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INTRODUCCIN
Novedades de MS Office Word 2016
I.
II.
III.
IV.
V.
VI.
INTRODUCCIN
Novedades de MS Office Word 2016
Word 2016 para Windows tiene todas las funciones y caractersticas a las que est
acostumbrado, adems de algunas mejoras y las mejores caractersticas nuevas de
Office 2016.
Estas son algunas de las principales caractersticas nuevas.
Hacer las cosas de forma rpida con Informacin
Ver un cuadro de texto en la cinta de Word 2016 que dice Informacin sobre lo que
desea hacer. Este es un campo de texto donde se pueden escribir palabras y frases
sobre lo que desee hacer a continuacin y obtener acceso rpidamente a las
caractersticas que desea utilizar o a las acciones que desea realizar. Tambin puede
utilizar Informacin para buscar ayuda sobre lo que est buscando o para utilizar la
Bsqueda inteligente para investigar o definir el trmino que ha introducido.
Ecuaciones de lpiz
Incluidas las ecuaciones matemticas, son mucho ms fciles. Ahora puede ir a Insertar
> Ecuacin > Ecuacin de lpiz siempre que desee incluir una ecuacin matemtica
compleja en el documento. Si tiene un dispositivo tctil, puede usar el dedo o un lpiz
tctil para escribir ecuaciones matemticas a mano y Word 2016 las convertir en texto.
(Si no tiene un dispositivo tctil, tambin puede usar el mouse para escribir). Tambin
puede borrar, seleccionar y corregir lo que ha escrito sobre la marcha.
en Windows 10 (o Windows 7
En la Unidad 2 veremos todos sus componentes; ahora nos vamos a centrar slo
en algunas cosas.
En el centro de la parte superior encontramos, la barra del ttulo. En ella aparece
el nombre del documento sobre el que estamos trabajando. Al lado aparece el
nombre del programa, Word, en este caso porque estamos en la versin Word
de escritorio, pero podra aparecer Guardado en OneDrive si estamos en la
versin gratuita de Word Online en la Web.
Al abrir un documento en blanco Word 2016 le asigna el nombre Documento1.
Cuando guardemos el documento le cambiaremos el nombre.
Al escribir un texto hay que teclearlo sin ms. Observars que los saltos de lnea
se realizan automticamente al llegar al margen derecho. Si quieres realizar un
cambio de lnea de forma explcita, debers utilizar la tecla INTRO (tambin se
llama ENTER o retorno de carro). Se trata de una tecla grande situada en la zona
derecha del teclado alfabtico. Su dibujo representativo suele ser una flecha con
la forma que indica que baja la lnea y se sita al principio de la siguiente (a la
izquierda).
texto. Se llama punto de insercin, porque all donde est situada es donde se
introducir el texto que teclees. Observars que va avanzando segn vas
escribiendo.
Al escribir es habitual cometer errores, pero la redaccin de textos en ordenador
tiene la ventaja de facilitar su correccin. Para borrar texto disponemos de la tecla
RETROCESO. Esta tecla suele encontrarse justo encima de INTRO y
normalmente tiene dibujada una flecha larga hacia la izquierda.
Es posible que no te des cuenta del error hasta despus de haber escrito
unas cuantas letras ms. En ese caso no sera bueno que borraras toda
la frase por un error que est al principio de la misma. Lo normal es que
La tecla suprimir (DEL o SUPR) tambin borra una letra, pero la que
queda a la derecha del punto de insercin.
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Para crear una copia del documento en el modo de Word 2016, haga clic
en Guardar como y elija la ubicacin y la carpeta en las que desea
guardar la nueva copia. Escriba un nombre nuevo para el documento en
el cuadro Nombre de archivo y haga clic en Documento de Word de la
lista Guardar como tipo. Asegrese de que el cuadro junto a Mantener
compatibilidad
con
versiones
anteriores
de
Word
no
est
seleccionado.
