LAUDIT DES SYSTEMES

DE MANAGEMENT
_______

TECHNIQUE ET
METHODOLOGIE
MAI 2015

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Objectifs de la formation

1. Identifier les diffrentes phases de laudit

2. Apprhender le rle des acteurs de laudit
3. Disposer dun langage commun
4. Etudier les caractristiques de lentit auditer
5. Btir le plan daudit
6. Elaborer le guide dentretien
7. Animer une runion douverture daudit
8. Conduire un entretien
9. questionner et reformuler
10. Dtecter les carts
11. Formuler, hirarchiser et formaliser les carts
12. Animer une runion de clture
13. structurer et rdiger un rapport daudit

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LAudit de Systme Qualit

SOMMAIRE

1.

Termes et Dfinitions

2.

Le dclenchement de laudit.. phase 0

3.

La prparation de laudit Phase 1

4.

La conduite de laudit . Phase 2

5.

Le suivi daudit . Phase 3

6.

Lachvement daudit .. Phase 4

7.

Synthse de droulement daudit

8.

Lauditeur

9.

Code de dontologie de lauditeur

10. Evaluation de lauditeur

3 /41

1. Termes, dfinitions et concepts de base

1.1 Termes et dfinitions
a)

AUDIT

Processus systmatique, indpendant et document en vue dobtenir

des preuves daudit et de les valuer de manire objective pour
dterminer dans quelle mesure les critres daudit sont satisfaits.
Laudit est un examen mthodique
Laudit est une apprciation de laptitude dune activit ou partie de
celle-ci satisfaire des exigences spcifies.
Laudit cest une vrification de lefficacit des dispositions
prvues.
Laudit cest un outil de management, cest un moyen de faire
progresser une entreprise, un service,
Phase 4 : Lachvement

Phase 1 :
La prparation

Amliorer

Planifier

Contrler

Raliser

Les phases
de laudit
Phase 3 : Le suivi

b)

Phase 2 :
La conduite

CRITERES D'AUDIT

Ensemble de politiques, procdures ou exigences dtermines (par

rapport auxquelles les preuves daudit sont compares) ;

c)

PREUVE DAUDIT

Enregistrements, noncs de faits ou autres informations, qui se

rapportent aux critres daudit et sont vrifiables.
(les preuves daudit peuvent tre qualitatives ou quantitatives) ;

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d)
CONSTATS DAUDIT
Rsultats de lvaluation des preuves daudit recueillies par rapport aux
critres daudit ;
e)
CONCLUSIONS DAUDIT;
Rsultat dun audit fourni par lquipe daudit aprs avoir pris en considration
les objectifs de laudit et tous les constats daudit ;
f)
COMMANDITAIRE DE LAUDIT
organisme ou personne demandant un audit ;
g)
AUDITE
Organisme qui est audit ;
h)
AUDITEUR
Personne possdant la comptence ncessaire pour raliser un audit ;
i)
EQUIPE D'AUDIT
Un ou plusieurs auditeurs ralisant un audit, assists si ncessaire, par des
experts techniques (lun dentre eux tant dsign comme le responsable de
lquipe daudit)
(Auditeurs en cours de formation, experts techniques et/ou observateurs) ;
j)
EXPERT TECHNIQUE
Personne apportant lquipe daudit des connaissances ou une expertise
spcifiques (utiles sur un domaine particulier auditer)
Note au sein de lquipe daudit, un expert technique nagit pas en tant
quauditeur ;
k)
PROGRAMME DAUDIT
Ensemble dun ou plusieurs audits planifis dans un laps de temps et dans un
but dtermins ;
l)
QUALIFICATION DAUDITEUR
Association dun niveau dtudes minimal, de formation, dexprience
professionnelle et dans les audits et de comptences que possde un
auditeur ;
m)
PLAN DAUDIT
Description des activits et des dispositions ncessaires pour raliser un
audit ;
n)
CHAMP DE LAUDIT
Etendue et limite dun audit ;
o)
COMPETENCE
qualit personnelles et capacits dmontres appliquer des connaissances
et des aptitudes.

