el
ttulo
de
propiedad.
Ttulo de
propiedad
Se entrega
al usuario.
No
FIN
Si
Memorando solicitando
expediente al tcnico de
archivo.
Se adjunta
expediente,
ttulo
propiedad y
escrito.
Envo
del
expediente a la
matriz.
FIN
ELABORADO POR: Autoras
123
el
el
de
el
Oficio
0/3
Matriz
Delegado
Tcnico Jurdico
Flujograma N 6
PROCESO: RESOLUCIN A LA ADJUDICACIN
REA: TCNICO JURDICO
INICIO
Resoluciones
adjudicacin.
la
Verificar
que
el
expediente
contenga
todos los documentos.
Documentos
No
completos
Entrega
usuario.
Si
Si
Envo
expediente
matriz.
del
a la
Oficio
Matriz
Delegado
Tcnico Jurdico
FIN
ELABORADO POR: Autoras
124
0/3
al
CUESTIONARIO N 3
Periodo evaluado:
Fecha de evaluacin:.
Fecha de elaboracin:...
CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO
DEPARTAMENTO: TCNICO JURDICO
No.
1
4
5
6
7
8
9
10
CUESTIONARIO
SI
125
NO
N/A
OBSERVACIN
CARACTERSTICAS
MNIMO
Utilizacin
jurdicos.
Cumplimiento
del
procedimientos.
de
los
BAJO
MEDIO
ALTO
instrumentos
manual
de
126
127
Flujograma N 7
PROCESO: INSPECCIN DE CAMPO
REA: TCNICO DE CAMPO
INICIO
Memorando
disposicin
para
inspeccin de campo.
de
la
Realizar la sectorizacin de
las inspecciones.
Realizar la inspeccin de
campo.
Utilizacin
de
los
instrumentos
para
la
recopilacin de datos del
predio inspeccionado.
128
Informe
tcnico
de
inspeccin (borrador).
Memorando
0/3
Topgrafo
Tcnico de campo
Archivo
Memorando
0/3
Delegado
Tcnico de campo
Archivo
2
129
Preparar el informe
semanal
de
las
actividades realizadas.
Memorando
0/3
Delegado
Tcnico de campo
Archivo
Memorando
0/3
Delegado
Tcnico de campo
Archivo
FIN
130
CUESTIONARIO N 4
Periodo evaluado:
Fecha de evaluacin:
Fecha de elaboracin:...
CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO
DEPARTAMENTO: TCNICO AGRNOMO (TCNICO DE CAMPO)
No.
CUESTIONARIO
SI
Qu aspectos se consideran en la
planificacin, para las inspecciones de
campo.
5
tcnico
que
a) GPS
b) Cinta mtrica
131
NO
N/A
OBSERVACIN
c) Cmara fotogrfica
10
11
12
13
14
15
16
17
132
CARACTERSTICAS
MNIMO
Planificacin
inspecciones.
Cumplimiento
procedimientos.
para
del
realizar
manual
BAJO
MEDIO
ALTO
las
de
Objetivo.-
133
DOCUMENTACIN
134
Flujograma N 8
PROCESO: REVISIN Y APROBACIN DE PLANOS
REA: TOPGRAFO
INICIO
Recibir memorando de
disposicin
para
la
revisin y aprobacin de
planos.
Revisar que el
expediente
tenga
todos los requisitos.
Ingresar
las
coordenadas
al
programa Autocad para
la verificacin de que
no existan errores.
Aprobacin
del plano.
Entregar al usuario
o
topgrafo
particular
una
copia del plano con
sus
respectivas
correcciones.
No
Si
Sellar el plano
aprobado.
135
Fin
Memorando para:
Delegado
Topgrafo
Archivo
Se hace un listado de
los planos aprobados.
Preparar
informes
semanales
de
las
actividades
realizadas.
Preparar
0/3
Memorando para:
Delegado
Topgrafo
Archivo
0/3
Memorando para:
Delegado
Topgrafo
Archivo
0/3
informes
mensuales
de
las
actividades
realizadas.
FIN
ELABORADO POR: Autoras
136
CUESTIONARIO N 5
Periodo evaluado:
Fecha de evaluacin:
Fecha de elaboracin:...
CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO
DEPARTAMENTO: TOPOGRAFA
No
CUESTIONARIO
SI
137
NO
N/A
OBSERVACIN
10
11
12
Es evaluado su desempeo.
13
No.
CARACTERSTICAS
MNIMO
El
departamento
utiliza
los
instrumentos necesarios para la
revisin y aprobacin de planos.
Cumplimiento
procedimientos.
de
manual
de
138
BAJO
MEDIO
ALTO
139
DOCUMENTACIN
Flujograma N 9
PROCESO: ARCHIVAR EL DOCUMENTO
REA: ARCHIVO
INICIO
Recibe la documentacin de la
institucin y copias de los
expedientes enviados a Quito.
Se clasifica y ordena la
documentacin.
Archivo
1
140
Preparar
el
semanal
informe
de
Memorando
Delegado
Tcnico de archivo
Archivo
las
actividades realizadas.
Preparar
mensual
el
Memorando
Delegado
Tcnico de archivo
Archivo
informe
de
las
actividades realizadas.
FIN
141
0/3
0/3
CUESTIONARIO N 6
Periodo evaluado:
Fecha de evaluacin:
Fecha de elaboracin:...
CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO
DEPARTAMENTO: ARCHIVO
No.
CUESTIONARIO
SI
NO
N/A
OBSERVACIN
Se actualiza la informacin de
los
expedientes ingresados al archivo pasivo.
10
11
12
13
CARACTERSTICAS
MNIMO
Cumplimiento
del
procedimientos.
manual
de
143
BAJO
MEDIO
ALTO
Objetivo.- Cumplir con las normas establecidas por la institucin para realizar el cobro
del valor del avalo y realizar un trabajo responsable y confiable.
FUNCIONES
144
145
Flujograma N 10
PROCESO: COBRO DEL AVALO
REA: RECAUDACIN
INICIO
Memorando
de
disposicin con el listado
de avalos realizados
para el cobro.
Revisa la informacin.
Realiza
un
registro de los
avalos
por
cobrar.
Memorando
CLIENTE
RECAUDACIN
Comprobante de ingreso
Comprobante de ingreso
CLIENTE
CLIENTE
Factura
Comprobante de ingreso
1
146
Registrar
los
avalos
cobrados.
Recibo del
depsito
diario
0/3
Memorando, adjuntando
los comprobantes
Analista de titulacin.
Recaudadora
Archivo
147
FIN
Preparar el informe
semanal
de
las
actividades realizadas.
Memorando
0/3
Delegado
Recaudadora
Archivo
Preparar el informe
mensual
de
las
actividades realizadas.
Memorando
0/3
Delegado
Recaudadora
Archivo
FIN
ELABORADO POR: Autoras
148
CUESTIONARIO N 7
Periodo evaluado:
Fecha de evaluacin:.
Fecha de elaboracin:
CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO
DEPARTAMENTO: RECAUDACIN
No.
CUESTIONARIO
SI
10
149
NO
N/A
OBSERVACIN
12
13
14
15
CARACTERSTICAS
MNIMO
Segregacin de funciones.
