APROBO

Nombre o Puesto y Firma

GERENTE

1. Propsito y Alcance
1.1 Objetivo
En este proceso se describen los pases a seguir para llevar acabo, la autorizacin de las solicitudes de
necesidades de los materiales de los diferentes departamentos y posteriormente la tramitacin de los
pedidos teniendo como finalidad entregar los productos y servicios que son requeridos por la organizacin.
Tambin se establecern las pautas a seguir para la seleccin y evaluacin de proveedores de productos y
servicios con incidencia en el Sistema de Gestin de Calidad.
1.2 Alcance
Este procedimiento incluye todas las actividades que se relacionan con la identificacin y la
definicin de las necesidades de compras de materiales, equipos y/o contratacin de servicios, as como
los tramites de los pedidos de las distintas reas finalizando con la obtencin de los mismos.
2. Responsabilidades
y Autoridades
Personal Responsable del Cumplimiento de este documento
Puesto

Responsabilidades

Departamento Solicitante

Elabora su Solicitud de Materiales y llenado de requisicin. Verificar que el

producto y/o el trabajo que se est realizando cumplan con los requisitos
especificados

Jefe de Almacn

Confirmar la existencia de los bienes o suministros

Directores respectivos
de rea
Jefe de Finanzas

Aprobacin de la Requisicin de Compra

Fecha de Emisin :

Validacin presupuestal

18 de Marzo de 2003

Jefe de compras

Surte
la
requisicin
de
compra
al
departamento
solicitante
Analizar los resultados de la evaluacin de los proveedores en la
Revisin del Sistema de Gestin. Analizar el proceso de seleccin de
proveedores y ver si es el ms idneo para el producto que requerimos en
todos los aspectos que este conlleva.

Son responsables de actualizar el listado de los proveedores del

Sistema de Gestin, definir con quien corresponda los factores para cada
uno
de
los
criterios
de
evaluacin
de
los
proveedores.
Este listado, se actualiza en el servidor calidad cada vez que se incorpora un
Coordinadores del rea
proveedor o se realiza una compra, se encuentra fechado y con el nombre
de Compras
de
cada
Coordinador
del
rea
de
Compras.
Son responsables de actualizar la cartera de proveedores y administrar de
manera adecuada la informacin de nuestros proveedores.

Proveedor

Encargado de compras

Entregar los productos tal y como se describe en la orden de compra y de

acuerdo con los trminos establecidos en esa orden y compra.
El Proveedor debe empaquetar y enviar los productos de acuerdo a las
prcticas comerciales habituales y correctas.
Se responsabiliza y garantiza de que todos los productos
suministrados.
Asumir todos los riesgos por prdida, dao o destruccin de los
productos rechazados por el Comprador.
La puntualidad en la entrega es de fundamental importancia.
Inicia el trmite de compras
Realiza la orden de compra
Gestin de la compra

3. Desarrollo
3.1 Requisicin de Compra
3.1.1.- Para la solicitud de bienes o suministros, se debe primeramente consultar con el Departamento de
Almacn la existencia de los bienes o suministros la cual puede ser a travs de correo o estampando el
sello de No existencia en la Requisicin de compra.
De existir los bienes o suministros en el Almacn, la Unidad Solicitante de elaborar: su formato de
solicitud de materiales
3.1.3.- La Requisicin de Compra debe ser elaborada de acuerdo al nmero de rea establecido, en
donde se especifica detalladamente los bienes o servicios requeridos, Cada requisicin lleva un nmero
consecutivo.

3.1.4- La Requisicin de Compra debe contener la siguiente informacin:

Fecha de Emisin :

18 de Marzo de 2003

Nmero de requisicin. (Nmero de rea controlado por el Departamento de

Compras y nmero consecutivo de la Unidad Solicitante).
Departamento solicitante
Fecha de solicitud
Bien o Servicio requerido
Cantidad y especificaciones tomando en cuenta los siguientes datos: Especificaciones en
caso de equipos tcnicos
Especificaciones en caso de reparacin de vehculos por accidentes
Objeto de la Requisicin: Justificacin de la Compra
Notificacin del Almacn que informe que los bienes solicitados no estn disponibles, o
que la cantidad existente es baja.
Lugar de entrega de los bienes
Fecha requerida de los bienes/servicios
Presentar una cotizacin, pgina de catlogo o pgina web adjunta a la
requisicin como referencia (opcional).
Firma en la Requisicin de Compra de la persona que elabor la requisicin y
firma del Jefe responsable del rea
Aprobacin de la Requisicin de Compra por los Directores respectivos con firma
y fecha.

