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100-00

NORMAS TECNICAS DE
CONTROL INTERNO
(NTCI)
TRIBUNAL SUPERIOR
DE CUENTAS (TSC)

100-00 NORMAS TECNICAS DE CONTROL INTERNO (NTCI)


NTCI-110-00 DEFINICIONES, RESPONSABILIDADES, OBJETIVOS Y
LIMITACIONES
NTCI-111-00
NTCI-111-01
NTCI-111-02
NTCI-111-03
NTCI-111-04
Desembolso
NTCI-111-05

DEFINICIONES
Definicin de la Estructura de Control Interno
Definicin de Control Interno Administrativo
Definicin de Control Interno Financiero
Definicin de Control Interno Previo al Compromiso, Obligacin y
Elementos del Control Interno

NTCI-112-00 RESPONSABILIDADES SOBRE LA ESTRUCTURA DE CONTROL


INTERNO
NTCI-112-01 Responsabilidades de la Alta Direccin de la Entidad
NTCI-112-02 Responsabilidades de la Contralora General de la Repblica y de
las Unidades de Auditoria Interna
NTCI-113-00 OBJETIVOS DE LA ESTRUCTURA DE CONTROL INTERNO
NTCI-113-01 Objetivos del Control Interno
NTCI-114-00 LIMITACIONES A LA ESTRUCTURA DE CONTROL INTERNO
NTCI-114-01 Limitaciones de la Eficacia del Control Interno
NTCI-114-02 Fianzas, Caja General Ingresos por Valores
NTCI-120.00 NORMAS GENERALES
NTCI-121-00 SEGURIDAD RAZONABLE
NTCI-121-01 Seguridad Razonable Proporcionada por la Estructura del Control
Interno
NTCI-122-00 ACTITUD DE APOYO A LA ESTRUCTURA DE CONTROL
INTERNO
NTCI-122-01 Actitud de Apoyo de la Alta Direccin de la Entidad
NTCI-122-02 Actitud de Apoyo de los Empleados de la Entidad
NTCI-122-03 Actitud de Apoyo de la Contralora General de la Repblica y de las
Unidades de Auditoria Interna
NTCI-123-00 DESARROLLO ORGANIZACIONAL
NTCI-123-01 Planificacin
NTCI-123-02 Organizacin y Delimitacin de Responsabilidades
NTCI-123-03 Segregacin de Funciones
NTCI-123-04 Supervisin
NTCI-123-05 Coordinacin
NTCI-124-00 DOCUMENTACION
NTCI-124-01 Documentacin de Respaldo de Operaciones y Transacciones
NTCI-124-02 Diseo y Control de Formularios

NTCI-124-03 Archivo de Documentacin de Respaldo


NTCI-125-00 RECURSOS HUMANOS
NTCI-125-01 Unidad de Administracin de Recursos Humanos
NTCI-125-02 Seleccin de Personal
NTCI-125-03 Honestidad de los Funcionarios y Empleados
NTCI-125-04 Capacitacin, Entrenamiento y Desarrollo Profesional
NTCI-125-05 Asistencia
NTCI-125-06 Rotacin
NTCI-125-07 Evaluacin de Recursos Humanos
NTCI-125-08 Remuneraciones
NTCI-125-09 Manual de Clasificacin de Puestos y Salarios
NTCI-124-10 Presentacin, Calificacin y Registro de Cauciones
NTCI-126-00 SISTEMAS DE PROCESAMIENTO ELECTRONICO DE DATOS
NTCI-126-01 Separacin de Funciones en el Manejo de la Informacin
NTCI-126-02 Documentacin, Desarrollo y Modificacin de los Sistemas
NTCI-126-03 Medidas de Seguridad
NTCI-126-04 Controles de Entrada de la Informacin
NTCI-126-05
Controles de Procesamiento de la Informacin
NTCI-126-06 Controles de Salida de la Informacin
NTCI-126-07 Revisin Posterior al Procesamiento
NTCI-130/40.00
NORMAS ESPECFICAS
NTCI-131-00 EFECTIVO
NTCI-131-01 Fondos de Caja Chica
NTCI-131-02 Responsable del Fondo de Caja Chica
NTCI-131-03 Manejo de los Fondos de Caja Chica
NTCI-131-04 Ingresos para Depsito
NTCI-131-05 Arqueo de Fondos
NTCI-131-06 Fondos Rotatorios
NTCI-132-00 BANCOS
NTCI-132-01 Apertura de Cuentas Bancarias
NTCI-132-02 Manejo de Cuentas Bancarias
NTCI-132-03 Desembolsos con Cheques
NTCI-132-04 Suscripcin de Cheques en Blanco y/o al Portador
NTCI-132-05 Conciliaciones Bancarias
NTCI-132-06 Independencia para Elaborar la Conciliacin Bancaria
NTCI-132-07 Confirmacin de Saldos en Bancos
NTCI-133-00 INVERSIONES EN VALORES
NTCI-133-01 Sistema de Registro
NTCI-133-02 Autorizacin, Custodia y Manejo
NTCI-133-03 Constatacin Fsica
NTCI-134-00 VALORES POR COBRAR
NTCI-134-01 Autoridad para Calificar y Conceder Crditos
NTCI-134-02 Sistema de Registro

NTCI-134-03 Constatacin Peridica


NTCI-134-04 Conciliacin
NTCI-134-05 Anlisis y Evaluacin
NTCI-135-00 INVENTARIOS
NTCI-135-01 Sistema de Registro
NTCI-135-02 Unidad de Almacn
NTCI-135-03 Adquisiciones
NTCI-135-04 Custodia
NTCI-135-05 Toma Fsica de Inventario
NTCI-135-06 Obsolescencia, Prdida o Dao
NTCI-136-00 PROPIEDAD, PLANTA Y EQUIPO
NTCI-136-01 Sistema de Registro
NTCI-136-02 Adquisiciones
NTCI-136-03 Custodia
NTCI-136-04 Inventario Fsico de Bienes
NTCI-136-05 Uso de Vehculos y Equipos
NTCI-136-06 Codificacin
NTCI-136-07 Ventas
NTCI-137-00 GASTOS ANTICIPADOS Y CARGOS DIFERIDOS
NTCI-137-01 Sistema de Autorizacin y Registro
NTCI-138-00 PASIVOS
NTCI-138-01 Sistema de Registro
NTCI-138-02 Autorizacin
NTCI-138-03 Conciliaciones Peridicas
NTCI-138-04 ndice de Vencimiento
NTCI-139-00 INGRESOS
NTCI-139-01 Sistema de Registro
NTCI-139-03 Clasificacin
NTCI-140-00 GASTOS
NTCI-140-01 Sistema de Registro
NTCI-140-02 Documentos de Respaldo
NTCI-140-03 Autorizacin

TRIBUNAL SUPERIOR DE CUENTAS DE LA REPUBLICA (TSC)


100-00 NORMAS TECNICAS DE CONTROL INTERNO (NTCI)
NTCI-110-00 DEFINICIONES, RESPONSABILIDADES, OBJETIVOS Y
LIMITACIONES
111-00 DEFINICIONES
NTCI No. 111-01
Definicin de la Estructura de Control Interno
1.
La estructura del control interno es un instrumento de gestin, cuyo diseo,
establecimiento y actualizacin es responsabilidad de la alta direccin de las
entidades, ya que, a travs de su liderazgo y filosofa, se elaboran y aplican los
planes, mtodos, procedimientos y otras medidas, para ofrecer una garanta
razonable de que se cumplan los siguientes objetivos:
a.
Promover la ejecucin de las operaciones en forma metdica, econmica,
eficiente y eficaz y proporcionar productos y servicios de calidad, acorde con la
misin que la entidad debe cumplir;
b.
Preservar los recursos frente a cualquier prdida por despilfarro, abuso,
mala gestin, errores, fraude e irregularidades;
c.
Cumplir las leyes, reglamentaciones y directrices emitidas por autoridad
competente; y,
d.
Elaborar y mantener datos financieros y de gestin confiables y
presentarlos correcta y oportunamente.
NTCI No. 111-02
Definicin de Control Interno Administrativo
2.
El control interno administrativo est constituido por el plan de
organizacin, los procedimientos y registros relativos a la adopcin de decisiones
por parte de los niveles directivos que llevan a la autorizacin de las
transacciones y actividades, de tal manera que fomenten la eficiencia en las
operaciones, la observancia de las polticas emitidas y el logro de metas y
objetivos programados.
3.
La proteccin de los recursos y la revelacin de errores o desviaciones
respecto a su manejo, es una responsabilidad primordial de los niveles directivos;
por lo tanto, es indispensable mantener un slido control interno, que incluye un
sistema de informacin gerencial, para cumplir con dicha finalidad.
NTCI No. 111-03
Definicin de Control Interno Financiero
4.
El control interno financiero comprende el plan de organizacin, los
procedimientos y registros relativos a la custodia de los recursos financieros y
materiales y a la verificacin de la exactitud y confiabilidad de los registros e
informes financieros.
5.
Es responsabilidad de cada entidad pblica, principalmente de su titular,
incluir dentro del trmite normal de las transacciones financieras, los

procedimientos que permitan lograr un eficiente control financiero, especialmente


por medio de los procedimientos de control previo al compromiso y al
desembolso.
NTCI No. 111-04
Definicin de Control Interno Previo al Compromiso,
Obligacin y Desembolso
6.
Toda actividad de control previo es responsabilidad de la administracin de
las entidades y no es necesario crear unidades especficas para este propsito.
El control interno previo al compromiso debe garantizar la existencia de
disponibilidades presupuestarias y la aplicacin correcta de actividades
comprendidas dentro de los programas. El control interno previo al
reconocimiento de la obligacin debe comprobar que los bienes o los servicios
recibidos corresponden a las caractersticas establecidas en los convenios o
contratos. Previo al pago de obligaciones legalmente contradas, el control
interno garantizar que se cumplan las normas dictadas por la administracin
para el uso de fondos. En todas las etapas descritas, es una condicin
indispensable que los funcionarios comprueben la legalidad y conveniencia de las
operaciones.
7.
Al revisar y analizar cada transaccin propuesta en la fase del control
previo al compromiso, se debe examinar principalmente:
a.
La propiedad y veracidad de las operaciones propuestas, determinando si
estn relacionadas directamente con los fines de la entidad y con los programas
previamente aprobados;
b.
La legalidad de las operaciones propuestas, asegurndose que la entidad
pblica tiene competencia para ejecutarla y no existen restricciones legales o
normativas sobre la misma; y,
c.
La conformidad con el presupuesto o la disponibilidad de fondos no
comprometidos en el programa respectivo para financiar la transaccin.
8.

Al examinar cada obligacin o desembolso propuesto se debe determinar:

a.
La veracidad de las transacciones propuestas con base en la
documentacin y autorizacin respectiva; lo cual incluye:
O
Revisar en las facturas o comprobantes que evidencian la obligacin, el
cumplimiento de las disposiciones legales y contractuales, la exactitud aritmtica
y la propiedad; y,
O
Comprobar que las cantidades y calidades de los bienes o servicios
recibidos, son los que figuran en la factura, en las rdenes de compra emitidas o
en los contratos u otros documentos elaborados para el efecto.
b.
Verificar que las operaciones cumplen con todos los trminos legales y
financieros del compromiso; y,
c.

Determinar si existen fondos disponibles para cancelar la obligacin.

