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Identificar las clases y las caractersticas de los documentos, teniendo en cuenta las fases del archivo.

. Clases de datos Los datos se pueden clasificar de la siguiente manera segn su funcionalidad. Numricos: Son
aquellos que nos permiten estimar una calificacin, una medida, un porcentaje o una operacin que lleva implcita
una funcin de tipo

Matemtico o estadstico.
Por ejemplo cuando identificamos cantidad de compras al ao mes a mes, precios de productos, cantidades de
clientes.
En Cadena: Se denominan de esta manera porque generalmente estn incluidos en un texto y permiten que ste
tenga una secuencia lgica dentro del contenido. Se distinguen porque estn representados con un smbolo en
representacin de una funcin, o encerrados entre comillas, en signos de admiracin, con apstrofes, entre otros. Por
ejemplo cuando se afirma: An a este tiempo una de las obras ms ledas y recordadas sigue siendo: El Hidalgo
Caballero Don Quijote de la Mancha.
Lgicos: Estos permiten emitir un juicio de razn que puede estar contenido en uno o varios criterios, como por
ejemplo cuando en una encuesta se pide determinar una sola respuesta SI o No, femenino o masculino o por ejemplo
determinar un rango. Ej. (5,10, 15, etc.).

. Caractersticas de los Documentos de Archivo Se agrupan segn su naturaleza, situacin, persona o entidad que las
produce: 1. Internas 2. Externas 1. Internas: Son aquellas caractersticas que hacen parte de la esencia del
documento y que estn implcitas en l. Las ms comunes son:
Entidad Productora: Hace referencia a la persona (autor) o empresa que expide el documento, registrado por lo
general en el membrete o como remitente de ste. Esta caracterstica se hace presente tanto en el sector pblico
como en el privado. Orgenes Funcionales: Se entiende por aquella funcin, cargo o trmite que motiva la
elaboracin y produccin del documento. Tambin se le llama funcin facilitativa, ya que apoya la ejecucin de una
actividad y sirve de soporte a una respuesta o inquietud. En caso de que se requiera su descripcin detallada se
denomina: funcin sustantiva. Fecha y Lugar de Produccin: Seala con precisin el origen del documento en
tiempo y espacio, es decir, el da, mes y ao, as como la ubicacin en el cual fue realizado Contenido sustantivo o
substancial: Se refiere especficamente al cuerpo o contenido del documento de una manera amplia y detallada.

2. Externas: Son aquellas caractersticas que no dependen del cuerpo del documento, sino que son parmetros que
hacen que ste se realice de determinada manera, y se pueden clasificar de la siguiente manera: Clase: Se refiere
al tipo de mensaje que se desea trasmitir en el documento. - Textual: Porque sus contenidos estn escritos en el
papel. - No Textuales: En algunas ocasiones pueden contener escritos pero la diferencia radica en que se elaboraron
para ser interpretados visual, auditiva e incluso manualmente, como por ejemplo: los documentos informticos,
fotogrficos, grficos, sonoros, mapas y planos. Tipo: En este caso se refiere al motivo que genera la creacin del
documento y la entidad misma que lo emite, por ejemplo las cartas, memorandos, circulares, informes, y que por la
destinacin, requiere cumplir con las normas tcnicas. Forma: Seala especficamente su contenido en original y
copia. Se debe identificar el original con alguna clase de marquilla, en algunos casos se emplea la mencin N/A, que
significa no aplicable con el nimo de que no sea empleado para el trmite, sino que lo conserve el primer
interesado.
Formato: Refleja la presentacin en fsico del documento dependiendo su clase, por ejemplo: - Los textuales: Se
organizan por legajos, cajas, libros, entre otros. - Los no textuales: Como las imgenes y los sonoros, ejemplo: cintas,
microfilms, cds. Cantidad: Hace referencia al nmero de ejemplares del documento. 2.4. Caracteres de los
Documentos de Archivo Son aquellos principios que deben conservarse en los documentos como parte de la
legalidad, importancia y veracidad que los identifica: Carcter Seriado: Se conoce por este trmino a la generacin
de documentos uno a uno, producto de acciones repetitivas, como por ejemplo las actas, los acuerdos y
resoluciones, los cuales estn encaminados a funciones especficas. Carcter de Unicidad: Este indica que cada
documento en su produccin es nico y no hay ms ejemplares idnticos, ni publicaciones. Las copias deben ser
tenidas en cuenta como un documento ms que cumple con las condiciones necesarias para trmites determinados,
por esta razn no rompe este carcter.
Carcter de Objetividad: Como su nombre lo indica, el documento debe cumplir con el objeto o con la actividad
institucional o personal para la cual fue diseada y no debe dar paso a apreciaciones subjetivas en su contenido.
Como muestra de esto, en la mayora de los documentos se anota el asunto o la referencia, y en algunos, como en el
caso de los contratos, el mismo ttulo que indica la descripcin precisa y orienta su contenido especficamente a lo
que persigue. Integridad: El documento bajo ninguna circunstancia puede ser alterado en su forma interna ni
externa, por esta razn es necesario que sus especificaciones sean lo suficientemente precisas y claras para que de

esta manera se proteja de modificaciones. Interrelacin: De ninguna manera un documento con carcter
archivstico cumple una funcin aislado de otras actividades registradas en otros documentos. Por el contrario, acta
como una pieza de un conjunto, e interacta con los dems de la unidad. Por ejemplo si en las bodegas de un
almacn, se genera un documento de una devolucin se afecta otra rea con estos documentos. Es decir, si la de
contabilidad registra en documentos las acciones, pero a su vez, determina que la situacin se present por
negligencia de un funcionario en el desempeo de su cargo, puede realizarse una notificacin hacia la gerencia y
repercute al rea de Talento humano, que seguramente

Tarea

Identificar las clases y las caractersticas de los documentos, teniendo en cuenta las fases del archivo.

Pantallazo

ORGANIZACIN
Respetado supervisor, dentro de la organizacin archivstica. Los documentos de archivo se clasifican segn la
funcin que pretendan cumplir y el impacto que buscan generar en el destino o destinatario, por lo tanto al analizar
el tipo de documentacin que se encontraba desorganizada en el departamento de archivo he decidido clasificarla
de acuerdo a la normatividad vigente, al observar la documentacin correspondiente, se puede clasificar as:

Diferencias
DATO
unidad pequea, elemental y de gran importancia, ya que con la ausencia de uno slo, puede dificultar la debida
fluidez, claridad, solidez y precisin de la informacin.
Documento
Instrumento que contiene la informacin necesaria para realizar la transmisin del conocimiento humano, y que de
manera precisa da testimonio e ilustra una circunstancia o situacin facilitando el acceso a temas especficos.

Documento es la presentacin
de la informacin de manera
forma creada a base de datos

INFORMACION
Conjunto de datos debidamente organizados, que apoyan el objetivo de la comunicacin en una actividad

Informacin es el volumen de
datos que corresponden
a un documento con ciertas
caractersticas,

SEMEJANZA
Parte minima de la informacin

http://www.alegsa.com.ar/Diccionario/C/1188.php

http://es.scribd.com/doc/12699281/Dato-e-Informacion