3.1.5.- La Unidad Solicitante debe enviar la requisicin a la seccin de presupuesto para su

validacin presupuestaria. De no tener fondos, la Requisicin de Compra es devuelta al Departamento
Solicitante. Una vez tenga la validacin, Finanzas enva la requisicin al Departamento de
Compras para las gestiones correspondientes.
4.1 Seleccin de proveedores
4.1.1 solicitud de informacin:
Antes de comenzar la bsqueda de proveedores se ha de tener muy claro cules son los productos que
se necesita adquirir, de qu calidad y en qu cantidad para que la seleccin se realice comparando
productos de iguales o muy similares caractersticas. Una vez realizado este anlisis, comienza el proceso
de seleccin en el que se pueden plantear diferentes situaciones de partida, por ejemplo:
La empresa inicia su actividad y debe buscar toda clase de proveedores.
La empresa tiene ya unos proveedores que habitualmente le suministran, pero no se
encuentra satisfecha con ellos (cartera de proveedores)
Se quiere ampliar la cartera de proveedores para realizar comparaciones de productos y de
condiciones comerciales con el objetivo de mejorar la gestin comercial. El proceso de
bsqueda y seleccin tiene tres fases: bsqueda de informacin, solicitud de informacin y
evaluacin y seleccin de proveedores
4.1.2 Criterios de seleccin
Elaborar un cuadro comparativo con las caractersticas y ofertas que ofrece cada proveedor

Una vez confeccionado un listado con los posibles proveedores, se inicia el contacto directo para solicitar
la informacin que interesa recabar. Se ha de procurar que respondan claramente a los aspectos que ms
nos interese conocer.
Una vez que se tiene la informacin se deber de realizar un check list para saber si cumple con nuestras
expectativas
Fecha de Emisin :

18 de Marzo de 2003

Aspectos que se desean conocer de los proveedores.

Calidad de los productos.

Materiales utilizados.

Caractersticas tcnicas.
Periodo de garanta

Formacin de los usuarios.

Precio unitario

Descuento comercial.

Forma de pago.
Plazo de pago.
Precios de envases y embalajes.

Pago del transporte.

Pago del seguro.
Recargos por aplazamiento de pago.
Periodo de validez de la oferta.

Causas de rescisin del contrato.

Circunstancias que pueden dar lugar a revisiones en los precios.

Plazo de entrega.

4.1.5 Registro de cartera de proveedores

Se registrara en la cartera de proveedores debidamente en el momento de seleccionar a un proveedor
debemos tener en cuenta: precio, condiciones de pago, calidad, y servicio; y que haya un equilibrio de estos
componentes. Tambin debemos analizar cul de todos es el ms importante segn nuestra compaa, la
calidad, que entreguen a tiempo, el financiamiento. Seleccionar una adecuada cartera de proveedores es
fundamental para evitar futuros dolores de cabeza. La relacin ms conveniente es, en la cual las dos partes
se benefician el comprador porque obtiene un precio y servicio especial, y el proveedor porque asegura
grandes volmenes de venta. Generalmente los beneficios se ven a largo plazo. Todo esto sirve para
considerar a un proveedor en cartera.
5.1 Orden de compra
5.1.1 La orden de compra es realizada por el rea correspondiente (compras) y en la misma se deber
de especificar lo ms claro posible el producto y/o servicio solicitado, una vez realizada la orden se
deber:

Aprobar la Orden:
Esta Orden se considerar aceptada por los siguientes puntos ocurra:

Este firmada por el Gerente de compras

El producto a solicitar es reafirmado con el rea que lo requiri

El proveedor est dentro de nuestra cartera de proveedores

5.1.2 Personal (criterios que debe cumplir el personal en conocimiento)
ENTREGA. El proveedor debe entregar los Productos o desempear los Servicios en las fechas
especificadas en esta Orden (la Fecha de Entrega). Si no se especifica una Fecha de entrega, el
Proveedor debe realizar la entrega por completo dentro de una plazo razonable luego del recibo de la
Orden. La entrega oportuna es esencial. Si el Proveedor no realiza la entrega de los Productos o
desempea los Servicios en su totalidad y en la Fecha de Entrega, se proceder a difundir al
proveedor por incumplimiento con las dems empresas.
INSPECCIN. Se reserva el derecho de inspeccionar los Productos en la Fecha de Entrega o despus
de esta. Se puede rechazar una parte o la totalidad de los Productos si este determina que los
Productos son defectuosos o que no cumplen con lo especificado. Si se solicita el reemplazo de los
Productos el Proveedor debe reemplazar de forma oportuna los Productos defectuosos. Si el Proveedor
no entrega a tiempo el reemplazo de los Productos, se puede reemplazarlos con materiales de un
tercero y cobrarle el costo de estos al Proveedor y finalizar esta Orden.

Fecha de Emisin :

18 de Marzo de 2003

5.1.3 Sistema de gestin de la compra

Identificar las necesidades, las caractersticas y las cantidades de artculos que se han de comprar.
Determinar la disponibilidad econmica.
Identificar los posibles proveedores, para seleccionar el que ms se adapte a las condiciones de
la empresa.
Proceder a confeccionar los documentos que formalizan la solicitud de materiales, orden de compra,
requisicin, etc.
Recibir las mercaderas, que debern corresponder a lo solicitado, para proceder al pago de las facturas
que acompaan aquellas
6.1 Proceso de compras
6.1.1 Compra de material
6.1.1.2 Cualquier usuario de un rea puede solicitar en forma directa o por correo electrnico la compra
de algn insumo, producto o servicio al jefe de compras.
6.1.1.3 Estas compras se deben efectuar a proveedores previamente evaluados. Si el producto no
se encuentra disponible, se adquirir a cualquier otro proveedor no evaluado y se evaluar
posteriormente si corresponde

6.1.1.4 Deteccin de necesidades existencias de almacn

Tras la deteccin de necesidades de material, el personal demandante del mismo comprobar

si se dispone de stock en almacn con el registro (FO-7.1.1H) Control de productos

6.1.1.5 Comunicacin al responsable de administracin

El personal que detecte la necesidad de compra comunicar, a travs de la va estipulada, al

responsable de administracin las necesidades de material, especificando la cantidad y
referencia a pedir.

6.1.1.6 Si el producto se encuentra disponible, el jefe de compras coordina la compra, elaboracin del
pedido: El responsable de administracin introduce toda la informacin del solicitante, genera y enva al
proveedor la orden de compra, en donde debe detallarse; descripcin y cantidad del producto,
condiciones de pago y plazo de entrega. Dependiendo de las caractersticas del producto, el jefe de compras
solicitara la aprobacin de la compra al Gerente.
6.1.1.7 Envo del pedido: Siempre se transmite el pedido al proveedor mediante va e-mail
6.2 Compra de equipo/servicio
6.2.1 Deteccin de necesidades: El personal demandante de un equipo/servicio comunicar va e- mail al
responsable de administracin todas las caractersticas del mismo
6.2.2 Solicitud de presupuesto
Se requerir la solicitud de ofertas a por lo menos tres proveedores aprobados, previo envo por
e-mail de las especificaciones del equipo/servicio requerido.
6.2.3 Aprobacin del presupuesto: Una vez recibidos los presupuestos, sern analizados desde dos
puntos de vista:

Por parte del solicitante, quien revisar el cumplimiento de los

requisitos tcnicos.
Por parte del responsable de finanzas, quien revisar los
requisitos econmicos.

Fecha de Emisin :

18 de Marzo de 2003

En funcin del anlisis realizado por ambas partes, el jefe de finanzas decidir la aprobacin o rechazo del
presupuesto.
6.2.4 Comunicacin al proveedor:
-

La aceptacin del presupuesto se llevar a cabo, remitiendo el presupuesto firmado por

parte del responsable de finanzas.