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1.2 Les types daudit

Audit interne
Le commanditaire appartient lorganisme audit
Objectifs
Evaluer le degr dadquation entre
o Les objectifs poursuivis
o Les dispositions prises
o Les rsultats obtenus
Finalits
Valider le systme de gestion du management de la qualit dfaut
lamliorer
Audit externe
Le commanditaire est extrieur lorganisme audit
Objectifs
o Sassurer de laptitude faire la qualit
o Vrifier lapplication des dispositions contractuelles
o Reconnatre le savoir faire dans les conditions donnes
Finalits
o Evaluer laptitude satisfaire aux exigences spcifies (audit
dvaluation)
o Suivre lapplication des dispositions contractuelles (audit de
suivi)
o Habiliter / accrditer une organisation (audit dhabilitation)

Audit premire partie:

Evaluation du systme d'une entreprise par l'entreprise elle mme.

Audit seconde partie:

Evaluation du systme d'une entreprise par un acheteur (client) ou par le
reprsentant de plusieurs acheteurs.
Audit tierce partie:
Evaluation du systme d'une entreprise par un organisme indpendant.
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1.3 Principe de laudit

Les principes suivants sappliquent aux auditeurs :
a)
Dontologie :
le fondement du professionnalisme
la confiance, lintgrit, la confidentialit et la discrtion sont
essentielles laudit

b)

Prsentation impartiale :

lobligation de rendre compte de manire honnte et prcise

c)

Conscience professionnelle :

lattitude diligente et avise au cours de laudit

les principes suivant sappliquent laudit, qui est par dfinition
indpendant et systmatique :

d)

Indpendance :

le fondement de limpartialit daudit et de lobjectivit des

conclusions daudit

e)

Approche fonde sur la preuve :

la mthode rationnelle pour parvenir des conclusions daudit

fiables et reproductibles dans un processus daudit systmatique.

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1.4 Activits
3 domaines possibles
conjointement ou sparment

Produit

processus

Rsultat dun travail

ou dun service

succession dactes
ou dtapes pour
laborer tout ou
partie dun produit

mode de
fonctionnement

- squentiel des
oprations de
production
- spcification

- procdure
- note
dorganisation

- Service
- Matriau
- Matriel

Audit de produit

audit de processus

inclut le service

inclut les procds

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systme

audit de
systme

1.5

Les acteurs de laudit

Le commanditaire
organisme personne demandant un audit
Le commanditaire peut tre :
a) laudit qui souhaite que son propre systme soit audit par rapport
une norme de systme qualit
b) un client qui souhaite audit le systme qualit dun fournisseur
c) un organisme indpendant mandat pour dterminer si le systme
qualit permet la matrise adquate des produits ou services fournir (tel
que les organismes de contrle alimentaire, pharmaceutique, nuclaire
ou autres instances rglementaires)
d) un organisme indpendant charg deffectuer un audit afin
denregistrer le systme qualit de lorganisme audit

Lauditeur
Personne possdant la comptence ncessaire pour raliser un audit.
Pour excuter un audit qualit, il convient que lauditeur soit mandat
pour cet audit particulier
Un auditeur dsign pour grer un audit qualit est appel responsable
daudit

Laudit
Organisme qui est audit

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1.6 ROLES ET RESPONSABILITES DES ACTEURS DE

LAUDIT
Le responsable daudit
A la responsabilit de toutes les phases daudit
Prend les dcisions relatives la conduite de laudit et toute
observation
Participe au choix des autres membres de lquipe daudit
Prpare le plan daudit
Reprsente lquipe daudit auprs de la direction de laudit
Prsente le rapport daudit

Les auditeurs
Ils sont chargs de :
Se conformer aux exigences applicables laudit
Communiquer et clarifier ses exigences
Prparer et accomplir efficacement les missions qui leurs sont
confies
Consigner les observations
Rapporter les conclusions de laudit
Vrifier lefficacit des actions correctives menes la suite de
laudit (si le client le demande)
Conserver et mettre en sret les documents se rapportant
laudit pour :
o Les prsenter sur demande
o Garantir leur confidentialit
o Traiter les informations confidentielles avec discrtion
Cooprer avec le responsable daudit et laider dans
laccomplissement de sa mission

Laudit
Les dirigeants de laudit doivent :
Informer le personnel concern de lobjet et du but de laudit
Dsigner les membres responsables de son personnel pour
accompagner les membres de lquipe daudit
Mettre la disposition de lquipe daudit tous les moyens
ncessaires pour assurer le bon droulement de laudit
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 Donner accs, la demande des auditeurs, aux installations et

aux lments de preuve
Cooprer avec les auditeurs en vue datteindre les objectifs de
laudit
Dterminer et dclencher les actions correctives partir du rapport
daudit

