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POLICA NACIONAL
DIRECCIN GENERAL
RESOLUCIN NMERO
03392
DEL
30 DE JULIO DE 2015
Por la cual se expide el Manual del Sistema de Gestin Integral de la Polica Nacional
CONSIDERANDO:
Que la Ley 87 del 29 de noviembre de 1993 Por la cual se establecen normas para el ejercicio del
control interno en las entidades y organismos del estado y se dictan otras disposiciones determina que
el control interno es el sistema integrado por el esquema de organizacin y el conjunto de los planes,
mtodos, principios, normas, procedimientos y mecanismos de verificacin y evaluacin adoptados por
una entidad, con el fin de procurar que todas las actividades, operaciones y actuaciones, as como la
administracin de la informacin y los recursos, se realicen de acuerdo con las normas constitucionales
y legales vigentes dentro de las polticas trazadas por la direccin y en atencin a las metas u objetivos
previstos.
Que la Ley 489 del 29 de diciembre de 1998 Por la cual se dictan normas sobre la organizacin y
funcionamiento de las entidades del orden nacional, se expiden las disposiciones, principios y reglas
generales para el ejercicio de las atribuciones previstas en los numerales 15 y 16 del artculo 189 de la
Constitucin Poltica y se dictan otras disposiciones consagra el Sistema de Desarrollo Administrativo
como un conjunto de polticas, estrategias, metodologas, tcnicas y mecanismos de carcter
administrativo y organizacional para la gestin y manejo del talento humano y de los dems recursos,
orientados a fortalecer la capacidad administrativa y el desempeo institucional, con el fin de aumentar
la efectividad del Estado para producir resultados que satisfagan los intereses ciudadanos, el cual se
implementar a travs del Manual que se expide en el presente acto administrativo.
Que la Ley 872 del 30 de diciembre de 2003 Por la cual se crea el Sistema de Gestin de la Calidad en
la Rama Ejecutiva del Poder Pblico y en otras entidades prestadoras de servicios, en su artculo 1.
CREACIN DEL SISTEMA DE GESTIN DE LA CALIDAD, establece: Crase el Sistema de Gestin
de la Calidad de las entidades del Estado, como una herramienta de gestin sistemtica y transparente
que permita dirigir y evaluar el desempeo institucional, en trminos de calidad y satisfaccin social en
la prestacin de los servicios a cargo de las entidades y agentes obligados, la cual estar enmarcada
en los planes estratgicos y de desarrollo de tales entidades. El Sistema de Gestin de la Calidad
adoptar en cada entidad un enfoque basado en los procesos que se surten al interior de ella y en las
expectativas de los usuarios, destinatarios y beneficiarios de sus funciones asignadas por el
ordenamiento jurdico vigente.
Que a travs de la Resolucin 03515 del 14 de junio de 2006, se adopt el Sistema de Gestin Integral
de la Polica Nacional, basado en la complementariedad de los sistemas: Gestin de la Calidad, Control
Interno y Desarrollo Administrativo.
Que el Decreto 4222 del 23 de noviembre de 2006 Por el cual se modifica parcialmente la estructura
del Ministerio de Defensa Nacional, en su artculo 2 numeral 8, faculta al Director General de la Polica
Nacional de Colombia, para expedir las resoluciones, manuales y dems actos administrativos
necesarios para administrar la Polica Nacional en todo el territorio nacional y puede delegar esta
funcin de conformidad con las normas legales vigentes.
Que el Decreto 4485 del 18 de noviembre de 2009 Por medio de la cual adopta la actualizacin de la
Norma Tcnica de Calidad en la Gestin Pblica, en su artculo 2 determina que los organismos y
entidades a las cuales se les aplica la Ley 872 de 2003 dentro del ao siguiente a la publicacin del
presente decreto, debern realizar los ajustes necesarios para adaptar sus procesos a la nueva versin
de la norma Tcnica de Calidad en la Gestin Pblica NTCGP1000 Versin 2009.
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Que el Decreto 2482 del 3 de diciembre de 2012 Por el cual se establecen los lineamientos generales
para la integracin de la planeacin y la gestin aplica en su integridad a las entidades y organismos
de la Rama Ejecutiva del Poder Pblico del Orden Nacional, organizados en los trminos sealados en
el artculo 42 de la Ley 489 de 1998.
Que mediante Resolucin 00176 del 26 de marzo de 2013 Por la cual se adopta la actualizacin
Manual del Sistema de Gestin Integral para la Polica Nacional y se derogan otras disposiciones, se
realiz la actualizacin de los lineamientos generales para el Sistema de Gestin Integral.
Que mediante Resolucin 00392 del 29 enero de 2014 "Por la cual se adopta el modelo para la
implementacin y aseguramiento del Sistema de Gestin de Calidad en la Polica Nacional", se
establecen las etapas para la implementacin y aseguramiento del Sistema de Gestin de Calidad, que
son: conformacin de equipos, diagnostico, planificacin, implementacin, evaluacin y mejora y
verificacin de conformidad con los requisitos dispuestos por la norma.
Que mediante Decreto 943 del 21 de mayo del 2014 Por el cual se actualiza el Modelo Estndar de
Control Interno MECI, se adopta la actualizacin del Modelo Estndar de Control Interno para el
Estado Colombiano MECI, en el cual se determinan las generalidades y estructura necesaria para
establecer, implementar y fortalecer un Sistema de Control Interno en las entidades y organismos
obligados a su desarrollo, de acuerdo con lo dispuesto en el artculo 5 de la Ley 87 de 1993, de igual
forma en el numeral 2 del artculo 4 establece que Las entidades y organismos que cuentan con un
Modelo implementado, debern realizar los ajustes necesarios para adaptar en su interior los cambios
surtidos en la actualizacin del MECI, dentro de los siete meses siguientes a la publicacin del presente
decreto.
Que a travs de la Resolucin 0223 del 29 de enero de 2015 "Por la cual se adoptan las definiciones y
el Marco Estratgico Institucional 2015 - 2018 de la Polica Nacional", se orienta respecto al desarrollo
de las polticas de marco normativo as como el contenido del renovado Plan Estratgico Institucional.
Que en atencin a los preceptos normativos que rigen lo relacionado con la implementacin del
Sistema de Control Interno, Sistema de Desarrollo Administrativo y Sistema de Gestin de Calidad, as
como de los dems sistemas para la modernizacin y mejora de la gestin pblica basados en normas
internacionales de gestin, que determine la Polica Nacional en cumplimiento de las polticas estatales,
se hace necesario expedir el Manual del Sistema de Gestin Integral, con el fin de contar con un
instrumento de consulta y orientacin para los funcionarios, que permita conocer el modelo gerencial
adoptado por la Institucin para alcanzar los objetivos propuestos dentro del cumplimiento de su misin
constitucional, para lo cual:
RESUELVE:
ARTCULO 1. EXPEDICIN. Expedir el Manual del Sistema de Gestin Integral de la Polica Nacional,
en respuesta a los cambios que el mismo modelo gerencial ha presentado con motivo de la dinmica
institucional y la mejora continua.
ARTCULO 2. ESTRUCTURA DEL MANUAL DEL SISTEMA DE GESTIN INTEGRAL DE LA
POLICA NACIONAL. La estructura del presente manual, estar compuesto por los siguientes
captulos, as:
CAPITULO I
INTRODUCCIN AL SISTEMA DE GESTIN INTEGRAL
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Lo anterior con el propsito que los miembros de la Institucin identifiquen dentro del Sistema cual es el
nivel de actuacin, las responsabilidades y deberes frente a los grupos sociales objetivo o clientes y
dems partes interesadas de la Polica Nacional.
ARTCULO 4. MBITO DE APLICACIN. El objetivo del Manual del Sistema de Gestin Integral para
la Polica Nacional, contemplada en el artculo 3 ser realizada por los Servidores Pblicos de la
Institucin dentro del contexto del Sistema de Gestin Integral.
ARTCULO 5. RESPONSABILIDADES. El Jefe de la Oficina de Planeacin debe responder por la
emisin, modificacin, control y distribucin de este manual y su formalizacin a travs de actividades y
criterios establecidos en el Procedimiento Control de Documentos.
Cada uno de los miembros de la Institucin es responsable de hacer un uso adecuado de este
documento, asegurando que para su aplicacin cuente con la ltima versin publicada en la Suite
Visin Empresarial.
ARTICULO 6. NOCIONES DEL SISTEMA. La Polica Nacional implement el Sistema de Gestin
Integral (SGI) desde mediados de los aos 90 como el enfoque gerencial que orienta la gestin del
servicio policial hacia la satisfaccin de la comunidad, mediante un desarrollo integral y armnico
fundamentado en la mejora continua.
Este sistema ha aportado de manera fundamental en el cambio institucional de los ltimos aos
generando la orientacin y congruencia necesaria en la gestin de los diferentes niveles
organizacionales para el cumplimiento de los objetivos y metas de la Institucin, ante una sociedad que
tantos resultados le demanda.
El pas ha cambiado, la Institucin tiene nuevos e importantes retos a cumplir como la consolidacin de
una cultura de convivencia y seguridad, la lucha para combatir el crimen y las diferentes formas de
delincuencia organizada, el profesionalismo del hombre y la mujer polica, la generacin de servicios
con mayor valor agregado, entre otros; que requieren de igual manera la evolucin en su modelo de
gestin sometiendo el mismo a un anlisis y ajuste cuyos resultados se presentan en este manual.
El esquema del Sistema de Gestin Integral propuesto, est ajustado a la nueva realidad institucional, a
los nuevos conceptos de los modelos de gestin integral y sobre todo a un enfoque claro para la
creacin de valor Institucional a sus diferentes grupos sociales objetivo o clientes, mediante una oferta
de valor claramente diferenciada, sostenible y no fcilmente imitable.
La estructura y los mtodos diseados, permiten su actualizacin de acuerdo con las necesidades de la
Institucin, de los cambios exigidos por el Gobierno Nacional y los eventos ocurridos en el pas en
materia de comportamiento social, tecnologa y cooperacin internacional, entre otros; confirindole al
sistema la versatilidad y dinmica necesarias para su sostenibilidad y el cumplimiento de las funciones
institucionales.
La Polica Nacional es un sistema compuesto por partes o subsistemas interdependientes cuya
interaccin, hacen que la Institucin se comporte como un todo organizado, completo y coherente.