NTCI No. 111-05


Elementos del Control Interno
9.
Para efectos de una auditoria gubernamental, la estructura de control
interno de una entidad consiste de los siguientes elementos:
a. El ambiente de control;
b. El sistema financiero (contable); y,
c. Los procedimientos de control
10.
El ambiente de control representa el efecto colectivo de varios factores
destinados a fortalecer la efectividad de procedimientos y polticas especficas.
Tales factores incluyen lo siguiente:
a.
La filosofa y estilo de operacin de los funcionarios lo cual incluye su
actitud para la solucin de problemas;
b.

Estructura organizativa de la entidad;

c.

Funcionamiento de las Juntas Directivas y sus comits,


En particular el Comit de Auditoria;

d.

Mtodos de control administrativo para supervisar y dar


Seguimiento al desempeo, incluyendo auditoria interna;

e.

Polticas y prcticas del personal; y,

f.
Diferentes influencias externas que afectan las operaciones y prcticas de
una entidad.
El ambiente de control refleja la actitud, conciencia y las acciones en general de
los Secretarios de Estado, Oficiales Mayores, los funcionarios y empleados
pblicos, y otros servidores del Estado, en relacin a la importancia del control y
su incidencia en la entidad.
11.
El sistema financiero (contable) consiste en los mtodos y registros
establecidos para identificar, reunir, analizar, clasificar, registrar e informar las
transacciones de una entidad, as como mantener la contabilizacin de activos,
pasivos, ingresos y gastos que les son relativos. Un sistema financiero efectivo,
toma en cuenta el establecimiento de mtodos y registros que:
Identifican y registran todas las transacciones vlidas;
b.
Describen oportunamente todas las transacciones con suficiente detalle
evitando trminos abstractos o confusos para permitir la adecuada clasificacin
de las mismas y para incluirse en la informacin financiera;
c.
Cuantifican el valor de las operaciones de modo que se registre el valor
monetario adecuado en los estados e informes financieros;
d.

Determinar el perodo contable apropiado; y,

e.
Presentar debidamente las transacciones y revelaciones correspondientes
en los estados e informes financieros.
12.
Los procedimientos de control son aquellos procedimientos y polticas
adicionales al ambiente de control y del sistema financiero, establecidos por la
gerencia para proporcionar una seguridad razonable de poder lograr los objetivos
especficos de la entidad. Los procedimientos de control incluyen diferentes
objetivos, y se aplican a diferentes niveles organizativos y de procesamiento de
datos. Asimismo, podrn integrarse a componentes especficos del ambiente de
control y del sistema administrativo, financiero y operativo. Por lo general, podrn
catalogarse como procedimientos de control los siguientes:
a.
Supervisar la observacin de las disposiciones legales, reglamentarias,
estatutarias, polticas, etc.;
b.

Debida autorizacin de transacciones y actividades;

c.
Segregacin de funciones que disminuyen las oportunidades para
cualquier persona de estar en posibilidades de perpetrar y ocultar errores. Se
deben segregar claramente las responsabilidades de autorizar las transacciones,
registrarlas y custodiar activos;
d.
Diseo y uso de los documentos y registros apropiados para ayudar a
asegurar el registro adecuado de transacciones y hechos;
e.
Dispositivos de seguridad adecuados sobre el acceso y uso de activos y
registros, tales como instalaciones aseguradas y autorizacin para acceso a los
programas de cmputo y los archivos de datos; y,
f.
Arqueos independientes y evaluacin debida de las cifras registradas,
tales como arqueos del efectivo, conciliaciones, comparacin entre activos y
saldos contables, controles programados en computadora, revisin administrativa
de informes que resumen el detalle de los saldos de cuentas, (por ejemplo, un
listado por antigedades de impuestos por cobrar y revisin de usuarios de
informes generados en la computadora); y, la comparacin de los planes,
objetivos y metas con los resultados alcanzados.
13.
Los elementos de la estructura de control interno citados en los puntos
anteriores, no excluyen lo que es aplicable a la auditoria operativa o de gestin; al
contrario; el ambiente de control interno y los procedimientos de control son
totalmente utilizables para disear y evaluar la estructura de control interno en
cualquier auditoria gubernamental, sea sta financiera, operacional o de alcance
especfico. Por su parte, los sistemas financieros constituyen elementos que
producen datos que permitirn comparar cifras reales con las proyectadas, para
determinar si los estndares se han definido en forma adecuada y los resultados
se ajustan a esas medidas. Por tanto, este elemento, si bien tiene mayor
identidad con la auditoria financiera, en muchos campos de la auditoria
operacional tiene plena aplicacin.

112-00 RESPONSABILIDADES SOBRE LA ESTRUCTURA DE


CONTROL INTERNO
NTCI No. 112-01
Responsabilidades de la Alta Direccin de la Entidad
14.
La alta direccin es responsable de la aplicacin y vigilancia de los
controles internos necesarios para que las operaciones de la entidad que dirige,
se realicen con eficiencia y economa para alcanzar los objetivos y las metas
previstos.
COMENTARIO
15.
Es necesario que la alta direccin de las entidades alcance una cabal
comprensin sobre la naturaleza de la estructura de control interno y los objetivos
que sta debe cumplir. La alta direccin debe ser consciente de que una
estructura adecuada de control interno es fundamental para controlar la
organizacin, los objetivos, las operaciones y los recursos. Un aspecto
importante adicional es la aceptacin de esta responsabilidad por parte de la
administracin superior y sus principales colaboradores.
16.
Para disear, establecer y mantener una eficaz estructura de control
interno es preciso que la direccin entienda los objetivos que habrn de lograrse.
Las normas, guas e instructivos emitidos por la TSC sobre esta materia,
proporcionan una definicin comn del control interno y de los objetivos a
conseguir.
17.
La alta direccin establece con frecuencia una unidad de auditoria interna,
como parte integrante de su estructura de control interno. Pese a que el auditor
interno puede ser un recurso valioso para la capacitacin y el asesoramiento en
materia de control interno, ste no debe sustituir a una estructura slida de control
interno.
18.
Es obligacin de la direccin, supervisar continuamente las operaciones
de la entidad. La calidad de los controles internos puede apreciarse formalmente
mediante una evaluacin e informacin peridica de los directivos y funcionarios,
para asegurar que los controles de los que son responsables siguen siendo
apropiados y se efectan en la forma prevista.
19.
Los directivos tienen la obligacin de identificar los controles ineficaces e
ineficientes cuyo costo exceda o pudiera exceder los beneficios previstos. Esta
evaluacin debe realizarse segn procedimientos coherentes que ofrezcan un
mnimo de aceptacin. La direccin debe disponer de planes claros para evaluar
peridicamente sus controles internos, informar de los problemas y corregir
cualquier deficiencia. Tan pronto como se detecte una deficiencia, deben
adoptarse las medidas necesarias para corregirla.
20.
La direccin tambin puede servirse de la auditoria interna para supervisar
la eficacia de los controles internos. Los auditores internos, al seguir de cerca las
operaciones diarias, suelen estar en mejor posicin de evaluar constantemente la

idoneidad y la eficacia de los controles internos y el grado de cumplimiento. Los


auditores internos estn obligados a dar cuenta a la direccin de cualquier
deficiencia constatada en los controles internos y de cualquier infraccin cometida
por los empleados, as como sealar las reas en las que se requieran medidas
de mejoramiento. Adicionalmente, deben aplicar procedimientos para el
seguimiento de las conclusiones y recomendaciones procedentes de la auditoria
interna y externa, a fin de asegurar que la direccin haya enfocado y resuelto
correctamente los problemas apuntados.
NTCI No. 112-02
Responsabilidades de la Contralora General de la Repblica
y de las Unidades de Auditoria Interna
21.
La Contralora General de la Repblica (TSC) y las unidades de auditoria
interna son responsables de velar por el funcionamiento de un control interno
adecuado mediante evaluaciones peridicas y la presentacin de
recomendaciones para mejorar las reas que as lo requieran. Por tanto, debe
promover, apoyar, y vigilar por los medios a su alcance:
a.
Que las entidades diseen, establezcan y actualicen sus estructuras
institucionales de control interno, basndose en las normas, guas e instructivos
emitidos por la TSC; y,
b.
Que las entidades revisen estas estructuras a fin de asegurar que los
controles se efecten conforme a lo previsto y son adecuados para alcanzar los
fines deseados.
COMENTARIO
22.
La TSC debe centrar su cometido en la evaluacin de los controles
internos existentes en las entidades auditadas y determinar si son, en principio,
adecuados y, en la prctica, eficaces. En caso de que los controles se revelen
como inadecuados o insuficientes, se deber documentar ntegramente sus
deficiencias, causas y efectos para comunicarlos sin demora a los directivos de la
entidad auditada. Las recomendaciones que se formulen deben ser analizadas
con los funcionarios encargados de ejecutarlas para asegurarse que son
pertinentes, prcticas y guardan proporcin en la relacin costo-beneficio.
23.
La TSC y las unidades de auditoria interna, deben poner en conocimiento
de los titulares de las entidades, la responsabilidad que asumen sobre la
aplicacin de los controles internos y su evaluacin, a fin de que todos los
funcionarios alcancen una adecuada comprensin de sus propias
responsabilidades.
24.
La TSC debe garantizar una buena relacin de trabajo entre ella y las
unidades de auditoria interna, que favorezca un intercambio de experiencias y
conocimientos y que complemente de forma recproca la labor de cada entidad.
Esta buena relacin de trabajo puede conseguirse mediante la inclusin de las
observaciones de la auditoria interna y el reconocimiento de sus contribuciones
en el informe de auditoria externa, siempre que ello sea oportuno. La TSC debe
desarrollar procedimientos para evaluar el trabajo de las unidades de auditoria

interna y determinar su grado de confiabilidad. Una adecuada unidad de auditoria


interna reducira la labor de auditoria efectuada por la TSC y evitara duplicacin
innecesaria del trabajo. La TSC debe asegurar el acceso a los informes de
auditoria interna, a los archivos de papeles de trabajo y a la informacin relativa a
las responsabilidades civiles.
25.
Este intercambio de experiencias y conocimientos de auditoria se
realizarn a travs de la Supervisin General de Auditorias Internas, la
Supervisin de Presupuestos, la Supervisin de Contrataciones y otras unidades
administrativas de la TSC que brindarn asesora en reas especficas.
26.
La TSC es responsable de emitir las normas de control interno; sin
embargo, es necesario hacer una clara distincin entre estas normas y los
procedimientos especficos de control interno que debe implantar cada entidad.
La TSC no debe asumir la responsabilidad por la aplicacin de los aspectos
especficos de los procedimientos de control interno en ninguna entidad auditada.
Esta es una tarea propia de la direccin de esas entidades.
113-00 OBJETIVOS DE LA ESTRUCTURA DE CONTROL INTERNO
NTCI No. 113-01
Objetivos del Control Interno
27.
Los objetivos del control interno, deben identificarse o elaborarse para las
actividades de cualquier entidad pblica y deben ser apropiados, completos,
razonables y estar integrados en los objetivos de la Institucin.
COMENTARIO
28.
Los objetivos son los efectos positivos que la direccin intenta conseguir o
las condiciones adversas o efectos negativos que la direccin trata de evitar. Los
objetivos deben ajustarse a las operaciones especficas de cada actividad.
Para identificar los objetivos especficos del control, todas las operaciones deben
agruparse primero en categoras globales. A continuacin, las operaciones de
cada categora global se agrupan en uno o varios conjuntos de actividades
regulares y recurrentes (por ejemplo en el proceso contable, identificacin,
clasificacin, registro y notificacin de informacin), necesarias para tramitar un
asunto o efectuar una transaccin particular. Estos grupos deben ser compatibles
con la estructura organizacional y la divisin de las responsabilidades en el seno
de la entidad.
30.
Las operaciones de un organismo se suelen dividir en las siguientes
grandes categoras:
a.
Actividades de gestin: abarcan la poltica general y las funciones de
planificacin, organizacin y auditoria;
b.
Actividades programticas (operacionales): son las relacionadas con el
cometido o los cometidos de la Institucin, esto es, con sus actividades
sustantivas;

