Soporte 2012 Procesos 24-11-2011

NOMBRE DEL PROYECTO: SISTEMATIZACIN DE LOS PROCESOS
ADMINISTRATIVOS Y JURIDICOS DE LA SUPERINTENDENCIA DE NOTARIADO Y

REGISTRO
DEPARTAMENTO NACIONAL DE PLANEACION

Fecha: 2012
Banco de programas y proyectos de inversin nacional
Nodo: 1251
1. IDENTIFICACION
Cdigo BPIN: 0064-00221-0000
Entidad responsable: Supernotariado
Versin: 02
Ao presupuestal: 2012
(Ao inicial de Registro: 2.002)
2. CLASIFICACION
Tipo de gasto: 04
Subtipo de gasto: 3
Investigacin y estudios: Levantamiento de informacin para procesamiento
Tipo especifico de gasto: 0430
Levantamiento de informacin para procesamiento
Sector: 0800
Intersubsectorial justicia
Programas PND: 010307
Audiencia pblica: no
3. LOCALIZACION
Regin: 07 Bogota
Departamento: Distrito Capital D.C.
Municipio: Bogot
Resguardo:
Localidad

REGISTRO
JUSTIFICACIN
Proporcionar un mejor manejo de la informacin generada tanto en la superintendencia
como en las oficinas de registro con la adquisicin e implementacin de un sistema de
informacin integral, administrativo, jurdico y documental como herramientas de apoyo
e integracin de procesos, que permite: aprovechar el sistema actual y sus
componentes de funcionalidad fundamentales, mejorar procesos y procedimientos,
obtener datos enlazados en la SNR, base de datos registral y notarial que est
conformando la entidad, evitar duplicidad de esfuerzos reduciendo el tiempo de
procesamiento, ahorrando en horas hombre y obteniendo resultados en menor tiempo,
optimizar la utilizacin de recursos, facilitar la consolidacin y presentacin oportuna de
informacin a los diferentes organismos de control estatales, adems proveer a la SNR
de herramientas que facilite las consultas de normas jurdicas, el registro y el control de
litigios jurdicos en los que intervenga la entidad, aplicando las polticas y estndares
parta facilitar su interoperabilidad con las dems entidades del estado.
Permitir a la SNR disponer de equipos actualizados que brinde la seguridad fsica y
ambiental para el almacenamiento y procesamiento de la informacin administrativa,
jurdica y documental.
DEL FONDO DOCUMENTAL: La Implementacin de un Sistema de Gestin
Documental entendido como un conjunto de actividades tendientes a la planeacin,
diagnostico, requisitos tcnicos y administrativos, manejo y organizacin de la
documentacin producida y recibida por la SNR, desde su origen hasta su destino final,
con el objeto de facilitar su utilizacin y conservacin, se logra, definiendo el programa
de gestin documental con los ciclos vitales de los documentos de la Entidad, las Tablas
de Retencin Documental, actualizadas, siguiendo las Normas constitucionales para los
Archivos, los artculos 8, 15, 20, 23, 27, 63, 70, 71, 72, 74, 95, 112 y 313 de la
Constitucin Nacional de 1.991; el Articulo 24 y 26 de la Ley 594 de 2000; el Acuerdo
No. 039 de Octubre 31 de 2002 del Archivo General de la Nacin, asignando el tiempo
de permanencia de los mismos, definiendo estrictamente las series y sub-series que
correspondan a la estructura actual de la Entidad y que deben ser actualizadas cada
vez que se modifique la estructura orgnica de la SNR.
De acuerdo con la Ley, da la obligatoriedad a las Entidades del estado de elaborar y
adoptar las Tablas de Retencin Documental, es imperioso efectuar la actualizacin
correspondiente, teniendo en cuenta las condiciones de edificios y locales destinados a
Archivos, las tcnicas de conservacin de los fondos documentales, orden y
organizacin de los archivos de gestin, para resguardar las memorias de la Entidad,

REGISTRO
respaldar la gestin documental, garantizar la organizacin y permanencia de la
documentacin y optimizar el desempeo institucional.
Las Tablas de Valoracin Documental, debern ser elaboradas, de acuerdo con las
obligaciones que emanan de la Constitucin poltica de Colombia, y las disposiciones
dictadas por el Archivo General de la Nacin, especficamente con el Acuerdo No. 049
del 05 de Mayo de 2000, el Acuerdo No. 037 de Septiembre 20 de 2002, el Acuerdo No.
042 del 31 de Octubre de 2002, el Acuerdo No. 002 del 23 de Enero de 2004 y la Ley
General de Archivos 594 de 2000.
Estos procesos garantizarn a el cumplimiento de las normas sobre Archivos dictadas
por el Archivo General de la Nacin, el acatar las recomendaciones emanadas de las
diferentes Entidades de Control del Estado, cumplir con las obligaciones dictadas por la
Constitucin Poltica de Colombia y ofrecer a la ciudadana un testimonio claro y
transparente, sirviendo como fuente de historia y ofreciendo herramientas fuertes de
decisin a la gestin administrativa de la Entidad en la toma de decisiones.

REGISTRO
DESCRIPCIN DEL PROBLEMA O NECESIDAD
La entidad con el fin de hacer ms gil y eficaz el proceso administrativo y financiero,
dio inicio a la implementacin del software administrativo y financiero (ERP), transferido
mediante convenio interadministrativo por la Secretara de Hacienda Distrital,
compuesto por los mdulos de tesorera, contabilidad, presupuesto, recursos humanos,
archivo y correspondencia, activos fsicos y contratacin.
Para el ao 2007, el Ministerio de Hacienda y Crdito Pblico program a la
Superintendencia de Notariado y Registro en la implementacin del Sistema Integrado
de Informacin Financiera (SIIF) con los siguientes mdulos: Tesorera, Contabilidad,
Presupuesto, Gestin de bienes y Contratacin, de acuerdo al decreto reglamentario
2789 del 2004, Circular 31 de diciembre 2010 del MHCP.
En esta forma, los mdulos de Recursos humanos y Archivo y Correspondencia,
continan funcionando separadamente al SIIF y por tanto no se obtiene un trabajo
cooperativo e integrado entre los diferentes grupos operativos y administrativos.
La implementacin inicial consisti en la adaptacin del software adquirido a los
procesos y estructura de la Superintendencia, bajo los sistemas de informacin
modulares independientes sobre base de datos ORACLE, por lo anterior, se requiere de
la integracin y ajuste de los mismos, teniendo en cuenta la nueva estructura
administrativa segn decreto 2163 de 2011 y la normatividad vigente.
Actualmente la entidad cuenta con los mdulos de PERNO, subsidio Notarial y el
Software de vivienda los cuales los dos primeros fueron implementados en el ao 2004.
Por requerimientos de los rganos de control y para dar cumplimiento a la Ley 190 de
1995, se da inicio a la implantacin del mdulo de atencin al ciudadano (QUEJAS Y
RECLAMOS) y al diseo, estructura e implementacin del programa de gestin
documental.
De acuerdo al seguimiento fsico y financiero para los aos 2005 y 2006, el proyecto
mantuvo la leyenda previo concepto DNP; para el 2007, la entidad logr obtener el
concepto favorable y levantamiento del previo concepto, logrando alcanzar una
ejecucin del 88% de lo apropiado para la vigencia, es decir, $1.114.382.371,92
recursos invertidos en las siguientes actividades:

REGISTRO
ACTIVIDADES PREVISTAS
2007
Ajuste de los mdulos de
atencin al ciudadano,
compensaciones notariales,
personal y nmina y
correspondencia
Definir, disear e implantar el
programa de Gestin
Documental
Contratacin de servicios de
interventora al sistema de
informacin administrativo y al
sistema de gestin documental
Riesgo e incertidumbre del
proyecto
MATERIALIZACIN DE LA ACTIVIDAD
Convenio interadministrativo con el Ministerio de
Educacin Nacional para la implementacin del
mdulo de quejas y reclamos.
- Contrato No223 de 2007. para el ajuste y
desarrollo de nuevas funcionalidades para los
mdulos de CORDIS, PERNO e implementacin
del sistema de atencin al ciudadano.
Convenio interadministrativo 247 de 2007, entre la
SNR y el Archivo General de la Nacin, con el
objeto de realizar el diagnstico y diseo del
programa de gestin documental de la entidad.
Actividad asumida por la entidad.
Contrato de prestacin de servicios 216 de 2007,

digitalizacin de los archivos sucesorales y
actualizacin de las hojas de vida de los notarios.
TOTAL
VALOR APROPIADO
VALOR CONTRATADO
118.942.200
107.476.172
976.786.200
976.786.200
109.572.840
60.698.760
30.120.000
1.266.000.000
1.114.382.372
La actual Administracin consciente que la planeacin, programacin, organizacin,

direccin y avance de la Entidad se logran entre otros, mediante el uso oportuno y
adecuado de la informacin, por ello se encuentra comprometida con el desarrollo de su
Programa de Gestin Documental PGD partiendo de la elaboracin del diagnstico
documental mediante convenio suscrito con el Archivo General de la Nacin-AGN; en
buscas de la modernizacin de la Entidad mediante el diseo de nuevas estrategias
que permitan dar solucin a la problemtica de produccin, trmite, organizacin,
conservacin y recuperacin de los documentos, adems del material tcnico, que
posteriormente se convertir en memoria viva de la Institucin, lo cual en consecuencia
es la garanta de que toda labor realizada se conservar para su proyeccin en el futuro
aplicando la ley 594 del 2000.
Los documentos de archivo de la Superintendencia tienen su origen en la
correspondencia recibida de otras Instituciones o personas particulares y en las oficinas
productoras en razn a su funcin especfica o en cumplimiento de una actividad
determinada.
A la fecha la situacin respecto al diagnostico realizado por el AGN, como las TRD ya
han sido ajustadas es la urgente necesidad de aplicarlas mediante la organizacin de
los archivos de gestin teniendo en cuenta los siguientes aspectos:
Los documentos se adquieren en primera instancia, como producto de su trmite, una
serie de valores (administrativo, fiscal, legal, contable, tcnico, cultural e histrico) que
hacen del documento un instrumento de singular importancia para la toma de

REGISTRO
decisiones y para servir como fuente testimonial de la misin propia de la Entidad o del
funcionario que lo gnero.
La SNR recientemente a partir del mes de octubre de 2008 realizo el proceso de ajuste
o reformulacin de la TRD de acuerdo a la estructura orgnica vigente.
La organizacin de los documentos es un conjunto de acciones orientadas a la
clasificacin, ordenacin y descripcin documental de la entidad, como parte integral de
los procesos archivsticos
Para la vigencia 2008, de acuerdo a las metas establecidas se presenta un avance del
91% de ejecucin presupuestal materializada en las siguientes actividades:
2008
Ajuste de los mdulos de

atencin al ciudadano,
compensaciones notariales,
personal y nmina y
correspondencia
Definir, disear e implantar el

programa de Gestin
Documental
Disear e implantar el control,

seguimiento y estandarizacin
de procesos jurdicos.

