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TABLA DE CONTENIDO
1.
OBJETIVO
3.
ALCANCE
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MARCO LEGAL
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CORRESPONDENCIA
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5.2 Usuarios
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5.3 Capacitacin
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6.
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7.
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En las Regionales los oficios sern digitalizados en las reas de Correspondencia, por el
funcionario asignado para desarrollar esta funcin
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7.2 Comunicaciones Recibidas externas
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8.2 VERIFICACIN
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8.2.3 Anexos
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8.4 DIGITALIZACIN
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8.8 PRESENTACIN
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9. CONCEPTOS BSICOS
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10. BIBLIOGRAFA
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INTRODUCCIN
Con la Ley 80 de 1989 se crea el Archivo General de la Nacin y se le asigna
la funcin de establecer, organizar y dirigir el Sistema Nacional de Archivos con
el fin de planear y coordinar la funcin archivstica en toda la nacin,
salvaguardar el patrimonio documental del pas y ponerlo al servicio de la
comunidad.
Mediante la Ley 594 de 2000, se define los rganos asesores, coordinadores y
ejecutores del Sistema.
Con la expedicin del Acuerdo 60 de 30 de octubre de 2001, se establecen las
pautas para la administracin de las comunicaciones oficiales en las entidades
pblicas y las privadas que cumplen funciones pblicas.
La Resolucin 297 de 2012, artculo 22, crea el Grupo de Archivo y
Correspondencia, y se le asignan funciones, dentro de las cuales se establece
en el numeral 5. administrar el servicio de correspondencia de la Unidad
Administrativa Especial Migracin Colombia.
Para el cumplimiento de las funciones establecidas en la Resolucin 297 de 2012
y del Acuerdo 60 de 2001, se presenta la siguiente gua, la cual contiene los
parmetros bsicos para la administracin de las comunicaciones oficiales de
la entidad, que rige para el nivel Central, Direcciones Regionales, Centros
Facilitadores y Puestos de Control Migratorio.
Mediante esta gua se unifican los criterios y se definen las actividades para la
radicacin y distribucin de las comunicaciones oficiales recibidas y enviadas a
nivel interno y externo, convirtindose en una herramienta para normalizar las
actividades al interior del Grupo de Archivo y Correspondencia y de las reas de
Correspondencia en Regionales, proporcionando a los funcionarios de la Unidad,
los elementos que orienten las acciones para el uso eficaz y eficiente del servicio
prestado a travs de estas reas.
La presente Gua contiene los aspectos fundamentales, dentro de los cuales se
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1. OBJETIVO
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3. ALCANCE
La presente gua deber aplicarse en toda la entidad: Nivel Central, Regionales,
Centros Facilitadores de Servicios Migratorios y Puestos de Control Migratorio,
en donde se reciban y enven comunicaciones oficiales. La coordinacin del
Grupo de Archivo y Correspondencia del nivel central velar por la aplicabilidad
de la presente gua.
Los directores regionales y coordinadores de Centros Facilitadores de Servicios
Migratorios y Puestos de Control Migratorio, velarn para que se apliquen los
procedimientos establecidos en la presente gua, de conformidad con los
lineamientos impartidos por el nivel central y las normas sobre la materia, en
especial el Acuerdo 060 de 2001.
4. MARCO LEGAL
El Grupo de Archivo y Correspondencia, para el desarrollo de sus funciones,
aplicar las normas sobre acceso, conservacin, salvaguardia y administracin de
los documentos consagrados en la Constitucin Poltica, Cdigo de Procedimiento
Civil, Cdigo Contencioso Administrativo, Cdigo Penal, Cdigo de Comercio,
Cdigo Sustantivo del Trabajo, Ley 190 de 1995, Ley 594 de 2000, Ley 734 de
2002, Decreto 2150 de 1995, Reglamento General del Archivo expedido por el
Archivo General de la Nacin,
La Constitucin Poltica de Colombia
En el Ttulo I de los Principios Fundamentales establece:
Artculo 8: "Es obligacin del Estado y de las personas proteger las riquezas culturales
y naturales de la nacin".
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acuerdo con las necesidades. Estar dotado de los medios necesarios que
permitan recibir, enviar y controlar oportunamente el trmite de las
comunicaciones de carcter oficial, mediante servicios de mensajera interna y
externa, correo electrnico u otros, que faciliten la atencin de las solicitudes
realizadas por los ciudadanos y que contribuyan a la observancia plena de los
principios que rigen la administracin pblica.
Para cumplimiento de lo anterior, los Directores Regionales, Coordinadores de
Centros Facilitadores y Coordinadores de Puestos de Control Migratorio,
designarn entre el nivel asistencial (Tcnico Administrativo, Secretario Ejecutivo o
Auxiliar Administrativo), el o los funcionarios que conformen el rea de
Correspondencia y velarn por que se garanticen los espacios fsicos, muebles,
equipos e implementos necesarios para la adecuada prestacin del servicio en
coordinacin con la Subdireccin Administrativa y Financiera.