6.2.5 Una vez recibido el producto, es responsabilidad del jefe de compras y/o rea correspondiente,
verificar si el producto cumple con sus requerimientos. Si lo acepta, se deber firmar la gua de
despacho y/o factura que indique su revisin y conformidad. En caso de que la compra solicitada no
cumpla con los requerimientos, se deber solicitar el cambio y/o devolucin del producto o servicio.
Devolucin de compra.
Aceptar bajo concesin:

El empaque del producto no est bien hecho

Exista algunas ralladuras o daos mnimos en el material

7.1 Proceso de inspeccin

7.1.1 El jefe de cada rea debe de verificar que el producto y/o el trabajo que se est realizando cumplan
con los requisitos especificados para cada caso concreto, garantizando que el producto sea lo ms correcto
posible utilizara el formato confirmando que el producto final se ajusta al uso pretendido, garantizando que
la calidad establecida por el cliente se cumpla, lo cual basndonos a sus requisitos y representaciones de
diseo como los planos y modelos, esto se hace durante la produccin del artculo, en las reas
correspondientes a produccin, con el fin de garantizar que el producto baya lo ms conforme a las
especificaciones del cliente tratando de que vayan con defectos.
8.1 Rechazo a proveedor
8.1.1 En caso de que algn material se entregue incompleto o defectuoso, el asistente administrativo emitir
un correo avisndole de la situacin ocurrida al departamento de compras as como al departamento de
cuentas por pagar ,los cuales a su vez avisaran al Proveedor de la situacin actual de ese material
8.1.2 Se llenar inmediatamente el formato de (FO-7.1.1DV) Devolucin de compra el cual deber estar
firmado por el Departamento de compras y Almacn y ser enviado va correo electrnico al proveedor y al
departamento de finanzas donde se firmar de recibido. (El Almacn guardar una copia).
8.1.3 El Proveedor avisar por cual Lnea Fletera le gustara que le fuese regresado el material avisando en
un plazo no mayor de 1 da. Si el Proveedor no nos retroalimentara cual Lnea Transportista le
gustara, el depto. De compras regresar el material al proveedor por la misma lnea transportista por la que
fue recibido reportando la gua inmediatamente al proveedor y avisando por escrito al departamento de
finanzas para que solicite su nota de crdito con el proveedor en el transcurso de esa semana.
9.1 Evaluacin de proveedores
9.1.1 Criterios Generales de Evaluacin: Estos criterios son utilizados para todos los proveedores segn
est establecido en el alcance de est.

Fecha de Emisin :

18 de Marzo de 2003

I. Cumplimiento de requisitos del servicio/producto: Se refiere a las especificaciones y

servicio posventa.
II. Tiempo de entrega/realizacin del servicio/producto: Se refiere a la celeridad del
servicio y al cumplimiento de la fecha pactada de entrega del servicio/producto.

III. Reconocimiento del mercado: Se refiere a marcas del proveedor, por ejemplo: con
prestigio internacional, con certificacin del producto o del Sistema de Gestin de la
Calidad.
IV. Precio
9.1.2 Evaluacin del proveedor:
Los proveedores se evalan cuando se realiza la compra o una vez al ao, segn la frecuencia de
utilizacin del proveedor.
Si existiese algn proveedor que no tuvo actuacin durante el ao, la evaluacin se realizar
despus de suministrado el servicio o producto. Ambas evaluaciones se registran en la carpeta Registro de
Evaluacin de proveedores, con la siguiente informacin:

Fecha
Nombre del proveedor
Servicio/Producto a evaluar
Evaluacin para cada factor
Calificacin (Malo Regular y Bueno)
Observaciones.

Los responsables de realizar la evaluacin son:

Coordinadores del rea de Compras
Coordinador de Calidad y Administracin.
9.1.2 Metodologa de Calificacin del proveedor:
Se aplicar una calificacin global al proveedor con un puntaje del 1, 5 y 10
Donde el resultado final ser:

Malo = 1
Regular = 5
Bueno = 10

9.1.2.2 Insumos Crticos: Los insumos comprados que afecten a la calidad de los ensayos o de las
calibraciones, no deben ser utilizados hasta que sean verificados o inspeccionados.
9.1.1 Clasificacin de proveedores
9.1.1.1 Los criterios de seleccin y valoracin que se han expuesto se utilizarn para catalogar al
proveedor como aceptado o rechazado. Los proveedores aceptados, es decir, a los que se puede comprar,
se incluirn en el formato cartera de proveedores.
Fecha de Emisin :