Es as como la consolidacin del Sistema de Gestin Integral de la Institucin a travs de la evolucin
del modelo, plantea la interaccin de tres grandes componentes: i) Estrategia y Gestin Estratgica; ii)
Gestin y Estructura de Procesos; y iii) Talento Humano y Gestin de la Cultura; enmarcados en una
plataforma de Perfil y Pensamiento Institucional, con el propsito final de Crear Valor.
Este Manual presenta el nuevo esquema de Sistema de Gestin Integral, as:
El Sistema de Gestin Integral de la Polica Nacional, que presenta por una parte, la
evolucin en el tiempo que ha tenido el modelo gerencial de la Polica Nacional, y por otra, los
conceptos, caractersticas propias y principios del esquema actual propuesto para el Sistema
de Gestin Integral de la Polica Nacional sus componentes, interacciones y despliegue y otros
elementos que hacen parte de la gestin institucional y que soportan la gestin del modelo.
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Creacin de Valor, que expresa como objetivo fundamental del Sistema, que los diferentes
grupos sociales objetivo o clientes perciban el valor que se genera en la Institucin, tanto por la
interaccin entre sus componentes, como por la gestin de resultados y el mejoramiento
continuo, sin lo cual el Sistema no lograra retroalimentarse para ajustarse a las necesidades
que surjan tanto interna como externamente. Ver artculo 59.
Este Manual recoge la conceptualizacin necesaria para el entendimiento del Sistema de Gestin
Integral, as como definiciones propias de la Polica Nacional enmarcadas en el mismo y por lo tanto, se
convertir en documento obligatorio de consulta al incorporar nuevos elementos en la gestin
institucional.
CAPITULO II
EVOLUCIN DEL SISTEMA DE GESTIN INTEGRAL
Construir una cultura de seguridad a partir de una mayor interaccin con la comunidad.
Cambiar la forma de trabajar centrada en funciones, reglamentos y manuales rgidos, por una
gestin por procesos que garantice una mayor calidad del servicio policial.
El Sistema de Gestin Integral, retom y articul estos mismos objetivos y en consecuencia, la Polica
Nacional declar al SGI como el enfoque gerencial que orienta la gestin del servicio policial hacia la
satisfaccin de la comunidad, mediante un desarrollo integral y armnico fundamentado en la mejora
continua.
El modelo que fue estructurado en sus inicios, referente al Sistema de Gestin Integral de la Polica
Nacional se acredit as (ver grafico 1).
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ARTICULO 8. CONCEPTUALIZACIN DEL MODELO DEL SISTEMA DE GESTIN INTEGRAL. El
gran propsito del Modelo para el Sistema de Gestin Integral es que sirva de referencia para que la
Polica Nacional siga permanentemente el camino que la lleve al cumplimiento de sus grandes
objetivos, incorporando prcticas de instituciones de clase mundial y a satisfacer a sus grupos sociales
objetivo o clientes mediante una oferta de valor claramente diferenciada, sostenible y no fcilmente
imitable. Lo anterior se hace posible a travs de la integracin de una clara y retadora estrategia, de
una definicin y control permanente a la gestin del da a da y de una cultura institucional que aporte
para que todos los integrantes de la Institucin tengan unos comportamientos que les permitan trabajar
sinrgicamente hacia el logro de los objetivos institucionales.
La Polica Nacional, comprende que implementar un sistema de gestin es lograr que la Institucin se
disee, se interprete y funcione como un sistema dinmico y verstil, que tiene la capacidad de
adaptarse a los cambios que el contexto le exige y a mejorar su desempeo en funcin del
cumplimiento de la misin que le encarga la Constitucin Poltica.
ARTICULO 9. LA GESTIN COMO SISTEMA. En las organizaciones de todo tipo, la gestin est
compuesta por diferentes elementos que conforman un sistema, lo cual implica fundamentalmente que
tienen zonas comunes y mltiples interacciones. Una concepcin avanzada de la gestin como sistema
involucra tres grandes elementos, como se muestra en la siguiente ilustracin: Gestin Estratgica,
Gestin de Procesos y Gestin de la Cultura (ver grafico 2).
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En la zona de confluencia de los tres elementos se genera la Creacin de Valor para los diferentes
grupos sociales objetivo o clientes, propsito fundamental y razn de ser de todas las organizaciones.
Precisando este concepto, las acciones de la organizacin deben estar enfocadas a la creacin de
valor superior, tangible e intangible, para los diferentes grupos sociales objetivo o clientes, alcanzando
as resultados consistentes y altos niveles de competitividad y sostenibilidad de la organizacin.
ARTICULO 10. LA ORGANIZACIN COMO SISTEMA. Las organizaciones son sistemas sociales,
compuestos por partes o subsistemas interdependientes, que se encuentran delineadas por lmites a
veces difciles de identificar. La interaccin e interdependencia entre las partes hace que la
organizacin se comporte como un todo organizado, completo y coherente, con la caracterstica
fundamental de que el todo es ms que la suma de las partes.
Es as como en toda organizacin, interactan mltiples elementos de cuya definicin clara y
consistente depende su gestin orientada al logro de los objetivos de la misma.
Los elementos que interactan en la organizacin son:
Estrategia: grandes definiciones que dan rumbo a la organizacin. Pueden variar en funcin de
las metodologas, los modelos o las herramientas que utilice la organizacin. 1:
1. Estrategia: El arte y la ciencia del combate competitivo Carlos Pizano Mallarino - 2002.
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ARTICULO 11. INTEGRACIN DE LA GESTIN Y LA ORGANIZACIN EN UN SISTEMA. La gestin
y la organizacin como sistema no son independientes sino que tienen mltiples zonas comunes e
interacciones entre los elementos que los conforman.
Ejemplos claros de interacciones entre elementos de los dos subsistemas, son:
Capital humano, elemento de la organizacin como sistema con Gestin Estratgica, Gestin
de la Cultura, Gestin de Procesos, elementos de la gestin como sistema.
CAPTULO III
SISTEMA DE GESTIN INTEGRAL DE LA POLICA NACIONAL
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Por lo anterior el Sistema de Gestin Integral en la Polica Nacional se define como el enfoque
gerencial que orienta la gestin del servicio policial hacia la creacin de valor a los grupos sociales
objetivo o clientes, mediante un desarrollo integral y armnico de sus componentes, subsistemas y
elementos, fundamentado en el mantenimiento, mejoramiento e innovacin de los servicios de la
organizacin en coherencia con la misin y horizonte institucional.
Estos componentes se enmarcan en un Pensamiento y Perfil Institucional que garantizan la Creacin
de Valor en seguridad y convivencia a los grupos sociales objetivo. Los tres componentes se describen
as:
Estrategia y Gestin Estratgica, que establece las grandes lneas orientadoras que dan
rumbo a la Institucin (Estrategia); y las metodologas para su construccin y puesta en
operacin (Gestin estratgica).
Los tres componentes se desarrollan mutuamente, dando lugar a zonas comunes de interseccin entre
ellos, creando un rea comn de confluencia que seala el resultado de todo el sistema: la Creacin de
Valor de la Institucin. Todo el sistema se soporta en el perfil y el pensamiento institucional de la
Polica, que son referentes superiores que orientan todas las acciones que se realicen en la Institucin
y que deban ser acogidas y respetadas plenamente por todos sus integrantes.
Por otro lado como entidad pblica del Estado, la Policial Nacional incorpora dentro de su Sistema de
Gestin Integral subsistemas transversales como el Sistema de Control Interno a travs del Modelo
Estndar de Control Interno MECI, el Sistema de Desarrollo Administrativo SISTEDA y el Sistema de
Gestin de Calidad SGC, entre otros, los cuales dan respuesta a los cumplimientos legales del
ordenamiento jurdico Colombiano, articulndose en su interior de acuerdo a los lineamientos
establecidos por el Departamento Administrativo de la Funcin Pblica DAFP.
2
2.
Orientacin a los grupos sociales objetivo o clientes: dirige los esfuerzos a la satisfaccin
de las necesidades y expectativas de la comunidad. El ciudadano es el juez final de la calidad
del servicio policial. El mejor modo de optimizar esa calidad es evaluar de manera permanente
la satisfaccin del ciudadano con el servicio prestado, medir la oportunidad de la respuesta,
revisar la actitud de servicio del polica en el momento de acercarse al ciudadano y asegurar
que los procedimientos ejecutados corresponden a lo establecido por la Institucin.
Liderazgo: el Alto Mando, a nivel institucional y de sus unidades policiales, debe lograr la
unidad de propsito dentro de la Institucin, generando y manteniendo un ambiente interno
favorable, en el cual los miembros de la organizacin puedan llegar a involucrarse totalmente
en el logro de los objetivos de la Polica Nacional.
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Participacin activa: el personal de todos los niveles aporta en el diseo y desarrollo de los
planes y programas institucionales, lo cual permite una intervencin interdisciplinaria de la
gestin en beneficio de la Institucin y sustenta la creacin e innovacin para el mejoramiento
continuo del servicio policial.
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ARTICULO 17. SISTEMA DE DESARROLLO ADMINISTRATIVO. El Sistema de Desarrollo
Administrativo es un conjunto de polticas, estrategias, metodologas, tcnicas y mecanismos de
carcter administrativo y organizacional para la gestin y manejo de los recursos humanos, tcnicos,
materiales, fsicos, y financieros de las entidades de la Administracin Pblica, orientado a fortalecer la
capacidad administrativa y el desempeo institucional, de conformidad con la reglamentacin que para
4.
tal efecto expida el Gobierno Nacional
ARTICULO 18. SISTEMA DE GESTIN DE CALIDAD. El Sistema de Gestin de Calidad es una
herramienta de gestin sistemtica y transparente que permite dirigir y evaluar el desempeo
institucional, en trminos de calidad y satisfaccin social en la prestacin de los servicios a cargo de las
entidades y agentes obligados, la cual estar enmarcada en los planes estratgicos y de desarrollo de
tales entidades. El sistema de gestin de la calidad adoptar en cada entidad un enfoque basado en los
procesos que se surten al interior de ella y en las expectativas de los usuarios, destinatarios y
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beneficiarios de sus funciones asignadas por el ordenamiento jurdico vigente.
