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27/8/2014

nio Padilha - Engenheiro, Escritor, Palestrante Artigo: TAREFAS E RESPONSABILIDADES<br>EM UM ESCRITRIO DE ARQUITETURA E

TAREFAS E RESPONSABILIDADES
EM UM ESCRITRIO DE ARQUITETURA E ENGENHARIA
(Artigo foi publicado em 29/06/2014)

NIO PADILHA
professor@eniopadilha.com.br
No Brasil funciona assim: a faculdade de Engenharia ensina Engenharia (e s
Engenharia). A faculdade de Arquitetura ensina Arquitetura (e s Arquitetura).
Nenhuma das duas ensina como que se faz para ganhar dinheiro vendendo
Engenharia ou Arquitetura.
A formao dos Arquitetos e dos Engenheiros, no Brasil, privilegia o contedo tcnico e d menos
importncia formao gerencial e empreendedora. Mesmo nas escolas que incluem na grade
curricular disciplinas da rea das Cincias Sociais Aplicadas no existe uma orientao no sentido
de dar ao aluno o senso de importncia desse conhecimento.
O resultado disso que os profissionais formados (at mesmo os formados nas melhores
universidades) apresentam uma lacuna importante na sua formao: os conhecimentos da rea
de Administrao e Empreendedorismo.
Os profissionais, via de regra veem a Arquitetura, ou a Engenharia, como uma atividade
profissional. No como um negcio. So formados para o trabalho, mas no so formados para o
mercado do trabalho. No tm noes slidas de Gesto da Carreira e menos ainda de como criar
ou gerir empreendimentos. Por conta disso, raramente uma empresa de Arquitetura ou de
Engenharia se torna lucrativa e bem sucedida antes de 15 ou 20 anos de existncia. Nesses
casos pode-se afirmar que o sucesso se deu muito mais como resultado de um processo de
tentativas e erros do que como resultado de estratgias concebidas e implementadas luz dos
conhecimentos de Administrao disponveis para os Gestores.
As Teorias da Administrao (que uma Cincia Social Aplicada) determinam que ela trata,
basicamente, das Funes do Administrador (Prever: visualizar o futuro e traar o programa
de ao; Organizar: constituir o duplo organismo material e social da empresa; Comandar: dirigir
e orientar o pessoal e Coordenar: ligar, unir harmonizar todos os atos e todos os esforos
coletivos);
Tudo isso aplicado s quatro grandes reas da Administrao (Administrao da Produo;
Administrao de Pessoas; Administrao Financeira e Administrao do Mercado Marketing).
Os engenheiros e arquitetos, via de regra, no possuem esses conhecimentos quando concluem
seus cursos superiores.
Alm disso (do desconhecimento dessas questes gerenciais e administrativas) acrescenta-se o
fato de que, no campo, as principais instituies capazes de prover os profissionais de
treinamento capaz de suprir essas lacunas, caminham no sentido exatamente contrrio. As
entidades de classe, sindicatos, conselhos profissionais investem praticamente toda sua energia
e recursos financeiros na promoo de seminrios, congressos, palestras e cursos de
capacitao na rea do conhecimento tcnico e nunca (ou quase nunca) nas reas de gesto
ou de administrao de negcios.
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Por outro lado, depois de trs ou quatro anos no mercado, os profissionais percebem que esta
atividade (Administrao e Gesto do Escritrio) torna-se cada dia mais necessria e crucial,
sendo este um dos temas que mais importantes na agenda dos profissionais empreendedores.