Cumplimiento
procedimientos.
del
manual
de
150
BAJO
MEDIO
ALTO
151
1
152
0/3
Entrega del documento al:
Delegado.
Archivo
Secretaria
El Delegado firma en el
libro de documentos.
FIN
ELABORADO POR: Autoras
Flujograma N 12
PROCESO: AGENDA
REA: SECRETARA
INICIO
Realiza
agenda
Si
Por
semana
la
Si
No
FIN
FIN
1
153
Por
da
No
Atiende al pblico y
realiza llamadas.
Redaccin
y
contestacin de oficios.
Conferir
copias
certificadas de la
documentacin.
Archivar
documentacin
la delegacin.
la
de
Preparar
informes
semanales de
las
actividades.
Preparar
informes
mensuales de
las
actividades.
FIN
ELABORADO POR: Autoras
154
Memorando para:
Delegado
Secretaria
Archivo
Memorando para:
Delegado
Secretaria
Archivo
0/3
0/3
CUESTIONARIO N 8
Periodo evaluado: ...
Fecha de evaluacin:
Fecha de elaboracin:..
CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO
DEPARTAMENTO: SECRETARA
No.
CUESTIONARIO
SI
cuando
155
se
NO
N/A
OBSERVACIN
10
11
12
13
14
15
No.
CARACTERSTICAS
MNIMO
156
BAJO
MEDIO
ALTO
FUNCIONES
Realizar planificaciones semanales sobre el asesoramiento de adjudicacin de
predios a las comunidades.
Recibir mediante memorando la disposicin de salida a las comunidades.
Otorgar asesoramiento de adjudicacin de tierras semanalmente.
Coordinar con los dirigentes o presidentes de las juntas parroquiales para las
capacitaciones.
Contar con un registro de las comunidades ya visitadas.
Presentar
la
autoridad
correspondiente,
los
resultados
obtenidos
mensualmente.
Realizar informes de las novedades presentadas en el asesoramiento de
adjudicacin de predios a las comunidades.
Contar con respaldos digitales.
Capacitar a los funcionarios de la institucin.
Las dems que le asigne su jefe inmediato.
157
DOCUMENTACIN
Flujograma N 13
PROCESO: CAPACITACIONES
REA: SOCIO - ORGANIZATIVO
INICIO
158
0/3
Memorando de aprobacin para
realizar las capacitaciones.
Delegado
Socio organizativo
Archivo
No
Aprobacin
Memorando
0/3
Memorando de disposicin para
realizar las capacitaciones.
Delegado
Socio organizativo
Archivo
Archivo
159
Preparar
las capacitaciones.
0/3
Memorando
Delegado
Socio organizativo
Archivo
Preparar el informe
semanal
de
las
actividades
realizadas.
0/3
Memorando
Delegado
Socio organizativo
Archivo
Preparar el informe
mensual
de
las
actividades
realizadas.
FIN
160
CUESTIONARIO N 9
Periodo evaluado:
Fecha de evaluacin:.
Fecha de elaboracin:...
CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO
DEPARTAMENTO: TCNICO SOCIO ORGANIZATIVO
No.
CUESTIONARIO
SI
Dispone de un registro
comunidades visitadas.
Se realiza capacitaciones
funcionarios de la institucin.
de
161
las
los
NO
N/A
OBSERVACIN
10
N
1
CARACTERSTICAS
MNIMO
BAJO
MEDIO
ALTO
Cumplen con
planificadas.
las
capacitaciones
Preparacin de informes
capacitaciones realizadas.
Cumplimiento
del
procedimientos.
de
manual
las
de
FUNCIONES
DOCUMENTACIN
163
Flujograma N 14
PROCESO: DIGITACIN DEL INFORME DE INSPECCIN.
REA: DIGITADOR
INICIO
Memorando de disposicin
para la elaboracin del
informe de inspeccin.
Almacenamiento
de datos.
Impresin
inspeccin.
del
informe
de
164
Denuncias
presentadas
de oposicin
a la
adjudicacin,
invasiones.
No
0/3
Memorando de entrega de
expedientes al tcnico de
campo.
Delegado
Digitador
Archivo
Anexar el
memorando
con
el
recibido.
respectivo.
165
0/3
Memorando de entrega de
expedientes.
Delegado
Digitador
Archivo
0/3
Memorando
Preparar
el
informe
semanal
de
las
actividades realizadas.
Delegado
Digitador
Archivo
0/3
Memorando
Preparar
el
informe
mensual
de
las
actividades realizadas.
FIN
166
Delegado
Digitador
Archivo
CUESTIONARIO N 10
Periodo evaluado:
Fecha de evaluacin:.
Fecha de elaboracin:...
CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO
DEPARTAMENTO: DIGITADOR
No
CUESTIONARIO
SI
167
NO
N/A
OBSERVACIN
Es evaluado su desempeo.
10
CARACTERSTICAS
MNIMO
Cumplimiento del
procedimientos.
manual
BAJO
MEDIO
ALTO
de
168
FUNCIONES
Recibir mediante memorando los expedientes de adjudicacin para realizar el
clculo del avalo de tierras.
Ingresar los datos correspondientes al sistema.
Mantener respaldos digitales de los avalos realizados.
Llevar un registro ordenado de documentos para un fcil acceso.
Entregar los expedientes con su respectivo reporte de avalos.
Entregar los expedientes en un tiempo oportuno.
Presentar informes semanales y mensuales sobre las actividades realizadas a la
autoridad competente.
Firma del responsable en los reportes del avalo.
Las dems que le asigne su jefe inmediato.
DOCUMENTACIN
169
Flujograma N 15
PROCESO: CLCULO DEL AVALO
REA: AVALO
INICIO
Registrar
los
datos
correspondientes en el
sistema de avalos.
Almacenar
los
respaldos digitales
de
los
avalos
realizados.
Llevar
un
registro
ordenado de documentos
para un fcil acceso.
170
0/3
Memorando
entrega
de
expedientes para:
Analista implementador
Avalos
Recaudador
0/3
Preparar el informe
semanal
de
las
actividades realizadas.
Preparar el informe
mensual
de
las
actividades realizadas.
0/3
Memorando
Delegado
Avalos
Archivo
FIN
171
Memorando
Delegado
Avalos
Archivo
CUESTIONARIO N 11
Periodo evaluado: .
Fecha de evaluacin:.
Fecha de elaboracin:...
CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO
DEPARTAMENTO: AVALOS
No
CUESTIONARIO
SI
172
NO
N/A
OBSERVACIN
10
11
No.
CARACTERSTICAS
MNIMO
4
5
173
BAJO
MEDIO
ALTO
Verificar que el recibo del cobro del avalo, contenga el valor calculado por el
sistema de avalos.
DOCUMENTACIN
175
Flujograma N 16
PROCESO: INGRESO DEL TRMITE
REA: ANALISTA DE TITULACIN
INICIO
Realizar la declaracin
juramentada.
Usuario
Analista de titulacin
Archivo
0/3
176
Preparar
informes
semanales
de
las
actividades
realizadas.
