Unidad Didctica 2

Operaciones bsicas

Contenido
1. Crear una presentacin
2. Guardar una presentacin
3. Abrir y cerrar una presentacin existente
4. Modos de visualizacin

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1. Crear una presentacin

PowerPoint le permite crear una presentacin de formas distintas, bien
a travs del asistente, que es muy til cuando nuestros conocimientos sobre
PowerPoint son escasos, porque nos guiar en todo el proceso de creacin de
la presentacin; o bien, a travs de algunas de las plantillas que incorpora
el propio programa o plantillas nuestras. Otra forma es crear la presentacin
desde cero, es decir, crear una presentacin en blanco. Esta opcin aparece
por defecto al arrancar PowerPoint y nos centraremos en ella en este apartado.
Si est trabajando con una presentacin y quiere crear una nueva tiene dos
caminos para hacerlo:
Pulsando

el botn Nuevo de la barra de Herramientas de acceso rpido.

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PowerPoint 2010

Seleccionando

la opcin Nuevo de la ficha Archivo.

En las presentaciones puede aplicar plantillas integradas en PowerPoint,

sacadas de otras presentaciones, creadas o descargas de Microsoft Office o
sitios Web.
En la vista Backstage aparece el grupo Plantillas y temas disponibles y est
formada por las plantillas necesarias para la creacin de una presentacin.

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Aparecen las Plantillas, donde se muestran las opciones que puede utilizar
para crear una presentacin en blanco, desde una plantilla o desde un archivo
existente.
Y las Plantillas que podemos buscar en Microsoft Office.

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Para su utilizacin seleccionamos la plantilla que vayamos a utilizar y pulsamos Crear, o bien hacemos doble clic en ella y se mostrar en el rea de
trabajo, donde podemos empezar a disear la diapositiva.

Como podemos comprobar en la figura, la diapositiva se encuentra dividida

por cuadros punteados o sombreados, denominados Marcadores de posicin.
Cada Marcador de posicin puede contener el ttulo y el texto principal u objetos como grficos, tablas e imgenes, indicando lo que representan y dnde
se muestran, por lo que, para aadir tales elementos a la diapositiva, debemos
hacer clic en ellos.

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2. Guardar una presentacin

Una vez que ha creado una presentacin y ha empezado a trabajar en ella
debe almacenarla en un archivo. Guardar las presentaciones en un archivo es
realmente fcil y hay varias posibilidades de hacerlo.
Para almacenar el documento que tengamos en pantalla, podemos pulsar la
combinacin de teclas [Ctrl + G], pulsar el botn Guardar de la barra de herramientas de acceso rpido o en la ficha Archivo elegir entre las opciones Guardar
o Guardar como, segn convenga.

Guardar:

almacena la presentacin con el nombre que ya tuviese anteriormente. Si esta no tiene un nombre asignado, como ocurre cuando
creamos una nueva, nos pedir que introduzcamos el nombre que le desea dar, mostrndonos el cuadro de dilogo de la opcin Guardar como.
Guardar como: esta opcin es anloga a la anterior, almacenar la presentacin que tengamos en pantalla, con la salvedad de que siempre
abrir el cuadro de dilogo Guardar como, donde preguntar el nombre que le desea dar a la presentacin, incluso cuando ya tuviese uno

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anteriormente. Esta opcin se utiliza cuando se quiere renombrar una

presentacin con las ltimas modificaciones realizadas.
Si es la primera vez que guarda la presentacin, aparecer una ventana
similar a la que se muestra a continuacin.

Lo primero que debemos hacer es buscar la ubicacin en la que deseamos

guardar el documento. Esto lo podemos conseguir mediante el explorador que
aparece en pantalla, que es exactamente igual que el de Windows.
Una vez se ha posicionado en la carpeta deseada, introducir el nombre
con el que queremos guardar el documento en la casilla Nombre de archivo o
seleccionar un nombre existente en dicha carpeta, con lo que sobrescribir el
documento existente. Por ltimo, pulsar en el botn Guardar.

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Si, por algn motivo, quiere guardar la presentacin con otro formato para
que pueda ser abierta por otra aplicacin, como, por ejemplo, PowerPoint 972003, despliegue la lista Tipo y seleccione el formato adecuado de la lista desplegable. Si el tipo de formato que ha seleccionado es el llamado Presentacin
de PowerPoint, se guardar la presentacin con la extensin pptx.