ARTICULO 19. OTROS SISTEMAS. Dentro del Sistema de Gestin Integral de la Polica Nacional, se
puede contemplar la incorporacin de normas internacionales para algunas unidades como es el caso
del Sistema de Gestin Ambiental a travs de la implementacin de la ISO14001, Seguridad de la
Informacin establecida en la ISO27001, Requisitos Generales del Servicio para los Centros de
Conciliacin y/o arbitraje a travs de la Norma Tcnica Colombiana NTC5906 y otras, las cuales hasta
el momento de publicacin de este manual no son de obligatorio cumplimiento, salvo la establecida por
el Decreto 1443 de 2014 por medio del cual se dictan disposiciones para la implementacin del Sistema
de Gestin de la Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST).
Pargrafo 1. Con el nimo de complementar los criterios y conceptos especficos que no se encuentran
en el presente Manual del Sistema de Gestin Integral de la Polica Nacional, se describen en
manuales independientes los aspectos que en materia de gestin pblica debe implementar la
Institucin, con nfasis en los sistemas: de control interno (SCI), desarrollo administrativo (SISTEDA),
calidad (SGC), ambiental (SGA), seguridad en la informacin (SGSI) y sistema de seguridad y salud en
el trabajo (SGSST), entre otros modelos y estndares para la gestin, previa planificacin y desarrollo
de las etapas que sean definidas por la Oficina de Planeacin, durante la transicin establecida para la
aplicacin de la presente resolucin.
Pargrafo 2. La Escuela de Cadetes de Polica General Francisco de Paula Santander, se ha
propuesto desarrollar un sistema integrado de gestin que incorpora los modelos de gestin de calidad,
ambiental, as como seguridad y salud en el trabajo. A travs del Manual del Sistema Integrado de
Gestin SIG ECSAN, se establecen los lineamientos para la planeacin, operacin, control del mismo,
vinculando los tres sistemas mencionados al actual Sistema de Gestin Integral, aplicado al mbito de
gestin educativo de la Polica Nacional de Colombia.
Por lo anterior es preciso indicar que para la mencionada unidad policial, aplicaran los criterios
generales y operacionales correspondientes a la integracin armonizada de los requisitos de las
normas ISO9001, NTCGP1000, ISO14001 y OHSAS18001 en el Sistema Integrado de Gestin, segn
la informacin descrita en el documento: 1DS-MA-0001 Manual del Sistema Integrado de Gestin de la
unidad, y de igual forma utilizaran los lineamientos establecidos en el manual referido frente a ejercicios
de auditoras, verificaciones, autoevaluacin, mejora continua y desempeo de los procesos, del
sistema integrado de gestin y en trminos generales de todos los elementos de evaluacin y
seguimiento.
ARTICULO 20. GESTIN INTEGRAL DEL RIESGO. La Gestin Integral del Riesgo en la Polica
Nacional, est soportada bajo los conceptos de previsin y provisin, los cuales se asocian
directamente a todos y cada uno de los propsitos institucionales, a partir de la identificacin de las
posibles fallas, problemas, vacos, incertidumbres y desafos, que puedan llegar a incidir de
manera negativa en el alcance de la Misin y Visin policial.
La aplicacin de esta metodologa, se basa en poder determinar a travs de los resultados obtenidos,
los riesgos y causas relacionadas con la presentacin de hallazgos o no conformidades, incumplimiento
de indicadores de estrategia y gestin, producto y/o servicio no conforme, resultados de la revisin de
las quejas y reclamos, revisin por la direccin y compromisos establecidos en las sesiones del
subcomit central, regional o local de mejoramiento gerencial, con el fin de proveer al Mando
Institucional de la informacin suficiente de cmo, cundo, quin y dnde, focalizar y crear
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sinergia para atacar las diferentes problemticas que se presenten en el nivel estratgico, tctico y
operacional, para el cumplimiento de la misin constitucional.
A continuacin se presentan las fases para la ejecucin de la metodologa Gestin Integral del Riesgo
para la Polica Nacional, las cuales se encuentran virtualizadas y/o sistematizadas en el mdulo
Riesgos PRO, de acuerdo a lo establecido en el acto administrativo (Resolucin) adoptado para tal fin,
de la siguiente manera:
CAPITULO IV
PENSAMIENTO Y PERFIL INSTITUCIONAL
ARTICULO 21. PENSAMIENTO Y PERFIL INSTITUCIONAL. Tiene como propsito exponer el marco
filosfico, el cual inspira y moviliza el accionar de la Polica Nacional. El elemento anterior nace y se
cimienta en la Doctrina Policial, son la base fundamental que rodea cada uno de los componentes del
Modelo de Sistema de Gestin Integral de la Polica Nacional.
ARTICULO 22. DOCTRINA INSTITUCIONAL. La doctrina policial entendida como el conjunto de ideas
u opiniones, preceptos ticos, legales y conceptos oficialmente aceptados, en los cuales se fundamenta
todas las acciones a nivel general, de manera que la Institucin tenga bien claro su destino a la luz de
los principios filosficos y dogmticos que le sealen su razn de ser en el mbito de las entidades del
Estado.
La doctrina policial se desprende de los fundamentos de la propia ciencia de polica, es la plataforma
que soporta los dems componentes que caracterizan a la Polica Nacional y los condiciona. Es la base
para la construccin de la estrategia y para el diario actuar de la misma.
Doctrina significa etimolgicamente "lo que es objeto de enseanza", la doctrina de cualquier polica,
entonces, es el conjunto de ideas bsicas que fundamentan su accionar, unen a la Institucin y a sus
miembros y le dan un carcter propio. Hace parte del patrimonio intangible que se transmite a las
nuevas generaciones mediante la enseanza y el ejemplo.
Para la consolidacin del modelo gerencial es necesaria una doctrina fundamentada en principios y
valores, influenciando a sus integrantes a tomar decisiones acertadas que deriven en su fortalecimiento
y funcionen como una herramienta de gestin al fomentar una identidad, asegurando que la misin,
visin, metas, objetivos y estrategias se alineen y funcionen eficazmente.
La identidad funciona como generadora de coherencia y propulsora del sentido de pertenencia hasta el
punto de buscar y encontrar la realizacin profesional y personal de cada uno de sus integrantes.
As las cosas, la doctrina policial es en s una cultura de vida que inicia al ingresar a las aulas policiales
donde se adquiere esa formacin inicial que estructura al hombre y mujer polica y lo convierte en
modelo de funcionario pblico con una misin especfica, que se transmite continuamente mediante el
ejemplo. Es un elemento transversal en la Institucin que garantiza que cada esfuerzo de construccin
institucional este inmerso dentro de la misma.
La doctrina policial permanece en el tiempo y se expresa a travs del Pensamiento y el Perfil
Institucional, del Cdigo de tica Policial, de los principios, valores y reglamentos que fundamentan la
funcin policial. Est presente en todos los smbolos que representan al cuerpo - polica (bandera,
escudo, himno, uniforme) y en el aprendizaje adquirido a travs de su historia.
Es el referente que gua el pensamiento estratgico que impulsa una visin al futuro sin olvidar su
historia, una actitud proactiva, una forma de pensar, sentir y actuar acorde con la Institucin; es la
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materia prima con la que se moldea al hombre polica para que en su representacin como funcionario
pblico encargado de garantizar la seguridad y convivencia ciudadana cumpla con su misin
institucional como polica.
ARTICULO 23. PENSAMIENTO INSTITUCIONAL. Las organizaciones de todo tipo requieren tener
referentes superiores que orienten todas las acciones que se realizan en ellas y que deben ser
acogidos y respetados plenamente por todos sus integrantes.
En ese sentido, el punto de partida de los procesos estratgicos es la construccin y documentacin del
pensamiento Institucional, que corresponde a la filosofa que hace parte de la doctrina de referencia
principal de la vida en la Polica Nacional. Es la base para la construccin de la estrategia y para el
diario actuar de la misma.
El Pensamiento y Perfil Institucional permanecen en el tiempo, son construidos al ms alto nivel (Alto
Mando).
El siguiente es el pensamiento de la Polica Nacional:
La Polica Nacional protege a los nacionales y extranjeros que se encuentran en
Colombia, asegurndoles su vida, integridad, libertad y patrimonio econmico;
constituyndose en la base sobre la que se asientan el resto de los servicios del Estado,
en la medida en que stos necesitan un entorno de respeto a la ley, el orden, la justicia y la
paz para funcionar adecuadamente.
La labor Policial es una funcin pblica que procura la armona social, la convivencia
ciudadana, el respeto recproco entre las personas y de stas hacia el Estado, imprimiendo
a la actividad policial un carcter eminentemente comunitario, preventivo, educativo,
ecolgico, solidario y de apoyo a las autoridades judiciales.
La organizacin policial es parte de la comunidad, existe para servir a todos los
ciudadanos sin distinciones ni discriminaciones y contribuir al desarrollo integral de la
sociedad, a su humanizacin, en un ejercicio de valoracin y respeto a su dignidad y
derechos; en el marco de la democracia y del respeto al estado social de derecho.
La excelencia y la transparencia en el servicio son las premisas de la actividad policial, que
garantizan su progreso, sostenibilidad y posicionamiento para responder eficiente y
eficazmente a todos los retos que le exige la sociedad.
ARTICULO 24. PERFIL INSTITUCIONAL. El perfil es el punto de partida para conocer la realidad de la
Institucin y su contexto. Est constituido por:
Propsito fundamental: corresponde al planteamiento global de las necesidades y oportunidades del
mercado que la Institucin pretende atender mediante los productos y servicios que ofrece.
Naturaleza y evolucin: describe el tipo de Institucin y la evolucin desde su constitucin.
Entorno: se refiere al conjunto de condiciones externas que rodean e influencian la operacin de la
Institucin tales como la evolucin, el ambiente y las tendencias del pas en trminos econmicos,
sociales, de competitividad, de seguridad, de relaciones internacionales, los grupos sociales objetivo o
clientes, etc.
Relaciones: son las conexiones o enlaces que hace la Institucin para el desarrollo de su actividad y el
logro de sus propsitos estratgicos; stas incluyen alianzas, convenios, trabajo en red; con diferentes
actores pblicos y privados a nivel nacional e internacional.
Retos: son los principales desafos que enfrenta la Institucin y que tiene en cuenta para la definicin
de su estrategia y focalizacin de esfuerzos.
A continuacin se relacionan cada uno de los aspectos que definen el perfil de la Polica Nacional.
Propsito Fundamental. El propsito de la Polica Nacional est dado en primer lugar por el artculo
218 de la Constitucin Poltica de Colombia; La Polica Nacional es un cuerpo armado, permanente, de
naturaleza civil, a cargo de la Nacin, cuyo fin primordial es el mantenimiento de las condiciones
necesarias para el ejercicio de los derechos y libertades pblicas, y para asegurar que los habitantes de
Colombia convivan en paz.
