6 ferramentas de comunicao interna e como aplic-las em sua empresa

Introduo
O sistema Global de redes de computadores, ou simplesmente Internet, foi
aplicado a fins comerciais a partir da dcada de 90. Como sabemos, desde
ento houveram avanos tecnolgicos em todos os campos, desde a medicina
ao entretenimento barato. E, em meio a esse emaranhado, de ligaes pticas
e cruzamento de dados, a indstria participou ativamente da sua concepo
com fins especficos. Entre eles, novos meios para o aumento da produtividade
automatizao de tarefas e comunicao.

6 Ferramentas de

Comunicao
Interna
e como aplic-las em sua empresa

Entretanto, o ltimo ponto ainda carente de entendimento. Segundo pesquisa,

realizada pela SocialBase, apenas 15% das empresas brasileiras possuem
ferramentas de comunicao digital estruturada. Nmero esse ntimo falta de
foco; baixa produtividade e ao fomento de informaes no oficiais.
Problemas estes considerados os calcanhares da indstria. Entretanto,
sem aes efetivas por parte das organizaes, de um lado temos desvio
produtivo e de outro a desinformao trabalhando arduamente para manter
colaboradores e empresas s cegas.
Esse cenrio assinalado por 75% dos entrevistados ao informarem, na
pesquisa, a falha em preceitos bsicos da comunicao, como: a confiabilidade
na chegada da informao e um ambiente nico para informar-se. Alm disso,
a falta de dilogo potencializa esses espaos.
E neste enredo de informaes, mal gerenciadas, surgem novas adversidades
capitaneadas pelo desentendimento dos valores da empresa, desmotivao
pela falta de incentivo e a no participao nos processos de inovao.
Para a Jornalista Carlla Fermino a m comunicao pode gerar pequenos
colapsos no dia a dia e quando no resolvida, pode causar crises internas. O
problema que se o funcionrio no estiver motivado, ele no vai se importar
com rendimento, muito menos com a imagem da empresa, e a a crise que era
interna pode se transformar em um problema externo, completa ela.
Este desconfortante cenrio pode ser evitado? Segundo Jacon Morgan - CEO
da Chess Media Group, o caminho a ser seguido a mudana de mentalidade.

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1. Comunicao interna o que ?

A comunicao interna por definio clssica, quela voltada aos colaboradores
de uma determinada organizao. Ela tem por inteno informar e integrar os
diversos segmentos aos objetivos e interesses organizacionais.

essencial preservar
a transparncia das
informaes. Se possvel,
mant-las escritas e
visveis. E, paralelo a isso
promover o dilogo, para
no haver dvidas sobre
um ponto ou outro

Na viso de Felipe Ciola, analista de

informaes da Knowtec, a comunicao
interna essencial para que a estratgia
organizacional possa ser alcanada.
Para ele, ela torna-se um fator fundamental
aos colaboradores desempenhar suas
funes em torno de um objetivo comum.

Julia Laitano, especialista em

Desenvolvimento Humano Organizacional
e CEO da JoinTI, salienta a necessidade das corporaes estruturarem-se a
prover uma gesto de comunicao eficiente que atenda de fato demanda dos
colaboradores. essencial preservar a transparncia das informaes. Se possvel,
mant-las escritas e visveis. E, paralelo a isso promover o dilogo, para no haver
dvidas sobre um ponto ou outro, completa.
Julia Laitano

Ela destaca que a comunicao um processo muito stil, e cada pessoa possui
uma maneira de interpretar as informaes recebidas. Ento, tudo deve ser muito
transparente para que todos saibam que esto falando a mesma lngua, acentua.
O desafio a ser superado nas corporaes est em manter uma estrutura de
comunicao centrada com o foco de todos na mesma mensagem. Essa aplicao

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enfrenta, diversos pontos de resistncia - passando da estrutura tecnolgica ao

desejo de mudana e principalmente a quebra de paradigmas da concepo da
empresa tradicional.
Trabalhar na desconstruo deste conceito, onde a comunicao parte de cima
para baixo e no visualizada como estratgica a marca inicial mudana
cultural. Processo que pode ser iniciado na forma como a comunicao efetiva
compartilhada com seus colaboradores.
Para isso, destacamos a seguir uma srie de ferramentas que podem atender
demanda de uma comunicao de qualidade. Lembramos que a eficincia delas
deve ser mensurada e testada de acordo com a aceitao do pblico alvo e objetivo
a ser atingido.

