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Organiza tus ideas utilizando mapas mentales

Hacer preguntas
Para obtener el mximo de precisin en este encuentro informal, que
tiene todos los atributos de una reunin excepto el de la comodidad, es
necesario interrogar a nuestro interlocutor. El proverbio alemn Wer
/ragl, derfhrt nos recuerda oportunamente que quien pregunta es tambin quien dirige el juego.

Optimizar las reuniones

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dos que no nos ha dado tiempo de preparar. Qu hacer? Reflexionemos

con calma.
Delimitar el objeto de la reunin
Cul es el problema que se supone que debe resolver esta reunin?
Cul es su objetivo principal? Vamos a concentrarnos en estas preguntas.

Hacer un mapa mental lo antes posible

Reconstruir el contexto

A partir de los datos que recopilemos, es absolutamente necesario disponer de un medio para memorizar el mximo de cosas sobre un soporte
mnimo: papel u otro. Nosotros tenemos colegas que se apuntan cosas en
la palma de la mano o en su PDA.

Si tenemos el mapa-resumen de la ltima reunin, identificaremos los

elementos rpidamente. Todo lo que tengamos a mano sobre la misma
nos servir (extracto de decisiones, acciones que realizar...). Encontrar los
puntos clave y hacerles una pequea seal o subrayarlos nos permitir
identificar lo esencial.

Repetir para asegurarse de haber comprendido bien

En unas condiciones no muy deseables, generalmente de pie, con ruido a nuestro alrededor, es bsico entender bien el mensaje. La reformulacin de lo que nos ha dicho el interlocutor nos ayudar. Mejor an, nuestro esbozo de mapa nos ser ya de utilidad. Introduciremos precisiones a
nuestro borrador con las informaciones complementarias que recibamos
en sus respuestas. Lo que nos permitir asimismo indicar algunas relaciones en nuestro mapa.
Enviar una sntesis
De vuelta a nuestro despacho, dejaremos a un lado los otros asuntos lo
antes posible para dibujar un mapa resumen de nuestro encuentro improvisado. Nos apoyaremos en nuestro esbozo de mapa o en las notas que hayamos garabateado al vuelo. Esto har las veces de acta de reunin. Adems, nos ayudar para ir actualizando nuestro plan de ataque si esta
reunin implica una o varias tareas suplementarias no previstas.
Si realizamos el mapa en el ordenador, tendremos oportunidad de poIHT lechas en el acta que hemos enviado a nuestro interlocutor.

Reuniones olvidadas
Son las dos menos dos minutos, y volvemos al despacho despus de comer, cuando de repente nos acordamos de que tenemos una reunin a las

Identificar las acciones efectuadas

Repasemos mentalmente lo que hemos hecho sobre este tema despus
de la reunin. Seguro que nos sorprenderemos de descubrir lo que hemos
llevado a cabo. Olvidemos las tareas ya efectuadas, y subrayemos las que
lian quedado pendientes.
Recopilar la informacin
Juntemos todos los papeles que puedan contener datos relativos a los
puntos que se examinarn. Podremos buscar alguno discretamente durante la reunin. Esbocemos un mapa-sntesis para nosotros, lo que nos
proporcionar una visin sinttica sobre los problemas pendientes.
Buscar ayuda
Llamemos a un miembro de nuestro equipo para que nos haga una
In'isqueda mientras estamos reunidos. Precisemos bien lo que necesitamos
y para cundo. Pidmosle que nos entregue lo solicitado en la reunin lo
anles posible.