Funciones en Excel

Las Funciones son la principal caracterstica de una Hoja de Clculos. El primer paso para
exprimir al mximo el potencial de Excel es conocer y dominar todas sus funciones. Esto te
permitir armar todo tipo de plantillas y modelos a medida. Las Funciones y Frmulas son
justamente lo que hacen tan nica y maravillosa a esta Hoja de Clculos. Excel trae por
defecto 329 funciones predeterminadas las cuales se explicarn una por una en este manual.
Para entender como es una funcin veamos un sencillo ejemplo con una de las funciones
ms utilizadas, la funcin SUMA. Por ejemplo, en el rango C1:C5 tenemos una serie de
nmeros y queremos sumarlos. Podramos hacerlo celda por celda como se muestra en la
celda F18 o tambin con la funcin SUMA como se muestra en la celda J18. El resultado es
el mismo, pero vemos que es ms cmodo usar la funcin SUMA que nos permite
seleccionar todo el rango de la suma en vez de tener que sumar cada celda por separado.

Funciones y Frmulas
Podramos definir una funcin como una operacin o un clculo sobre determinadas celdas.
Algunas personas hablan de funciones o frmulas de forma indistinta. Si queremos ser un
poco ms precisos podramos discriminar mejor ambas definiciones.
Funcin Excel: una funcin es un clculo predefinido. Excel ya trae 330 funciones
predefinidas.
Frmula Excel: es un concepto ms amplio. Una frmula puede abarcar operaciones entre
celdas o combinaciones de funciones. El usuario las arma a medida y segn la necesidad.

Referencias
Cuando escribes una funcin, los argumentos de la misma hacen referencias a celdas o a
rangos. Como vimos en el captulo anterior ("Copiar") es posible armar una funcin
y copiarla a otras celdas dado que Excel ajusta automticamente las filas y columnas de la
misma. Sin embargo, dependiendo del caso, muchas veces te interesar copiar funciones
pero manteniendo fijas las filas, las columnas o ambas a la vez

Si pones el signo $ a la izquierda de la letra de la columna o del nmero de fila, dicha

referencia quedar FIJA cuando copies la funcin a otras celdas (referencia absoluta).
Ejemplos: $A10 mantiene fija la columna A y ajustar el N de fila si copias a otras filas.
A$10 mantiene fija la fila 10 y ajustar la columna si copias a otras columnas. $A$10
mantiene fija la fila y la columna.
Veamos un ejemplo:

Funciones Anidadas
Las funciones anidadas no son ms que combinaciones de funciones. Esto quiere decir que
puedes armar una frmula que contiene varias funciones juntas.
En nuestro ejemplo tenemos una funcin SUMA, una funcin PROMEDIO y una funcin
anidada que combina las dos anteriores.

Las funciones anidadas te permiten hacer complejos clculos en una misma celda, y de esta
forma evitar tener que realizar clculos parciales o intermedios en otras celdas.

Errores en las frmulas

Puede suceder que la celda donde escribas tu funcin o frmula de cmo resultado un error.
Esto significa que has hecho algo mal y que debes hacer una correccin. El tipo de error
devuelto te dar una valiosa pista sobre donde est el problema.

Funciones
Funcin Suma

Descripcin:
Suma todos los nmeros de uno o varios rangos de celdas.

Ejemplos de Operacin:

Suma de un rango.
=SUMA(A1:A4)
En el ejemplo anterior se sumarn todos los nmeros que se encuentren en el rango A1:A4,
es decir A1+A2+A3+A4.
Resultado: A1+A2+A3+A4
Suma de celdas separadas
=SUMA(A1,B2,C3)
En el ejemplo anterior se sumarn los valores de las celdas A1,A2 y A3
Resultado: A1+B2+C3
Suma de varios rangos
=SUMA(A1:A3,B2:B4)
En el ejemplo anterior se sumarn las celdas del rango A1:A3 (A1,A2,A3) ms las celdas
del rango B2:B4 (B2,B3,B4)
Resultado: A1+A2+A3+B2+B3+B4
Funcin Sumar.si

Muchas veces necesitamos realizar sumas, pero que estas estn restringidas a algn criterio.
Ejemplo, que sume las ventas pero solo de cierto tipo de producto.

