EL EFECTIVO, CLASIFICACIN, CONTROL Y MANEJO

EFECTIVO
Se entiende por efectivo la moneda de curso legal, es decir, emitida por el Estado y de obligatoria
aceptacin dentro del Territorio Nacional.
En la prctica contable se denomina efectivo a las monedas de metal o a los billetes de uso corriente,
los saldos en las cuentas bancarias y aquellos otros medios o instrumentos de cambio. Segn Phillip (1.987)
Es el activo ms lquido, el cual es aceptado generalmente para pagos de mercancas, obligaciones y
servicios. Es un medio de cambio de disponibilidad absoluta para utilizarlo en el momento en que se necesite,
sin ningn tipo de limitaciones.
En toda organizacin debe existir efectivo, con la finalidad de:
Realizar transacciones como son la compraventa, inversiones, gozar de descuentos por pronto pago,
etc.
Mantener controlados los flujos de efectivo, con el fin de prevenir y cubrir situaciones y gastos que
puedan presentarse.
Comprar bonos, acciones, ttulos con el fin de incrementar los ingresos por otra va al ser colocados
en el mercado.
EL EFECTIVO EN BANCO
Representa el valor del dinero a favor de una persona natural o jurdica, confiados a las distintas
instituciones financieras o bancarias, colocados bsicamente en los distintos productos financieros pasivos.
El efectivo depositado en las cuentas bancarias va ubicado dentro del balance general, en el Activo Circulante
disponible y tiene saldo deudor (La Cuenta Banco).
DINERO
Es cualquier objeto que tiene precio fijo en trminos de la unidad monetaria de un pas y es aceptado
como medio de pago por bienes y servicios.
La palabra dinero es derivada del latn Denarium, el cual era una moneda que utilizaron los romanos
para realizar sus actividades comerciales. La aparicin del dinero constituye uno de los grandes avances de la
civilizacin humana en toda su historia.
El dinero se define como cualquier medio de cambio generalmente aceptado para el pago de bienes y
servicios y la amortizacin de deudas. El dinero tambin sirve como medida del valor para tasar (valorar) el
precio econmico relativo de los distintos bienes y servicios.
Entre sus funciones esta:
Es un medio de cambio, permite efectuar transacciones sin recurrir al trueque.
Facilita el intercambio de mercancas por tratarse de un bien convencional de aceptacin general y
garantizado por el estado.
Es un depsito de valor, o sea es una forma fcil de acumular riqueza.
Acta como unidad de cuenta, es decir, expresa en determinadas unidades de valores que ya posee las
cosas. Sirve para clculos contables.

 Se utiliza para pagos diferidos, sumndole las variables del tiempo.

ACERCA DEL DINERO BANCARIO
Se le llama Dinero Bancario al total de depsitos con los que cuenta un banco (o institucin
financiera) en determinado momento. Es decir, el dinero bancario es aquel con el que dispone en cualquier
momento el banco en forma fsica, lo cual marca ciertas diferencias.
Cuando una persona retira dinero de su cuenta, el Banco reduce su capital bancario, pero en cambio
cuando la gente toma una chequera, el Banco no ve reducido su capital sino hasta que el cheque sea cobrado.
El dinero bancario es el que permite a estas instituciones realizar prstamos, la cual es la principal
fuente de riqueza de todo banco. Los bancos para poder usar el dinero de sus clientes necesitan estimar con
cunto capital disponen en todo momento y ese es precisamente el dinero bancario.
Las personas que manejan cuentas bancarias suelen mantener un saldo fijo durante periodos
prolongados, y de vez en cuando hacen retiros sustanciales. Debido a que este comportamiento es el mismo
en todos los clientes, los bancos pueden estimar cuanto es el capital mnimo con el que siempre pueden
disponer.
CLASIFICACIN DEL EFECTIVO
Actividad que se efecta en forma paulatina y ordena de acuerdo a su denominacin y conformacin a
medida que se va recibiendo el efectivo en caja, bien sea a travs de depsitos u otros conceptos. El efectivo
se ordena de una forma prestablecida, a fin de tener fcil manejo y control del mismo en cualquier momento
determinado.
Clasificacin del efectivo segn su denominacin
Se ordenan los billetes de acuerdo a su denominacin y se va clasificando en forma creciente, es
decir, primero los billetes de baja denominacin y luego los de ms alta denominacin.
Billete de 2 Bs. - Billetes de 5 Bs. - Billetes de 10 Bs... Billetes de 100 Bs.
Clasificacin segn su composicin
Se ordenan los billetes de acuerdo a su denominacin y se van contando y agrupando de la siguiente
forma:
Pacas: 1000 billetes
Pacas: 500 billetes
Fajos: 100 billetes
Fajos: 50 billetes
Picos: de 1 a 49 billetes
Pacas: se elaboran con la cantidad de 1000 billetes de una misma denominacin o su equivalente a 10 fajos.
Pacas: se elaboran con la cantidad de 500 billetes de una misma denominacin o su equivalente a 5 fajos.
Fajos: se elaboran con la cantidad de 100 billetes de una misma denominacin precintadas.
Fajos: se elaboran con la cantidad de 50 billetes de una misma denominacin.
Picos: se elaboran con la cantidad de 1 a 49 billetes de todas las denominaciones.
Clasificacin del efectivo (billetes) segn su naturaleza