O ESCRITRIO DOS SONHOS


O sonho de consumo de 99 em cada 100 arquitetos ou engenheiros que abrem seu prprio
escritrio construir para si um local de trabalho onde ele tenha liberdade de escolhas sobre
horrios, autonomia sobre a organizao do ambiente. E, claro, ter as melhores condies para a
realizao do seu trabalho como arquiteto (ou engenheiro).
No escritrio ideal o profissional encontra todos os dias, pela manh, o trabalho (projeto) que
precisa ser realizado e no h nenhuma pendncia burocrtica, administrativa ou financeira que
aparea para atrapalhar o sagrado ato de projetar
Evidentemente, importante que esse servio seja muito bem remunerado e que o fluxo de
trabalho seja permanente e adequado (nem trabalho demais nem de menos). bom no esquecer
tambm que no pode haver outras pessoas envolvidas no processo produtivos. A no ser, claro,
que elas saibam exatamente o que fazer e no precisem de explicaes e ensinamentos para
realizar as suas tarefas.
Como eu sempre digo, "Sonhar de graa. Ento a gente pode sonhar com o que quiser,
n?"
O quadro descrito acima no chega a ser uma utopia. Alguns profissionais conseguem isso. Mas,
infelizmente, para a maioria deles, isso no passa de um sonho. Porque, para que um projeto de
arquitetura (ou de engenharia) seja elaborado, existem as coisas importantes que precisam ser
enfrentadas, desde as questes de administrao do processo produtivo (a sistematizao
dos processos e a elaborao das rotinas) at as questes do mercado (os servios precisam
ser contratados. Algum precisa lidar com os clientes antes de eles virarem clientes. Algum
precisa colocar o trabalho sobre
a mesa do profissional); Existem ainda as
questesfinanceiras ( preciso abrir as portas para que o dinheiro entre no escritrio e
preciso ter controle absoluto sobre o que feito com esse dinheiro, depois que ele entra); e
existem as questes de pessoas (como contratar e como manter a disposio e a competncia
dos membros da equipe).
Definitivamente, abrir um escritrio de Engenharia ou de Arquitetura no tarefa para
principiantes.

AS TAREFAS DE UM ESCRITRIO
Para que um Escritrio de Arquitetura/Engenharia funcione normalmente (com qualidade e
produtividade) existem dois grupos distintos de tarefas que precisam ser realizadas:
(TT) Tarefas Tcnicas
(TA) Tarefas Administrativas
Nos dois grupos as tarefas so subdivididas em
--- (1) Tarefas de Nvel Superior
--- (2) Tarefas de Nvel Mdio
--- (3) Tarefas operacionais
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A figura 1 apresenta um diagrama onde essas tarefas so representadas. Na sequncia iremos


discorrer sobre cada uma dessas tarefas.

Figura 1 - Tarefas Tcnicas e Administrativas num Escritrio de Arquitetura ou de Engenharia

As TAREFAS TCNICAS (ou Tecnolgicas) so, geralmente, associadas produo dos servios
prestados pelo escritrio. Esto ligadas especificamente formao do profissional titular. So
tarefas que no podem ser realizadas menos que a pessoa tenha formao tcnica nas reas
de Arquitetura ou Engenharia;
As TAREFAS ADMINISTRATIVAS, so, geralmente, associadas manuteno do funcionamento
normal do escritrio. So as atividades necessrias para que o escritrio d ao arquiteto ou
engenheiro as condies de produzir os servios tcnicos fornecidos ao mercado.

AS TAREFAS TCNICAS
As TAREFAS TCNICAS DE NVEL SUPERIOR so as tarefas que (1) Exigem conhecimentos
tcnicos que somente so obtidos na formao superior de Arquitetura ou de Engenharia
ou (2)so tarefas que exigemuma responsabilidade tcnica que somente pode ser atribuda a
algum com registro tcnico profissional:

Entrevistar os clientes;
Fazer os levantamentos de campo;
Fazer os estudos preliminares e/ou consultas prvias;
Fazer os estudos de viabilidade tcnica
fazer os projetos (dar as definies e tomar as decises tcnicas);
Definir os relatrios, desenhos, planilhas e tabelas;
Escrever as memrias descritivas etc)
Fazer as especificaes dos materiais a serem utilizados nas obras projetadas

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Levantar as Listas de Material (quantitativos)


