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FROTA FCIL NETWORK 1.

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2009/2011
Todos os direitos reservados
MANUAL DO USURIO

Visando auxiliar as empresas que possuem frota de veculos, a gerenciar os seus custos
operacionais com sua frota, desenvolvemos o FROTA FCIL NETWORK 1.0 LITE. Com ele,
ser possvel gerenciar as multas sofridas pelo veculo e motorista, bem como as custas de
combustvel e programar as manutenes nos veculos.
INICIANDO OS CADASTROS
Para iniciar o uso no sistema, ser necessrio primeiramente, fazer os cadastros dos usurios
que iro acessar o sistema, motoristas, centros de custos (matriz, filiais, obras, etc...) e dos
veculos.
ACESSANDO O SISTEMA
Ao fazer a instalao do arquivo INSTALL do sistema, o WINDOWS j lana no seu DESKTOP
(rea de trabalho), o cone que representa o sistema no seu computador, identificado com um
N em vermelho, conforme mostra a tela abaixo:

Para acessar o sistema, basta dar um duplo clique com o mouse no cone em N em vermelho,
que o WINDOWS ir abrir o sistema e lanar no seu monitor a tela de abertura do sistema,
conforme mostra abaixo:

Na tela de abertura do sistema, ser mostrado a licena de uso, bem como as informaes de
suporte e de direitos autorais e o campo para fornecer a senha de acesso do operador ao
sistema. Para acessar o sistema, digite sua senha de acesso e pressione a tecla ENTER no
seu teclado.
Ao teclar o ENTER, sistema faz a validao da sua senha de acesso e se estiver correta, ele
libera o acesso ao sistema, com a sua tela de acesso principal s rotinas do sistema.
O acesso s rotinas do sistema so feitos atravs da barra de botes de acesso rpido bem
como tambm atravs da barra de menus de opes.
ACESSANDO AS ROTINAS VIA MENU DE OPO

na barra de menu, que ficam disponveis todas as rotinas do sistema. Para acessar uma
determinada rotina, basta selecionar a rotina desejada no menu e clicar na opo desejada.

ACESSANDO AS ROTINAS MAIS UTILIZADAS


Para facilitar o acesso s rotinas mais utilizadas do sistema, disponibilizamos o acesso atravs
da barra de botes de acesso. Para visualizar a qual rotina se refere o boto, basta posicionar
o mouse em cima do boto desejado que o sistema exibe a sua rotina conforme mostra a tela
abaixo:

Para acessar uma rotina via boto de acesso, basta clicar no boto de sua opo que o
sistema ir abrir a janela correspondente funo ao qual o boto se refere.

CADASTRO DE MOTORISTAS
Para gerenciar os custos com veculos e multas, necessrio primeiramente fazer o cadastro
de todos os motoristas da sua empresa. Esta rotina voc encontra no menu CONTROLE DE
FROTA/CADASTRO DE MOTORISTAS ou via boto de acesso na barra de boto, boto com

cone 2 CARINHAS . Ao clicar no boto ou na barra de menus da rotina, o sistema abre a


janela conforme abaixo:

ABA INFORMAES DE CADASTRO


A janela de cadastro de motoristas est dividida em ABAS, como um fichrio de arquivos. Na
primeira ABA, ficam os dados de cadastro do motorista. Preencha os dados do cadastro, no
deixando NENHUM campo em branco. Caso no tenha dados para colocar, no deixe em
branco: para campos onde tem mscara de entrada, como CEP, TELEFONE, DATAS, informe
preenchendo com 11/11/1111 para DATAS, (11)1111-1111 para TELEFONES e 11111-111 para
CEPS. Para campos em formato TEXTO, caso no tenha dado para preencher, informe .
(PONTO) ou X (XIS). Lembrando que para cada campo digitado, tecle ENTER para que o
cursor pule para o campo abaixo. Depois de informar todos os campos, clique no boto
GRAVAR, que o sistema ir gravar os dados no arquivo de dados.
Ao clicar no boto GRAVAR, o sistema grava os dados e em seguida mostra a ABA
REGISTRO DE MULTAS, caso tenha multas para registrar para o motorista que voc acabou
de cadastrar.
ABA REGISTRO DE MULTAS

Na ABA Registros de Multas, voc poder fazer o registro das multas sofridas pelo motorista,
informando a data, tipo de multa, valor da mesma, nmero de pontos na carteira e qual veiculo
da frota que o motorista estava conduzindo quando sofreu a multa (o veculo dever estar
previamente cadastrado no sistema). Nesta tela, o sistema mostra o total de multas em R$ e o
nmero de pontos na carteira do motorista. Para GRAVAR um registro de multas, basta
informar os dados da multa e clicar no boto com cone CHECK-LIST em amarelo e confirmar
os dados a serem gravados. O boto com cone LAPIS BORRACHA limpa os dados da multa e
o boto LUPA visualiza todas as multas na tela. J o boto com cone IMPRESSORA lista na
impressora a relao de multas do motorista selecionado.

ABA REGISTRO DE LOTAO

Nesta ABA, ficam os registros de LOTAO, ou seja, em qual local o motorista ficou ou est
lotado, ideal para empresas onde o motorista deslocado para trabalhar em uma determinada
OBRA, FILIAL, etc...
Para GRAVAR um registro de lotao, basta informar os dados da lotao e clicar no boto
com cone CHECK-LIST em amarelo e confirmar os dados a serem gravados. O boto com
cone LAPIS BORRACHA limpa os dados dos campos de informaes da lotao e o boto
LUPA visualiza todas as lotaes na tela. J o boto com cone IMPRESSORA lista na
impressora a relao de lotaes do motorista selecionado.
BOTES PRINCIPAIS DO CADASTRO DE MOTORISTAS

BINCULO Ao clicar neste boto, o sistema abre a tela de


localizar motorista
DISKETE Ao clicar neste boto, o sistema GRAVA todo o cadastro
do motorista
LPIS Ao clicar neste boto o sistema LIMPA a tela p/ um novo
cadastro
LIXEIRA Ao clicar neste boto, o sistema EXLUI o cadastro do
motorista
LUPA Visualiza o cadastro geral do motorista na tela
IMPRESSORA Imprime o cadastro do motorista no papel