Es la apreciacin que se hace de acuerdo al estado fsico del billete, tomando en cuenta el grado de
deterioro del mismo, lo cual es indicativo de su circulacin o no y estos se clasifican en:
Mutilados
Deteriorados
Falsos
Mutilados: son aquellos que se encuentran seccionados (cortados, amputados o cercenado) en alguna de sus
partes y por consiguiente les falta una porcin del mismo, presentndose de esta manera incompletos.

Deteriorados: son aquellos que se encuentran en avanzado estado de desgaste y no se puede apreciar con
facilidad alguna de sus partes como por ejemplo: las firmas, los seriales o cercenado cualquier parte del
billete. Tambin se entender por billete deteriorado o no apto para circular, aquel que haya sido dividido,
perforado, borrado, manchado, rayado, descolorido, ensuciado, quemado, cercenado, o que su impresin no
se corresponda con sus caractersticas de emisin.

Falsos: son aquellos cuyas apariencias es dudosa y presenta diferencias en los rasgos que lo conforman,
como la textura, las formas y otras marcas y seas, que por sus caractersticas especiales, los hacen difcil de
imitar, y que para poder observarlos hay que valerse de ciertos instrumentos como: lpiz y lmparas de luz
ultravioletas.
En la Diapositiva de Billetes y Monedas de la Repblica Bolivariana de Venezuela veremos:

 Las caractersticas de nuestros billetes y monedas

Los Elementos de seguridad en los billete
CONTROL Y MANEJO
Una adecuada administracin del efectivo es de suma importancia, porque el efectivo es un
instrumento o medio que requiere que los bancos establezcan eficientes sistemas y procedimientos de control
para protegerlo y salvaguardarlo de robos o fraudes. Por ello es necesario que el cajero deba contabilizar y
procesar correctamente las transacciones realizadas en efectivo, para disponer informacin confiable y sobre
todo oportuna en un momento determinado.
El sistema de control interno
El control interno comprende la estructura, las polticas, los procedimientos y las cualidades del
personal de una empresa, con el objetivo de: proteger sus activos, asegurar la validez de la informacin,
promover la eficiencia en las operaciones, y estimular y asegurar el cumplimiento de las polticas y
directrices emanadas de la direccin. Los controles en el control interno, pueden ser caracterizados como:
Controles contables, comprenden el plan de organizacin y todos los mtodos y procedimientos cuya
misin es la salvaguarda del efectivo y la fiabilidad de los registros contables.
Controles administrativos, se relacionan con la normativa y los procedimientos existentes en una
empresa vinculados a la eficiencia operativa, el acatamiento y cumplimiento de las polticas y
normativas emanadas de la direccin.
Recomendaciones que deben tomar en cuenta los cajeros, en el manejo y control interno de
caja:
Las transacciones donde involucre efectivo deben ser realizadas directamente por la ventanilla entre el
cliente y el cajero.
Debe aplicar las tcnicas para el manejo de efectivo, conocer las normas de seguridad, y cumplir con
los procedimientos y las polticas emanadas por la direccin de la organizacin.
Todo efectivo recibido en taquilla depositado por los clientes debe ser contado y recontado, de ser
posible hacer uso de las maquinas contadoras de billetes.
Mantener resguardado el excedente de efectivo recibido adecuadamente bajo combinacin de tiempo
en el lockers de seguridad.
Efectuar los pases de excedentes de efectivo al cajero principal o tesorero, de acuerdo a la normativa
y procedimiento establecido.
Al entregar el dinero a bveda (cajero principal o tesorero) debe esta recontado y debidamente
precintado los fajos con su media firma y sello de caja como seal de verificado.
Al recibir dinero de bveda (cajero principal o tesorero) recontar el efectivo y no romper ningn
precinto sin estar seguro de la cantidad de piezas de un fajo (100 billetes de una misma
denominacin).
Al recibir o entregar dinero a bveda debe recontar, ventilar los fajos y verificar que no hay billetes
intercalados o doblados.

 Mantener el lmite permitido de efectivo en la gaveta.

