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UNIVERSIDAD ALAS PERUANAS

AUDITORA ADMINISTRATIVA Y OPERATIVA

AO DE LA CONSOLIDACIN DEL MAR DE GRAU


FACULTAD DE CIENCIAS EMPRESARIALES
ESCUELA ACADMICA PROFESIONAL DE CIENCIAS CONTABLES
Y FINANCIERAS

AUDITORA OPERATIVA Y ADMINISTRATIVA

TEMA : ENSAYO SOBRE AUDITORA ADMINISTRATIVA


DOCENTE

: EVELIN CARAZAS ARAUJO

ALUMNA : VIRGINIA FARFN GACIUT


CICLO

X
CUSCO-2016

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PRESENTACIN

Debido a todos los problemas administrativos s han presentado con


el
avance
del
tiempo
nuevas
dimensiones
en
el pensamiento administrativo. Una de estas dimensiones es la
auditoria administrativa la cual es un examen detallado de la
administracin de un organismo social, realizado por un profesional
(auditor), es decir, es una nueva herramienta de control y evaluacin
considerada
como
un
servicio
profesional
para
examinar
integralmente un organismo social con el propsito de descubrir
oportunidades para mejorar su administracin.
Tomando en consideracin todas las investigaciones realizadas,
podemos decir que la auditoria es dinmica, la cual debe aplicarse
formalmente toda empresa, independientemente de su magnitud y
objetivos; aun en empresas pequeas, en donde se llega a considerar
inoperante, su aplicacin debe ser secuencial constatada para lograr
eficiencia.
En consecuencia del desarrollo de las estructuras empresariales, la
complejidad de los procesos de produccin y las nuevas formas de
comercializacin, las empresas comienzan a implementar un sistema
de control interno con el fin de servir de apoyo al trabajo del auditor
externo. En un inicio, la funcin desarrollada por el auditor interno
tiene como objetivo el anlisis de balances y libros de contabilidad de
una organizacin para obtener un resultado ms seguro, realiza una
auditora permanente y continua sobre el sistema de control interno y
la gestin de la empresa. A travs de los aos el concepto de
auditora interna ha ido evolucionando al igual que el campo de
actuacin del auditor interno, el que ya no se limita a la evaluacin de
registros y deteccin de errores y/o fraudes, sino que ha llegado a
contribuir en el planeamiento estratgico de la organizacin a travs
de servicios de asesoramiento a nivel directivo.

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INDICE

1.-Introduccin. 4
2.-Auditoria Administrativa..5
3.-Definicin.5
4.-Necesidad de la Auditoria Administrativa 7
5.-Objetivos de la Auditoria Administrativa. 8
6.-Principios de la Auditoria Administrativa.. 9
7.-Campo de aplicacin de la auditora administrativa.. 9
8.--Clasificacin de la Auditora Administrativa..10
9.-.-El Auditor..12
10.-Metodologa de la Auditoria Administrativa..17
11.-Indicadores de la Auditora Administrativa21
12.-Dimensiones a evaluar por medio de indicadores22
13.-Conclusiones24
14.-Bibliografia25

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1.-INTRODUCCIN

La administracin de empresas en un proceso de funciones bsicas


diferentes
cada
una
de
las
otras,
tales
como planificacin, organizacin, direccin, ejecucin y control. En el
mbito empresarial es una herramienta que permite enfrenta, los
frecuentes retos encontrados en el mismo.
En la teora administrativa, el concepto de eficiencia ha sido heredado
de la economa y se considera como un principio rector.
La evaluacin del desempeo organizacional es importante pues
permite establecer en qu grado se han alcanzado los objetivos, que
casi siempre se identifican con los de la direccin, adems se valora
la capacidad y lo pertinente a la prctica administrativa. Sin embargo
al llevar a cabo una evaluacin simplemente a partir de los criterios
de eficiencia clsico, se reduce el alcance y se sectoriza la concepcin
de la empresa, as como la potencialidad de la accin participativa
humana, pues la evaluacin se reduce a ser un instrumento de
control coercitivo de la direccin para el resto de los integrantes de la
organizacin y solo mide los fines que para aqulla son relevantes.
Por tanto se hace necesario una recuperacin crtica de perspectivas
y tcnicas que permiten una evaluacin integral, es decir, que
involucre los distintos procesos y propsitos que estn presentes en
las organizaciones.

La auditora administrativa involucra una revisin de los objetivos,


planes
y programas de
la
empresa,
su estructura orgnica
y funciones, sus sistemas, procedimientos y controles, el personal y
las instalaciones de la empresa y el medio en que se desarrolla,
en funcin de la eficiencia de operacin y el ahorro en los costos.
La auditora administrativa puede ser llevada a cabo por el profesional
en administracin de empresas y otros profesionales capacitados,
incluyendo
al
contador
auditor
preparado
en
disciplinas
administrativas o, respaldadas por otros especialistas.

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El resultado de la auditora administrativa es un informe sobre la


eficiencia administrativa de toda la empresa o parte de ella.

