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El proceso administrativ

Introduccin

Introduccin
Un proceso es el conjunto de pasos o etapas necesarios para llevar a cabo una actividad o lograr
un objetivo. El proceso administrativo es el conjunto de fases o etapas sucesivas a travs de las
cuales se efecta la administracin, mismas que se interrelacionan y forman un proceso integral.
Los partidarios de la escuela del proceso administrativo consideran la administracin como una
actividad compuesta de ciertas sub-actividades que constituyen el proceso administrativo nico.
Este proceso administrativo formado por 4 funciones fundamentales, planeacin, organizacin,
dirigir y controlar. Constituyen el proceso de la administracin.

El proceso administrativo
Los partidarios de la escuela del proceso administrativo consideran la administracin como una
actividad compuesta de ciertas sub-actividades que constituyen el proceso administrativo nico.
Este proceso
administrativo
est
formado
por
4 funciones fundamentales, planeacin, organizacin, ejecucin y control. Una expresin
sumaria de estas funciones fundamentales de la administracin es:
La planeacin: para determinar los objetivos en los cursos de accin que van a seguirse.
La organizacin: para distribuir el trabajo entre los miembros del grupo y para establecer y
reconocer las relaciones necesarias.
La ejecucin: por los miembros del grupo para que lleven a cabo las tareas prescritas con
voluntad y entusiasmo.
El control: de las actividades para que se conformen con los planes.

La planeacin

Un comn denominador de todos los individuos y organizaciones de xito es que establecen metas
identificables, realistas pero retadoras y luego formulan planes para alcanzarlas.
La esencia de la administracin. Es alcanzar una meta declarada. Si no se busca un propsito o
resultado final, no hay justificacin para la planeacin administrativa. Siglos atrs el filsofo romano
Sneca expreso "Si un hombre no sabe a que puerto se dirige ningn viento le es favorable".
Se puede razonar ciertamente, todo gerente sabe lo que est tratando de alcanzar. Por supuesto,
pero desde el punto de vista prctico, los objetivos tienden a perderse en el trfico de la actividad
administrativa. Sus identidades se obscurecen, la actividad se confunde con el logro y el nfasis
sobre que hacer obscurece por completo lo que tiene que lograrse. Un buen gerente siempre debe
estar haciendo la pregunta Qu estoy tratando de lograr? Porque?

Caractersticas de la planeacin
Toda buena planeacin debe contar con las siguientes caractersticas:

Es precisa
La planeacin debe contemplar objetivos especficos, es decir, no objetivos generales sino
objetivos que puedan medidos; igualmente, contempla estrategias o acciones concretas que
permitan alcanzar dichos objetivos.

Es factible
La planeacin, antes de ser realizada, debe considerar los recursos y la verdadera capacidad de la
empresa, y no debe proponer objetivos o estrategias que estn fuera del alcance de las
posibilidades de la empresa.

Es coherente
La planeacin debe tener en cuenta todos los planes de la empresa, sean de largo, mediano o
corto plazo; debe ser coherente con todos los dems planes y, de ese modo, lograr eficiencia en su
ejecucin.

Es evaluada constantemente
La planeacin debe ser evaluada constantemente, se debe controlar y evaluar permanentemente
su desarrollo y sus resultados.

Es flexible
La planeacin no debe estar escrita en piedra, debe ser lo suficientemente flexible como para
permitir cambios o correcciones cuando sean necesarios, por ejemplo, cuando sea necesario
adaptarla a los cambios repentinos del mercado.

Genera participacin
La planeacin debe comprometer la participacin de todos los miembros de la empresa, todos
deben aportan en su elaboracin y desarrollo.

Genera motivacin

La planeacin debe identificar y comprometer a todos los miembros de la empresa con el logro de
los objetivos y, de ese modo, motivarlos en su consecucin.

Es permanente
La planeacin es un proceso permanente y continuo, una vez cumplido los objetivos, debe propone
nuevas metas.