Preparar
informes
mensuales
de
actividades
realizadas.
las
Delegado
Analista de titulacin
Archivo
Memorando para:
0/3
Delegado
Analista de Titulacin
Archivo
Memorando para:
0/3
Delegado
Analista de Titulacin
Archivo
FIN
177
0/3
Flujograma N 17
PROCESO: ENVO DEL EXPEDIENTE A LA MATRIZ
REA: ANALISTA DE TITULACIN
INICIO
Recibir
memorando
la
disposicin
de
los
expedientes de adjudicacin
para ser enviados a la matriz.
Se realiza el anlisis
del expediente antes
del envo.
Memorando
tcnico
archivo.
al
de
178
Almacenamiento de
datos.
Memorando para:
0/3
Delegado
Analista de titulacin
Archivo
Preparar informes
semanales de las
actividades
realizadas.
Memorando para:
0/3
Delegado
Analista de titulacin
Archivo
Preparar informes
mensuales de las
actividades
realizadas.
FIN
179
CUESTIONARIO N 12
Periodo evaluado: .
Fecha de evaluacin:.
Fecha de elaboracin:...
No.
1
CUESTIONARIO
SI
180
NO
N/A
OBSERVACIN
10
11
12
13
N
1
CARACTERSTICAS
MNIMO
Control
de
numerados.
Cumplimiento del
procedimientos.
documentos
manual
pre
de
181
BAJO
MEDIO
ALTO
FUNCIONES
Salvoconductos.
Informe de trabajo.
DOCUMENTACIN
182
Flujograma N 18
REA: CHOFER
INICIO
Memorando
de
disposicin
para
utilizacin del vehculo.
Realizar el requerimiento a la
direccin
financiera
para
aprobacin
del
respectivo
mantenimiento del vehculo.
Aprobacin del
requerimiento
No
Se realiza el mantenimiento.
183
No
autorizan
el
mantenimiento y se pierde la
garanta.
0/3
Memorando
Direccin Financiera
Chofer
Archivo
Entrega de recibos.
Preparar el informe
mensual
de
las
actividades realizadas.
0/3
Memorando
Delegado
Chofer
Archivo
FIN
184
CUESTIONARIO N 13
Periodo evaluado: .
Fecha de evaluacin:.
Fecha de elaboracin:...
No.
CUESTIONARIO
SI
185
NO
N/A
OBSERVACIN
No.
CARACTERSTICAS
MNIMO
Cumplimiento
del
procedimientos.
manual
las
de
186
BAJO
MEDIO
ALTO
Descripcin:
El memorando es responsabilidad del Delegado Provincial. Contiene lo siguiente:
Se debe registrar el nmero de memorando el mismo que es secuencial, en el casillero DE:
se debe registrar el nombre del responsable, PARA: quien va dirigido; ASUNTO: se
especifica el motivo del documento y la FECHA: da, mes y ao.
Mediante el memorando que estar dirigido a los funcionarios de la Subsecretara de
Tierras y Reforma Agraria, Delegacin Imbabura solicitando el cumplimiento de
actividades.
Firmas: El memorando deber contener la firma del responsable de la Delegacin
Provincial.
Archivo: Este documento cuenta con el original y dos copias, se distribuir de la siguiente
manera:
Original: Al funcionario.
Primera copia: Delegado Provincial.
Segunda copia: Se entrega al Tcnico de Archivo.
ELABORADO POR: Autoras
187
DOCUMENTO N 1
DE:
PARA:
ASUNTO:
FECHA:
Por medio del presente dispongo a usted se traslade al Cantn Otavalo, Ibarra,
Cotacachi a varios sectores y Parroquias a realizar inspecciones de campo de 5
expedientes signados con los Nro. 23, 18, 17, 6958, 6959 para el da 25 de mayo de
2011 en el vehculo de la institucin camioneta Chevrolet Luv-Dmax doble cabina, de
placas PEI 1124 para cumplir con dicha comisin.
Atentamente,
188
Descripcin:
El formulario para el registro de usuarios atendidos tiene la numeracin ascendente.
Contiene lo siguiente:
En los casilleros respectivos se debe escribir la fecha, da, mes, ao, N de cdula
de ciudadana, descripcin.
189
Documento N 2
FORMULARIO PARA EL REGISTRO DE USUARIOS ATENDIDOS
No. 0000090
Funcionario responsable: Tcnico de atencin al usuario.
Fecha
Nombre del
Usuario
09-05-2011
Velsquez
Lus
Anrango
N Cdula de
Ciudadana
100344560-1
Descripcin
Firma
Descripcin: La providencia es responsabilidad del Tcnico Jurdico y se debe elaborar de acuerdo a las
denuncias presentadas, y los documentos de sustento para la elaboracin de la providencia.
190
DOCUMENTO N 3
R. DEL E.
.
Ing. Agr. Marco Flores Castillo
DELEGADO PROVINCIAL DE IMBABURA
SUBSECRETARIA DE TIERRAS Y REFORMA AGRARIA
RAZN.- Siento por tal y para los fines de Ley, en esta ciudad de Ibarra a los 08 das
del mes de junio del dos mil once notific con la providencia que antecede al Sr.
PEDRO MARCELO DELGADO FARINANGO la misma que ser dejada en el
casillero judicial No. 113.
..
Sr. Mario Guaman Rodrguez.
SECRETARIO AD-HOC
191
SUEL
PLANA
TOPOGRAFA:
%:
ONDULADA %
QUEBRADA%
FERTILIDAD:
BUENA:
MEDIA:
BAJA:
TEXTURA:
FRANCO:
ARCILLOSO:
LIMOSO:
PROFUN
MEDIAN
DO:
O:
PROFUNDIDAD:
ARENOSO:
SUPERFICIAL:
El informe debe contener detalladamente el uso actual del suelo, como es; muy bueno,
bueno, regular o malo, el clima, pluviosidad, temperatura, altitud y qu clase de cultivos
tiene, superficie, estado, edad, propietario, semovientes,
respectiva informacin.
Resumir en porcentajes el uso actual del suelo debe constar de, tierras cultivables, pasto,
tierras de uso forestal, tierras marginales, otros y el total.
Marcar con una X el destino econmico del predio como es, agrcola ganadero, recreacional,
turstico, agrcola pecuario, habitacional, forestal, biocuatico. Debe contener los nombres y
apellidos de los asistentes a la inspeccin y testigos con su respectivo No. de cdula de
ciudadana.
193
DOCUMENTO N 4
Km.
VIAS DE ACCESO:
Terrestre ( ), Asfaltado ( ), Lastrada (X), Empedrado ( ), Peatonal ( ), Herradura ( )
SUPERFICIE: 2
HAS.
LINDEROS:
NORTE: Con camino pblico.
SUR: Con Sr. Pastillo Maldonado Carlos Efran.
ESTE: Con Sr. Castillo Francisco.
OESTE: Con Sr. Cachiguango Julin.
Posesin (
), Herencia (
TIEMPO DE POSESIN:
), Adjudicacin (
AOS
HISTORIA DE TENENCIA:
Compra al Sr. Francisco Narvez Quinchiguango.
194
CONSTRUCCIN SUP.
..
No hay construccin
..
..