proyecto
CONTRATACIN
7
PROFESIONALES
DEPURACIN DE CUENTAS, ALISTAMIENTO DE
INFORMACIN CONTABLE Y PRESUPUESTAL
PARA LA IMPLEMENTACIN SIIF
Capacitacin y entrenamiento ambientes virtuales,
herramientas de ofimtica, garantizar capacitacin
usuarios SIIF.
Instalacin canal dedicado - Conectividad (Vigencia
futura aprobada en el 2008) CONT. 374 04/12/2008
ETB
Gestin documental - consultora, suministro de
hardware y software - CONT. 553 CON
COLGRABAR LTDA
Interventora Gestin Documental - CONT.
INTERVENT. 554 29/12/2008 U.T. REDCOMINSERTEL
Adoptar
herramienta
informtica
trmites
administrativos y jurdicos Oficina Asesora Jurdica
(ADQUISICIN DE EQUIPOS - DIGITALIZACIN).
- Cont. 273 Simple Colombia - CONT. 384
15/12/2008 PROCESOS Y SERVICIOS LTDA
Capacitacin en derecho notarial y registral a los
funcionarios de la SNR a travs de la participacin
en 5 foros registrales.
Interventora comunicaciones - conectividad.
(Vigencia futura aprobada en el 2008) CONT. 374
04/12/2008 ETB
Gastos derivados del gravamen financiero 4x1000
TOTAL
VALOR APROPIADO
VALOR CONTRATADO
1.192.000.000
1.179.089.943
6.061.313.023
5.555.250.052
412.000.000
333.596.187
57.138.380
26.409.079
7.772.451.403
7.094.345.262

REGISTRO
97% de ejecucin presupuestal materializada en las siguientes actividades:
2009
Contratacin de profesionales
para depuracin, alistamiento
de informacin Contable,
Presupuestal, para la
implementacin del SIIF
Nacin
Capacitacin en temas
presupuestales, contables,
pagaduras, manejo de
propiedad planta y equipo,
herramientas virtuales y
ofimtica, socializacin y
sensibilizacin en la
implantacin e
implementacin del Sistema
Integrado de Informacin
Financiera SIIF
Contratacin de cuatro (4) profesionales en
contadura pblica para los Grupos de Contabilidad
y Tesorera de la SNR.
Contratacin de diez (10) profesionales en
contadura pblica para las ORIPS donde no existe
contador:
Bucaramanga,
Ccuta,
Pasto,
Villavicencio, Neiva, Tunja, Yopal, Quibdo e Ibagu.
contratacin de dos contadores para el rea de
Tesorera para brindar apoyo en el proceso de
depuracin de partidas conciliatorias para
garantizar la implantacin e implementacin del
Aplicativo SIIF.
El suministro de tiquetes areos a nivel nacional,
durante doce meses o hasta agotar recursos, 24
horas, en las tarifas ms econmicas del mercado,
en los horarios requeridos por la Superintendencia
de Notariado y Registro
Viticos y gastos de transporte para la funcionaria
Yolanda Rodrguez, para el taller registral en la
ciudad de Ccuta durante los das 11 y 12 de junio
de 2009
Viticos, gastos de transporte y tiquete areo para
la funcionaria Olga Patricia Rodrguez, en comisin
de servicio a las ciudades de Rionegro y
Fusagasug durante el 23 al 26 de junio y del 6 al
10 de julio de 2009 respectivamente.
la funcionaria Yolanda Rodrguez, en comisin de
servicio a la ciudad de Cartagena durante los das 2
y 3 de julio de 2009.
los funcionarios oscar luna y ramiro garcia, en
comisin de servicio a la ciudad de medellin durante
los das 2 de julio de 2009.
Asignar presupuesto a la oficina de registro de
Medelln sur, para contratar los servicios de
auditorio, servicios audiovisuales, computadores de
escritorio, refrigerios e imprevistos para realizar
capacitacin en temas como la implementacin SIIF
II, tem
Viticos y gastos de transportes por comisin de
servicios de funcionarios de la Direccin de
Registro a la oficina de registro de Popayn, con el
fin de continuar el proceso de anlisis y depuracin
de la informacin financiera, durante los meses
julio.
VALOR APROPIADO
VALOR CONTRATADO
390.600.000.00
389.086.400.00
633.309.500.00
608.107.431.41

REGISTRO
Contratar los servicios de un
profesional para coordinar y
apoyar al interior de la entidad
todas las actividades
relacionadas con la
implementacin del SIIF,
actividades de alistamiento e
implementacin del sistema.
656 certificados digitales para
35 oficinas principales y nivel
central - firmas digitales
Licencias equipos
Servidores aplicaciones
administrativas, de apoyo
misional y seguridad y
estaciones de trabajo.
Sostenimiento aplicativos
perno, cordis y atencin al
ciudadano.
Balance scorecard
Garantizar la conectividad de
118 Oficinas de Registro de
Instrumentos Pblicos, con el
fin de viabilizar la capacitacin
virtual y la realizacin de las
pruebas de produccin del
aplicativo SIIF Nacin II.
Implementacin y
sostenibilidad del programa de
gestin documental en sus
componentes
organizacionales,
tecnolgicos, humanos y
fsicos para el nivel central y
las ORIPs.
Contratar los servicios de un profesional para

coordinar, apoyar y asesorar a la entidad en todas
las actividades relacionadas con la implementacin
del sistema integrado de informacin financiera SIIF
Nacin II, de tal manera que garantice la realizacin
Adquisicin de 656 certificados digitales de la

Funcin Pblica para operar en el sistema integrado
de informacin financiera SIIF nacin II.
Contratar bajo subasta inversa la adquisicin de
una solucin integral para el suministro e instalacin
de una plataforma tecnolgica de estaciones de
trabajo, impresoras y scanner, para el nivel central y
las oficinas de registro de instrumentos pblicos
Adquirir una solucin integral para el suministro de
un servidor de aplicaciones y un servidor de base
de datos como componentes del Sistema de
Informacin: aplicaciones del ERP, SIPROJWEB y
SID. Adquirir un servidor para la administracin de
usuarios
Contratacin de los servicios profesionales de
persona jurdica, para la migracin de datos,
sostenibilidad del aplicativo personal y nmina,
ajuste al aplicativo de pago de subsidio notarial
Prestacin de servicios de asesora profesional
especializada para el desarrollo de software que
permita la administracin de la cartera hipotecaria el
cual permitir optimizar la atencin de solicitudes y
requerimientos de los deudores, funcionarios
Adquisicin
de solucin
informtica como
plataforma tecnolgica que permita formular y hacer
seguimiento a los componentes del Plan
Estratgico Institucional.
DIFP-16-20092610000096 02/01/2009
VIGENCIA FUTURA Contrato 374 02/01/2009 ETB
49.500.000.00
49.500.000.00
142.299.520.00
142.299.520.00
96.000.000.00
96.000.000.00
220.244.820.00
220.244.820.00
200.000.000.00
200.000.000.00
250.000.000.00
250.000.000.00
1.745.000.000.00
Contratar los servicios profesionales de un

ingeniero de sistemas con conocimientos en
sistemas operativos Linux, Windows Server y redes,
Contratacin de un profesional en ingeniera de
sistemas que apoye en las diferentes labores
profesionales y tcnicas de la oficina de informtica
relacionada con los procesos que se deriven de la
ejecucin del proyecto Sistematizacin de los
Procesos
Contratacin por prestacin de servicios como
tcnicos (108 personas) en las diferentes orips y
nivel central en desarrollo de la actividad misional y
3.027.951.487.00
3.027.961.487.00

REGISTRO
Interventora y seguimiento
implementacin sistema
gestin documental
Actualizacin y migracin
sistema de imgenes ORIPs
Adecuacin bodega Orip

Bogot Zona Centro y archivo
central de la Entidad
Microfilmacin y/o
digitalizacin documentos nivel
central y ORIPs
de archivo y correspondencia en especial a las de

alistamiento documental, digitalizacin, tipificacin
Contratacin de consumibles para las impresoras
de etiquetas DATMAX adquiridas para el sistema de
gestin documental en 37 orips y sede central
Asignacin de presupuesto a las oficinas de
registro: Cali, Chiquinquir, Duitama, Fusagasuga,
Garzn, Girardot, Medelln sur, Ocaa, Palmira,
Pitalito, Rionegro, Vlez y Yopal, con el fin de las
adecuaciones mobiliarias, reubicacin de puestos,
para el SISTEMA DE GESTION DOCUMENTAL
Contratar bajo Convenio Interadministrativo la
adquisicin de una solucin para el suministro de
servidores de almacenamiento de imgenes tipo A y
tipo B (SGD), estaciones de trabajo, impresoras de
etiqueta (SGD), impresoras multifuncionales,
Escner (SGD)
Viticos de seguimiento para las oficinas de registro
con SGD.
Viticos y gastos de transporte para visita de 33
ORIPS, con el fin de realizar seguimiento sobre el
manejo de tablas de retencin documental, sistema
de gestin documental y manejo fsico de archivo.
Dicha comisin la realizaran algunos funcionarios
de archivo y correspondencia
Viticos y gastos de transportes para algunos
funcionarios HURMEBTO PEA, OMAR VARGAS y
MISNER CAICEDO, con el fin de dar inicio a la
implementacin de la solucin del Sistema de
Gestin Documental, oficinas de registro de
Rionegro, Girardota Y Cartago
Contratar el servicio a una empresa o persona

natural que efectu el diseo, la implementacin, la
recuperacin y migracin de los documentos
contenidos en los aproximadamente 225 discos
pticos
de
5.2
GB
y
que
equivalen
aproximadamente a medio Terabyte,
Adquisicin de equipo digital lector, scanner, equipo
de cmputo e impresora para la ORIP de Manizales
Outsourcing especializado en gestin documental
que garantice el inventario y la custodia del fondo
documental de la Sede Central de la SNR y la ORIP
Bogot Zona Centro de la ciudad de Bogot.
Prestacin de servicios como tcnicos, en las
siguientes ORIPs del pas: Bogot Zona Centro
(6), Zona Norte (6), Zona Sur (6), Girardot (1),
Zipaquir (1), Duitama (1), Sogamoso (1), Cali (4),
Palmira (2), Tula (1), Cartago (1), Medelln Zona
Norte (2)
Prestacin de servicios como tcnicos, en las
siguientes ORIPs del pas: Bogot Zona Centro
(3), Zona Norte (3), Zona Sur (3), Cali (2), Palmira
(1), Medelln Zona Norte (2), Zona Sur (3),
Bucaramanga (2), Barranquilla (2), Dosquebradas
(1) y Girardota
Contratar bajo Convenio Interadministrativo la
adquisicin de una solucin para el suministro de
servidores de almacenamiento de imgenes tipo A y
211.956.604.00
23.685.578.86
120.204.044.00
120.204.044.00
250.000.000.00
250.000.000.00
1.390.039.457.00
1.390.039.457.00

