Unidad N2.

El mtodo Kaizen e Indicadores de Gestin

Actividad: Plan Kaizen
Nombre aprendiz:

WILLIAM FERNEY MUJICA SANTOS

Email:

WILFER150397@HOTMAIL.COM

Fecha:

21-09-2016

Descripcin:
La actividad est compuesta por tres puntos a desarrollar, lo que se busca es aplicar los conceptos aprendidos sobre
el mtodo Kaizen al interior de su empresa.
Por ende se han analizado los conceptos de mejora continua, la importancia de medicin, el anlisis de las no
conformidades y propuestas de posibles soluciones, sin embargo, existen metodologas que implementadas
adecuadamente contribuyen a disminuir factores de riesgo que potencien la presencia de problemas, inconformidades
o dificultades en los procesos institucionales.
Dentro de las metodologas para fortalecer y cultivar una cultura de mejora continua se encuentran el Kaizen y las 9s.

Por tal motivo lo que se pretende en esta actividad es conocer esta metodologa con miras a aplicarla en la empresa
donde usted labora, reconociendo la importancia de promover el mejoramiento continuo en los procesos
institucionales y por ello se le pide que realice lo siguiente:
1. Disee el Plan Kaizen Institucional para uno de los problemas operacionales ms frecuentes en un proceso,
definiendo los siguientes parmetros:
Plan Kaizen
Fecha de planeacin:21-09-2016

Empresa: POLICIA NACIONAL

Proceso a mejorar: Gestin Documental
Fecha de inicio: 21-11-2016
Fecha de finalizacin:21-09-2017
Planteamiento del problema: Documentacin generada por la oficina muy lentamente e ineficaz para la respuesta de
los derechos de peticin radicados en la dependencia de archivo.
Objetivo del plan Kaizen: Gestionar y controlar el sistema de gestin de la calidad y la documentacin generada por
el rea de radicacin de los derechos de peticin, para asegurar la eficaz planeacin, operacin y control de los
procesos para poder alcanzar la satisfaccin de los clientes.
Lder del equipo Kaizen: Jefe de Grupo de Calidad
Lista de miembros del equipo Kaizen:
Jefe de grupo de calidad, Jefe de Grupo de Sustanciacin y Responsable de Archivo.

Cronograma para la ejecucin del plan Kaizen

Actividad
Recursos necesarios
Responsable
1. Programar
y
realizar Informacin de desempeo Jefe grupo de calidad
de los procesos en cada
auditoras internas.
rea.
2. Capacitacin de personal.
Instrumentos y mecanismos Jefe
de
grupo
para el seguimiento.
sustanciacin
3.Inforrmes de desempeo
Plan estratgico y plan Responsable de archivo
operativo.
4.evaluacion de desempeo
Directrices
para
la Jefe grupo de calidad
evaluacin de la gestin en
todos los procesos.

Fecha ejecucin
21-12-2016
23-09-2016
28-09-2016
21-05-2017

Beneficios de implementar el plan Kaizen propuesto

Permite identificar y conocer la prctica de cada uno de los procesos del sistema de gestin de la calidad una vez
estructurado el manual de calidad, la importancia de este sistema es analizar en la compaa en cuanto a las
necesidades y satisfaccin del cliente en un 100%, siempre y cuando se cumpla con los procesos y tiempos

establecidos, as poder reconocer las falencia y tomar acciones correctivas par as obtener la certificacin y
mejorar el servicio.

Frecuencia de reuniones del equipo Kaizen: Cada tres meses

Fecha de presentacin final del plan: En el trmino de 1 ao.

2. Identifique la medicin del plan Kaizen para garantizar su eficaz ejecucin:

Proceso: Gestin documental
Lder del proceso: jefe de grupo de calidad. jefe grupo de sustanciacin y responsable de archivo.
Responsable
Actividad
Indicador de gestin
Descripcin
Meta
del reporte
1.elaborar
y
documentos SGC

modificar

Todos los funcionarios

Documentos elaborados para

cada comunicacin o informe.

Funcionario
asignado e acuerdo
al proceso.

Elaboracin
o
modificacin de
documentos del
sistema
de
gestin
de
calidad, con un
permiso de para
poder
modificarlo.

2.Programar y desarrollar
auditoras internas.

En todos los procesos y

evaluando a cada uno de los
funcionarios.

Auditoras internas de calidad,

informes de auditoras y planes
de mejora.

Auditores internos.

3.verificar requerimientos
fecha de radicacin

En
rea
de
recibo
de
correspondencia y radicacin de
documentos.

Cuando se radica la solicitud.

Responsable
archivo.

de

Seguimiento de
cada uno de los
procesos de los
funcionarios en
su desempeo.
Es necesario la
fecha de ingreso
de la solicitud.

3. Escriba las conclusiones del aprendizaje que obtuvo tras el desarrollo de la presente actividad.

Conocer los principales aspectos del mtodo de Kaizen y sus beneficios.

Identificar las ventajas y beneficios de la aplicacin y las 9S al interior de las organizaciones y aplicarlas dentro de mi
escenario laboral.

Criterios de evaluacin
Conoce la metodologa de implementacin del mtodo kaizen.
Plantea indicadores de gestin para la medicin de procesos o actividades.

Entrega a tiempo las actividades de acuerdo con la fecha indicada por el instructor.