III. CREANDO Y MANIPULANDO TABLAS EN WORD
Una tabla est formada por celdas o casillas, agrupadas por filas y columnas. En
cada celda se puede insertar texto, nmeros o grficos. Las tablas permiten organizar
la informacin en filas y columnas, de forma que se pueden realizar operaciones y
tratamientos sobre los datos. Por ejemplo, obtener el valor medio de una columna u
ordenar una lista de nombres.
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Otra utilidad de las tablas es su uso para mejorar el diseo de los documentos ya que
facilitan la distribucin de los textos y grficos contenidos en sus casillas. Esta
caracterstica se emplea sobre todo en la construccin de pginas Web para Internet,
aunque no est recomendado, ya que en HTML hay otras posibilidades de
maquetacin ms apropiadas.
Las tablas son una forma de organizar los datos mucho ms potente que utilizando
las tabulaciones u otros mtodos.
3.1 Insertar una tabla
Para Insertar una tabla accedemos siempre desde la pestaa Insertar > grupo
Tablas > botn Tabla. All encontraremos las tres posibles formas de crear
tablas:
1. Una de las formas es utilizar la cuadrcula que simula una tabla. Cada
cuadrado representa una celda y al pasar el ratn sobre ella se colorear en
naranja la seleccin que realicemos. Al hacer clic confirmamos que la
seleccin se ha realizado y se inserta la tabla en el documento. En el ejemplo
de la imagen estaramos creando una tabla de 3x3.
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que las del resto de filas. O bien para conseguir el efecto totalmente opuesto,
que una celda se divida en dos o ms celdas sin afectar al resto.
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Al pasar el ratn sobre ellos vers cmo cambia el formato de la tabla. Para
aplicarlo definitivamente haremos clic sobre l. Luego, podrs retocar el
resultado final, si lo deseas, con las herramientas de Sombreado y Bordes.
Adems, los estilos se pueden ajustar segn nuestra conveniencia en base a
distintas opciones que tenemos disponibles justo a su derecha. Podemos elegir
pues si nuestra tabla tiene o no encabezados, filas de totales o las filas y
columnas resaltadas en distintos colores que van alternando. Para ello
simplemente deberemos marcar o desmarcar cada una de las Opciones de
estilo de tabla.
3.8 Grupo bordes
Este grupo permite explorar opciones de bordes adicionales como:
Estilos de Borde
Permite dar formato a bordes especficos de la tabla usando un estilo comn o
alguno que haya aplicado recientemente. Tambin puede seleccionar Copiar
formato de borde para copiar el formato de un borde existente y aplicarlo en otra
parte.
1. Haga clic dentro de una tabla.
2. En Herramientas de tabla > haga clic en Diseo > en el grupo Bordes
> haga clic en la flecha situada junto a Estilos de borde.
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Copiar Borde
Permite aplicar formato a bordes especficos de la tabla. Para cambiar el aspecto
de los bordes que est modificando, use los mens de estilo, grosor y color de
pluma.
1. Haga clic dentro de una tabla.
2. En Herramientas de tabla > haga clic en Diseo > en el grupo Bordes
> haga clic en Copiar borde.
3.9 Controlar dnde se divide una tabla
Cuando creamos una tabla el tamao que se establece a las celdas suele ser
siempre el mismo. Pero es posible que, al introducir contenido en sus celdas, el
tamao se vaya ajustando y la tabla se vaya deformando.
Desde la pestaa Presentacin > grupo Tamao de celda, podemos controlar
el aspecto que tendrn las celdas.
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Ordenar
Una de las principales ventajas de que disponemos es la capacidad de ordenar
sus datos. No importa si los datos son alfabticos, numricos o de tipo fecha, la
herramienta es vlida para todos ellos. Adems, podremos escoger si hacerlo de
forma ascendente o descendente.
Al hacer clic en el botn
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combinamos
correspondencia,
estamos
utilizando
dos
elementos
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consulte
Usar
Word
para
una
combinacin
de
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clic
en
Correspondencia
>
Iniciar
combinacin
de
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Si va a enviar una carta a todos los usuarios que aparecen en la lista, pase
al paso 4. Si va a ponerse en contacto solo con algunas de las personas de
la lista, por ejemplo, solo la gente que reside 20 kilmetros alrededor del
evento, elija los usuarios que quiera incluir.