REGISTRO
Disear e implantar el control,

seguimiento y estandarizacin
Brindar capacitacin en
derecho registral, notarial y
fundamentacin jurdica,
dirigida a funcionarios de la
entidad, en diferentes regiones
del pas, de acuerdo al plan de
cobertura proporcionado por la
Oficina de Investigaciones y
Capacitacin.
proyecto
tipo B (SGD), estaciones de trabajo, impresoras de

etiqueta (SGD), impresoras multifuncionales,
Escner (SGD)
Contratacin de servicios profesionales para el
proyecto de inversin convenio SIPROJ y SID de la
oficina asesora jurdica.
Contratacin
de
servicios
profesionales
especializados para apoyar, desde la oficina de
informtica, el proceso integral de implementacin
del proyecto de inversin sistematizacin de
procesos administrativos y jurdicos, en lo
relacionado con el desarrollo.
Contratar el desarrollo de un programa para
consulta de los expedientes y documentos
disciplinarios de primera instancia de las ORIPS y
digitalizacin de los expedientes y documentos
disciplinarios cumpliendo con las disposiciones de
ley general de archivo.
Realizacin de los foros registrales en las diferentes
ciudades del Pas
Gastos derivados del gravamen financiero 4x1000

TOTAL
543.871.362.00
516.487.894.7
200.000.000.00
197.380.586.84
200.750.000.00
200.032.929
9.671.726.794.00
9.429.203.713.51
94.54% de ejecucin presupuestal materializada en las siguientes actividades:
La ejecucin del presupuesto para el proyecto de Inversin fue:
APROPIADADO
EJECUTADO
SALDO
$9.000.000.000.oo
$ 8.508.285.393.55
$491.714.606.45
SUBACTIVIDAD
META
AVANCE GESTIN
PORCENTAJE DE
EJECUCION
94.54%
AVANCE
PRESUPUESTAL
APROPIADO
EJECUTADO
SALDO
10

REGISTRO
SIIF
Responsable:
Yolanda Rodrguez
AJUSTE
MDULOS
PERNO, SAC,
SUBSIDIO
NOTARIAL
Responsable:
Nilson Gmez
BALANCED
SCORE CARD
Responsable:
Horacio Revelo
Diseo e
implementacin
procesos jurdicos
Responsable:
Nilson Gmez
Brindar
capacitacin en
derecho registral,
notarial y
fundamentacin
jurdica, dirigida a
funcionarios de la
entidad, en
diferentes regiones
del pas, de
Ingreso al aplicativo
del SIIF Nacin II en
pruebas piloto en 35
Oficinas de Registro
de Instrumentos
Pblicos
Contratacin de
profesionales para
depuracin,
alistamiento de
informacin Contable,
Presupuestal,
Parametrizacin,
Implementacin del
sistema para la
implementacin del
SIIF Nacin
Capacitacin,
depuracin y
alistamiento de la
informacin, para el
ingreso en
produccin del SIIF
Nacin
Sostenimiento
aplicativos perno,
cordis y atencin al
ciudadano.
Se realizaron 4
pruebas piloto en las
que participaron
activamente 35
Oficinas de Registro
Principales
Se contrataron 21
profesionales, 1
tcnico de sistemas,
6 tcnicos
funcionales y 2
auxiliares
administrativos
1.661.200.000,00
1.612.762.282,00
48.437.718,00
Se instal el
aplicativo SIPROJ en
los servidores del
nivel central, al cual
tienen acceso las
dependencias
misionales de la
entidad. La
digitalizacin de los
expedientes de la
oficina jurdica se
cumpli al 100%.
100.000.000,00
39.760.000,00
60.240.000,00
Balanced Scorecard
No se ejecut
37.500.000,00
0,00
37.500.000,00
Parametrizar, digitar y
digitalizar los
Expedientes
radicados a la oficina
juridica; Asi mismo
capacitar de las
funcionalidades del
aplicativo Siproj y
realizar pruebas de
conectividad a Nivel
Nacional.
Realizar
capacitaciones a
nivel nacional para
las 192 Oficinas de
Registro de
Instrumentos
Pblicos para
fortalecer los
conocimientos en
notariado y registro
Se instal el
aplicativo SIPROJ en
los servidores del
nivel central, al cual
tienen acceso las
dependencias
misionales de la
entidad. La
expedientes de la
oficina jurdica se
cumpli al 100%.
1. Realizacin de
Talleres Registrales:
6 actividades a nivel
nacional, dirigido a
los funcionarios que
califican documentos
de registro, en las
ciudades de Medelln,
Cali, Bucaramanga,
Santa Marta, Paipa y
543.791.862,00
543.791.862,00
0,00
200.000.000,00
139.990.438,63
60.009.561,37
Se realizaron 6
capacitaciones a las
35 Oficinas de
registro Principales y
Nivel central
11

REGISTRO
acuerdo al plan de
cobertura
proporcionado por
la Oficina de
Investigaciones y
Capacitacin, con
el fin de apoyar el
subproceso de pro
actividad normativa
Responsable:
Liliana Torres
Sostenibilidad del
Sistemas de
Digestin
Documental
Microfilmacin:
recuperacin de
imgenes
Seguimiento al
Sistema de Gestin
Documental
Bogot. 2.
Realizacin de
Talleres de
Actualizacin en
Contratacin
Administrativa para
las 192 ORIPS en las
ciudades de
Barranquilla, Cali,
Medelln, Pereira, y
Bucaramanga
La sostenibilidad del
Se contrat el equipo
SGD en las 37 ORIP
de trabajo para la
s y sede Central en
sostenibilidad de las
sus lneas ,
lneas de produccin,
intervencin de
equipo de trabajo
archivo fsico en las
para la intervencin
Orips y sede Central
de archivos,
con proceso de
adquisicin de la
calidad, Dotar la
infraestructura
infraestructura
ampliando sistemas
tecnolgica para
de almacenamiento,
ampliacin de
dotacin del sistema
almacenamiento,
de contingencia
sistema de
(backups)
contingencia
Recuperacin, de las
imgenes contenidas
en 160 discos pticos
de 5.2 GB, que
equivalen
Se contrat la
aproximadamente a
recuperacin de las
un (1) terabyte de
imgenes y migracin
informacin
al SGD
pertenecientes a las
oficinas de registro
de Bogot Norte,
Tunja, Villavicencio y
Pasto
Contar con equipos
digital lector
escner de
sobremesa para
mltiples formatos de
microfilmacin,
equipos de cmputo
e impresoras con
destino a las oficinas
de registro de Bogot
Zona Norte, Centro y
Sur.
Se adquirieron los
equipos para las
consultas de
microfichas
Seguimiento a las
Oficinas de registro
de Instrumentos
Pblicos con SGD y
apoyo a las ORIPs
para implementar el
SGD (TIPO A)
Se realiz
seguimiento a las
Orip tipo A en la
implementacin,
Seguimiento a
Oficinas
implementadas en la
Vigencia 2009
3.840.700.400,00
3.556.512.788,16
284.187.611,84
226.991.737,00
226.991.737,00
0,00
250.000.000,00
226.542.364,48
23.457.635,52
12

REGISTRO
ORGANIZACIN
DEL ARCHIVO
FSICO
Con el presupuesto
asignado lograr
trasladar el mayor
nmero de metros
lineales que se
encuentran en el
fondo documental de
la Entidad.
Se realiz una
adicin al contrato de
prestacin de
servicios N 652 de
2009, suscrito entre
la SNR y la empresa
Total Quality
Management S.A. TQM S.A. Se
organizaron y
trasladaron 500
metros lineales que
se encontraban en la
Oficina del Grupo de
Archivo y
Correspondencia.
Finalizando la
vigencia 2010, se
suscribi un contrato
interadministrativo
entre la SNR y el
Archivo General de la
Nacin, para darle
continuidad a este
proceso de
intervencin y
custodia de archivo.
700.000.000,00
613.845.765,00
86.154.235,00
RIESGOS E
INSERTIDUMBRE
Soportar
presupuestalmente el
desfase financiero
por actividad y el 4
por mil de las
contrataciones
Se aplic el 4 por mil

de las contrataciones
y adicin a contratas
que se requieren por
necesidad de la SNR
227.316.001,01
198.821.676,68
28.494.324,33
13

REGISTRO
De acuerdo a las actividades registradas en el Banco de Proyectos de Inversin del
Departamento Nacional de Planeacin SUIFP, se describe a continuacin la gestin
realizada:
1 Componente: Ajustes a los Mdulos Existentes ERP
1.1 Subactividad: Implementacin del Sistema Integrado de Informacin Financiera
SIIF Nacin II.
Gestin realizada:
Contratacin de personal: Cubrimiento de las necesidades de apoyo al rea
administrativa con la contratacin de personal de 35 personas para 12 ORIPs
Principales y nivel central entre profesionales y tcnicos.
Capacitacin: Capacitaciones realizadas en 7 ciudades en los macroprocesos de
gastos, ingresos y contables para las 35 ORIP Principales dirigida a 295 funcionarios.
Alistamiento Tcnico y Funcional: Apoyo, acompaamiento y direccionamiento en la
puesta en produccin del aplicativo SIIF Nacin II de las 35 ORIP principales;
Alistamiento tcnico y funcional presencial a las Oficinas de Registro con el apoyo de
169 funcionarios del nivel central y oficinas de registro.
1.2 Subactividad: Ajustes y Mantenimiento de Mdulos Existentes ERP.
Gestin realizada:
Contratacin del ingeniero de sistemas para realizar los ajustes y brindar soporte al
sistema de Personal y Nomina y al de Subsidio Notarial, aplicativos que administran, y
liquida las novedades para el pago mensual a nivel nacional para 2352 funcionarios de
la planta de personal de la SNR y los notarios subsidiados.
Contratacin del abogado para el grupo de vivienda para brindar el apoyo jurdico y
anlisis frente a los crditos de vivienda.
Contratacin del administrador de la base de datos ORACLE que soporta los aplicativos
de apoyo de todas las dependencias de la sede central.
14

