Dimas Ayu Azizah

Dimas Ayu Azizah

Sekilas
Microsoft Access 2007

Fungsi / kegunaan dari aplikasi Microsoft Access 2007

Merupakan salah program pengolah database yang cukup canggih dengan
berbagai kemudahan yang ada seperti pengaturan data, pembuatan form,
pembuatan laporan, menyaring data dan lain-lain.

Beberapa hal yang berkaitan Microsoft Access 2007

Database
Kumpulan data yang dipakai / ada dalam suatu lingkup tertentu, misalkan
instansi, perusahaan dan lain-lain atau kasus tertentu.
DBMS
Kumpulan perangkat lunak yang digunakan untuk menangani semua
pengaksesan ke database. Mempunyai fasilitas membuat, mengakses,
memanipulasi, dan memelihara database. Bertujuan untuk efisien dan
kenyamanan dalam memperoleh dan menyimpan informasi dalam database.
Fungsi-fungsi DBMS :
1.
2.
3.
4.
5.
6.

Data Definition
Data Manipulation
Data Security dan Integrity
Data Recovery dan Concurrency
Data Dictionary
Performance

RDBMS

Merupakan sekumpulan yang disimpan sedemikian rupa sehingga mudah

diambil informasinya bagi pengguna, dan data tersebut saling berhubungan.
RDBMS merupakan suatu paket perangkat lunak yang kompleks digunakan
untuk memanipulasi database.
Ada tiga prinsip dalam RDBMS :
Data Definition
Mendefinisikan jenis data yang akan dibuat ( dapat berupa angka / huruf ),
cara relasi data, validasi dat dan lainnya.
Data Manipulation
Data yang telah dibuat dan didefinisikan tersebut akan dilakukan beberapa
pengerjaan,

seperti

menyaring

data,

melakukan

prose

Query,

dan

seterusnya.
Data Control
Bagian ini berkenaan dengan cara mengendalikan data, seperti siapa saja
yang bisa melihat isi data, bagaimana data bisa digunakan oleh banyak user,
dan seterusnya.
Primary Key
Field kunci / utama dari suatu tabel yang menunjukkan bahwa field yang
menjadi kunci tersebut tidak bisa diisi dengan data yang sama, dengan kata
lain Primary Key menjadikan tiap record memiliki identitas sendiri-sendiri
yang membedakan satu sama lainnya ( unik ).
Primary Key berguna saat menampilkan record hasil pencarian ( searching ),
pengurutan dan proses penampilan data dan lainnya berlangsung lebih
cepat.

Query
Merupakan bahasa untuk melakukan manipulasi terhadap database, yang
telah distandarkan dan lebih dikenal dengan nama Structured Query
Language ( SQL ).
Query dibedakan menjadi 2, yaitu :
a. Untuk membuat / mendefinisikan obyek-obyek database seperti
membuat tabel, relasi dan sebagainya. Biasanya disebut dengan Data
Definition Language ( DDL )
b. Untuk memanipulasi data, yang biasanya dikenal dengan Data
Manipulation Language (DML).
Manipulasi data bisa berupa :
a. Menambah, mengubah atau menghapus data
b. Pengambilan Informasi yang diperlukan dari database, yang mana
datanya diambil dari tabel maupun Query sebelumnya.
DDL dan DML
a. DDL
Skema basis data dispesifikasikan oleh sekumpulan definisi dengan
sebuah bahasa khusus yang disebut Data Definition Language ( DDL ).
Hasil kompilasi DDL berupa tabel-tabel yang disimpan dalam sebuah
file, disebut Data Dictionary ( Kamus Data ) atau Data Directory.
b. DML
Adalah bahasa untuk memanipulasi data yaitu :

Pengambilan Informasi yang disimpan dalam Basis Data

Penyisipan Informasi baru ke Bata Data
Penghapusan Informasi dari Basis Data
Modifikasi Informasi ynag disimpan dalam Basis Data

SQL
Structured

Query

Language

adalah

bahasa

yang

digunakan

untuk

mengakses basis data yang tergolong relasional. Standar SQL mula-mula

didefinisikan oleh ISO ( International Standards Institute ) yang dikenal
dengan sebutan SQL86.
Record / Tuple
Sebuah tipe data yang mengumpulkan beberapa item data dimana masing
masing tipe data dari item data ini berbeda-beda.
Field
Atribut data yang paling kecil yang merupakan kesatuan terkecil dalam suatu
Data Base. Relasi yang memungkinkan antara 2 tabel

Relasi yang memungkinkan antara 2 tabel

Relasi
Model data relasional menggunakan sekumpulan tabel berdimensi dua
( yang biasa disebut relasi atau tabel ) dengan masing-masing tabel tersusun
atas sejumlah baris dan kolom. Pada model data relasional, kaitan atau
asosiasi antara dua buah tabel disebut hubungan (Relationship). Hubungan
dapat berupa :

1-1, yakni satu data pada suatu tabel berpasangan dengan hanya satu

data pada tabel lain.

