Es cerciorarse de que todos los pasivos han sido contrados a nombre de la empresa, se han registrado y valuado adecuadamente, son razonables, corresponden a obligaciones reales y estn pendientes de cubrir. Esto es con objeto de evitar que se registren obligaciones que no sean de la empresa, como contratos de servicios a nombre de terceros. (Prestamos bancarios, de funcionarios, luz, telfono, renta, etc) Determinar si existen garantas otorgadas, gravmenes o restricciones y, Comprobar su adecuada presentacin y revelacin en los estados financieros. Los pasivos a cargo de las empresas constituyen un factor relevante en la determinacin de los resultados, por lo que debe hacerse la revelacin y presentacin que se indican en las NIA. PROCEDIMIENTO RECOMENDADO PARA LA AUDITORIA DE LOS PASIVOS DE UNA EMPRESA La Confirmacin: Se refiere a la obtencin de comunicacin escrita de instituciones que hayan otorgado crditos, proveedores, acreedores, entidades filiales, abogados, etc. Es fundamental la confirmacin de los pasivos ya que es la nica fuente externa que tiene el auditor para conocer la existencia de obligaciones que pudieran afectar a la empresa. Es conveniente que en los renglones susceptibles de hacerlo, se solicite adems un estado de cuenta, el que permitir comprobar el saldo y el registro de las transacciones anotadas en el mismo. Asimismo como se hace en los procedimientos del efectivo, debe hacerse con el pasivo para solicitar tambin informacin sobre cualquier otro saldo a favor y a cargo de la empresa revisada. Comnmente los bancos informan de las existencias de crditos, prstamos u otras operaciones de las cuales se derive una obligacin. VENTAJAS QUE OFRECE AL AUDITOR A LA HORA DE ELABORAR UN LISTADO DE CUENTAS Y EFECTOS POR PAGAR 1. 2.
Permite una vigilancia y control a la cuenta a estudiar;
Simplificacin del tiempo, ya que a travs de un listado se puede seleccionar de manera sencilla el proveedor o acreedor a revisar, estudiar y evaluar.
PARA QUE SE ENVIAN CIRCULARES A LOS ACREEDORES?
Los envos de circulares constituyen una valiosa ayuda para el auditor, en su labor de determinar el pasivo de la compaa, ya que a travs de ellas se corroboran y comprueba
el o los nmeros de comprobantes o facturas, monto de las obligaciones y la emisin de
dichos documentos. POR QUE SE HAN DE INVESTIGAR LOS INTERESES Y DEMAS OBLIGACIONES POR PAGAR? Estos rubros se investigan ya que por tener una pequea magnitud dentro del balance general no son registrados a tiempo y por lo tanto se omiten como el caso de los intereses que su costo a menudo es muy insignificante a corto plazo, y prefieren registrarlo al final. Y por tal motivo el auditor revisa estas cuentas para ver si fueron asentadas en las fechas previstas. POR QUE SE HAN DE INVESTIGAR LAS OBLIGACIONES INMEDIATEMNETE DESPUES DEL CIERRE DEL EJERCICIO? Estas se han de investigar para comprobar la existencia y el valor de las propiedades de cualquier negociacin, y determinarlas, lo que le asegurara de que las obligaciones a cargo de la empresa figuran ntegramente en el balance que examina. Por ejemplo, si observa que existe una cuenta relativa a cierto prstamo bancario, supone, por asociacin de ideas, la existencia tambin de intereses, y en vista de ello, procura cerciorase de que los acumulados en la fecha del balance han sido registrados en la contabilidad. Del mismo modo tomara en consideracin los intereses al comprobar el saldo de la cuenta de obligaciones hipotecarias, y el mismo mtodo seguira en el caso de los valores realizables, los documentos por cobrar. QUE SON LOS PASIVOS CONTINGENTES? COMO SE DETECTAN E INVESTIGAN PASIVOS CONTINGENTES: No es un pasivo. En lugar de esto es un pasivo potencial (posible), que depende de un evento futuro que surge de una transaccin anterior. Algunas veces tiene una cifra definida, pero por lo general, poseen un valor indefinido. Y si una obligacin es altamente probable (tiene una alta probabilidad de que ocurra) deja de ser contingente aun si su valor debe ser estimado. Para resumir existen pasivos definidos de valor estimado (garantas de productos, pensiones). Tambin existen pasivos contingentes de bien sea valores definidos (garanta de una letra) o de valores estimados (un pleito sobre ISLR). PRESENTACIN DE LOS PASIVOS CONTINGENTES PRESENTACIN ABREVIADA: Se refiere cuando se incluye en el cuerpo de un estado financiero, pero su valor (en caso de que exista) no se incluye en los totales. Inevitablemente, una presentacin abreviada se acompaa por una nota a pie de pgina explicativa.