CADASTRANDO OS VECULOS
Aps o cadastro de motoristas estiver sido realizado, vamos para o segundo passo que o
cadastro de todos os veculos da sua frota. Para isso, acesse o menu CONTROLE DE
FROTA/CADASTRO DE VECULOS, ou acione o SEGUNDO BOTO na barra de botes da
tela principal do sistema (CONE PASTA LARANJA), que o sistema ir abrir a tela abaixo:
ABA DESCRITIVO DO VECULO

Como o campo-chave para a localizao do veculo no sistema ser a PLACA, iniciamos o


primeiro campo com o numero da placa do veculo. No exemplo acima foi digitado o numero da
placa com um DIGITO SEPARADOR, mas no h a necessidade. No caso acima, por exemplo,
voc poderia informar o numero da placa como sendo ABH9816 (sem o trao separando).
Desta forma, a digitao do numero da placa fica mais fcil de fazer. Informe TODOS os
campos da janela, no deixando nenhum campo em branco. Para campos em formato TEXTO,
caso no tenha dado para preencher, informe . (PONTO) ou X (XIS). Lembrando que para cada
campo digitado, tecle ENTER para que o cursor pule para o campo abaixo. Depois de
preenchidos todos os campos, clique no boto GRAVAR (cone DISKETE) no lado direito da
janela, na barra de botes. Ao clicar no boto, o sistema ir gravar os dados informados e j
abre a ABA HISTRICO DE ABASTECIMENTO, que a tela aonde voc informar os
abastecimentos que forem feitos no veculo.
ABA HISTRICO DE ABASTECIMENTO
Nesta tela, ficaro registrados todos os abastecimentos feitos no veculo, por ordem
cronolgica, com as informaes de abastecimentos , conforme mostra a tela abaixo:

Para fazer o registro de abastecimentos, na seo LANAMENTO DE CONSUMO, que voc


pode visualizar na tela acima, informe o numero da KILOMETRAGEM no momento do
abastecimento, informe a data do abastecimento, tipo de combustvel, nmero da nota fiscal ou
ticket , quantidade de litros abastecido e o valor unitrio do litro e tecle ENTER, que o sistema
ir calcular o valor abastecido, e em seguida clique no boto com cone CHECK-LIST amarelo,
que o sistema ir gravar os dados no arquivo e limpar a tela para um novo lanamento. O
sistema j ir calcular automticamente a quantidade de kilmetros rodados entre um
abastecimento e outro.
Mais acima, na seo CONSULTA POR PERODO, voc poder consultar um perodo de
abastecimento, informando uma data inicial e outra final e em seguida clique no boto
BINCULO da seo, que o sistema ir listar na grade , os abastecimentos que foram feitos
dentro do perodo informado. Para visualizar os registros de abastecimentos em TELA CHEIA,
clique no boto com cone LUPA... Para impresso em papel dos registros de abastecimento
clique no boto com cone IMPRESSORA.
ABA HISTRICO DE MANUTENO

Nesta tela, voc poder agendar e programar as manutenes a serem feitas nos veculos.

Estas programaes ficaro agendadas e abertas no sistema, at que seja feita a baixa. Note
que na 4 coluna da janela, mostrado o status do evento. Aps concludo o evento, ele
passar para a situao B de BAIXADO. Todos os eventos de manuteno sero avisados na
data de seu agendamento, no painel de avisos de eventos do sistema.
Para agendar e gravar um evento, na seo PROGRAMAO DE MANUTENO, informe a
data prevista para a manuteno, informe a descrio da manuteno e clique no boto com
cone CHECK-LIST em amarelo e confirme o evento. Voce poder gravar eventos PADRES
no sistema, bastando digitar o evento no campo TIPO e em seguida clique no boto ao lado
com sinal de +. O sistema ir gravar na caixa de seleo o evento padro.
CONSULTANDO EVENTOS AGENDADOS POR PERODO
Voce poder consultar os eventos de manuteno que foram agendados no sistema, por
perodo de cadastro. Para isso, informe na seo de consulta, a data inicial e final de pesquisa
e em seguida clique no boto com cone BINCULO, que o sistema mostrar na grade, os
eventos do perodo informado. Para visualizar em TELA CHEIA, clique no boto com cone
LUPA e para IMPRIMIR em papel, clique no boto com cone IMPRESSORA.
ABA PROGRAMAO DE OBRIGAES FINANCEIRAS COM O VECULO

Nesta aba, voc poder fazer o agendamento de obrigaes financeiras com o veculo.
Basta informar a data, o tipo de obrigao e o valor e em seguida clicar no boto com cone
CHECK-LIST em amarelo, confirme o evento e pronto. J estar agendado a obrigao com o
veculo.
CONSULTANDO OBRIGAES CADASTRADAS
Voce poder consultar os eventos de financeiros com o veculo que foram agendados no
sistema, por perodo de cadastro. Para isso, informe na seo de consulta, a data inicial e final
de pesquisa e em seguida clique no boto com cone BINCULO, que o sistema mostrar na
grade, os eventos do perodo informado. Para visualizar em TELA CHEIA, clique no boto com
cone LUPA e para IMPRIMIR em papel, clique no boto com cone IMPRESSORA.
Aps os agendamentos de eventos de manutenes e obrigaes com o veculo, os mesmos
ficaram agendados na agenda de eventos do sistema, conforme mostra a tela abaixo:

AGENDA DE EVENTOS PROGRAMADOS

No caso do que mostrado acima, eu alterei a data do meu micro para uma data bem
avanada, acima das datas para as quais foram agendados os eventos, para mostrar a voc
como o sistema lista na grade. No caso normal de uso, o sistema verifica a data do micro e
confronta com as datas para quais foram agendados os eventos e mostra os VENCIDOS e o
evento que esta vencendo no DIA. Esta agenda abre automaticamente 3 vezes ao dia, para
lembrar o usurio dos eventos e obrigaes a serem cumpridos e baixados no sistema.
Para baixar um evento que j foi concludo, basta dar 2 cliques dentro da grade no evento que
deseja baixar e confirmar a baixa. Voce poder emitir a relao dos eventos em separados,
impresso em papel, se desejar.
LOCALIZANDO UM VECULO CADASTRADO NO SISTEMA
Para localizar um veculo cadastrado no sistema, basta voc clicar no boto com cone LUPA,
que o sistema ir abrir a janela abaixo:

Na janela de pesquisa, digite as 3 (TRES) primeiras letras da placa do veculo e em seguida


tecle ENTER ou clique no boto com cone BINCULO, que o sistema ir mostrar na grade,
todos os veculos cadastrados no sistema que tenham a placa iniciando com as letras que voce
informou. Para chamar o cadastro na tela de veculos, basta dar 2 cliques na grade que o
sistema joga o numero da placa no campo PLACA da tela de veculos. Basta ento, dar um
ENTER que o sistema joga na tela a ficha cadastral do veiculo.