c.
Actividades financieras: abarcan las reas tradicionales del control:
presupuestos, flujo de fondos (ingresos y gastos), los activos y pasivos
concernientes y la informacin financiera; y,
d.
Actividades administrativas: son las que respaldan las tareas principales
de la Institucin, tales como contabilidad, biblioteca, procesamiento y distribucin
del correo, imprenta y adquisiciones y en general todas las actividades adjetivas.
114-00 - LIMITACIONES DE LA ESTRUCTURA DE CONTROL INTERNO
NTCI No. 114-01
Limitaciones de la Eficacia del Control Interno
31.
Ninguna estructura de control interno, por muy detallada y extensa que
sea, puede garantizar por s misma una administracin eficiente, unos registros
completos y exactos, ni puede eliminar el fraude, en especial cuando la
planificacin y ejecucin de las actividades incumbe a cargos de autoridad o de
confianza.
COMENTARIO
32.
Los controles internos que dependen de la separacin de tareas podran
resultar ineficaces si existiera colusin o acuerdos interpersonales que encubran
acciones irregulares. Asimismo, los controles de autorizacin pueden ser objeto
de abuso por la persona que detenta tales poderes. Con frecuencia, la direccin
est en condiciones de sortear los controles que ella misma ha establecido.
Mantener una estructura de control interno que elimina cualquier riesgo de
prdida, resultara una empresa utpica y probablemente ms costosa que los
beneficios obtenidos.
33.
Cualquier estructura de control interno depende siempre del factor humano
y, por tanto, puede verse afectada por un error de concepcin, de juicio o de
interpretacin, por malentendidos, negligencia, fatiga o distraccin. Aunque sea
posible controlar la competencia e integridad del personal que concibe y opera el
sistema mediante la seleccin y la capacitacin, estas cualidades pueden ceder a
presiones internas o externas a la entidad. Adems, por muy competente que
sea el personal, el control que efecta resultar ineficaz si no entiende
correctamente cul es su funcin en el proceso de control o decide ignorarla.
34.
Los cambios en la organizacin y la actitud de la direccin pueden tener un
hondo impacto sobre la eficacia de la estructura de control interno y sobre el
personal operador. Por ello, la direccin debe revisar y actualizar continuamente
los controles, informar al personal de cualquier cambio y dar un ejemplo
respetando tales controles.
120-00

NORMAS GENERALES

121-00 SEGURIDAD RAZONABLE

NTCI No. 121-01 Seguridad Razonable Proporcionada por la Estructura del


Control Interno
35.
Las estructuras de control interno deben proporcionar una seguridad
razonable de que se cumplen los objetivos generales y especficos de las
entidades de manera eficiente y econmica.
COMENTARIO
36.
La seguridad razonable equivale a un nivel satisfactorio de confianza,
considerando el costo, la utilidad y los riesgos. La seguridad razonable implica
que el costo del control interno no debe exceder el beneficio obtenido.
37.
La utilidad se mide por el grado en que se reduce el riesgo de no lograr un
objetivo previsto; sin embargo, no se debern disear sistemas con controles
excesivos en una rea especfica, que afecten negativamente a otras
operaciones.
38.
La Direccin de la entidad debe identificar los riesgos que implican sus
operaciones y el margen de riesgo aceptable en diversas circunstancias.
Tambin debe estimar los riesgos en trminos cuantitativos y cualitativos.
122-00 ACTITUD DE APOYO A LA ESTRUCTURA DE CONTROL
INTERNO
NTCI No. 122-01 Actitud de Apoyo de la Alta Direccin de la Entidad
39.
Los altos directivos debern mostrar y mantener en todo momento una
actitud positiva y de apoyo frente a los controles internos establecidos.
COMENTARIO
40.
La actitud de apoyo debe ser una caracterstica inherente a la alta
direccin y se refleja en todos los aspectos de la actuacin de los directivos. La
actitud positiva implica el compromiso de la direccin por implantar controles
adecuados con acciones relativas a la organizacin de la entidad, a las prcticas
personales, la supervisin, la comunicacin, a la proteccin y empleo de los
recursos a travs de una contabilidad, inspeccin e informacin sistemtica, al
fomento de las propuestas entre los empleados de todos los niveles y, en suma, a
una buena gestin gerencial.
41.
Los directivos pueden demostrar su apoyo a los controles internos
eficaces, destacando la importancia de una auditoria interna objetiva e
independiente, para identificar los sectores en los que se puede mejorar
cualitativamente el rendimiento y reaccionando ante la informacin que
proporcionen dichos controles.
42.
El compromiso de la direccin por "imponer el tono" es crucial para
mantener en la entidad una actitud positiva y de apoyo frente al control interno.
43.
Para aprovechar su tiempo al mximo, la direccin puede hacer uso de la
Gerencia por Excepcin, estableciendo en la entidad un sistema de comunicacin

que le permita brindar mayor atencin a las situaciones que demuestren


desviaciones significativas dentro del curso normal de las actividades.
44.
La direccin puede tambin hacer uso de la Gerencia por Objetivos y
establecer y mantener un enfoque de trabajo que fije la gestin gerencial por
objetivos, como un proceso que pueda ser aplicado en la entidad en su conjunto
o en cualquier parte de ella.
NTCI No. 122-02 Actitud de Apoyo de los Empleados de la Entidad
45.
Los empleados deben observar los controles internos y sugerir medidas
que fomenten su eficacia. El respaldo o la actitud de apoyo repercute sobre el
nivel de rendimiento y por supuesto sobre la calidad de los controles internos.
Los directivos podrn suscitar y favorecer esta actitud positiva y de apoyo si
insisten en conceder prioridad al control interno.
COMENTARIO
46.
Una forma de lograr el apoyo de los empleados de la entidad para la
existencia de controles internos adecuados, es mediante el cabal entendimiento
de los objetivos y metas institucionales y el papel que les corresponde en ese
propsito.
47.
Junto con esta accin, es indispensable que la alta direccin respete los
procedimientos de control interno establecidos y adicionalmente, supervisen la
forma en que los cumplen sus subalternos. Para vigilar este cumplimiento, no
slo deben auxiliarse de los auditores internos, sino hacerlo directamente como
parte de sus responsabilidades. Adems de las medidas descritas, la
comprensin por parte de los empleados acerca del alcance de la estructura de
control interno y de los beneficios que brinda a la Institucin y al pas, permite
alcanzar su cumplimiento.
NTCI No. 122-03 Actitud de Apoyo de la Contralora General de la Repblica y
de las Unidades de Auditoria Interna
48.
La TSC y las unidades de auditoria interna deben promover, apoyar,
evaluar y vigilar por los medios a su alcance que las entidades diseen,
establezcan y actualicen sus estructuras institucionales de control interno a fin de
asegurar que los controles se efecten conforme a lo previsto y sean adecuados
para alcanzar los fines deseados.
COMENTARIO
49.
La TSC y las unidades de auditoria interna son responsables de
asegurarse de la existencia de un control interno adecuado, mediante la
promocin y apoyo al establecimiento de estructuras institucionales especficas
de control interno para cada entidad gubernamental. El diseo de estas
estructuras se basar en las normas, guas e instructivos emitidos por la TSC; su
calidad y grado de aplicacin se determinar mediante la revisin de estas

estructuras a travs de evaluaciones peridicas y la presentacin de


recomendaciones para mejorar las reas que as lo requieran.
123-00 DESARROLLO ORGANIZACIONAL
NTCI No. 123-01 Planificacin
50.
En esta fase se determinarn los objetivos, polticas, mtodos y
procedimientos y la frecuencia de la evaluacin de resultados. En este contexto
se planificar el uso, conservacin y custodia de los recursos humanos,
materiales y financieros requeridos para ejecutar las operaciones tendentes a
conseguir los objetivos y metas, dentro de los plazos, costos y condiciones
tcnicas previstas. Esta actividad incluye analizar todas las alternativas posibles,
de modo que se adopte aquella que ofrezca el mximo aprovechamiento de tales
recursos.
COMENTARIO
51.
La planificacin es la fase ms importante de los procesos administrativos
y gerenciales, la base para llevar a cabo las acciones administrativas, financieras
y operacionales; debe efectuarse con oportunidad en el marco de la poltica
general del Gobierno y de la poltica interna de cada entidad; debe ser continua y
sujeta a evaluacin, y debe ser aprobada de acuerdo a las regulaciones
gubernamentales vigentes.
52.
Es recomendable hacer uso de la Planeacin Estratgica mediante
programas generales de accin que determinen los objetivos bsicos a largo
plazo de la entidad y la asignacin de esfuerzos y recursos necesarios para
alcanzar esos objetivos, as como la determinacin de las polticas que gobiernen
la adquisicin, el uso y la disposicin de los recursos.
NTCI No. 123-02 Organizacin y Delimitacin de Responsabilidades
53.
Se establecer una estructura de organizacin que defina claramente la
competencia y responsabilidad de cada unidad administrativa, funcionario y
empleado, los niveles de autoridad y las lneas de mando y comunicacin. En los
planes de desarrollo Institucional se deber contemplar actividades tendentes a
lograr su actualizacin.
COMENTARIO
54.
La organizacin debe permitir que las personas asuman responsabilidades
delimitadas compatibles con su grado de autoridad, que tomen decisiones y
ejecuten su trabajo en el marco de sus competencias. Es tambin un medio por
el cual las personas pueden trabajar en equipo en forma efectiva y armoniosa,
hacia el cumplimiento de objetivos comunes. La delegacin de autoridad en
forma adecuada facilita alcanzar las metas y objetivos porque evita la
concentracin de facultades para la toma de decisiones.
55.

Se establecer y mantendr la unidad de mando, en todos los niveles de la

organizacin. Las entidades deben definir claramente y por escrito sus lneas de
autoridad, hacindolas conocer a todo el personal.
56.
Se prepararn instrucciones escritas y detalladas que cubran todos los
aspectos importantes de las funciones, autoridad, responsabilidad y relaciones
de cada cargo en la estructura de la organizacin.
57.
El titular de la entidad es responsable de vigilar que se cumpla la
asignacin de funciones y responsabilidades con la ayuda fundamental de las
unidades de auditoria interna de la organizacin.
NTCI No. 123-03 Segregacin de Funciones
58.
Las tareas y responsabilidades principales ligadas a la autorizacin,
ejecucin, registro, revisin, custodia y control deben ser asignadas a personas
diferentes dentro de la organizacin.
COMENTARIO
59.
Una debida segregacin de funciones comprende la divisin de las fases
de autorizacin, ejecucin, revisin, registro y control de las operaciones de la
entidad, as como de la custodia de los recursos, efectuada con el fin de lograr
una verificacin interna, evitar errores y actos deficientes, irregulares o
fraudulentos.
60.
Por ejemplo, en el campo financiero, ninguna unidad que maneje los
recursos debe ser responsable de los registros contables y presupuestarios que
sirven de base para controlar esas operaciones.
61.
La segregacin de funciones deber precisarse en forma clara en los
reglamentos orgnico-funcionales, en las descripciones de cargos y en los
manuales de procedimientos de cada entidad, y divulgarse en todos sus niveles.
62.
En caso de entidades pequeas, la direccin debe ser consciente del
riesgo y compensarlo con otros controles como la rotacin del personal.
NTCI No. 123-04 Supervisin
63.
Debe existir una supervisin competente y contina para garantizar el
logro de los objetivos del control interno, y por ende la obtencin de las metas y
objetivos de toda la organizacin de una forma eficiente y econmica.
COMENTARIO
64.
Los supervisores deben examinar y aprobar, cuando proceda, el trabajo
encomendado a sus subordinados. Asimismo, deben proporcionar al personal las
directrices y la capacitacin necesarias para minimizar los errores, el despilfarro y
los actos ilcitos y asegurar la comprensin y realizacin de las directrices
especficas de la direccin.
65.
a.