Marque los nombres de las personas a las que quiere enviar la carta.
Tambin puede ordenar o filtrar la lista para facilitar la bsqueda de
nombres y direcciones.
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combinados
al
campo
de
combinacin
de
correspondencia.
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consulte
Crear
etiquetas
con
la
combinacin
de
correspondencia.
1. Configurar la lista de correo
La clave de la combinacin de correspondencia: compruebe los datos antes
de empezar. Word extrae datos de la lista y los lleva a cada sobre. Cuanto
mejores sean los datos, mejor resultado obtendr.
Si su lista de correo est en una hoja de clculo de Excel, asegrese de que
la columna del cdigo postal tenga un formato de texto para evitar perder
ceros. Para ms informacin, consulte Dar formato a nmeros, fechas y
otros valores de la combinacin de correspondencia.
Si quiere usar sus contactos de Outlook, asegrese que Outlook sea su
programa de correo predeterminado. Para ms informacin, consulte Hacer
que Outlook sea el programa predeterminado para el correo electrnico, los
contactos y el calendario.
Si no tiene ninguna lista, podr crear una en Word durante la combinacin
de correspondencia. Preprese teniendo a punto todas sus listas de
direcciones antes de empezar. (Despus de escribir una lista en Word,
puede guardarla y usarla la prxima vez que combine correspondencia.)
2. Configuracin para sobres
Configurar el sobre es un proceso largo, pero no requiere demasiado tiempo.
Configurar el sobre y comprobar cmo se imprime
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j)
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Marque los nombres de las personas a las que quiere enviar el sobre.
Tambin puede ordenar o filtrar la lista para facilitar la bsqueda de
nombres y direcciones.
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V. PUBLICACIONES
5.1 Notas al pie y Notas al final
Las notas al pie suelen utilizarse para aadir informacin o dejar constancia
de alguna aclaracin con respecto al texto desarrollado en la pgina. Por
ejemplo, una nota al pie se suele utilizar cuando se ha hecho una cita de algn
autor, en la nota al pie se pondr quin es el autor de esa cita.
En las imgenes vemos una palabra que tiene un superndice con el nmero 1,
esto indica que esa palabra tiene una nota al pie. La segunda imagen muestra
la nota al pie referente al superndice 1.
Las notas al pie como veremos en la unidad pueden ser al pie de pgina como
en este ejemplo o puede ponerse debajo de la misma palabra. En este ejemplo
la nota al pie se ha utilizado para aclarar el significado de la palabra AvPg.
Las notas al final parecen en principio lo mismo que las notas al pie y de hecho
se tratan igual, la diferencia fundamental es que la nota al pie se pone al final de
la pgina para aclarar algn punto y la nota al final se suele poner al final de un
captulo o bien al final del documento.
Para crear una nota al pie debemos seguir los siguientes pasos:
- Seleccionar la palabra o frase a la cual le vamos a poner una nota.
- Accedemos a la pestaa Referencias.
la nota se insertar
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5.2 Marcadores
Un marcador identifica una posicin o seleccin de texto a la que se asigna un
nombre e identifica para futuras referencias Cuando estamos leyendo un libro y
sobre todo si es un documento tcnico es frecuente realizar anotaciones o dejar
marcas sobre el mismo libro o con notas (post-it) para una posterior consulta. En
formato digital tambin se puede hacer esto y de una manera ms elegante.
Los marcadores sirven para tener una lista de marcadores, consultarla y poder
acceder a estos puntos de manera rpida y sencilla. Adems, son la base para
crear referencias cruzadas en nuestro documento.
Los marcadores son elementos ocultos, es decir, al crear un marcador
permanece oculto a no ser que nosotros modifiquemos algunas propiedades de
Word para hacerlos visibles. Cuando hacemos visible un marcador se muestra
la palabra enmarcada entre corchetes.
Como hemos dicho, nos interesar insertar marcadores en aquellos puntos de
nuestro documento a los que vayamos a hacer referencia ms adelante mediante
una referencia cruzada.