..
..
..
..
SUELO: PLANA
(X)
ONDULADA (
QUEBRADA (
FERTILIDAD: BUENA
( )
MEDIA:
TEXTURA: FRANCO
(X)
ARCILLOSO (X )
(X )
(X )
BAJA
( )
LIMOSA
SUPERFICIAL (
MUY BUENO
BUENO
REGULAR
X.
..
CLIMA
PLUVIOSIDAD (mm)
CLASE DE CULTIVO
Frutilla 100%bueno
TEMPERATURA
SUPER
ESTADO
6 meses
EDAD
MALO
..
ALTITUD
.
MALO
PROPIETARIO
interesado
..
..
..
..
..
..
..
..
SEMOVIENTES
PROPIETARIO
No hay
..
..
..
195
MAQUINARIA Y EQUIPO
CONCEPTO MARCA AO UNID. DE MEDIDA CANTIDAD ESTADO PROPIETARIO
No tiene maquinaria
.
..
CONCEPTO %
Tierras cultivables
(100)
Pasto
Tierras marginales
Otros
DESTINO ECONOMICO
Agrcola Ganadero (X), Recreacional ( ), Turstico ( ), Pecuario ( ), Habitacional ( )
Forestal ( ), Biocuatico ( )
ACCIONES DE APOYO
Nombres y apellidos de asistentes a la inspeccin en calidad de:
TESTIGOS
N C.I
Remache Jos
100091927-2
100348032-2
196
Origen: Se origina al momento que el topgrafo revisa y aprueba el plano e informe de linderos.
Objetivo: Con el propsito de disponer de un registro de planos aprobados.
Funcionario responsable: Tcnico Topgrafo.
Descripcin:
El formulario de registro de revisin y aprobacin de planos es de responsabilidad del topgrafo
y se debe registrar luego de la revisin. Contiene lo siguiente:
La numeracin del documento ser pre impreso, secuencial y ascendente, sirve para controlar el
orden de cada uno de los formularios.
Se debe registrar los siguientes datos en el documento, fecha, Da, Mes y Ao, Fecha de
Revisin, Fecha del Levantamiento Topogrfico, Superficie, fecha de aprobacin, Recibido Por,
fecha de entrega, Nombre del Usuario, N del expediente.
197
DOCUMENTO N 5
FORMULARIO PARA EL REGISTRO DE APROBACION DE LOS PLANOS
No. 0000100
Funcionario responsable: Topgrafo
Fecha de
Revisin
Fecha del
Levantamiento
Topogrfico
Superficie
Fecha de
Aprobacin
27-05-2010
Marzo 2010
0,0402
22-03-2011
Recibido Por
Ing. Marco
Flores
198
Fecha de
Entrega
23-03-2011
N del Expediente
6959
Origen: Se origina al momento que ingresan y salen los documentos o expedientes del departamento.
Objetivo: Con el propsito de efectuar un control de documentos.
Funcionario responsable: Tcnico de archivo
Descripcin:
El formulario de registro de entrada y salida de documentos o expedientes. Contiene lo siguiente:
La numeracin del documento ser pre impreso, secuencial y ascendente, sirve para controlar el orden
de cada uno de los formularios.
La fecha de la elaboracin se colocar en el espacio sealado en el formato Lugar, Da, Mes y Ao,
nombre del tcnico o solicitante, descripcin del documento, firma de recibido y el No. de trmite o
documento.
199
DOCUMENTO N 6
Fecha
Nombre del
solicitante
09
de Tcnico
Junio 2011 campo
Descripcin
de Memorando entrega
de expedientes
200
Firma
N de documento
o expediente
N 311
Archivo: Este documento cuenta con el original y dos copias, se distribuir de la siguiente manera:
Original: se ubica al expediente.
Primera copia: se entrega al usuario.
Segunda copia: se enva a Tesorera.
ELABORADO POR: Autoras
201
DOCUMENTO N 7
COMPROBANTE DE INGRESO
202
203
DOCUMENTO N 8
EXP.
10853
APELLIDOS Y NOMBRES
AYALA GORDON MIRIAN
ESPERANZA
PROVINCIA
IMBABURA
CANTN
PARROQUIA
COTACACHI PEAHERRERA
Atentamente,
204
SUPER
38.1163
Descripcin:
El formulario para el registro de ingresos de documentos es responsabilidad de la secretaria y se
debe realizar al momento de recibir la correspondencia. Contiene lo siguiente:
Se debe registrar el nmero de formulario, el mismo que es secuencial y ascendente. Se anotar la
fecha de recibido da, mes y ao, tipo y N del documento, Institucin, Descripcin, fecha de
entrega, firma.
205
DOCUMENTO N 9
FORMULARIO PARA EL REGISTRO INGRESOS DE DOCUMENTOS
No. 0000102
N del
Documento
10-06-2011
00289
Institucin
MAGAP -I
Descripcin
Fecha de
Entrega
Reunin
de
trabajo para 10-06-2011
el
13-062011, a las
14h30.
206
Firma
Informacin General
II.
Ubicacin
Regin:
Provincia:
Cantn:
207
Parroquia:
Coordenadas UTM:
III.
Archivo: Este documento cuenta con el original y dos copias, se distribuir de la siguiente manera:
Original: se entrega al Delegado.
Primera copia: se entrega al Socio Organizativo.
Segunda copia: se enva al archivo.
208
DOCUMENTO N 10
REGISTRO DE ACTIVIDADES Y LOGROS ALCANZADOS
EN LAS CAPACITACIONES DEL SOCIO ORGANIZATIVO
I. INFORMACIN GENERAL
Fecha de la sesin:
Nombre facilitador/a:
Nmero de informe:
675
Nmero de sesin:
010
16
25
II. UBICACIN
Regin:
Imbabura
Provincia:
Ibarra
Cantn:
Lita
Parroquia:
Coordenadas: UTM* :
TEMA DE CAPACITACIN:
DESCRIPCIN DE
ACTIVIDADES
PUNTUALES REALIZADAS
209
DESCRIPCIN DE
LOGROS
FORTALECIMIENTO ORGANIZACIONAL:
La concientizacin en varios
temas tratados donde la
gente manifest: "eso es
muy cierto"," no sabamos
que era as", la palabra
necesidad lo utilizamos
siempre pero no sabemos
que es", luego del taller
dijeron:"estuvo
interesante","
bien
explicado" "gracias por dar
temas que nos ayudan a
formar la personalidad.
Se realizo la dinmica de la
correa, en la cual se escogen una
pareja para la participacin, el
objetivo hacer escuchar como es
la comunicacin entre dos
personas
para
solucionar
problemas.
3.
OTRAS ACTIVIDADES
Tener un cuaderno de
apuntes les motiva por que
llegan anotan las notas
importantes, de la misma
manera se les compromete a
seguir
participando
activamente.
FIRMA
DEL FACILITADOR/A
.
FIRMA
RESPONSABLE
DIRECCIN PROVINCIAL
...
FIRMA
PRESIDENTE DE LA JUNTA
PARROQUIAL
210
211
En el literal 5 se deber
elementos; en el casillero del concepto se marcar con una X las siguientes alternativas, establo,
corral, cerca, estanque, canal, bodega con sus respectivas observaciones, adems se detallar la unidad
de medida, cantidad y estado.
