Teora General de Sistemas Aplicada

Sistemas y Organizaciones

CAPITULO

Autor: Ing. Emilio Lorenzon

CONCEPTOS GENERALES
1. Introduccin
Considero oportuno comenzar tratando de comprender el tema de Sistemas en forma amplia,
sin circunscribirnos al tratamiento especfico de una clase particular de sistemas, como lo son
los sistemas informticos relacionados con las actividades administrativas dentro de las
Organizaciones. Es por ello, y a los efectos de considerar el espectro mas amplio del problema,
que esta primera parte del trabajo tienen como titulo Teora General de Sistemas Aplicada
con lo cul se intenta cubrir todas las clases de sistemas, incluyendo los sistemas informticos y
de informacin vinculados a las organizaciones.
En el desarrollo de los captulos siguientes, se podr entender porque se consideran a los
sistemas informticos como pertenecientes a una clase de sistemas. Esto implica la existencia
de una clasificacin (taxonoma) de los sistemas, realizada por la teora general de sistemas
como una ciencia general a la par de la filosofa y de las matemticas.
En nuestro caso es imprescindible el conocimiento de los conceptos bsicos tratados por la
teora general de sistemas, ya que es la nica manera para comprender el comportamiento de los
sistemas, independientemente de su clase. El conocimiento de este comportamiento nos
permitira utilizar el concepto de sistema como un instrumento de conceptualizacin que nos
ayuda a bosquejar el planteo y solucin de los problemas complejos.
Esta parte del libro, intenta introducir una serie de cambios en nuestra estructura de
razonamiento, a los efectos de incorporar aquellos factores, que en nuestro anlisis subjetivo,
jamas consideramos en forma explcita. Nos interesa llegar un poco mas lejos del planteo
tradicional, que ante la presencia de un problema, reaccionamos con la simple aplicacin de una
metodologa (Paradigma) combinada con la utilizacin de las herramientas tecnolgicas que se
consideran en ese momento como las ms adecuadas para la solucin. Proponemos incorporar a
los mecanismos anteriores el entendimiento del porque ciertas cosas suceden o porque lo hacen
de una determinada manera. Si no considerramos la conjuncin del entendimiento de los
fenmenos de la realidad con la aplicacin de una metodologa adecuada, estaramos
cometiendo un error de evaluacin realmente importante.
Capitulo 2 - Conceptos Generales 2011 v3

Teora General de Sistemas Aplicada

Sistemas y Organizaciones

Nosotros como observadores queremos entender el comportamiento de los sistemas,

percibiendo los efectos y tratamos de deducir las causas .Es decir en el anlisis de la
realidad somos los Sensores de los efectos.

Intentamos considerar a todos los factores intervinientes para la solucin de los problemas.
Para formalizar lo anteriormente expuesto y cubrir los objetivos que nos planteamos, se
desarrolla el estudio en cuatro lneas conductoras:

El concepto de sistemas independientemente de su clase.

Introducir al observador como parte del problema a resolver.

Analizar las Organizaciones como sistemas.

Las herramientas representadas por la Tecnologa de la Informacin (TI).

2. Qu es un sistema?
Antes de que iniciemos nuestra larga recorrida por estos apuntes, debemos definir lo que
queremos dar a entender por sistema. Como de costumbre, vienen a la mente varias definiciones
de sistema, y probablemente todas son adecuadas. Utilizaremos la siguiente definicin:

Un sistema es una reunin o conjunto de elementos relacionados con un Objetivo comn.

Los elementos de un sistema pueden ser conceptos, en cuyo caso estamos tratando un sistema
conceptual. Un lenguaje es un ejemplo de sistema conceptual. Los elementos de un sistema
pueden ser objetos, como por ejemplo, una computadora compuesta de varias partes. Los
elementos de un sistema pueden ser sujetos, como los de un equipo de ftbol. Finalmente, un
sistema puede estructurarse de conceptos, objetos y sujetos, como en un sistema hombremquina, o un sistema informtico, ambos contienen las tres clases de elementos. Por tanto, un
sistema es un agregado de entidades, viviente o no viviente o ambas. Al desarrollar el tema, se
presentarn ms trminos de sistemas. Por lo tanto, es suficiente visualizar que los sistemas se
componen de otros sistemas a los que llamamos subsistemas. En la mayora de los casos,
podemos pensar en sistemas ms grandes o superordinales, los cuales comprenden otros
sistemas y que llamamos el sistema total y el sistema integral. Uno de los problemas al tratar de
sistemas se deriva de nuestra incapacidad para saber qu tanto "descomponer" un sistema en
sistemas componentes, o qu tanto "componer" u "organizar" un sistema en sistemas ms
grandes.
Tambin existe la siguiente caracterizacin de un sistema:
"Es una unin de partes o componentes, conectados en una forma organizada." "Las partes se
afectan por estar en el sistema y se cambian si lo dejan.", es decir la unin de partes hace algo
que altera el comportamiento" ("muestra una conducta dinmica" como opuesto a permanecer
inerte). "La unin particular se ha identificado como de inters especial." Adems, "un sistema
puede existir realmente como un agregado natural de partes componentes encontradas en la
naturaleza, o ste puede ser un agregado inventado por el hombre. Es decir es una forma de ver
el problema que resulta de una decisin deliberada del Observador de suponer que un conjunto
de elementos estn relacionados y constituyen una cosa llamada un sistema". En definitiva el
Capitulo 2 - Conceptos Generales 2011 v3