Caso voc no tenha o numero da placa para localizar um veculo, clique no boto com cone
BINCULO, que o sistema ir abrir uma janela listando todos os veculos cadastrados,
conforme mostra a tela abaixo:

Basta ento, selecionar o veiculo que voc deseja ver o cadastro,dando um duplo clique com o
mouse dentro da grade, no veiculo que deseja consultar e pronto. O sistema abre a tela de
cadastro de veiculos com o cursor no campo PLACA. De um ENTER e pronto. Os dados do
veiculo sero mostrados na janela.
BOTES PRINCIPAIS DA JANELA DE CADASTRO DE VECULOS

DISKETE Grava todos os dados do veiculo


LUPA Localizar um veculo pelas 3 letras da placa
BINCULO Lista todos os veculos cadastrados, em uma janela
LAPIS BORRACHA Limpa a janela para um novo cadastro
LIXEIRA Exclui o cadastro de um veculo
PORTA DE SADA Sair do mdulo

RELATRIOS DO CADASTRO DE VECULOS


1 CUSTO COM ABASTECIMENTO

2 CUSTOS E MANUTENES PROGRAMADAS

3 OBRIGAES FINANCEIRAS COM O VECULO

BAIXANDO EVENTOS AGENDADOS MANUTENES E OBRIGAES FINANCEIRAS

Aps agendados os eventos de manutenes e obrigaes financeiras com o veculo, voc


dever fazer a baixa dos eventos agendados e concludos, para no ficarem em aberto no
sistema. Para isso , no menu CONTROLE DE FROTA/BAIXA DE EVENTOS PROGRAMADOS,
voc tem acesso ao mdulo de baixas, conforme mostra a imagem acima.
Para fazer uma baixa de evento, basta que voc informe o nmero da placa do veculo,
selecione o tipo de evento que deseja baixar (MANUTENO OU OBRIGAO
FINANCEIRA), e clique no boto com cone LUPA, que o sistema exibir os eventos
agendados para o veiculo selecionado na grade. Basta ento, dar um duplo clique no evento
que o sistema lana as informaes mais abaixo da grade. Informe ento , o valor que foi pago
referente ao evento , informe a data da baixa e clique no boto com cone DISKETE na seo
ALTERAO DE EVENTOS da janela. O sistema ira baixar o evento selecionado na base de
dados e colocar a situao B de baixado no evento. Nesta tela, voc poder tambm alterar
datas de vencimentos, reprogramando o evento para uma outra data, basta informar o novo
vencimento e clicar no boto GRAVAR (cone DISKETE) da seo ALTERAO DE
EVENTOS.
CONTROLE

DE

ESTOQUE

DE

PEAS

DE

REPOSIO

ESTOQUE

GERAL

Como de praxe em qualquer empresa que tem frota de veculos, indispensvel estocar
peas de reposio para uma eventual emergncia mecnica. Pensando nisso, desenvolvemos
um pequeno mdulo de controle de entrada e sada de peas de reposio e estoque de
materiais em geral.
Primeiramente, ser necessrio fazer o cadastros dos seus fornecedores. Para acessar o
mdulo, acesse o menu CONTROLE DE FROTA/CADASTRO DE FORNECEDORES, que o
sistema ir mostrar a tela abaixo:

Preencha os dados do cadastro, no deixando NENHUM campo em branco. Caso no tenha


dados para colocar, no deixe em branco: para campos onde tem mscara de entrada, como
CEP, TELEFONE, DATAS, informe preenchendo com 11/11/1111 para DATAS, (11)1111-1111
para TELEFONES , 11111-111 para CEPS e 111.111.111/1111-11. Para campos em formato
TEXTO, caso no tenha dado para preencher, informe . (PONTO) ou X (XIS). Lembrando que
para cada campo digitado, tecle ENTER para que o cursor pule para o campo abaixo. Depois
de informar todos os campos, clique no boto GRAVAR, que o sistema ir gravar os dados no
arquivo de dados.
Aps preenchidos todos os campos, clique no boto com cone DISKETE, que o sistema ir
gravar os dados no arquivo.
BOTES DE OPES DA JANELA DE FORNECEDORES

DISKETE Grava todos os dados do fornecedor


BINCULO Localiza um fornecedor pelas 3 primeiras letras do
nome
LPIS BORRACHA Limpa a janela para um novo registro
LIXEIRA Exclui o cadastro de um fornecedor
IMPRESSORA Imprime o cadastro no papel
PORTA DE SADA Sai do mdulo
LOCALIZANDO UM FORNECEDOR NO SISTEMA

Para localizar um fornecedor no sistema, na tela de cadastro de fornecedores, clique no boto


com cone BINCULO, que o sistema ir abrir a janela conforme mostra a tela acima.
Digite as 3 (TRES) primeiras letras do nome do fornecedor, e em seguida clique no boto com
icone BINCULO, que o sistema ir mostrar na grade todos os fornecedores que iniciar com as
3 primeiras letras que voce informou. Selecione qual o forencedor voce deseja consultar o
cadastro , dando um duplo clique dentro da grade no fornecedor que voce escolheu, que o
sistema ir mostrar na tela de cadastro, todos os dados do fornecedor.
CADASTRO DE PEAS E MATERIAIS DIVERSOS