1-M, yakni satu data pada suatu tabel berpasangan dengan banyak
data pada tabel lain.
6

Jenis Relasi yang memungkinkan antara 2 tabel :

Penjelasan :
Relasi yang tersusun menjadi beberapa baris dan kolom, sebagaimana
diperlihatkan pada gambar di atas yang membentuk suatu hubungan yang
diperlihatkan pada tabel. Secara konsep, setiap tabel harus memiliki kunci
primer. Kunci primer dapat tersusun dari sebuah kolom atau beberapa kolom.
Kunci berperan sebagai identitas yang unik ( tidak kembar ) untuk masing
masing baris data. Sebagai contoh Driver's Name adalah kunci primer bagi
label Owner's Name. Sedangkan Driver's License Number adalah kunci
primer bagi Driver's License Number of Driver Cited.

Tables
Berfungsi sebagaipenyimpan data dalam sebuah obyek.
Urutan langkah-langkah :
1. Klik ikon Blank DataBase

2. Kemudian beri nama DataBase yang dibuat dengan Akademika sebagai

berikut :

3. Kemudian setelah itu tekan Create

4. Klik Design View

5. Kemudian masukan nama field dan tipe datanya seperti tampilan

berikut ini

6. Klik 2 kali pada tabel Mahasiswa, maka akan muncul tampilan berikut :

Queries
Digunakan untuk menampilkan, menyunting, dan menganalisa suatu
data dengan cara lain.
a. Query Wizard

Cara membuat Query dengan Query Wizard akan lebih mudah

karena akan dibantu oleh Microsoft Access 2007. Berikut ini
adalah langkah-langkah membuat Query dengan Query Wizard :
1. Buka File DataBase yang dimiliki kemudian pilih Toolbar
Create kemudian klik Query Wizard.

2. Kemudian akan muncul kotak New Query, lalu pilih Simple

Query Wizard, klik Ok.

3. Kemudian pilih pilih tabel yang diperlukan pada perlukan pada

pilihan Tabel / Query.
4. Keterangan :
Klik > untuk memilih field yang diperlukan dalam Query.
Klik < untuk membatalkan.
Klik >> jika memerlukan semua Field yang ada.
Pilih Field NIM, Nama dan IPK
5. Klik Detail Show Every Field of Every Record atau Summary.
Kemudian klik Next akan muncul jendela baru kemudian beri
nama pada Query yang telah dibuat dan pilih Open The Query
to View Information, Klik Finish.

10

6. Berikut Hasilnya :

11

Form
Digunakan untuk membuat Control Proses memasukkan, memeriksa, dan
memperbarui data.

12

Langkah-langkah membuat Form :

Untuk membuat suatu Form, dapat membuat berdasarkan pada tabel
yang ada dengan memilih Form pada bagian Create. Sebelumnya
pastikan dalam keadaan Datasheet View, bukan Design View, caranya
dengan Double-Click pada nama Tabel.

Maka secara otomatis dapat mendapat suatu Form yang langsung

berdasarkan pada Tabel KTP yang telah dibuat sebelumnya.

Gambar di atas menunjukkan tampilan Form View, selain itu ada juga
tampilan Layout dan Design View dimana dapat mengatur tampilan
Form. Terdapat pada bagian kiri atas menu Home.
13

Tampilan dari Design View digunakan untuk mengubah susunan dari

Form sesuai dengan keinginan user. Di bawah adalah tampilan Design
View.

Jika ingin memasukkan suatu data pada tabel KTP, maka harus masuk
ke bagian Form View.

14

Pada tampilan di atas dapat memasukkan inputan data dimana secara

otomatis maka data akan langsung tersimpan dalam Tabel KTP. Apabila
ingin menambahkan data baru maka cukup dengan meng-click bagian
Record yang berada pada bagian bawah tampilan. Selanjutnya
membuat tombol untuk navigasi. Berikut ini adalah langkahlangkah
yang harus dilakukan :
1. Bukalah Form yang telah dibuat kemudian pada ribbon Format pilih
View dan pilih Design View.

2. Kemudian akan tampilan seperti tampilan di bawah ini

15

3. Kemudian pilih tanda Button

4. Buat sebuah button pada Design Viewnya, kemudian akan muncul
secara otomatis Button Wizard sebagai berikut :

16

5. Kemudian pada Categories pilih Record Navigation dan apada Action

pilih Go to First Record, lalu klik Next. Pilih label berupa Picture, klik
Next lalu Finish. Jika semua benar maka akan muncul sebagai
berikut :

6. Dengan cara yang sam seperti no 5 di atas buat Button untuk

Navigasi, Go to Next Record, Go to Previous Record, dan Go to Last
Record. Dan juga untuk Record Operation berupa Add New Record,
Delete Record dan Save Record. Serta sebuah Form Operation yaitu

untuk Button Close Form.

Report
Microsoft Access 2007 memudahkan user dalam pembuatan laporan
( Report ) dengan menyediakan fasilitas Report Wizard yang mampu
untuk merancang beberapa bentuk laporan dan dapat memodifikasi
bentuk laporan sesuai dengan pola yang diharapkan. Cara membuat
Report Wizard :
1. Pilih ribbon Create kemudian pilih tanda Report

17

2. Kemudian akan muncul tampilan sebagai berikut :

18