2.-AUDITORIA ADMINISTRATIVA

La Auditora Administrativa es fundamental en cualquier campo


econmico, ya que es una herramienta idnea para examinar el
desempeo de una organizacin, empresa pblica o privada, detectar
oportunidades de mejora, corregir deficiencias, superar obstculos,
analizar causas - efectos de los hechos con relacin a ideas para
impulsar el crecimiento de la misma.
La Auditora Administrativa forma parte de una estrategia y de un
proceso de cambio que requiere una decisin del ms alto nivel que
permita que una organizacin tenga la capacidad de transformarse y
crecer de manera efectiva. Para ello es necesario desarrollar una
infraestructura administrativa que haga posible el flujo de informacin
suficiente, relevante, oportuna y veraz, disponible en todo momento
para tomar las decisiones ms idneas y oportunas en beneficio de la
organizacin. La informacin permitir relacionar los conceptos
administrativos con los hechos, los objetivos con las metas, la misin
con las tareas, la visin con las posibilidades de posicionamiento en el
mundo empresarial, y los escenarios con las reas de influencia. La
Auditora Administrativa ha sido, es y ser la herramienta eficaz para
la administracin, es el marco desde el cual debe partir las
inferencias, las apreciaciones y las acciones, nos obliga a investigar, a
penetrar en lo ms recndito de su esencia para asimilar las
experiencias y convertirlas en conocimiento para entender dnde est
la organizacin, como lleg hasta all, de donde parti y a dnde
quiere llegar.

3.-DEFINICIN
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Una Auditora Administrativa es la revisin analtica total o parcial de


una organizacin con el propsito de conocer su nivel de desempeo
y perfilar oportunidades de mejora para innovar valor y crear una
ventaja competitiva sustentable. La Auditora Administrativa abarca
una revisin de los objetivos, planes y programas de la empresa; su
estructura orgnica y funciones; sus sistemas, procedimientos y
controles; el personal y las instalaciones de la empresa y el medio en
que se desarrolla, en funcin de la eficiencia de operacin y el ahorro
en los costos. La Auditora Administrativa puede ser llevada a cabo
por un profesional en administracin de empresas y otros
profesionales capacitados, incluyendo al contador pblico autorizado
(CPA) adiestrado en disciplinas administrativas o respaldado por otros
especialistas dependiendo del tipo de empresa. El resultado de la
Auditora Administrativa es una opinin sobre la eficiencia
administrativa de toda la empresa o parte de ella.
El Objetivo primordial de la Auditora Administrativa consiste en
descubrir deficiencias o irregularidades en alguna de las partes de la
empresa examinadas
y apuntar sus probables soluciones. La
finalidad es ayudar a la direccin a lograr una administracin ms
eficaz. Su intencin es examinar y valorar los mtodos y desempeo
en todas las reas. Los factores de la evaluacin abarcan el panorama
econmico, lo apropiado de la estructura organizativa, la observancia
de polticas y procedimientos, la exactitud y la confiabilidad de los
controles, los mtodos protectores adecuados, las causas de
variaciones, la adecuada utilizacin de personal y equipo y los
sistemas de funcionamiento satisfactorios.
Hay que considerar que la Auditora Administrativa es un examen
completo y constructivo de la estructura organizativa de una empresa
o institucin pblica o privada y de sus mtodos de control, medios
de operacin y empleo que d a sus recursos humanos y materiales.
En la Auditora Administrativa se realizan estudios para determinar las
deficiencias causantes de dificultades, sean actuales o en potencia,
las irregularidades, embotellamiento, descuidos, fallos, errores,
desfalcos,
desperdicios
exagerados,
prdidas
innecesarias,
actuaciones equivocadas, deficiente colaboracin, fricciones entre
ejecutivos y una falta general de conocimiento o desdn de lo que es
una buena organizacin. La Auditora Administrativa puede ser de una
funcin especfica, un departamento o grupo de departamentos, una
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divisin o grupos de divisiones o de la empresa en su totalidad.


Algunas Auditoras abarcan una combinacin de dos o ms de dichas
reas. El campo de estudio puede abarcar la economa de la
produccin, incluyendo elementos tales como especializacin,
simplificacin, estandarizacin, diversificacin, expansin, contraccin
e integracin. En el Campo de la Educacin. La realizacin de una
Auditora Administrativa se puede enfocar en los siguientes
elementos:

Planes y objetivos de la empresa.


Estructura orgnica
Polticas y prcticas
Sistemas y procedimientos
Mtodos de control
Formas de operacin
Recursos materiales y humanos
Medicin de los resultados

Toda vez que ya hemos definido lo que es y en qu consiste la


Auditora Administrativa, as como sus alcances, fines y objetivos
podemos detallar los problemas que se presentan al momento de
realizar la misma en una empresa, as como sus posibles soluciones.

4.-NECESIDAD DE LA AUDITORIA ADMINISTRATIVA

En un mundo globalizado, el desarrollo de la ciencia y la tecnologa


hay una gran demanda de informacin respecto al desempeo de los
organismos sociales. La Auditora tradicional (financiera) se ha
preocupado histricamente por cumplir con los requisitos de
reglamentos y de custodia, sobre todo se ha dedicado al control
financiero. Este servicio ha sido, y contina siendo de gran significado
y valor para las empresas industriales, comerciales y de servicios a
fin de mantener la confianza en los informes financieros. Con el
desarrollo de la tecnologa de sistemas de informacin ha crecido la
necesidad de examinar y evaluar lo adecuado de la informacin
administrativa, as como su exactitud. En la actualidad, es cada vez
mayor la necesidad por parte de los funcionarios, de contar con
alguien que sea capaz de llevar a cabo el examen y evaluacin de:

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La calidad, tanto individual como colectiva, de los gerentes


(Auditoria Administrativa funcional)
La calidad de los procesos mediante los cuales opera un
organismo (Auditoria analtica)

Lo que realmente interesa destacar, es que realmente existe una


necesidad de examinar y evaluar los factores externos e internos de
la empresa y ello debe hacerse de manera sistemtica, abarcando la
totalidad de la misma.