Les fonctions du responsable daudit

Dfinit les exigences de toute mission daudit, y compris les
qualifications requises pour les auditeurs
Respecte les exigences applicables laudit ainsi que les autres
directives appropries
Prpare laudit, met au point les documents de travail, et donne les
instructions lquipe daudit
Passe en revue les documents relatifs aux activits du systme
qualit existant afin de dterminer leur adquation
Signale immdiatement laudit les non-conformits critiques
Signale tout obstacle majeur rencontr au cours de lexcution de
laudit
Rapporte les conclusions de laudit de faon claire, dfinitive et
sans retard

Les fonctions des auditeurs

Demeurent dans le champ dapplication de laudit
Font preuve dobjectivit
Rassemblent et analysent les preuves de ce qui est pertinent et
suffisant pour tirer des conclusions concernant le systme qualit
audit
Restent attentifs toute indication de preuve qui pourrait influencer
les conclusions de laudit ou, ventuellement ncessiter un
complment daudit
Sont capables de rpondre des questions telles que :
o Les procdures, les documents et autres informations
dcrivant ou rapportant les lments exigs du systme
qualit sont-ils connus, disponibles, compris et utiliss par le
personnel du secteur audit ?
o Tous les documents et autres informations utiliss pour
dcrire le systme qualit sont-ils adquats pour atteindre les
objectifs qualit prescrits ?
Agissent en toutes circonstances, selon la dontologie

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LES PHASES DE LAUDIT

PHASE 0 Le dclenchement
Etape 1 : NOMINATION DU RESPONSABLE DAUDIT

Etape 2 : DEFINITION DES OBJECTIFS, DU CHAMP

ET DES CRITERES DAUDIT
Etape 3 : DETERMINATION DE LA FAISABILITE
Etape 4 : CONSTITUTION DE LEQUIPE dAUDIT

Etape 5 : ETABLISSEMENT DU PREMIER CONTACT

AVEC LAUDITE

12 /41

Phase 0 :
Le dclenchement

LES PHASES DE LAUDIT

Phase 0 Le dclenchement
- Etape 1 -

NOMINATION DU RESPONSABLE DAUDIT

Il convient que les responsables du programme daudit nomment le

responsable de lquipe daudit pour chaque audit.
Lorsquun audit conjoint est ralis, il est important,
avant le dbut daudit, que les organismes
daudit conviennent des responsabilits
spcifiques de chacun, notamment en
ce qui concerne lautorit du responsable
de lquipe daudit nomm.

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Le dclenchement
1
Nomination du
responsable daudit
2
dfinition des objectifs, du
champ et des critres daudit
3
dtermination de la
faisabilit
4
constitution de lquipe
daudit
5
tablissement du 1er contact
avec laudit

LES PHASES DE LAUDIT

Phase 0 Le dclenchement
- Etape 2 DEFINITION DES OBJECTIFS, DU DOMAINE, DU CHAMP
ET DES CRITERES DAUDIT

1.

Objectif :
dterminer le degr de conformit de tout ou partie du systme de
management de laudit aux critres daudit ;
valuer la conformit aux exigences lgales,
rglementaires et contractuelles ;
confirmer lefficacit du systme de
management mis en uvre atteindre
des objectifs spcifis.

2.

Domaine :

3.

Externe : SAFERME activits de distribution

(sites citer ventuellement)
Interne : Service magasin
rception Service commercial export

Le dclenchement
1
Nomination du responsable
daudit
2
dfinition des objectifs, du
champ et des critres daudit
3
dtermination de la
faisabilit
4
constitution de lquipe
daudit
5
tablissement du 1er contact
avec laudit

Champ : Dcrit ltendue et les limites de laudit (emplacement physique, les

units organisationnelles, les activits et les processus).

4.

Tous produits de distribution

Gestion des stocks des produits sous-traits
Prise des commandes du service commercial export

les critres daudit :

les critres daudit sont utiliss comme rfrence vis vis de la quelle la conformit est dtermine et
peuvent comprendre, le cas chant, des politiques, des procdures, normes, lois et rglementations,
des exigences relatives au systme de management, des exigences contractuelles ou des codes de
bonnes pratiques sectoriels.
Sassurer que les quantits en magasin sont conformes aux quantits portes sur les
fiches de stock

Sassurer que tous les produits stocks en magasin portent ltiquette verte et que les
tiquettes portent le numro du rapport de contrle rception

Faire un sondage significatif (minimum 10) sur les prises de commandes en provenance
de clients dAmrique du Sud.