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Por su parte la Ley 62 de 1993 en su artculo 5, aclara: La Polica Nacional es un cuerpo armado,
instituido para prestar un servicio pblico de carcter permanente, de naturaleza civil a cargo de la
Nacin. Su fin primordial es el mantenimiento de las condiciones necesarias para el ejercicio de los
derechos y libertades pblicas para asegurar la paz ciudadana.
La expedicin de la Ley en referencia proyecta a la Institucin a la bsqueda del mejoramiento de la
calidad en la prestacin del servicio; esta norma, define en su artculo 2 que: El servicio pblico de
Polica se presta con fundamento en los principios de igualdad, imparcialidad, control ciudadano y
publicidad mediante la descentralizacin, la delegacin y la desconcentracin de funciones. Por tanto,
el inters por mantener la armona social, la convivencia ciudadana, el respeto recproco entre las
personas y de stas hacia el Estado, da a la actividad policial un carcter eminentemente comunitario,
preventivo, educativo, ecolgico, solidario y de apoyo judicial.
De igual forma, la actividad policial se define como una profesin y en consecuencia, todo miembro de
la Polica Nacional debe recibir formacin integral en academias y centros especializados en la cultura
de los derechos humanos, la instruccin tica, los sistemas de calidad, la ecologa, el liderazgo y el
servicio a la comunidad.
Naturaleza: La Polica Nacional es un cuerpo armado permanente de naturaleza civil, con regmenes y
disciplinas especiales, adscrita al Ministerio de Defensa Nacional y por lo tanto, parte del sector
defensa del pas.
Evolucin: La Polica Nacional de Colombia es una Institucin centenaria, creada el 5 de noviembre de
1891 es la nica fuerza de polica en el pas, por tanto le compete la conservacin del orden pblico
interno y tiene jurisdiccin nacional. Constitucionalmente hace parte de la Fuerza Pblica, no es
deliberante, no puede ejercer la funcin del sufragio o intervenir en actividades o debates de partidos o
movimientos polticos. Desde 1953 depende del Ministerio de Defensa Nacional.
Para garantizar el cumplimiento de su misin y el logro de su visin, tiene funcionarios distribuidos en la
categora de Oficiales, Suboficiales, personal del Nivel Ejecutivo, Patrulleros, Agentes, Auxiliares
Bachilleres, Auxiliares de Polica y Personal no Uniformado, que se encuentran en cerca de 2.600
lugares geogrficos del pas (ciudades, municipios, corregimientos e inspecciones), logrando un
cubrimiento nacional.
As las cosas, la conformacin de la Doctrina, ha sido un proceso que se ha desarrollado generacin
tras generacin, dando lugar a un conjunto sistematizado de normas, principios, valores y tradiciones
que orientan los pensamientos, palabras y actos, definiendo el propsito del quehacer profesional que
desarrollamos, as como la manera en que se logra cumplir con la misin.
ARTICULO 25. ENTORNO. En el entorno cambiante en el que se encuentra la Polica Nacional, se ha
demostrado que est a la vanguardia de otros cuerpos de Polica del mundo, mediante la consolidacin
de una doctrina, filosofa y naturaleza civil, que le ha permitido su posicionamiento a travs de un
servicio en funcin de las oportunidades y amenazas para el logro de la misin, objetivos y estrategias.
El entorno dentro del cual la Polica Nacional debe estructurar sus servicios se encuentra enmarcado
por los siguientes desafos estructurales, que contemplan especificidades del orden nacional, regional y
local, y que explican situaciones particulares de tipo delictivo: I) prevenir la aparicin de nuevos actores
criminales y la reincidencia; II) combatir el crimen y la delincuencia organizada; III) desarticular
mercados de economa ilegal sobre los cuales se constituyen, articulan y consolidan estructuras
criminales; IV) responder en forma efectiva a las conductas que pongan en riesgo la seguridad
individual y colectiva o atenten contra ella; v) fortalecer el Estado de derecho garantizando el imperio de
la ley y la justicia; VI) Proteger los derechos individuales y colectivos; VII) promover una cultura
ciudadana y cvica; y VIII) promover la legalidad, el respeto y la convivencia como prcticas y valores
sociales.
ARTICULO 26. RELACIONES. Con la poltica de fortalecer la coordinacin interinstitucional y las
relaciones internacionales, se mantiene la cooperacin en temticas especficas que permiten
interacciones para formular propuestas, realizar encuentros, establecer compromisos y acuerdos. De
igual manera, la existencia de la seguridad ciudadana en el Estado colombiano es posible siempre y
cuando se logren los mayores niveles de sinergia institucional, en particular con las Fuerzas Militares;
ya que como instituciones complementarias de cara a una realidad compleja por la situacin de orden
pblico y violencia que afectan nuestro pas, se deben brindar soluciones integrales y sostenibles en el
tiempo a las problemticas de violencia, inseguridad y delincuencia que afligen a los ciudadanos.
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El servicio de Polica implica permanente coordinacin y planificacin con autoridades del orden
administrativo local; con Gobernadores, Alcaldes y Personeros; con Fiscales, Procuradores y Jueces;
con el clero, lderes empresariales, comunales y de opinin; as como con organizaciones o gobiernos
internacionales. El liderazgo institucional debe reflejarse en una permanente interlocucin constructiva y
propositiva que elimine distancias y fronteras interinstitucionales. En este contexto el Presidente de la
Repblica, los Gobernadores y los Alcaldes son las primeras autoridades y jefes de Polica a nivel
nacional, departamental y local, respectivamente.
A manera de ejemplo de las mltiples relaciones interinstitucionales nacionales e internacionales que
mantiene la Polica Nacional, se puede mencionar cmo la Institucin desde el ao 2004 lidera el
programa Departamentos y Municipios Seguros (DMS), el cual fortalece la gobernabilidad local en
materia de convivencia y seguridad ciudadana. El Programa ha contado con la participacin de otras
importantes instituciones como el Ministerio del Interior, el Ministerio de Justicia, el Ministerio de
Defensa Nacional, la USAID (United States Agency for International Development), La Universidad de
Georgetown y la Fundacin Ortega y Gasset.
De igual manera, a nivel internacional se puede mencionar cmo la Polica Nacional ha trabajado
conjuntamente con la Comunidad Latinoamericana y del Caribe de Inteligencia Policial (CLACIP) y la
Oficina de Polica Europea (EUROPOL) y ha liderado con apoyo de instituciones policiales de otros
pases, la creacin de la Comunidad de Policas de Amrica (AMERIPOL), como un instrumento de
cooperacin policial.
ARTICULO 27. RETOS. La Polica Nacional enfrenta grandes retos en el cumplimiento de su misin en
un contexto nacional que viene registrando cambios en las dinmicas de seguridad que han generado
una reconfiguracin en el panorama criminolgico del pas, esto impone a la Institucin la necesidad de
implementar modelos de mejora continua e innovacin bajo un enfoque corresponsable, focalizado y
diferencial para garantizar la seguridad y tranquilidad del ciudadano, con capacidad de anticipacin
frente a los fenmenos criminales y la generacin de respuestas y alternativas de solucin de
problemticas en los diferentes niveles de gestin de la organizacin.
Adems de estos modelos que generan competitividad y capacidad de anticipacin frente a los
fenmenos criminales, se plantean entre los retos institucionales, la articulacin de esfuerzos y la
optimizacin de los recursos para la satisfaccin de las necesidades y expectativas tanto de las dems
autoridades, como de la comunidad nacional e internacional, mediante la adopcin de herramientas
gerenciales y de compromisos con la calidad y efectividad de su servicio.
Por otra parte, en trminos organizacionales, la Institucin deber incrementar el nivel de
profesionalizacin de su personal y sus condiciones de bienestar, a fin de garantizar la calidad y
efectividad de la labor policial. Se hace necesario optimizar el gerenciamiento del servicio de Polica, la
coordinacin y gestin de la informacin para la seguridad y la prevencin, el fortalecimiento y medicin
de la gestin territorial, la integracin de las capacidades tecnolgicas y la mejora y optimizacin de los
medios de Polica para el fortalecimiento del servicio.
CAPITULO V
COMPONENTE ESTRATEGIA Y GESTIN ESTRATGICA
6
Las metodologas (Gestin Estratgica) para formular y poner en marcha la estrategia en todos
los niveles institucionales, con el fin de asegurar que las actividades desarrolladas por todos los
integrantes respondan coherentemente a los propsitos de la misma.
La descripcin de metodologas y conceptos relacionados con estrategia y gestin estratgica que se presentan en este manual,
se encuentran descritos de manera detallada la Gua metodolgica para la formulacin y gestin de la estrategia de la Polica
Nacional.
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A continuacin se presenta el esquema que representa el componente de Estrategia y Gestin
Estratgica y su desarrollo en la Institucin (Ver grficos 6 y 7).
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ARTICULO 30. FORMULACIN. Construccin de las definiciones estratgicas que inspiran y movilizan
el accionar institucional a travs de la definicin de la misin, visin, MEGA, principios, valores, polticas
institucionales misionales, grupos sociales objetivo o clientes, oferta de valor Institucional y recursos,
convirtindose en el eje de ruta del Plan Estratgico Institucional. Estos elementos dan
direccionamiento y sientan las bases para la construccin del PEI.
Como producto de la revisin o reformulacin de estos elementos se generan las definiciones
estratgicas segn se describe a continuacin:
ARTICULO 31. MISIN. Es la razn de ser, el propsito comn y permanente que le confiere identidad,
especifica el rol funcional que la Institucin va a desempear en su entorno e indica con claridad el
alcance y direccin de sus actividades, representa el compromiso y deber con la sociedad. La Misin
determinada por la Polica Nacional, es la siguiente:
La Polica Nacional es un cuerpo armado permanente de naturaleza civil, a cargo de la Nacin, cuyo
fin primordial es el mantenimiento de las condiciones necesarias para el ejercicio de los derechos y
libertades pblicas, y para asegurar que los habitantes de Colombia convivan en paz. (Art. 218
C.P.C.).