Para iniciar o cadastramento de peas de reposio e materiais diversos, ser necessrio,


primeiramente, criar os grupos de SEO a que se refere a pea ou material, digitando o nome
da SEO e em seguida, clicar no boto com sinal de + (MAIS) ao lado do campo SEO.
Com isso, o sistema ir gravar na caixa de seleo a SEO criada. Feito isso, voc ter que
criar uma CODIFICAO INTERNA para cada produto ou pea, que ser o cdigo de

identificao da pea no sistema. Informe a REFERENCIA OU CDIGO DO PRODUTO


(CDIGO DE BARRAS) utilizada pelo FORNECEDOR, para o caso de uma eventual cotao
de valores, informe o nome do produto, preo de custo e ultimo valor cotado, informe a
quantidade em estoque e selecione o fornecedor do produto. Aps todos os dados
preenchidos, clique no boto com cone DISKETE e o sistema ir gravar os dados no arquivo.
Note que na tela de cadastro de peas e produtos, existem 2 ABAS, sendo HISTRICO DE
ENTRADAS e HISTRICO DE SADAS. Nestas abas, sero exibidas as movimentaes de
entradas e sadas do produto cadastrado, para um melhor controle de movimentao da peas
e produtos.
LOCALIZANDO UMA PEA OU PRODUTO NO SISTEMA
Para localizar e lanar na tela os dados de cadastro de um produto, clique no boto com cone
BINCULO, que o sistema abrir a janela de localizao de peas e produtos conforme segue
abaixo:

Aberta a janela de pesquisa, informe as 3 (TRES) primeiras letras que iniciam o nome do
produto e clique no boto com cone BINCULO, que o sistema exibir na grade todos os
produtos com o nome iniciando nas 3 primeiras letras que voc informou. Basta ento,
selecionar o produto que deseja consultar, dando 2 cliques dentro da grade no nome do
produto, que o sistema ir fechar a janela de pesquisa e jogar na tela os dados da pea ou
produto.
BOTES DE ROTINAS DA TELA DE CADASTRO DE PRODUTOS

DISKETE Grava todos os dados do cadastro de peas e produtos


LPIS BORRACHA Limpa a tela para um novo cadastro
LIXEIRA Exclui o cadastro de uma pea ou produto
BINCULO Localiza um produto pelas 3 primeiras letras do produto
IMPRESSORA Imprime o cadastro de um produto no papel
PORTA DE SADA Sai do mdulo

REGISTRANDO ENTRADAS E SADAS DE PEAS E PRODUTOS NO ESTOQUE

Para gerenciar a entrada e sadas de peas e produtos no estoque, teremos 2 mdulos para
executar estas funes:
ENTRADA DE PEAS E PRODUTOS
Esta rotina est localizada no menu principal do sistema, em CONTROLE DE
FROTA/REGISTRO DE ENTRADA DE PEAS E PRODUTOS
Na tela abaixo, segue a tela de ENTRADA :

Para registrar a entrada de uma pea ou produto no estoque, informe a data de entrada, o
cdigo interno do produto no sistema e tecle ENTER, que o sistema ir lanar na tela os dados
da pea ou produto. Informe o nmero da nota fiscal de compra ou nmero da requisio, a
data de emisso da nota fiscal ou requisio, o valor de custo da pea e produto, o tipo de
entrada e a quantidade que est entrando no estoque e tecle ENTER ou clique no boto com
cone DISKETE, que o sistema ir gravar na base de dados a entrada da pea ou produto.
Confirmado o lanamento do produto, ele mostrado na grade, conforme tela abaixo.

TIPO DE ENTRADAS

Entrada por aquisio de mercadoria : Quando a entrada for por compra de produto
Entrada por reposio de mercadoria : Quando a entrada por troca por defeito de produto
Entrada por Estorno de sada : Quando a entrada for devido a um erro de registro de sada
Entrada de Retorno de pea : Quando a entrada for por retorno de emprstimo a outro centro
de custo

LOCALIZANDO UMA PEA OU PRODUTO NO SISTEMA


Caso voc no saiba o cdigo da pea ou produto, clique no boto com cone BINCULO, que
o sistema ira abrir a janela abaixo:

Aberta a janela de pesquisa, informe as 3 (TRES) primeiras letras que iniciam o nome do
produto e clique no boto com cone BINCULO, que o sistema exibir na grade todos os
produtos com o nome iniciando nas 3 primeiras letras que voc informou. Basta ento,
selecionar o produto que deseja consultar, dando 2 cliques dentro da grade no nome do
produto, que o sistema ir fechar a janela de pesquisa e jogar na tela os dados da pea ou
produto.

SADAS DE PEAS E PRODUTOS

Esta rotina est localizada no menu principal do


FROTA/REGISTRO DE SIDA DE PEAS E PRODUTOS

sistema,

em

CONTROLE

DE

Segue abaixo, a tela de registro de SADAS de produtos:

Para registrar a sada de uma pea ou produto, informe a data de sada, o cdigo interno do
produto no sistema, o centro de custo que vai receber o produto, o tipo de sada do produto, a
quantidade que est saindo, o nmero da requisio e quem est retirando o produto. Caso,
necessrio, informe uma observao adicional na sada e clique no boto com cone DISKETE,
que o sistema ir gravar a baixa e baixar no estoque a sada do produto, listando na grade o
produto lanado na sada, conforme mostra a tela abaixo:

LOCALIZANDO UMA PEA OU PRODUTO NO SISTEMA

Caso voc no saiba o cdigo da pea ou produto, clique no boto com cone BINCULO, que
o sistema ira abrir a janela abaixo:

Aberta a janela de pesquisa, informe as 3 (TRES) primeiras letras que iniciam o nome do
produto e clique no boto com cone BINCULO, que o sistema exibir na grade todos os
produtos com o nome iniciando nas 3 primeiras letras que voc informou. Basta ento,
selecionar o produto que deseja consultar, dando 2 cliques dentro da grade no nome do
produto, que o sistema ir fechar a janela de pesquisa e jogar na tela os dados da pea ou
produto.