5.-OBJETIVOS DE LA AUDITORIA ADMINISTRATIVA

Por sus caractersticas, la Auditora Administrativa constituye una


herramienta fundamental para impulsar el crecimiento de las
organizaciones, toda vez que permite detectar en qu reas se
requiere un estudio ms profundo, que acciones se deben tomar para
mejorar y como superar los obstculos. Entre los objetivos para
instrumentarla de manera consistente tenemos los siguientes:
De control: Destinados a orientar los esfuerzos en su
aplicacin y poder evaluar el comportamiento organizacional en
relacin con estndares preestablecidos.
De productividad: Encauzan las acciones para optimizar el
aprovechamiento de los recursos de acuerdo con la dinmica
administrativa instituida por la organizacin.
De organizacin: Determinan que su curso apoye la definicin
de la estructura, competencia, funciones y procesos a travs del
manejo efectivo de la delegacin de autoridad y el trabajo en
equipo.
De servicio: Representan la manera en que se puede constatar
que la organizacin est inmersa en un proceso que la vincula
cuantitativa y cualitativamente con las expectativas y
satisfaccin de sus clientes.
De calidad: Disponen que tienda a elevar los niveles de
actuacin de la organizacin en todos sus contenidos y mbitos,
para que produzca bienes y servicios altamente competitivos.
De cambio: La transforman en un instrumento que hace ms
permeable y receptiva a la organizacin.
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De aprendizaje: Permiten que se transforme en un


mecanismo de aprendizaje institucional para que la
organizacin pueda asimilar sus experiencias y las capitalice
para convertirlas en oportunidades de mejora.
De toma de decisiones: Traducen su puesta en prctica y
resultados en un slido instrumento de soporte al proceso de
gestin de la organizacin.

6.-PRINCIPIOS DE LA AUDITORIA ADMINISTRATIVA


Los principios bsicos de la Auditora Administrativa, vienen a ser
parte de la estructura terica de sta, por es necesario recalcar tres
principios fundamentales que son los siguientes:
Sentido de evaluacin:
La Auditora Administrativa no intenta evaluar la capacidad tcnica de
ingenieros, contadores, abogados u otros especialistas, en la
ejecucin de sus respectivos trabajos. Ms bien se ocupa de llevar a
cabo un examen y evaluacin de la calidad tanto individual como
colectiva, de los gerentes, es decir, personas responsables de la
administracin de funciones operacionales y ver si han tomado
modelos pertinentes que aseguren la implantacin de controles
administrativos adecuados, que asegures: que la calidad del trabajo
sea de acuerdo con normas establecidas, que los planes y objetivos
se cumplan y que los recursos se apliquen en forma econmica.
Importancia del proceso de verificacin:
Una responsabilidad de la Auditora Administrativa es determinar qu
es lo que se est haciendo realmente en los niveles directivos,
administrativos y operativos; la prctica nos indica que ello no
siempre est de acuerdo con lo que l responsable del rea o el
supervisor, piensan que est ocurriendo. Los procedimientos de
Auditora Administrativa respaldan tcnicamente la comprobacin en
la observacin directa, la verificacin de informacin de terrenos, y el
anlisis y confirmacin de datos, los cuales son necesarios e
imprescindibles.
Habilidad para pensar en trminos administrativos.
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El auditor administrativo, deber ubicarse en la posicin de un


administrador a quien se le responsabilice de una funcin operacional
y pensar como este lo hace (o debera hacerlo). En s, se trata de
pensar en sentido administrativo, el cual es un atributo muy
importante para el auditor administrativo.
7.-CAMPO DE APLICACIN DE LA AUDITORA
ADMINISTRATIVA
En cuanto a su campo, la auditora administrativa puede
instrumentarse en todo tipo de organizacin, sea sta pblica,
privada o social. Por su extensin y su complejidad las empresas
estn ordenadas para responder las demandas de servicios y
productos y, sobre todo, de qu manera se articulan, lo cual nos
obliga a precisar su fisonoma, rea de influencia y dimensin. En el
Sector Pblico se emplea en funcin de la figura jurdica,
atribuciones, mbito de operacin, nivel de autoridad, relacin de
coordinacin, sistema de trabajo y lneas generales de estrategia. En
el Sector Privado se utiliza tomando en cuenta la figura jurdica,
objeto, tipo de estructura, elementos de coordinacin y relacin
comercial de las empresas, sobre la base de las siguientes
caractersticas:
-

Tamao de la empresa
Sector de actividad
Naturaleza de sus operaciones

En cuanto a su tamao, convencionalmente se las clasifica en:


-

Microempresa: Empresa pequea/Empresa mediana.


Empresa grande: Lo correspondiente al sector de actividad que
se refiere al ramo especifico de la empresa, el cual puede
quedar enmarcado bsicamente en: telecomunicaciones,
transportes,
energa,
servicios,
construccin,
agrcola,
publicidad, turismo, cinematografa, banca, seguros, comercio,
textil, maquiladora, electrnica, automotriz, editorial, arte
grfico, etc.

En cuanto a la naturaleza de sus operaciones, las empresas pueden


agruparse en:
-

Nacionales
Internacionales
Mixtas

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Tambin tomando en cuenta las modalidades de:


-

Exportacin
Acuerdo de Licencia
Contratos de Administracin
Sociedades en participacin y alianzas estratgicas.
Subsidiarias.

Las instituciones educativas se encuentran en el grupo de las


empresas de servicios.