La asignacin, revisin y aprobacin del trabajo del personal exige:


Indicar claramente las funciones y responsabilidades atribuidas a cada

empleado;
b.
Examinar sistemticamente el trabajo de cada empleado, en la medida
que sea necesaria; y,
c.
Aprobar el trabajo en puntos crticos del desarrollo para asegurarse de que
avanza segn lo previsto.
66.
La asignacin, revisin y aprobacin del trabajo del personal debe tener
como resultado el control apropiado de sus actividades. Ello incluye (1) la
observancia de los procedimientos y requisitos aprobados, (2) la constatacin y
eliminacin de los errores, los malentendidos y las prcticas inadecuadas, (3) la
reduccin de las probabilidades de que ocurran o se repitan actos ilcitos y (4) el
examen de la eficiencia y eficacia de las operaciones. La delegacin del trabajo
de los supervisores no exime a stos de la obligacin de rendir cuentas de sus
responsabilidades y tareas.
NTCI No. 123-05 Coordinacin
67.
Se establecern y mantendrn lneas recprocas de comunicacin en
todos los niveles de la organizacin para lograr la coordinacin necesaria para el
cumplimiento de los objetivos institucionales.
COMENTARIO
68.
Las lneas de comunicacin definidas formalmente son los canales que
emplean las entidades para lograr entendimiento o intercambio de informacin
entre todas sus unidades, utilizando terminologa uniforme y clara. Buenas lneas
de comunicacin facilitan mantener ptimas relaciones humanas.
69.
Con base en un dilogo cordial y participativo, se identifican los problemas
y sus causas para generar alternativas que llevan a solucionar los problemas
detectados.
NTCI No. 124-01 Documentacin de Respaldo de Operaciones y
Transacciones
70.
Toda operacin o transaccin financiera, administrativa u operacional debe
tener la suficiente documentacin que la respalde y justifique, y debe estar
disponible para su verificacin.
COMENTARIO
71.
Los documentos de respaldo justifican e identifican la naturaleza, finalidad
y resultado de la operacin y contienen los datos suficientes para su anlisis.
72.
La documentacin sobre las operaciones y transacciones y hechos
significativos debe ser completa, exacta y facilitar su seguimiento (de la
informacin concerniente) antes, durante y despus de su realizacin; sta debe
estar disponible y ser fcilmente accesible para su verificacin al personal
apropiado y a los auditores.

73.
La documentacin de las transacciones y de hechos debe tener un
propsito claro, ser apropiada para alcanzar los objetivos de la institucin y servir
a los directivos para controlar sus operaciones y a los auditores u otras personas
para analizar dichas operaciones.
NTCI No. 124-02 Diseo y Control de Formularios
74.
Los formularios para las principales operaciones administrativas y
financieras deben ser prenumerados, contener espacios destinados a evidenciar
las tareas de supervisin y mantener un control permanente de su uso y
existencias.
COMENTARIO
75.
Se controlarn los comprobantes, formularios y otros documentos que
registren transferencias, adquisicin, venta o uso de recursos financieros o
materiales.
76.
Los documentos inutilizados por errores o cualquier otra razn, debern
anularse y archivarse el juego completo para mantener su secuencia numrica.
77.
Las existencias de comprobantes, formularios y cualquier documento en
blanco deben estar al alcance slo de personas autorizadas.
NTCI No. 124-03 Archivo de Documentacin de Respaldo
78.
La documentacin que respalda las operaciones financieras,
administrativas y operativas, especialmente los comprobantes de contabilidad,
sern archivados siguiendo un orden lgico y de fcil acceso, y deber
mantenerse durante el tiempo que las disposiciones legales determinen.
COMENTARIO
79.
La aplicacin de procedimientos adecuados para el manejo de los archivos
permite la ubicacin rpida de la documentacin y su mejor utilizacin. Se deber
prever sistemas que permitan salvaguardar y proteger los archivos, contra
incendios, robos o cualquier otro siniestro.
125-00 RECURSOS HUMANOS
NTCI No. 125-01 Unidad de Administracin de Recursos Humanos
80.
Toda entidad deber contar, cuando sea necesario, con una unidad
especializada en la administracin de recursos humanos dependiente de la alta
direccin la que se encargar de que las entidades cuenten con personal
calificado con principios ticos.
COMENTARIO
81.
La administracin de recursos humanos requiere que sea confiada a
funcionarios y empleados capacitados, con conocimientos sobre materias
laborales, tcnicas para reclutar, evaluar y promover el desarrollo del personal,
as como para ejecutar las polticas institucionales sobre la materia.

82.
Los responsables de la unidad de recursos humanos, al dotar de personal
a la entidad, se asegurarn que los candidatos posean la preparacin y la
experiencia adecuadas para realizar los trabajos que se les asignen as como de
asegurarse que una vez contratados reciban el adiestramiento metdico y
prctico necesario. Los directivos y empleados que posean un conocimiento
slido de los controles internos y estn dispuestos a responsabilizarse de ellos,
son indispensables para conseguir una estructura de control eficaz. Adems de
los requisitos profesionales se debe asegurar que el personal de las entidades
realice sus actividades con honestidad y observando los criterios ticos
requeridos.
LIMITACION AL ALCANCE
Esta norma no es aplicable a entidades pequeas u oficinas regionales.
NTCI No. 125-02 Seleccin de Personal
83.
Para seleccionar al personal se exigir capacidad tcnica y profesional,
experiencia, honestidad y que no exista impedimento alguno para desempear el
cargo.
COMENTARIO
84.
La seleccin se deber efectuar mediante un anlisis cuidadoso del cargo
y de los requisitos que debe reunir quien ha de ocuparlo, para lo cual se realizar
un concurso de mritos y conocimientos, teniendo en cuenta particularmente una
minuciosa investigacin del carcter y habilidades de los candidatos.
85.
La capacidad tcnica se refiere a la idoneidad de los funcionarios y
empleados para el desempeo eficiente de sus funciones. Cuando se trate de
puestos entre cuyos requisitos conste un ttulo profesional, lo exigir la Oficina de
Personal de la entidad o la autoridad nominadora. En todos los casos, se deber
aplicar el contenido del Reglamento de Administracin de Personal, el Manual de
Puestos y Salarios y las normas generales que existan sobre la materia.
NTCI No. 125-03 Honestidad de los Funcionarios y Empleados
86.
Todo empleado pblico est obligado a cumplir sus deberes con
honestidad, rectitud y tica, as como a no recibir ningn beneficio que pueda
vincularse con el desempeo de sus funciones.
COMENTARIO
87.
Se exigir el estricto cumplimiento de esta norma, pues no se puede
permitir que el funcionario o empleado pblico atente contra el prestigio de la
entidad para la cual trabaja. En casos de violacin a esta norma, se aplicarn las
sanciones establecidas en las leyes, reglamentos y otras disposiciones que sean
aplicables.

NTCI No. 125-04 Capacitacin, Entrenamiento y Desarrollo Profesional


88.
Se promover constante y progresivamente la capacitacin, entrenamiento
y desarrollo profesional de los funcionarios y empleados en todos los niveles, a fin
de actualizar sus conocimientos, obtener un mayor rendimiento y elevar la calidad
de su trabajo.
COMENTARIO
89.
La capacitacin del personal puede realizarse por medio de cursos
formales sobre las reas de actividad de los funcionarios y empleados, que
contribuyan a su continuo desarrollo personal y profesional.
90.
El entrenamiento o mejoramiento de conocimientos y habilidades en los
funcionarios y empleados, es posible conseguir por medio de cursos, seminarios,
conferencias, prcticas, talleres de trabajo, etc.
91.
La capacitacin y entrenamiento de los funcionarios y empleados puede
ser impartida en cada entidad por medio de instructores especializados, en
centros educativos de otras entidades pblicas, o en los institutos educativos
existentes en el pas o en el exterior.
92.
La capacitacin y entrenamiento en conjunto contribuirn al desarrollo de
la entidad y del funcionario o empleado, para lograr su ptimo rendimiento.
NTCI No. 125-05 Asistencia
93.
Se establecern normas y procedimientos que permitan el control de
asistencia, permanencia en el lugar de trabajo y puntualidad de los funcionarios y
empleados.
COMENTARIO
94.
La unidad de personal de cada entidad ser la encargada de establecer y
vigilar el cumplimiento del sistema de control del personal. Los registros de
asistencia, permanencia y puntualidad servirn de ayuda para evaluar el
rendimiento de los funcionarios y empleados y deben llevarse para todos sus
miembros.
NTCI No. 125-06 Rotacin
95.
Se establecer en forma sistemtica la rotacin del personal relacionado
con la administracin, custodia y registro de recursos materiales y financieros.
COMENTARIO
96.
Los cambios peridicos de tareas a los empleados con funciones similares
de administracin custodia y registro de recursos materiales o financieros, les
permite estar capacitados para cumplir diferentes funciones en forma eficiente.
97.
La rotacin del personal en estas reas disminuye el riesgo de errores,
deficiencias administrativas y utilizacin indebida de recursos y evita adiestrar
constantemente a nuevo personal. La rotacin se efectuar entre el personal con

tareas o funciones afines, disminuyendo as la idea del empleado insustituible.