Como es usual, vamos a explicar esto con un ejemplo. Supongamos que tenemos las ventas
de Peras y Manzanas y necesitamos saber cunto se vendi de cada producto.
Es decir, realizar una suma pero con una condicin.
En este caso, la funcin SUMAR.SI (SUMIF en ingls), nos ayuda a resolverlo.
La funcin tiene los siguientes parmetros:
SUMAR.SI(rango;criterio;[rango_suma])
Donde:

rango: contiene el rango de celdas a evaluar

criterio: criterio o condicin a cumplir por las celdas que se van a sumar.

rango_suma: son las celdas que se van a sumar. Si se omite, suma las celdas
definidas en rango.

El criterio puede expresarse de varias formas.

Como un nmero: cuando necesitamos la suma de los valores que cumplen

exactamente con esa condicin (ej. 100)

Referencia a una celda: Cuando esa celda tiene el criterio (ej. Manzanas) u
operacin lgica (ver punto siguiente).

Operacin lgica: Cuando el criterio implica alguna operacin. Por ejemplo, Es

mayor a ..
o

IMPORTANTE: El criterio debe estar encerrado entre comillas

dobles. Ejemplo, si en este caso necesitramos sumar solamente las ventas
mayores o iguales a 75, la frmula sera: SUMAR.SI(C2:C11; >=75)

Funcin Promedio

Descripcin:
La funcin PROMEDIO() sirve para obtener el promedio o media aritmtica de un
conjunto de valores. Como argumentos puede tener celdas individuales y/o rangos de
celdas que tengan valores numricos.
Ejemplo de operacin: Obtener el promedio de 2 valores: 10 y 6

=PROMEDIO(A1,A2)

=PROMEDIO(A1:A2)
En la primera imagen podemos apreciar 2 valores 10 y 6, como podemos ver, manejamos
como argumentos de la funcin las 2 celdas correspondientes de manera individual
(A1,A2). En la segunda imagen tenemos como argumento un rango (A1:A2) y el resultado
es el mismo.

Funcin mximo

Descripcin:
La funcin MAX sirve cuando tenemos un conjunto de nmeros y deseamos saber cual es
el mayor. Puede tener como argumento una serie de celdas individuales, un rango de celdas
o una combinacin de ambas. Esta funcin ignorar aquellos valores que sean de tipo texto
o lgico.
Ejemplo de operacin: Utilizando la funcin MAX obtener cual es el numero ms grande
de los siguientes nmeros: 10, 86, 87,15, 1, 16, 54, 68, 90, 62.
Suponiendo que acomodamos todos los nmeros es la columna A como en aprecia en la
siguiente imagen:

Aplicaramos la funcin de la siguiente forma:

=MAX(A1:A10)

Y en este caso el nmero mayor es: 90

Funcin mnimo

La funcin MIN devuelve el menor valor de una serie de valores especificada. Veamos el
siguiente ejemplo para entenderla mejor.
Ejemplo:
Un profesor examina calificaciones de sus alumnos en el rango D18:E25 en la celda H18
desea obtener la calificacin ms baja. A continuacin se presenta a solucin.

Sintaxis: =MIN(numero1,numero2,...) numero1,numero2:son hasta 30 referencias a celdas,

rangos y/o funciones sobre los cuales se busca el menor.

Funciones de Fecha
Funcin Hoy

HOY: Esta funcin nos devuelve la fecha actual del sistema.

HOY()
Esta funcin no tiene ningn tipo de argumento.
Funcin Ahora

AHORA: Esta funcin nos devuelve la fecha y la hora actual del sistema. Las dos aparecen
dentro de la misma celda. Cambiando el formato de la celda podremos hacer que aparezca
una u otra segn nos interese.
AHORA()
Es importante destacar que dentro de esta funcin no existe ningn tipo de argumento.
Funcin Fecha

FECHA: Nos convierte tres nmeros en formato de DD/MM/AAAA

FECHA(Ao; Mes; Da).

En Ao introduciremos la celda o el nmero que queremos sea el ao de la fecha

En Mes introduciremos la celda o el nmero que queremos sea el mes de la fecha
En Da introduciremos la celda o el nmero que queremos sea el da de la fecha
Hay que tener en cuenta que si introducimos un valor que no es correcto lo convierte a uno
que si lo es. As por ejemplo si introducimos como mes el valor 13, en el momento de
aceptar la funcin nos aparecer un 1.
Funcin Sifecha

