ey cs} Procedimiento sobre Acuerdos de Confidencialidad PR-SNA- ISO 6.1.5 Fecha emisién: 14/12/2011 | Revision: 0 Fecha Revision: 14/12/2011 .- OBJETIVO Y ALCANCE Este procedimiento define las reglas para la proteccién de la informacién que el Servicio traspase o entregue a terceros con ocasién de un contrato, acuerdo u otra negociacion. Este procedimiento abarca todos los activos de informacién del Servicio Nacional de Aduanas DOCUMENTOS DE REFERENCIA - DS-83/2004 Ministerio Secretaria General de la Presidencia = ISO 27002 / Tecnologia de la informacién - Cédigo de practicas para la gestién de la seguridad de la informacién - Politica de Confidencialidad - Procedimiento destruccién de activos de informacién. DEFINICIONES Informacién confidencial: Toda aquella que en virtud de lo establecido en las leyes sobre Acceso a la Informacién Piblica (N°20.285) y de Proteccién de Datos Personales (N°19.628), pueda estar sujeta a restricciones para su divulgacién o entrega al puiblico. Acuerdo de confidencialidad: Toda clusula, contrato © convenio que establezca la obligacién de proteger la divulgacién por terceros, el uso permitido de la informacién confidencial y la posterior auditoria 0 supervisién de esta obligacién por parte del Servicio. Preparado por) Revisado por _ Aprobado por ] Patrkteae idali Ivan Graf Fernéhdez | Rodolfo Alvarez Rapaport | Subdi lores} nye Encargado de Sequridad Director Nacional | 2 7 MGs, ( fi Firma Pagina 1 de 5city Procedimiento sobre Acuerdos de Confidencialidad PR-SNA- ISO 6.1.5 Fecha emisién: 14/12/2011 Revision: 0 [Fecha Revisién: 14/12/2011 | 4.- DESCRIPCION DE ACTIVIDADES 4.1 Roles y Responsabilidades + Unidades Requirentes y/o Administrador de! Contrato - Incorporar en los requerimientos de contratacién, la necesidad de incluir acuerdos de confidencialidad en el futuro contrato. - Definir alcances y restricciones del acuerdo. = Controlar el cumplimiento del contrato. + Unidades de Compra - Incorporar en las bases de licitacion y en los contratos derivados de los Procesos de contratacién, los requerimientos de confidencialidad informados por la Unidades Requirentes. + Asesores legales ~ Velar para que los acuerdos de confidencialidad cumplan con los requisitos legales vigentes. 4.2.- Estableci nto de los acuerdos de confidencialidad Todo acuerdo, convenio © contrato que deba suscribir el Servicio debera incluir un acuerdo 0 cldusulas de confidencialidad que resguarde la informacién que deba ser entregada en virtud de aquéllos. En el acuerdo o cldusula correspondiente deberd consignarse la duracién del deber de confidencialidad o si este se mantendré con caracter indefinido. El Servicio deberé velar por la proteccién de la propiedad de la informacién, secretos comerciales y propiedad intelectual de todo activo de informacién a que tenga acceso, de conformidad con las normas legales que regulan la materia. 4.3.- Control de cumplimiento El control del cumplimiento de las normas sobre acuerdos de confidencialidad corresponderé al administrador del contrato respectivo. El Administrador del Contrato podra realizar auditorias © supervisiones tendientes a controlar y fiscalizar el cumplimiento de las referidas normas. En caso de detectarse incumplimientos que signifiquen infraccién a las normas sobre confidencialidad, el érgano sefialado procederé a notificar formalmente al infractor, mediante carta certificada dirigida a su domicilio registrado en el Servicio o en el respectivo convenio, contrato o acuerdo, pudiendo el afectado presentar un informe dentro de quinto dia contado desde su notificacién. Vencido el término anterior, con o sin el informe referido, Pagina 2 de 5pe Vacca Procedimiento sobre Acuerdos de Confidencialidad PR-SNA- ISO 6.1.5 Fecha emisién: 14/12/2011 Revision: 0 Fecha Revisin: 14/12/2011 el Administrador del Contrato deberd poner los antecedentes en conocimiento de la jefatura superior del Servicio, para los fines que estime pertinentes. 4.4. iquito de los acuerdos A los acuerdos de confidencialidad podré ponérsele término de comtin acuerdo entre las partes, sin perjuicio de la subsistencia de las demés cldusulas del acuerdo, convenio o contrato. Sin perjuicio de lo anterior, el acuerdo de confidencialidad cesaré conjuntamente con el acuerdo, convenio o contrato a que accede, salvo que se haya estipulado que dicho acuerdo tenga duracién indefinida. El finiquito del acuerdo, convenio o contrato respective, deberd indicar la forma de destruccién 0 devolucién de la informacién una vez finalizados los mismos, de acuerdo a lo establecido en el Procedimiento de Destruccién de Activos de Informacién. El Servicio podra ejercer todas las acciones legales tendientes a resarcir el dafio que sea provocado por la infraccién de cualquier acuerdo de confidencialidad. 4.5.- Sanciones Los acuerdos de confidencialidad deben ser acatados por todos los funcionarios de la institucién y los terceros con los cuales el Servicio se relacione y establezca dichos acuerdos. La infraccién a lo sefialado en los acuerdos de confidencialidad, daré lugar a las responsabilidades administrativas y legales que correspondan. 4.6.- Registro Los contratos de suministro deberén registrarse en {a planilla “Listado de Contratos de Suministros Vigentes”, seguin lo establecido en el anexo 1 del presente procedimiento. Pagina 3 de §coy Procedimiento sobre Acuerdos de Confidencialidad PR-SNA- ISO 6.1.5 Revisién: 0 Fecha Revision: 14/12/2011 | 5.- CONTROL DE REGISTROS Identificaci6n | Almacenamiento | Control de ‘Acceso ‘Tiempo retencién] del registro acceso _y disposicién Segun la duracién ontrato de. Registro electrénico: Funcionario del | trate Suministros \172.20.110,222\A Clave de Subdepartamento poster sorte se \vigentes Direccién|bastecimiento\Contr |usuario de Abastecimiento ooo acan Nacional ol de contratos Abast Control carpeta de contrato egtin la duracién \Contrato de [Carpetas en cada Secretaria de lel contrato. suministros: luna de las Unidades Sin protecciénUnidades de Posteriormente se vigentes Aduanas |de Apoyo \poyo tiene por 5 afios luego se destruye seguin lo dispuesto n cada convenio, PPosteriormente se |Carpetas en cada Secretaria de luna de las Unidades ada Unidad relacionadas con el relacionada con el (Convenios de intercambio de Sin proteccién| informacién Fetiene por 5 afios convenio (convenio luego se destuve lEncargado de rpeta en el (Contratos a 5q\contrato del 7 eneadce Pepartamento de Bin proteccién|ye artamento de [ndefinido Personal 6.- TABLA DE MODIFICACIONES in N° [Pag. Modificada Motivo del cambio Fecha Aprobacion 7.- ANEXOS Anexo 1: Listado de Contratos de Suministros Vigentes Pagina 4 de 5By Getic ee Meh Procedimiento sobre Acuerdos de Confident lad PR-SNA- ISO 6.1.5 Fecha emisién: 14/12/2011 Revisién: 0 Fecha Revision: 14/12/2011 Anexo 1: Listado de Contratos de Suministros Vigentes confidencialidad (sin) de = 8 Clousule Contrapart e técnica proveedor Fecha de | Nombre Termino Fecha Inicio contrato ae | Nombre Listado de contratos de su Tipo Contrato Pagina 5 de 5