14 /41

LES PHASES DE LAUDIT

Phase 0 Le dclenchement
- Etape 3 -

DETERMINATION DE LA FAISABILITE

Il est recommand que la faisabilit de laudit soit examine

en tenant compte de facteurs tels que :
- lexistences des informations suffisantes et appropries pour
pouvoir planifier laudit ;
- la possibilit dune coopration adquate de la part
de laudit, et
- la disponibilit des ressources ncessaires
et ladquation du temps imparti
lorsque laudit nest pas faisable, il convient quune
contre-proposition soit faite au commanditaire de laudit
en concertation avec laudit

15 /41

Le dclenchement
1
Nomination du responsable
daudit
2
dfinition des objectifs, du
champ et des critres daudit
3
dtermination de la
faisabilit
4
constitution de lquipe
daudit
5
tablissement du 1er contact
avec laudit

LES PHASES DE LAUDIT

Phase 0 Le dclenchement
- Etape 4 -

CONSTITUTION DE LEQUIPE DAUDIT

Lors de la dtermination de la taille et de la composition
de lquipe daudit, il est recommand de tenir compte
des lments suivants :
a) les objectifs, le champ, les critres daudit et la dure
estime de laudit ;
b) le fait que laudit soit un audit combin ou conjoint ;
c) la ncessit dassurer lindpendance de lquipe daudit
par rapport aux activits auditer et dviter
les conflits dintrt ;

Le dclenchement
1
Nomination du
responsable daudit
2
dfinition des objectifs, du
champ et des critres daudit
3
dtermination de la
faisabilit
4
constitution de lquipe
daudit
5
tablissement du 1er contact
avec laudit

d) la capacit des membres de lquipe daudit

avoir des changes efficaces avec laudit et
collaborer entre eux
comptence globale de lquipe daudit

- lidentification des connaissances et des aptitudes

ncessaires pour atteindre les objectifs de laudit
- la slection des membres de lquipe daudit de sortes
que lensemble des connaissances et aptitudes
ncessaires soient prsentes au sein de lquipe daudit.
Lorsque tous les critres de comptences ne sont pas runis par
lquipe daudit, des experts techniques peuvent la rejoindre

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LES PHASES DE LAUDIT

Phase 0 Le dclenchement
- Etape 5 -

ETABLISSEMENT DU PREMIER CONTACT AVEC

LAUDITE
Il peut tre formel ou informel, son objectif est de :
a)

tablir les circuits de communication avec le reprsentant de laudit ;

b)

de rappeler la lgitimit de la ralisation de laudit ;

c)
de fournir des informations sur le calendrier
et la composition de lquipe daudit ;
Le dclenchement

d)
de demander laccs aux documents pertinents,
compris les enregistrements ;
e)

de dterminer les rgles de scurit applicables sur site ;

f)

de prendre les dispositions logistiques pour laudit, et

g)
de se mettre daccord sur la prsence dobservateurs et
le besoin de guide pour lquipe daudit

1
Nomination du
responsable daudit
2
dfinition des objectifs, du
champ et des critres daudit
3
dtermination de la
faisabilit
4
constitution de lquipe
daudit
5
tablissement du 1er
contact avec laudit

CONTACT AVEC L'AUDITE

Etablir les circuits de communication avec laudit;

COLLECTE ET ETUDE DE LA DOCUMENTATION

Demander la documentation et les enregistrements ncessaires;
Mettre en place les dispositions pour laudit. en convenant s'il y a lieu avec laudit
de la ncessit de la prsence daccompagnateurs et/ou de lquipe daudit, tels que
des observateurs ou des guides.
17 /41

Exemple des documents collecter :

Manuel qualit et/ou section du MAQ ;

Procdures applicables au service audit ;
Documents rglementaires ;
Spcifications qui sont en gnral appliqus dans le service audit ;
Rsultats du dernier audit du secteur ;
Listes de vrifications (check-list) de l'audit disponibles pour ce secteur ;
Fiches d'action corrective en cours concernant ce secteur ;
Cahier de charges ;
Rapports de rclamation clients ;
Normes, rglementations, lgislation, procdures applicables;
Autre documentation sur les systmes de management.
Etc.

REVUE INITIALE DES DOCUMENTS

Soumettre une revue initiale la documentation et les enregistrements
pertinents du SMQ y compris les rapports daudit rcents;
Revoir la documentation quant son adquation;
Effectuer si possible une visite prliminaire sur le site si les informations disponibles
sont insuffisantes peut tre ncessaire;
Si la documentation du SMQ se rvle inadquate pour respecter les objectifs ou le
champ de laudit, informer le client ou laudit;

18 /41

LES PHASES DE LAUDIT

PHASE 1 La prparation
Etape 1 : LA MISSION
Etape 2 : LANALYSE PRELIMINAIRE
Etape 3 : LE PLAN DAUDIT
Etape 4 : LE QUESTIONNAIRE

DENTRETIEN
Etape 5 : NOTIFICATION

19 /41

Phase 1 :
La
Prparation

LES PHASES DE LAUDIT

Phase 1 La prparation
- Etape 1 -

LA MISSION DAUDIT
1.