En el literal 6 las caractersticas agrolgicas que contiene los tipos de suelo, clase, y el clima del
terreno marcando con una X los datos observados en la inspeccin de campo.
Debe constar la superficie en hectreas y los colindantes al norte, sur, este y oeste. Tambin se debe
explicar cmo se adquiri el terreno, posesin, herencia, compra, donacin o adjudicacin e indicar el
tiempo de posesin en aos, y la historia de tenencia. y
El literal 7 debe contener detalladamente el uso actual del suelo, como es; qu clase de cultivos tiene,
superficie, estado, edad de cultivos, semovientes, con sus respectivas observaciones.
El literal 8 se deber marcar con una X el destino econmico del predio como es, agrcola, huerto
familiar, turstico, pecuario, habitacional, forestal, biocuatico.
El literal 9 debe contener los nombres y apellidos de los asistentes a la inspeccin y testigos con su
respectivo No. de cdula de ciudadana.
El literal 10 contiene conclusiones y recomendaciones.
Archivo: El informe final de inspeccin de campo para adjudicacin de tierras, deber ser entregado
al Tcnico de avalos.
212
DOCUMENTO N 11
INFORME N
PROVINCIA: 10
CANTN: 04
PARROQUIA:
56
10192
FECHA INSPECCIN:
21/04/2010
GNERO:
SOLTERO
VIUDO
DIVORCIADO
UNIN DE
HECHO:
CASADO..X..
HOMBRE..
HOMBRE.
HOMBRE.
FORMAL..
SOCIEDAD
DE
HECHO
MUJER...
MUJER.
MUJER..
INFORMAL.
OTROS.
- 1 MOTIVO
ADJUDICACIN.
EXPLICACIN:
213
PROVINCIA:
IMBABURA
CANTN:
OTAVALO
PARROQUIA:
SAN JUAN ILUMN
SIN NOMBRE
INFRAESTRUCTURA
COORDENADAS
Pto.
SI
NO
ENERGA ELCTRICA:
VERIFICADAS
V1 E:808691,54
N: 30554,2
AGUA POTABLE:
UTM
V4 E:808682,21
N: 30554,2
AGUA ENTUBADA:
AGUA DE POZO:
CANAL DE RIEGO:
ALCANTARILLADO:
DRENAJE NATURAL:
OTROS:
DATUM: PSAD 56
ZONA: 17 NORTE
VIAS DE ACCESO:
TERRESTRE
.X..
ASFALTADA
.
LASTRADA
.X....
EMPEDRADA
..
AREA:
FLUVIAL:
214
VERANO
.
HERRADURA
..
- 3 - ESTADO DE TENENCIA
POSESIONARIO(S):
FORMA DE TENENCIA:
TIEMPO DE POSESIN:
HISTORIA DE TENENCIA:
POSESIN
30
YAMBERLA DE LA
AOS
REFORMA AGRARA:
.
TIERRAS BALDAS:
..X.
OTROS
..
OBSERVACIONES:
CONSTRUC
CIONES
SUPERF.
hectreas
MATERIALES
ESTADO
EDAD CONST.
TIEMPO
OCUPAC.
- 5 - INFRAESTRUCTURA AGROPECUARIA
CONCEPTO
UNID. DE MEDIDA
ESTABLO
CORRAL
CERCAS
ESTANQUE
CANAL
215
CANTIDAD
ESTADO
BODEGA
OBSERVACIONES:
CARACTERSTICAS
SUELO
TOPOGRAFA
PLANA %
ONDULADA % 100
QUEBRADA
FERTILIDAD
BUENA
MEDIA
BAJA
TEXTURA
FRANCO
ARCILLOSO
LIMOSO
PROFUNDIDAD
PROFUNDO
MEDIANO
SUPERTFICIAL
ARENOSO
CLASE:
CLIMA:
II
III
PLUVIOSIDAD
(m.m)
IVX
1200
VI
VII
VIII
ALTITUD
(msnm.)
2684
CONCEPTO
SUPERFICIE
ESTADO
EDAD DE CULTIVOS
MAZ
0.0255
BUENO
6 MESES
SEMOVIENTES
NINGUNO:
216
OBSERVACIONES:
..
- 8 - DESTINO ECONMICO
DESTINO ECONMICO:
AGRICOLA.X
TURISMO
HUERTO FAMILIAR
PECUARIO
HABITACIONAL
OTROS
FORESTAL
BIACUATICO
- 9 - ACCIONES DE APOYO
POSESIONARIO
POSESIONARIO
DE
LA
TORRE
1003498100
JESUS 1003735972
- 10 - CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
217
F.
C.C. No.100248484-6
F..
C.C. No.
ANEXOS:
EN CASO DE REQUERIR MAS ESPACIO, UTILICE HOJAS SIMPLES Y FIRMELAS
218
Firmas:
Tcnico de avalos.
Archivo: Este documento cuenta con el original y dos copias, se distribuir de la siguiente manera:
Original: Se ubica al expediente.
Primera copia: El tcnico de avalos.
Segunda copia: Se enva a Tesorera.
219
DOCUMENTO N 12.
REPORTE DEL AVALO
MINISTERIO DE AGRICULTURA, GANADERA, ACUACULTURA Y PESCA
SUBSECRETARA DE TIERRAS Y REFORMA AGRARIA
DETALLE DEL AVALU DE TIERRAS EN BASE A INFORMES DE INSPECCIN
Pgina 1/1
OFICIO N
IBARRA, Mayo 23 del 2011 6:35pm
REFERENTE AL TRMITE 7 DE FECHA 23-05-2011
Nombres
Cdula
Provincia
Cantn
T. Avalo
Superficie
SA N J UA N A LTO
23-May-2011
Fec. Elab.
Vivienda
249MTS2
0.0450
11,21
IR UG UINC HO
23-May-2011
Vivienda
98 MTS2
0.0600
10,00
IMBABURA
C R U Z TO L A
23.May-2011
Vivienda
96 MTS2
0.0600
10.00
IMBA8URA
OTAVALO
23-May-2011
Vivienda
821 MTS2
0.0600
49.26
1003267950
IMBABURA
OTAVALO
G O NZ LE Z S UA R E Z
23-May-2011
Vivienda
340 MTS2
0.0450
6.30
1003639737
IMBABURA
23-May-2011
Vivienda
260MTS2
0.0410
10,53
ID.
35437
1704971926
IMBABURA
OTAVALO
35438
1000869285
IMBABURA
35439
1001757895
35440
1002943395
35441
3S442
Parroquia
SA N LUIS
Sector
CALUQUI
Avalos realizados de acuerdo a los parmetros establecidos en las Resoluciones Administrativas detalladas en el Art, 2 de la Resolucin Administrativa 02 del 25 de Marzo del 2011.
P. Unitario
Total
Firmas: En los casilleros legalizarn tanto los interesados como el analista de titulacin y se
deber escribir el lugar de presentacin, fecha y hora del documento.
Archivo: La original se ubica al expediente y una copia se enva al archivo.