SIFECHA devuelve la diferencia entre dos fechas, expresada en determinado intervalo. La

sintaxis:
=SIFECHA(fecha_1, fecha_2, intervalo)
fecha_1 y fecha_2 deben ser fechas vlidas, de otra forma, obtendremos un error
#VALOR!. fecha_1 debe ser menor (ms antigua) que fecha_2. Si no es as, se obtiene
#NUM! El argumento intervalo especifica la unidad de medida en la que Excel devolver
el resultado. Puede ser uno de los siguientes valores:
"m" - meses. Nmero de meses completos entre fecha_1 y fecha_2.
"d" - das. Nmero de das entre fecha_1 y fecha_2.
"y" - aos. Nmero de aos completos entre fecha_1 y fecha_2.
"ym" - meses excluyendo aos. Nmero de meses entre fecha_1 y fecha_2, suponiendo que
fecha_1 y fecha_2 son del mismo ao.
"yd" - das excluyendo aos. Nmero de das entre fecha_2 y fecha_2, suponiendo que
fecha_1 y fecha_2 son del mismo ao.
"md" - das excluyendo meses y aos. Nmero de das entre fecha_2 y fecha_2, suponiendo
que fecha_1 y fecha_2 son del mismo mes y del mismo ao.

Funciones de Cuenta
Muchas veces necesitamos contar simplemente cuntas celdas de las seleccionadas tienen
valores: Ejemplo Cuntos clientes tenemos?

Excel tiene nada ms y nada menos que 7 funciones distintas para contar (incluyendo
CONTAR.SI.CONJUNTO que es nueva en Excel 2007).
En este tutorial vamos a ver solamente las dos ms bsicas (y las que ms se
usan): CONTAR y CONTARA.

CONTAR: Cuenta el nmero de celdas en un rango que tienen nmeros.

CONTARA: Cuenta el nmero de celdas que tienen algn valor. Es decir, las novacas.
Funcin CONTAR

Para entender mejor el concepto, miremos la tabla. Tenemos 8 filas de las cuales:

3 celdas con texto: celdas 1, 2 y 6

2 celdas con nmeros: celdas 4 y 5

1 celda vaca: celda 3

1 celda con valor lgico: celda 7

1 celda con error: celda 8

Aplicando la funcin CONTAR al rango ( =CONTAR(E3:E10) ) vemos que devuelve 2,

que es la cantidad de nmeros. Es importante notar que la funcin no se ve afectada por la
presencia de errores o celdas con texto.
Los valores lgicos (VERDADERO, FALSO), NO son contados.
Funcin CONTARA

Como se mencion al principio de esta nota, esta funcin es mucho ms amplia: cuenta
todas las celdas no-vacas dentro del rango. Esto es, que tengan cualquier cosa: nmero,
texto, error o valor lgico.
Es por esto que, el resultado de la funcin CONTARA(E3:E10), el cual contiene 8 celdas,
da como resultado 7, lo que nos indica que hay 7 celdas ocupadas (ya que la que se
encuentra en tercera posicin est vaca).
Conta.blanco

Cuenta las entradas que estn en blanco y no toma en consideracin que hayan formulas
que devuelvan espacios en blanco .

La sintaxis de la funcin CONTAR.BLANCO es la siguiente:

=CONTAR.BLANCO (Rango a Evaluar)
Donde Rango a Evaluar, es el rango donde queremos contar las celdas en blanco.
Contar.si

La funcin CONTAR.SI de Excel permite contar cuantos valores que cumplen un criterio
estn presentes en una base de datos o rango de valores.
Dicho de otra forma. La funcin CONTAR.SI cuentan los valores que se repiten en un
rango de datos. Por ejemplo nos dice cuntas veces est el nmero 10 en el rango A1:A500.
La sintaxis de la funcin CONTAR.SI es la siguiente:
CONTAR.SI(rango;criterio)
El primer parmetro de la funcin indica el rango donde se debe buscar el criterio, criterio
que corresponde al segundo parmetro de la funcin.
Supongamos la siguiente base de datos ubicada en el rango A2:B13
Mes
Ventas
Enero

10,000,000

Febrero

8,000,000

Marzo

7,000,000

Abril

9,000,000

Mayo

10,050,000

Junio

8,500,000

Julio

10,000,000

Agosto
Septiembre

9,000,000
10,000,000

Octubre

11,200,000

Noviembre

8,000,000

Diciembre

12,400,000

Necesitamos saber cuntas ventas iguales o superiores a 10.000.000 se hicieron durante el

ao.
La frmula ser:
=CONTAR.SI(B2:B13;">=10000000")
La frmula cuenta los valores iguales o superiores que se encuentran en el rango B2:B13, y
nos dice que hay 6 valores con ese criterio.