Objectif
But atteindre Rsultat attendu
La prparation

2.

Domaine :
En externe : secteur dactivit, mtier
En interne : grandes fonctions de lentreprise

3.

Champ :

1. Mission*
2. lAnalyse
prliminaire
3. le plan daudit
4. le questionnaire

Produit ou service
Degr de pntration : approfondir un point prcis

4.

Rfrentiel
Le document dexpression des exigences satisfaire

5.

Modalits :
Nombre dauditeurs Dates Lieu Contraintes : factions, scurit

20 /41

LES PHASES DE LAUDIT

Phase 1 La prparation
- Etape 1 -

LA MISSION DAUDIT
Exemples
1.

2.

Objectif :

Etablir la conformit ou la non conformit des activits de SAFERME par

rapport aux exigences de lISO 9001-2008

Sassurer que les dispositions prvues et les pratiques garantissent

quaucun produit non conforme nentre en stock ou nest mis la
disposition de la fabrication

Sassurer que les pratiques du service commercial export sont conformes

aux dispositions prvues.

Domaine :

Externe : SAFERME activits de distribution (sites citer ventuellement)

Interne : Service magasin rception Service commercial export

3.

Champ :

Tous produits de distribution

Gestion des stocks des produits sous-traits
Prise des commandes du service commercial export

4.

Degr de pntration :
Sassurer que les quantits en magasin sont conformes aux quantits
portes sur les fiches de stock

Sassurer que tous les produits stocks en magasin portent ltiquette verte
et que les tiquettes portent le numro du rapport de contrle rception

Faire un sondage significatif (minimum 10) sur les prises de commandes

en provenance de clients dAmrique du Sud.

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LES PHASES DE LAUDIT

Phase 1 La prparation
- Etape 2 -

LANALYSE PRELIMINAIRE
1.

Comprendre le mtier
Identifier la politique qualit
Identifier les produits
Identifier les clients

La prparation

2.

Comprendre le droulement des activits :

Identifier la valeur ajoute
Identifier les flux (le logigramme : qui fait quoi ?)

3.

Identifier les risques

La prparation est essentielle pour ne pas perdre le fil
Conducteur et pour dmontrer laudit que vous
Comprenez ses activits

22 /41

1. La mission
2. Lanalyse
prliminaire
3. le plan daudit
4. le questionnaire

LES PHASES DE LAUDIT

Phase 1 La prparation
- Etape 3 -

LE PLAN DAUDIT
1.

La chronologie du droulement
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.

2.

Runion douverture
Politique, objectifs, planification
Ralisation du produit
Contrles du produit
Amlioration
Prparation conclusion
Conclusion.

La prparation
1. La mission
2. Lanalyse
prliminaire
3. Le plan
daudit
4. Le questionnaire

Le temps consacrer chaque partie

Organisation (10 %) Management (20 %) Procds (70 %)
Date

3.

Horaires

Activit
audite

Rfrentiel

Audits

Auditeur(s)

La vrification que toutes les activits seront audites

23 /41

LES PHASES DE LAUDIT

Phase 1 La prparation
- Etape 4 -

LE QUESTIONNAIRE DAUDIT
ou GUIDE DENTRETIEN
- Prparer le questionnaire dans le sens de laudit
- Prparer le questionnaire en liaison avec les
activits, le rfrentiel et les risques
- Larer pour faciliter la prise de notes
- Commencer par les questions ouvertes pour
comprendre les activits : COMMENT ?

La prparation
1. La mission
2. Lanalyse
prliminaire
3. Le plan
daudit
4. Le questionnaire

- Utiliser les questions fermes pour obtenir affirmation, confirmation,

ngation : QUOI ? QUI ?

24 /41

LES PHASES DE LAUDIT

Phase 1 La prparation
- Etape 4 -

LE QUESTIONNAIRE DAUDIT
Ou GUIDE DENTRETIEN
Questionnaire
Rfrentiel
Chapitre ISO

Fiche de notes
Documents Application Observations et
Questions
1 2 3 4 5 1 2 3 4 5 commentaires
Pouvez-vous
Absence de
me prsenter
procdure daudit
votre
procdure ?
Que faites-vous si
vous navez pas la
pice en stock ?