ELABORADO POR: Autoras
221
DOCUMENTO N 13
SOLICITUD DE TIERRAS
222
DOCUMENTO N 14
Seor:
Director de Titulacin de Tierras:
Director Distrital Central:
Delegado Provincial de la SSTRA IMBABURA:
SUBSECRETARA DE TIERRAS Y REFORMA AGRARIA
224
ESTE:
f.).
f.)..
C.C.No100229386-6
C.C.No100293846-0
225
del
f.)..
C.C.No
C.C.No
f.)..
ING.AGR. MARCO GUILLERMO FLORES CASTILLO
DELEGADO SUBSECRETARIA DE TIERRAS Y REFORMA AGRARIA IMBABURA
, portador/a de la
cdula de ciudadana No. ., expedida en la ciudad de.
.., el .,
al no saber ( ) o poder ( ) firmar la solicitud de tierras y la declaracin juramentada
que antecede; mediante este acto dejo impresa la huella digital del dedo pulgar
derecho ante el seor Delegado.- ., .dedel
f.)..
ING. AGR. MARCO GUILLERMO FLORES CASTILLO
DELEGADO SUBSECRETARIA DE TIERRAS Y REFORMA AGRARIA IMBABURA
226
Firmas:
El tcnico responsable
El Delegado Provincial de la Subsecretara de Tierras y Reforma Agraria.
ELABORADO POR: Autoras
227
DOCUMENTO N 15
PROCESO:
TCNICO DE CAMPO
SSTRA
CARGO:
TCNICO DE TITULACIN
PROVINCIA: IMBABURA
CIUDAD:IBARRA
ANTECEDENTES:
Desde la desaparicin del INDA mediante Decreto Ejecutivo No 373 del 28 de Mayo del 2010, se crea
la Subsecretara de Tierras y Reforma Agraria (SSTRA), perteneciente ahora al MAGAP, la cual
viene desarrollando sus actividades de la mejor manera posible, ya que en este proceso de transicin
se han presentado algunos problemas que han limitado de alguna manera el avance normal del proceso
de Titulacin de Tierras, inconvenientes que poco a poco se van superando, para cumplir con esta
labor social.
ACTIVIDADES CUMPLIDAS:
Realic inspecciones de los predios, con la finalidad de evacuar todos los expedientes rezagados del
Ex INDA este mes evacue un nmero de 118 expedientes (del 3 al 31 de Enero /2011), presentando
ciertos expedientes de adjudicacin las siguientes novedades:
-
228
..
ING. GIOVANNA VINUEZA G.
TCNICO DE TITULACIN
..
229
CUADRO N 16.
SMBOLOS QUE SE UTILIZ PARA LA ELABORACIN DE LOS
FLUJOGRAMAS
INICIO, FIN
CONECTOR
DOCUMENTO
REGISTRO
REPORTE
230
ARCHIVO TEMPORAL
ARCHIVO PERMANENTE
DECISIN
PROCESO
ALMACENAMIENTO
INDICADOR DE DIRECCIN O
LNEA DE FLUJO
4.4 CONCLUSIONES
232
4.5 RECOMENDACIONES
233
234
BIBLIOGRAFA
AMARO,
Antonio, (2009),
Fundamentos de
Administracin,
Pearson
GENERAL
DEL
ESTADO
Manual
de
Auditora
Gubernamental.
DE LA PEA, Alberto, (2005), Administracin, Thomson Editores, 1ra ED,
Espaa.
ESTUPIAN, Rodrigo, (2010), Control Interno y Fraudes, Ecoe Ediciones
Ltda, 1ra. ED, Bogot.
ESTUPIAN, Rodrigo, (2007), Pruebas selectivas en la Auditora, Ecoe
Ediciones Ltda, 2da ED, Bogot.
ESTUPIAN, Rodrigo, (2010), Papeles de trabajo en la auditora financiera,
Ecoe Ediciones Ltda, 2da ED, Bogot.
GOMEZ, Guillermo, (2006), Sistemas Administrativos Diseos y Anlisis,
Grficos Vsquez.
HERNNDEZ, Roberto, (2007), Fundamentos de metodologa de la
Investigacin, 1ra. ED, McGraw Hill, Espaa.
HELLRIEGEL, Don; JACKSON, (2009), Administracin Un enfoque basado en
competencias, 11a. Cengage Learning Editores S.A, Mxico.
235
DE
NORMAS
DE
CONTROL
INTERNO
PARA
LAS
(2005), Principios de
(2007),
Proceso
McGraw-Hill.
LINKOGRAFA
AGUILAR,
Rosa,
Administrativo,http://www.monografias.com/trabajos12/proadm/proadm.shtm
GMEZ, Giovanny, (2006), Control interno, Una responsabilidad de todos los
integrantes
de
la
organizacin
empresarial.
http://www.gestiopolis.com/canales/financiera/articulos/no11/controlinterno.htm
GMEZ, Giovanny, (2009),
Jorge,
(2010),
Administracin,
http://es.scribd.com/doc/2619140/ADMINISTRACION-1-para-combinar
LEFCOVICH,
Mauricio,
(2006),
Matriz
de
control
interno,
http://www.monografias.com/trabajos14/matriz-control/matriz-control.shtml
LEFCOVICH,
Mauricio,
(2006),
La
Matriz
de
control
interno,
http://www.wikilearning.com/monografa/auditora_interna_el_control_interno_
y los_ resultados_economicos/11489-11
237
238
Imbabura.
II. PROBLEMA
El presidente de la Repblica, Rafael Correa, a travs del decreto 373 del 28 de Mayo
de 2010, dispuso que se suprima al Instituto Nacional de Desarrollo Agrario (INDA) y
que el Ministerio de Agricultura, Ganadera, Acuacultura y Pesca (Magap) asuma todas
las competencias de esa dependencia. Dicho decreto crea la Subsecretara de Tierras y
Reforma Agraria, que se encargar de la titulacin, expropiacin y adjudicacin de
tierras.
La disposicin transitoria nica seala seis meses de plazo mximo, el INDA resuelva
todas las controversias, reclamos y dems causas que se iniciaron antes de la expedicin
del decreto, una vez cumplido ese plazo la entidad queda extinta. Este nuevo marco
institucional se da tras las denuncias de supuestos actos irregulares en las dependencias
provinciales del INDA, especialmente en el distrito de Guayas-Santa Elena, en perjuicio
de organizaciones comunales y tnicas.
239
de oposicin a la adjudicacin,
denuncias de invasiones y expropiaciones, los mismos que se ven obligados acudir a los
servicios de abogados particulares, ocasionndoles gastos innecesarios en la realizacin
del trmite.
Al no existir una segregacin de funciones en las diversas actividades que se realiza en
la institucin, la misma persona es asignada como secretaria recaudadora de la
delegacin, originando la duplicidad de funciones y una posible desviacin de fondos.
Otro de los casos que se evidencia es en el digitador que tambin realiza avalos,
creando sobrecarga de trabajo, malestar en los funcionarios, la posibilidad de cometer
errores en la elaboracin del informe tcnico de campo y la determinacin del valor del
avalo.