MDULOS FINANCEIROS DO SISTEMA


Para controlar as finanas da sua empresa, adicionamos ao sistema, o mdulo de movimento
de caixa, controle de talonrios de cheques, registro de cheques emitidos e contas a pagar e a
receber. Estas rotinas esto localizadas no menu principal do sistema em CONTROLE
FINANCEIRO.
MOVIMENTO DE CAIXA

O
mdulo
de
movimento
de
caixa

simples
de
operar.
Primeiramente, necessrio abrir o caixa com o valor de abertura do caixa. Para isto, informe a
data do movimento de caixa, o valor de abertura , o tipo de movimento (se DBITO ou

CRDITO) e o histrico de abertura. Feito isso, clique no boto com cone DISKETE, que o
sistema ir gravar o valor de abertura e lanar na grade o movimento gravado.
REGISTRANDO MOVIMENTOS

Depois de registrada a abertura do caixa, basta registrar as RETIRADAS e ENTRADAS de


valores no caixa, informando a data de movimento, valor, tipo de movimento e histrico do
movimento, que o sistema ir diminuir valores lanados a DBITO no saldo do caixa e somar
valores lanados a CRDITO no saldo do caixa.
ATENO : Por motivo de segurana, o sistema no permite EXCLUSO de
lanamentos, ou seja, se voc ERRAR um lanamento, apenas reverta o tipo de
lanamento:
EXEMPLO : Voc fez um lanamento a DBITO, quando deveria ter feito a CRDITO, basta
ento que voc registre outro movimento, no mesmo valor, e informe o tipo como CRDITO, e
no histrico, informe : ESTORNO DE LANAMENTO e grave o registro.
E se fez um lanamento a CRDITO, quando deveria ter feito a DBITO, faa outro com o
mesmo valor, mas a DBITO, informe no histrico, ESTORNO DE LANAMENTO e grave o
registro.
FECHANDO O CAIXA
No final do dia, ser necessrio fazer o fechamento do caixa. Para isto, pegue o valor da ultima
linha, na ultima coluna da janela (SALDO), informe o dia, o valor do saldo de caixa, selecione
DBITO no campo TIPO e no histrico de movimento informe :FECHAMENTO DO CAIXA N/
DATA, grave o movimento e o saldo do caixa ser zerado para que o caixa inicie zerado para o
dia seguinte, conforme mostra as telas abaixo:

REGISTRANDO TALONRIOS DE CHEQUES NO SISTEMA


Para empresas que trabalham com vrios bancos e que movimentam muitos cheques de
diferentes bancos, desenvolvemos um controle de talonrios de cheques, com registros de
todos os cheques emitidos pela empresa, facilitando , com isso, o controle de talonrios de
cheques que esto nas mos do responsvel pelos pagamentos da empresa. Para isso,
selecione a opo REGISTRO DE TALONRIOS, no menu CONTROLE FINANCEIRO, e o
sistema ir abrir a janela abaixo:

NMERO DO TALONRIO
Para que o sistema possa localizar a qual talonrio pertence o cheque emitido, necessrio
que o talonrio receba um cdigo ou uma numerao ao qual sero vinculados os cheques do
talonrio. Este cdigo gerado automaticamente e sequncialmente pelo sistema, bastando
clicar no boto com sinal de + ao lado do campo. Feito isso, ser gerado o cdigo automtico.

Informe ento o banco, agencia, conta e titular da conta. Em seguida, pegue o talonrio de
cheques e veja qual o nmero do primeiro e do ultimo cheque e informe no campo FOLHA
INICIAL e FOLHA FINAL. Selecione qual foi a pessoa que conferiu a numerao dos cheques e
em seguida clique no boto com cone DISKETE, que o sistema ir registrar o talonrio com
seus respectivos cheques na base de dados e em seguida ir listar os cheques na grade.
Note que na grade temos as colunas DESTINO DO CHEQUE e EMITIDO EM. Estas
informaes sero mostradas na medida que os cheques forem sendo usados e registrados no
sistema. Caso algum cheque fique sem essas informaes registradas, sinal de que o cheque
ou no foi utilizado, ou foi desviado ou furtado do talonrio.
REGISTRANDO O USO DE CHEQUES
Ao emitir um cheque, faa o registro de sua emisso, na tela de REGISTRO DE EMISSO DE
CHEQUES. Esta opo est localizada no menu CONTROLE FINANCEIRO. Ao selecionar
esta opo no menu, o sistema mostra a tela abaixo:

Para registrar a emisso de um cheque, informe o nmero do cheque, agencia, conta e informe
qual o destino do cheque (a que pagamento ele se refere) , informe o valor e para qual data de
deposito ou saque o cheque est programado, faa a descrio do pagamento e em seguida
clique no boto com icone DISKETE, que o sistema ir gravar o cheque na base de dados e
lanar na grade, conforme mostra a tela abaixo:

BAIXANDO OU CANCELANDO UM CHEQUE EMITIDO


Aps o registro do cheque no sistema, ser necessrio baixar ele no sistema, aps a
compensao do mesmo. Para isso, selecione a opo BAIXA OU MANUTENO DE
CHEQUES no menu CONTROLE FINANCEIRO no menu principal, que o sistema ir mostrar a
tela abaixo:

Para baixar um cheque registrado no sistema, informe o perodo de emisso do cheque, e


clique no boto com cone BINCULO, que o sistema mostrar na grade todos os cheques
registrados no sistema neste perodo na grade. D um duplo clique no nmero do cheque
dentro da grade que o sistema mostrar abaixo da grade, as informaes sobre o cheque
selecionado. Para baixar o cheque, basta clicar no boto com cone CHECK-LIST em amarelo
e confirme a baixa.

CANCELANDO UM CHEQUE NO SISTEMA


Para baixar um cheque registrado no sistema, informe o perodo de emisso do cheque, e
clique no boto com cone BINCULO, que o sistema mostrar na grade todos os cheques
registrados no sistema neste perodo na grade. D um duplo clique no nmero do cheque
dentro da grade que o sistema mostrar abaixo da grade, as informaes sobre o cheque
selecionado. Para baixar o cheque, basta clicar no boto com cone STOP em vermelho, e
confirme o cancelamento do cheque.
ALTERANDO UM DADO DO CHEQUE
Caso haja a necessidade de alterar algum dado do cheque registrado, como uma prorrogao
de deposito ou saque por exemplo, , informe o perodo de emisso do cheque, e clique no
boto com cone BINCULO, que o sistema mostrar na grade todos os cheques registrados
no sistema neste perodo na grade. D um duplo clique no nmero do cheque dentro da grade
que o sistema mostrar abaixo da grade, as informaes sobre o cheque selecionado. Clique
no campo que deseja alterar, faa a alterao necessria e em seguida clique no boto com
cone DISKETE, que o sistema ir gravar a alterao do cheque.