Teora General de Sistemas Aplicada

Sistemas y Organizaciones

concepto de sistema constituye una abstraccin de suma utilidad para resolver o explicar
problemas de la realidad dinmica.

3. Los sistemas informticos

Dentro del contexto de las explicaciones contenidas en los puntos anteriores, es necesario que
establezcamos la relacin entre lo expresado y el desarrollo de los sistemas Informticos, que en
primera aproximacin podramos decir que es el punto donde focalizamos nuestro inters. Los
sistemas informticos son sistemas complejos, heterogneos y dinmicos que interactan con
otros sistemas de caractersticas similares y naturaleza diferente que afectan su comportamiento.
Es decir no podemos pensar en una solucin confiable si en nuestro anlisis desconocemos la
influencia del entorno (otros sistemas) sobre nuestro mundo de inters (mundo del discurso). Es
por eso que necesitamos de una teora ms amplia y abarcativa que nos permita comprender
conceptualmente el comportamiento y las interrelaciones de los sistemas, independientemente
de su naturaleza.
Para fijar claramente el concepto y significado de un sistema informtico, podemos realizar la
comparacin con la definicin de los sistemas informativos. Estos sistemas (informativos) han
existido siempre y son tan viejos como las Organizaciones mismas, entendindose como
Organizacin a cualquier estructura socioeconmica que persiga un determinado objetivo. Los
sistemas informativos realizaban la captura y tratamiento de la informacin y de esta manera
poder controlar las reglas de la Organizacin y garantizar el logro de los objetivos que se
plantearon en el momento de su creacin. Esta definicin genrica continua siendo muy actual,
la diferencia se establece con la llegada de la Tecnologa de la informacin (TI), que introdujo
la posibilidad de automatizar ciertas partes del sistema y con ello el replanteo de muchas cosas.
En definitiva, un sistema informtico es una porcin del sistema informativo automatizado con
la TI. Muy lejos de ser considerada una diferencia sutil, es una diferencia conceptual importante
a tener en cuenta puesto que en la actualidad muchos casos de la realidad el sistema informtico
esta contenido (subsistema) dentro de un sistema informativo.

4. El sistema de informacin (SI)

Antes de cualquier avance sobre el tema, seria importante definir que es la informacin. La
informacin es el aumento del conocimiento sobre las cosas a travs de los datos. Los datos se
obtienen como consecuencia de las acciones y procesos (planificacin, control, operativas) que
realiza la Organizacin para lograr los objetivos fijados. En general dichos datos son
almacenados y organizados en una Base de Datos corporativa, de forma tal que puedan ser
utilizados por los distintos niveles de la Organizacin.
Para los fines de nuestra materia, podemos dar la siguiente definicin del SI:

SI es el conjunto formal de procesos que, operando sobre una Base de Datos organizada
de acuerdo a las necesidades de la Organizacin, recopila, elabora y distribuye la
informacin necesaria para la operacin de la Organizacin y para las actividades de
direccin y control.

En esta definicin podemos discriminar que el sistema de informacin contiene componentes

tales como: el SI a nivel operativo para la ejecucin de las acciones, el SI a nivel de control para
coordinar las acciones operativas y el SI estratgico para la toma de decisiones. La base de datos
que alimenta el sistema de informacin es la base de datos corporativa de la Organizacin y sus
datos estn organizados para satisfacer el nivel operativo, puesto que dicha base debe reflejar la
percepcin de la realidad que tienen a diario las personas que la utilizan.