NTCI No. 125-07 Evaluacin de Recursos Humanos
98.
El desempeo de los funcionarios y empleados ser evaluado
permanentemente; su rendimiento deber ser igual o superior a los niveles
mnimos definidos para cada funcin, tarea o actividad.
COMENTARIO
99.
La sola presencia fsica del personal en las horas laborables, no significa
que su desempeo sea satisfactorio; es necesario el cumplimiento cabal de las
tareas encomendadas.
100. Los titulares de cada entidad por intermedio de la unidad de personal o por
otros funcionarios independientes y capacitados, realizarn por lo menos una vez
al ao las evaluaciones del rendimiento del personal, usando tcnicas
apropiadas.
NTCI No. 125-08 Remuneraciones
101. Se retribuir a los funcionarios y empleados de tal manera que sea una
justa compensacin a su esfuerzo en las funciones realizadas y de acuerdo a las
responsabilidades de cada cargo. Estas retribuciones debern ser competitivas
con las prevalecientes en el mercado.
COMENTARIO
102. La remuneracin acorde a las responsabilidades del cargo ayudar a que
el funcionario o empleado mantenga rectitud y honestidad sin tentaciones o
privaciones.
103. Un adecuado sueldo o salario permite obtener un mejor rendimiento del
funcionario o empleado y una mayor entrega a su trabajo.
NTCI No. 125-09 Manual de Clasificacin de Puestos y Salarios
104. Cuando sea necesario, se dispondr de un manual descriptivo de cada
uno de los puestos y los salarios que les corresponde. Este documento ser
revisado peridicamente con el fin de mantenerlo actualizado.
COMENTARIO
105. La tcnica de clasificacin de puestos y salarios, se ha convertido en un
instrumento moderno para la administracin de personal. El manual deber
contener un detalle de las funciones, tareas, responsabilidades y aspectos
caractersticos de cada una de las clases de puestos que integran la estructura
orgnica de la entidad.
NTCI No. 125.10

Presentacin, Calificacin y Registro de Cauciones

COMENTARIO
106. Todo funcionario o empleado que tenga a su cargo la recaudacin,
depsito, desembolso, custodia o administracin de fondos o bienes del Estado y
las personas naturales y jurdicas que contraten con la administracin pblica,
debern rendir caucin para garantizar el correcto cumplimiento de sus deberes u
obligaciones.
107. Para determinar el tipo de caucin y su presentacin, se observar lo que
dispone el Artculo 56 de la Ley Orgnica de la TSC y los reglamentos,
resoluciones y ms disposiciones que el Contralor General emita.
108. Todo acuerdo de nombramiento o accin de personal que designe a un
funcionario o empleado para desempear un cargo pblico, deber indicar si ste
debe o no rendir caucin.
109. Las entidades debern llevar un registro detallado de las cauciones para
determinar, en cualquier momento, su adecuada cobertura y vigencia. La
vigilancia de su renovacin y/o actualizacin, corresponde al funcionario
encargado del registro y a las unidades de auditoria interna de cada entidad.
126-00 SISTEMAS DE PROCESAMIENTO ELECTRONICO DE DATOS
NTCI No. 126-01 Separacin de Funciones en el Manejo de la Informacin
110. La alta direccin de la entidad debe asegurarse que exista una adecuada
separacin de funciones en toda la organizacin y particularmente en el
Departamento de Procesamiento Electrnico de Datos (PED).
COMENTARIO
111. La presencia del computador no afecta los conceptos bsicos del control;
sin embargo, el procesamiento electrnico de datos obliga a definir e implantar
con mayor rigidez, controles que reemplacen aquellas que por la presencia del
computador pierdan efectividad.
112. La segregacin estructural comprende la adecuada separacin de las
funciones de iniciacin registro y verificacin de las operaciones.
113. La segregacin relativa al PED comprende la separacin de las funciones
de anlisis y diseo de sistemas, programacin y mantenimiento, operacin de
los sistemas y la custodia y resguardo de los archivos y bases de datos.
114. Deben establecerse por escrito las principales unidades organizacionales
relacionadas con la funcin PED y sus responsabilidades delimitarlas y
documentarlas, con la finalidad de evitar que empleados con conocimiento
suficiente tengan facilidades para manipular o alterar datos sin la debida
autorizacin y control.
115.

En resumen, la divisin relativa al PED cumple con el fin de delimitar la

facultad de los empleados que poseen el conocimiento necesario para introducir


informacin no autorizada en el sistema (analistas y programadores), de aquellos
que tienen facultad para llevar a cabo esta accin.
NTCI No. 126-02 Documentacin, Desarrollo y Modificacin de los Sistemas
116. Los procesos de diseo, implantacin, operacin y funcionamiento de los
sistemas deben estar adecuadamente documentados y se utilizarn
procedimientos que resguarden los archivos y los datos. Por tanto, debe existir
evidencia documentada de todo lo relacionado con el diseo de la entrada y
salida de datos, archivos y registros; labores de anlisis, programacin,
operaciones e instrucciones a los usuarios as como el desarrollo, implantacin,
modificacin y mantenimiento de los sistemas.
COMENTARIO
117. Los sistemas de aplicacin, los programas del sistema operativo, los
equipos de cmputo y perifricos, las funciones y responsabilidades, los planes
de PED, la operacin del Centro de Cmputo, las decisiones de cambios de
equipos y aplicaciones, los estndares para el diseo y desarrollo, entre otras,
deben quedar suficientemente documentadas para la comprensin completa y
exacta de las actividades de PED y su impacto en los usuarios.
118.

Los objetivos bsicos que persigue la documentacin, son:

a.
Dar a la Administracin una clara comprensin del Sistema de PED y
asegurar que se cumplan sus polticas;
b.
Servir de base para la revisin de los controles internos por los auditores,
proporcionndoles la posibilidad de interpretar y evaluar los elementos esenciales
del sistema de PED; y,
c.
Proporcionar una referencia conveniente para los Analistas de Sistemas y
Programadores que tengan bajo su responsabilidad el mantenimiento y revisin
de los sistemas y programas existentes.
119. Los procedimientos relativos a la implantacin de sistemas implican el
desarrollo local de programas de computacin o la adquisicin de paquetes. La
participacin del usuario es una parte esencial al seleccionar o desarrollar el
sistema.
120. Los controles relativos a la modificacin de sistemas necesitan asegurar
que los programas nuevos y modificados produzcan resultados de procesamiento
autorizados, ntegros y exactos, y que las modificaciones no cambien las rutinas
de los programas que no deben modificarse y que no incluyan rutinas no
autorizadas. Esto puede lograrse mediante supervisin adecuada responsable
de asegurarse que los cambios o los programas son eficientes y correctos, antes
de entrar en operacin.

NTCI No. 126-03 Medidas de Seguridad


121. La alta direccin deber proveer y supervisar la ejecucin de un completo
plan de contingencias, que entre otros contenga una adecuada seguridad fsica
del Hardware y Software; un seguro de proteccin contra daos y robo; y
procedimientos de mantenimiento preventivo y regular as como la elaboracin y
custodia de archivos de respaldo.
COMENTARIO
122. La seguridad fsica del hardware y software se podr realizar mediante el
establecimiento de polticas para la admisin de visitantes y el cierre de puertas,
ventanas, extinguidores, y bateras de emergencia para la utilizacin del sistema.
123. El seguro de proteccin contra daos, incendio y robo en el PED deber
cubrir los costos de la reconstruccin de la informacin perdida; una nueva
redaccin del programa; y, la utilizacin de equipo alternativo. Los archivos de
cmputo deben protegerse contra accidentes, destruccin y utilizacin por
personal no autorizado. Una medida de seguridad es tener archivos de respaldo
de todas las aplicaciones de importancia, en lugares diferentes a los que
normalmente se operan cuidando que estn protegidos contra todo tipo de
riesgos probables, como los sealados en este prrafo.
124. Los documentos fuente y las formas utilizadas deben mantenerse de
manera privada y confidencial; el personal del rea de PED debe entrenarse para
la aplicacin de controles y procedimientos de seguridad. Deben existir planes de
seguridad y ser probados peridicamente.
NTCI No. 126-04 Controles de Entrada de Informacin
125. Se debern tomar medidas de control en el diseo del sistema para
asegurar que la informacin recibida, se analiza e ingresa sin error al sistema
(validacin de datos) detectando errores accidentales o deliberados, fraudes e
irregularidades mediante la aplicacin de tcnicas especficas y la revisin previa
al procesamiento.
COMENTARIO
126. Las siguientes son algunas de las tcnicas utilizadas para asegurarse que
la informacin entre sin errores o irregularidades:
a.
Uso de contraseas (password) que restrinja el acceso a la informacin
registrada en las computadoras al personal autorizado para ello;
b.

El usuario debe tener procedimientos establecidos para preparar los datos;

c.
Los documentos fuente deben ser diseados de forma tal que minimicen
los errores y omisiones;
d.
Registro de todos los nmeros de los documentos de entrada
prenumerados por la Unidad de Control;

e.
Establecimiento de cifras de control por lotes antes de entrar la
informacin, y antes de su procesamiento comparar estas cifras con las de la
informacin registrada.
f.
Establecimiento de un procedimiento controlado de correccin de errores;
g.
Uso de conteo de mensajes o procedimientos de transmisin doble,
cuando se transmite la informacin entre distintas localidades geogrficas; y,
h.
Uso de dgitos de verificacin para detectar errores cometidos en el
momento de la captura de datos.
127. Se debern establecer procedimientos adecuados para revisar, (previo al
procesamiento de la informacin) los documentos que respaldan las
transacciones u operaciones. Los documentos pueden revisarse en relacin con:
a.

Validez;

b.

Evidencia de la autorizacin debida;

c.

Valores adecuados;

d.

Clasificacin adecuada; y,

e.

Perodo contable adecuado

128. La revisin previa debe realizarse a travs de individuos en el


departamento donde se originan las transacciones, a travs de un grupo de
control de calidad que no est involucrado en la captura de la informacin.
NTCI No. 126-05 Controles de Procesamiento de la Informacin
129. La administracin deber asegurarse que los controles de procesamiento
de la informacin estn contemplados en los programas de computacin y que se
apliquen adecuadamente segn los requerimientos de la informacin procesada.
COMENTARIO
130. El procesamiento de los datos por programas de aplicacin debe ser
controlado para asegurar que ningn dato es agregado, removido o alterado
durante el proceso.
131.

A continuacin se mencionan algunos de los controles de procesamiento:

a.
Pruebas de lmite: Se produce un mensaje de error si cualquier clculo en
una corrida de programas se encuentra fuera de un lmite predeterminado;
b.
Pruebas de lgica: Se produce un mensaje de error si se detectan
resultados ilgicos en una corrida de programas;
c.
Pruebas de Validez: Son rutinas que prueban la precisin e integridad de la

informacin de entrada mediante la deteccin de errores en valores incluidos en


documentos de transaccin o de errores introducidos durante la conversin de
informacin;
d.
Etiquetas de Identificacin: Son cdigos magnticos de identificacin
existentes en los archivos de datos, que ayudan a asegurar la identificacin
apropiada de toda la informacin previo a su procesamiento;
e.
Cotejamiento del Sistema: Es una rutina dentro de un programa de
computacin que compara transacciones con la correspondiente informacin de
apoyo en un segundo archivo. Si existe coincidencia, la transaccin contina su
procesamiento subsecuente;
f.
Balance: Es la comparacin de totales desarrollados en una fase de
procesamiento con totales desarrollados en otra fase de procesamiento. Para
este propsito, se establece un total inicial y se incorporan los pasos de
procesamiento subsecuentes; este total se compara con un total que representa
todas las transacciones de entradas nuevas ms la suma de todas las
transacciones previas procesadas; y,
g.
Procedimientos de Recuperacin: Son los procedimientos necesarios para
reanudar el procesamiento despus de una interrupcin y deben incluir los
controles que aseguren que las recuperaciones son ntegras y exactas.
NTCI No. 126-06

Controles de Salida de la Informacin

COMENTARIO
132. Esta es una funcin importante que debe preverse en la organizacin de la
unidad o la separacin de funciones del personal de PED, los procedimientos
para la entrega oportuna y apropiada de la informacin de salida a los usuarios,
representa un aspecto adicional de control de salidas, debiendo considerarse los
siguientes elementos bsicos:
a.
Los reportes de salida deben ser revisados en cuanto a forma e integridad;
b.

La salida debe ser balanceada contra los totales de control;

c.
La distribucin de las salidas debe estar acorde con las instrucciones
escritas;
d.
Deben existir procedimientos para reportar y controlar los errores
contenidos en las salidas; y,
e.

Deben existir procedimientos para el manejo y la retencin de las salidas.

NTCI No. 126-07 Revisin Posterior al Procesamiento


133. Los informes de PED se revisarn con posterioridad a su procesamiento,
para determinar que sean razonables, precisos e integrales y para establecer
medidas apropiadas para corregir las deficiencias encontradas.