240
III. OBJETIVOS
OBJETIVO GENERAL
Disear e implementar un sistema de control interno aplicando la norma vigente, para
mejorar la utilizacin de los recursos, en la Subsecretaria de Tierras y Reforma Agraria,
Delegacin Imbabura.
241
OBJETIVOS ESPECFICOS
Fundamentar tericamente el sistema de
control interno,
procesos
Definicin
f. Clases de control
g. Caractersticas del control interno
h. Objetivos del control interno
i. Componentes del control interno
j. Ambientes de control
k. Evaluacin de riesgos
l. Actividades de control
m. Supervisin
242
Definicin
Clases
Definicin de sistema
Enfoque de sistema
Definicin de procesos
Definicin de regulaciones
Definicin de recursos
PROCESOS ADMINISTRATIVOS
-
Planificacin
243
Organizacin
Direccin
Coordinacin
Control
PROCESOS FINANCIEROS
Registro de la recaudacin
Procesos de recaudacin
Reportes
Especies valoradas
Conciliaciones bancarias
Pasos de la evaluacin
Polticas generales
Polticas especficas
Procedimiento
que
desarrolla
responsable
asistente
Administrativo
Recaudador.
-
Procedimientos de documentacin.
V. IDEA A DEFENDER
Con la elaboracin e implementacin de un sistema de control interno, se mejorar la
utilizacin de los recursos, en
Delegacin de Imbabura.
245
VI. BIBLIOGRAFIA
ARANDA, Alcides, (2005), Planificacin Estratgica, Editorial Universitaria,
2da. ED.
BENLCAZAR, Marco, (2010), Gua para realizar trabajos de grado, 2da ED,
The House of Project, Ecuador.
BOHLANDER, George, (2008). Administracin de recursos humanos, 12 da.
ED, Thomson Editores.
CONTRALORA
GENERAL
DEL
ESTADO
Manual
de
Auditora
Gubernamental.
DE LA PEA, Alberto, (2005), Administracin, Thomson Editores, 1ra ED,
Espaa.
ESTUPIAN, Rodrigo, (2010), Control Interno y Fraudes, Ecoe Ediciones
Ltda, 1ra. ED, Bogot.
GOMEZ, Guillermo, (2006), Sistemas Administrativos Diseos y Anlisis,
Grficos Vsquez.
HERNNDEZ, Roberto, (2007), Fundamentos de metodologa de la
Investigacin, 1ra. ED, McGraw Hill, Espaa.
KOONTZ, Harold, HEINZ, (2006), Elementos de Administracin, 6ta ED, Mc
Graw Hill, Mxico.
MANTILLA, Samuel (2009), Auditora de control interno, 2da. ED, Ecoe
Ediciones, Bogot.
MANUAL
DE
NORMAS
DE
CONTROL
INTERNO
PARA
LAS
246
RECURSOS PBLICOS. Acuerdo 039 - CG - 2009 (16/11/2009) R.O. 78 (0112-2009) Y SUPLEMENTO R.O. 87 (14/12/2009).
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LOS PRODUCTOS EXTERNOS DE
LA SUBSECRETARA DE TIERRAS Y REFORMA AGRARIA, (Julio 2010).
MUOZ, Carlos, (2006), Cmo Elaborar y Asesorar una Investigacin de
Tesis, Pearson Prentice Hall, 2ra ED, Mxico.
PIMENTEL, Hctor, (2008), Normas de Auditora Generalmente Aceptadas,
Trillas, 1ra. ED, Mxico.
POSSO, Miguel, (2009), Metodologa para el Trabajo de Grado, 3ra ED,
Ecuador.
PRESIDENCIA DE LA REPBLICA DECRETO EJECUTIVO (2010),
Suprimir el INDA, Quito Ecuador.
LOPEZ, Juan A.et al. (2010), El Contador Pblico Auditora Interna,
Edicontab, 1ra ED, Colombia, Jhon Larsen,
STONER, James, (2005), et al, Administracin, Prentice Hall. Inc, 6ta. ED.
WHITTINGTON, Ray, et al,
(2005), Principios de
McGraw-Hill.
247
ARBOL DE PROBLEMAS
Inadecuada
atencin
al
usuario y aumento
del gasto en el
trmite.
Inequidad en la
asignacin
de
funciones.
La
desorganizacin
del archivo y
prdida
de
documentos.
Mal manejo de
trmites en el
rea
de
recaudacin.
Inadecuada
manipulacin
documento.
del
Desviacin
fondos.
de
Insatisfaccin y
prdida
de
tiempo para el
usuario.
EL DEFICIENTE SEGUIMIENTO DE LOS PROCESOS ADMINISTRATIVOS FINANCIEROS, PROVOCA EL MAL USO DE LOS
RECURSOS EN LA SUBSECRETARIA DE TIERRAS Y REFORMA AGRARIA, DELEGACION IMBABURA
Ausencia de
asesora jurdica.
No
existe
segregacin de
funciones.
La institucin no
Inadecuada
cuenta
asignacin
con
registros
de
responsabilidades.
automatizados de
documentos.
248
Aplicacin
incorrecta en el
proceso
de
inspeccin
de
campo.
Duplicidad
de
funciones que no
concuerdan.
No
hay
un
responsable para
la
orientacin
adecuada
al
usuario.
Lea con detenimiento las preguntas para que proporcione las respuestas ms
adecuadas.
CONTENIDO
1. Conoce si la institucin dispone de algn documento que regule las funciones
desempeadas por Ud. diariamente?
Si.
No
2.
249
Si
No..
4.
Considera usted que existe una adecuada segregacin de funciones para cada
uno de los procesos realizados en la institucin?
Si
No..
7.
250
10. Existen documentos que den a conocer sobre el uso y destino de los recursos?
Si.
No
11. Existe personal asignado para el control y desempeo de sus actividades?
Si
No
12. Cmo calificara Ud. la implementacin del sistema de control interno en la
institucin?
Imprescindible.
Necesario.
No es necesario.
251
GANADERA,
ACUACULTURA
PESCA
(MAGAP)
OBJETIVO
la
institucin.
DATOS INFORMATIVOS
252
253
CONSIDERANDO:
Que, de acuerdo al literal a) del artculo 37 de la ley de Desarrollo Agrario codificada en
el ao 2004, es atribucin del INDA: Otorgar ttulos de propiedad a las personas
naturales o jurdicas, que estando en posesin de tierras rusticas y teniendo derecho a
ellas, carecen de ttulo de propiedad;
Que, es competencia del INDA adjudicar las tierras rsticas de su propiedad, cuando se
compruebe una tenencia ininterrumpida mnima de cinco aos, previo su pago de
acuerdo al avalo practicado por el INDA,
Que, con fecha 24 de enero del 2005 el INDA emite las Resoluciones Administrativas
N: 2 y N: 3, que establecen una nueva tabla de precios para el avalo por hectrea de las
tierras que son de su propiedad y el precio por m 2 para los lotes de vivienda y huertos
familiares que el INDA adjudique.
Que, la globalizacin de la economa, nos obliga a ser ms competitivos, siendo el
sector agropecuario uno de los sectores ms vulnerables por la poca tecnificacin
aplicada a los procesos productivos, y los bajos ingresos que perciben por sus
productos, por lo que es necesario que el Estado incentive y apoye al pequeo
agricultor, fijando un precio justo en los avalos de tierras que son de propiedad del
INDA.