Avez-vous ?
Si

NB : Question encadre suite prparation spcifique

Etape 5 : LA NOTIFICATION DAUDIT
Elle mentionne notamment :
- La date et lheure de laudit,
- Le planning prvisionnel,
- Les services ou les personnes rencontrer,
- Lobjectif poursuivi,
- Les clauses de confidentialit.
Le responsable du service audit donne son accord sur cette notification

25 /41

Ecart
NC

LES PHASES DE LAUDIT

Phase 2 La conduite de laudit

Etape 1 : LA

REUNION DOUVERTURE
Phase 2 : La conduite

Etape 2 : LENTRETIEN

Etape 3 : LA

PREPARATION DES

CONCLUSIONS
Etape 4 : LA

REUNION DE CLOTURE

Etape 5 : LE

RAPPORT

26 /41

1. La runion
douverture
2. Lentretien
3. La prparation des
conclusions
4. La runion de
clture
5. Le rapport

LES PHASES DE LAUDIT

Phase 2 La conduite de laudit

- Etape 1 -

LA REUNION DOUVERTURE
1.
2.
3.
4.

Prsentation des auditeurs

Prsentation de laudit :
Objectif Champ Client de laudit

1.

Laisser les audits se prsenter

Donner le ton :

2.
3.
4.
5.

5.

Donner les rgles

6.
7.
8.

Transparence et coopration
Activit audite a priori conforme

PHASE 2 : LA CONDUITE
LA REUNION
DOUVERTURE
Lentretien
La prparation des conclusions
La runion de clture
Le rapport

Confirmer le plan daudit

Confirmer la runion de clture pour prsentation des conclusions
Rapport daudit
Lever les points dincomprhension

Donner la parole aux audits Questions/Rponses

Demander au dirigeant de prsenter lentreprise
Visiter ensuite lentreprise ou les activits concernes

27 /41

LES PHASES DE LAUDIT

Phase 2 La conduite de laudit

- Etape 2 -

LENTRETIEN DAUDIT
(Prendre le questionnaire ou guide dentretien)

1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.

Interviewer
Ecouter
Observer
Identifier
Noter et comparer
Reformuler
Recueillir les preuves
Constater
Statuer

PHASE 2 : LA CONDUITE
1. La runion douverture
2. LENTRETIEN
3. La prparation des
conclusions
4. La runion de clture
5. Le rapport

28 /41

LES PHASES DE LAUDIT

Phase 2 La conduite de laudit

- Etape 3 -

LA PREPARATION DES CONCLUSIONS

1.

Identifier les carts (ventuels)

1. Frquence
2. Gravit (risque)
PHASE 2 : LA CONDUITE

2.

Formaliser les constats

La formulation doit :
1. Prciser le contexte, le risque encouru
2. Justifier lcart par rapport un rfrentiel
3. Sexprimer sous forme daffirmation
4. Etre lisible 3 mois plus tard
5. Etre autosuffisante
N. B : Pas de mots imprcis, dadverbes

3.

1.
2.
3.
4.
5.

La runion douverture
Lentretien
LA PREPARATION DES
CONCLUSIONS
La runion de clture
Le rapport

Le classement des carts :

1. Non conformit : non respect une exigence spcifie, met en pril
lobjectif poursuivi
2. Remarque : cart qui ne met pas en pril le dispositif.

4.

Identifier les points forts, faibles

5.

Prparer les conclusions sur lattente des objectifs sur laptitude du SMQ satisfaire aux exigences.

29 /41

LES PHASES DE LAUDIT

Phase 2 La conduite de laudit

- Etape 4 -

LA REUNION DE CLOTURE
1.

Remerciements
Climat, degr de comprhension - Accueil

2.

Rappel des objectifs

3.

Rfrentiel utilis

1.
2.
3.

4.

Prsentation des points forts

4.
5.

PHASE 2 : LA CONDUITE
La runion douverture
Lentretien
LA
PREPARATION
CONCLUSIONS
La runion de clture
Le rapport

DES

Analyse globale

5.

Prsentation des points faibles

Points amliorer

6.

Prciser, le cas chant, si point(s) non vu(s)

7.

Prsenter les carts (laisser copie en fin daudit)

8.

Conclusion sur latteinte de lobjectif

9.

Rapport dlais denvoi

10.

Donner la parole aux audits.