ARTICULO 32. VISIN. Ambicin de la Alta Direccin que expresa la situacin ideal de lo que la
Institucin quiere ser, seala el rumbo y es el puente que une el presente con el futuro, la Visin
definida por la Polica Nacional es la siguiente:
La Polica Nacional se consolidar en el 2022 como Institucin fundamental para la construccin de un
pas equitativo y en paz, garante y respetuoso de los derechos humanos, afianzando la convivencia y
seguridad a travs del control del delito, la educacin ciudadana, prevencin, mediacin y articulacin
institucional e interinstitucional como ejes centrales del servicio.
ARTCULO 33. MEGA - META GRANDE Y AUDAZ. La MEGA conecta la Misin con la Visin. En este
sentido, es el gran propsito o sueo que une a la Visin y por ende unifica los esfuerzos de todos los
integrantes de la Institucin con una fuerza superior, la MEGA definida por la Polica Nacional para el
periodo 2015-2018 es la siguiente:
Al 2018 la Polica Nacional ser la Institucin ms reconocida, en virtud de la excelencia profesional de
sus integrantes para brindar un servicio policial basado en el humanismo, solidario y cercano al
ciudadano, afianzando la confianza, credibilidad y legitimidad Institucional.
ARTCULO 34. PRINCIPIOS INSTITUCIONALES. Los principios Institucionales son verdades
universales que sirven de premisas para fundamentar y orientar tanto la doctrina policial, como el
quehacer en el desarrollo de las funciones y servicios. Los principios definidos por la Polica Nacional
son los siguientes:
Principio de Vida. Reconocer que la humanidad forma parte de una comunidad de vida, y que
su bienestar depende de la preservacin de una biosfera saludable, con todos sus sistemas
ecolgicos, una rica variedad de plantas y animales, tierras frtiles, aguas puras y aire limpio.
Por ello nos comprometemos con la proteccin y defensa de la vida humana, de la diversidad
de formas de vida y del medio ambiente en general, as como a tratar a todos los seres vivos
con respeto y consideracin.
Principio de Dignidad. Afirmar que los seres humanos tenemos una dignidad inherente e
inviolable, y reconocemos los Derechos Humanos y las libertades fundamentales como el
marco tico de nuestro accionar, el cual est orientado a promover una cultura de tolerancia,
no violencia y paz, como garanta de seguridad y convivencia ciudadana.
Principio de Equidad y Coherencia. Sostener que la justicia social y econmica son requisitos
para que todos los habitantes del pas alcancen un modo de vida digno y seguro, que garantice
su desarrollo humano dentro del marco de la democracia; afirmamos la igualdad y la equidad
como base de la objetividad en nuestras actuaciones, y nos comprometemos con el buen
ejemplo como ciudadanos y como servidores pblicos a ser referentes para la sociedad.
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ARTCULO 35. VALORES INSTITUCIONALES. Se constituyen en pautas que direccionan el
comportamiento humano. Estn presentes en las conductas, percepciones y metas de un individuo y
orientan la cultura institucional.
Honestidad. Capacidad de ser coherente entre lo que se piensa, se dice y se hace, proteger y
respetar lo ajeno.
Honor Policial. Orgullo policial por la excelencia del deber cumplido ante la comunidad y las
leyes. Entregamos el mejor esfuerzo en el ejercicio de la funcin policial y la ejecutamos con
profesionalismo y abnegacin.
Disciplina. Disposicin para reconocer la autoridad, cumplir las rdenes y acatar las normas.
Reconocemos la subordinacin a las autoridades jerrquicas, cumplimos a cabalidad las
rdenes que nos sean impartidas y regulamos nuestras actuaciones segn el marco legal
establecido.
Solidaridad. Disposicin para actuar de manera altruista frente a los otros. Actuamos
humanitariamente ante las necesidades de la comunidad y del pas, y mantenemos el espritu
de compaerismo fomentando el trabajo en equipo y apoyndonos en la adversidad.
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Para las principales normas de sistemas de gestin se constituye en un requisito imprescindible la
declaracin de cada organizacin, del compromiso con el logro de los objetivos y cumplimiento de los
requisitos explcitos e implcitos de cada estndar, por lo cual para la Polica Nacional, las polticas
institucionales de sistemas de gestin de la Polica Nacional son:
1. Poltica de calidad - Sistema de Gestin de Calidad (SGC).
En la Polica Nacional nos comprometemos a prestar un servicio profesional, respetuoso,
efectivo y cercano al ciudadano, para garantizar comunidades seguras, solidarias y en
convivencia, a travs del mejoramiento de los estndares de eficiencia, eficacia y efectividad
del Sistema de Gestin Integral.
Para asegurar el seguimiento y medicin de la Poltica de Calidad, se adoptan los siguientes objetivos
de calidad:
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ARTCULO 39. GRUPOS SOCIALES OBJETIVO O CLIENTES. Son los sectores sociales o grupos de
clientes hacia los que la Institucin focaliza sus esfuerzos y pretende atender de forma destacada.
General
Gremios, asociaciones y sector productivo
Organizada
COMUNIDAD
Medios de comunicacin
Policas de otros pases
Internacional
Organismos multilaterales
Ejecutiva
Ramas del poder pblico
Judicial
ESTADO
Legislativa
rganos de Control
COMUNIDAD
POLICIAL
rganos de Control
Personal Activo
Usuarios
Personal en uso de buen retiro y pensionados
Los elementos de valor son aquellos atributos que el cliente percibe que la Polica le est generando
con un valor adicional.
Servicio de polica efectivo, prestado en todo el territorio nacional de manera equitativa, justa y
garante de los Derechos Humanos.
Definicin e implementacin de sistemas y modelos innovadores para atender todos los temas
de seguridad y convivencia en el mbito urbano y rural.
Personal experto y capacitado para trabajar de forma cercana y solidaria con la comunidad, y
las diferentes instituciones del orden nacional e internacional.
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CAPITULO VI
COMPONENTE GESTIN Y ESTRUCTURA DE PROCESOS
ARTCULO 44. MODELO DE OPERACIN POR PROCESOS. El Modelo de Operacin por Procesos
es el estndar institucional para la gestin y control de las actividades que realiza cada uno de los
mbitos de gestin de la Polica Nacional, permite liderarla como un todo, definir las actividades que
agregan valor, trabajar en forma sistmica y disponer de los recursos necesarios para su realizacin.
Su estructura define las principales actividades a realizar y los productos a disear e implementar para
lograr la gestin por procesos de la Institucin. Sus elementos bsicos son los que presenta el siguiente
esquema (Ver grfico 9).
PROCESOS
ACTIVIDADES (Manuales, guas, procedimientos y protocolos)
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ARTCULO 45. MAPA DE PROCESOS INSTITUCIONAL. El mapa de procesos Institucional es la
representacin grfica de la interaccin de los procesos adoptados para el logro de la satisfaccin de
sus clientes o grupos sociales objetivo.
Permite liderar la Institucin como un todo, donde: el nivel gerencial cumple la funcin de planear los
grandes retos institucionales los procesos misionales definen y desarrollan las actividades en
cumplimiento de esos logros, apoyados en la gestin de los recursos necesarios para su realizacin el
Proceso de Control Interno verifica la gestin y resultados y finalmente, el Proceso de Mejora Continua
e Innovacin permite ajustar el sistema con el fin de optimizar el desempeo y ofrecer un valor
agregado a la satisfaccin de los clientes.
Debido a la complejidad, en cuanto a tamao y unidades desconcentradas que conforman la Institucin,
igualmente a los diferentes niveles de autoridad y responsabilidad de tipo estratgico, tctico y
operacional, la Polica Nacional, estableci una priorizacin de procesos as:
Procesos misionales: responden de manera integral por los resultados estratgicos, tcticos y
operacionales del proceso, para el logro de los objetivos estratgicos Institucionales a nivel nacional.
Para ello cada proceso se documenta a travs de una caracterizacin que describe el objetivo, alcance,
actividades del ciclo PHVA, recursos y responsables, entre otros.
Procesos gerenciales y de soporte: definen lineamientos y suministran recursos para responder de
manera integral a los objetivos de los procesos misionales.
En el mbito misional institucional se documentan a travs de una caracterizacin que describe el
objetivo, alcance, actividades del ciclo PHVA, recursos y responsables entre otros.
En los mbitos: educativo, salud y bienestar, se documentan a travs de despliegue de procesos, los
cuales son la delegacin de las actividades que se desarrollan en las caracterizaciones de los procesos
gerenciales y de soporte.
Procesos de Evaluacin y Mejora: evalan el cumplimiento de requisitos del Sistema de Gestin
Integral, define lineamientos para la mejora continua y realizan seguimientos a los resultados obtenidos;
retroalimentando a la alta direccin, facilitando la toma de decisiones para la mejora e innovacin.
PROCESOS GERENCIALES
Direccionamiento
Estratgico
Direccionamiento
del Sistema de
Gestin Integral
Integridad
Policial
Comunicacin
Pblica
Relaciones
Internacionales
PROCESOS MISIONALES
CONVIVENCIA Y SEGURIDAD CIUDADANA
PREVENCIN
INVESTIGACIN
CRIMINAL
INTELIGENCIA
PROCESOS SOPORTE
Direccionamiento Tecnolgico
Administracin de
Recursos Financieros
Logstica y Abastecimiento
Actuacin Jurdica
Gestin Documental
Procesos de Segundo Nivel: los procesos de segundo nivel dan lineamientos de tipo tctico sobre
temas especficos de acuerdo con la misionalidad de cada una de las direcciones de la Polica Nacional
y establecen planes, programas y procedimientos de operacin. Tienen un enfoque tctico.
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ARTCULO 46. NIVELES DE RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD. La Polica Nacional establece
diferentes roles dentro de la gestin por procesos, determinados por la responsabilidad, autoridad y
ejecucin sobre los procesos. Estos roles se ven reflejados a travs de la asignacin de
responsabilidades en las actividades del ciclo PHVA de los procesos as:
Dueo de proceso: tiene como responsabilidades fundamentales:
Definir, revisar, modificar, aprobar, actualizar, publicar, entrenar, medir, analizar y mejorar la
caracterizacin, despliegue, procedimientos, guas y formatos requeridos para su ejecucin.
Realizar la alineacin del proceso con la estrategia e iniciativas a las cuales le aporta.
Efectuar el control de calidad del proceso y efectuar todos los ajustes necesarios para que el
producto corresponda con lo planeado, es decir con el objetivo del proceso.
Responder por el cumplimiento del objetivo del proceso, que le ha sido asignado.