REGISTRO
TALLER DE RELACIONES INTERPERSONALES: Desarrollar actividades ldicas que
permitan el intercambio de ideas y experiencias, unificar criterios como factor
determinante para resolver las necesidades de los crculos registrales y propender por
el mejoramiento del servicio registral, propiciar un espacio para evaluar la importancia
de las relaciones interpersonales en los ambientes de trabajo, promover un clima
organizacional saludable y fortalecimiento de los valores; participaran 192
Registradores de todo el pas.
1.3 Subactividad: Implementacin Modelo de Gestin Estratgica Organizacional.
Gestin realizada:
Contratacin de los servicios profesionales en Administracin de Empresas
Especializado o en reas afines y un estudiante o persona que haya terminado materias
en Administracin de Empresas o reas afines para asesorar y apoyar a la Oficina
Asesora de Planeacin en la definicin del Mapa Estratgico, objetivos, indicadores y
proyectos estratgicos; al despliegue de los planes operativos anuales y a la alineacin
con los acuerdos de gestin, sistema de calidad y dems planes sectoriales de orden
estratgico y operativo que tienen injerencia en la entidad, por medio de la herramienta
Strategos vigencia 2011.
Inscripcin y desarrollo del DIPLOMADO EN ESTADSTICA BSICA en el DANE con
una duracin de 120 horas y modalidad presencial.
Contratacin de prestacin de servicios profesionales en estadstica, con conocimiento
en la preparacin y elaboracin de informes gerenciales, construccin y anlisis de
indicadores estadsticos
Contratacin de los servicios de logstica, para la realizacin de tres (3) talleres con el
fin de formular el Plan Estratgico Institucional de la entidad.
2 Componente: Definir, Disear, estructurar e implantar el programa de gestin
documental
2.1 Subactividad: Implementacin del sistema de gestin documental: Hardware y
software para el SGD.
Gestin realizada:
Contratacin del equipo de trabajo que brindar una solucin integral de punto a punto
para la prestacin del servicio de sostenibilidad de las lneas de produccin del SGD en
la Sede Central y 37 Oficinas de Registro de Instrumentos Pblicos del pas, en el
15

REGISTRO
desarrollo de la actividad misional y de Archivo y Correspondencia, esta contratacin se
proyect para cubrir hasta el mes de mayo del 2012.
Contratacin del equipo tcnico conformado por dos Ingenieros de sistemas y dos
tcnicos, para brindar soporte al sistema de Gestin documental garantizando la
disponibilidad del sistema en las 37 ORIP y sede central.
Contratacin de un profesional en Ingeniera de Sistemas que apoye en las diferentes
labores profesionales y tcnicas de la Oficina de Informtica relacionadas con los
procesos que se deriven de la ejecucin del proyecto.
Contratacin de un abogado de apoyo para realizar las tareas relacionadas con los
procesos de contratacin administrativa del Proyecto de Inversin.
Sostenimiento tcnico y funcional del SGD, digitalizacin y Microfilmacin Documentos
Orips
2.2 Subactividad: Organizacin de Archivos de Gestin Documental.
Gestin realizada:
Contratacin del equipo de trabajo para el apoyo en la organizacin de los archivos
fsicos de las tres Orips de Bogot, Bucaramanga y Sede Central, el equipo est
conformado por 18 personas y un Coordinador para prestar con plena autonoma
tcnica y administrativa sus servicios para gestionar y apoyar la implementacin del
Programa de Gestin Documental PGD liderando la ejecucin en las actividades en la
organizacin de archivos conforme a la Ley 594 de 2000, NTC GP1000:2009 y
normatividad archivstica en las dependencias del nivel central y cuatro Oficinas de
Registro de Instrumentos Pblicos..
Adquisicin de los insumos y elementos de trabajo para el sostenimiento del
alistamiento, organizacin de los documentos fsicos segn las normas de Archivo
General de la Nacin en las 37 Orips y sede central con gestin documental.
Adicin al contrato con la Firma TQM servicio Outsourcing especializado en gestin
documental que garantice inventario y a custodia del fondo documental y bodegaje de
los archivos fsicos de la sede central y Bogot Zona centro.
Contratacin de prestacin de servicios profesionales de un Asesor titulado en
Bibliotecologa, con maestra en temas relacionados con el manejo de archivos, con
experiencia en asesoras y consultoras en la administracin de informacin,
organizacin de archivos, bibliotecas, centros de documentacin, base de datos
16

REGISTRO
bibliogrficos, manejo de diversos soportes y tecnologas documentales, presentacin
de proyectos manejo de indicadores de gestin y conocimientos de calidad NTCGP1000, 2009.
Contratacin de prestacin de servicios profesionales de un historiador, en temas
relacionados con el manejo de archivos, acompaamiento en la elaboracin de las tabla
de valoracin documental, actualizacin de la historia institucional y de un tcnico de
apoyo a las labores de compilacin y digitalizacin de normas mediante las cuales se
ha modificado la estructura orgnico funcional de la entidad.
Contratar la prestacin de servicios profesionales de un administrador de empresas
titulado para apoyar los procesos del Despacho de la Superintendencia de Notariado y
Registro en el tema de archivo.
Brindar soporte tcnico funcional presencial en las
inconsistencias en la organizacin de los archivos.
Orips que presentaron
3 Componente: Disear e implementar el control, seguimiento y estandarizacin

Gestin realizada:
Contratacin de prestacin de servicios de profesionales para prestar apoyo en la
implementacin del sistema de informacin jurdica de la entidad SIPROJ a travs de la
representacin jurdica de la SNR para las diferentes regiones del pas las cuales sern
estipuladas de acuerdo a la necesidad y actualizacin de los procesos judiciales y
actualizar los diferentes mecanismos del aplicativo como herramienta de control y
seguimiento para las regiones Pacifica, Central, Andina, Orinoqua y Amazonia y
Caribe.
Contratacin de un profesional Licenciado en Informtica y medios audiovisuales que
apoye en las diferentes labores profesionales y tcnicas para la capacitacin de los
aplicativos y elaboracin de manuales de lo aplicativo SIID, DIGITALWEB, SIPROJWEB
y en materia Jurdica y disciplinaria de la Superintendencia de Notariado y Registro, en
virtud de la funcionalidad de los aplicativos de los Sistemas de Procesos Judiciales
SIPROJ.
Contratacin de prestacin de servicio de tcnicos que digiten la informacin de los
procesos administrativos y jurdicos, con el propsito de garantizar la alimentacin del
aplicativo SIPROJ WEB y SID de la Alcalda Mayor de Bogot de tal manera que
garantice la digitacin de los procesos en el aplicativo web de los sistemas de
17

REGISTRO
informacin SIPROJ WEB y SID del convenio interadministrativo celebrado con la SNR
y la Alcalda Mayor de Bogot.
Contratacin de servicios de profesionales con plena autonoma tcnica y
administrativa, para prestar apoyo en la digitalizacin, digitacin, revisin y aprobacin
de los movimientos de los procesos jurdicos y disciplinarios de la entidad que se
reflejara en el aplicativo SIID, SIPROJ y Digital Web.
RIESGO E INCERTIDUMBRE
Por esta actividad se adelant una contratacin que por necesidades administrativas en
el desarrollo del mismo, se vio la necesidad de soportar la ejecucin de la Contratacin
de Prestacin de Servicio de un profesional en derecho, como apoyo para realizar las
tareas relacionadas con los procesos de contratacin administrativa del proyecto.
18

REGISTRO
OBJETIVOS DEL PROYECTO
Objetivo general
Sistematizacin e integracin de los procesos administrativos y jurdicos e implantar el
programa de gestin documental.
Objetivos especficos
Depuracin, alistamiento de informacin

implementacin del SIIF Nacin.
Definicin de los requerimientos funcionales y de operabilidad en la implantacin e

Capacitacin y entrenamiento en ambientes virtuales y herramientas de ofimtica,

presupuesto, contabilidad, socializacin y sensibilizacin con el fin de garantizar la
capacitacin de los usuarios del SIIF Nacin.
Aplicar nuevas tecnologas tendientes a la custodia y conservacin del archivo

documental de la SNR y las Oficinas de Registro de Instrumentos Pblicos.
Implementar el Programa de Gestin Documental tanto en la Superintendencia y en

las Oficinas de Registro de Instrumentos Pblicos.
Adoptar la herramienta que permita administrar el proceso jurdico de la entidad y

actualizar a los funcionarios en temas relacionados con derecho registral, derecho
notarial y fundamentacin jurdica.
Lograr un sistema integral, a travs de la permanente actualizacin de los mdulos

que componen el sistema ERP.
Contable,
Presupuestal,
para
la
19

REGISTRO
IDENTIFICACION DEL GRUPO OBJETIVO
1. CUANTIFICACION
AOS DEL PROYECTO / AOS CALENDARIO
0
2003
GRUPO OBJETIVO
Funcionarios
de
Superintendencia
Notariado Y Registro.
la
de
Registradores y funcionarios
de las oficinas de registro.
Entidades nacionales.
Usuarios servicio notarial y
registral.
1
2007
2
2008
3
2009
4
2010
5
2011
6
2012
300
300
300
300
300
300
406
1.920
1.920
1.920
1920
1920
1920
1946
200
200
200
200
200
200
200
42.888.592
43.317.478
43.750.653
44.188.159
45.508.205
45.963.287
46.581.372
La poblacin directamente afectada son los funcionarios del nivel central de la

Superintendencia de Notariado y Registro y de las Oficinas de Registro en el orden
nacional y los usuarios en general cuando requieran alguna informacin del pasado.
2. PRINCIPALES CARACTERSTICAS DEL GRUPO OBJETIVO
Funcionarios de la superintendencia de notariado y registro: incluye el personal de la
entidad que tendr que interactuar con el sistema de informacin
Registradores y funcionarios de las oficinas de registro: sobre quienes la
superintendencia ejerce la vigilancia y control administrativo y financiero, as como
sobre su funcionamiento.
Entidades nacionales, estatales y privadas: personas jurdicas a quienes se les podr
suministrar informacin confiable y oportuna en el momento que la requieren.
Usuarios de servicio notarial y registral: se toma como indicador del servicio de registro
de instrumentos pblicos, el numero de personas calculado con base en las matriculas
inmobiliarias estimadas a nivel nacional, y que adems podr acceder a nivel de
consulta la informacin de la base de datos. La inspeccin y vigilancia esta orientada a
las 877 notarias creadas en 618 municipios y las 192 oficinas de registro de
instrumentos pblicos actualmente en el pas creadas en 187 municipios.
20

REGISTRO
POLITICA NACIONAL Y/O SECTORIAL QUE RESPALDAN EL PROYECTO DE
INVERSIN
La Superintendencia de Notariado y Registro, es una entidad descentralizada, tcnica
con personera jurdica, autonoma administrativa, financiera y patrimonial, adscrita al
Ministerio del Interior y de Justicia. Le corresponde la orientacin, inspeccin, vigilancia,
y control de los servicios pblicos que prestan los notarios y los registradores de
instrumentos pblicos. Atiende la organizacin, administracin y sostenimiento de las
Oficinas de Registro de Instrumentos Pblicos. (Decreto 2163 / 2011).
Para el logro del objetivo antes sealado, la Superintendencia cumple entre otras las
siguientes funciones: (Decreto 2163 / 2011).
Adelantar las gestiones necesarias para la eficaz y transparente prestacin del servicio
pblico notarial y registral.
Administrar y organizar el registro de instrumentos pblicos de conformidad con la ley,
sin perjuicio de la facultad del gobierno nacional para la creacin o supresin de
crculos y de Oficinas de Registro de Instrumentos Pblicos.
Establecer sistemas Operativos y Administrativos para lograr la eficiente atencin de los
servicios de notariado y registro de instrumentos pblicos procurando su racionalizacin
y modernizacin.
Decreto 2163/2011, establece como funcin de la oficina de informtica, Coordinar
institucionalmente los temas relacionados con la informtica y las comunicaciones;
disear y elaborar con las dems dependencias de la superintendencia el Plan Maestro
Informtico, implementar y desarrollar el Plan y realizar seguimiento y su evaluacin.
Este proyecto tambin hace parte fundamental del programa de modernizacin de la
Superintendencia de Notariado y Registro en el marco de la poltica de estado
transparente y eficiente establecido en el Plan Nacional de Desarrollo Estado
Comunitario Desarrollo Para Todos.
El articulo 8o. Del decreto 1711/84, establece que la superintendencia de notariado y
registro dispondr la sistematizacin del servicio de registro de instrumentos pblicos y
de sus archivos mediante el empleo de tcnicas y procedimientos avanzados que
garanticen la seguridad y eficacia del proceso.
21