Negociar Parcerias Tcnicas e Comerciais
Fazer os contatos tcnicos ps-venda.
Fazer pesquisas sobre novos materiais ou tecnologias;
Elaborar protocolos de entrega de servio;
Elaborar o Manual de Uso e Manuteno dos produtos fornecidos;
Assumir a Responsabilidade tcnica pela execuo (sua prpria, de empregados ou de
terceiros) das tarefas que resultem nos produtos que o escritrio disponibiliza ao mercado;
Definir, em sintonia com o Administrador de Recursos Humanos, o perfil das pessoas que faro
parte da equipe de trabalho do escritrio;
Definir, em sintonia com o Administrador do Mercado, o escopo dos servios oferecidos ao
mercado: o que est includo (elementos principais e acessrios) e o que no est includo;

As TAREFAS TCNICAS DE NVEL MDIO so as tarefas que exigem conhecimentos tcnicos


que, geralmente, so obtidos em formao de nvel mdio e que no implicam a responsabilizao
tcnica prevista em lei.
Geralmente so tarefas que esto num nvel acima das tarefas operacionais (e, portanto, no
podem ser assumidas, por exemplo, pela secretria do escritrio. Mas tambm no so tarefas
que exigem formao superior em Arquitetura ou Engenharia. Normalmente essas atividades so
assumidas pelo prprio Arquiteto/Engenheiro. E consomem muito tempo e energia:

Fazer desenhos;
Montar planilhas e tabelas;
Escrever as memrias descritivas;
Elaborar Cronogramas de projetos e obras;
Fazer oramento de obras;
Elaborar modelos e bases para a biblioteca do software de desenho (CAD);
Elaborar modelos e bases para a biblioteca do software de modelamento (BIM);
Fazer os registros da obra, em fotografias ou vdeos

As TAREFAS TCNICAS OPERACIONAIS, tambm chamadas de Rotinas Tcnicas, so as


tarefas que exigem treinamento tcnico. Mas esse treinamento pode ser assimilado por pessoal
sem formao de nvel mdio ou superior.

Providenciar as cpias e montar os projetos/relatrios para entrega ao cliente;


Montar as pastas de servios realizados;
Digitar formulrios tcnicos;
Digitalizar dados de levantamentos de campo

AS TAREFAS ADMINISTRATIVAS
As TAREFAS ADMINISTRATIVAS DE NVEL SUPERIOR, tambm consideradas Tarefas de nvel
estratgico so, geralmente, as funes exercidas ou tarefas executadas pelo proprietrio,
pelos scios ou por executivos contratados. So as tarefas de responsabilidade Administrativa.
Distribuir e coordenar as tarefas de rotina dos empregados (Ordem do Dia);
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Distribuir e coordenar as tarefas da equipe de projeto;


Desenvolver os Algoritmos (sistematizar os procedimentos de produo);
Desenvolver os Manuais Internos de Procedimentos Operacionais;
Definir os arranjos de espao fsico e equipamentos para que os servios sejam adequadamente
produzidos;
Estabelecer as estratgias de controle de material de consumo;
Assumir a Responsabilidade civil e comercial pelos produtos que a empresa disponibiliza ao
mercado;
Determinar o tempo necessrio para a execuo de cada servio disponibilizado pelo Escritrio
ao mercado;
Planejar e implementar o plano de cargos, funes e remuneraes;
Planejar e executar os processos seletivos
Planejar e organizar os treinamentos do pessoal
Negociar frias, feriados e folgas com os empregados;
Negociar o dia-a-dia com os empregados
(atrasos, faltas, folgas, adiantamentos, frias...)
Administrar o contato com os bancos e outros rgos financiadores;
Controlar o movimento das contas bancrias;
Providenciar abertura de alternativas de recebimento
Controlar o Fluxo de Caixa;
Fazer anlise financeira das propostas comerciais emitidas pelo escritrio;
Fazer anlise financeira dos oramentos recebidos;
Determinar os preos dos servios oferecidos ao mercado pelo Escritrio;
Aprovar os investimentos.
Determinar os clientes de interesse do Escritrio
Determinar os servios que sero disponibilizados ao mercado pelo Escritrio;
Planejar e executar os contatos de prospeco de novos Clientes
Planejar e executar os impressos de comunicao institucional do Escritrio (Carto de Visitas,
Folder, Portiflio, etc)
Negociar Parcerias Comerciais
Planejar e executar as negociaes com os clientes, desde a prospeco at o fechamento
dos contratos;
Conduzir as Negociaes (comerciais) com os clientes
Elaborar as propostas comerciais
Conceber e executar a identidade visual do Escritrio bem como todos os instrumentos de
comunicao direta.
Conduzir as aes de ps-venda.
Planejar e Executar as campanhas de Promoo do Escritrio e dos Servios oferecidos ao
mercado.
Planejar e Executar os ambientes de trabalho no que diz respeito ao impacto que eles tero na
percepo que os clientes podem vir a ter sobre o Escritrio e seus produtos;
Definir o modelo geral para os Contratos de Prestao de Servio
Conceber as estratgias de obteno de Diferenciais Competitivos
(que tero como decorrncia a vantagem competitiva);