La organizacin
La organizacin es la segunda fase del proceso administrativo. A travs de ella
el sistema establece la divisin del trabajo y la estructura necesaria para su funcionamiento. Con
sus principios y herramientas, se establecen los niveles de autoridad y responsabilidad, se definen
las funciones, los deberes y las dependencias de las personas o grupos de personas. Fayol (1972),
define la organizacin diciendo que consiste en dotar al organismo de elementos necesarios para
su funcionamiento a travs de operaciones tpicas, a saber, las funciones tcnicas, financieras,
contables, comerciales, de seguridad y administrativa. Melinkoff (1987), con relacin al ttulo del
escrito la define como el proceso administrativo a travs del cual se crea la estructura orgnica de
la institucin, se determinan los niveles de autoridad y de responsabilidad, se establecen las
funciones, los deberes y las atribuciones que corresponden a los objetivos trazados previamente
en el proceso de planificacin u elaboracin del nivel corporativo estratgico (misin, visin,
objetivos corporativos, metas y mecanismos de medida u actuacin).
Segn Melinkoff (1987), para estructurar una organizacin es preciso trabajar con los siguientes
elementos:
a) Los principios generales
b) Los sistemas de organizacin.
c) Los instrumentos metodolgicos.

La ejecucin
Para llevar a cabo fsicamente las actividades que resulten de los pasos de planeacin y
organizacin, es necesario que el gerente tome medidas que inicien y continen las acciones
requeridas para que los miembros del grupo ejecuten la tarea. Entre las medidas comunes
utilizadas por el gerente para poner el grupo en accin est dirigir, desarrollar a los gerentes,
instruir, ayudar a los miembros a mejorarse lo mismo que su trabajo mediante su propia creatividad
y la compensacin a esto se le llama ejecucin.

El control
Los gerentes siempre han encontrado conveniente comprobar o vigilar lo que s esta haciendo
para asegurar que el trabajo de otros esta progresando en forma satisfactoria hacia el objetivo
predeterminado. Establecer un buen plan, distribuir las actividades componentes requeridas para
ese plan y la ejecucin exitosa de cada miembro no asegura que la empresa ser un xito. Pueden

presentarse discrepancias, malas interpretaciones y obstculos inesperados y


de ser comunicados con rapidez al gerente para que se emprenda una accin correctiva.

habrn

Interrelacin entre las funciones


En la prctica real, las 4 funciones fundamentales de la administracin estn de modo entrelazadas
e interrelacionadas, el desempeo de una funcin no cesa por completo (termina) antes que se
inicie la siguiente. Y por lo general no se ejecuta en una secuencia en particular, sino como
parezca exigirlo la situacin. Al establecer una nueva empresa el orden de las funciones ser
quizs como se indica en el proceso pero en una empresa en marcha, el gerente puede
encargarse del control en un momento dado y a continuacin de esto ejecutar y luego planear.
La secuencia deber ser adecuada al objetivo especfico. Tpicamente el gerente se haya
involucrado en muchos objetivos y estar en diferentes etapas en cada uno. Para el no gerente
esto puede dar la impresin de deficiencia o falta de orden. En tanto que en realidad el gerente tal
vez esta actuando con todo propsito y fuerza. A la larga por lo general se coloca mayor nfasis en
ciertas funciones ms que en otras, dependiendo de la situacin individual. As como algunas
funciones necesitan apoyo y ejecutarse antes que otras puedan ponerse en accin.
La ejecucin efectiva requiere que se hayan asignado actividades a las personas o hayan realizado
las suyas de acuerdo con los planes y objetivos generales, de igual manera el control no puede
ejercerse en el vaci debe haber algo que controlar.
En realidad, la planeacin esta involucrad en el trabajo de organizar, ejecutar y controlar. De igual
manera los elementos de organizar se utilizan en planear, ejecutar y controlar con efectividad.
Cada funcin fundamental de la administracin afecta a las otras y todas estn relacionadas para
formar el proceso administrativo.

Definicin e importancia de los objetivos


Un objetivo administrativo es la meta que se persigue, que prescribe un mbito definido y sugiere la
direccin a los esfuerzos de planeacin de un gerente. Esta definicin incluye 4 conceptos, desde
el punto de vista del gerente son:

META es la mira que va a perseguirse y deber ser identificada en trminos claros y


precisos. No se habr de confundir una meta con el rea general de actividades deseadas, el
hacerlo as pone en nfasis en los medios, no en la mira.

AMBITO de la meta que se persigue est incluida en la declaracin de los lmites o


restricciones presitos que debern observarse.

As mismo un objetivo connota un carcter definitivo.

Los PROPSITOS declarados en trminos vagos o de doble significado tienen poco o


ningn valor administrativo porque estn sujetos a varias interpretaciones y con frecuencia el
resultado es confusin y disturbio.