Por ninguna razn permita que otra persona manipule el dinero que usted mantiene bajo su custodia.
No mantenga dinero sobre el mostrador de su ventanilla, gurdelo en su gaveta o lockers de
seguridad. Esto lo debe tener presente antes comenzar a recibir los depsitos en efectivos.
Debe aplicar los procedimientos adecuados a los billetes deteriorados, mutilados y falsos.
Cuando efectu un pago solicite al cliente, que recuente el dinero en la misma ventanilla
Debe realizar un cuadre de efectivo al medioda y otro al cierre de la jornada de trabajo, para fines de
control.
LOS PASOS PARA CONTAR DINERO
Que persona no se ha sorprendido por la velocidad con la que cuentan los billetes los empleados del
banco. Los cajeros de banco cuentan el dinero velozmente y es sorprendente cmo logran detectar al simple
tacto cuando un billete es falso. Esto se logra con la experiencia y el empeo en adquirir la habilidad sobre
todo para no equivocarse al realizar un conteo eficaz de billetes. A los cajeros no se le explica ninguna
tcnica para contar dinero y lo peor que le puede pasar es fallar. Esto trae como consecuencia que:
Lo que se cobra de ms, se lo queda el banco.
Lo que se paga de ms, lo asume el cajero.
Entre los principales miedos que tienen los empleados de caja al manipular dinero se destaca:
El temor de que se peguen billetes de ms a realizar un pago.
El de contar mal y recibir de menos efectivos en la recepcin de los depsitos.
El de obtener algn billete falso injertado (incrustado) en el efectivo de los depsitos recibidos.
El cajero al realizar un conteo eficaz de billetes debe tener presente:
Si se va a contar mucha cantidad de dineros, debe pedir lo que llamamos cuenta fcil (mojador), lo
que sirve para separar los billetes correctamente.
Si los billetes son nuevos, deben estirarse y golpearse enrgicamente, todos juntos contra el borde de
una mesa para que se separen correctamente (Ventilados). Es posible que como acaban de ser
guillotinados, no estn bien separados.
LOS PASOS PARA EL CONTEO DE BILLETES SEGN RICARDO CAVALLARO
Ricardo Cavallaro, de nacionalidad Argentina se dedica a ensear a contar billetes, mediante un
curso titulado De profesin: cajero, que dict en varias entidades como la Asociacin de la Banca
Especializada (ABE), la Asociacin de Bancos de la Repblica Argentina (ABRA), Juncadella y bancos
reconocidos como Ro o Galicia. Es un hombre que decidi dedicarse al estudio de la tcnica de conteo
eficaz de billetes por su propia experiencia de ms de 30 aos como cajero y tesorero en bancos de primera
lnea.
Los pasos para contar dinero son:
1. Estirar el billete. Nunca se debe contar la plata doblada por la mitad, ya que induce errores.

2. Cuidar lo ergonomtrico: el brazo no debe estar en alto al pasar los billetes porque no slo produce
dolor tensional sino que adems, se pierde visualizacin del billete.
3. Si se es diestro: se debe colocar la mano izquierda en el medio del billete, para que permita la
visualizacin de aproximadamente 50% del papel. Al revs si es zurdo. Cuando uno cuenta los
billetes no slo cuida los aspectos cuantitativos, sino tambin mira la calidad. Si se pone la mano muy
en el borde, no se puede detectar rpido un billete raro, pegado con cinta scotch. Si se coloca muy
hacia la izquierda, los billetes se tuercen y se tarda tiempo.
4. Con la otra mano, se debe mojar el dedo ndice y en el extremo derecho superior del billete,
empujarlo con ayuda del pulgar. El resto de los dedos, debe estar retrado y flojo hacia la palma de la
mano.
5. Para pasar cada billete, se debe caminarlo entre los dedos ndice y mayor sucesivamente. El
meique, anular y pulgar de esa mano, deben estar retrados y en contacto entre s, contra el billete.
6. Si se descubre un billete raro al tacto o porque se vio alguna diferencia de color o injerto, se debe
separar para analizar luego, con luz ultravioletas. En el caso de la cinta scotch hay que fijarse muy
bien en la numeracin, porque con un mismo billete pueden hacerse varios.
7. En relacin con la cantidad de billetes que deben contarse por vez, debe contarse aplicando la
clasificacin de billetes segn su composicin:
Pacas: 1000 billetes
Pacas: 500 billetes
Fajos: 100 billetes
Fajos: 50 billetes
Picos: de 1 a 49 billetes
Billetes usados para seuelo
Billetes seuelos: son aquellos billetes que se guardan con el efectivo cuyo nmero de seriales estn
registrados. Estos se guardan aparte para no ser entregado a los clientes.
Fajo de explosivo: son fajos de billetes que se atan con bandas especiales que explotan con tinta roja
para descubrir al criminal.
Arqueo de Caja
Consiste en el recuento del dinero (Billetes ms las monedas) en fsico que se encuentra en caja. El
resultado del recuento del efectivo se debe comparar con el saldo final que arroja el sistema. Si existe
diferencia se debe realizar los registros de sobrantes o faltantes de caja, si corresponde.
Hay un Sobrante en Caja: cuando la realidad me da ms de lo que me dice que debo tener el
contador que arroja el sistema.
Hay un Faltante en Caja: cunado en la realidad tengo de menos de lo que me dice que debo tener el
contador que arroja el sistema.
El Arqueo de Caja se realiza con el objeto de comprobar si se ha procesado, registrado, contabilizado
bien todas las operaciones en efectivo de los depsitos recibidos y pagos de cheques as como los retiros

