ATURAN SURAT MENYURAT

xxx/x/xxx/YALM/xx/xxxx
no. urut/kode surat/YPI.AH.18-94/bulan/tahun
001/C/YPI.AH.18.94/12/2015
PENJELASAN :
a) 3 angka di depan : menunjukkan kode surat untuk bidang, maksudnya dalam pengkodean
ini sudah diatur oleh perundangan daerah, dapat dilihat dari buku aturan penomoran
surat, dalam bidang pendidikan secara umum untuk kabupaten Kediri menggunakan kode
420
b) Satu kode selanjutnya diisi kode divisi pada masing masing divisi di sekolah yakni :
1.
A
untuk bagian Umum
2.
B
untuk bagian Keuangan
3.
C
untuk bagian Kepegawaian dan Organisasi
4.
D
untuk bagian Kesiswaan Umum
5.
E
untuk bagian Kurikulum
6.
F
untuk bagian Sarana Prasarana
7.
G
untuk bagian HUMAS
8.
Z
untuk bagian lain yang tidak ada dalam kategori diatas
c) Tiga kode selanjutnya berisi angka, mewakili urutan surat yang telah dkeluarkan oleh
masing masing divisiminimal tiga angka namun bisa lebih
d) YALM mewakili nama yayasan yang menaungi
e) Dua kode angka romawi mewakili nama bulan
f) Empat kode angka mewakili tahun pengeluaran

PNCATATAN :
a) Surat Keluar dibuat rangkap 2, satu sebagai arsip administrasi yang lainnya adalah yang
dikirim
b) Dalam pengarsipan surat keluar disesuaikan dengan divisi/bagian masing yang berhak
mengeluarkan surat, Namun untuk nomor surat harus tetap urut
c) Proses pencatatan surat : Lihat daftar surat keluar nomor surat lihat kode & folder
bagian / divisi yang mengeluarkan tulis nomor surat yang akan dikeluarkan sesuai
kolom di daftar surat keluar tulis nomor yang sama di surat simpan file surat keluar di
folder yang sesuai dengan divisi/bagian .
d) Cek dan teliti kembali surat yang akan di tandatangani .