Capitulo 2 - Conceptos Generales 2011 v3

Teora General de Sistemas Aplicada

Sistemas y Organizaciones

5. Las Organizaciones y su evolucin con la informtica

A los efectos de ubicarnos en que tipo de Organizacin tenemos que desarrollar nuestra
actividad profesional, es interesante observar a travs del tiempo lo que ha sucedido en las
Organizaciones en lo referente a la incorporacin y correspondiente planificacin de los
sistemas informticos. Podemos decir que se han seguido cuatro fases diferenciadas:
Fase I: La de introducir la informtica dentro de la Organizacin.
Fase II: La de expansin anrquica de las aplicaciones informticas.
Fase III: La fase de coordinacin SI-Objetivos de la Organizacin.
Fase IV: La interdependencia estrategias Organizacin-TI/SI.
Fase I: Con la aparicin masiva de la informtica, las Organizaciones introdujeron esta nueva
herramienta con el objeto exclusivo de mecanizar procesos administrativos para reducir costos.
Esto es as, desde el momento que todava en la actualidad los principales sistemas
informatizados son la liquidacin de haberes, la facturacin y la Contabilidad. En estas
condiciones no exista conexin alguna entre los objetivos de la Organizacin y el planeamiento
del SI.
Fase II: Con la situacin descripta, y habindose en general, resuelto los problemas de
mecanizacin de los procesos de transacciones bsicos de la Organizacin, el rea informtica
se ve progresivamente en la necesidad de hacer frente a peticiones directa de los usuarios que se
refieren a problemas cada vez ms complejos e imbricados con el funcionamiento de la
Organizacin. En este caso las decisiones del responsable del rea informtica, en cuanto a que
usuario satisfacer primero, no necesariamente eran coincidentes con la conveniencia de los
objetivos de la Organizacin a nivel global. Por lo tanto, ante las demandas insatisfechas de los
usuarios, no era raro encontrar incipientes sistemas de informacin formados por multitud de
aplicaciones transaccionales disjuntas.
Fase III: En esta fase, las grandes inversiones necesarias para mantener una instalacin
informtica funcionando y tecnolgicamente no obsoleta, juntamente con las quejas de los
usuarios, que no ven sus necesidades cubiertas con la eficiencia deseada, hacen que los
mximos responsables de la Organizacin decidan afrontar el problema del SI desde un punto
de vista Global. Las prioridades de los SI son establecidas en conjunto con la alta conduccin de
la Organizacin.
Fase IV: Superado el estadio de aislamiento de los planes de SI respecto a la estrategia de la
Organizacin, y situados en La fase de dependencia formal de los planes de SI respecto de los
planes estratgicos de los sectores de que se trate, la alta conduccin se plantea la necesidad de
sacar mayor partido de las nuevas TI para lograr ventajas competitivas. Es aqu donde se integra
la posibilidad de que los SI y las TI con la estrategia de la Organizacin en el momento de
formularla. Es decir la estrategia depende de la TI/SI.
Como se observo en las distintas fases de la evolucin de las Organizaciones con la informtica,
la TI/SI paso de ser una simple herramienta para el logro de objetivos en las primeras fases, a
que la definicin de los objetivos de la Organizacin se dictaran en funcin de la disponibilidad
de TI/SI en el mercado.

6. El sistema de informacin y los demas sistemas de la

Organizacin
Habiendo delimitado el concepto de SI y su importancia en la evolucin de las Organizaciones,
es interesante profundizar en las interacciones del mismo con los dems sistemas de la
Organizacin. En los puntos precedentes hemos hablado del SI haciendo abstraccin del resto
de los sistemas que existen en la Organizacin. Al final, el SI debe ser coherente y debe
Capitulo 2 - Conceptos Generales 2011 v3

Teora General de Sistemas Aplicada

Sistemas y Organizaciones

coordinarse con todos ellos, ya que conjuntamente forman la infraestructura informtica de la

Organizacin, la que tericamente debera haber sido diseada en funcin de los objetivos que
se pretenden alcanzar dentro de la misma.
En este punto pondremos el SI explcitamente en el contexto del conjunto de sistema
Organizacionales que componen la infraestructura mencionada. As se obtiene una perspectiva
ms global del concepto de SI desarrollado hasta el momento. En la Fig. 2.1 se representa la
relacin del SI con el resto de los Sistemas de la Organizacin y con la Organizacin misma.

Funciones y
Procesos de la
Organizacin

Estrategia

Actividades de la Organizacin

Sistema de Planificacin

Sistema
de
diseo
y
ejecucin de acciones para
conseguir objetivos

(Definicin de Objetivos)

Sistema de Control
(De resultados de
acciones contra
Objetivos)

Sistemas de Informacin

Transacciones

Registro de
Transacciones

Entorno

Fig. 2.1 El papel del SI en las Organizaciones

La idea fundamental representada en la figura, es que el SI es un sistema ms al servicio de una

Organizacin y a sus objetivos, y que por lo tanto no es independiente de esos objetivos ni de la
estrategia. Se pone claramente de manifiesto que se trata de proporcionar la informacin
necesaria para desempear las responsabilidades que las distintas funciones y procesos de
negocio implican. Se observa como fluye la informacin de una parte a otra al interno de la
Organizacin, y entre ella y su entorno (clientes, proveedores, competencia, etc.).
Capitulo 2 - Conceptos Generales 2011 v3