Auditoria Tributaria 5ta Parte - Examen al rubro de Gastos

EXAMEN DEL RUBRO DE GASTOS

I ALCANCE
Los gastos de operacin son aquellos en el que la empresa incurre para lograr su
objetivo, es decir, para vender sus artculos prestar sus servicios requiere efectuar
ciertos desembolsos tales como comisiones, propaganda, pago de sueldos
departamento en el departamento de ventas, gastos de empaque y desembarque,
entre otros. As mismo necesita una adecuada administracin de toda
empresa; consecuentemente utilizar los servicios del cuerpo gerencial, de un
departamento de contabilidad, de cobranzas, rea legal y otros ms que originan
erogaciones necesarias; y por ultimo el pago de intereses ocasionado por algn
financiamiento necesario, el cual esta debidamente utilizado.
Como requisito para conocer la utilidad o perdida del ejercicio, debe
existir correlacin entre los ingresos y gastos, debiendo justificarse aquellos que no
guardan esa relacin, es as que, para fines tributarios sern deducibles los gastos
propios del giro del negocio necesario para producir o mantener la fuente
productora de la renta, siempre que no este expresamente prohibido por la norma
tributaria.
Los gastos no debern anticiparse o diferirse, ni exagerarse o subestimarse en cifras
de importancia. Por lo tanto, debe haber corte apropiado de la contabilidad al inicio
y al final del periodo.
Los gastos no repetitivos o que son extraordinarios deben reconocerse en el periodo
en que se incurren, pero deben ser mostrados por separado de las operaciones
ordinarias o normales.
Si la determinacin de los resultados peridicos no se ha mantenido
consistentemente los principios de contabilidad, debe cuantificarse el efecto del
cambio.
II OBJETIVO
Los objetivos de los procedimientos de auditoria tributaria en este rublo son los
siguientes:

1.- Comprobar que los gastos de operacin representan transacciones

efectivamente realizadas.
Esta comprobacin se lleva a cabo con el fin de cerciorarse de que los gastos
de operacin que se presentan no incluyan gastos ficticios.
Tratndose de provisiones, el auditor deber cerciorarse de que sean
razonablemente correctas, verificacin que se realiza comnmente al revisar
las cuentas del activo y pasivo que originan el cargo de los resultados.
2.- Determinar que todos los gastos de operacin del ejercicio estn incluidos en
el estado de resultados y que no se incluyan transacciones de los periodos
inmediatos anterior y posterior.
El departamento contable recibe documentacin extempornea, los cuales no han
sido debidamente provisionados en el ejercicio econmico que
corresponden, dando lugar a registrarlos en el mes de recepcin, utilizando
esta fecha como el de operacin; por ello el auditor tributario debe verificar
las fechas consignadas en los documentos del ejercicio en revisin y a la
vez realizar una lectura rpida de fechas de losdocumentos del ejercicio
posterior sobretodo de los 03 primeros meses.
3.- Asegurarse de que los gastos de operacin que se muestren en el estado de
resultados provengan de las operaciones normales del negocio y que se
revelen las partidas extraordinarias, especiales o no concurrentes as
como las transacciones importantes con entidades afiliadas.
A efectos del desarrollo de este punto, el auditor tributario previamente debe
haber tomado conocimiento del modus operandi de la empresa a fiscalizar,
su inobservancia acarrea reparos injustificados.
Tambin debe tenerse presente las normas de auditoria relacionadas con
partidas excepcionales o extraordinarias.
III CONTROL INTERNO
La revisin, estudio y evaluacin de la efectividad del control interno deber
dirigirse principalmente a los siguientes aspectos:

1.- Existencia de un catalogo de cuentas para clasificar adecuadamente los gastos de

operacin.
2.- Revisin sistemtica de las operaciones que afecten las cuentas de gastos de
operacin, tales como egresos, compras y cuentas por pagar, planillas,
inventarios, etc.
3.- Revisin de las normas de la empresa que regulan la autorizacin de los gastos
administrativos, as como los montos mximos de estos (atenciones, gastos
de representacin, gasolina, etc.)
4.- Revisin del proceso de emisin de vales de caja, estableciendo claramente los
niveles de la organizacin autorizados para la emisin de los mismos.
IV PROCEDIMIENTOS
Para establecer de manera fehaciente que los gastos realizados por los
contribuyentes corresponden al ejercicio y son aceptados como deduccin por las
normas tributarias vigentes a la fecha del examen, el auditor tributario deber
efectuar una revisin de los registros contables, la documentacin sustentatoria,
tarjetas de personal, contratos, fichas, centros de trabajo, papeles de trabajo, etc.
Tambin deber investigar las correspondientes contrapartidas, poniendo especial
atencin a las provisiones castigos, reservas, disposiciones.
Las cuentas de gastos mas importantes que debe tener en cuenta los auditores
tributarios son los siguientes:
1.- Remuneraciones
Son aquellos montos pagados por prestacin de servicios personales,
llamados sueldos, salarios, honorarios, comisiones, bonificaciones,
vacaciones, gratificaciones, etc.; es decir todo pago que se realiza al
trabajador por su labor, siempre que sea necesario para producir renta
gravada o mantener su fuente productiva.
Para establecer si el gasto es aceptable el auditor analizar, recurriendo a
elementos sustentatorios, tales como: libros de planilla, contratos de trabajo,
boletas de pago, documentos de caja y bancos, cuentas corrientes, etc,
inclusive de ser posible un pequeo test a algunos de los trabajadores a fin
de contrastar vinculacin laboral de familiares accionistas.
Bsicamente el auditor tributario determinar:

a) Que la retribucin sea para generar rentas gravadas o mantener su fuente

productora.
b) Que los trabajadores que perciben remuneraciones, sean realmente
trabajadores de la empresa; prestando mayor nfasis en el caso de
familiares de accionistas, ejecutivos de la empresa.
c) Que las remuneraciones que aparecen en las planillas sean percibidas por
los trabajadores.
d) Que las remuneraciones estn dentro de los lmites establecidos por las
normas tributarias.
2. Gastos Financieros
Dentro de estas se incluyen todos aquellos cargos relacionados con intereses,
diferencias de cambio y otros. El auditor tributario deber establecer lo
siguiente:
a) Establecer si los cargos realizados por el contribuyente guardan relacin
con las operaciones propias del mismo, es decir que las deudas
contradas sean para la adquisicin de bienes y/o servicios vinculados
a producir o mantener la fuente productora de la renta o actividad
gravada.
b) Comprobar si los prestamos recibidos estn redituando intereses no
mayores a los permitidos por ley.
c) Comprobar la exoneracin total o parcial de los intereses abonados, por
prstamos del exterior.

3. Provisiones para incobrables y castigos.

El auditor tributario debe tener en cuenta lo siguiente:
a) Deber verificar que las provisiones para cuentas incobrables debe reunir
las exigencias establecidas por la norma del impuesto a la renta.
b) Verificara que no haya castigado directamente las facturas por cobrar.
c) Verificacin que los castigos de los incobrables, se hallan hecho despus
de terminados los procesos judiciales de incobrabilidad.

Cuando el castigo no requiere intervencin judicial por la cuanta,

deber verificarse que corresponda a toda la deuda del cliente y no
por documento.
4.- Mermas y Desmedros.
En cuanto a este punto el auditor tributario tendr en cuenta lo siguiente:
a) Que las mermas sean razonables de acuerdo al giro del negocio, en todo
caso se solicitara un estudio tcnico al respecto, este punto se
confronta con el anlisis del costo de ventas, en lo relativo a la
relacin insumo-producto.
b) En el caso de desmedros de existencias, deber verificarse la fehaciencia
de lacertificacin notarial o tcnica respectiva, comunicacin a la
administracin tributaria y de ser posible, efectuar una inspeccin
ocular del bien afectado.

5. Depreciacin de activos fijos

En cuanto a la depreciacin de activos fijos deber verificar lo siguiente:
a) La existencia fsica y documentos de propiedad de los activos fijos,
estableciendo su antigedad, su valuacin y que sirvan para generar renta
gravada o mantener su fuente productora.
b) Que el porcentaje de depreciacin aplicado por el contribuyente sea de
acuerdo a la norma tributaria vigente a la fecha de operacin.
c) Que los activos fijos dados de baja, previamente se haya cumplido con las
exigencias de la norma tributaria.
d) Que el clculo este efectuado bajo criterios de uniformidad, cuya
variacin debe estar debidamente justificada.
e) Que corresponda al ejercicio gravable.
f) Que exista una adecuada distribucin del referido gasto.
6. Provisiones de beneficios sociales
El auditor tributario deber verificar lo siguiente:

a) Que corresponda al trabajador existente previo anlisis de las

remuneraciones.
b) Que los clculos realizados por el contribuyente se ajusten a las
normas laborales tributarias.
c) Que las exigencias o formalidades laborales hayan sido aplicadas de
acuerdo a ley.
7. Gastos de viaje y representacin
El auditor tributario en su anlisis de este rublo verificara lo siguiente:
a) Que el gasto de viaje sea para generar renta gravada o mantener su
fuente productora.
b) Que los gastos por pasajes estn documentados, excepto al de los
viticos, pero debe verificarse que no exceda de los limites
sealados por la ley tributaria.
c) Que las personas que han realizado el viaje sean representantes del
contribuyente.
d) Que los montos pagados como gastos de representacin, no exceda
de los montos sealados por la norma y exista documentacin
sustentatoria.
e) Existencia de informes del usuario del viaje que comprendan la
causa, gestiones y logros realizados en los viajes.

8.- Diferencia de cambio

Comprobar la adecuada determinacin de las diferencias de cambio que
afecte a las cuentas de resultados; por ejemplo tenemos: utilizacin del tipo
de cambio y determinacin de la moneda de origen.
As mismo deber observar si el efecto de las variaciones registrada en
gastos no deriva de compromisos asumidos por activos aun existentes y no
realizados, no utilizados, en transito o en construccin, segn normas
contables y tributarias.
9.- Gastos Diversos

Este rublo incluye entro otros gastos de administracin y de ventas, tales

como luz, agua, fletes, telfonos, primas de seguros, mantenimiento, etc.
El auditor tributario deber verificar entre otros lo siguiente:
a) Procedencia de los gastos, es decir, que la carga sea para generar renta
gravada o mantener su fuente productora.
b) Que los gastos no se excedan a los lmites establecidos por las normas.
c) Que los gastos correspondan al ejercicio gravable.
d) Que los mismos hallan sido adecuadamente distribuidos en sus
respectivos centro de costos para su valuacin.