8.-.-CLASIFICACIN DE LA AUDITORA ADMINISTRATIVA


Auditoria externa
La Auditora Externa es el examen crtico, sistemtico y detallado de
un sistema de informacin de una unidad administrativa o financiera
realizado por un auditor especializado en el campo de accin al que
se aplica dicho examen, sin vnculos laborales con la misma,
utilizando tcnicas determinadas y con el objeto de emitir una
opinin independiente sobre la forma como opera el sistema, el
control interno del mismo y formular sugerencias para su
mejoramiento. El dictamen u opinin independiente tiene
trascendencia a los terceros, pues da plena validez a la informacin
generada por el sistema ya que se produce bajo la figura de la Fe
Pblica, que obliga a los mismos a tener plena credibilidad en la
informacin examinada.
La Auditora Externa examina y evala cualquiera de los sistemas de
informacin de una organizacin y emite una opinin independiente
sobre los mismos, pero las empresas generalmente requieren de la
evaluacin de su sistema de informacin financiero en forma
independiente para otorgarle validez ante los usuarios del producto
de este, por lo cual tradicionalmente se ha asociado el trmino
Auditora Externa a Auditora de Estados Financieros, lo cual como se
observa no es totalmente equivalente, pues puede existir Auditora
Externa del Sistema de Informacin Tributario, Auditora Externa del
Sistema de Informacin Administrativo, Auditora Externa del Sistema
de Informacin Automtico etc.
Una auditora debe hacerla una persona o firma independiente de
capacidad profesional reconocidas. Esta persona o firma debe ser
capaz de ofrecer una opinin imparcial y profesionalmente experta a
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cerca de los resultados de auditora, basndose en el hecho de que su


opinin ha de acompaar el informe presentado al trmino del
examen y concediendo que pueda expresarse una opinin basada
evidencias y en que no se imponga restricciones al auditor en su
trabajo de investigacin.
Auditoria interna
La auditora Interna es el examen crtico, sistemtico y detallado de
un sistema de informacin de una unidad administrativa o financiera
realizado por un auditor especializado en el campo de accin al que
se aplica dicho examen con vnculos laborales con la misma,
utilizando tcnicas determinadas y con el objeto de emitir informes y
formular sugerencias para el mejoramiento de la misma. Estos
informes son de circulacin interna y no tienen trascendencia a los
terceros pues no se producen bajo la figura de la Fe Pblica. Las
auditoras internas son hechas por personal de la empresa. Un
auditor interno tiene a su cargo la evaluacin permanente del control
de las transacciones y operaciones y se preocupa en sugerir el
mejoramiento de los mtodos y procedimientos de control interno
que redunden en una operacin ms eficiente y eficaz. En el caso de
las Instituciones educativas tendr a su cargo la evaluacin
permanente del control de la aplicacin de la Ley y Reglamento
General a la ley de educacin, la revisin y aplicacin de planes y
programas que contribuyan al mejoramiento de la calidad educativa,
el manejo de los instrumentos curriculares como el PCI, PEI, POA,
Reglamento Interno, Cdigo de Convivencia, por parte de
Autoridades, Personal Docente y Administrativo, Padres de Familia y
todos los miembros de la Comunidad Educativa.
La imparcialidad e independencia absolutas no son posibles en el caso
del auditor interno, puesto que no puede divorciarse completamente
de la influencia de la alta administracin, y aunque mantenga una
actitud independiente como debe ser, esta puede ser cuestionada
ante los ojos de los terceros. Por esto se puede afirmar que el Auditor
no solamente debe ser independiente, sino parecerlo para as obtener
la confianza del Pblico. La auditora interna es un servicio que
reporta al ms alto nivel de la direccin de la organizacin y tiene
caractersticas de funcin asesora de control, por tanto no
puede ni debe tener autoridad de lnea sobre ningn funcionario de
la empresa, a excepcin de los que forman parte de la planta de la
oficina de auditora interna, ni debe en modo alguno involucrarse o
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comprometerse con las operaciones de los sistemas de la empresa,


pues su funcin es evaluar y opinar sobre los mismos, para que la
alta direccin
toma las medidas necesarias para su mejor
funcionamiento. La auditora interna solo interviene en las
operaciones y decisiones propias de su unidad, pero nunca en las
operaciones y decisiones de la organizacin a la cual presta sus
servicios, pues como se dijo es una funcin asesora.
9.-EL AUDITOR
Es la persona con suficiente capacidad profesional y experiencia
tcnica designada por una autoridad competente, para revisar,
examinar y evaluar los resultados de la gestin administrativa y
financiera de una organizacin pblica o privada con el propsito de
informar o dictaminar acerca de ella, realizando las observaciones y
recomendaciones pertinentes para mejorar su eficacia y eficiencia en
su desempeo.
Funciones:
Para ordenar e imprimir cohesin a su labor, el auditor cuenta con un
una serie de funciones tendientes a estudiar, analizar y diagnosticar la
estructura y funcionamiento general de una organizacin.
Las funciones tipo del auditor son:

Estudiar la normatividad, misin, objetivos, polticas,


estrategias, planes y programas de trabajo.
Desarrollar el programa de trabajo de una auditoria.
Definir los objetivos, alcance y metodologa para instrumentar
una auditoria. Captar la informacin necesaria para evaluar la
funcionalidad y efectividad de los procesos, funciones y
sistemas utilizados.
Recabar y revisar estadsticas sobre volmenes y cargas de
trabajo. Diagnosticar sobre los mtodos de operacin y los
sistemas de informacin. Detectar los hallazgos y evidencias e
incorporarlos a los papeles de trabajo. Respetar las normas de
actuacin dictadas por los grupos de filiacin, corporativos,
sectoriales e instancias normativas y, en su caso,
globalizadoras. Proponer los sistemas administrativos y/o las
modificaciones que permitan elevar la efectividad de la
organizacin.
Analizar la estructura y funcionamiento de la organizacin en
todos sus mbitos y niveles.

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Revisar el flujo de datos y formas.


Considerar las variables ambientales y econmicas que inciden
en el funcionamiento de la organizacin.
Analizar la distribucin del espacio y el empleo de equipos de
oficina.
Evaluar los registros contables e informacin financiera.
Mantener el nivel de actuacin a travs de una interaccin y
revisin continua de avances.
Proponer los elementos de tecnologa de punta requeridos para
impulsar el cambio organizacional.
Disear y preparar los reportes de avance e informes de una
auditoria.