N. B. : Le responsable daudit pilote la runion

Les prsents : les audits de la runion douverture (direction, management,
personnel, le cas chant).

30 /41

LES PHASES DE LAUDIT

Phase 2 La conduite de laudit

- Etape 5 (9) -

LE RAPPORT
1.

Page de garde :
Mandatement, Domaine, Objectifs, Champs, Rfrentiel
Modalits

2.

Rappel du plan daudit

3.

Synthse et conclusion
Points forts, points faibles
Enonc des carts (nombre et type)
Profil du systme qualit

4.

1.
2.
3.
4.
5.

PHASE 2 : LA
CONDUITE
La runion
douverture
Lentretien
La prparation
La runion de clture
LE RAPPORT

Fiches de notes :

Enonc des non conformits dapplication et/ou documentaire

Enonc des remarques documentaires et/ou dapplication

5.

Liste des personnes rencontres

6.

Liste des documents consults

7.

Sous-rserve : proposition de plan daction

31 /41

LES PHASES DE LAUDIT

Phase 3 Le Suivi
- Etape 6 (10) -

LE SUIVI

1.

Vrification adquation

PHASE 3 : LE SUIVI

Actions correctives proposes

avec constatations :
-

2.

(Efficacit des actions

correctives)

leur mise en uvre (dates, moyens)

Lassurance quelles produisent
leffet escompt (dates, moyens)

Si proposition non satisfaisante

demander nouvelle disposition

32 /41

LES PHASES DE LAUDIT

Phase 4 Lachvement de laudit

- Etape 7 (11) -

LACHEVEMENT
1.

Vrification de :
-

2.

la mise en uvre des actions correctives

lassurance que les actions correctives mises en uvre
produisent leffet escompt

Clturer fiches de constatations

Ou faire nouveau constat

3.

Diffuser rapport

4.

Transmettre bilan pour revue de direction

5.

Mettre jour planning audit

PHASE 4 :
LACHEVEMENT
(Ragir, Amliorer)

33 /41

4. SYNTHESE DU
DEROULEMENT DAUDIT
Dcision daudit
Phase 0

Dclenchement
Dsignation auditeur(s)
Mission daudit

Etape 1

Phase 1

Analyse prliminaire

Etape 2

LA PREPARATION DE
LAUDIT

Plan daudit

Etape 3

Questionnaire

Etape 4

Runion douverture

Etape 5

Entretien

Etape 6

Prparation conclusions

Etape 7

Runion de clture (PV)

Etape 8

Rapport

Etape 9

Phase 2
LA CONDUITE DE LAUDIT

Phase 3
LE SUIVI

non
Rponse audit

OK ?
Phase 4
LACHEVEMENT

non

Rapport final
Diffusion
Rapport final
Bilan
Revue de direction

34 /41

Etape 10

Etape 11

5. LAUDITEUR

LAUDITEUR : COMPORTEMENT

5.1
-

Code de dontologie
Prsentation
Comportement

5.2

LAUDITEUR : PROFIL

-I
-M
-P
-E
-C
-C
-A
-B
-L
-E

il est Indpendant
il est Mthodique
il est Psychologue
il est Expriment
il est Comptent
il est Communicant
il est Attentif
il est Bienveillant
il est Loyal
il est Exhaustif

5.3

PRE-REQUIS ET QUALIFICATION
AUDITEUR CERTIFIE

35 /41

CODE DE DEONTOLOGIE

Lauditeur sengage :
Informer avant la mission daudit qui lui est propose de toute
situation particulire qui pourrait faire douter de son indpendance de
jugement,
Mettre en vidence les faits en toute objectivit et avec exactitude et
prcision,
Entretenir en permanence une attitude de dialogue,
Assurer la confidentialit des informations reues au cours de sa
mission sous toute forme que ce soit : documents, observations,
entretiens.

36 /41

Evaluation de lauditeur
________
Fiche dvaluation de lauditeur interne Systme qualit
Auditeur : .. Date :
Thme de laudit ralis ..
1. PREPARATION
EVALUATION
1
3
6
trs
insuffisant insuffisant acceptable

- Analyse prliminaire
- Comprhension des activits

10
excellent

10

- Elaboration du questionnaire
- Pertinence des questions
- Couverture exigences
- Identification des risques

30

2. CONDUITE DE LAUDIT
- Mthodologie
- Respect questionnaire (fil conducteur)
- Questions ouvertes/fermes
- Reformulation
- Prises de notes
- Dtection des carts
- Recueil des preuves