Para guardar una presentacin como pgina Web seleccionaremos en la

lista Guardar como tipo la opcin Pgina Web (*. htm;*.html).
En la parte inferior de la ventana vemos un botn desplegable llamado Herramientas. Este botn tiene las siguientes opciones:

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Conectar a unidad de red:

nos permite conectarnos a una unidad de la red

ofreciendo en la lista su contenido. Esto nos permite abrir archivos que
se encuentren en otros terminales de la red.
Opciones generales: con esta opcin podemos ajustar, hasta cierto punto,
las funciones que PowerPoint posee para el almacenamiento en disco de
un libro de trabajo. Podremos establecer una contrasea de apertura y
de escritura para proteger el documento.

Comprimir

imgenes: reduce el tamao del archivo de una carpeta.

Opciones de guardado: adems de almacenar nuestra presentacin cuando nos parezca conveniente, podemos configurar Microsoft PowerPoint
para que realice copias de seguridad cada cierto tiempo (para el caso de
que haya un corte de suministro elctrico y se pierda todo lo que se haya
hecho), entre otras opciones.
Esta opcin nos lleva a un cuadro de dilogo Opciones de PowerPoint,
donde podemos encontrar, entre otras, las siguientes opciones:

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 Guardar

archivos en este formato: en este men desplegable elegiremos el formato de archivo en el que queremos que sea salvado el
documento, por defecto viene Presentacin de PowerPoint.
 Guardar info. de Autorrecuperacin cada X minutos: si se activa esta
opcin, se grabar el documento activo cada X minutos automticamente. As, en el caso de que haya un corte en el suministro elctrico o el ordenador se quede bloqueado, al abrir de nuevo PowerPoint,
aparecer el texto que estbamos escribiendo. Esto no implica que
el documento que aparezca est completo, ya que se pudo modificar
antes de ser salvado automticamente. La configuracin del intervalo de tiempo en el que ser salvado se realiza en la casilla Minutos.
Todo lo explicado anteriormente aparece si no ha guardado anteriormente
o si selecciona la opcin Guardar como de la ficha Archivo, pero si no es la
primera vez que guarda la presentacin y pulsa en el botn guardar de la barra
de herramientas de acceso rpido o selecciona la opcin Guardar de la ficha
Archivo no aparecer la ventana mostrada anteriormente, es decir, guardar los
cambios sin preguntar.

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Si quiere guardar una presentacin con otro nombre (por ejemplo, si quiere
crear una nueva presentacin utilizando una presentacin que ya tenemos)
despliegue la ficha Archivo y seleccione la opcin Guardar como, entonces aparecer la misma ventana que cuando pulsa por primera vez en el botn Guardar.
Cuando utiliza esta opcin tiene al final dos presentaciones, la inicial (la que
estaba abierta cuando dijimos Guardar como) y otra con el nuevo nombre.
Una opcin nueva de PowerPoint es la de Guardar y Enviar, que se encuentra
en la ficha Archivo.

Con esta opcin podremos guardar la presentacin y adems enviarla directamente por correo electrnico. Tambin podremos enviarlo a un servidor Web
de Microsoft utilizando nuestra cuenta de Hotmail, guardarlo en Sharepoint
para que mltiples usuarios puedan modificarlo, difundir la presentacin a
espectadores remotos a travs de internet, etc.

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3. Abrir y cerrar una presentacin existente

Para abrir una presentacin pulse el botn Abrir de la barra de herramientas
de acceso rpido o seleccione la opcin Abrir de la ficha Archivo.
De cualquiera de las dos maneras se abrir el siguiente cuadro de dilogo:

Como puede comprobar, el cuadro de dilogo Abrir es muy parecido al cuadro de dilogo Guardar como.
Si quiere abrir una presentacin con la que se ha trabajado recientemente,
puede acudir a la ficha Archivo y hacer clic en la opcin Recientes. En su
parte derecha aparece una lista de los documentos recientes. Para abrir uno en
concreto, tan solo hay que hacer clic en l.

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Tambin es posible abrir las presentaciones mediante el Explorador de Windows. Para ello, nicamente hay que hacer doble clic en los ficheros que
PowerPoint reconozca como presentaciones.
El proceso contrario a abrir una presentacin existente es cerrar la presentacin en curso. Para cerrar la presentacin sin salir de PowerPoint debemos:

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Seleccionar

la opcin Cerrar de la ficha Archivo.