Funciones Condicionales
Funcin Si

Sirve cuando necesitamos que el resultado de una celda dependa de alguna condicin.
En este tutorial intentar explicar fcilmente su uso.
La estructura de la fusin es:
=SI(Prueba_logica;Valor_si_verdadero;Valor_si_falso)
Veamos cmo funciona con un ejemplo:

Supongamos tenemos un cuadro como el de la derecha, con el detalle de Ejecutivos de

venta, las ventas realizadas as como el objetivo y queremos ver si cumpli o no con l.
En esta instancia es donde realizamos la funcin lgica.
Una funcin lgica es una comparacin cuyo resultado es Verdadero o Falso.
En este caso necesitamos comparar si las ventas superan (o igualan) al objetivo. O,
alternativamente, si las resta de las ventas el objetivo es mayor que cero. Cuestin de
gustos.
Se dieron cuenta como en la redaccin escrita del problema a resolver utilizamos la palabra
si?

Por lo tanto, la funcin lgica ser simplemente:

Funcin lgica: Ventas >= Objetivo
En este caso usamos la combinacin de signos >= para indicar que el valor de las ventas
debe ser mayor o igual. Igualmente funciona a la inversa <=. Para el caso de diferente
de, debemos utilizar <>.
Si efectivamente las Ventas superan el Objetivo (Ventas>=Objetivo es VERDADERO),
queremos que la celda (de la columna D) nos muestre Cumpli. Y, en caso que no se
cumpla (es decir, Ventas>=Objetivo es FALSO), nos muestre No cumpli.
Ya tenemos entonces las tres partes:

La funcin lgica: Ventas>=Objetivos

Valor si Verdadero: Mostrar Cumpli

Valor si Falso: Mostrar No cumpli.

La frmula, para la celda D2 ser entonces:

=SI(B2>=C2;Cumpli;No Cumpli)
Es totalmente equivalente escribirla de la forma:
=SI(B2<C2;No Cumpli;Si Cumpli) => SI las Ventas son menores al Objetivo
entonces mostrar No Cumpli, en caso contrario (es decir, si es FALSA la comparacin
Ventas<Objetivo), mostrar S Cumpli).

Funciones con operadores lgicos

Varias veces necesitamos comparar dos valores y tomar una decisin.
A veces con que se cumpla una condicin es suficiente. A veces necesitamos que se
cumplan las dos condiciones.
Recordando las tablas de lgica del secundario (Tena razn el profesor! para algo
servan!), tenemos la comparacin con Y y con O.
Ambas son intuitivas: Y implica que ambas condiciones se cumplan. O, que puede ser
una u otra.
A modo de recordatorio, estas son las tablas:

FUNCIN Y(valor_lgico 1;valor_lgico_2)

Esta funcin tiene solo dos argumentos (lgicos) y los compara. Solamente devuelve
VERDADERO si ambas condiciones se cumplen.
Ejemplos:

Y(2>1;3>2) devuelve VERDADERO

Y(2<1;3>2) devuelve FALSO

Y(2<1;3<2) devuelve FALSO

FUNCIN O(valor_lgico 1;valor_lgico_2)

Esta funcin tiene solo dos argumentos (lgicos) y los compara. Devuelve VERDADERO
si al menos una de las dos condiciones se cumple.
Ejemplo2:

O(2>1;3>2) devuelve VERDADERO

O(2<1;3>2) devuelve VERDADERO

O(2<1;3<2) devuelve FALSO

Vamos a ver un ejemplo prctico.

Dada una lista de vendedores, queremos asignarle la comisin de ventas que le corresponde

segn dos criterios:

El nivel de ventas supera el objetivo.

El precio promedio de las ventas supera cierto valor.

Si solo cumple uno de los objetivos, el vendedor tendr un 5% de comisin, mientras que si
supera ambos, se llevar un 15%.
Por el contrario, si no alcanza al menos uno, no se lleva comisin.

Redactado en palabras:
SI las Ventas > Objetivo Y Precio> Objetivo, entonces corresponde 15%; de lo
contrario, SI supera el objetivo de venta O el de precio, corresponde 5%. SI no cumple
ninguno, entonces la comisin es 0%.
Vemos que no solo tenemos las funciones Y y O, sino distintas comparaciones usando SI
Sin embargo, vemos que tenemos varios SI que dependientes entre s. Estos se llaman SI
anidados.
Recordemos la estructura de la funcin SI:
SI(Prueba_logica;Valor_si_verdadero;Valor_si_falso)

En la columna D, debemos ingresar la frmula que nos ayude a determinar la comisin que

corresponda.
Para esto, vamos a armar la armar la frmula para la celda D7 siguiendo el esquema de
arriba.
Lo primero que debemos resolver es si se cumplen las DOS condiciones (el primer cuadro
azul del diagrama)

Y(B7>$C$1;C7>$C$2)
o

B7: Ventas del vendedor AAAAA

$C$1: Objetivos de ventas (referencias fijas porque no cambia para los

distintos vendedores)

C7: Precio promedio vendedor.