As TAREFAS ADMINISTRATIVAS DE NVEL MDIO, tambm consideradas Rotinas


Administrativas so tarefas que exigem conhecimento de administrao que podem ser obtidos
em treinamentos especiais ou na formao de nvel mdio.
Acionar e administrar os fornecedores operacionais (cartucho de impressora, suporte para os
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computadores, servios de cpias, limpeza, encanador, eletricista, etc)


Atualizar registro de servios em andamento
Controlar e providenciar documentao dos veculos
Controlar e providenciar licenas dos softwares
Organizar e dar suporte aos computadores
Controlar a folha de pagamentos (e encargos sociais correspondentes)
Controlar o extrato das contas de telefone, de Internet e de Energia;
Fazer o controle da contabilidade (ou o controle da relao com o Contador);
Fazer os contatos para cobrana
Organizar documentos para enviar ao Contador
Fazer atualizao nos registros do Financeiro
Determinar o Custo Fixo Operacional do Escritrio;
Determinar os Custos Diretos de Produo de cada Servio disponibilizado pelo Escritrio ao
mercado;
Administrar o WebSite
Administrar os canais de comunicao do escritrio com o mercado
(Telefones, website, e-mail, etc)
Fazer os contatos de ps-venda.
Manter registro e controle das Negociaes em andamento
Elaborar os Contratos de Prestao de Servio (a partir do modelo geral)

As
TAREFAS
ADMINISTRATIVAS
OPERACIONAIS,
tambm
consideradas
Rotinas
Operacionais so tarefas que no exigem treinamento especial e sim a prtica diria dos
servios rotineiros e que podem ser assimiladas por pessoal sem formao de nvel mdio ou
superior

Abrir o escritrio, fazer a limpeza diria, retirar o lixo, etc


Atender telefone e anotar recados
Levar e trazer documentos nos rgos pblicos
Preencher ART
Providenciar a documentao necessria (ART, Cartas, Formulrios, Protocolos)
Providenciar a manuteno dos veculos (lavao e abastecimento, troca de leo)
Providenciar as cpias e montar os projetos/Relatrios para entrega ao cliente
Verificar estoque de materiais de consumo (fazer lista para compras)
Efetuar as cobranas;
Efetuar os pagamentos;
Emisso de Notas Fiscais e Recibos;
Fazer os lanamentos de Contas a receber e Contas a pagar;
Providenciar os pagamentos nos bancos
Despachar encomendas e correspondncias
Enviar cartes de Aniversrio, Natal e outras congratulaes;
Fazer registro e atualizao no cadastro de clientes, fornecedores e parceiros

A PIRMIDE DAS TAREFAS


A figura 1 serve para o entendimento e anlise do nvel de eficincia do escritrio.
Na pirmideproposta as reas representadas correspondem ao tempo consumido (em horas)
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pelo pessoal do escritrio para realizar todas as tarefas do escritrio.