La DIRECCIN est indicada por el objetivo. Muestra los resultados que deben buscarse y
aparta esos resultados de los muchos objetivos posibles que de otra forma podran buscarse. Esta
direccin proporciona los cimientos para los planes estratgicos apropiados que deben formularse
para alcanzar los objetivos.
Los objetivos inapropiados e inadecuados pueden retardar el xito de la administracin y sofocar
las operaciones en cualquier organizacin. Una sugerencia provechosa para todo gerente es
concentrarse peridicamente y reiterar los objetivos buscados y luego determinar si la accin que
en la actualidad se sigue esta en verdad contribuyendo al logro de esas metas. Tal prctica ayuda
a minimizar las dificultades que tienen muchos miembros de la administracin y sus subordinados
para saber cules son sus objetivos actuales, identificndolos tanto para ellos como para sus
asociados, ponindolos al da y usndolos con eficiencia en su trabajo administrativo.

Tipos y clasificacin de objetivos


En toda organizacin hay muchos objetivos pero algunos objetivos comunes a todas las
organizaciones incluyen los que siguen:

Proporcionar varios productos y servicios.


Estar delante de la competencia.
Crecer.
Aumentar las utilidades, aumentando las ventas y disminuyendo los cotos.
Proporcionar bienestar y desarrollo a los empleados.
Mantener operaciones y estructura organizacional satisfactoria.
Ser un ciudadano empresarial socialmente responsable.
Desarrollar el comercio internacional.

Estas categoras, a su vez pueden sugerir reas claves especficas para las cuales son capaces de
derivarse sub objetivos, evaluando el grado de su realizacin. Por ejemplo los gerentes de la
compaa General Electric identifican 8 reas, que son vitales en el mantenimiento y progreso
de liderazgo, fuerza y habilidad competitiva de su compaa. Estas reas clave de resultado son:

Rentabilidad (grado de utilidad)


Posicin en el mercado
Productividad
Liderazgo del producto
Desarrollo del personal
Actividades de los empleados
Responsabilidad publica
Equilibrio entre los planes a corto y largo plazo

Establecer metas para cada una de estas reas, llevarlas a cabo y evaluar los resultados logrados
son partes importantes de los esfuerzos administrativos de la compaa.
CLASIFICACIN DE LOS OBJETIVOS

Objetivos primarios: por lo general estn relacionados con una compaa no con
un individuo. Por ejemplo: proporcionar bienes y servicios para el mercado realizando una utilidad

al proveer tales bienes y servicios, se les ofrece a los consumidores lo que desean y se pueden dar
recompensas a los miembros participantes de la compaa.

Objetivos secundarios: Ayudan a realizar los objetivos primarios e identifican las miras
para los esfuerzos destinados a aumentar la eficiencia y la economa en el desempeo del trabajo
de los miembros organizacionales.

Objetivos individuales: Como lo implica su nombre, son los objetivos personales de los
miembros individuales de una organizacin sobre una base diaria, semanal, mensual o anual.
Dependiendo del punto de vista que se tome se alcanzan siendo subordinados a los objetivos
primarios o secundarios de la organizacin o haciendo que tales objetivos apoyen en forma realista
la realizacin de los objetivos individuales. Las necesidades que un individuo intenta satisfacer
trabajando en una organizacin en las relaciones entre el incentivo de una organizacin y las
contribuciones individuales son interdependientes.

Objetivos Sociales: se refieren a las metas de una organizacin para la sociedad, se


incluye el compromiso de dar apoyo al cumplimiento de requerimientos establecidos por
la comunidad y varias dependencias gubernamentales que se refieren a la salud, seguridad,
practicas laborales, reglamentacin de precios y contaminacin ambiental. Adems se incluyen los
objetivos orientados a aplicar el mejoramiento social, fsico y cultural de la comunidad.
CLASIFICACIN DE OBJETIVOS SEGN EL TIEMPO.

Objetivos a corto plazo: (Operacionales)


Son objetivos a nivel de operaciones, se establecen en funcin de los objetivos tcticos. Se hacen
generalmente para un plazo no mayor de un ao.

Objetivos a mediano plazo: (Tcticos)


Son objetivos a nivel de reas o departamentos, se establecen en funcin de los objetivos
estratgicos. Se hacen generalmente para un periodo de uno a tres aos. Cada objetivo tctico
requiere una serie de objetivos operacionales.
Objetivos a largo plazo: (Estratgicos)
Son objetivos a nivel de la organizacin, sirven para definir el rumbo de la empresa. Se hacen
generalmente para un periodo de cinco aos, y tres como mnimo. Cada objetivo estratgico
requiere una serie de objetivos tcticos.
Esta divisin de las metas es una de las ms antiguas clasificaciones y la ms ampliamente
aceptada.