SITUAO DO CHEQUE
Note que na tela de registro de cheques, temos o campo SITUAO. Este campo mostra qual
a situao do cheque no sistema. Saiba quais so as situaes que um cheque pode ter:
A Cheque em aberto (o cheque foi registrado no talonrio mas no foi usado ainda)
E Cheque em trnsito (o cheque foi emitido mas no foi compensado ainda)
C Cheque cancelado (o cheque foi cancelado por algum motivo)
B Cheque baixado no sistema por compensao ou saque
BUSCANDO O CHEQUE PELO NUMERO
Caso no queira utilizar o mtodo de buscar o cheque pelo perodo de emisso, basta clicar no
campo nmero do cheque , informar o numero do cheque na caixa de texto e em seguida teclar
ENTER, que o sistema ir localizar os dados do cheque e mostrar na tela.
IMPRIMINDO A RELAO DE CHEQUES EMITIDOS
Caso deseje a impresso dos cheques emitidos no perodo informado, basta clicar boto com
cone IMPRESSORA, que o sistema ira mostrar a janela abaixo:

Clique ento no boto com cone IMPRESSORA no rodap da tela, que a listagem de cheques
emitidos ser impressa em papel.
CONSULTANDO SE O CHEQUE REGISTRADO FOI EMITIDO
Como voc deve ter percebido mais acima, fizemos o registro do talonrio com os seus
respectivos cheques. Caso deseje fazer uma consulta rpida do talonrio e o destino dos seus
respectivos cheques, acesse a opo REGISTRO DE TALONRIOS no menu CONTROLE
FINANCEIRO, que o sistema abrira a janela abaixo:

Informe o nmero ou cdigo do talonrio e tecle ENTER, que o sistema ir mostrar na grade,
todos os cheques que fazem parte do talonrio informado, mostrando o valor, destino e
emisso dos cheques.

CONSULTANDO OS TALONRIOS REGISTRADOS


Para fazer uma consulta de todos os talonrios registrados no sistema, basta clicar no boto
com cone BINCULO, que o sistema ir abrir a tela, conforme abaixo:

Na tela acima, informe o perodo de gerao dos talonrios e tecle ENTER ou clique no boto
com cone LUPA, que o sistema ir mostrar na grade os lotes de talonrios gerados. Caso
deseje consultar o destino dos cheques de um determinado talonrio, basta dar um duplo
clique do mouse no lote de cheques desejados, que o sistema ir fechar a janela de pesquisa e
voltar para a tela acima desta janela. Com o numero do lote j no campo , d um ENTER no
teclado que o sistema ir listar os cheques referentes ao lote informado, na grade.
IMPRIMINDO UMA RELAO DE LOTES DE CHEQUES
Caso se faa necessrio a impresso de uma relao dos lotes registrados no sistema, clique
no boto com cone IMPRESSORA, que o sistema ir gerar a relao conforme mostra a tela
abaixo:

CONTAS A PAGAR
Para controlar as contas a pagar da sua empresa, desenvolvemos um mdulo bsico que
consiste em registrar as despesa, baixar e consultar o que esta em aberto ou o que j foi pago.
Para acessar o mdulo de contas a pagar, acesse a opo REGISTRO DE CONTAS A
PAGAR, no menu CONTROLE FINANCEIRO do menu principal do sistema. Ao selecionar a
opo, o sistema abre a tela abaixo:

Primeiramente, cadastre os centros de custos que sero controlados pelo sistema. Para isto,
basta digitar o nome do centro de custo e em seguida clicar no boto ao lado com sinal de +
que o sistema ir gravar na caixa de seleo o centro custo.
Em seguida, cadastre os tipos de despesas que voc tem na sua empresa. O procedimento de
cadastro o mesmo que o de centro de custos. Digita e clica no boto com sinal de + ao lado
do campo.
CADASTRANDO AS DESPESAS
Depois de cadastrados todos os centros de custos e tipos de despesas, basta selecionar para
qual o centro de custo a despesa est destinada, selecione o tipo de despesa, faa a descrio
da despesa (se for necessrio), informe o valor e vencimento e tecle ENTER ou clique no boto
com cone DISKETE, que o sistema ir gravar a despesa na base de dados, e lanar o
registro na grade.
CONSULTANDO AS DESPESAS CADASTRADAS POR PERODO DE VENCIMENTO
Aps cadastradas as despesas no sistema, voc poder gerenci-las no modulo de
CONSULTA, MANUTENO E BAIXA DE DESPESAS, que poder ser acesso no menu
CONTROLE FINANCEIRO, conforme mostra a tela abaixo:

Informe o perodo de vencimento, com a data inicial e data final, selecione o tipo de despesa
que deseja consultar (abertas ou j pagas), selecione o CENTRO DE CUSTO ou TODOS e
clique no boto com cone BINCULO, que o sistema ir lanar na grade, as despesas dentro
dos
parmetros
de
pesquisa
informados.
ALTERANDO UMA DESPESA CADASTRADA
Para alterar uma despesa cadastrada, basta dar um duplo clique dentro da grade, na despesa
desejada, que o sistema lana os dados da despesa nos campos abaixo da grade. Altere o
campo desejado e clique no boto com cone DISKETE, que o sistema ir gravar os dados na
base de dados a alterao efetuada.
BAIXANDO UMA DESPESA PAGA
Para BAIXAR uma despesa cadastrada, basta dar um duplo clique dentro da grade, na
despesa desejada, que o sistema lana os dados da despesa nos campos abaixo da grade.
Informe o valor que foi pago e clique no boto com cone DISKETE, que o sistema ir baixar a
despesa na base de dados.
CADASTRANDO UM USUARIO NO SISTEMA
Aps a instalao do sistema, voc dever entrar com a senha de SUPERVISOR, e cadastrar
todos os usurios que iro utilizar o sistema. Para isso, acesse o menu MANUTENO DO
SISTEMA no menu principal do sistema, e escolha a opo CADASTRO DE USURIOS, que o
sistema ir abrir a tela abaixo:

Digite o nome do usurio e informe a senha de acesso que o usurio ir utilizar para acessar o
sistema (NO MXIMO 6 DIGITOS) sendo LETRAS ou NMEROS. Clique no boto com cone
DISKETE e grave os dados do usurio. Aps cadastrar todos os usurios, feche e abra o
sistema e teste o acesso de todos os usurios cadastrados, para conferir se as senhas
informadas permitem o acesso ao sistema.
BACK-UP DO SISTEMA
Voc poder fazer a cpia de segurana dos dados do sistema utilizando o mdulo de BACKUP. Para isso, acesse o menu MANUTENO DO SISTEMA, e escolha a opo BACK-UP,
que o sistema ir mostrar a tela abaixo:

DIRECIONANDO O BACKUP PARA A UNIDADE DESTINO


Antes de gerar o backup necessrio informar qual ser a unidade de destino que receber a
cpia dos arquivos. Para isso, siga os passos abaixo:
1 Selecione quais os dados que vo ser guardados (BASE DE DADOS OU RELATRIOS)
2 Selecione o DESTINO do back-up. No caso da UNIDADE C:, o sistema faz a cpia no
prprio HD do micro, mas em pasta separada ao do sistema. No caso da unidade D: no seria
em CD, seria no caso do micro servidor do sistema ter um outro HD instalado, destinado aos
backups da empresa. O mesmo ocorrendo nas unidades E,F,G,H (que poderiam ser unidades
de HD,PEN-DRIVE ou uma outra unidade de HD instalada em um outro micro mapeado na
REDE.
3 Clique na no boto com cone PASTA LARANJA para que o sistema crie as pastas onde
sero gravados os arquivos (antes, selecione a unidade de DESTINO descrito no passo 2).O
prprio sistema informa o nome da pasta de destino onde sero gravados os arquivos. Este
nome
no
pode
ser
alterado
no
sistema.
4 Clique no boto com cone HD+DISKETE, e aguarde o sistema gerar o backup.

INFO DO SISTEMA

Nesta tela ficam as informaes de ambiente operacional do sistema, bem como os contatos
CONSIDERAES DO AUTOR DO SISTEMA
Espero que com este sistema, seja possvel a organizao da sua empresa. Ele foi
desenvolvido com estrutura modular SIMPLES, justamente para facilitar o aprendizado no seu
uso.
O sistema multi-usurio, pode ser acessado por qualquer micro, desde que ele seja instalado
em um micro principal e o cone de sistema seja instalado como ATALHO nos micros estaes.
Odair R. Silva
Analista de sistemas Curitiba/Paran
Telefone (41) 9949-2528
EMAIL: NTWSISTEMAS@NTWSISTEMAS.COM
MSN : orsntw@hotmail.com
***** FIM DO MANUAL INFORMATIVO *****

ATUALIZAES DE NOVAS ROTINAS NO APLICATIVO

Abaixo, seguem as atualizaes e novos mdulos incorporados ao sistema. Tais atualizaes


podem no serem adequadas para a sua empresa, pois podem ter sido feitas a partir de
solicitaes de clientes usurios do aplicativo.

ACERTO DE DESPESAS DE FRETES

Foi incorporado ao sistema, o mdulo de acerto de despesas de viagem e fechamento de


manifesto por fretes executados.
Este mdulo tem por finalidade, registrar atravs de um nmero de manifesto, os fretes
executados por um determinado veculo e no retorno da viagem, permitir que o setor
administrativo faa o fechamento de despesas.
Por se tratar de uma tarefa de responsabilidade do setor administrativo, este mdulo fica
disponvel para acesso na opo CONTROLE FINANCEIRO / REGISTRO DE MANIFESTO E
FRETES, na barra de acesso do menu principal do aplicativo.
Ao selecionar esta opo, o sistema ir abrir a tela conforme mostra abaixo:

DINMICA DA ROTINA

A dinmica da rotina a seguinte: Inicialmente, registramos um manifesto, informando o

numero da placa do veiculo que ir realizar o frete. Informe a placa e tecle ENTER (o veculo
dever ter cadastro feito previamente no mdulo de cadastro de veculos na opo
CONTROLE DE FROTAS do menu principal do aplicativo). Em seguida, selecione o motorista
(que dever ter o seu cadastro feito previamente no mdulo de cadastro de motoristas na
opo CONTROLE DE FROTAS do menu principal do aplicativo) e tecle ENTER. Informe o
nmero do manifesto, nmero de entregas, local de carregamento, destino final e em seguida,
lance o itinerrio de frete que o veiculo ir fazer (sempre teclando ENTER aps preencher cada
campo).
LANANDO O ITINERRIO (FRETE)
Para lanar o itinerrio de fretes com seus respectivos valores, selecione o itinerrio na caixa
de seleo e tecle ENTER, que o cursor pula para o campo VALOR. Informe ento o valor e
tecle ENTER e confirme a incluso do frete. Para INCLUIR itinerrios na caixa de seleo,
basta o operador digitar o itinerrio e depois clicar no boto com sinal de + ao lado da caixa de
seleo, que o itinerrio estar disponvel para seleo sempre que ele quiser.
Lanados os itinerrios (fretes e valores), abaixo da grade da janela, temos o descritivo de
data de sada do frete, valores do frete. O sistema est usando como % de comisso padro
de frete para o clculo de comisso do motorista, 15%. Esse valor informado de forma
automtica pelo sistema, e o operador poder mudar ou editar este percentual no campo % de
comisso, que o sistema ir calcular a comisso de frete do motorista de acordo com o
percentual que for informado. Aps o preenchimento de cada campo, tecle ENTER.O sistema
ir calcular o valor da comisso, e do frete, baseado no itinerrio que for lanado na grade.
Feito isso, o operador vai GRAVAR os dados informados clicando no boto com cone
DISKETE e o sistema ir guardar estes dados, para quando o motorista retornar da viagem,
com os fretes executados, fazer o acerto de despesas e receber seu frete.
Feitos todos os procedimentos acima, basta o operador clicar no boto com cone
CADERNETA COM MO E CANETA e imprimir o recibo de ADIANTAMENTO dos valores pego
para as despesas de viagem.
FECHAMENTO DE FRETE
Para gerar o fechamento do frete, basta o operador informar o numero da placa do veculo e
teclar ENTER na PRIMEIRA ABA da janela, que o sistema ir mostrar na SEGUNDA ABA da
tela, todos os manifestos lanados para o numero da placa informada, e que ainda no foram
feitos acertos, conforme mostra a tela abaixo:

Para fazer o fechamento do frete, basta dar 1 clique dentro da grade no numero do manifesto
que deseja fechar e confirmar a seleo. O sistema ir mostrar os dados do manifesto na tela e
abrir a TERCEIRA ABA da janela para lanamento das despesas e dados de fechamento do
manifesto, conforme tela abaixo:

LANANDO DESPESAS NA GRADE


Para lanar as despesas de viagem com seus respectivos valores, selecione a despesa na
caixa de seleo e tecle ENTER, que o cursor pula para o campo VALOR. Informe ento o
valor e tecle ENTER e confirme a incluso da despesa. Para INCLUIR histricos de despesas
na caixa de seleo, basta o operador digitar a despesa e depois clicar no boto com sinal de +
ao lado da caixa de seleo, que a despesa estar disponvel para seleo sempre que ele
quiser.
Preencha os campos COMBUSTIVEL A PRAZO e KM DO HODMETRO no fechamento
(SEMPRE TECLANDO ENTER) que o sistema ir calcular a km rodada e a receita do
caminho. Feito isso, basta clicar no boto STOP (cone em vermelho) e confirmar o
fechamento do frete. Para imprimir o fechamento do frete, basta clicar no boto IMPRESSORA,
que o sistema imprime o resumo.
RECIBO DE ADIANTAMENTO
Ao abrir um manifesto no sistema, o operador ter a opo de impresso do recibo de
adiantamento de viagem. Para isso, com os dados do manifesto na tela, basta clicar no boto
com cone CADERNETA E MO COM CANETA que o sistema ir imprimir o recibo, no formato
que segue abaixo.

RESUMO DO FECHAMENTO
Aps o fechamento do manifesto, basta o operador clicar no boto com cone IMPRESSORA
que o sistema emite o formulrio no formato abaixo:

EMISSO DE ORAMENTO PARA ENVIO AOS FORNECEDORES


Para facilitar o setor financeiro e operacional da empresa, desenvolvemos um mdulo para a
emisso de ORDEM DE SERVIO, no qual o operador seleciona o fornecedor para o qual
deseja enviar o veiculo para aquisio de produtos ou servios para um determinado veiculo,
informar o nmero da placa e demais campos e emitir o oramento para o fornecedor,
conforme a tela abaixo:

2011 ALTERAES E INCLUSES DE NOVOS MDULOS NO SISTEMA

CADASTRO DE MOTORISTAS

A pedido de clientes, foram includos os campos ASO, INTEGRAO e CAPACITAO no


cadastro de motoristas, que correspondem aos cursos efetuados pelo motorista, que so
exigidos pelos rgos governamentais para o transporte de passageiros, em especial
empregados do transporte coletivo de passageiros e do transporte escolar.

CADASTRO DE VECULOS

A pedido de clientes, foram includos os seguintes campos na ficha de veculos:


REGISTRO DE ABASTECIMENTOS: Campo RESPONSVEL PELO ABASTECIMENTO
REGISTRO DE OBRIGAES FINANCEIRAS: Campo FORNECEDOR
CENTRAL DE RELATRIOS
Foram includos no mdulo da central de relatrios, os relatrios de impresso de ASO,
CURSOS DE CAPACITAO e de INTEGRAO, por datas de concluso ou programao
dos cursos.

CONTROLE DE FLUXO DO PTIO


Foi includo no sistema, o mdulo de controle de fluxo do ptio. Com ele, possvel gerenciar a
SIDA e o RETORNO dos veculos do ptio, permitindo o controle da KM rodada no perodo
em que o veculo esteve fora do ptio, bem como as situaes de abastecimentos e higiene do
veculo, bem como o registro do retorno do veculo ao ptio. O acesso a este mdulo est
localizado no menu CONTROLE DE FROTA , CONTROLE DE PTIO. Ao selecionar esta
opo, o sistema abre a tela abaixo:

REGISTRANDO A SADA DE UM VECULO DO PTIO


Para efetuar o registro de SIDA de um veculo, basta selecionar a placa do veculo na caixa
de seleo e teclar ENTER, que o sistema mostra o tipo de veculo e o cursor pula para a caixa
de seleo do MOTORISTA que estar conduzindo o veiculo. Basta ento, selecionar o
motorista, teclar ENTER e preencher o restante dos dados da seo de registro de sadas do
mdulo. A cada campo preenchido, SEMPRE TECLE ENTER, para que o cursor passe para o
prximo campo.
Preenchido os campos, selecione com o clique do mouse, nos quadros de opes, as
situaes de ABASTECIMENTO e HIGIENE do veculo no momento da sada do ptio e em
seguida clique no boto de cone DISKETE (gravar), que o sistema ir gravar o registro da
sada do veiculo na base de dados e enviar o registro desta sada para a GRADE de
VEICULOS FORA DO PTIO.
Nesta grade ficaro listados todos os veculos que encontram-se fora do ptio.

REGISTRANDO O RETORNO DE UM VECULO AO PTIO

Para registrar o RETORNO de um veculo ao ptio, basta selecionar o veiculo que est
retornando ao ptio, dando 2 cliques com o mouse dentro da grade, na placa do veiculo, que o
sistema trar os dados na tela e posicionar o cursor do mouse no campo HORA DE
RETORNO. Preencha os campos do registro de retorno, sempre dando ENTER a cada campo
preenchido e em seguida clique no boto com cone PARE (STOP) para gravar o retorno. Feito
isso, o sistema ir gravar o retorno e mudar a situao do veiculo para P de PATIO.

IMPRESSO DA FICHA DE MOVIMENTO DO PTIO


Voc poder imprimir a qualquer momento, a ficha de movimento do veiculo no ptio, bastando
clicar no boto de cone IMPRESSORA.

CONSULTANDO MOVIMENTO DE PTIO


Voc poder consultar a qualquer momento, a movimentao do ptio, clicando no boto de
cone BINCULO, que o sistema abre a tela de consulta.

Para consultar a movimentao do ptio por perodo, informe o perodo de consulta e clique no
boto de cone BINCULO, que o sistema ir listar a movimentao na grade. Imprima a
listagem se necessrio, clicando no boto de cone IMPRESSORA.

CADASTRO DE VECULOS
A pedido de cliente, foi adicionado o campo NR. FROTA na tela de CADASTRO DE
VEICULOS,
que
corresponde
ao
numero
do
veiculo
dentro
da
frota.
Este campo ser impresso em alguns relatrios do sistema bem como aparecer nas telas de
consultas de veculos nas opes de consulta que constam na tela de CADASTRO DE
VECULOS (nas grades).

***