REGISTRO
y en la implementacin de una plataforma tecnolgica que permita a la alta direccin

contar con informacin oportuna acerca del desempeo del direccionamiento
estratgico institucional
DESCRIPCIN DEL PROYECTO
El proyecto consiste en la implementacin de los mdulos del sistema de informacin
integral que incluya los mdulos del rea de atencin al ciudadano, personal y nmina,
correspondencia, el programa de gestin documental, pago de subsidios notariales,
seguimiento y control de demandas, procesos y consultas jurdicas y el ajuste e
integracin con los aplicativos existentes para lo cual se hace necesaria la contratacin
de consultoras y/o servicios que realicen el levantamiento de informacin e
interventora de los procesos, diseen el nuevo sistema, ajustando el sistema actual a
los nuevos requerimientos de Supernotariado y adquiriendo el Hardware, Software de
administracin, manejador de base de datos y de recursos. Para el sistema que se va a
adquirir y/o desarrollar, se buscar la colaboracin de entidades oficiales que ya han
implementado algunos de estos mdulos y que por intermedio de convenios se pueden
intercambiar, para evitar duplicidad de esfuerzos humanos y econmicos.
El esquema tecnolgico para el desarrollo y/o instalacin de los aplicativos, es
bsicamente de ambiente web, para que todos los usuarios se conecten desde su
microcomputador al servidor de aplicaciones, el cual contiene un sistema operativo
robusto y los elementos de seguridad necesarios para permitir a cada usuario el acceso
a las aplicaciones que por su perfil de funciones tiene derecho a ejecutar, as mismo,
este servidor controla todos los requerimientos de reportes y filtra en una primera
instancia el acceso de las personas no autorizadas.
Para dar cubrimiento a los usuarios de las aplicaciones, es necesario actualizar
permanentemente la plataforma de los microcomputadores que en algunos casos por
su obsolescencia no soportan el funcionamiento de las nuevas aplicaciones.
El software jurdico para Supernotariado es clave en el desempeo de sus funciones
misionales, puesto que tres dependencias trabajan con procesos (disciplinarios y de
otras clases) y para realizar un adecuado seguimiento a los procesos jurdicos que
llegan o se originan en estas dependencias, esto incluye el recibo y entrega
documentos, un reparto para los abogados y un control de la vida del proceso hasta su
fenecimiento, requiere adquirir o contratar un desarrollo personalizado de este software
En la medida que el procesamiento de informacin en la entidad se sistematiza, los
requerimientos de copias de respaldo se ven incrementados por la cantidad de
22

REGISTRO
informacin almacenada en medios magnticos, si a esto le adicionamos un numero de
servidores de alta capacidad, es necesario adquirir todos los insumos para backups y
la operacin que garantice la implementacin normal del proyecto. Para que queden
incluidos en la robtica de almacenamiento que se encuentra instalada en el centro de
cmputo de la entidad.
Existen insumos bsicos para apalancar cualquier proyecto, en nuestro caso se
necesita la compra de cintas, disquetes, CD, tonner y elementos de oficina para guardar
las memorias del proyecto entre otros y para comenzar a guardar la informacin
producida por estos sistemas de informacin automatizados.
Con el fin de conformar la iniciativa, esta se estructura en cuatro actividades as:
ACTIVIDAD 1. AJUSTE A LOS MODULOS EXISTENTES ERP.
La entidad con el fin de hacer ms gil y eficaz el proceso administrativo y financiero,
dio inicio a la implementacin del software administrativo y financiero (ERP), compuesto
por los mdulos de recursos humanos, Sistema de atencin al Ciudadano, archivo y
correspondencia y el desarrollo del modulo de vivienda; ejecucin del Sistema de
Informacin financiera SIIF Nacin II y la implementacin del modelo de gestin
estratgica organizacional.
1.1 AJUSTE Y MANTENIMIENTO DE MODULOS EXISTENTES
La Superintendencia de Notariado y Registro, en la actualidad tiene implementado los
mdulos de Servicio de Atencin al Ciudadano (SAC) y PERNO, sistemas que se
encuentran en produccin y no cuentan con soporte especializado, para lo cual la
entidad busca garantizar soporte presencial, tcnico y electrnico, ajustes funcionales,
nuevos desarrollos, capacitacin, apoyo en la administracin de servidores de
aplicaciones y bases de datos y apoyo en la puesta de produccin de los sistemas.
Debido a que el gobierno Nacional a travs de la Contralora General de la Nacin
obliga a que los deudores de los crditos de vivienda aparezcan en la contabilidad en
forma individual de acuerdo al NIT de cada beneficiario se hace necesario el desarrollo
de un aplicativo que de acuerdo a las tablas de los crditos, nos pueda generar el
estado de cuenta por cada cdula especificando el valor del crdito, la causacin de los
intereses corrientes, los pagos realizados y el saldo pendiente por cada uno de los
conceptos.
La Superintendencia de Notariado y Registro SNR en el proceso de modernizacin que
viene adelantando, contempla la modernizacin de los procesos administrativos y
23

REGISTRO
jurdicos, para lo cual en su fase inicial, implement las nuevas tablas de los crditos de
vivienda que ofrecen una cuota fija y una tasa de inters corriente del cinco 5% anual.
Por lo anterior, se hace necesario optimizar algunos procesos, tales como la generacin
de un estado de cuenta nico para cada uno de los beneficiarios de los crditos, que
individualice cada uno de los valores y conceptos tales como causacin, pagos y saldos
de cada crdito y segn los conceptos discriminando capital, intereses, administracin y
seguros.
La entidad en la actualidad no cuenta con un software de cartera que permita el registro
de requerimientos tales como crditos, causacin, pagos y saldos lnea que brinde a la
entidad y cada beneficiario la informacin relacionada y que el aplicativo APOTEOSIS
que es el aplicado en contabilidad de la Superintendencia y en el SIIF NACIN II que
est implementado, pueda por interfase ser alimentado con todos los movimientos
diarios e individuales.
Capacitacin de los funcionarios de la entidad en temas jurdicos y administrativos
como apoyo a los macroprocesos de la entidad a nivel Nacional.
Brindar seguridad de la informacin del ERP.
1.2 IMPLEMENTACIN SISTEMA DE INFORMACIN FINANCIERA SIIF NACIN
II.
De acuerdo a la circular externa No. 04 del 13 de enero del ao en referencia, expedida
por el Ministerio de Hacienda y Crdito Publico, establece la implantacin de un nuevo
SIIF, considerando dos tipos de entidades, unas piloto que ayudaran al afinamiento
funcional tcnico de la solucin informtica y el resto que irn registrando en paralelo su
gestin financiera. Para tal fin, requieren que las entidades capaciten a los usuarios que
se formen en la aplicacin, que fortalezcan con personal adicional, las reas financieras
para facilitar su labor, en especial en las entidades que sern pilotos, y solucionen en el
menor tiempo posible los inconvenientes tcnicos que se les presenten, que impidan la
conectividad con el Ministerio de Hacienda y Crdito Publico.
Por lo anterior, las entidades deben continuar con la creacin de usuarios y
parametrizacin de:
1.
2.
3.
4.
Creacin de subunidades (asignaciones internas).

Creacin de dependencia de afectacin.
Desagregacin de presupuesto.
Distribucin de presupuesto subunidades y dependencias.
24

REGISTRO
5. Distribucin del PAC de rentas propias.
6. Distribucin de cupos PAC con recursos propios y Nacin a subunidades.
7. Parametrizacin de tesorera.
8. Creacin de terceros de las subunidades y dependencias.
9. Registro de cadena presupuestales.
10. Alistamiento de informacin para incorporar saldos hncales en el sistema.
La Superintendencia de Notariado y Registro fue designada como piloto que ayudara al
afinamiento funcional tcnico de la solucin informtica, posteriormente se reitera que la
entidad adems de ser piloto, deber registrar en paralelo en el aplicativo su gestin
financiera, con el fin, que cuando se establezca en el presente ao como nico sistema,
no exista informacin sin registrar que dificulte su gestin.
1.3
IMPLEMENTANCIN
ORGANIZACIONAL
MODELO
DE
GESTIN
ESTRATGICA
La Superintendencia de Notariado y Registro realiz una evaluacin del nivel de

madurez del modelo de gestin estratgica organizacional en el ao 2008, est
evaluacin arroj la necesidad de que el direccionamiento estratgico sea ms lgico,
integral y simple, para lo cual se propone dos fases:
FASE I: El alcance de esta fase considera el fortalecer los mecanismos de evaluacin y
control y de esta manera tomar acciones correctivas cuando se presenten desviaciones.
Al mismo tiempo se sugiere realizar actividades que permitan reducir la complejidad del
plan estratgico apoyado en la metodologa de Balanced Scorecard.
FASE II: Una vez creada esta plataforma se recomienda revisar la propuesta
estratgica de la institucin, revisar la capacidad de la organizacin para apoyar la
nueva propuesta, formular el plan estratgico, crear una visin compartida, hasta
asegurar la alineacin de las contribuciones del personal de la organizacin hacia el
plan estratgico institucional.
La solucin deber considerar todos los componentes del negocio que garantice la
viabilidad e integralidad operativa del nuevo modelo de gestin de tal forma que
permitan la materializacin de:
1. Diseo, desarrollo e implementacin de todas las actividades que debern
realizase para que el modelo de manera consistente y genere los resultados
esperados en los procesos del negocio.
2. Establecer la lgica, secuencia, orden y temporalidad para garantizar que los
procesos del negocio trabajen bajo el criterio de efectividad y eficiencia
operativa.
25