Jerarqua de los objetivos


Para toda empresa existe una jerarqua de objetivos. Esta puede abarcar los objetivos que se
refieren a las empresas en general como las que se relacionan con los deseos de los clientes al
igual que con l pblico y la sociedad en general.
Sin embargo la jerarqua contiene ms comnmente solo los objetivos dentro de la empresa. En el
nivel superior de la organizacin y proporcionando el objetivo para todos los esfuerzos
organizacionales se encuentran el objetivo u objetivos principales subordinados, pero
definitivamente relacionados con los objetivos principales se encuentran los objetivos derivados
incluyendo los objetivos departamentales que fijan la recta de segmentos particulares de las
unidades organizacionales de la empresa. Estos objetivos departamentales a su vez tienen
objetivos de grupo subordinados que en su secuencia se dividen en objetivos de la unidad y por
ultimo en objetivos individuales. La fig. 63 muestra los diferentes niveles de los objetivos en forma
diagramtica.
La realizacin de cada objetivo subsidiario debe contribuir a la realizacin de su respectivo objetivo
inmediato superior, proporcionando as un patrn de objetivos totalmente integrado y armonioso

para todos los miembros de la empresa. Para una mxima efectividad un objetivo debe ser
significativo y oportuno para el individuo.

Las formas de priorizacin en el accionar son elementales para generar una conducta en el equipo
de trabajo global, es decir, el objetivo potencia el desempeo. Debemos argumentar que los
objetivos no son iguales y me refiero con esto a que existen algunos ms importantes que otros, es
decir, una jerarqua. En le jerga administrativa las podemos medir en niveles de importancia,
entregados a continuacin:
a)Objetivos Organizacionales: los que se refieren a aquellos que abarcan una amplitud de
elementos de la organizacin y los observan como una totalidad. Estos objetivos son llevaderos a
largo plazo ya que se forman por la esencia de la creacin de una institucin.
b) Objetivos departamentales: Son objetivos especficos de los departamentos que son llevados
a un plazo medio y que deben encontrarse conectados con el objetivo antes denominado como
organizacionales.
c) Objetivos Operacionales: Son aquellos a corto plazo. Estos se encuentran en relacin con las
tareas especficas realizadas por una unidad o por un individuo que observa y recrea una parte del
proceso general de trabajo.

Conclusin
El proceso de administrativo se refiere a planear y organizar la estructura de rganos y cargos que
componen la empresa, dirige y controla sus actividades. Se ha comprobado que la eficiencia de la
empresa es mucho mayor que la suma de las eficiencias de los trabajadores, y que ella debe
alcanzarse mediante la racionalidad, es decir la adecuacin de los medios (rganos y cargos) a los
fines que se desean alcanzar. Muchos autores consideran que el administrador debe tener una
funcin individual de coordinar, sin embargo parece ms exacto concebirla como la esencia de la
habilidad general para armonizar los esfuerzos individuales que se encaminan al cumplimiento de
las metas del grupo.
Todos estos factores determinan el funcionamiento de la empresa los cuales se integran y se
conjugan para mejorar el desenvolvimiento de las actividades organizacionales de la organizacin
en la cual los factores trabajan y se conjugan de manera estructural para establecer condiciones de
funcionamientos corporativas y empresariales dentro de una empresa.

Uno de los factores ms importantes es el proceso de planeacin en el cual cada empresa debe
planificar sus acciones para garantizar una mejor participacin por parte de los trabajadores y de
los altos ejecutivos de la organizacin.
La toma de decisiones tambin es un aspecto importante debido a que es a travs de ella que se
puede diferenciar los diversos problemas que se presentan y de esta manera plantear la solucin
ms idnea para mejorar la problemtica planteada y planificar una toma de decisin adecuada y
sectorizada por prioridades.
Bibliografa

Proceso administrativo, M. en C. Eduardo Bustos Faras, Edicin 2003


Curso de administracin moderna, Koontz O" Donnell, Sexta edicin
Taylor, F y Fayol. (1972). Principios de la Administracin Cientfica.
Melinkoff, R (1987). Los Procesos Administrativos. Caracas. Editorial contexto.

Autor:
ngela M. Snchez D.
(Cordn.)
Yamaira Gonzlez S.
(asist.)
Yuliana Encarnacin
Juyeong Bak
Nairoby Jazmn Reyes A.

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