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2. Ferramentas

49%

Segundo pesquisa, a realidade no pas a respeito das ferramentas internas de

comunicao, em nmeros, :
49% das empresas utilizam mais de uma ferramenta de comunicao;
18% apenas mural;
16% nenhuma ferramenta;
9% apenas newsletter;
6% apenas Intranet;
2% apenas TV corporativa.

16% No usam nenhuma

ferramenta interna
de comunicao

Entretanto, o uso dessas ferramentas, segundo os entrevistados no atende

de maneira eficiente comunicao. Apenas 21% deles relatam ter acesso
informao sem rudos e de maneira rpida.

18%

Para Julia, um equvoco acreditar que muitas ferramentas de comunicao

suprem ou anulam as adversidades. No ter comunicao pssimo, mas ter o
excesso faz com que as informaes se percam no meio do caminho. Logo,
interessante t-las concentradas, para que o colaborador no se preocupe em
busc-las em vrios canais, comenta ela.

16%
9%

Por essa abordagem, apresentamos de maneira rpida as plataformas citadas na

pesquisa.
Como recorte editorial abordaremos de maneira mais aprofundada o uso da
Intranet e das Redes Sociais Corporativas (RSC), com foco na aplicabilidade e
percepes de usurios ambas.

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2%

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2.1. TV Corporativa
De acordo com a pesquisa, a TV corporativa utilizada por 14% das empresas,
sendo em 2% delas o nico meio oficial de comunicao. Por ser uma mdia
de impacto visual possui um maior nvel de aceitao por parte dos
colaboradores.
Segundo Thiago Braga, CEO da Screencorp, as vantagens da ferramenta permeiam
a agilidade na reproduo das mensagens e o apelo aos sentidos visuais.
Por que usar: por atingir o pblico de forma ativa, ou seja, a priori o receptor
da informao no estava em busca dela, a TV leva vantagem sobre as outras
ferramentas.
Complexidade: utiliz-la como nica ferramenta restringe os formatos de
comunicao e o pblico impactado, pois por depender de uma estrutura fsica e da
ateno de quem a observa, ela pode no obter o planejado pela no participao
do pblico.
Locais de aplicao: o equipamento deve ser disponibilizado em locais de grande
concentrao de pblico (refeitrios; salas de espera; corredores), de preferncia de
fcil visualizao.
indicado utilizar contedo de rpida assimilao e com formatos atrativos para
prender a ateno de quem a observa.

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2.2. Mural
Talvez a mais tradicional ferramenta de comunicao corporativa existente.
Ela utilizada por 63% das empresas, sendo em 18% delas o nico canal de
comunicao.
Por que usar: alm de sua tradio como ferramenta de comunicao, ele pode, ao
contrrio da TV, ser exposto (no caso de empresas que possuem parques fabris), na
rea de produo sem afetar a segurana dos colaboradores, pelos impactos visuais
da ferramenta.
Complexidade: a principal desvantagem est em sua passividade, inverso TV que
atrai e torna passvel o espectador, o mural pode ser simplesmente ignorado, pois
no possui o apelo audiovisual.
Uma soluo para trazer ateno ferramenta anexar a ela informaes
essenciais, como: divulgao de direitos e deveres dos colaboradores; abertura e
resultado de vagas internas; benefcios; expediente de trabalho em datas especficas
e outras informaes que possam atrair a ateno do funcionrio. Entretanto, caso
o mural seja o nico canal de comunicao, ele pode no alcanar a todos na
empresa.
Locais de aplicao: pode ser aplicado em reas de produo; corredores;
refeitrios; recepo, etc.
Assim como a TV indicado aplicar no canal contedos de fcil assimilao e com
formato que atraia o leitor ao quadro.