Aptitudes
Es conveniente que el equipo auditor tenga una preparacin acorde
con los requerimientos de una auditoria administrativa, ya que eso le
permitir interactuar de manera natural y congruente con los
mecanismos de estudio que de una u otra manera se emplearn
durante su desarrollo. Atendiendo a stas necesidades es
recomendable apreciar los siguientes niveles de formacin:
Formacin Acadmica:
Poseer estudios a nivel tcnico, licenciatura o postgrado en
administracin,
informtica,
comunicacin,
ciencias
polticas,
administracin pblica, relaciones industriales, ingeniera industrial,
sicologa, pedagoga, ingeniera en sistemas, contabilidad, derecho,
relaciones internacionales y diseo grfico, etc. Otras especialidades
como actuara, matemticas, ingeniera y arquitectura, pueden
contemplarse siempre y cuando hayan recibido una capacitacin que
les permita intervenir en el estudio.
Formacin Adicional:
Instruccin en la materia, obtenida a lo largo de la vida profesional
por medio de diplomados, seminarios, foros y cursos, etc.
Formacin Emprica:
Conocimiento resultante de la implementacin de auditoras en
diferentes instituciones sin contar con un grado acadmico.
Adicionalmente, deber saber operar equipos de cmputo y de
oficina, y dominar l/o los idiomas que sean parte de la dinmica de
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trabajo de la organizacin bajo examen. Tambin tendrn que tener


en cuenta y comprender el comportamiento organizacional cifrado en
su cultura. Una actualizacin continua de los conocimientos permitir
al auditor adquirir la madurez de juicio necesaria para el ejercicio de
su funcin en forma prudente y justa.
8.1.-HABILIDADADES Y DESTREZAS DEL AUDITOR:
Como complemento a su formacin profesional, terica y prctica, el
auditor debe reunir otras cualidades para el desempeo de sus
actividades derivadas de sus habilidades y destrezas personales.

8.2.-EXPERIENCIA:
Adems de sus conocimientos, habilidades y destrezas, el auditor
para el ejercicio de sus funciones tiene que dominar otros campos
relacionados con la organizacin:

Conocimiento de la organizacin en su objetivo, campo de


accin y estructura.
Conocimiento de la organizacin en sus reas administrativa y
operativa.
Conocimiento por experiencias anteriores en las mismas
organizaciones, o en otras organizaciones similares.
Conocimiento de casos prcticos.
Conocimiento derivado de la implementacin de estudios
organizacionales de otra naturaleza.
Conocimiento personal basado en elementos diversos.

8.3.-ESTRUCTURA DE ANLISIS
El auditor administrativo debe estructurar una lnea de pensamiento
enfocada a promover el cambio personal e institucional:

Respetar la va institucional sin frenar la visin del estudio.


Estar en permanente bsqueda de los mejores resultados

Ser selectivo

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Disear, desarrollar y efectuar seguimiento a los modelos que


aplica

Ser analtico

Contemplar alternativas lgicas y caminos opuestos en forma


alternativa
Conservar la objetividad por encima de las presiones
Ajustar las ideas en respuesta a nueva informacin
Ser factor de sinergia

8.4.-EQUIPOS DE TRABAJO PARA AUDITORA


Cuando la organizacin toma la decisin de emprender un programa
de auditoria administrativa a fondo, tiene que valorar con precisin
los siguientes aspectos:

Los resultados que espera obtener


Los compromisos que adquiere
El seguimiento que tiene que efectuar.

Como tiene que atender los requerimientos cotidianos de la


organizacin debe evaluar su situacin interna a fin de definir si
utiliza un equipo interno:

El nmero de empleados y las cargas de trabajo en las reas


funcionales.
El personal que puede ser retirado de sus labores habituales
para ser asignado a la auditoria
El tiempo y los recursos que debe destinar para ello.
La coordinacin entre el trabajo cotidiano y el de los auditores.

La duracin probable de la auditoria.

Definidos estos elementos, as como la capacidad econmica, la


organizacin define si elige efectuar el estudio con un equipo de
auditoria interno, externo o combinado.
8.5.-EQUIPO DE AUDITORA INTERNA:
Ventajas:
Conocimiento profundo de la organizacin y sus expectativas
Conciencia de la dinmica de la organizacin
Comparte la cultura organizacional
Identificacin con el personal
Menor resistencia al cambio
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Percepcin de sentirse apoyado


Conoce los mecanismos de negociacin internos
Conocer la disponibilidad de los recursos para el proyecto
Tranquilidad para negociar la entrega de reportes, avances y
resultados.
8.6.-EQUIPO DE AUDITORA EXTERNA:
Ventajas:

Aporta una visin objetiva e independiente.


Est plenamente capacitado y actualizado en avances en el rea
de trabajo especfica del estudio.

Propone soluciones con celeridad y efectividad.


Dispone de capacitacin para ofrecer soluciones alternativas.
Obligacin contractual de brindar resultados consistentes.
Rpido acceso a niveles de decisin

Racionalizacin de los recursos para minimizar el costo de la


auditoria.
Tranquilidad para emitir observaciones y sealar anomalas sin
temor a afectar a alguien en particular.
Contar con el respeto de la organizacin.