COMENTARIO
134. Verificaciones posteriores al procesamiento de los datos pueden detectar
errores desde la entrada hasta la salida de la informacin; esta labor puede ser
realizada por los usuarios o por grupos de control de los departamentos de PED.
135. Se pueden utilizar procedimientos de cierre al final de un perodo contable
para asegurar que todas las transacciones de ese perodo se procesan y que
todas las transacciones del perodo subsecuente no se procesan en el actual.
Estos procedimientos pueden realizarse manualmente o a travs de programas
de computacin.
136. La utilizacin de tcnicas de control de correccin de archivos permitirn la
prevencin o deteccin de errores y asegurarn el uso del archivo correcto.
137. La administracin puede valerse de auditorias internas peridicas para
controlar la mayora de los errores de PED y asegurar que los controles sean
efectivos y se apliquen consistentemente y as verificar que:
a.
Existen mecanismos que aseguren el control continuo sobre los activos y
recursos fsicos en todas las localidades del PED o de la red;
b.
red;

Existen medidas de respaldo de las aplicaciones y recursos del PED y la

c.
Existen requerimientos de salida de la red y las secuencias de operacin.
Los recursos de la red y el mantenimiento preventivo deben ser adecuadamente
controlados y administrados;
d.
Se consideran procedimientos de codificacin en aquellos datos altamente
sensibles para la organizacin;
e.
Se establecen mecanismos de control del funcionamiento de la red para
garantizar su efectiva utilizacin, el nivel de carga, el control y el reporte completo
de su rendimiento;
f.
Las operaciones de la red estn garantizadas por planes de respaldo y
contingencias apropiadas; y,
g.

El sistema distribuido a la red est completamente documentado.

130/40-00

NORMAS ESPECIFICAS

31-00 EFECTIVO
NTCI No. 131-01

Fondos de Caja Chica

138. No se efectuarn desembolsos en efectivo sino para necesidades


urgentes de valor reducido y sobre un fondo, previamente establecido de acuerdo

con las necesidades de cada entidad.


COMENTARIO
139. La mecnica de un fondo de Caja Chica ahorrar tiempo y permitir que
las transacciones de valor reducido sean reconocidas y registradas
oportunamente.
140. El fondo ser administrado mediante reembolsos de conformidad con los
comprobantes que para el efecto se presenten. En ningn momento el valor del
fondo y de cada desembolso, exceder del lmite que determine la Ley, los
reglamentos o procedimientos emitidos al efecto.
141. Para fijar su lmite se tendr en cuenta el flujo mensual del movimiento de
gastos menores. Los reembolsos se efectuarn a nombre del encargado, cuando
est por agotarse el fondo o por lo menos una vez al mes.
142. El fondo de caja chica se utilizar nicamente para pagos urgentes de
menor cuanta y no para desembolsos por operaciones regulares.
NTCI No. 131-02 Responsable del Fondo de Caja Chica
143. El responsable del fondo de caja chica ser un empleado independiente
del cajero y de otros empleados que manejen dinero o efecten labores
contables.
COMENTARIO
144. El encargado del fondo debe ser ajeno al cumplimiento de otras funciones
financieras. La independencia del responsable del fondo evita confusiones en su
utilizacin, logra comprobaciones giles del movimiento efectuado y mantiene un
adecuado control interno.
145. Los deberes del encargado del fondo deben ser claramente definidos por
escrito, adems de sus deberes normales.
NTCI No. 131-03 Manejo de los Fondos de Caja Chica
146. Los pagos con el fondo de caja chica se efectuarn respaldados por
comprobantes debidamente preparados y autorizados.
COMENTARIO
147.

El descargo de responsabilidades se efecta nicamente con base en


comprobantes de soporte legalizados y verificados; es por esto que el
responsable del fondo fijo exigir que se cumplan las disposiciones
referentes a su manejo.

148. Los reembolsos se efectuarn luego que los comprobantes hayan sido
revisados y verificados por parte de los empleados responsables del control

previo sobre gastos.


NTCI No. 131-04 Ingresos para Depsito
149. Los ingresos en efectivo o valores que lo representan sern debidamente
revisados, registrados y depositados intactos dentro de las 24 horas hbiles
siguientes a su recepcin.
COMENTARIO
150. El hecho de efectuarse los depsitos intactos garantiza cualquier tipo de
revisin y facilita las labores de auditoria para el rea de efectivo.
151. Por ningn concepto el dinero proveniente de los ingresos se emplear
para cambiar cheques personales, efectuar desembolsos de la entidad o
cualesquiera otros.
152. Se entiende por "efectivo": monedas, billetes, cheques y cualquier otra
forma de orden de pago inmediata.
NTCI No. 131-05 Arqueo de Fondos
153. Todos los fondos de la entidad estarn sujetos a comprobaciones
peridicas por medio de arqueos sorpresivos.
COMENTARIO
154. Los arqueos sern efectuados sobre todos los fondos y valores propiedad
de la entidad, en forma simultnea, incluyendo los que se encuentran en poder de
recaudadores u otros funcionarios y empleados.
155. Se dejar constancia escrita y firmada por las personas que participen en
los arqueos.
156. Los arqueos deben ser realizados por empleados independientes del
manejo de efectivo o de su registro contable, por lo menos una vez al mes, sin
crear rutina.

NTCI No. 131-06 Fondos Rotatorios


157. Fondo rotatorio es una cantidad fija asignada para un proyecto, programa
o propsito especfico.
COMENTARIO
158. Todo fondo rotatorio ser mantenido en cuenta de cheques a nombre de la
entidad, identificando el proyecto, programa o propsito especfico.

159. El nmero de fondos rotatorios debe ser restringido al mnimo posible.


Puede crearse un fondo de caja chica destinado a gastos pequeos, cuyo
encargado ser diferente al que custodia y maneja el fondo rotatorio.
160. Para determinar el responsable y el manejo del Fondo Rotatorio se
aplicar lo establecido para el fondo de caja chica.
132-00 BANCOS
NTCI No. 132-01 Apertura de Cuentas Bancarias
161. Las cuentas bancarias sern abiertas bajo la denominacin de la entidad y
organismo y su nmero se limitar al estrictamente necesario.
COMENTARIO
162. Mientras ms reducido sea el nmero de cuentas bancarias de cada
entidad se podr mantener un mejor control interno sobre las mismas; se sugiere
que el nmero se limite a dos: una destinada al pago de remuneraciones y otra
para financiar las operaciones corrientes.
163. Las oficinas regionales, departamentales, sucursales o agencias, abrirn
sus cuentas con el nombre oficial de la entidad, seguido de su denominacin
especfica.
NTCI No. 132-02 Manejo de Cuentas Bancarias
164. Se designar por escrito a los funcionarios, titulares y suplentes de cada
entidad y organismo autorizados para ordenar el egreso de sus fondos.
COMENTARIO
165. Los funcionarios autorizados para representar a la entidad ante el banco,
no debern ejercer las siguientes funciones:
a.

Manejo de ingresos a caja;

b.

Manejo de registros principales y auxiliares de contabilidad; y,

c.

Recepcin o distribucin de inventarios, materiales y suministros.

166. Si se produjera la vacante de algn funcionario autorizado, el titular de la


entidad comunicar al banco inmediatamente el hecho y designar al nuevo
funcionario autorizado.
167. Se reglamentar la emisin de cheques, debiendo ser suscritos por una o
dos personas, de acuerdo al monto de las operaciones.

NTCI No. 132-03 Desembolsos con Cheques


168. Todos los desembolsos sern efectuados por medio de cheques, a
excepcin de los egresos del fondo de caja chica.
COMENTARIO
169. La propiedad, legalidad, veracidad y conformidad de las erogaciones
deben quedar perfectamente establecidas en cada documento que soporte un
desembolso con cheque, a fin de facilitar su identificacin y revisin posterior.
Los pagos por concepto de sueldos o salarios, en lo posible, se ajustarn a esta
norma.
NTCI No. 132-04 Suscripcin de Cheques en Blanco y/o al Portador
170. Por ningn concepto se girarn cheques en blanco o al portador.
COMENTARIO
171. La prohibicin de firmar cheques en blanco o emitirlos al portador,
disminuye el uso indebido o malversacin de los fondos pblicos y adems facilita
el control posterior.
NTCI No. 132-05 Conciliaciones Bancarias
172. Las conciliaciones bancarias se efectuarn dentro de los ocho primeros
das hbiles del mes siguiente, de manera que faciliten revisiones posteriores.
Estas sern suscritas por el empleado que las elabor.
COMENTARIO
173. La oportunidad con que se realice la conciliacin bancaria permitir la toma
de decisiones y la aplicacin de acciones correctivas.
174. La conciliacin de una cuenta bancaria constituye parte fundamental del
control interno contable de las entidades. Su propsito es comparar el
movimiento registrado por el banco con el que conste en los registros contables
de la entidad, a fin de asegurar la veracidad del saldo y revelar cualquier error o
transaccin no contabilizada, sea por parte del banco o de la entidad.
NTCI No. 132-06 Independencia para Elaborar la Conciliacin Bancaria
175. La conciliacin bancaria ser elaborada por un empleado que no tenga
funciones de preparacin, registro o firma de cheques ni manejo de efectivo; su
revisin y aprobacin corresponder a un funcionario de mayor jerarqua que
igualmente goce de la independencia sealada.
COMENTARIO

176. La responsabilidad de preparar y aprobar las conciliaciones bancarias


asignadas a empleados independientes de las actividades de procesamiento y
registro de efectivo, evita manipulaciones y constituye un medio para detectar
errores en los registros. La adecuada seleccin del funcionario que las revisar y
aprobar, constituye un elemento fundamental para asegurar confiabilidad e
integridad en la informacin.
NTCI No. 132-07 Confirmacin de Saldos en Bancos
177. En cualquier fecha, un funcionario independiente del manejo y registro del
efectivo, confirmar con las entidades bancarias los saldos de las cuentas
mantenidas por la entidad.
COMENTARIO
178. Con el propsito de mantener la confiabilidad de la informacin, es
necesario que un funcionario con suficiente independencia, peridicamente
compruebe y confirme directamente con los bancos el movimiento y saldos de las
cuentas bancarias.
179. Esto previene cualquier alteracin o error y asegura la exactitud y la
contabilizacin oportuna de los ingresos y desembolsos.
133-00 INVERSIONES EN VALORES
NTCI. No. 133-01 Sistema de Registro
180. Se mantendrn registros que resuman las caractersticas de las
inversiones realizadas y que permitan mantener confiabilidad en la informacin
presentada.