LITIGIOS: Es una nota suplementaria de media pagina
COMO SE DETECTAN? A travs de la obtencin de informacin verbal y examinando contratos, etc. Y es conveniente en todos los casos tener una conversacin sobre el particular con la direccin de la empresa, por lo que se refiere a contingencias, y si es necesario deber recurrirse a la discusin del problema con los abogados del negocio, de quienes, si es oportuno y prudente, deber obtenerse confirmacin escrita con respecto al estado de litigio y probabilidades de perdidas no previstas.
CONTROL INTERNO DE LAS CUENTAS POR PAGAR
CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO
CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO COMPRAS
Preguntas SI
a) b) c) d) e)
El pasivo por compras se captura en un documento
en el momento en que se reciben las mercancas, verificando por conteo u otro medio la cantidad recibida? Ese documento anterior esta prenumerado? los documentos anteriores se valan en base al precio acordado? Se sumarizan los documentos anteriores y el total se registra en mayor? Los cheques se sumarizan y los totales se registran en mayor? Las compras se autorizan (dejando evidencia ejemplo en copia de orden de compra por un funcionario). La decisin de autorizacin se puede basar en un requisicin del departamento, reposicin de stock, programa de compras, etc? El documento donde se captur la mercanca entregada (compras) se firma de recibido por la persona que efectu el conteo (o su supervisor)? Las facturas para pago se revisan contra: Documento de captura de la mercanca recibida? Qu el documento anterior este firmado de recibido precio segn factura vs. Precio acordado (ejemplo, orden de compra, contrato, etc.? Aplicaciones de notas de crditos (por devoluciones o reclamaciones)? Qu la compra fue autorizada (ejemplo, firma en orden recompra)? Se deja evidencia de que los pasos anteriores se siguieron (ejemplo, utilizando sellos iniciando los
RESPUESTAS DEL CLIENTE
NO OBSERVACIONES
a) b) c)
a) b)
b) d)
pasos, firmando, etc)?
Los Cheques se preparan una vez que la documentacin ha sido revisada y autorizada para pago? En el momento de la firma se tiene la documentacin enfrente y se examina (concuerde el importe y beneficiario)? Quien revisa las facturas para pago es diferente de quien: autoriza las compras? prepara los documentos de captura de la mercanca recibida? codifica, sumariza y registra los documentos anteriores? Quin prepara los documentos de captura de la mercanca recibida es diferente de quien autoriza la compra? Las chequeras se encuentran: bien custodiado? Los cheques cancelados se controlan adecuadamente? La documentacin se cancela de pagado? Los cheques una vez firmados se envan o se entregan a los beneficiarios? Quien prepara y firma los cheques (incluyendo traspasos bancarios) es diferente a quien: prepara los documentos donde se capturan las mercancas recibidas? Revisa las facturas para pago Prepara las nominas autoriza para pago facturas y otros conceptos? CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO DEVOLUCIONES Preguntas SI Las devoluciones o reclamaciones sobre compras se capturan en un documento en el momento en que se efectan (devoluciones) o se conozcan (reclamaciones) Ese documento anterior esta prenumerado? Se valan los documentos anteriores en base al precio o importe pactado? e codifican los documentos anteriores? e sumarizan los documentos anteriores y el total se registra en mayor? Se comparan las notas de crdito recibidas de los proveedores contra los documentos anteriores, en caso de diferencias se obtiene las correcciones respectivas, se codifica y se registra en mayor? Quin prepara los documentos de captura de las
RESPUESTAS DEL CLIENTE
NO
OBSERVACIONES
devoluciones o reclamaciones es diferente de quien
revisa las facturas para pago? Existe un seguimiento (ejemplo, algn tipo de registro, archivo temporal, etc) para obtener de los proveedores las notas de crdito respectivas por las devoluciones o reclamaciones presentadas? Otra persona revisa los motivos por los cuales no se han recibido las notas de crdito respectivas, en un periodo razonable?.