Para crear un marcador nicamente debemos seguir un par de pasos bien
sencillos:
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cruzadas
entre
otras
tienen
la
ventaja
de
actualizarse
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Nos presentar el cuadro Crear fuente donde podemos elegir el tipo de fuente
bibliogrfica y segn nuestra eleccin nos mostrar campos para rellenar como
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Insertar Bibliografa
Haga clic en Referencias > en el grupo Citas y bibliografa > haga clic en
Bibliografa.
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Una vez definidas las opciones del cuadro de dilogo pulsamos Aceptar y se
generar el ndice.
Desde el dilogo de ndice que acabamos de ver, podemos acceder a modificar
el estilo del ndice presionando sobre el botn Modificar. Nos aparece un dilogo
como el que vemos en la imagen donde podemos modificar cada uno de los
niveles.
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est la ruta de los archivos. Nos interesa la ruta de las Plantillas personales.
Podemos copiar la ruta y luego lo nico que resta hacer es ir a Archivo > Abrir
y buscar la plantilla en la ruta que acabamos de averiguar. Por ejemplo:
C:\Users\TuOrdenador\AppData\Roaming\Microsoft\Templates.
El proceso para utilizar la plantilla siempre ser el mismo. Localizarla, hacer clic
sobre ella y pulsar el botn Crear que aparecer debajo junto a la
previsualizacin.
Observa que en la esquina superior derecha est el botn Anclar que hace que
la plantilla quede fijada en la pgina que aparece al crear un documento Nuevo.
Una vez hemos pulsado el botn Crear, veremos un documento nuevo normal,
pero con la estructura de la plantilla escogida. Observars que la barra de ttulo
contiene un ttulo predeterminado como Platilla1, propio de los archivos no
guardados.
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las
plantillas.
Por
ejemplo,
C:\Users\Asus\Documents\Plantillas
su
ubicacin
habitual
C:\Users\TuOrdenador\AppData\Roaming\
la
barra
de
acceso
rpido
aadindole
nuevas
funcionalidades.
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Tambin podemos saber que estamos grabando una macro porque el puntero
del ratn se transforma con la imagen de una cinta.
Guardar la macro.
Desde el men tenemos la posibilidad de Pausar la grabacin si queremos
efectuar alguna accin que no deseamos que se guarde.
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Una vez hayamos hecho todas las operaciones que deseamos que realice la
macro seleccionamos la opcin de Detener (o el cuadrado azul de la barra de
estado) para que termine de guardar la macro. La macro se guarda
automticamente una vez hemos pulsado el botn, pero es conveniente
asignarla a un botn o a una combinacin de teclas, como veremos a
continuacin.
Insertar la macro en la cinta o la barra de acceso rpido.
Para insertar un botn de una macro ya existente, accedemos a la pestaa
Archivo > Opciones. Aparece el dilogo Opciones de Word. Deberemos
situarnos en la categora del men izquierdo Personalizar cinta de opciones
si queremos incorporar el botn en la cinta, o en Barra de herramientas de
acceso rpido si queremos incorporar el botn en la barra de acceso rpido.
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Por otro lado, tambin podemos crear macros que se autoejecuten, para ello,
al crear la macro debemos asignarle uno de estos nombres:
AutoExec. Se ejecuta al abrir Word.
AutoExit. Se ejecuta al cerrar Word.
AutoNew. Se ejecuta cuando se crea un nuevo documento desde la plantilla
donde tenemos la macro.
AutoOpen. Se ejecuta cuando se abre un documento existente desde la
plantilla donde tenemos la macro.
AutoClose. Se ejecuta cuando se cierra un documento desde la plantilla donde
tenemos la macro.
7.6 Guardar un archivo con macros
Guardar un documento que contiene macros es sencillo:
Archivo > Guardar como > escribir el nombre del documento.
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de
archivos
separados
(subdocumentos)
que
pueden
tratarse
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Para trabajar con documentos maestros debemos utilizar la vista esquema. Vamos
a ver los botones de la barra de esquemas que estn destinados al tratamiento de
documentos maestros.
Para acceder a la vista esquema podemos acceder mediante la pestaa Vista >
Esquema.