REGISTRO
3. Definir los procedimientos, polticas, reglas del negocio, flujo de informacin y
mecanismos de toma de decisiones.
4. Ajustar los roles y responsabilidades de la estructura organizacional, que permita
apoyar la operacin del modelo.
5. Definicin o ajuste de las descripciones y perfiles de puesto y competencias
requeridas dentro de la estructura organizacional.
6. Disear, desarrollar e implementar estrategias para transformar, evolucionar
reajustar, convertir y/o renovar cambios estructurales en el conjunto de formas de
conducta / comportamientos asociados a la implementacin del modelo de
gestin.
7. Garantizar las competencias necesarias para asegurar la implementacin del
modelo de gestin estratgica.
8. Automatizacin del modelo de gestin estratgica mediante una solucin
tecnolgica, de tal forma que en primer instancia permita controlar de forma
integral la efectividad, eficacia y eficiencia del plan estratgico y en segundo
lugar permitir que se articule todos los objetos de gestin (Objetivos, proyectos,
planes de gestin, presupuestos, etc.).
9. Garantizar que el modelo gerencial sea integrado con la plataforma tecnolgica
con el fin de contar con informacin asegurando el seguimiento en tiempo real.
ACTIVIDAD 2. DEFINIR, DISEAR, ESTRUCTURAR E IMPLANTAR EL PROGRAMA
DE GESTIN DOCUMENTAL.
De acuerdo a la Ley 594 de 2000, donde se estipula de carcter obligatorio la creacin
de archivos para los organismos de control y autnomos (artculos 8 y 9), la
obligatoriedad de crear, organizar, preservar y controlar los archivos, teniendo en
cuenta los principios de procedencia y orden original, el ciclo vital de los documentos y
la normatividad archivstica (artculo 11), garantizar los espacios y las instalaciones
necesarias para el correcto funcionamiento de sus archivos (artculo 13), la
Superintendencia de Notariado y Registro mediante esta actividad busca fortalecer la
prestacin de sus servicios con la aplicacin de nuevas tecnologas en cuanto a la
custodia y conservacin del archivo documental y as dar cumplimiento a los
requerimientos de ley que por sus competencias debe atender.
Con la implementacin del Programa de Gestin Documental se busca agilizar el
proceso de produccin, recepcin, distribucin, trmite, organizacin, consulta y
prstamo, conservacin y distribucin final de la documentacin producto de la
operacin normal del proceso de Gestin Registral y la administracin documental de la
entidad, para alcanzar la normalizacin y estandarizacin de los procesos de Gestin
Documental, asegurando su seguimiento y control, as como la aplicacin de nuevas
26

REGISTRO
tecnologas de la informacin de acuerdo con directrices del Archivo General de la
Nacin lo cual nos permitir:
Implementar la centralizacin del Programa de Gestin Documental en la

Superintendencia de Notariado y Registro, con el propsito de obtener una mejor
utilizacin de los recursos nancieros, materiales, la disposicin del recurso humano
y garantizar la conservacin del acervo documental.
Lograr una acertada normalizacin en los procedimientos para el recibo, radicacin
y distribucin de la correspondencia.
Racionalizar y controlar la produccin documental, en atencin a los trmites
administrativos y flujos documentales, normalizando los modelos y formatos.
Propender por la utilizacin de materiales, soportes y equipos de calidad y que a la
vez preserven el cuidado del medio ambiente.
Identificar los puntos crticos de la gestin documental y simplificar procesos y
tareas.
Implementar el desarrollo de procesos bsicos de aplicacin del Sistema de
Clasificacin, Tabla de Retencin Documental, Organizacin, Transferencias
Primarias, Recuperacin, Preservacin, Conservacin de la informacin y
Disposicin final de los Documentos.
Respaldar el uso de la tecnologa en el manejo de la informacin de la gestin.
Promover la conservacin y difusin de la informacin de los archivos pblicos,
cualquiera que sea su soporte, as como la organizacin de los archivos, que
puedan ser de inters cultural e histrico.
Capacitar y sensibilizar a los funcionarios para que conozcan acerca de la
importancia de los archivos, permitiendo que sean verdaderos centros de
informacin, tiles para la administracin.
La Superintendencia de Notariado y Registro, implementar el Programa de Gestin

Documental, abarcando la recepcin, distribucin, trmite a travs de un sistema
tecnolgico de gestin documental y la produccin, organizacin, consulta y prstamo,
conservacin y distribucin final de la documentacin con la aplicabilidad del modelo de
gestin documental del Archivo General de la Nacin.
2.1. IMPLEMENTACIN DEL SISTEMA DE GESTIN DOCUMENTAL
El software de Gestin Documental propuesto debe cumplir con estndares y normas
bajo los siguientes parmetros:
Si es una solucin extranjera deber cumplir con la especificacin MoReq (norma
Europea que define el modelo de requisitos para la gestin de documentos electrnicos
27

REGISTRO
de archivos) y estar certificado por la unin Europea ya que es una exigencia del
Archivo general de la Nacin.
1.1. El software nacional debe cumplir con las siguientes normas:
Ley 594 de 2000 Ley general de archivo
Ley 527 de 1999 Reglamenta el uso de mensajes de datos, firmas digitales y comercio
electrnico.
Acuerdo 060 del 2001 Establece las pautas para las comunicaciones pblicas y
privadas.
La SNR proporcionara la conectividad en red desde el servidor a las estaciones de
captura y consulta y Conectividad WAN va Internet para consultas de entes externos,
en todas las oficinas objeto del presente proceso.
La SNR proporcionara el ambiente adecuado a nivel de condiciones fsicas, elctricas,
lgicas y de seguridad para la instalacin y conexin de los equipos, necesarios para la
implementacin del Programa de Gestin Documental.
Se actualizaron los sistemas de almacenamiento para las Oficinas de Registro de
Instrumentos Pblicos TIPO A con el fin de realizar el cargue de las imgenes del
archivo histrico, se adquirieron discos externos y cintas tener contingencia de
imgenes y backups con el fin de mantener copia fuera de las dependencias.
De acuerdo al inventario documental a la fecha se adjudic licitacin para impactar el
archivo histrico misional de 10 ORIP a nivel Nacional dando prioridad a las ORIP que
tiene problemas en las zonas por desplazamiento forzado.
Terminar con la microfilmacin de los documentos misionales a 30 de junio del 2011 de
la ORIP de Manizales para su ingreso al Sistema de Gestin Documental.
Con un equipo de trabajo de ingenieros y tcnicos, sea garantizado la disponibilidad del
sistema IRIS Documental Versin SNR en las sedes y a los usuarios del mismo
Brindar el sostenimiento tcnico a las 37 ORIPs y sede central.
2.2 ORGANIZACIN DEL ARCHIVO DE GESTIN DOCUMENTAL.
APLICACIN DEL PLAN DE TRANSFERENCIAS PRIMARIAS:
De acuerdo al volumen de documentos existente en los archivos de gestin, se deben
realizar las transferencias de aproximadamente dos mil (2000) metros lineales de
documentos que ya no hacen parte de los archivos de gestin y que pertenecen al
28

REGISTRO
fondo documental acumulado y que se encuentran en las 44 dependencias de la SNR,
para lo cual es necesario:
-
Elaboracin del cronograma de transferencias y clasificacin documental.

Alistamiento y empaque de los documentos en cajas de archivo dependencia por
dependencia realizando una clasificacin previa por series o asuntos.
Levantamiento del inventario en su estado natural de los documentos a medida
que son transferidos.
Realizar la clasificacin de los documentos transferidos, teniendo como base el
inventario documental y a la historia orgnica funcional de la SNR existente.
Una vez realizadas las actividades anteriormente enunciadas se debe complementar el

plan de transferencias con las siguientes actividades:
-
Trasladar a una bodega de los documentos que ya no hacen parte de los

archivos de gestin.
Inventario documental en su estado natural y en base de datos en Excel de los
documentos que fueron transferidos a la bodega.
Clasificacin por dependencia y series documentales de los documentos
transferidos.
APLICACIN DE LAS TABLAS DE RETENCIN DOCUMENTAL PARA LA ENTIDAD.

Las tablas de retencin documental -TRD al presentar las series, subseries y tipos
documentales fundamentales, que de acuerdo con las funciones y procedimientos
establecidos por norma le corresponde conformar a cada unidad administrativa, de
una entidad, brindan beneficios tales como:
-
Dar cumplimiento a ley 594/00 y dems normas vigentes relacionadas con esta
temtica
Facilitar el manejo de la Informacin.
Contribuyen a la racionalizacin de la produccin documental
Permiten proporcionar un servicio eficaz y eficiente.
Facilitan el control y acceso a los documentos a travs de los tiempos de
retencin.
Garantizan la seleccin y conservacin de los documentos en las diferentes
fases del archivo.
Regulan las transferencias de los documentos en las diferentes fases del
archivo.
Sirven de apoyo para la racionalizacin de los procesos administrativos.
Permiten el manejo integral de los documentos.
29

REGISTRO
-
Integran todos los procesos Archivsticos para el manejo racional de los

documentos.
Con la implementacin de las Tablas de retencin documental se busca:

-
Dar cumplimiento a ley 594/00 y dems normas vigentes relacionadas con el

mbito archivstico.
Responsabilizar a los funcionarios de las oficinas sobre la aplicacin de la TRD.
Recuperar la informacin de una manera gil y oportuna.
Regular las transferencias primarias de documentos.
Dar continuidad al Programa de Gestin Documental de la Entidad.
Sostenibilidad del programa de gestin documental en sus componentes

organizacionales, tecnolgicos, humanos y fsicos para el nivel central y las ORIPs.
(Aplicacin del plan de transferencias y tablas de retencin documental en 37 Oficinas
de registro y nivel central, sostenibilidad del sistema de gestin documental en las orips
y nivel central,
Con fin de dar continuidad Sistema de Gestin Documental (SGD), se requiere de la
consecucin de componentes fsicos, tecnolgicos y logsticos que comprenden
adecuaciones locativas, elctricas y lgicas, la compra de infraestructura de servidores
y equipos de computo que soporten la arquitectura del SGD en las Oficinas de Registro,
adems, la adecuacin en la ampliacin en memoria para los equipos de computo que
se encuentran instalados en las ORIP y sede central previos a la ejecucin del proyecto
con el fin de optimizar su desempeo en el sentido de agilizar los procesos de consulta
de imgenes que requiera cada una de las Dependencias.
Por otra parte, con el fin de divulgar el alcance de la implementacin del Programa de
Gestin Documental en la funcionalidad de los procesos administrativos y misionales
(folio, SIR), tablas de retencin documental, se requiere de la capacitacin presencial
que se brindara en cada una de las ORIPs objeto de la Implementacin del SGD y
acompaamiento y seguimiento al proceso por parte de la entidad.
Interventora y seguimiento, de las actividades que se deriven de la contratacin

para la implementacin del sistema de gestin documental.
Actualizacin y migracin sistema de imgenes ORIPs.
La implementacin de la tecnologa de imgenes se inicio a partir del ao 1997 como

medio para solucionar una necesidad fundamental originada por los grandes volmenes
de documentos en las Oficinas de Registro de Instrumentos Pblicos del pas.
30

