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Controlo Interno para área de

património

Activos tangíveis

Pressupostos básicos

Considera-se

bens

patrimoniais utilizados na actividade da

útil técnico-

económica superior a um ano com um valor

empresa e são de uma vida

activo

tangível

os

unitário predefinido;

Excepções justificadas poderão ser admitidos

para valores que estejam no limiar do definido

como mínimo;

Pressupostos básicos

O valor de aquisição dos bens imobilizados é o de compra, fabrico ou construção, acrescido de todas as despesas necessárias para colocar os elementos patrimoniais em condições de utilização;

As despesas não incluem os juros de empréstimos contraídos para a aquisição ou produção própria de imobilizado ou devidos pelo deferimento no tempo do pagamento do respectivo preço;

Os serviços de contabilidade são responsáveis pelo controlo contabilístico e fiscal dos activos tangíveis, exercendo o controlo do ficheiro de cadastro dos bens, a classificação e contabilização,

reavaliação e cálculo das amortizações e controlo e contabilização

das imobilizações em curso;

Pressupostos básicos

Anualmente, cada Direcção fornece à Direcção Financeira, os elementos necessários à elaboração do orçamento corrente e de investimentos, os quais são

aprovados pela alta Administração;

Estes orçamentos servem de linhas orientadoras para

as próprias Direcções e outras que venham a interferir

no processo de aquisição de bens de investimentos;

Sempre que se verifique a necessidade de se efectuarem investimentos extraordinários, deve a

Direcção requisitante, obter aprovação dos mesmos

junto da alta Administração;

Processo de aquisição de bens

tangíveis

As aquisições de activos tangíveis, são desencadeadas pelas diferentes Direcções da empresa, de acordo com a norma

de Delegação de Competências em vigor e obedecendo ao

orçamento de investimento anual aprovado pela alta Administração;

Para tal, as Direcções requisitantes deverão emitir uma

Requisição de acordo com os procedimentos de compra

pré-estabelecidos;

Ao recepcionar os activos tangíveis solicitados, as Direcções devem proceder à conferência dos bens recepcionados e à

emissão da Nota de Entrada, de acordo com os princípios

da empresa;

Processo de aquisição de bens

tangíveis

Os serviços de contabilidade são responsáveis pelo apuramento do valor do activo tangível

adquirido e respectivo lançamento contabilístico,

com base nas facturas e nos borderoux bancários recepcionados.

A

a

recepção

conferência

de

toda

e

documentação relacionada com a aquisição dos activos tangíveis é da responsabilidade dos

Serviços de Controlo dos Fornecedores, nos

moldes pré-definidos;

Processo de registo

Após a conferência das facturas com os respectivos documentos de suporte, os serviços de gestão do Património, deverão proceder ao registo dos bens no ficheiro, introduzindo:

Número do activo tangível;

Data de aquisição;

Custo de aquisição do bem;

Quantidade;

Vida útil do bem;

Data do início de amortização;

Método de amortização;

Categoria Fiscal;

Centro de custo que se encontra afecto;

Localização;

Fornecedor/Fabricante;

Número de série e modelo

Processo de registo

Todos

os

activos

Tangíveis

devem

estar

devidamente referenciados, através de

deverá

constar o respectivo número do bem e o ano

de aquisição;

aposição de

etiqueta,

onde

uma

A etiqueta deverá ser colocada de modo a que não prejudique a função ou aspecto

exterior do bem;

Pedido de transferência

As transferências do Activo tangível podem ocorrer devido às seguintes situações:

A direcção à qual o bem se encontra adstrito procede

à sua transferência para outra Direcção, por pedido

desta última

O bem imobilizado encontra-se obsoleto e a Direcção

solicita que o mesmo seja colocado sob

responsabilidade do Armazém de Sucata; Em qualquer dos casos, os órgãos responsáveis pela transferência deverão emitir o documento Pedido de

Transferência sempre que pretendem efectuar a

transferência de bens de imobilizado.

Pedido de transferência

O pedido de transferência deverá ser numerado sequencialmente e emitido em três vias com a seguinte informação:

Data da emissão;

Número do activo tangível;

Quantidade a transferir ou descrição do bem;

Centro de custo ou Direcção de origem e de destino;

Localização do bem do destino;

Motivo da transferência;

Rubrica do responsável pela emissão do pedido de Transferência

A transferência dos bens deverá ser autorizada por pessoa

competente, de acordo com a Norma de Delegação de Competências

em vigor na Organização, que deverá rubricar o Pedido de

Transferência;

Pedido de transferência

As três vias do Pedido de Transferência deverão ser distribuídos da seguinte forma:

Original e enviado à Direcção de destino do bem;

Duplicado para os serviços de gestão do património depois de devidamente assinado pelo responsável pela recepção do bem

Triplicado para arquivo da Direcção de origem;

Os serviços de contabilidade ao recepcionar o original do Pedido de Transferência, deverá conferir o documento com os registos constantes da ficha de cadastro do bem

transferido e registar a sua transferência, alterando a

localização do bem.

Inventariação e salvaguarda dos

activos tangíveis

O processo

de inventariação física é igual ao

estudo na gestão dos Stocks;

Os bens da empresa devem ser protegidos contra

deterioração e perdas (fogo e roubo) por um seguro adequado e actualizado, cuja extensão

devem ser cuidadosamente considerados;

Os serviços de contabilidade são responsáveis pelo cálculo e lançamento contabilístico das

amortizações e reintegrações dos activos

tangíveis;

Inventariação e salvaguarda dos

activos tangíveis

As amortizações são calculadas considerando que o custo original do bem é absorvido no período

estimado de vida útil técnico-económica e de

acordo com as taxas definidas legalmente ou estabelecidas pela Administração da Empresa;

As amortizações são feitas em dotações anuais e são emitidos no fim de cada ano, os respectivos

mapas de Amortização, para apresentação às

respectivas entidades oficiais

Processo de abate

Todos

os

abates

de

imobilizado deverão ser

autorizados pela Administração da Empresa ou por pessoas com poderes para o efeito, de acordo com a

norma de delegação de poderes;

Os bens do activo imobilizado podem podem ser abatidos por alienação ou por inutilização;

Sempre que uma determinada área da empresa,

constata que o bem de imobilizado, em seu poder, não lhe está a ser útil, deverá emitir um pedido de abate em duplicado, sequencialmente numerada, sendo

Original para contabilidade e o duplicado para o seu

arquivo;

Processo de abate

O pedido de Abate, deverá conter no mínimo a seguinte informação:

Número do pedido de abate;

Data da emissão;

Centro do custo do órgão emissor;

Número do activo tangível a abater;

Quantidade;

Motivo de abate

Assinatura do responsável pela emissão do pedido de

abate;

Por fim

Os serviços de contabilidade ao recepcionar o Pedido de Abate, deverá:

Abater o bem, eliminando-o no ficheiro de cadastro;

Determinar as mais ou menos valias e proceder o seu lançamento contabilístico, emitindo uma nota de lançamento;

Enviar uma cópia de nota de lançamento para os

serviços de facturação, para emissão da respectiva factura de venda, se for o caso;

Arquivar o pedido de abate, juntamente com a nota de Lançamento da Alienação