10.-METODOLOGA DE LA AUDITORIA ADMINISTRATIVA

La metodologa tiene como propsito que las diferentes acciones y


fases de ejecucin se conduzcan en forma programada y sistemtica
y delimite la profundidad con que se revisara y aplicara las tcnicas
de anlisis administrativo. Tambin facilita al auditor la identificacin
y el ordenamiento de la informacin correspondiente al registro de
hechos, hallazgos, evidencias, transacciones, situaciones, argumentos
y observaciones, para su examen informe y seguimiento. Para utilizar
las diferentes tcnicas de anlisis administrativo se propone algunas
etapas que integran la metodologa:

Planeacin
Instrumentacin
Examen
Informe
Seguimiento.

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PLANEACIN:
La planeacin se refiere a los lineamientos de carcter general que
forman parte de la aplicacin de la auditoria administrativa.
OBJETIVO: Determinar las acciones que se deben realizar para
instrumentar la auditoria en forma secuencial y ordenada.
Factores a revisar: Determinacin de los factores fundamentales
para el estudio de la organizacin con relaciona el proceso
administrativo y los elementos especficos que forman parte de su
funcionamiento. En el primer caso se incorporan las etapas del
proceso administrativo y se define las funciones que lo fundamentan;
las cuales permiten un anlisis lgico de la organizacin, ya que
secuencian y relacionan todos sus componentes en forma natural y
congruente.
En el segundo caso, se incluye una relacin de los elementos
especficos que integran y complementan el proceso administrativo.
Tales electos se asocian con los
tributos fundamentales que
enmarcan su fin y su funcin, lo que permite determinar su
contribucin particular al proceso en su conjunto y al funcionamiento
de la organizacin.
INSTRUMENTACIN:
Concluida la parte planeacin se procede a la instrumentacin de la
auditora en la cual se tiene que seleccionar y aplicar las tcnicas de
recoleccin que se estimen ms viables. De acuerdo con las
circunstancias propias de la auditoria, la medicin que se emplear, la
supervisin necesaria para mantener una coordinacin efectiva.
Recopilacin de la informacin:
Esta tarea debe enfocarse al registro de todo tipo de hallazgo y
evidencias que haga posible su examen objetivo. Es conveniente
aplicar un criterio de discriminacin, teniendo siempre presente el
objetivo del estudio, y proceder continuamente a su revisin y
evaluacin para mantener una lnea de accin uniforme.
Roles de trabajo:
Para ordenar, agilizar e imprimir coherencia a su trabajo, el auditor
debe hacerlo en lo que se denomina papeles de trabajo, son los
registros en donde describe las tcnicas y procedimientos aplicados,
las pruebas realizadas, la informacin obtenida y las conclusiones
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alcanzadas. Estos papeles proporcionan el soporte principal que en su


momento el auditor habr de incorporar en su informe ya que
incluyen observaciones, hechos y argumentos para respaldarlo, el
auditor debe preparar y conservar los papeles de trabajo, ya que son
el testimonio del trabajo efectuado y el respaldo de sus juicios y
conclusiones. Su contenido debe incluir:

Identificacin de la auditora

El proyecto de auditoria

ndices, cuestionarios, cdulas y resmenes del trabajo


realizado
Indicaciones de las observaciones recibidas durante la
aplicacin de la auditora.
Observaciones acerca del desarrollo de su trabajo
Ajustes realizados durante su ejecucin
Lineamientos recibidos por rea o fase de la aplicacin
Reporte de posibles irregularidades

Evidencia:
La evidencia representa la comprobacin de los hallazgos durante el
ejercicio de la auditora por lo que constituye un elemento relevante
para fundamentar los juicios y conclusiones que formula el auditor. Es
indispensable que el auditor se apegue en todo momento a la lnea de
trabajo acordada, a las normas en la materia y a los criterios que
durante el proceso de ejecucin vayan surgiendo. La evidencia lo
podemos clasificar en:
Fsica: se obtiene mediante inspeccin u observacin directa de las
actividades, bienes o sucesos y se presenta a travs de notas,
fotografas, cuadros, mapas o muestras materiales.
Documental: se obtiene por medio de anlisis de documentos y est
contenida en cartas, contratos, registros, actas, minutas, facturas,
recibos.
Testimonial: se consigue de toda persona que realiza declaraciones
durante la aplicacin de la auditora.
Analtica: comprende clculos, comparaciones, razonamientos y
desagregacin de la informacin por reas apartados o componentes.
Para que la evidencia sea til y vlida debe cubrir los siguientes
requisitos: Suficiente, competente, relevante, pertinente.
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En todas las oportunidades, el auditor deber proceder con


prudencia, preservando su integridad profesional y conservando los
registros de su trabajo, incluyendo los elementos comprobatorios de
las inconsistencias detectadas.

EXMEN
El examen de la Auditora Administrativa consiste en dividir o separar
sus elementos componentes para conocer la naturaleza, las
caractersticas y el origen de su comportamiento sin perder de vista
la relacin interdependencia e interaccin de las partes entre s y con
el todo y de estas con su contexto.
Objetivo: Aplicar las tcnicas de anlisis procedentes para lograr los
fines propuestos con la oportunidad, extensin y profundidad que
requiere el universo sujeto a examen las circunstancias especficas
del trabajo, a fin de reunir los elementos de decisin ptimos.
El examen provee de una clasificacin e interpretacin de hechos,
diagnsticos de problemas as como de los elementos para evaluar y
racionalizar los efectos de un cambio.
El procedimiento de examen consta de los siguientes pasos.

Conocer el hecho que se analiza


Describir ese hecho
Descomponerlo aspectos y detalles
Revisarlo crticamente
Ordenar cada elemento de acuerdo al criterio de clasificacin
Definir las relaciones que operan entre cada elemento,
considerado individualmente y en conjunto.
Identificar y explicar su comportamiento con el fin de entender
las causas que lo originaron y el camino para su atencin.