REGISTRO
Teniendo en cuenta que el proceso de registro y en especial la inclusin de anotaciones
en los Folios de Matriculas Inmobiliaria, se necesit de un mecanismo que garantice la
transparencia de cada acto, lo que promovi a la implementacin de una tecnologa de
imagen, que cumpla con las expectativas inicialmente identificadas.
Es as, como se implement la solucin a travs de un equipo Sun bajo cubierta Solaris,
y plataforma Oracle 7.23 y software especfico EFS-escalibur, en las ORIPS de Bogota
Norte, Centro Villavicencio, Tunja y Pasto.
A nivel de anotaciones se contaba con rocolas, scanner, pcs en ambiente Windows 98.
En la ORIP Bogot Centro, donde alcanz la informacin a ms de 1.8 Tb, grabados en
discos pticos, que por la falta de mantenimiento de las rocolas, hoy se encuentra
parado el servicio de un sistema digitalizado de mas de 8 aos.
Por lo anterior, actualmente se hace necesaria la recuperacin de toda esta informacin
digitalizada a travs de la migracin al nuevo sistema de gestin documental
(servidores) la informacin de imgenes que se tiene grabada en las oficinas de
registro que cuentan con el sistema de imgenes, para que queden en el nuevo
sistema. Esta actividad conlleva a un proceso de migracin de datos (imgenes ya
digitalizadas).
Microfilmacin y/o digitalizacin documentos nivel central y ORIPs.
La Superintendencia de Registro y Notariado esta adelantando un conjunto de

actividades operativas, administrativas y tcnicas tendientes a la planificacin, manejo
y organizacin de la documentacin producida en el procesos de gestin registral que
esta conformado por el folio de matrcula inmobiliaria, los actos, contratos, providencias
judiciales, administrativas o arbtrales, que impliquen constitucin, declaracin,
aclaracin, adjudicacin, modificacin, limitacin, gravamen, medida cautelar, traslacin
o extincin del dominio u otro derecho real principal o accesorio sobre bienes races; al
igual que los que dispongan las cancelaciones de dichas inscripciones y las
autenticidad a las declaraciones emitidas ante el notario y a lo expresado por ste
respecto de los hechos percibidos en el ejercicio de sus funciones, en el caso y con los
requisitos que la ley establece.
Con el fin de facilitar la conservacin, preservacin, utilizacin y recuperacin de la
informacin es necesario realizar la microfilmacin y/o digitalizacin de los documentos
existentes en las Oficinas de Registro de Instrumentos Pblicos, inicialmente impactar
las ORIPs de Bogot e Intervenir los documentos misionales histricos de las Oficinas
Puerto Lpez, Turbo, Marinilla, Plato Magdalena, Carmen de Bolvar, San Martin, Santa
Marta.
31

REGISTRO
Lo anterior, permitir disponer de los documentos de una manera organizada y de fcil

recuperacin para su consulta, al mismo tiempo su conservacin a travs del tiempo
como patrimonio histrico de la nacin.
Adecuacin bodega Orip Bogota Zona Centro y archivo central de la Entidad.
Es necesaria la adecuacin locativa de los espacios fsicos dispuestos por la entidad

para el almacenamiento de los archivos.
ACTIVIDAD 3. DISEAR E IMPLEMENTAR EL CONTROL, SEGUIMIENTO Y
ESTANDARIZACIN DE PROCESOS JURDICOS
La entidad, con el fin de mejorar el proceso de gestin jurdica, busca adoptar una
herramienta que permita la aplicacin de las polticas administrativas y los
requerimientos legales frente a cada uno de los trmites administrativos y judiciales que
cursan en la Oficina Asesora Jurdica de la Superintendencia de Notariado y Registro.
Por lo anterior, la SNR aprovechar los avances existentes en otras entidades pblicas,
iniciando con la identificacin y diagnstico de los sistemas informticos existentes en
las diferentes entidades, entre ellas el Ministerio del interior y de la Justicia y la
Superintendencia de Servicios Pblicos. Dependiendo del resultado que arroje dicho
ejercicio, el proceso continuar con la adopcin, adaptacin y ajuste de la herramienta a
las condiciones y requerimientos funcionales de la entidad.
Durante la vigencia 2008, se adquiri a travs de convenio interadministrativo el
software del sistema integrado de informacin disciplinaria para las Oficinas de Control
Interno disciplinario y Superintendente delegada para el Notariado.
Se realiz la parametrizacin del aplicativo de acuerdo a la necesidad de las Oficinas
funcionales; se digito a la aplicacin la informacin de los procesos disciplinarios de 457
expedientes que se encontraban fsicos sin soporte electrnico.
Se desarroll el Software Digital WEB el objetivo es mantener las imgenes de la
documentacin soporte de los procesos judiciales y disciplinarios.
Brindar capacitacin en derecho registral, notarial y fundamentacin jurdica, dirigida a
funcionarios de la SNR, en el manejo de los aplicativos, en diferentes regiones del pas,
de acuerdo al plan de cobertura proporcionado por la Oficina de Investigaciones y
Capacitacin, con el fin de apoyar el subproceso de proactividad normativa.
32

REGISTRO
Durante la Vigencia 2011

Se parametrizaron nuevos criterios de bsqueda del aplicativo Digital Web, Se culmin
la implementacin del sistema integrado de informacin disciplinaria para uso de la
SNR.
Se inici con la parametrizacin del sistema de procesos judiciales SIPROJ WEB para
uso de la Oficina Asesora Jurdica y la Direccin de Registro.
En el Digital WEB se digitaron los expedientes del rea funcional hasta el ao 2010, la
meta proyectada para esta vigencia de 25.000 expedientes digitalizados e incorporados
en el sistema se cumpli, sin embargo esta actividad debe sostenerse en el tiempo,
para lo cual se requiere de la contratacin de personal.
Contratacin de personal para el manejo de los procesos judiciales de forma
regionalizada.
Brindar capacitacin en la operacin del sistema SID y SIPROJ WEB
ACTIVIDAD 4. RIESGO E INCERTIDUMBRE DEL PROYECTO
Por solicitud de COINFO esta actividad no generar compromisos para la vigencia
2012.
33

REGISTRO
DESCRIPCION DE METAS FISICAS
Meta 01: Depuracin, alistamiento de informacin Contable, Presupuestal, para la

Unidad de medida: Porcentaje de avance.
Meta 03: Definicin de los requerimientos funcionales y de operabilidad en la implantacin

e implementacin del SIIF Nacin.
Meta 03: Capacitacin y entrenamiento en ambientes virtuales y herramientas de ofimtica,

con el fin de garantizar la capacitacin de los usuarios del SIIF Nacin.
Meta 04: Garantizar la conectividad a Internet de las Oficinas de Registro de

Instrumentos Pblicos, con el fin de viabilizar la capacitacin virtual y la realizacin
de las pruebas de produccin del aplicativo SIIF Nacin II.
Unidad de medida: Oficinas de registro con conectividad
Meta 05: Sostenibilidad al programa de Gestin Documental en la Superintendencia

y en oficinas de registro.
Meta 06: Ingreso de nuevas oficinas de registro con el programa de Gestin

Documental en la Superintendencia y cargue del archivo histrico misional de las
ORIP
Meta 07: Adoptar la herramienta que permita administrar el proceso jurdico de la

entidad y actualizar a los funcionarios en temas relacionados con derecho registral,
derecho notarial y fundamentacin jurdica.
34

REGISTRO
DESCRIPCION DE LOS PRINCIPALES BENEFICIOS DEL PROYECTO
Contar con un sistema de informacin integral que brinde a los directivos la

posibilidad de toma de decisiones en tiempo real.
Reduciendo la tramitologa, disminuyendo los tiempos de trmites internos de los

procesos administrativos y jurdicos y reduciendo el procesamiento de
operaciones con papel.
Especializando
automatizados.
Enrutando los procesos a los individuos apropiados y garantizando que la

entrada corresponda a las reglas de negocio preestablecidas.
Garantizando que en cada paso de cada proceso se complete la informacin

establecida, evitando detener o regresar procesos por datos incompletos.
Enfoque hacia la agregacin de valor y no a la tramitologa.
Uno de los beneficios colaterales de la automatizacin de procesos de negocio,

administrativos o jurdicos, es que obliga a las organizaciones a analizar y
documentar sus procesos. No se puede automatizar lo que no se conoce.
Documentar los procesos y asegurar el seguimiento de las reglas a los

estndares de sistemas de calidad, proyecto que actualmente esta
desarrollando la entidad.
Es fundamental, elaborar las Tablas de Valoracin Documental y actualizar las

Tablas de Retencin Documental, para mantener un orden interno en las
memorias de la Entidad, una optima organizacin interna, siendo acorde con el
proceso de modernizacin del Registro Pblico y su relacin con la Fe Notarial y
Registral, ya que se trata de un patrimonio nacional.
Administrando eficientemente los recursos tecnolgicos con herramientas de

tecnologa de punta, liberar a los funcionarios de tareas repetitivas para
reorientar sus esfuerzos a generar valor agregado a los usuarios de tecnologa,
tanto internos como externos.
el
recurso
humano
como
sustento
en
los
procesos
35

REGISTRO
EFECTO AMBIENTAL
La presente alternativa no genera ningn efecto ambiental
Efecto cultural:
La conformacin de este sistema de informacin constituye un aporte para el cambio de
cultura de la entidad, sus funcionarios y poblacin beneficiada.
FUENTES DE FINANCIACIN
Cifras a precios de: 2010
ENTIDAD
Aportes de la nacin
Recursos Administrados
Supernotariado
Subtotal PGN
Otros recursos
TOTAL
EJECUTADO
2008
2009
2010
2011
2012
1.441
1.441
8.314
8.314
14.593
14.593
7.663
7.663
16.712
16.712
15.213
15.213
TOTAL
0
0
63.936
63.936
1.441
8.314
14.593
7.663
16.712
15.213
63.936
SOSTENIBILIDAD DEL PROYECTO

1. Administrativo: En cuanto al recurso humano para la operacin del proyecto, se
contar con funcionarios de la entidad. Sin embargo, en el proceso de ajustes con
nuevos desarrollos e implementacin, se requiere contratar servicios profesionales
que conozcan de las herramientas tecnolgicas de desarrollo y estndares
establecidas por la entidad.
2. Tcnico: Se contempla el mantenimiento de los servidores de base de datos,
aplication server, clientes, componentes de hardware y software, a travs de la
contratacin de empresas especializadas, con el fin de garantizar el soporte tcnico
y la operatividad del sistema.
3. Operativo: Se contempla la contratacin de empresa especializada para que preste
los servicios de operacin en la lnea de produccin del sistema de gestin
documental en la Oficinas implementadas con el SGD.
4. Financiero: Recursos propios de la entidad y apropiacin presupuestal por ley, para
cada vigencia.
36