COMENTARIO
181. El sistema de registro de las inversiones deber proporcionar la
informacin detallada y suficiente para la toma de decisiones.
182. La consistencia en el sistema de registro permitir comprobaciones y
comparaciones giles, su evaluacin y proyeccin.
183. Los registros auxiliares debern ser diseados de tal manera que
produzcan informacin de la rentabilidad (ingresos) que producen las inversiones
y la periodicidad de sus cobros.
NTCI No. 133-02 Autorizacin, Custodia y Manejo
184. Se aplicarn procedimientos de autorizacin, custodia, salvaguarda fsica y
responsabilidad del registro.
COMENTARIO

185. La administracin autorizar por escrito la adquisicin, venta y gravamen


de los valores propiedad de la entidad.
186. La responsabilidad de la custodia de valores y otros documentos que
evidencian la propiedad de las inversiones debe ser asignada a un empleado que
no tenga funciones de contabilidad y otras de tipo financiero.
187. Las responsabilidades para iniciar, aprobar y evaluar las operaciones
estarn segregadas de las referentes a contabilidad.
188. Se establecern salvaguarda fsica sobre valores y otros documentos
contra riesgo de prdida de cualquier naturaleza, tales como bvedas de doble
combinacin, archiveros a prueba de incendio o cajas de seguridad para
depsito.
NTCI No. 133-03 Constatacin Fsica
189. Se realizarn inspecciones fsicas de los valores en forma peridica, por
empleados independientes de su custodia y contabilizacin. Todas estas
constataciones peridicas deben estar respaldadas por la respectiva
documentacin que evidencia lo actuado.
COMENTARIO
190. Cada entidad efectuar constataciones fsicas peridicas de los valores y
otros documentos, cuando menos trimestralmente, y conciliar los auxiliares de
valores (que incluyen los ingresos correspondientes) con las cuentas del mayor
general.
191. La alta direccin debe tener un entendimiento claro de que esta actividad
no es privativa de los auditores sino tambin de la administracin.
134-00 VALORES POR COBRAR
NTCI No. 134-01 Autoridad para calificar y conceder crditos
192. Deber existir una autorizacin formal para la calificacin y concesin de
crditos y disposiciones por escrito sobre las polticas de crdito, precios,
condiciones de venta, rebajas, etc. Tambin se deber segregar las funciones
de: otorgamientos de crdito, entrega de bienes, facturacin, registro contable,
custodia y cobro de los documentos.
COMENTARIO
193. Definir con precisin los niveles de autoridad para calificar y conceder los
crditos, ayuda a delimitar las responsabilidades y evaluar el trabajo de los
funcionarios y empleados involucrados.

194. La administracin superior, por s o con la asistencia de la unidad de


auditoria interna, deber verificar que los beneficiarios de crdito renen los
requisitos establecidos y que los que autorizaron las solicitudes de crdito tenan
facultad para hacerlo. La existencia de disposiciones escritas sobre los niveles
de autoridad, las polticas de crdito, precios, descuentos y rebajas, es un medio
que facilita la ejecucin del trabajo y la evaluacin independiente de la forma en
que ste se ha cumplido.
195. En la evaluacin del trabajo de funcionarios y empleados, se debe tambin
analizar la calidad de las disposiciones emitidas para determinar si las medidas
de control establecidas crean un ambiente de control sin dilatar los procesos o
crear "cuellos de botella" que afectan la agilidad con la que deben entregarse los
bienes y servicios. La separacin de funciones sealadas en el enunciado de
esta norma, es fundamental, pero no deben crearse cargos especficos y
exclusivos para cada fase.
NTCI No. 134-02 Sistema de Registro
196. Los sistemas de Contabilidad de las entidades, establecern registros
detallados y clasificados por concepto o tipo de valores a cobrar.
COMENTARIO
197. Se debern usar formularios prenumerados y facturar oportunamente las
ventas, cobros o crditos as como verificar los clculos aritmticos.
198. Los mayores auxiliares de valores a cobrar debern estar de acuerdo a la
clasificacin de ingresos presupuestarios o de los principales conceptos de
ingreso de las entidades.
199. Cada entidad establecer los registros necesarios para asegurar un
adecuado manejo y control de los valores a cobrar.
NTCI No. 134-03 Constatacin Peridica
200. Se efectuarn inspecciones sorpresivas de valores a cobrar por lo menos
una vez al ao, por intermedio de empleados independientes de su custodia,
registro contable y del manejo de efectivo. Deber mantenerse la respectiva
documentacin de respaldo para cada una de estas inspecciones peridicas
como evidencia.
COMENTARIO
201. Pueden realizarse inspecciones parciales cuando el volumen de los
valores a cobrar as lo exija.
202. Se comprobar la legalidad de los documentos de respaldo y la existencia
de las salvaguardas fsicas necesarias, segn las circunstancias. (Bvedas, cajas
de seguridad, etc.).
203.

La alta direccin debe tener un entendimiento claro de que esta actividad

no es privativa de los auditores sino tambin de la administracin.


NTCI No. 134-04 Conciliacin
204. Se efectuar en forma peridica la conciliacin de los auxiliares con la
cuenta del mayor general de valores a cobrar, por un empleado independiente de
su registro y manejo.
COMENTARIO
205. La conciliacin de valores a cobrar consiste en verificar que los saldos del
mayor auxiliar respaldan el saldo de la cuenta del mayor general. Es conveniente
que la conciliacin sea realizada por una persona ajena a las funciones de
registro del mayor auxiliar y del mayor general, e independiente del cajero. De la
conciliacin se debe dejar constancia escrita.
206. Cada entidad determinar la periodicidad de las conciliaciones, siendo
recomendable realizarlas mensualmente.
NTCI No. 134-05 Anlisis y Evaluacin
207. Se realizarn peridicamente anlisis y evaluaciones de los valores a
cobrar por un empleado independiente, establecindose la antigedad de saldos
vencidos.

COMENTARIO
208. El anlisis de los valores a cobrar deber ser efectuado por un empleado
que no tenga acceso al manejo del efectivo, ni participacin en la aprobacin de
crditos o en la determinacin de los ingresos tributarios.
209. El anlisis y evaluacin de los valores a cobrar se efectuar
peridicamente, de preferencia en forma mensual, para comprobar la eficiencia
de las recaudaciones y la cobrabilidad de las cuentas vencidas, indicando su
antigedad.
210. Se establecern normas y procedimientos para verificar las acciones de
cobro de cuentas vencidas realizadas por los funcionarios y empleados que
tienen bajo su responsabilidad esta accin.
135-00 INVENTARIOS
NTCI No. 135-01 Sistema de Registro
211. Se establecern procedimientos de control contable de las existencias de
bienes, que incluyan registros por unidades de iguales caractersticas y sus
costos unitarios as como la existencia de cauciones apropiadas.

COMENTARIO
212. Los inventarios estn constituidos por productos adquiridos o producidos
para la venta, el consumo interno o transformacin de otros bienes.
213. Cada entidad establecer la codificacin que permita identificar los
materiales y artculos de su propiedad, as como al depositario responsable de los
mismos.
214. El sistema diseado debe facilitar la identificacin de existencias prximas
a su obsolescencia u obsoletas, la toma fsica del inventario y la adopcin de
decisiones para adquisiciones oportunas.
215. Los registros auxiliares debern identificar con precisin el tipo de bien, los
mximos y mnimos y permitir en cualquier momento conocer los costos unitarios
de cada bien utilizando cualquier mtodo aprobado por los principios de
contabilidad generalmente aceptados.
NTCI No. 135-02 Unidad de Almacn
216. Toda entidad contar con una unidad dentro de la organizacin en la que
se centralice el proceso de abastecimiento.
COMENTARIO
217. El proceso de abastecimiento comprende las etapas de programacin,
adquisicin, almacenamiento, mantenimiento y distribucin de los materiales
necesarios para ejecutar las funciones de las entidades. La recepcin de los
materiales deber realizarse por medio de una unidad independiente de la
compra; y las salidas de bodega necesitan la expedicin de una requisicin
debidamente autorizada.
218. La centralizacin del sistema de almacn establece la integracin bajo un
slo cuerpo tcnico de todos los recursos materiales, cualesquiera que sean su
cantidad, valor y naturaleza.
LIMITACION AL ALCANCE
219. Esta norma no es aplicable a entidades pequeas o descentralizadas
geogrficamente.
NTCI No. 135-03 Adquisiciones
220. Se establecern mnimos y mximos de existencias de materiales en cada
entidad, procediendo a su adquisicin cuando sta sea necesaria y de acuerdo a
las disposiciones legales vigentes.
COMENTARIO

221. Las entidades mantendrn un registro actualizado de proveedores y


cotizaciones, seleccionados a base de concursos de ofertas y/o licitaciones, con
el objeto de disponer de la informacin actualizada para su control y para realizar
nuevas adquisiciones.
222. El titular, el comit o junta de licitaciones o la unidad encargada de
adquisiciones, segn el caso, ser responsable de la aprobacin de las
cotizaciones, concurso de ofertas o licitacin.
223. Este funcionario se encargar de dictar las normas y procedimientos que
deban adoptarse para adquisiciones en el mercado interno o externo, si tal
atribucin no estuviera conferida a algn otro rgano del poder pblico.
NTCI No. 135-04 Custodia
224. Se establecer un sistema para el almacenamiento de los bienes, los
cuales estarn bajo el cuidado de un empleado caucionado, responsable de su
correcto manejo.

COMENTARIO
225. El titular, por intermedio de la unidad administrativa respectiva, ser
responsable de establecer un sistema apropiado para la conservacin, seguridad
y administracin de los bienes en existencia.
226. El empleado encargado del ingreso y entrega de los bienes inventariados
es responsable de su manejo y de su perfecta conservacin, por lo cual deber
existir una caucin que respalde la ejecucin de sus funciones.
NTCI No. 135-05 Toma Fsica de Inventarios
227. Se efectuarn inspecciones fsicas, por lo menos una vez al ao, a fin de
verificar la existencia real de los inventarios y su estado de conservacin. Deber
mantenerse la respectiva documentacin de respaldo como evidencia de lo
actuado en cada una de estas inspecciones peridicas.
COMENTARIO
228. Quienes hagan la toma fsica de inventarios sern personas ajenas a las
encargadas de su control contable.
229. La unidad de auditoria interna observar la toma fsica de inventarios en
existencia, por lo menos una vez al ao. Para facilitar esta labor, es conveniente
practicar inventarios fsicos parciales, peridicos y selectivos.

230. La alta direccin debe tener un entendimiento claro de que esta actividad
no es privativa de los auditores sino tambin de la administracin.
NTCI No. 135-06 Obsolescencia, Prdida o Dao
231. Se justificar y autorizar documentadamente la baja o descargo de
bienes materiales de una entidad, por obsolescencia, prdida o dao.
COMENTARIO
232. Antes de proceder a la baja de los bienes, se deber demostrar que
existen justificaciones tcnicas, operativas y de uso que hagan indispensable
proceder a su retiro de las existencias de la entidad, debiendo observar los
procedimientos establecidos para este propsito.
233. Se deber tener especial cuidado estableciendo los controles necesarios
en lo relacionado al manejo de las medicinas considerando los riesgos que una
distribucin inadecuada de sta implica.
234. Para los casos indicados, sin excepcin alguna, se deber contar con las
justificaciones documentadas requeridas.
136-00 PROPIEDAD, PLANTA Y EQUIPO (Activo Fijo)
NTCI No. 136-01 Sistema de Registro
235. Se mantendrn registros de activos fijos, que permitan su correcta
clasificacin y el control oportuno de su asignacin, uso, traslado o descargo, y
cuando sea aplicable, la correspondiente depreciacin del perodo y su valor
acumulado.
236. Asimismo se establecer una poltica definida sobre la capitalizacin de
desembolsos.
COMENTARIO
237.

Los registros detallados, incluirn la siguiente informacin:

a.
Descripcin exacta y completa del bien, ubicacin y nmero de
identificacin;
b. Fecha de compra y costo de adquisicin;
c.
Depreciacin aplicada al perodo, vida til estimada, valor en libros y valor
residual (cuando sea aplicable);
d.
Monto acumulado por depreciacin (cuando sea aplicable) y valor en
libros.
238. Los registros detallados deben permitir el control de retiros, traspasos y
mejoras sobre los activos fijos, adems de su conciliacin con las cuentas del

mayor general, por una persona independiente de su registro y custodia.