18 de Marzo de 2003

Adems, para cada Proveedor aceptado, se abrir una ficha de Proveedor, segn el formato "Ficha de
Proveedor" (aprobada por la Gerencia)
Datos del proveedor
Producto/servicio suministrado
Observaciones
Requisitos exigibles
Tipo de proveedor
Perodo de validez de evaluacin
Forma de evaluacin
Visto Bueno del Gerente
Reclasificacin del Proveedor
En caso de rechazo del proveedor se indicar en la Ficha del Proveedor el motivo y alcance del rechazo
El criterio a seguir por parte del Responsable de Calidad para rechazar a un proveedor ser que se hayan
abierto 10 partes de no conformidad, en caso de incidencias graves o 1 parte de no conformidad, en caso
de incidencias inaceptables, habiendo determinado previamente qu se considera incidencia grave y qu
inaceptable, segn el procedimiento.
10.1 Seguimiento a proveedor
10.1.1 Compras es responsable de llevar a cabo el seguimiento de los proveedores aprobados, con el
propsito de comprobar que stos siguen manteniendo el nivel de calidad requerido.
Los proveedores aprobados sern sometidos a un seguimiento sobre la base de los registros de la
calidad resultantes de la inspeccin de recepcin de los productos que suministran y a los informes de no
conformidades que hayan originado al respecto.
10.1.2 Compras reflejar la anomala en la ficha de cada proveedor con la siguiente informacin:
- N de cada pedido.
- Identificacin del artculo
- Descripcin de la anomala, la fecha de la anomala y el n del informe de no Conformidad
generado.
10.1.3 Compras realizar un seguimiento continuo del proveedor, anotando las incidencias y estudiando la
necesidad de abrir un informe de no conformidad. Si alguna anomala/incidencia provoca la reclamacin de
un cliente, sta generar inmediatamente una nota en la ficha de cada proveedor, pudindose incluso
desaprobarse al mismo. A final del ao, en la revisin del sistema por la direccin, las incidencias
sern analizadas conjuntamente con los departamentos de almacn y compras
10.1.4 Cuando se especifique en el contrato, los clientes o sus representantes tendrn derecho a verificar
en nuestros locales y en los del proveedor que el producto subcontratado est conforme con los requisitos
especificados. Esta verificacin no exime de someter a dicho producto a los controles establecidos en la
empresa.

Fecha de Emisin :

18 de Marzo de 2003

4. Referencias

1.
2.

Documentos
Relacionados
Tipo de
Revisin
Documento

Cdigo

Ttulo

Pajbg25

Orden de compra

Procedimiento

Cartera de proveedores

Procedimiento

Requisicin de compra

Procedimiento

Evaluacin de proveedores

Procedimiento

5. Definiciones y Terminologa
Definicin de Trminos usados en este Documento
Trmino

Definicin
Instancia que, dentro de la entidad, realiza los trmites de operacin para la
adquisicin de bienes o insumos y contratacin de los servicios que en ella
se requieran.

Auditorias

Inspeccin o verificacin de la contabilidad de una empresa o una entidad,

realizada por un auditor con el fin de comprobar si sus cuentas reflejan el
patrimonio, la situacin financiera y los resultados obtenidos por dicha empresa
o entidad en un determinado ejercicio.

Calidad

La conformidad de un producto o servicio con un estndar previamente

Especificado.

Cartera de
proveedores

Es un registro debidamente organizado que rene, en expedientes separados

por cada empresario social e individual, la documentacin legal de las personas
jurdicas o naturales que suministran productos o servicios. Carteras de
Proveedores estn formadas por el conjunto de compaas extranjeras que
proveen los diferentes productos y servicios que compra la entidad facultada
para realizar comercio exterior, hayan tenido o no vnculo contractual con la
misma. Constituyen una va que facilita a las empresas disponen de
elementos que les permita la valoracin de la entidad extranjera que concurra
como vendedor en una transaccin comercia

Fecha de Emisin :

18 de Marzo de 2003

Catlogo de
proveedores de la
entidad:

Listado que proporciona informacin de los proveedores autorizados por la

Direccin de Administracin y Finanzas a travs de la Subdireccin de
Recursos Materiales.