Si la presentacin que deseamos guardar ha sido modificada desde la ltima vez que se guard, el programa abrir un cuadro de dilogo en el que
pregunta si deseamos guardar los cambios que hemos realizado, tal y como se
muestra a continuacin.

Segn la opcin elegida, el programa realizar:

S:

guardar los cambios antes de cerrar la presentacin actual.

No: cerrar la presentacin actual sin guardar los cambios.
Cancelar: desestima la operacin de cerrar la presentacin y no guardar
los cambios.

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4. Modos de visualizacin
Antes de empezar a explicar cmo personalizar una presentacin es importante saber cmo manejarse en los distintos tipos de vistas que nos ofrece
PowerPoint.
El saber manejar los tipos de vistas es muy importante, ya que le va a
permitir tener tanto una visin particular de cada diapositiva como una visin
global de todas las diapositivas, incluso le permitir reproducir la presentacin
para ver cmo queda al final.

Vista Normal
La vista normal es la que se utiliza para trabajar habitualmente. Con ella
puede ver, disear y modificar la diapositiva que seleccionamos.
Para ver la diapositiva en esta vista seleccione, en la ficha Vista, la vista
Normal.

Tambin puede pulsar en el botn que aparece situado en el extremo derecho de la barra de estado.

En la parte izquierda de la pantalla aparece el Panel de Fichas de Diapositiva

y Esquema, en el cual puede seleccionar la diapositiva que quiere visualizar y
en la parte derecha aparece el Panel Diapositiva, que muestra la diapositiva en

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grande para poder modificarla. En la parte inferior se encuentra el Panel de

notas, en el cual se introducen aclaraciones para el orador sobre la diapositiva.

Esta es la vista que ms utilizar, ya que en ella puede insertar el texto

de las diapositivas, cambiarles el color, diseo, y es, adems, la que ms se
aproxima al tamao real de la diapositiva.

Vista Clasificador de Diapositivas

Para ver las diapositivas en vista clasificador tiene que seleccionar de la
ficha Vista, la vista Clasificador de diapositivas.
Tambin puede pulsar en el botn que aparece debajo del rea de esquema
en la parte derecha.

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Este tipo de vista muestra las diapositivas en miniatura y ordenadas por

el orden de aparicin, orden que, como podr ver, aparece junto con cada
diapositiva.

Con este tipo de vista tiene una visin ms global de la presentacin, le

permite localizar una diapositiva ms rpidamente y es muy til para mover,
copiar o eliminar diapositivas, para organizar las diapositivas.

Pgina de Notas
Para aplicar esta opcin seleccione, de la ficha Vista, la vista Pgina de
notas.

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Esta opcin muestra las notas para el orador en el caso de que las hubiera
o crear notas si no existieran. Cada pgina se divide en dos partes, la superior
representa la diapositiva que puede manipular y la inferior es un espacio dedicado para las anotaciones.

Vista de lectura
La vista de lectura reproduce la presentacin en una ventana a partir de
la diapositiva seleccionada. Con este tipo de vista puede apreciar los efectos
animados que haya podido insertar en las distintas diapositivas que forman la
presentacin.

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Para ver las diapositivas en esta vista tiene que seleccionar, de la ficha
Vista, la vista de lectura.
Tambin puede pulsar en el botn de la barra de estado.

Para salir de la vista presentacin pulse la tecla [Esc] (escape).

Zoom
El zoom permite acercar o alejar las diapositivas en la vista en la que se
encuentren.

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Para aplicar el zoom a las diapositivas, sitese en la ficha Vista y seleccione

la opcin Zoom.
Una vez seleccionada esta opcin se abrir un cuadro de dilogo como el
que mostramos a continuacin.

En esta ventana seleccione el porcentaje de zoom que quiere aplicar a las

vistas.
Puede seleccionar uno de los zooms que aparecen en la lista, o bien puede
aplicar un porcentaje que usted especifique en el cuadro Porcentaje.
Aqu le mostramos un ejemplo de cmo puede aplicar el zoom a las diapositivas del rea de esquema.
Como puede apreciar, las diapositivas que aparecen en el rea de esquema
han aumentado su tamao, han pasado del 55% de zoom que tenan aplicado
al 100%.

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Lo mismo puede hacer con las dems reas de trabajo, lo nico que hay que
hacer es situarse antes en el rea a la cual quiera aplicar el zoom.
En la barra de estado tambin existe un deslizador de zoom, con el que
podremos acercar o alejar la diapositiva.

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