realizados diariamente por los clientes atendidos por el cajero en su taquilla. Sirve tambin para saber si los
controles internos se estn llevando adecuadamente.
Locker de cajero (Caja de Seguridad)
Es una caja metlica diseada para proteger el dinero en el reas de cajeros que se caracteriza por
contar con: una primera gaveta con cerradura o compartimiento para resguardar el cofre con sus respectivas
divisiones de acuerdo a las diferentes denominaciones de billetes y monedas que se utiliza para transportar
efectivo, una segunda gaveta con cerradura con sus respectivas divisiones y trampa para el efectivo, y un
tercer compartimiento con combinacin de tiempo manual o digital que sirve de resguardo para el efectivo
que proviene de la gaveta trampa.

CUADRE DE OPERACIONES Y EL CIERRE DE CAJA

Luego de haber atendido hasta el ltimo cliente, se procede a realizar el cuadre de caja. Podemos
definirlo como la comprobacin exacta del movimiento realizado en un da determinado. Este cuadre de
efectivo obedece a la siguiente regla elemental:
SALDO ANTERIOR + ENTRADAS - SALIDAS = SALDO ACTUAL
Saldo anterior: Es la cantidad de efectivo ordenado y agrupado en picos que resulto del movimiento al final
del da hbil trabajado.
Entradas: Es todo el dinero recibido en depsitos realizados en un da determinado, ms los pases en
efectivo que es recibido de bveda para cumplir con los pagos respectivos.
Salidas: Es todo el efectivo que se paga a los clientes por retiros de sus cuentas de ahorros, cheque a titulares
y/o beneficiaros presentados por taquilla. Tambin se le suman los pases en efectivos entregados a bveda
principal.
Saldo actual: Es el resultado obtenido de la suma del saldo anterior en efectivo ms las entradas en efectivos
menos todas las salidas en efectivo, es decir, el total que resulta al final del da. Este se resguarda en el cofre
y entregado a la bveda principal a terminar las labores.
Cuadre diario de las transacciones bancarias y la verificacin de documentos
El proceso de verificacin se realiza por cada uno de los documentos procesados, es decir, se suman
todos los cheques pagados, se suman todos los retiros de ahorros y se compara su suma total contra los
totales del computador. En la actualidad, el computador suministra una serie de totales por cada tipo de
proceso, los cuales por comparacin se revisan contra las sumas de los documentos:
La primera labor que debe realizar el cajero antes de proceder al cuadre de caja, es contar el efectivo.
El monto de efectivo mayor al lmite que debe mantener en cofre debe ser entregado a bveda para no
mantenerlo sin resguardo por tiempo innecesario.
Es inconveniente e ilgico permanecer con el efectivo en taquilla hasta haber cuadrado todo el
movimiento. Si se cuenta correctamente, es imposible que el dinero se reproduzca o se disminuya, por
lo que no es necesario por ningn motivo mantenerlo en la taquilla.
El efectivo preparado se debe contar, recontar y precintar al pasarlo a bveda. El efectivo se debe
ordena siguiendo la clasificacin ya conocidas o las prestablecida en la institucin financiera donde se
encuentre laborando.
El proceso siguiente es el de agrupar todos los comprobantes de las transacciones realizadas sumarlos
y comparar con los totales del terminal.
Al finalizar el cuadre se imprime el formato de totales por cada tipo de proceso del movimiento
diario que suministra el computador, donde se refleja los totales de todos los comprobantes
debidamente procesados, se tildan todos los contadores o totales como verificado y luego se entrega
con el fsico de los comprobantes al supervisor.

 El monto que quedar en el cofre es lo que conocemos como picos, se relaciona en una hoja al detalle,
anotando la cantidad por denominacin. Esta hoja se hace por duplicado y se entrega a bveda quien
devuelve una firmada en seal de recibido.
Al terminar, debe ordenarse el rea de caja, para preparar la nueva jornada del da siguiente, verifique
el papel de la sumadora, grapadora, humedad de la almohadilla, cambie la fecha del sello, y todo
aquello que le facilite el proceso de apertura del da siguiente.