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2.3. Informativo impresso

Baseado, inicialmente em jornais tradicionais, a ferramenta muito utilizada em
indstrias. No entanto, ela depende de uma certa logstica para ser distribudo
e atingir os profissionais. 24% das empresas utilizam o formato como apoio de
comunicao.
Por que usar: assim como o mural a ferramenta goza de um apelo tradicional e,
alm disso, possui a similaridade com uma mdia popular (jornais tradicionais),
que embora em momento de reciclagem, ainda consumida por uma parcela
considervel da populao (25%, segundo o Ibope).
Complexidade: talvez o primeiro ponto a ser observado na concepo da
ferramenta so os custos envolvidos na impresso do material, pois interessante
ter um nmero disponvel cada colaborador. Alm disso, embora 25% da
populao brasileira afirme ler jornais, ao menos uma vez por semana. Outros 75%
relatam no ter contato com a mdia, preferindo buscar informaes na internet.
Nesse sentido, antes de implantar a ferramenta interessante realizar uma pesquisa
sobre que formato de comunicao mais indicado aos seus colaboradores. Esta
afirmativa serve como ponto inicial para todas as plataformas.
Locais de aplicao: por se tratar de uma mdia impressa interessante distribuir
um nmero para cada colaborador e, alm disso, manter nmeros sobressalentes
em pontos estratgicos da empresa.

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2.4. Newsletter
Baseada em formatos tradicionais do marketing aberto, a Newsletter a primeira
ferramenta no ambiente digital. Segundo entrevistados, 34% das empresas
a utilizam para divulgar suas aes, sendo em 9% a nica plataforma de
comunicao.
Por que usar: por se tratar de uma ferramenta digital editvel, ela possui todos os
meios das citadas acima, em um s formato. Nela possvel aplicar udios, textos e
outras mdias que forem aceitas pela tecnologia utilizada.
Complexidade: por necessitar de uma plataforma de apoio para ser lanada
(geralmente um servidor de email), a comunicao ao ser recebida depende que o
receptor a acesse. Alm disso, dependendo da roupagem utilizada em seu layout
ela pode se tornar obsoleta. Mesmo, em alguns casos, sendo uma imposio da
empresa, ela pode ficar restrita caixa de entrada dos colaboradores.

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2.5. Intranet
Embora difundida no mercado h cerca de dez anos, a intranet no uma
unanimidade. De acordo com pesquisados, apenas 34% das empresas nacionais
utilizam-na em seus quadros de comunicao, sendo em 6% delas o nico canal.

desenvolvido na organizao, depende da tecnologia ou combinao de tecnologias

utilizadas pela corporao em sua rede interna, normalmente isto feito sob um
LAN (Local Area Network).

A intranet , segundo autores (Carvalho, 2006 e Benett, 1997), um sistema integrado

de comunicao interna, apoiado nos padres de comunicao pblica. Os
sistemas baseados na intranet privilegiam a informao interna organizao e tem
sido utilizados pelas empresas para divulgar informaes sobre os departamentos,
resolues da diretoria, jornal interno [...] e outros tipos de informaes, (Inovao e
aprendizagem Organizacional).

Apenas 34% das

empresas nacionais
utilizam-na em
seus quadros de
comunicao

De acordo com o livro, as vantagens da intranet podem ser divididas em trs

categorias:

Por que usar: por se tratar de um ambiente onde todos podem se encontrar e ter

A) ambiente comum para localizar; recuperar; exibir e atualizar informaes;

B) modo de exibio unificado, auxiliar na organizao das informaes por meio da
apresentao de dados e informaes em um ambiente comum;
C) Padres flexveis e universalmente aceitos, ou seja, as intranets podem acessar
informaes armazenadas em sistemas j existentes sem implicar em programao.
Por outro lado, essas vantagens podem no ser aproveitadas caso sua tecnologia
e sistemas no suportem integrao. Domingos Teruel, desenvolvedor Snior
da SocialBase, explica: o acesso, ou seja, com a incorporao dos sistemas j
utilizados na empresa intranet, seja ela um produto adquirido externamente ou

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Esse argumento um dos principais pontos a

serem avaliados antes da implantao de qualquer
ferramenta tecnolgica. Fatores como: o uso de
navegadores desatualizados pode tornar-se um
impeditivo tecnologia contratada. Alm disso,
preciso ter cincia da real necessidade da
ferramenta. Isto , a que fim ela definida.

acesso a diversos contedos da empresa, ela se transforma em um centralizador de

comunicao. E quanto mais incentivo adoo houver mais engajamento e fidelizao
ser captada dos colaboradores.

Complexidade: apesar de ser autnoma, ela necessita de um acompanhamento e

incentivo para que os colaboradores manipulem. Ter o ambiente central de informaes

importante, porm se no houver colaborao dos participantes a comunicao tende a
se voltar para os meios comuns.