Propender por la satisfaccin del grupo social objetivo o cliente, cuando aplique.
Promover la mejora continua del proceso, liderando la construccin de las acciones correctivas,
producto de los hallazgos identificados a nivel estratgico en las unidades desconcentradas,
como tambin el monitoreo y orientacin en la construccin de acciones correctivas por parte
de las unidades desconcentradas frente a los hallazgos identificados en los despliegues.
Proponer los ajustes necesarios para la mejora de la ejecucin y gestin al dueo del proceso.
Realizar seguimiento y facilitar el logro en el cumplimiento de los objetivos del proceso a travs
de la medicin de los indicadores, evaluando tendencias para la mejora de su gestin.
Efectuar el seguimiento a la satisfaccin del grupo social objetivo o cliente, cuando aplique.
Realizar seguimiento al control del servicio no conforme y ejecutar acciones de mejora, cuando
aplique.
Implementar las acciones de mejora necesarias sobre el resultado de la gestin del proceso.
Efectuar los ajustes determinados por el dueo de proceso para mejorar la prestacin del
servicio.
Identificar los riesgos que afectan la ejecucin del proceso y controlarlos para evitar su
materializacin.
Conocer ampliamente el proceso que ejecuta y los procesos con quien interacta, teniendo
siempre como referente la satisfaccin del grupo social objetivo o cliente.
Ejecutar las actividades del proceso dejando evidencia de la realizacin de los mismos en los
formatos u otros medios definidos para registro.
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Proponer los ajustes necesarios para la mejora de la ejecucin y gestin al dueo del proceso.
TAREAS
ACTIVIDADES
Grafico
11.Elementos de un proceso
PROCESO
Soporte Legal
P
r
o
v
e Entradas
e o insumos
d
o
r
e
s
Objetivos
Indicadores
Controles
Actividad 1
Actividad 2
Actividad 3
Actividad 4
Recursos
Recursos
Riesgos
Resultados,
salidas o
productos
C
l
i
e
n
t
e
s
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El despliegue de los procesos es la responsabilidad en la ejecucin de las actividades asignadas por
parte de los dueos de los procesos gerenciales y de soporte de primer nivel, a las unidades policiales
(operativa, administrativa o educativa) con el fin de mantener un enfoque sistmico.
7
A menos que se especifique lo contrario, la seccin de mbitos de gestin es extractada del documento Aspectos preliminares
hacia un sistema integrado de gestin: elementos de los sistemas de gestin de calidad, medio ambiente, seguridad y salud
ocupacional (SGC- SGSYSO -SGA) para la Polica Nacional de Colombia, elaborado en 2013 bajo la coordinacin del Grupo de
Procesos.
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CAPITULO VII
COMPONENTE TALENTO HUMANO Y GESTIN DE LA CULTURA
Definir las metodologas y procesos para lograr que las conductas y comportamientos sean
visibles en la personas que hacen parte de la Institucin.
Establecer un marco de referencia para que los integrantes de la Polica dirijan su desempeo
hacia los objetivos de la Institucin, y as traduzcan en comportamientos de hoy las
necesidades organizativas del maana.
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Mejorar la adecuacin persona-cargo. La obtencin del perfil por competencias de los puestos y
de los integrantes de la Institucin, supone una fuente de informacin para mejorar la
adecuacin entre ambos. Al posibilitar el modelo esta comparacin, permite gestionar las
diferencias en trminos de necesidades de formacin, posibles movimientos/promociones
dentro de la Institucin o establecimiento de objetivos de desempeo en el proceso de
evaluacin.
Integrar y articular esfuerzos, y lograr unidad de la organizacin, con el fin que todos los
integrantes de la Polica Nacional trabajen por los mismos objetivos institucionales.
Permitir conocer y gestionar cmo es la Institucin y cmo son sus integrantes, cules son los
aspectos que los frenan y los impulsan para tener una mejor gestin y lograr la dignificacin
policial que redunde en un servicio profesional, efectivo, cercano y respetuoso.
1)
2)
3)
4)
Calidad de vida
laboral y
familiar
1)Induccin/ reinduccin,
entrenamiento
y capacitacin
Competencias
2) Clima institucional
3) Bienestar laboral
4) Plan de Carrera
5) Estmulos e
incentivos
1) Evaluacin de
desempeo
2) Procedimientos
de personal
3) Seguridad social
4) Anlisis
ocupacional
Mejoramiento
del servicio
policial
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ARTCULO 51. COMPETENCIAS. Las competencias se definen para la Polica Nacional como el
conjunto de conocimientos tcnicos, habilidades, motivaciones (intereses), valores y rasgos de
personalidad, que le permiten al integrante de la Institucin ejecutar de manera exitosa la labor policial.
Las competencias estn relacionadas con el saber, que representa los conocimientos mnimos
requeridos para el desempeo de un cargo e incluye grado, nivel de educacin y formacin especfica;
con el saber hacer, referido a la aplicacin prctica de conocimientos y experiencia que demuestran el
dominio de los requerimientos del cargo; con el saber estar, relacionado con las habilidades y el
comportamiento adecuado en funcin de las normas, reglas, cultura Institucional y requerimientos del
cargo.
ARTCULO 52. PERSONAL UNIFORMADO. Dentro del modelo de gestin humana se han establecido
dos tipos de competencias o habilidades para el personal uniformado: genricas y especficas. Las
genricas hacen referencia a las que todos los policas deben adquirir y desarrollar para el
cumplimiento de la misin institucional y las especficas son los comportamientos laborales de ndole
tcnico y prctico, vinculados a un rea laboral u ocupacional determinada.
Competencias o habilidades genricas:
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Planeacin: comprende la definicin, proyeccin y optimizacin a corto, mediano y largo plazo de los
procesos de administracin del talento humano, con el fin de lograr los objetivos institucionales,
familiares y personales. Se desarrolla a travs de los siguientes elementos:
Planeacin y proyeccin de planta: es una actividad de carcter proactivo que busca estimar
las necesidades de personal a corto y largo plazo para el logro de los objetivos y estrategias de
la Institucin.
Gestin: se ocupa de la medicin del desempeo y mantenimiento de las condiciones laborales que
permiten el desarrollo de la capacidad personal e institucional. Se desarrolla a travs de los siguientes
elementos:
Anlisis ocupacional: identifica las actividades y requisitos del trabajador y los factores
tcnicos y ambientales de la ocupacin. En este sentido, identifica las tareas de la ocupacin,
las habilidades, conocimientos, aptitudes y responsabilidades que se requieren del trabajador
para la ejecucin satisfactoria de la ocupacin.
Desarrollo. Hace referencia a los elementos que permiten fortalecer el talento humano hacia mejores
niveles de efectividad, de desempeo laboral y de crecimiento personal. Se desarrolla a travs de los
siguientes elementos:
Clima institucional: evala las percepciones que el personal tiene de las estructuras y
procesos que ocurren en un medio laboral, para mejorar el nivel de satisfaccin de los
integrantes de la Institucin en sus unidades y propiciar el ambiente laboral adecuado al
desarrollo y fortalecimiento de las competencias.
Bienestar laboral: atiende las necesidades integrales del personal policial y su ncleo familiar,
con el propsito de prevenir, minimizar y mejorar su calidad de vida.
Plan de carrera: desarrolla planes para el desarrollo del capital humano contemplando las
expectativas e intereses de los funcionarios, la identificacin de los requerimientos de personal
a futuro y la planificacin de las acciones para la formacin y el desarrollo.
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Ciclo de consolidacin: cuyo propsito es generar una gestin permanente por medio de tres
fases: I) identificacin (quines somos y cmo somos), II) articulacin (qu nos une y cmo unir
esfuerzos) y III) movilizacin (qu hbitos consolidamos y cmo mejoramos y nos
proyectamos).
mbitos de impacto: el modelo de cultura incide en tres mbitos en donde se busca que se viva la
esencia y naturaleza de ser polica, evidenciada en las relaciones que los integrantes de la Institucin
tienen I) en lo personal e institucional, II) con la comunidad y III) con otras instituciones durante el
servicio.
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El primero se refiere a lo que la Polica Nacional requiere para lograr sus objetivos estrategicos y por
ello se definen las dimensiones que desde la gestin de cultura se deben consolidar; y el segundo, los
integrantes de la Institucin, define lo que ellos necesitan aportar y gestionar para la consolidacin de la
Cultura de la Polica Nacional.
Los dos ejes son fundamentales para vincular y enlazar los esfuerzos como organizacin y los
individuales como funcionarios pblicos policiales, lo cual no implica generar un nuevo sistema, sino
entrar en una lgica de coherencia y articulacin para tener una visin proyectiva y de conjunto de la
Polica Nacional.
ARTCULO 57. EJE INSTITUCIN. Esencia y naturaleza de ser Polica que se evidencia en tres
momentos: el momento de verdad (servicio), que se vive en cada situacin entre policas y en el
servicio a la comunidad; el momento del ser (integracin), que refleja la vocacin policial; y el momento
de conocimiento (gestin), que posibilita la efectividad para el logro de los objetivos institucionales, (ver
grfico 16).
Sea Polica: es el sello de los comportamientos, es la frmula para ser un buen polica y un
buen ser humano al saludar, escuchar y actuar.
Actuar por conviccin: es el reflejo de la vocacin al ser honestos y tener honor policial para
defender el orden social.
Nuestra Gestin: Es la planificacin integral con sustento en la continuidad, basada en las realidades
del contexto y en la capacidad de alcance, ejecucin y cobertura de la doctrina hacia todos los niveles
de la Institucin. Esto con el fin de lograr efectividad, articulacin y sinergia del talento humano y los
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recursos en funcin de los objetivos institucionales. Para consolidar la Gestin o el momento del
conocimiento, se aplican los siguientes dos focos de accin:
Articular y consolidar: es la sinergia para la efectividad que se logra con el trabajo en RED al
Relacionar, Emprender y Decidir.
Conocer y apropiar: es la base para la efectividad a travs del ABC: Actualizar, Buscar y
Comprender.
ARTCULO 58. EJE INTEGRANTES DE LA INSTITUCIN. Determina qu debe aportar cada miembro
de la Institucin para consolidar la Cultura Institucional a travs del conocimiento, de la auto percepcin
y el comportamiento cotidiano.
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En este sentido, la creacin de valor en la Polica Nacional tiene lugar gracias a la actuacin articulada
de los tres componentes del sistema, e igualmente gracias a sus gestiones para lograr la medicin,
anlisis y mejora continua de su SGI.