$C$2: Objetivos de precio.

Ya tenemos la primera parte de la funcin:

SI(se cumplen ambas condiciones; 15% de comisin(valor_si_verdadero); <Ac
necesitamos armar la otra condicin del segundo cuadrado azul del diagrama)
=SI(Y(B7>$C$1;C7>$C$2);$C$4;<Valor si falso>) [1]
Ahora debemos armar la parte de la derecha del diagrama, cuando NO se cumplen ambas
condiciones.

O(B7>$C$1;C7>$C$2)

Si la funcin da verdadero, corresponde el segundo nivel de comisin (que definimos en la

celda C3). La nica forma en que la evaluacin da FALSO, es si ninguna de las
condiciones se cumple. Por lo tanto, corresponde 0% de comisin.

=SI(O(B7>$C$1;C7>$C$2);$C$3;0%) [2]
Al incluir esta ltima frmula en la frmula [1], tenemos para la celda D7:
=SI(Y(B7>$C$1;C7>$C$2);$C$4;SI(O(B7>$C$1;C7>$C$2);$C$3;0%))

Funcin SI anidada
Se dice que una funcin est anidada cuando se utiliza una funcin dentro de si misma.
Haciendo un poco ms complicado el ejemplo anterior, queremos saber si super el
objetivo y si la diferencia fue mayor de $5.000.
Esto es, tenemos que hacer DOS comparaciones: Si supera el objetivo y si lo supera por
ms o menos de $5.000
Empezamos con la funcin:
=SI(Ventas<Objetivo) Entonces (caso VERDADERO) => No Cumpli
De lo contrario (caso FALSO)
=SI(Ventas-Objetivo<5000) Entonces (caso Verdadero) => Pas menos de $5.000
De lo contrario (caso FALSO) => Pas ms de 5.000.
La frmula completa quedara para el ejemplo anterior:
=SI(B2<C2;No Cumpli;SI(B2-C2<5000;Pas menos de $5.000;Pas ms de
$5.000))

Funciones de bsqueda
FUNCION BUSCARV

La funcin BUSCARV busca datos que estn en primera columna de una tabla(a esta tabla
se la denomina matriz de bsqueda o de datos), si el valor es encontrado devuelve el dato
asociado (valor que esta en la misma fila que el dato a buscar) de una columna
especificada, la sintaxis es;

los primeros tres argumentos son obligatorios y el cuarto es opcional

Veamos el siguiente ejemplo:
Un profesor tiene una tabla con las notas de un alumno puestas en nmeros y quiere
completarla poniendo las notas en palabras

para hacer esto cuenta con otra tabla de equivalencias

vuelca estos datos en un libro de Excel poniendo en la Hoja1 la tabla a completar y en la

Hoja2 la tabla con las equivalencias pero sin los rtulos para tener directamente la matriz
de datos

despus coloca la siguiente frmula en la celda E3 de la Hoja 1:

en la que D3 es una referencia donde est el contenido , que en este caso es el valor 2,

A continuacin se arrastra la funcin hasta completar la tabla

en este caso la matriz de bsqueda est en otra hoja, pero puede estar en cualquier
lado, incluso dentro de otra tabla.
BUSCARH

BUSCARH: Esta funcin realiza lo mismo que la funcin BUSCARV(), pero con la
diferencia que busca los valores en la primera fila de la matriz de forma horizontal y nos
devuelve un valor que est dentro de la misma columna del valor encontrado.
BUSCARH(Valor que se desea buscar en la matriz; Matriz de datos donde buscar datos;
Fila que se desea obtener dato; Ordenado)
Excel busca en la primera fila de la matriz, definida en el segundo argumento, de forma
horizontal el valor que ponemos en el primer argumento.
Normalmente esta bsqueda Excel la hace pensando que est primera fila est ordenada. Si
los valores no estuvieran, tenemos que indicrselo para que pueda encontrar los datos. Si la
tabla no est ordenada deberemos escribir Falso en el argumento llamado Ordenado.