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8.11
Combinar subdocumentos
Dividir subdocumentos
Desvincular subdocumentos
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8.14
Bloquear documento
subdocumentos,
los
subdocumentos
pueden
ser
bloqueados
utilizando
el
icono
que
tenemos
en
la
barra
esquema
.
Cuando tengamos un subdocumento bloqueado, en la izquierda del
subdocumento aparece un dibujo en forma de candado
. A partir de este
DE
CAMBIOS,
COMPARACIN
COMBINACIN
DE
DOCUMENTOS
9.1 Control de cambios
Al trabajar en un documento con otras personas o al editar un documento usted
mismo, active Control de cambios para ver todos los cambios. Word marca
todas las adiciones, las eliminaciones, los movimientos y los cambios de
formato.
1. Abra el documento que desea revisar.
2. Haga clic en Revisar y, en el botn Control de cambios, seleccione Control
de cambios.
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para
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Comparacin
del
documento
original
con
el
documento
modificado
Consejo: Siempre que trabajemos en equipo bajo un mismo documento
es recomendable tener guardada una copia de la ltima versin que
tuvimos por si algn miembro del equipo realiza algn cambio sin activar
el control de cambios y lo guarda. Si tenemos una copia posterior
podremos utilizar la herramienta de comparacin que nos ofrece Word.
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Esta visin con los tres documentos permite ver en detalle todos los
cambios.
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Desplazamiento
sincrnico.
Este
botn
puede
activarse
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X.
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10.3 Propiedades
Esta opcin muestra todas las propiedades de nuestro documento tales como:
Ttulo del documento, Autor, tipo de documento, las palabras clave del
documento, etc.
Para acceder a las propiedades en la pestaa Archivo nos ubicamos en
Informacin, ah podremos observar las propiedades del documento.
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Al escribir una contrasea nos aparece otro cuadro de dilogo para que
volvamos a repetir la contrasea. As el sistema se asegura de que se ha
introducido correctamente y sin errores tipogrficos.
Ten en cuenta que si olvidas la contrasea no podrs abrir el documento.
Modificar la contrasea a posteriori es tan sencillo como acceder a esta
misma ventana y cambiar el valor. Para borrarla, lo nico que haremos ser
eliminar la contrasea actual dejando el cuadro de texto en blanco.
10.6 Configurar restricciones de edicin y formato (proteger documento)
Restricciones de formato.
Otro nivel de seguridad y de proteger nuestro documento es impedir que
puedan modificar el formato de nuestro documento.
Los usuarios pueden abrir el documento, escribir y modificar el texto del
documento, pero no pueden realizar ningn cambio de formato.
Para habilitar esta caracterstica debemos acceder a la pestaa Revisar y
seleccionar Restringir edicin.
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Los estilos que vemos marcados son los que estn permitidos. Desmarcar
una casilla implicara dejar de permitir la modificacin del estilo en s, es decir,
bloquearlo.
Disponemos de tres botones.
Todo. Marca todos los estilos.
Mnimo recomendado. Deja sin marcar algunos estilos segn el criterio de
Word.
Ninguno. No deja marcado ningn estilo.
Cuando hayamos seleccionado que estilos permitimos pulsamos Aceptar.
En el panel Restringir formato y edicin el tercer paso es Comenzar a
aplicar. Se activa el botn Si, aplicar la proteccin. Al pulsar sobre este
botn nos solicita que introduzcamos dos veces la misma contrasea, para
que posteriormente podamos desactivar esta restriccin.
Para desactivar esta restriccin en este mismo panel debemos pulsar sobre
el botn Suspender la proteccin que aparecer. Nos aparece un dilogo
donde debemos introducir la contrasea y pulsar Aceptar.
Restricciones de edicin.
Con esta restriccin podemos determinar qu tipo de edicin permitimos
sobre el documento. Podemos limitar los cuatro tipos de edicin que vamos a
ver a continuacin.
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Para tener una firma digital, debemos solicitarla con anterioridad a una
autoridad certificadora como la Fbrica Nacional de Moneda y Timbre o
DocuSign. Estas y otras compaas ofrecen certificados de firmas digitales,
para ms informacin visita su web e infrmate de cmo solicitar una firma
digital.