Un enfoque muy eficaz para consolidar el examen consiste en adoptar


una actitud interrogativa y formular de manera sistemtica seis
cuestionamientos: Qu trabajo se hace? Para qu hace? Quin lo
hace? Cmo se hace? Con qu hace? Cundo se hace?.
INFORME
Al finalizar el examen de la Auditora Administrativa en una
organizacin, es necesario preparar un informe en el cual se
consignen los resultados, de la auditora, identificando claramente el
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rea, sistema, programa, proyecto, etc. Es importante que tanto los


hallazgos como las recomendaciones estn sustentados por evidencia
competente y relevante, debidamente documentada en los papeles de
trabajo del auditor.
Los resultados deben de reunir atributos como:

Objetividad visin imparcial de los hechos.


Oportunidad disponibilidad en tiempo y lugar de la informacin
Claridad fcil comprensin del contenido
Utilidad provecho que puede obtenerse de la informacin
Calidad apego a las normas de calidad y elementos de sistema
de calidad en materia de servicios.
Lgica secuencia acorde con el objeto y prioridades
establecidas.

SEGUIMIENTO
Las observaciones que se producen como resultado de la auditora
deben de sujetarse a un estricto seguimiento ya que no slo se
orientan a corregir las fallas, detectadas, sino tambin a evitar su
recurrencia. En este sentido, el seguimiento no se limita a la
determinacin de observaciones o deficiencias, sino a aportar
elementos de crecimiento a la organizacin, lo que hace posible:

Verificar que las acciones realizadas como resultado de las


observaciones se lleven a la prctica en los trminos y fechas
establecidos conjuntamente con el responsable del rea.
Facilitar al titular la organizacin la toma de decisiones.
Constatar las acciones que se llevaron a cabo para instrumentar
las recomendaciones, y al finalizar la revisin, rendir un nuevo
informe referente al grado y forma cmo estas se atendieron.

Objetivo: Establecer lineamientos generales para dar el adecuado


seguimiento de las observaciones formuladas por el auditor y
asegurar su atencin y puesta en operacin.

11.-INDICADORES DE LA AUDITORA ADMINISTRATIVA


Un indicador es un punto en una estadstica simple o compuesta que
refleja algn rasgo importante de un sistema dentro de un contexto
de interpretacin. Establece una relacin cuantitativa entre dos
cantidades que corresponden a un mismo proceso o a procesos
diferentes. A travs de un indicador se pretende caracterizar el xito
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o la efectividad de un sistema, programa u organizacin, sirviendo


como una medida aproximada de algn componente o de la relacin
entre componentes. Un sistema de indicadores permite hacer
comparaciones, elaborar juicios, analizar tendencias y predecir
cambios. Puede medir el desempeo de un individuo, de un sistema y
sus niveles, de una organizacin, las caractersticas del contexto, el
costo y la calidad de los insumos, la efectividad de los procesos, la
relevancia de los bienes y servicios producidos en relacin con
necesidades especficas.
NIVELES DE APLICACIN:
Por su nivel de aplicacin, los indicadores, se dividen en:

Estratgicos
De gestin
De servicio

Indicadores estratgicos: Permiten identificar La contribucin al


logro de los objetivos eso relacin con la misin de la unidad
responsable. Miden el cumplimiento de los objetivos en:

Actividades
Programas especiales
Proyectos organizacionales y de inversin

Indicadores de gestin: Informan sobre procesos y funciones clave Se


utilizan en el proceso administrativo para:

Controlar la operacin
Prevenir e identificar desviaciones que impidan el cumplimiento
de los objetivos estratgicos
Determinar costos unitarios por reas y programas
Verificar el logro de las metas e identificar desviacin

Indicadores de servicio: Miden la calidad con que se generan


productos y servicios de estndares, as como de proveedores. Se
emplean para implantar acciones de mejoramiento y para elevar la
calidad de la atencin al cliente. Permiten identificar:

El nivel de desempeo o cumplimiento de los estndares del


servicio.
El grado de satisfaccin o calidad que percibe el cliente sobre el
producto o servicio recibido.

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12.-DIMENSIONES A EVALUAR POR MEDIO DE INDICADORES


Para que los indicadores puedan evaluar la dimensin las acciones,
deben posibilitar la medicin de:

Impacto

Mide el cumplimiento de los objetivos

Cuantifica valores y efectos en clientes.

Mide el desarrollo de los procesos

Cobertura

Informa sobre el alcance de las acciones.

Eficiencia

Mide costos unitarios y productividad


Cuantifica la optimizacin de recursos humanos. Materiales,
financieros y tecnolgicos, para obtener productos y servicios al
menor costo y en el menor tiempo.
Calidad
Mide el grado en que los productos y servicios necesidades y
expectativas de los clientes.
Cuantifica la satisfaccin del cliente.

INDICADORES DE EJECUCION
Los indicadores que aqu se incorporan, tradicionalmente son
empleados por las organizaciones para apoyar la evaluacin
cuantitativa de los hallazgos que durante una auditoria se obtienen, y
que sirven para determinar las relaciones y tendencias de los hechos.
Para poder ubicarlos en funcin de su campo de aplicacin y utilidad,
se clasifican en indicadores de:

Rentabilidad

Liquidez

Financiamiento

Ventas

Produccin

Abastecimiento

Fuerza laboral

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Asimismo, en cada caso, los indicadores se presentan en un formato


que incluye la numeracin consecutiva, el nombre u objeto del
indicador y la frmula para su aplicacin. De esta manera, su
consulta y uso puede efectuarse en forma accesible.
INDICADORES DE PROCESO ADMINISTRATIVO.
El fin primordial de emplear indicadores en el proceso administrativo
es el de poder evaluar en trminos cualitativos y cuantitativos el
puntual cumplimiento de sus etapas y propsito estratgico, a partir
de la revisin de sus funciones. Para estar en posibilidad de obtener
la mayor y mejor informacin, a cada etapa del proceso se le asignan
indicadores cualitativos, que son los que dan razn de ser a la
organizacin, e indicadores cuantitativos, que son los que traducen
en hechos el objeto de la organizacin. El manejo de estos dos
indicadores en forma simultnea obedece al propsito de que el
auditor tenga una visin global y completa de la organizacin
asociando la esencia con las acciones y el comportamiento con los
resultados. Esta divisin convencional se hace con la idea de evaluar
el proceso en s mismo, y de obtener informacin adicional de los
factores que inciden en su ejecucin; toda vez que el conjunto de
etapas y elementos permite soportar las recomendaciones que se
pueden formular y, sobre todo, seguir una secuencia ordenada y
sistemtica para emitir un juicio definitivo acerca de la situacin de la
organizacin. La revisin del proceso incluye los elementos que se
identifican con las funciones de las etapas, lo que reduce el nmero
nominal de la lista de elementos, para no duplicarlos; sin embargo, se
mantienen como marco de la auditoria, para dejar abierta la opcin
de que una organizacin pueda analizarlos en forma independiente.
Asimismo, tomando en cuenta que los cuestionarios preparados para
cada rubro respetan este criterio. Es importante anotar que, para
ampliar el alcance en la revisin de cada etapa y elemento, y
determinar las condiciones en que se generaron, la organizacin
puede considerar los siguientes aspectos:

Va seguida para su formulacin


Designacin del responsable de su preparacin
Difusin de su preparacin
Aceptacin por parte de la organizacin
Interpretacin adecuada por los miembros de la organizacin
Acceso a la informacin para su consulta
Plazo o periodo de ejecucin estimado

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Claridad en su definicin, Consistencia en su conceptualizacin


Congruencia con las condiciones de la organizacin
Revisin y actualizacin de los contenidos
Vnculos con las instancias con las que interacta la
organizacin

13.-CONCLUSIONES
Podemos concluir, que la aplicacin de una auditora administrativa en las
organizaciones puede tomar diferentes cursos de accin, dependiendo de su
estructura orgnica, objeto, giro, naturaleza de sus productos y servicios, nivel
de desarrollo y, en particular, con el grado y forma de delegacin de autoridad.
La conjuncin de estos factores, tomando en cuenta los aspectos normativos y
operativos, las relaciones con el entorno y la ubicacin territorial de las reas y
mecanismos de control establecidos, constituyen la base para estructurar una
lnea de accin capaz de provocar y promover el cambio personal e institucional
necesarios para que un estudio de auditora se traduzca en un proyecto
innovador slido.
El auditar es el proceso de acumular y evaluar evidencia, realizando por una
persona independiente y competente acerca de la informacin cuantificable de
una entidad econmica especfica, con el propsito de determinar e informar
sobre el grado de correspondencia existente entre la informacin cuantificable y
los criterios establecidos. Su importancia es reconocida desde los tiempos ms
remotos, tenindose conocimientos de su existencia ya en las lejanas pocas
de la civilizacin sumeria.

El factor tiempo obliga a cambiar muchas cosas, la industria, el


comercio, los servicios pblicos, entre otros. Al crecer las empresas, la
administracin se hace ms complicada, adoptando mayor importancia
la comprobacin y el control interno, debido a una mayor delegacin de
autoridades y responsabilidad de los funcionarios. Debido a todos los
problemas administrativos s han presentado con el avance del tiempo
nuevas dimensiones en el pensamiento administrativo. Una de estas
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dimensiones es la auditoria administrativa la cual es un examen


detallado de la administracin de un organismo social, realizado por
un profesional (auditor), es decir, es una nueva herramienta de control y
evaluacin considerada como un servicio profesional para examinar
integralmente un organismo social con el propsito de descubrir
oportunidades para mejorar su administracin.
Tomando en consideracin todas las investigaciones realizadas,
podemos concluir que la auditoria es dinmica, la cual debe aplicarse
formalmente toda empresa, independientemente de su magnitud y
objetivos; aun en empresas pequeas, en donde se llega a considerar
inoperante, su aplicacin debe ser secuencial constatada para lograr
eficiencia.
Definitivamente como se indica, el objetivo de la Auditoria consiste en
apoyar a los miembros de la empresa en el desempeo de sus
actividades. Para ello la auditoria les proporciona anlisis, evaluaciones,
recomendaciones, asesora e informacin concerniente a las actividades
revisadas

14.-BIBLIOGRAFIA

1. Bello Bello, Luz Mireya y Medina Surez, Lorena. Manual de


Auditoria Administrativa. Bogot: Universidad Minuto de Dios,
2008.
2. http://www.articuloz.com/administracion-articulos/sobre-laAuditora- administrativa-950760.html
3. William p. Leonard. Auditora Administrativa.1989.pg.45
4. http://www.gerencie.com/auditoria-administrativa.html
5. http://www.gestiopolis.com/recursos/documentos/fulldocs/ger1
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6. http://dspace.uniminuto.edu:8000/jspui/bitstream/10656/558/
1/TTCA_MedinaSu arezLorena_08.pdf

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7. http://www.mitecnologico.com/iem/Main/AuditoriaAdministrativ
a
8. http://www.pearsoneducacion.net/franklin/SitioAudAdmin/archi
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9. http://es.scribd.com/doc/12599839/Trabajo-Final-AuditoriaAdministrativa
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http://grupos.emagister.com/documento/auditoria_admini
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11. http://www.docstoc.com/docs/21362249/MECANICAOPERATIVA-de-LA- AUDITORIA-ADMINISTRATIVA

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