La creacin de valor supone la identificacin y satisfaccin de las expectativas de los grupos sociales
objetivo o clientes. Para ello es necesario entre otros, que en la Institucin se lleven a cabo de forma
peridica: ejercicios profundos de reflexin y autocrtica sobre el modelo de gestin; se contemple la
posibilidad de impulsar transformaciones estructurales; y se revise cmo se desarrollan las funciones y
se gestionan los procesos y el talento humano. A lo largo de esta revisin, se debe mantener un
enfoque estratgico basado en la interaccin entre las definiciones estratgicas de la Institucin misin, visin, MEGA, polticas institucionales, grupos sociales objetivo o clientes, oferta de valor,
recursos estratgicos, procesos y resultados de la gestin del talento humanos y la cultura.
ARTCULO 60. INTERACCIN ENTRE LOS COMPONENTES ESTRATEGIA Y GESTIN
ESTRATGICA Y TALENTO HUMANO Y GESTIN DE LA CULTURA En las intersecciones entre
cada uno de los componentes del Sistema, se derivan una serie de actividades que fortalecen la
gestin de la Institucin y coadyuvan en la generacin de valor hacia sus grupos sociales objetivo o
cliente (ver grfico 19).
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Todo cambio en la estrategia representa retos para el talento humano. Cuando se presentan cambios
en el Plan Estratgico Institucional, se debe tener en cuenta:
Revisar los elementos de planeacin, desarrollo y gestin del modelo de gestin humana de
acuerdo con las nuevas necesidades y metas.
Asegurar la alineacin del nuevo PEI con la evaluacin de desempeo y con el sistema de
estmulos e incentivos.
Medir el grado de compromiso emocional del talento humano para con la Institucin y la
consecucin de sus objetivos, mediante evaluaciones de clima institucional.
Apropiar el carcter transversal de la Cultura Institucional en armona con la gestin del Talento
Humano, para el logro de los objetivos a travs de su implementacin desde la estrategia
institucional para que tenga continuidad y permanencia.
Implementar un plan de re-induccin y capacitacin que prepare a los funcionarios para cumplir
con las nuevas especificaciones de los procesos modificados.
Revisar la correspondencia del perfil de quien ejecuta el proceso con las necesidades del
cargo.
Incorporar los conceptos de pensamiento sistmico, gestin por procesos, PHVA y todos los
elementos generales del Sistema de Gestin Integral, a travs del desarrollo del foco de
conocer y apropiar.
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Objetivos
Estratgicos
Iniciativa
Estratgica
Planes
Indicador de
Efectividad
Optimizacin de
recursos
(Eficiencia)
Procesos
Proyectos
Programas
Herramienta
Planes de
Accin
(Eficacia)
Actividades
Para cada objetivo estratgico, se definen iniciativas estratgicas que se desarrollan mediante Planes,
Programas y Proyectos. stos se operacionalizan a travs de planes de accin que vinculan los
procesos relacionados con el logro del objetivo propuesto, y cuyo cumplimiento constituye una
dimensin de la eficacia de la Institucin. Es a travs de los procesos que se asegura el cumplimiento a
las metas de efectividad, a los planes de accin (eficacia) y haciendo un uso ptimo de recursos
(eficiencia).
La estrategia institucional y la estructura de procesos son interdependientes y por lo tanto trabajan
articuladamente para la creacin de valor institucional. La interaccin entre ambos se visibiliza en
diferentes momentos:
En la formulacin de planes de accin se armonizan tareas con las actividades de los procesos.
Esto permite que todos los integrantes de la Polica, gracias a su gestin diaria, aporten al
cumplimiento de: la estrategia (efectividad), los planes de accin (eficacia) y del uso ptimo de
recursos (eficiencia).
Cualquier revisin o ajuste en los procesos, deber siempre acompaarse de una actualizacin
de: I) anlisis de pertinencia del proceso en cuestin, frente a los objetivos estratgicos e
indicadores correspondientes; II) anlisis de su suficiencia y pertinencia frente a la oferta de
valor de la Institucin.
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La captura de todos los datos correspondientes al desarrollo de las actividades programadas para el
cumplimiento de los objetivos, son llevadas a cabo por cada equipo de trabajo, quienes adems,
obtienen grficas de comportamiento de cada una de las mediciones. Estos datos, grficas y
tendencias son analizados por el dueo y/o responsables del proceso y sus equipos, usando diversas
metodologas, con el fin de conocer las causas de los comportamientos de los procesos y sus objetivos,
bien sean estos positivos o negativos, para desarrollar acciones de mejora continua.
Con las oportunidades de mejora identificadas y por medio de una metodologa establecida, se elabora
un plan de mejoramiento, el cual comienza con la realizacin de mesas de trabajo integradas por los
dueos de procesos o sus representantes, donde se analizan las causas que generan dichas
debilidades, para proponer acciones tendientes a solucionar los hallazgos, no conformidades,
observaciones y aspectos por mejorar encontrados. La Institucin ha establecido las siguientes fuentes
de informacin, para detectar oportunidades de mejoramiento:
Herramientas de seguimiento
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A partir de la informacin analizada, es posible identificar: a) no conformidades potenciales; b) no
conformidades reales; c) aspectos por mejorar; y d) recomendaciones.
Se disponen de los siguientes mecanismos como instrumentos gerenciales :9
ARTCULO 64. AUTOEVALUACIN DEL CONTROL Y DE LA GESTIN. La autoevaluacin del
control en la Polica Nacional permite valorar la calidad y efectividad de los controles en los procesos y
procedimientos que buscan asegurar el cumplimiento de sus objetivos. La herramienta antes
mencionada adicionalmente, establece criterios para medir el estado de los elementos de control del
Sistema de Control Interno de la Institucin, determinando el nivel de avance en la implementacin y la
efectividad de su operacin.
La autoevaluacin de la gestin, basado en un conjunto de indicadores de gestin diseados en los
planes, programas y proyectos, y en los procesos de la Polica Nacional, permiten contar con una visin
clara e integral de su comportamiento, la obtencin de las metas y de los resultados previstos e
identificar las desviaciones sobre las cuales se deben tomar los correctivos que garanticen mantener la
orientacin de la entidad hacia el cumplimiento de sus objetivos institucionales.
ARTCULO 65. AUDITORAS INTERNAS. Ayudan al Alto Mando Institucional a alcanzar sus metas y
objetivos al proporcionarle en forma oportuna, informacin, anlisis, evaluaciones, comentarios y
recomendaciones pertinentes sobre el ejercicio de la auditora. Con la accin de la Auditora Interna se
obtiene, como beneficio derivado, una mejora en el trabajo del personal, de las reas y de la Institucin,
permitiendo fortalecer su funcionamiento o efectuar los cambios necesarios (acciones correctivas,
acciones preventivas) para lograr los objetivos previamente fijados.
ARTCULO 66. REUNIONES DE SEGUIMIENTO. Existen instancias determinadas por la Polica
Nacional para analizar y gestionar de forma eficiente la labor policial, tanto la gestin interna como
externa. Permiten al Alto Mando institucional a travs de una serie estructurada de reuniones, realizar
la revisin y ajuste del rumbo estratgico. Igualmente el seguimiento a la estrategia, permite garantizar
que el proceso de direccionamiento estratgico sea dinmico y orientado para la toma de decisiones.
ARTCULO 67. REVISIN POR LA DIRECCIN. El Sistema de Gestin Integral de la Polica Nacional,
debe ser adecuado, conveniente, eficaz, eficiente y efectivo para los propsitos de la Institucin, para el
Estado colombiano y para la comunidad en general. Estos aspectos se soportan a travs de la
demostracin del cumplimiento de: los requisitos legales asociados a la Institucin, la alineacin con los
objetivos del Estado y sector defensa definidos en el direccionamiento constitucional, la prestacin de
los servicios misionales (eficacia), el adecuado uso de los recursos de la Institucin a favor de la
prestacin de los servicios (eficiencia), y la garanta que las actividades y servicios prestados por la
Polica han contribuido a generar condiciones de convivencia y seguridad ciudadana para los
colombianos.
La Revisin por la Direccin es el instrumento gerencial de la Polica Nacional que permite realizar la
evaluacin del desempeo institucional apoyado en los criterios de eficacia, eficiencia y efectividad y
para su realizacin se da cumplimiento a los criterios definidos en instructivos complementarios, en
ellos se tiene en cuenta entre otros aspectos, la siguiente informacin:
Posibles cambios que puedan afectar el funcionamiento del Sistema: Planes, programas o
proyectos estratgicos, cambios en la normatividad, entre otros.
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CAPTULO IX
GLOSARIO
Activos estratgicos: son los elementos valiosos que la Institucin ha acumulado a travs del tiempo,
tangibles e intangibles, apropiables, difciles de adquirir o de imitar, competitivamente superiores y que
son capaces de generar un valor apreciado por los clientes.
Administracin del riesgo: conjunto de elementos que le permiten a la entidad identificar, evaluar y
gestionar aquellos eventos negativos, tanto internos como externos, que puedan afectar o impedir el
logro de sus objetivos institucionales.
Cadena de valor: secuencia e interrelacin de los procesos misionales que en la institucin, buscan
lograr la satisfaccin del cliente, generando valor para este y contribucin a la estrategia en sus
diferentes niveles. La generacin de valor para el cliente es desarrollada con el cumplimiento de los
planes de accin, acciones correctivas y las actividades de los procesos alineadas a los objetivos
estratgicos de la Polica Nacional
Capacidades distintivas: son todas aquellas habilidades, destrezas, conocimientos y experticias que
la Institucin debe saber hacer especialmente bien para poder cumplir y hacer sostenible la
formulacin estratgica en coherencia con la oferta de valor institucional.
Cliente: los clientes o grupos sociales objetivo son todas aquellas personas naturales, jurdicas o
pblicas a las que constitucional o legalmente la Institucin debe atender y que se configuran en la
razn de ser de la Polica Nacional.
Clima Organizacional: se refiere a las percepciones del personal de una organizacin con respecto al
ambiente global en que desempea su trabajo.
Competencias: conjunto de conocimientos tcnicos, habilidades, motivaciones (intereses), valores y
rasgos de personalidad, que le permiten al integrante de la Institucin, ejecutar de manera exitosa la
labor policial.