Una firma digital sirve para asegurar la autora de un documento. Permite
certificar que el documento que ha sido realizado (o cuanto menos que ha
sido firmado) por el firmante.
No vamos a entrar en detalle, pero en una firma digital existen dos tipos de
clave para un mismo usuario, la clave pblica que todo el mundo conoce y
sirve para cotejar que un documento es de quien dice ser, y una clave privada
que es la que utiliza el usuario que firma el documento y que nicamente debe
conocer l.
Word te da la posibilidad de crear tu propia certificacin, que nicamente ser
vlida para identificarte para trabajar con Office. Si ese va a ser el nico uso
que le vas a dar a tu firma digital puedes utilizar esta alternativa.
Una vez creada la firma vers la ventana de la imagen.
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parcial del
documento
los
usuarios
que
nosotros
especifiquemos.
Es una herramienta que necesita realizar una configuracin especfica en un
servidor de RMS para Windows Server.
La principal ventaja es que aplica la seguridad al propio documento, de forma
que, aunque el archivo cambie de manos, sea enviado o se abra desde otro
ordenador la seguridad seguir vigente. Pero ojo, tampoco es perfecto, nada
impide que por ejemplo la persona que visualiza el archivo haga una captura
o una fotografa de su contenido, o bien copie a mano el texto.
XI. PERSONALIZACIN DE INTERFAZ
11.1 Configuracin de cinta de opciones
Cuando vamos a pasar muchas horas utilizando Word, es importante que
trabajemos de forma cmoda y que tengamos a nuestro alcance rpidamente
las herramientas que ms frecuentemente utilizamos. Para ello, disponemos
de unas opciones de personalizacin que nos permiten gestionar las opciones
de las fichas:
Aadir comandos a las fichas existentes, tanto a las principales como
a las de herramientas.
Crear una nueva pestaa personalizada, que abra una ficha con los
botones que ms utilizamos.
Inhabilitar fichas que no utilicemos nunca (o volver a habilitarlas).
Todas estas opciones se encuentran en Archivo > Opciones > Personalizar
cinta de Opciones. Tambin haciendo clic con el botn derecho sobre una
pestaa y eligiendo la opcin Personalizar cinta de Opciones en el men
contextual.
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. De
XII. FORMULARIO
Los formularios son documentos normales de Word que estn diseados con
campos para que los usuarios los completen con informacin, por ejemplo, un
formulario para rellenar los datos necesarios para contratar un seguro de automvil.
Por lo tanto, para crear un formulario partiremos de un documento de texto, en el
que incluiremos cajas de texto o cuadros de seleccin, donde el lector del
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documento podr rellenar los datos que le solicitemos, de forma parecida a como
rellenbamos los documentos basados en plantillas.
Para crear un formulario en Word que otros puedan rellenar, empiece con una
plantilla y agregue controles de contenido. Los controles de contenido incluyen
cosas como las casillas de verificacin, cuadros de texto, selectores de fecha y
listas desplegables. Si se familiariza con las bases de datos, estos controles de
contenido incluso pueden vincularse a los datos.
Una vez creado el formulario lo podemos guardar como un documento normal o
como una plantilla. Lo ms habitual es protegerlo para que slo se pueda escribir
en los campos preparados para ello y no se pueda alterar el resto del documento.
Un formulario no es ms que un documento que contiene texto fijo y texto que debe
ser rellenado por el lector. Para el texto a rellenar debemos definir controles,
campos especiales que permiten introducir informacin de forma muy variada.
12.1 Mostrar la ficha Programador
Paso 1: Mostrar la pestaa de Desarrollador
1. Haga clic en la pestaa Archivo.
2. Haga clic en Opciones.
3. Haga clic en Personalizar la cinta de opciones.
4. En Personalizar cinta de opciones, en la lista bajo Pestaas
principales, seleccione la casilla Desarrollador y luego haga clic
en Aceptar.
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92
haciendo
clic
sobre
l,
pulsando
en
93
, hacer
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y Cuadro combinado
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