En uso de las facultades que le confiere el numeral 5 del artculo 42 de la Ley de
Desarrollo Agrario codificada.
254
RESUELVE:
ART 1. Dejar sin efecto las Resoluciones Administrativas No. 2 y 3 del 24 de Enero del
ao 2005 y la Resolucin Administrativa No. 5 del 18 de febrero del 2005.
ART 2. Rebajar el 50% del valor del avalo de la tierra de los predios de vivienda y los
huertos familiares, de la Resoluciones Administrativas No. 12 del 13 de febrero del ao
2001.
ART 3. Fijar en $10.00 USD, el valor mnimo del avalo de un predio, sean estos, de
vivienda y huertos familiares, que el INDA adjudique y se encuentre inmerso en el
artculo anterior.
ART 4. La presente resolucin administrativa entrar en vigencia a partir de la fecha de
su expedicin, sin perjuicio de su publicacin en el Registro Oficial.
ART 5. De la ejecucin de la presente resolucin encrguese a las unidades
administrativas y competentes.
255
DECRETO N 373
RAFAEL CORREA DELGADO
PRESIDENTE CONSTITUCIONAL DELA REPBLICA
CONSIDERANDO
Que, el artculo 147, numerales 5 y 6 de la Constitucin de la Repblica del Ecuador
otorga facultades al Presidente de la Repblica para dirigir la administracin pblica, y
para crear, modificar y suprimir los ministerios, entidades e instancias de coordinacin;
Que, el artculo 5 de la Ley de Modernizacin del Estado, promulgada en el Registro
Oficial 349 del 31 de diciembre de 1993, dispone la racionalizacin de la estructura
administrativa y econmica del sector pblico, distribuyendo adecuada y eficientemente
las competencias, funciones y responsabilidades de sus entidades y organismos;
Que, el artculo 17 de esa misma Ley, dispone que el Presidente de la Repblica tendr
la facultad de emitir disposiciones normativas de tipo administrativo dentro del mbito
del Gobierno Central, para suprimir entidades pblicas que no presten una atencin
eficiente y oportuna a las demandas de la sociedad;
Que, el artculo 11 del Estatuto del Rgimen Jurdico Administrativo de la Funcin
Ejecutiva, otorga al Presidente de la Repblica la atribucin de controlar y evaluar los
logros y resultados de carcter fundamental alcanzados por los organismos, entidades y
empresas de la Funcin Ejecutiva, dirigir los aspectos sustanciales de la administracin,
la economa, la defensa nacional, el desarrollo social comunitario, y las relaciones
exteriores del Estado Ecuatoriano, asignar competencias y reorganizar organismos de la
Funcin Ejecutiva;
Que, el Consejo Superior del INDA, segn se desprende del Acta de la reunin de mayo
21 del 2010, resolvi que el INDA transfiera sus competencias al Ministerio de
Agricultura, Ganadera, Acuacultura y Pesca, con el fin de asegurar un desarrollo
agrario con justicia y equidad; resolucin que fue comunicada por el Presidente del
Consejo Superior al Presidente de la Repblica, mediante oficio nmero
0442/SJ/MAGAP/010 de mayo 21 de 2010;
Que, el desarrollo agrario es esencial en la estrategia del Gobierno Nacional, en cuanto
atae a la satisfaccin de necesidades nacionales y alimentarias de la poblacin,
vinculadas y dependientes de la administracin de la tierra y su produccin;
Que, el INDA no ha cumplido cabalmente sus atribuciones, las mismas que deben ser
impulsadas en el marco de la poltica pblica gubernamental para alcanzar la soberana
256
DECRETA:
Artculo 1.- Suprmase el Instituto Nacional de Desarrollo Agrario, INDA, de
conformidad con las disposiciones establecidas en los artculos que a continuacin se
sealan.
Artculo 2.- Transfiranse al Ministerio de Agricultura, Ganadera, Acuacultura y Pesca
las competencias, atribuciones, funciones, administracin y ejecucin de polticas
agrarias, patrimonio, derechos y obligaciones del Instituto Nacional de Desarrollo
Agrario.
Artculo 3.- Para el ejercicio y ejecucin de las atribuciones de que trata el artculo
anterior, crase en el Ministerio de Agricultura, Ganadera, Acuacultura y Pesca, la
Subsecretaria de Tierras y Reforma Agraria.
Artculo 4.-Transfiranse al Ministerio de Agricultura, Ganadera, Acuacultura y Pesca,
el patrimonio del INDA, para lo cual se cumplirn todas las formalidades legales
relacionadas con la transferencia de bienes inmuebles; as como los recursos humanos
con nombramiento; los recursos materiales y los recursos presupuestarios del INDA,
correspondientes a la ejecucin de las facultades y funciones que en virtud de este
Decreto se transfieren.
Artculo 5.- El personal contratado que se encuentre laborando en el INDA podr ser
incorporado al Ministerio de Agricultura, Ganadera, Acuacultura y Pesca, previa
evaluacin y valoracin de las posiciones, de conformidad con la Ley.
En caso de existir cargos innecesarios el Ministerio de Agricultura, Ganadera,
Acuacultura y Pesca podr aplicar un proceso de supresin de puestos, para lo cual se
cumplir lo previsto en la Ley Orgnica de Servicio Civil y Carrera Administrativa, su
Reglamento y otras normas de administracin pblica, as como del Ministerio de
Relaciones Laborales, que fueren aplicables.
257
DECRETO N 373
RAFAEL CORREA DELGADO
PRESIDENTE CONSTITUCIONAL DELA REPBLICA
Nacional de Desarrollo Agrario, sern asumidos por el Ministerio de Agricultura,
Ganadera, Acuacultura y Pesca.
Artculo 7.- El Ministerio de Finanzas pondr a disposicin del Ministerio de
Agricultura, Ganadera, Acuacultura y Pesca los recursos que fueren necesarios para el
cumplimiento del presente decreto.
Artculo 8.- Quedan derogadas todas las normas de igual o menor jerarqua que
pudieren oponerse a este Decreto.
DISPOSICIN TRANSITORIA NICA.- El Instituto Nacional de Desarrollo
Agrario, INDA, mantendr dentro de sus atribuciones la competencia, administracin y
resolucin de las controversias, reclamos y dems causas litigiosas, que en sede
administrativa, correspondieran a su jurisdiccin, iniciadas antes de la expedicin del
presente Decreto Ejecutivo, a efectos de que estas sean resueltas en el plazo mximo de
seis meses, cumplido el cual se extinguir.
DISPOSICIN FINAL.- De la ejecucin del presente Decreto, que entrar en vigor a
partir de su expedicin, sin perjuicio de su promulgacin en el Registro Oficial,
encrguense los seores Ministros de Agricultura, Ganadera, Acuacultura y Pesca; y,
de Finanzas.
258
259
260
261
262
263
ANEXO N 8
ANEXO N 9
264
ANEXO N 10
ANEXO N 11
265
ANEXO N 12
266