Cuadro de Mando Integral CMI-: el CMI o Matriz Estratgica de Indicadores, es el tablero que
contiene la totalidad de los indicadores definidos para medir los objetivos estratgicos. Estos
indicadores miden el estado y desempeo de una variable en un momento determinado e indican el
grado en que se estn logrando las metas planteadas. El CMI mide continuamente el desempeo en la
implementacin del Plan Estratgico Institucional y muestra el avance sobre los resultados esperados.
Cultura: comprende los valores y principios ticos, las creencias y entendimientos que los integrantes
de la Institucin tienen en comn y que se manifiestan en las conductas y comportamientos que los
mantienen articulados, en las tradiciones que se conservan, en las actitudes y sentimientos de las
personas, en las historias y experiencias que cuentan y que comparten los integrantes de una
Institucin.
Cultura de la Legalidad: es el conjunto de creencias, valores, normas y acciones que promueve que la
poblacin crea en el Estado Social de Derecho, lo defienda y no tolere la ilegalidad. Es la aceptacin
consciente de las normas por parte de todos los ciudadanos.
Estrategia Institucional: se refiere al conjunto de definiciones de rumbo de la Institucin para
desarrollar y sostener la capacidad de creacin de valor institucional.
Impulsores de la MEGA: son los que movilizan a la Institucin a la accin, adems de ser elementos
que inciden directamente en el alcance de la MEGA y jalonan la consecucin de esta meta.
Mapa estratgico: es una herramienta que permite definir y visualizar los objetivos estratgicos de la
Institucin para alcanzar la MEGA y la Visin. Se disea bajo una metodologa especfica de causa y
efecto, que muestra cmo el cumplimiento de un determinado objetivo en una de las perspectivas,
impulsa el cumplimiento de otro objetivo en la siguiente perspectiva hacia arriba, asegurando que el
mapa tenga la estructura lgica de cmo se crea valor en la Institucin y cul es el camino para
apalancarlo.
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Mapa de Procesos: esquema que integra sus procesos gerenciales, misionales, de soporte, y de
evaluacin y mejora. ste evidencia la interrelacin que existe entre los procesos, donde generalmente
la salida de uno se constituye en la entrada del siguiente, lo que permite desarrollar una gestin
sistmica y enfocada en procesos. (Manual Sistema de Gestin Integral vigente).
Mapa de Riesgos: representacin o descripcin de los distintos aspectos tenidos en cuenta en la
valoracin de los riesgos que permite visualizar todo el proceso y el plan de manejo de stos. En
primera instancia, define las causas o factores de riesgo, tanto internos como externos; posteriormente,
presenta una descripcin de cada uno de stos y finalmente precisa las posibles consecuencias.
Marco Estratgico Institucional: la estructura mediante la cual la Institucin se alinea a dos
elementos: Polticas del Marco Normativo y las Polticas Institucionales, estas ltimas comprendidas por
las polticas institucionales misionales y las polticas institucionales de sistemas de gestin. Este marco
configura la base para la construccin del Plan Estratgico Institucional.
Nivel operacional: corresponde a la prestacin de servicios en las unidades desconcentradas
(metropolitanas, departamentos, escuelas de polica, colegios, centros sociales y vacacionales etc.) que
desarrollan los procesos misionales en cada mbito de gestin, con un enfoque operacional de
cumplimiento a lineamientos.
Manual. Documento que contiene disposiciones de carcter general y describe los criterios y lneas de
accin operacionales para desarrollar una actividad critica en la Institucin; contiene la descripcin de
tareas que deben seguirse para el logro de un objetivo especfico en un contexto amplio, en uno de los
mbitos de gestin de la Polica Nacional.
Procedimiento. Documento que describe el conjunto de tareas establecidas en forma coherente y
secuencial, requeridas para cumplir con una actividad crtica de un proceso; establece en qu
consisten, cundo, cmo, dnde, con qu, y cunto tiempo se hacen, sealando los responsables de
llevarlas a cabo, documentos de entrada y salida, puntos de control, documentos asociados y su marco
legal.
Gua. Documento en el cual se detalla una actividad o conjunto de actividades de un proceso
institucional, que por su grado de complejidad o por facilidad de comprensin requiere aclararse,
mediante el uso de narrativas, coherentes, secuenciales y ordenadas, elementos grficos entre otras
herramientas de apoyo informativo.
Plan: instrumentos de operacionalizacin macro mediante los cuales la Institucin ordena y organiza
programas, proyectos y acciones que va a desarrollar para el cumplimiento de las iniciativas
estratgicas segn se determina en su correspondiente plan de accin. Los planes determinan
prioridades y criterios, disposicin de recursos, previsin presupuestaria y horizonte temporal. Los
planes se construyen para encauzar grandes lneas de accin de la Institucin y por lo tanto, se
formulan a alto nivel para garantizar su integridad y cumplimiento institucional.
Polticas del Marco Normativo: se entienden como todas aquellas polticas que deben ser adoptadas
por la Polica Nacional de Colombia, algunas de las cuales son exigencia de entidades, elementos e
instancias externas de ndole internacional y nacional. Estas polticas pueden generarse desde: los
tratados, convenios y acuerdos dentro de un marco normativo internacional, polticas gubernamentales,
el Plan Nacional de Desarrollo y el Plan Estratgico Sectorial.
Plan Estratgico Institucional: consiste en la definicin de los objetivos estratgicos, su forma de
gestin y medicin.
Planes de accin: el plan de accin es un instrumento gerencial de programacin y control a la
ejecucin de los planes, programas y proyectos que permiten un seguimiento permanente al
cumplimiento de las iniciativas en los diferentes niveles de despliegue organizacional, para dar
cumplimiento al mapa estratgico institucional y debe tener en cuenta la meta del objetivo estratgico
que pretende operacionalizar.
Proceso: Es el conjunto de actividades relacionadas mutuamente o que interactan para generar valor
y las cuales transforman elementos de entrada en resultados.
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Programa: unidad lgica organizada y coherente de actividades orientada a un propsito superior (Ej.
Programa de Renovacin de la Administracin Pblica PRAP), expresada en un conjunto de
proyectos coordinados o relacionados entre s, que son de similar naturaleza. Un programa est
orientado a apoyar la direccin del esfuerzo y a mantener cohesin entre los diferentes actores para
que se enfoquen al cumplimiento de las iniciativas y objetivos estratgicos, con el fin de obtener
mayores beneficios y control. Un programa parte de la definicin de responsabilidades frente al Estado
y la sociedad, y del examen de los procesos estructurales de gestin de la Institucin, en funcin del
cumplimiento de su misionalidad.
Proyecto: intervencin concreta, individualizada, para hacer realidad algunas de las acciones
contempladas en una o varias iniciativas estratgicas. Los proyectos tienen un tiempo de vida
previamente definido, es un esfuerzo temporal que se realiza para conseguir un resultado especfico o
parcial y puede superar las capacidades y el conocimiento de las Direcciones, Oficinas Asesoras y
unidades desconcentradas.
Sistema: conjunto de elementos ordenados e interactuantes para cumplir con un propsito o fin
determinado.
Sistema de Estmulos e Incentivos: conjunto interrelacionado de polticas, planes, disposiciones y
eventos que interactan, con el propsito de optimizar la satisfaccin y productividad en el servicio del
personal de la Institucin.
Sistema tico Policial: conjunto de principios y valores Institucionales, que interactan entre el
funcionario, la Institucin, la comunidad y el Estado, en el logro de objetivos comunes; incidiendo en el
comportamiento del servidor pblico, para construir una cultura de lo tico en el que hacer policial.
Valores institucionales: se constituyen en pautas que direccionan el comportamiento humano, estn
presentes en las conductas, percepciones y metas de un individuo y orientan la cultura institucional.
ARTCULO 68. DESPLIEGUE DE LINEAMIENTOS OPERACIONALES. Del presente manual sern
desplegados los lineamientos generales del Sistema de Gestin de Calidad a los casos especficos
para los mbitos de gestin educativo, de sanidad y de bienestar social, documentndose en un
manual respectivamente para cada caso.
ARTCULO 69. SUPRESIN, ADICIN O MODIFICACIN AL MANUAL. Las Direcciones, Oficinas
Asesoras y Unidades de Polica podrn presentar y solicitar a la Oficina de Planeacin, supresiones,
modificaciones y actualizaciones al Manual del Sistema de Gestin Integral para la Polica Nacional,
dependencia encargada de realizar el trmite para la aprobacin del seor Director General.
ARTCULO 70. DEPENDENCIAS RESPONSABLES DE SU APLICACIN. La responsabilidad de
desarrollar, implementar, mantener y revisar el presente Manual, estar a cargo de las Direcciones,
Oficinas Asesoras y sus Unidades Desconcentradas, de acuerdo con el mbito misional que les
corresponda.
ARTCULO 71. PUBLICIDAD Y DIFUSIN. La Oficina de Planeacin o la dependencia en que se
delegue esta tarea, pondr en funcionamiento los mecanismos de difusin necesarios para el
conocimiento y aplicacin del Manual del Sistema de Gestin Integral para la Polica Nacional en las
unidades policiales. Igualmente, se tendr a disposicin de los usuarios de la Institucin en los sistemas
de comunicacin, consulta y publicidad disponibles para el efecto.
ARTCULO 72. APLICACIN EN PROGRAMAS DE FORMACIN. Los dueos y responsables de
procesos en coordinacin con la Direccin Nacional de Escuelas, implementarn actividades
pedaggicas para la enseanza del Manual del Sistema de Gestin Integral para la Polica Nacional, a
travs de los programas de formacin, actualizacin, entrenamiento y capacitacin del sistema
educativo policial.
ARTCULO 73. OBLIGATORIEDAD. El manual adoptado mediante el presente acto administrativo,
ser de obligatorio cumplimiento en el desarrollo de las actividades relacionadas con el Sistema de
Gestin Integral.
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ARTCULO 74. VIGENCIA. La presente resolucin entrar en vigencia a partir del 15 de enero del ao
2016 y deroga la Resolucin 00176 del 26 de marzo de 2013, Por la cual se adopta la actualizacin
Manual del Sistema de Gestin Integral para la Polica Nacional.
PUBLQUESE Y CMPLASE.
Dada en Bogot, D. C.
Original Firmado
General RODOLFO PALOMINO LPEZ
Director General Polica Nacional de Colombia
SEGEN
Email: ofpla.desog@policia.gov.co
Carrera 59 26-21 P. 4 CAN Tel. 3159000 9175 FAX 3159175