239. Debern mantenerse registros detallados de todas las donaciones
recibidas, especificando la fuente de origen y consignando el costo declarado por
el donante o su valor estimado.
NTCI No. 136-02 Adquisiciones
240. Todas las adquisiciones y reparaciones de activos fijos debern realizarse
a base de solicitudes debidamente documentadas, autorizadas y aprobadas,
segn lo establezca la Ley u otras disposiciones aplicables.
COMENTARIO
241. Los activos fijos de las entidades estn compuestos por bienes de valor
significativo, utilizados de manera permanente para la ejecucin de sus
operaciones.
242. En las adquisiciones de activo fijo, el titular de la entidad, por intermedio de
la unidad correspondiente, es el responsable principal de observar y vigilar el
cumplimiento de las disposiciones legales.
NTCI No. 136-03 Custodia
243. Se determinar por escrito las personas responsables de la custodia y
mantenimiento de los activos fijos asignados a cada unidad administrativa.
COMENTARIO
244. La salvaguarda fsica de las propiedades de la entidad debe contribuir
sustancialmente al control sobre los activos fijos susceptibles de prdidas por
descuido, robo, dao o desperdicio.
245. Cada entidad deber establecer de acuerdo a sus necesidades la
delimitacin de responsabilidades del personal encargado de la custodia de
activos fijos.
246. Del mismo modo, se dictarn normas y se establecern procedimientos
para contratar seguros que salvaguarden los bienes contra los diferentes riesgos.
NTCI No. 136-04 Inventario Fsico de Bienes
247. Se efectuar la inspeccin fsica de los activos fijos sobre una base
peridica o sobre una base de rotacin pero siempre por lo menos una vez al
ao. Deber mantenerse la documentacin que evidencie cada una de las
inspecciones peridicas.
COMENTARIO

248. La responsabilidad para la toma peridica de los inventarios fsicos de


activos fijos se delegar a un funcionario que no tenga funciones de custodia ni
de su registro contable.
249. Es recomendable efectuar verificaciones fsicas peridicas por lo menos
una vez al ao, comparando la informacin contenida en los libros auxiliares de
activos fijos con los resultados de la constatacin fsica. Por las diferencias
determinadas deber notificarse a los responsables y en caso de persistir tomar
las acciones que la ley dispone.
250. La toma de inventarios sobre una base de rotacin es la realizacin de
varios inventarios fsicos parciales tomados en un perodo, hasta que se logra la
verificacin completa de todos los activos fijos.
251. La alta direccin debe tener un entendimiento claro de que esta actividad
no es privativa de los auditores internos sino tambin de la administracin.
NTCI No. 136-05 Uso de Vehculos y Equipos
252. Los vehculos y equipos se utilizarn para el servicio exclusivo en las
actividades propias de la entidad.
COMENTARIO
253. La exclusividad del servicio de vehculos y equipos consiste en destinarlos
y utilizarlos nicamente para los fines propios de la entidad, para lo cual se
mantendrn controles del movimiento (entradas y salidas) y localizacin de las
unidades.
Todos los vehculos llevarn en un lugar visible el distintivo que identifique la
entidad a que pertenecen.
255. Los vehculos de la entidad se guardarn al final de cada jornada en los
garajes o lugares indicados por la administracin.
256. Aquellos que se encuentren en comisin fuera de la sede debern regirse
por las normas que dicten para el efecto las autoridades competentes.
LIMITACION AL ALCANCE
257. Se exceptan del alcance de esta norma los vehculos que por medidas de
seguridad deben prescindir de la utilizacin del distintivo, previa autorizacin del
titular de la entidad o autoridad competente.
NTCI No. 136-06 Codificacin
258. Se establecer una codificacin que permita el control de todos los activos
fijos de la entidad.

COMENTARIO
259. Cualquier tipo de codificacin que se establezca se har de acuerdo a las
caractersticas de la entidad y considerando las normas que emita para este
efecto la autoridad competente.
260. Todo activo fijo llevar impreso el cdigo correspondiente, en una parte
visible, de modo que permita su identificacin.
NTCI No. 136-07 Ventas
261. Toda venta de activos fijos propiedad de las entidades se efectuar por
medio de remates pblicos y de conformidad con lo que dispongan las leyes y
reglamentos que rijan esta actividad.
COMENTARIO
262. La venta de activos fijos se realizar con base en un avalo previamente
establecido por un tcnico del organismo competente, y de conformidad con lo
que establecen las leyes, los reglamentos o cualquier otra disposicin pertinente.
De la accin realizada se dejar constancia por escrito.
137-00 GASTOS ANTICIPADOS Y CARGOS DIFERIDOS
NTCI No. 137-01 Sistema de Autorizacin y Registro
263. Se establecern procedimientos para autorizar la contratacin o
constitucin de gastos anticipados y cargos diferidos; tambin se deber
mantener registros suficientemente detallados que muestren su amortizacin y el
saldo en libros.
COMENTARIO
264. Los gastos anticipados y cargos diferidos generalmente representan
costos que son aplicables razonablemente a operaciones de perodos
subsecuentes, por ejemplo el pago adelantado de primas de seguro, tiles de
oficina, costos pre-operacionales, etc. El registro deber sealar el valor pagado,
los cargos anuales por amortizacin, el valor acumulado y el saldo en libros; as
como otra informacin de utilidad, como por ejemplo la cobertura de los bienes
asegurados.
265. El uso de registros auxiliares y la elaboracin de informes para uso
gerencial es til para el control de estos rubros.
138-00 PASIVOS
NTCI No. 138-01
Sistema de Registro
266. Se establecern registros detallados que permitan el control y la
clasificacin de las cuentas del pasivo a corto y largo plazo.

COMENTARIO
267. Las caractersticas de los pasivos est dada por las condiciones
particulares de cada uno de ellos. Se pueden identificar adeudos u obligaciones
a corto o largo plazo, por los tipos de inters, las garantas otorgadas as como
una clasificacin de acuerdo a su origen.
268. Los requisitos de clasificacin exigen informacin detallada y precisa en
cuanto al origen, caractersticas y situacin de cada una de las cuentas y
documentos por pagar, retenciones, prstamos y otras obligaciones contradas
por las entidades.
269. El mantenimiento de controles detallados sobre cada una de las cuentas
del pasivo permite su comprobacin posterior, proporciona informacin
actualizada y alerta oportunamente sobre el pago de las cuotas de amortizacin
(vencimientos) en las fechas establecidas. Tambin debern facilitar la
conciliacin de las cuentas auxiliares con las cuentas de control y posibilitar
efectuar confirmaciones.
NTCI No. 138-02 Autorizacin
270. Un funcionario facultado por autoridad competente ser el responsable de
la autorizacin de las transacciones y operaciones que originen compromisos y
obligaciones.
COMENTARIO
271. La adopcin de compromisos y obligaciones se sujetar a las
disposiciones legales vigentes y se ceir a los programas establecidos.
272. Se especificarn los funcionarios competentes para incurrir en
compromisos u obligaciones y se fijarn montos mximos y mnimos dentro de
los cuales ejercern su competencia.
273. Es necesario prevenir los conflictos de inters que puedan surgir en esta
rea. Los funcionarios responsables de la autorizacin deben ser independientes
del registro y control de las obligaciones.
NTCI No. 138-03 Conciliaciones Peridicas
274. De manera peridica se efectuarn conciliaciones de los registros
auxiliares de las cuentas y documentos por pagar, prstamos y otras obligaciones
con el mayor general.
COMENTARIO
275. La conciliacin peridica de las cuentas del pasivo permite detectar errores o
irregularidades en los procesos de registro y pago.

276. Las conciliaciones debern ser realizadas por un empleado independiente


de las funciones de registro de obligaciones y del manejo de efectivo. Es
necesario dejar constancia por escrito de la actividad realizada y su frecuencia
puede ser mensual. Adems, estas conciliaciones deben ser aprobadas por
funcionarios que teniendo independencia ejercen suficiente autoridad en el rea
administrativa y financiera.
NTCI No. 138-04 ndice de Vencimientos
277. Se establecer un sistema de informacin respecto de los vencimientos de
las obligaciones.
COMENTARIOS
278. El informe mensual de vencimientos permite un control actualizado de las
obligaciones que tiene la entidad, para que sean pagadas en forma oportuna.
Tambin facilita la programacin del efectivo o la bsqueda de alternativas de
financiamiento. La toma de decisiones por parte de los ejecutivos de la entidad
ser factible y la evaluacin de su gestin ms objetiva.
139-00 INGRESOS
NTCI 139-01 Sistema de Registro
279. Se establecern registros detallados de todos los ingresos,
contabilizndolos dentro de las 24 horas hbiles siguientes a su recepcin y
clasificndolos segn su fuente de origen.
COMENTARIO
280. La contabilizacin oportuna de los ingresos garantiza la confiabilidad de la
informacin que se obtenga sobre el disponible y sirve de base para la toma de
decisiones.
281. La contabilizacin debe ser efectuada por una persona independiente del
manejo del efectivo, con base en una copia o resumen de los recibos emitidos.
282. El sistema de registro regular los procedimientos, especificar las
responsabilidades, reunir las caractersticas y contendr la informacin
necesaria para su identificacin, clasificacin y control. Por tanto, deber incluir
una comparacin con el presupuesto y la presentacin de informes que reflejen
las variaciones, las tendencias y otros informes tiles para la toma de decisiones.
283. El uso de registros auxiliares por cada fuente de ingreso presupuestario y
la informacin oportuna sobre variaciones significativas, es una herramienta muy
til que permite la administracin y control de los ingresos.
NTCI No. 139-02

Clasificacin

284. Los ingresos se clasificarn de acuerdo con el clasificador presupuestario


o al origen del ingreso, de conformidad con programas previamente establecidos.
COMENTARIO
285. El clasificador de ingresos utilizado deber permitir identificar las diferentes
fuentes de ingreso, su comportamiento frente a lo previsto, su proyeccin y el
control de las acciones desarrolladas.
140-00 GASTOS
NTCI No. 140-01 Sistema de Registro
286. Se establecer un sistema de registro de gastos, agrupndolos de acuerdo
con el clasificador presupuestario ms apropiado, o de acuerdo a otro criterio
aplicable a la entidad.
COMENTARIO
287. La agrupacin de los gastos segn el clasificador presupuestario permite
comprobaciones y comparaciones con los objetivos previstos, produciendo
informacin confiable y actualizada para la toma de decisiones. Estos registros
tambin informarn sobre el cumplimiento de objetivos y metas de la entidad.
288. La consistencia en el sistema de registro permitir su clasificacin y
acumulacin apropiada durante el ciclo fiscal, as como las comparaciones con
los valores previstos y de otros perodos similares.
NTCI No. 140-02 Documentos de Respaldo
289. Todo desembolso por gasto requerir de los soportes respectivos, los que
debern reunir la informacin necesaria, a fin de permitir su registro correcto y
comprobacin posterior.
COMENTARIO
290. Los documentos de soporte o justificativos del gasto, debern ser
revisados antes que se contraiga la obligacin o se realice el desembolso, y ser
archivados en orden cronolgico y/o numrico, para facilitar su comprobacin y
obtener informacin actualizada que, sujeta a los programas establecidos, cumpla
con los objetivos institucionales.
NTCI No. 140-03 Autorizacin
291. Todo gasto estar sujeto a la verificacin de su propiedad, legalidad,
veracidad y conformidad con los programas y presupuesto, y contar con la
aprobacin de un funcionario autorizado.
COMENTARIO

292. La unidad de contabilidad ser la encargada de establecer y verificar la


propiedad, legalidad, veracidad y conformidad con el presupuesto, de todos los
gastos que se efecten, para que se observen los lmites previstos.
293. La autorizacin del gasto ser efectuada por funcionarios independientes
de las funciones contables y de la administracin del efectivo y otros valores.