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A intranet vista por usurios

Por se tratar de um software moldvel, claro, respeitando os limites tecnolgicos
(j citados), uma intranet pode ou no atender as necessidades de comunicao
pretendidas pela empresa.
Fatores como a comunicao unilateral; dificuldade para recuperar arquivos e a falta de
incentivo inovao so citados como negativos, por profissionais que j trabalharam
com a ferramenta. Lais Cristina Paggi, analista de informaes da Knowtec, pontua:
A recuperao de documentos essencial em
qualquer ferramenta que se prope a armazenar
A falta de um motivador
documentos e servir como instrumento de
para o acesso dirio (ou
conectividade entre os colaboradores e as
mais que dirio) acabou
informaes de seu interesse.

levando a comunicao
para os meios tradicionais,
como o email

Ela relata ter encontrado, em sua experincia

com a ferramenta, dificuldades impeditivas
produtividade. Segundo ela, por limitaes de
Luis Lindner desenvolvimento, a plataforma no possua um
motor de busca de arquivos, o que atrapalhava o
andamento do trabalho. Tnhamos que percorrer um caminho longo para encontrar os
documentos, explica ela.
Luis Lindner, designer instrucional no DOT Digital Group e mestrando em mdia e
conhecimento no EGC/UFSC*, analisa a plataforma que utilizou: A ferramenta oferecia
diversos recursos. Cheguei a criar grupos de trabalho e algumas estratgias de
colaborao. Mas a falta de um motivador para o acesso dirio (ou mais que dirio)
acabou levando a comunicao para os meios tradicionais, como o email.

Segundo ele, para a ferramenta tornar-se essencial ao trabalho era preciso aplicar
melhorias de utilidade e usabilidade. Agregando recursos de workflow, listas de tarefas
e acesso rpido ao repositrio de documentos. Junto isso, claro, preciso facilitar
ao mximo a interao entre os usurios, com recursos para colaborao sincrona e
assincrona, completa.
Tornar a ferramenta essencial ao trabalho citada por Felipe Ciola como um
importante incentivo utilizao. Ele narra sua experincia: o sistema foi fundamental
para poder desempenhar minha funo, tendo acesso manuais e documentos para
realizar tarefas que ainda eram desconhecidas, em momentos que no podia ser
auxiliado por meus colegas. Alm disso, tinha acesso s informaes de recursos
humanos (como salrio, ponto, plano de cargos e salrios, dentre outros) e notcias
sobre a empresa, complementa.
Ciola salienta como pontos positivos da ferramenta a independncia de outros
funcionrios para solicitaes de VA (Vale Alimentao), por exemplo, e a reduo de
custos; o aumento de produtividade e a aproximao entre empresa e colaborador. Por
outro lado, assinala: a intranet sofria com a desatualizao de contedos, porm, que
podiam ser resolvidos com uma maior participao dos colaboradores no wiki, em que
os prprios funcionrios podiam criar conhecimento para os demais. Contudo, explica
ele, por no haver incentivo da empresa e desconhecimento por parte dos
colaboradores o aplicativo no era utilizado.

*Ncleo de Engenharia e Gesto do Conhecimento da Universidade Federal de Santa Catarina

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2.6. Rede Social Corporativa

H pouco tempo no mercado brasileiro, o conceito de Rede Social Corporativa
(RSC) chama a ateno pela similaridade operacional com redes sociais
tradicionais. Essa proximidade ao usurio final uma das vantagens significativas
do produto, que em muitas empresas entendida como a evoluo da intranet
tradicional.
Assim como a newsletter ou mesmo a intranet (dependendo da tecnologia) ela
suporta vrias mdias incorporadas. Alm disso, o produto destaca-se pelo baixo
custo; escalabilidade; segurana e uma maior oferta em nuvem (SaaS). Em outras
palavras, a plataforma independe de tecnologia local e pode ser acessada de
qualquer lugar (interno ou externo) por qualquer gadget (mobile ou fixo).
Segundo Andr Ribas, Diretor de Produto da SocialBase, uma RSC oferece entre
outras vantagens a comunicao horizontal, isto , na rede todos tm acesso a
todos, o que quebra os silos que naturalmente existem entre as reas e resulta na
maior agilidade da comunicao e na tomada de deciso, explica Ribas.
Lais Cristina Paggi, analista de informaes da Knowtec e usuria de uma RSC,
corrobora: a ferramenta me permite visualizar a opinio e sugestes do presidente
da empresa e dos meus colegas, por meio dela posso me manter atualizada sobre
as novidades da empresa.
Para ela a plataforma, por sua interface amigvel estimula mais os usurios.
Acredito que a rede social corporativa motive mais o colaborador a participar e ficar
atento rotina da empresa do que a Intranet. Muito disso em funo do layout, do
chat e do prprio incentivo da empresa a sua utilizao. explica ela.