5.2 Usuarios
Todo funcionario que est vinculado o se vincule a la entidad tendr habilitados
usuario y clave de Orfeo, para la radicacin y tramite de las comunicaciones
internas y externas de salida. Esta actividad se debe solicitar mediante correo
electrnico a la Oficina de Tecnologa de la Informacin quien asignar el usuario
y contrasea respectiva.
Los funcionarios del Grupo de Correspondencia y Unidades de Correspondencia
tendrn usuario y clave de ORFEO para la radicacin de comunicaciones de
entrada. Cuando por competencia el funcionario de correspondencia tenga la
funcin de emitir oficios de salida y memorandos, se le habilitar el usuario y clave
con el perfil respectivo.
Para los contratistas por Prestacin de Servicios, el supervisor del contrato har la
solicitud de usuario y clave de acceso.
Es importante tener en cuenta los siguientes aspectos estipulados en la
Resolucin 1165 de 2014 (Firma Mecnica):
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5.3 Capacitacin
Los funcionarios del Grupo de Archivo y Correspondencia impartirn capacitacin
para la administracin y manejo del Software de Gestin Documental Orfeo, a los
funcionarios de Migracin Colombia sobre el proceso para el registro,
digitalizacin, distribucin, trmite, trazabilidad de las comunicaciones oficiales,
conservacin, consulta y disposicin final de los documentos y la integracin
adecuada entre los archivos en papel, los documentos electrnicos y las bases de
datos.
Se suministrar asesora y acompaamiento como refuerzo a la capacitacin
requerido por los funcionarios a travs del correo electrnico o visitas
programadas las cuales deben ser solicitadas al Grupo de Archivo y
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LA
ADMINISTRACIN
DE
LAS
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asignan funciones.
8.2.2 Datos del remitente: Se verificarn los datos de origen del ciudadano o
entidad que remite y direccin donde se deba enviar la respuesta.
8.2.3 Anexos: Revisin de los anexos, identificando la cantidad exacta de folios u
otros anexos que acompaan el oficio. Para identificar los anexos, es necesario
hacer una lectura rpida del texto del documento y cotejar al final del contenido, si
se mencionan, sealando tipo y cantidad de anexos (folios, medios magnticos,
folletos, entro otros).
8.2.4 Sobres o paquetes sospechosos: Revisin de los sobres o paquetes
sospechosos antes de abrirlos, teniendo en cuenta los casos donde se evidencie
las siguientes situaciones:
funcionarios
encargados
de
correspondencia,
debern
capturar
la
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Al da: para envos que deben llegar el mismo da, de acuerdo con la
cobertura y horarios establecidos por la empresa prestadora del servicio.
Postexpress: Los envos llegan a las principales ciudades del pas,
acompaados por la prueba de entrega.
EMS: Para envos internaciones de forma rpida, con trato prioritario.
Acompaado de una gua de seguimiento y control del trayecto.
Notiexpress: Para notificaciones judiciales personales o por aviso, que
permiten obtener la prueba de entrega, copia cotejada de la notificacin.
nicamente para procesos judiciales.
Exporta fcil: Envos tipo exportacin.
Correo Certificado: Envos que generan una certificacin vlida
judicialmente, con prueba de entrega.
Correo Prioritario: Para envos que se requieren entre las principales
poblaciones, de manera rpida, sin prueba de entrega.
Encomienda: Envos a todo el territorio nacional y alrededor del mundo, de
artculos diferentes a documentos.
Correo masivo: Para envos masivos de facturas, correo publicitario,
volantes, campaas de mercadeo, sin acuse de recibo ni seguimiento.
Correo masivo estndar: Para envos masivos de facturas, correo publicitario,
volantes, campaas de mercadeo, con acuse de recibo y digitalizacin.
Correo masivo dirigido: Para envos masivos de facturas, correo
publicitario, volantes, campaas de mercadeo, con acuse de recibo,
digitalizacin y trazabilidad.
Sacas M: para publicaciones, impresos, videos y otros a un mismo destino
internacional.
Certimail: Servicio de correo electrnico certificado con validez jurdica y
probatoria.
Apartados postales: Extensin de la direccin postal, que permite el acceso a
la correspondencia de forma rpida y segura.
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9. CONCEPTOS BSICOS
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10. BIBLIOGRAFA
Colombia, Archivo General de la Nacin. Ley 594 de 2000, por el cual se
regula el procedimiento para la elaboracin y aplicacin de las Tablas de
Retencin Documental en desarrollo del Artculo 24 de la Ley 594 de 2000.
Bogot.
Colombia, Archivo General de la Nacin. Acuerdo 042 de 2002, por el cual se
establecen los criterios para la organizacin de los archivos de gestin. Bogot.
Colombia, Archivo General de la Nacin. Decreto 2609 de 2012, por el cual se
reglamenta el Ttulo V de la Ley 594 de 2000, parcialmente los Artculos 58 y 59
de la Ley 1437 de 2011 y se dictan otras disposiciones en materia de Gestin
Documental para todas las entidades del Estado. Bogot.
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