Nesta pirmide
T o tempo total de horas trabalhadas no escritrio;
TT1 o tempo de horas consumidas em tarefas tcnicas de nvel superior;
TT2 o tempo de horas consumidas em tarefas tcnicas de nvel mdio;
TT3 o tempo de horas consumidas em tarefas tcnicas operacionais;
TA1 o tempo de horas consumidas em tarefas administrativas de nvel superior;
TA2 o tempo de horas consumidas em tarefas administrativas de nvel mdio;
TA3 o tempo de horas consumidas em tarefas administrativas operacionais;
(observar que uma tarefa ser considerada de nvel superior se ela no estiver sistematizada
ou no tiver sido delegada para algum da equipe. Se ela estiver sendo realizada pelo titular do
escritrio e exigir um processo de deciso cada vez que for realizada ento ela estar nessa
categoria de tarefas)
Na pirmide das tarefas um escritrio ser considerado bem administrado quando a base da
pirmide (as tarefas operacionais) representarem o maior percentual de ocupao das horas
trabalhadas no escritrio.
Figura 2 - Distribuio das tarefas em um Escritrio
Iniciante
Observe que, num escritrio iniciante, todas as
tarefas so do tipo Tcnica ou Administrativo de
nvel superior. Tudo precisa ser pensado,
analisado e definido. Porque tudo est sendo
feito pela primeira vez. No por acaso, o
escritrio iniciante NO PRODUTIVO.
O momento mais IMPRODUTIVO do escritrio
justamente quando TODAS as tarefas so de nvel superior (precisam ser pensadas, analisadas e
definidas, porque no existe uma referncia anterior de o que fazer ou como fazer).
Figura 3 - Distribuio das tarefas em um Escritrio
Produtivo
O momento mais produtivo do escritrio,
portanto, seria o extremo oposto, quando tudo
j foi pensado, analisado e definido. O mnimo de
tarefas do escritrio de nvel superior e a maior
parte de nvel operacional.
Se nada for sistematizado, continua assim.

CONCLUSES
importante observar que uma tarefa (tcnica ou administrativa) de nvel superior
caracterizada pelo fato de que ela exige o pensamento racional antes da execuo. Significa que
antes de executar a tarefa preciso decidir alguma coisa sobre como ela ser feita.

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J as tarefas (tcnicas e administrativas) de nvel mdio so funes de mltiplas variveis.


Por isso a pessoa precisa ter algum conhecimento prvio para identificar a funo, identificar as
variveis e saber organizar, equacionar e resolver o problema com as variveis e tcnicas
fornecidas (ou disponveis).
As tarefas (tcnicas ou administrativos) operacionais, por sua vez, so funes de uma nica
varivel. Tipo "pegue isto e faa aquilo". So ordens diretas sem possibilidade de dvida ou
necessidade de deciso por parte do executor.
Se voc analisou a lista fornecida (Tarefas Tcnicas e Administrativas) j deve ter percebido que
fazer um Escritrio de Arquitetura/Engenharia funcionar direito no uma tarefa para
principiantes. preciso algum conhecimento de Administrao, o domnio de algumas habilidades
administrativas e o desenvolvimento de algumas ferramentas de gesto eficazes e eficientes
para que as coisas funcionem de maneira produtiva e lucrativa.
Observe que as maiores dificuldades enfrentadas pelos profissionais em um Escritrio no so de
Arquitetura ou de Engenharia e sim dificuldades administrativas.
preciso entender que No se pode administrar (bem) um escritrio usando apenas a intuio, o
bom senso e a criatividade. preciso conhecer e utilizar as tcnicas e recursos fornecidos pelas
Teorias da Administrao.
Um Escritrio de Arquitetura ou de Engenharia um NEGCIO. regido pelas leis do mercado e
no pelas leis da Natureza ou por Normas Tcnicas.
Essas questes so tratadas com o devido respeito e profundidade no
nosso livro, ADMINISTRAO DE ESCRITRIOS DE ARQUITETURA E
ENGENHARIA que tem o objetivo de ajudar Arquitetos e Engenheiros a
desenvolver as ferramentas e adquirir os conhecimentos e habilidades
necessrios para gerir seus escritrios com a mesma competncia com
que fazem seus projetos de Arquitetura ou de Engenharia.
No deixe de ler.
Se preferir, participe do nosso curso de ADMINISTRAO DE
ESCRITRIOS DE ARQUITETURA E ENGENHARIA.
Verifique se est na programao/agenda da sua entidade de classe.

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