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Por que usar: Pela familiaridade com produtos de uso cotidiano, as RSC destacam-se

ao usurio final pela modernidade; a interface participativa e informal. Segundo Ciola, a

utilizao da ferramenta, a disponibilizao de informaes e a criao do conhecimento
de forma colaborativa o grande atrativo da rede. A ferramenta utilizada, SocialBase,
extremamente interessante nesse ponto, pois permite que todos os colaboradores possam
interagir e criarem conhecimento de forma colaborativa, seja o CEO ou o estagirio.
conclui ele.
empresa, alm de obter um maior engajamento com participao dos colaboradores
nos processos de inovao e a disseminao de conhecimento o baixo custo operacional,
aliado a escalabilidade e principalmente a segurana da informao so atrativos em
destaque.

Outros pontos exaltados por usurios so:

Maior coordenao de trabalho;
Organizao de reunies;
Rpida resoluo de problemas;
Comunicao centralizada;
Depositrio de documentos;
Criao de grupos e fruns para discusso e opinio;
Interatividade e feedback rpido de opinies e projetos.
Complexidade: embora possua vida prpria a rede necessita de um acompanhamento

motivacional ao seu uso.

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Incentivo a rede

A Rede Social na viso dos usurios

Lilian Ertel, gerente de Customer Success da SocialBase, explica que ao fornecer o

software a empresa mantm um acompanhamento ativo de apoio; incentivo e suporte
ao usurio.

Segundo empresas desenvolvedoras de softwares de RSC suas vantagens frente

intranet tradicional esto no ambiente amigvel, comunicao horizontal e a
possibilidade de adequar aplicaes a ela (gestores de tarefas; arquivos; etc). Luis
Lindner completa: A grande diferena da RSC a perspectiva social de interao
entre as pessoas. Alm de prover o acesso a contedo existente, ela prov e engaja o
contato entre diferentes pessoas, o que pode gerar trocas ricas para organizao.

Segundo Michele Melo, responsvel pela comunicao interna no Almeida Junior, o

processo de acompanhamento facilita em muito o entendimento das funes e new
features aplicadas. Para ela, sem a consultoria prestada por especialistas, o processo
de implantao seria mais lento e trabalhoso.
Felipe Velasque, National Trade Advocacy da PlayStation Brasil, destaca o processo
de monitoramento como um efeito motivador na efetivao do produto adquirido. O
suporte dado auxilia nos questionamentos dos usurios e tambm nas aes que os
administradores devem tomar. Por ser uma ferramenta nova dentro de nossa empresa o
suporte essencial, dicas de boas prticas e auxlio nas dvidas nos ajudam a alcanar
nossos objetivos mais rapidamente., completa Velasque.

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Na comparao direta intranet, Lindner assinala haver em uma RSC maior peso
inovao. O fato da RSC promover mais interao entre as pessoas com certeza
pesa no incentivo inovao, ressalta ele. Ciola complementa: A RSC tem um maior
potencial para inovao, pois preza a criao colaborativa de conhecimento.
Voltamos aqui a introduo do ebook, isto , a inovao ainda uma barreira a ser
quebrada nas empresas. Ferramentas como as RSCs atuam ao encontro dessa
necessidade, trabalhando uma comunicao horizontal com fomento informao de
qualidade; produtividade e engajamento de equipes no escritrio ou fora dele.

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Por nossas percepes, avaliaes baseadas em estudos e pesquisas com

colaboradores, acreditamos que a comunicao mais que um meio de encantar;
informar ou engajar seus colaboradores. Ela uma ferramenta estratgica que
se bem aplicada obtm resultados imediatos em produtividade; motivao e
participao ativa de colaboradores nos processos de inovao de uma empresa.

Cultura
Colaborativa

Expediente:
Redao - Ivanir Frana
Diagramao e Ilustrao - Eduardo Castro
Reviso e Marketing - Vanessa Eufrsio

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