REGISTRO
5. Jurdico: Para los ajustes y desarrollos de los aplicativos se contempla la
normatividad vigente de acuerdo a las competencias de la entidad.
Por lo dems, el proyecto se ajusta a los requerimientos tanto de ley como de las
entidades que viabilizan el proyecto (desde los puntos de vista tcnico, econmico y
cumplimiento de polticas estatales) y a las normas vigentes en cuanto a procesos
licitatorios y de contratacin para su ejecucin, sin embargo, debe tenerse en
cuenta, los cambios tecnolgicos que puedan presentarse al momento de la
adquisicin de las nuevas herramientas.
INDICADORE
Indicador de Producto
NOMBRE DEL INDICADOR
UNIDAD DE
MEDIDA
Metros Lineales De Folios Con Procesos

Archivsticos Implementados
ML
META TOTAL
META 2012
50.000
7.000
META TOTAL
META 2012
Indicador de Gestin
NOMBRE DEL INDICADOR
UNIDAD DE
MEDIDA
Oficinas de registro dotadas con la

infraestructura
adecuada
para
la
administracin documental
Nmero
192
14
Folios de expedientes
disciplinarios digitalizados
Nmero
1.319.582
527.068
jurdicos
37
NOMBRE DEL PROYECTO: SISTEMATIZACIN DE LOS PROCESOS ADMINISTRATIVOS Y JURIDICOS

DE LA SUPERINTENDENCIA DE NOTARIADO Y REGISTRO
MODULO
ACTIVIDAD
Especificar los bienes y/o servicios

(entregables).
AJUSTES A LOS
MODULOS
EXISTENTES ERP
Qu bienes y/o servicios

(entregables) se van a
contratar/adquirir/prestar/entregar
o producir con los recursos de
cada vigencia?
31 PROFESIONALES
18 TCNICOS
Contratacin de personal
1 DIGITADOR
Capacitacin
Implementacin
sistema de
informacin
financiera SIIF
nacin ii.
Alistamiento tcnico y funcional a
las 192 ORIPs y nivel central
Conectividad, mesa
de ayuda, call y/o
contact center para
las 192 ORIPs
Renovacin de infraestructura
tecnologa en arrendamiento o
compra
Conectividad para las 192 ORIP
que acceden al SIIF Nacin, mesa
de ayuda, contact center, call
center
Capacitaciones de los
Macroprocesos de Gastos,
Ingresos y Contable
Adquisicin Tiquetes
Qu se va a
entregar/completar?
Qu incluye y que NO
incluye.
Informacin Financiera
Depurada
Efectuar Alistamiento y
cargue de Informacin
Apoyar y continuar con
la implementacin de los
Macroprocesos de SIIF
Capacitacin para 192
ORIPS y Nivel Central
Adquisicin Tiquetes
VALORES
VALOR POR
SUBACTIVIDAD
$ 1.500.000.000,00
$ 400.000.000,00
* Implementado Los
Macroprocesos de
Gastos y Contable en
las 35 Oficinas
Principales
Visitas funcionales y tcnicas a las
* Implementado el
ORIPS para el proceso de
Macroprocesos de
Implementacin, Acompaamiento
Ingresos en las 192
y alistamiento de la informacin
Oficinas de registro,
Adquisicin Tiquetes
Fondos y Nivel Central
* Depuracin de la
Informacin requerida
en el Macroprocesos de
Bienes
$ 400.000.000,00
Computadores
Equipos de Computo
$ 100.000.000,00
Se contratara la conectividad de
las 192 ORIP para acceder a los
sistemas centralizados
Acceso desde cada una

de las Oficinas de
registro (192) al
aplicativo SIIF Nacin
para el cargue de los
datos financieros de la
entidad en sus
$ 900.000.000,00
$ 2.400.000.000,00
38
$ 900.000.000,00

Mantenimiento y
Soporte a los
aplicativos
Capacitacin
Contratacin de personal
Capacitacin
Contratacin de Personal
Modelo de gestin
estratgica
organizacional
DEFINIR, DISEAR,
ESTRUCTURAR E
IMPLANTAR EL
PROGRAMA DE
GESTIN
DOCUMENTAL.
Sostenimiento
Tcnico y funcional
del Sistema de
Gestin Documental
Capacitacin en Gerencia de
Proyecto
Contratacin para la operacin de

las lneas de produccin del SGD
Contratacin prestacin de
servicios Ingenieros de Sistemas,
Tcnicos, abogado
(2) profesionales en Ingeniera de

sistemas, (1) Abogado de soporte
funcional desde el punto de vista
jurdico para el aplicativo de
vivienda
macroprocesos, contact
center
Soporte de incidentes
registrados, ajuste y
nuevos desarrollos a los
requerimientos de los
sistemas perno y
subsidio notarial de las
rea de talento humano
y grupo de subsidio
notarial (5.500.000) por
12 meses
Abogado especializado
(4.000.000) por 10
meses
$ 66.264.000,00
DBA por (3) meses

(6.000.000)
$ 18.072.000,00
Capacitacin
funcionarios nivel central
y ORIPs.
Diseos de publicidad,
Diseos de publicidad,
estadsticas, estudios de
estadsticas, estudios de viabilidad viabilidad, plan
estratgico
Aplicacin de los
conocimientos en la
Especializacin en Gerencia de
formulacin,
Proyecto
seguimiento, control de
los Proyectos de
inversin de la SNR
Capacitacin
El procesamiento de los
documentos que ingresa
diariamente por misional y
administrativo (correspondencia),.
cumplimento con los etapas de
lnea de produccin de los
documentos, organizacin de los
documentos de acuerdo a la ley
de Archivos
Documentos procesados
en el sistema de Gestin
documental de la SNR
Profesionales en derecho
procesos de
contratacin para la
ejecucin del proyecto
de inversin
$ 124.496.000,00
$ 40.160.000,00
$ 250.000.000,00
$ 250.000.000,00
$ 118.472.000,00
$ 128.472.000,00
$ 10.000.000,00
$ 3.592.111.200,00
$ 4.992.988.400,00
$ 70.280.000,00
39

Servicio de Soporte Tcnico al
Sistema de Gestin documental,
Estudios de viabilidad y estudios
de mercado para la ejecucin del
proyecto de inversin desde el
punto de vista tcnico
Entrega de elementos como (saca
ganchos, cajas X300, lpices,
Insumos para la sostenibilidad del
entre otros ) todos los insumos
PGD
requeridos para la Organizacin
de archivos
Mantenimiento y/o actualizacin
Arrendamiento y/o adquisicin de de la Infraestructura tecnolgica
pc, scanner, servidores, sistemas
que soporta el SGD (scanner, pc,
de almacenamiento, impresoras de pantallas, servidores sistemas de
sticker, pc, software para
almacenamiento) en adquisicin o
centralizacin de imgenes,
arrendamiento , software
migracin
centralizacin de imgenes,
migracin
Seguimiento en la operacin del
seguimiento en la operacin del
sgd
SGD
Microfilmacin y/o
Digitalizacin
Microfilmacin y/o Digitalizacin
Digitalizacin de Imgenes
Histricas e incorporar al sgd
1 coordinador
Organizacin del
Archivo de Gestin
Documental
1 profesional en bibliotecologa
18 Tcnicos
Compara y/o arrendamiento de

Bodega para la conservacin,
custodia de los documentos
misionales y administrativos de las
ORIPs y sede central / estanteras,
etc.
Servicio de Soporte
Tcnico al Sistema de
Gestin documental,
Estudios de viabilidad y
estudios de mercado
para la ejecucin del
proyecto desde el punto
de vista tcnico
Elementos para la
Operacin y
organizacin de los
archivos aplicando la ley
de archivos
Infraestructura
tecnolgica en
arrendamiento y/o
compra para la
sostenibilidad del sgd en
las ORIPs
Viticos y tiquetes
areos
Documentos
digitalizados y
organizacin del archivo
fsico histrico
Archivos Organizados,
tablas de retencin
documental, instructivos
$ 200.597.200,00
$ 400.000.000,00
$ 500.000.000,00
$ 230.000.000,00
$ 1.000.000.000
$ 1.000.000.000,00
$ 23.092.000
$ 22.288.800
$ 271.080.000
$ 4.402.979.600,00
Almacenaje para conservacin y

custodia de documentos
Organizacin del Archivo

Fsico archivo de gestin
y archivo central
$ 4.086.518.800
40

Contratacin
prestacin de servicios Nivel
Central
DISEAR E
IMPLEMENTAR EL
CONTROL,
SEGUIMIENTO Y
ESTANDARIZACIN
DE PROCESOS
JURDICOS
DISEAR E
IMPLEMENTAR EL
CONTROL,
SEGUIMIENTO Y
ESTANDARIZACIN
DE PROCESOS
JURDICOS
Contact center
Contratacin de personal para el

apoyo regional de los aplicativos
SIPROJ y DIGITALWEB
Contratacin
prestacin de servicios
Ajuste aplicativo SID y digital web

(parametrizacin segunda
instancia) y administracin de base
Soporte Aplicaciones
de datos de los aplicativos:
SIPROJWEB, SIID(a) SIID(b),
digital web
Capacitacin de operacin del
Capacitacin
sistema sidproweb, siid, digitalweb
Base de datos mensual al rea
jurdica para alimentar el sistema
de informacin de los procesos
judiciales SIPROJ
TOTAL
Servicios profesionales a la
gestin judicial
Apoyo al desarrollo
funcional - Jurdico en
consultas,
parametrizacin en
etapas procesales,
procesos judiciales. para
la consolidacin de la
provisin del rubro de
sentencias de los
procesos judiciales,
desarrollo de manuales,
capacitacin de los
sistemas DIGITALWEB,
SIPROJ, y SIID
Consulta en lnea desde
cualquier lugar del pas
de la informacin de los
procesos judiciales
regionales
$ 356.424.000
$ 510.000.000
$ 1.014.424.000
Apoyo telefnico
consultas Jurdicas
$ 33.000.000
soporte de Aplicaciones
$ 30.000.000
Viticos y gastos de
transportes
$ 15.000.000
Informacin actualizada
de los proceso judiciales
a nivel nacional
$ 70.000.000
$ 15.213.360.000,00 $15.213.360.000,00
41

Soporte 2012 Procesos 24-11-2011

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NOMBRE DEL PROYECTO: SISTEMATIZACIN DE LOS PROCESOS

ADMINISTRATIVOS Y JURIDICOS DE LA SUPERINTENDENCIA DE NOTARIADO Y

DEPARTAMENTO NACIONAL DE PLANEACION

NOMBRE DEL PROYECTO: SISTEMATIZACIN DE LOS PROCESOS

NOMBRE DEL PROYECTO: SISTEMATIZACIN DE LOS PROCESOS

NOMBRE DEL PROYECTO: SISTEMATIZACIN DE LOS PROCESOS

NOMBRE DEL PROYECTO: SISTEMATIZACIN DE LOS PROCESOS

Contrato de prestacin de servicios 216 de 2007,

La actual Administracin consciente que la planeacin, programacin, organizacin,

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