60

- Comportement auditeur
- Empathie
- Ecoute
- Observation
- Qualit locution
- Matrise de lentretien, de soi

50

3. REDACTION RAPPORT
- Formalisation des carts
- Classement des carts
- Dtection des points forts/faibles
- Synthse sur documentation/Application
- Conclusion sur aptitude activit

50

EVALUATION
200

37 /41

Nom de lentreprise

Manuel des procdures

qualit

Service qualit

Modle de lettre de notification daudit

Code :
Rvision :01
Date :
Page : 1/1

Objet :
Modalits :
Date, horaire, lieux
Nom des personnes rencontrer,
Service ou site audit
Rfrentiels :
Normes, manuel qualit, procdures, .
Objectifs de laudit :
Champ, critres daudit
Documents ncessaires la prparation de laudit :
Planning prvisionnel :
Runion douverture
Conduite de laudit
Runion de clture
Clauses de confidentialit :
Liste de diffusion du rapport daudit :
Noms des auditeurs :
Nom et signature du responsable daudit :
Noms des autres membres de lquipe daudit :
Nom et signature du responsable du service audit :
Autres audits :
A faire parvenir en deux exemplaires dont un est retourner sign avec la mention
facultative bon pour accord

Rdig par :
Date :
Signature :

Examin par :
Date :
Signature :

38 /41

Approuv par :
Date :
Signature :

Nom de lentreprise
Service qualit

Manuel des procdures

qualit

Caractristiques de lauditeur

Code :
Rvision :01
Date :
Page : 1/1

Le profil de lauditeur
-

Bonne prsentation
La promptitude et lintgrit
Bon couteur
Avoir une attitude positive et le respect des autres
Savoir-faire technique mais rien de plus important que de bonnes relations humaines
Comprendre la psychologie dun audit

Traits de caractres souhaitables

-

Bon auditeur (savoir couter)

Capable de communiquer tous les niveaux
Capable de planifier
Analytiques
Disciplin
Tenace
Intrt dans ce quil fait
Emotionnellement stable
Bon caractre
Jugement sain (capable de dcider)
Ouverture desprit
Patient
Systmatique
Attitude professionnelle
Bonne prsentation
Honnte
Curieux
diplomate

Traits de caractre indsirables chez un auditeur

-

dispos argumenter
entier dans ses opinions
paresseux- manque de punch
inflexible
saute directement aux conclusions
est le gentil , le conciliant
croit tout ce quil entend
non communicatif
pitre planificateur
peu professionnel

Rdig par :
Date :
Signature :

Examin par :
Date :
Signature :

39 /41

Approuv par :
Date :
Signature :

Nom de lentreprise
Service qualit

Manuel des procdures

qualit

Comportement de lauditeur

Code :
Rvision :01
Date :
Page : 1/1

Pour se mettre dans les meilleurs conditions possibles

-

Apprendre un maximum propos des personnes quil va visiter

Etre prt (connatre son sujet)
Poser des questions simples, directes et allant lessentiel
Toujours garder le contrle de laudit et des interviews
Ne pas se laisser influencer par une prsentation trop idyllique de la
situation
Savoir reconnatre les situations conformes et mme fliciter linterlocuteur
au besoin
Garder une attitude nette et non quivoque
Etre conscient que sa prsence procde dune situation impose par le
systme
En toute circonstance, observer lthique du mtier dauditeur
Etre et rester un vrai professionnel

Attitude viter
-

Arriver en retard laudit

Boire (alcool) avant laudit
Critiquer les efforts entrepris par lentit value
Avoir une attitude ngative
Dvelopper des argumentations et exposer des grandes thories
Personnaliser les dbats : ce sont les activits qui sont values
Etre susceptible
Si on travaille avec une quipe daudit, permettre les diffrences de points
de vue entre auditeurs en prsence des personnes visites
Comparer les performances de lentit visite celle dune autre entit
Argumenter sur la politique qualit de lentreprise

Rdig par :
Date :
Signature :

Examin par :
Date :
Signature :

40 /41

Approuv par :
Date :
Signature :

LOBJECTIVITE
DISTINCTION FAIT / OPINION
FAIT

OPINION

Mesurable

Relatif la personne, lutilisation

Quantifiable

Dpend de

Vrifiable

Point de vue

Observable

Dduction

Indiscutable

Discutable

Objectif

Subjective

Unitaire

Synthtique

incontournable

Peut logiquement avoir son

contraire

Faits avrs
+

Opinion fonde

complets

sinon

Opinion non fonde

41 /41