Comprador

Significa la compaa del grupo CA especificada en la Orden de compra (tal y

como se define a continuacin).
Adquisicin de bienes tangibles (mercancas) o de intangibles (servicios o
derechos patentes, marcas-), entregando dinero u otro bien o servicio a
cambio

Compras
Compras
consolidadas

Agrupacin de bienes o insumos de caractersticas similares requeridos entre

varias dependencias o entidades para un periodo determinado que se adquiere
a travs de una sola negociacin.

Contrato o Pedido

Documento jurdico a travs del cual se formalizan las adquisiciones,

arrendamientos o servicios segn corresponda

Criterio

Regla o norma conforme a la cual se establece un juicio o se toma una

determinacin.

Evaluacin de
Proveedores

Evaluar y seleccionar los proveedores en funcin de su capacidad para

suministrar productos de acuerdo con los requisitos de la organizacin

Factor

Elemento, circunstancia, influencia, que contribuye a producir un resultado.

Fecha de entrega

Se refiere a la fecha en la que se entregarn los productos a CA, con arreglo

a la clusula 6 de este documento.
se refiere a lo que se especifica en la clusula 14 de este documento.

Informacin
confidencial

Orden de compra
Perodo de
garanta

Se refiere a estos trminos y condiciones, en los que CA especifica los

productos que el Proveedor va a proporcionar y las correspondientes tarifas
que el Comprador va a pagar.
se refiere al perodo de doce meses contando a partir de la Fecha de entrega
Cosa producida natural o artificialmente, o resultado de un trabajo u
operacin.

Productos

[empresa] Que se dedica a proveer o abastecer de productos necesarios a

una persona o empresa. [persona] Que provee o abastece a otra
persona de lo necesario o conveniente para un fin determinado.
Proveedor

Proveedor habitual

Proveedor nuevo

Proveedor del que existe un conocimiento justificado derivado de un histrico

de compras
Proveedor del que no existen referencias puesto que no ha efectuado
suministros previos.

6. Registros
Formatos por Utilizar

Fecha de Emisin :

18 de Marzo de 2003

Cdigo

Ttulo

Departamento, rea o
persona que debe retener el
documento.

Tiempo de
Retencin

FO-7.1.1A

Requisicin de compra

Depto. De Compras

1 mes

FO-7.1.1 A1

Solicitud de Materiales

rea solicitante

1 mes

FO-7.1.1B1

Ficha de proveedores

Depto. De Compras

6 meses

FO-7.1.1B

Cartera de proveedores

Depto. De Compras

6 meses

FO-7.1.1C

Orden de compra

1 mes

FO-7.1.1H

Control de productos

Depto. De Compras y
Almacn
Depto. De Compras y

3 meses

2 meses

N/A

Factura del proveedor

FO-7.1.1DV

Devolucin de compra

Almacn
Depto. De Compras y
Almacn
Depto. De Compras y

FO-7.1.1SP

Solicitud de presupuesto

Almacn
rea
solicitante y Finanzas

2 meses

FO-7.1.1I

Evaluacin de proveedores

Depto. De Compras

6.meses

FO-7.1.1IC

Ficha de compras de
insumos/equipos crticos

Depto. De Compras

2 meses

3 meses

7. Anexos
ANEXO 1
FO-7.1.1A Requisicin de compra

Fecha de Emisin :

18 de Marzo de 2003

ANEXO 2
FO-7.1.1B1 Ficha de proveedores

Fecha de Emisin :

18 de Marzo de 2003

ANEXO 3
FO-7.1.1B cartera de proveedores

Fecha de Emisin :

18 de Marzo de 2003

ANEXO 4
FO-7.1.1C Orden de compra

ANEXO 5
FO-7.1.1H Control de productos

ANEXO 6
FO-7.1.1SP Solicitud de presupuesto

ANEXO 7
FO-7.1.1DV Devolucin de compra

ANEXO 8
FO-7.1.1I Registro de Evaluacin de proveedores

ANEXO 9
FO-7.1.1IC Ficha de compras de insumos/equipos crticos

ANEXO 10
FO-7.1.1INC Informe de no conformidades

SEGUIMIENTO DEL PROVEEDOR

N Albarn

Suministro

Anomalas

Fecha

N INC